BILAN DES AIDES
BILAN DES AIDES
Equipes artistiques
ENVOI DES ÉLÉMENTS DE BILANS Option 1
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Boîte email paiements-aides@occitanie-en-scene.fr
Equipes artistiques
ENVOI DES ÉLÉMENTS DE BILANS Option 2
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Courrier
Coordinatrice administrative
CLASSEMENT BOÎTE EMAIL
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Méthode de classement et de traitement
Coordinatrice administrative
COMMUNICATION ENTRE ÉQUIPES ARTISTIQUES, DIRECTION ET PÔLE CONEIL
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Suivi pièces si pièces complémentaires nécessaires Communication sur révision des aides ou validées Communication sur annulation des aides
Mise au paiement sans révision du montant de l’aide à la mobilité classique
Coordinatrice administrative
DÉPÔT DES ÉLÉMENTS DE BILAN SUR LE SERVEUR
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Stocker les justificatifs et le RIB de la structure (dossier numéroté de demande d’aide dans la commission concernée) Stocker les preuves de signature sur le serveur
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE FILEMAKER
>
Saisie du montant final de l’aide et date de demande de mise en paiement
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE L’ÉCHÉANCIER DE PAIEMENT
>
Dont inscription dans la colonne « commentaires » si le RIB est dans le dossier sur le serveur
4 outils supplémentaires
Mise au paiement avec révision du montant de l’aide à la mobilité classique
Coordinatrice administrative
RÉDACTION DU COURRIER DE RÉVISION/ANNULATION DE L’AIDE, ET DE L’AVENANT
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A partir de modèle existants Inscription du courrier au chrono sur l’extranet
Coordinatrice administrative
MISE EN SIGNATURE DES ÉLÉMENTS
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Via Maarch
Coordinatrice administrative
DÉPÔT DES ÉLÉMENTS DE BILAN SUR LE SERVEUR
>
Stocker les justificatifs et le RIB de la structure (dossier numéroté de demande d’aide dans la commission concernée) Stocker les preuves de signature sur le serveur Stockage du courrier sur l’extranet (chrono) Transmettre une copie au comptable (dans son dossier « échanges ») Envoi à la cie par courrier ou par email
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE FILEMAKER
>
Saisie du montant final de l’aide et date de demande de mise en paiement
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE L’ÉCHÉANCIER DE PAIEMENT
>
Dont inscription dans la colonne « commentaires » si le RIB est dans le dossier sur le serveur
Mise au paiement de l’aide à la mobilité avec retour contributif
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE L’EXTRANET
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Report des pièces liées au bilan de la convention sur l’extranet
Coordinatrice administrative
DEMANDE DE MISE AU PAIEMENT
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Envoi de l’email type au comptable
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR DE FILEMAKER
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Saisie du montant final de l’aide et date de demande de mise en paiement
Coordinatrice administrative
MISE À JOUR AU FIL DE L’EAU DE FILEMAKER
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Consultation périodique (environ tous les 3 mois) de l’échéancier de paiement (onglet « notifications payées ») et des conventions sur l’extranet si des mises à jour ont été faites par le comptable pour pointer sur filemaker les aides payées
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