AG (1 par an)
ETAPES
TEMPORALITÉ
QFQ
Tout au long de l’année avec focus à J-1mois
Pôle Info-Com
- ordre du jour
J-25
YG
- envoi de la date aux listes de diffusion
J-25
Pôle Info-Com
- mise à jour serveur et nextcloud avec création des dossiers, dépôt des pièces
J-25
GL
COMMENTAIRES
Les listes sont à mettre à jour à réception des données mais aussi en effectuant des recherches. - listes de diffusion (mises à jour et envoi)
Question de la compréhension des listes : qui on met dans quoi ? Prendre le temps de repréciser le contenu des listes (toutes : AG, CA, Coreps etc.) entre YG, SC et le pôle info-com
Dépôt des pièces liées à l’ordre du jour dans les dossiers
« save the date » Echéance à caler dans calendrier Info-Com Si questions : les poser à SC : pour les pouvoirs Sandrine copie-colle les listes des adhérents sur chaque modèle de pouvoir préparé Définir précisément quelles pièce et par qui (dont kits de vote sur le serveur) Pour les adhésions : SC (fournit le document)
- invitations (mail informatif avec date et horaire, lieu). L'invitation contient les liens framadate et nextcloud
- impressions
J-15
Pôle Info-Com
J-5
Pôle Info-Com
J-5 à jour J
Pôle Info-Com
Penser aux kits de vote pour les instances qui se tiennent en présentiel et en présentiel/visio (cartons de couleur : dans bureau de Sandrine) Etre vigilent sur la surcharge que ça peut provoquer
- relances téléphoniques
SC - listes d’émargement
J-1
- conducteur
J-1
YG
Jour J
GL
J à J+1 mois
GL
- relecture des PV en interne
J+1mois
YG
- relecture des PV en externe
J+1mois
YG
- envoi pour signature des PV
J+1 à 2 mois
GL
- mise à jour serveur
- prise de notes
- PV
Contacter les élus, renvoyer les pouvoirs si nécessaire, tenir SC informée pour la mise à jour des tableaux A faire au moment où les pouvoirs sont tous reçus
Pôle Info-Com si Système de calcul et de répartition (tableau de calcul chez Sandrine), émargement via impression ou edusign edusign
J à J+1 mois
GL
- suivi des PV signés : mise à jour du tableau de suivi, conservation sur le serveur des preuves Maarch, impression version papier pour classeur
à réception du PV signé
GL
- foliotage
à réception du PV signé
GL
- mise à jour des plateformes : GoFast ?
à réception du PV signé
GL
GL secrétaire des instances + enregistrement sonore
YG transmet la version relue (validée) pour envoi pour signature par GL
Pointage à faire 2 fois dans l’année à Montpellier (GL/YG)
A faire au siège (classeurs dans le bureau de Sandrine ou de Philippe) Pointage à faire 2 fois dans l’année à Montpellier (GL/YG) Les autres plateformes, notamment de demande de subvention, sont mises à jour lors des dépôt de dossier de demande de subvention : comptes, rapport activités, rapport commissaire aux comptes Quid plateformes webgate (mise à jour du dossier permanent) - calendrier macro annuel
Un temps de travail en mars, un temps de travail en septembre
YG, SC, GL, Pôle 2 temps de travail annuel avec toutes les personnes concernées pour baliser les Info Com échéances