Microsoft Office Project 2003 - Parte 2/2 (PWA) by Ricardo Viana Vargas

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1 O Microsoft Office Project Web Access é a interface web do Microsoft Office Project Server onde os usuários poderão obter e fornecer informações sobre seus projetos sem a necessidade de terem uma cópia do Microsoft Office Project em seu computador. Para acessar o Microsoft Office Project Web Access, utilize um navegador da Web. Os integrantes da sua equipe também podem usar um navegador da Web para acessar as informações exibidas nas páginas do Microsoft Office Project Web Access e responder a elas.

1.1 Efetuando Logon no Microsoft Office Project Web Access Para acessar o Microsoft Office Project Web Access, 1. entre no navegador da web; 2. digite o endereço URL onde o Project Web Access está instalado;

Figura 1.1 – Tela de Logon do Microsoft Office Project Web Access

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402 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. digite o nome do usuário; 4. digite a senha e clique em Ir; 5. aguarde o Logon.

Figura 1.2 – Tela de abertura (página Home do Microsoft Office Project Web Access)

Dica – Normalmente todos os usuários criados no Microsoft Office Project Server têm senha inicial em branco.

Apresentando o Microsoft Office Project Web Access

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1.2 A tela do Microsoft Office Project Web Access A página Home é o concentrador de atividades no Microsoft Office Project Web Access. Depois de fazer logon, a página home lista as tarefas, os relatórios de status e outras informações importantes sobre o projeto que envolvam o usuário conectado. É possível clicar nos links da página home para executar atividades. Também é possível alterar várias configurações do Microsoft Office Project Web Access no painel lateral da página Home.

Figura 1.3 – Painel lateral da página Home

Por fim, é possível clicar nos links da parte superior da janela para exibir outras partes do Microsoft Office Project Web Access. Sempre que precisar de ajuda, clique no link Ajuda no alto da página para obter informações sobre a Central atual.

Figura 1.4 – Links da parte superior da janela para o perfil administrador (eles variam de acordo com o nível de permissões do usuário)

Importante – Dependendo das configurações de permissões usadas no Microsoft Office Project Web Access, não será possível executar todas as atividades descritas na Ajuda. Além disso, o que é exibido na central Home poderá diferir do que está documentado se o administrador do Microsoft Office Project tiver personalizado o Microsoft Office Project Web Access e não tiver feito o mesmo com a Ajuda.

404 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Os principais componentes da tela do Microsoft Office Project Web Access são: Central de Tarefas – A Central de tarefas permite exibir, editar e atualizar as atribuições de tarefa do projeto feitas no Microsoft Office Project. É possível trabalhar com as tarefas em um Gráfico de Gantt ou em um modo de exibição de quadro de horários. Também é possível ver em quais projetos e tarefas os integrantes da equipe estão trabalhando, uma subdivisão em etapas do trabalho total planejado e do trabalho real executado.

Figura 1.5 – Central de tarefas

Apresentando o Microsoft Office Project Web Access

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Central de Projetos – A central de projetos permite exibir portfólios de projetos ou projetos individuais, incluindo informações de resumo de diversos projetos ou informações detalhadas sobre projetos individuais. Permite também trabalhar com listas de tarefas, nas quais as tarefas não estão associadas a nenhum projeto, mas precisam ser controladas.

Figura 1.6 – Central de projetos

406 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Central de Recursos – A central de recursos permite exibir, modificar e analisar as informações sobre os recursos. Alguns atributos de recursos, como as configurações do calendário, só podem ser alterados no Microsoft Office Project; outras informações podem ser modificadas na Central de recursos do Microsoft Office Project Web Access. A central de recursos também permite exibir informações como a disponibilidade dos recursos e suas alocações nos projetos. Novo – O Microsoft Office Project Server permite a criação de novos modos de exibição na central de re-

cursos, como, por exemplo, critério e filtro distintos para um conjunto de recursos.

Figura 1.7 – Central de recursos

Importante – As informações da Central de recursos estarão disponíveis apenas se o Microsoft Office Project Professional for utilizado.

Apresentando o Microsoft Office Project Web Access

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Relatório de status – Permite que, além de coletar dados relacionados às tarefas, como o trabalho real dos membros da equipe, os gerentes de projeto podem usar a Central de relatórios de status para solicitar, coletar e consolidar relatórios de status baseados em texto. O relatório de status é uma descrição narrativa dos integrantes da equipe sobre assuntos relevantes para sua organização.

Figura 1.8 – Relatório de status

408 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Central de atualizações – A Central de atualizações é empregada para revisar atualizações feitas nas tarefas do projeto e nos períodos de trabalho dos recursos e atualizar seus planos do Microsoft Office Project com as informações mais recentes. Utilizada por aprovadores de trabalho e não disponível para os recursos normais.

Figura 1.9 – Central de atualizações

Apresentando o Microsoft Office Project Web Access

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Central de Riscos – Usando a Central de Riscos, o gerente do projeto e a equipe podem controlar os riscos do projeto, incluindo sua análise qualitativa e monitoramento. Esse controle aprimora a eficiência e a eficácia do gerenciamento de riscos do projeto, que passam a ser acompanhados e monitorados juntamente com os projetos, as questões e os documentos.

Figura 1.10 – Central de riscos

410 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Central de Questões – Usando o Microsoft Office Project Server, é possível controlar as questões que aparecerem durante todo o ciclo de vida do projeto, usando a Central de Questões para exibi-las e enviá-las. Esse controle aprimora a eficiência e a eficácia do gerenciamento do projeto porque permite que se comuniquem os itens de ação relacionados e os problemas aos integrantes da equipe e a outros participantes.

Figura 1.11 – Central de Questões

Apresentando o Microsoft Office Project Web Access

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Central de documentos – A Central de documentos permite que se gerenciem os documentos relacionados ao projeto através de sua exibição, carregamento e vinculação a tarefas, usando o Microsoft Office Project Web Access. Os documentos podem fornecer informações valiosas para terceiros durante o curso do projeto.

Figura 1.12 – Central de documentos

412 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Central de administração – A Central de administração é usada para definir os padrões, os usuários e a segurança do Microsoft Office Project Web Access, além dos padrões de algumas funcionalidades do Microsoft Office Project (opções da empresa) e do Microsoft Office Project Server.

Figura 1.13 – Central de administração

Dica – Toda a personalização somente pode ser realizada pelo administrador, conforme já citado.

Todos os modos de exibição podem ser formatados, agrupados, filtrados da mesma forma como foi apresentado no Microsoft Office Project Professional. Todas as visualizações apresentam, na parte superior, uma barra com todas as opções de exibição, bem como filtros, classificação e grupos.

Figura 1.14 – Barra de exibição com destaque para a opção Filtro, agrupamento e pesquisa

2 Ao utilizar o Microsoft Office Project Server para colaboração em equipe, é possível publicar as informações mais atuais sobre o projeto de modo que outras pessoas (como integrantes da equipe, gerentes de projeto ou outros participantes) possam ter acesso a elas. A permissão para outras pessoas exibirem as informações sobre o projeto é definida pelo administrador do Microsoft Office Project Server.

2.1 Publicando um Projeto Antes de publicar um projeto no Microsoft Office Project Server, é necessário configurar as opções de colaboração. As opções de colaboração foram apresentadas no capítulo Preparando o Microsoft Office Project e o Projeto para Utilizar o Microsoft Office Project Server. Para publicar todas as informações de um projeto, 1. abra o projeto; 2. acesse o menu Colaborar – Publicar – Todas as informações;

Figura 2.1 – Menu Colaborar – Publicar – Todas as informações

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414 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – É possível publicar diferentes níveis do projeto, tais como as atribuições novas e alteradas, o plano do projeto ou republicar as informações.

Dica – O projeto é salvo ao ser publicado no servidor de projetos.

Importante – O gerente do projeto é sempre o usuário que publica as informações (usuário que conectou no Microsoft Office Project Server dentro do Microsoft Office Project Professional).

2.2 Solicitando e Atualizando Informações do Projeto Um dos principais mecanismos disponíveis no Microsoft Office Project Server é a solicitação e a atualização de informações do projeto. Para solicitar uma atualização de informações do projeto, 1. abra o projeto; 2. acesse o menu Colaborar – Solicitar informações sobre o andamento do projeto;

Figura 2.2 – Menu Colaborar – Solicitar informações sobre o andamento do projeto

3. a tela Solicitar informações sobre o andamento do projeto é aberta. Determine se as informações do projeto serão solicitadas para o projeto inteiro ou para o modo de exibição atual ou para os itens selecionados; 4. determine o período em que as informações serão solicitadas;

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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Figura 2.3 – Tela Solicitar informações sobre o andamento do projeto

5. clique em OK para enviar as informações.

2.3 Atualizando Informações do Projeto Os usuários membros do time de projeto podem atualizar suas informações de projeto através do Project Web Access. Para atualizar as informações, 1. faça logon no Microsoft Office Project Web Server como o membro do time que irá atualizar as informações; 2. clique em Tarefas para atualizar as tarefas; 3. digite o % completo das atividades do período;

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Figura 2.4 – Atualização das informações na central de tarefas pelo usuário

4. clique em Atualizar tudo para atualizar todas as informações preenchidas ou clique em Atualizar linhas selecionadas para atualizar apenas as linhas selecionadas ou clique em Salvar alterações para salvar as alterações sem enviá-las ao gerente do projeto;

Figura 2.5 – Confirmação do envio das atualizações do projeto para aprovação do gerente de projeto

Importante – O administrador pode alterar a forma de atualização das atividades entre % completo e horas reais e restantes no módulo administrativo do ambiente. É possível também que o administrador permita que o próprio gerente de projeto defina como o seu projeto será atualizado.

Como foi mostrado na figura anterior, o gerente do projeto receberá as atualizações na sua central de atualizações. Para autorizar, ou não, as atualizações,

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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1. faça logon no Microsoft Office Project Web Server como gerente de projeto que irá aprovar e atualizar as informações dos membros do time; 2. clique em Atualizações para atualizar as tarefas do time; 3. no campo Aceitar?, determine se as informações recebidas serão aceitas e atualizadas no Microsoft Office Project, ou não;

Figura 2.6 – Utilizando a Central de atualizações para aprovar ou rejeitar o recebimento de atualizações do time do projeto

4. clique em Atualizar para atualizar, no Microsoft Office Project, todas as informações aceitas e devolver ao recurso todas as tarefas rejeitadas; 5. as atualizações aceitas são automaticamente abertas e atualizadas no Microsoft Office Project. Importante – Para realizar as atualizações, os gerentes de projeto devem ter o Microsoft Office Project Professional instalado.

2.4 Regras de Atualizações Para facilitar a atualização do arquivo de projeto com informações contidas na Central de Atualizações, é possível estabelecer regras de atualização. Essas regras tornam a atualização do arquivo de projeto mais rápida e fácil porque não é necessário analisar cada retorno para atualizá-lo.

418 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Para criar uma regra de atualização, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como o gerente do projeto; 2. clique em Atualizações para acessar a Central de atualizações; 3. clique em Aplicar regras;

Figura 2.7 – Central de atualizações com destaque para Aplicar regras

4. na guia Aplicar regras, clique no link Regras;

Figura 2.8 – Guia Aplicar Regras

5. clique em Nova regra;

Figura 2.9 – Criando uma nova regra

6. defina as regras de alterações recebidas que serão automaticamente aceitas pelo ambiente;

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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Figura 2.10 – Definindo as regras de aceitação automática

7. clique em Avançar; 8. escolha os projetos que estarão cobertos pela regra criada;

Figura 2.11 – Definindo o conjunto de projetos a serem submetidos a regra

9. clique em Avançar; 10. escolha quais recursos estarão incluídos na regra, ou seja, de quais recursos as atualizações serão automaticamente aceitas; 11. digite o nome da regra;

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Figura 2.12 – Definindo os recursos a serem incluídos na regra

12. clique em Concluir. Observe que a regra somente funcionará para as delegações futuras. Para as atualizações do presente, realize manualmente as aprovações.

Figura 2.13 – Informação de que somente as delegações futuras utilizarão as regras

Figura 2.14 – Exemplo de regra Atualiza Alan criada

Se desejar aplicar a regra imediatamente, retorne à página principal e clique em Executar regras agora. Dica – Sempre que possível, utilize regras de atualização. Elas agilizam e automatizam a maior parte do controle, sem deixar de criar exceções para determinadas atualizações ou usuários que serão respondidos e acompanhados individualmente.

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2.5 Criando uma Equipe no Project Web Access Agora no Project Web Access, os gerenciadores de recursos que detenham privilégios podem montar equipes de projeto no Project Web Access sem a necessidade de retornarem para o Project Professional. Para montar uma equipe diretamente no Project Web Access, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como o gerente de recursos ou de projetos; 2. clique em Projetos para acessar a Central de projetos; 3. selecione o projeto em que a equipe será criada; 4. clique em Criar equipe;

Figura 2.15 – Criando equipe através da Central de projetos

5. selecione os recursos disponíveis da empresa e clique em Adicionar para transformar o recurso em um recurso do projeto e clique em Remover para retirar um recurso do projeto; 6. clique em Detalhe do projeto para exibir os detalhes das atividades do projeto;

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Figura 2.16 – Criando equipe no Project Web Access

7. clique em Salvar alterações para finalizar a criação/edição da equipe. Importante – Os recursos da empresa já cadastrados no Project Server antes da publicação aparecem diretamente na lista de recursos do projeto.

