Appels à projets : quelques éléments à connaître

Appels à projets : quelques éléments à connaître

FINANCER

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Les étapes d'un projet européen

L'idée

La recherche

La mise en

L'ccord de

La rédaction

L'envoi de la

L'évaluation

Informer les

de

commun des

partenariat

de la

candidature

des experts

bénéficiaires

partenaires

idées

(proposition

proposition /

technique et

du projet

économique)

de BXL

Les étapes d'un projet européen

1. L'élaboration de l'idée du projet.

2. La recherche et l'identification du programme européen approprié (et de l'appel à projets correspondant).

3. La compilation de la documentation pour l'appel : calendrier, exigences, documents administratifs.

4. Vérifier l'éligibilité du projet en termes d'actions, d'objectifs et de résultats.

5. Faire correspondre l'idée du projet au programme/appel.

6. La rédaction d'une ébauche de projet.

Questions à poser lors de la sélection d'un programme européen Le projet peut-il être présenter, est-il conforme aux caractéristiques requises ? À quel type d'aide pouvons-nous prétendre ? (subvention, crédit remboursable...).

Quel est le budget minimum et maximum du projet ?

Quel est le taux de cofinancement ? Disposons-nous de ressources suffisantes pour couvrir les autres coûts ?

Est-il compatible avec d'autres subventions ? (certains programmes ne le sont pas) Quels coûts seraient éligibles ?

Quand pouvons-nous commencer le projet ?

Quand et comment sommes-nous payés ? (dans certains programmes, seulement après la déclaration et la justification des dépenses à la fin du projet)

Comment lire un appel à projets Lors de la présentation d'une demande, la première chose à faire est de lire les documents de l'appel à projets, car les conditions fixées sont contraignantes pour les demandeurs et peuvent déterminer le succès de la proposition.

Avant toute chose, il convient de vérifier les critères d'éligibilité. Ceux-ci couvrent principalement les aspects suivants : > L'éligibilité des candidats. > L'éligibilité du projet.

Eligibilité des candidats Parmi les exigences imposées aux candidats, certains aspects à prendre en compte sont les suivants : Le statut : s'agit-il d'organisations et/ou de particuliers ? d'entités publiques et/ou privées ? à but lucratif ou non ? de PME ? d'ONG ?

Le secteur : l'appel est-il destiné à un secteur particulier ou est-il ouvert à différents secteurs ?

L'ancienneté : un nombre minimum d'années d'existence est-il requis pour l'organisation ?

Le siège : le pays du siège de l'organisation est-il un facteur contraignant ? Les partenaires potentiels du consortium peuvent-ils participer ? Les pays d'origine des partenaires du consortium sont-ils éligibles ?

Éligibilité du projet

Découvrez les conditions du projet, en prenant en considération : Le contenu : le contenu du projet est-il conforme aux objectifs de l'appel ?

La durée : combien de temps le projet peut-il durer (période min. et max.) ? Quand le projet peut-il commencer ?

Les activités : les activités proposées sont-elles éligibles ?

Le budget : le budget alloué à chaque activité est-il suffisant ? Disposons-nous de ressources suffisantes pour financer le projet, au-delà du montant du cofinancement qui pourrait nous être accordé ?

Quelques éléments sur le partenariat/consortium

Le consortium est-il stable ?

Les spécificités des partenaires sont-elles complémentaires ?

Le consortium dispose-t-il des ressources financières, humaines et matérielles nécessaires pour participer au projet ou doit-il externaliser une grande partie du projet ?

Les partenaires du consortium ont-ils des références d'expertise dans les activités à développer dans le projet ?

Le calendrier de l'appel à candidatures Un autre aspect crucial lors de la présentation d'un projet pour un financement européen est le moment de l'appel à projets. Il est important de prendre connaissance des dates suivantes : La date de publication de l'appel à projets.

La date limite de dépôt des candidatures.

La résolution (publication des résultats).

Documentation

Il est essentiel de savoir exactement quels documents doivent être soumis avec la demande.

Il est important de savoir que souvent, toutes les informations relatives à l'appel à projets ne sont pas incluses dans un seul document, il est donc important de lire également tous les documents annexes.

Exemple : comment lire un appel à projets

Pour mieux comprendre comment trouver les informations qui nous intéressent dans un texte, nous utiliserons comme exemple l'appel EACEA 34/2018 "Soutien aux projets de coopération européenne 2019" (Catégorie 1 - Projets de coopération à petite échelle et Catégorie 2 Projets de coopération à plus grande échelle).

La documentation relative à cet appel peut être consultée dans l'espace "documents ressources"

Exemple : comment lire un appel à projets La première information sur le site est l'appel à propositions disponible en différentes langues, bien que la version anglaise soit la plus complète en termes d'informations fournies.

Exemple : comment lire un appel à projets Une autre information importante est la date limite de dépôt des candidatures (dans ce cas, il s'agit du 11/12/2018). Considérant que l'appel a été publié le 17/10/2018, le délai de candidature est limité : d'où l'importance de commencer à travailler sur la proposition plusieurs mois à l'avance.

