6 Organiser des rencontres participatives by Réseau Recit

N°6

Les fascicules

Organiser des rencontres participatives Guide pratique et de méthode

Didier MINOT, Kèmi FAKAMBI, Charles et Hélène CAPRANI, Marie France DANIAU, Denise MAIL, Gwénaelle COUDROY, Brigitte ERNY

Travail réalisé avec l'appui du Conseil Régional Nord-Pas de Calais 1

Remerciements Nous tenons à remercier particulièrement le Président du Conseil Régional du Nord-Pas de Calais et sa vice-présidente, Mme Ginette VERBRUGGHE, sans qui la rédaction de ce guide n'aurait pas été possible. Nous remercions enfin tous les participants qui se sont mobilisés avant, pendant et après les Rencontres pour assurer un travail efficace et professionnel avec très peu de moyens, notamment les organisateurs Kèmi FAKAMBI, déléguée de RECIT, Marie France DANIAU, Charles et Hélène CAPRANI, Denise MAIL, Pierre TRAMONTI, Gwénaëlle COUDROY, Brigitte ERNY. Leur expérience commune a constitué la base qui a permis de rédiger ce document.

Crédits croquis Olivier Rosenwald

TABLE DES MATIÈRES ORGANISER DES RENCONTRES ............................1 PARTICIPATIVES ........................................................ 1 GUIDE PRATIQUE ET DE MÉTHODE.....................1 Remerciements.............................................................................. 3 TABLE DES MATIÈRES............................................................. 5 Pourquoi ce guide ?....................................................................... 7

PREMIÈRE ÉTAPE : .................................................... 9 FIXER LES OBJECTIFS ET LE CADRE...................9 Préciser les objectifs...................................................................... 9 Vérifier la faisabilité ................................................................... 11 Rechercher des financements très en amont................................ 12 Faire les démarches administratives nécessaires..........................13 Communiquer ............................................................................. 13

DEUXIÈME ÉTAPE : ................................................. 15 LA CONSTRUCTION COLLECTIVE ET L'ORGANISATION..................................................... 15 Constituer un collectif de préparation.......................................... 15 Faire une grille de déroulement .................................................. 16 Mettre en place une démarche participative................................. 18 Chercher les convergences .......................................................... 18 La préparation opérationnelle...................................................... 19 Différentes tâches dans les derniers jours et pendant les rencontres. .22 5

3ÈME ÉTAPE :............................................................. 23 LE DÉROULEMENT ET L'ANIMATION................23 Des ateliers co-construits et animés............................................. 23 La préparation collective des ateliers................................................. 23 Différentes méthodes d'animation des ateliers................................... 25 La durée, condition de la participation...............................................25 Le rôle de chacun pendant les ateliers ...............................................26 L'articulation avec les séances plénières : une restitution rapide.......28

L'organisation des séances plénières et des débats.......................30 La nécessaire préparation des réunions plénières...............................30

L'accueil pendant les rencontres ................................................. 33 Le forum, les stands, la fête......................................................... 34 Un forum des rencontres.....................................................................34 Les stands et les panneaux d'exposition des organisations.................34 La fête.................................................................................................35

Tâches de coordination pendant les rencontres ............................35 La répartition du travail pendant les rencontres...........................36

QUATRIÈME ÉTAPE : .............................................. 38 VALORISER LES RENCONTRES, ..........................38 FAIRE CONNAÎTRE, GÉRER LES SUITES............38 Communiquer.............................................................................. 38 Des publications pour valoriser le travail de réflexion des rencontres.................................................................................... 39 Formes écrites : ouvrage et fascicules................................................39 Des documents audiovisuels (tout le monde ne lit pas)......................40

Des actions communes................................................................ 40

Pourquoi ce guide ? Les premières rencontres de l'éducation citoyenne, qui se sont tenues à Lille les samedi 7 et dimanche 8 février 2004, ont montré le besoin de rencontres entre acteurs, et la fécondité de manifestations préparées en commun. Ce constat peut aussi être fait avec les nombreuses initiatives (forums sociaux locaux, rencontres à thème, fêtes) qui se multiplient aujourd'hui, non sans rapport avec l'émergence de nouvelles formes de citoyenneté. Cependant; les promoteurs de telles rencontres sont souvent démunis pour mettre en place des formes d'organisation permettant une réelle participation des citoyens et des porteurs de projets. Les méthodes oscillent entre les formes classiques de colloques ou d'assemblées et le spontanéisme de réunions informelles. D'autres achoppent sur des questions pratiques d'horaires, de moyens matériels ou de communication et parfois hésitent faute d'expérience antérieure. L'objectif de ce guide de méthodes est de mettre à la disposition des acteurs locaux sous une forme pratique et accessible à tous, l'expérience acquise par RECIT dans les multiples rencontres auxquelles il a participé, afin de favoriser la multiplication de rencontres réellement participatives, c'est-àdire construites en commun depuis le départ, tant au niveau des questions d'ensemble que de la mise au point des ateliers. Pour cela nous avons choisi de parcourir les principales étapes de la construction, de la réalisation et de la valorisation des rencontres, en essayant de proposer des solutions aux nombreuses questions qui se sont posées aux organisateurs et aux participants qui nous ont fait connaître leur opinion. Bien entendu, tout ceci n'est pas à appliquer tel quel. Ce guide est plutôt une boîte à idées.

Première étape : fixer les objectifs et le cadre Préciser les objectifs Nous nous situons dans l'hypothèse où l'objectif des rencontres est de mobiliser les citoyens, au niveau d'une région, d'une ville ou d'un bassin de vie, y compris ceux qui n’ont pas l'habitude de participer, ainsi que des militants qui travaillent au sein des différentes composantes du mouvement social (associations, ONG, mutuelles, coopératives, entreprises d'économie sociale, citoyens volontaires). De telles rencontres ont plusieurs dimensions : • se connaître, échanger sur les pratiques des uns et des autres, • débattre, mener une réflexion commune en réponse à des questions, • constituer des réseaux, faciliter la mise en place d'actions communes, • faire converger les actions sur des principes communs. Une question centrale Les rencontres sont identifiées par une question centrale, qui figure en soustitre du programme. Par exemple, pour les rencontres de Lille, la question centrale était : « comment permettre à chacun d’être acteur de sa propre vie et citoyen d’un monde solidaire ? » Cette question centrale se décline ensuite en une série de questions à traiter pendant les différents temps de débats et les ateliers.

La formulation des objectifs doit pouvoir être comprise par tous : ceux qui ont une approche concrète et ceux qui manient davantage les idées. Le choix des mots, le vocabulaire et le style de la rédaction peuvent rassembler ou diviser. Du local au global, du concret à l'abstrait Dans des colloques universitaires, on pose d'emblée une question théorique que l'on va s'efforcer de décortiquer. Dans des rencontres d'acteurs, on parle plus souvent des pratiques pour aller vers des questions de fond. Dans des rencontres locales, on commence souvent par poser la question des enjeux locaux. Dans notre optique, où l'on cherche la participation de tous, il est préférable de commencer par le concret et le local, pour aller vers le global et l'abstrait, et déboucher sur les actions et pratiques instaurées. Spontanément on a tendance à limiter cette recherche à l’action militante. Il est essentiel d’élargir cette interrogation au travail (le travail n’est pas qu’une marchandise), au choix personnels porteur d'enjeux globaux (la voiture électrique ou le 4 x 4), aux actes de la vie de tous les jours (tous nos actes sont signifiants). La place de l'imprévu Il est important de laisser un espace (dans l'énoncé des objectifs et dans le déroulement) pour des questions non prévues par le collectif organisateur. Dispositions pratiques Le thème général doit être prévu un an à l'avance, ainsi que le nombre indicatif de participants, le nombre d'ateliers et une grille de déroulement sommaire. Cela est nécessaire pour chercher une ville où une région et une salle qui correspondent à ce que l'on désire. En particulier en doit s'adapter aux disponibilités des salles. Si l'on prévoit beaucoup d'ateliers, on peut prospecter des espaces universitaires ou des lieux jouxtant un lycée, mais pendant les périodes de congés scolaires. Il est prudent, dès qu'un lieu est envisagé, d'aller le voir avec une série de questions très pratiques, avant de prendre une décision (voir plus loin).