2.6 Editando e Corrigindo Dados Enviados por um Recurso Um dos recursos novos do Project Server é a edição e a correção dos dados. Algumas vezes, por razões legitimadas, torna-se necessário atualizar o trabalho realizado de um período fora do período aberto de trabalho. Usuários que têm permissão para ajustar valores reais podem fazer as mudanças. Essas mudanças são arquivadas em um log de auditoria. Essas mudanças somente são acessíveis se o período de trabalho for gerenciado, conforme será visto posteriormente, no módulo administrativo. Para editar dados bloqueados de recursos, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Client como o gerente do projeto; 2. clique em Recursos para acessar a Central de Recursos; 3. clique em Ajustar dados efetivos;

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Figura 2.17 – Central de Recursos com destaque para o ajuste de dados efetivos

4. clique em Ajustar dados efetivos; 5. selecione os recursos nos quais os dados serão ajustados e clique em Adicionar; 6. atualize os dados efetivos na planilha para os recursos; 7. clique em Atualizar dados efetivos para alterar os dados.

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424 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.18 – Ajustando dados efetivos de um recurso

2.7 Abrindo um Projeto no Project Professional a partir do Project Web Access Um dos novos recursos do Project Web Access é a abertura de múltiplos projetos no Project Professional a partir do Project Web Access. Para abrir múltiplos projetos no Project Professional a partir do Project Web Access, 1. exiba a Central de projetos;

2. selecione os diferentes projetos a serem abertos, mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto seleciona os arquivos;

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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Figura 2.19 – Abrindo diversos projetos a partir da Central de projetos do Project Web Access

3. aguarde que o Microsoft Project Professional abra os arquivos em um consolidado.

Figura 2.20 – Consolidado de projetos abertos a partir do Project Web Access

2.8 Abrindo o Project Web Access dentro do Project Professional Muitas vezes o usuário deseja abrir o Project Web Access de dentro do Microsoft Office Project Professional, sem a intenção de utilizar o Internet Explorer para isso. Para utilizar o Project Web Access de dentro do Project Professional, 1. acesse o Project Professional, conectando-se ao banco de dados; 2. acesse o menu Colaborar e escolha, de acordo com seu interesse, a opção desejada dentro do Project Web Access (a partir da Central de Projetos).

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Figura 2.21 – Menu Colaborar

Figura 2.22 – Project Web Access aberto dentro do Project Professional

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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2.9 Criando Atividades no Project Server O Microsoft Office Project Web Access permite que atividades possam ser criadas diretamente no site. Para criar uma atividade, 1. exiba a Central de tarefas;

2. no painel lateral, clique em Criar nova tarefa;

Figura 2.23 – Central de tarefas com destaque para a opção Criar uma nova tarefa

3. informe o nome do projeto em que a atividade será criada no campo Projeto; 4. determine o nível da estrutura de tópicos onde a atividade será criada; 5. digite o nome da atividade, sua descrição, data de início e a estimativa de trabalho; 6. clique em Salvar novas tarefas;

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Figura 2.24 – Página de entrada de dados de novas atividades

Importante – Não é possível estabelecer dependências entre as atividades dentro do Microsoft Office Project Server. Isso somente é possível no Microsoft Office Project Professional.

Figura 2.25 – Exemplo de atividade inserida pelo usuário

7. selecione a atividade criada e clique em Atualizar linhas selecionadas;

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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8. siga os procedimentos de atualização para obter a aprovação do gerente das atividades e, finalmente, ter essas atividades acrescentadas, de modo definitivo, à lista de atividades.

2.10 Criando uma Lista de Tarefas para uma Atividade do Projeto No Microsoft Office Project Web Access, é possível criar uma lista de tarefas para controlar tarefas de pequeno porte, tarefas pessoais ou até mesmo pequenos projetos que não precisam de agendamento formal. Ao contrário dos projetos, as listas de tarefas não dão suporte às funcionalidades de agendamento, tais como o estabelecimento de dependências, a criação de estruturas de tópicos e o trabalho com calendários. As atividades em uma lista de tarefas podem ter datas de início e fim, e os recursos podem ser atribuídos a elas, mas o tempo gasto nessas tarefas não é contabilizado em projetos ou em outras listas de tarefas. Para criar uma lista de tarefas, 1. exiba a Central de projetos; 2. no painel lateral, clique em Criar uma nova lista de tarefas pessoal ou compartilhada;

Figura 2.26 – Criando uma nova lista de tarefas pessoal ou compartilhada a partir da Central de Projetos

3. na caixa Nome da lista de tarefas, digite um nome para a lista;

430 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. determine quais usuários podem ter acesso à lista de tarefas, clicando em Todos se desejar que todos os usuários tenham acesso ou clicando em Todos os recursos que receberam tarefas desta lista de tarefas se desejar o acesso somente a pessoas que tenham relacionamento com o projeto ou até mesmo clicando em Eu (somente) se a lista for somente de acesso do próprio usuário;

Figura 2.27 – Fornecendo informações sobre uma nova lista de tarefas

5. clique em Avançar; 6. na tela Criar uma nova tarefa, digite o nome da tarefa (obrigatório) no campo Nome e os demais campos, incluindo quem será o recurso responsável no campo Atribuído, a Prioridade, o Início, o Término, o % Concluído (caso já se tenha iniciado) e as Anotações necessárias; 7. repita o passo anterior para as outras tarefas da lista;

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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Figura 2.28 – Exemplo de lista de tarefas

8. clique em Salvar novas tarefas; 9. o painel Gerenciar minhas listas de tarefas é automaticamente exibido com a nova lista.

Figura 2.29 – Painel Gerenciar minhas listas de tarefas

Dica – Todas as atividades de atualização e exibição válidas para atividades de projeto também valem para as listas de tarefas.

Observa-se que, quando a lista de tarefas é atribuída a outro recurso do time, ele imediatamente recebe essa tarefa na sua Central de tarefas.

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Figura 2.30 – Exemplo de visualização da lista de tarefas atribuídas a um recurso na Central de tarefas

Para alterar as Opções da lista de tarefas, 1. clique em Opções da lista de tarefas no Painel lateral da Central de Projetos;

Figura 2.31 – Lista de Tarefas com Opções da lista de tarefas destacada

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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2. realize as modificações desejadas ou exclua a lista de tarefas ou até mesmo promova a lista a um projeto.

Figura 2.32 – Opções da lista de tarefas com as informações sobre uma lista de tarefas específica

2.11 Delegando Atividades Ao usar o Microsoft Office Project Server, os integrantes do grupo de trabalho podem delegar atividades uns aos outros. Quando uma atividade é delegada a outro integrante do time, esse integrante, de fato, faz o trabalho da tarefa, embora a pessoa que a delegue possa analisar e aprovar o status e os registros sobre a tarefa antes de encaminhá-los ao gerente do projeto. A delegação é uma ferramenta poderosa. É possível usar a delegação de atividades para enviar atividades de resumo aos gerentes da equipe, que poderão fornecer detalhes sobre as subatividades necessárias para concluir a atividade de resumo. Esse é um modo excelente de obter informações de planejamento do projeto diretamente a partir das pessoas que farão o trabalho. Após ter uma lista de atividades detalhada, o gerente do projeto poderá usar a delegação para enviar um conjunto de atividades a um gerente da equipe, que poderá, então, atribuir as atividades aos integrantes individuais de sua equipe. Importante – Como já visto, o administrador determina se a delegação de atividades será realmente permitida no Microsoft Office Project Server. Se a delegação geral de atividades for permitida, é possível especificar se a delegação de atividades será permitida em seus projetos individuais.

434 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Para delegar uma atividade, 1. exiba a Central de tarefas;

Figura 2.33 – Central de Tarefas com destaque para Delegar tarefa

2. clique em Delegar tarefas; 3. selecione a atividade que será delegada para outra pessoa; 4. clique em Delegar tarefa; 5. insira o nome do recurso para quem a atividade está sendo delegada; 6. determine se deseja assumir a função principal da atividade e se deseja controlar a atividade junto ao quadro de horários; 7. determine se deseja continuar a controlar a atividade no quadro de horários; 8. insira as anotações; 9. clique em Avançar;

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Figura 2.34 – Delegando a tarefa Rever declaração de escopo do projeto

Figura 2.35 – Atribuindo o recurso que receberá a atividade e os parâmetros da delegação

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436 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 10. clique em Enviar para encaminhar a delegação para o usuário designado.

Figura 2.36 – Quadro final da delegação de recursos

Novo – O Microsoft Office Project Server 2003 teve aumento significativo na segurança da delegação de tarefas. Ao delegar tarefas, o usuário, que, na versão 2002, tinha acesso a todos os usuários cadastrados no Project Server, passa a ter agora acesso a apenas os recursos nos quais os usuários possam ver as atribuições.

2.12 Informando Atividades Administrativas em um Projeto Através dos projetos administrativos, um recurso pode informar ao gerente do projeto o consumo de tempo não alocado em projetos. Para informar o período de tempo alocado em projetos administrativos, 1. exiba a Central de tarefas; 2. acesse a opção Notificar o gerente sobre os períodos em que você não estará disponível para trabalhar no projeto; 3. determine o número de horas consumidos em cada item fora do projeto; 4. clique em Enviar para tornar as informações efetivas. Da mesma forma como nos outros processos, o gerente do projeto recebe essa atualização, confirma, ou não, e, caso tenha confirmado, pode automaticamente atualizar o calendário do recurso no Microsoft Office Project Server, clicando em Atualizar.

Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server

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Figura 2.37 – Central de tarefas com Notificar o gerente sobre os períodos em que você não estará disponível para trabalhar no projeto destacada

Figura 2.38 – Inserção de horas fora do projeto

438 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.39 – Atualização recebida pelo gerente do projeto para atualização de informações em projetos administrativos

Caso não exista um projeto administrativo com atividades destinadas ao recurso analisado, a notificação não exibirá nenhuma informação a ser preenchida. Crie um projeto administrativo antes, bem como aloque atividades desse projeto ao recurso desejado, conforme visto.

Figura 2.40 – Tela de notificação desabilitada para um recurso que não tem atividades administrativas disponibilizadas

3 A central de documentos permite gerenciar facilmente os documentos relacionados ao projeto através de sua exibição, carregamento e vinculação a tarefas, usando o Microsoft Office Project Web Access. Os documentos podem fornecer informações valiosas para terceiros durante o curso do projeto. Para obter esse acesso, o administrador do Microsoft Office Project Server configura um outro programa específico para documentos, chamado Microsoft SharePoint Team Services, incluído na licença do Microsoft Office Project Server. Importante – Caso o Microsoft SharePoint Team Services não tenha sido configurado, essas opções de documentos e questões ficam indisponíveis. Os relatórios de status, porém, continuam funcionando normalmente.

Com a Central de Documentos, o gerente de projeto pode configurar uma biblioteca de documentos, isto é, uma pasta com uma coleção de documentos compartilhados. O administrador pode definir um modelo-padrão para os documentos na biblioteca e, assim como os gerentes de projeto, pode definir as propriedades do documento necessárias e quem tem acesso a eles. Cada autor define as informações sobre o documento que serão exibidas na lista de conteúdo da biblioteca. Existem dois tipos diferentes de bibliotecas de documentos: •

Biblioteca de documentos do projeto – Essa biblioteca armazena os documentos relacionados a um projeto específico. Cada projeto pode ter várias bibliotecas. Os usuários autorizados podem criar bibliotecas de documentos adicionais para ele. Os gerentes de projeto, que têm por padrão a permissão de criar listas no SharePoint, podem fazer alterações nas bibliotecas específicas do documento.

•

Biblioteca de documentos públicos – Essa biblioteca de documentos armazena os documentos acessíveis a todos os usuários. O administrador do servidor define quem tem acesso aos documentos dessa biblioteca.

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440 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

3.1 Criando uma Biblioteca de Documentos Para criar uma biblioteca de documentos do projeto, 1. como um gerente de projeto que tem permissão para criar a biblioteca de documentos, acesse o Microsoft Office Project Web Access; 2. clique em Documentos para abrir a Central de documentos;

Figura 3.1 – Central de documentos

3. selecione o projeto onde será criada biblioteca ou clique em documentos públicos para criar uma biblioteca pública;

Figura 3.2 – Exibindo as bibliotecas de documentos do projeto

Gerenciamento de Documentos

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4. clique em Criar biblioteca de documentos;

Figura 3.3 – Inserindo as informações da nova biblioteca de documentos

5. digite o nome da biblioteca no campo Nome; 6. digite a descrição da biblioteca no campo Descrição; 7. determine se a biblioteca será exibida na barra lateral da central de documentos; 8. determine se a cada edição do documento uma nova versão do documento será criada; Novo – É possível, agora, armazenar múltiplas versões de um documento no Project Web Access para comparação e histórico.

