Convocatorias de proyectos: algunas cosas a saber
FINANCIAR
05
Etapas de un proyecto europeo
Etapas de un proyecto europeo
1. Elaboración de la idea idea del proyecto. 2. Búsqueda e identificación del programa europeo oportuno (y relativa convocatoria). 3. Recopilación de documentación para la convocatoria: calendario, requisitos, papeleo. 4. Comprobación de la elegibilidad del proyecto en términos de acciones, objetivos y resultados. 5. Ajuste de la idea de proyecto al programa/convocatoria. 6. Redacción de un borrador.
Preguntas a la hora de seleccionar un programa europeo ¿Se puede presentar el proyecto?, ¿es acorde con las características exigidas? ¿Qué tipo de ayuda podemos solicitar? (subvención, crédito reembolsable...) ¿Cuál es el presupuesto mínimo y máximo del proyecto? ¿Cuál es el porcentaje de cofinanciación?, ¿tenemos recursos suficientes para cubrir los demás gastos? ¿Es compatible con otras ayudas? (algunos programas no lo son) ¿Qué gastos serían elegibles? ¿Cuándo puedo empezar el proyecto? ¿Cuándo y cómo nos pagan? (en algunos programas sólo después de la justificación de gastos al final del proyecto)
Cómo leer una convocatoria
A la hora de presentar una solicitud, lo primero que hay que hacer es leer los documentos de la convocatoria de propuestas, visto que las condiciones establecidas son vinculantes para los solicitantes y pueden determinar el éxito de la propuesta. Ante todo, se tienen que averiguar los criterios de elegibilidad. Éstos abarcan principalmente los siguientes aspectos: > La elegibilidad de los solicitantes. > La elegibilidad del proyecto.
Elegibilidad de los solicitantes
Entre los requisitos de los solicitantes, algunos aspectos a tomar en cuenta son: Titularidad: ¿es para organizaciones y/o personas físicas? ¿entidades públicas y/o privadas? ¿con o sin ánimo de lucro? ¿PYME? ¿ONG? Sector: ¿la convocatoria está destinada a un sector particular o es abierta a distintos sectores? Antigüedad: ¿se pide un mínimo de años de existencia para la organización? Sede: ¿el país de la sede de la organización es un factor vinculante? ¿los potenciales socios del consorcio pueden participar? Es decir, ¿los países de procedencia de los socios del consorcio son elegibles?
Elegibilidad del proyecto
Averiguar las condiciones del proyecto, tomando en consideración: Contenido: ¿los contenidos del proyecto están en línea con los objetivos de la convocatoria? Duración: ¿cuánto puede durar el proyecto (periodo min. y máx.)? ¿cuándo puede empezar el proyecto? Actividades: ¿las actividades propuestas son elegibles? Presupuesto: ¿el presupuesto asignado a cada actividad es suficiente? ¿tenemos suficientes recursos para financiar el proyecto, más allá del importe de cofinanciación que nos puedan otorgar?
Algunas consideraciones sobre el consorcio
¿El consorcio es sólido? ¿Las especificidades de los socios son complementarias? ¿El consorcio dispone de los recursos económicos, humanos y materiales para participar en el proyecto o tiene que externalizar buena parte del proyecto? ¿Los socios del consorcio tienen credenciales de experiencia en las actividades que se desarrollarán en el proyecto?
El calendario de la convocatoria Otro aspecto fundamental a la hora de presentar un proyecto para solicitar financiación europea es el calendario de la convocatoria. Es importante informarse sobre las siguientes fechas: Fecha de publicación de la convocatoria. Plazo de presentación de las solicitudes. Resolución (publicación de los resultados).
Documentación
Es esencial saber exactamente cuáles son los documentos que se tendrán que presentar junto con la solicitud. Hay que saber que muchas veces no toda la información sobre la convocatoria está incluida en un único documento, por eso es importante leer también toda la documentación anexa.
Ejemplo: como leer una convocatoria
Para entender mejor cómo buscar la información que nos interesa en un texto, utilizaremos como ejemplo la convocatoria EACEA 34/2018 'Support for European cooperation projects 2019' (Category 1 – Smaller scale cooperation projects y Category 2 – Larger scale cooperation projects). La documentación relativa a esta convocatoria puede consultarse en la sección "documentos de recursos".
Ejemplo: como leer una convocatoria Entrando en la página, encontraremos como primera información la convocatoria de propuestas disponible en distintos idiomas, aunque la versión en inglés es la más completa a nivel de información proporcionada.
Ejemplo: como leer una convocatoria Otra información importante que aparece en seguida es la fecha límite (deadline) para presentar las solicitudes (en este caso es el 11/12/2018). Considerando que la convocatoria se publicó el 17/10/2018, el plazo de presentación de la solicitud es limitado: de aquí la importancia de empezar a trabajar en la propuesta con varios meses de antelación.