Vérifier la faisabilité De beaux projets achoppent parfois sur des détails matériels, comme par exemple le nombre de salles d'atelier disponibles. Il est donc nécessaire de vérifier que les principales contraintes du projet permettent tout de même sa réalisation. Il faut en particulier aller voir les lieux avant de prendre une décision. Questions à poser lors d'une visite sur place : - Accès depuis la gare et l'aéroport, transports en commun, accès routier, possibilités de parking. Plan de la ville. - Avec qui voir les possibilités d'hôtellerie, d'AJ, de lieux d'accueil. - Plan des lieux, nombre de salles de plénières et d'ateliers, capacités des salles, sonorisation des plénières, possibilités de vidéo, diaporamas, équipement en tableaux de papier, en prises de courant, en téléphone et prises internet (situer tout cela sur le plan des lieux), possibilités de fléchage. - Demander s'il y a un opérateur pour la sono et un diaporama (si on prévoit le passage en vues fixes du titre des exposés et les questions dont on débat). Prévoir également qui distribue les micros baladeurs pendant les temps de débats - Salle pour la presse, pour les organisateurs, petite salle calme pour rédiger. Possibilités de repas sur place, de bar. Nombre de repas maximum à midi et le soir, buffet ou traiteur. Adresses conseillées de traiteurs (penser aux entreprises d'insertion) - Espaces d'exposition Contraintes d'affichage sur les murs... Tables disponibles pour des stands et des panneaux d'exposition. - Taille du calicot extérieur, d'un calicot à fixer devant la tribune (s’il y en a une), des indicateurs à l'entrée des salles, de la table de la tribune (pour y mettre un tapis de table). - Services disponibles (ouverture des portes, accueil, fléchage, prise de son, vidéo, avec ou sans opérateur). - Disponibilités des lieux avant les rencontres (un jour avant ?) 11

Rechercher des financements très en amont Dans la période ou nous sommes, des financements doivent être recherchés auprès de partenaires publics ou privés. Il est pour cela nécessaire d'établir un budget prévisionnel prévoyant des concours financiers. On a intérêt à prévoir large, de façon à pouvoir solliciter plusieurs partenaires et répartir les risques. À noter qu'il est possible également de négocier avec des fonds d'assurance formation l'éligibilité des rencontres en temps que temps de formation pour les participants. Il faut pour cela prendre contact très en amont, par exemple avec UNIFORMATION, pour négocier la prise en charge du coût par le fond d'assurance formation. Dispositions pratiques Pour les partenaires publics, les délais de réponse sont de l'ordre de plusieurs mois, et dépendent du calendrier des décisions en fonction de l'annualité budgétaire. Il est souvent préférable de formuler les demandes pour la fin de l'année, car les prévisions de dépense peuvent alors est intégré dans le budget primitif de la collectivité ou les prévisions budgétaires du ministère concerné. Pour les partenaires privés, les délais sont également supérieurs à six mois, même si dans certains cas des décisions rapides peuvent intervenir. Dans tous les cas, la décision dépendra des contacts préalables qui auront été noués dans la durée, avant la demande de financements, des interactions avec sa propre politique et ses propres priorités, et des retombées espérées par le financeur en termes d'image. Chacun des partenaires se fixe en général un plafond de participation en termes de pourcentage du montant total des dépenses. Pour respecter ses plafonds, on peut présenter un budget qui valorise le travail associatif, car les seules dépenses directes (frais de déplacement, matériel, location salle) ne représentent qu'une partie de l'investissement réalisé.

Faire les démarches administratives nécessaires Plusieurs démarches administratives sont nécessaires. Assurance Vérifier les conditions d'assurance et voir ce qui est déjà compris dans le contrat d'assurance de l'organisateur. Une assurance complémentaire spécifique est souvent nécessaire (par exemple, en 2004, 120 € pour une manifestation de 500 personnes). Réductions SNCF Les tickets congrès, qui permettent d'obtenir 20% de réduction, se demandent au minimum trois mois à l'avance. Il faut pouvoir de les envoyer avec les invitations. Pour avoir les tickets congrès SNCF, contacter le service commercial de la SNCF au 01 57 23 61 05 (C'était M. Lepage en 2004) Contacts avec la mairie et les services de police Il est nécessaire d'informer suffisamment tôt les services municipaux et la police de la tenue de la manifestation si elle est importante. Cela permet d'instaurer des relations de collaboration et parfois de négocier des aménagements, des permis de stationner. On peut aussi se mettre d'accord sur les termes d'une annonce des rencontres par le service d'information municipal.

Communiquer Un travail dans la durée Il est essentiel de communiquer à plusieurs reprises sur l'annonce, le déroulement et les résultats des rencontres, en faisant sa place à chaque partenaire de façon équilibrée. Pour cela, il est nécessaire de présenter en une page, trois semaines avant l'évènement, les objectifs et les méthodes de la manifestation projetée, et de constituer un dossier de presse. Le choix d'une photo peut être très utile pour symboliser les rencontres. Pour comprendre ce qui est efficace, il faut se placer ce dans la peau des journalistes, qui reçoivent des tonnes d'informations, sont soumis à une très forte pression de rendement, n’ont pas le temps de faire correctement leur travail, et doivent produire essentiellement de l'image et de la surprise plus 13

que des analyses. Pour ces raisons, le travail des journalistes doit être préparé, en rédigeant un communiqué très court, si le journaliste doit faire une brève, une présentation en une page, avec des exemples, s'il souhaite faire un article, un dossier présentant les organisations en présence, l'historique des rencontres, quelques expériences, s'il veut aller plus loin. Des contacts directs avec les journalistes, qu'on peut inviter aux débats publics, sont plus efficaces que l'envoi du seul document écrit. Progressivement, chaque organisation doit se doter d'un répertoire de journalistes susceptibles d'être intéressés par ses activités. Ce travail, qui prend du temps, ne peut pas être improvisé juste avant les rencontres. On gagnera souvent à se faire aider par les services de communication des collectivités partenaires, à condition de pouvoir fournir son propre dossier de presse. Les rencontres doivent également être préparées par un certain nombre de relations publiques. C'est un des rôles du président et des membres du bureau de prendre des contacts, voir des partenaires institutionnels, rencontrer les responsables des collectivités partenaires et les intervenants potentiels.

Dispositions pratiques Choisir un logo ou une photo qui symbolise les rencontres. Constituer une liste de journalistes et de correspondants (presse associative, principales organisations nationales, outils de communication qui en dépendent - journaux, revues, sites Internet) qu'on se propose d'informer, d'inviter aux points presse. Constituer un dossier de presse comportant une présentation en une demi page des objectifs, des méthodes, de l'esprit et de la forme des rencontres, un projet d'article un peu plus fourni, avec des allusions à des exemples, une présentation des organisations participantes, de l'historique des rencontres, et quelques expériences. Diffuser ce dossier à la demande ou de façon ciblée, en commençant par la presse associative et les mensuels (qui bouclent 2 mois à l'avance) puis les hebdo, enfin les quotidiens. 14

Deuxième étape : La construction collective et l'organisation Constituer un collectif de préparation Constituer un collectif d'organisation Dès le départ, le choix des objectifs et du déroulement doit être partagé. Si une organisation est plus structurée que les autres et prend l’initiative, elle ne doit pas tout faire en cédant au sentiment d’urgence, naturel dans la période, mais prendre le temps de la reformulation, des tâtonnements et de la pédagogie, accepter d’amender le projet. Quant au projet, participent ceux qui se sentent associés aux décisions. Il est important de jouer le jeu de la démocratie au sein de ce collectif, même si cela demande du temps : la méthode est inséparable du but poursuivi. En particulier, la responsabilité des différents ateliers et interventions pourra être confiée aux principales organisations organisatrices, tout en précisant bien qu'il s'agit d'un travail commun avec tous les participants à l'atelier. On doit pour cela constituer un collectif de citoyens et d'organisations, en appelant à une première réunion ouverte à tous ceux qui se reconnaissent dans la charte. Ce collectif sera réuni aux moments clés de la préparation. Lorsque des rencontres nationales se tiennent dans une ville en région, il 16

peut être opportun de constituer aussi un collectif local, afin de mobiliser les organisations de la région. Par exemple pour les rencontres de l'éducation citoyenne, des réunions du collectif ont eu lieu à Paris et d'autres à Lille, avec des acteurs régionaux. Il a permis de mobiliser largement, en tâche d'huile, des organisations et des militants participant à des expériences locales, malgré la faiblesse des moyens de communication. L'expérience montre que le bouche-à-oreille fonctionne souvent mieux que l'information officielle au sein des grandes organisations.

