Coordination de tous les temps d'accueil à mettre en place → responsable de l'embauche Présentation de la structure, ses missions, etc. → responsable de l'embauche
Présentation répartition rôles équipe / rôles direction (lien guide procédures) → Directrice adjointe Présentation guide procédures, FAQ et documents essentiels (Serveur, Xmind, Arborescence activités, etc.) → Directrice adjointe Présentation / formation Jorani (+ guide congés/absences) → Directrice adjointe Présentation / formation IceHRM → Directrice adjointe Présentation / formation Innovance budget (+ lien guide) → Directrice adjointe
Formation poste informatique + sensibilisation sécurité informatique + présentations outils collaboratifs + présentation charte outils numériques → technicien informatique
Transmission du contrat original à enregistrer au chrono arrivée (P. Jaussaud) → responsable du recrutement
Rédaction contrat → Responsable recrutement
Cas 6 (GUSO)
ÉTAP E9
ÉTAP E7
+ Cas 5
Rédaction CERFA → Directrice adjointe
Dans tous les cas transmission du document ODT/DOC à la direction puis dépôt sur IceHRM par la direction
Remise bulletin adhésion mutuelle → comptable
Paramétrage logiciels paye et comptabilité → Comptable
Et stockage IceHRM des deux documents personnels de détachement → comptable Et stockage IceHRM → comptable
Présentation modalités Innovance Agenda (+ lien guide) → comptable
Création fiche salarié·e ou stagiaire → Administrateur informatique (SAML) Jorani
Affectation du profil → Directrice adjointe
Formation base de données (+ guide) → Chargée de communication et d'information Formation wiki bilan + indicateurs (+ guide) → Chargée de communication et d'information
: Ar rivée et
cont rat
Modalités déplacement à l'étranger → comptable
Affectation des lignes budgétaires sur tous les modèles de rapports budgétaires → Directrice adjointe
Rédaction contrat → Directrice adjointe Cas 2 / 3 / 5
Modalités chèques déjeuner → comptable
Paramétrage des lignes budgétaires → Comptable
: Fo rmal ités
Réponse à l'ensemble des candidat·e·s rencontré·e·s → par le responsable du recrutement
Transmission des droits d'accès nécessaires à l'administrateur informatique → Directrice adjointe Paramétrage des droits d'accès OpenDirectory LDAP / Groupes → Administrateur informatique
Remise contrat de travail signé original (le cas échéant) → comptable
Paramétrage accès catégories agenda → Directrice adjointe
ÉTAP E 13
: En tretie ns et
Rédaction non genrée des offres Respect des obligations légales de diffusion
L'ensemble des candidatures et tout le process de traitement doit être traçable sur IceHRM > prise de notes
réda ctio n du
séle ctio n
Vérifier priorités d'embauche
Création d'un login / mot de passe et enregistrement sur Rattic → Administrateur informatique
: Cr éatio n es pace IceHR M
E-mailing → Pôle Info-Comm
l'offr e
6 Par le responsable de l’événement ou du projet
Réalisation des entretiens → Responsable du recrutement → Participation direction (hors stagiaires) aux entretiens → Possible d'y associer un collège ou un membre du Bureau en fonction du cas
Autres supports → Responsable de l'embauche
Proposition par le·la responsable de l'embauche Proposition de plan de diffusion (et budget) par le responsable de l'embauche
: Diffu sion de
Par tout membre de l'équipe > animation du processus par la direction
Par tout membre de l'équipe > animation du processus par la direction
ÉTAP E5
4
5
ÉTAP E fiche 3 : Ré de m dactio n issio n / off fiche de post re de e recr utem ent
ÉTAP E prés 1 : Dé fin idan t à un ition du e em be bauc soin he ou un
stag e
3 Par la direction
Innovance
Rédaction contrat → Responsable recrutement
Affection code salarié (lien logiciel Paye) → Comptable
ÉTAP E 11
Insersions publicitaires éventuelles → Pôle Info-Comm
2 Par la direction avec validation du bureau
Création des accès → Administrateur informatique
Rédaction DUS (en ligne) → Comptable
Création profil salarié·e sur IceHRM → Directrice adjointe Information auprès des candidat·e·s retenu·e·s en entretien → Responsable du recrutement
Demande de paramétrage des droits d'accès Innovance → Directrice adjointe
ÉTAP E 15
Affichage numérique interne OES obligatoire → Pôle Info-Comm Réseaux sociaux OES + groupes Facebook et LinkedIn → Pôle Info-Comm
1 Par le responsable de l’événement ou du projet
: Pr épar atio n et
6 → Salarié·e·s relevant des annexes 8 et 10 - GUSO
Présentation extranet + process conventions → coordinatrice administrative
Création fiche salarié·e ou stagiaire → Directrice adjointe
Transmission des éléments au comptable pour établissement DUS → Responsable recrutement
Process similaires aux étapes précédentes notamment 11 à 14
MO DIFI CATI ONS
Pôle Emploi (obligatoire si embauche) → Direction
inte rnes
5 → Contrats pro et apprentissage
Vérifier signature → coordinatrice administrative
Envoi email avec codes + guide au besoin
Présentation calendrier partagés / agenda (+ guide) → coordinatrice administrative
Extranet paramétrage des droits extranet → Chargée de communication et d'information
Vérification auprès de la direction des problématiques spécifiques (heures/cachets, poste, objet, salaire, etc.) → Responsable recrutement
Mise en place sur IceHRM (obligatoire) pour centraliser et suivre les candidatures → Direction
4 → Stagiaires
Formation ordres de mission / notes de frais (+ guide) → coordinatrice administrative
Calendriers et accès aux calendriers partagés
d'em bauc he
3 → CDD courts (inférieurs à 12 mois)
Pré-remplissage formulaire IceHRM matériel/clés → coordinatrice administrative + administrateur informatique Boite courriel et accès aux boites partagées
Demande de modèle/type à la direction → Responsable recrutement
2 → CDI et certains CDD (remplacement CDI, CDD de 12 mois ou plus)
Cas de figure
Remise clés (signature reçu + dépôt IceHRM) → coordinatrice administrative
Dépôt scan sur IceHRM → comptable
Vérification auprès de la direction des problématiques spécifiques (durées, avantages à faire figurer, etc.) → Responsable recrutement
Cas 4 (stage)
1 → Salarié·e·s régime général "ponctuels" sur événements ou projets (à la journée, etc.)
