AO RfiRfidd
di Paola Visentin
Tracciabilità in provetta In Veneto le provette dei laboratori di analisi sono più sicure grazie a un ‘mix’ di tecnologie, in particolare Rfid e sensoristica, ‘miscelate’ da Reggiani con il supporto di Softwork
L’
Azienda Unità locale socio sanitaria n. 10 ‘Veneto Orientale’ (Ulss 10) è un ent e strumentale della Regione Veneto con sede a San Donà di P iave, attivo dal 1994 in 20 C omuni della Provincia di Venezia, con una popolazione di quasi 270.000 (dati del 31 dicembre 2010). Nel periodo estivo, caratterizzato da una forte concentrazione turistica sulle spiagge dell’Alto Adriatico (Jesolo Lido, Eraclea Mare, Caorle e Bibione) con punte di presenze turistiche giornaliere di oltre 200.000 persone, la Ulss 10 viv e un elevato impegno aggiuntivo nell’offerta di assistenza sanitaria e socio sanitaria. Per svolgere una simile ‘mission’ di benessere fisico, psichico e sociale della popolazione, la Ulss 10 è strutturata in più unità operativ e: gli ospedali di San Donà di P iave, Portogruaro e Jesolo, il Dipartimento di Prevenzione con una policroma attività, dalla sicurezza sul lavoro, igiene e sanità pubblica ai servizi veterinari, e 5 strutture private accreditate. Per snellire le attività di analisi, preservando pienamente la sicurezza ed efficienza di una simile operazione , la Ulss 10 ha c entralizzato i relativi laboratori in un unico centro, diviso su due sedi, negli ospedali di San Donà di Piave e Portogruaro. Proprio in questo comparto opera l’innovazione tecnologica della soluzione Secure Tube Track, realizzata dalla società Reggiani avvalendosi anche delle prestazioni dell’Rfid. Reggiani, fondata nel 1969 con finalità di studio, realizzazione di processi tecnologici di produzione e gestione per la disseminazione dell ’informazione, conta 150 collaboratori e due centri di attività: Divisione Arti Grafiche e Divisione IT. Quest’ultima crea, gestisce, integra e
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distribuisce l’informazione digitale, realizzando soluzioni sostenibili in risposta alle più ampie necessità.
Le aspettative del committente
La Ulss 10 ‘Veneto Orientale’ ha centralizzato nel 2008 i laboratori di analisi in un unico centro, diviso su due sedi, negli ospedali di Portogruaro (in foto) e San Donà di Piave
Nel 2008 la Dir ezione Sanitaria della Ulss 10 aveva avviato una riorganizzazione ospedaliera per ridurr e i costi e ottimizzare i servizi, concentrando nei presidi di San Donà e P ortogruaro il laboratorio specializzato. Primo esito della ristrutturazione è stato un notevole incremento delle provette movimentate tra le due sedi del laboratorio, con una media di circa 200 provette al giorno, suddivise equamente tra i due siti di analisi. Questo aumentò il rischio di disfunzioni operative, quali mancato recapito delle provette nella sede del laboratorio di destinazione; materiale non più idoneo all ’analisi, perché esposto a temperature troppo elevate; errata classificazione delle provette; problemi di pianificazione dello smistamento e aumento dei costi causati dalla necessaria ripetizione degli esami. Per risolvere queste problematiche e rispondere all’esigenza primaria della Ulss di mo vimentare in modo sicuro le provette con materiale biologico tra le due sedi del laborat orio, è intervenuto Secure Tube Track, soluzione specificatamente pensata per l’identificazione e la trac ciabilità delle provette in ambito ospedaliero e nei laboratori di analisi.