9. determine o tipo de modelo para determinar o tipo de documento-padrão para todos os novos arquivos criados nessa biblioteca de documentos no campo Tipo de modelo; 10. clique em Criar para criar a biblioteca. A biblioteca de documento é exibida.

442 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.4 – Exemplo de Biblioteca de documentos denominada Desenhos Técnicos

3.2 Editando e Excluindo uma Biblioteca de Documentos Para editar os dados da biblioteca ou excluir uma biblioteca, 1. como um gerente de projeto que tem permissão para editar a biblioteca de documentos, acesse o Microsoft Office Project Web Access; 2. clique na Central de documentos; 3. selecione o projeto em que se deseja editar ou excluir a biblioteca, ou clique em documentos públicos para criar uma biblioteca pública; 4. selecione a biblioteca; 5. clique em Modificar configurações e colunas no Painel lateral;

Figura 3.5 – Modificando as configurações da biblioteca

Gerenciamento de Documentos

6. exclua a biblioteca, clicando em Excluir esta biblioteca de documentos; 7. edite os parâmetros gerais, clicando em Alterar parâmetros gerais; 8. adicione colunas para a biblioteca, clicando em Adicionar nova coluna; 9. altere a ordem dos campos das colunas, clicando em Alterar a ordem dos campos; 10. crie novos modos de exibição para os documentos, clicando em Criar novo modo de exibição.

Figura 3.6 – Personalizando a biblioteca de documentos

3.3 Exibindo, Acessando e Criando Documentos em uma Biblioteca Para exibir, acessar e criar documentos em uma biblioteca de documentos existente, 1. clique na Central de documentos; 2. selecione o projeto em que se deseja acessar a biblioteca; 3. selecione a biblioteca para exibir os documentos;

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444 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.7 – Exibindo e carregando documentos da biblioteca

4. clique em Novo documento para criar um novo documento baseado no modelo da biblioteca; 5. digite e prepare o documento, seguindo o modelo específico (Microsoft Word, Excel, etc.); 6. salve o documento (observe que o documento já é armazenado diretamente na biblioteca do projeto);

Figura 3.8 – Documento Layout 001 criado na biblioteca Desenhos técnicos

7. ao ser gravado, o arquivo é imediatamente listado na lista de documentos do projeto; 8. clique em Editar propriedades para editar os atributos do documento;

Gerenciamento de Documentos

445

Figura 3.9 – Acessando a edição de um documento criado

9. altere as informações do arquivo, tais como o Nome, o Titulo, o Status e o Proprietário do arquivo;

Figura 3.10 – Editando os atributos do documento

10. clique em

Excluir para excluir o documento;

11. clique em Editar no Microsoft Word para abrir o arquivo do documento; 12. clique em Salvar e fechar para salvar as alterações e retornar à lista dos documentos.

446 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

3.4 Carregando Documentos para a Biblioteca Algumas vezes é necessário carregar um arquivo já criado e armazenado no disco rígido. Para carregar um arquivo já criado, 1. repita os passos de 1 a 3, anteriormente apresentados;

Figura 3.11 – Opção carregar documento na tela Exibir e carregar documentos

2. clique em Carregar documento para carregar um documento já criado e disponível no disco rígido;

Figura 3.12 – Carregando um documento

3. na tela de entrada de dado do arquivo, clique em Procurar; 4. escolha o arquivo a ser carregado no disco rígido, ou na rede, e clique em Abrir; 5. clique em Salvar e fechar para retornar à lista de documentos.

Gerenciamento de Documentos

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3.5 Localizando Arquivos na Biblioteca Muitas vezes a localização de um arquivo na lista pode ser um trabalho demorado e complexo. Para isso, o Microsoft Office Project Server disponibiliza duas formas de busca: filtros e pesquisa por palavras. Para procurar um arquivo na lista através do filtro, 1. a partir da lista de documentos da biblioteca, clique em Filtro (

);

2. o autofiltro de documentos é exibido; 3. escolha o campo que conterá o filtro, abra a caixa de opções e aplique o filtro.

Figura 3.13 – Exemplo de aplicação de um filtro para todos os documentos cujo formato seja doc

Outra forma de exibir os documentos é através da visão de arquivos, similar à visão do Windows Explorer do computador. Para exibir o Explorer, clique em Explorer View na guia lateral da central de documentos.

Figura 3.14 – Explorer View dos arquivos

448 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

3.6 Vinculando Documentos a Atividades do Projeto Para vincular um documento a uma tarefa, 1. acesse a Central de tarefas; 2. selecione a atividade que terĂĄ documentos vinculados;

Figura 3.15 â&#x20AC;&#x201C; Vinculando documentos a atividades

3. clique em Vincular documentos;

Gerenciamento de Documentos

449

Figura 3.16 – Determinando os documentos vinculados a uma tarefa

4. clique em Carregar documento para vincular a um documento do disco rígido ou da rede ou clique em Vincular documentos em biblioteca para vincular a atividade a um arquivo da biblioteca; 5. caso a opção escolhida seja Carregar documento, determine a biblioteca para onde o arquivo será copiado e adicione o arquivo da mesma forma como foi visto em Carregando arquivos para a biblioteca; 6. caso a opção escolhida seja Vincular documentos em biblioteca, escolha a biblioteca em Biblioteca de documentos e selecione o(s) arquivo(s);

Figura 3.17 – Carregando um documento para a biblioteca de documentos

450 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. clique em Salvar e fechar para estabelecer o vínculo entre a tarefa e o arquivo.

3.7 Check-in e Check-out de Documentos Usuários podem fazer check-in e check-out de documentos a partir do Project Web Access, permitindo o bloqueio de arquivos abertos. O procedimento é realizado através da integração do Project Server com o Windows SharePoint Services. Para fazer o check-out de um documento, 1. clique na Central de documentos; 2. selecione o projeto em que se deseja acessar a biblioteca; 3. selecione a biblioteca para exibir os documentos; 4. selecione o documento e abra sua caixa de opções, selecionando check-out;

Figura 3.18 – Realizando o check out de um documento

Uma vez que o arquivo está com check-out, nenhum outro usuário pode alterá-lo. Para isso, torna-se necessário realizar o check-in do projeto. Para fazer o check-in do projeto, 1. clique na Central de documentos; 2. selecione o projeto em que se deseja acessar a biblioteca; 3. selecione a biblioteca para exibir os documentos; 4. selecione o documento, abra sua caixa de opções e clique em check-in para retornar o documento ao banco de dados;

Gerenciamento de Documentos

Figura 3.19 â&#x20AC;&#x201C; Realizando o check-in de um documento

451

4 Usando o Microsoft Office Project Server, é possível controlar as questões, as dúvidas e as perguntas que aparecerem durante o ciclo de vida do projeto usando a Central de Questões para exibi-las e enviálas. Esse controle aprimora a eficiência e a eficácia do gerenciamento do projeto porque permite que se comuniquem os itens de ação relacionados e os problemas aos integrantes da equipe e a outros participantes. As questões podem ser associadas aos projetos, às tarefas, aos documentos e a outras questões. Elas são claramente marcadas por um indicador de questão, e as questões atribuídas recentemente são exibidas no site de projetos. Dependendo das ações tomadas para resolver as questões, elas serão exibidas como ativas, fechadas ou adiadas.

4.1 Criando uma Questão As questões podem ser enviadas para tarefas específicas em um projeto, para o projeto como um todo, ou para um documento relacionado ao projeto. Para criar uma questão, 1. acesse a Central de Questões; 2. selecione o projeto em que se deseja criar uma questão;

452

Gerenciamento de Questões

453

Figura 4.1 – Criando uma nova questão

3. clique em Nova questão; 4. digite o título da questão, o status (ativa, adiada ou fechada), a categoria, a quem é atribuída, seu proprietário, a data de conclusão e a discussão propriamente dita;

Figura 4.2 – Inserindo informações da nova questão

5. selecione em Tarefas afetadas as tarefas sobre as quais a questão tem impacto; 6. selecione em Tarefas para resolver essa questão para determinar as tarefas que podem ajudar a resolver a questão;

454 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. selecione em Outras tarefas vinculadas se existirem outras tarefas que precisam estar relacionadas; 8. selecione em Documentos vinculados os documentos que apresentam relacionamento com a questão; 9. clique em Salvar e fechar para criar a questão.

Figura 4.3 – Nova questão criada e exibida na Central de Questões

4.2 Estabelecendo uma Discussão sobre uma Questão Muitas vezes, as questões precisam ser discutidas antes de uma solução ser encontrada. Para inserir um comentário sobre uma questão, 1. acesse a Central de Questões; 2. selecione o projeto em que se deseja discutir uma questão;

Figura 4.4 – Abrindo uma questão na Central de Questões

Gerenciamento de Questões

455

3. selecione a questão para exibi-la;

Figura 4.5 – Exibindo uma questão

4. clique em Editar questão para abrir a questão para discussão; 5. digite, no campo Discussão, para acrescentar uma discussão ou digite, no campo Resolução, para finalizar uma discussão sobre a questão;

456 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 4.6 – Inserindo uma discussão sobre a questão

6. clique em Salvar e fechar para salvar a questão com o comentário.

4.3 Exibindo e Localizando Questões Muitas vezes, a localização de uma questão na lista pode ser um trabalho demorado e complexo. Para isso, o Microsoft Office Project Server disponibiliza filtros na Central de Questões. Para procurar uma questão na lista através do filtro, 1. a partir da lista de questões, clique em Filtro (

);

2. o autofiltro de questões é exibido; 3. escolha o campo que conterá o filtro, abra a caixa de opções e aplique o filtro.

Gerenciamento de Questões

457

Figura 4.7 – Exemplo de aplicação de um filtro para todas as questões que tenham sido adiadas

Dica – É possível procurar uma questão através dos modos de exibição, onde uma espécie de filtro predefinido é aplicada a todas as questões do projeto contidas na Central de Questões.

Figura 4.8 – Modos de exibição disponíveis para as questões da Central de Questões

Para exibir as questões em formato de planilha, clique em Editar em planilha na Central de Questões.

458 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 4.9 – Exibição das questões no formato de folha de dados

4.4 Exportando Questões para o Microsoft Excel É possível exportar a lista de questões para o Microsoft Excel para controle. Para exportar a lista de questões, 1. acesse a Central de Questões; 2. selecione o projeto que irá ter questões exportadas; 3. a partir da lista de questões, clique em Exportar para planilha no painel lateral;

Gerenciamento de Questões

459

Figura 4.10 – Exportando a lista de questões para o Microsoft Excel

4. determine se o arquivo será aberto diretamente do servidor ou se será copiado para o disco rígido (formato iqy);

Figura 4.11 – Exportando a lista de questões para o Microsoft Excel

460 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. clique em OK para salvar ou abrir o arquivo do Excel.

Figura 4.12 – Microsoft Excel exibindo a lista de questões

Importante – O Microsoft Office Project Server não tem recursos para a importação de questões.

4.5 Vinculando Questões Para vincular uma questão a uma tarefa, 1. acesse a Central de tarefas; 2. selecione a atividade que terá questões vinculadas;

Figura 4.13 – Vinculando questões a atividades

3. clique em Vincular questões;

Gerenciamento de Questões

461

Figura 4.14 – Determinando as questões vinculadas a uma tarefa

4. clique em Nova questão para criar uma questão vinculada à atividade ou clique em Vincular questões do projeto para vincular a atividade a uma questão já criada; 5. caso a opção escolhida seja Vincular questões do projeto, escolha a questão a ser vinculada;

Figura 4.15 – Determinando as questões vinculadas a uma tarefa

6. determine a influência da questão na atividade, avaliando se ela está relacionada com a tarefa, se a questão afeta a tarefa ou se a questão é um item de trabalho da tarefa; 7. clique em Salvar alterações para estabelecer o vínculo entre a tarefa e a questão.

5 Um dos principais novos recursos do Project Server é o gerenciamento estratégico de riscos. O gerenciamento de riscos é o processo de identificação, análises qualitativa e quantitativa, planejamento de respostas e monitoramento dos riscos de um projeto de modo a obter o máximo das oportunidades e minimizar o acontecimento das ameaças. Um risco é a possibilidade de ocorrer um evento ou uma condição que poderia causar um impacto negativo ou positivo em um projeto. Na versão 2002, os riscos eram gerenciados através das questões. A partir desta versão, os riscos ganham atenção especial no ambiente EPM da Microsoft. Com o recurso Riscos, é possível •

enumerar os riscos em um projeto;

•

acessar o impacto dos riscos nos projetos;

•

planejar estratégias de contingência e migração;

•

associar riscos com tarefas;

•

associar riscos com questões;

•

associar riscos com documentos;

•

associar riscos com projetos;

•

associar riscos com outros riscos;

•

requerer que os riscos sejam aprovados por um gerente;

•

optar pelo envio de alertas de risco por email.

