Microsoft Office Project 2003 - Parte 1/2 (PWA)

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Dedico este livro a todos os parentes e amigos que me apoiaram nos momentos difíceis em 2003. Muitas vezes a vida nos surpreende com desafios, e, eu fui o alvo de um deles. No final de 2003, tive que me ausentar do país para tratar de um problema de saúde. Fiquei ausente por 30 longos dias. Nesses dias, pude repensar a vida e também pude conhecer e reconhecer a centena de amigos que não hesitaram em mandar mensagens de apoio, e-mails, santinhos, etc. Até mesmo pessoas que eu não conhecia pessoalmente tiveram a delicadeza de mandar uma mensagem de apoio. A todos eles, anônimos ou não, o meu muito obrigado. Dedico também este livro a todos os profissionais do INI (International Neuroscience Institute) de Hannover, Alemanha, por me terem tratado com tanta seriedade e profissionalismo, principalmente ao Prof. Dr. Madjid Samii, que, com suas mãos tocadas por Deus, realizou minha cirurgia. Não posso deixar também de dedicar este livro ao Júlio Souki, grande amigo e companheiro, que passou esses dias na Alemanha comigo. Exemplo raro de amizade incondicional e apoio irrestrito. Preciso também dedicar este trabalho aos meus sócios Cassio e Guilherme, bem como ao grande amigo Rolim, pela tão amável visita e estada comigo durante meu tratamento. Finalmente, não dá para parar de agradecer e dedicar este livro à minha esposa Zélia, razão fundamental para eu estar vivo hoje. Foi sua decisão, pulso, força e dedicação que me convenceram a buscar um tratamento fora do país, mesmo com seus 8 meses de gravidez e impossibilitada de estar comigo naquele momento tão delicado. E também de ter aguardado o meu retorno para que nossa linda Gabriela chegasse ao mundo pouco mais de 24h depois do meu regresso. A ela dedico, não só este livro, como também a minha vida.

Este livro é fruto da cooperação de várias pessoas. Gostaria de agradecer •

à editora Brasport, pela confiança e o interesse em meu trabalho;

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à Microsoft Corporation, pelo constante apoio a este projeto e pelo apoio durante as viagens a Redmond – USA durante o I, II, III e IV Project Partner Technical Briefing, bem como ao acesso a todos os treinamentos, eventos e informações internas que tive a oportunidade de obter;

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ao Sr. Giovanni Mezgec, gerente geral do Microsoft Office Project, por ter-se prontificado a apresentar este livro;

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à Microsoft Brasil, especialmente à área de Marketing, por ter disponibilizado o trial do Microsoft Office Project para este livro;

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ao Don Souza, da Mindjet Corporation, pela disponibilização do trial do Mindmanager;

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ao Kevin Gibson, da Kidasa Software, pela disponibilização do trial do Milestone Project Companion 2000;

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ao Jim Spiller, da CriticalTools, pela disponibilização do trial do WBS ExPERT e PERT ExPERT;

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ao Randy Heffernan, da Palisade Corporation, pela disponibilização do trial do @Risk for Project;

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a toda a equipe da A&C, pelo constante apoio dado a meu trabalho;

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aos meus queridos alunos de graduação e pós-graduação, colegas nessa jornada de trabalho;

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aos meus parentes, funcionários, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro;

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a toda a comunidade de gerenciamento de projetos do Brasil e a todos os membros do PMI por sempre acreditarem em meu trabalho e o apoiarem.

Ricardo Viana Vargas, MSc, PMP Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos, membro do Project Management Institute, maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, da Association for Advancement of Cost Engineering, da American Management Association, da Professional Risk Management International Association e da International Project Management Association. É autor de sete obras na área. O primeiro livro, Gerenciamento de Projetos: Estratégia, Planejamento e Controle com o MS Project 98, com cinco edições comercializadas, associa ferramentas informatizadas e gerenciamento de projetos no país. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, lançado em maio de 2000 e atualmente em sua quinta edição, propõe uma nova visão do gerenciamento de projetos, abordando, de forma prática, os principais componentes de um projeto bem sucedido. Microsoft Project 2000: Transformando Projetos em Resultados de Negócios, lançado em setembro de 2000 e esgotado em sua quinta reimpressão, apresenta a plataforma Microsoft para gerenciamento de projetos. Análise de Valor Agregado em Projetos, lançado em junho de 2002 e atualmente em sua segunda edição, apresenta uma das ferramentas de avaliação do desempenho em projetos mais adotada no mundo. Microsoft Project 2002 Professional e Server é a referência completa da solução de projetos corporativos da Microsoft, lançado em dezembro de 2002 e em sua segunda reimpressão. Manual Prático do Plano de Projeto, livro que aborda através de exemplos e modelos a construção passo a passo de um plano de projeto através de um projeto de implementação de um escritório de projetos (PMO) já está em sua terceira tiragem. O sétimo livro, Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos, foi escrito em co-autoria com diversos profissionais e apresenta um preparatório para o exame do PMP. É também autor do DVD Excelência em Projetos produzido pela Sete Produtora em 2003. É certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), pela Microsoft como Microsoft Certified Product Specialist (MCPS) e Microsoft Certified Trainer (MCT) em MS-Project e qualificado no indicador de preferências psicológicas Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) aplicado a estratégias de negociação, além de ser o primeiro profissional no mundo com a certificação Microsoft Office User Specialist em MS Project 2002, tendo atuado ativamente nos testes Beta de versões do MS Project 98, 2000, 2002 e atualmente é do time de projeto do Microsoft Office Project 11 (versão 2004). É revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide 2000, e membro do time do projeto de atualização do PMBOK Guide 2004. Foi o primeiro brasileiro afiliado ao College of Performance Management, instituição destinada ao desenvolvimento e à capaci-

X Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server tação em avaliação de performance em projetos e o primeiro brasileiro candidato oficial ao PMI Board of Directors em 2001. Atua como sócio diretor do Grupo A&C, conjunto de empresas especializadas em tecnologia e gerenciamento de projetos. É responsável por mais de 20 projetos de grande porte no Brasil, gerenciando uma equipe de mais de 100 profissionais, integralmente dedicada à terceirização e outsourcing em projetos nas áreas de telecomunicações, informática, finanças e energia, com um portfólio de investimentos superior a 5 bilhões de dólares. Ministrou palestras, treinamentos e consultorias para mais de 5000 pessoas, sendo professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA e pós-graduação em instituições brasileiras e norteamericanas. Apresentou diversos trabalhos técnicos, na área, no Brasil, nos Estados Unidos e na Europa e participa do corpo editorial de diversas revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. É engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Minas Gerais e é portador do Master Certificate in Project Management pela George Washington University. É vice-presidente de gerenciamento de projetos da Sucesu-MG, fundador do Project Management Institute – Regional Minas Gerais e Regional Mentor da América Latina do Project Management Institute Headquarters.

Contatos com o autor, através dos e-mails: ricardo.vargas@uol.com.br ou rvargas@aec.com.br

Ser um gerente de projeto bem-sucedido requer que você conclua seus projetos no prazo, dentro do orçamento e certifique-se de que seus clientes estejam satisfeitos com o produto entregue. Isso parece simples demais, mas quantos projetos você ouviu (ou trabalhou) que foram concluidos com atraso ou com custo muito alto ou não satisfez as necessidades de seus clientes? O Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos (publicado pelo Project Management Institute, 2000) referido como PMBOK, pronuncia-se “PMBOK” – define um projeto como “um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único”. Vamos caminhar através desta definição para esclarecer o que é, ou não é, um projeto. Primeiramente, um projeto é temporário. A duração de um projeto poderá ser somente uma semana ou poderá durar anos, mas cada projeto tem uma data limite. Você poderá não saber a data limite quando o projeto começa, mas ela está lá, em algum lugar no futuro. Os projetos não são como as operações contínuas, embora os dois tenham muito em comum. Operações contínuas, como o próprio nome sugere, continuam indefinidamente. Você não estabelece uma data final para elas. Exemplos incluem a maioria das atividades dos departamentos de contabilidade e recursos humanos. As pessoas que trabalham com operações contínuas poderão também gerenciar projetos. Por exemplo, um gerente do Departamento de recursos humanos de uma grande organização poderá planejar uma feira de recrutamento universitário. Mas os projetos são distinguidos das operações contínuas pela data limite esperada, tal como a data da feira de recrutamento. Em seguida, um projeto é um esforço. Os recursos, tais como as pessoas e equipamentos precisam fazer o trabalho. O esforço é realizado por uma equipe ou uma organização, de tal maneira que os projetos tenham um sentido de serem eventos planejados e intencionais. Projetos bem-sucedidos não acontecem espontaneamente. Uma certa preparação e planejamento acontecem antes. Finalmente, cada projeto cria um produto ou serviço único. Este é o produto principal de um projeto, a razão pela qual o projeto foi realizado. Uma refinaria que produz gasolina não produz um produto único. A idéia total, neste caso, é produzir um commodity padronizado. Você normalmente não quer comprar gasolina de um posto que seja significativamente diferente da gasolina de um outro posto. Por outro lado, os aviões comerciais são produtos únicos. Embora todos os aviões possam ser parecidos para a maioria de nós, cada um é, de fato, altamente customizado para as necessidades de cada comprador. Até agora, você pode estar tendo a idéia de que muito do trabalho que acontece no mundo é um trabalho de projeto. Se você programar, rastrear ou gerenciar qualquer um desses trabalhos, então parabéns: você já está fazendo algum trabalho de gerenciamento de projeto!

XII Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Gerenciamento de projetos tem sido uma profissão reconhecida desde os anos 50, mas o trabalho de gerenciamento de projeto de alguma forma tem acontecido desde que as pessoas têm realizado trabalho complexo. Quando as Grandes Pirâmides do Egito foram construídas, alguém em algum lugar estava localizando recursos, cronograma e especificações para o produto principal final. O triângulo do projeto: associando o prazo, o custo e o escopo Você pode visualizar o trabalho do projeto de muitas maneiras, mas a nossa favorita é o que chamamos de triângulo do projeto: Esse tema tem muitas variações, mas a idéia básica é que cada projeto tem algum elemento de restrição de prazo, algum tipo de orçamento e requer algum trabalho para se concluir. (Em outras palavras, tem um escopo definido). O termo “restrição” tem um significado específico em Projeto, mas aqui estamos usando um significado mais geral de um fator limitante. Vamos considerar essas restrições uma de cada vez. Prazo Você já trabalhou em um projeto que tinha uma data de entrega? (Talvez devêssemos perguntar se você já trabalhou em um projeto que não tivesse uma data de entrega). Prazo limitado é uma restrição de qualquer projeto com o qual nós todos estamos mais familiarizados. Se você estiver trabalhando em um projeto neste momento, pergunte aos seus membros de equipe qual é a data de entrega do projeto. Eles podem não saber o orçamento do projeto ou o escopo do trabalho em grandes detalhes, mas as chances são de que todos eles sabem a data de entrega do projeto. Aqui estão alguns exemplos de restrições de tempo: •

Você está construindo uma casa e deverá terminar o telhado antes que a estação das chuvas chegue.

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Você está montando um grande display em um estande para uma feira que começa daqui a dois meses.

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Você está desenvolvendo um novo sistema de rastreamento do inventário que deverá ser testado e estar funcionando no início do próximo ano fiscal.

A maioria de nós foi treinada para entender o tempo desde que somos crianças, e usamos relógios, agendas comuns e eletrônicas e outras ferramentas para nos ajudarem a gerenciar o tempo. Para muitos projetos que criam um produto ou resultado em um evento, o tempo é a restrição mais importante a gerenciar. Custo Você poderá pensar em custo somente como dólares, mas um custo de projeto tem um significado mais amplo: custos incluem todos os recursos necessários para desenvolver o projeto. Os custos incluem as pessoas e os equipamentos que fazem o trabalho, os materiais que eles usam e todos os outros eventos e assuntos que requerem dinheiro ou a atenção de alguém em um projeto. Aqui estão alguns exemplos de restrições de custo: •

Você assinou um contrato a preço fixo para entregar um sistema de software de rastreamento de inventário para um cliente. Se os seus custos ultrapassarem o preço acordado, seu cliente poderá ser compreensivo, mas provavelmente não estará disposto a renegociar o contrato.

Prefácio

XIII

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O presidente de sua organização mandou você desenvolver um projeto de pesquisa de clientes usando somente o pessoal e o equipamento de seu departamento.

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Você recebeu uma doação $5,000 para criar uma instalação pública de arte. Você não tem outros fundos.

Para praticamente todos os projetos, o custo é fundamentalmente uma restrição limitante. Poucos projetos poderão passar do orçamento sem necessitar eventualmente de uma ação corretiva. Escopo Você deverá considerar dois aspectos de escopo: escopo do produto e escopo do projeto. Todo projeto bem-sucedido produz um produto único: um item ou serviço tangível. Você poderá desenvolver alguns produtos para um cliente que você conhece pelo nome. Você poderá desenvolver outros produtos para milhões de clientes em potencial que você espera que eles o comprem. Os clientes normalmente têm algumas expectativas sobre as características e as funções dos produtos que consideram na compra. O escopo do produto descreve a qualidade desejada, as características e as funções do produto – muitas vezes em detalhes. Os documentos que esboçam estas informações são, muitas vezes, chamados de especificações do produto. Um serviço ou evento normalmente tem também algumas características esperadas. Todos nós temos expectativas a respeito do que faremos ou veremos em uma festa, em um concerto ou em um evento esportivo. O escopo do projeto, por outro lado, descreve o trabalho necessário para entregar um produto ou um serviço com o escopo do produto pretendido. Enquanto o escopo do produto enfoca o cliente ou o usuário do produto, o escopo do projeto é a principal preocupação das pessoas que realizarão o projeto. O escopo do projeto é normalmente medido em tarefas e fases. Aqui estão alguns exemplos de restrições de escopo: •

Sua organização ganhou um contrato para desenvolver um produto automotivo que tem requisitos exatos – por exemplo, dimensões físicas medindo a 0.01mm. Esta é uma restrição de escopo de produto que influenciará os planos de escopo do projeto.

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Você está construindo um edifício em um terreno que tem restrição de altura de 50 pés.

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Você pode usar serviços internos para desenvolver parte de seu produto e aqueles serviços seguem uma metodologia de desenvolvimento de produto que é diferente da que você havia planejado.

Os escopos do produto e do projeto estão intimamente relacionados. O gerente do projeto que gerenciar bem o escopo do projeto deverá entender também o escopo do produto ou deverá saber como se comunicar com aqueles que o farão. Prazo, custo e escopo: gerenciando as restrições do projeto O gerenciamento de projeto se torna mais interessante quando você tem que equilibrar as restrições de prazo, custo e escopo de seus projetos – “equilíbrio” como que andando no alto de uma corda. Você poderá também distribuir essas restrições, ou fazer malabarismos com elas enquanto estiver no alto da corda... bem, você obteve a idéia. Vamos retornar ao modelo de triângulo do projeto. O triângulo do projeto ilustra o processo de contrabalançar as restrições porque os três lados do triângulo estão conectados e mudar um dos lados dele afeta pelo menos um outro lado. Aqui estão alguns exemplos de equilíbrio de restrição:

XIV Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

Se a duração (prazo) do cronograma de seu projeto diminui, você poderá precisar aumentar o orçamento (custo) porque você deverá contratar mais recursos para fazer o mesmo trabalho em menos tempo. Se não puder aumentar o orçamento, você poderá precisar reduzir o escopo porque os recursos que você tem não podem fazer todo o trabalho planejado em menos tempo.

Se você precisar reduzir a duração de um projeto, certifique-se de que a qualidade total do projeto não seja involuntariamente diminuída. Por exemplo: controle de qualidade e testes em um desenvolvimento de software muitas vezes acontecem nas fases finais do projeto. Se a duração do projeto é reduzida tardiamente no projeto, essas tarefas poderão ser cortadas. Você deverá pesar os benefícios de reduzir a duração do projeto versus o aspecto negativo potencial de um produto principal com má qualidade. •

Se o orçamento (custo) de seu projeto diminui, você poderá precisar de mais tempo porque você não poderá pagar por tantos recursos ou por recursos com a mesma eficiência. Se você não puder aumentar o prazo, você poderá precisar reduzir o escopo do projeto porque poucos recursos não poderão fazer todo o trabalho planejado no prazo que você tem.

Se você precisar diminuir o orçamento de um projeto, você poderá olhar para os graus de recursos materiais para os quais você tinha orçado. Por exemplo, você planejou rodar um filme em 35mm quando um filme mais barato de 16mm faria isso? Um material de grau inferior não é necessariamente um material de menor qualidade. Contanto que o grau do material seja apropriado para seu uso pretendido, ele ainda poderá ser de alta qualidade. Outro exemplo: fast food e comida gourmet são dois graus de restaurantes, mas você poderá encontrar exemplos de alta e baixa qualidade em cada um deles. Você deverá olhar também os custos dos recursos humanos e equipamentos que você planejou usar. Você pode contratar pessoas menos experientes por menos dinheiro para realizar tarefas mais simples? Reduzir custos do projeto pode levar a um produto principal de qualidade mais baixa. Como gerente de projeto, você deverá considerar (ou mais provavelmente, comunicar aos tomadores de decisão) os benefícios versus os riscos de reduzir custos. •

Se o escopo de seu projeto aumenta, você deverá precisar de mais prazo ou mais recursos (custo) para fazer o trabalho adicional. Se o escopo do projeto aumenta depois que o projeto começou, isso é chamado de crescimento desordenado do escopo. Mudar o escopo do projeto no meio do caminho através de um projeto não é necessariamente uma coisa ruim. Por exemplo, seu cliente pretendido poderá ter mudado e você precisará entregar um produto diferente para o novo cliente. Mudar o escopo do projeto é uma coisa ruim somente se o gerente de projeto não reconhece e não planeja para novos requisitos, isto é, quando outras restrições (custo, prazo) não forem devidamente examinadas e, se necessário, ajustadas.

Prazo, custo e escopo são três elementos essenciais de qualquer projeto. Para ser um gerente de projeto bem-sucedido, você terá que saber bastante a respeito de como todas as três restrições se aplicam em seu projeto. Você precisa de uma ferramenta para ajudar a gerenciá-las. Gerenciando seus projetos com Projeto A melhor ferramenta de gerenciamento de projeto no mundo nunca pode substituir o seu bom julgamento. Contudo, a ferramenta certa pode e deve ajudar você a alcançar o que se segue, olhando e sentindo outros programas de produtividade que você poderá usar com freqüência: •

Localizar todas as informações que conseguir sobre os requisitos de trabalho, duração e recursos para o seu projeto.

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Visualizar seu plano de projeto em formatos bem definidos e padrão.

Prefácio

XV

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Programar tarefas e recursos com consistência e eficiência.

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Trocar informações de projeto com as pessoas envolvidas através da Intranet ou Internet.

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Comunicar-se com os recursos e outras pessoas envolvidas, deixando o controle final nas mãos do gerente de projeto.

Conclusões Gerentes de projetos tradicionais de desktop podem selecionar o Microsoft Office Project 2003 Standard sem precisar investir em funcionalidade empresarial. Os clientes que quiserem funcionalidade empresarial verdadeira podem mudar para o Microsoft Office Project 2003 Professional e Microsoft Project Server 2003. Os membros de equipe que quiserem relatar seu progresso e colaborar em projetos precisam somente apontar seus browsers para o Microsoft Project Server para usar o Microsoft Project Web Access. Enriquecemos ainda o Microsoft Project com SharePoint Team Services, portanto, todos podem facilmente colaborar em qualquer documento, desenho ou relatório de despesa e relacioná-los aos projetos ou tarefas do mesmo site que eles estiverem usando para atualizarem seu progresso nesses projetos. Uma vez que o Microsoft Office Project 2003 está mais fácil de usar do que antes, os usuários acharão que eles poderão aproveitá-lo imediatamente. O fato de o Microsoft Office Project 2003 ser tão rico em funcionalidade fará com que os usuários encontrem muito mais maneiras de aproveitá-lo com o tempo de uso. Mas tempo é um commodity que a maioria de nós tem muito pouco – indiferentemente da maneira como o gerenciamos. É por isso que livros como este do Ricardo Viana Vargas podem ser tão importantes. Nele, você aprenderá mais sobre gerenciamento de projeto empresarial e como o Microsoft Office Project 2003 pode se tornar central na solução de gerenciamento de projeto empresarial – e tornar sua empresa mais produtiva, mais ágil, mais competitiva e mais rentável que antes. Bem-vindos ao mundo do gerenciamento de projeto empresarial – e ao mundo do Microsoft Office Project 2003. Giovanni Metzec General Manager Microsoft Office Project Microsoft Corporation

Novamente, é para mim uma alegria poder estar disponibilizando aos leitores este livro. É a quarta vez, desde a versão 98, que tenho publicado livros sobre o Microsoft Office Project, na minha visão um dos mais completos e versáteis softwares de gerenciamento de projetos do mundo, ideal para responder à crescente demanda por projetos nos mais variados setores de nossa sociedade. Como de praxe, adotei neste livro a mesma estrutura dos demais livros, propiciando um entendimento mais rápido e direto da ferramenta, da mesma forma com que foi feita a edição anterior. Portanto, diversos conceitos já apresentados em livros anteriores foram transcritos na íntegra para este livro. Para os usuários que já adotavam os livros anteriores como uma referência de trabalho, essa manutenção na estrutura permitirá que se utilize este novo livro também como referência, tornando essa transição um processo natural e intuitivo. Neste livro são abordadas as diferenças entre o Microsoft Office Project Standard e o Professional, bem como o Microsoft Office Project Server, o programa da Microsoft para o gerenciamento de projetos corporativos, constituindo-se em um servidor de projetos do departamento ou da empresa, seguindo a tendência mundial de escritórios de projetos no mundo e, conseqüentemente, no país. O Microsoft Office Project Server é considerado hoje a base da solução EPM (Enterprise Project Management) da Microsoft. Com o intuito de atender aos inúmeros pedidos para que as imagens fossem exibidas com melhor resolução, o livro passa a ter um novo formato, agora em maior escala, permitindo melhor leitura e visualização das imagens. Fruto, mais uma vez, do feedback recebido dos leitores. Sucesso a todos e boa leitura mais uma vez. Ricardo Viana Vargas

PARTE I. APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO OFFICE PROJECT 2003...........................................1 1. Introdução e Histórico do Produto .......................................................................................................................3 2. Especificações do Microsoft Office Project 2003................................................................................................8 3. Requisitos para a Instalação do Microsoft Office Project ................................................................................10 4. Instalação e Ativação do Microsoft Office Project 2003 ...................................................................................11 4.1 Instalação do Microsoft Office Project 2003...................................................................................................................... 11 4.2 Ativação do Microsoft Office Project 2003 ........................................................................................................................ 15

5. Iniciando o Programa ...........................................................................................................................................16 5.1 A Área de Trabalho do Microsoft Office Project................................................................................................................ 17

6. Operações Básicas do Microsoft Office Project ...............................................................................................19 6.1 Abrindo um Projeto Existente ........................................................................................................................................... 20 6.2 Salvando um Projeto ........................................................................................................................................................ 20 6.3 Auto-salvamento............................................................................................................................................................... 23 6.4 Excluindo um Projeto........................................................................................................................................................ 24

7. Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003 .......................................................................................26 7.1 Gráfico de Gantt ............................................................................................................................................................... 28 7.2 Diagrama de Rede............................................................................................................................................................ 29 7.3 Calendário ........................................................................................................................................................................ 29 7.4 Gantt de Controle ............................................................................................................................................................. 31 7.5 Planilha de Recursos........................................................................................................................................................ 32 7.6 Gráfico de Recursos ......................................................................................................................................................... 33 7.7 Uso da Tarefa ................................................................................................................................................................... 34 7.8 Uso do Recurso ................................................................................................................................................................ 35 7.9 Outros Modos de Exibição................................................................................................................................................ 35

8. As Tabelas do Microsoft Office Project 2003.....................................................................................................46 8.1 Tabelas de Tarefas........................................................................................................................................................... 47 8.2 Tabelas de Recursos........................................................................................................................................................ 49

9. Utilizando a Ajuda.................................................................................................................................................51 9.1 Ajuda do Microsoft Project................................................................................................................................................ 51 10. Utilizando a Ajuda Através de Smart Tags......................................................................................................................... 54

PARTE II. PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003...............................57

XX Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 1. Criando um Novo Projeto ....................................................................................................................................59 1.1 Criando um Novo Projeto a Partir de um Modelo ............................................................................................................. 60 1.2 Inserindo Informações do Projeto ..................................................................................................................................... 62

2. Criando um Novo Projeto Utilizando o Guia do Projeto ...................................................................................63 3. Trabalhando com Calendários ............................................................................................................................68 3.1 Criando um Novo Calendário............................................................................................................................................ 69 3.2 Editando Calendários ....................................................................................................................................................... 70 3.3 Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto ....................................................................................................... 72 3.4 Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso ................................................................................................... 72 3.5 Editando o Calendário Específico de um Recurso............................................................................................................ 73 3.6 Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa .................................................................................................... 74 3.7 Opções Avançadas para os Calendários.......................................................................................................................... 75

4. Criando Atividades em um Projeto .....................................................................................................................77 4.1 Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada ......................................................................................................... 77 4.2 Inserindo Atividades através de Formulários .................................................................................................................... 78 4.3 Inserindo Atividades Periódicas ou Recorrentes .............................................................................................................. 79 4.4 Dividindo uma Atividade ................................................................................................................................................... 80 4.5 Editando Dados e Atividades............................................................................................................................................ 80 4.6 Excluindo Atividades......................................................................................................................................................... 81 4.7 Movendo Atividades ......................................................................................................................................................... 82 4.8 Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle ............................................................................. 83

5. Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)..................................................................................85 5.1 Recuando Atividades........................................................................................................................................................ 85 5.2 Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos............................................................................................................... 87 5.3 Acúmulo de barras de Gantt em Atividades de Resumo .................................................................................................. 90 5.4 Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho .................................................................................................................. 91 5.4.1 Exibindo os Códigos da EDT ................................................................................................................................... 91 5.4.2 Personalizando os Códigos EDT ............................................................................................................................. 93 5.5 Assistente de Gráficos de EDT do Visio ........................................................................................................................... 96

6. Inserindo Durações para as Atividades do Projeto ........................................................................................102 6.1 Entrando com Durações ................................................................................................................................................. 102 6.2 Análise PERT para Estimativa de Durações................................................................................................................... 103 6.3 Trabalhando com Prazos Finais ..................................................................................................................................... 105

7. Inter-Relacionamentos entre as Atividades .....................................................................................................107 7.1 Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades ........................................................................................................ 108 7.1.1 Através do Gráfico de Gantt ................................................................................................................................... 108 7.1.2 Através da Tabela de Entrada................................................................................................................................ 108 7.1.3 Através do Formulário de Informações sobre a Tarefa .......................................................................................... 109 7.1.4 Através da Ferramenta Vincular Tarefas ............................................................................................................... 109 7.2 Alterando e Editando o Relacionamento entre as Atividades ......................................................................................... 111 7.3 Antecipações e Retardos nas Atividades (Latência)....................................................................................................... 113 7.4 Excluindo as Dependências............................................................................................................................................ 114

8. Determinação do Caminho Crítico....................................................................................................................115 8.1 Caminho Crítico Simples ................................................................................................................................................ 115 8.2 Caminhos Críticos Independentes.................................................................................................................................. 117

9. Recursos..............................................................................................................................................................119 9.1 Criando e Excluindo Recursos........................................................................................................................................ 119 9.2 Editando um Recurso ..................................................................................................................................................... 122 9.3 Atribuindo Custos aos Recursos..................................................................................................................................... 125 9.4 Inserindo Custos Diferenciados Através da Tabelas de Taxas de Recursos ................................................................. 126 9.5 Atribuindo um Recurso a uma Atividade......................................................................................................................... 128 9.5.1 Atribuindo Recursos de Trabalho........................................................................................................................... 128 9.5.2 Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade .................................................................................................. 130 9.5.3 Utilização das Opções da Lista de Recursos e dos Gráficos de Disponibilidade................................................... 131 9.6 Como o Microsoft Office Project Calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos .................. 133 9.6.4 Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas ..................................................... 136 9.7 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) .................................................................. 138

10. Solucionando Problemas de Alocação de Recursos....................................................................................141 10.1 Substituição de Recursos ............................................................................................................................................. 142

Sumário

XXI

10.2 Troca da Escala de Trabalho........................................................................................................................................ 143 10.3 Trabalho em Hora Extra................................................................................................................................................ 144 10.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos ................................................................................................................ 146 10.4.1 A Barra de Ferramentas Gerenciamento de Recursos ........................................................................................ 146 10.4.2 Definindo Restrições, Prioridades e Datas Limites para Atividades durante o Nivelamento................................ 147 10.4.3 Disponibilidade Variável de Recursos.................................................................................................................. 150 10.4.4 Nivelando ou Redistribuindo Recursos ................................................................................................................ 151 10.4.5 Limpando o Nivelamento Realizado..................................................................................................................... 153

11. Custos ................................................................................................................................................................154 11.1 Atribuindo Custos ao Projeto ........................................................................................................................................ 155

PARTE III. EXECUTANDO O CONTROLE COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003................................159 1. Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Office 1. Project 2003.........................................................................................................................................................161 2. Gravando, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto......................................................................165 2.1 Gravando a Linha de Base ............................................................................................................................................. 165 2.2 Copiando Linhas de Base............................................................................................................................................... 169 2.3 Limpando a Linha de Base ............................................................................................................................................. 170

3. Gravando e Limpando Planos Provisórios ......................................................................................................171 4. Acompanhando o Progresso das Atividades ..................................................................................................173 4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão .......................................................... 174 4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento .............................................. 174 4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tabela de Controle .................................................................... 175 4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades ....................................................................................... 176

5. Linhas de Andamento ........................................................................................................................................178 6. Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value) .......................................182 6.1 Terminologia para Orçamento, Custos Reais e Valor Agregado .................................................................................... 182 6.2 Terminologia para Variação de Custos e Prazos............................................................................................................ 183 6.3 Terminologia para os Índices de Desempenho............................................................................................................... 184 6.4 Terminologia para os Orçamentos e as Projeções ......................................................................................................... 185 6.5 Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado ................................................................................... 186 6.6 Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado.......................................................................................................... 188 6.7 Analisando os Dados de Escala de Tempo no Microsoft Office Excel............................................................................ 190

PARTE IV. MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO .........................................193 1. Formatação..........................................................................................................................................................195 1.1 Formatação de Fontes e Alinhamento............................................................................................................................ 195 1.2 Formatação de Linhas de Grade .................................................................................................................................... 196 1.3 Formatação de Escala de Tempo................................................................................................................................... 197 1.4 Formatação do Gráfico de Gantt .................................................................................................................................... 200 1.4.1 Formatação de Barras Individuais.......................................................................................................................... 200 1.4.2 Formatação do Estilo das Barras ........................................................................................................................... 201 1.4.3 Formatação do Layout do Gráfico de Gantt ........................................................................................................... 202 1.5 Formatação do Diagrama de Rede................................................................................................................................. 203 1.5.4 Formatação das Caixas no Diagrama de Rede ..................................................................................................... 203 1.5.5 Formatando o Layout do Diagrama de Rede ......................................................................................................... 207

2. Classificação .......................................................................................................................................................211 3. Filtros ...................................................................................................................................................................213 3.1 Filtros Predefinidos ......................................................................................................................................................... 213 3.1.1 Filtros de Atividades............................................................................................................................................... 213 3.1.2 Filtros de Recursos ................................................................................................................................................ 215 3.2 Aplicando um Filtro ......................................................................................................................................................... 216 3.3 Autofiltro.......................................................................................................................................................................... 218 3.4 Criando e Personalizando Filtros.................................................................................................................................... 220

