Brochure Veilig werken met freelancers by Ria Harder

Veilig werken met freelancers Voorwoord Uniek aan de uitgeverssector is dat het belangrijkste element in het uitgeefproces, het creëren van de content, voornamelijk ‘buiten de deur plaatsvindt’. Het werk wordt uitbesteed aan auteurs en andere redactiemedewerkers die niet in dienst zijn en dus ook niet bij de uitgeverij op de loonlijst staan. Deze constructie brengt diverse risico’s met zich mee, waaronder een risico op kostbare claims van de Belastingdienst. Deze brochure legt u uit hoe u onbezorgd kunt werken met freelancers en hoe u het best kunt omgaan met de risico’s die er spelen wanneer u werk uitbesteedt aan freelancers. Bij het schrijven ervan is niet alleen veel aandacht besteed aan de juridische correctheid, maar vooral ook aan de praktische toepasbaarheid. Daarom is er bijvoorbeeld een groot aantal veelgestelde vragen in opgenomen en treft u een checklist aan voor het onbezorgd werken met freelancers. De brochure is overigens gemaakt naar aanleiding van het in maart 2008 met de Belastingdienst gesloten Convenant Eigen Verklaring. Vandaar dat dit convenant een prominente rol speelt in de brochure. Bent u meer geïnteresseerd in de auteursrechtelijke aspecten van het werken met freelancers, dan kunt u terecht bij het vaksecretariaat Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken én op de website van het Nederlands Uitgeversverbond.

Loek Hermans Voorzitter Nederlands Uitgeversverbond

Inhoud Voorwoord Inhoudsopgave Voorwoord. . . . . .brochure?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Waarom deze Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inleiding 3 Stappen bij het inhuren van freelancers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Welke soorten regels zijn er?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Waarover Stap1:zijn Stel of de . . . . 5 ervast regels? . . . .freelancer . . . . . . . . . .in . . werkelijkheid . . . . . . . . . . . . . .geen . . . . . arbeidsovereenkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .heeft. . . . . . .15

Stap 2: Stel vast of er geen sprake is van een zogenaamd fictief dienstverband. . . . . . . . . . 9 . . . . . .afspraken . . . . . . . . . .over . . . . .(her)gebruik . . . . . . . . . . . . .van . . . .content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Advertorial. . Stap 3: Maak . . 16 Alcohol Stap18 4: Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Brievenbusreclame, huissampling en direct response advertising. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Veelgestelde vragen . . Direct marketing. . . . . . . .over . . . . .het . . . .convenant . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Voor• wie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Privacy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 . • Telemarketing . . . . .auteurs . . . . . . . en . . . redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 De 7200 euro grens. .voor . . Email. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Over• de formulieren. . . producten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Financiële Beoordelen van de formulieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Kansspelen Identificatieplicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 . . en prijsvragen. Milieu Rechten en plichten bij inhoudingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 . . . (ex-) . . . . . .werknemer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Minderjarigen Freelancer. . en . . . . .naleving . . . . . . . . .van . . . .het . . . convenant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Personenauto’s Controle op . . Privacy (zie Direct Marketing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Reizen 50 Bijlagen Sms dienstverlening. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Streetmarketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Tabak 56 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Checklist. . Telefonische informatiediensten Stroomschema. . . . . . . . . . . . . . (0900-nummers). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58 . . Televisiereclame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Verspreiding ongeadresseerd reclamedrukwerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Voorbeelden uit de uitgeverij. . . . Voedingsmiddelen en Zoetwaren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

20 21 25 28 30 31 32 35 37

38 42 44

Overig 68 Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Convenant Acquisitiefraude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 ROTA 69 Modelbrieven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 De Nederlandse Reclame Code (algemeen deel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Vooren nadelen . . 56 Handige links. . . . . . . van . . . . .opting-in . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Waarom deze brochure?

Waarom deze brochure? Vermoedelijk werken er nergens zoveel freelancers of -moderner- zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) als in de uitgeverssector. Denk bijvoorbeeld aan auteurs, fotografen of eindredacteuren die werkzaam zijn voor een redactie. Zij sturen een factuur of ontvangen royalty’s voor hun werkzaamheden. Ook personen die op naam van een bv factureren zijn freelancers, waarvan de juridische status nog moet worden bepaald. Redacties die tijdelijk extra handen nodig hebben of een bepaald specialisme niet in huis hebben, werken graag met dit soort flexibele krachten. Dat gaat vaak lang goed, maar het werken met freelancers kent een aantal risico’s dat zich soms pas veel later openbaart.

Waarom deze brochure?

Vaak wordt aangenomen dat freelancers niet drukken op de personeelsbegroting, dat zij geen ontslagbescherming genieten en dat secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals bijvoorbeeld vakantiegeld) niet op hen van toepassing zijn. Maar dit hangt er nog maar vanaf. De term ‘freelancer’ bestaat wettelijk namelijk niet. Wat de rechtspositie van een freelancer is, hangt volledig af van de feitelijke omstandigheden waaronder hij/zij werkt en de wet biedt u weinig houvast. Zo komt het voor dat iemand die zich freelancer noemt in werkelijkheid een arbeidsovereenkomst blijkt te hebben. Hij/zij kan dan aanspraak maken op allerlei werknemersrechten, waaronder ontslagbescherming en loondoorbetaling bij ziekte. Maar ook al heeft de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst, dan nog kunnen er sociale lasten verschuldigd zijn door de opdrachtgever. Dit kan gebeuren als de freelancer in vergaande mate financieel afhankelijk is van één opdrachtgever. De Belastingdienst staat dan al klaar om achterstallige premies, belasting en een boete te innen. En dat over de afgelopen vijf jaar! Een ander boeiend onderwerp is het auteursrecht. Wilt u materiaal van een freelancer (bijvoorbeeld een foto of artikel) later nog eens gebruiken, dan zult u daarvoor toestemming moeten hebben van die freelancer. Tot slot kunt u te maken krijgen met aansprakelijkheid als de freelancer iets overkomt, of een ander iets laat overkomen, hetgeen tot kostbare gevolgen kan leiden. Kortom, bij het werken met freelancers bent u aan spelregels gebonden. In deze brochure krijgt u stapsgewijs een uitleg van deze spelregels, zodat u zorgeloos kunt werken met freelancers. Heeft u concrete vragen over het onderwerp freelancers die u hierin niet beantwoord ziet, dan kunt u contact opnemen met de vaksecretariaten Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond via telefoonnummer 020 – 430 91 50.

14: 4

Wat moetbij Stappen ikhet weten inhuren over Veilig van freelancers werken met freelancers?

Stappen bij het inhuren van freelancers

Stappen bij het inhuren van freelancers Hieronder volgt een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen bij het inhuren van freelancers, waarbij u concrete adviezen krijgt hoe u dit het best kunt aanpakken. Achterin deze brochure vindt u al deze uitgewerkte stappen terug in een totaalchecklist. 1 Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft 2 Stel vast of er geen sprake is van een ‘fictief dienstverband’ 3 Maak afspraken over (her)gebruik van content 4 Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat

Stap 1: Stel vast of de freelancer in werkelijkheid geen arbeidsovereenkomst heeft Een werknemer met een arbeidsovereenkomst kan aanspraak maken op werknemersrechten, zoals doorbetaling tijdens ziekte en vakantie. Ook neemt een werknemer deel aan een pensioenfonds, heeft hij ontslagbescherming, krijgt hij vakantiegeld en valt hij meestal onder de werkingssfeer van een cao. De meeste freelancers kiezen bewust voor een bestaan zonder al die werknemersrechten. Het is vaak de vrijheid die het bestaan als freelancer aantrekkelijk maakt. Daarnaast verdient een freelancer per uur meestal meer dan een werknemer. En voor dat voordeel wordt graag wat werknemersbescherming ingeleverd. Maar de omstandigheden kunnen veranderen….. Als u al jarenlang prima samenwerkt met een freelancer lijkt de kans dat hij een arbeidsovereenkomst zal claimen waarschijnlijk klein. Maar denkt u daar nog zo over als u de freelancer na jaren vertelt dat u geen werk meer voor hem heeft, of als u in conflict komt met uw freelancer? En wat zou er gebeuren als uw freelancer langdurig ziek wordt en zelf geen . goede arbeidsongeschiktheidsverzekering heeft afgesloten, maar wel een gezin en . hypotheek heeft? In deze gevallen gaat het inkomen van de freelancer er sterk op achteruit, maar zijn vaste lasten gaan gewoon door. Uw freelancer kan zich dan -begrijpelijkerwijs- zo in het nauw gedreven voelen dat hij een beroep doet op ontslagbescherming, of op doorbetaling van zijn honorarium

Stappen bij het inhuren van freelancers

gedurende ziekte. Zelfs als hij dit zelf helemaal niet wil kan een uitkeringsinstantie hem daartoe dwingen. Ook heeft hij dan met terugwerkende kracht over een periode van vijf jaar recht op onder andere vakantiegeld, vakantiedagen, opname in de pensioenregeling, et cetera.

Wanneer is er sprake van een arbeidsovereenkomst? De arbeidsovereenkomst is wettelijk geregeld in boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Deze vorm van samenwerking voldoet aan drie criteria:

Ook instanties als de Belastingdienst en het UWV kunnen tijdens looncontroles of naar aanleiding van een claim door de freelancer vaststellen dat de ‘freelancer’ in werkelijkheid een werknemer is. Gevolg is dat er dan sociale lasten afgedragen moeten worden. Gebeurt dit niet, dan wordt de freelancer eigenlijk beschouwd als een soort zwartwerker, ook al staat er met grote letters ‘freelance contract’ boven zijn opdrachtbevestiging. Ook hier geldt weer dat de feiten doorslaggevend zijn.

• Persoonlijke arbeid • Betaling • Gezagsrelatie

Blijkt tijdens een controle dat de beoordeling niet correct is gebeurd, dan kunt u worden geconfronteerd met een naheffing (eventueel vermeerderd met een boete) van de Belastingdienst. De Belastingdienst kan daarbij tot vijf jaar teruggaan, zodat het bedrag flink kan oplopen. Een contractuele afspraak die de freelancer aansprakelijk stelt voor zo’n naheffing is niet toegestaan en heeft ook geen rechtskracht; betaling kunt u op geen enkele manier afdwingen. Kortom, u bent als opdrachtgever volledig financieel aansprakelijk voor een goede beoordeling. Er zijn zelfs ondernemingen failliet gegaan aan dit soort naheffingen, dus onderschat dit risico niet! Een ‘echte’ freelancer is werkzaam op basis van een overeenkomst van opdracht (artikel 400, boek 7 van het Burgerlijk Wetboek). Wettelijk bestaat deze overeenkomst uit de volgende elementen: • Er wordt een opdracht verstrekt • Er wordt werk (de opdracht) verricht • Het werk wordt verricht buiten dienstbetrekking • Er wordt een vergoeding betaald als tegenprestatie

de 6 de Zie ges te l 5 en l 2 , 2 4 e e n 1, v 1 e en vrag agina 2 p op

Uit het derde punt blijkt dat een overeenkomst van opdracht per definitie geen arbeidsovereenkomst is. Het onderscheidende kenmerk van de arbeidsovereenkomst, de gezagsrelatie, ontbreekt in een overeenkomst van opdracht. Hoe u het contract met uw freelancer noemt is overigens niet zo belangrijk; de feitelijke omstandigheden zijn uiteindelijk bepalend (cola blijft cola, ook al schenkt u het in een wijnglas en noemt u het wijn). Wilt u niet geconfronteerd worden met een freelancer die claimt in dienst te zijn, dan zult u moeten voorkómen dat de arbeidsrelatie te veel gaat lijken op een arbeidsovereenkomst.

De gezagsrelatie is hiervan het belangrijkste kenmerk. Of een freelancer als zelfstandige werkzaam is, op naam van een bv factureert, royaltyinkomsten verdient, of een ander hoofdberoep heeft, doet bij deze beoordeling nog niet echt ter zake. Dus zelfs een zelfstandig ondernemer die werkt vanuit een bv kan door het feitelijk bestaan van een gezagsrelatie in werkelijkheid een arbeidsovereenkomst hebben. De genoemde uitzonderingsgevallen worden pas relevant als het duidelijk is geworden dat de gezagsrelatie werkelijk ontbreekt. De eerste twee criteria zijn niet zo moeilijk vast te stellen. Het is steeds weer de gezagsrelatie die vragen oproept. Met gezagsrelatie wordt bedoeld de doorlopende, algemene aanwijzingsbevoegdheid aan de medewerker. Het verschil met de aanwijzingsbevoegdheid binnen de overeenkomst van opdracht, op basis waarvan de meeste auteurs en redactiemedewerkers werkzaam zijn, is dat die beperkt is tot aanwijzingen over de overeengekomen opdracht, die in de regel alleen vooraf kunnen worden gegeven. Hier volgt een lijst met aanwijzingen van het bestaan van een gezagsrelatie. Deze lijst is samengesteld op basis van de rechtspraak: • Opdrachtgever bepaalt de werktijden • Freelancer krijgt doorbetaald wanneer hij niet werkt, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie • Freelancer is verplicht zich te houden aan een werkrooster • Freelancer is verplicht aanwijzingen van de opdrachtgever te volgen • Opdrachtgever is bevoegd instructies te geven over de inhoud van het werk • Freelancer is verplicht een bepaald (minimum) aantal uren te werken • Freelancer verricht de werkzaamheden op een (door de opdrachtgever bepaalde) vaste werkplek (bijvoorbeeld in het kantoor van de opdrachtgever) • Freelancer is opgenomen in de interne telefoonlijst/interne maillijst van opdrachtgever • Freelancer moet toestemming vragen voor vakantie- en snipperdagen • Freelancer wordt in het colofon genoemd als vaste medewerker • Honorarium van freelancer wordt gebaseerd op cao-schalen

Stappen bij het inhuren van freelancers

• Binnen het bedrijf worden gelijksoortige werkzaamheden over het algemeen op basis van een arbeidsovereenkomst verricht • Freelancer draagt niet de eindverantwoordelijkheid voor het werk en heeft niet het laatste woord • Freelancer wordt beperkt in de mogelijkheid elders werkzaamheden te verrichten • Freelancer woont redactievergaderingen en werkoverleg bij, is betrokken bij de bestuurlijke organisatie en heeft inspraak in medezeggenschapsorganen • De overeenkomst zoekt aansluiting bij wettelijke arbeidsrechtelijke bepalingen • Ook de Belastingdienst en/of het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) vinden de arbeidsrelatie een arbeidsovereenkomst • Freelancer loopt geen ondernemersrisico • Beide partijen hebben klaarblijkelijk de intentie dat freelancer regelmatige bijdragen voor langere tijd (bijvoorbeeld tot aan de pensioengerechtigde leeftijd) zal leveren • Freelancer ontvangt een periodieke betaling van het honorarium, in plaats van een prijsafspraak per opdracht • Freelancer ontvangt een vaste onkostenvergoeding Het is niet zo dat als één van deze omstandigheden voorkomt dit automatisch leidt tot de conclusie dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het hangt steeds weer van alle omstandigheden van het geval af. Deze omstandigheden zult u ook in onderlinge samenhang moeten afwegen. Daarbij steunt de wet de freelancer overigens wel, doordat er twee rechtsvermoedens in het arbeidsrecht voorkomen. Het begrip ‘rechtsvermoeden’ houdt kort samengevat in: het is zo, tenzij de wederpartij (werkgever) het tegendeel weet te bewijzen. Natuurlijk verdient schriftelijk bewijs vooraf, bijvoorbeeld in de vorm van een schriftelijk auteurscontract, de sterke voorkeur. Deze rechtsvermoedens maken het bewijzen van een arbeidsovereenkomst en de omvang daarvan voor de freelancer zeer eenvoudig. Zij luiden als volgt: 610 a. Hij die ten behoeve van een ander tegen beloning door die ander gedurende drie opeenvolgende maanden, wekelijks dan wel gedurende ten minste twintig uren per maand arbeid verricht, wordt vermoed deze arbeid te verrichten krachtens arbeidsovereenkomst. 610 b. Indien een arbeidsovereenkomst ten minste drie maanden heeft geduurd, wordt de bedongen arbeid in enige maand vermoed een omvang te hebben gelijk aan de gemiddelde omvang van de arbeid per maand in de drie voorafgaande maanden. Kortom, de ‘freelancer’ hoeft dus alleen maar aan te tonen dat hij voldoet aan deze criteria en de opdrachtgever zal moeten komen met tegenbewijs. Meestal komt het er dan op neer aan te tonen dat er geen gezagsrelatie bestond. Daarom is van belang om van tevoren glashelder te hebben hoe de verhoudingen liggen en dat gezag daarvan geen deel uitmaakt.

Stappen bij het inhuren van freelancers

Stap 2: Stel vast of er geen sprake is van een fictief dienstverband Hiervoor heeft u kunnen lezen dat freelancers die in werkelijkheid een arbeidsovereenkomst blijken te hebben als een soort zwartwerkers worden beschouwd. De Belastingdienst kan in dat geval naheffingen en boetes opleggen over de afgelopen vijf jaar. Dit geldt echter niet alleen voor freelancers die een echte arbeidsovereenkomst hebben. Er bestaat een categorie medewerkers, die zich bevindt tussen de werknemers en loondienst enerzijds en echte zelfstandig ondernemers anderzijds, waarvoor de opdrachtgever dezelfde fiscale verplichtingen heeft: freelancers met een fictief dienstverband. Voor freelancers die zo’n ‘fictief dienstverband’ hebben bent u als opdrachtgever wettelijk verplicht loonheffing op het honorarium in te houden en af te dragen. Ook hier geldt dat het niet voldoen aan deze verplichting maakt dat de freelancer als een soort zwartwerker wordt gezien, met alle financiële consequenties van dien. oo k Het grote verschil tussen de fictieve arbeidsovereenkomst en de werkelijke arbeidsovereenLe es 5 op 3 komst is dat een freelancer die werkzaam is op basis van een fictief dienstverband geen vraag 32 pagina aanspraak kan maken op andere werknemersrechten, buiten de werknemersverzekeringen.

Denk bijvoorbeeld aan doorbetaling van loon bij ziekte, cao-verhogingen, vakantiegeld etc. Hierop heeft een werknemer in loondienst wel recht, maar de fictieve werknemer niet. . Het fictieve dienstverband biedt de freelancer wel de bescherming van de werknemersverzekeringen, zoals de WW en de WIA. Criteria voor een fictief dienstverband zijn: • De opdracht duurt ten minste 30 dagen én • De freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week ongeacht het aantal uren én • Het honorarium is doorgaans ten minste 40 procent van het wettelijk minimumloon (per 1 juli 2008: 40 procent van 1356,60 euro = 542,64 euro per maand) De achterliggende gedachte van het fictief dienstverband is, dat de freelancer in financiële zin dermate afhankelijk is van een bepaalde opdrachtgever, dat hij bij het wegvallen van die opdrachtgever onevenredig veel risico loopt en daarom een beroep zou moeten kunnen doen op een uitkering. Voldoet uw freelancer aan deze criteria, dan bent u in beginsel verplicht inhoudingen te doen op het honorarium. Voor de uitgeverssector bestaan op deze verplichting diverse

Stappen bij het inhuren van freelancers

uitzonderingen. Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers valt onder één van die uitzonderingen, waardoor de uitzonderingen feitelijk de regel vormen. Valt uw freelancer onder één van deze uitzonderingscategorieën, dan hoeft u niets in te houden...... mits u dit kunt bewijzen. Over de uitzonderingen en het bewijs daarvan leest u hieronder.

vastleggen dat u niet -of alleen met inhoudingen- betaalt zolang de gewenste bewijsstukken niet zijn ontvangen van de freelancer. Dit is de enige manier waarop u zich kunt indekken tegen naheffingen en boetes. In veel gevallen is het leveren van bewijs zeer eenvoudig omdat u het bewijs zelf al in huis heeft. U bent dan niet afhankelijk van de medewerking van uw freelancers.