Para controlar os riscos, é preciso ter um servidor Web executando o Windows SharePoint Services instalado e configurado corretamente para o Microsoft Office Project Server 2003, além de um site para cada projeto nesse servidor.

462

Gerenciamento de Riscos

463

Dependendo das configurações de permissões usadas para efetuar logon no Project Server, será possível exibir os riscos de um projeto; abrir, editar ou fechar riscos; ou personalizar um formulário de risco do projeto. Por exemplo, como gerente do projeto, você pode adicionar mais campos a todos os riscos do projeto ou definir novos modos de exibição do risco para permitir melhor controle de risco nos projetos.

5.1 Cadastrando um Risco Os riscos podem ser enviados para tarefas específicas em um projeto, para o projeto como um todo, para um documento relacionado ao projeto ou até mesmo para outro risco do projeto. Para criar um risco, 1. acesse a Central de Riscos, clicando em Riscos no Project Web Access; 2. selecione o projeto em que se deseja criar um risco;

Figura 5.2 – Criando um novo risco

3. clique em Novo Risco; 4. digite o título do risco, o recebedor da atribuição do risco, seu status (ativo, adiado ou fechado), a categoria, o prazo do risco, seu proprietário, a data de conclusão, sua probabilidade de acontecimento, seu impacto, seu custo, sua descrição, seu plano de atenuação, suas contingências, seus gatilhos (eventos que disparam o risco, tornando-o um evento), bem como o tipo de gatilho;

464 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.3 – Inserindo informações sobre o risco – tela 1

Figura 5.4 – Inserindo informações sobre o risco – tela 2

Gerenciamento de Riscos

465

5. selecione em Tarefas afetadas as tarefas sobre as quais o risco tem impacto; 6. selecione em Gatilhos para determinar as tarefas que podem disparar o risco; 7. selecione em Tarefas atenuadoras as tarefas que atenuam ou mitigam o risco; 8. selecione em Tarefas do plano de contingência para identificar as tarefas que atuam como contingência ao risco; 9. selecione em Riscos vinculados para determinar outros riscos secundários gerados a partir desse risco; 10. selecione em Questões vinculadas para determinar questões vinculadas ao risco; 11. selecione em Documentos vinculados os documentos vinculados ao risco; 12. clique em Salvar e fechar para criar o risco.

Figura 5.5 – Novo risco criado e exibido na Central de Riscos

5.2 Exibindo e Editando um Risco Para exibir um risco, 1. acesse a Central de Riscos; 2. selecione o projeto em que se deseja exibir o risco;

466 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.6 – Exibindo um risco na Central de Riscos

3. selecione o risco a ser exibido ou clique na lateral direita do risco e escolha Exibir Risco;

Figura 5.7 – Exibindo um risco

4. clique em Editar Risco para abrir o risco e editá-lo. 5. clique em Salvar e fechar para salvar o risco com as alterações.

Gerenciamento de Riscos

467

5.3 Exibindo e Localizando Riscos Muitas vezes, a localização de um risco na lista pode ser um trabalho demorado e complexo. Para isso, o Microsoft Office Project Server disponibiliza filtros na Central de Riscos. Para procurar um risco na lista através do filtro, 1. a partir da lista de questões, clique em Filtro (

);

2. o autofiltro de questões é exibido; 3. escolha o campo que conterá o filtro, abra a caixa de opções e aplique o filtro.

Figura 5.8 – Exemplo de aplicação de um filtro para todos os riscos que tenham sido adiados

Dica – É possível procurar uma questão através dos modos de exibição, onde uma espécie de filtro predefinido é aplicado a todos os riscos do projeto contidos na Central de Riscos.

Figura 5.9 – Modos de exibição disponíveis para os riscos na Central de Riscos

468 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Para exibir os riscos em formato de planilha, clique em Editar em planilha na Central de Riscos.

Figura 5.10 – Exibição dos riscos no formato de folha de dados

5.4 Exportando Riscos para o Microsoft Excel É possível exportar a lista de questões para o Microsoft Excel para controle. Para exportar a lista dos riscos, 1. acesse a Central de Riscos; 2. selecione o projeto que terá os riscos exportados; 3. a partir da lista de riscos, clique em Exportar para planilha no painel lateral;

Gerenciamento de Riscos

469

Figura 5.11 – Exportando a lista de riscos para o Microsoft Excel

4. determine se o arquivo será aberto diretamente do servidor ou se será copiado para o disco rígido (formato iqy);

Figura 5.12 – Exportando a lista de riscos para o Microsoft Excel

5. clique em OK para salvar ou abrir o arquivo do Excel.

470 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.13 – Microsoft Excel exibindo a lista de riscos

Importante – O Microsoft Office Project Server não tem recursos para a importação de riscos.

5.5 Vinculando Riscos Para vincular um risco a uma tarefa, 1. acesse a Central de tarefas; 2. selecione a atividade que terá questões vinculadas;

Figura 5.14 – Vinculando riscos a atividades

3. clique em Vincular Riscos;

Gerenciamento de Riscos

471

Figura 5.15 – Determinando os riscos vinculados a uma tarefa

4. clique em Novo Risco para criar um novo risco vinculado à atividade ou clique em Vincular Riscos do Projeto para vincular a atividade a um risco já criado; 5. caso a opção escolhida seja Vincular Riscos do Projeto, escolha o risco a ser vinculado;

Figura 5.16 – Determinando os riscos vinculados a uma tarefa

6. determine a influência do risco na atividade, avaliando se o risco afeta a tarefa, se a tarefa dispara o risco, se a tarefa reduz o risco ou se a tarefa é uma das atividades do plano de contingência do risco; 7. clique em Salvar alterações para estabelecer o vínculo entre a tarefa e o risco.

6 O Microsoft Office Project Server possibilita criar relatórios de status e enviar solicitações de relatório de status a integrantes do time. Para o gerente de projeto, é possível decidir com que freqüência os integrantes do grupo de trabalho responderão às solicitações de relatório de status, às seções que estarão contidas nos relatórios e à sua aparência. Após os integrantes do grupo de trabalho lhe enviarem relatórios de status, é possível analisá-los no Microsoft Office Project Web Access. Para acessar os relatórios de status, 1. acesse a Central de Relatórios de Status;

Figura 6.1 – Solicitando um relatório de status na Central de Relatórios de Status

2. clique em Solicitar um relatório de status para criar um relatório para a equipe;

472

Relatório de Status do Projeto

Figura 6.2 – Criando, editando ou excluindo um relatório de status

3. escolha se deseja criar um novo relatório, editar um relatório ou excluir um relatório de status; 4. clique OK; 5. ao criar um novo relatório, digite o seu nome, a sua recorrência e a data de seu início;

Figura 6.3 – Solicitando um relatório de status – Etapa 1 de 4

6. clique em Avançar;

473

474 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. identifique os recursos que irão responder ao relatório, escolhendo os nomes no lado direito da página e clicando em Adicionar;

Figura 6.4 – Solicitando um relatório de status – Etapa 2 de 4

8. clique em Avançar; 9. no campo Nome, digite as perguntas que gostaria de ter respondidas no relatório e, no campo Descrição, preencha o descritivo das perguntas (utilize os comandos na parte esquerda da página para inserir, excluir e mover linhas de perguntas);

Figura 6.5 – Solicitando um relatório de status – Etapa 3 de 4

Relatório de Status do Projeto

475

10. clique em Avançar e, em seguida, em Enviar. Após esse procedimento, o relatório de status será encaminhado na periodicidade estabelecida para os recursos. Para o recurso preencher o relatório e encaminhar para o gerente do projeto, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como o recurso que irá preencher o relatório de status; 2. acesse a Central de Relatórios de Status para responder ao relatório; 3. clique no relatório a ser submetido;

Figura 6.6 – Submetendo um relatório de status

4. preencha o período que o relatório abrange e se o relatório será copiado para outra pessoa (Cc:);

Figura 6.7 – Preenchimento do relatório de status

476 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. preencha as respostas do relatório; 6. clique em Enviar para retornar o relatório preenchido ao gerente. O gerente de projeto, por sua vez, recebe os relatórios e pode acessá-los com facilidade. Para acessar os relatórios, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Client como o solicitante do relatório; 2. acesse a Central de Relatórios de Status; 3. clique no nome do relatório; 4. clique na resposta enviada pelo recurso para abrir o relatório.

Figura 6.8 – Resposta do recurso a um relatório de status da equipe recebido pelo solicitante

7 Um dos novos recursos do Microsoft Project Server é o mecanismo de alertas através de e-mail (desde que configurado um servidor SMTP). Podem ser criados diferentes tipos de alerta: •

Alerta para tarefas

•

Alerta para relatórios de status

•

Alerta para questões

•

Alerta para riscos

•

Alerta para documentos

Os alertas faciltam o acompanhamento de alterações através de correio eletrônico, onde mensagens periódicas de e-mail são encaminhadas informando alterações na tarefa, nos relatórios de status, nas questões, nos riscos e nos documentos.

7.1 Alertas para Tarefas Para criar um alerta para tarefas, 1. acesse a Central de Tarefas; 2. clique na tarefa que conterá o alerta;

477

478 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.2 – Inserindo um alerta através da central de tarefas

3. clique em Alertar-me; 4. determine quando o alerta será emitido em Enviar um e-mail para mim imediatamente quando... (permite mais de uma seleção); 5. determine a freqüência de recebimento do alerta (antes do início, antes do vencimento, etc.); 6. defina o idioma preferencial para o conteúdo do e-mail;

Alertas por e-mail

479

Figura 7.3 – Inserindo informações do alerta para tarefas

Importante – O endereço de e-mail para o alerta é configurado através do recurso da empresa no Project Professional, utilizando o campo Endereço de e-mail.

7.2 Alertas para meus Relatórios de Status Para criar um alerta para os relatórios de status 1. acesse a Central de Relatórios de Status; 2. clique em Alertar-me;

480 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.4 – Inserindo um alerta através da central de relatórios de status

3. clique em Eu receber uma solicitação de novo relatório de status para receber um e-mail sempre que você receber uma nova solicitação de relatório;

Figura 7.5 – Inserindo informações do alerta para relatório de status

Alertas por e-mail

481

4. determine a freqüência de recebimento do alerta (antes do início, antes do vencimento, etc.); 5. defina o idioma preferencial para o conteúdo do e-mail; 6. clique em Salvar alterações.

7.3 Alertas para meus Recursos nos Relatórios de Status É possível criar alertas para os relatórios de status dos recursos que eu controlo no projeto. Para criar um alerta para os relatórios de status de meus recursos 1. acesse a Central de Relatórios de Status; 2. clique em Alertar-me sobre meus recursos;

Figura 7.6 – Inserindo um alerta sobre meus recursos através da central de relatórios de status

3. clique em Enviar um relatório de status para receber um e-mail sempre que você receber um relatório de status de seus recursos;

482 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.7 – Inserindo informações do alerta para relatório de status dos meus recursos

4. determine a freqüência de recebimento do alerta (antes do início, antes do vencimento, etc.); 5. determine se o alerta será encaminhado somente para mim, somente para os meus recursos, ou para ambos; 6. defina o idioma preferencial para o conteúdo do e-mail; 7. clique em Salvar alterações.

7.4 Alertas para Questões Para criar um alerta para uma questão, 1. acesse a Central de Questões; 2. selecione o projeto que conterá as questões para o alerta; 3. clique em Alertar-me no Painel lateral;

Alertas por e-mail

483

Figura 7.8 – Inserindo um alerta sobre questões em um projeto

4. avalie o endereço de e-mail que irá receber as mensagens e, caso deseje alterar o endereço de email, clique em Alterar meu endereço de e-mail, preenchendo os dados do novo endereço;

Figura 7.9 – Alterando as informações do receptor das mensagens de alerta

5. determine se o alerta será emitido para qualquer tipo de mudanças ou apenas para itens adicionados, ou itens alterados, ou itens excluídos;

484 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. determine a freqüência dos alertas e clique OK.

Figura 7.10 – Inserindo as informações do alerta de uma questão

7.5 Alertas para Riscos Para criar um alerta para risco, 1. acesse a Central de Riscos; 2. selecione o projeto que conterá os riscos para o alerta; 3. clique em Alertar-me no Painel lateral;

Alertas por e-mail

485

Figura 7.11 – Inserindo um alerta sobre riscos em um projeto

4. avalie o endereço de e-mail que irá receber as mensagens e, caso deseje alterar o endereço de email, clique em Alterar meu endereço de e-mail, preenchendo os dados do novo endereço;

Figura 7.12 – Alterando as informações do receptor das mensagens de alerta

486 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. determine se o alerta será emitido para qualquer tipo de mudanças ou apenas para itens adicionados, ou itens alterados, ou itens excluídos; 6. determine a freqüência dos alertas e clique OK.