Ejemplo: como leer una convocatoria Abriendo el documento en inglés Call for proposals EACEA 34/2018 'Support for European cooperation projects 2019’ podemos ver en la página 2 los criterios de elegibilidad de los participantes. Como se puede apreciar, los participantes tienen que ser: Operadores culturales en los sectores culturales y creativos Legalmente establecidos en los países participantes en el programa. En el documento, se indican los países elegibles y se proporciona un enlace con el listado de países fuera de la UE que pueden participar en Europa Creativa.
Ejemplo: como leer una convocatoria
En la página 3 se enuncian otros requisitos para los participantes, que son: El coordinador de proyecto tiene que tener un mínimo de 2 años de existencia y configurarse como persona jurídica. Las personas físicas no pueden participar.
Ejemplo: como leer una convocatoria En la página 3 encontramos también los criterios de elegibilidad de los proyectos. Se indica la duración máxima (48 meses), el importe de la cofinanciación y el número mínimo de socios según la categoría de proyecto. Las actividades del proyecto pueden empezar entre el 1/09 y el 15/12/2019. La resolución de esta convocatoria en general se publica en junio/julio, y en este caso se publicó el 2/07/2019 (esta información no está incluida en el texto de la convocatoria, sino en la página 9 de las líneas guías que puede consultarse en la sección "documentos de recursos".
Ejemplo: como leer una convocatoria
En las páginas 3 y 4 se exponen los criterios de evaluación y el peso de cada criterio utilizado. Un error común de los proyectos presentados en esta convocatoria es que se concentran sobre todo en la relevancia y la calidad del proyecto y no suelen desarrollar adecuadamente los puntos “comunicación y difusión” y “calidad del partenariado”, quedando así excluidos de la financiación.
Ejemplo: como leer una convocatoria
Finalmente, en la página 4 se indican el presupuesto total de la convocatoria, la fecha límite para presentar la solicitud y otros enlaces de interés.
Ejemplo: como leer una convocatoria
En el apartado How to apply, se proporciona información acerca del proceso de presentación de la solicitud. El documento Guide for applicants explica paso por paso el procedimiento para presentar la documentación online. (disponible en la sección "documentos de recursos")
Ejemplo: como leer una convocatoria
En el apartado How to apply, se encuentra más información útil, como el modelo de acuerdo de subvención.
Ejemplo: como leer una convocatoria
En el apartado Eforms, se expone la información sobre los formularios online que se tienen que rellenar a la hora de presentar la solicitud, a través de un enlace a la guía con las instrucciones técnicas (Eform User Guide) disponible en la sección "documentos de recursos".
Ejemplo: como leer una convocatoria En el apartado Annexes, se indica toda la documentación anexa por presentar junto con el eForm, proporcionando los modelos de documentos que se tendrán que rellenar y enviar.
Documentos requeridos Checklist documentos - Anexo 2 (p.35) - Guidelines for the call for proposals EACEA 34/2018 1. ANEXO AL EFORM Presupuesto (con action plan). Declaración de honor (sólo líder) y Mandates firmados. Descripción proyecto (max. 30 p.) + biografías participantes. * Para la compilación del eForm leer: Guía del participante y Guía del Usuario.
2. SUBIR AL PORTAL DE PARTICIPANTES Ficha de entidad legal y anexos
3. POST DEADLINE, A PETICIÓN EACEA Estatutos. Memoria de actividades (2 años). Acuerdo de cooperación completo y firmado por todos. ¡Inmediatamente!. Ficha de entidad financiera (+extracto bancario ófirma y sello banco) y de capacidad financiera. Cuentas (2 años). Informe de auditoría externa* (sólo subvenciones sup. 750.000 €).
Consideraciones finales Como se ha podido apreciar, la información necesaria para presentar una solicitud muchas veces se encuentra dispersa en varios textos y enlaces, por eso es importante leer con atención toda la documentación anexa. De todas maneras, los programas de la UE ofrecen puntos de contacto para aclarar las dudas que puedan surgir durante el proceso de presentación de una propuesta. En el caso de Europa Creativa, las oficinas de Europa Creativa (Creative Europe Desks) nacionales se encargan, entre otras cosas, de asesorar a los operadores culturales susceptibles de solicitar estas ayudas. En el siguiente enlace se puede encontrar un listado de las oficinas de Europa Creativa : https://ec.europa.eu/programmes/creative-europe/contact_en
En resumen
Una vez que se ha decidido el programa y la convocatoria y se ha recopilado toda la información necesaria, se procederá a ocuparse de la búsqueda y formación del consorcio y la escritura conjunta del proyecto. A la hora de escribir el proyecto, se tendrá que prestar particular atención al presupuesto, y asegurarse de que se dedique un presupuesto adecuado a cada actividad del proyecto (por ejemplo, muchos proyectos olvidan dedicar parte del presupuesto a la organización de las reuniones periódicas del consorcio).
¡GRACIAS! En la próxima lección veremos una serie de tareas y documentos que se deben preparar para la producción y la distribución de un espectáculo.