Uitzonderingen op inhoudingsplicht

Tijdens de onderhandelingen met de Belastingdienst over het convenant heeft het NUV overigens steeds de wens benadrukt om zoveel mogelijk gebruik te mogen maken van bewijs dat binnen de uitgeverij toch al aanwezig is. Dit kan de administratieve last (versturen of opvragen van formulieren, in de gaten houden of ze retour komen, freelancers te woord staan, discussiëren met freelancers of hun boekhouders, herinneringsbrieven sturen etc.) immers beperken. De Belastingdienst heeft deze wens ingewilligd: bewijzen die al binnen de uitgeverij aanwezig zijn, zijn inderdaad vaak al voldoende.

In de uitgeverssector geldt per 1 januari 2008 een convenant tussen het NUV, de Belastingdienst en het UWV voor freelance auteurs/redactiemedewerkers (waarvan dan al is vastgesteld dat zij niet in werkelijkheid in loondienst zijn!). Zie voor de tekst van het convenant pagina 53 e.v.

de ook de es e te l In dit convenant zijn de uitzonderingen op het fictief dienstverband verduidelijkt en L lges ve e n 2 geconcretiseerd. Het convenant geldt uitsluitend voor freelance auteurs en redactiemedee vrag op werkers*, die worden gedefinieerd als ‘een persoon, die met arbeid van creatieve aard 3 en a 21 in g meewerkt aan de redactionele leiding en/of redactionele samenstelling van de vorm en/of a p

inhoud van een werk dat door de uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijvoorbeeld columnist, cartoonist, eindredacteur, illustrator, fotograaf, vormgever en vertaler’.

Uitzondering 1 Auteur met royaltyinkomsten: royaltycontract als bewijs Bewijs leveren van de eerste uitzonderingscategorie is zeer eenvoudig. Kunt u een royaltycontract laten zien bij een looncontrole en vormen royalty’s het grootste bestanddeel van uw betalingen aan hem, dan is die auteur uitgezonderd.

De uitzonderingsgevallen die de regel vormen 1 Auteur/redactiemedewerker werkt hoofdzakelijk op royaltybasis of 2 Honorarium van auteur/redactiemedewerker bij deze opdrachtgever blijft vermoedelijk of werkelijk onder de 7200 euro per jaar (of onder het naar rato bedrag) of 3 Freelancer is werkzaam als ‘erkend’ zelfstandig ondernemer (VAR-WUO of VAR-DGA) of 4 Auteur/redactiemedewerker heeft een ander hoofdberoep *Freelancers, niet zijnde auteurs en redactiemedewerkers, vallen niet onder het convenant en moeten volgens de algemene wettelijke regels worden beoordeeld. Opdrachtgever moet bewijzen! Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers in de uitgeverssector valt wel onder één van deze vrijstellingen, zo is gebleken uit onderzoek van het NUV eind 2007/ begin 2008. Toch blijft u als opdrachtgever wettelijk verplicht te beoordelen of u premies en belasting moet inhouden en, als u besluit dat dit niet nodig is, bewijs te leveren van de reden. U moet dus alert blijven op riskante gevallen. Kunt u dit bewijs niet leveren, dan krijgt u als opdrachtgever de volledige naheffing en boete opgelegd. Verhaal van naheffingen en boetes in verband met niet ingehouden premies werknemersverzekeringen op de freelancer is wettelijk niet mogelijk. Wel kunt u vooraf contractueel

Dit is ook logisch. Allereerst vormen royaltybetalingen feitelijk geen beloning voor de arbeid, maar gaat het om betalingen die de freelancer ontvangt als beloning voor het exploiteren van zijn auteursrechtelijk beschermd werk. Met andere woorden: het betreft een betaling voor het gebruik van zijn intellectuele eigendomsrechten. Dit is een geheel andere grondslag dan loon uit arbeid. Is er geen sprake van loon, dan kan er ook geen sprake zijn van verplichte inhoudingen van loonheffing. Daarnaast wordt een auteur die voornamelijk op royaltybasis werkzaam is beschouwd als zelfstandig ondernemer. Zelfstandigen zijn wettelijk uitgezonderd van inhoudingen. Royaltyauteurs worden als zelfstandigen beschouwd omdat zij ondernemersrisico lopen. Betalingen aan een royaltyauteur zijn tenslotte gebaseerd op navenante verkoop van zijn auteursrechtelijk beschermd werk. Het wettelijk minimumloon is op royaltyauteurs niet van toepassing. NB: Om ook voor fiscale faciliteiten in aanmerking te komen moet de royaltyauteur wel voldoen aan aanvullende eisen. Het verschil in status tussen een freelancer en een werknemer blijkt ook uit de Auteurswet. Van auteursrechtelijk beschermde werken gemaakt in het kader van een dienstverband is de werkgever de maker, terwijl een freelancer altijd het auteursrecht behoudt, voor zover niet in licentie gegeven of overgedragen aan zijn opdrachtgever. De uitgever als opdrachtgever dient die rechten voor ieder werk van de freelancer te verwerven, terwijl de freelancer altijd zijn morele rechten behoudt (niet overdraagbaar).

12 na Kijk op pagi 19 m t/ 14 voor de e ve e lges te ld n e vrag ove r di t onde rwe rp

Stappen bij het inhuren van freelancers

Uitzondering 2 Auteur/redactiemedewerker met honorarium onder de 7200 euro (naar rato): boekhouding als bewijs

Stappen bij het inhuren van freelancers

Let op: Alleen bij een VAR Winst Uit Onderneming (VAR-WUO), of Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (VAR-DGA) voor dezelfde werkzaamheden die u laat uitvoeren, mag u ervan uitgaan dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap.

Via uw boekhouding kunt u precies laten zien hoeveel uw auteur/redactiemedewerker in een bepaald jaar heeft ontvangen aan honoraria. Kunt u aannemelijk maken dat u erop mocht vertrouwen dat het honorarium onder de 7200 euro per jaar zou blijven (bijvoorbeeld vanwege het honorarium van vorig jaar en/of inkomsten van freelancers met vergelijkbare werkzaamheden), dan is dat voldoende. Begint een auteur/redactiemedewerker gedurende een lopend jaar, dan geldt niet het volledige bedrag van 7200 euro, maar wordt dit naar rato aangepast aan de nog resterende duur van het kalenderjaar. Voor het daaropvolgende jaar geldt dan wel de grens van 7200 euro.

U hoeft dan geen premies werknemersverzekeringen en belasting in te houden en de opdrachtnemer kan dan geen recht doen gelden op een ZW-, WIA- of WW-uitkering en er is geen sprake van verzekeringsplicht voor de werknemersverzekeringen. Dit is echter anders wanneer de Belastingdienst achteraf kan bewijzen dat er feitelijk toch sprake was van een arbeidsovereenkomst. Dit wordt niet volledig uitgesloten door de VAR. Kan de Belastingdienst op basis van feiten en omstandigheden achteraf bewijzen dat er sprake is van een civielrechtelijke dienstbetrekking, dan zijn er twee mogelijkheden:

Uitzondering 3 Zelfstandig ondernemer: geldige VAR-WUO of VAR-DGA als bewijs

• Opdrachtgever is te kwader trouw: naheffing komt terecht bij de opdrachtgever • Opdrachtgever is te goeder trouw: naheffing komt terecht bij de freelancer

De letters VAR staan voor Verklaring Arbeidsrelatie. Deze verklaring schept vooraf duidelijkheid over de zelfstandigheid van de opdrachtnemer (freelancer). De VAR wordt op verzoek van de freelancer afgegeven door de Belastingdienst, aan de hand van het standaardformulier ‘Aanvraag verklaring arbeidsrelatie’, dat de freelancer kan downloaden via de site van de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl. Aanvragen kan digitaal en schriftelijk en alle aanvragen worden centraal behandeld door de Belastingdienst in Winterswijk. Volgens eigen richtlijnen van de Belastingdienst verstrekt zij de VAR binnen acht weken na indiening van het verzoek. Aan de VAR is zowel de Belastingdienst als het UWV gebonden. De VAR is een beschikking: bezwaar en beroep is mogelijk.

Tip: Le es de e ve e lges te ld Dat een freelancer een VAR heeft zegt nog niets: het gaat erom wat erop staat over zijn vragen 23, werkzaamheden en zijn inkomsten! 24 en 31

Op de VAR geeft de Belastingdienst aan wat de aard van de inkomsten is die de freelancer gaat verdienen met het werk waarvoor de verklaring is aangevraagd. Afhankelijk van de omstandigheden kan de Belastingdienst de inkomsten aanmerken als: • Loon uit (fictieve) dienstbetrekking (loon) • Resultaat uit overige werkzaamheden (ROW) • Winst uit onderneming (WUO) • Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap (DGA)

Le es ook vraag 21 op De bewijslast voor de eventuele kwade trouw van de opdrachtgever ligt bij de Belastingdienst. Meestal verlegt de VAR-WUO of VAR-DGA het risico van de opdrachtgever naar de freelancer. pagina 28

De VAR is in beginsel maximaal één jaar geldig, waardoor deze elk jaar opnieuw door u moet worden opgevraagd (bij verwachte overschrijding van de 7200 euro-grens). Staatssecretaris De Jager is voornemens dit te veranderen en wil een stilzwijgende verlenging mogelijk maken. Houd voor de actuele stand van zaken www.nuv.nl in de gaten. In geval van wijziging van omstandigheden of een onjuiste aanvraag kan de Belastingdienst de VAR herzien of intrekken. Een dergelijke herziening of intrekking heeft geen gevolgen voor de status van betrokkene voor de werknemersverzekeringen. Dit is zo geregeld, omdat de opdrachtgever moet kunnen vertrouwen op de VAR, ook als deze achteraf op onjuiste gronden blijkt te zijn verkregen.

VAR-ROW? Als op VAR staat dat de freelancer ’resultaat uit overige werkzaamheden’ (ROW) geniet, zegt dat over de werknemersverzekeringen en loonheffing nog helemaal niets. Heeft u alleen een VAR-ROW van uw freelancer, dan zult u nader onderzoek moeten verrichten. Hiermee is nog niet zeker dat u dan premies en belasting moet afdragen. Allereerst moet de freelancer om in aanmerking te komen voor inhoudingen ook voldoen aan de andere criteria voor een fictief dienstverband: • Opdracht duurt tenminste 30 dagen én • Freelancer is doorgaans werkzaam op twee dagen per week

te lde Zie ook de ve elges vragen 20 en 29

Stappen bij het inhuren van freelancers

Voldoet de freelancer ook hier aan, dan nóg heeft u geen zekerheid over de inhoudingen. Immers, weliswaar is er dan geen sprake van zelfstandig ondernemerschap, maar er kan nog wel sprake zijn van andere uitzonderingscategorieën: auteurs met royaltyinkomsten of auteurs/ redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep. Dit kunt u bijvoorbeeld vaststellen aan de hand van een eigen verklaring. Uitzondering 4 Ander hoofdberoep: Eigen Verklaring als bewijs

de ook de es l Auteurs/redactiemedewerkers die een ander hoofdberoep hebben, waar zij meer dan 50 e e t L lges procent van hun tijd aan besteden en meer dan 50 procent van hun inkomsten mee verdienen, ve e n e vrag n 3 0 zijn uitgezonderd van inhoudingen. Omdat veel auteurs niet kunnen leven van hun werk als e 22 freelance auteur/redactiemedewerker hebben velen een ander hoofdberoep. In educatieve en

wetenschappelijke uitgeverijen werken heel wat freelancers die in het dagelijkse leven een ander beroep hebben. Zij zijn vaak juist gevraagd als auteur vanwege dat andere hoofdberoep. Het is aan de uitgever/opdrachtgever om deze auteurs te vragen om een Eigen Verklaring. Dit formulier is meer dan 25 jaar geleden ontwikkeld als hulpmiddel, maar door de invoering van de VAR was dit document verouderd geraakt. In overleg met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën is er nu een geactualiseerde versie van dit formulier beschikbaar, die in het convenant in deze brochure is opgenomen.

k Kijk oo e d ij b s te lde Belangrijke wijziging in de geactualiseerde versie van de Eigen Verklaring is, dat er nu aandacht ve e lge n e vrag is voor de bijzondere status van royaltybetalingen. Daarnaast wordt in de Eigen Verklaring het 7 2 26 en a 29 bedrag van 7200 euro vermeld, waaronder geen sprake is van inhoudingsplicht en de Eigen in g a op p

Verklaring dus niet nodig is.

Advies • Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet als zijzelf bevoegd zijn freelancers in te zetten) • Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan • Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract op pagina 35) • Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden

Stappen bij het inhuren van freelancers

• Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt • Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast • Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast • Leg planning en aanleverschema vast • Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst in deze brochure op pagina 7 • Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomens grens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te verwachten inkomsten hiermee • Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt, deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit jaar nog zal verdienen • Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houd dan bij of de grens alsnog wordt overschreden • Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar:

o auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie o auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract o zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) o auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring

Stappen bij het inhuren van freelancers

NB: Vrijwillig loonheffing afdragen: opting-in In dit hoofdstuk ging het steeds over de wettelijke verplichting loonheffing in te houden en af te dragen. Naast die verplichting bestaat er ook een vrijwillige keuzemogelijkheid om onder de regels van de loonheffing te vallen. De freelancer hoeft dan zelf geen boekhouding bij te houden. Dit heet ‘opting-in’. Opting-in geldt alléén voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, dus premiebetaling voor werknemersverzekeringen is daarbij niet aan de orde en ook van andere werknemersrechten is dan geen sprake.Op pagina 56 vindt u meer informatie over deze constructie.

Stap 3: Maak afspraken over (her)gebruik van content Wanneer iemand ‘een werk van creatieve aard’ creëert, zoals een boek, een artikel, een illustratie of foto, ontstaat op dat werk automatisch auteursrecht. Auteursrecht is het exclusieve recht van de maker van een werk ‘van wetenschap, letterkunde of kunst’ om zijn werk te verveelvoudigen (reproduceren) en openbaar te maken (publiceren). Dat betekent dat de maker zelf bepaalt wat er met zijn creatie, zijn ‘werk’ in auteursrechtelijke zin, mag gebeuren, tenzij er met zijn uitgever andere afspraken zijn gemaakt. Dit is anders wanneer de maker in loondienst is bij de uitgeverij en zijn werk creëert in het kader van zijn functie, want dan geldt zijn werkgever als auteur. Wanneer een uitgeverij afspraken maakt over auteursrechten geeft zij daarmee feitelijk aan dat van een arbeidsovereenkomst geen sprake is (anders zou zij immers niets behoeven te regelen). Een afspraak kan zijn dat de maker al zijn rechten overdraagt aan (bijvoorbeeld) de uitgever, die het werk dan exclusief en onbeperkt mag reproduceren en exploiteren. Dit kan zelfs opgaan wanneer het werk in opdracht is gemaakt. Spreekt u niets af of maakt u onduidelijke afspraken, dan kunt u in vervelende discussies belanden die door een rechter vaak al snel in het voordeel van de auteur worden beslist. Door alle nieuwe vormen van hergebruik die in de loop der jaren zijn ontstaan, bijvoorbeeld in een digitaal nieuwsarchief op de website van een dagblad of tijdschrift, is een eenmalig publicatierecht meestal niet voldoende meer. Het is nu belangrijk na te denken over de benodigde rechten en daarover heldere afspraken te maken met uw auteurs/redactiemedewerkers en deze ook schriftelijk vast te leggen. Het overdragen of in licentie geven van exploitatierechten op een werk is geen indicatie van een gezagsverhouding. Dit misverstand is in het verleden wel eens opgedoken. In die gevallen bleek het dan te gaan over gebrek aan kennis over auteursrecht. Het in veel

Stappen bij het inhuren van freelancers

uitgeefovereenkomsten gehanteerde begrip ‘werk’ werd dan ten onrechte gezien als uitgevoerd werk en niet als auteursrechtelijk beschermd werk (van wetenschap, letterkunde of kunst). Ook verwarde men dan de afspraken die betrekking hadden op de exploitatie van een reeds vervaardigd werk (waarop de licentie of overdracht betrekking heeft) ten onrechte met de totstandkoming van het werk. Een aantal uitgevers en het Nederlands Uitgeversverbond hebben hun huis- en modelcontracten voorgelegd aan het UWV of de Belastingdienst en steeds was de terechte conclusie dat uit een uitgeefovereenkomst an sich geen gezagsverhouding kan worden geconcludeerd, ook niet in geval van overdracht van het auteursrecht. Mocht u toch over dit aspect vragen krijgen bij een controle, kunt u altijd contact opnemen met het secretariaat Economische en Juridische Zaken van het NUV.

Advies • Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast • Bepaal welke rechten u nodig heeft • Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op: www.nuv.nl/web/ejz/auteursrechtindepraktijk/Pages/default.aspx Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen • U kunt ook tegen kostprijs maatwerkcontracten laten maken of contracten laten checken door de Stichting Juridische Dienstverlening van het NUV. • Neem voor meer informatie of voor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50

Stap 4: Besluit hoe u met aansprakelijkheid omgaat Freelancer stelt u aansprakelijk Gedurende het werk kan een freelancer van alles overkomen. Hij kan worden bedolven onder een archiefkast, uitglijden over gemorste koffie, aangevallen worden door de hond van de bekende Nederlander die hij gaat interviewen. Wanneer zo’n gebeurtenis leidt tot inkomensschade bestaat de kans dat de freelancer die schade gecompenseerd wil krijgen….. door u. Dan is het belangrijk te weten dat voor de freelancer die zijn werkzaamheden uitvoert binnen de muren van de uitgeverij dezelfde regels gelden als voor de veiligheid van werknemers. Denk daarbij aan stagiaires, uitzendkrachten en ieder ander die aan het werk is. De werkgever die zijn zorgplicht niet nakomt, is ook op vergelijkbare wijze aansprakelijk als tegenover medewerkers met een arbeidsovereenkomst. Het is dan ook zaak om hiermee rekening te

Stappen bij het inhuren van freelancers

houden en ook voor freelancers te zorgen voor veilige en gezonde omstandigheden. Er is nog wel een opmerkelijk verschil: in tegenstelling tot de ongevallen met ‘gewone’ werknemers geldt er -nog- geen meldingsplicht voor (bedrijfs)ongevallen met zzp’ers.

lezer via het colofon vooraf duidelijk te maken dat hij een eigen verantwoordelijkheid heeft bij gebruik van de informatie. Dit biedt weliswaar geen garanties op het uitblijven van aansprakelijkheid, maar kan u wel helpen. De tekst kan bijvoorbeeld luiden:

Werkt uw freelancer niet binnen de muren van de uitgeverij (en dat is aan te bevelen), maar thuis of elders, dan heeft u in beginsel geen arboverplichtingen jegens hem of haar. Deze aansprakelijkheid geldt namelijk alleen voor werknemers en thuiswerkers die onder uw gezag werken (en dus feitelijk een arbeidsovereenkomst hebben). Wie wél een arbeidsovereenkomst heeft, kan u overigens niet alleen aansprakelijk stellen voor de schade, maar heeft . ook recht op loondoorbetaling bij ziekte, gedurende maximaal twee jaar. Ook uit oogpunt van aansprakelijkheidsrisico’s is het dan ook beter alle schijn van gezag over freelancers . te vermijden.