Figura 7.13 – Inserindo as informações do alerta de um risco

7.6 Alertas para Documentos de uma Biblioteca Para criar um alerta para documentos de uma biblioteca, 1. acesse a Central de Documentos; 2. selecione o projeto que conterá a biblioteca para o alerta; 3. selecione a biblioteca que conterá o alerta; 4. clique em Alertar-me no Painel lateral;

Alertas por e-mail

487

Figura 7.14 – Inserindo um alerta sobre documentos de uma biblioteca em um projeto

5. preencha o endereço de e-mail do receptor do alerta; 6. determine se o alerta será emitido para qualquer tipo de mudanças ou apenas para itens adicionados, ou itens alterados, ou itens excluídos; 7. determine a freqüência dos alertas e clique OK.

Figura 7.15 – Inserindo as informações do alerta para uma biblioteca de documentos

8 O Microsoft Office Project Server tem, a partir da versão 2003, uma forte integração com o Microsoft Outlook. Agora os usuários podem ver suas tarefas no Outlook, bem como reportar progresso a partir do Outlook. As principais características dessa conexão são: Integração de calendários – O Project 2003 se integra com o Outlook para permitir que as atividades do projeto apareçam nos calendários do Outlook como compromissos. Os usuários podem atualizar o progresso das atividades e as entradas dos calendários, bem como reportar o seu status de volta para o Project Server sem a necessidade de acessar o Outlook. As atividades no calendário do Outlook podem ser exibidas como período de folga ou período de trabalho. Utilização dos quadros de horários no Microsoft Outlook – Permite que os dados de horários de um usuário do Project Web Access pode ser compartilhado entre o Outlook e o Project Server. O usuário pode atualizar seu quadro de horários diretamente no Microsoft Outlook e depois retornar os dados para o Project Server.

8.1 Instalando o Suplemento para a Integração com o Microsoft Outlook Para utilizar a integração com o Outlook e o Project Web Access, é necessário instalar o suplemento que estabelece a conexão entre os programas. Para instalar o suplemento, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access; 2. acesse a Central de Tarefas; 3. clique em Exibir e relatar suas tarefas no calendário do Outlook;

488

Integração com o Microsoft Outlook

489

Figura 8.1 – Trabalhando com o Outlook a partir da Central de tarefas

4. clique em Fazer o Download Agora; 5. caso o mecanismo de proteção do seu computador exija autenticação de controles ActiveX, clique em Sim para permitir a execução do controle;

Figura 8.2 – Confirmação de segurança para controle ActiveX

6. clique em Abrir para instalar o suplemento;

490 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.3 – Abrindo o suplemento de integração com o Outlook

7. em seguida à abertura da tela de instalação do suplemento, clique em Instalar;

Figura 8.4 – Instalando o suplemento de integração com o Outlook

8. aguarde a confirmação da instalação e clique OK.

Integração com o Microsoft Outlook

491

Figura 8.5 – Tela final da instalação

8.2 Configurando as Opções de Integração no Microsoft Outlook Para utilizar a integração com o Outlook, é necessário configurar as opções de integração a serem utilizadas. Para acessar as opções de integração, 1. acesse o Microsoft Office Outlook; 2. acesse o menu Ferramentas – Opções; 3. acesse a guia Project Web Access;

Figura 8.6 – Opções de configurações do Project Web Access no Outlook

492 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. em Intervalo de Data, determine se a importação será dos períodos de trabalho abertos no Project Web Access ou se será um período definido de avanço; 5. determine como a disponibilidade dos compromissos dos projetos será exibida em Mostrar disponibilidade para atribuição do projeto como; Importante – A exibição da disponibilidade configura todas as atividades do projeto. Por exemplo, se o usuário mostrar a disponibilidade como ocupado, todos os compromissos provenientes do Project Web Access automaticamente serão alocados como ocupado. Não é possível selecionar e diferenciar uma atividade da outra na exibição de disponibilidade.

6. determine se a importação será realizada manualmente, clicando em Apenas manualmente, ou se será realizada automaticamente dentro de um período de tempo; 7. selecione Mostrar diálogo de confirmação antes de importar para receber uma mensagem solicitando a confirmação da importação antes de sua realização; 8. clique em Digitar informações de logon;

Figura 8.7 – Digitando informações de logon no Project Web Access

9. digite o endereço do servidor em URL do Project Server; 10. se necessário, clique em Testar Conexão para verificar se a conexão entre o Outlook e o Project Server foi estabelecida; 11. determine se a conexão utilizará a conta do usuário do Windows ou se utilizará uma conta com Project Server; 12. se a conta for do Project Server, determine o nome do usuário no campo Nome do Usuário; 13. clique OK para retornar às telas de opções; 14. clique em Opções avançadas;

Integração com o Microsoft Outlook

493

Figura 8.8 – Opções avançadas de configuração da integração

15. determine se a atualização do seu calendário atualiza automaticamente seu gerente de projetos, selecionando Atualizar o gerente de projetos, ou se os dados serão apenas salvos, selecionando Apenas salvar os dados na minha exibição Quadro de Horários; 16. determine se a importação gera automaticamente um lembrete do Outlook a partir das configurações do Outlook, clicando em Seguir configuração padrão do Outlook para os lembretes; 17. caso não deseje criar lembretes, clique em Nunca criar lembretes; 18. para especificar um intervalo para os lembretes, clique em Criar sempre lembretes e especifique o tempo de antecedência; 19. clique OK para retornar à tela de opções; 20. clique OK novamente para fechar a tela de opções do Outlook.

8.3 Importando Novas Atribuições para o Microsoft Outlook Após fazer o download e instalar o suplemento de integração do Outlook a partir do Project Web Access 2003, é possível visualizar e registrar tarefas do Microsoft Office Project 2003 no calendário do Outlook, bem como no Project Web Access. No Outlook, a barra de ferramentas do Project Web Access é exibida no calendário, e os comandos do Project Web Access são adicionados ao menu Ferramentas.

Figura 8.9 – Barra de ferramentas Project Web Access

494 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.10 – Menu Ferramentas – Project Web Access

É possível usar as ferramentas de integração da barra de tarefas ou do menu para: •

importar atribuições de tarefas do Project a partir do quadro de horário do Project Web Access e exibi-las no calendário do Outlook, onde serão exibidas ao lado dos compromissos existentes;

•

registrar o progresso de suas atribuições de tarefa a partir do Outlook e atualizar essas informações no Project Web Access.

Para importar manualmente as atribuições do Microsoft Office Project Web Access 2003, 1. na barra de ferramentas Project Web Access, clique em Importar Novas Atribuições; 2. se a barra de ferramentas não estiver exibida, acesse o menu Exibir – Barra de Ferramentas e escolha Project Web Access; 3. digite a senha na caixa Senha e clique em OK (somente para autenticação do Project Server);

Figura 8.11 – Digitando a senha de acesso no Project Web Access

Integração com o Microsoft Outlook

495

4. analise os itens que serão importados e clique OK para importar.

Figura 8.12 – Verificando os itens a serem importados no Outlook

Observe que as atividades importadas aparecem diretamente no calendário do Outlook.

Figura 8.13 – Itens de projeto importados para o calendário do Outlook (observe o nome da atividade seguido do nome do projeto para o recurso selecionado)

496 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – As tarefas são importadas para o calendário do Outlook, e não para a lista de tarefas. Dica – Para não exibir novamente essa caixa de diálogo, clique em Não mostrar essa caixa de diálogo no futuro.

Como visto, é possível alterar as opções-padrão e especificar a maneira e a freqüência com que deseja importar as atribuições do Microsoft Office Project Web Access 2003.

8.4 Atualizando informações do Microsoft Outlook para o Project Web Access A partir do Outlook, é possível atualizar informações do projeto. Dependendo do método de controle usado para inserir dados em atribuições de tarefa, é possível inserir os totais de horas trabalhadas por período de tempo ou por dia, ou também inserir a porcentagem de conclusão das atribuições. Para atualizar uma atividade a partir do Microsoft Outlook, 1. no calendário, clique duas vezes na atribuição de tarefa que deseja atualizar; 2. clique na guia Project Web Access;

Figura 8.14 – Atualizando uma tarefa a partir do Outlook

3. digite o percentual completo ou as horas de trabalho real e restante; Dica – Caso a atualização de tarefas esteja configurada para horas trabalhadas por período de tempo, o quadro de horário fica disponibilizado.

4. clique em Atualizar agora para atualizar o Project Server ou Salvar e fechar para atualizar posteriormente. Dica – Para enviar atualizações de diversas tarefas simultaneamente para o Project Web Access, clique em Atualizar Project Web Access na barra de ferramentas Project Web Access.

9 O Analisador de portfólio fornece acesso aos projetos e aos dados de recursos que podem ser exibidos como Tabela dinâmica ou Gráfico dinâmico. Tabela dinâmica é uma tabela interativa que resume e analisa os dados no Microsoft Office Project Server. É possível exibir e organizar os dados arrastando os campos e os itens. Gráfico dinâmico é um gráfico interativo que fornece uma análise gráfica dos dados no Microsoft Office Project Server. É possível exibir e organizar os dados, arrastando os campos e os itens. Também é possível exibir os diferentes níveis de detalhe ou reorganizar o layout do gráfico arrastando seus campos e itens ou exibindo e ocultando os itens nas listas suspensas desses campos. Tanto a tabela quanto o gráfico dinâmico utilizam um cubo de processamento analítico on-line (OLAP). OLAP é uma tecnologia de banco de dados otimizada para a geração de consultas e relatórios, em vez de ter foco no processamento de transações. Os dados OLAP estão organizados hierarquicamente e armazenados em cubos, e não em tabelas. Isso permite que o usuário continue a fazer alterações mesmo estando com o cubo desconectado. Para criar um cubo OLAP no Microsoft Office Project Server, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Funcionalidades da empresa;

497

498 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.1 – Cubo OLAP do Microsoft Office Project Server

4. no Painel lateral, clique em Atualizar tabelas de recursos e o cubo OLAP;

Figura 9.2 – Criando o cubo OLAP do Microsoft Office Project Server

Analisador de Portfólio

499

5. a tela Atualizar tabelas de recursos e o cubo OLAP é aberta. Clique em Sim no campo Deseja construir um cubo OLAP de dados do projeto; 6. digite o nome do servidor de análise, o nome e a descrição do cubo a ser criado;

Figura 9.3 – Definindo os dados finais para a criação do cubo OLAP do Microsoft Office Project Server

7. defina o intervalo de datas para a criação do cubo no campo Intervalo de datas; 8. defina a freqüência de atualização do cubo em Freqüência de atualização; 9. caso seja a primeira vez que se cria o cubo, escolha Atualizar somente quando especificado e clique em Atualizar agora; 10. caso não seja o momento de criar o cubo, clique em Salvar alterações para salvar suas configurações e agendar a criação do cubo. Importante – A criação de um cubo requer grande capacidade de processamento e sua criação pode demorar. Após criado o cubo, a data e a hora da criação são exibidos no Status atual do cubo.

500 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.4 – Mensagem de informação sobre o tempo prolongado para a criação do cubo

Observe que, assim que o cubo é criado, a informação Status atual do cubo contém a informação de que o cubo foi construído com êxito.

Figura 9.5 – Confirmação de criação do cubo do projeto

Para criar um relatório baseado no cubo criado, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Modos de exibição;

Analisador de Portfólio

501

4. clique em Adicionar modo de exibição; 5. clique em Analisador de portfólio no tipo de modo de exibição;

Figura 9.6 – Criando um modo de exibição de Analisador de portfólio

6. digite o nome do modo de exibição e sua descrição; 7. defina qual será o servidor de análise e o nome do cubo; Novo – O analisador do Microsoft Project Server permite a criação de relatórios a partir de diferentes servidores e cubos. Para alterar o servidor e o cubo, digite o endereço do servidor no campo Servidor de análise e do cubo em Nome do cubo e, em seguida, clique em Aplicar.

8. defina em Modo do Analisador de portfólio se o modo de exibição terá apenas a tabela dinânica, somente o gráfico ou se terá ambos; 9. clique na área da tabela para abrir a Lista de campos da tabela;

502 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.7 – Criando a tabela dinâmica do modo de exibição de Analisador de portfólio

10. clique nos campos desejados e arraste para a respectiva área da planilha; 11. caso exista um gráfico dinâmico, confira os seus dados; 12. determine se a lista de campos será exibida pelo usuário no relatório; 13. determine se a barra de ferramentas do gráfico será disponibilizada para o usuário;

Figura 9.8 – Definindo as configurações finais do modo de exibição de Analisador de portfólio

14. determine as categorias que terão acesso ao relatório; 15. clique em Salvar alterações para finalizar a criação.

Analisador de Portfólio

503

Para exibir o relatório criado, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como o usuário que pode acessar o modo de exibição; 2. acesse a Central de Projetos; 3. clique em Analisar projetos no Analisador de portfólio no Painel lateral;

Figura 9.9 – Exibindo um modo de exibição de analisador de portfólio

4. escolha o modo de exibição na parte superior direita da tela, caso exista mais de um modo de exibição criado.