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Secure Tube Track: tracciare in sicurezza
Implementato a maggio 2011 presso la Ulss 10, S ecure Tube Track permette il controllo dell’intero processo di trasporto delle provette tra le due sedi del laborat orio di analisi, consentendo l’identificazione delle provette e la verifica delle condizioni ambientali durante il loro trasporto, al fine di garantire la congruità e l’integrità dei materiali biologici. A oggi la soluzione opera tra le due sedi di San Donà e P ortogruaro, divise da poc o più di 30 chilometri, ciascuna dotata di postazioni c omplete per la gestione dell’invio e del ric evimento delle provette in uscita e in entrata. La soluzione cr ea un ‘mix’ fra le t ecnologie barcode e Rfid (Radio Frequency Identification), assicurando l’identificazione sicura delle provette e del loro stato tramite i due moduli principali ‘Check-In’ e ‘Check-Out’. In particolare, il modulo CheckIn gestisce le provette nel punto di partenza del loro tragitto per altra locazione: la stampante produce le etichette Rfid da applicare alle stesse, che vengono trasportate tramite un apposito contenitore e rilevate da un ‘gate Rfid’ (tunnel), che identifica in modo automatico, quindi senza alcun intervento dell’operatore, tutte le 40 provette alloggiate nel contenitore. Il modulo attiva poi il tag Rfid con sensore di temperatura apposto sul contenitore ai fini della registrazione ambientale, ossia per misurare e memorizzare le temperature dei materiali biologici durante il trasporto. Una volta giunto alla sede di destinazione, il contenitore con le provette è gestito dal modulo di Check-Out, che attiva il ‘gate Rfid’, ossia il varco, e traccia il ricevimento delle provette, registrandone l’arrivo e le temperature rilevate dal tag ambientale. I dati, c osì rilevati, vengono pubblicati in r ete (Intranet) e
possono essere condivisi tra i vari punti di movimentazione. Il sistema Secure Tube Track segnala le eventuali anomalie dovute al mancato arrivo del materiale e a condizioni irregolari registrate durante il trasporto. Infine, il sistema produce la reportistica riepilogativa, ovvero il foglio di lavoro suddiviso per tipologia di esame, elenco delle anomalie risc ontrate durante il traspor to ed elenco dei codici delle provette movimentate. Concepito in un’ottica di apertura, Secure Tube Track si può int egrare con il sistema di gestione utilizzat o dal laboratorio, consentendo lo scambio dati per l’aggiornamento dei fogli lavoro giornalieri.
Perché è stata scelta la tecnologia Rfid?
La soluzione tecnologica sviluppata da Reggiani si avvale della tecnologia Rfid, sfruttandone le peculiarità prestazionali, tra cui la capacità di tracciare contemporaneamente le 40 provette che transitando nel tunnel (funzione anti-collisione), evitandone così la rilevazione sequenziale, più lenta; la capacità di identificare le provette in modo automatico, senza bisogno di interventi da parte dell’operatore, con conseguenti possibilità di errori; la sicurezza nell’identificazione; la tracciabilità della storia termica dei materiali biologici. Nel backstage del sist ema Secure Tube Track opera l’Rfid in banda HF, standard ISO 15693, c omposta da un’architettura precisa, frutto del supporto del Dipartimento R&S di Softwork e della successiva attività d’ingegnerizzazione e perfezionamento strutturale di Reggiani. Entrando nel dettaglio, la soluzione utilizza tag Rfid di forma rettangolare, in plastica, apposti sul contenitore delle provette per il rilevamento ambientale di temperatura; tag su carta termica 45x42 mm apposti sulla
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AO Rfid provetta; tunnel Rfid ‘custom’, appositamente progettato e realizzato per rispondere al meglio alle aspettative del laboratorio. Integra il modulo LRM2000 (Long Range OEM Module), collegato al multiplexer (ANT.MUX-4) e a 2 antenne ‘custom’, dotate di t ecnologia DAT per la taratura aut omatica (auto-tunning), che si sv olge in 10 sec ondi dall’accensione del sistema. La stampante Rfid è a stampa termica diretta. Il software di gestione sviluppato da Reggiani è invece di tipo open source e poggia su XAMP.