‘Deze uitgave is bestemd voor…. (doelgroep). Ondanks het feit dat de auteur en redactie met de grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de weergegeven informatie zijn getreden. Hiervoor kunnen auteur en uitgever niet aansprakelijk worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en inzicht. Bij twijfel over de juistheid van informatie kunt u contact opnemen met .......’

Derde stelt u aansprakelijk Natuurlijk kan het ook voorkomen dat een freelancer die in uw opdracht werkt schade toebrengt aan een ander. Denk bijvoorbeeld aan een modefotograaf die kleding leent voor een reportage en deze zoekmaakt of beschadigt. De eigenaar van de kleding weet u dan ongetwijfeld te vinden. Of uw freelance reisgidsenauteur levert letterlijke vertalingen aan uit een buitenlandse reisgids en presenteert die als zijn eigen tekst. Uw buitenlandse collega eist schadevergoeding wegens inbreuk op zíjn auteursrecht… U bent dan als de uitgever van het inbreukmakende werk degene die de inbreuk heeft gemaakt en u bent daardoor allereerst aansprakelijk. De aansprakelijkheid in de relatie opdrachtgever/freelancer is anders geregeld dan in de relatie werkgever/werknemer, waarin de werknemer alleen aansprakelijk is bij ‘bewuste roekeloosheid’ of opzet.

• Zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden binnen de muren van de uitgeverij • Voorkom alle schijn van een gezagsrelatie = arbeidsovereenkomst • Zorg voor goede afspraken over aansprakelijkheid voor schade door de freelancer en leg deze . altijd schriftelijk vast • Is uw uitgeverij in de toekomst mogelijk aansprakelijk? Maak keuze over verzekeren ja/nee en zo ja, welke • Voorzie uw publicaties van een disclaimer, waarin u uw aansprakelijkheid uitsluit • Leg vrijwaring vast tegen rechten van derden

Wie uiteindelijk opdraait voor die schade (u of uw freelancer) hangt af van de afspraken die u daarover met uw freelancer heeft gemaakt en in hoeverre die afspraken te bewijzen zijn. U kunt over aansprakelijkheid afspraken maken in de opdrachtbevestiging (overeenkomst van opdracht), maar ook in algemene voorwaarden (die u dan wel correct van toepassing moet verklaren!). Denk daarbij bijvoorbeeld aan een clausule waarin uw freelancer u vrijwaart voor inbreuken op rechten van derden. Leiden die afspraken toch tot mogelijke toekomstige aansprakelijkheid voor uw uitgeverij, dan is het zinvol na te denken over een eventueel te sluiten aansprakelijkheidsverzekering. Tot slot: zowel de auteur als de uitgeverij kan te maken krijgen met een schadeclaim van derden wanneer de publicatie heeft geleid tot schade. Denk bijvoorbeeld aan een foute formule voor een scheikundeproef in een vakblad. Hoewel in het algemeen pas sprake is van aansprakelijkheid voor inhoud van informatie bij schuld of nalatigheid kan het zinvol zijn de

Advies

Veelgestelde vragen over het convenant

Veelgestelde vragen over het convenant Is er een adviseur/deskundige binnen de Belastingdienst (of het UWV) die mij kan informeren over werken met freelancers? Ja, die is er. Belastingkantoor Groningen was zelf nauw betrokken bij de totstandkoming van het convenant en daar is voldoende expertise aanwezig. U kunt Belastingkantoor Groningen bereiken via telefoonnummer 050 - 365 46 68. Binnen het NUV kunt u terecht bij de vaksecretariaten Economische & Juridische Zaken en Sociale Zaken via 020 – 430 91 50. Uitgebreide informatie vindt u overigens ook op www.nuv.nl, op de pagina van Economische en Juridische Zaken, dossier Freelancers.

Voor wie? 1 Wat is een freelancer? Freelancer in de zin van deze brochure is iemand die persoonlijk werk voor een ander verricht, zonder daarvoor in loondienst te zijn. Dat kan eventueel zelfs de directeur van een eenpersoons-bv zijn, mits hij geacht wordt het werk persoonlijk te verrichten. Die persoonlijke arbeidsverrichting is het belangrijkste element. ‘Freelancer’ is overigens geen wettelijke term, dus de rechtspositie van iemand die zich zo noemt is afhankelijk van de omstandigheden. 2 Geldt het convenant alleen voor auteurs/redactiemedewerkers? Ja, alleen bij het inzetten van freelance auteurs/redactiemedewerkers gelden de richtlijnen uit het convenant. De freelancers met andere beroepen zult u volgens de wettelijke regels moeten beoordelen. Vraag hierbij advies aan uw accountant of aan het NUV. 3 Wat zijn auteurs/redactiemedewerkers? Als auteur/redactiemedewerker wordt aangemerkt een persoon (ook eenpersoons-bv’s) die met arbeid van creatieve aard, in de zin van de Auteurswet, meewerkt aan de redactionele leiding en/of redactionele samenstelling van de vorm en/of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijvoorbeeld: columnist, cartoonist, eindredacteur, illustrator, fotograaf, vormgever en vertaler. 4 Geldt het convenant ook voor stockbureaus? Stockbureaus leveren foto’s uit een bestand. Zij worden dus niet in opdracht van de uitgever

Veelgestelde vragen over het convenant

gemaakt. In dat geval is er geen sprake van een overeenkomst van opdracht, maar van een koopovereenkomst. Van inhoudingsplicht zal dan geen sprake zijn. Neemt u foto’s af van een stockbureau, dan hoeft u dus niet te vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. Wel zult u bij een eventuele controle moeten aantonen dat u zaken heeft gedaan met een stockbureau. Bewaar daarom de facturen of andere bewijzen van de aankoop van foto’s. Maak als bewijs desnoods prints van de website van het bureau (handig als het bureau later misschien niet meer bestaat). 5 Een freelance redacteur factureert vanuit een VOF. Is alleen een inschrijving bij de KvK voldoende om verzekeringsplicht uit te sluiten of moet deze firmant toch een VAR aanvragen? Een VOF is een vennootschap onder firma. Dat is een samenwerkingsverband tussen verschillende personen. Wie zaken doet met een VOF zal het doorgaans niet uitmaken wie van de vennoten de werkzaamheden uitvoert. De VOF als geheel (en daarmee de firmanten) staat garant voor het eindresultaat. De plicht tot persoonlijke arbeidsverrichting is één van de voorwaarden voor verzekeringsplicht. Is dit niet aan de orde, dan zal er geen sprake zijn van inhoudingsplicht en behoeft de VOF ook geen VAR in te leveren. 6 Stel dat de auteur factureert vanuit een bv. Is dan alleen een uittreksel KvK voldoende? Nee, dat is niet voldoende als het gaat om een eenpersoons-bv. Het werken via een bv is wel een indicatie dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap, maar dit is geen garantie. Het werken via een bv zegt nog niets over de relatie tussen de bv en de opdrachtgever. . Nog altijd kan de relatie feitelijk een arbeidsovereenkomst blijken, waardoor de Belastingdienst niet eens aan de vraag naar zelfstandig ondernemerschap toekomt. Ook komt het voor dat de bv slechts één opdrachtgever heeft, waardoor de persoon in werkelijkheid geen echte zelfstandige is, maar een fictief dienstverband heeft. Dan bestaat het risico op naheffingen en boetes. Dit risico is alleen voor rekening van de freelancer als u bij een looncontrole een VAR-WUO of een VAR-DGA van hem kunt laten zien. 7 Wat zijn royalty’s volgens dit convenant? Als het honorarium van de auteur is gebaseerd op het exploitatieresultaat van het werk (netto of bruto, afhankelijk van de uitgeefovereenkomst), dan is er sprake van royaltyinkomsten. Royaltybetalingen vormen de beloning aan de auteur voor het exploiteren van zijn auteursrechtelijk beschermd werk door de uitgever. Betaling op royaltybasis betekent dat de ontvanger het risico loopt dat hij niets ontvangt van de uitgeverij die zijn werk exploiteert. Dit risico is een ondernemersrisico, waardoor de auteur die werkt op royaltybasis wordt beschouwd als zelfstandig ondernemer. Het risico-element is dus essentieel voor deze uitzondering. Wel is het zaak alert te zijn op een minimum betalingsgarantie. Omdat dit (te veel) kan lijken

Veelgestelde vragen over het convenant

op een vaste vergoeding zou het kunnen dat de uitzondering voor auteurs met royaltyinkomsten niet geldt. Een vooraf afgesproken maximum levert geen extra risico’s op. 8 Als u zeker weet dat een freelancer genoeg andere opdrachtgevers heeft (bijvoorbeeld via de website), mag u dan aannemen dat er geen sprake is van inhoudingsplicht? Nee, dat is zeker niet verstandig. Gezien het aantal opdrachtgevers lijkt het erop dat de freelancer als zelfstandig ondernemer werkzaam is en dat u geen risico loopt. Toch kunt u beter niet vertrouwen op de (vluchtige) informatie op websites of op informatie waarover u of uw medewerker beschikt. Realiseert u zich dat looncontroles eens per vijf jaar plaatsvinden en dat naheffingen met terugwerkende kracht over vijf jaar mogen worden opgelegd. Van auteurs/redactiemedewerkers die boven de ‘7200 euro-grens’ zitten (en geen auteur met royaltyinkomsten zijn) moet u bij zo’n controle over de afgelopen vijf jaar bewijzen waarom er niets is ingehouden. Dat uw medewerker zeker weet dat de freelancer genoeg opdrachtgevers heeft vormt dan op zichzelf, dus zonder nadere onderbouwing, onvoldoende bewijs. Bovendien, misschien is degene in de uitgeverij die dit weet al vertrokken op het moment van de controle. De bewijskracht van een website van de auteur zelf zal gering zijn. Wie garandeert u dat die indrukwekkende namenlijst op de website geen marketingstunt is? Misschien zijn die andere opdrachtgevers verzonnen, en bent u in werkelijkheid wel de enige betalende opdrachtgever. Dan heeft de freelancer waarschijnlijk een fictief dienstverband met u. Bovendien is niet alleen het aantal opdrachtgevers relevant, maar ook de mate waarin deze opdrachtgevers bijdragen aan de totale inkomstenstroom van de auteur. Eén bedrijf dat 90 procent van de omzet levert van een freelancer kan dus nog steeds een naheffing krijgen, ook al heeft hij daarnaast bijvoorbeeld nog drie kleinere opdrachtgevers. De enige manier om dit risico als opdrachtgever te voorkomen is het overleggen van een VAR-WUO of VAR-DGA. Het dringende advies is dan ook hier altijd om te vragen bij het passeren van de 7200 euro-grens (niet zijnde royalty’s). Kortom, ook al weet u dat uw freelancer andere opdrachtgevers heeft, zorg dan bij overschrijding van de 7200 euro-grens toch altijd voor schriftelijk bewijs: een VAR, een Eigen Verklaring, of een royaltycontract. 9 Is het nodig een 65-plusser om een VAR of een Eigen Verklaring te vragen? Ja, dat is nodig onder dezelfde voorwaarden als voor andere auteurs/redactiemedewerkers.

Veelgestelde vragen over het convenant

Het gaat dan om 65-plussers die niet hoofdzakelijk royalty’s ontvangen en die met hun inkomsten de grens van 7200 euro overschrijden. Voorheen werd de Eigen Verklaring vaak niet ingevuld door 65-plussers, omdat zij niet behoren (nog altijd niet) tot de kring van verzekerden voor de werknemersverzekeringen. Echter, 65-plussers kunnen wel belastingplichtig zijn voor de loonheffing. Dit wordt nu ook bepaald aan de hand van de Eigen Verklaring.

gedurende de opdracht? Maakt betrokkene deel uit van het organisatorische verband van de “werkgever”? Kan hij bijvoorbeeld naar eigen believen gaan en komen? Heeft hij zijn eigen werkplek/telefoonnummer/e-mailadres binnen de organisatie? Moet hij zijn vakantiedagen aanvragen net als een gewone werknemer? Al dit soort aspecten is van belang. De hele feitelijke situatie moet worden beoordeeld.

10 Een Nederlandse freelance auteur woont en werkt in het buitenland. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? Nee, want de inkomsten uit niet-zelfstandige arbeid van een opdrachtnemer die in het buitenland woont en werkt zijn niet onderworpen aan loonheffing. Dat betekent dat een toets op zelfstandigheid of ander hoofdberoep voor in het buitenland wonende freelancers niet nodig is.

Blijkt de arbeidsrelatie geen arbeidsovereenkomst te zijn, dan is de volgende vraag of het gaat om royaltyinkomsten. Dat is grotendeels het geval. Royaltyinkomsten zijn volgens het convenant uitgezonderd van inhoudingen, dus die uitzondering op die inhoudingsplicht zou van toepassing kunnen zijn.

11 Freelancer is buitenlander en werkt in Nederland. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? Buitenlandse auteurs zijn niet uitgezonderd van het convenant, zij kunnen gewoon in aanmerking komen voor inhoudingen. Om te beoordelen of en wat u moet inhouden zult u allereerst moeten vaststellen of de relatie met uw freelancer feitelijk een (fictieve) arbeidsovereenkomst is. Is dit het geval, dan moet u in beginsel (beperkt) loonheffing gaan inhouden. Hoe dit ingevuld wordt hangt af van het belastingverdrag dat Nederland heeft gesloten met het land van herkomst. Voor meer informatie kunt u het best contact opnemen met de Belastingdienst. 12 Freelancer is buitenlander, werkt in het buitenland voor een Nederlandse uitgeverij. Komt zo iemand in aanmerking voor inhoudingsplicht? Nee, want de inkomsten uit niet-zelfstandige arbeid van een opdrachtnemer (dienstbetrekking) die in het buitenland woont en werkt zijn niet onderworpen aan loonheffing. Dat betekent dat een toets op zelfstandigheid of ander hoofdberoep voor in het buitenland wonende freelancers niet nodig is. 13 Een leraar op een middelbare school is daarnaast een goed verdienende auteur met 40.000 euro aan royaltyinkomsten. Hij doet ook nog wat eindredactionele en internetklussen voor ongeveer 15.000 euro per jaar. Loopt deze uitgever risico op naheffingen? Die kans lijkt niet zo groot, maar ook bij deze freelancer zal de uitgever dit moeten toetsen. Allereerst is het zaak te beoordelen of de relatie ten opzichte van de uitgever geen kenmerken vertoont van een arbeidsovereenkomst. Het lijstje met indicatoren in deze brochure kan hierbij als hulpmiddel dienen. Bij beantwoording van de vraag naar het ontbreken van de dienstbetrekking is een heel scala van omstandigheden van belang. Het komt erop neer dat er geen sprake mag zijn van een gezagsrelatie. Een aantal van de relevante criteria: Is er een instructiebevoegdheid

Echter, deze auteur verdient naast zijn royaltyinkomsten ook nog honoraria voor opdrachten. Volgens het convenant worden ook die inkomsten dan vrijgesteld van inhoudingen. Dit kan anders zijn wanneer de royaltyinkomsten slechts een klein aandeel vormen in het totale inkomen van die uitgever, maar hier bestaat niet meer dan de helft van het inkomen bij deze uitgeverij uit niet-royaltyinkomsten en is de verhouding dusdanig dat de uitgever zich geen zorgen hoeft te maken. Kortom, ondanks de forse inkomsten van de auteur bij deze uitgeverij zal er geen sprake zijn van een verplichting loonheffing en premies werknemersverzekeringen in te houden en af te dragen.

De 7200 euro-grens voor auteurs en redactiemedewerkers 14 In het convenant staat dat u moet bepalen of een auteur/redactiemedewerker naar verwachting meer dan 7200 euro bij uw uitgeverij zal verdienen. Hoe bepaalt u dat? Allereerst: de 7200 euro-grens geldt voor een heel jaar. Begint een nieuwe freelancer later dan 1 januari, dan zult u het bedrag van 7200 euro naar rato moeten berekenen voor de resterende duur van het jaar. Bijvoorbeeld: freelancer begint op 1 mei met zijn eerste klus. Tot het einde van het jaar zijn dat nog acht maanden, dus 8/12 jaar. 8/12 x 7200 euro = 4800 euro. U zult het bedrag dat de freelancer ‘naar verwachting’ gaat verdienen moeten vergelijken met dit bedrag. Zal de freelancer naar verwachting bij uw uitgeverij meer gaan verdienen dan die 4800 euro, dan zult u de status van de freelancer aan de hand van formulieren moeten beoordelen. Zo niet, dan mag u dit voorlopig achterwege laten. Pas wanneer dit naar rato bedrag eventueel wordt overschreden hoeft u de freelancer om een Eigen Verklaring of een VAR te vragen.

Veelgestelde vragen over het convenant

Hoeveel de freelancer naar verwachting gaat verdienen bepaalt u vooral aan de hand van de opdrachten die hij al op zak heeft. Ook de jaarinkomsten van freelancers die dezelfde soort werkzaamheden voor u uitvoeren kunt u daarbij gebruiken als hulpmiddel. Een freelancer die al eens eerder voor uw uitgeverij heeft gewerkt mag u wel langs ‘de 7200 euro-lat’ leggen. Heeft hij het afgelopen jaar minder verdiend dan dat bedrag, dan kunt u ervan uitgaan dat dit zo blijft, tenzij u redenen hebt of moet hebben om aan te nemen dat het meer zal worden. Zo’n reden kan bijvoorbeeld zijn dat de freelancer voor een extra redactie gaat werken, of dat hij gewoon meerdere opdrachten (= extra inkomsten) toegezegd heeft gekregen. Belangrijk om te weten: het gaat bij een looncontrole vooral om de geloofwaardigheid van uw beslissing. 15 Welke betalingen tellen mee bij het bepalen of de grens van 7200 euro is bereikt? Voor het bepalen van de 7200 euro-grens moet u alle betalingen aan een auteur/redactiemedewerker bij elkaar optellen. Dat betekent dat u niet alleen het honorarium meetelt, maar ook andere vergoedingen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan betaling van gedeclareerde reiskosten (bijvoorbeeld een vliegticket). Deze moet u meerekenen als u de optelsom maakt om het overschrijden van de 7200 euro-grens te bepalen. Dat betekent overigens niet dat er ook inhoudingen nodig kunnen zijn over verstrekte onkostenvergoedingen, want deze zullen niet worden gezien als loon. Dit geldt echter alleen wanneer de onkosten werkelijk zijn gemaakt en daarvan bij een looncontrole bewijs voorhanden is, bijvoorbeeld in de . vorm van bonnetjes en facturen. Onkostenvergoedingen die zijn verstrekt zonder dat de gemaakte kosten te bewijzen zijn kunnen worden gezien als loon waarover wel inhoudingen verplicht zijn. 16 Als de inkomsten van een freelancer de grens van 7200 euro overschrijden, moeten er dan inhoudingen met terugwerkende kracht plaatsvinden? Nee, dat hoeft niet. Mocht na uw toetsing aan de criteria voor een werkelijk en daarna voor een fictief dienstverband blijken dat u verplicht bent inhoudingen te doen op het honorarium, dan gaat deze verplichting pas in vanaf de eerstvolgende betaling na het constateren van de overschrijding, dus zonder terugwerkende kracht. Dit is echter anders wanneer de inschatting van de inkomsten niet geloofwaardig en daarmee feitelijk niet te goeder trouw is geweest. Bijvoorbeeld wanneer een freelancer vorig jaar ruim boven de 7200 euro heeft verdiend en/of wanneer de reeds verstrekte opdrachten een waarde vertegenwoordigden van een fiks bedrag waardoor overschrijding van de 7200 euro-grens voor de hand lag.