A partir da versão 2003, os usuários podem ter melhor formato de impressão dos dados a partir do Project Web Access, incluindo planilhas e cronogramas, bem como podem exportar as tabelas de dados contidas no Project Web Access para o Excel para que possam ser analisadas e distribuídas para usuários fora do projeto em um formato familiar.

10.1 Exportação para o Microsoft Excel Toda tabela de dados disponível no Project Web Access pode ser exportada para o Microsoft Excel através de XML (permite aos desenvolvedores criar marcas personalizadas que oferecem flexibilidade na organização e na apresentação de informações). A exportação permite, com grande facilidade, tornar os dados do Project Web Access mais familiares, permitindo a criação de gráficos e relatórios, por exemplo. Para exportar os dados, 1. selecione o modo de exibição ou a tabela com os dados a serem exportados; 2. clique em Exportar grade para o Excel (canto inferior direito da tabela);

504

Exportação e Impressão no Project Web Access Project

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Figura 10.1 – Exemplo de exportação para o Excel da Central de tarefas

3. de acordo com os critérios de segurança estabelecidos para seu computador, a tela informando a ativação do controle ActiveX pode aparecer. Nesse caso, clique em Sim;

Figura 10.2 – Tela de segurança para controles ActiveX

4. a grade é automaticamente criada no Microsoft Excel, inclusive com a formatação.

506 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 10.3 – Microsoft Excel exibindo os dados obtidos no Project Web Access

Importante – A exportação para o Microsoft Excel não vincula os dados do Project Web Access com o Microsoft Excel, ou seja, ao alterar uma das partes, a outra não é atualizada, sendo necessária nova exportação.

10.2 Impressão Toda tabela de dados disponível no Project Web Access pode ser formatada para impressão, permitindo que as barras de rolagem sejam suprimidas e todas as informações da tabela sejam impressas diretamente a partir do Internet Explorer por qualquer usuário. Para criar uma versão amigável para impressão de uma tabela, 1. selecione o modo de exibição ou a tabela com os dados a serem impressos; 2. clique em Imprimir grade (canto inferior esquerdo da tabela);

Exportação e Impressão no Project Web Access Project

507

Figura 10.4 – Exemplo de impressão de grade da Central de tarefas

3. o Internet Explorer abre uma nova janela com os dados pré-formatados para a impressão; 4. para excluir uma coluna do conteúdo a ser impresso, selecione a coluna na área Colunas disponíveis e clique em Remover; 5. para verificar os resultados e reformatar a grade, clique em Reformatar Grade;

Figura 10.5 – Excluindo colunas da impressão e reformatando a grade

508 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. clique em Formatar Colunas para formatar as colunas a serem impressas, incluindo quebras de página, largura e alinhamento da coluna;

Figura 10.6 – Formatação de colunas para impressão

7. verifique os resultados da formatação e clique em Imprimir Grade para imprimir as informações formatadas.

Figura 10.7 – Exemplo de impressão da grade através do mecanismo Imprimir grade

O Microsoft Office Project Server é uma solução de grupo de trabalho flexível que pode ser configurada de várias formas diferentes. O time do projeto precisará decidir sobre a melhor forma de configurar o Microsoft Office Project Server a fim de atender às necessidades de sua organização. A Central de administração é usada para definir os padrões, os usuários e a segurança do Microsoft Office Project Web Access e para definir os padrões de algumas funcionalidades do Microsoft Office Project e do Microsoft Office Project Server. O administrador do Microsoft Office Project Server é um usuário com privilégios para controlar uma série de configurações que podem afetar como o time do projeto utiliza o produto, incluindo o seguinte: •

Gerenciar usuários e grupos

•

Gerenciar segurança

•

Gerenciar modos de exibição

•

Configurar o servidor

•

Gerenciar o Windows SharePoint Team Services

•

Gerenciar funcionalidades da empresa

•

Personalizar o Project Web Access

•

Limpar banco de dados do Microsoft Office Project Server

Para acessar o Microsoft Office Project Server como Administrador, 1. a partir do browser (Internet Explorer 4.x ou outro navegador compatível), digite a URL http://localhost/projectserver ou o endereço personalizado do Microsoft Office Project Server definido durante a instalação; 2. se a página de logon aparecer, selecione o usuário Administrador e digite a sua senha; 3. clique em Ir.

509

510 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.1 – Página inicial do Microsoft Office Project Server com o usuário Administrador conectado, onde a Central de Administração é exibida

11.1 Gerenciamento de Usuários O módulo de administração de usuários do Microsoft Office Project Server permite que o administrador possa criar, editar, excluir e até mesmo mesclar ou “fundir” usuários, além de definir, a partir da configuração de categorias de usuários, o que cada usuário poderá, ou não, acessar no Microsoft Office Project Server.

11.1.1 Criando e Editando Contas de Usuários Como já visto, o Microsoft Office Project cria automaticamente usuários para o Project Server ao encaminhar para esses usuários as primeiras atribuições de trabalho. Isso acontece quando o usuário está configurado para ser um usuário Web. Nesse caso, o nome do recurso se tornará automaticamente o nome do usuário do Microsoft Office Project Server. Para o administrador criar uma conta de usuário diretamente no Microsoft Office Project Server, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

511

Figura 11.2 – Central de Administração

3. clique em Gerenciar Usuários e Grupos; 4. escolha Adicionar Usuário; 5. no quadro Adicionar usuários aparecerão as informações a serem preenchidas pelo Administrador para o usuário que está sendo criado. Escolha nela se o novo usuário será autenticado a partir do Microsoft Windows (Autenticação do Windows NT, usando a conta de usuário do Windows) ou do servidor Microsoft Office Project Server (Autenticação do servidor do Microsoft Office Project Server, usando uma identificação e senha de logon);

512 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.3 – Quadro Usuários destacando a opção Adicionar usuário

6. se tiver escolhido Autenticação do Windows NT, usando a conta de usuário do Windows, digite a conta do usuário, e-mail e nome do usuário; 7. se tiver escolhido Autenticação do servidor do Microsoft Office Project Server, usando uma identificação e senha de logon, digite o nome do usuário no campo Conta do usuário, seu endereço de Correio eletrônico no campo Correio eletrônico, a senha de acesso desejada e confirme-a no campo Confirmar senha;

Figura 11.4 – Adicionando um novo usuário autenticado pelo servidor do Microsoft Office Project Server

8. defina os grupos nos quais o recurso será enquadrado;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

513

Figura 11.5 – Selecionando o grupo a que o usuário irá pertencer

9. defina a categoria de segurança do usuário e suas permissões;

Figura 11.6 – Selecionando a categoria de segurança do usuário e suas permissões

Importante – As categorias de recursos serão discutidas mais à frente.

10. defina as permissões globais do usuário ou aplique um modelo predefinido de segurança em Definir permissões com modelo;

514 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.7 – Definindo as permissões globais de segurança do usuário

Dica – As permissões serão discutidas mais à frente.

11. clique em Salvar alterações para criar o usuário.

Figura 11.8 – Usuário recém-criado sendo exibido na Lista de usuários

Para editar ou modificar o usuário, repita os procedimentos anteriores, porém inicie o processo selecionando o recurso e clicando em Modificar Usuário.

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

11.1.2 Desativando Usuários O administrador pode, a qualquer momento, desativar um usuário. Para o administrador desativar a conta de um usuário no Microsoft Office Project Server, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar usuários e grupos; 4. selecione o recurso a ser desativado; 5. escolha Desativar usuário;

Figura 11.9 – Quadro Usuários destacando a opção Desativar usuário

6. confirme a exclusão; 7. observe que a conta do usuário se torna inativa.

515

516 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.10 – Usuário1 com Status Inativo

11.1.3 Excluindo um Usuário Uma das grandes novidades do Project Server 2003 é a exclusão permanente de um recurso. Para excluir de modo permanente um recurso, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Limpar banco de dados do Project Server; 4. clique em Recurso e escolha o recurso a ser excluído;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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Figura 11.11 – Exclusão permanente de um recurso

5. insira comentários sobre o recurso excluído no campo Comentário de Exclusão; 6. clique em Excluir para confirmar a exclusão.

11.1.4 Mesclando Usuários Quando os gerentes de projeto configuram seus recursos no Microsoft Office Project e enviam atribuições a eles, o Microsoft Office Project Server usa os nomes dos recursos ou, caso especificado, as contas de usuário do Windows dos recursos para criar suas contas do Microsoft Office Project Server. Se os gerentes de projeto não usarem os mesmos nomes para os recursos em seus projetos, um único recurso poderá ter várias contas do Microsoft Office Project Server ou poderão existir contas duplicadas. É possível consolidar ou mesclar várias contas de modo que o usuário não tenha que efetuar logon no Microsoft Office Project Server com diversos nomes diferentes para receber todas as informações. Para mesclar contas, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar usuários e grupos;

518 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. selecione o recurso a ser mesclado; 5. clique em Mesclar contas de usuário;

Figura 11.12 – Mesclando contas de usuário

6. escolha as duas contas que serão mescladas; 7. clique em Salvar alterações. Importante – Mescle somente contas que se refiram de fato à mesma pessoa — não tente mesclar contas para pessoas diferentes para evitar conflitos de agendamento no sistema quando dois recursos que estão sendo mesclados atuarem na mesma atividade no mesmo período.

Importante – A conta do administrador não pode ser mesclada.

11.2 Gerenciamento de Grupos Um grupo é uma coleção de usuários com os mesmos requisitos de segurança no Microsoft Office Project Web Access. Ao adicionar usuários aos grupos, é possível reduzir consideravelmente o tempo gasto no gerenciamento das permissões de usuário. O Microsoft Office Project Server tem uma série de grupos predefinidos de usuários no intuito de diminuir o seu esforço de configuração. São eles •

Administrador

•

Executivo

•

Gerente de portfólio

•

Gerente de projeto

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

•

Gerente de recursos

•

Integrante da equipe

•

519

Líder de equipe

Para criar e editar um grupo, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar usuários e grupos; 4. no Painel lateral, clique em Grupos;

Figura 11.13 – Gerenciando grupos

5. clique em Adicionar grupo; 6. no quadro Adicionar grupo, digite o nome do grupo, a descrição, os usuários que irão pertencer ao grupo, a categoria de segurança do grupo, as permissões específicas e as permissões do grupo, exatamente como foi apresentado para a criação de novos usuários;

520 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.14 – Adicionando um grupo

7. clique em Salvar alterações para criar o grupo. Para modificar ou excluir um grupo, repita os procedimentos anteriores; porém, no passo 5, escolha Modificar grupo para editar o grupo, ou escolha Excluir grupo para deletar o grupo selecionado. Importante – Excluir um grupo não exclui os usuários.

11.3 Gerenciamento da Segurança Para compreender melhor o significado da segurança no Microsoft Office Project Server, é importante, primeiro, destacar o conceito de permissões. É possível conceder ou negar permissões aos indivíduos ou grupos de usuários do Microsoft Office Project Web Access. Modelos de segurança podem ser criados para definir os conjuntos de permissões e atribuir permissões aos usuários e aos grupos com base nos modelos. É possível utilizar as categorias para definir quais recursos e projetos específicos podem ser exibidos pelos vários usuários e grupos, bem como definir permissões para as funcionalidades do Microsoft Office Project Web Access a fim de torná-las disponíveis, ou não, para a organização como um todo. As permissões no Microsoft Office Project Web Access funcionam de forma semelhante às permissões no Microsoft Windows 2000 e no Microsoft Windows NT ou XP. Os usuários e os grupos são os objetos que devem estar sujeitos a um processo de permissão, e as categorias e as organizações são os objetos que terão, ou não, permissão de acesso. É possível conceder ou negar permissões para que os usuários e os grupos acessem os objetos de segurança de acordo com a categoria a que pertencem.

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

521

Usuários – Cada usuário deve receber permissão para exibir ou acessar os dados em uma área particular do Microsoft Office Project Web Access. É possível conceder permissões no nível do usuário ou atribuir usuários aos grupos (recomendável), concedendo-lhes permissão no nível do grupo. Um mesmo usuário pode pertencer a vários grupos. Grupos – Um grupo de usuários é simplesmente uma coleção de usuários individuais que recebem as mesmas permissões. É possível combinar usuários que apresentem requisitos de segurança em comum em um mesmo grupo para reduzir o número de princípios de segurança a serem gerenciados.

11.3.5 Categorias Para criar ou editar uma categoria, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar segurança;

Figura 11.15 – Gerenciando categorias de segurança

4. para criar uma categoria, clique em Adicionar categoria; 5. digite o nome da categoria;

522 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. determine as permissões globais da categoria; Novo – Um dos principais recursos de segurança, agora, do Microsoft Office Project 2003 é a proteção contra gravação da linha de base. A opção Salvar linha de base está disponível para grupos de usuários.