Visite bureaux (siège) + consignes sécurité liés à l’usage des locaux + remise des codes d'accès (+ lien guide procédures accès) → coordinatrice administrative
Transmission du contrat original après traitement chrono au comptable → P. Jaussaud
Validation → Direction Demande de convention → Responsable recrutement
accu eil
Cas 1.
CONT RACT UELL ES
Demande de modèle/type à la direction → Responsable recrutement
Réalisation short-list et programmation des entretiens sur IceHRM → Responsable du recrutement
Affecter les formulaires IceHRM en fonction du statut → Directrice adjointe
Formulaire reconstitution carrière à l'embauche → Cas 2 / 3 / 5 Formulaire avance de frais → Cas 2
durée > 12 mois → Présidente
Demandes d'aide à l'embauche éventuelles → Direction DUE → Comptable Organisation RDV Ametra → Comptable
Déclaration sur effectif AMETRA (site internet AMETRA) → Comptable
Récupération fiche de visite → Comptable
Formulaire remise matériel → Cas 2 / 3 / 4 / 5 Envoi de l'email avec codes d'accès + demande de compléter le profil salarié + demande de pièces + accès règlement intérieur + accès contrats collectifs + formulaires éventuels (voir ci-dessus) → Directrice adjointe Cas 6 (GUSO) → Remplissage profil salarié par la personne responsable de l'embauche → Dépôt des pièces par la personne responsable de l'embauche → Remplissage fiche GUSO par la personne responsable de l'embauche
Dépôt convocation sur IceHRM et remise au ou à la salarié·e → Comptable
fin de Process annexes détaillés Rémunération mensuelle Formation Absences / congés Déplacements, missions, frais
Cas 1 à 6 hors rupture CDI → comptable
:
durée < 12 mois → Directeur Respect délégation signature
·e / larié rt sa Dépa
Document original à obtenir et conserver
S DU QUE ODI PÉRI
Ordre de signature en fonction des délais
rat cont
RAT CONT
rnes exte he bauc d'em
t ntra e co atur : Sign Formulaire complémentaire au profil salarié pour embauche → Cas 1 / 2 / 3 / 4 / 5
E 12 ÉTAP
Formulaire RGPD → Tous cas
ES CYCL
Vérifier mise en place et plannification du process d'accueil → par le responsable du recrutement
ités rmal : Fo
Si process d'accueil à mettre en oeuvre
Information en brief / réunion équipe
E 16 ÉTAP
Analyse des candidatures → Responsable du recrutement → Possible d'y associer un collègue, la direction ou un membre du Bureau
Message Rocket.Chat En fonction des cas
E 14 ÉTAP
L'ensemble des candidatures et tout le process de traitement doit être traçable sur IceHRM
·e / larié la sa ou à l au HRM emai voi space Ice : En l'e E 10 éter ÉTAP compl ur po
A priori pas de diffusion d'offre lors du recours au cas 6
Cas 1 / 2 / 3 / 4 / 5 → Responsable du recrutement
E ÉTAP
Cas 2 → Bureau
iaire stag
ipe l'équ
ent item et tra Cas 1 / 3 / 4 / 5 → Direction
n de atio form 8 : In
Cas 2 → Bureau
t men stre regi : En E6 ures ÉTAP ndidat ca des
Cas 1 / 3 / 4 / 5 / 6 → Direction
ste t de po emen fiche recrut ion lidat offre de : Va / E4 ion ÉTAP de miss he fic
E2 ÉTAP
ion lidat : Va
Process RH (hors cycle périodique)
Qui initie cette étape ? Rupture CDI → En fonction des cas
Cas 2 / 3 / 5 Déclaration mutuelle collective → Comptable
Vérifier qu'il y a sur IceHRM - la demande d'exclusion (formulaire) - les pièces justificatives de l'exclusion → comptable
Cas 2 / 5 Déclaration CNAS → Comptable Tableau suivi contrat auto mission et seuil → Coordinatrice administrative
Licenciement → Présidente / Bureau
Arrêt mutuelle et arrêt CNAS → comptable Certificat de travail Préparation documents de fin de contrat enregistrement Chrono, dépôt SCAN et IceHRM → comptable
Attestation d'exercice Attestation pôle emploi
Dépôt fiche d'aptitude/visite/inaptitude sur IceHRM → Comptable Vérifier les cas d’exclusion → comptable
Rupture conventionnelle → Direction après décision Bureau
Solde de tout compte Vérification documents de fin de contrat → Directrice adjointe Signature documents de fin de contrat → Directeur Documents spécifiques contrats apprentissage → Direction