PALESTRA APRESENTADA NA AMIS ASSOCIAÇÃO MINEIRA DE SUPERMERCADOS
RESUMO DE CONTEÚDO
1. 2. 3. 4. 5. 6.
As chaves para obter bons resultados nas feiras de negócios Plano de Divulgação da participação em feira A importância do treinamento da equipe de atendimento O atendimento no Estande Pós Feira com foco em Resultados Avaliação da participação
É importante que os expositores fixem uma informação que consideramos essencial. A figura abaixo, denominada Iceberg do Problema mostra as razões pelas quais algum expositor não obtém o retorno desejado nas feiras:
Assim, trabalhar firme para eliminar esses pontos que conduzem à desmotivação da equipe envolvida e criar reais condições de sucesso é tarefa imprescindível à ser realizada pelos gestores das empresas expositoras.
CHECK LIST DE PLANEJAMENTO DE PARTICIPAÇÃO FEIRA: DATA: LOCAL: HORÁRIO: INÍCIO E TÉRMINO DA MONTAGEM: INÍCIO E TÉRMINO DA DESMONTAGEM:
CHECK LIST DAS ATIVIDADES ESSENCIAIS Fase 1 – Pré-feira Definição do que será apresentado na feira Liste: O que você irá levar para o estande para atender os objetivos fixados (produtos, filmes, demonstradores, etc) e os nomes das pessoas responsáveis pelas providências – prazos de execução. DEAD-LINE > 120/90 dias antes da feira
Definição da Equipe Liste: O nome do Líder e os das pessoas que irão integrar a equipe de atendimento, DEAD-LINE > 120/90 dias antes da feira
Manual do Expositor Leia com atenção o Manual do Expositor fornecido pela promotora do evento antes de iniciar as atividades abaixo para não correr riscos de especificar ações não permitidas pelo promotor do evento DEAD-LINE > 120/90 dias antes da feira
Elaboração do Briefing para definição de: estande, ações promocionais e desenvolvimento de materiais de marketing DEAD-LINE > 120/90 dias antes da feira
Elaboração do Plano de Divulgação da empresa na Feira – convites / releases / campanhas publicitárias, press-kit, etc. DEAD-LINE > 90/60 dias antes da feira
Definição de contratação de Estande, Ações Promocionais e/ou evento paralelo Liste as ações previstas e os materiais de apoio que irá utilizar, tais como brindes e amostras DEAD-LINE > 90/60 dias antes da feira
Preparação do Manual de Atuação na Feira DEAD-LINE > 90/60 dias antes da feira
Inventário de Materiais de Marketing e desenvolvimento de novos materiais se for o caso. DEAD-LINE > 90/60 dias antes da feira
Pagamento das Taxas da Promotora (checar e providenciar cópias para levar p/estande) / solicitação de Crachás DEAD-LINE > veja Manual do Expositor Fornecido pela Promotora
Desenvolvimento dos Formulários para Registro dos Atendimentos (Motivo da Visita) DEAD-LINE > 30 dias antes da feira
Contratação de Serviços de Terceiros – Buffet, Vitrine, Limpeza, Recepcionistas, Segurança, Paisagismo, etc DEAD-LINE > 30 dias antes da feira
Definição de Padrão de Vestuário e/ou Uniformes e Roupas Específicas Liste o nome da pessoa responsável pela definição e pelo levantamento de medidas e escolha dos fornecedores que suprirão tal necessidade DEAD LINE > 30 dias antes da feira
Treinamento Operacional e Motivacional da Equipe do Estande – Alinhamento do Discurso e Desenvolvimento de Técnicas de Atendimento em Feiras Liste a data prevista, a carga horária, o local de realização do treinamento, os materiais necessários, etc. DEAD-LINE > 15 dias antes da feira
Checagem pré-feira: Verificação do status das ações previstas no check list e respectivos itens. DEAD-LINE > 15 dias antes da feira
Checagem específica da Montagem do Estande – inspeção nas instalações do fornecedor para o caso de estandes construídos e mistos DEAD-LINE > 15 dias antes da feira
Preparação, documentação e embalagem dos produtos que serão enviados para o estande. Contratação de Transportadora DEAD-LINE > 15 dias antes da feira
Aquisição de Crachás de Estacionamento para Equipe – verificar benefícios para aquisição prévia do período de montagem e desmontagem
DEAD-LINE > 15 dias antes da feira
Reservas de Hotéis e Locação de Automóveis quando for o caso Liste o nome da pessoa responsável pela execução e descreva as regras e limites DEAD LINE > 15 dias antes da feira – Ampliar esse prazo para 30 dias em se tratando de feira internacional ou de feiras tradicionais no Brasil
Acompanhamento da Montagem e Decoração do Estande – Durante o período de montagem
Ações Específicas Não Contempladas no Check List Descreva as ações, os prazos e os nomes dos responsáveis – siga os mesmos passos de acompanhamento das demais ações.
Fase 2 – Durante a Feira Presença do Líder do Estande - Aplicação do Manual de Atuação e Coordenação do Atendimento e Administração do Estande 1º. Dia – Reunião da Equipe de Atendimento pelo menos 1 hora antes da abertura da feira no Estande para familiarização e instruções finais Todos os Dias – Registros Gerais – Todos os Dias –Avaliação da performance do dia e instruções de correção Todos os Dias – Execução das tarefas individuais previstas no Manual de Atuação
Evento paralelo (se houver) – providências e execução
Fase 3 – Pós Feira Classificação dos Formulários de Motivo de Visita e encaminhamento para ações específicas Registre o nome do responsável pela ação e o prazo de execução DEAD LINE > 3 dias após o encerramento da feira
Análise de Performance Registre o nome do responsável pela ação e o prazo de execução DEAD LINE > 10 dias após o encerramento da feira
Avaliação de Retorno dos Objetivos Registre o nome do responsável pela ação e o prazo de execução DEAD LINE > 15 dias após o encerramento da feira
Avaliação de Retorno do Investimento Registre o nome do responsável pela ação e o prazo de execução
INÍCIO E PRÉVIA SIMPLES: 30 dias após o encerramento da feira –
ACOMPANHAMENTO E INSERÇÃO DE REGISTROS RELATIVOS A NEGÓCIOS CONCRETIZADOS: entre a data de realização da feira e o início da próxima edição.
AVALIAÇÃO FINAL: 1 semana antes da nova edição