Figura 11.16 – Adicionando uma categoria de segurança

7. defina os projetos que a categoria pode exibir;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

Figura 11.17 – Definindo os projetos que podem ser exibidos

8. defina os recursos que a categoria pode exibir;

Figura 11.18 – Definindo os recursos que podem ser exibidos

523

524 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 9. defina cada conjunto de modos de exibição disponíveis para a categoria; 10. clique em Salvar alterações para criar a categoria de segurança. Para modificar ou excluir uma categoria, repita os procedimentos anteriores; porém, no passo 4, escolha Modificar categoria para editar a categoria ou escolha Excluir categoria para deletar a categoria selecionada.

11.3.6 Modelos de Segurança Modelos de segurança são um conjunto predefinido de permissões, que podem ser aplicados a um grupo ou a usuários isolados, como visto. Para criar ou editar um modelo de segurança, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar segurança; 4. clique em Modelos de segurança no Painel lateral;

Figura 11.19 – Gerenciando os modelos de segurança

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

525

5. para criar um modelo de segurança, clique em Adicionar modelo; 6. na tela Adicionar novo modelo, digite o nome do modelo, sua descrição e o nome do modelo que servirá de base para o novo modelo;

Figura 11.20 – Adicionando novo modelo

7. o novo modelo é criado. Selecione o modelo e clique em Modificar modelo;

Figura 11.21 – Definindo as permissões do novo modelo

8. defina as permissões do modelo;

526 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Importante – O campo Permitir significa que, se não existir nenhum obstáculo no grupo ou no usuário para aquela ação, a categoria permitirá a atividade descrita. O campo Negar significa que, mesmo se existir uma permissão no grupo ou no usuário, ela será negada pela categoria. Quando nada é selecionado, a permissão fica a critério do grupo ou do usuário.

9. clique em Salvar alterações. Para modificar um modelo já existente, repita os procedimentos anteriores a partir do passo 7. Para excluir o modelo, repita os passos de 1 a 4 e, no passo 5, clique em Excluir modelo.

11.3.7 Autenticação de Usuário O servidor do Microsoft Office Project Server pode autenticar os usuários através da autenticação do Windows, de uma conta de usuário do Windows, ou da autenticação do Microsoft Office Project Server, ou de uma senha e uma identificação de logon, ou de ambas. Como administrador, é possível escolher uma das três opções de autenticação: Mista – Permite tanto a autenticação do Windows como a do Microsoft Office Project Server. O método de autenticação deverá ser especificado para cada conta de usuário. Alguns usuários poderão ser autenticados através da autenticação do Windows, enquanto outros, através da autenticação do Microsoft Office Project Server. Dica – Se o método de autenticação de um usuário for a autenticação do Windows, quando ele for para o site do Microsoft Office Project Server, será autenticado automaticamente e transferido para a home page do Microsoft Office Project Server. Se o método escolhido for a autenticação do Microsoft Office Project Server, o usuário verá uma página de logon quando se conectar ao site do Microsoft Office Project Server e precisará digitar ou selecionar um nome do usuário e uma senha.

Somente autenticação do Windows – Se for definida essa opção de autenticação, todas as contas de usuário criadas no servidor do Microsoft Office Project Server deverão ter contas de usuário do Windows especificadas e usar a autenticação do Windows. Somente autenticação do Microsoft Office Project Server – Se for escolhida essa opção de autenticação, todos os usuários serão autenticados com a autenticação do Microsoft Office Project Server. As contas de usuário do Windows, se especificadas, serão ignoradas. Para alterar as opções de autenticação, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar segurança; 4. clique em Autenticação do usuário no Painel lateral; 5. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 6. acesse a Central de Administração; 7. clique em Gerenciar segurança; 8. clique em Modelos de segurança no Painel lateral;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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Figura 11.22 – Gerenciando as opções de autenticação

9. escolha uma das três opções anteriormente mencionadas; 10. defina o comprimento da senha para os usuários do Microsoft Office Project Server; 11. defina se a autenticação será requerida também ao utilizar o Microsoft Office Project para publicar um projeto; 12. clique em Salvar alterações.

11.4 Gerenciamento dos Modos de Exibição O gerenciamento dos modos de exibição do Microsoft Office Project Web Access permite que os usuários vejam informações sobre uma coleção de projetos, vejam os detalhes de um projeto individual ou examinem as atribuições feitas através do Microsoft Office Project. Usando os modos de exibição, os executivos poderão ver informações de alto nível ou os integrantes da equipe poderão ver informações mais completas sobre os projetos em que estão trabalhando. No entanto, para obter a funcionalidade máxima dos modos de exibição, será necessário algum trabalho de configuração por parte do administrador. O Microsoft Office Project Web Access pode exibir modos de exibição de cinco tipos de informações: Projeto – Contém uma lista de projetos da qual os usuários podem selecionar os projetos para a exibição dos detalhes do recurso, da atribuição e da tarefa.

528 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Central de projetos – Fornece um modo de exibição dos projetos da empresa no Microsoft Office Project Web Access, incluindo os seguintes tipos de modos de exibição: •

Um modo de exibição de projeto que permite que os usuários exibam todos os projetos da empresa armazenados no banco de dados.

•

Um modo de exibição de projeto que permite que os usuários editem alguns códigos de nível do projeto no modo de exibição da Central de projetos.

•

Um modo de exibição de projetos que permite o agrupamento e a filtragem dos códigos no modo de exibição da Central de projetos.

•

Uma definição do modo de exibição que ofereça suporte às funcionalidades do projeto no nível da empresa.

Atribuição – Exibe as atribuições dos recursos nas tarefas realizadas com o Microsoft Office Project Web Access. Central de recursos – Fornece um modo de exibição do pool de recursos da empresa no Microsoft Office Project Web Access e é formada pelas seguintes partes: •

Um modo de exibição de recursos que agrupa os recursos usando vários códigos da estrutura de tópicos. Essa lista de recursos é recebida diretamente no pool de recursos da empresa do banco de dados.

•

Um modo de exibição de recurso que permite que um usuário edite algumas propriedades no nível do recurso, como Local, Departamento ou Qualificações.

•

Os modos de exibição Uso e Disponibilidade para um recurso selecionado.

•

Um modo de exibição de recursos que mostra todas as equipes às quais pertence um recurso.

Analisador de portfólio – Fornece acesso aos projetos e aos dados de recursos que podem ser exibidos como Tabela dinâmica ou Gráfico dinâmico. Importante – O Analisador de portfólio estará disponível apenas se o Microsoft Office Project Professional for utilizado (não funciona no Microsoft Office Project Standard).

Importante – Para criar um modo de exibição do Analisador de portfólio, primeiro crie um cubo de processamento analítico on-line (OLAP) como será apresentado adiante.

11.4.8 Criando, Modificando ou Excluindo um Modo de Exibição É possível, no Microsoft Office Project Web Access, criar, modificar ou excluir modos de exibição. Para criar ou modificar um novo modo de exibição, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Modos de exibição;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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Figura 11.23 – Gerenciando os modos de exibição

4. clique em Adicionar modo de exibição para criar um novo modo de exibição ou Modificar modo de exibição para editar um modo de exibição existente; 5. defina o tipo de modo de exibição, de acordo com os modos já apresentados; 6. digite o nome e a descrição do modo de exibição nos campos Nome e Descrição;

530 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.24 – Criando um novo modo de exibição

7. selecione o tipo de informação a ser exibido na tabela (tarefa, recurso ou atribuição); 8. selecione os campos a serem mostrados no modo de exibição;

Figura 11.25 – Especificando os campos do modo de exibição

Novo – Quando se cria uma visão personalizada, é possível ver um campo renomeado no Project Professional diretamente no Project Web Access sem que seja necessário memorizar a posição do campo na lista de campos personalizados.

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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Figura 11.26 – Campo renomeado sendo exibido no Project Web Access com seu nome original e seu novo nome

9. escolha o formato do Gráfico de Gantt para o modo de exibição; 10. especifique o formato do agrupamento dos dados; 11. especifique os agrupamentos e a classificação dos dados; 12. especifique os níveis a serem exibidos no modo de exibição; 13. determine os filtros, seguindo os mesmos procedimentos dos filtros já vistos para o Microsoft Office Project Professional;

532 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.27 – Especificando os filtros e as categorias do modo de exibição

14. especifique quais categorias de segurança utilizarão o modo de exibição escolhido; 15. clique em Salvar alterações para salvar o novo modo de exibição ou as alterações efetuadas em um modo de exibição existente. Para excluir um modo de exibição, repita os passos de 1 a 4, clicando em Excluir projeto.

11.5 Configuração do Servidor É possível definir as funcionalidades de trabalho no Project Server disponíveis para toda a organização. Se houver uma funcionalidade ativa para a organização, os usuários individuais, com as permissões adequadas, poderão utilizá-la. Por outro lado, se houver uma funcionalidade desativada, nenhum usuário, com permissão, ou sem, poderá utilizar essa funcionalidade. Para escolher as funcionalidades que deseja disponibilizar para todos os usuários do Microsoft Office Project Web Access, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Configuração do servidor;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

533

Figura 11.28 – Gerenciando as funcionalidades a serem disponibilizadas aos usuários

4. determine as funcionalidades que estarão disponíveis, ou não, através do comando Ativar funcionalidades da empresa; 5. determine se os projetos mestres também poderão ser publicados no servidor em Permitir que os projetos mestres sejam publicados no Microsoft Office Project Server; 6. determine se os projetos usem calendários-bases locais ou não, clicando em Permitir que os projetos usem calendários-base locais; 7. especifique se todos os projetos utilizarão um único padrão de moeda selecionando Aplicar uma moeda única; 8. especifique se apenas os projetos da empresa podem ser publicados no servidor, clicando em Permitir que apenas projetos da empresa sejam publicados neste servidor; 9. determine o nome do grupo do Active Directory para sincronização das contas do Project Server com as contas do Windows; 10. determine as funcionalidades que serão disponibilizadas pelo servidor de projetos na área Selecione as funcionalidades que você deseja disponibilizar aos usuários no Project Web Access;

534 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.29 – Quadro Funcionalidades que você deseja disponibilizar aos usuários no Project Web Access

11. insira os endereços de intranet e/ou extranet do Microsoft Office Project Server (normalmente desnecessário, uma vez que esse parâmetro foi definido na instalação do ambiente);

Figura 11.30 – Definindo os endereços de intranet e/ou extranet do Project Server

12. clique em Salvar alterações para gravar as opções da organização.

11.6 Gerenciando as Funcionalidades da Empresa É possível definir as funcionalidades da empresa, onde o administrador poderá decidir se o Microsoft Office Project Web Access permitirá várias funcionalidades da empresa, projetos mestres ou calendários-base locais. Além disso, é possível fazer manualmente o check-in de um projeto aberto ou de um recurso, além de controlar a criação do cubo OLAP (já visto) e controlar as versões dos projetos publicados. Importante – Essas funcionalidades somente estarão disponíveis se o usuário estiver utilizando o Microsoft Office Project Professional.

11.6.1 Check-in Manual de Projetos Muitas vezes o administrador precisa fechar manualmente projetos abertos por outros recursos. Para fazer check-in de um projeto que esteja sendo utilizado, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Funcionalidades da empresa; 4. clique em Fazer check-in de projetos da empresa no Painel lateral, para fazer o check-in de projetos;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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Figura 11.31 – Fazendo check-in de projetos da empresa

5. selecione o projeto e clique em Fazer check-in para retornar o projeto aberto para o banco de dados;

Figura 11.32 – Confirmando o check-in do projeto da empresa

6. confirme se realmente deseja fazer o check-in do projeto e não gravar as alterações que possam ter sido realizadas. Importante – Se for realizado um check-in de um projeto da empresa com check-out, o usuário, cujo projeto esteja com check-out, não poderá salvar as alterações no banco de dados.

11.6.2 Check-in Manual de Recursos Muitas vezes o administrador precisa fechar manualmente recursos abertos por outros recursos. Para fazer check-in de um recurso que esteja sendo utilizado, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Funcionalidades da empresa; 4. clique em Fazer check-in de recursos da empresa no Painel lateral, para fazer o check-in de um recurso;

536 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.33 – Fazendo check-in de recursos da empresa

5. selecione o recurso e clique em Fazer check-in para retornar o recurso aberto para o banco de dados;

Figura 11.34 – Confirmando o check-in do recurso da empresa

6. confirme se realmente deseja fazer o check-in do recurso e não gravar as alterações que possam ter sido realizadas. Importante – Se for realizado um check-in de um recurso da empresa com check-out, o usuário, cujo recurso/projeto esteja com check-out, não poderá salvar as alterações no banco de dados.

11.6.3 Check-in de Projetos pelo Gerente de Projetos Um dos principais recursos para o gerente de projetos é o check-in de projetos sem a necessidade de acessar o módulo administrativo do Project Server ou ter privilégios de administrador. Se o gerente de projeto abrir um determinado projeto e se, por um motivo qualquer o projeto não for devidamente fechado, o gerente de projetos pode fazer o check-in do projeto sem a necessidade de utilizar o adminstrador. Para fazer um check-in de projeto, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como gerente de projetos que deseja fazer check-in de um dos seus projetos abertos; 2. acesse a Central de Projetos; 3. clique em Fazer check-in de meus projetos no Painel lateral;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

Figura 11.35 – Fazendo check-in de um projeto através da Central de projetos

4. selecione o projeto que será devolvido ao banco de dados e clique em Fazer check-in;

Figura 11.36 – Check-in de um projeto

537

538 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. confirme o Check-in clicando em OK.