4. Trabalhando com Grupos (Agrupamento) .......................................................................................................223 4.1 Agrupamentos Predefinidos............................................................................................................................................ 224

XXII Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4.1.1 Agrupamentos de Atividades ................................................................................................................................. 224 4.1.2 Agrupamentos de Recursos................................................................................................................................... 225 4.2 Aplicando um Agrupamento............................................................................................................................................ 225 4.3 Criando e Personalizando Agrupamentos ...................................................................................................................... 227

PARTE V. RELATÓRIOS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB.....................................................................231 1. Relatórios ............................................................................................................................................................233 1.1 Tipos de Relatórios......................................................................................................................................................... 233 1.2 Exibindo Relatórios......................................................................................................................................................... 236 1.3 Personalização de Relatórios ......................................................................................................................................... 237

2. Impressão ............................................................................................................................................................241 2.1 Configuração de Página ................................................................................................................................................. 241 2.2 Visualização de Impressão ............................................................................................................................................. 243 2.3 Impressão ....................................................................................................................................................................... 244

PARTE VI. MÚLTIPLOS PROJETOS, POOL DE RECURSOS E GERENCIAMENTO À DISTÂNCIA .................245 1. Múltiplos Projetos...............................................................................................................................................247 1.1 Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos.................................................................... 247 1.2 Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente ..................................................................... 249 1.3 Consolidando Projetos.................................................................................................................................................... 251 1.4 Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes............................................................................. 252 1.5 Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (mestre) ......................................................................... 254

2. Compartilhamento de Recursos (Pool) ............................................................................................................256 2.1 Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos...................................................................................................... 256 2.2 Criando um Pool de Recursos ........................................................................................................................................ 257 2.3 Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos.............................................................................................................. 258 2.4 Analisando Atribuições de um Pool de Recursos ........................................................................................................... 260

PARTE VII. TÓPICOS AVANÇADOS DO MICROSOFT OFFICE PROJECT ........................................................263 1. Exportação e Importação de Projetos ..............................................................................................................265 1.1 Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Office Project ........................................................................................ 265 1.2 Exportando Projetos ....................................................................................................................................................... 266 1.3 Importando Projetos ....................................................................................................................................................... 271 1.4 Importando um Projeto Baseado no Modelo para Importação do Microsoft Excel ......................................................... 273 1.5 Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados................................................................................................... 275

2. Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office ...................................278 2.1 Exportação de Imagem Gráfica ...................................................................................................................................... 278 2.2 Copiar Imagem para o Assistente do Office ................................................................................................................... 280

3. Macros .................................................................................................................................................................285 3.1 Gravando e Excluindo Macros........................................................................................................................................ 285 3.2 Executando uma Macro.................................................................................................................................................. 287 3.3 Editando Macros............................................................................................................................................................. 288

4. Assistente de Relatórios XML ...........................................................................................................................290 5. Personalização de Tabelas ................................................................................................................................294 6. Personalização de Modos de Exibição.............................................................................................................298 7. Campos Personalizados ....................................................................................................................................301 7.1 Tipos de Campos............................................................................................................................................................ 301 7.2 Criando e Excluindo um Campo Personalizado.............................................................................................................. 302 7.3 Lista de Valores em Campos Personalizados ................................................................................................................ 304 7.4 Fórmulas em Campos Numéricos .................................................................................................................................. 307 7.5 Indicadores Gráficos....................................................................................................................................................... 309 7.6 Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS, EAP ou EDT) ................................................................ 312

8. Cópia de Elementos e Personaizações entre Projetos Utilizando o Organizador e o Arquivo Global.mpt......318

Sumário

XXIII

PARTE VIII. RECURSOS DA EMPRESA E MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER .....................................321 1. Apresentação ......................................................................................................................................................323 2. Novidades da Solução EPM Microsoft .............................................................................................................325 3. Requisitos de Configuração para o Servidor do Microsoft Office Web Server ...........................................329 4. Requisitos para o Microsoft Office Project Web Access................................................................................330 5. Instalando o Microsoft Office Project Server...................................................................................................331 6. Preparando o Microsoft Office Project e o Projeto para Utilizar o Microsoft Office Project Server ..........343 6.1 Configurando o Projeto para Utilizar o Project Server .................................................................................................... 343 6.2 Adicionando Contas do Project Server ao Microsoft Office Project 2003 ....................................................................... 345

7. Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos ..............................................349 7.1 Salvando um Arquivo de Projeto no Servidor da Empresa (Banco de Dados) ............................................................... 349 7.2 Abrindo um Projeto da Empresa no Servidor a partir do Banco de Dados (Check-in/out).............................................. 351 7.3 Importando um Projeto para a Empresa através do Assistente de Importação .............................................................. 354 7.4 Projetos Administrativos ................................................................................................................................................. 359

8. Arquivo de Configuração Global da Empresa .................................................................................................361 8.1 Abrindo, Editando e Gravando o Modelo Global da Empresa ........................................................................................ 361 8.2 Backup e Restauração do Modelo Global da Empresa .................................................................................................. 363

9. Trabalhando com Campos Personalizados da Empresa................................................................................366 9.1 Criando um Campo Personalizado da Empresa............................................................................................................. 366 9.2 Campos de Valores Múltiplos dos Recursos da Empresa .............................................................................................. 368

10. Pool de Recursos da Empresa ........................................................................................................................372 10.1 Diferenciando Recursos Locais, Recursos da Empresa e Usuários do Microsoft Office Project Server ...................... 373 10.2 Criando e Editando o Pool de Recursos da Empresa................................................................................................... 373 10.3 Criando o Pool de Recursos da Empresa através do Assistente de Importação.......................................................... 376 10.4 Criando um Código da Estrutura de Recursos da Empresa ......................................................................................... 379 10.5 Inserindo o Código da Estrutura de Recursos da Empresa.......................................................................................... 382 10.6 Construindo um Time de Projeto a partir dos Recursos da Empresa ........................................................................... 385 10.7 Substituindo Recursos da Empresa.............................................................................................................................. 388 10.8 Substituindo Recursos em um Projeto Utilizando o Assistente de Substituição de Recursos ...................................... 390

PARTE IX. CONTROLANDO PROJETOS COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT WEB CLIENT E O PARTE IX. MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER .........................................................................................399 1. Apresentando o Microsoft Office Project Web Access ..................................................................................401 1.1 Efetuando Logon no Microsoft Office Project Web Access............................................................................................. 401 1.2 A tela do Microsoft Office Project Web Access............................................................................................................... 403

2. Publicando e Atualizando Informações no Microsoft Office Project Server ................................................413 2.1 Publicando um Projeto.................................................................................................................................................... 413 2.2 Solicitando e Atualizando Informações do Projeto.......................................................................................................... 414 2.3 Atualizando Informações do Projeto ............................................................................................................................... 415 2.4 Regras de Atualizações .................................................................................................................................................. 417 2.5 Criando uma Equipe no Project Web Access ................................................................................................................. 421 2.6 Editando e Corrigindo Dados Enviados por um Recurso................................................................................................ 422 2.7 Abrindo um Projeto no Project Professional a partir do Project Web Access ................................................................. 424 2.8 Abrindo o Project Web Access dentro do Project Professional....................................................................................... 425 2.9 Criando Atividades no Project Server ............................................................................................................................. 427 2.10 Criando uma Lista de Tarefas para uma Atividade do Projeto...................................................................................... 429 2.11 Delegando Atividades................................................................................................................................................... 433 2.12 Informando Atividades Administrativas em um Projeto................................................................................................. 436

3. Gerenciamento de Documentos........................................................................................................................439 3.1 Criando uma Biblioteca de Documentos......................................................................................................................... 440 3.2 Editando e Excluindo uma Biblioteca de Documentos.................................................................................................... 442 3.3 Exibindo, Acessando e Criando Documentos em uma Biblioteca .................................................................................. 443 3.4 Carregando Documentos para a Biblioteca .................................................................................................................... 446 3.5 Localizando Arquivos na Biblioteca ................................................................................................................................ 447

XXIV Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3.6 Vinculando Documentos a Atividades do Projeto ........................................................................................................... 448 3.7 Check-in e Check-out de Documentos ........................................................................................................................... 450

4. Gerenciamento de Questões .............................................................................................................................452 4.1 Criando uma Questão..................................................................................................................................................... 452 4.2 Estabelecendo uma Discussão sobre uma Questão ...................................................................................................... 454 4.3 Exibindo e Localizando Questões................................................................................................................................... 456 4.4 Exportando Questões para o Microsoft Excel................................................................................................................. 458 4.5 Vinculando Questões...................................................................................................................................................... 460

5. Gerenciamento de Riscos..................................................................................................................................462 5.1 Cadastrando um Risco ................................................................................................................................................... 463 5.2 Exibindo e Editando um Risco ........................................................................................................................................ 465 5.3 Exibindo e Localizando Riscos ....................................................................................................................................... 467 5.4 Exportando Riscos para o Microsoft Excel ..................................................................................................................... 468 5.5 Vinculando Riscos .......................................................................................................................................................... 470

6. Relatório de Status do Projeto ..........................................................................................................................472 7. Alertas por e-mail................................................................................................................................................477 7.1 Alertas para Tarefas ....................................................................................................................................................... 477 7.2 Alertas para meus Relatórios de Status ......................................................................................................................... 479 7.3 Alertas para meus Recursos nos Relatórios de Status................................................................................................... 481 7.4 Alertas para Questões .................................................................................................................................................... 482 7.5 Alertas para Riscos......................................................................................................................................................... 484 7.6 Alertas para Documentos de uma Biblioteca .................................................................................................................. 486

8. Integração com o Microsoft Outlook ................................................................................................................488 8.1 Instalando o Suplemento para a Integração com o Microsoft Outlook............................................................................ 488 8.2 Configurando as Opções de Integração no Microsoft Outlook........................................................................................ 491 8.3 Importando Novas Atribuições para o Microsoft Outlook................................................................................................ 493 8.4 Atualizando informações do Microsoft Outlook para o Project Web Access................................................................... 496

9. Analisador de Portfólio ......................................................................................................................................497 10. Exportação e Impressão no Project Web Access Project ............................................................................504 10.1 Exportação para o Microsoft Excel ............................................................................................................................... 504 10.2 Impressão ..................................................................................................................................................................... 506

11. Central de Administração do Microsoft Office Project Server.....................................................................509 11.1 Gerenciamento de Usuários ......................................................................................................................................... 510 11.1.1 Criando e Editando Contas de Usuários .............................................................................................................. 510 11.1.2 Desativando Usuários .......................................................................................................................................... 515 11.1.3 Excluindo um Usuário .......................................................................................................................................... 516 11.1.4 Mesclando Usuários............................................................................................................................................. 517 11.2 Gerenciamento de Grupos............................................................................................................................................ 518 11.3 Gerenciamento da Segurança ...................................................................................................................................... 520 11.3.5 Categorias............................................................................................................................................................ 521 11.3.6 Modelos de Segurança ........................................................................................................................................ 524 11.3.7 Autenticação de Usuário ...................................................................................................................................... 526 11.4 Gerenciamento dos Modos de Exibição ....................................................................................................................... 527 11.4.8 Criando, Modificando ou Excluindo um Modo de Exibição .................................................................................. 528 11.5 Configuração do Servidor ............................................................................................................................................. 532 11.6 Gerenciando as Funcionalidades da Empresa ............................................................................................................. 534 11.6.1 Check-in Manual de Projetos ............................................................................................................................... 534 11.6.2 Check-in Manual de Recursos ............................................................................................................................. 535 11.6.3 Check-in de Projetos pelo Gerente de Projetos ................................................................................................... 536 11.6.4 Versões ................................................................................................................................................................ 538 11.7 Personalizando o Microsoft Office Project Web Access ............................................................................................... 539 11.7.1 Configurações de Controle................................................................................................................................... 539 11.7.2 Formatos do Gráfico de Gantt ................................................................................... Erro! Indicador não definido. 11.7.3 Formatos de Agrupamento................................................................................................................................... 542 11.7.4 Outras Personalizações ....................................................................................................................................... 543

12. Limpando o Banco de Dados do Microsoft Office Project Server...............................................................544 Índice Remissivo.....................................................................................................................................................547 Sobre o CD ..............................................................................................................................................................550

1

1 O Microsoft Office Project é considerado, hoje, a principal ferramenta de gerenciamento de projetos disponível no mercado. Sua versatilidade, facilidade de utilização e interface tornam o Microsoft Office Project, desde sua criação, um líder de vendas em sua categoria. Cobrindo todas as fases do projeto, permite tanto o planejamento quanto o acompanhamento da sua execução, além de gerenciar equipes e materiais, de usar a Internet como ferramenta de comunicação, de ter poderosos mecanismos de controle de custo e de valor agregado, associados ao Microsoft Excel, e de se integrar perfeitamente com o novo Office System, incluindo tarefas e calendário do Outlook, exportação/importação do Access, etc. Além dessas características, quando associado ao Microsoft Office Project Server, permite compor uma solução corporativa de gerenciamento de projetos, incluindo gerenciamento a distância, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de documentos e pendências.

Figura 1.1 – Nova família Microsoft Office Project 2003

O Microsoft Office Project 2003 é composto de ofertas que tem como objetivo assegurar suas necessidades de negócios. De acordo com a situação, o Microsoft Office Project Standard 2003 ou o Microsoft Office Enterprise Project Management Solution pode ajudar o gerente de projetos e o time no seu trabalho. Microsoft Office Project Standard 2003. Permite gerenciar cronogramas e recursos, gerar relatórios, acompanhar o progresso do projeto e usufruir de todas as características diretas inerentes ao planejamento do projeto. Destinado ao trabalho isolado, sem necessidade de coordenação do mesmo projeto entre diferentes pessoas. Não permite a utilização web nem a utilização da central de recursos (repositório centralizado de recursos).

3

4 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.2 – Microsoft Office Project 2003 Standard

Solução Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Solução que permite integrar as tecnologias cliente, servidor e web para permitir que a organização gerencie o seu portfólio de projetos, estabelecendo os padrões e melhores práticas, definidos por uma metodologia de escritório de projetos estabelecida, permitindo o gerenciamento centralizado de recursos, onde disponibilidade e perfil técnico profissional são considerados, permitindo a comunicação efetiva dentro do time de projeto e entre os times. A solução EPM permite integrar a solução com a linha de negócios da empresa. A solução EPM é consituída dos seguintes produtos e tecnologias Office Project 2003: Microsoft Office Project Professional 2003 é o produto similar ao Project Standard 2003, porém com habilidade de integrar com a solução EPM e se conectar com o Microsoft Office Project Server.

Figura 1.3 – Microsoft Office Project 2003 Professional

Microsoft Office Project Server 2003 é o servidor que suporta a solução EPM, permitindo que a organização centralize e padronize as informações de projetos e recursos. O Project Professional e o Project Web Access são utilizados para conectar e interagir com os dados armazenados no servidor. O Microsoft Office Project Server se integra com o Microsoft® Windows® SharePoint™ Services para os serviços de colaboração e gerenciamento de documentos. Para instalar o Project Server, é necessário o Microsoft® Windows Server™ 2003.

Figura 1.4 – Microsoft Office Project 2003 Server

Microsoft Office Project Web Access é o portal Web da solução EPM, provendo os membros do time com o acesso em tempo real as informações armazenadas no Project Server.

Figura 1.5 – Microsoft Office Project 2003 Web Access

A tabela a seguir mostra as principais diferenças entre o Microsoft Project 2000 e o Microsoft Office Project 2003 Standard.

Introdução e Histórico do Produto

Característica

Project 2000

Project Std 2003

Interface Intuitiva com o Microsoft Office

X

X

Importação de dados do Microsoft Excel e Outlook na criação de um plano de projeto

X

X

Integração com o Microsoft Office

Smart Tags com sugestões baseadas em contexto

X

Assistente de apresentações que permite a transferência direta de dados para o Microsoft PowerPoint, Word e Visio.

X

Recursos de cópia de imagem para o Assistente do Office exibir facilmente dados do projeto como uma figura estática em outros aplicativos do Microsoft Office System

X

Criação automática de WBS (Estrutura Analítica do Projeto) através do Microsoft Visio.

X

Help On Line através da internet

X

Ferramentas de Planejamento e Controle Gráficos de Gantt, calendários, diagramas de rede e planilhas de tarefas

X

X

Modelos adicionais de projetos

X

Guia de Projeto que permite o acompanhamento passo a passo do projeto

X

Múltiplas linhas de base (11 diferentes estimativas)

X

Suplementos COM instalados, anteriormente implantados via download, agora instalados automaticamente com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003, tais como o Assistente de WBS do Visio, assistente de Relatórios XML, comparar versões de projetos, conversor de Euro e utilitário de Atualização de Banco de Dados

X

Bloqueio de informações da linha de base que permite especificar quem pode ou não salvar uma linha de base no Project Professional 2003.

X (somente no Professional com EPM Instalado)

Relatórios e Compartilhamento de Informações Lista de valores disponibilizada nos filtros em campos de projeto

X

Assistente de impressão permite imprimir o modo de exibição como um relatório

X

Assistente de Relatórios XML (Extensive markup Language)

X

5

6 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Característica Compartilhamento de informações do projeto através da solução EPM

Project 2000

Project Std 2003 X (somente no Professional)

Gerenciamento de Recursos Gráfico de disponibilidade de recursos

X

Importação de informações de recursos através do Microsoft Active Directory (AD) ou lista de endereços do Microsoft Exchange

X

Mecanismo de alocação “proposta” que permite um gerenciamento menos rígido da alocação do recurso em um projeto

X

Campos com várias qualificações de recursos para incluir conjuntos adicionais de qualificações de recursos para manter o inventário de qualificações dos recursos da empresa no recurso.

X (somente no Professional)

Figura 1.6 – Quadro comparativo das versões do Microsoft Project 2000 e Microsoft Office Project 2003

Desde seu surgimento em 1990, o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano, absorvendo os mais diversos mercados e aplicações. Uma das principais características do sucesso do Microsoft Office Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e de fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros. Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Office Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos. Para se entender melhor onde o uso do software se enquadra dentro da metodologia de gerenciamento de projetos, é preciso que sejam recordados os conceitos das fases do projeto. Um projeto pode ser dividido em cinco fases: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização, conforme evidenciado a seguir.

7

Fase de Finalização

Fase de Execução

Fase de Planejamento

Fase de Iniciação

Esforço

Introdução e Histórico do Produto

Fase de Controle Tempo Figura 1.7 – O ciclo de vida do projeto subdividido em fases características

Dentro desse ciclo de projeto, o Microsoft Office Project é adotado basicamente durante as fases de planejamento e controle do projeto.

Fase de Iniciação

Fase de Planejamento (MS Office Project 2003)

Fase de Execução

Fase de Controle (MS Office Project 2003)

Fase de Finalização Figura 1.8 – Fases do fluxograma do projeto e utilização do Microsoft Office Project 2003

2 Os seguintes limites e especificações precisam ser respeitados quando se executa o Microsoft Office Project em Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows Millennium Edition (Me) ou Windows XP, embora os limites e o desempenho reais dependam, basicamente, da configuração do seu computador. Pode ser que erros de insuficiência de memória ocorram antes de os limites listados serem atingidos. Atributo Tarefas por arquivo de projeto

Máximo 1 milhão

Recursos por projeto

1 milhão

Unidades de recurso por atribuição

60.000.000 de unidades ou 6.000.000.000%

Datas de disponibilidade de recurso

100

Dependências entre tarefas por arquivo de projeto

não há limite

Predecessoras por tarefa

não há limite

Sucessoras por tarefa

não há limite

Níveis da estrutura de tópicos por projeto

65.535

Projetos consolidados

998

Arquivos de projeto abertos por projeto consolidado

998

Arquivos do participante do compartilhamento conectados a um pool de recursos

999 (isto é, o número máximo de arquivos de projeto abertos menos 1 para o próprio pool de recursos)

Janelas abertas

50

Calendários base

ilimitado

Exceções de calendário por calendário

1.400

Tarefas imprimíveis no calendário mensal

4.000

Tabelas de taxas para dar suporte a diferentes escalas e taxas de pagamento

5 por recurso

Taxas variáveis por tabela de taxas para dar suporte a aumentos e diminuições de taxa

25

8

Especificações do Microsoft Office Project 2003 Valor máximo de custo em um campo de moeda

999.999.999.999,99

Valor máximo de trabalho

1.666.666.667 horas

Valores máximos do trabalho de atribuições para Atribuições de trabalho

999.999.999 minutos

Atribuições de material variáveis

999.999.999 unidades

Atribuições de material fixas

60.000.000 unidades

Porcentagem do intervalo de ajuste da escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página

5 linhas

Texto do rodapé de página

3 linhas

Texto da legenda de página

3 linhas

Largura da caixa de texto da legenda de página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro

40

Testes de filtro por AutoFiltro

2 por coluna

Data mais antiga permitida para cálculo

1º de janeiro de 1984

Data mais avançada permitida para cálculo

31 de dezembro de 2049

Número máximo de seleções não contíguas em um modo de exibição de planilha

9

Linhas de base

11

Caracteres em campo de texto

255

Caracteres em campo de código da estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em campo Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)

255 valores, cada um com 255 caracteres

Dígitos em um campo de número

999.999.999.999,99

9

3 Para instalar o Microsoft Office Project Professional, o computador deve atender às seguintes condições: •

PC com processador Pentium de 233 MHz ou superior. Recomenda-se Petium III.

•

Sistema operacional Microsoft Windows® 2000 com Service Pack 3 ou posterior, ou Microsoft Windows XP ou posterior.

•

128 MB RAM ou superior recomendados.

•

140 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido pode variar dependendo da configuração; as escolhas feitas durante a instalação personalizada podem requerer mais ou menos em disco).

•

Monitor Super VGA (800 x 600) ou de resolução superior.

•

Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou posterior, Microsoft Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou posterior, ou Microsoft Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou posterior. Para obter melhor desempenho, use o Internet Explorer 6.0.

Alguns itens podem ser necessários para a utilização de recursos específicos: •

Microsoft SQL Server™ 2000 com Service Pack 3 ou posterior, ou Oracle 8.0.5, Oracle 8i, Oracle 9.2 ou posterior, necessário para projetos armazenados em bancos de dados.

•

Recursos da Internet exigem acesso de banda larga ou dial-up à Internet, que é fornecido separadamente.

•

Sistema de e-mail compatível com MAPI e rede compatível com Windows necessários para recursos de e-mail.

Os requisitos de disco rígido e de memória referem-se a uma instalação padrão. Os requisitos poderão variar de acordo com a configuração de sua máquina e das opções que forem instaladas.

10

4 4.1 Instalação do Microsoft Office Project 2003 A instalação do Microsoft Office Project é simples e fácil, seguindo os parâmetros estabelecidos para os programas desenvolvidos para a plataforma Microsoft, de acordo com os seguintes procedimentos: 1. feche todos os programas abertos na memória; 2. insira o CD/DVD contendo o Microsoft Office Project 2003 e aguarde o início da instalação;

Figura 4.1 – Tela prepando a instalação do Office Project

11

12 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. insira a chave do produto. A chave acompanha o CD do produto e tem como objetivo evitar a instalação sem licenciamento devido do software (pirataria). Clique em Avançar.

Figura 4.2 – Inserindo a chave do produto

4. Digite os dados do usuário e clique em Avançar.

Figura 4.3 – Tela de Informações do usuário (cliente)

Instalação e Ativação do Microsoft Office Project 2003

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5. Leia com atenção o Contrato de Licença de Usuário Final do Microsoft Office Project 2003 e, caso deseje continuar a instalação, clique em Aceito os Termos do Contrato de Licença e clique em Avançar.

Figura 4.4 – Tela de Contrato de Licença de Usuário Final

6. Escolha o tipo de instalação do Microsoft Office Project. A maioria dos usuários utiliza a opção Instalação Típica como opção padrão de instalação. Acesse Instalação Completa para instalar todos os recursos do programa. Acesse Instalação Mínima se desejar realizar a instalação apenas dos recursos básicos indispensáveis do ambiente. Acesse Instalação Personalizada se desejar alterar algum parâmetro padrão da instalação. Clique em Avançar.

14 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 4.5 – Opções de instalação do Microsoft Office Project 2003

Dica – O Microsoft Office Project consome cerca de 145MB de espaço em disco para a instalação típica e 211MB para a instalação completa.

7. Reveja as informações da instalação e clique em Instalar.

Figura 4.6 – Resumo das informações da instalação do Office Project.

Instalação e Ativação do Microsoft Office Project 2003

15

8. Aguarde até o término da instalação. 9. Assim que for concluída a instalação, verifique na web se existem atualizações e downloads adicionais do produto. Clique em Concluir.

Figura 4.7 – Tela de finalização da instalação

4.2 Ativação do Microsoft Office Project 2003 A Ativação do Produto Microsoft é uma tecnologia anti-pirataria, projetada para verificar se os produtos de software foram legitimamente licenciados. É rápida, simples, não invasiva e ajuda a proteger a privacidade do cliente. A ativação do produto faz a verificação da chave do produto referente ao programa de software. É essa chave que se deve usar para instalar o produto e ela só deve ser utilizada nos computadores pessoais previstos na licença do software. É possível usar um assistente de ativação de produto que permita a você fornecer à Microsoft a sua ID de produto (derivada da chave do produto de instalação), tanto por meio de transferência criptografada via Internet quanto por telefone. Uma resposta (confirmação) é enviada para sua máquina para ativar o produto. Os dados de ativação fornecidos pela Microsoft estão armazenados em um recurso seguro. Antes de ativar o Project, pode ser conveniente executá-lo por um período limitado. O Project será executado no Modo de Funcionalidade Reduzido quando esse período terminar. No Modo de Funcionalidade Reduzido, não é possível salvar modificações em documentos nem criar um novo documento, e outras funcionalidades poderão ser reduzidas. Nenhum arquivo existente no Project será danificado durante e após o processo de ativação. Dica – O CD de avaliação deste livro contém cópia de avaliação do Microsoft Office Project 2003 Standard e Professional. Nessas cópias não é necessária a ativação.

5 Ao ser instalado, o Microsoft Office Project é inserido na barra de tarefas do Windows e acionado através do botão Iniciar – Programas – Microsoft Office Project (Start – All Programs – Microsoft Office Project).

Figura 5.1 – Caminho de acesso ao Microsoft Office Project 2003 utilizando o Windows XP

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Iniciando o Programa

17

Figura 5.2 – Carregamento do Microsoft Office Project 2003

5.1 A Área de Trabalho do Microsoft Office Project A tela principal do Microsoft Office Project é mostrada a seguir.

Figura 5.3 – Área de trabalho do Microsoft Office Project 2003

A área de trabalho do Microsoft Office Project é similar à dos programas da família Office. Além da barra de menu e ferramentas, ela se divide em três partes distintas, a saber:

18 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

Barra de modos – É exibida no lado esquerdo da tela do Microsoft Office Project e fornece uma maneira prática de alterar os modos de exibição, através dos ícones da Barra de modos.

Dica – A Barra de modos pode ser exibida e ocultada através do menu Exibir – Barra de modos.

•

Painel de Tarefas – Contém opções para abrir um projeto existente ou iniciar um novo, bem como detalhes da ajuda do Microsoft Office Project.

Dica – Para exibir, ou não, o Painel de Tarefas de modo automático acesse Ferramentas – Opções – Geral e selecione Mostrar o Painel de Tarefas ao Iniciar.

•

Tabelas – Fornecem informações em linhas e colunas sobre o projeto. Cada linha exibe informações sobre uma tarefa ou recurso diferente e cada coluna apresenta informações diferentes sobre a tarefa ou o recurso. Cada tabela controla um grupo de colunas.

•

Gráfico de Gantt – É a área gráfica situada no lado direito da área de trabalho. Permite exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e término em uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as atividades do projeto estão agendadas para ocorrer. É a visualização padrão do Microsoft Office Project, que, no entanto, pode ser alterada e personalizada, conforme será apresentado nos próximos capítulos.

•

Barras de Rolagem – Em modos de exibição que associam mais de um elemento na tela, tais como o Gráfico de Gantt (reúne uma tabela e um gráfico), a barra de rolagem horizontal se divide em duas barras, uma para a tabela e outra para o gráfico, além de conter uma barra vertical para que se possa navegar nas linhas do projeto.

Dica – Caso deseje alterar de maneira permanente a área de trabalho padrão acesse Ferramentas – Opções – Modo de Exibição e escolha outro modo de Exibição Padrão.

6 Todas as operações básicas do Microsoft Office Project são realizadas exatamente da mesma forma que os outros produtos da família Microsoft Office. O acesso a essas operações pode ser realizado de duas formas: através do menu Arquivo ou através da barra de ferramentas.

Figura 6.1 – Menu Arquivo

Figura 6.2 – Barra de Ferramentas Padrão

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20 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

6.1 Abrindo um Projeto Existente Para abrir um projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Abrir;

Figura 6.3 – Abrir arquivo

2. na parte esquerda do quadro, clique no atalho para o diretório onde o arquivo está ou selecione a pasta onde se encontra o arquivo na caixa Examinar ; 3. clique no arquivo do projeto que será aberto e pressione Abrir. Dica – Caso seja necessário abrir um arquivo de outro formato, escolha o tipo do arquivo na caixa Arquivos do tipo.

6.2 Salvando um Projeto Para salvar um projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Salvar;

Operações Básicas do Microsoft Office Project

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Figura 6.4 – Salvar arquivo

1. digite o nome do projeto (até 256 caracteres); 2. escolha a pasta onde seu projeto será arquivado; 3. pressione Salvar. Dica – Para salvar um projeto que servirá como modelo para outros projetos, escolha Modelo no campo Salvar como tipo. No quadro Salvar como modelo, escolha, se deseja eliminar, ou não, os valores de linha de base existentes, as taxas de recursos ou os custos fixos.

Para proteger o projeto com senha, clique em Ferramentas – Opções Gerais na tela Salvar Arquivo.

Figura 6.5 – Opções de gravação e proteção de arquivo

22 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Existem dois tipos de senha: •

Senha de proteção – Utilizada para assegurar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao projeto. Somente o usuário que tem a senha de proteção pode acessar o projeto, sem ter como processar alterações nele.

•

Senha de gravação – Utilizada para evitar que pessoas não autorizadas possam fazer gravações do projeto. O usuário que tem a senha de gravação pode acessar e gravar o projeto.

Dica – Se a senha de proteção for igual à senha de gravação, ao digitá-la, o usuário terá acesso completo ao projeto.

Existe uma série de opções relativas ao processo de gravação dos arquivos do projeto: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. acesse a guia Salvar; 3. determine o formato padrão no qual os arquivos serão salvos no campo Salvar Arquivo do Microsoft Office Project como;

Figura 6.6 – Tela Opções – Salvar

Operações Básicas do Microsoft Office Project

23

4. na região Locais dos arquivos, selecione o tipo de arquivo cujo diretório se deseja modificar e clique em Modificar; 5. escolha o novo caminho padrão de gravação e clique em OK; 6. determine se o Microsoft Office Project salvará automaticamente o arquivo no campo Autosalvamento; 7. defina, no campo Opções de Salvamento do banco de dados para, se o arquivo, ao ser gravado no formato de banco de dados, salvará dados divididos em fases em um formato legível ou em formato binário. Ao marcar essa caixa de seleção, é possível ver o conteúdo desses campos no banco de dados. Ao desmarcar essa caixa de seleção, o Microsoft Office Project gravará os dados divididos em fases em um banco de dados no formato binário, o que permite leitura e gravação mais rápidas dos dados; 8. clique em OK novamente para fechar a caixa Opções. Novo – O Microsoft Office Project 2003 permite que um projeto do Project 2003 possa ser aberto na versão 2000 ou 2002, modificado e novamente retornado para a versão 2003. No entanto, os novos campos não serão visíveis no Project 2000, apesar de não serem perdidos no caminho de volta para o Project 2003.