Veelgestelde vragen over het convenant

17 Een auteur/redactiemedewerker krijgt zijn eerste opdracht voor de uitgeverij halverwege april. Hij werkt dit jaar nog een paar keer, maar volgend jaar een hele tijd niet. Pas vanaf mei in dat jaar gaat hij weer opdrachten aannemen. Hoe bepaalt u wanneer u moet vragen om een Eigen Verklaring of een VAR? Voor het jaar van aanvang van de werkzaamheden geldt de 7200 euro-grens naar rato van het resterende jaar, in dit geval dus: 8,5 maanden/12 maanden x 7200 euro = 5100 euro. Wordt dit bedrag overschreden in dit jaar, dan dient u een Eigen Verklaring te laten invullen door de betrokken freelancer en/of hem te vragen om een VAR. In het volgende jaar geldt de grens van 7200 euro. 18 Een auteur/redactiemedewerker gaat naar verwachting meer dan 7200 euro verdienen en heeft geen VAR-WUO of VAR-DGA. Wat nu? Dit betekent nog niet dat er sprake is van inhoudingsplicht. U zult nader onderzoek moeten verrichten naar de situatie. Allereerst is dan de vraag of de freelancer werkt op basis van een royaltycontract, want royaltyinkomsten worden uitgezonderd van de inhouding van loonheffingen. Is er geen royaltycontract, dan moet u aan de auteur/redactiemedewerker vragen een Eigen Verklaring in te vullen. Aan de hand van de Eigen Verklaring kunt u bepalen of sprake is van beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden. Is dit niet het geval en heeft de auteur/redactiemedewerker een ander hoofdberoep, dan is hij uitgezonderd van heffingen. Is de auteur/redactiemedewerker wel beroepsmatig bezig, dan zou hij in aanmerking kunnen komen voor inhoudingen. Of dit zo is, hangt af van zijn arbeidspatroon. Er is namelijk pas sprake van inhoudingsplicht voor de loonheffingen indien de auteur/ redactiemedewerker doorgaans op ten minste twee dagen per week werkzaam is (ongeacht het aantal uren). Een zeer gevarieerd patroon, waarbij de auteur/redactiemedewerker bijvoorbeeld niet doorgaans elke week op twee dagen werkzaam is, zal niet leiden tot inhoudingsplicht. Hetzelfde geldt voor een zeer kortdurende relatie (korter dan één maand) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en een arbeidsbeloning die doorgaans lager is dan 2/5 van het wettelijk minimumloon (exclusief vakantiegeld). 19 Moet u een contract sluiten met een freelance auteur als u minder betaalt dan 7200 euro? Het is altijd verstandig om de afspraken binnen een zakelijke relatie schriftelijk vast te leggen, om welk bedrag het ook gaat. Dit kan later vervelende discussies voorkomen. Die discussies behoeven niet alleen te gaan over de aard en inhoud van de arbeidsrelatie, maar deze kunnen ook auteursrecht of aansprakelijkheid voor schade betreffen. Is er niets schriftelijk vastgelegd over bijvoorbeeld hergebruik door dezelfde uitgeverij (zoals plaatsing op een website) of

Veelgestelde vragen over het convenant

door derden, dan kan de auteur volhouden dat dit gebruik niet is toegestaan, of slechts tegen extra betaling. U kunt dan een claim tegemoetzien.

Over de formulieren 20 Op de Eigen Verklaring staat bij vraag B: ‘Is de arbeidsverhouding aangegaan voor een periode langer dan een maand?’ Dit is verwarrend: een freelancer heeft toch juist geen arbeidsverhouding? In het spraakgebruik betekenen ‘arbeidsovereenkomst’ en ‘arbeidsverhouding’ (of ‘arbeidsrelatie’) voor de meeste mensen hetzelfde. Juridisch ligt dit echter anders. De term ‘arbeidsverhouding’ is volstrekt neutraal. Deze term zegt alleen maar dat er wordt samengewerkt met iemand die werk uitvoert, maar niet wat de aard van die verhouding precies is. De term ‘arbeidsovereenkomst’ geeft wel aan wat de aard en inhoud van de verhouding is: de ene partij (werknemer) werkt onder gezag van de ander (werkgever). 21 Is het mogelijk alvast inzage te krijgen in het VAR-bestand van de Belastingdienst om zo het risico in te schatten? Helaas is dit momenteel (nog?) niet mogelijk. Dit heeft mede te maken met privacyredenen. Freelancers zijn, ook als het een bv betreft, personen, waarop de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing is. Deze wet stelt als voorwaarde voor het openbaren van persoonsgegevens dat de betrokken persoon uitdrukkelijk voorafgaande toestemming (bijvoorbeeld via de VAR-aanvraag) heeft verleend voor dat gebruik. Dit gebeurt op dit moment niet. Bovendien beschikt de Belastingdienst voor een dergelijke service over onvoldoende capaciteit. 22 In plaats van de Eigen Verklaring stuurt een auteur/redactiemedewerker een briefje waarin hij uitlegt dat hij een ander hoofdberoep heeft en welk beroep dat is. Volstaat dit ook? Ja, dat is op zich voldoende. Natuurlijk is het voor toekomstige looncontroles plezierig als er een uniform formulier is dat door iedere auteur/redactiemedewerker wordt ingevuld. Dit verdient dan ook de voorkeur. Echter, een eis is dit niet. Een brief van een auteur/redactiemedewerker die voldoende informatie geeft om zijn status vast te stellen, is volgens het convenant ook voldoende. 23 Levert de VAR altijd 100 procent zekerheid over de arbeidsverhouding en daarmee over de inhoudingsplicht? In de praktijk zal een voor de juiste werkzaamheden afgegeven VAR-WUO of VAR-DGA

Veelgestelde vragen over het convenant

gedurende de looptijd worden gerespecteerd. Hooguit zal er voor de toekomst van worden afgeweken. Bezitters van een VAR-WUO of een VAR-DGA gelden dus gedurende de looptijd voor hun opdrachtgever als zelfstandig ondernemer. Op de afgegeven VAR-Loon en VAR-ROW staat vermeld dat er waarschijnlijk sprake is van Loon uit dienstbetrekking respectievelijk Resultaat overige werkzaamheden. Deze aanduidingen zeggen nog niet veel, en u zult zelf naar omstandigheden en door toepassing van de wettelijk gestelde voorwaarden moeten beoordelen of er wel of geen inhoudingen moeten plaatsvinden. 24 Is het toegestaan de VAR of de Eigen Verklaring alleen digitaal te bewaren? Nee, het is niet voldoende de VAR en de Eigen Verklaring te scannen en digitaal te bewaren. Er moet altijd een papieren versie beschikbaar zijn bij controles. Overigens kunnen softwareproblemen leiden tot verlies van de gescande formulieren en alleen daarom al is het sterk af te raden alleen digitale versies te bewaren. 25 Is elk soort werk binnen een uitgeverij geschikt om op freelance basis te worden gedaan? Nee, niet elk soort werk leent zich even goed om op freelance basis te worden verricht. Besteedt u bijvoorbeeld werk uit aan een freelance redactieassistent, dan is er altijd een zeker risico, afhankelijk van de wijze waarop de werkzaamheden en de relatie in werkelijkheid worden ingevuld. Verlangt het soort werk bijvoorbeeld aanwezigheid op de redactie tussen bepaalde, door de werkgever vastgestelde tijdstippen, moet de freelancer werken volgens de regels en richtlijnen die gelden binnen die redactie en die niet door hemzelf zijn vastgesteld en is het gebruikelijk dat het werk binnen de uitgeverij in loondienst wordt verricht? Alles bij elkaar opgeteld is de kans dan groot dat de Belastingdienst dit als een werkelijke arbeidsovereenkomst beschouwt, met alle bijbehorende fiscale consequenties. Dit nog afgezien van de rechten die de freelancer zelf vermoedelijk zou kunnen afdwingen. 26 Mag ik de Eigen Verklaring in mijn eigen huisstijl zetten? Ja, dat mag. Met de Belastingdienst en het UWV is afgesproken dat de Eigen Verklaring een hulpmiddel is dat diverse verschijningsvormen mag krijgen. U mag het formulier dus gewoon voorzien van uw eigen logo en het laten drukken of printen op uw eigen briefpapier. Natuurlijk is het verstandig de inhoud niet te veel te laten afwijken van het origineel. 27 Mag ik tekst toevoegen of weglaten uit de Eigen Verklaring? Dat mag, mits daarmee de inhoud niet wezenlijk verandert. De Eigen Verklaring moet natuurlijk nog wel in overeenstemming zijn met de afspraken in het convenant. Een zinvolle toevoeging onder de vraag: ‘Is auteur/redactiemedewerker uw hoofdberoep?’ kan bijvoorbeeld zijn: ‘Zo nee, wat is dan uw hoofdberoep?’ Daarmee controleert u of degene die de verklaring invult heeft begrepen dat onder auteurs/redactiemedewerkers ook vallen fotografen, vormgevers, illustratoren etc.

Veelgestelde vragen over het convenant

Beoordelen van de formulieren 28 Eén van de voorwaarden voor een fictief dienstverband is, dat de arbeidsverhouding is aangegaan voor een periode van langer dan één maand. Hoe bepaalt u dit? Als een freelancer nu een opdracht krijgt en over een maand nog altijd voor u werkzaam is (bijvoorbeeld omdat hij een serie recensies schrijft), is voldaan aan deze eis. 29 Eén van de voorwaarden voor fictief dienstverband is, dat de freelancer ‘doorgaans op twee dagen per week’ werkzaam is. Deze voorwaarde komt ook terug in de Eigen Verklaring. Maar wat betekent ‘doorgaans op twee dagen per week’ eigenlijk? De ‘op twee dagen per week eis’ is lastiger dan de ‘één maand eis’. Meestal weet u immers helemaal niet -en wilt u ook niet weten- wanneer een freelancer werkzaam is. Het eindresultaat telt en er wordt vaak een vast tarief per recensie, artikel of fotoserie afgesproken. Het zou zelfs tegen u kunnen werken wanneer u precies weet hoe vaak de freelancer werkt (als indicatie van gezagsrelatie!). Juist voor deze vraag is de Eigen Verklaring een prima hulpmiddel. Daarop geeft de freelancer zelf aan wat zijn gebruikelijke arbeidspatroon zal zijn en of hij doorgaans op twee dagen per week werkzaam is. Als de freelancer op de Eigen Verklaring aangeeft dat hij het werk op minder dan twee dagen per week (ongeacht het aantal uren) uitvoert, dan mag u daar wel op vertrouwen, tenzij het absoluut niet geloofwaardig is dat iemand zo’n klus in minder dan twee dagen tijd af kan hebben. Het criterium ‘op twee dagen per week werkzaam’ geeft overigens geen minimum aantal uren per werkdag aan. Een freelancer die verspreid over twee dagen acht uur werkt, komt daardoor in aanmerking voor inhoudingen; de freelancer die acht uur werkt op één dag niet. Op welke dagen is gewerkt zal soms wel uit de factuur blijken. Die informatie zal dan leidend zijn, want op een andere manier zal dit (ook door de Belastingdienst) niet meer te achterhalen zijn. 30 Wanneer is een ander hoofdberoep een ander hoofdberoep? Auteurs/redactiemedewerkers die in het dagelijkse leven hun brood met andersoortige werkzaamheden verdienen zijn uitgezonderd van inhoudingen. Denk bijvoorbeeld aan een (hoog)leraar die schrijft voor een wetenschappelijke of educatieve uitgave. De grens of het gaat om een ander hoofdberoep ligt bij 50 procent van de tijd en 50 procent van de inkomsten van betrokkene. Overigens kan ook het hebben van een uitkering (bijvoorbeeld WW of WIA), pensioen, VUT of studiefinanciering worden beschouwd als een ander hoofdberoep, mits die 50 en 50-procentnorm wordt gehaald.

Veelgestelde vragen over het convenant

31 Op een VAR staat ‘voor rekening en risico van een vennootschap’. Wat is de status van deze auteur/redactiemedewerker? De VAR ‘voor rekening en risico van een vennootschap’ wordt ook wel genoemd ‘VAR-DGA’ (directeur grootaandeelhouder). Deze term vindt u wel overal terug in informatie van de Belastingdienst. Auteurs/redactiemedewerkers die beschikken over zo’n VAR worden als zelfstandigen aangemerkt. Heeft u van uw auteur/redactiemedewerker een VAR-DGA, dan bent u niet inhoudingsplichtig. Dit is anders indien op basis van feitelijke omstandigheden duidelijk moet zijn dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst.

Identificatieplicht 32 Wanneer moet ik vragen om een identiteitsbewijs? U moet als opdrachtgever vóór aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de opdrachtnemer controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (niet zijnde een rijbewijs) en indien van toepassing een verblijfsvergunning. Wettelijk bent u verplicht om de identiteit van de auteur/redactiemedewerker zélf vast te stellen. U voldoet niet aan deze verplichting als u zich een kopie laat toesturen, want u moet de identiteit vaststellen in aanwezigheid van de auteur/redactiemedewerker. Indien van toepassing dient u te beschikken over een geldige tewerkstellingsvergunning. Van freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA en van freelancers die gaan werken . in (fictieve) dienstbetrekking zult u het identiteitsbewijs bij de (salaris)administratie . moeten voegen. Voor opdrachtnemers die niet tot deze categorieën behoren (bijvoorbeeld freelancers met een VAR-ROW, of degenen die onder de 7200 euro-grens blijven) bestaat geen specifieke plicht om de identiteitsbewijzen op te nemen in de administratie. De identiteitsgegevens zijn wel nodig voor een volledige aanlevering van de opgave IB-47. 33 Als het identiteitsbewijs van de freelancer is verlopen, moet de opdrachtgever dan een nieuwe opvragen of is een eenmalige actie voldoende? Een eenmalige actie is voldoende. U bent niet wettelijk verplicht een actueel identiteitsbewijs in het dossier op te nemen als het oude is verlopen.

Veelgestelde vragen over het convenant

Rechten en plichten bij inhoudingen

Schematisch weergegeven:

34 Als ik premies en loonheffing afdraag, ben ik dan overal vanaf? Dit is helaas niet waar. Weliswaar is het risico op naheffingen dan nihil, maar aan het werken met freelancers kleven meer risico’s. Als de freelancer ziek wordt heeft hij in principe aanspraak op een ziektewetuitkering van UWV (een zogenaamd vangnetgeval). Komt dan aan het licht dat de ‘freelancer’ al maandenlang op vier dagen per week werkzaam is op de redactie, aan zijn eigen bureau en ook nog voorheen in dienst was, dan zal hij die uitkering waarschijnlijk niet krijgen. Het standpunt van uitkeringsverstrekker UWV zal dan zijn dat . er sprake is van een (voortgezette) dienstbetrekking. Het UWV zal hem dan waarschijnlijk doorverwijzen naar zijn werkgever, naar u dus. Grote kans dat u dan 100 procent moet doorbetalen, een naheffing en een boete krijgt en ook nog met de kosten van een . vervanger zit.

35 Wat zijn de consequenties als ik premies en loonheffing inhoud? Heb ik die freelancer dan in dienst? U heeft deze freelancer niet per definitie in dienst. Het ligt volledig aan de reden waarom u inhoudingen pleegt: heeft de freelancer een verkapte arbeidsovereenkomst, is er sprake van een fictief dienstverband, of heeft de freelancer vrijwillig gekozen voor opting-in, en houdt de opdrachtgever om die reden loonheffing in? Grofweg zijn medewerkers bij een uitgeverij te verdelen in vijf categorieën: • Werknemers met een (verkapte) arbeidsovereenkomst / uitzendkrachten • Freelancers met een fictief dienstverband • Freelancers die voor opting-in kiezen • Zelfstandige ondernemers • Auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep Deze categorieën genieten verschillende gradaties van bescherming. Werknemers kunnen aanspraak maken op alle werknemersrechten, zoals vakantieopbouw, vakantiegeld, ontslagbescherming et cetera. Dit geldt ook voor uitzendkrachten die in dienst (kunnen) zijn bij het uitzendbureau. Freelancers met een fictief dienstverband worden alleen voor de sociale verzekeringswetten als werknemer gezien, maar kunnen verder geen aanspraak maken op werknemersrechten, behalve soms op het wettelijk minimumloon en ontslagbescherming. Zelfstandige ondernemers of auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep genieten geen enkele werknemersbescherming.

Rechten

ArbeidsFictief dienst- Opting-in overeenkomst verband

Zelfstandige ondernemers

Auteurs/ redactiemedewerkers

Ontslagbescherming

Gedeeltelijk

Nee

Cao-rechten

Nee

Vakantiegeld

Nee

Vakantiedagen

Nee

Ziekengeld

Ja, door werkgever

Ja, door UWV

Nee

WW-uitkering

Nee

Auteursrecht

Werkgever

Freelancer, tenzij

Pensioen

Nee

Btw

Nee

Afhankelijk Afhankelijk Belastingdienst Belastingdienst

Re-integratie verplichtingen

Ja, door werkgever

Ja, door UWV

NVT

Ja, op basis van vorige dertien weken, 100% van honorarium

Ja, op basis van honorarium vorig jaar, max. wettelijk minimumloon

Niet via deze opdrachtgever. Hooguit bij andere werkgever

Zwangerschaps- Ja, op basis van vorige dertien verlof weken, 100% van honorarium

Afhankelijk Afhankelijk Belastingdienst Belastingdienst

NB: Uitgever en auteur moeten zich wel realiseren dat de verplichte inhouding ook met zich brengt dat fiscale aftrek van beroepskosten niet meer mogelijk is. Desgewenst zouden ze dan kunnen afspreken dat de uitgever een deel van het honorarium als onbelaste kostenvergoeding betaalt tegen overlegging door de auteur van bewijsstukken. Hiertoe bestaat geen verplichting. 36 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband ziek wordt? Krijgt hij doorbetaald en zo ja, wat? En hoe zit het met re-integratie? Wordt een fictief werknemer ziek, dan kan hij aanspraak maken op een ziektewetuitkering volgens de zogenaamde vangnetregeling. Dit in tegenstelling tot werknemers, die recht hebben op (vaak volledige) loondoorbetaling door hun werkgever. Iedereen noemt die betaling aan zieke werknemers wel ‘ziektewet’, maar dat is dus niet correct. De ziektewet is een ander soort uitkering die bijvoorbeeld ook van toepassing is op uitzendkrachten en zwangere vrouwen die ziek worden ten gevolge van de zwangerschap of bevalling. De uitkering moet de

Veelgestelde vragen over het convenant

freelancer zelf aanvragen bij UWV. De uitkering wordt gebaseerd op het inkomen dat de freelancer de afgelopen dertien weken heeft verdiend bij de opdrachtgever. De uitkering bedraagt 70 procent van dit bedrag, waarbij wel een plafond geldt. U zult als opdrachtgever na ziekmelding een formulier ontvangen met een verzoek tot opgave van die inkomsten.