Obiettivi raggiunti e funzionalità del sistema
I primi test presso le sedi del laboratorio della Ulss 10 risalgano a giugno 2010, proseguiti e alternati con verifiche presso i laboratori di Reggiani, al fine di individuare la soluzione tecnologica migliore. Considerando l’elevato grado d’ingegnerizzazione e personalizzazione dell’architettura Rfid, la fase di star t up si è protratta fino a giugno 2011, con l’avvio del sistema completo. In questa prima fase è stato possibile affrontare e risolvere alcuni ostacoli, per esempio mettendo a punt o la migliore configurazione possibile per l’architettura Rfid, individuando il tag Rfid più adatto da apporre sulla superficie curva Le provette movimentate tra le due della provetta, che sedi del laboratorio sono circa 200 fosse al contempo al giorno, suddivise equamente tra i performante nodue siti di analisi nostante le dimensioni molto ridotte. Si sono considerati i problemi legati alle interferenze e ai disturbi elettromagnetici del contesto in cui la soluzione opera e quelli relativi al tag ambientale per la rilevazione della st oria termica. Una volta individuata la configurazione Rfid ideale, Secure Tube Track ha generato indiscussi vantaggi nella gestione della mo vimentazione provette. In particolare, permette l’identificazione sicura delle provette e dei contenitori porta-provette; la verifica delle condizioni ambientali di trasporto (umidità e temperatura); la localizzazione del c ontenitore porta-provette durante il trasporto, mediante associazione del fattorino addetto al gruppo di contenitori da trasportare. Sono state inoltre ottimizzate le risorse del personale e gli analizzat ori di laboratorio, grazie alla produzione di fogli di lavorazione preventivi all’arrivo delle provette nel laboratorio ricevente. Il sistema si è dimostrato semplice e veloce da attivare. È possibile estendere le funzionalità della soluzione o integrarla con altri sistemi/processi, nonché di elaborare soluzioni ‘all-inclusive’ in Pay-per-Use. Oltre all’adeguamento agli standard di qualità e sicur ezza richiesti, si sono ridotti sensibilmente i rischi. In merito alle motivazioni che hanno spinto la Ulss ad adottare questa soluzione e le aspettative riposte nel nuovo sistema, Celio Lazzarini, primario dei laboratori, ha
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La soluzione sviluppata da Reggiani integra il modulo LRM2000 (Long Range OEM Module) distribuito da Softwork affermato: “La riorganizzazione del lavoro, che ha coinvolto il nostro laboratorio, ha portato all’incremento del trasferimento del materiale biologico tra le due sedi. L’organizzazione ha necessariamente dovuto dotarsi di un sistema di tracciabilità delle provette, che assicurasse, oltre alla c orretta movimentazione e int egrità del campione, anche la rintrac ciabilità dello st esso. Il sistema adottato, che consente di identificare il campione con etichette barcode contenenti tag Rfid, coniuga la tecnologia del codice a barre, quindi della tracciabilità univoca e veloce del campione, con la tecnologia Rfid, che permette di tenere traccia della movimentazione del campione. È evidente il salto di qualità compiuto rispetto alla
Particolare del ‘tunnel’ Rfid custom operativo nei laboratori della Ulss 10 situazione precedente, dove i campioni erano affidati a pratiche manuali, senza alcun riscontro oggettivo. Inoltre” ha proseguito Lazzarini “fra i requisiti dell’accreditamento regionale sulla qualità, secondo la Lrg.n.22/2002, si richiede la tracciabilità del campione. Le nostre aspettative sono molto alte e siamo sicuri che il numero di provette giunte a destinazione in modo anomalo , o addirittura mai inviate, si ridurrà ancora drasticamente, consentendo un sensibile risparmio in termini di efficienza e di costi generali dovuti alla gestione dell’errore (per esempio richiamando il paziente/utente per nuovi esami)”.
Evoluzioni possibili
Reggiani ha pianificato una serie di implementazioni legate al sistema Secure Tube Track, con l’inserimento di ulteriori funzionalità: estensione del processo di gestione della tracciabilità delle provette provenienti dai centri di raccolta/prelievo ai laboratori di analisi; localizzazione puntuale delle provette/porta-provette mediante sistema GPS durante il trasporto; passaggio alla banda di frequenza UHF.
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