BUREAU (2 par an)
ETAPES
TEMPORALITÉ
QFQ
Tout au long de l’année
Pôle Info-Com
Tout au long de l’année
Administrateur informatique
J-1 mois
YG
- ordre du jour
J-15
YG
- envoi de la date et de l'ordre du jour (+ documents annexes) à la liste de diffusion
J-15
YG
- listes d’émargement
J-1
SC
Jour J
SC
J à J+1 mois
SC
- relecture du PV en interne
J+1mois
YG
- envoi pour signature du PV
J+1 à 2 mois
SC
- mise à jour serveur avec création des dossiers, dépôt des pièces
J+7
YG et SC
- suivi des PV signés : mise à jour du tableau de suivi, conservation sur le serveur des preuves Maarch, impression version papier pour classeur
à réception du PV signé
SC
- foliotage
à réception du PV signé
SC
- mise à jour des plateformes : GoFast ?
à réception du PV signé
GL
- liste de diffusion sur extranet (mises à jour)
- liste de discussion (mises à jour)
- choix des dates
- prise de notes
- PV
- calendrier macro annuel
Un temps de travail en mars, un temps de travail en septembre
COMMENTAIRES
Via le gestionnaire de groupe de travail
Archiver le lien vers le pad de la prise de notes et PV signé
Informer Guillemette lorsqu’un PV est prêt à mettre ur GoFast
2 temps de travail annuel avec toutes les YG, SC, GL, Pôle personnes concernées pour baliser les Info Com échéances (même temps de travail que pour le AG et CA)