Faire une grille de déroulement Durée En termes de durée, diverses solutions sont possibles en fonction des objectifs et de la situation : • la durée peut être brève : un à deux jours. il s'agit alors d'un temps fort de mobilisation qui rassemble des participants différents, en assez grand nombre, le relais étant pris par d'autres structures. • Elle peut être plus longue (en semaines ou en mois) afin de susciter une dynamique de rassemblement dans la durée permettant de créer une dynamique durable sur un territoire • La rencontre peut mobiliser des groupes thématique sur des questions à approfondir (préparation commune) et déboucher ensuite sur un temps fort de rassemblement plus large. Pour choisir le processus, il convient de tenir compte de la situation locale et de bien clarifier les objectifs et les échéances qu'on se donne. La mobilisation implique une démarche de projet partagé (diagnostic des forces et faiblesses de la participation locale, objectifs, stratégie et programme d'action1) Progression Alterner les temps de travail par petits groupes, des temps d'apports de contenus structurés, en réponse aux questions sorties des petits groupes, des temps de débats en grands groupes, des pauses toutes les deux heures et des temps informels assez longs. Si des apports de contenu sont nécessaires, ils doivent être très synthétiques (pas plus de 20 à 30') et structurés. Il est nécessaire de ne pas prévoir plus d'un exposé par demi journée. 1

Des documents plus complets sur la logique de projet sont disponibles sur demande à RECIT

En fonction des objectifs, il est nécessaire de déterminer des étapes, constituant un enchaînement logique. Plusieurs schémas peuvent être proposées (on peut en imaginer d'autres) : - commencer par un travail sur les faits (état des lieux, pratiques et expériences), puis approfondir l'analyse, enfin préciser un programme d'action et des propositions, - partir des échanges de pratiques, travailler sur les convergences (en termes de principe, de valeurs, de comportement et de méthodes) qui sous-tendent ces actions, préciser un programme d'action et de propositions, - commencer par des exposés introductifs qui apportent un contenu pratique et théorique, travailler en ateliers pour confronter cet apport aux pratiques des participants, débattre et faire des propositions. Par exemple pour les rencontres de Lille, il a été proposé de travailler autour de 3 « trémies », qui débouchaient sur un rapport de synthèse, autour des valeurs et principes, des démarches (gestes, méthodes) qui contiennent la finalité poursuivie, de la territorialisation (locale, nationale, européenne, planétaire) et des différents volets de l’éducation émancipatrice. Une grille de déroulement En fonction des objectifs, de la durée du nombre de participants, des méthodes retenues, il est possible d'élaborer une grille de déroulement qui précise dans les grandes lignes des principales étapes du déroulement. Voici quelques exemples de grille. Exemple N°1 : Entretiens de Rambouillet. Sur une journée et pour 100 personnes, le déroulement est le suivant : - accueil, et exposés introductifs : 10h -11h - travail en ateliers : 11 h 15 à 12 h 30 - restitution des travaux d'ateliers 14 heures 14 h 30 - débat 14 h 30 à 15 h 30 - table ronde conclusion 15 h 30 à 16 h 30 Exemple N°2 : Rencontres de l'éducation citoyenne. Sur deux jours et pour 500 personnes le déroulement du premier jour a été le suivant : Premier jour - 10 h 11 h : accueil et exposés introductifs - 11 h 15 à 12 h 45 : premier temps de travail en ateliers - 14 h 15 à 15 h 45 : restitution des ateliers et premier débat en plénière - 16 h 30 à 18 h : second temps de travail en ateliers - 18 h 30 à 19 h 45 : forum (temps libre pour se rencontrer) - 20 h à 23 h 30 : dîner et fête. 18

Mettre en place participative

une

démarche

Les rencontres ont pour but de permettre aux expériences et aux réseaux de se connaître, de respecter les différences, tout en recherchant les convergences. Pour que chacun se sente concerné et co-responsable, il faut faire appel à sa participation dès le temps de préparation et tout au long du processus : • Lors de la constitution du collectif, commencer par une présentation des participants, chacun expliquant ce qu'il fait, quelles sont ses attentes et ses questions. Compter une heure et demi de présentation pour un groupe de 35 personnes. Si l'assemblée est trop nombreuse, on peut faire une présentation en sous-groupes. Certains préconisent de se présenter au sein de petits groupes de trois personnes. • Remettre au jugement du groupe les documents, programmes, choix d'expériences, et dans la mesure du possible prendre en compte les avis. Il est nécessaire que quelqu'un fasse le travail de préparation, mais les orientations doivent pouvoir être remises en cause par le groupe. • Dans les ateliers, faire appel à des récits d'expérience, de vie, de situations, et les mettre en réflexion pour en tirer la signification. Ce travail peut être fait de façon verbale ou par un travail de jeux, de mises en scènes, de mime, etc... A noter qu'il est nécessaire d'interpréter les expériences pour qu'elles prennent du sens (une expérience pure est lisible de mille manières). • Dans les débats, prévoir un temps de prise de parole égal pour tous, annoncé à l'avance et inscrire les demandes de parole. Ne pas hésiter à couper les premiers bavards.

Chercher les convergences A travers la diversité des expériences, des objectifs et des cultures, les échanges peuvent permettre de constater que tous se retrouvent sur des principes d'action communs. On constate souvent que des actions très diverses répondent à un petit nombre de principes d'action commun, qui constitue le véritable soubassement des rencontres et ont permis d'enrichir la charte commune de RECIT. • Respecter les droits de l'homme et la dignité humaine, en dépassant l'égalité formelle pour aller vers une égalité effective dans les conditions d'accès à l'éducation, aux services, à la santé, à la culture. 19

• Lutter contre toutes les discriminations et les oppressions entre genres (hommes-femmes), envers les minorités, les jeunes, les vieux, les faibles. • Répondre aux besoins fondamentaux des hommes et des femmes d'aujourd'hui en matière de sécurité, de paix, de revenu selon son travail, de services, d'habitat, d'éducation. • Concevoir la solidarité comme une réciprocité et une co-responsabilité de chacun envers tous, du niveau interpersonnel à une solidarité mondiale. • Promouvoir des logiques de coopération et de fraternité. L'égalité et la liberté ne trouvent leur sens que dans un contexte de fraternité. • Préserver les biens communs de l'humanité nécessaires aux générations actuelles et futures, et assurer les conditions de poursuite de l'aventure humaine. • Favoriser la pratique de la démocratie participative, par l'écoute et la réciprocité, et permettre à chacun de d'épanouir ses potentialités. • Permettre à chacun de développer et d'épanouir ses potentialités, en particulier ses capacités de don, de réciprocité et de non violence. • Chercher une cohérence entre l'action personnelle et le sens donné par chacun à son existence, dans la diversité des options et des histoires, avec un équilibre entre identité et ouverture, entre culture propre et métissage. Ce sont ces convergences qui permettent de bâtir des actions communes. Les reconnaître n'implique pas l'abandon de la spécificité de chacun mais de relativiser les différences.