6.3 Auto-salvamento O Microsoft Office Project 2003 também permite que se possa salvar automaticamente um arquivo de projeto em intervalos predefinidos. Essa opção pode ser configurada para salvar somente o projeto ativo ou salvar todos os arquivos de projeto abertos, bem como pode configurar se existirá algum tipo de confirmação antes do Autosalvamento. Para configurar as opções de Auto-salvamento, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. acesse a guia Salvar; 3. na região Auto-salvamento, selecione a caixa Salvar a cada e escolha o tempo entre os salvamentos; 4. determine se essa regra de salvamento valerá apenas para o projeto ativo ou para todos os arquivos de projetos abertos; 5. selecione a caixa Confirmar antes de salvar se desejar receber uma confirmação antes de cada Auto-salvamento; 6. clique em OK.

Figura 6.7 – Tela Opções – Salvar com destaque para opções Auto-salvamento

24 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

6.4 Excluindo um Projeto Para excluir um projeto, 1. acesse o menu Arquivo – Fechar para se assegurar de que o arquivo a ser excluído não está na memória do computador; 2. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Abrir;

3. clique no nome do arquivo a ser excluído com o botão direito do mouse e escolha Excluir ou clique no nome do arquivo e aperte a tecla Delete no teclado;

Figura 6.8 – Excluindo um projeto

4. confirme a exclusão, clicando em Sim. Ao excluir um arquivo, o Windows coloca-o em uma área conhecida como Lixeira (Recycle Bin) na área de trabalho do Windows.

Operações Básicas do Microsoft Office Project

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Figura 6.9 – Lixeira do Windows

Dica – O usuário pode excluir um arquivo sem passar pela lixeira ao manter pressionada a tecla Shift enquanto pressiona a tecla Delete no passo 3 anteriormente mencionado. Para recuperar o arquivo enviado para a Lixeira, 1. abra a Lixeira clicando sobre o ícone da Lixeira; 2. selecione o arquivo a ser recuperado; 3. clique no arquivo com o botão direito e selecione Restaurar (Restore).

Figura 6.10 – Recuperando o arquivo teste enviado indevidamente para a Lixeira

7 O Microsoft Office Project é capaz de armazenar uma grande quantidade de informações que, muitas vezes, podem até prejudicar o entendimento do projeto. Para isso, o Microsoft Office Project utiliza vários modos de exibição. Um modo de exibição mostra informações diretamente relacionadas em um formato lógico e de fácil leitura, possibilitando que o usuário veja e compreenda rapidamente a posição exata de um aspecto específico do projeto. Por exemplo, um modo de exibição de gráfico de barras de alocação de recursos mostra os recursos que estão alocados acima de sua capacidade estabelecida. Ao trabalhar com o Microsoft Office Project, sempre se utilizará um modo de exibição. A maioria dos modos de exibição permite ver, inserir e editar informações. Os modos de exibição podem ser facilmente personalizáveis (a personalização de modos de exibição será discutida posteriormente neste livro). Os modos de exibição podem ser selecionados através da Barra de modos, apresentada a seguir. Dica – Outras formas de se selecionarem os modos de exibição são acessar o menu Exibir ou clicar o botão direito sobre a Barra de modos.

Importante – A personalização, a criação e a exclusão de modos de exibição serão discutidas posteriormente.

Os principais modos de Exibição estão listados a seguir.

26

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

Figura 7.1 – Barra de modos

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28 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

7.1 Gráfico de Gantt Principal modo de exibição dividido em uma planilha de entrada e um gráfico de barras ao longo do tempo. É a visualização padrão do Microsoft Office Project.

Figura 7.2 – Gráfico de Gantt

Dica – O Gráfico de Gantt pode ser facilmente personalizado através da ferramenta Assistente do Gráfico de Gantt . O assistente é simples e fácil, criando soluções para acompanhamento ou um Gráfico de Gantt de alto poder visual.

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

29

7.2 Diagrama de Rede Representa a rede de inter-relacinamentos do projeto, evidenciando as predecessoras e as sucessoras imediatas de uma atividade. Normalmente não é utilizada para a edição de dados, embora tenha essa capacidade. Identificado como Gráfico PERT até a versão Project 98, esse modo de exibição permite aos usuários personalizarem diagramas de rede, com opções de filtro e layout, além de mecanismos de agrupamentos, que permitem a visualização da rede em grupos de caixas que tenham uma determinada característica em comum.

Figura 7.3 – Diagrama de Rede

Dica – O tamanho e o conteúdo das caixas do gráfico de PERT podem ser personalizados através do menu Formatar – Estilos de Caixa, como será apresentado posteriormente.

7.3 Calendário Exibe a agenda do projeto no formato de calendário, com as atividades mostradas como barras, abrangendo os dias e as semanas em que cada atividade está agendada. É um modo de exibição muito aplicável para projetos pequenos, porém apresenta várias limitações ao ser utilizado em projetos maiores. Seu limite de exibição é de 4000 tarefas por calendário, e, no caso de tarefas ocorrendo simultaneamente, somente as primeiras serão exibidas na forma gráfica do calendário. As demais serão exibidas em uma tela específica ou na folha seguinte, quando impresso o calendário. Toda vez que esse limite irá aparecer. Dê um clique duplo para acessar a listagem de todas as tafor suplantado, a indicação refas daquele dia, inclusive as não exibidas.

30 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.4 – Calendário

Figura 7.5 – Atividades que excedem o calendário em listagem adequada (todas as atividades não marcadas com um 9) não estão sendo exibidas graficamente no Calendário

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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7.4 Gantt de Controle É o Gráfico de Gantt previamente configurado e preparado para apoiar ou acompanhar e controlar a execução das atividades. Apresenta percentuais de conclusão e barras relativas à linha de base (baseline). Essa visualização será utilizada no capítulo de acompanhamento de projetos.

Figura 7.6 – Gantt de controle exibindo na parte inferior da barra a linha de base e na parte superior o dado real da atividade, evidenciando quando existe uma diferença entre o previsto e o real

32 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

7.5 Planilha de Recursos Utilizada para analisar, adicionar ou editar dados sobre recursos. Pode exibir diversas informações para cada recurso, tais como dados básicos, custos, trabalho, uso, dentre outros, a partir da escolha da tabela específica.

Figura 7.7 – Planilha de recursos

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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7.6 Gráfico de Recursos Apresenta uma análise gráfica dos recursos, não incluídos aqui os materiais, avaliando se eles estão alocados acima de sua capacidade disponível, a que capacidade estão trabalhando e quanto custam. Esse modo de exibição mostra, em um gráfico de escala de tempo, informações sobre os recursos no projeto baseadas na categoria que foi selecionada.

Figura 7.8 – Gráfico de recursos evidenciando os recursos alocados

Dica – Utilize as setas de direção do teclado (ÍÏÎÐ) para visualizar os outros recursos utilizados no projeto.

34 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

7.7 Uso da Tarefa Apresenta informações consolidadas sobre os recursos alocados nas tarefas. Permite visualizar o período em que os recursos estão trabalhando em uma atividade, facilitando a tomada de decisões no que diz respeito a alocação de recursos. Por exemplo, uma atividade agendada para levar uma semana para ser concluída requer 16 horas de trabalho para o recurso. Esse modo de exibição mostra como essas 16 horas de trabalho estão distribuídas no tempo.

Figura 7.9 – Uso da tarefa

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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7.8 Uso do Recurso Modo de exibição similar ao Uso da Tarefa, porém apresenta as informações sobre cada recurso e em quais tarefas ele está alocado. É o oposto do modo de exibição Uso da Tarefa. Esse modo de exibição é uma ferramenta de gerenciamento valiosa para o controle da alocação do custo e trabalho do recurso, visualizando a mudança do custo ao longo do tempo através de planilhas. Por exemplo, se um determinado recurso estiver agendado para trabalhar em uma tarefa por 10 horas e, em outra, por 20, o uso do recurso permite ajustar quando essas 30 horas ocorrerão durante o projeto, de modo a evitar conflitos de agendamento.

Figura 7.10 – Uso do recurso

7.9 Outros Modos de Exibição Outros modos de exibição podem ser aplicados a partir do menu Exibir – Mais modos de exibição ou através do botão Mais modos de exibição na Barra de Modos.

Figura 7.11 – Botão Mais modos de exibição da Barra de modos

O Microsoft Office Project 2003 tem diversos modos de exibição predefinidos (incluindo os 3 modos da análise PERT), com apenas os oito mais utilizados (apresentados anteriormente) destacados na barra de modos.

36 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.12 – Mais modos de exibição

Os outros modos de exibição ainda não mencionados estão brevemente descritos a seguir. Acúmulo de Barras de Tarefas – Em projetos grandes, é possível ter várias subtarefas agrupadas sob tarefas de resumo para ajudar o usuário a organizar melhor seu projeto. O modo de exibição Acúmulo de barras de tarefas exibe as subtarefas acumuladas e sobrepostas como barras na parte superior das respectivas tarefas de resumo. Para utilizar esse modo de exibição, é preciso selecionar as atividades que se deseja agrupar no resumo e clicar em Informações da Tarefa ( trando a barra de atividade na fase.

). Na Guia Geral, escolha Mos-

Figura 7.13 – Mostrando a barra de atividade na fase no quadro Informações sobre a tarefa

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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Figura 7.14 – Acúmulo de Barras de Tarefas

Esse acúmulo também é possível através do modo de exibição Gráfico de Gantt, acessando o menu Formatar – Layout e marcando as opções Sempre acumular barras de Gantt e Ocultar barras de acúmulo quando o resumo expandir.

Figura 7.15 – Definindo as opções de acúmulo de barras na tarefa resumo.

Acúmulo de Datas de Etapas – Em projetos grandes, é possível ter várias subtarefas agrupadas sob tarefas de resumo para ajudá-lo a organizar melhor seu projeto. O modo de exibição Acúmulo de datas de etapas exibe as subtarefas acumuladas como etapas marcadas com a data de início de cada atividade junto às respectivas tarefas de resumo.

38 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.16 – Acúmulo de Datas de Etapas

Acúmulo de Etapas – Em grandes projetos, é possível ter várias subtarefas agrupadas em tarefas de resumo para organizar melhor o projeto. O modo de exibição Acúmulo de Etapas exibe subtarefas acumuladas como etapas que são marcadas com o nome de cada tarefa e sua data de início e sobrepostas na parte superior das respectivas tarefas de resumo. Alocação de Recursos – Um modo de exibição combinado com o modo de exibição Uso do recurso no painel superior e o modo de exibição Gantt de redistribuição no painel inferior. Modo de exibição utilizado para resolver superalocações de recursos.

Figura 7.17 – Alocação de Recursos

Dica – Para desativar qualquer modo de exibição combinado, o usuário deve, primeiramente, desativar a divisão de janelas, acessando o menu Janela-Remover Divisão. Caso esse procedimento não seja realizado, o novo modo de exibição será aplicado apenas na metade da janela selecionada. Outra opção para remover a divisão das janelas: basta dar um clique duplo na linha divisória.

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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Diagrama de Rede Descritivo – O modo de exibição Diagrama de rede descritivo exibe tarefas e dependências entre tarefas em um formato de rede ou fluxograma. Esse modo de exibição é idêntico ao modo Diagrama de rede, exceto no que diz respeito ao tamanho e aos detalhes das caixas que representam tarefas. As caixas do modo de exibição Diagrama de rede descritivo são mais detalhadas e apresentam mais campos de informação do que a caixa convencional, porém essas caixas maiores ocupam mais espaço e, portanto, menos caixas cabem em uma página impressa.

Figura 7.18 – Exemplo de detalhes de uma caixa no Diagrama de Rede Descritivo

Diagrama de Relacionamentos – Um diagrama de rede que mostra as predecessoras e sucessoras de uma tarefa. Em um projeto grande, é utilizado para focalizar as dependências de uma determinada tarefa com outras de maneira isolada.

Figura 7.19 – Diagrama de relacionamentos para a tarefa 12

Entrada de Tarefa – Um modo de exibição combinado, com o modo de exibição Gráfico de Gantt no painel superior e o Formulário de tarefas no painel inferior. Use esse modo de exibição de recurso para adicionar, editar e analisar informações detalhadas sobre a tarefa selecionada no Gráfico de Gantt.

Figura 7.20 – Entrada de Tarefa

40 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Formulário de Recursos – O Formulário de recursos exibe informações detalhadas sobre recursos individuais. É especialmente útil para apresentar uma visão isolada do trabalho de determinado recurso e em quais tarefas o recurso está alocado, bem como fornecer informações sobre o nivelamento do recurso.

Figura 7.21 – Formulário de Recursos

Dica – É possível alterar o detalhe de qualquer formulário através da opção Formatar – Detalhes quando o forumlário estiver selecionado.

Formulário de Nome do Recurso – O Formulário Nome do recurso é uma versão simplificada do modo de exibição Formulário de recursos, onde o cabeçalho com informações específicas do recurso é suprimido. Constitui uma forma eficaz de inserir e editar informações sobre tarefas atribuídas a recursos.

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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Figura 7.22 – Formulário de Nome do Recurso

Formulário de Tarefas – Versão simplificada do modo de exibição Formulário Detalhes da Tarefa, onde podem ser inseridas, exibidas e editadas informações básicas sobre agendamento e controle de tarefas e recursos, uma tarefa de cada vez. É particularmente útil para fornecer uma visão isolada das características básicas de determinada tarefa.

Figura 7.23 – Formulário de Tarefas

42 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Formulário Detalhes da Tarefa – Usado para analisar e editar informações detalhadas de controle e agendamento sobre uma tarefa específica. Muito parecido com o anterior, porém com todos os detalhes disponíveis sobre a atividade em sua parte posterior.

Figura 7.24 – Formulário Detalhes da Tarefa

Formulário Nome da Tarefa – Usado para inserir e editar o nome da tarefa e informações sobre os seus respectivos recursos e relacionamentos. Parecido com os dois formulários anteriores, porém sem nenhuma informação complementar sobre a tarefa.

Figura 7.25 – Formulário Nome da Tarefa

Gantt com várias linhas de base – Mostra barras de tarefas de diversas cores para as três primeiras linhas de base (Linha de base, Linha de base 1 e Linha de base 2) nas tarefas de resumo e suas tarefas na parte de gráfico desse modo de exibição.

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

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Figura 7.26 – Gantt com várias linhas de base

Gantt de Redistribuição – Lista de atividades, informações sobre atrasos e margem de atraso das atividades e um gráfico de barras mostrando o que acontece antes e depois da redistribuição (nivelamento de recursos). Use esse modo de exibição de tarefa para verificar o quanto as tarefas se atrasaram depois do nivelamento.

Figura 7.27 – Gantt de Redistribuição

44 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Gantt Detalhado – Lista de atividades com informações relacionadas e um gráfico mostrando a margem de atraso e o adiamento. Use esse modo de exibição de tarefa para verificar por quanto tempo uma tarefa pode ser adiada sem afetar outras. Atenção especial deve ser destinada a esse modo de exibição para os iniciantes. Muita informação no Gráfico de Gantt na maioria das vezes “polui” a sua clareza, podendo dificultar a análise ou até mesmo conduzir a decisões incorretas.

Figura 7.28 – Gantt Detalhado

Gantt esperado, otimista e pessimista para AP – Três modos de exibição que mostram os cenários esperados, otimistas e pessimistas, ao se utilizar a Análise de PERT (AP). Modo de exibição muito útil para traçar e comparar cenários de prazos para um projeto e comparar a disparidade entre diferentes estimativas de prazos sobre as tarefas. Sua visão é idêntica à do Gráfico de Gantt. Esses modos de exibição somente são ativados ao realizar pela primeira vez sua ativação ao selecionar o Gantt desejado na Barra de Ferramentas Análise PERT.

Figura 7.29 – Barra de ferramentas Análise PERT

Dica – A barra de ferramentas pode ser exibida ao se clicar com o botão direito do mouse sobre a área de ferramentas (abaixo dos menus).

Planilha de entrada para PERT AP – Usada para inserir os cenários de caso otimista, esperado, e pessimista de sua agenda para a duração de uma tarefa, antes de calcular a duração mais provável.

Modos de Exibição no Microsoft Office Project 2003

45

Figura 7.30 – Planilha de entrada para PERT AP

Planilha de tarefas – Lista de atividades e informações relacionadas. Use esse modo de exibição de tarefa para inserir e agendar tarefas no formato de planilha. É a tabela utilizada pelo modo de exibição Gráfico de Gantt, utilizada largamente na entrada de dados do projeto.

Figura 7.31 – Planilha de Tarefas

8 Juntamente com os modos de exibição, o Microsoft Office Project 2003 tem um conjunto de tabelas predefinidas, facilitando e agrupando de modo inteligente os mais de 300 campos disponíveis do software. Existem dois tipos de tabelas: tabelas de tarefas (que podem ser aplicadas aos modos de exibição de tarefas) e tabelas de recursos (que se pode aplicar aos modos de exibição de recursos). As tabelas de tarefas e recursos podem ser facilmente personalizáveis. A personalização de tabelas será discutida posteriormente. Para escolher uma determinada tabela para um modo de exibição, acesse o menu Exibir – Tabela.

Figura 8.1 – Menu Exibir – Tabela

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As Tabelas do Microsoft Office Project 2003

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Importante – A personalização, a criação e a exclusão de tabelas será discutida posteriormente.

8.1 Tabelas de Tarefas As tabelas de tarefas são as planilhas que contêm informações a respeito das tarefas. É possível aplicar as tabelas de tarefas aos seguintes modos de exibição de planilha: •

acúmulo de barras de tarefas;

•

acúmulo de datas de etapas;

•

acúmulo de etapas;

•

entrada de tarefa;

•

Gantt de controle;

•

Gantt com várias linhas de base;

•

Gantt de detalhes;

•

Gantt de redistribuição;

•

Gantt esperado para AP;

•

Gantt otimista para AP;

•

Gantt pessimista para AP;

•

gráfico de Gantt;

•

planilha de entrada para PERT AP;

•

planilha de tarefas;

•

uso da tarefa.

As principais tabelas de tarefas estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu Exibir – Tabela quando em modos de exibição de tarefas. Controle – Exibe as informações reais incluindo a data de início real, a data de término real, a porcentagem concluída, a duração real, a duração restante, o custo real e o trabalho real e é utilizada durante o processo de controle do projeto. Cronograma – Exibe informações de agendamento, incluindo as datas de início e término, as datas de início e término atrasadas, a margem de atraso permitida e a margem de atraso total. Custo – Exibe informações de custos sobre tarefas do projeto, incluindo custo, custo de linha de base, variação, custo real e custo restante. Entrada – Exibe o nome e a duração da tarefa, as datas de início e término, as predecessoras e os recursos e é normalmente utilizada em todas as entradas de dados de tarefas do projeto.

48 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Hiperlink – Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos a tarefas, levando a sites da Web e a arquivos da rede ou do próprio computador. Resumo – Exibe informações básicas sobre o projeto, incluindo a duração, as datas de início e término, a porcentagem concluída, o custo e o trabalho das atividades. Trabalho – Exibe as informações sobre o trabalho, incluindo o trabalho planejado, a variação do trabalho, o trabalho real e o trabalho restante. Uso – Exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho, a duração e as datas de início e término. Variação – Exibe a variação da agenda em um projeto, incluindo as datas de início e término, as datas de linha de base e de término e as variações de início e término. Outras tabelas de tarefas também estão disponíveis no Microsoft Office Project 2003, porém sem a mesma importância das anteriores. Podem ser acessadas através do Menu Exibir – Tabela – Mais Tabelas.

Figura 8.2 – Menu Exibir – Tabela – Mais tabelas

As tabelas disponíveis são as seguintes: Atraso – Exibe informações para a redistribuição de recursos, incluindo atraso, duração, datas de início e término agendadas, sucessoras e nomes dos recursos. Caso esperado para AP – É usada em conjunto com outros recursos de análise PERT do Microsoft Office Project para avaliar a duração esperada, a data de início e a data de término das tarefas. Caso otimista para AP – É usada em conjunto com outros recursos de análise PERT do Microsoft Office Project para avaliar a duração no melhor caso, as datas de início e término das tarefas. Caso pessimista para AP – É usada em conjunto com outros recursos de análise PERT do Microsoft Office Project para avaliar a duração no pior caso, as datas de início e término das tarefas. Cronograma – É utilizada para avaliar os prazos de folga das atividades (margem de atraso), bem como as datas de início e término mais tarde. Datas de restrição – Exibe restrições de tarefas, incluindo o tipo da restrição e sua data. Entrada PERT para AP – É usada em conjunto com outros recursos de análise PERT do Microsoft Office Project 2003 para avaliar a duração provável, as datas de início e término das tarefas.

As Tabelas do Microsoft Office Project 2003

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Exportar – É usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em algum outro formato de arquivo compatível com o Microsoft Office Project. É a tabela utilizada em todas as interfaces do Microsoft Office Project 2003 com outros programas. Indicadores de Cronograma do Valor Acumulado – Apresenta os indicadores relativos ao prazo do projeto utilizando a análise de valor agregado, incluindo o custo orçado do trabalho planejado e do trabalho agendado, a variação na agenda nominal e percentual, bem como o índice de performance de agenda (SPI). É utilizada durante a análise de valor agregado (Earned Value). Indicadores de Custo de Valor Acumulado – Apresenta os indicadores relativos ao custo do projeto utilizando a análise de valor agregado, incluindo o custo orçado do trabalho planejado e do trabalho agendado, a variação no custo nominal e percentual, o orçamento da tarefa, a estimativa de custo final da tarefa e sua variação, bem como o índice de performance de custos (CPI) e o índice futuro de performance de custos (TCPI). É utilizada durante a análise de valor agregado (Earned Value). Linha de base – Exibe datas, trabalho e custos de linha de base. Tabela de acúmulo – É usada com os modos de exibição Acúmulo de barras de tarefas, Acúmulo de datas de etapas e Acúmulo de etapas para otimizar a exibição de tarefas acumuladas. Valor acumulado – Compara as informações sobre custos e trabalho referentes às tarefas, incluindo o custo orçado do trabalho planejado e do trabalho agendado e é utilizada durante a análise de valor agregado (Earned Value).

8.2 Tabelas de Recursos As tabelas de recursos são as planilhas que contêm informações a respeito dos recursos. É possível aplicar as tabelas de recursos aos seguintes modos de exibição de planilha: •

alocação de recursos;

•

planilha de recursos;

•

uso do recurso.

As principais tabelas de recursos estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu Exibir – Tabela quando em modos de exibição de recursos. Custo – Exibe as informações de custos sobre os recursos do projeto, incluindo o custo, o custo da linha de base, a variação, o custo real e o custo restante. Entrada – Exibe informações sobre recursos, incluindo grupo de recursos, unidades de recursos, taxa, taxa de horas extras, custo por uso do recurso, método de acumulação e código dos recursos. É normalmente utilizada em todas as entradas de dados de recursos do projeto. Hiperlink – Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos às tarefas e aos recursos, levando a sites da Web e a arquivos de Intranet. Resumo – Exibe as atribuições de recursos, incluindo o grupo de recursos, as unidades máximas, o uso máximo dos recursos, a taxa padrão, a taxa de horas extras, o custo e o trabalho. Trabalho – Exibe as informações sobre trabalho, incluindo o trabalho da linha de base, a variação de trabalho, o trabalho real, o trabalho de horas extras e o trabalho restante.

50 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Uso – Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuída a cada recurso. Outras tabelas de recursos também estão disponíveis no Microsoft Office Project 2003, porém sem a mesma importância das anteriores. Podem ser acessadas através do Menu Exibir – Tabela – Mais Tabelas, selecionando em seguida a opção Recurso.

Figura 8.3 – Menu Exibir – Tabela – Mais tabelas com destaque para as tabelas de Recursos

As tabelas disponíveis são as seguintes: Entrada – Recursos do Trabalho – Exibe informações básicas sobre recursos humanos ou equipamentos, incluindo as iniciais, o grupo, as unidades máximas, a taxa-padrão, a taxa de horas extras, o custo por uso, a acumulação, o calendário-base e o código de cada pessoa. Entrada – Recursos Materiais – Exibe as informações básicas sobre recursos materiais que serão consumidos pelo projeto, incluindo o rótulo, as iniciais, o grupo, a taxa padrão, custo por uso, a acumulação e o código dos materiais. Exportar – É usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em algum outro formato de arquivo compatível com o Microsoft Office Project. É a tabela utilizada em todas as interfaces do Microsoft Office Project 2003 com outros programas. Valor acumulado – Utiliza valores para comparar a relação entre trabalho e custos dos recursos. Por exemplo, se se deseja comparar o custo estimado do trabalho com o custo real do trabalho de um recurso durante a análise de valor agregado (Earned Value).

9 Como o Microsoft Office, o Microsoft Office Project usa um novo mecanismo de Ajuda, baseado em uma ajuda Offline básica e uma ajuda Online através da internet. A Microsoft está constantemente adicionando informações novas e atualizadas sobre toda a família Office, baseada no retorno e nos comentários de clientes. O mecanismo de busca Online é atualizado periodicamente para apoiar o usuário na busca por informações atuais e precisas. Para acessar todos os recursos da ajuda online é necessária uma conexão com a Internet. Para obter ajuda, acesse o menu Ajuda.

Figura 9.1 – Menu Ajuda

9.1 Ajuda do Microsoft Project Ao clicar em Ajuda do Microsoft Project, abre-se a tela padrão de ajuda do Microsoft Office Project 2003. A tela se divide em três áreas. A parte superior permite a pesquisa de um determinado assunto, bem como apresenta um link para o Sumário com o conteúdo da ajuda. A parte do meio possibilita a conexão com a ajuda Online do produto, bem como links para assuntos específicos do produto na web. Na parte inferior existem dados novos e outras informações.

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52 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.2 – Tela de entrada da ajuda do Microsoft Office Project 2003

Ao clicar na opção Sumário, tem-se o índice completo de todos os elementos do programa, incluindo todos os detalhes, novidades e informações sobre o Microsoft Office Project 2003.

Utilizando a Ajuda

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Figura 9.3 – Sumário da Ajuda do Project 2003

Dica – Para usuários avançados que tenham dúvidas mais complexas e técnicas sobre o produto, a Microsoft disponibilizou serviços de suporte e download em seu site na Internet. Para acessá-lo, digite http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=fh;en-us;offpr2003 e siga as instruções do site (conteúdo em inglês).

Um dos novos recursos provenientes do Microsoft Office implementado a partir da versão 2002 do Microsoft Office Project é o de Smart tags.

Smart tags é uma forma de obter uma ajuda instantânea enquanto utiliza o Microsoft Office Project. Sempre que o sistema reconhece um determinado dado e percebe que essa ação pode não ser exatamente a desejada pelo usuário, ele destaca o local onde a ação foi realizada e apresenta sugestões para ter a certeza do que o usuário deseja exatamente.

Figura 10.1 – Exemplo de indicadores de Smart tags

Ao reconhecer um determinado dado, o Microsoft Office Project marca o dado com um indicador do Smart Tag. Para se saber exatamente qual ação está vinculada ao Smart Tag, mova o mouse sobre o indicador.

Figura 10.2 – Exemplo de Smart Tag para excluir uma atividade ou somente o conteúdo da célula de trabalho da atividade

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Utilizando a Ajuda

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Tradicionalmente, os Smart tags são exibidos nos seguintes casos: •

atribuições de recursos;

•

edições em datas de início e término;

•

edições em trabalho, unidades ou duração;

•

exclusão na coluna Nome da tarefa.

Para desativar a opção de Smart tags, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. acesse a Guia Interface; 3. no campo Mostrar indicadores e botões de opção para, determine o elemento do Smart Tag e marque/desmarque a caixa de opção ao lado de sua descrição.

Figura 10.3 – Menu Ferramentas – Opções – Interface com destaque para as opções de Smart tags

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1 Para criar um novo projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Novo;

Figura 1.1 – Tela Informações sobre o projeto

Dica – Por definição, o quadro Informações sobre o projeto é exibido automaticamente ao se iniciar um novo projeto. Para desabilitar essa opção, acesse o menu Ferramentas – Opções e na guia Geral selecionar Solicitar informações ao criar projetos.

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60 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. quando a tela Informações sobre o projeto for exibida, digite a data de início do projeto (projetos agendados do início para o fim) ou a data de término do projeto (projetos agendados do fim para o início); Dica – É impossível determinar as datas de início e término de um projeto ao mesmo tempo. É preciso que se determine uma das datas limites do projeto para que o programa determine a outra.

3. escolha a técnica de agendamento do projeto (Agendar a partir de); Existem duas formas de agendamento: •

A partir da data de início do projeto – as atividades são agendadas do início para o final, isto é, a partir da data de início do projeto. É a forma mais usual de agendamento.

•

A partir da data de término do projeto – as atividades são agendadas do final para o início, isto é, a partir da data de término do projeto. É uma forma pouco comum de agendamento.

4. escolha o calendário-base do projeto; 5. o campo data atual representa a data do sistema, porém pode ser editado no caso de simulações; 6. o campo data de status permite que seja determinada a data de referência quando trabalhando na análise de valor agregado (Earned Value); 7. escolha a prioridade desse projeto (quanto maior o número, mais alta será a prioridade. Esse campo é de vital importância ao se gerenciarem múltiplos projetos simultâneos com recursos compartilhados. A prioridade aqui definida determinará quem terá a prioridade na utilização dos recursos compartilhados); 8. preencha os campos personalizados disponíveis (caso sua empresa esteja utilizando as Opções de Empresa do Microsoft Office Project Server); 9. clique OK.

1.1 Criando um Novo Projeto a Partir de um Modelo Similar ao Microsoft Office, o Microsoft Office Project 2003 permite que os usuários baseiem facilmente um projeto em um modelo (template). Para criar um projeto baseado em um modelo, 1. acesse o menu Arquivo – Novo para abrir o painel lateral Novo Projeto;

Criando um Novo Projeto

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Figura 1.2 – Painel Novo projeto

2. digite em Procurar online por: para procurar por modelos disponíveis no site da Microsoft; 3. clique em No meu computador para acessar os modelos disponíveis localmente no computador e selecione a guia Modelos do Project;

Figura 1.3 – Criando um novo projeto a partir de um modelo existente

4. selecione o modelo a ser utilizado e clique em OK.

62 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

1.2 Inserindo Informações do Projeto O Microsoft Office Project 2003 arquiva também informações de resumo do projeto criado. Para inserir essas informações, 1. abra o arquivo em que deseja inserir informações ou crie um novo projeto; 2. acesse o menu Arquivo – Propriedades; 3. clique na guia Resumo; 4. preencha os dados como na figura a seguir e clique OK.

Figura 1.4 – Propriedades do projeto

2 O Guia do Projeto é um dos mais importantes recursos disponíveis no Microsoft Office Project 2003. Ele consiste em um guia de fácil utilização para permitir que usuários iniciantes possam planejar seus projetos com maior facilidade, através de um processo iterativo entre o Guia do projeto e o usuário. O guia do projeto é acessado via a barra de ferramentas denominada Guia do projeto, que inclui opções de guias para tarefas, recursos, acompanhamento e controle, relatórios, bem como as etapas subseqüentes e atividades relacionadas, como, por exemplo, definir o projeto, inserir tarefas, editar calendários e período de trabalho, atribuir recursos e entrar informações de progresso.

Figura 2.1 – Barra de ferramentas Guia do projeto

Quando uma opção é selecionada no Guia de projetos, um painel lateral é exibido com a lista de passos na parte lateral da tela. À medida que os passos são executados, novos passos são exibidos no painel lateral de modo a conduzir o gerente de projeto no planejamento e no controle do projeto. A seguir são exibidas as telas do guia do projeto para tarefas, recursos, controle e relatórios.

