Circuit d'engagement de dépense et circulation des factures Engagement d'une dépense
Mise en concurrence (consultation, marché, etc.)
Vérification de la capacité financière, juridique et technique de commander les biens, prestations ou travaux
Modalités de mise en concurrence adaptées, au-delà de 209.000 € HT (marchés de services et de fournitures), application des procédures formalisées. Attention : pas de prestations dissociées artificiellement + computation des seuils par type de dépense et par prestataire
Deux types de dépenses, qui réalise l'engagement ?
Dépense de fonctionnement
Coordinatrice administrative / Tech. info
Dépense d'activité
Tout membre de l'équipe, dans le respect des missions, contrat de travail et "responsables"
Mon an inf ie 1 500 HT
Capacité financière ? Rattachement analytique ? Capacité / implication juridique ? Procédure de mise en concurrence ?
Mon an en e 1 500 e 8 000 HT P c d
P c d
c
ada
HT
a c
a
b c
c
Mon an en e 8 000 e 25 000 HT
R. 2124-1
R. 2124-2 d C d d
c
a ab
c
HT
aC
Mon an en e 25 000 213 000 HT
HT e
a d P b
(a . L. 2122-1 d c d d
ac
a d
b
)
-a
Quelle section analytique de rattachement ? Qui est responsable de ce budget ?
Capacité financière ? La somme est-elle inscrite au budget prévisionnel ? Est-il possible d'effectuer une économie ?
Le choix doit-il être effectué sur d'autres critères que le critère économique ?
Formalisation des critères et choix d'une procédure d'engagement supérieure
Y a t'il un marché préexistant ?
Respect du cadre du marché pré-existant
Y a t'il des droits de propriété intellectuelle en jeu ?
Respect des dispositions RSO (open-data, licence libre, etc.) + Formalisation des cessions / autorisations (mentions explicites dans le devis, ou proposition d'un contrat)
Y a t'il des engagements contractuels à formaliser
Formalisation de mentions explicites dans le devis (échéances, etc.) ou proposition d'un contrat
Vérifications préalables réalisées par la personne qui engage la dépense
Modalité de paiement compatible avec nos pratiques (virement)
L'engagement de l'échéance de paiement relève de la direction (acompte, etc.)
a c
-
Publicité du marché
a c
e
b c
b
a
e
f
a
-
b -
L'engagement de la d pense est mat rialis par - un bon de commande crit (e tranet > p le admin) - ou bon pour accord sur de is ou tout support libre crit - ou contrat ou con ention sur l ensemble des d penses le n cessitant - ou acte d'engagement du march (ATTRI01, etc.)
Qui signe l'engagement ?
Forme de mise en concurrence
- ac a ea e e a a -c a d ec e de f e / e aa e ( . a , ca a e, c aae d e da ) -a 3f e c
Engagement du marché (attribution)
-
c
a
c
b e
b
e
b c a e e c e M ee a e e d'a da a ef e de b e ec a ef e be
- dac a ab e d' de c f de e a / e ce e de c e de c da e c e e e e c e -c a d ec e de f e / e aa e ( . a , ca a e, c aae d e da ) -a 3f e c
b
a
e e e e de 'a ca ( a e c e M ee c c e ce ) + e e be ( b a e a de 90 000 HT): e d' a de a c c d e ada da a ab ece de a ce ae e d' a de a c c d e ada e a B e f c e de a ce de ac b c e d' a de a c c d e ada e e a ef e d ac a e e ca e e d a a JOUE
e
e e de 'a ca c c e ce ) e e e ca ca e a e ca e
( a e e e
- dac a ab e d' de c f de e a / e ce e de c e de c -c a d ec e de f e / e aa e ( . a , ca a e, c aae d e da ) -a 3f e c - dac d' ab ea c a a f de ff e da e ca
-d e de c a (e . e e de a c a + ca e de c a e de a c a ) -d a a a de d e de ca d da e - a d'a a e de ff e e de c a e e de ff e -c de ca d da e e e ca - c a e e de ff e -c a d a e B ea de 'a ca , a ec c a c e ba de a de B ea
E - b de c a de c acc d de e e b e de d e e e c a /c e )
be c ce a (cf.
c d e
e e
a e e de a d e e a b de c a de c a ac e d'e a e e c e a e/ a P de e, e e da e d c e d ac
En fonction des tranches Qui signe l'engagement ?
T
aa a a c a de a a
Me b e de a d ec < 4000 HT d ec e ad e d ec e > 4000 HT d ec e
cece ce
D ec e
ce
P
de
e
Réception et vérification de la facturation Vérification de la complétude et conformité des pièces à réception de la facturation
Signature pour mise au paiement Quelles
ri cations ?
Quelles pi ces obtenir et conser er ?
Conformité des services / achats / prestations à la commande
Service fait / livré / prestation rendue
- Commande / engagement (bon de commande, devis, contrat, mentions, etc.) - Facture en bonne et due forme (pas ticket CB, libellé, Siret, TVA, etc.) - Preuves de livraison - Formulaire de mise en concurrence - Pièces annexes à la mise en concurrence (descriptif, comparatif, notification, etc.) - Si dépense de communication (création graphique ou print) : copie document - Si frais de bouche : liste nominative des convives - Si facture de frais de transports : justificatif de voyage (carte embarquement, etc.) - Si dépense de formation : convention, attestations, copie émargement, etc.
Cette phase de vérification est matérialisée par le visa (signature) de la facture par la personne qui a préparé l'engagement de la dépense
Vérification de la complétude et conformité des pièces (mise en concurrence, pièce comptable, annexes à fournir, etc.)
Contrôle de la facture et des pièces transmises matérialisé par la signature de la facture par le la directeur rice
Vérification affectation analytique
Vérification engagements contractuels
Vérification budget / affectation comptable
Complétude des pièces
Transmission des pi ces compl tes a comptable a ec isa po r mise a paiement Transmission des pi ces compl tes la direction
Mise au paiement et comptabilisation