La préparation opérationnelle Une équipe restreinte doit être constituée pour piloter le dispositif opérationnel. Elle peut être composée essentiellement de bénévoles disposant de temps, qui s'engagent pour une partie de leur temps pendant une durée limitée. Pour des rencontres importantes, il devient nécessaire de disposer d'un chef de projet à plein temps pour monter les dossiers de financement et assurer la coordination d'ensemble (et les liaisons avec acteurs : responsables d'ateliers, intervenants, organisations tenant des stands, différents partenaires) 20

Répartition des salles d'atelier et des autres lieux La répartition des salles d'ateliers et des autres espaces (exposition, forum, buvette) doit bien sûr être effectuée à l'avance en fonction de la capacité de chacune et du nombre d'inscrits par atelier. Les participants ont souvent des difficultés à repérer leur atelier. C'est pourquoi il est suggéré de mettre dans les dossiers un plan des lieux, avec les noms des salles et le titre des ateliers en clair. Les mêmes noms doivent servir au fléchage et à l'inscription sur les portes des numéros et noms d'ateliers. Dossiers par atelier Des dossiers doivent être constitués par atelier, avec : - pour l'animateur un rappel des objectifs et du déroulement, une feuille de présence, des précisions pratiques, les téléphones utiles et éventuellement un questionnaire destiné à recueillir des informations sur les expériences, les sites des organisations, les suggestions de chacun. Ce questionnaire est à faire circuler dès le début des ateliers. - pour chaque participant le rappel du déroulement, de la problématique et des questions directrices de l'atelier, une fiche d'expérience vierge. Confection des dossiers du participant Afin d'éviter les paniques de dernière minute, le dossier du participant doit être réalisé au moins huit jours avant les rencontres. L'expérience montre qu'on a intérêt à préparer calmement l'ensemble des dossiers et les transporter sur le lieu des rencontres plutôt que vouloir les faire sur place. Le dossier du participant comporte classiquement le programme des rencontres, un document d'orientation, le plan des lieux et éventuellement de la ville, la liste des participants, avec organisme et expérience, une présentation de l'organisation invitante, des documents fournis par les financeurs. Tirages de documents Une liste précise des documents à tirer doit être établie avec, pour chaque document le nombre de feuilles, le nombre d'exemplaires, le mode d'agrafage, la possibilité de rectos versos. Une équipe reproduction peut alors s'organiser pour effectuer les tirages. Il est très utile de disposer d'une photocopieuse sur place disponible pendant la manifestation.

Panneaux et annonces Il faut préciser à l'avance les panneaux qui seront nécessaires dans le hall ou dans d'autres salles pour affichages (expériences, programme,…) messages personnels, activités du forum, etc…, afin de les fabriquer, les transporter et les poser. Navettes et voitures Il y a presque toujours à prévoir des navettes pour accéder au lieu des rencontres le premier jour et en revenir le dernier jour, pour faciliter les déplacements dès lors que la distance est supérieure à 600 m (il peut pleuvoir, il y a des personnes moins mobiles). On peut parfois négocier avec des communes proches si celles-ci disposent de cars scolaires, à condition qu'elles soient sollicitées comme partenaires des rencontres suffisamment en amont (6 mois avant) Un service de voitures est nécessaire pour aller chercher les intervenants, avec un ou 2 chauffeurs. Estimation du nombre de participants et de repas Une des difficultés majeures de l'organisation est d'estimer le nombre d'inscriptions et de repas. En effet, le restaurateur demande des prévisions qui doivent s'affiner progressivement. On peut estimer que le tiers des participants s'inscrive dans les huit derniers jours, et qu'environ 5 % des inscrits ne viennent pas pour des raisons diverses. On sait aussi qu'une partie des participants déjeune ou dîne en ville. Pour des rencontres de deux jours, en week-end, on peut compter en moyenne 70 % de repas que par rapport aux inscrits le samedi midi, 50 % le soir, 60 % le dimanche midi. Il vaut mieux sous-estimer le nombre de repas que le surestimer, car souvent les repas commandés sont payés. Sono et diaporamas IL far s'assurer de la compatibilité des appareils installés avec l'ordinateur qu'on amène (servant à passer un powerpoint par exemple) Si le gestionnaire de la salle ne le prévoit pas, prévoir un opérateur pour la sono et éventuellement pour la maintenance d'un diaporama (si on prévoit le passage en vues fixes du titre des exposés et les questions dont on débat). Prévoir également qui distribue les micros baladeurs pendant les temps de débats si ce n'est pas assuré.

Différentes tâches dans les derniers jours et pendant les rencontres Un certain nombre de tâches ne peuvent être réalisé qu'au dernier moment. En faisant appel aux volontaires, on peut constituer un certain nombre de chantiers, le cas échéant sur place. Voici un échantillon des tâches auxquelles il peut être utile de penser :

Dispositions pratiques Confection de badges de couleurs différentes (organisateurs, participants, presse) Multiplication des différents documents Préparation et transports des dossiers Fléchage extérieur depuis la gare et vérification du fléchage intérieur. Réception des ouvrages et documents de la librairie. Réception des exposants sur le lieu des stands Réalisation diaporama pour les séances plénières avec questions, nom des intervenants, etc… Vérification de la compatibilité des ordinateurs et du diaporama Confection de panneaux d'information de l'entrée et du stand RECIT Transports éventuels de tables, chaises, paper boards Aménagement des salles (marqueurs mais aussi magnétoscopes et télévisions) Décoration et personnalisation des salles (logos, photos, textes, affiches) Derniers achats nécessaires Vérification de l'installation et des noms des comptoirs d'accueil Pose des panneaux d'information à l'entrée

3ème étape : Le déroulement et l'animation Des ateliers co-construits et animés La préparation collective des ateliers Il est possible de préparer les ateliers de façon collective, à condition de se mobiliser suffisamment tôt. La préparation permet alors de mettre au point collectivement les axes et le déroulement de l'atelier, avec une partie des personnes qui vont y participer. Nous proposons ici une méthode qui a été testée pour les rencontres de Lille. Pour chaque atelier, un animateur et un noyau initial de 2 à 3 personnes élabore une série de questions et une présentation en une page qui précise le thème et les objectifs, les questions support des débats et le déroulement de chacune des périodes (quels témoignages introductifs, quels tours de table, quels temps de débat ou même de silence). Les questions sont insérées dans l'invitation. Les personnes qui s'inscrivent aux rencontres sont priées de s'inscrire dans un des ateliers. Elles sont alors intégrées au groupe de préparation, et sont sollicités pour donner à distance, leur avis sur les questions et les expériences. Peu à peu le groupe de préparation s'élargit en mobilisant d'autres personnes porteuses d'expériences, par bouche-à-oreille. Il n'y a pas de réunion physique du 24

groupe, mais des échanges par mail ou par des groupes de discussion. La version finale constitue la trame du déroulement de l'atelier. On a pu observer que ce travail de préparation collective contribue à susciter une dynamique collective, même si les modifications du programme initial sont en général assez faibles. Elle comporte cependant une forte exigence en termes de démarche et de rigueur dans le dialogue avec ceux qui arrivent en cours de préparation, donc de temps investi pour cette étape. Une réunion des animateurs d'ateliers est nécessaire trois mois avant la date des rencontres pour se mettre d'accord ensemble sur le déroulement général et leur rôle : contacter les expériences, en trouver de nouvelles, relancer les participants potentiels. Les organisateurs des rencontres doivent ensuite maintenir le contact avec chacun des animateurs et leur donner un appui si nécessaire. Un RDV avec chacun à mi parcours est très utile. Dispositions pratiques Garder une réserve de deux ou trois ateliers supplémentaires, car de nouveaux besoins se dégagent très souvent en cours de préparation. Elaborer un cahier des charges précisant le rôle des animateurs et des rapporteurs des ateliers. Organiser pour cela une réunion de l'ensemble des animateurs et rapporteurs d'atelier, par exemple à l'occasion d'une des réunions du collectif d'organisation, pour améliorer collectivement le dispositif mis en place, afin de pouvoir s'assurer de l'engagement de chacun. Notamment pour animer la préparation de l'atelier de façon autonome, en cherchant d'autres expériences, en faisant circuler l'information, et en rédigeant la problématique et les questions qui serviront de fil directeur. Faire un suivi avec chaque animateur (rencontre ou entretien téléphonique approfondi), pour lui transmettre des informations sur les expériences et les personnes mobilisables, les documents ressources qu'il peut utiliser. Chaque animateur est également invité à préciser ses besoins matériels (paper board, vidéo, disposition de la salle, etc.)

