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De la mutualisation au groupement d’employeurs Fiche outil
De la mutualisation au groupement d'employeurs L’enquête sur le recensement des pratiques et des besoins de mutualisation auprès de structures principalement associatives, réalisée par le Centre de ressources des groupements d’employeurs du Languedoc-Roussillon (CRGE Languedoc-Roussillon) dans le cadre de l’accord pluriannuel ADEC dans le secteur du spectacle vivant, de l’audiovisuel et du cinéma, a identifié des pratiques existantes et des besoins de mutualisation de compétences. L’objet de cette boîte à outils est de vous accompagner aux prémices d’une réflexion autour de la mutualisation de salariés au sein d’un groupement d’employeurs. Ce guide entend apporter des éléments d’aide à la décision aux porteurs de projets artistiques et culturels qui souhaiteraient explorer le champ de la mutualisation inter-associative.
Qu’est-ce que la mutualisation ? La mutualisation repose sur l’idée d’une synergie entre plusieurs acteurs qui mettent en commun des moyens matériels, informationnels, stratégiques ou humains. Chaque structure en tire parti en respectant les enjeux et les intérêts de chacune d’entre elles. La mutualisation peut être informelle, lorsqu’il s’agit d’échanger des informations ou des pratiques, mais devient nécessairement formelle dans le cadre de mutualisation de moyens matériels ou de ressources humaines. L’enquête réalisée par le CRGE Languedoc-Roussillon, en mai 2010, montre des besoins importants et des enjeux spécifiques autour de la question de la mutualisation des ressources humaines.
Quelles compétences mutualiser ? Tout type de compétence peut être mutualisé dans un groupement d’employeurs. Les compétences recherchées peuvent être aussi bien techniques que polyvalentes ou de coordination. Ainsi, les emplois concernés peuvent être dans le domaine de l’administration et de la gestion, de la production/diffusion, de la communication/presse/médiation, technique et autres. L’enquête a révélé que les structures recherchent, en premier lieu, des compétences administratives. Ensuite, elles ont besoin, à égale répartition, de personnel polyvalent, chargé de diffusion, attaché de production, ayant des compétences techniques et parfois, des compétences artistiques.
Pourquoi mutualiser un emploi ? “Se regrouper géographiquement et financièrement pour embaucher” Vous avez des besoins : • Ponctuels de compétences liés à des pics d’activités ; • Réguliers qui ne permettent pas une embauche à temps plein liés à des problématiques de saisonnalité ; • En compétences clés mais vous manquez de ressources financières (attaché de presse, chargé de diffusion, assistante en gestion administration etc.). Mutualiser un emploi peut vous permettre de disposer de compétences clés à moindre risque économique et de fidéliser vos salariés, même saisonniers, de professionnaliser vos structures et de former tous les salariés pour favoriser leur adaptation au poste.
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Faut-il mutualiser avec une association qui “ressemble” à la nôtre ? Ce critère peut faciliter le processus mais n’est pas forcément nécessaire car l’objectif reste les besoins similaires en compétences et l’expérience du salarié à recruter. Il devra s’adapter à la taille et indirectement à l’activité des associations dans lesquelles il sera mis à disposition.
Le lieu géographique est-il à prendre en considération ? Pour la fidélisation et le bien-être du salarié mis à disposition, il est préférable de respecter un périmètre de 10 km autour du domicile du salarié pour les salariés non qualifiés (soit 20 km max entre 2 structures) et un périmètre de 40 km pour un cadre (soit 80 km max). Même s’il s’agit de moyennes, généralement, au-delà de ces distances, il est nécessaire de prendre en compte des frais de déplacement.
Vous avez un projet de mutualisation avec une ou plusieurs structures et vous ne savez pas comment vous y prendre : Les questions à se poser ? • Avez-vous recours régulièrement à de l’intérim ? • Avez-vous une activité saisonnière et souhaitez vous fidéliser vos saisonniers ? • Est-ce que vous subissez des pics d’activité réguliers ? • Avez-vous recours à des CDD car vous n’avez pas assez de visibilité financière pour des CDI ? • Avez-vous des besoins en compétences non pourvus par manque de ressources financières pour recruter ? • Votre cœur de métier n’est pas la GRH mais devez-vous néanmoins faire face à des problématiques de recrutement et/ou d’adaptation aux postes et/ou de formation ? • Vous arrive-t-il de mettre à disposition des salariés de votre structure au profit de structures externes ou inversement ? • Est-ce que vous externalisez une part importante de votre activité (entretien, nettoyage, logistique, informatique, communication, etc.) et à quel coût ? Si vous répondez “oui” à une seule de ces questions, vous pouvez mener une réflexion autour de la mutualisation des ressources humaines.