Veelgestelde vragen over het convenant

Toch gaat het niet zozeer om wat er op papier staat, maar vooral wat er in werkelijkheid gebeurt. Doet u zaken met freelance auteurs/redactiemedewerkers, besteedt u dan zeker zoveel aandacht aan de feitelijke situatie als aan het contract. Onderstaande integrale tekst kunt u gebruiken in uw contracten met freelancers:

De Wet Verbetering Poortwachter is niet van toepassing op fictieve werknemers. Deze wet maakt namelijk deel uit van de wettelijke (re-integratie)verplichtingen die een werkgever heeft ten opzichte van een ‘echte’ werknemer. ‘Vangnetgevallen’ vallen niet onder die wetgeving. Voor de re-integratie van deze groep is UWV verantwoordelijk, niet de werkgever/opdrachtgever. 37 Heeft een zwangere freelancer recht op betaald zwangerschapsverlof? Soms wel, soms niet. Freelancers met een fictief dienstverband hebben recht op minimaal 16 weken betaald verlof. De uitkering wordt betaald door UWV, net als bij ‘gewone’ werknemers. De hoogte van deze uitkering is afhankelijk van het honorarium dat de freelancer in de dertien weken voorafgaand aan het verlof heeft verdiend bij de uitgever dise inhoudingen pleegt. Echte zelfstandigen hadden na afschaffing van de WAZ een tijdlang geen aanspraak meer op zwangerschapsverlof. Dit is inmiddels veranderd. Er bestaat per 1 juni 2008 opnieuw een uitkering voor zwangere zelfstandigen. Dit is geregeld in de regeling Zelfstandig en Zwanger (ZEZ). Belangrijk om te weten is dat de zwangerschapsuitkering voor zelfstandigen wordt gebaseerd op het inkomen van het voorgaande jaar, met een maximum ter grootte van het wettelijk minimumloon. Deze uitkering wordt betaald uit de algemene middelen. Er zullen geen afzonderlijke premies worden opgelegd aan opdrachtgevers en freelancers. 38 Hoe werkt het als een freelancer met een fictief dienstverband werkloos raakt? Voor een WW-uitkering is van belang dat de aanvrager niet verwijtbaar werkloos is geraakt en dat er een formeel einde aan de arbeidsovereenkomst is gekomen. Sinds 2006 is een beëindigingsovereenkomst, waarbij partijen samen besluiten uit elkaar te gaan om neutrale redenen, op zichzelf vaak voldoende. Neutrale reden kan bijvoorbeeld zijn dat er een onoverkomelijk verschil van inzicht is ontstaan over de manier waarop de opdracht moet worden uitgevoerd of dat er onvoldoende werk is. In zo’n overeenkomst moet in ieder geval staan dat de arbeidsrelatie is beëindigd op initiatief van de opdrachtgever/werkgever, zonder dat de freelancer/werknemer in overwegende mate een verwijt te maken valt. 39 Een overeenkomst van opdracht sluiten met de freelancer, biedt dat zekerheid voor looncontroles? Als het over sociale zekerheids- en belastingkwesties gaat, biedt een contract maar tot op zekere hoogte zekerheid. De controlerende instanties kijken natuurlijk wel naar de formulering in het contract, bijvoorbeeld dat partijen de intentie uitspreken géén arbeidsovereenkomst aan te gaan.

a De freelancer verplicht zich medewerking te verlenen aan de uitgever bij het beoordelen van zijn juridische status. b Hiertoe zal de freelancer desgevraagd een Eigen Verklaring invullen ter vaststelling of de uitgever gehouden is loonheffingen in te houden op het overeengekomen honorarium, tenzij de freelancer anderszins zijn zelfstandigheid afdoende kan aantonen door middel van de VAR-WUO (Verklaring Arbeidsrelatie -Winst Uit Onderneming) of VAR-DGA/RRV (Resultaat voor Rekening en Risico van een Vennootschap). c De uitgever is gerechtigd de betaling van het honorarium op te schorten zolang de freelancer, ondanks het verzoek van de uitgever daartoe, de Eigen Verklaring niet naar behoren (tijdig) aan de uitgever ter beschikking heeft gesteld of zijn zelfstandigheid niet heeft aangetoond middels een VAR-WUO of VAR-DGA. d De freelancer is verplicht om, indien in het kader van voornoemde verklaringen zich wijzigingen voordoen, de uitgever daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen. e Indien de uitgever in het kader van de loonbelasting en/of sociale verzekeringsplicht tot inhouding verplicht is, zullen op het aan de freelancer uit te betalen honorarium de vereiste inhoudingen worden gedaan. f Het tussen partijen overeengekomen honorarium is een brutobedrag. Mocht de freelancer om redenen die voor zijn rekening en risico komen niet (meer) als zelfstandige worden aangemerkt, dan is de uitgever gerechtigd het honorarium aan te passen aan de situatie en alle daaruit voor de uitgever voortvloeiende schade te verhalen. Onder deze schade is onder meer begrepen de loonbelasting en zowel het werknemers- als het werkgeversdeel van de premies volksverzekeringen, met inbegrip van naheffingen. Redenen die voor rekening en risico van de freelancer komen, zijn in ieder geval het niet inleveren van een naar waarheid getrouw volledig en correct ingevulde Eigen Verklaring als bedoeld in lid b en het niet naleven van de in artikel lid d genoemde verplichting tot het melden van wijzigingen ter zake.

Freelancer en (ex-)werknemer 40 Mag een werknemer van een uitgeverij als freelancer werken voor diezelfde uitgeverij? Over het algemeen is het niet eenvoudig dit binnen de regels van de wet te doen. Wat er mogelijk is hangt met name af van het soort werk in loondienst, welk soort werk hij of zij op

Veelgestelde vragen over het convenant

freelance basis zou gaan doen en voor welke afdeling binnen het bedrijf. Ligt de aard van de freelance werkzaamheden zeer dichtbij die van het werk in loondienst, dan zal er eerder sprake zijn van een vergroting van de arbeidsovereenkomst dan van freelance werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan een vormgever in dienst die vanwege een tijdelijke piek in het werk door de redactie extra uren ‘op freelance basis’ wordt ingezet. Over zijn inkomsten moet de uitgever dan niet alleen loonheffing en premies werknemersverzekeringen afdragen, maar de werknemer heeft dan ook recht op doorbetaling bij ziekte, vakantiegeld, pensioenpremies et cetera. Bovendien kan de werknemer dan na verloop van tijd (drie maanden) een blijvende uitbreiding van zijn arbeidsovereenkomst eisen, op basis van het rechtsvermoeden omvang arbeidsovereenkomst (zie onder stap 1 p.8). Is er dan onvoldoende werk meer, dan heeft de ‘pseudo-freelancer’ gewoon recht op doorbetaling, tot het moment waarop de werkgever het aantal uren rechtmatig heeft teruggeschroefd (bijvoorbeeld door het aanvragen van een ontslagvergunning). Wat wel geaccepteerd kan worden is een combinatie van twee volstrekt verschillende soorten werkzaamheden, waarvan het werk op freelance basis van creatieve aard is. Denk bijvoorbeeld aan een facilitair manager die columns schrijft of fotografeert voor een redactie binnen dezelfde uitgeverij. Maar ook een uitgever in loondienst die voor een andere uitgeefcluster binnen dezelfde uitgeverij columns schrijft mag meestal als ‘echte freelancer’ zijn werkzaamheden doen. Het algemeen advies van het NUV is om altijd zeer voorzichtig te zijn met combinaties van werken in loondienst/freelancen en daarover helder intern beleid te formuleren. Een voorbeeld: • Alleen werkzaamheden van creatieve aard mogen onder voorwaarden op freelance basis worden uitgevoerd door werknemers • Het is niet toegestaan werknemers voor hun eigen redactie in te zetten op freelance basis • Freelancen tijdens dienstverband op een andere redactie is toegestaan, maar uitsluitend onder de volgende voorwaarden: o o o

het gaat om incidentele freelance klussen én medewerker heeft een VAR-WUO of DGA voor deze soort freelance werkzaamheden/ geeft een Eigen Verklaring af waaruit een ander hoofdberoep blijkt én de afspraken over de freelance werkzaamheden zijn vastgelegd in een overeenkomst van opdracht voor bepaalde tijd

Veelgestelde vragen over het convenant

41 Waar moet ik op letten als ik een ex-werknemer op freelance basis inschakel? Als uw freelancer met betrekking tot hetzelfde soort werkzaamheden onder overeenkomstige condities eerder op basis van een arbeidsovereenkomst bij u heeft gewerkt is dit een sterke aanwijzing dat dit nog steeds zo is. Wanneer het ook nog gaat om een aansluitende periode, dan is er nog altijd sprake van een arbeidsovereenkomst, tenzij ondubbelzinnig het tegendeel blijkt. Dit staat in de Beleidsregels beoordeling dienstbetrekking van het ministerie van Financiën/Directoraat-Generaal Belastingdienst en het UWV. Een aansluitende freelance periode levert extra risico’s op. Om het vermoeden van voortzetting van het dienstverband zoveel mogelijk te voorkomen kunt u het best een tijdje wachten met het verstrekken van opdrachten aan ex-werknemers. Houd daarbij bij voorkeur een periode aan van ten minste drie maanden + één dag. Om een ongewenste voortzetting van het dienstverband te voorkomen is het bovendien van belang schriftelijk voldoende duidelijk te hebben dat beide partijen bewust een einde aan de arbeidsovereenkomst wensen. Duidelijk moet zijn dat partijen op andere voet en tegen werkelijk andere voorwaarden met elkaar verdergaan. Een kleine afwijking van (arbeids) voorwaarden is niet genoeg. Overigens kan ook de kersverse freelancer bij tegenslag aanvoeren dat hij feitelijk in dienst is gebleven. Hij zal daar, als de economisch zwakkere partij, vaak gelijk in krijgen van de rechter. Dus ook in dat verband is het raadzaam een gezamenlijke verklaring op te stellen waaruit de wil blijkt van beide partijen om als werkgever/werknemer uit elkaar te gaan. Om alle schijn van een voortzetting van het dienstverband te voorkomen is een zorgvuldig geformuleerde schriftelijke bevestiging van de opdrachten aan te raden. Gebruik daarbij bijvoorbeeld de checklist voor contracten met freelance auteurs achterin deze brochure. Tot slot: natuurlijk gelden voor deze freelancers verder dezelfde regels als voor alle andere freelance auteurs/redactiemedewerkers. Dat betekent goed monitoren wat de inkomsten zijn en waar nodig vragen om de Eigen Verklaring en/of VAR.

Controle op naleving van het convenant 42 Als de externe accountant een akkoord geeft op de controle van de freelance administratie van de uitgeverij, is dat voldoende voor de Belastingdienst om aan te nemen dat de administratie op orde is? Ja, daar mag u vanuit gaan. Zelfs een akkoord door de interne accountant (controller) is voldoende.

Bijlage: Checklist

Checklist • Zorg voor een centrale administratie van alle ingehuurde freelancers binnen dezelfde onderneming (redacties zijn geen afzonderlijke opdrachtgevers in juridische zin, ook niet als zij zelf bevoegd zijn freelancers in te zetten), bijvoorbeeld bij de afdeling P&O of bij de financiële administratie Leg hierin vast: o Naw-gegevens o Omschrijving werkzaamheden van freelancer o Interne opdrachtgevers (bijvoorbeeld redacties) van freelancer o Aanvang opdracht(en) o Royaltycontract aanwezig ja/nee o Hoofdzakelijk royaltybetalingen ja/nee o Startmaand van freelancer en bijbehorend ‘naar rato bedrag’ o (Sub)totaal honorarium o Ingevulde Eigen Verklaring aanwezig ja/nee o Auteur/redactiemedewerker met ander hoofdberoep (ook welk hoofdberoep) ja/nee o ≤30 dagen +≤twee dagen per week ja/nee o VAR-WUO of VAR-DGA aanwezig ja/nee o VAR-Loon aanwezig ja/nee o VAR-ROW aanwezig ja/nee o Identiteitsbewijs aanwezig (ook welk soort) ja/nee • Leg afspraken met freelancers altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast. Benadruk daarbij de bedoeling van partijen géén arbeidsovereenkomst aan te gaan • Verwijs, indien aanwezig, naar uw eigen inkoopvoorwaarden • Leg een einddatum vast, zodat de relatie ten minste op dat tijdstip eindigt • Leg vast dat de beloning voor de werkzaamheden bruto is en kan worden aangepast • Leg planning en aanleverschema vast • Leg eventuele afspraken over onkostenvergoedingen vast • Vermijd omstandigheden die duiden op een gezagsrelatie (en daarmee op een arbeidsovereenkomst). Gebruik hierbij de lijst op pagina 7 van deze brochure • Zoek uit of de freelancer al werkzaam is voor de uitgeverij en zo ja, bepaal welke inkomensgrens er geldt: 7200 euro of een ‘lopend’ naar rato bedrag. Vergelijk de dit jaar te verwachten inkomsten hiermee

Bijlage: Checklist

• Bij een nieuwe freelancer: Bereken hoeveel maanden het kalenderjaar nog duurt, deel dit door 12 en vermenigvuldig met 7200 euro. Schat in hoeveel de freelancer dit jaar nog zal verdienen • Overschrijdt de freelancer vermoedelijk de toepasselijke inkomensgrens, vraag dan om een Eigen Verklaring (als u weet dat de freelancer een ander hoofdberoep heeft) of om een VAR (als u weet dat de freelancer zelfstandig ondernemer is) of om beide (als u niet weet wat zijn achtergrond is). Is het minder dan 7200 (naar rato), houdt u dan bij of de grens alsnog wordt overschreden • Verplicht een freelancer via het contract desgevraagd een Eigen Verklaring (bij ander hoofdberoep) of een VAR (bij zelfstandig ondernemerschap) te overhandigen, op straffe van niet-betalen (zie voorbeeldbepaling voor in het contract) • Zorg voor bewijs voor alle freelancers en bewaar dit ten minste zeven jaar:

o o o o

auteurs/redactiemedewerkers <7200 euro: eigen financiële administratie auteurs met royaltyinkomsten: royaltycontract zelfstandig ondernemer: VAR-WUO of VAR-DGA (niet: VAR-ROW of VAR-Loon) auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep: Eigen Verklaring

• Beoordeel nauwkeurig of er sprake is van inhoudingsplicht en handel conform de uitkomst • Zorg voor een jaarlijkse update van het freelance bestand en de benodigde formulieren. Doe dit bij voorkeur tegen het einde van elk kalenderjaar • Vraag om ID-bewijzen aan freelancers met een VAR-WUO of VAR-DGA én aan freelancers waarvoor u verplicht moet inhouden • Stel persoonlijk de identiteit vast van de freelancers waaraan u een ID-bewijs moet vragen (het laten opsturen van een kopie van een ID-bewijs is niet voldoende!) • Zorg jaarlijks voor correcte IB 47-opgave van inkomsten van freelancers • Richt de administratie zo in dat bij het ontbreken van de benodigde bewijzen niet wordt uitbetaald • Zorg voor controle door uw accountant of controller en vraag om een schriftelijke bevestiging van een correcte toepassing van het convenant • Leg een nauwkeurige omschrijving van de opdracht (op titelniveau) vast • Bepaal welke rechten u nodig heeft • Bezoek de pagina Auteursrecht in de praktijk op www.nuv.nl/ejz. Daar vindt u tal van adviezen en modellen, op basis waarvan u afspraken kunt maken met uw auteurs. Gebruik deze om afspraken rondom hergebruik schriftelijk vast te leggen • Zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden binnen de muren van de uitgeverij • Zorg voor goede afspraken over aansprakelijkheid voor schade door de freelancer en leg deze altijd schriftelijk vast

Bijlage: Checklist

• Is uw uitgeverij in de toekomst mogelijk aansprakelijk? Maak keuze over verzekeren ja/nee en zo ja, welke • Voorzie uw publicaties van een disclaimer, waarin u uw aansprakelijkheid uitsluit • Leg vrijwaring vast tegen rechten van derden • Neem voor meer informatie voor maatwerkcontracten, controle van contracten of voor een persoonlijk advies contact op met het vaksecretariaat Economische en Juridische Zaken van het Nederlands Uitgeversverbond, via 020 – 430 91 50

Bijlage: Stroomschema

Werk geschikt voor freelancer?

afspraken vastleggen: • einddatum • tarief • brutohonorarium • verplichting desgevraagd EV/VAR te overleggen • hergebruik • planning en aanleverschema aanmelden freelancer bij CFA • ingeschatte inkomsten dit kalenderjaar • naw-gegevens, evt. bedrijfsnaam • kopie contract vermijd omstandigheden die op gezag duiden

Stroomschema Dit schema illustreert hoe de administratieve procedure rondom freelancers eruit kan zien en welke stappen er achtereenvolgens genomen moeten worden om te voldoen aan het convenant. Het is slechts een voorbeeld, vanzelfsprekend kunt u uw eigen freelance administratie inrichten zoals u wilt. Dit schema kan daarbij wellicht wel een inspiratiebron zijn.

nee

niet als freelancer inzetten: • in dienst nemen of • payroll of • uitzendbureau • EDM doen bij Belastingdienst

registreer relevante gegevens freelancers in systeem

redactie/interne opdrachtgever centrale freelance administratie (CFA)

• geen inhoudingen nodig • contract in dossier • registreer ‘hoofdzakelijk royaltybetalingen’ in systeem • einde kalenderjaar opnieuw beoordelen

hoofdzakelijk royaltybetalingen?

nee

freelancer al werkzaam voor deze uitgeverij? nee

ja ja

dit kalenderjaar begonnen?

nee

financiële administratie vergelijk het lopende naar rato bedrag met te verwachten inkomsten dit kalenderjaar

vraag om: • EV (als bekend dat ander hoofdberoep) of • VAR (als bekend dat zelfstandige) of • EV of VAR (indien nog niet bekend)

verwachte inkomsten >toepasselijke inkomensgrens?