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64 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.2 – Guia do projeto para Tarefas

Figura 2.3 – Guia do projeto para Recursos

Criando um Novo Projeto Utilizando o Guia do Projeto

Figura 2.4 – Guia do projeto para Controle

Figura 2.5 – Guia do projeto para Relatórios

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66 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Ao selecionar uma determinada ação no Guia do projeto, o painel lateral automaticamente se desloca para a função desejada, orientando e explicando as ações a serem tomadas naquela etapa.

Figura 2.6 – Exemplo de uso do Guia do projeto, onde a seleção da opção Salvar um plano de linha de base conduziu o projeto a uma etapa específica para a gravação da linha de base.

Por padrão, o Microsoft Office Project exibe o Guia do projeto para ajudá-lo a navegar no processo de gerenciamento de projetos enquanto se aprendem, exploram e descobrem informações sobre as funcionalidades disponíveis. Porém, a partir da familiarização com o uso do Microsoft Office Project, o usuário provavelmente preferirá utilizar o ambiente sem o Guia do Projeto. Para ocultar ou exibir o Guia do Projeto, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. clique na guia Interface; 3. desmarque ou marque a opção Exibir Guia do Projeto; 4. clique em OK. Outra funcionalidade importante é a criação de Guias de Projeto personalizadas, utilizando o protocolo XML1. Uma Guia de projeto personalizada permite que se crie um conjunto de procedimentos próprios

1 Extensible Markup Language (XML, ou linguagem de marcação extensível) é um formato para apresentar dados avançados e estruturados de um aplicativo em um modo consistente e padrão. O XML descreve o conteúdo de um documento, enquanto as marcas HTML descrevem sua aparência. Não é objetivo ensinar neste livro o desenvolvimento de códigos XML. Para maiores informações e para a busca de arquivos XML de Guia de projetos comerciais, acesse o site do programa em www.microsoft.com/project ou o grupo de usuários em www.mpug.org.

Criando um Novo Projeto Utilizando o Guia do Projeto

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da empresa ou do departamento que todos os projetos devem seguir. Esse procedimento pode ser fruto das necessidades comerciais ou operacionais de cada organização. Para alternar a Guia do projeto padrão do Microsoft Office Project para o layout ou conteúdo personalizado da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. clique na guia Interface; 3. na área Página de layout e funcionalidade do Guia do projeto, clique em Usar uma página personalizada; 4. digite o endereço URL da página no campo URL; 5. clique em OK.

Figura 2.7 – Utilizando uma página personalizada no Guia do projeto

3 Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são agendados e como as próprias tarefas são agendadas. Os Calendários-base são conjuntos de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendários utilizam.

Figura 3.1 – Formulário de Calendário com a respectiva legenda, que pode ser acessado no menu Ferramentas – Alterar Período Útil

Ao iniciar um projeto, deve-se escolher um calendário-base para ser o calendário padrão do projeto, podendo também aplicar um Calendário-base a tarefas através do calendário de tarefas. São fornecidos três Calendários-base no Microsoft Office Project 2003: Padrão – É o calendário-base usado por padrão para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Esse calendário reflete uma agenda de trabalho tradicional: de segunda-feira a sexta-feira, das 9h às 18h, com uma hora de intervalo. 24 horas – Reflete uma agenda sem nenhum período de folga. Pode ser usado quando os recursos e as atividades forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem continuamente nas atividades.

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Trabalhando com Calendários

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Turno da Noite – Reflete uma agenda de turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã, das 23h às 8h, com uma hora de intervalo. Importante – Os horários apresentados são válidos para a versão em português do programa. Para outros idiomas, as datas e os horários de trabalho padrão podem ser diferentes visando adequar as realidades de cada país e sociedade.

Esses calendários são diferentes do modo de exibição Calendário, que mostra a agenda do projeto em um formato de calendário, como visto. Os calendários podem ser aplicados para o projeto todo, para uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas e para um determinado recurso, compondo, assim, os três calendários do Microsoft Office Project. São eles •

Calendário do Projeto;

•

Calendário de Recursos;

•

Calendário de Tarefa.

O Calendário do Projeto designa a agenda de trabalho-padrão de todos os recursos atribuídos a um projeto. O calendário indica o período útil, a folga e os feriados da organização. Normalmente, ao iniciar um projeto, um dos calendários-base apresentados anteriormente pode ser escolhido como calendário do projeto. O Calendário do Recurso é o calendário único para o recurso. Quando um recurso é criado no projeto, seu calendário é definido com base no calendário do projeto. As horas de trabalho e de folga, definidas no calendário do projeto, são as horas de trabalho e de folga-padrão para cada recurso. Se o calendário-padrão é o único calendário que será utilizado no projeto para todos os recursos, não é necessário modificá-lo. Dica – Os calendários se aplicam apenas aos recursos de trabalho, e não aos recursos materiais.

O Calendário de Tarefas permite que tarefas a serem concluídas em horários diferentes, especialmente tarefas que sejam independentes dos recursos, sejam configuradas em um calendário de tarefa. Esse tipo de calendário é especialmente útil nas situações em que se deseja que uma tarefa seja agendada fora dos períodos de trabalho normais definidos pelo calendário do projeto ou pelos calendários dos recursos atribuídos.

3.1 Criando um Novo Calendário Para criar um novo calendário, 1. acesse o menu Ferramentas – Alterar Período Útil;

70 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.2 – Alterar o período útil em um calendário

2. pressione o botão Novo; 3. escolha Criar novo calendário-base se desejar criar um novo calendário-base a partir do zero ou Criar uma cópia do calendário se quiser se basear em um calendário que já existe, incluindo feriados e personalizações já realizadas;

Figura 3.3 – Criar novo calendário-base

4. digite o nome do calendário; 5. pressione OK para confirmar a criação.

3.2 Editando Calendários A edição dos calendários permite ao usuário configurar calendários de períodos de trabalho de recursos e projetos para refletir corretamente a disponibilidade dos recursos. O Microsoft Office Project usa essas informações ao agendar tarefas, examinando se os recursos estão superalocados e quando redistribuir

Trabalhando com Calendários

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recursos. Com calendários, é possível configurar períodos de trabalho (por exemplo, das 8h30min às 17h30min), dias de trabalho (como segunda-feira a sábado) e dias de folga (como feriados na empresa e férias). Os períodos de trabalho não se aplicam a recursos materiais. Para editar um calendário, 1. acesse o menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho; 2. escolha o calendário a ser alterado na caixa Para. Se o projeto não tiver recursos, os únicos calendários que irão aparecer serão os calendários-base do projeto;

Figura 3.4 – Tela alterar período útil com destaque para a seleção do calendário

3. clique na data a ser alterada; 4. na área Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, escolha Período não útil ou Período útil não padrão; 5. se escolher Período útil não padrão, determine os novos horários nos espaços em branco abaixo na tela; 6. pressione OK para confirmar as suas modificações. Dica – Para selecionar todas as ocorrências em um determinado dia da semana, clique sobre a inicial do dia da semana. Por exemplo, ao clicar sobre a letra D (domingo) do calendário e alterar o regime de trabalho, estão sendo alterados todos os domingos do projeto.

Dica – Utilize a tecla Shift para selecionar uma região de datas, clicando na data inicial, pressionando Shift e clicando na data final.

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3.3 Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto Para atribuir um calendário a um projeto criado recentemente, 1. acesse Menu Projeto – Informações sobre o Projeto; 2. no campo Calendário, escolha o calendário-base desejado; 3. clique em OK.

Figura 3.5 – Selecionando um calendário para o projeto na tela Informações sobre o projeto

3.4 Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso Por definição, o calendário do projeto é o calendário de todos os recursos, na medida em que eles são adicionados. Pode-se atribuir um calendário-base diferente ao recurso, ou até mesmo modificar o calendário do recurso individual, de modo a refletir a exata disponibilidade do recurso. Se, por exemplo, em um projeto com o calendário de projeto Padrão definido, um recurso atribuído precisa trabalhar no turno da noite, é preciso que o calendário-base Turno da Noite seja escolhido como calendário-base para esse recurso. Para realizar essa alteração, 1. selecione o modo de exibição Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir – Planilha de Recursos; 2. selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendário; 3. dê um clique duplo nesse recurso ou clique em

;

Trabalhando com Calendários

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4. clique na guia Período úteis; 5. clique, na caixa Calendário-base, no calendário que deseja atribuir para o recurso;

Figura 3.6 – Tela Informações sobre o recurso destacando o Calendário-base a ser aplicado para o recurso

6. clique em OK.

3.5 Editando o Calendário Específico de um Recurso Assim como as tarefas, pode ser que um determinado recurso necessite de um agendamento especial, que não siga necessariamente nenhum calendário específico. Para resolver essa questão, o Microsoft Office Project cria um calendário para cada recurso, baseado no calendário do projeto, toda vez que é criado um novo recurso. Se, por exemplo, um recurso específico precisa tirar férias em uma semana específica, é preciso que somente o calendário desse recurso seja alterado, uma vez que todos os outros recursos e o projeto continuarão a ser desenvolvidos normalmente. Para editar um calendário específico de um recurso, 1. selecione o modo de exibição Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir – Planilha de Recursos; 2. selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendário; 3. dê um clique duplo nesse recurso ou clique em

;

74 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. clique na guia Período úteis; 5. altere o calendário do recurso do mesmo modo como foi visto anteriormente em Editando Calendários;

Figura 3.7 – Tela Informações sobre o recurso destacando o calendário do recurso

6. clique em OK. Dica – Como todo recurso criado gera automaticamente um calendário, é possível alterar um calendário específico de recurso através do menu Ferramentas – Alterar período útil, selecionando o calendário de acordo com o nome do recurso (deve ser um recurso do tipo Trabalho).

3.6 Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa Por definição, todas as tarefas criadas em um projeto seguem o mesmo calendário definido para o projeto. Para alterar o calendário de uma determinada atividade, 1. selecione a tarefa para a qual se deseja atribuir um calendário; 2. dê um clique duplo na tarefa ou clique em 3. clique na guia Avançado;

para exibir a tela Informações sobre a Tarefa;

Trabalhando com Calendários

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4. na caixa Calendário, clique no calendário que deseja usar para a tarefa (a opção nenhum é a padrão, ou seja, indica que a tarefa segue o calendário do projeto);

Figura 3.8 – Selecionando o Calendário para uma atividade específica

5. clique OK. Caso deseje que o calendário da tarefa ignore as alterações no calendário de recursos, marque a caixa de seleção O agendamento ignora calendários de recursos. Nesse caso, mesmo que exista um período de folga ou trabalho definido no calendário de recursos, esse não terá validade, prevalecendo integralmente o calendário definido para a atividade.

Figura 3.9 – Controlando o agendamento do calendário do recurso na Guia Avançado na tela Informações sobre a tarefa

3.7 Opções Avançadas para os Calendários O Microsoft Office Project disponibiliza uma série de opções para os calendários do projeto, a saber: 1. acesse o Menu Ferramentas – Alterar período útil; 2. clique em Opções; Dica – Outra forma de acessar as opções de calendário é através do menu Ferramentas – Opções, clicando na Guia Calendário.

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Figura 3.10 – Opções de calendário

3. defina o dia inicial da semana e o mês do início do ano fiscal; 4. defina o horário de trabalho diário, as horas de trabalho por dia e por semana. Isso faz com que o Microsoft Office Project automaticamente calcule o número de horas de uma atribuição quando ela for inserida em dias ou semanas; 5. para tornar essas alterações permanentes para todos os novos projetos do Microsoft Office Project, clique em Definir como padrão.

4 Todo projeto tem uma lista definida de atividades, que precisam ser inseridas no Microsoft Office Project. Essas atividades podem ser inseridas no programa de diversas formas. A forma mais usual é através da Tabela de Entrada, estampada no capítulo de modos de exibição (Planilha de Entrada).

Figura 4.1 – Campos da Tabela de Entrada

4.1 Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada A Tabela de Entrada é uma das principais tabelas do Microsoft Office Project e apresenta os seguintes campos: •

Indicadores – pequenos ícones que representam informações de uma tarefa ou recurso. Toda vez que se faz uma alteração na atividade, os indicadores exibem um ícone informando o que foi personalizado. Aponte o mouse para o indicador para ler a mensagem relativa a ele.

•

Nome da Tarefa – nome pelo qual a atividade é conhecida.

•

Duração – duração da atividade.

•

Início – data de início da atividade.

•

Término – data de término da atividade.

•

Predecessoras – atividades que se inter-relacionam com a atividade presente.

•

Nomes dos Recursos – nomes dos recursos envolvidos na atividade.

Para criar uma atividade, 1. clique com o mouse sob a coluna Nome da Tarefa onde a atividade será criada; 2. digite o nome da atividade e pressione Enter ou uma das setas de direção do teclado;

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78 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server A atividade será criada automaticamente a partir da data atual do sistema, e sua duração estimada será de 1 dia (padrão).

Figura 4.2 – Tabela de entrada de dados com uma tarefa inserida

Dica – Selecione a atividade abaixo de onde se deseja inserir uma atividade e pressione a tecla Insert ou Ins ou acesse o menu Inserir – Tarefa. Isso permite criar uma atividade entre duas outras já existentes.

4.2 Inserindo Atividades através de Formulários Outra forma de inserir atividades é através do formulário personalizado de entrada. Para essa ação, 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer parte da barra de ferramentas; 2. selecione a barra de ferramentas Formulários Personalizados;

Figura 4.3 – Barra de ferramentas Formulários personalizados

3. clique na linha da Tabela de entrada onde a atividade será criada; 4. clique na Ferramenta Entrada

;

Figura 4.4 – Formulário de entrada de atividades

5. digite os dados da atividade e pressione OK. Importante – A marcação da opção Representação acumulada permite que essa atividade seja exibida na atividade resumo específica quando usando os modos de exibição Acúmulo de Barras, acúmulo de datas de etapas e acúmulo de etapas.

Criando Atividades em um Projeto

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Dica – Evite inserir no formulário de entrada os dados de duração, início e término. Esses dados devem ser inseridos no projeto em etapas posteriores conforme é mencionado no livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos.

Dica – Outras opções para inserir novas atividades são os modos de exibição Formulário de Tarefas, Formulário Nome da Tarefa e Formulário Detalhes da Tarefa, citados no capítulo Modos de Exibição.

4.3 Inserindo Atividades Periódicas ou Recorrentes Pode-se observar que algumas atividades se repetem durante todo o projeto, seja diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, ocorrendo sempre em intervalos regulares. São conhecidas como atividades recorrentes ou periódicas. Para inserir uma atividade recorrente, 1. no campo Nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a atividade recorrente deverá ser criada; 2. acesse o menu Inserir-Tarefa recorrente; 3. digite o nome da tarefa na caixa Nome da tarefa; 4. na caixa Duração, digite o tempo necessário para uma única ocorrência da atividade; 5. em Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente para informar qual a periodicidade da atividade e especifique sua freqüência de repetição; 6. em Intervalo de recorrência, digite uma data de início na caixa Início e selecione Termina após ou Termina em para especificar uma data de conclusão ou o número de repetições desejado; 7. determine qual será o calendário utilizado pela atividade, caso seja diferente do calendário padrão do projeto; 8. clique OK.

Figura 4.5 – Tela Informações sobre tarefas recorrentes evidenciando que a Reunião de controle de mudanças com a duração de 4 horas será realizada todas as segundas-feiras e quartas-feiras durante 4 ocorrências.

80 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

4.4 Dividindo uma Atividade Ao ajustar o cronograma de um projeto, talvez seja necessário que uma determinada atividade seja interrompida por um determinado período, para ser retomada posteriormente. Por exemplo, o projeto poderá incluir uma atividade que necessite de materiais já encomendados, mas que só serão recebidos daqui a três semanas. Se a agenda do projeto permitir, é possível dividir a atividade para que parte do trabalho que independa do material ocorra imediatamente e que a outra parte ocorra imediatamente após a chegada dos materiais. Para interromper uma atividade, 1. visualize o modo de exibição Gráfico de Gantt; 2. clique na ferramenta Dividir tarefa

;

3. clique, na barra de Gantt da atividade, na área da barra referente à data em que a divisão deverá ocorrer e arraste a segunda parte da barra para a data na qual o trabalho deverá recomeçar.

Figura 4.6 – Estágios do uso da ferramenta Dividir tarefas

Dica – Para remover a divisão de uma tarefa, arraste uma parte da barra de Gantt para que ela toque a outra parte.

4.5 Editando Dados e Atividades As informações de uma atividade podem ser editadas através do formulário Informações sobre a tarefa. Esse formulário contém as mais importantes informações sobre a atividade, podendo ser utilizado durante a criação de uma atividade, a alocação de recursos, os inter-relacionamentos e o acompanhamento do projeto, como será visto posteriormente. Para editar dados de atividades, 1. dê um clique duplo na atividade a ser editada para exibir o quadro Informações sobre a tarefa ou selecione a atividade e clique na ferramenta Informações sobre a tarefa ( );

Criando Atividades em um Projeto

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Figura 4.7 – Informações sobre a tarefa

2. altere os campos desejados; 3. pressione OK. Dica – O quadro Informações sobre a tarefa também pode ser acessado através da barra de ferramentas Informações sobre a tarefa .

Dica – Como os dados do Microsoft Excel, os dados do Microsoft Office Project também podem ser editados no lugar assim como na barra de edição.

Figura 4.8 – Editando um campo no local onde ele é inserido

Novo – No Microsoft Office Project 2003, o usuário pode alterar entre o Project e outros programas sem que a linha de edição seja fechada. Por exemplo, o resultado de um cálculo pode ser inserido no meio do nome da atividade sem que a linha de edição seja fechada.

Dica – A largura das colunas e a altura das linhas das tabelas são ajustáveis. Clique na divisão entre as linhas ou colunas e arraste até a nova largura ou altura.

4.6 Excluindo Atividades As atividades podem ser excluídas marcando-se a atividade e pressionando a tecla Delete. Importante – A tecla Delete não mais exclui toda a atividade (linha), mas somente a célula selecionada. No caso de se utilizar a tecla Delete na coluna Nome da Tarefa, um Smart Tag irá aparecer questionando se toda a atividade deverá ser excluída ou somente o nome da atividade.

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Figura 4.9 – Exemplo de Smart Tag para excluir uma atividade ou somente o conteúdo da célula de trabalho da atividade

4.7 Movendo Atividades Para mover uma atividade de um local para outro no projeto, 1. selecione a atividade ou o grupo de atividades a ser movido, clicando no número identificador da atividade – ID (lado esquerdo do campo Nome da tarefa); 2. clique sobre o número de identificação (ID) de qualquer uma das atividades selecionadas e arraste até o local desejado, liberando o mouse.

Figura 4.10 – Movendo o grupo Gerenciamento de Projetos para antes de Banco de Dados através do mouse

Criando Atividades em um Projeto

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Caso deseje desabilitar essa opção de arrastar e soltar células, acesse o menu Ferramentas – Opções – Editar e desabilite a opção Permitir arrastar e soltar células.

Figura 4.11 – Menu Ferramentas – Opções – Editar com destaque para a opção Permitir arrastar e soltar células.

4.8 Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o

Fill Handle Quando é necessário preencher um número de células adjacentes com os mesmos dados, Fill Handle facilita essas operações de preenchimento. Para realizar um preenchimento rápido com o Fill Handle, 1. clique na célula de origem dos dados; 2. clique na porção inferior direita da moldura da seleção; 3. arraste essa seleção até a célula final do preenchimento; 4. solte o botão do mouse.

84 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 4.12 – Os três estágios de um preenchimento com o Fill Handle

5 Após listar as atividades do projeto, é preciso que elas sejam agrupadas de modo a tornar mais estruturada e racional a sua compreensão, organizando o projeto e adicionando estrutura a ele através do recuo de atividades que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente. As atividades podem ser recuadas em quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto. Pacotedede Trabalho Pacote Trabalho

Atividades Ativ idades

Entrega ou ou Marco Marco Entrega

Tempo Tempo

Figura 5.1 – Decomposição do Pacote de Trabalho (tarefa de resumo) em atividades e entregas ou marcos(etapas). Figura extraída do livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, do mesmo autor

5.1 Recuando Atividades As atividades podem ser divididas em Executivas, Resumo e Marcos ou Etapas. As atividades executivas são diferenciadas das atividades de resumo pelo recuo. Para criar níveis em um conjunto de atividades, 1. digite todas as atividades na Tabela de Entrada; 2. selecione as atividades que serão identadas, isto é, as atividades que estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira linha da seleção;

85

86 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.2 – Selecionando atividades a serem recuadas e destacando a ferramenta Recuo

3. pressione o botão Recuo Resumo.

para tornar as atividades selecionadas elementos da Atividade-

Figura 5.3 – Atividades selecionadas agora são integrantes da atividade-resumo Diagnóstico

Dica – Para promover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos criada, basta pressionar a ferramenta Recuo para a Esquerda . Cuidado deve ser tomado para não selecionar a atividade resumo respectiva durante o processo, uma vez que, como a atividade resumo também será deslocada para a esquerda, a estrutura criada pode ser prejudicada.

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

87

5.2 Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos Ao realizar todos os recuos nas atividades, uma estrutura de níveis é constituída, compondo o WBS ou a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A estrutura de nível criada pode ser exibida ou ocultada através das ferramentas a seguir, na barra de ferramentas Formatação.

Figura 5.4 – Botões de Estrutura de Níveis na barra de ferramentas Formatação

Botão

Descrição Mostra as subtarefas da atividaderesumo selecionada. Oculta as subtarefas de uma atividaderesumo selecionada. Mostra o projeto detalhado até o nível da estrutura de tópicos desejado.

As figuras a seguir mostram como o detalhamento de um projeto se altera ao se exibir em níveis diferentes da estrutura de tópicos.

Figura 5.5 – Estrutura de Tópicos com a opção Mostrar Nível da Estrutura de Tópicos 1 ativado

88 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.6 – Estrutura de Tópicos com a opção Mostrar Nível da Estrutura de Tópicos 2 ativado

Outra forma de exibir, de modo refinado, a estrutura de divisão de trabalho criada é através das opções de modos de exibição da estrutura de tópicos. Para essa ação, 1. acesse o Menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Modos de Exibição; 3. na parte inferior do quadro, localize o item Opções de Estrutura de Tópicos para... ; 4. selecione todas as opções para que o projeto seja exibido com todos os detalhes possíveis para as estruturas de tópicos, incluindo números da estrutura de tópicos e tarefa de resumo do projeto.

Figura 5.7 – Opções de estruturas de tópicos

Após a seleção de todos os itens, o projeto será exibido como na figura a seguir.

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

Figura 5.8 – Visualização completa da estrutura de níveis incluindo os números dos níveis da estrutura

Outra forma de alterar a estrutura de tópicos é através do menu Projeto – Estrutura de tópicos.

Figura 5.9 – Acessando as ferramentas de estruturas de tópicos através da barra de menus

89

90 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

5.3 Acúmulo de barras de Gantt em Atividades de Resumo No Microsoft Office Project 2003, os usuários podem configurar a exibição das barras de Gantt de subatividades na barra de Gantt da atividade resumo relacionada toda vez que as subatividades da atividade resumo forem ocultadas pressionando a ferramenta . Para configurar o acúmulo de barras de Gantt, 1. acesse o menu Formatar – Layout; 2. na tela Layout, clique em Sempre acumular barras de Gantt para que as subatividades sejam mostradas no resumo ao serem ocultadas; 3. clique também em Ocultar barras de acúmulo quando o resumo expandir para esconder a barra da ); atividade resumo (

Figura 5.10 – Tela Layout

4. clique em OK.

Figura 5.11 – Barras de Gantt na representação padrão com a atividade de resumo expandida

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

91

Figura 5.12 – Barras de Gantt na representação acumulada com a atividade de resumo comprimida

Dica – Se desejar fazer a alteração somente para uma subatividade de uma atividade resumo, utilize a opção Ajustar as barras de Gantt ao resumo disponível no formulário Informações sobre a tarefa, acessando com um duplo clique na atividade.

5.4 Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho Os códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho (EDT ou WBS) são códigos alfanuméricos que identificam a posição exclusiva de cada tarefa na estrutura de tópicos do projeto. Os códigos de EDT podem ser usados para reportar agendas e controlar custos.

5.4.1 Exibindo os Códigos da EDT Os números da estrutura de tópicos são o tipo mais simples de código de EDT; o Microsoft Office Project calcula os números da estrutura de tópicos para cada tarefa com base na estrutura de tópicos da lista de tarefas. Os números da estrutura de tópicos são compostos somente de números e não é possível editá-los; no entanto, eles são alterados automaticamente quando se move uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas ou se recuam tarefas para a direita ou para a esquerda. Para exibir números da estrutura de tópicos, 1. selecione um modo de exibição de tabela de tarefa, como, por exemplo, o gráfico de Gantt; 2. clique no campo à direita do qual se deseja inserir uma coluna para o código de EDT, como, por exemplo, o campo Nome da tarefa, para inserir códigos de estrutura de tópicos imediatamente à esquerda dos nomes de tarefa;

Figura 5.13 – Campo nome da tarefa selecionado para inserir o campo EDT entre o indicador

e o nome da tarefa

92 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. no menu Inserir, clique em Coluna; 4. na caixa Nome do campo, clique em EDT; 5. se desejar personalizar o nome e o alinhamento, preencha os outros campos da tela; 6. clique em OK.

Figura 5.14 – Campo EDT escolhido na tela Definição de Coluna

Observe que, ao digitar novas atividades, números ordenados automaticamente serão colocados nas atividades e, ao se criarem níveis de tópicos, esses números vão se alterando de modo a criar uma estrutura de tópicos numérica.

Figura 5.15 – Tabela de tarefas evidenciando o EDT para cada atividade

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

93

5.4.2 Personalizando os Códigos EDT Se a organização, ou o cliente, necessita de um formato específico de código de estrutura de divisão de trabalho (EDT), o usuário poderá criar uma máscara personalizada que o Microsoft Office Project 2003 usará para atribuir códigos de estrutura de tópicos correspondentes a tarefas, dependendo da sua posição na hierarquia da estrutura de tópicos do projeto. Para definir um código EDT novo para o projeto, 1. acesse o menu Projeto – EDT – Definir código;

Figura 5.16 – Menu Projeto – EDT – Definir código

2. na tela Definição de código de EDT, digite uma seqüência de letras e números na caixa Prefixo do código do projeto para especificar o prefixo do código do projeto que diferencia as atividades desse projeto das atividades de outros projetos;

Figura 5.17 – Tela Definição de código de EDT

94 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. clique na primeira linha na coluna Seqüência e, em seguida, abra a caixa com as opções de seqüência para especificar a seqüência de códigos das tarefas de primeiro nível, dentre elas, •

Números (ordenados) – mostra um código de EDT numérico para esse nível em ordem crescente para cada atividade. Por exemplo, 1, 2 e 3 para as primeiras três tarefas de resumo no projeto (padrão do programa);

•

Letras maiúsculas (ordenadas) – mostra códigos de EDT em ordem alfabética e em maiúsculas. Por exemplo, A, B e C para as primeiras três tarefas de resumo no projeto;

•

Letras minúsculas (ordenadas) – mostra códigos de EDT em ordem alfabética e em minúsculas. Por exemplo, a, b e c para as primeiras três tarefas de resumo no projeto.

•

Caracteres (não ordenados) – mostra qualquer combinação de números e letras maiúsculas e minúsculas, como, por exemplo, MKT1, TRA1 e COM1 para as primeiras três tarefas de resumo do projeto. Ao escolher Caracteres (não ordenados), o usuário terá o máximo de flexibilidade para inserir códigos de EDT personalizados. O Microsoft Office Project exibirá um asterisco (*) no campo EDT até que seja digitada ou inserida uma seqüência de caracteres para esse nível do código de EDT;

4. na coluna Comprimento, clique na primeira linha e digite ou selecione um número para o número máximo de posições na seqüência definida na primeira coluna (por exemplo, em uma seqüência definida Números ordenados, se escolher um comprimento de 1 caractere, ao chegar na nona atividade, o Microsoft Office Project irá alertar que não é possível continuar aquela EDT dentro dos parâmetros definidos, uma vez que, a partir da atividade 10, seriam necessários 2 caracteres no comprimento); Dica – Na maioria das vezes o campo Comprimento é configurado para Qualquer, de modo a permitir qualquer extensão na seqüência do EDT.

5. na coluna Separador, clique na primeira linha e digite ou selecione um caractere para separar a seqüência de códigos de um nível da seqüência de códigos do nível subseqüente; 6. repita as etapas 3, 4 e 5 para cada nível da estrutura de tópicos que deseja especificar;

Figura 5.18 – Dados preenchidos para 5 níveis da estrutura de códigos

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

95

Dica – Se desejar que o Microsoft Office Project atribua automaticamente um código de EDT cada vez que se inserir uma nova tarefa, marque a caixa de seleção Gerar código de EDT para nova tarefa. Dica – Os códigos EDT são exclusivos para cada atividade, ou seja, não existem 2 atividades com o mesmo EDT. Para desabilitar essa exclusividade, desmarque a caixa Verificar exclusividade dos novos códigos de EDT.

7. clique em OK. Caso o campo EDT ainda não tenha sido exibido na tabela, repita os passos do item Exibindo os Códigos da EDT, descritos anteriormente neste capítulo.

Figura 5.19 – Visualização dos códigos EDT personalizados em uma Tabela de tarefas

Os códigos de estrutura de tópicos personalizados não são alterados automaticamente quando se adicionam, movem ou excluem atividades. Como os códigos de estrutura de tópicos são usados para refletir uma estrutura alternativa para o projeto, eles não são afetados pelas alterações na estrutura de tópicos.

Figura 5.20 – Atividades inseridas evidenciando a não renumeração dos códigos EDT.

96 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Caso deseje reaplicar a estrutura de códigos EDT personalizada, 1. acesse o menu Projeto – EDT – Renumerar; 2. escolha se os códigos EDT serão renumerados para todo o projeto ou se apenas para as atividades selecionadas; 3. clique OK.

Figura 5.21 – Tela Renumeração de EDT

Figura 5.22 – Código EDT personalizado para uma atividade inserida antes e depois da renumeração

5.5 Assistente de Gráficos de EDT do Visio Um novo recurso do Microsoft Office Project 2003 é o assistente de gráficos de EDT do Visio. Esse assistente permite a criação do WBS do projeto de modo gráfico. Para utilizar o Assistente de Gráficos de EDT do Visio, é necessario ter o Microsoft Visio 2000 ou posterior instalado no computador. Para criar o gráfico do WBS do projeto para todas as tarefas ou tarefas baseadas em um nível da estrutura de tópicos, 1. exiba a barra de ferramentas Análise, clicando com o botão direito do mouse em qualquer ferramenta visível, e escolha Análise;

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

97

Figura 5.23 – Barra de ferramentas Análise

2. Clique em Assistente de Gráficos de EDT do Visio e, em seguida, escolha Iniciar Assistente;

Figura 5.24 – Assistente de gráficos de EDT do Visio – Etapa 1 de 3

3. clique em Avançar; 4. determine as tarefas que serão exibidas no gráfico EDT selecionando Todas as tarefas para mostrar todas as tarefas do projeto ou clique em Tarefas inferiores ou iguais ao nível da estrutura de tópicos e determine o nível da estrutura até onde os dados serão exibidos;

Figura 5.25 – Assistente de gráficos de EDT do Visio – Etapa 2 de 3

98 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Importante – A utilização da opção Seleção de tarefas personalizadas somente exportará os dados para o Microsoft Visio se as tarefas estiverem designadas para serem exportadas, conforme será apresentado a seguir.

5. determine o segundo campo a ser exibido em conjunto com o gráfico WBS no campo 2º campo de exibição; 6. clique em Avançar e aguarde a abertura do Microsoft Visio; 7. clique em Concluir.

Figura 5.26 – Assistente de gráficos de EDT do Visio – Etapa 3 de 3

Aguarde a conclusão do assistente e a tela de confirmação.