Différentes méthodes d'animation des ateliers Au sein des ateliers, pour favoriser la participation de tous, de nombreuses formes d'animation peuvent être pratiquées, visant à favoriser l'expérimentation, la créativité ou la participation de tous. Voici quelques exemples tirés des rencontres de Lille. - On peut commencer par un "brain storming silencieux" à partir des questions posées, puis un temps de restitution où chacun peut apporter ses réponses. Celles-ci sont marquées sur des post-it et situées sur un grand tableau en fonction de leur proximité. Le système est très favorable à la constitution du groupe en tant que collectif de réflexion. Mais cette méthode devient difficile à gérer quand la taille du groupe dépasse 20 personnes. - Dans de multiples ateliers, les débats sont appuyés sur des témoignages, soit après un ou deux exposés, soit en demandant aux participants disposant d'une expérience de dire en quoi celle-ci éclaire la question posée. - Dans un des ateliers les animateurs ont proposé une méthode reposant sur un démarrage immédiat (après justification) en 9 petits groupes de 3, sans présentation des participants, avec des interviews successives au sein de chaque petit groupe. Cette méthode demande beaucoup de temps et un thème très bien circonscrit. - Dans un atelier de pratiques corporelles, les participants venaient d'horizons très différents (danseuse, kinésiologue, responsable d'association culturelle, pratiquante du tango, pompier, …). Chacun a fait pratiquer aux autres des exercices et le travail de réflexion c'est appuyé sur ces pratiques partagées.

La durée, condition de la participation Pour un travail approfondi et une connaissance mutuelle, où chacun participe, il est nécessaire que les ateliers durent suffisamment longtemps. Dans des rencontres d'une journée, on se contente souvent, faute de temps d'une heure et demi d'ateliers. C'est un minimum et il est alors très difficile en si peu de temps de lancer une dynamique de groupe. Seuls des ateliers peu nombreux (10 à 15 personnes) permettent alors la participation de chacun. Certains prévoient sur une journée deux temps de travail en atelier, ce qui est beaucoup mieux. Quand les rencontres se déroulent sur 2 ou 3 jours, il peut être très opportun de réunir les mêmes ateliers à plusieurs reprises dans la même composition. On observe alors une dynamique au sein de l'atelier. Des liens plus forts 26

s'établissent, les discussions abordent davantage les questions de fond. Chaque temps d’atelier peut être centré sur une question spécifique, qui forme une progression. Par exemple, à Lille, les trois temps d'atelier étaient centrés sur les questions suivantes : - Quelles sont les actions menées par chacun, en réponse à quels enjeux, en référence à quelles valeurs ? - Sur quels comportements reposent ces démarches, en cohérence avec ces valeurs ? Quelles démarches éducatives sont elles nécessaires pour répondre aux besoins de chacun, et aller vers ceux qui ne participent pas facilement ? Comment créer des espaces de confiance et de participation ? - Quels sont les lieux et les domaines de l’action éducative ? Quelles propositions peut-on formuler (ce qu’on peut faire soi-même et les politiques nécessaires) ?

Le rôle de chacun pendant les ateliers Le rôle de l’animateur des débats L'animateur des débats n'est pas obligatoirement celui qui a préparé l'atelier dans les mois précédents. Ce rôle peut être partagé au cours du déroulement (animation tournante). Le rôle de l'animateur est de faire en sorte que les questions essentielles soient toutes abordées (gestion du temps), et de veiller à ce que tous les participants se soient exprimés (par la parole, mais ce peut être aussi par écrit, par un langage de signes établi à l’avance dans le groupe). La méthode de conduite et de participation aux débats conditionne la finalité poursuivie. La fin est contenue en partie dans les moyens. Pour que la discussion soit une expérience vécue de démarche éducative, il est nécessaire de respecter des attitudes d’écoute, de réciprocité, de respect des différences, de coopération pour répondre à des enjeux communs. L'objectif n’est pas d’échanger des points de vues qui seraient figés, mais de dégager les questions auxquelles tous sont confrontés et d’essayer d’y répondre ensemble. Il revient à l'animateur de préciser au début les objectifs et le déroulement, de distribuer la parole (demander aux gens de s'inscrire pour intervenir), de permettre à chacun de parler sans être interrompu, de brider un intervenant trop bavard qui empêche l'expression des autres membres du groupe. Si nécessaire, à mi débat, il pourra solliciter une intervention de ceux qui n'ont pas encore pris la parole. Pour ceux qui ont de la difficulté à s’exprimer par oral, cette intervention peut aussi être transmise par écrit à l’animateur qui 27

essaiera de retransmettre la contribution au groupe. Si le débat s'anime, on pourra demander aux participants de s'inscrire et donner la parole dans l'ordre d'inscription. Le rôle des rapporteurs Le rôle du rapporteur est de prendre des notes les plus précises possibles de l'exposé initial et du débat, et de dégager les principales conclusions du groupe (éléments d'analyse, de diagnostics, et de propositions), même si elles sont seulement esquissées. (Il peut être utile de surligner les idées essentielles au moment où on les note). La plupart des difficultés de la synthèse viennent d'une mauvaise prise de notes, notamment quand les débats s'animent. C'est pourquoi nous préconisons une équipe de rapporteurs (2 à 3) qui prennent des notes en double et se relaient, tout en sachant qui va faire la synthèse (rapporteur principal). Dix minutes avant la fin du temps, il sera demandé à ce dernier de résumer les idées essentielles afin que le groupe les valide et les complète. Le groupe des rapporteurs doit être constituée avant les rencontres, et chacun doit être contacté par les organisateurs pour vérifier qu'il est bien d'accord pour assumer ce rôle, en particulier faire une synthèse dans les jours qui suivent les rencontres. Il peut être utile de fournir à titre indicatif un exemple de compte rendu. Cette équipe aura également à prévoir les moyens de valorisation du travail de l’atelier. Moyens classiques (rédaction d’un fascicule faisant la synthèse des travaux), moyens audiovisuels (vidéo, enregistrements audio), diaporama, etc… (voir plus loin) L'expérience montre qu'une réunion des rapporteurs est nécessaire juste avant le déroulement des ateliers pour bien préciser leur travail. Ce temps doit être prévu dans le déroulement général. Pour ceux qui le peuvent, une session "comment prendre des notes, faire un CR, faire une synthèse de session avec plusieurs thèmes qui s'entrecroisent". Dispositions pratiques Avoir un contact préalable avec chaque rapporteur pour préciser le type de rendu attendu. Fixer des délais extrêmement courts pour la remise des comptes-rendus (soit avant la fin des rencontres, soit dans les 3 jours qui suivent). L'expérience montre que des délais plus longs conduisent un taux de retour extrêmement faible, donc 28

une grande difficulté de capitaliser le travail fourni pendant les rencontres.

Le rôle des témoins Il arrive fréquemment qu'on demande à un porteur d'expérience de témoigner. Le rôle de témoin n'est pas de faire un exposé complet sur l’expérience ou le thème considéré, mais d'illustrer les questions essentielles qui se posent à travers son expérience ou ses travaux. Aussi l'exposé introductif doit être court (8') pour ne pas "manger" le temps du débat, mais l'intervenant peut ré intervenir dans le débat par la suite. Comme cet exercice est frustrant, il peut être proposé au témoin qu’il fournisse, en une à deux pages, le récit de son expérience et le distribue aux participants. Quand les rencontres ne disposent pas de gros moyens, la gestion de ces documents peut s'avérer très lourde. Aussi on peut suggérer que les témoins arrivent à l’atelier avec 30 ou 40 photocopies du récit de leur expérience (avec des photocopies faites à l’avance) La collecte d'expériences Les rencontres sont l'occasion de collecter des expériences qui pourront être restituées soit dans la synthèse, soit sur un site. Il faut pour cela une règle du jeu précise avec cadre (modèle de fiches, longueur). On peut aussi décider de proposer à une personne par groupe de travail d’être « collecteur », responsable de noter systématiquement toutes les expériences mentionnées dans un échange de groupe, en donnant le plus de précisions possibles sur l’expérience et surtout les coordonnées de la personne qui l’a indiqué. Le repérage de ces expériences peut être organisée au moment des inscriptions ou sur place, en demandant à chacun de préciser en une dizaine de lignes l'expérience dont il est éventuellement porteur.