• blokkeer betalingen

opheffen blokkade betalingen

nee

• monitoren inkomen

VAR-ROW?

nee

EV met een ander hoofdberoep?

nee

VAR-Loon?

ja • controleer of werkelijk ander hoofdberoep • zo ja, geen inhoudingen • registreer ‘EV, ander hoofdberoep’ • zeven jaar bewaren • blokkade betalingen laten opheffen • bevestigen aan freelancer • einde kalenderjaar opnieuw beoordelen

bereken naar rato bedrag : • X/12 x 7200 euro • vergelijk met verwachte inkomsten

• geen inhoudingen

• controleer of EV/VAR retour is • rappelleer zonodig • status nog onzeker • laat freelancer EV invullen • controleer of retour komt • rappelleer zonodig • registreer “VAR-ROW” of “VAR-Loon”

vergelijk verwachte inkomsten dit jaar met 7200 euro

nee

opdracht ≥ 30 dagen én nee werkzaam ≥ twee dagen per week

• inhoudingen verplicht • EDM doen bij Belastingdienst • betaling voortaan via salarisadministratie • bevestigen aan freelancer • eventueel: tarief aanpassen

• controleer of arbeidspatroon klopt • geen inhoudingen • registreer ‘EV < 30 dagen/ twee dagen’ • zeven jaar bewaren • blokkade laten opheffen • bevestigen aan freelancer • monitoren arbeidspatroon opheffen blokkade betalingen

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Voorbeelden uit de uitgeverij Jan Chopard (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) o Directeur van een papierfabriek o Nieuwe freelancer o Gaat artikelen schrijven over de papiersector voor een vakblad o Begint op 1 september met zijn opdrachten o Vast bedrag: 300 euro per column; intentie: 52 columns per jaar Jan begint op 1 september met schrijven van de artikelen. Dit is creatief werk, dus het kan in beginsel op freelance basis. Jan ontvangt geen royalty’s, dus de hoogte van zijn inkomsten moet worden ingeschat. Als Jan begint duurt het jaar nog vier maanden. In die vier maanden verdient hij grofweg vier maanden x vier weken x 300 euro = 4800 euro. Het 7200 euro-bedrag naar rato is 2400 euro. Jan zit daarboven en komt daardoor mogelijk in aanmerking voor inhoudingen. Omdat de uitgever weet dat Jan directeur is, kan hij direct aan hem vragen om een Eigen Verklaring in te vullen. Daar zal Jan op aankruisen dat hij een ander hoofdberoep heeft: directeur van een papierfabriek. De inkomsten uit zijn artikelen mogen daarom zonder inhouding van premies en loonheffing betaald worden. Nathalie Beilen (boven de inkomensgrens, onregelmatig arbeidspatroon) o Invaldocent op een basisschool voor twee halve dagen per week o Maakt illustraties voor een leesmethode voor groep 3 t/m 6 o Verdient daarmee 60 euro per illustratie o Nathalie begint haar werkzaamheden eind juli o Er worden in totaal 60 illustraties in opdracht gemaakt = 3600 euro in totaal Illustreren is creatief werk, dat kan over het algemeen wel op freelance basis worden gedaan. Nathalie krijgt geen royalty’s, maar een vast bedrag per illustratie. Nathalie’s inkomsten moeten dus worden vergeleken met de grens van 7200 euro. Omdat zij niet aan het begin van het jaar begint moet het bedrag van 7200 euro naar rato worden berekend. Het jaar duurt nog vijf maanden. 5/12 van 7200 euro = 3000. Nathalie gaat meer verdienen dan die 3000 euro. Zij komt mogelijk in aanmerking voor inhoudingen. De uitgever weet dat Nathalie vooral druk is met haar gezin. De illustraties vormen voor haar een leuke bijverdienste, maar zij heeft geen eigen bedrijf of iets dergelijks. De kans dat

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Nathalie een VAR-WUO heeft is dan ook klein. De uitgever vraagt haar daarom een Eigen Verklaring in te vullen. Nathalie vult hierop in dat zij geen ander hoofdberoep heeft, dat zij meer dan twee vijfde van het wettelijk minimumloon verdient en dat de relatie is aangegaan voor langer dan één maand. Bij de vraag of zij doorgaans op ten minste twee dagen per week voor deze uitgever arbeid verricht, kruist zij echter NEE aan. Inhoudingen zijn vooralsnog niet nodig. Begin volgend jaar zal de uitgever Nathalie opnieuw moeten vragen een Eigen Verklaring in te vullen en deze opnieuw beoordelen. Vooral het arbeidspatroon zal dan belangrijk zijn om op te letten. Ronald Cornelis (royalty’s, boven de inkomensgrens) o Bekend literair auteur o Schrijft roman over een managementtraining die verkeerd afloopt o 15 procent royalty’s op de bruto verkoopprijs o Voorgaande jaren 20.000 euro aan royalty’s ontvangen Ronald Cornelis is literair auteur, een beroep dat hoogstwaarschijnlijk nergens in loondienst wordt uitgeoefend. Het is dus geen probleem dat Ronald op freelance basis werkt. Ronald verdient met zijn schrijfwerk voor deze uitgever uitsluitend royalty’s. Ondanks de ruime overschrijding van de grens van 7200 euro per jaar zijn Ronalds inkomsten uitgezonderd van premies en loonheffing. De uitgever hoeft hem niet te vragen om formulieren in te vullen. Het tonen van het royaltycontract en de royaltybetalingen is voldoende bij een looncontrole, ongeacht de hoogte van de verdiende royalty’s. Petra Baum (boven de inkomensgrens, zelfstandig ondernemer?) o Nieuwe freelancer o Zelfstandig webdesigner, werkt onder de naam Stone bv o Ontwerpt nieuwe site voor een publiekstijdschrift voor jonge vrouwen o Vast bedrag: 15.000 euro, betaling na afronding project o Verder geen opdrachten voor deze uitgeverij o Opdracht start 1 maart Petra werkt op naam van een bv, maar dit is een eenpersoons-bv en zij wordt geacht het werk zelf te verrichten. Petra is dus een freelancer, waarop het convenant van toepassing is. Webdesign is creatief werk, waarvan het heel gebruikelijk is dat het wordt uitbesteed. Dat het werk op freelance basis wordt verricht zal geen probleem zijn.

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Webdesigners ontvangen doorgaans geen royalty’s, ook Petra niet. Daarom moeten haar inkomsten worden geschat en vergeleken met de grens van 7200 euro. Het jaar duurt nog tien maanden. 7200 euro naar rato van tien maanden is 10/12 x 7200 euro = 6000 euro. Petra overschrijdt die grens ruimschoots. Omdat de uitgever weet dat Petra zelfstandig ondernemer is kan hij haar het best direct vragen om een VAR. Petra zal waarschijnlijk wel beschikken over een VAR-WUO voor haar werkzaamheden als webdesigner. In dat geval is Petra uitgezonderd van premies en loonheffing. Staat er op de VAR iets anders (ROW of Loon) of andere werkzaamheden, dan moet de uitgever nader onderzoek verrichten. Dan wordt belangrijk op hoeveel dagen per week Petra haar werk doet (vaker of minder vaak dan op twee dagen per week werkzaam?). Blijkt Petra werkzaam op twee dagen per week of meer, dan zal de uitgever waarschijnlijk premies en loonheffing moeten gaan afdragen. Marleen de Vries (aard van werkzaamheden: geen auteur/redactiemedewerker) o Secretaresse o Redactieassistente bij de krantenredactie o Werkt drie dagen per week o Eigen werkplek op kantoor, werk en werktijden als iedere secretaresse o Honorarium: 24.000 euro per jaar o Bij ziekte en vakantie doorbetaald Marleen heeft een functie die zich waarschijnlijk minder goed leent voor het werken op freelance basis. Ook de feitelijke invulling van de arbeidsrelatie heeft alles weg van een gewone arbeidsovereenkomst. . Op de inkomsten van Marleen moeten daarom niet alleen premies en loonheffing worden afgedragen. Naast de bescherming van de werknemersverzekeringen, zoals de WW waarvoor haar opdrachtgever premies moet inhouden, heeft zij recht op alle andere werknemersrechten, zoals ontslagbescherming en pensioenopbouw en re-integratie bij ziekte. Ook daarvoor moet haar opdrachtgever (feitelijk werkgever) zorgdragen. Helma van Dalsum (boven de inkomensgrens, VAR voor ander soort werk) o Zelfstandig juridisch adviseur met veel goedbetalende opdrachtgevers o Schrijft al twee jaar lang artikelen over wooninrichting voor diverse woonbladen van één uitgeverij o Verdient daarmee jaarlijks 7800 euro

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Helma schrijft artikelen en dat soort werk leent zich ervoor om door freelancers te worden verricht. Helma verdient geen royalty’s, maar een vast bedrag per artikel. Zij overschrijdt wel de grens van 7200 euro. Op haar inkomsten van de uitgeverij moeten daarom misschien inhoudingen worden gepleegd. Om dit te onderzoeken moet de uitgeverij haar vragen om een Eigen Verklaring in te vullen. . Dit doet Helma niet, maar zij overhandigt wel haar VAR-WUO, dus de kust lijkt veilig. Echter, op haar VAR-WUO staat dat deze is afgegeven voor ‘juridisch advies in de brede zin van het woord’. Maar ook al staat er ‘brede zin’ van het woord, hieronder kan onmogelijk vallen het schrijven van artikelen over wooninrichting. Helma zal de Eigen Verklaring alsnog moeten invullen. Daarop zal zij dan aangeven dat haar hoofdberoep jurist is, waardoor zij is . uitgezonderd van inhoudingen. Els ter Veld (boven de inkomensgrens, zelfstandig of ander hoofdberoep?) o Parttime zelfstandig advocaat en juridisch adviseur (voorheen fulltime, maar sinds een half. jaar nog maar twee dagen per week) o Schrijft al twee jaar mee aan hoofdstukken in tal van uitgaven van één educatieve uitgeverij o Inkomsten per jaar: 24.000 euro Schrijven is creatief werk, ook als het in een team van auteurs gebeurt. Het schrijfwerk kan op freelance basis worden verricht. Els overschrijdt het bedrag van 7200 euro ruimschoots. Het gaat niet om royalty’s. Aan Els zal de uitgever moeten vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. Let op: het kan zijn dat Els invult dat zij een ander hoofdberoep heeft, namelijk advocaat/juridisch adviseur. Het lijkt dan alsof zij is vrijgesteld van loonheffing en premies. Misschien was dit in het verleden ook waar. Echter, met haar huidige parttime arbeidspatroon is het nog maar de vraag of zij inderdaad ten minste 50 procent van haar tijd besteedt aan dit werk en daarmee ten minste 50 procent inkomsten verdient. Is dit niet zo, dan is haar hoofdberoep auteur/redactiemedewerker. Dan is het nodig aan haar een VAR te vragen die duidelijkheid geeft over de aard van haar inkomsten met het werk als auteur. Overlegt zij een VAR voor haar werkzaamheden als zelfstandig advocaat/ juridisch adviseur, dan heeft de uitgever er niets aan. Wel kan het een indicatie zijn dat zij een ander hoofdberoep heeft, dat kan blijken uit een in te vullen Eigen Verklaring. Patrick de Maille (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) o Fulltime arbeidsrechtadvocaat o Schrijft al een paar jaar columns over arbeidsrecht voor een feministisch publiekstijdschrift o Is voor deze klus gevraagd vanwege zijn expertise o Vast bedrag: 1000 euro per column o Vooralsnog negen columns o 9000 euro per jaar

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Columns schrijven is creatief werk en wordt bijna alleen op freelance basis gedaan. Patrick overschrijdt de grens van 7200 euro per jaar. Hij verdient met deze columns geen royalty’s maar een vast bedrag per column. De uitzondering ‘royaltyinkomsten’ is niet van toepassing. Aan Patrick kan de uitgever een Eigen Verklaring vragen. Daarop zal Patrick invullen dat hij een ander hoofdberoep heeft, zodat hij uitgezonderd is van premies en loonheffing. Dit gaat ook op als hij de arbeidsverhouding is aangegaan voor langer dan een maand en als hij op doorgaans twee dagen of meer aan zijn columns schrijft. René Postman (boven de inkomensgrens, ander hoofdberoep) o Parttime redacteur bij Uitgeverij Van Marum o Al drie jaar externe webredactie voor algemene uitgeverij XYZ o 60 euro per uur o Vijf maanden lang acht uur per week o Ongeveer 9600 euro per jaar Webredactie in de zin van artikelen schrijven (en plaatsen) op een site is werk dat op freelance basis mag worden verricht. René krijgt een vast bedrag per uur, dus geen royalty’s. Hij verdient met zijn werkzaamheden als webredacteur meer dan de grens van 7200 euro. De uitgever zal René moeten vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. René heeft een ander hoofdberoep (hij is redacteur), dus uit de Eigen Verklaring zal dan blijken dat er geen premies en loonheffing ingehouden hoeven te worden. Klaas Jan Jansen (boven de inkomensgrens, welke soort VAR?) o Sportfotograaf o Foto’s voor diverse Nederlandse en internationale sportbladen o 1500 euro per fotoserie o Ten minste 15.000 euro per jaar Fotograferen is creatief werk en het kan op freelance basis worden verricht. Klaas Jan verdient een vast bedrag per fotoserie, dus geen royalty’s. Hij overschrijdt de grens van 7200 euro per jaar ruimschoots. Aan Klaas Jan moet de uitgever vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. Als de uitgever al weet dat Klaas Jans hoofdberoep fotograaf is, kan hij hem het best direct vragen om een VAR. Klaas Jan zal hoogstwaarschijnlijk wel een VAR-WUO kunnen overleggen voor zijn werk als professioneel fotograaf. Als dit zo is hoeven er geen premies en loonheffing afgedragen te worden. Staat er op de VAR ROW of Loon, dan moet de uitgever nader onderzoek verrichten. Dan wordt belangrijk op hoeveel dagen per week Klaas Jan zijn werk doet (vaker of minder vaak dan op twee dagen per week?). Blijkt Klaas Jan werkzaam op twee dagen per week of meer, dan zal de uitgever waarschijnlijk premies en loonheffing moeten gaan afdragen.

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Linda Beek (boven de inkomensgrens, stockbureau) o Eigenaar van stockbureau Leidsche Rijn o Fotograaf o Levert al jaren met grote regelmaat foto’s op aanvraag aan een regionaal dagblad o Per foto factureert Linda 100-150 euro o Sommige foto’s heeft Linda zelf gemaakt (zij fotografeert alleen nog voor deze uitgever),. andere foto’s zijn van de andere fotografen o Vorig jaar heeft Linda deze uitgever 18.000 euro gefactureerd o Van die 18.000 euro was 7300 euro voor foto’s van Linda. o Het stockbureau van Linda loopt goed; haar totale jaarlijkse omzet bedraagt 100.000 euro. Linda ontvangt geen royalty’s, zij krijgt een vast bedrag per foto. Het totaalbedrag zit ruim boven de 7200 euro-grens. Echter, het grootste deel van Linda’s inkomsten van deze uitgever bestaat uit betalingen voor foto’s van andere fotografen. Toch zit Linda zelf ook boven de 7200 euro per jaar. Nader onderzoek naar haar status is nodig. De uitgever weet dat Linda een stockbureau runt. Een stockbureau is een ander beroep dan fotograaf, dus de uitgever zal Linda moeten vragen om een Eigen Verklaring in te vullen. Daar zal zij op invullen dat zij een ander hoofdberoep heeft. De uitgever hoeft op betalingen aan Linda niets in te houden. Wendy Belcanto (waarschijnlijk binnenkort onder de inkomensgrens, wijziging van omstandigheden) o Tekstschrijver o Heeft al eerder gewerkt voor deze opdrachtgever o Schrijft een serie positieve artikelen voor diverse vakbladen voor verschillende doelgroepen in de vastgoedsector o Vorig jaar verdiende zij bij deze uitgeverij nog 9000 euro, maar er is inmiddels één redactie . weggevallen die voor meer dan de helft bijdroeg aan Wendy’s inkomsten bij deze uitgeverij. Wendy heeft vorig jaar meer verdiend dan de grens van 7200 euro. Echter, er is een goede reden om aan te nemen dat dit bedrag dit jaar niet meer wordt gehaald, maar slechts 4500 euro, dus onder de grens van 7200 euro. De uitgeverij hoeft haar nog niet te vragen om formulieren in te vullen, maar pas op het moment dat zij de 7200 euro-grens toch blijkt te overschrijden. Pas op dat moment moet de uitgever haar vragen om een Eigen Verklaring of een VAR en deze goed beoordelen.

Bijlage: Voorbeelden uit de uitgeverij

Daniëlle Bras (boven de inkomensgrens, beroepsmatig illustrator) o Illustrator kinderboeken o Werkt voor een kinderboekenuitgeverij en voor een educatief tijdschrift o 15 procent royalty’s bij haar kinderboekenuitgeverij o 200 euro per illustratie voor het tijdschrift o 10.400 euro honorarium voor de illustraties per jaar Illustratoren worden genoemd in het convenant als freelancers waarop het convenant van toepassing is. Daniëlle is beroepsmatig illustrator van kinderboeken. Zij ontvangt wel royalty’s, maar niet bij deze uitgeverij. Hier krijgt zij een vast bedrag per illustratie en daarmee overschrijdt zij het bedrag van 7200 euro per jaar. Aan Daniëlle moet de uitgever vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. Omdat zij beroepsmatig illustrator is van kinderboeken ligt het voor de hand dat zij een VAR-WUO zal overleggen. Haar inkomsten zijn dan ook vrijgesteld van premies en loonheffing. Frans van Rooijen (boven de inkomensgrens, uitkering) o Werkloze leraar Nederlands, ontvangt WW-uitkering o Verzorgt de eindredactie voor diverse tijdschriften van één grote publiekstijdschriftenuitgeverij o Een serie positieve artikelen schrijven over de vastgoedsector voor diverse vakbladen voor . verschillende doelgroepen in de vastgoedsector o Afgelopen drie jaar 7300 euro per jaar gefactureerd De eindredacteur wordt genoemd in het convenant als beroep dat op freelance basis mag worden uitgeoefend. Frans ontvangt geen royalty’s, maar een bedrag per uur. Hij gaat daarmee over de 7200 euro-grens. Dat betekent dat de uitgever moet vragen om een Eigen Verklaring of een VAR. Waarschijnlijk is Frans geen zelfstandig ondernemer en heeft hij geen VAR-WUO of VAR-DGA. De uitgever kan dus beter vragen een Eigen Verklaring in te vullen. Bij het beoordelen van dit formulier is het belangrijk te weten dat het hebben van een uitkering (bijvoorbeeld WW of pensioen) geldt als een ander hoofdberoep, mits de uitkering meer bedraagt dan 50 procent van het totale inkomen.

1 Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Inhoud Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Preambule 1 2 3 4 5

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Uitgangspunten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Afspraken tussen de Belastingdienst, het UWV en het NUV . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Toezicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Looptijd, periodieke evaluatie en beĂŤindiging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Inwerkingtreding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Annex 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en redactiemedewerkers 0 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.5 1.5.1

Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Toetsing van de arbeidsverhouding van de opdrachtnemers. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Royaltyâ&#x20AC;&#x2122;s. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Winst uit onderneming. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Dienstbetrekking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Fictieve dienstbetrekking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Uitzondering auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Resultaat overige werkzaamheden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Opgave IB 47. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2 2.1

De Wet op de identificatieplicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Eerstedagsmelding (EDM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden en de Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

De Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Annex 2

Stroomschema Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers. . . . . . . . . . 13

Annex 3

Verklarende woordenlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14/15

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Leeswijzer

In hoofdstuk 4 is de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” met de toelichting opgenomen.

In dit convenant worden in het algemene deel de uitgangspunten en de wijze waarop partijen met elkaar om wensen te gaan vastgelegd. Het specifieke deel betreft de afspraken die zijn gemaakt ten behoeve van de beoordeling van de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers. In dit onderdeel worden de volgende onderwerpen behandeld:

In Annex 2 is schematisch weergegeven in welke gevallen een “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” zal worden uitgereikt en een opgave IB 47 aan de Belastingdienst dient te worden gezonden.