Figura 5.27 – Confirmação de conclusão do Assistente de Gráficos de EDT do Visio

O gráfico no Visio é criado em diversas páginas, exibindo os dados gerais do projeto na página 1 e os dados detalhados de cada estrutura nas páginas seguintes.

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

99

Figura 5.28 – Microsoft Visio exibindo o WBS do projeto

Para criar o gráfico do WBS do projeto a partir de um conjunto de atividades selecionadas, 1. clique em Assistente de Gráficos de EDT do Visio e, em seguida, escolha Aplicar o Modo de Exibição Seleção de Tarefas; 2. na tela explicativa do assistente, clique OK;

Figura 5.29 – Seleção de tarefas de gráficos de EDT do Visio

100 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. preencha na tabela Seleção de tarefas de gráficos de EDT do Visio com Sim nas atividades que serão exibidas no WBS;

Figura 5.30 – Selecionando as atividades que serão exibidas no gráfico de EDT

4. clique em Assistente de Gráficos de EDT do Visio e, em seguida, escolha Iniciar Assistente; 5. clique em Avançar; 6. clique em Seleção de tarefas personalizadas;

Figura 5.31 – Assistente de gráficos de EDT do Visio – Etapa 2 de 3 com destaque para a Seleção de tarefas personalizadas

7. clique em Avançar; 8. clique em Concluir.

Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

101

Figura 5.32 – Microsoft Visio exibindo o WBS do projeto

Dica – Outra opção é a utilização do gerador de gráficos WBS denominado WBS Chart Pro (www.criticaltools.com). O programa de avaliação do WBS Chart Pro é disponibilizado no CD que acompanha o livro.

6 6.1 Entrando com Durações As durações no Microsoft Office Project podem ser dadas em •

meses (m ou mês, com acento);

•

semanas (s, sem ou semana);

•

dias (d, di ou dia);

•

horas (h, hr ou hora);

•

minutos (min ou minuto).

O Microsoft Office Project tem, como padrão, •

1 dia de trabalho = 8 horas;

•

1 semana = 40 horas;

•

1 mês = 20 dias de trabalho (160 horas).

Dica – Para modificar os valores-padrão do Microsoft Office Project, acesse o menu Ferramentas – Opções e escolha a guia Calendários.

A duração da atividade pode ser inserida na Tabela de Entrada através da coluna Duração, digitando-se a duração, seguida de sua unidade de medida. Caso não se digite a unidade de medida, o Microsoft Office Project assumirá automaticamente a duração digitada em dias. Todas as novas tarefas são criadas automaticamente com durações estimadas como padrão para sinalizar que uma duração ainda não foi inserida. Isso é evidenciado por um “?” após a duração. Usuários podem inserir uma duração diferente seguida por um “?” para denotar que esse valor de duração ainda não é o definitivo.

102

Inserindo Durações para as Atividades do Projeto

103

Isso permite que seja inserida uma duração estimada, e ela é facilmente reconhecida como tal para que os usuários voltem mais tarde e a confirmem ou alterem quando chegarem a um valor mais preciso. Tarefas com durações estimadas são encontradas através de uma rápida busca visual por pontos de interrogação na coluna de duração.

Figura 6.1 – Coluna duração destacada na Tabela de Entrada

Outra forma de se inserirem durações é através dos Formulários de Entrada e do quadro de Informações sobre a tarefa, vistos anteriormente na inserção de atividades. As atividades-resumo não permitem a entrada de valores de duração uma vez que sua duração é calculada através de suas atividades constituintes. Toda vez que o campo duração estiver cinza (esmaecido), ele indicará que a duração da atividade é um campo calculado pelo projeto. Dica – Diversas atividades são executadas em períodos contínuos de tempo, ou seja, estão sendo realizadas durante os dias de folga e o período da noite, como, por exemplo, as atividades de secagem. Para utilizar períodos de tempo corrido, coloque o sufixo d após a unidade de duração da atividade. Exemplo – 3 dias corridos = 3dd, 24 horas corridas = 24hd.

6.2 Análise PERT para Estimativa de Durações Um dos melhores mecanismos para a estimativa de durações de atividades é a análise de PERT*. A análise de PERT trabalha com a estimativa da duração otimista, pessimista e mais provável da atividade. A duração final da atividade é determinada através da média ponderada das três estimativas de duração. A análise de PERT utiliza a barra de ferramentas Análise PERT. Para exibir a barra de ferramentas Análise PERT,

* A análise de PERT foi discutida no livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, durante a Determinação da Duração das Atividades do Projeto (Parte VI).

104 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer parte da barra de ferramentas do Microsoft Office Project; 2. escolha Análise PERT.

Figura 6.2 – Ferramenta análise PERT

Para estimar durações através da análise PERT, 1. entre com os dados de duração através do formulário Entrada PERT

PERT

ou da Planilha de entrada

;

Figura 6.3 – Formulário de entrada de dados para a análise PERT

Figura 6.4 – Planilha de entrada de dados da análise PERT

2. confira os pesos para cada tipo de duração. A relação mais comum é de 1, 4 e 1 para as durações otimista, mais provável e pessimista, ou seja, Duração =

onde

1xOpt + 4 xEst + 1xPes 6

Opt = duração otimista Est = duração mais provável Pes = duração pessimista.

Inserindo Durações para as Atividades do Projeto

Para modificar essas proporções, clique em Níveis de Importância PERT durações otimista, esperada e pessimista deve atingir o valor 6;

105

. A soma dos pesos das

Figura 6.5 – Níveis de importância para a análise PERT

3. pressione a ferramenta Calcular PERT , após a entrada de todas as estimativas de duração para as atividades executivas (não é preciso entrar com estimativas para as durações de tarefasresumo). Importante – Quando se utiliza a análise PERT para estimar durações de atividades, é fundamental que se entre com as informações completas para todas as atividades. Se uma atividade não tiver dados inseridos de durações otimista, pessimista e mais provável, eles serão calculados como zero.

O Microsoft Office Project possibilita a criação de gráficos de Gantt pessimista, mais provável e otimista, utilizando como base as durações otimista, esperada e pessimista, por meio das ferramentas a seguir.

Dica – As durações otimistas, esperadas e pessimistas são armazenadas nos campos Duração1, Início1, Término1, Duração2, Início2, Término2 e Duração3, Início3 e Término3, respectivamente.

6.3 Trabalhando com Prazos Finais Outra opção importante é a colocação de prazos para as atividades (deadlines), permitindo que um indicador seja mostrado se uma tarefa for finalizada após a data-limite. Isso é útil quando um gerente quer configurar uma restrição e uma data-limite para uma tarefa. Uma data-limite tem pouco impacto no agendamento; atividades com restrições configuradas para O mais tarde possível não serão agendadas além de suas datas-limite. Para configurar uma data limite para uma atividade, 1. selecione a atividade que terá alteradas suas restrições; 2. dê um clique duplo ou clique em

para abrir o formulário de informações da tarefa;

106 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. clique na guia Avançado; 4. no campo Prazo final, digite a data limite para a atividade;

Figura 6.6 – Ajustando datas-limite para atividades utilizando a tela Informações sobre a tarefa

5. clique OK.

Figura 6.7 – Visualização do prazo final de uma atividade

Importante – Como será visto no capítulo sobre o caminho crítico, se for estabelecido um prazo final para a última atividade do projeto, e a projeção da última atividade for anterior a esse prazo final, não existirá caminho crítico uma vez que todas as atividades têm pelo menos a diferença de prazo entre o prazo final da última atividade e sua data final prevista.

7 O Microsoft Office Project permite quatro tipos básicos de inter-relacionamento, a saber: •

Término a Início – TI; Predecessora

Sucessora

•

Início a Início – II;

Predecessora

Sucessora •

Término a Término – TT;

Predecessora Sucessora •

Início a Término – IT. Predecessora Sucessora Figura 7.1 – Notação exibida para os inter-relacionamentos no Gráfico de Gantt

107

108 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

7.1 Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades 7.1.1 Através do Gráfico de Gantt A forma mais fácil de vincular atividades no Microsoft Office Project é através do Gráfico de Gantt. Para isso, 1. clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 2. arraste até a barra da atividade sucessora; 3. uma relação término para início (TI) é automaticamente criada.

Figura 7.2 – Relacionando atividades no Gráfico de Gantt

Figura 7.3 – Atividades relacionadas no Gráfico de Gantt

7.1.2 Através da Tabela de Entrada Outra forma de vincular as atividades é a utilização do campo Predecessoras na Tabela de entrada. Para isso, 1. digite o número da Predecessora na linha da atividade sucessora; 2. pressione Enter.

Figura 7.4 – Inserindo informações sobre as predecessoras através da Tabela de entrada

Dica – Utilize ponto-e-vírgula para separar as predecessoras de uma mesma atividade. Caso o ponto e vírgula não funcione, acesse o Painel de Controle do Windows e escolha Configurações Regionais. Na guia números, troque o separador de listas para ponto-e-vírgula.

Inter-Relacionamentos entre as Atividades

109

7.1.3 Através do Formulário de Informações sobre a Tarefa O formulário Informações sobre a tarefa é utilizado para a criação de vários vínculos simultâneos em uma mesma atividade. Para essa ação, 1. selecione a atividade que será vinculada às suas predecessoras (atividade sucessora); 2. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a tarefa

;

3. selecione a guia predecessoras; 4. clique no campo Nome da tarefa e, através da caixa de listagem, escolha o nome da atividade predecessora; 5. repita o item 4 se existirem outras predecessoras para a atividade selecionada; 6. pressione OK para efetivar o vínculo entre as atividades.

Figura 7.5 – Determinando predecessoras através das Informações sobre a tarefa

7.1.4 Através da Ferramenta Vincular Tarefas As ferramentas Vincular Tarefas e Desvincular Tarefas são empregadas para vincular atividades que estejam distantes ou para criar uma seqüência de várias atividades (escadinha) de maneira rápida e direta. Para relacionar atividades com a ferramenta Vincular Tarefas, 1. selecione as atividades a serem vinculadas, iniciando pela primeira predecessora até atingir a última sucessora; 2. clique na ferramenta Vincular Tarefas

.

110 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.6 – Atividades selecionadas antes de aplicada a ferramenta Vincular Tarefas

Figura 7.7 – Atividades com o vínculo estabelecido depois de aplicada a ferramenta Vincular Tarefas

Para vincular atividades que não sejam adjacentes, 1. selecione a atividade predecessora; 2. pressionando a tecla CTRL, selecione a atividade sucessora; 3. solte a tecla CTRL e clique na ferramenta Vincular Tarefas

.

Inter-Relacionamentos entre as Atividades

111

Figura 7.8 – Atividades não adjacentes selecionadas para serem vinculadas

Figura 7.9 – Atividades não adjacentes vinculadas

Importante – Solte a tecla CTRL antes de pressionar o botão Vincular Tarefas para que a ligação seja feita. Caso contrário será aberta a edição do botão.

7.2 Alterando e Editando o Relacionamento entre as Atividades O tipo de relacionamento entre as atividades pode ser facilmente editado e modificado através do Gráfico de Gantt ou da Tabela de entrada. Para modificar as relações de dependência através do Gráfico de Gantt,

112 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 1. dê um clique duplo na seta de representação da dependência no Gráfico de Gantt; 2. escolha, na caixa de diálogo Tipo, a forma de relacionamento entre as atividades (Término-a-Início, Início-a-Início, Término-a-Término e Início-a-Término).

Figura 7.10 – Alterando o tipo de dependência entre as atividades

Outra forma de se editar o tipo de dependência entre as atividades é a utilização da Tabela de Entrada, inserindo os códigos TI, II, TT, IT após a digitação do número da atividade predecessora.

Figura 7.11 – Editando predecessoras para Início a Início através da Tabela de entrada

Inter-Relacionamentos entre as Atividades

113

7.3 Antecipações e Retardos nas Atividades (Latência) Antecipações e retardos entre as atividades possibilitam um aumento significativo nas possibilidades de inter-relacionamentos das atividades. Os retardos representam períodos de defasagem entre as atividades predecessoras e sucessoras, como atividades de secagem. Já as antecipações reduzem a duração do cronograma através da sobreposição de atividades. As antecipações são conhecidas em projetos como fast tracking. Para inserir folgas e antecipações, 1. dê um clique duplo na seta de representação da dependência no Gráfico de Gantt; 2. digite, no campo Latência, a quantidade de folga ou adiantamento desejada. Os valores de retardo devem ser números positivos, e os valores de adiantamento, negativos. As unidades do campo Latência são as mesmas definidas para o campo duração (m, h, d, s ou mê) ou duração decorrida (hd, dd ou sd) ou podem ser dadas como valores percentuais da duração da predecessora, negativos ou positivos.

Figura 7.12 – Exemplo de um retardo de 50% na ligação entre 2 atividades do tipo Início-a-Início

As antecipações, ou retardos, também podem ser editadas através da Tabela de entrada, inserindo sinais de soma ou subtração e a unidade de medida ou percentual desejado ao campo predecessoras. Por exemplo: 50% de folga entre 2 atividades com relação do tipo Início-a-Início = II+50%.

Figura 7.13 – Exemplo de um retardo de 50% na ligação entre 2 atividades do tipo Início-a-Início pela Tabela de entrada

114 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

7.4 Excluindo as Dependências Para desvincular as atividades utilizando a Tela Dependências entre as tarefas, 1. dê um clique duplo no vínculo que se deseja excluir; 2. na tela Dependências entre as tarefas, clique em Excluir.

Figura 7.14 – Botão Excluir na tela Dependência entre tarefas

Para desvincular as atividades utilizando a ferramenta Desvincular Tarefas 1. selecione as atividades que serão desligadas; 2. clique em Desvincular Tarefas

.

Dica – A exclusão do vínculo não exclui as atividades predecessoras e sucessoras.

,

8 O caminho crítico é a série de atividades que precisam ser concluídas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado. São críticas todas as atividades que se encontram no caminho crítico. O Microsoft Office Project permite que sejam evidenciados dois tipos de caminhos críticos: •

caminho crítico simples;

•

caminhos críticos independentes.

8.1 Caminho Crítico Simples É o caminho crítico único do projeto. A determinação do caminho crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de Gantt. Para essa ação, 1. pressione a ferramenta Assistente de gráficos de Gantt Assistente de gráficos de Gantt; 2. pressione Avançar;

115

ou acesse o menu Formatar –

116 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.1 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa 1

3. selecione a caixa Caminho crítico no campo tipo de informações;

Figura 8.2 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa 2

4. pressione Concluir ; 5. pressione Formatar ;

Determinação do Caminho Crítico

117

Figura 8.3 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa final

6. pressione Sair do assistente. O caminho crítico do projeto é destacado do projeto pela cor vermelha. Dica – O Assistente de gráficos de Gantt é também utilizado para personalizar o Gráfico de Gantt, como será visto no capítulo de formatação.

8.2 Caminhos Críticos Independentes O Microsoft Office Project pode exibir caminhos críticos para cada rede independente de atividades. Com esse comportamento, qualquer atividade sem uma sucessora terá margem de atraso igual a zero e, assim, se transformará em crítica. Para exibir múltiplos caminhos, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo; 2. selecione a caixa de seleção Calcular caminhos críticos independentes;

118 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.4 – Tela Opções – Cálculo com destaque para o cálculo de vários caminhos críticos

3. pressione OK. Outra opção também disponível na tela Opções – Cálculo é definir uma margem de atraso diferente de zero para determinar o caminho crítico. Se, por exemplo, a margem de atraso for igual a 3 dias, isso significa que todas as atividades que têm margem de atraso igual ou menor que 3 dias serão consideradas críticas.

9 Os recursos são todas as pessoas, materiais de consumo e equipamentos necessários para a realização da atividade. Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto.

Figura 9.1 – Os diferentes tipos de recursos de um projeto

9.1 Criando e Excluindo Recursos Para o Microsoft Office Project, existem duas categorias básicas de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Os recursos de trabalho são as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) a elas. Dentre os exemplos de recursos de trabalho estão trator, máquinas e pessoas. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens que são consumidos durante as atividades do projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais estão cimento, papel, água, areia, etc. Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de várias formas: •

os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho (correio eletrônico e web) encontram-se desativados;

•

não é possível especificar a disponibilidade para um material;

119

120 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

os recursos materiais não são passíveis de nivelamento de recursos;

•

os recursos materiais não utilizam calendários de recursos;

•

o custo por uso funciona de forma diferente se comparado aos recursos de trabalho, mostrando o custo que se acumula uma única vez, independentemente do número de unidades de material atribuídas.

Um novo recurso do Microsoft Office Project 2003 são os recursos genéricos. Recursos genéricos constituem um novo tipo de recurso que permitem que uma alocação inicial seja realizada baseada em uma necessidade genérica e que, depois de um período, o recurso genérico seja substituído por um outro, real e existente. A escolha definitiva da alocação normalmente é feita através de um Assistente de substituição, ativado quando o Microsoft Office Project Server está instalado e disponibilizando as opções de empresa para o projeto. Recursos genéricos não podem ter contas no Microsoft Office Project Server e são caracterizados pelo campo Genérico selecionado. Os recursos no Microsoft Office Project podem ser criados através da Planilha de recursos. Essa planilha serve tanto para recursos de trabalho quanto para materiais.

Figura 9.2 – Campos disponíveis na Planilha de recursos

Para criar recursos na Planilha de recursos, 1. escolha Planilha de recursos através da Barra de modos ou do Menu Exibir; 2. preencha os dados para cada recurso, onde Nome do Recurso – nome completo do recurso ou material a ser utilizado no projeto; Tipo – escolha se o recurso será classificado como material ou de trabalho; Unidade do Material – contém a unidade de medida inserida para um recurso material, por exemplo, toneladas, caixas ou metros cúbicos (somente disponível para recursos do tipo material); Iniciais – iniciais do nome do recurso, seja ele material ou de trabalho; Grupo – o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização na empresa ou no almoxarifado); Unid. Máximas – quantidade máxima de recursos disponíveis simultaneamente a ser utilizada nos cálculos de nivelamento de recursos (somente disponível para recursos do tipo trabalho); Taxa-Padrão – custo do recurso por hora de trabalho normal para recursos de trabalho ou custo por unidade para recursos materiais; Taxa Hora Extra – custo do recurso por hora extra de trabalho (somente disponível para recursos do tipo trabalho); Custo/Uso – custo por utilização de uma unidade de recurso, no caso de trabalho, ou o custo individual para se utilizar um material, independentemente de qual seja sua quantidade (por exemplo, se se tem um custo por uso para o cimento de $1,00 e 10 sacos de cimento vão ser alocados em uma atividade, o custo dessa atividade será aumentado em $1,00 em vez de $10,00); Acumular – forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim) que altera o Fluxo de Caixa do projeto;

Recursos

121

Calendário-Base – calendário de atividades do recurso (férias, folgas, etc.) (somente disponível para recursos do tipo trabalho); Código – campo de texto para armazenar informações sobre o recurso, tais como registro do funcionário, código de estoque do material, etc.

Figura 9.3 – Dados de recursos materiais e de trabalho registrados na Planilha de recursos

Dica – Para excluir um recurso, selecione toda a linha do recurso e pressione Delete. Todas as atribuições dadas àquele recurso nas atividades serão desfeitas. No Microsoft Office Project 2003, pressionar a tecla Delete dentro de uma célula da planilha não mais exclui toda a linha do recurso, excluindo apenas o campo selecionado.

Outra forma de se registrarem os recursos é utilizar as tabelas de Entrada de Recursos de trabalho e de entrada de materiais. Essas tabelas evitam que campos desabilitados para determinado tipo de recurso sejam exibidos desnecessariamente. Para exibir as tabelas de Entrada-Recursos do trabalho ou Entrada-Recursos materiais, 1. escolha Planilha de recursos através da Barra de modos ou do menu Exibir; 2. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas; 3. selecione a planilha desejada e escolha Aplicar. A escolha dessas tabelas de entrada não filtra os dados, ou seja, as tabelas de Entrada – Recursos materiais podem mostrar recursos de trabalho e vice-versa. Para filtrar esses dados e somente mostrar os recursos desejados, acesse a ferramenta Filtro e selecione Recursos – Material ou Recursos – Trabalho.

122 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.4 – Filtro de recursos com destaque para os filtros Recursos – Material e Recursos – Trabalho

Figura 9.5 – Tabela Entrada-Recursos Material com o filtro Recurso – Material ativado

9.2 Editando um Recurso Para editar um recurso, 1. na Planilha de recursos, dê um clique duplo no recurso, seja ele material ou trabalho; 2. escolha a guia Geral para alterar as informações mais genéricas do recurso, inclusive contas de email, grupos de trabalho, tipo de reserva (novo no Office Project 2003), identificação de recurso genérico, status no Microsoft Project Server (ativo ou inativo) e dados de período de disponibilidade para recursos de trabalho;

Recursos

Figura 9.6 – Informações sobre o recurso na guia Geral

3. escolha a guia Período utéis para alterar o calendário do recurso, como já apresentado;

Figura 9.7 – Informações sobre o recurso na guia Período Úteis

123

124 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. escolha a guia Custos para inserir dados personalizados de custos, como será visto na próxima seção;

Figura 9.8 – Informações sobre o recurso na guia Custos

5. escolha a guia Anotações para inserir qualquer texto ou imagem sobre o recurso;

Figura 9.9 – Informações sobre o recurso na guia Anotações

Recursos

125

6. escolha a guia Campos personalizados para preencher qualquer campo criado através das opções de empresa para os recursos através do Microsoft Office Project Server;

Figura 9.10 – Informações sobre o recurso na guia Campos personalizados

7. quando finalizar as alterações necessárias, pressione OK.

9.3 Atribuindo Custos aos Recursos O custo de um projeto é a soma dos custos de seus recursos com os custos indiretos do projeto. Para os recursos de trabalho, o custo pode ser dado de três formas diferentes: Taxa-Padrão – utilizado para mão-de-obra ou equipamentos alugados ou depreciáveis. Calcula-se o custo do recurso na atividade como a taxa por hora do recurso x duração da atividade. Taxa por hora extra – utilizado para mão-de-obra trabalhando em regime de horas extras. Custo/uso – utilizado quando o recurso cobra uma taxa fixa para trabalhar na atividade, independentemente de sua duração, como, por exemplo, custos de arquitetos em projetos de arquitetura (preço fechado em contratos de preço fixo). Novo – O Microsoft Office Project 2003 permite que o custo de um determinado recurso seja dado em qualquer unidade de tempo, como, por exemplo, $20/semana ou $250/dia.

126 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Para os recursos materiais, o custo pode ser dado de duas formas diferentes: Taxa-Padrão – utilizado como o preço unitário de cada material. Calcula-se o custo do material na atividade como a taxa padrão do recurso x o número de unidades atribuídas à atividade. Custo por uso – utilizado quando se deseja cobrar uma taxa de utilização do material, independentemente da quantidade utilizada do recurso na atribuição. Toda vez que se aloca um recurso do tipo material em uma tarefa, o valor estipulado no campo Custo por uso é adicionado à atividade uma única vez. Outro campo importante é a Acumulação de Custos. Esse campo determina como esse custo será analisado do ponto de vista de pagamento. Existem três opções de acumulação: início, rateado e fim. Início indica que o pagamento do recurso será feito integralmente no início da atividade. Rateado indica que o pagamento será feito proporcionalmente no tempo durante a execução da atividade. Fim indica que o pagamento será feito somente após o término da atividade. A Acumulação de Custos está intimamente ligada ao Fluxo de Caixa do projeto. Os valores de custos de recursos devem ser inseridos na Planilha de recursos para que eles possam originar os custos das atividades ao serem atribuídos nelas.

9.4 Inserindo Custos Diferenciados Através da Tabelas de Taxas de Recursos O Microsoft Office Project oferece diversos recursos para o gerenciamento avançado de custos de recursos, tais como atribuições de custos personalizados através da tabela de Taxas de custo. As diferentes tabelas de taxas de custo disponíveis podem ser usadas para dar a um recurso até cinco conjuntos de taxas de custo de modo a suportar diferentes cenários de custos. Cada um desses cinco cenários permite até 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas de taxas de custo, suportando aumentos e diminuições para diferentes taxas iniciais de recursos. Dica – Nos campos de taxas das tabelas de taxas de custo, podem-se inserir aumentos ou diminuições de taxas em valores, digitando uma nova taxa ou, em porcentagens, digitando +10% ou -10%, por exemplo. Quando inserir porcentagens, o Microsoft Office Project calculará a nova taxa com base no percentual determinado.

Para criar uma tabela de Taxas de custo, 1. alterne para o modo de exibição Planilha de recursos através da barra de modos; 2. dê um clique duplo no recurso desejado ou clique em Informações sobre o recurso

3. acesse a guia Custos;

;

Recursos

Figura 9.11 – Informações sobre o recurso na guia Custos

4. digite a data efetiva (data a partir da qual o custo irá assumir o novo valor); 5. digite as taxas que entrarão em vigor na data efetiva; 6. repita os passos 4 e 5 para as outras datas de alteração de taxas para a tabela de custo A; 7. repita os procedimentos 4, 5 e 6 para as tabelas de custos B, C, D e E, se necessário; 8. clique em OK.

127

128 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.12 – Exemplo de Tabela de taxas de custo para o recurso técnico, que receberá aumentos consecutivos de 10% em suas taxas anualmente a partir de 25/03/2004

9.5 Atribuindo um Recurso a uma Atividade Recursos são atribuídos a atividades para deixar claro quem é o responsável por sua condução. Atribuir recursos também ajuda a determinar quanto tempo se gastará para que a atividade seja concluída, e, se o projeto também controlar custos, determinará o custo de cada atividade e, conseqüentemente, do projeto. Uma atividade sempre recebe mais de um recurso. Portanto, na maioria das vezes, será preciso atribuir recursos de trabalho e materiais a uma atividade de maneira quase simultânea.

9.5.1 Atribuindo Recursos de Trabalho Quando se atribui um recurso de trabalho a uma atividade, especifica-se a parcela do tempo do recurso disponível para ela. O Microsoft Office Project denomina essa parcela de tempo de unidades de atribuição. O recurso pode ser atribuído em período integral (1 ou 100%) na atribuição ou em qualquer outra parcela de tempo (0,2 ou 20%, por exemplo, com o tempo restante disponível para outras atribuições) ou vários (por exemplo, 2 ou 200% para dois recursos atribuídos a uma tarefa). Para atribuir um recurso de trabalho a uma atividade, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. no campo Nome da tarefa, selecione a tarefa à qual deseja atribuir um recurso;

Recursos

3. clique em Atribuir recursos

129

;

4. no campo Nome, selecione o recurso que deseja atribuir à tarefa; 5. (opcional) determine se o recurso é solicitado ou demandado no campo S/D (um recurso solicitado não pode ser substituído enquanto um recurso demandado pode ser substituído por outro com as mesmas qualificações quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft Office Project Server); 6. determine a quantidade de recursos a ser alocada; 7. clique em Atribuir;

Figura 9.13 – Atribuição de recursos às atividades

8. repita os passos 4, 5 e 6 para os outros recursos a serem inseridos. Observa-se que o recurso alocado se desloca para o início da lista e que uma marca de seleção 9 à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à atividade selecionada. Dica – A caixa de atribuição de recursos permanece aberta na tela até que o usuário finalize todas as atribuições no projeto e feche a janela.

Dica – A quantidade de recursos de trabalho pode ser dada em valores unitários ou porcentagem. Acesse o menu Ferramentas – Opções, selecione a guia Agenda. Clique em decimal ou porcentagem no campo Mostrar unidades de atribuição como.

130 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

9.5.2 Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade Quando se atribui um recurso material a uma tarefa, pode-se estabelecer se o uso do material se baseia no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo de material fixo). No consumo de material fixo, a quantidade especificada de material independe da duração da atividade, como, por exemplo, 10 sacos de cimento para um determinado trabalho, independentemente do tempo que ele leve para ser concluído. No consumo de material variável, a quantidade de material é especificada por unidade de tempo, como, por exemplo, 10 sacos de cimento por dia de trabalho. Observa-se que a atribuição no gráfico de Gantt também mostra o rótulo do material, ao lado da quantidade, facilitando a compreensão do projeto. Para atribuir um recurso material a uma atividade, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. no campo Nome da tarefa, selecione a tarefa à qual deseja atribuir um material; 3. clique em Atribuir recursos

;

4. no campo Nome, selecione o recurso que deseja atribuir à tarefa; 5. (opcional) determine se o recurso é solicitado ou demandado no campo S/D (um recurso solicitado não pode ser substituído enquanto um recurso demandado pode ser substituído por outro com as mesmas qualificações quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft Office Project Server); 6. no caso de recursos alocados de modo fixo, digite a quantidade do recurso para toda a tarefa; 7. no caso de materiais que são consumidos no tempo, digite a quantidade por unidade de tempo, como, por exemplo, 3/dia, 2/h, etc.; 8. clique em Atribuir;

Figura 9.14 – Exemplo de atribuição do material Cimento em uma taxa de 12 Saco(s) por semana

Recursos

131

9. repita os passos 4, 5, 6 e 7 para os outros materiais a serem inseridos. Observa-se que o recurso alocado se desloca para o início da lista e que uma marca de seleção 9 à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à atividade selecionada.

9.5.3 Utilização das Opções da Lista de Recursos e dos Gráficos de Disponibilidade Outro recurso do Microsoft Office Project 2003 são as Opções da Lista de Recursos. Essas opções permitem que filtros e disponibilidade dos recursos sejam utilizados para encontrar os recursos adequados.

Figura 9.15 – Tela Atribuir Recursos evidenciando as Opções da Lista de Recursos

Já existe uma série de filtros predefinidos no Microsoft Office Project, porém diversos outros filtros específicos podem ser criados, como será visto.

132 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.16 – Exemplo dos filtros Recursos – Material e Recursos – Trabalho aplicados sobre uma lista de recursos

Outro mecanismo também disponível no Microsoft Office Project 2003 é a visualização gráfica da alocação e da disponibilidade dos recursos do tipo trabalho no projeto. Para exibir o gráfico do recurso escolhido, 1. selecione o recurso desejado ou os recursos (através da tecla CTRL); 2. clique no botão Gráficos;

Figura 9.17 – Tela Gráficos evidenciando o trabalho alocado para dois recursos do projeto

Recursos

133

3. selecione o Tipo do gráfico no campo Selecionar gráfico;

Figura 9.18 – Selecionando o tipo de gráfico do recurso

4. pressione Fechar para fechar o gráfico. Novo – O Microsoft Office Project 2003 disponibiliza a caixa de seleção Incluir reservas propostas ao determinar a disponibilidade e número total de horas atribuído. Ela especifica que atribuições propostas devem ser incluídas juntamente com as atribuições aceitas nos gráficos. Quando essa caixa de seleção está selecionada, o gráfico selecionado é criado como se as atribuições propostas já tivessem sido aceitas.

Importante – O Microsoft Office Project 2003 não permite a impressão dos gráficos de disponibilidade.

9.6 Como o Microsoft Office Project Calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos O Microsoft Office Project calcula a duração de projetos tendo por base, ou não, a alteração da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle de agendamento disponíveis são •

unidades fixas;

•

trabalho fixo;

•

duração fixa.

134 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Office Project calcula a seguinte expressão: Duração =

Trabalho Unidades

Essa relação é gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade. Quando se altera a quantidade de recursos, a duração e a quantidade de horas de trabalho se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores, de acordo com o que está definido no tipo de tarefa. Para alterar o tipo de tarefa de uma tarefa isolada, 1. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a tarefa

;

2. selecione a guia Avançado; 3. na caixa Tipo de tarefa, escolha o tipo de atividade desejado.