Figura 11.37 – Confirmando o check-in de um projeto

11.6.4 Versões Versão é um indicador do status do projeto utilizado no Microsoft Office Project Professional ao criar e salvar um projeto no servidor de projetos, como já apresentado. Para controlar os tipos de versão dos projetos publicados, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Gerenciar Funcionalidades da empresa; 4. clique em Versões no Painel lateral;

Figura 11.38 – Gerenciando as versões dos projetos publicados

5. clique em Adicionar versão para criar uma nova versão, ou clique em Modificar versão para modificar uma versão já criada;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

539

Figura 11.39 – Criando uma versão para os projetos publicados

6. digite o nome da versão, determine se a versão será arquivada, ou não, no servidor e determine o nome da barra de Gantt; 7. clique em Salvar alterações para criar ou modificar a versão.

11.7 Personalizando o Microsoft Office Project Web Access O Microsoft Office Project Web Access pode ser personalizado de diversas formas no intuito de facilitar e apoiar o trabalho corporativo em projetos. Os principais elementos personalizáveis são: •

configurações de controle;

•

formatos do Gráfico de Gantt;

•

formatos de agrupamento;

•

formato da home page;

•

notificações e lembretes.

11.7.1 Configurações de Controle É possível definir os padrões do quadro de horários exibido para todos os integrantes da equipe do Microsoft Office Project Web Access. Também é possível definir a maneira como os dados efetivos serão inseridos e solicitar que isso ocorra sempre da mesma maneira e, finalmente, é possível definir com que freqüência os recursos devem inserir as informações de controle e como as tarefas futuras serão exibidas no quadro de horários. Para acessar as configurações de controle, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador;

540 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Personalizar o Microsoft Office Project Web Access;

Figura 11.40 – Gerenciando as configurações de controle na personalização do Microsoft Office Project Web Access

4. determine o método para especificar a atualização das tarefas, optando pelo percentual do trabalho concluído ou pelo trabalho real e restante, ou até mesmo através de horas trabalhadas por dia ou semana; 5. determine se os gerentes de projeto podem, ou não, alterar o método para atualização de tarefas em Padrões de bloqueio; 6. determine a configuração do início da semana; 7. determine se os períodos de reporte de tempo serão gerenciados, ou não; Novo – O administrador do Project Server pode bloquear a inserção de valores reais fora de um período. Por exemplo, um valor real já inserido não pode ser alterado pelo usuário sem que ele passe por um processo formal de aprovação.

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

541

Figura 11.41 – Determinando a configuração dos períodos gerenciados abertos

8. determine a freqüência com que os recursos relatarão o trabalho; 9. defina o intervalo de tempo para as tarefas atuais a serem exibidas no Microsoft Office Project Web Access; 10. clique em Salvar alterações para efetivar as alterações.

11.7.2 Formatos do Gráfico de Gantt Permitem definir opções para controlar a formatação e a exibição de barras de Gantt e a escala de tempo em Gráficos de Gantt. Para formatar o Gráfico de Gantt do Project Web Access, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Personalizar o Microsoft Office Project Web Access; 4. clique em Formatos do Gráfico de Gantt no Painel lateral;

542 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 11.42 – Formatando o Gráfico de Gantt do Microsoft Office Project Web Access

5. faça as alterações desejadas; 6. clique em Salvar alterações. Dica – A formatação de barras de Gantt no Project Server funciona de maneira muito similar ao que foi visto para o Microsoft Office Project 2003 no capítulo sobre formatação.

11.7.3 Formatos de Agrupamento É possível selecionar um formato de agrupamento para a seção Tarefas e até 10 formatos de agrupamento para os modos de exibição. Os formatos dos modos de exibição serão aplicados aos modos de exibição Central de projetos, Central de recursos, Projeto e Atribuição. Para formatar o agrupamento do Project Web Access, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Personalizar o Microsoft Office Project Web Access;

Central de Administração do Microsoft Office Project Server

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4. clique em Formatos de agrupamento no Painel lateral;

Figura 11.43 – Formatando o agrupamento do Microsoft Office Project Web Access

5. faça as alterações desejadas; 6. clique em Salvar alterações.

11.7.4 Outras Personalizações Outras personalizações também são possíveis no Microsoft Office Project Web Access. •

É possível adicionar os seus próprios links à home page do Microsoft Office Project Web Access.

•

É possível adicionar o seu próprio conteúdo à home page do Microsoft Office Project Web Access. O conteúdo de cada arquivo será exibido na home page, em sua própria seção separada.

•

É possível criar um serviço de lembretes de e-mail, verificado diariamente e em horários agendados quando o banco de dados do Microsoft Office Project Server envia as mensagens para lembrar os usuários de seus relatórios de status e tarefas futuras ou atrasadas.

Periodicamente, é recomendável que se libere espaço no banco de dados do Microsoft Office Project Server, removendo informações antigas, como atribuições de tarefas obsoletas, atualizações de tarefas, relatórios de status, projetos e listas de tarefas. É possível limpar os dados de todos os usuários ou apenas os dados associados a um usuário em particular. Para excluir itens do banco de dados, 1. acesse o Microsoft Office Project Web Access como administrador; 2. acesse a Central de Administração; 3. clique em Limpar banco de dados do Microsoft Office Project Server;

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Central de Administração do Microsoft Office Project Server

Figura 12.1 – Limpando o banco de dados do Microsoft Office Project Server

4. selecione os elementos que deseja excluir; 5. especifique os usuários cujos itens devem ser excluídos; 6. clique em Excluir para remover o dado do banco de dados. Novo – O Microsoft Project Server permite agora a exclusão de recursos, como já visto.

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Calendários · 68 Editando · 70 Tipos · 68 Caminho Crítico · 115 em múltiplos projetos · 254 Campos Personalizados · 301 Criando · 302 Excluindo · 302 Fórmulas · 307 Listas de valores · 304 Tipos de · 301 Central de Administração · 497, 500, 510, 511, 515, 516, 517, 519, 521, 524, 526, 528, 532, 534, 535, 538, 540, 541, 542, 544 Central de Recursos · 406 Check-in de Projetos no Servidor · 534 Check-in de Projetos pelo gerente de projetos · 536 Check-in de Recursos no Servidor · 535 Configuração do servidor · 532 Contas do Microsoft Office Project Server · 345, 346, 348 Criação de equipe Project Web Access · 421 CV · 184

A Abrindo um Projeto · 20 Acúmulo de Barras de Tarefas · 36 Acúmulo de Etapas · 37, 38 Agrupamento · 225 Aplicando um · 225 Personalizando · 227 Ajuda · 51 Alertas Documentos de uma biblioteca · 486 Geral · 477 Questões · 482 Relatórios de status · 479 Relatórios de status de meus recursos · 481 Riscos · 484 Tarefas · 477 Alocação de Recursos · 38 Área de Trabalho · 17 Autofiltro · 218 Auto-salvamento · 23

Barra de modos · 18, 26, 27, 120, 121, 128, 130, 132, 156, 174, 175, 178, 181, 188, 203, 207, 249, 257, 261

Diagrama de Rede · 29, 39, 203, 207 Diagrama de Relacionamentos · 39 Documentos Carregando · 446 Check-in e Check-out · 450 Criando bibliotecas · 440 Editando e excluindo bibliotecas · 442

C Calendário · 29, 30, 68, 69, 72, 73, 74, 75, 121, 237, 302 Novo · 69

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548 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Exibindo · 443 Geral · 439 Localizando · 447 Vinculando a tarefas · 448

E Earned Value · 49, 50 Entrada de Tarefa · 39 Estrutura de Tópicos · 87, 88 Excluindo um Projeto · 24 Exportando Para banco de dados · 275

F Fill Handle · 83, 84 Filtros Criando e personalizando · 220 Formulário de Nome do Recurso · 40 Formulário de Recursos · 40 Formulário de Tarefas · 41 Formulário Detalhes da Tarefa · 42 Fórmulas · 307, 308 Funcionalidades da empresa · 534

G Gantt de Controle · 31, 165, 168, 174, 175, 189 Gantt de Redistribuição · 43 Gantt Detalhado · 44 Gantt Para AP · 44 Gerenciamento da Segurança · 520 Gráfico de Gantt · 18, 28 Gráfico de Recursos · 33 Grupos Gerenciamento · 518

I Impressão Configuração de páginas · 241 Visualização · 243 Indicadores Gráficos · 309 Instalação · 10, 11, 13, 14, 15, 331, 341, 342, 509

M Macros · 285 Criando · 285 Editando · 288 Excluindo · 285 Executando · 287 Microsoft Excel Exportação · 504 Exportando · 458, 468 Microsoft Office Project Apresentação · 3 Novidades da versão 2003 · 4 Microsoft Office Project Professional Apresentação · 4 Microsoft Office Project Server Apresentação · 4, 323 Atualizando informações · 414 Delegando atividades no · 433 Editando dados enviados pelo recurso · 422 Instalação · 439 Limpando o banco de dados · 544 Modelos de segurança · 524 Modos de Exibição · 527 Preparando o projeto para · 413 Publicando um projeto · 413 Regras de atualizações · 417 Microsoft Office Project Standard Apresentação · 3 Microsoft Office Project Web Access Autenticação de usuário · 526 Categorias · 521 Criando equipe · 421 Modo de Exibição · 528 Personalização · 539 Modelo Global da Empresa · 361, 363 Múltiplos Projetos · 247 Caminho crítico · 254 Consolidando · 251 Criando relações entre · 252 Estratégias para · 247 Inserindo e excluindo · 249

N Nivelamento · 146

O L Linha de base · 184

Orçamento Terminologia · 182 Organizador · 318

Índice Remissivo

Outlook Atualização de informações para o Project Web Access · 496 Conexão com o Project Server · 488 Configuração da integração · 491 Importação de atribuições · 493 Instalação do suplemento · 488

P Painel de Tarefas · 18 Planilha de entrada para PERT AP · 44 Planilha de Recursos · 32 Portfólio Análise de · 497 Project Web Access Impressão no Project Web Access · 504, 506 Projeto Agendamento · 60 Informações · 62 Modelos · 60 Projetos Assistente de importação para o Project Server · 354 Ciclo de Vida · 7 Fases · 7 Filtros em · 213 Projetos Administrativos · 359

Q Questões Criando discussões · 454 Criando uma questão · 452 Exportando para o Microsoft Excel · 458 Geral · 452 Localizando · 456 Vinculando a tarefas · 460

R Recursos da Empresa · 372, 373 Recursos Materiais · 50

Referência Cruzada · 238 Relatórios Exibindo · 236 Personalizando · 237 Tipos de · 233 Riscos Cadastrando na Central de Riscos · 463 Exibindo e editando · 465 Exportando para o Microsoft Excel · 468 Gerenciamento · 462 Localizando · 467 Vinculando a tarefas · 470

S Salvando um Projeto · 20, 275 Senha · 22 SharePoint Team Services · 323, 439, 509 SPI · 184, 185

T Tabelas · 18 Personalizando · 294 Tabelas de Recursos · 49 Tabelas de Tarefas · 47

U Uso da Tarefa · 34 Uso do Recurso · 35

V Versões · 538

W WBS Personalização dos códigos · 312 Windows SharePoint Services · 4

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Juntamente com o livro, está sendo disponibilizado um CD com diversos programas, incluindo: •

cópia de avaliação do Microsoft Office Project 2003 Standard e Professional em português;

•

cópia de avaliação do Critical Tools WBS Chart Pro e PERT Chart Pro;

•

cópia de avaliação do Mindmanager X5 Pro;

•

cópia de avaliação do Jot+Notes;

•

cópia de avaliação do Milestones Project Companion 2002;

•

cópia de avaliação do Palisade @Risk;

•

visualizador Jot+Notes, Mindmanager e Milestones Project Companion;

•

entrevista Ricardo Vargas sobre Projetos;

•

textos e diagramas sobre gerenciamento de projetos e metodologia PMI.

Considerações sobre as cópias de avaliação • • • •

Todos os produtos são destinados exclusivamente para avaliação e testes. Não utilize os produtos em computadores destinados à produção, uma vez que o autor, a editora e os fabricantes não se responsabilizam pelas cópias de avaliação. O CD do produto constitui parte integrante do livro e, portanto, é proibida sua venda isolada. Nenhuma das cópias dá direito a suporte.

Todos os produtos acima descritos são protegidos pela lei de copyright e tratados internacionais. A reprodução ou a distribuição não autorizada do programa ou de qualquer parte dele, bem como sua decodificação através de dispositivos de engenharia reversa, resultarão na imposição de rigorosas penas civis e criminais e serão objeto de ação judicial na máxima extensão possível.

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