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Recenser les porteurs de projet de mutualisation Dans un premier temps, il est possible de recenser les structures proches (proximité géographique ou professionnelle) qui souhaiteraient mutualiser des compétences et de réunir celles avec qui vous avez déjà des pratiques de mutualisation. Vous pouvez également vous appuyer sur une fédération professionnelle pour faciliter la recherche. Si cette recherche s’avère infructueuse, il ne faut pas hésiter à ouvrir le champ à des structures qui n’ont pas le même statut juridique, voire d’élargir la recherche à d’autres secteurs d’activité. Dans cette perspective, s’appuyer sur une fédération professionnelle s’avère indispensable.
Organiser une rencontre collective avec ces structures et décider de la faisabilité du projet : Cette rencontre sera la genèse du projet. Elle aura pour objectifs de définir les besoins, d’échanger sur les pratiques et de définir l’esprit et l’objet du projet de mutualisation.
Examinez d’ores et déjà certains paramètres : • Distance géographique entre chaque structure ; • Données financières de chaque structure (CA, subventions obtenues etc.) ; • Volonté des responsables de chaque structure (un engagement écrit est souhaitable le plus tôt possible) ; • La charge de travail par poste.
Listez les premiers éléments d’auto-diagnostic :
Type de contrat mutualisable
Type de poste
Nombre de contrats
Période
Nombre d’heures mensuelles
Nombre d’heures annuelles
CDD Temps partiels Intérimaires Activités externalisées TOTAL Si le potentiel s’avère important, il est nécessaire de confier l’étude de faisabilité à un acteur expert de la conduite de projets de mutualisation afin de définir les besoins par structure, le potentiel collectif pour réaliser le maillage des compétences et concevoir une simulation de groupements d’employeurs. L’analyse des besoins en mutualisation, la capacité à faire émerger un projet commun entre structures parfois concurrentes, la sécurisation juridique du dispositif retenu demandent des compétences spécifiques et une certaine neutralité.
Faut-il créer une nouvelle structure ? Oui, surtout quand le potentiel ou le nombre de structures concernées est important. La mutualisation des moyens humains peut aboutir à la création d’une nouvelle structure juridique. La structure de coordination permet de fédérer les parties prenantes dans le moyen et le long terme : mutualisation d’emplois, de projets, de moyens, de compétences. Elle offre un cadre juridique propice à l’objet de la collaboration.
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Le groupement d’employeurs : une forme juridique adaptée à la mutualisation de compétences La mutualisation de moyens humains nécessite un cadre juridique adapté. A ce titre, le groupement d’employeurs est le seul dispositif de prêt de main-d’œuvre règlementé. De plus, il formalise le projet, ce qui lui confère un facteur clé de réussite. Sous la forme d’une association loi 1901, il permet aux structures adhérentes de créer leur propre règle de fonctionnement dans le respect des dispositions juridiques. Le GE devient ainsi un réseau d’entreprises, qui mutualise des compétences, pour concilier les besoins de flexibilité de l’entreprise et les besoins de sécurité du salarié. En favorisant une meilleure GRH, le GE peut se piloter comme une DRH mutualisée sur un territoire.
Fonctionnement du GE : Le GE une relation tripartite :
LES SALARIÉS sont mis à disposition
GE embauche
LES ENTREPRISES adhèrent
Les structures adhérentes se partagent le temps de travail des salariés du groupement : • Le GE emploie et rémunère les salariés ; • Le GE gère le planning des salariés en fonction des besoins des entreprises.
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Entreprise A Activité A Besoins en main-d'œuvre A (Période, durée)
Collectivité territoriale C
Association B Activité B Besoins en main-d'œuvre B (Période, durée)
Responsabilité solidaire
Activité C Besoins en main-d'œuvre C (Période, durée)
GROUPEMENT D'EMPLOYEURS Association 1901 à but non lucratif pilotée par un conseil d'administration
• Recrute, embauche et gère du personnel • Réalise du conseil en GRH pour les adhérents • Gère l'administratif et le réglementaire (bulletins de salaire, liasses fiscales et compta, etc.) • Facture au prorata du temps de travail • Organise la mise à disposition
Salarié
Combien ça coûte ? Dispositif à but non lucratif, le GE facture aux entreprises adhérentes les salaires et charges afférentes au prorata du temps passé du salarié dans sa structure.
Contact Centre de ressources des Groupements d’Employeurs du Languedoc-Roussillon Domaine de Saporta – Maison des Agriculteurs – Bât B. – CS 10028 – 34875 Lattes Tél. 04 67 06 23 42 / Mail : communication@crgelr.com Site internet : www.crgelr.com
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