Figura 9.19 – Selecionando o tipo de tarefa no formulário Informações sobre a tarefa

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Unidades fixas, ao dobrar a atribuição, a quantidade de trabalho que um recurso precisa realizar (através do modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do Recurso), o Microsoft Office Project dobrará a duração da atividade para comportar a nova necessidade de trabalho, mantendo fixa a quantidade de recursos.

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Duração fixa, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o Microsoft Office Project manterá a duração da atividade constante, mas dobrará a quantidade de trabalho a ser realizado.

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Trabalho fixo, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o Microsoft Office Project reduzirá a duração da atividade pela metade para comportar a quantidade de trabalho preestabelecida.

Ao usar essas opções de agendamento padrão do Microsoft Office Project, o usuário normalmente insere atividades, define durações e dependências, bem como faz a atribuição de recursos. Fica a cargo do mecanismo de cálculo do programa calcular as datas de início e término das atividades a partir da quantidade de trabalho calculada.

Recursos

135

Por padrão, a alteração das durações das tarefas altera a quantidade de trabalho dos recursos atribuídos. No entanto, algumas vezes a equipe do projeto necessitará exercer um controle direto sobre a quantidade de trabalho atribuída aos recursos nas atividades e irá preferir que o Microsoft Office Project determine a duração do trabalho e as datas de início e término inseridas. Isso será útil se, em vez de gerenciar tarefas, o seu foco for o gerenciamento de recursos, especialmente quando estiver envolvida a cobrança por hora. É possível fazer isso transformando todas as tarefas em tarefas de trabalho fixo e inserindo seus próprios valores de trabalho. Se desejar implementar de um modo definitivo um dos três tipos de agendamento, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Agenda; 2. na caixa Tipo de tarefa padrão, escolha duração, unidades ou trabalho fixo; 3. clique em Definir como Padrão para que, ao sair do programa, essas configurações sejam gravadas para todos os projetos.

Figura 9.20 – Menu Ferramentas – Opções na guia Agenda, mostrando a alteração do Tipo de tarefa-padrão e o botão Definir como padrão

136 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é o conceito de Smart tags aplicado ao agendamento do trabalho. Ao alterar a quantidade de recursos ou a duração de uma atividade, seja para cima ou para baixo, existe uma relação entre a duração, o trabalho e a quantidade de recursos. O indicador do Smart Tag aparecerá automaticamente com as opções de agendamento necessárias.

Figura 9.21 – Smart Tag acionado após a redução na duração de uma atividade de 3 para 1 dia, apresentando as novas opções de agendamento, uma vez que a duração foi alterada.

9.6.4 Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas Quando uma atividade é designada do tipo Unidades fixas, o controle pelo empenho torna-se possível. Controle por empenho, também conhecido como efeito mutirão, significa manter o valor total para o trabalho da tarefa, independentemente de quantos e quais recursos de trabalho estejam atribuídos a ela. Quando novos recursos são atribuídos, sejam eles iguais, ou não, aos anteriores, o trabalho restante é distribuído entre eles, reduzindo a duração. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão, ao acrescentar um recurso S, a duração passa para 5 dias. Se o controle pelo empenho está desativado, a atividade só tem sua duração alterada com o acréscimo ou o decréscimo de recursos já existentes. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão desabilitado, ao acrescentar um recurso S, a duração permanece em 10 dias, dobrando o trabalho total da tarefa, de modo a acomodar a necessidade de alocação de dois recursos. O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendo adicionados ou removidos de uma atividade.

Recursos

137

Regras básicas do agendamento controlado pelo empenho: •

Os cálculos só serão aplicados depois que o primeiro recurso for atribuído à tarefa. Quando um segundo recurso for aplicado, ou a quantidade do recurso anteriormente inserido for alterada, o valor total do trabalho não será alterado, mas, sim, a quantidade de trabalho de cada um dos recursos, podendo aumentar ou diminuir a duração das atividades.

•

Os cálculos são refeitos quando se atribuírem vários recursos ao mesmo tempo em uma atividade, desde que sejam as primeiras atribuições da atividade. No entanto, após essa atribuição inicial de vários recursos, qualquer alteração na quantidade de recursos não alterará o valor total do trabalho, mas alterará o trabalho de cada recurso e a duração da atividade.

Dica – As atividades de resumo não permitem o agendamento controlado pelo empenho.

Para ativar e desativar o controle pelo empenho, 1. selecione a atividade que se deseja configurar; 2. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a tarefa

;

4. selecione a guia Avançado; 5. na caixa Tipo de tarefa, escolha Unidades fixas, caso ainda não o tenha feito; 6. clique em Controlada pelo empenho; 7. clique em OK.

Figura 9.22 – Informações sobre a tarefa destacando o controle pelo empenho em atividades de unidades fixas

138 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

9.7 Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) Os Perfis de Alocação de Recursos fornecem opções sobre a forma de distribuição do trabalho em uma atribuição. A delimitação do trabalho determina a forma de distribuição do trabalho de uma atribuição durante a sua duração. Os perfis de alocação de recursos permitem que os recursos sejam alocados de maneira diferente da uniforme (se uma atividade dura 10 dias e requer 80 horas de trabalho, o Microsoft Office Project calculará 8 horas/dia de trabalho uniformemente distribuídas).

Figura 9.23 – Perfil de alocação uniforme no modo de exibição Uso da tarefa

O Microsoft Office Project tem sete perfis de alocação para os recursos nas atividades, além do uniforme e do personalizado. São eles Crescente – O trabalho é agendado na atividade de forma gradativa até que, no último dia, esteja plenamente utilizado. Decrescente – O trabalho é agendado na atividade de forma decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado. Pico duplo – O trabalho é agendado com dois picos de trabalho. Pico inicial – O trabalho é agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta do que a velocidade de crescimento. Pico final – O trabalho é realizado em um crescente até que o valor máximo do trabalho é atingido, ocorrendo uma queda após esse máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de crescimento. Sino – O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporção. Tartaruga – O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e cai, mantendo a queda na mesma proporção do crescimento.

Recursos

139

Figura 9.24 – Modo de exibição Uso da tarefa com exemplos de cada tipo de alocação para uma atividade com 40 horas e um recurso integral alocado

Para calcular essas delimitações, o Microsoft Office Project divide a duração da atribuição em 10 segmentos, e as delimitações resultantes do trabalho são determinadas, conforme exibido na tabela a seguir. Os números representam a porcentagem do trabalho do recurso atribuído na tarefa em um dia, assumindo uma unidade de atribuição de 100% na tarefa. A delimitação pode ser aumentada ou condensada de acordo com a duração da atribuição.

Uniforme Crescente Decrescente Pico duplo Pico inicial Pico final Sino Tartaruga

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

100

100

100

100

100

100

100

100

100

100

10

15

25

50

50

75

75

100

100

100

100

100

100

75

75

50

50

25

15

10

25

50

100

50

25

25

50

100

50

25

25

50

100

100

75

50

50

25

15

10

10

15

25

50

50

75

100

100

50

25

10

20

40

80

100

100

80

40

20

10

25

50

75

100

100

100

100

75

50

25

Figura 9.25 – Modelo de delimitações de atribuições do Microsoft Office Project

Para escolher um determinado perfil de alocação de trabalho no recurso, 1. altere o modo de exibição para Uso da tarefa ou Uso do recurso; 2. dê um clique duplo sobre o recurso (se utilizado o Uso da tarefa) ou sobre a atividade (se utilizado o Uso do recurso) na qual se deseja alterar a delimitação do trabalho; 3. no campo Delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado;

140 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.26 – Alterando a delimitação do trabalho através da janela Informações sobre a atribuição

4. clique OK. Dica – Para facilitar a escolha das Delimitações de trabalho, insira uma nova coluna denominada Delimitações de trabalho no modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do recurso. Para inserir uma coluna, selecione a coluna à direita do local que deseja inserir, acesse o menu Inserir – Coluna, escolha o campo Delimitação do trabalho e clique OK.

Problemas de alocação de recursos ocorrem quando um recurso está sendo utilizado em uma quantidade superior ao máximo disponível naquele momento. O método a ser escolhido deverá reduzir as superalocações, sem deixar de analisar as limitações impostas pelo projeto como um todo – orçamento, disponibilidade de recursos e flexibilidade das atividades que compõem o cronograma, dentre outras. Existem diversas formas de solução de conflitos. Alguns exemplos são os seguintes: •

substituição de recursos;

•

troca da escala de trabalho;

•

trabalho em hora extra;

•

nivelamento ou redistribuição de recursos.

Não existe uma solução ideal. Cada solução é o resultado do tipo de estratégia que está sendo adotado pelo projeto. Atividade A B C D E

Semana 01

Semana 02

Semana 03

S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S João João Mariana Ana Carolina Márcio

Figura 10.1 – Exemplo de conflito, onde o recurso João está superalocado nas atividades A e B (supondo alocação integral de João nas atividades A e B).

141

142 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

10.1 Substituição de Recursos Quando for necessária a substituição de um recurso por outro, não é preciso remover o recurso a ser substituído para depois inserir o novo. Para substituir recursos, 1. selecione a atividade que terá recursos substituídos; 2. clique em Atribuir recursos

;

3. selecione o recurso atribuído que deseja substituir;

Figura 10.2 – Substituição de recursos no quadro atribuição – Etapa 1

4. clique em Substituir;

Figura 10.3 – Substituição de recursos no quadro atribuição – Etapa 2

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

143

5. selecione um ou mais recursos para atribuir como substitutos e suas quantidades (não é necessária uma relação um para um); 6. clique em OK. Importante – Todos os custos referentes aos recursos substituintes serão agora considerados para o projeto, e os custos do recurso substituído serão excluídos.

10.2 Troca da Escala de Trabalho Outra forma de solução de problemas com recursos é a troca da escala de trabalho do recurso, isto é, o recurso trabalha em horas especiais em uma parte do calendário e, em outro momento, tem sua compensação na escala de trabalho. O procedimento para a troca da escala de trabalho é o seguinte: 1. alterne o modo de exibição para Planilha de recursos;

2. dê um clique duplo no recurso que terá sua escala de trabalho alterada ou clique em

;

3. no formulário Informações sobre o recurso, clique na guia Período úteis;

Figura 10.4 – Alterando o calendário de um recurso para que o período da tarde entre 8 e 19/03/2004 seja até as 22h

4. altere o período útil no calendário para que ocorram as devidas compensações (ver capítulo sobre calendários); 5. clique OK.

144 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – Se existirem outros recursos atribuídos à mesma tarefa, é importante que todos os calendários dos recursos sejam alterados para que se reflitam em economia de tempo para a atividade. Outra opção é alterar o calendário da atividade, dando um clique duplo sobre a atividade, escolhendo a guia Avançado, determinando qual será o calendário novo para a tarefa, além de selecionar a opção O agendamento ignora os calendários dos recursos para que a atividade despreze os calendários dos recursos.

10.3 Trabalho em Hora Extra O volume de trabalho em um recurso atribuído a uma atividade agendada além das horas de trabalho normais disponíveis será cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras não constitui trabalho adicional na atividade, não tendo período definido para realização. Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de trabalho na atividade continuará a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras. A hora extra é inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o recurso leva para concluir a atividade. Normalmente, as horas extras são utilizadas para diminuir a duração da atividade. Quando as horas extras são inseridas para um recurso em uma atividade, o programa recalcula o período da atribuição, subtraindo as horas extras do total de horas trabalhadas. No que diz respeito aos custos, o programa utiliza para essas horas um custo diferenciado, proveniente do campo Custo hora extra. Para inserir horas extras, 1. alterne o modo de exibição para Uso do recurso ou Uso da tarefa; 2. insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do Uso do recurso ou do Uso da tarefa, através do menu Inserir-Coluna; 3. na área onde o trabalho é lançado, clique com o botão direito e escolha estilos de detalhe...;

Figura 10.5 – Coluna Trabalho de horas extras exibida e menu aberto na área de entrada de trabalho ao pressionar o botão direito do mouse com destaque para a opção Estilo de detalhe...

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

145

4. na tela Estilos de detalhe, escolha Trabalho em horas extras e clique em Mostrar;

Figura 10.6 – Tela Estilos de detalhe com destaque para o campo Trabalho de horas extras

5. clique em OK para fechar a tela Estilos de detalhe; 6. digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os custos do projeto são recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados.

Figura 10.7 – Modo de exibição Uso da Tarefa com os campos de horas extras antes e depois da inserção de 8 horas extras para o recurso na atividade prevista para um total de 40 horas (economia de 1 dia com 8 horas normais e 2 horas extras por dia)

A quantidade de trabalho de horas extras especificada não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho que deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir o trabalho de horas extras, a duração da tarefa será reduzida.

146 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Por exemplo, se o campo Trabalho indica 93 horas e o trabalho em horas extras é de 10 horas, isso significa que o trabalho regular de 83 horas é somado com 10 horas extras, totalizando as 93 horas (total do trabalho). Importante – O detalhe de hora extra na região do trabalho não permite edição. As horas extras são distribuídas uniformemente entre os dias regulares de trabalho.

Dica – No acompanhamento em controle de horas extras, o usuário deve utilizar os campos Trabalho real de horas extras e Trabalho de horas extras restantes, onde as horas realizadas podem ser inseridas e as restantes são calculadas a partir da diferença entre as horas extras agendadas e as realizadas.

10.4 Nivelamento ou Redistribuição de Recursos O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja disponível. Nivelamento de recursos é o método mais usual de resolução de conflitos de recursos, porém diversas vantagens e desvantagens devem ser avaliadas. Vantagens

Desvantagens

•

Não altera o custo direto do projeto, alterando apenas o fluxo de pagamentos.

•

Na maioria dos casos gera atrasos no cronograma do projeto.

•

Processo menos traumático para os recursos.

•

Algoritmo complexo de cálculo, sendo viável apenas se calculado por programas de computador.

Figura 10.8 – Vantagens e desvantagens do nivelamento de recursos

Use o nivelamento de recursos quando a seqüência das atividades não for importante. Por exemplo, se houver várias tarefas atribuídas a determinado recurso, mas não houver dependência entre as atividades, o Microsoft Office Project poderá ajustá-las conforme necessário, pois o recurso pode trabalhar nessas atividades em qualquer ordem.

10.4.1 A Barra de Ferramentas Gerenciamento de Recursos Para facilitar o trabalho com recursos, o Microsoft Office Project tem a barra de ferramentas Gerenciamento de recursos. Para acessar essa barra de ferramentas, 1. clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponível na tela com o botão direito do mouse; 2. clique em Gerenciamento de recursos na caixa de seleção exibida.

Figura 10.9 – Barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

147

A barra de ferramentas Gerenciamento de recursos disponibiliza atalhos para as principais ações relativas a recursos, tais como: •

escolha de modos de exibição de alocação de recursos e entrada de tarefas;

•

procura por superalocações;

•

atribuição de recursos;

•

gerenciamento de pool de recursos em múltiplos projetos;

•

catálogos eletrônicos;

•

filtros específicos.

10.4.2 Definindo Restrições, Prioridades e Datas Limites para Atividades durante o Nivelamento As restrições limitam os ajustes que o Microsoft Office Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser redistribuídas. A definição de prioridades ocorre quando uma atividade não puder ser atrasada de forma alguma ou quando houver atividades que podem ser atrasadas se um nivelamento for necessário. As restrições e as prioridades devem ser alteradas somente em casos de real necessidade. Dica – Não use o nivelamento de recursos quando o projeto estiver agendado do término para o início. Quando um projeto é agendado a partir de uma data de término, não existe margem de atraso para redistribuir as atividades.

Os principais tipos de restrições são os seguintes: •

O mais breve possível – A atividade deve se iniciar o mais breve possível (padrão do Microsoft Office Project).

•

O mais tarde possível – A atividade deve se iniciar o mais tarde possível, não permitindo folgas entre as atividades.

•

Deve iniciar em – A atividade deve iniciar-se em uma data especificada no campo Data da restrição.

•

Deve terminar em – A atividade deve terminar em uma data especificada no campo Data da restrição.

•

Não iniciar antes de – A atividade somente se inicia após uma determinada data, especificada no campo Data da restrição.

•

Não iniciar depois de – a atividade tem um limite máximo de data para se iniciar, especificado no campo Data da restrição.

•

Não terminar antes de – a atividade somente é concluída após uma determinada data, especificada no campo Data da restrição.

148 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

Não terminar depois de – a atividade tem um limite máximo de data para ser concluída, especificada no campo Data da restrição.

Para atribuir a uma atividade uma das restrições anteriores, 1. selecione a atividade que terá alteradas suas restrições; 2. dê um clique duplo ou clique em

para abrir o formulário de informações da tarefa;

3. clique na guia Avançado; 4. no campo Tipo de restrição, selecione o tipo desejado; 5. se for o caso de escolha de um Tipo de restrição que necessite de uma data especificada, digite-a no campo Data da restrição;

Figura 10.10 – Definindo restrições das atividades através do formulário Informações sobre a tarefa

6. clique OK. Um segundo fator diz respeito às prioridades da atividade. A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou, primeiro, divididas. No Microsoft Office Project, as prioridades da atividade são numéricas, variando de 0 a 1000. Quanto mais alta for a prioridade de uma atividade, menos oportunidade ela tem de ser atrasada com o nivelamento.

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

149

~0

Prioridade

~ 500

Possibilidade de atraso

~1000

Figura 10.11 – Possibilidade de deslocamento em função da prioridade

Para atribuir uma prioridade, 1. selecione a atividade; 2. dê um clique duplo e clique em

para abrir o formulário de Informações da tarefa;

3. clique na guia Geral; 4. no campo Prioridade, atribua o valor desejado para a Prioridade (o padrão é 500);

Figura 10.12 – Definindo prioridades das atividades através do formulário Informações sobre a tarefa

5. clique OK. Dica – Não se deve esquecer de que, no Microsoft Office Project, os projetos também têm prioridades. Essas prioridades são utilizadas ao se nivelar atividades em diferentes projetos. Para alterar a prioridade do projeto, acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto.

150 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

10.4.3 Disponibilidade Variável de Recursos O Microsoft Office Project inclui a habilidade de contornar a disponibilidade de recursos, ou seja, os recursos podem ter o campo Unidades máximas variável com o tempo. Por exemplo, pode-se definir que, neste mês, o projeto contará com quatro unidades do recurso pedreiro e que, no mês seguinte, essa quantidade poderá ser aumentada para seis pedreiros. Essa funcionalidade é útil na definição das unidades disponíveis no tempo para um recurso individual ou grupo de recursos, tornando o nivelamento muito mais real e aplicável. Para criar disponibilidade variável para um recurso, 1. selecione o recurso cuja disponibilidade se deseja alterar; 2. dê um clique duplo em

para abrir o formulário de Informações sobre o recurso;

3. na guia Geral, insira a data Disponível de e a data Disponível até e a quantidade disponível para esse período; 4. repita o procedimento anterior para criar todas as variações de disponibilidade desejadas;

Figura 10.13 – Recurso Consultor Sênior com disponibilidade variável: 1 recurso disponível de 18 a 31/03/04, 2 de 01 a 30/04/04, etc.

5. clique em OK para efetivar as mudanças.

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

151

10.4.4 Nivelando ou Redistribuindo Recursos Para nivelar os recursos do projeto, 1. verifique, através do modo de exibição Uso da tarefa ou Uso do recurso, se algum recurso está superalocado. Se o recurso estiver superalocado, ele será apresentado na cor vermelha (destaque); Dica – O Microsoft Office Project tem um campo chamado Pico, que calcula a quantidade máxima do recurso que está sendo utilizado no projeto. Para exibir o campo Pico, acesse o menu Inserir – Coluna.

2. acesse o menu Exibir – Mais modos de exibição e escolha o modo de exibição Gantt de redistribuição. Essa visualização permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem como a defasagem de cada atividade através do campo Atraso da redistribuição;

Figura 10.14 – Gantt de redistribuição antes do nivelamento com as margens de atraso de cada atividade antes do nivelamento

3. acesse o menu Ferramentas – Redistribuir recursos;

Figura 10.15 – Formulário Redistribuição de recursos com a opção Redistribuir agora destacada

152 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. determine se o nivelamento do recurso será feito automática ou manualmente; Dica – Nivelamentos automáticos são pouco usuais e consomem um tempo elevado de processamento, uma vez que cada entrada ou edição de um dado implica um novo nivelamento. Os nivelamentos manuais são os mais utilizados, porque o usuário consegue controlar e determinar quando o nivelamento será efetuado.

5. escolha a forma de procura por superalocações (precisão). A procura poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês. Essa precisão irá permitir, ou não, a tolerância à superalocação, ou seja, até que se detalhe, o trabalho será considerado superalocado; 6. selecione Limpar nivelamentos anteriores se desejar anular os nivelamentos anteriormente efetuados; 7. determine o intervalo de tempo onde ocorrerá a redistribuição do projeto;

8. escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição. Existem três ordens de nivelamento: Número da tarefa, Prioridade e Padrão, Padrão. A ordem Número da tarefa determina, como critério de desempate entre duas atividades superalocadas, o número de identificação (ID), ou seja, quanto menor for seu ID, menor a possibilidade de ser deslocada em conseqüência do nivelamento. A ordem Padrão analisa, inicialmente, a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade (ordem Número da tarefa). A ordem Prioridade, Padrão utiliza, inicialmente, o critério de prioridade da atividade, definido anteriormente, como primeiro critério de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padrão; 9. defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento pode atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos (visto no capítulo de recursos), se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente (interrupções) e se os recursos atribuídos como propostos devem, ou não, ser incluídos nos cálculos de nivelamento; 10. clique em Redistribuir agora; 11. compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo de exibição Gantt de distribuição.

Figura 10.16 – Gantt de redistribuição antes e após o nivelamento, evidenciando as atividades que se modificaram, bem como a margem de atraso de cada atividade antes e depois do nivelamento

Solucionando Problemas de Alocação de Recursos

153

10.4.5 Limpando o Nivelamento Realizado Para limpar o nivelamento realizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Redistribuição de recursos; 2. clique no botão Limpar redistribuição; 3. determine se o nivelamento será apagado para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 4. clique OK.

Figura 10.17 – Limpando redistribuições

Para muitos gerentes de projeto, o custo é um aspecto importante do controle do projeto. Por exemplo, considerações sobre o custo podem determinar com que rapidez as tarefas são realizadas e como os recursos (tais como equipamento e trabalhadores) são usados. Em alguns casos, o sucesso de um projeto pode ser medido por quão próximos os custos finais do projeto estão do seus custos previstos na linha de base (baseline). O Microsoft Office Project permite monitorar, continuamente, os custos de recursos e atividades. Entre as principais funções de custos, estão os seguintes: •

estabelecer um orçamento para identificar o destino do dinheiro;

•

controlar o agendamento dos pagamentos;

•

examinar o custo total de atividades individuais, ou do projeto inteiro, para que se possam fazer os ajustes necessários a fim de manter o projeto dentro do orçamento.

Figura 11.1 – Relatórios de Fluxo de Caixa e Orçamento produzidos pelo Microsoft Office Project para o controle de custos do projeto

154

Custos

155

As informações de custos podem ser obtidas instantaneamente, permitindo: •

verificar os custos dos recursos de todas as atividades, exibindo o custo por tarefa;

•

verificar o custo total do projeto, exibindo o custo por projeto;

•

verificar o custo total de uma fase do projeto, exibindo os totais do custo das atividades de resumo;

•

prever e agendar os custos envolvidos na conclusão de uma atividade, visualizando os custos restantes.

11.1 Atribuindo Custos ao Projeto Existem diversas formas de atribuir custos a um projeto. Eis algumas: •

Se o objetivo do projeto é basear os custos das atividades em salários ou taxas de pagamento dos seus recursos, o gerente do projeto poderá atribuir taxas regulares e de horas extras a eles antes de atribuí-los a uma atividade. Ao fazer isso, o Microsoft Office Project calcula o custo da atividade, multiplicando a taxa pela duração definida para essa mesma atividade.

•

O Microsoft Office Project pode incorporar custos fixos, juntamente com todos os custos baseados em taxas, quando calcular o custo total de uma atividade.

•

Os custos de materiais são calculados de duas formas diferentes nos campos Taxa-Padrão e Custo/Uso. Taxa-Padrão refere-se ao custo unitário de cada recurso material, e o Custo/Uso é o custo atribuído uma única vez na atividade para que se utilize o material, independentemente de sua quantidade.

O procedimento padrão para a atribuição de custos fixos e identificação dos custos dos recursos e materiais já atribuídos é realizado através da tabela básica de atribuição de custos da seguinte forma: 1. exiba a tabela de alocação de custos através do menu Exibir – Tabela – Custo;

Figura 11.2 – Tabela de custos do projeto

156 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. insira os custos fixos diretamente na tabela, no campo Custo fixo; Importante – O custo fixo é somado apenas no cálculo do custo total, ou seja, o custo fixo de uma atividade de resumo não é a soma dos custos fixos de suas constituintes. Se o projeto não dispuser de custos fixos detalhados para cada atividade, insira o custo fixo de todas as atividades na atividade de resumo respectiva.

3. o custo total das atividades é calculado como a soma dos custos de recursos atribuídos com os custos fixos de cada atividade; 4. os custos de linha de base, real e restante, serão determinados durante o acompanhamento do projeto. Dica – O fluxo de caixa do projeto e outros relatórios de custos estão disponíveis no menu Exibir – Relatórios, que serão estudados.

Os custos totais do projeto podem ser exibidos através da estatística do projeto, atualizada sempre que o Microsoft Office Project recalcula o projeto, isto é, 1. no menu Projeto, clique em Informações sobre o projeto; 2. clique em Estatísticas; 3. no campo Custo na linha Atual, o custo total planejado para o projeto é mostrado.

Figura 11.3 – Estatísticas do projeto

Ao atribuir um recurso a uma atividade, o Microsoft Office Project utiliza, como padrão, a Tabela de custo A. Para modificar a tabela-padrão de uma atribuição, 1. altere o modo de exibição para Uso da tarefa ou Uso do recurso, clicando na Barra de modos; 2. selecione o recurso que terá sua Tabela de taxas de custo alterada; 3. dê um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta Informações sobre a atribuição

;

Custos

157

Figura 11.4 – Alteração da tabela de taxas de custo da atribuição no formulário Informações sobre a atribuição

4. escolha a tabela de custos desejada no campo Tabela de taxas de custo; 5. clique em OK. Dica – Outra forma prática de alterar as tabelas de taxas de custo é através do modo de exibição Uso do recurso, inserindo a coluna Tabelas de taxa de custo através do menu Inserir-Coluna e alterando a letra da tabela para cada recurso em cada atividade.

Figura 11.5 – Alteração da tabela de taxas de custo através do modo de exibição Uso da Tarefa

159

1 Conforme visto no primeiro livro desta série, o acompanhamento do projeto acontece paralelamente ao seu planejamento e execução. Ele tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade, comparando o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento e tomando ações corretivas em caso de desvio. O mecanismo básico de acompanhamento e controle do Microsoft Office Project 2003 consiste na entrada de informações reais de início, término, duração real e restante. No caso dos custos e da alocação do trabalho nos recursos, é possível que o usuário escolha se deseja inserir os dados manualmente ou se o Microsoft Office Project 2003 fará os cálculos, retornando o valor e o trabalho proporcionais aos dados de prazo inseridos, a partir da suposição de um comportamento linear. Antes de iniciar qualquer acompanhamento, é preciso que o ambiente de cálculos seja personalizado. Para personalizar os cálculos do projeto, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Cálculo;

161

162 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.1 – Tela Opções com a guia Cálculo evidenciada com as opções de cálculos para o projeto

3. determine se o cálculo será efetuado manual ou automaticamente e se também será realizado para todos os projetos ou somente para os projetos abertos nas Opções de Cálculo do Microsoft Office Project; 4. clique OK. Dica – O cálculo automático somente deve ser desativado em projetos com grande número de atividades, relacionamentos e recursos, para que a performance não seja comprometida. Em todos os outros casos, a opção de cálculo automática deve ser mantida.

Para determinar as opções de cálculos do projeto com relação à data de status, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Cálculo e localize a área Opções de cálculo;

Figura 1.2 – Opções de cálculo para o projeto na guia Cálculo

Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo e Acompanhamento do Microsoft Office Project 2003

163

3. escolha a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso se desejar que o programa calcule automaticamente a quantidade de recursos já consumidos na atividade (se a atividade estiver com 50%, isso implicará que 50% dos recursos já foram consumidos); 4. selecione Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status para mover as partes concluídas das tarefas que foram agendadas para se iniciarem após a data de status (definida em Projeto – Informações sobre o projeto) para que sejam movidas para antes da data de status. Data de Status

Figura 1.3 – Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status selecionado

5. ao selecionar Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status, pode-se definir que as partes que ainda serão executadas sejam movidas também para antes da data de status selecionando E mover o início das partes restantes para antes da data de status. Caso contrário, será criada uma interrupção na atividade, onde as partes concluídas ficam até a data de status, e as partes restantes, após a data de status. Data de Status

Figura 1.4 – E mover o início das partes restantes para antes da data de status selecionado juntamente com Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status selecionado

6. no caso contrário, ou seja, quando uma atividade que deveria ter sido executada antes da data de status não tiver sido, a opção Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status permite que a parte restante da tarefa avance para se iniciar na data de status. Data de Status

Figura 1.5 – Mover o início das partes restantes anteriores à data de status selecionado

164 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. ao selecionar Mover o início das partes restantes anteriores à data de status, pode-se definir que as partes já executadas sejam movidas também para a data de status selecionando E mover o final das partes concluídas para depois da data de status. Caso contrário, será criada uma interrupção na atividade, onde as partes concluídas ficam até a data de status, e as restantes, após a data de status; Data de Status

Figura 1.6 – E mover o final das partes concluídas para depois da data de status selecionado juntamente com Mover o início das partes restantes anteriores à data de status selecionado.

8. determine na opção As modificações feitas no % completo se estenderão à data de status que deseja distribuir as alterações na porcentagem de conclusão total uniformemente pela agenda até a data de status do projeto, ou até a data atual se você não tiver especificado uma data de status do projeto; 9. determine na opção Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo que os projetos inseridos serão tratados como tarefas de resumo do projeto onde são inseridos, em vez de projetos separados para fins de cálculos de prazos (se o projeto inserido tiver tarefas críticas para a sua própria data de término, mas não estiver no caminho crítico do projeto-mestre, essas tarefas não serão críticas para o projeto-mestre); 10. escolha a opção O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais se desejar que o Project calcule automaticamente o custo real de cada atividade com base no consumo linear dos recursos da tarefa; 11. determine, na opção Acumulação do custo fixo, qual será a forma de pagamento dos custos fixos inseridos nas tarefas ou nos recursos (rateado, início e término); 12. clique em OK para efetivar suas configurações.

2 Para se obter o melhor resultado possível durante a execução do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Microsoft Office Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto, e assim por diante. A linha de base salva as seguintes informações sobre um projeto:

•

datas de início e de término;

•

durações;

•

trabalho dos recursos e das tarefas;

•

custos dos recursos e das tarefas;

•

tarefas divididas;

•

trabalho dividido em fases;

•

custos divididos em fases.

2.1 Gravando a Linha de Base Para salvar a linha de base, 1. alterne a exibição do projeto para o modo de exibição Gantt de Controle para que a linha de base do projeto possa ser automaticamente exibida;

165

166 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base;

Figura 2.1 – Menu Ferramentas-Controle com destaque para a opção Salvar linha de base

3. no formulário Salvar linha de base, escolha Salvar linha de base; 4. determine qual linha de base será gravada; Dica – O Microsoft Office Project 2003 permite salvar até 11 linhas de base no plano de um projeto e acumular dados de linha de base atualizados para as tarefas de resumo.

Gravando, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

167

Figura 2.2 – Tela Salvar linha de base

5. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 6. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma como os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto;

Figura 2.3 – Tela Salvar linha de base com destaque para as opções de agregação da linha de base

7. clique em OK.