In Annex 1 bij deze overeenkomst hebben partijen een aantal fiscale risico’s in de branche benoemd met betrekking tot de beoordeling van de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers en hebben zij gezamenlijk een standpunt ingenomen hoe de fiscale gevolgen van deze risico’s binnen het kader van de wet-, regelgeving en jurisprudentie geduid moeten worden. In hoofdstuk 1 zijn de beoordelingsmomenten benoemd. In de hoofdstukken 1.1 tot en met 1.5 zijn de mogelijke beoordelingsresultaten benoemd met de daarbij behorende criteria. Allereerst zal moeten worden beoordeeld of er sprake is van een echte dienstbetrekking indien geen sprake is van zelfstandige uitvoering van de werkzaamheden. Zelfstandige uitvoering van de werkzaamheden kan worden aangenomen indien een op deze werkzaamheden betrekking hebbende VAR WUO of DGA wordt overlegd. Als de werkzaamheden op basis van een royaltycontract worden uitgevoerd kunnen deze inkomsten worden aangemerkt als te zijn genoten uit zelfstandige arbeid dan wel als resultaat uit overige werkzaamheden. Indien geen sprake is van zelfstandige uitvoering van de werkzaamheden of een echte dienstbetrekking zal nog moeten worden beoordeeld of er sprake is van een fictieve dienstbetrekking. In artikel 2b en 2c Uitv. Besl. Lb 1965 en 5 Besluit van 24 artikel 1 en december, Stb. 1986, 655 is geregeld in welke gevallen de arbeidsverhouding van thuiswerkers en gelijkgestelden als fictieve dienstbetrekking wordt beschouwd. Vervolgens wordt in artikel 2e, lid 2, letter e, Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 en artikel 2 van de Regeling aanwijzing werkgever en uitzondering verzekeringsplicht ZW, WAO en WW hiervan uitgezonderd de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers, die de werkzaamheden anders dan bij wijze van beroep uitvoeren. De opdrachtgever kan de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” als hulpmiddel gebruiken om te bepalen of sprake is van beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden. In hoofdstuk 3 is het begrip beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden nader uitgewerkt en zijn de hiermee verband houdende afspraken vastgelegd.

In Annex 3 is een verklarende woordenlijst opgenomen.

Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers Partijen Het Nederlands uitgeversverbond, gevestigd Hogehilweg 6, 1101 CC te Amsterdam, in deze vertegenwoordigd door de heer J. Bommer, directeur, en De Belastingdienst, in deze vertegenwoordigd door W.A.J.M. Rovers R.A., en Het UWV, in deze vertegenwoordigd door ir. P.M.E. Dirix, directeur UWV Gegevensdiensten, sluiten een convenant. Preambule Partijen beogen met dit convenant het aantal jaarlijks op te maken “Eigen Verklaringen auteurs en redactiemedewerkers” aanzienlijk te beperken ten einde de hierdoor veroorzaakte administratieve lasten te verminderen. Tevens wordt invulling gegeven aan het begrip beroepsmatige uitvoering van de door auteurs en redactiemedewerkers verrichte werkzaamheden. 1 Uitgangspunten • Rechten en verplichtingen op basis van weten regelgeving zijn en blijven zonder enige . beperking van toepassing. • Partijen spreken de intentie uit hun onderlinge relatie te baseren op vertrouwen, begrip . en transparantie. • Partijen streven naar het bevorderen van een correcte uitvoering van fiscale regelgeving . binnen de branche ten aanzien van auteurs en redactiemedewerkers met betrekking tot de . in dit convenant opgenomen fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke risico’s. Centraal staan. rechtszekerheid, compliance en effectief toezicht. • Partijen bevorderen dat opdrachtgevers inzake werkzaamheden betreffende auteurs en . redactiemedewerkers de algemene uitgangspunten van het convenant onderschrijven en de .

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers beoordelen overeenkomstig de in. het specifieke deel van het convenant gemaakte afspraken. • Partijen hebben periodiek (op initiatief van de Belastingdienst ten minste 1 maal per jaar) overleg. • Partijen verstrekken daarbij binnen weten regelgeving zonder terughoudendheid en zonder . voorbehoud inzicht in de feiten en omstandigheden. • Partijen streven naar het gezamenlijk duiden van de fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke . gevolgen van de gesignaleerde risico’s in de branche zoals opgenomen in Annex 1. 2 Afspraken tussen de Belastingdienst, het UWV en het Nederlands uitgeversverbond Partijen hebben in Annex 1 bij deze overeenkomst een aantal fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke risico’s in de branche benoemd met betrekking tot de beoordeling van de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers en hebben gezamenlijk een standpunt ingenomen hoe de fiscale - en sociaalverzekeringsrechtelijke gevolgen van deze risico’s binnen het kader van de wet-, regelgeving en jurisprudentie geduid moeten worden. In artikel 2b en 2c Uitv. Besl. Lb 1965 en artikel 1 en 5 Besluit van 24 december, Stb. 1986, 655 is geregeld in welke gevallen de arbeidsverhouding van thuiswerkers en gelijkgestelden als fictieve dienstbetrekking wordt beschouwd. Vervolgens wordt in artikel 2e, lid 2, letter e, Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 en artikel 2 van de Regeling aanwijzing werkgever en uitzondering verzekeringsplicht ZW, WAO en WW hiervan uitgezonderd de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers, die de werkzaamheden anders dan bij wijze van beroep uitvoeren. De opdrachtgever kan de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” als hulpmiddel gebruiken om te bepalen of sprake is van beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden. In Annex 2 is schematisch weergegeven in welke gevallen een “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” zal worden uitgereikt. In Annex 3 is een verklarende woordenlijst opgenomen. 3 Toezicht Partijen bevorderen dat de opdrachtgevers die het convenant onderschrijven ten behoeve van de implementatie van de in het convenant opgenomen afspraken, het convenant ter hand stellen aan de (interne) controleafdeling van de organisatie. Partijen zullen jaarlijks in onderling overleg treden (voor het eerst eind 2008) om ten behoeve van de evaluatie bij een aantal opdrachtgevers de naleving van het convenant te gaan toetsen.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

4 Looptijd, periodieke evaluatie en beëindiging Dit convenant zal jaarlijks worden geëvalueerd door het Nederlands uitgeversverbond, het UWV en de Belastingdienst/Noord/Kantoor Groningen. Partijen kunnen dit convenant met onmiddellijke ingang beëindigen. Zij zullen dat echter niet doen voordat de intentie daartoe schriftelijk is kenbaar gemaakt. Daarbij wordt het voornemen met redenen omkleed. Daarnaast zal beëindiging in een mondeling overleg worden toegelicht, indien door ten minste één der partijen is kenbaar gemaakt dat daarop prijs wordt gesteld. 5 Inwerkingtreding Dit convenant treedt in werking vanaf het moment van ondertekening door de drie partijen en geldt vanaf 1 januari 2008. J. Bommer

W.A.J.M. Rovers R.A.

ir. P.M.E. Dirix

Annex 1: Beoordeling arbeidsverhouding auteurs en redactiemedewerkers 0 Inleiding Opdrachtgevers inzake werkzaamheden betreffende auteurs en redactiemedewerkers kunnen inhoudingsplichtig zijn voor de loonheffingen. Hiervoor moeten zij de arbeidsverhoudingen beoordelen. De opdrachtnemer kan zijn een ondernemer, een werknemer (al dan niet in fictieve dienstbetrekking) of een genieter van resultaat uit overige werkzaamheden. Indien in deze regeling wordt gesproken over opdrachtnemers dan worden daarmee bedoeld auteurs en redactiemedewerkers. Als auteur / redactiemedewerker wordt aangemerkt een persoon, die met arbeid van creatieve aard meewerkt aan de redactionele leiding en/of de redactionele samenstelling van de vorm en/ of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijvoorbeeld: columnist, cartoonist, eindredacteur, illustrator, fotograaf, vormgever en vertaler. 1 Toetsing van de arbeidsverhouding van de opdrachtnemers De opdrachtgever beoordeelt de arbeidsverhouding: • op het moment waarop een opdrachtnemer begint met de werkzaamheden, dan wel een . wijziging meldt (bijv. overlegging VAR WUO of VAR DGA); jaarlijks, voor aanvang van het . nieuwe kalenderjaar; en

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

• op het moment waarop de omvang van de vergoeding of de werkzaamheden ingrijpend . wijzigt ( bijv. de vergoeding van dezelfde uitgever overstijgt in dit kalenderjaar € 7200, . terwijl dit voorheen niet zo was). 1.1 Royalty’s Opdrachtnemers die hun werkzaamheden verrichten op basis van een royaltycontract worden geacht hun werkzaamheden niet in (fictieve) dienstbetrekking uit te voeren. Indien naast een royaltycontract ook nog bij dezelfde uitgever werkzaamheden worden verricht tegen een (vast) honorarium worden alle vergoedingen fiscaal op overeenkomstige wijze behandeld en niet onderworpen aan de inhouding van loonheffingen. 1.2 Winst uit onderneming Opdrachtnemers kunnen een verklaring van de Belastingdienst hebben waaruit blijkt dat zij voor de daarin genoemde werkzaamheden als ondernemer of als directeur/aandeelhouder zijn aan te merken. Deze verklaringen dragen de naam VAR WUO of VAR DGA. Na overlegging van deze verklaringen hoeft de opdrachtgever voor de in de verklaring genoemde werkzaamheden geen loonheffingen in te houden. Wel moet de opdrachtgever dan aan de normale verplichtingen voldoen die gelden bij het gebruik van dergelijke verklaringen, zoals de bewaarplicht en de identificatieplicht. 1.3 Dienstbetrekking Voor een privaatrechtelijke dienstbetrekking gelden de volgende eisen: • de opdrachtnemer is verplicht de arbeid persoonlijk te verrichten, • de opdrachtgever is verplicht tot betaling van loon, • de opdrachtnemer staat in een gezagsverhouding tot de opdrachtgever. Als aan alle eisen is voldaan, is sprake van een privaatrechtelijke dienstbetrekking. Als handreiking voor de praktijk hebben de staatssecretaris van Financiën en het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen voor de beoordeling op de aanwezigheid van een dienstbetrekking, deze eisen in een besluit toegelicht (Besluit van 6 juli 2006, nr. DGB2006/857M, Stcrt. nr. 141). 1.4 Fictieve dienstbetrekking Als de inkomsten uit de arbeidsverhouding geen winst uit een onderneming of loon uit . een privaatrechtelijke dienstbetrekking zijn, dienen de voor de feitelijk zelf verrichte arbeid betaalde arbeidsbeloningen te worden getoetst aan de volgende criteria van de fictieve dienstbetrekking:

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

• de arbeidsverhouding moet zijn aangegaan voor een periode van ten minste 30 dagen,. • de arbeid wordt doorgaans op ten minste 2 dagen per week verricht, • de arbeidsbeloning bedraagt doorgaans over een week ten minste 2/5 van het bedrag . genoemd in artikel 8, eerste lid, onderdeel b van de Wet minimumloon en . minimumvakantiebijslag. Als aan alle criteria is voldaan, is sprake van een fictieve dienstbetrekking. De criteria zijn ontleend aan artikel 2c van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 en artikel 5 Besluit van 24 december, Stb. 1986, 655. Een door de opdrachtgever ingenomen standpunt met betrekking tot de kwalificatie van de arbeidsverhouding als fictieve dienstbetrekking zal voor het resterende deel van het kalenderjaar gehandhaafd blijven tenzij blijvende afwijkingen van de werkzaamheden en/of vergoedingen aanleiding geven tot een herbeoordeling. (bijv. af/toename aantal opdrachten, verhoging/ verlaging van de vergoeding, overlegging VAR WUO of VAR DGA) 1.4.1 Uitzondering auteurs en redactiemedewerkers In artikel 2b en 2c Uitv. Besl. Lb 1965 en artikel 1 en 5 Besluit van 24 december, Stb. 1986, 655 is geregeld in welke gevallen de arbeidsverhouding van thuiswerkers en gelijkgestelden als fictieve dienstbetrekking wordt beschouwd. Vervolgens wordt in artikel 2e, lid 2, letter e, Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 en artikel 2 van de Regeling aanwijzing werkgever . en uitzondering verzekeringsplicht ZW, WAO en WW hiervan uitgezonderd de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers, die de werkzaamheden anders dan bij wijze van beroep uitvoeren. In hoofdstuk 3 hierna worden de door partijen overeengekomen gevallen benoemd waar duidelijkheid bestaat over de arbeidsverhouding en de onderworpenheid aan de inhouding van de loonheffingen. In de overige gevallen kan de opdrachtgever voor de bepaling of er sprake is van beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” (zie hoofdstuk 4 hierna) als hulpmiddel gebruiken. In Annex 2 is schematisch weergegeven in welke gevallen een “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” zal worden uitgereikt. 1.5 Resultaat overige werkzaamheden Als de inkomsten geen winst uit een onderneming of loon uit een (fictieve) dienstbetrekking zijn, worden zij gerangschikt onder het “resultaat uit overige werkzaamheden”.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

1.5.1 Opgave IB 47 Jaarlijks doet de opdrachtgever van deze vergoedingen aan de opdrachtnemer digitaal opgave aan de Belastingdienst via zogenoemde “opgaven IB-47”. In deze opgave maakt hij melding van naam, adres, woonplaats, BSN/sofinummer en het totaalbedrag van de vergoeding (inclusief kostenvergoedingen en exclusief BTW). De opgave IB-47 hoeft niet te worden opgemaakt indien de opdrachtnemer als zelfstandig ondernemer de vergoedingen aan de uitgever factureert.

2 De Wet op de identificatieplicht De opdrachtgever zal vóór aanvang van de werkzaamheden zelf de identiteit van de opdrachtnemer controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (niet zijnde een rijbewijs) en indien van toepassing een verblijfsvergunning. In die gevallen dat de opdrachtnemer een VAR-WUO of VAR-DGA overlegt dan wel de werkzaamheden uit gaat voeren in (fictieve) dienstbetrekking dient een afschrift van genoemde documenten bij de (salaris)administratie van de opdrachtgever te worden bewaard. Voor opdrachtnemers die niet tot de genoemde categorieën behoren (resultaatgenieters overige werkzaamheden) bestaat geen specifieke plicht om de identiteitsgegevens op te nemen in de administratie. Deze gegevens zijn wel nodig voor een volledige aanlevering van de opgave IB-47 (zie hoofdstuk 1.5.1). Indien van toepassing dient de opdrachtgever te beschikken over een geldige tewerkstellings-vergunning. 2.1 Eerstedagsmelding (EDM) Bij de overgang van Resultaat Overige Werkzaamheden naar een (fictieve) dienstbetrekking dient een eerstedagsmelding (EDM) te worden ingediend. De melding dient plaats te vinden op de dag waarop op grond van dit convenant besloten wordt de arbeidsverhouding aan te gaan merken als (fictieve) dienstbetrekking. In ieder geval moet vóór de eerste dag van het loontijdvak volgend op dit beslissingsmoment blijken dat de EDM is ingediend. Zolang de arbeidsverhouding voortduurt hoeft de EDM niet te worden herhaald. Overigens moet vóór de eerste dag dat een opdrachtnemer de werkzaamheden aanvangt een EDM worden ingediend, als bij aanvang van de werkzaamheden duidelijk is dat hij/zij in een fictief dienstverband moet worden opgenomen. Als de dienstbetrekking is overeengekomen op de datum waarop de werkzaamheden aanvangen, moet de werkgever de melding doen vóór aanvang van de werkzaamheden.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Vervolgens wordt in artikel 2e, lid 2, letter e, Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 en artikel 2 van de Regeling aanwijzing werkgever en uitzondering verzekeringsplicht ZW, WAO en WW hiervan uitgezonderd de arbeidsverhouding van auteurs en redactiemedewerkers, die de werkzaamheden anders dan bij wijze van beroep uitvoeren. De opdrachtgever kan de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” (zie hoofdstuk 4 hierna) als hulpmiddel gebruiken om te bepalen of sprake is van beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden.Partijen zijn overeengekomen dat in de volgende gevallen geen toetsing van de arbeidsverhouding aan de criteria van een fictieve dienstbetrekking hoeft plaats te vinden en het gebruik van de “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” achterwege kan blijven: De opdrachtnemer a. voert de werkzaamheden uit op basis van een arbeidsovereenkomst; of Er is sprake van een privaatrechtelijke dienstbetrekking. De arbeidsbeloning is onderworpen aan de inhouding van de loonheffingen. b. beschikt over een royaltycontract; of Indien de vergoeding van de opdrachtnemer wordt bepaald op basis van een royaltycontract zijn deze inkomsten niet onderworpen aan de inhouding van de loonheffingen. Indien bij dezelfde uitgever ook nog werkzaamheden worden verricht op basis van een (vast) honorarium dan worden ook deze inkomsten op overeenkomstige wijze behandeld. c. ontvangt op kalenderjaarbasis van dezelfde uitgever naar verwachting hooguit € 7200; of Indien de vergoeding bij dezelfde uitgever naar verwachting op kalenderjaarbasis beneden . € 7200 blijft wordt aangenomen dat er geen sprake is van beroepsmatige uitvoering van . de werkzaamheden. Als de arbeidsverhouding aanvangt in de loop van het kalenderjaar . dient het toetsbedrag van € 7200 pro rata te worden toegepast. ( = de resterende maanden / 12 x € 7200) De arbeidsbeloning is niet onderworpen aan de inhouding van de loonheffingen.

3 Beroepsmatige uitvoering van de werkzaamheden en de Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

d. beschikt voor deze werkzaamheden over een geldige VAR WUO of VAR DGA. De vergoeding wordt genoten als winst uit onderneming c.q. voor rekening en risico van de eigen vennootschap van de opdrachtnemer en is niet onderworpen aan de inhouding van de loonheffingen.

In artikel 2b en 2c Uitv. Besl. Lb 1965 en artikel 1 en 5 Besluit van 24 december, Stb. 1986, 655 is geregeld in welke gevallen de arbeidsverhouding van thuiswerkers en gelijkgestelden als fictieve dienstbetrekking wordt beschouwd.

In Annex 2 is schematisch weergegeven in welke gevallen een “Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers” dient te worden uitgereikt.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

4 De Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers EIGEN VERKLARING AUTEURS / REDACTIEMEDEWERKERS Dit formulier hoeft niet te worden ingevuld als de auteur / redactiemedewerker: a. de werkzaamheden uitvoert op basis van een arbeidsovereenkomst, of b. beschikt over een royaltycontract, of c. op kalenderjaarbasis van dezelfde uitgever naar verwachting hooguit € 7200 ontvangt, of d. beschikt over een geldige VAR WUO of VAR DGA. Persoonsgegevens Naam en voorletters Geboortedatum Adres Postcode en woonplaats BSN/sofinummer Contactpersoon uitgever Korte omschrijving werkzaamheden

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Indien alle vragen met “ja” zijn beantwoord, dan dient de arbeidsverhouding te worden aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking en moet de uitgever loonheffingen inhouden. Wijziging relatie uitgever Indien u deze verklaring invult omdat er wijziging is gekomen in de relatie tot uw uitgever, waaruit bestaat deze verandering dan? Ondertekening De ondergetekende verklaart bovenstaande gegevens naar waarheid te hebben verstrekt. Plaats

Datum

Handtekening

Verklaring uitgever Gelet op bovenstaande verklaring acht ik genoemde opdrachtnemer wel niet onderworpen aan de loonheffingen. Naam uitgever Plaats

Datum

Handtekening

Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamheden a. Is auteur of redactiemedewerker uw hoofdberoep? ja neen

Naam functionaris in blokletters Toelichting

Hiervan is sprake indien uw inkomen uit al uw werkzaamheden als auteur / redactiemedewerker naar verwachting meer dan 50% van uw totale inkomen uit arbeid bedraagt en als uw werkzaamheden als auteur/ redactiemedewerker naar verwachting meer dan 50% beslaan van de tijd die u in totaal aan inkomensgenererende arbeid besteedt (zie toelichting).

