Occitanie en scène n'est pas à l'initiative ou organisatrice de l'opération
Il s'agit d'une bourse ProMob, demandée par une structure -> donc d'une aide et non d'un remboursement de frais
La structure doit remplir le formulaire de demande de bourse ProMob + argumenter cette demande + présenter les pièces demandées
Demande à enregistrer sur extranet > conventions (demande, budget, formulaire) + intégration à une date de commission + proposition de montant
Demande présentée en commission trimestrielle Possible de limiter l'assiette de dépenses en enlevant sur la notification un/des poste(s) de dépenses éligibles
Paiement sur pièces justificatives à insérer sur extranet > conventions
process paiement et clôture conventions
Notification établie sur > 80% max de l'assiette de dépenses > 80% max du déficit de l'opération
Note de frais à établir sur extranet > notes de frais (si contrat long > ouvrir un accès à l'extranet) Frais adossés à un contrat de travail (y compris GUSO), ou convention de stage Prise en charge de frais
Frais adossés à une cession de droits d'auteur·rice
Frais remboursés selon note de frais et modalités de remboursement applicables aux salarié·e·s
RIB à enregistrer sur ICE HRM > cf. process embauche et accueil Si indemnités Km > carte grise PERSONNELLE à enregistrer préalablement sur ICE HRM > cf. process embauche et accueil
Le contrat de cession de droits doit porter principalement sur les droits d'auteur·rice > à identifier (type, destination, durée, etc.)
Frais remboursés sur note de frais et selon les mêmes modalités de remboursement et barèmes que ceux applicables aux salarié·e·s pour le paiement
Des actions annexes de présentation, lecture, etc. peuvent être citées dans le contrat (à ajouter au besoin)
Joindre une copie du RIB à la note de frais
Indiquer la prise en charge des frais liés à des actions annexes de la cession de droits d'auteur·rice les selon le barème applicable à Occitanie en scène précisemment dans le contrat
Occitanie en scène est à l'initiative ou organisatrice de l'opération
Note de frais à établir sur extranet > notes de frais Si indemnités Km > carte grise PERSONNELLE à joindre à la note de frais Frais remboursés sur note de frais et selon les mêmes modalités de remboursement et barèmes que ceux applicables aux salarié·e·s
Frais remboursés à un membre adhérent de l'association
doit être à jour de sa cotisation
le remboursement porte exclusivement sur des frais liés à la participation à la vie de l'association (réunion de commission, etc.)
Note de frais à établir sur extranet > notes de frais Joindre une copie du RIB à la note de frais Si indemnités Km > carte grise PERSONNELLE à joindre à la note de frais
Frais adossés à une facture d'un·e prestataire
Respect de la procédure de mise en concurrence
Prévoir clauses éventuelles dans le contrat Frais facturés (forfait ou réel) et payés sur facture
mise au paiement selon process paiement factures (visa + analytique sur la facture à ajouter + mention "bon à payer")
Les frais seront pris en charge au réel : PAS DE MONTANT TOTAL FORFAITAIRE Frais non adossés à un contrat ou une facture et payés à ?
UNE PERSONNE (SUR SON COMPTE BANCAIRE PERSONNEL) UNE STRUCTURE QUI EMPLOIE UNE PERSONNE
Pour le remboursement d'une note de frais Année correspondante à l'année Tous les frais non forfaitaires sont justifiés Pas de ticket de CB > facture pour tous les frais Pour les frais de voyage : facture ou reçu + justificatif de voyage (ticket, e-ticket, etc.) Les justificatifs de spectacles (billets, invitations, etc.) sont joints Si indemnité Km > carte grise AU MÊME NOM jointe en copie Tous les justificatifs sont photocopiés La note de frais EN ORIGINAL est signée Le RIB est déjà enregistré (salarié·e·s) ou joint à la note de frais Si lettre de mission bénévole > à joindre à la note de frais
Vérifier les pièces
Transmettre l'ensemble pour visa à la Direction
Vérification et signature SC
Paiement
Visa YG + visa YG sur virement