L'articulation avec les séances plénières : une restitution rapide Les ateliers font apparaître des exemples, des questions et des idées forces. Comment celles-ci peuvent-elles être prises en compte par l'ensemble des participants dans les séances plénières ? Deux méthodes peuvent être proposées ici. 1 Une courte restitution par chaque rapporteur. En quelques mots le rapporteur donne un aperçu des propositions sorties de l'atelier. Il ne doit 29

pas restituer l'ensemble des idées mais seulement ce qu'il a écrit sur une demi feuille de papier. Avantage de cette méthode : une expression directe de la question essentielle pour un groupe d'atelier. Inconvénients : les redites éventuelles, le risque de dérapage dans le temps. 2 La synthèse de fiches minutes émanant de chaque atelier. Chaque atelier rédige une fiche minute, d'une page. L'ensemble des fiches minutes sont lues et synthétisées par un rapporteur général. Celui-ci fournit en 10 minutes une impression d'ensemble et quelques conclusions essentielles, en introduction à un débat général (pas un compte rendu) qui introduit le débat en séance plénière. Avantages : on peut faire remonter les questions essentielles d'un grand nombre d'ateliers (jusqu'à 25). Inconvénients : Les questions sont filtrées et peuvent être déformées. Cette fiche minute tient lieu de compte rendu pour certains groupes, et il est difficile d’obtenir ensuite une synthèse plus complète. Aussi, il faut être très explicite sur la nécessité d'une valorisation plus complète de l'atelier (voir plus loin, 4ème partie) Exemple de FICHE MINUTE (1 page) Quels sont les 2 expériences les plus significatives restituées par les participants ? Quelles sont les éléments de réponse essentiels aux questions posées ? Question 1 (la rappeler en abrégé) : Question 2 (la rappeler en abrégé) : Question 3 (la rappeler en abrégé) : Quelles sont les deux propositions essentielles formulées? Quelles sont les deux phrases qui vous ont le plus frappé ? Autres observations sur le déroulement et la portée des débats 30

Ce travail ne remplace pas le véritable compte rendu de l'atelier, qui est fait le plus tôt possible après les rencontres (voir 4ème partie)

L'organisation des séances plénières et des débats Les réunions plénières permettent de confronter les idées, d’exprimer les dissensus et les consensus, de préciser des orientations, ou entendre une parole construite qui propose des éléments de réflexion et des réponses. Sa réussite repose sur 3 conditions : - un objectif clair pour chaque séance (débat sur un rapport ou une intervention, réponse à une question posée, débat autour de propositions,…) - une séparation nette entre les temps d'exposés et les temps de débat, - une animation préparée, ferme et souple, avec une gestion du temps et de la prise de parole qui permettent d'atteindre l'objectif. Une expérience québécoise a montré qu’il est aussi important d’être attentifs au mouvement pendant la réunion plénière : plutôt que tous les rapporteurs et intervenants soient à la même tribune pour faire la restitution, il sera préférable qu’ils le fasse chacun de différents coins de la salle, de manière à ce que ce soit les auditeurs qui, en se tournant vers la personne qui parle, soient en mouvement pour écouter. Dispositions pratiques Il faut établir suffisamment tôt le programme des plénières, choisir les animateurs et les intervenants, afin de pouvoir discuter ces choix avec le collectif, qui souvent les enrichit. De même, le travail préalable avec les animateurs et les intervenants doit être organisé le plus tôt possible afin de pouvoir infléchir le programme en fonction de leurs avis et de leurs possibilités.

La nécessaire préparation des réunions plénières Un travail préalable est indispensable avec l'animateur et le ou les éventuels intervenants pour préciser l'objectif, le déroulement et le rôle de chacun. En particulier il faut prévoir quand l'intervenant intervient, sur quel thème. Il 31

faut bien préciser ce qu'on attend de l'intervenant, faute de quoi celui-ci arrive avec sa thématique ou son discours de façon un peu « plaquée », avec parfois peu de lien avec le thème annoncé. Les différents temps doivent être minutés et spécifiés par écrit, avec une fiche de déroulement. Voici un exemple de fiche de déroulement : Déroulement du deuxième temps de débats Démarches, outils, participants Dimanche, 9h00-10h 15 Objectifs La finalité est contenue dans les comportements, les méthodes et les outils. Quelles sont les formes d'éducation réellement émancipatrices ? Comment et avec qui travaillons-nous ? Pour quels citoyens ? Comment permettre aux gens de participer, y compris ceux qui ne s'expriment pas dans les formes qu’on leur propose ? Pour cela, comment instaurer des espaces de confiance et restaurer une volonté de participation ? L'objectif n'est pas d'abord de transmettre des connaissances à des gens qui n'en auraient pas, ni de fournir des recettes et des outils à des personnes qui les absorberaient comme des buvards. Il est de permettre à chacun d’agir par lui même, de retrouver une qualité de sujet libre (et non d'objet ou de "public"), et d'agir avec d'autres, solidairement. Déroulement Temps d'introduction de l'animateur : Michel DEHU (2') Rappel des objectifs de ce débat : mettre en commun les réflexions des ateliers autour de 3 questions transversales. Restitution des questions posées par les ateliers, par Rolande MILLOT (10'), assistée de Raymond MILLOT, Roland GÉRARD et Jean Paul LEROUX Réaction de Claire HEBER-SUFFRIN (3') Ouverture du débat, pendant 50' autour des questions : Comment répondre aux besoins de chacun, permettre à chacun de participer, aller vers ceux qui ne participent pas facilement ? Comment créer des espaces de confiance et de participation ? (20') Quelles démarches, quelles formations, quels outils sont en cohérence avec les valeurs communes ? (30') Conclusions de Claire HEBER-SUFFRIN 15' Modalités du débat : - Interventions limitées à 2 minutes.

- Trois micros sont donnés aux orateurs dans la salle par trois hôtesses

- Relance par Michel DEHU qui distribue la parole et décide de prolonger les échanges entre Claire et un intervenant ou de passer à un autre sujet - Rolande MILLOT reste à la tribune après son intervention et peut intervenir - Le débat est aussi un dialogue avec Claire HEBER-SUFFRIN, qui prend la parole et commente quand elle l'estime utile - Michel DEHU est aussi gardien de la montre et veille à finir à l'heure Le rôle essentiel de l'animateur On ne peut pas toujours éviter que les débats partent dans tous les sens, donnant l'impression de plusieurs débats entremêlés. L'art de l'animateur est d'ordonner le débat, de vider une question avant d'aborder la suivante, de clore les inscriptions sur un thème afin de garder le temps pour les autres. Une animation facilitant ou recentrant la parole permet de limiter les inévitables prises de paroles hors sujet et faire rebondir le débat, au lieu de laisser se juxtaposer pêle-mêle les points de vue, chapelles, humeurs et autres interventions en tous genres. Ce rôle est évidemment très difficile à tenir et demande une certaine expérience. La participation de chacun dans les plénières et les grands groupes Dans des séances plénières regroupant parfois plusieurs centaines de personnes, la forme classique de débat reste nécessaire pour confronter les idées et préciser les orientations. Mais elle ne permet pas à chacun de s'exprimer. Dans la plupart des cas, on gagne à prendre 15 minutes en petits groupes (du type 6 x 6, sur place) afin de préparer l'écoute, rassembler les questions et de mûrir les points de vues. Ces temps de participation peuvent aussi être prévus entre deux phases de débat, et avant où après un exposé. Si le nombre de petits groupes n'est pas trop nombreux (inférieur à 15) on peut demander en deux mots une restitution de chacun des groupes D'autres formes de participation peuvent être envisagées : - On peut faire pratiquer un exercice corporel ou relationnel (gestes, salut, échange symbolique) à l'ensemble des participants (par exemple temps de relaxation de 2 minutes aux journées de Lille) - Les analyses, les questions et les propositions posées par les différents ateliers peuvent être synthétisées par un groupe de lecture et restituées au début du débat par un rapporteur. - Des questions peuvent être posées par des petits papiers qui sont ramassés, classés et restitués par un groupe de lecteurs. 33

- Des formes de votes par des papiers de couleur, à main levée, peuvent solliciter des avis, avec des explications de vote. Dans toutes ces formes qui impliquent une synthèse, la qualité de la communication dépend de la capacité de synthèse du groupe et du temps dont il dispose.

