Dossier suivi par : Yvan GODARD Ligne directe : +33 (0)4 67 66 90 86 Mobile : +33 (0)6 71 68 36 12 Mail : y.godard@occitanie-en-scene.fr
Dispositions spécifiques liées au traitement
des données personnelles et à la protection des droits des salarié·e·s
d’Occitanie en scène
Dans le cadre de la gestion de son personnel et de procédures de paie et déclaration sociales et fiscales afférentes, l’Association Occitanie en scène est amenée à collecter les données personnelles de ses salarié·e·s. Ces données sont notamment les suivantes : •
Identité des salarié·e·s : genre/civilité, nom de naissance, patronyme, noms d’usage, prénoms, nationalité,
•
Coordonnées sociales : date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, identifiants spécifiques auprès des caisses sociales (GUSO, Ircantec, AMETRA, etc), identifiants Pôle Emploi, identifiant RSA, carte vitale, attestation de droits carte vitale,
•
Photographies personnels d’identité,
•
Coordonnées postales et numériques : adresse personnelle, numéros de téléphone mobile et personnel, email,
•
Identité et coordonnées personnelles des contacts à prévenir en cas d’urgence,
•
Identité, coordonnées personnelles et coordonnées sociales des personnes à charge et ayant-droits (dates et lieux de naissance, numéros de sécurité sociale, identifiants spécifiques auprès des caisses sociales concernées),
•
Documents d’identité : passeport, carte nationale d’identité, permis de conduire,
•
Documents personnels : carte(s) grise(s) des véhicules personnels et immatriculation de ces véhicules, relevé d’identité bancaire,
•
Éléments liés aux contrats de travail précédents : CV, noms et identification des employeurs, postes occupés, durée d’emploi,
•
Éléments liés aux contrats de travail en cours le cas échéant : noms et identification des employeurs, poste occupé, rémunération,
•
Éléments de classification des risques professionnels et niveau de surveillance médicale professionnelle, avis d’aptitude ou d’inaptitude professionnelle émis par les services de santé au travail,
•
Taux de prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source,
•
Dates et motifs des congés des salarié·e·s, dates et motifs des absences des salarié·e·s, avis d’arrêt de travail,
•
Et tout autre éléments rendu nécessaire pour les procédures légales, conventionnelles et réglementaires liées à la paye, aux déclarations sociales et fiscales du personnel.
Ces données et documents personnels font l’objet d’un traitement dont la responsable est Mme Sandrine COUROUBLE, directrice adjointe de l’Association Occitanie en scène. Ces données personnelles ne sont traitées ou utilisées que dans la mesure où cela est nécessaire pour l’exécution du contrat de travail des Salarié·e·s ou pour répondre aux obligations légales et/ou conventionnelles et/ou réglementaires applicables à Occitanie en scène. Ces informations personnelles des Salarié·e·s sont conservées aussi longtemps que nécessaire à l’exécution du contrat, à l’accomplissement par l’Association Occitanie en scène de ses obligations légales et/ou conventionnelles et/ou réglementaires et à l’exercice des prérogatives lui étant reconnues par la loi et la jurisprudence. Le stockage et le traitement de ces informations est réalisé en s’appuyant sur les moyens suivants : •
services d’authentification et d’annuaire (LDAP / Kerberos / OpenDirectory / SimpleSAMLphp) hébergés et sauvegardés sur les serveurs de l’association, hébergés sur l’intranet de l’association et chez un fournisseur tiers en France et sauvegardés chez des fournisseurs tiers en Europe,
•
gestion et classement physique des dossiers du personnel, dans les locaux du siège social de l’Association,
•
numérisation des dossiers du personnel au moyen d’outils de Gestion Electronique des Documents (serveur de fichier hébergé et sauvegardé sur l’intranet de l’association),
•
tableurs hébergés et sauvegardés sur l’intranet de l’association,
•
logiciel de paye : « La Paie », hébergé et sauvegardé sur l’intranet de l’association,
•
logiciel de comptabilité : « Cogilog », hébergé et sauvegardé sur l’intranet de l’association,
•
application web hébergée et sauvegardée sur l’intranet de l’association : IceHRM (https://rh.bureau.occitanie-en-scene.fr),
•
applications web hébergées chez des fournisseurs tiers en France et sauvegardées chez des fournisseurs tiers en France et en Europe, notamment l’extranet https://www.occitanie-en-scene.fr/admin, l’application Innovance (www.innovancesolutions.net), l’application Jorani (https://conges.occitanie-en-scene.fr), etc.
Pendant toute la durée de conservation des données personnelles des Salarié·e·s, l’Association Occitanie en scène met en place tous les moyens aptes à assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés, notamment : •
un contrôle d’accès informatique individuel et personnel au moyen d’une politique d’authentification et d’outils de contrôle d’accès,
•
des mesures de chiffrement totales ou partielles des données,
•
des mesures de sauvegardes sécurisées des données, associées à des mesures de chiffrement de ces sauvegardes.
L'accès aux données et documents personnels est strictement limité aux salarié·e·s de l’Association Occitanie en scène, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’Association Occitanie en scène par contrat pour l'exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion du contrat (par exemple les différentes caisses sociales auxquelles adhère Occitanie en scène, la société de Commissaires aux comptes de l’association, etc.). Ces tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles. Les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, il est rappelé aux salarié·e·s, qui reconnaissent en avoir été informé·e·s au moyen de la présente note :
•
qu’ils et elles bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de leurs données ou encore de limitation du traitement celles-ci,
•
qu’ils et elles peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données les concernant,
•
qu’ils et elles peuvent, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer leurs droits, et s’opposer au traitement des données les concernant,
•
qu’ils et elles disposent du droit de retirer leur consentement à tout moment en contactant Mme Sandrine COUROUBLE, directrice adjointe,
•
qu’en cas de difficulté en lien avec la gestion de leurs données personnelles, ils ou elles peuvent contacter la Cnil (plus d’informations sur www.cnil.fr).