168 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – O Microsoft Office Project 2003 exibe ao lado do nome da linha de base na tela Salvar linha de base a data e a hora da última gravação da linha de base para fins de referência.

Figura 2.4 – Tela Salvar linha de base com destaque para a data e a hora da última gravação

Observa-se uma barra estática sobre cada atividade no modo de exibição Gantt de controle. Essa barra é a linha de base (baseline).

Figura 2.5 – Linha de base exibida através do modo de exibição Gantt de controle

Gravando, Copiando e Limpando a Linha de Base do Projeto

169

Quando salva uma linha de base, o Microsoft Office Project salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Dica – Como foi apresentado no capítulo sobre modos de exibição, existe um modo de exibição denominado Gantt com várias linhas de base, que mostra barras de tarefas de diversas cores para as três primeiras linhas de base (Linha de base, Linha de base 1 e Linha de base 2) nas tarefas de resumo e suas tarefas na parte de gráfico desse modo de exibição.

Figura 2.6 – Gantt com várias linhas de base

2.2 Copiando Linhas de Base É possível copiar todos os dados de uma linha de base para outra linha de base. Para copiar os dados, 1. acesse o menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base; 2. clique em Salvar Plano Provisório; 3. na opção Copiar, clique no nome da linha de base cujos valores deseja copiar; 4. na caixa Em, clique no nome da linha de base para a qual deseja transferir os valores; 5. clique em Projeto inteiro ou Tarefas selecionadas para copiar a parte desejada dos valores de linha de base.

170 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.7 – Copiando o conteúdo de uma linha de base para outra (nesse exemplo, da linha de base 2 para a linha de base 7)

2.3 Limpando a Linha de Base Caso seja necessário, a linha de base também pode ser apagada. Para apagar uma linha de base,

1. acesse o menu Ferramentas – Controle – Limpar linha de base;

Figura 2.8 – Tela Limpar linha de base

2. na tela Limpar linha de base, selecione a opção Limpar plano de linha de base; 3. escolha a linha de base que será apagada; 4. escolha se a limpeza será para todo o projeto ou para Tarefas selecionadas; 5. clique OK.

3 Plano provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefas que pode ser salvo em determinados estágios do projeto, possibilitando que se compare um plano provisório com o plano de linha de base ou com o plano atual, de modo a monitorar o andamento ou o adiamento do projeto. O Microsoft Office Project permite que se salvem até dez conjuntos de datas de início/término (planos provisórios). Uma linha de base difere do conjunto de estimativas originais sobre datas de início e de término, durações, trabalho e custos que são salvas depois de concluir e ajustar o plano do projeto, mas antes de o projeto se iniciar, sendo o principal ponto de referência com base no qual se avaliam as alterações efetuadas nele. Além disso, ela salva perto de vinte informações, incluindo informações divididas em fases e totais referentes a tarefas, recursos e atribuições. Já um plano provisório é um conjunto de dados atuais sobre o projeto que são salvos após ele ser iniciado, de modo a comparar com a linha de base para avaliar o seu andamento. O plano provisório salva apenas duas informações: as datas de início e de término atuais das tarefas. Os dados dos planos provisórios são armazenados nos campos início-término (1 a 10) do projeto. Para gravar um plano provisório, 1. siga os passos para a criação da linha de base, mencionados anteriormente;

2. ao abrir o formulário Ferramentas – Controle – Salvar linha de base, escolha Salvar plano provisório; 3. no campo Copiar, determine qual o par início-término que será gravado como plano provisório;

171

172 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.1 – Salvando um plano provisório (neste exemplo, do início/término para o início3/término3)

4. defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas; 5. caso seja selecionada a opção Tarefas selecionadas, determine a forma com que os valores da linha de base serão somados e acumulados nas tarefas de resumo do projeto; 6. no campo Em, determine o par início-término que armazenará os dados do campo Copiar;

7. clique OK. Caso seja necessário, os planos provisórios também podem ser apagados. Para apagar um plano provisório, siga os mesmos passos utilizados para limpar a linha de base.

4 É importante verificar se as atividades estão se iniciando e terminando pontualmente, bem com se elas estão dentro da quantidade de trabalho prevista na linha de base. As atividades que se iniciam ou terminam com atraso podem desviar um projeto inteiro do cronograma, atrasando as datas de início e término de atividades relacionadas. Por outro lado, as atividades que se iniciam ou terminam antecipadamente podem liberar recursos para apoiar o trabalho em outras atividades que estão atrasadas. Com relação ao trabalho, atividades que necessitam de mais trabalho que o previsto, na maioria das vezes, estouram os orçamentos, comprometendo a saúde financeira do projeto. Já atividades que se concluem com menos trabalho liberam recursos financeiros para serem aplicados em outras atividades, de modo a manter inalterado o custo final do projeto. No entanto, é importante verificar a disponibilidade dos recursos atribuídos às atividades que podem se iniciar antecipadamente, pois os recursos podem estar atribuídos a outras atividades nesse período. O acompanhamento do projeto é realizado individualmente, ou por um grupo de atividades em carga de trabalho, e os custos são distribuídos à medida que o projeto está sendo acompanhado e controlado. Para facilitar o acompanhamento de projetos, o Microsoft Office Project tem uma barra de ferramentas especialmente desenvolvida para esse fim. Para exibir a barra de ferramentas Controle, 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta do programa; 2. escolha Controle na caixa de seleção apresentada.

Figura 4.1 – Barra de ferramentas de controle

Essa barra de ferramentas possibilita a análise estatística do projeto, a atualização e o deslocamento de um conjunto de atividades, o controle de linhas de andamento, os percentuais de execução de atividades e a atualização, bem como o acompanhamento de projetos em rede.

173

174 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server O Microsoft Office Project permite diversas formas de acompanhamento, sejam elas atividade por atividade ou mecanismos de atualização de grupo. As principais formas são: •

percentual de conclusão;

•

formulário de acompanhamento;

•

tabela de acompanhamento;

•

atualização do projeto.

4.1 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão Utilize as ferramentas de percentual para atualizar, de maneira rápida e objetiva, as atividades que estão sendo executadas. É a forma mais rápida, porém menos precisa, de acompanhamento. Para inserir um percentual concluído em uma atividade, 1. exiba a barra de ferramentas Controle, clicando com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta; 2. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 3. se necessário, grave a linha de base, como visto; 4. selecione a atividade ou o conjunto de atividades que serão atualizadas através do percentual de conclusão; 5. escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100% para o status de conclusão do projeto. Importante – Por padrão, todos os custos e trabalhos realizados são atribuídos para a atividade na proporção do percentual concluído determinado. Caso deseje entrar com valores de custos e trabalho reais, acesse o menu Ferramentas-Opções e escolha a guia Cálculo. Desabilite a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso para inserir manualmente o trabalho real e desabilite a opção O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais para inserir os custos reais das atividades do projeto.

4.2 Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento O formulário de acompanhamento do projeto contém todas as informações relativas ao controle de uma atividade. Para acompanhar o projeto utilizando o Formulário de Acompanhamento, atividade por atividade, 1. exiba a barra de ferramentas Controle através do clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta visível, caso a barra de ferramentas Controle esteja não visível; 2. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 3. se necessário, grave a linha de base, como visto; 4. selecione a atividade que será atualizada;

Acompanhando o Progresso das Atividades

5. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar atividades ou clique em

175

;

Figura 4.2 – Formulário Atualizar tarefas

6. no campo Real, digite as datas nas caixas Início e Término reais do projeto; Dica – Observe que, na Tela Atualizar Tarefas, o usuário também pode inserir o percentual completo, a duração já realizada e a duração a realizar.

7. clique em OK. Dica – Quando o Microsoft Office Project exibe no campo término a sigla NA, isso significa que o término real da atividade ainda não está disponível (not available).

Importante – A inserção de uma data real de início ou término para uma tarefa altera a data agendada correspondente a essa atividade. As datas da linha de base, entretanto, não são afetadas pelas alterações que se fazem nas datas reais ou agendadas.

4.3 Acompanhamento Atividade por Atividade através da Tabela de Controle A tabela Controle é a forma mais usual de se acompanhar um conjunto de atividades, uma vez que uma planilha de entrada de dados de controle é utilizada para fazer entrarem todas as informações relativas ao andamento das atividades. Para acompanhar o projeto, utilizando a tabela de Controle, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 2. exiba a tabela de Controle, clicando no menu Exibir – Tabela – Controle; 3. se necessário, grave a linha de base, como visto; 4. preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de atividade.

176 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 4.3 – Tabela Controle de um projeto com os campos relativos a prazos e custos reais exibidos

Importante – O campo custo real fica sempre bloqueado quando a opção Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais fica ativada no menu Ferramentas-Opções na guia Cálculo.

Importante – O trabalho real está intimamente ligado ao percentual concluído se a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso, disponível no menu Ferramentas – Opções – Cálculo, estiver ativada, ou seja, ao colocar 50% concluída uma atividade, o Microsoft Office Project colocará imediatamente a metade de todo o trabalho necessário como já realizado e vice-versa. Se essa opção for desativada, os valores de percentual concluído e trabalho ficam completamente independentes.

4.4 Acompanhamento Simultâneo de um Conjunto de Atividades Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente ou se atividades precisam ser reagendadas em conjunto, podem-se definir as informações reais de início e término de todas essas atividades ao mesmo tempo. Essa é uma opção bastante útil no acompanhamento de projetos com um elevado número de atividades. Para atualizar um conjunto de atividades como concluído, 1. selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e serão atualizadas em conjunto; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar projeto;

Acompanhando o Progresso das Atividades

177

Figura 4.4 – Formulário Atualizar projeto com destaque para a atualização do trabalho

3. digite a data de atualização dos trabalhos; 4. escolha se a atualização somente será permitida integralmente ou se percentuais intermediários serão permitidos (entre 0 e 100%); 5. determine, no campo Para, se todo o projeto será atualizado ou se apenas as atividades selecionadas serão atualizadas; 6. pressione OK. Dica – A ferramenta Atualizar como agendado data atual como executadas dentro do previsto.

permite atualizar rapidamente as atividades selecionadas até a

Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto e precisam ser reprogramadas, 1. selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar projeto;

Figura 4.5 – Formulário Atualizar projeto com destaque para o reagendamento de trabalhos

3. selecione Reagendar trabalho não concluído para iniciar após e determine a nova data de início para as atividades atrasadas; 4. determine, no campo Para, se todo o projeto será reagendado ou se apenas as atividades selecionadas serão reagendadas; 5. pressione OK. Dica – A ferramenta Reagendar trabalho data atual.

permite reagendar rapidamente as atividades selecionadas para a

5 O Microsoft Office Project permite exibir linhas de andamento no Gráfico de Gantt. Para uma determinada data de avaliação, o programa desenha uma linha conectando tarefas em andamento, criando, assim, no Gráfico de Gantt, pontas direcionadas para a esquerda toda vez que o trabalho estiver atrasado. A distância da ponta à linha vertical indica o quanto a tarefa está diferente da data agendada. Podem-se exibir várias linhas de andamento para datas diferentes no seu projeto. Para exibir uma linha de andamento na data atual ou de status no Gráfico de Gantt, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Linhas de andamento; 3. clique na guia Datas e intervalos;

Figura 5.1 – Definindo linhas de andamento do projeto

178

Linhas de Andamento

179

4. marque a caixa de seleção Sempre exibir a linha de andamento atual; 5. para exibir o andamento em relação à data de status do projeto, clique em Na data de status do projeto; 6. para exibir o andamento em relação à data atual, clique em Na data atual; 7. clique OK.

Figura 5.2 – As linhas de controle aplicadas no Gráfico de Gantt, mostrando atividades que estão atrasadas e atividades já concluídas

Dica – Para determinar a data atual e a data de status do projeto, acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e digite a data de status e a data atual (por padrão, é baseada na data do sistema operacional).

Importante – Se, ao exibir o andamento em relação à data de status do projeto, ela ainda não tiver sido definida, o Microsoft Office Project abrirá uma tela informando que a Data de Status não foi definida.

O Microsoft Office Project também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto. Em Exibir linhas de andamento em relação a, clique em Plano da linha de base.

180 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.3 – Opções de exibição das linhas de andamento

Importante – O plano da linha de base a ser exibido será sempre o primeiro plano da linha de base (sem numeração). Para exibir uma linha de andamento em relação à linha de base 3, por exemplo, copie primeiramente a linha de base 3 na linha de base principal através do menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base.

Para configurar o estilo da linha de andamento, 1. selecione a guia Estilo da linha no formulário de Linhas de andamento; 2. formate o tipo de linha, a cor, a forma e a cor do ponto de andamento, bem como se datas serão exibidas para as linhas de andamento; 3. clique OK.

Figura 5.4 – Formatando os estilos de linhas de acompanhamento

Linhas de Andamento

181

Para exibir linhas de andamento em intervalos regulares (periódicos), 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Linhas de andamento;

3. clique na guia Datas e intervalos; 4. marque a caixa de seleção Exibir linhas de andamento em intervalos recorrentes; 5. clique em Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente para especificar o intervalo de tempo para exibir as linhas de andamento. A opção escolhida exibirá suas opções de configuração; 6. escolha as opções de agendamento para as linhas de andamento de acordo com o intervalo recorrente escolhido; 7. clique OK.

Figura 5.5 – Inserindo linhas de andamento recorrentes semanais, às segundas-feiras e às sextas-feiras

Importante – Ao exibir um grande número de linhas de andamento, o Microsoft Office Project poderá precisar de um longo tempo para calculá-las e desenhá-las. Para acelerar a exibição das linhas de andamento, opte por um período de tempo recorrente mais longo.

2

6

A análise2de valor agregado3 (Earned Value Analysis) é a responsável pelo acompanhamento financeiro de todo o projeto. Ela tem como objetivo detalhar os custos do projeto de forma a acompanhar com precisão as evoluções do seu custo. Valor agregado é um conceito prático e simples que tem foco na relação entre os custos reais consumidos e o trabalho realizado no projeto. O objetivo está na performance realmente obtida com o que foi gasto, ou seja, o que foi obtido pelo projeto em relação ao gasto financeiro para atingir aquele resultado. Fleming e Green propõem que o valor agregado funciona como um tipo de “alarme”, permitindo ao gerente de projeto avaliar se está consumindo mais dinheiro para realizar uma determinada tarefa, ou se está apenas gastando mais naquele momento porque o desenrolar do projeto está sendo acelerado. Isso permitirá que sejam tomadas ações corretivas e preventivas com a devida antecedência, possibilitando o controle do projeto. O Microsoft Office Project, em sua versão em português, utiliza, na análise de valor agregado, os termos já traduzidos para o português, apesar de serem pouco usuais no Brasil. Dentro da análise de valor agregado, é importante que se conheçam alguns termos comuns.

6.1 Terminologia para Orçamento, Custos Reais e Valor Agregado Os três elementos básicos da análise são os seguintes: BCWS ou COTA (custo orçado do trabalho agendado) – Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o custo de linha da base da atividade, da atribuição ou do recurso. O COTA é calculado como os custos de linha de base divididos em fases e acumulados até a data de status, ou data atual. É o custo proveniente do orçamento.

2 3

Baseado em Vargas, Ricardo V. Análise de Valor Agregado em Projetos. 2ed. Rio de Janeiro, Brasport, 2003. A Microsoft optou pela tradução de Earned Value como Valor Acumulado, porém, neste livro, o termo será tratado como Valor Agregado.

182

Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value)

183

BCWP ou COTR (custo orçado do trabalho realizado) – Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para a atividade, a atribuição ou o recurso. O COTR é calculado como o percentual da atividade realizada, multiplicado pelo seu orçamento. O COTR também é denominado “valor acumulado ou valor agregado”. ACWP ou CRTR (custo real do trabalho realizado) – Mostra os custos reais incidentes para o trabalho já realizado por um recurso ou atividade, até a data de status, ou data atual do projeto.

Custo

Uma vez determinados esses três parâmetros, a análise dos resultados é obtida com base na correlação entre os valores encontrados para cada um deles.

TA CO e u S o ba s W e BC ha d Li n

ACWP ou CRTR

BCWS ou COTA

AC

W

R uC o P

TR W BC

O uC Po

TR

BCWP ou COTR

Data de Status

Tempo

Figura 6.1 – Exemplo gráfico do COTA, do COTR e do CRTR ao longo do tempo para um determinado projeto.

6.2 Terminologia para Variação de Custos e Prazos CV ou VC (variação de custo) – É a diferença entre o custo previsto para atingir o nível atual de conclusão (COTR) e o custo real (CRTR), até a data de status, ou a data atual. Se a VC for positiva, o custo do trabalho agregado estará aquém do valor realmente gasto (custo real); se for negativa, a atividade está agregando um valor inferior ao que se gastou no trabalho e, continuada essa tendência, significará que o projeto tem uma grande tendência de ser concluído com um gasto superior ao orçado.

VC = COTR − CRTR CV = BCWP − ACWP %CV ou %VC (variação percentual de custo) – É a razão entre a variação de custos VC e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variação nos custos com relação ao agregado até o período.

VC COTR CV %CV = BCWS

%VC =

184 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server SV ou VA (variação do prazo) – É a diferença, em termos de custo, entre o valor agregado (COTR) e a agenda de linha de base (COTA). Se a VA for positiva, o projeto estará antecipado em termos de custo; se for negativa, o projeto estará atrasado em termos de custo.

VA = COTR − COTA SV = BCWP − BCWS %SV ou %VA (variação percentual de prazo) – É a razão entre a variação do prazo VA e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variação nos prazos com relação ao agregado até o período.

VA COTR SV %SV = BCWS

Custo

%VA =

A OT u C se o a WS e b BC ha d n Li

ACWP ou CRTR

BCWS ou COTA CV ou VC SV ou VA

AC

W

R uC o P

TR W BC

O uC Po

TR

BCWP ou COTR

Data de Status

Tempo

Figura 6.2 – Análise de Valor Agregado com as determinações de VC e VA

6.3 Terminologia para os Índices de Desempenho Ao se tratar da razão entre o valor agregado e os parâmetros de custo orçado e custo real, têm-se os seguintes índices: SPI ou IDA (índice de desempenho de prazos) – É a divisão entre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor planejado na linha de base (COTA ou BCWS). O IDA mostra a taxa de conversão do valor previsto em Valor Agregado.

COTR COTA BCWP SPI = BCWS IDA =

Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value)

185

Por exemplo, um IDA = 0,87 indica que 87% do tempo previsto no orçamento foi convertido em trabalho e que houve uma perda de 13% no tempo disponível. TCPI ou IDAC (índice de desempenho a concluir) – É a razão entre o trabalho restante (orçamento – valor agregado) a ser concluído e os fundos restantes (orçamento – custo real) a serem gastos, na data de status.

ORCAMENTO - COTR ORCAMENTO - CRTR ORÇAMENTO - BCWP TCPI = ORCAMENTO - ACWP IDAC =

Por exemplo, um IDAC = 1,15 indica que o projeto precisa produzir 15% a mais do que o previsto para recuperar um índice de desempenho de custos desfavorável no passado.

6.4 Terminologia para os Orçamentos e as Projeções Ao se tratar do orçamento final e das estimativas e projeções de custo final do projeto, têm-se os seguintes índices: BC ou OAT (orçamento ao término) – É o orçamento do projeto ou custo da linha de base (custo total previsto das atividades e do projeto). EAC ou EAT (estimativa ao término) – É a previsão de custos no final da atividade e do projeto. O Microsoft Office Project utiliza a estimativa denominada mais provável, assumindo que o índice de desempenho de custos é uma tendência para o projeto, ou seja, todo o trabalho futuro será desenvolvido com base na performance obtida até o momento. Para esse caso, a previsão de custos finais do projeto (EAC) é dada pela fórmula a seguir.

EAT =

Orçamento − COTR + CRTR IPC

EAC =

Orçamento − BCWP + ACWP CPI

VAC ou VAT (variação ao término) – É a variação entre o orçamento e a estimativa ao término.

VAT = Orçamento − EAT

VAC = Orçamento − EAC

186 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Custo Projetado Final

EAC ou EAT

Projeção do Custo Final através do CPI ou IPC

VAC ou VAT

Custo

Orçamento Final BAC ou OAT BAC ou OAT

e WS BC e ba s d a h n i L

ACWP ou CRTR

BCWS ou COTA CV SV

AC

W

R uC Po

TR W BC

OT uC Po

R

BCWP ou COTR

Data de Status

Tempo

Término Previsto PAC

Figura 6.3 – Análise de Valor Agregado

6.5 Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado Para que se possam aproveitar todos os recursos que o Microsoft Office Project 2003 possibilita, é preciso que algumas configurações estejam ativas no programa. Siga os passos a seguir, caso não o tenha feito ainda. São eles os seguintes: 1. salve a linha de base do projeto (menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base) para assegurar que os dados do projeto estejam previstos (dados do COTA ou BCWS); 2. acesse o menu Ferramentas – Opções – Cálculo e certifique-se de que a opção Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais esteja desabilitada para que os dados reais possam ser inseridos manualmente (dados do CRTR ou ACWP); 3. também no menu Ferramentas – Opções – Cálculo, clique no botão Valor Acumulado;

Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value)

187

Figura 6.4 – Alterando as configurações de Valor agregado através do botão Valor Acumulado

4. determine se os dados de valor agregado (COTR ou BCWP) vão ser calculados com base no %concluído ou no novo campo %físico concluído; Dica – Diferenciar %concluído de %físico concluído permite que se tenha um avanço na atividade sob o ponto de vista de custos e trabalho diferente do % agregado por aquele trabalho. Por exemplo: uma atividade pode ter consumido 50% dos recursos e do tempo para agregar somente 35% de produto.

5. determine qual será a linha de base de referência para a determinação do valor agregado (uma das linhas de base existentes);

Figura 6.5 – Tela Valor Acumulado

188 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e preencha o campo Data de status com a data que será utilizada como referência para a análise de valor agregado.

Figura 6.6 – Estabelecendo uma data de status no formulário Informações sobre o projeto

6.6 Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado Para atualizar os dados relativos à execução das atividades do projeto para possibilitar a análise de valor agregado, 1. acesse o modo de exibição Gantt de controle através da Barra de modos ou do menu Exibir; 2. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas e escolha a tabela Valor Acumulado; 3. selecione a coluna CRTR e acesse o menu Inserir – Coluna. Na tela Definição da coluna, escolha Custo Real para que os dados de custo real possam ser inseridos no projeto;

Figura 6.7 – Tela Definição de coluna para inserção do campo Custo real

Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value)

189

4. insira o campo %Concluída ou %Física concluída (dependendo da opção definida anteriormente), repetindo o passo 3; 5. exiba a linha de andamento na data de status do projeto, acessando o menu Ferramentas – Controle – Linhas de Andamento;

Figura 6.8 – Modo de exibição Gantt de Controle exibindo a tabela Valor Acumulado (incluindo os campos %Concluída e Custo real) e a Linha de Andamento na data de status atribuídos

6. observe que o custo previsto do trabalho orçado da atividade (COTA ou BCWS) já foi calculado automaticamente ao se inserir a data de status do projeto (o COTA é calculado como todo o custo previsto do trabalho que deveria ter sido feito até a data de status); 7. insira o valor do % concluído da atividade (valor entre 0 e 100%) até a data de status; 8. observe que o custo previsto do trabalho realizado da atividade (COTR ou BCWP) já foi calculado automaticamente ao se inserir o percentual concluído (o COTR é calculado multiplicando-se o orçamento da atividade pelo percentual concluído); 9. insira o valor do custo real até a data de status (é um dado de entrada da análise); 10. observe que o custo real do trabalho realizado da atividade (CRTR ou ACWP) é calculado automaticamente ao se inserir o custo real (o campo CRTR é igual ao campo custo real, porém não permite entrada de dados); 11. ao serem inseridos esses dados, o sistema automaticamente calcula os demais (VA, VC, EAT, OAT e VAT).

190 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

6.7 Analisando os Dados de Escala de Tempo no Microsoft Office Excel O Microsoft Office Project possibilita que se exportem informações para uma planilha ou para uma tabela dinâmica do Microsoft Excel, usando o Assistente para análise de dados de escala de tempo. Para criar um gráfico de valor agregado no Microsoft Office Excel, 1. exiba a barra de ferramentas Análise, clicando com o botão direito do mouse em qualquer ferramenta visível, e escolha Análise;

Figura 6.9 – Barra de ferramentas Análise

2. se necessário, selecione as tarefas que deseja exportar, ou nada selecione, caso deseje exportar todas as informações (mais usual); 3. clique na ferramenta Analisar os dados de escala de tempo no Excel; 4. na tela Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 1 de 5, escolha se deseja exportar o projeto todo ou apenas atividades selecionadas;

Figura 6.10 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 1 de 5

5. clique em Avançar; 6. adicione os campos COTA, COTR e CRTR, selecionando-os e clicando em Adicionar;

Análise de Valor Agregado com o Microsoft Office Project 2003 (Earned Value)

Figura 6.11 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 2 de 5

7. clique em Avançar; 8. escolha o período de tempo analisado e a unidade de tempo da exportação ou gráfico;

Figura 6.12 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 3 de 5

9. clique em Avançar; 10. escolha Sim se desejar exibir um gráfico de dados de escala de tempo;

191

192 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 6.13 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 4 de 5

11. clique em Concluir; 12. clique em Exportar dados; 13. aguarde até que o Microsoft Excel exiba os dados desejados.

Figura 6.14 – Gráfico de valor agregado no Microsoft Excel (após configuração)

193

1 A formatação do Microsoft Office Project é similar à de todos os outros produtos da família Office, tais como o Microsoft Word e o Excel. O Microsoft Office Project permite uma série de formatações, dentre elas, a formatação de fontes, alinhamentos, linhas de grade, gráficos de Gantt e redes PERT.

1.1 Formatação de Fontes e Alinhamento Para formatar o estilo de um texto em uma tabela, 1. selecione a região para formatação; 2. verifique se a barra de ferramentas Formatação está visível;

Figura 1.1 – Barra de ferramentas Formatação

3. na região central da barra de ferramentas, escolha o tipo, o tamanho e os estilos complementares da fonte (negrito, itálico e sublinhado); 4. escolha o alinhamento dos dados pelas ferramentas

.

Pode-se, também, formatar o estilo do texto através do menu Formatar – Fonte.

195

196 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.2 – Formatação de fontes

Dica – Outro mecanismo fácil de formatação é a utilização da ferramenta Pincel . Selecione a área que servirá de base para a formatação, selecione a ferramenta Pincel e clique na área a ser formatada.

1.2 Formatação de Linhas de Grade As linhas de grade do Microsoft Office Project podem ser facilmente formatadas: 1. acesse o menu Formatar – Linhas de grade;

Figura 1.3 – Formatação das linhas de grade

2. escolha o dado que receberá linhas de grade; 3. determine se as linhas serão contínuas ou em intervalos; 4. defina o tipo e a cor da linha; 5. clique em OK.

Formatação

197

1.3 Formatação de Escala de Tempo Para alterar a escala de tempo no Gráfico de Gantt ou em qualquer outra representação gráfica de tempo, 1. dê um clique duplo na escala de tempo do gráfico ou acesse o menu Formatar – Escala de tempo;

Figura 1.4 – Escala de tempo do projeto

Dica – O Microsoft Office Project 2003 tem 3 escalas de tempo: camada superior, camada intermediária e camada inferior, permitindo que a escala de tempo do gráfico de Gantt seja exibida e analisada em 3 diferentes intervalos de tempo na legenda.

2. no formulário Escala de tempo, determine a quantidade de escalas a serem exibidas através da opção Mostrar;

Figura 1.5 – Definindo o número de escalas de tempo a serem exibidas no Gráfico de Gantt ou em qualquer outra representação gráfica de tempo

3. determine as escalas de tempo nas camadas principal, intermediária e inferior, o rótulo e o alinhamento, a ampliação ou a redução da escala de tempo, além de determinar se a escala de tempo utilizará o ano fiscal estabelecido, ou não (ler a seguir sobre esse assunto);

198 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.6 – Formatação da escala de tempo

4. clique na guia Tempo de folga;

Figura 1.7 – Formatação do tempo de folga

5. altere os padrões de cores e de dias de folga do projeto, bem como a disposição das barras em relação às barras de atividades e ao calendário a ser exibido;

Formatação

199

6. selecione o calendário a ser exibido pela escala de tempo (por padrão é o calendário do projeto); 7. clique em OK. A configuração do ano fiscal para escalas de tempo principais e secundárias é útil para empresas que não usam o ano-calendário-padrão para seus anos fiscais, permitindo que seus dirigentes vejam como os projetos se ajustam aos seus momentos fiscais. Para desvincular o ano fiscal do ano-calendário, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Calendário; 3. no campo O ano fiscal inicia em, escolha o mês do início do ano fiscal;

Figura 1.8 – Alterando o início do ano fiscal

4. clique em OK. Importante – Os períodos de folga, feriados, etc. são somente definidos através do Calendário disponível para o projeto, como foi visto no capítulo sobre Calendários.

200 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

1.4 Formatação do Gráfico de Gantt As barras do Gráfico de Gantt podem ser formatadas individualmente ou alteradas através de estilos.

1.4.1 Formatação de Barras Individuais Para formatar uma barra isolada, 1. selecione a atividade que terá sua barra formatada; 2. na região do Gráfico de Gantt, dê um clique duplo na barra escolhida ou acesse o menu Formatar – Barra, abrindo o formulário Formatar barra;

Figura 1.9 – Formatação de barras individuais – Forma da barra

3. determine a forma, o tipo e a cor inicial e final da barra, bem como a forma, a padronagem e a cor da barra central; 4. clique na guia Texto da barra e escolha os campos que serão mostrados à esquerda, à direita, no topo, na base ou no interior da barra;

Formatação

201

Figura 1.10 – Formatação de barras individuais – Texto da barra

5. clique OK.

1.4.2 Formatação do Estilo das Barras A formatação dos estilos das barras permite que todas as barras do Gantt que tenham as mesmas características tenham também o mesmo formato. Para formatar os estilos das barras, 1. dê um clique duplo em um local vazio do Gráfico de Gantt, acessando o formulário Estilos de barra, ou acesse o menu Formatar – Estilos de barra;

Figura 1.11 – Tela Estilos de barra

202 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. altere o nome que aparecerá na legenda, a aparência, as atividades que estarão incluídas na categoria, a quantidade de linhas e o período de tempo em que serão exibidas (por exemplo, do início previsto até a data atual); 3. exclua as linhas desnecessárias ou adicione novas linhas através dos comandos Recortar linhas e Inserir linhas, respectivamente; 4. todas as barras do Gráfico de Gantt que se enquadrarem nos parâmetros definidos na etapa 2 serão automaticamente formatadas; 5. clique em OK.

1.4.3 Formatação do Layout do Gráfico de Gantt Para alterar o Layout do Gráfico de Gantt, 1. acesse o menu Formatar – Layout;

Figura 1.12 – Formulário Layout para um Gráfico de Gantt

2. defina a representação das setas de vínculos das atividades; 3. defina o formato da data e a altura das barras que possam vir a ser exibidas no gráfico; 4. determine se as barras de Gantt serão sempre acumuladas em tarefas de resumo (assunto visto no capítulo sobre estruturas de divisão do trabalho); 5. determine se as barras serão arredondadas para dias inteiros ou se as barras que terminam em frações de dias serão exibidas em seu exato local; 6. determine se, ao interromper uma tarefa, a barra será suspensa ou não (interrupção de atividades foi visto no capítulo Criando Atividades);

Formatação

203

7. defina se o Gantt exibirá, ou não, desenhos anexados às barras do gráfico; 8. clique em OK. Dica – Utilize também o Assistente de Gráficos de Gantt para formatar um Gráfico de Gantt ( fácil, como já foi visto no capítulo de determinação do caminho crítico.