Algemeen Dit formulier dient ertoe de arbeidsverhouding en daarmee de onderworpenheid aan de loonheffingen (loonbelasting, premieheffing, premies sociale verzekeringen, bijdrage ingevolge de zorgverzekeringswet) te beoordelen.

b. Is de arbeidsverhouding aangegaan voor een periode langer dan een maand? ja neen

Deze verklaring hoeft niet te worden ingevuld indien de auteur / redactiemedewerker: a. de werkzaamheden uitvoert op basis van een arbeidsovereenkomst; of b. beschikt over een royaltycontract; of c. op kalenderjaarbasis van dezelfde uitgever naar verwachting hooguit € 7200 ontvangt; of . Als de werkzaamheden aanvangen in de loop van het kalenderjaar dient het toetsbedrag van . € 7200 pro rata te worden toegepast. ( = de resterende maanden / 12 x € 7200) d. beschikt over een geldige VAR WUO of VAR DGA.

c. Wordt doorgaans op ten minste twee dagen per week voor deze uitgever arbeid verricht? (ongeacht het aantal uren) ja neen d. Bedraagt de arbeidsbeloning ontvangen van deze uitgever per week doorgaans ten minste 2/5 van het wettelijk minimumloon (excl. vakantietoeslag)? ja neen

In andere gevallen moet deze verklaring door de auteur / redactiemedewerker en de uitgever worden ingevuld: a. éénmaal per kalenderjaar voorafgaande aan de eerste betaling door de uitgever in dat jaar.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

b. daarnaast uitsluitend in geval van een ingrijpende, tussentijdse wijziging in de omvang van de werkzaamheden en/of de vergoeding(en). De opdrachtnemer is gehouden deze verklaring juist en volledig in te vullen. Het volledig ingevulde origineel van deze verklaring dient de uitgever te bewaren bij zijn administratie. Een kopie van deze verklaring wordt desgevraagd, na invulling van het uitgeversgedeelte, aan de opdrachtnemer verstrekt. Zelfstandige beroepsuitoefening Ten aanzien van auteurs / redactiemedewerkers die hun werkzaamheden verrichten als zelfstandige beroepsuitoefenaar (al dan niet via een eigen vennootschap), geldt voor de uitgever geen inhoudingsplicht voor de loonheffingen. Dit kan het geval zijn: als de vergoeding van de auteur / redactiemedewerker voortvloeit uit een royaltycontract (percentage van de omzet of anderszins afhankelijk van het exploitatieresultaat) en/of als de auteur / redactiemedewerker een geldige Verklaring Arbeidsrelatie (VAR WUO/DGA) heeft overgelegd. Als gebruik wordt gemaakt van een VAR dient de auteur / redactiemedewerker door de uitgever te worden geïdentificeerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs wordt niet aanvaard. Beroepsmatige uitoefening van de werkzaamheden Als auteur / redactiemedewerker wordt aangemerkt een persoon, die met arbeid van creatieve aard meewerkt aan de redactionele leiding en/of de redactionele samenstelling van de vorm en/ of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijv. fotograaf, columnist, illustrator. a. De opdrachtnemers die een ander hoofdberoep hebben en daarnaast als nevenberoep arbeid verrichten voor bijvoorbeeld Cd-rom of on-line publicaties, zijn uit hoofde van deze arbeid niet onderworpen aan de loonheffingen. Als hoofdberoep kan ook worden aangemerkt: het genieten van WW, ZW, WAO/WIA, VUT, (pre)pensioen en/of AOW, als dit gezien de hoogte en bestendigheid een belangrijker inkomensbron is dan het werk als auteur of redactiemedewerker. De genoemde uitkeringen worden voor de belasting- en premieheffing ook gezien als inkomen uit arbeid. b t/m d. Van een fictieve dienstbetrekking is sprake indien een arbeidsrelatie wordt aangegaan voor een periode langer dan een maand waarbij doorgaans op ten minste twee dagen per week arbeid wordt verricht tegen een arbeidsbeloning die doorgaans over een week ten minste 2/5 bedraagt van het bedrag genoemd in artikel 8, eerste lid, onderdeel b, van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Indien u alle vragen van deze rubriek met “ja” hebt beantwoord is sprake van een fictieve dienstbetrekking en geldt dat de uitgever loonheffingen op uw inkomsten moet inhouden.

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Annex 2: Beoordeling arbeidsrelatie auteurs en redactiemedewerkers ja

is er sprake van een privaatrechte dienstbetrekking? beschikt de auteur/redactiemedewerker voor deze werkzaamheden over een royaltycontract?

bedraagt de vergoeding naar verwachting op jaarbasis hooguit E 7200?

beschikt de auteur/redactiemedewerker voor deze werkzaamheden over een VAR WUO of VAR DGA?

er dient een “Eigen verklaring” te worden uitgereikt

geen “Eigen verklaring” nodig wordt door de auteur/ redactiemedewerker als zelfstandig ondernemer gefactureerd?

nee blijkt uit de “Eigen verklaring” dat de arbeidsrelatie moet worden nee aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking? (zie hoofdstuk 1.4)

de vergoedingen dienen d.m.v. een opgave IB 47 aan de Belastingdienst kenbaar te worden gemaakt

de vergoedingen zijn onderworpen aan de loonheffingen

de vergoedingen zijn niet onderworpen aan de loonheffingen

Bijlage: Convenant Eigen Verklaring auteurs en redactiemedewerkers

Annex 2: Verklarende woordenlijst Arbeidsbeloning

Bruto honorarium/vergoeding minus eventuele. kostenvergoedingen. (excl. btw)

Auteur/redactiemedewerker

Een persoon, die met arbeid van creatieve aard meewerkt aan de redactionele leiding en/of de redactionele samenstelling van de vorm en/ of inhoud van een werk dat door een uitgever kan/zal worden gepubliceerd, zoals bijv. cartoonist, columnist, eindredacteur, fotograaf, illustrator, vormgever en vertaler.

BSN/sofinummer

Burgerservicenummer/sofinummer. Uniek administratief nummer, als getal gelijk aan het sofinummer.

Compliance

De wederzijdse intentie tot nakoming van . gemaakte afspraken en naleving van weten . regelgeving.Transparantie en wederzijds vertrouwen spelen hierbij de hoofdrol.

Doorgaans

Een regelmatig patroon oftewel in meer dan 50% van de gevallen (hier: gewerkte weken) binnen een beoordelingstijdvak.

Identificatieplicht

Een opdrachtgever zal v贸贸r aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de opdrachtnemer controleren en zich ervan vergewissen dat de opdrachtnemer de werkzaamheden mag uitvoeren. De opdrachtnemer dient hiertoe te overleggen voor zover van toepassing: een geldig identiteitsbewijs (niet zijnde een rijbewijs) en een geldige verblijfsvergunning. Indien van toepassing dient de opdrachtgever te beschikken over een geldige tewerkstellingsvergunning.

Loon

De arbeidsbeloning. De totale vergoeding minus eventuele kostenvergoedingen.(excl. btw)

Loonheffingen

De gezamenlijke heffingen van loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

VAR WUO

Verklaring dat inkomsten voor de aangegeven werkzaamheden behoren tot de winst uit onderneming. Er is geen inhoudingsplicht.

VAR DGA

Verklaring dat de inkomsten voor de aangegeven werkzaamheden worden genoten voor rekening en risico van de vennootschap. Er is geen inhoudingsplicht.

VAR Loon

Verklaring dat de inkomsten voor de aangegeven werkzaamheden waarschijnlijk behoren tot loon uit dienstbetrekking.

VAR ROW

Verklaring dat de inkomsten voor de aangegeven werkzaamheden waarschijnlijk behoren tot het resultaat overige werkzaamheden.

Vergoeding(en)

Bruto honorarium gelijk aan de arbeidsbeloning plus eventuele kostenvergoedingen (excl. btw)

Bijlage: Modelbrieven

Modelbrief

Verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR (Deze brief gebruikt u wanneer uw freelancer geen royaltyinkomsten geniet en de inkomensgrens van 7200 euro naar verwachting zal overschrijden)

Rappel verzoek om Eigen Verklaring en/of VAR + opschorten van betaling

Geachte heer, mevrouw,

Op <<datum>> hebben wij u schriftelijk verzocht om een Eigen Verklaring in te vullen en aan ons te retourneren, of om ons een kopie van uw VAR-WUO of VAR-DGA toe te sturen.

Sinds (datum) bent u op freelance basis werkzaam voor (naam uitgeverij) als auteur/ redactiemedewerker.

Geachte heer, mevrouw,

Met deze brief verzoeken wij u om bijgevoegde Eigen Verklaring in te vullen en aan ons te retourneren, of ons een kopie van uw VAR-WUO of VAR-DGA toe te sturen.

Wij hebben in onze brief d.d. <<datum>> uitgelegd dat dit nodig is om ons te verantwoorden naar de Belastingdienst en risico’s op naheffingen voor u en ons zoveel mogelijk te beperken. De kans dat er inhoudingen moeten plaatsvinden op uw honorarium is weliswaar zeer klein, maar het gaat om het bewijs dat <<naam uitgeverij>> terecht niets op uw honorarium inhoudt.

Wij vragen u dit, omdat u binnenkort een inkomensgrens (7200 euro per jaar) gaat overschrijden, waardoor uw inkomsten mogelijk in aanmerking komen voor inhouding van premies werknemersverzekeringen en loonheffing.

Helaas hebben wij de benodigde bescheiden nog niet van u retour mogen ontvangen. Omdat het ontbreken van bewijs voor <<naam uitgeverij>> tot onaanvaardbare financiële risico’s leidt hebben wij moeten besluiten vooralsnog geen betalingen meer aan u te verrichten.

De kans dat dit verplicht is, is niet groot: vermoedelijk valt u onder één van de uitzonderingen op de sociale verzekeringswetgeving, zoals zelfstandig ondernemerschap of het hebben van een ander hoofdberoep.

Zodra wij van u alsnog de benodigde Eigen Verklaring of –indien van toepassing- uw VARWUO/VAR-DGA ontvangen zullen de betalingen onmiddellijk worden hervat. Dit geldt ook als u op naam van een bv werkzaam bent, want dit enkele feit is voor de Belastingdienst niet voldoende.

Echter, of dit het geval is moet <<naam uitgeverij>> kunnen bewijzen tijdens looncontroles, die slechts één keer in de vijf jaar worden uitgevoerd. Met andere woorden: er moet tijdens die controles bewijs over de afgelopen vijf jaar op tafel komen. U kunt zich wel voorstellen dat na zoveel tijd niet altijd meer makkelijk mondeling te bewijzen is hoe de situatie ten tijde van de betaling was. Daarvoor is schriftelijk bewijs onmisbaar. Bewijsmiddelen zijn de Eigen Verklaring en de VAR. Vandaar ook dit verzoek om een Eigen Verklaring in te vullen of –indien van toepassing- uw VAR-WUO/VAR-DGA te overleggen. Dit geldt ook als u op naam van een bv werkzaam bent, want dit enkele feit is voor de Belastingdienst niet voldoende. Wij vertrouwen op uw medewerking en bedanken u daarvoor bij voorbaat. Met vriendelijke groet, <<naam>> <<functie>>

Wij vertrouwen op medewerking en zien uw Eigen Verklaring of VAR met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, <<naam>> <<functie>>

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in

Voor- en nadelen van opting-in Wat is opting-in? ‘Opting-in’ is de wettelijke keuzemogelijkheid om op vrijwillige basis onder de regels van de loonbelasting te vallen. Deze keuze maken opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk. Opting-in betekent dat de opdrachtgever (de uitgever) voortaan loonbelasting, premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (bijdrage ZVW) zal inhouden op de vergoedingen en honoraria. Anders dan bij werknemers hoeft de opdrachtgever de bijdrage ZVW echter niet te vergoeden. In verband hiermee bedraagt de bijdrage ZVW in dit geval 5,1 procent, met een maximum per jaar (in 2008 is dat maximum 1592 euro). Opting-in geldt alléén voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, het heeft geen gevolgen voor de werknemersverzekeringen. Evenmin is het van belang voor de afdrachtverminderingen WVA (Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie volksverzekeringen). Wie komen in aanmerking voor opting-in? Opting-in staat open voor allen die inkomsten uit arbeid genieten, met uitzondering van:. • degenen die reeds verplicht onder de loonbelasting vallen (die hadden immers al niets te kiezen) en • zelfstandigen. Bij de uitgeverijen kan deze keuzemogelijkheid bij vele opdrachtnemers een rol spelen: freelance auteurs, fotografen, bezorgers, depothouders, rittenrijders, enz. Wat zijn de voordelen van opting-in? Op het eerste gezicht lijkt de keuze voor opting-in wellicht niet zoveel verschil te maken. Belasting moet immers toch worden betaald, of dit nu via de loonbelasting of via de inkomstenbelasting geschiedt. Toch is er een belangrijk verschil aan te wijzen. Het voordeel voor de opdrachtnemer is dat door voor opting-in te kiezen toegang wordt verkregen tot de fiscale faciliteiten van de loonbelasting, zoals: • bedrijfsspaarregeling (spaarloon) • vrijgestelde pensioenopbouw • onbelaste vaste kostenvergoedingen • mobiele telefoon, internet, adsl en dergelijke (mits meer dan 10 procent zakelijk gebruik) • onbelaste studiekostenvergoeding • fiets van de zaak

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in

• bedrijfsfitness • telewerkvrijstelling (inrichting ‘thuiswerkplek’) Vertrekpunt hierbij is uiteraard dat de opdrachtgever bereid is deze fiscale faciliteiten aan . te bieden. Vanuit een oogpunt van kostenneutraliteit zal dit betekenen dat de uitgever . met het belonings- en vergoedingensysteem creatief moet omgaan (het zogenoemde ‘cafetariasysteem’). De opdrachtnemer die kiest voor opting-in kan gemaakte kosten niet meer aftrekken van zijn belastbaar inkomen. Uitgaven die op het grensvlak van privé en werk liggen zijn voor een ‘opting-in freelancer’ vaak lastig op te voeren als aftrekpost. Dat soort kosten kunnen soms wel weer worden gedeclareerd bij de opdrachtgever, afhankelijk van de inkoopvoorwaarden die de uitgever zelf stelt. De keuze voor opting-in zal dan ook mede afhangen van de mogelijkheid deze kosten te declareren bij de opdrachtgever/uitgever. Wat zijn de nadelen van opting-in? Voor de opdrachtnemer is, zoals hiervoor aangegeven, het belangrijkste nadeel dat na opting-in geen aftrek van beroepskosten meer mogelijk is (met uitzondering van de reiskostenaftrek openbaar vervoer). Een opdrachtnemer doet er dus verstandig aan om alleen te kiezen voor opting-in als er een ruime mogelijkheid bestaat om kosten te declareren bij de uitgever. Opting-in kan voor de opdrachtnemer een negatief effect hebben op de tijdelijke extra heffingskorting (de overgangsregeling voor vijf jaar in verband met de afschaffing van de invorderingsvrijstelling bij de invoering van de Wet Inkomsten Belasting 2001). Voor de uitgever betekent opting-in meer werk: • uitbreiding salarisadministratie • herziening stelsel van beloningen en vergoedingen in verband met fiscale optimalisering (zie hiervoor) • uitvoering van deze regelingen (bijvoorbeeld bedrijfssparen en kostendeclaraties) De uitgever dient dit accuraat uit te voeren, anders loopt de uitgever het risico van naheffing van loonbelasting/premie volksverzekeringen en de bijdrage ZVW. Bij opting-in zijn ook de voorwaarden van toepassing zoals die gelden bij indiensttreding van een werknemer. Denk hierbij aan eerstedagsmelding (EDM), identificatie en gegevensverstrekking, op straffe van toepassing van het zogenoemde ‘anoniementarief.’

Bijlage: Voor- en nadelen van opting-in

Opting-in is voor een opdrachtnemer voordelig wanneer de uitgever aan de opdrachtnemer fiscale faciliteiten biedt die hij ook aan werknemers biedt. Loopt de uitgever daarmee een groter risico dat de arbeidsrelatie met de opdrachtnemer eerder als een arbeidsovereenkomst wordt bestempeld? Doordat de wetgever deze mogelijkheid heeft geopend, zou dat geen rol mogen spelen. Bovendien blijkt uit de gezamenlijke keuze van opdrachtgever en opdrachtnemer voor opting-in, dat beide partijen de onderlinge relatie niet als een arbeidsovereenkomst beschouwen. Hoe is de procedure? Opting-in geschiedt door een gezamenlijke mededeling van de uitgever en de opdrachtnemer aan de (loonbelasting)inspecteur. De inhouding van loonbelasting geldt dan vanaf de eerstvolgende betaling door de uitgever aan de opdrachtnemer. Wil men de opting-in later ongedaan maken, dan geldt eenzelfde procedure: gezamenlijke melding aan de inspecteur. Als de opdrachtnemer op enig moment de status van zelfstandige verwerft en de inkomsten onderdeel worden van de winst uit onderneming, moet de opdrachtnemer melden aan de inspecteur dat niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden voor opting-in en dat de opting-in dientengevolge komt te vervallen.

Colofon ÂŠ 2008 Nederlands Uitgeversverbond, Amsterdam Tekst: NUV, mr. Miranda Maasman Eindredactie: NUV, Marja Lustenhouwer Ontwerp: Ontwerpbureau KCND, Leiden Druk: Veenman Drukkers, Rotterdam Deze brochure is mede tot stand gekomen met steun van P/flex payrolling

Nederlands Uitgeversverbond Hogehilweg 6 1101 CC AMSTERDAM-Zuidoost Postbus 12040 1100 AA AMSTERDAM-Zuidoost Telefoon 020 - 430 91 50 Telefax 020 - 430 91 99 E-mail info@nuv.nl Website www.nuv.nl

Deze uitgave is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers. Ondanks het feit dat de samenstellers met de grootst mogelijke zorg te werk zijn gegaan en de brochure in overleg met de Belastingdienst tot stand is gekomen, is het denkbaar dat er fouten of gebreken in de weergegeven informatie zijn getreden of dat er interpretatiegeschillen zullen ontstaan. Hiervoor kunnen noch het NUV, noch de samenstellers, noch de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld. Bij het toepassen van de informatie dient u af te gaan op uw eigen kennis en inzicht. Bij twijfel over juistheid van informatie kunt u contact opnemen met het NUV of met uw eigen accountantskantoor.

Wat moet ik weten over veilig werken met freelancers? Werken met freelance auteurs en redactiemedewerkers behoeft geen risicoâ&#x20AC;&#x2122;s op te leveren, mits u de fiscale en arbeidsrechtelijke spelregels goed naleeft. In de brochure leest u alles over deze spelregels en krijgt u een overzicht van de stappen die u zult moeten doorlopen als u onbezorgd wilt werken met freelancers. Een centrale rol in de brochure speelt het Convenant Eigen Verklaring (2008), dat tot stand is gekomen op initiatief van het NUV en sinds de invoering heeft gezorgd voor een enorme administratieve lastenverlichting.

c[j \h[[b [d

Y[hi5 MWj Wd

] m[ ha [_b_

De brochure is bestemd voor iedereen in de uitgeverij die te maken heeft met freelancers. Dat kunnen bedrijfsjuristen, P&Oâ&#x20AC;&#x2122;ers of administrateurs zijn, maar ook uitgevers of redacteuren. Naast de onvermijdelijke theorie is daarom ook veel aandacht besteed aan de praktische toepasbaarheid daarvan: de brochure bevat een handige checklist, een uitgebreide lijst met veelgestelde vragen en een reeks voorbeelden uit de praktijk.

[j j _a m [d el[ e[ h c