L'accueil pendant les rencontres L'accueil et la remise des dossiers Dés l'heure d'ouverture des portes, les équipes doivent se mettre en place pour accueillir les participants. L'expérience montre ce qu'il faut avoir une série de tables Dispositions pratiques Deux à quatre tables (selon le nombre de participants) pour les inscriptions et la remise des dossiers, classés préalablement par ordre alphabétique, avec une table spécifique pour les intervenants et la presse. Chaque participant reçoit une étiquette à son nom (ou un badge à mettre autour du cou), et signe une feuille de présence. Deux tables pour les non inscrits. Les organisateurs font remplir des fiches d'inscriptions, prélèvent le montant de l'inscription, remplissent des badges en blanc, remettent un dossier. Il faut prévoir un espace annexe pour que les gens puissent remplir tranquillement leur fiche d'inscription. Deux tables distribuent les tickets repas, soit en percevant leur montant, soit en les accompagnant d'un reçu pour ceux qui ont payé au préalable. Cette table doivent disposer de fiches de reçus en blanc et de bons de commande pour ceux qui veulent recevoir une facture au nom de leur organisation par la suite. Ces deux tables fonctionnent également pendant les pauses, et peuvent se situer dans un espace plus central que le hall d'accueil.

Une personne doit être chargée de l'accueil des invités d’honneur, des personnes handicapées ou âgées. Il faut prévoir l'heure d'arrivée et l'accueil à la gare, les déplacements à l'hôtel et les contraintes particulières. Il est prudent d'avoir pour cela la disposition d'une voiture et d'un chauffeur. 34

Pour les personnalités (par exemple président de région ou de conseil général) qui arrivent en cours de séance, prévoir une personne qui les accueille à la porte et les conduit à la salle. Accueil café, réserves d'eau. Un lieu est nécessaire pour servir du café et des viennoiseries aux arrivants le premier jour, et éventuellement lors des pauses. Ce lieu doit être en place dès l'ouverture des portes le premier jour. (Question à se poser : qui les prépare, qui assure le service ?) Prévoir des réserves d'eau pour les plénières et les ateliers. Stands En même temps que les inscriptions, un appel doit être lancé aux organisations pour savoir qui voudrait disposer d'un stand, en précisant le coût éventuel et les conditions matérielles. Pour cela il faut faire préciser au lieu d'accueil le matériel disponible : tables et chaises, panneaux grillagés, courant électrique le moment à partir duquel le lieu d'exposition est accessible avant le début des rencontres, la possibilité de stocker du matériel avant cette date, la disponibilité de diables.

Le forum, les stands, la fête La qualité des rencontres repose aussi sur des temps plus libres d'échanges et de "regards croisés", d’informations réciproques, et sur la fête, le jeu, le rire.

Un forum des rencontres Des temps peuvent être réservés à la présentation, par tous ceux qui le veulent, de leur action ou de leur réflexion. L'expérience montre que ces temps de respiration sont des occasions de contacts, de découvertes. Ils contribuent puissamment à "faire réseau". Par exemple, à Lille, pendant une heure et demi, trois vidéos, trois livres, des expériences ont été présentées. A noter, Bertrand Schwartz a animé un débat où il a présenté le bilan qu'il tire de 40 ans d'action éducative. Ce fut un grand moment pour les quarante personnes qui ont participé à ce débat.

Les

stands et les organisations

panneaux

d'exposition

des

Des stands peuvent être réservés pour des organisations qui souhaitent présenter leur action sous forme de stands ou de panneaux d'exposition. L'expérience montre qu'ils permettent de rendre encore plus réelle la multiplicité des actions menées. Mais il faut pour cela que le coût des stands soit très fortement modulé selon les capacités contributives des participants, et gratuits pour certains : les associations les plus innovantes roulent rarement sur l'or. Cette orientation de l'espace exposition est radicalement différent de celle des foires expositions où seules les collectivités les plus importantes et les entreprises peuvent exposer. Par exemple, à Lille, les stands étaient gratuits et 22 organisations ont présenté leur action (pédagogie Freinet, centre régional de documentation tiers monde, paroles d'habitants, Center for Innovation in Volontary Action, Yoranoo, etc…). Un espace librairie est important pour compléter cet espace. Le plus simple est de trouver un libraire pour le tenir.

La fête Il est impensable qu'un temps de rencontres autour de la solidarité ne préfigure pas celle-ci avec un temps de réjouissance et de fête, valorisant les cultures locales. Le style et la forme sont selon : ici ce sera un buffet gascon, là des musiques afro, ou encore un temps de danses ou de spectacle vivant. On pourra rechercher un autre lieu, si possible symbolique (à Lille, une ancienne usine dans un quartier de tradition ouvrière), ou transformer l'espace des rencontres pour ce temps de fête.

Tâches de coordination pendant les rencontres L'équipe de coordination a souvent de nombreux imprévus à gérer au cours des rencontres. Elle doit s'organiser en prévoyant des temps fixes, même brefs, pour que l'équipe se retrouve, et un certain nombre de dispositions très pratiques. Téléphones utiles et numéros d'urgence Affichés au QG et distribués aux membres du groupe de coordination et aux animateurs l'atelier. Les membres de l'équipe doivent pouvoir s'appeler par portable. 36

Photocopies Il est nécessaire soit de disposer que d'une photocopieuse dans l'enceinte des rencontres, soit de savoir où on peut réaliser rapidement des photocopies à l'extérieur, avec quels horaires d'ouverture et quels tarifs. Salle des réunions plénières. Dans une configuration classique avec une tribune, on essaiera d'éviter une tribune située 2 mètres au-dessus de la salle. Le nombre de places à la tribune doit être prévu en fonction du déroulement. Il est aussi possible d’innover : plusieurs tables légèrement surélevées aux quatre coins de l’espace (pour une mise en mouvement pendant toute la durée de la séance qui favorise l’attention et l’écoute et qui évite de s’endormir dans une position statique), une assistance réunie en tablées comme dans un café. A prévoir : des cavaliers qui annoncent le nom des orateurs, un tapis sur la table, la banderole à agrafer devant la table (même texte qu'à l'extérieur). Prévoir aussi d'essayer la sono et la vidéo la veille au soir.

La répartition du travail pendant les rencontres Pour les deux jours des rencontres, un certain nombre de fonctions d'organisation sont à assurer. Il est indispensable de répartir dans les jours qui précèdent ses tâches entre les volontaires. On doit prévoir de se retrouver la veille au soir et de venir très tôt le matin des rencontres, pour bien s'assurer que chacun est au point sur ce qu'il doit faire. Il faut s'assurer que toutes les personnes concernées peuvent bien arriver la veille. Un tableau de bord récapitule ces tâches. À titre indicatif, voici la répartition des postes de travail prévu pour les rencontres de Lille : Tâche

Horaire

Préparation de la salle des réunions plénières Installation salles d'ateliers

Préparation de l'accueil au bar : réception viennoiseries Table N°1 Dossiers A à D

Table N°2 Dossiers E à M

Qui

Observations

Table N°3 Dossiers N à Z

Table N° 4 Non inscrits

Table N° 5 Non inscrits

Table N° 6 Tickets repas

Table N° 7 Tickets repas

Accueil des personnes à la gare (avec une voiture) Préparation de la fête du soir

Accueil des retardataires au guichet d'entrée Récupération des fiches minutes samedi midi Récupération des fiches minutes samedi 18h 45 Récupération des fiches minutes dimanche 12h 15 Service d'ordre pour l'entrée de la salle de la fête Nettoyage salle après la fête

Démontage et rangement dans les voitures Boire un pot à la fin des rencontres

1 1 1 3 tous tous tous

Dispositions pratiques Les organisateurs doivent prévoir de réunir un certain nombre d'objets nécessaires, et d'autres qui peuvent s'avérer très utiles. Il s'agit de prévoir l'imprévu et de se prémunir contre les incidents qui peuvent survenir. Voici une liste indicative de cette "chasse au trésor" Rouleaux de rechange pour paper boards Feutres pour les ateliers Agrafeuses, 3 ramettes de papier Prises multiples et rallonges 38