Exemple : comment lire un appel à projets En ouvrant le document en anglais Call for proposals EACEA 34/2018 'Support for European cooperation projects 2019', nous pouvons voir en page 2 les critères d'éligibilité des candidats.

Comme on peut le constater, les participants doivent être : Des opérateurs culturels dans les secteurs culturels et créatifs.

Légalement établi dans les pays participant au programme.

Dans le document, les pays éligibles sont indiqués et un lien vers la liste des pays hors UE pouvant participer à Europe Créative est fourni.

Exemple : comment lire un appel à projets

Les autres conditions requises pour les participants sont énumérées à la page 3 : Le coordinateur du projet doit exister depuis au moins 2 ans et doit être une personne morale.

Les personnes physiques ne sont pas autorisées à participer.

Exemple : comment lire un appel à projets En page 3, nous trouvons également les critères d'éligibilité des projets.

La durée maximale (48 mois), le montant du cofinancement et le nombre minimum de partenaires selon la catégorie de projet sont indiqués.

Les activités du projet peuvent commencer entre le 1/09 et le 15/12/2019. La résolution de cet appel est généralement publiée en juin/juillet, et dans ce cas, elle a été publiée le 2/07/2019 (cette information ne figure pas dans le texte de l'appel, mais à la page 9 des "guidelines" disponible dans l'espace "documents ressources"

Exemple : comment lire un appel à projets

Les critères d'évaluation et la pondération de chaque critère utilisé sont présentés aux pages 3 et 4.

Une erreur courante des projets soumis dans le cadre de cet appel est qu'ils se concentrent principalement sur la pertinence et la qualité du projet et ne parviennent souvent pas à développer de manière adéquate les points "communication et diffusion" et "qualité du partenariat" et sont donc exclus du financement.

Exemple : comment lire un appel à projets

Enfin, le budget total de l'appel, la date limite de dépôt des candidatures et d'autres liens utiles sont indiqués à la page 4.

Exemple : comment lire un appel à projets

Dans la section "how to apply", vous trouverez des informations sur la procédure de candidature.

Le document Guide for applicants explique la procédure à suivre, étape par étape, pour soumettre la documentation en ligne (disponible dans l'espace "documents ressources")

Exemple : comment lire un appel à projets

Vous trouverez d'autres informations utiles, telles que le modèle de convention de subvention, dans la section How to apply

Exemple : comment lire un appel à projets

La section Eforms contient des informations sur les formulaires en ligne à remplir lors de la présentation de la demande, ainsi qu'un lien vers les instructions techniques (guide de l'utilisateur Eform) disponible dans l'espace "documents ressources"

Exemple : comment lire un appel à projets Dans la section Annexes, tous les documents annexes à soumettre avec l'EForm sont indiqués, avec les modèles de documents à remplir et à envoyer.

Documents requis Checklist des documents - Annexe 2 (p.35) - Guidelines for the call for proposals EACEA 34/2018 1. ANNEXE À L'EFORM Budget (avec plan d'action).

Déclaration sur l'honneur (leader uniquement) et mandats signés.

Description du projet (max.

30 p.) + biographies des participants. * Pour la compilation de l'eForm lire : Guide du candidat et Guide de l'utilisateur.

2. TÉLÉCHARGER SUR LE PORTAIL DES PARTICIPANTS Formulaire d'entité juridique et annexes

3. APRÈS LA DATE LIMITE, SUR DEMANDE EACEA Les statuts.

Le rapport d'activité (2 ans).

L'accord de coopération complet signé par tous. Immédiatement !

Le formulaire de l'entité financière (+ relevé bancaire ou signature et cachet de la banque) et capacité financière.

Les comptes (2 ans).

Le rapport d'audit externe* (uniquement pour les subventions supérieures à 750.000 €).

Observations Comme on peut le constater, les informations nécessaires pour soumettre une demande sont souvent disponibles dans plusieurs textes et liens, il est donc important de lire attentivement toute la documentation jointe.

Dans tous les cas, les programmes de l'UE proposent des points de contact pour clarifier les doutes qui peuvent surgir pendant le processus de présentation d'une candidature. Dans le cas d'Europe Créative, les bureaux nationaux d'Europe Créative sont chargés, entre autres, de conseiller les opérateurs culturels qui peuvent postuler.

Une liste des bureaux de l'Europe créative est disponible sur le lien suivant : https://ec.europa.eu/culture/resources/creative-europe-desks.

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Approuvé

En resumé Rechercher et identifier le programme le plus approprié

Compiler toutes les informatio ns sur l'appel à candidatur es.

Communiqu er avec les contacts nationaux pour toute question ou doute.

Une fois que le programme et l'appel ont été choisis et que toutes les informations nécessaires ont été collectées, l'étape suivante est la recherche et la création du consortium/partenariat et la rédaction conjointe du projet.

Lors de la rédaction du projet, une attention particulière devra être portée au budget, et s'assurer qu'un budget adéquat est consacré à chaque activité du projet (par exemple, de nombreux projets oublient de consacrer une partie du budget à l'organisation des réunions régulières du consortium/partenariat).

Merci!

Dans la prochaine leçon, nous examinerons un certain nombre de tâches et de documents qui doivent être préparés pour la production et la diffusion d'un spectacle.