Nappes couleur, verres plastiques, éponges, sacs poubelle, éponge et serpillière. Trousse de secourisme avec aspirine, etc… Cassettes pour enregistrements Appareil photo Rouleaux de scotch, Patafix (qui permet d'afficher sans abîmer les murs) De la monnaie pour la caisse Cahiers pour noter à l'accueil et pour ce qui doit être mémorisé (erreurs, réclamations, informations, etc…)

Quatrième étape : Valoriser les rencontres, faire connaître, gérer les suites Communiquer La communication doit être une préoccupation au cours des rencontres et immédiatement après. L'accueil des journalistes qui participent au forum doit être prévu, avec une personne chargée de l'accueil et des documents adaptés (dossier de presse, communiqué donnant le nombre de participants effectifs, les personnalités présentes et les premiers résultats, expériences pouvant être citées) Pendant le forum, il est utile de prévoir un ou deux temps forts avec des gestes symboliques permettant de visualiser ce qu'on est en train de faire. (Les journalistes ont besoin d'images). S'agissant de rencontres, il est bon de prévoir une expression publique collective pour montrer la pluralité des approches et en même temps revenir aux principes communs. Juste après l'issue du forum et envoyées le jour même, des premières conclusions doivent être exprimées en temps réel par mail, aux correspondants qu'on aura identifiés.

Des publications pour valoriser le travail de réflexion des rencontres Les échanges en atelier et en séance plénière produisent une somme d'exemples, de réflexions et de propositions qu'il est souvent difficile de capitaliser. Or la fécondité de ces réflexions dépend, certes, de ce qu'en auront tiré les participants, mais aussi de la diffusion qui pourra être faite par la suite, dans la durée. Pour valoriser la production des rencontres, la forme écrite est irremplaçable, mais elle ne suffit pas. Il est possible de développer d’autres formes de valorisation, faisant appel au son ou à l’image (voir plus loin).

Formes écrites : ouvrage et fascicules Prise de notes et synthèse des travaux La première difficulté est dans la prise de notes, le recueil des interventions. On doit se situer entre une transcription intégrale des interventions, trop touffue pour être exploitée compte tenu de l'abondance, et le recueil des seules conclusions des réunions. Il est nécessaire de pouvoir reprendre l'essentiel de chaque intervention, en particulier au niveau des raisonnements, des exemples et des phrases clés. Comment faire une synthèse qui restitue la production collective du groupe ? Comment transformer les multiples matériaux d'un atelier ou d'une plénière en un tout cohérent, tenant compte du point de vue de chacun ? Une synthèse est plus qu'un compte rendu, dans la mesure où elle s'attache au sens porté par les différents points de vue, en allant parfois au delà de l'expression immédiate et des formulations à demi-mot. C'est à ce niveau que se joue l'attitude d'écoute, de respect et de valorisation des différences. Pour ce faire, on peut proposer la méthode suivante Après la réunion, on saisit les différentes interventions 2. Une analyse de contenu de cette retranscription permet de recenser les idées émises par chaque intervention, au plus près de leur formulation et de reclasser les interventions voisines. L'analyse de ces regroupements conduit à faire émerger une problématique, c'est à dire un enchaînement de questions et de réponses assemblées selon un ordre logique. Ce travail permet de rédiger 2

Bien sûr, pour ceux qui peuvent, la saisie des interventions pendant la réunion représente un gain de temps considérable, à condition de noter avec suffisamment de détails.

une synthèse tenant compte au maximum des avis et propositions exprimés par chacun. Différents types de documents écrits Ces rédactions peuvent donner lieu à la production de plusieurs types de documents écrits : • Une courte synthèse (2 pages) par atelier, qui met en perspective les principales idées, les analyses et les propositions, sans tout restituer. • Un document plus complet (10 à 15 pages), restituant les principales idées d'un atelier, les exemples fournis et énonçant des propositions. Ce document peut donner lieu à une publication sous forme de fascicule. • Une publication peut reprendre l'ensemble des conclusions des rencontres dans le format d'un livre (100 à 200 pages), en s'appuyant sur les synthèses d’ateliers et les débats en séance plénière. Il est possible de jouer sur ces trois possibilités selon la qualité du travail des ateliers et la disponibilité des rapporteurs.

Des documents audiovisuels (tout le monde ne lit pas) La forme écrite est irremplaçable, mais ne suffit pas. En effet, tout le monde ne lit pas. Chaque atelier peut être invité à réfléchir à d'autres formes de communication, faisant appel à l'image (diaporama, prises d'image vidéo, interviews ou prises de son de débats, petits objets alternatifs). Mais il faut pour cela constituer une petite équipe, composée de spécialistes de l'audiovisuel; qui puisse apporter un appui aux ateliers qui veulent se lancer.

Des actions communes La réflexion et les échanges respectant la diversité des points de vues débouchent souvent sur des actions communes, mobilisant tout ou partie des participants. Citons trois pistes qui peuvent apparaître : • des actions de formation citoyenne peuvent s'avérer utiles pour répondre à des questions apparues en cours de débats. Ces formations gagnent à rassembler des participants de plusieurs organisations. • une réflexion commune ou un débat permanent peuvent être entrepris pour approfondir certaines questions en termes d'analyses ou de projet. • des actions communes peuvent répondre à un besoin de mobilisation partagé.

Pour éviter que la discussion ne se focalise sur les questions de pouvoir liées à l'action, quelques principes peuvent être mis en avant : • Ne pas chercher l'unanimité dans l'action. Il est légitime que plusieurs actions différentes sortent des débats, portées par des convergences diverses entre tels ou tels. • Pousser à ce que les actions communes soient portées et mises en oeuvre par ceux qui les proposent. • Il convient toujours de rappeler que la pluralité dans l'action (pour des actions multi-partenaires) nécessite des instances de débats de décision partagée et de contrôle. Lorsqu'une action commune sort des rencontres, un nouveau collectif doit être constitué, regroupant ceux qui participent à cette action. Ce collectif pourra être distinct de celui des rencontres car tous ne souhaitent pas s'engager. A noter que les rencontres constituent un temps fort, à un moment donné. Quand elles réussissent, un esprit différent se crée, qui produit ses effets dans la durée. Les réflexions produites ont vocation à être utilisées à un autre niveau, régional, national ou international.

L'objectif de ce guide de méthodes est de mettre à la disposition des acteurs locaux sous une forme pratique et accessible à tous, l'expérience acquise par RECIT dans les multiples rencontres auxquelles il a participé, afin de favoriser la multiplication de rencontres réellement participatives, c'est-àdire construites en commun depuis le départ, tant au niveau des questions d'ensemble que de la mise au point des ateliers. Pour cela nous avons choisi de parcourir les principales étapes de la construction, de la réalisation et de la valorisation des rencontres, en essayant de proposer des solutions aux nombreuses questions qui se posent aux organisateurs. Bien entendu, tout ceci n'est pas à appliquer tel quel. Ce guide est plutôt une boîte à idées. ≈ ≈ ≈≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ RECIT (réseau des écoles de citoyens) est un réseau d’acteurs et de lieux porteurs d’éducation citoyenne, crée en octobre 2002, qui se propose de mettre en lien dans tous les domaines (école, éducation populaire, action sociale, environnement, territoires, échanges internationaux, consommation, action citoyenne,..), tous ceux qui donnent aux citoyens les moyens d’être acteurs de leur propre vie et citoyens d’un monde solidaire. Des collectifs régionaux et locaux sont en cours de constitution, ainsi qu'une plate forme internationale d'échanges (France, Brésil, Québec, Afrique subsaharienne) 200 organisations et 190 expériences de terrain ont participé aux rencontres de l’éducation citoyenne, à Lille, en février 2002. Achevé de rédigé le 23 novembre 2004 et édité par RECIT Pour plus d'information on peut consulter le site www.recit.net RECIT (réseau d’écoles de citoyens) recit@recit.net 15 avenue Robert Fleury 78 220 VIROFLAY (France)

Prix : 3 euros 44