)de modo rápido e

1.5 Formatação do Diagrama de Rede O Diagrama de Rede4 exibe as tarefas e as dependências entre tarefas em um gráfico de fluxo ou de rede. Uma caixa (às vezes chamada de nó) representa cada tarefa, e uma linha conectando duas caixas representa a dependência entre as duas tarefas. Todos os nós que representam tarefas-resumo têm símbolos de estrutura de tópicos que podem ser usados para expandir ou quebrar todas as subatividades. Da mesma maneira disponível no modo de exibição do Gráfico Gantt, opções visuais modernas também estão disponíveis, além da habilitação do uso de filtros e agrupamentos dentro do Gráfico, como será visto.

1.5.4 Formatação das Caixas no Diagrama de Rede A formatação das caixas no diagrama de rede pode facilitar a análise e a leitura do projeto. Também é possível usar a formatação para realçar informações importantes no diagrama. O Microsoft Office Project apresenta dez modelos pré-configurados de caixas. Esses modelos podem ser personalizados na medida da necessidade de cada projeto, bem como outros modelos de caixas também podem ser criados. Para criar e editar modelos de caixas, 1. acesse o modo de exibição Diagrama de rede através da Barra de modos ou do menu Exibir – Diagrama de rede; 2. acesse o menu Formatar – Estilos de caixa ou dê um clique duplo em qualquer área vazia do diagrama para exibir a tela Estilos de caixa;

4 O diagrama de rede utilizado pelo Microsoft Office Project se baseia no conceito PDM (Precedence Diagramming Method) ou diagrama de precedências e não no ADM (Arrow Diagramming Method), ou diagrama de setas, muito comum na determinação manual do caminho crítico.

204 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.13 – Formulário Estilos de caixa

3. clique em Mais modelos para abrir a janela Modelo de dados;

Figura 1.14 – Tela Modelo de dados

Formatação

205

4. clique em Editar para editar um modelo existente, Copiar para basear o novo modelo em um modelo existente ou Novo para criar um modelo a partir do zero;

Figura 1.15 – Tela Definição de modelo de dados

Dica – É possível importar um modelo de caixa de outro projeto. Clique em Importar e, em seguida, na caixa Projeto, clique no projeto a partir do qual se deseja importar um modelo. Na caixa Modo de exibição, clique em Diagrama de rede e na caixa Modelo, clique no modelo desejado.

5. após abrir a tela Definição de modelo de dados, digite um nome apropriado para o modelo novo ou revisado na caixa Nome do modelo; 6. na caixa Mostrar dados da identificação da tarefa, digite ou selecione o número de identificação da tarefa que deseja exibir na janela de visualização; 7. clique em Layout da célula para selecionar o número de linhas e colunas da célula, sua largura e opções de exibição de células vazias;

Figura 1.16 – Tela Layout da célula

206 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 8. clique OK para retornar à tela Definição de modelo de dados; 9. na caixa Escolher célula(s), insira ou altere os campos que deseja exibir;

Figura 1.17 – Escolhendo um campo para ser atribuído a uma caixa do modelo Controle

Novo – No Microsoft Office Project 2003, é possível que sejam inseridos no diagrama de rede campos personalizados com indicadores gráficos dentro do projeto. Leia mais sobre indicadores gráficos no capítulo sobre personalização.

10. clique em Fonte para alterar a fonte da célula selecionada, caso seja necessário; 11. clique no alinhamento de texto desejado nas caixas Alinhamento horizontal e Alinhamento vertical; 12. clique no limite de linha desejado na caixa Limitar texto da célula a para que, no caso de campos com dados extensos, esses dados sejam limitados a um certo número de linhas; 13. marque a caixa de seleção Mostrar rótulo na célula para colocar um rótulo de identificação com as informações sobre tarefas exibidas em uma célula; 14. para os campos de data, escolha o formato desejado para a data no campo Formato de data; 15. clique em OK e, em seguida, clique em Fechar para retornar à tela Estilos de caixa. Para aplicar um determinado modelo a um tipo de caixa, 1. clique no tipo de caixa a ser alterado na lista Configurações de estilo para e observe se o conteúdo e a aparência da caixa são exibidos na caixa Visualização; 2. clique no nome do modelo desejado no campo Modelo de dados;

Formatação

207

Figura 1.18 – Escolhendo o modelo de dados Etapa para todas as caixas do tipo Etapa não crítica

3. altere as opções de borda e de plano de fundo; 4. se desejar, repita os passos 1, 2 e 3 para outros tipos de atividades; 5. clique em OK.

1.5.5 Formatando o Layout do Diagrama de Rede Dependendo da estrutura do projeto, do número de atividades de resumo e subatividades e do número e tipos de relacionamentos entre as atividades, as caixas do diagrama de rede podem, ou não, estar organizadas da maneira esperada. É possível modificar o layout aplicando diferentes organizações de caixas, ajustando vários parâmetros e aplicando um entre dois estilos de vínculo diferentes. Para alterar o layout de um diagrama de rede, 1. acesse o modo de exibição Diagrama de rede através da Barra de modos ou do menu Exibir – Diagrama de rede; 2. acesse o menu Formatar – Layout;

208 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.19 – Tela Layout com opções de configuração dos diagramas de rede

3. selecione Posicionar automaticamente todas as caixas se desejar que todas as caixas do projeto sejam posicionadas automaticamente ou clique em Permitir posicionamento manual de caixa se desejar mover manualmente cada caixa do projeto; 4. se a opção de modo de layout escolhida foi Posicionar automaticamente todas as caixas, selecione, na caixa Organização, a forma desejada de organização das caixas na página;

Formatação

209

Figura 1.20 – Determinando a organização das caixas quando a escolha do modo de layout for Posicionar automaticamente todas as caixas

5. para linhas e colunas, especifique o alinhamento, o espaçamento, a altura e a largura nas caixas correspondentes; 6. defina se deseja exibir as tarefas de resumo clicando, ou não, na opção Mostrar tarefas de resumo; 7. se a opção desejada for Mostrar tarefas de resumo, marque a caixa de seleção Manter tarefas com seus resumos se desejar que as atividades pertencentes ao resumo fiquem próximas a ele na rede; 8. clique em Ajustar quebras de página para evitar que alguma caixa seja cortada ao meio ao ser impressa; 9. em Estilo do vínculo, clique em Retilíneo ou Reto para definir o ângulo das setas entre as atividades (retas simples ou perpendiculares, respectivamente); 10. clique em Mostrar setas para exibir setas ligando as caixas; 11. clique em Mostrar rótulos dos vínculos para que o diagrama apresente as abreviações dos tipos de ligações entre as atividades (TI, II, TT e IT, conforme visto no capítulo sobre interdependência entre atividades); 12. determine a cor dos vínculos, a cor do plano de fundo e o padrão do plano de fundo; 13. clique em Mostrar quebras de página para exibir exatamente os limites da página a ser impressa;

210 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 14. clique em Marcar em andamento e concluídas para marcar com linhas diagonais as atividades que estão em andamento e com um x as atividades concluídas; 15. clique em OK. Dica – Para reduzir o tamanho do diagrama de rede, é possível escolher a opção Ocultar todos os campos exceto identificação para que o diagrama seja confeccionado somente com o campo ID de cada atividade, reduzindo drasticamente o seu tamanho.

Figura 1.21 – Diagrama de rede reduzido em tamanho em conseqüência da opção Ocultar todos os campos exceto identificação selecionada

2 A classificação tem como objetivo controlar a ordem em que são exibidas informações sobre as atividades e os recursos. O Microsoft Office Project classifica as atividades ou os recursos de acordo com critérios, tais como nome da atividade, nome do recurso, custo e duração. A classificação poderá ser útil quando o gerente de projeto desejar ver as atividades em uma determinada seqüência, por exemplo, atividades em ordem decrescente de custos. A classificação é mantida no projeto até que se alterne entre modos de exibição ou se escolha outro filtro. A classificação corrente é gravada ao fechar o projeto. Importante – Não existe uma forma de salvar com um nome específico uma determinada classificação personalizada.

Para utilizar uma determinada classificação, 1. escolha, através do menu Exibir – Tabela, a tabela cujos recursos ou atividades se deseja classificar; 2. acesse o menu Projeto – Classificar e, em seguida, escolha a classificação desejada.

Figura 2.1 – Menu Projeto – Classificar

211

212 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Para realizar uma classificação personalizada, 1. escolha, através do menu Exibir – Tabela, a tabela cujos recursos ou atividades se deseja classificar; 2. acesse o menu Projeto – Classificar e, em seguida, clique em Classificar por para abrir a tela Classificar;

Figura 2.2 – Personalizando uma classificação com o formulário Classificar

3. selecione o campo pelo qual os seus dados serão classificados e, em seguida, determine a ordem de classificação (crescente ou decrescente); 4. nos campos Segundo e Terceiro critérios, determine os critérios de desempate caso os critérios anteriores não sejam suficientes para classificar a tabela; 5. para renumerar as atividades de forma permanente, marque a caixa de seleção Renumerar tarefas permanentemente; 6. para classificar as atividades dentro da sua estrutura de tópicos para que as subtarefas permaneçam com suas atividades de resumo, marque a caixa de seleção Manter a estrutura de tópicos; 7. clique em Classificar. Dica – Para retornar a ordem de classificação para a ordem padrão, clique em Redefinir.

Importante – Se a tabela foi reordenada de forma permanente usando a caixa Renumerar tarefas permanentemente, é impossível reinicializar a ordem de classificação ao clicar em Redefinir.

3 Quando for necessário ver um subconjunto definido de informações do projeto, é possível aplicar um filtro em um modo de exibição do Microsoft Office Project para exibir apenas as informações que atendam a determinados critérios. Os filtros especificam quais informações sobre atividades ou recursos devem ser exibidas ou realçadas em um determinado modo de exibição. Os filtros podem ser predefinidos ou personalizados.

Figura 3.1 – Barra de ferramentas Formatação mostrando a ferramenta Filtro

3.1 Filtros Predefinidos 3.1.1 Filtros de Atividades O Microsoft Office Project disponibiliza diversos filtros de tarefas. Esses filtros estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de atividades. Os filtros predefinidos são os seguintes:

213

214 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Campos vinculados – Exibe as atividades com objetos de outros programas vinculados. Criadas após – Exibe todas as atividades criadas após a data especificada. Crítica – Exibe todas as atividades do caminho crítico. Custo acima do orçado – Exibe todas as atividades cujo custo é superior ao da linha de base. Custo maior que – Exibe as atividades que custarão mais do que o valor digitado. Deve iniciar em – Exibe todas as atividades que deveriam ter sido iniciadas em uma determinada data, e não foram. Deve iniciar/terminar em – Exibe as atividades que não foram iniciadas e terminadas no intervalo de datas especificado. Etapas – Exibe somente as atividades que são fases ou etapas do projeto. Grupo de recursos – Exibe as atividades atribuídas aos recursos que pertencem ao grupo definido no campo grupo. Intervalo de datas – Exibe todas as atividades que se iniciam ou terminam após a primeira data e antes da última data do intervalo solicitado. Intervalo de tarefas – Exibe todas as atividades com números de identificação dentro do intervalo especificado. Progresso das tarefas adiadas – Exibe as atividades que tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadas da linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma. Tarefas adiadas – Exibe todas as atividades que estão atrasadas. Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a – Exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam excedendo o orçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas e terminarão após a data de término da linha de base. Tarefas com anexos – Exibe as atividades que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa Anotações. Tarefas com datas fixas – Exibe todas as atividades que não têm a restrição O Mais Breve Possível ou que têm uma data de início real já determinada. Tarefas com durações estimadas – Exibe todas as atividades que possuam o campo duração estimada ativado, normalmente exibido por uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida da duração. Tarefas com prazos – Mostra as tarefas que têm um prazo final definido (campo prazo final definido). Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – Mostra todas as tarefas que têm objetos e um calendário atribuído. Tarefas concluídas – Exibe todas as atividades que já foram concluídas. Tarefas de resumo – Exibe todas as atividades que têm subatividades agrupadas abaixo delas. Tarefas do primeiro nível – Exibe as atividades de resumo de nível mais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades de resumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior.

Filtros

215

Tarefas em andamento – Exibe todas as atividades que foram iniciadas e não foram concluídas. Tarefas não concluídas – Exibe todas as atividades que ainda não foram concluídas, podendo, ou não, ter sido iniciadas. Tarefas não iniciadas – Exibe as atividades que ainda não se iniciaram. Tarefas/atribuições com horas extras – Exibe as atividades ou atribuições com horas extras de trabalho. Todas as tarefas – Exibe todas as atividades do projeto. Trabalho acima do orçado – Exibe todas as atividades cujo trabalho agendado é maior do que o da linha de base. Utilização de recurso – Exibe todas as atividades que usam o recurso especificado. Utilização de recurso dentro do período – Exibe as atividades atribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou terminam após uma data especificada e antes de outra data especificada.

3.1.2 Filtros de Recursos O Microsoft Office Project disponibiliza também diversos filtros de recursos. Esses filtros estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de recursos. Os filtros predefinidos são os seguintes: Atribuições adiadas – Exibe os recursos cujas atividades foram atrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e que ainda não foram concluídas. Atribuições em andamento – Exibe todas as atividades que foram iniciadas, mas que não foram concluídas. Atribuições não iniciadas – Exibe as atribuições que foram confirmadas, mas que não foram iniciadas. Campos vinculados – Exibe os recursos aos quais foram vinculados objetos de outros programas. Criada após – Exibe todos os recursos criados após a data especificada. Custo com orçamento estourado – Exibe todos os recursos cujo custo agendado é superior ao da linha de base. Custo maior que – Exibe os recursos que custarão mais do que o valor especificado. Deve iniciar em – Exibe todas as tarefas e os recursos com atribuições que deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada, e não foram. Deve iniciar/terminar em – Filtro interativo que, através de duas datas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveria ter sido iniciada e quando ela deveria ter terminado. Grupo – Exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado. Intervalo de datas – Exibe todas as atividades e os recursos com atribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervalo de datas especificado. Intervalo de recursos – Exibe todos os recursos cujos números de identificação estão dentro do intervalo especificado.

216 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Progresso das tarefas adiadas – Exibe os recursos com atividades que tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadas da linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma. Recursos – Material – Mostra os recursos materiais, como madeira, pregos ou cimento. Recursos – Trabalho – Mostra os recursos de trabalho, como pessoas ou equipamentos. Recursos com anexos – Exibe os recursos que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa Anotações. Recursos superalocados – Exibe todos os recursos que estão agendados para realizar mais trabalho do que podem executar no tempo especificado. Recursos/atribuições com horas extras – Exibe os recursos ou as atribuições que têm horas extras de trabalho. Todos os recursos – Exibe todos os recursos do projeto. Trabalho com orçamento estourado – Exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base. Trabalho concluído – Exibe os recursos que concluíram todos os seus trabalhos. Trabalho não concluído – Exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é superior ao da linha de base.

3.2 Aplicando um Filtro Para aplicar um filtro em uma tabela ou no Diagrama de rede, 1. acesse o menu Projeto – Filtro para; 2. escolha o filtro desejado.

Figura 3.2 – Menu de filtros do projeto

Filtros

217

Se o filtro não estiver visível, 1. acesse o menu Projeto – Filtro para; 2. selecione Mais Filtros;

Figura 3.3 – Selecionando um filtro não visível no menu Projeto – Filtro para

3. escolha Tarefa se desejar um filtro aplicável a atividades ou escolha Recurso se desejar um filtro aplicável a recursos; 4. clique no filtro desejado; 5. clique em Aplicar. Dica – É possível, através da opção Realçar, exibir os dados filtrados de um modo diferenciado dos demais dados, destacando-se os dados que atendem ao filtro, sem que, no entando, o filtro oculte os outros dados.

Outra forma direta de escolha do filtro é através da caixa de seleção Filtro, mostrada no início deste capítulo. Clique na caixa e escolha o filtro a ser aplicado.

Figura 3.4 – Ferramenta de filtros

218 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.5 – Filtro aplicado em um diagrama de rede

Figura 3.6 – Filtro aplicado no modo Uso da tarefa

3.3 Autofiltro Outro tipo de filtro que o Microsoft Office Project apresenta é o chamado Autofiltro. O Autofiltro proporciona uma forma rápida de filtrar um conjunto de dados em um projeto. Pode-se aplicar um Autofiltro a qualquer modo de exibição do Microsoft Office Project, exceto ao Diagrama de rede e aos formulários. Ao ser ativado, o Autofiltro é exibido através de setas à direita dos títulos das colunas ( ).

Filtros

219

Figura 3.7 – Tabela de entrada de dados com Autofiltro ativado

Para ativar e desativar o Autofiltro, 1. acesse o menu Projeto – Filtro para – Autofiltro. Dica – O Autofiltro pode ser ativado e desativado através da ferramenta Autofiltro

.

Para aplicar o Autofiltro, 1. escolha a coluna que contém os critérios e as informações que deseja exibir; 2. clique na seta dessa coluna e selecione um valor-base para filtrar a tabela; 3. a seta e o título da coluna ficarão em azul, informando que aquele Autofiltro está ativado;

Figura 3.8 – Aplicando o Autofiltro

4. repita os passos 1 e 2 para aplicar condições adicionais a outras colunas. Importante – O Autofiltro é uma ferramenta eficaz para projetos de pequeno porte. Em projetos com um grande número de atividades, a caixa com as opções de seleção pode ser demasiadamente lenta, ao ponto de inviabilizar o uso do Autofiltro.

Para utilizar um critério personalizado no Autofiltro, 1. clique na seta da coluna que terá o critério e, em seguida, clique em Personalizados;

Figura 3.9 – Personalização do Autofiltro, exemplificando um filtro para atividades que duram mais de 1 dia e menos de 2 dias.

220 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. elabore os critérios a serem utilizados pelo filtro; 3. clique OK. Dica – Para salvar um Autofiltro como um filtro normal, clique na seta do título da coluna, clique em Personalizados e, em seguida, clique em Salvar.

Para cancelar o Autofiltro aplicado, clique em Todos no Autofiltro dessa coluna. Dica – O Autofiltro pode atuar em conjunto com os demais filtros predefinidos, aplicando-se o Autofiltro no resultado do filtrado.

3.4 Criando e Personalizando Filtros Se nenhum dos filtros do Microsoft Office Project atender às necessidades do projeto, é possível criar um novo filtro ou modificar um filtro existente para se adequar a essa necessidade. Quando se salva o projeto, o filtro novo ou modificado será salvo com o arquivo do projeto. Para criar ou modificar um filtro, 1. escolha o modo de exibição cujas informações serão filtradas através da barra de modos; 2. acesse o menu Projeto – Filtro para – Mais filtros; 3. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar um filtro de atividades; 4. clique em Recurso se desejar criar ou modificar um filtro de recursos;

Figura 3.10 – Tela Mais filtros para a criação ou edição de um filtro

5. clique em Editar para modificar um filtro existente, Copiar para basear o novo filtro em um filtro existente ou Novo para criar um filtro a partir do zero;

Filtros

221

Figura 3.11 – Formulário Definição de filtro em

6. após aberto o formulário Definição de filtro em, digite o nome desejado para o filtro ou edite o nome, no caso de ser um filtro já existente; 7. clique em Mostrar no menu se desejar que o filtro seja exibido no menu Projeto – Filtro para; 8. escolha o campo a ser testado em Nome do campo; 9. escolha o tipo de teste em Teste;

Figura 3.12 – Escolhendo um tipo de teste para o campo Custo

222 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 10. no campo Valor(es), clique em um valor a ser testado ou clique em um intervalo de valores separado por uma vírgula (,);

Figura 3.13 – Determinando um valor de critério para o filtro

11. se o filtro contiver mais de uma linha de critério, selecione novas condições na linha imediatamente abaixo da primeira e clique em um operador no campo E/ou da mesma linha;

Figura 3.14 – Exemplo de filtro com mais de uma linha de critério (atividades que duram entre 1 e 5 dias)

12. repita os passos 8, 9 e 10 para os outros critérios a serem utilizados no filtro; 13. selecione a opção Mostrar no menu para exibir o filtro no menu Projeto – Filtro para; 14. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

4 O agrupamento (também chamado “associação de dados”) permite categorizar e relatar as atividades e os recursos do projeto de diversas maneiras. É possível agrupar atividades ou recursos em modos de exibição de planilha para exibir informações de resumo (acumuladas). Em modos de exibição de recurso, a aplicação do agrupamento fornece informações de resumo que não estão disponíveis de outra forma. Em modos de exibição de tarefa, o uso de códigos de estrutura de tópicos com o agrupamento fornece a capacidade de realizar um agrupamento hierárquico com base em um único campo de código. O Microsoft Office Project fornece grupos predefinidos de tarefas e recursos.

Figura 4.1 – Exemplo de aplicação do agrupamento Duração dentro do Gráfico de Gantt

223

224 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Novo – No Microsoft Office Project 2003, é possível utilizar o agrupamento dentro do diagrama de rede, possibilitando uma estratificação da rede que torna mais compreensível o diagrama. Essa estratificação do diagrama por grupos é conhecida como Storyboard.

Figura 4.2 – Exemplo de aplicação do agrupamento Duração dentro do Diagrama de rede

4.1 Agrupamentos Predefinidos 4.1.1 Agrupamentos de Atividades O Microsoft Office Project disponibiliza nove agrupamentos de atividades. Esses agrupamentos estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de atividades. Os agrupamentos predefinidos são os seguintes: Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser crítica. Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas. Duração e prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas e, depois, pela prioridade em cada grupo de duração. Etapas – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser uma etapa. Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua prioridade. Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente por seus números de estrutura de tópicos e, depois, por sua prioridade na estrutura de tópicos.

Trabalhando com Grupos (Agrupamento)

225

Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0% (tarefas não iniciadas), percentual concluído 1%-99% (tarefas em andamento) e percentual concluído 100% (tarefas concluídas). Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes oito grupos: O mais tarde possível, O mais breve possível, Não terminar antes de, Não terminar depois de, Deve iniciar em, Deve terminar em, Não iniciar antes de e Não iniciar depois de.

4.1.2 Agrupamentos de Recursos O Microsoft Office Project disponibiliza também seis agrupamentos de recursos. Esses agrupamentos estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de recursos. Os agrupamentos predefinidos são os seguintes: Atribuições, mantendo a estrutura do código – Categoriza todas as atribuições de um recurso, mantendo a estrutura de divisão de trabalho estabelecida nos níveis da estrutura de tópicos. Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de grupo. Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe os recursos do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0% (trabalho não iniciado), percentual concluído 1%-99% (trabalho em andamento) e percentual concluído 100% (trabalho concluído). Taxa-padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxa-padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal, sem horas extras). Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos do projeto em função de cada um ser um recurso material ou um recurso de trabalho.

4.2 Aplicando um Agrupamento Para aplicar um agrupamento em uma tabela de recursos ou de tarefas, 1. acesse o menu Projeto – Agrupar por; 2. escolha o agrupamento desejado.

Figura 4.3 – Menu de tipos de agrupamento do projeto

226 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Se o grupo desejado não estiver visível, 1. acesse o menu Projeto – Agrupar por; 2. selecione Mais Grupos;

Figura 4.4 – Selecionando um grupo não visível no menu Projeto – Agrupar por

3. escolha Tarefa se desejar um grupo aplicável a atividades ou escolha Recurso para um grupo aplicável a recursos; 4. clique no grupo desejado; 5. clique em Aplicar. Outra forma direta de escolha do tipo de agrupamento é através da caixa de seleção Agrupar por. Clique na caixa e escolha o grupo a ser aplicado.

Figura 4.5 – Ferramenta Agrupar por

Trabalhando com Grupos (Agrupamento)

227

4.3 Criando e Personalizando Agrupamentos Se nenhum dos grupos do Microsoft Office Project atender às necessidades do projeto, é possível criar um novo grupo ou modificar um grupo existente para se adequar a essa necessidade. Quando se salva o projeto, o grupo novo ou modificado será salvo com o arquivo do projeto. Para criar ou modificar um grupo, 1. escolha o modo de exibição cujas informações serão agrupadas através da barra de modos; 2. acesse o menu Projeto – Agrupar por – Mais grupos; 3. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar um grupo de atividades; 4. clique em Recurso se desejar criar ou modificar um grupo de recursos;

Figura 4.6 – Tela Mais grupos para a criação ou edição de um grupo

5. clique em Editar para modificar um grupo existente, Copiar para basear o novo grupo em um grupo existente ou Novo para criar um grupo a partir do zero;

Figura 4.7 – Formulário Definição de grupo em

228 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. após aberto o formulário Definição de grupo em, digite o nome desejado para o grupo ou edite o nome, no caso de ser um grupo já existente; 7. clique em Mostrar no menu se desejar que o grupo seja exibido no menu Projeto – Agrupar por; 8. selecione Agrupar atribuições, mas não agrupar tarefas para agrupar os dados, não das tarefas, e, sim, das atribuições nos modos de exibição de atribuição (Uso de tarefa e Uso do recurso); Novo – O recurso agrupar atribuições permite que os campos agrupados totalizem, no grupo, os valores dos elementos agrupados, fazendo com que se determinem os totais dos dados agrupados em cada campo. Isso é possível em todos os campos, exceto nos campos percentual completo, pico, superalocado e percentual do trabalho.

Figura 4.8 – Exemplo de totalização do campo trabalho em agrupamento aplicado por atribuição

9. escolha o primeiro campo a ser agrupado em Nome do campo; 10. se a opção Agrupar atribuições, mas não agrupar tarefas estiver selecionada, selecione em Tipo de campo a opção atribuição; 11. escolha a ordem de classificação dos dados dentro do grupo (crescente ou decrescente) no campo Ordem;

Trabalhando com Grupos (Agrupamento)

229

Figura 4.9 – Escolhendo a ordem de classificação para um grupo

12. escolha a fonte para o grupo selecionado, bem como a cor do plano de fundo da célula e seu padrão; 13. caso deseje especificar intervalos nos quais o agrupamento deve ser calculado de acordo com os critérios selecionados no campo Nome do campo, clique em Definir intervalos de grupo. Caso contrário, vá para o passo 18; 14. após abrir a tela Definir intervalo de grupo, clique na opção Intervalo na caixa Grupo em para definir um intervalo de dados para o grupo; 15. na caixa Iniciar em, clique no número pelo qual deseja iniciar o primeiro grupo no agrupamento; 16. na caixa Intervalo do grupo, digite ou selecione o valor do intervalo pelo qual o agrupamento será determinado (de $100 em $100, de 2 em 2 dias, etc.);

Figura 4.10 – Definindo o intervalo de um grupo

230 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 17. clique em OK para retornar à tela Definição de grupo em; 18. se o grupo contiver mais de um agrupamento (um grupo dentro de outro), repita os passos de 9 a 17 para os demais subgrupos;

Figura 4.11 – Exemplo de grupo com mais de uma linha de critério (atividades agrupadas primeiramente por duração e, em seguida, por prioridade)

19. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Figura 4.12 – Exemplo de projeto com o grupo Duração e Prioridade aplicado

231

1 Cada vez mais, o formato das informações geradas por um projeto passa a ser fundamental para os outros envolvidos. O Microsoft Office Project apresenta diversos relatórios predefinidos, além de permitir a criação de relatórios personalizados.

Figura 1.1 – Tipos de relatórios – Quadro principal

1.1 Tipos de Relatórios Existem cinco categorias de relatórios, a saber:

233

234 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Visão geral – Apresenta relatórios genéricos do projeto, tais como calendários, etapas, atividades críticas e de primeiro nível.

Figura 1.2 - Tipos de relatórios – Visão geral

Atividades atuais – São relatórios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concluídas e em andamento.

Figura 1.3 – Tipos de relatórios – Atividades atuais

Relatórios

235

Custos – São os relatórios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, orçamento, valor adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado, dentre outros.

Figura 1.4 – Tipos de relatórios – Custos

Atribuições – São relatórios que identificam as atribuições dos recursos nas atividades. Dizem respeito às funções, aos prazos, à lista de atividades pendentes e aos recursos superalocados.

Figura 1.5 – Tipos de relatórios – Atribuições

236 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Carga de trabalho – São relatórios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

Figura 1.6 – Tipos de relatórios – Carga de trabalho

1.2 Exibindo Relatórios Para exibir os relatórios predefinidos, 1. acesse o menu Exibir – Relatórios; 2. escolha o tipo de relatório desejado (um dos cinco tipos disponíveis); 3. pressione Selecionar; 4. escolha o relatório desejado; 5. pressione Selecionar.

Figura 1.7 – Tipos de relatórios – Quadro principal

Relatórios

237

Figura 1.8 – Exemplo de relatório visualizado (Atividades críticas)

Importante – Os relatórios somente são exibidos no modo visualizar impressão se existir uma impressora instalada. Caso contrário, uma mensagem de erro aparecerá.

1.3 Personalização de Relatórios O Microsoft Office Project tem diversos relatórios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada. Entretanto, se nenhum dos relatórios predefinidos atender às necessidades do projeto, pode-se criar um relatório personalizado. Existem quatro modelos de relatórios predefinidos: Relatórios da tarefa – São relatórios com informações impressas sobre as atividades de um projeto. Em geral, os relatórios da tarefa contêm informações sobre datas de início, trabalho concluído e durações previstas. Relatórios de recursos – São relatórios com informações impressas sobre os recursos de um projeto. Normalmente incluem informações sobre custos e alocação de recursos. Calendário mensal – É um relatório que permite combinar filtros de tarefa e calendários dos recursos com opções de exibição para criar um calendário personalizado.

238 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Relatórios de tabela de referência cruzada - São relatórios com informações impressas sobre tarefas e recursos em um período de tempo especificado. Para criar um relatório personalizado, 1. acesse o menu Exibir – Relatórios; 2. clique em Personalizados;

Figura 1.9 – Formulário Relatórios personalizados

3. clique em Editar para modificar um relatório existente, Copiar para basear o novo relatório em um relatório existente ou Novo para criar um relatório a partir do zero; 4. no caso de ter optado por Novo, selecione o tipo de relatório desejado e clique OK;

Figura 1.10 – Tela Definir novo relatório (somente para novos relatórios)

5. preencha as informações relativas a cada tipo de relatório, incluindo nomes, detalhes, filtros e classificação;

Relatórios

Figura 1.11 – Parâmetros de relatórios de tarefa

Figura 1.12 – Parâmetros de relatório de recursos

239

240 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.13 – Parâmetros de relatório de calendários

Figura 1.14 – Parâmetros de relatório de tabela de referência cruzada

6. pressione OK para criar o relatório; 7. para utilizar o relatório criado, dê um clique duplo no nome do relatório. Dica – Relatórios personalizados são muito utilizados quando combinados com novos filtros, exibindo, de modo organizado e estruturado, as informações disponibilizadas com o tipo de filtro criado.

Dica – No CD que acompanha este livro, está disponível a cópia de avaliação do software Milestone Project Companion. Esse programa permite a criação de relatórios personalizados e com alto impacto visual, utilizando os dados contidos nos arquivos .mpp (Microsoft Project) como base.

2 Com o Microsoft Office Project, pode-se imprimir modos de exibição e relatórios que atendam às necessidades de uma determinada pessoa ou grupo. Também é possível imprimir calendários, diagramas de rede, caminhos críticos, etc. A impressão das informações é realizada de forma simples e prática, respeitando toda a identidade visual do conjunto de aplicativos Microsoft Office. Na maioria das vezes, a impressão é realizada em 3 etapas: •

configuração de página;

•

visualização de impressão;

•

impressão.

2.1 Configuração de Página Para configurar uma página de um modo de exibição ou relatório, 1. selecione o relatório ou o modo de exibição a ser impresso; 2. acesse o menu Arquivo – Configurar página;

241

242 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.1 – Configuração de página

3. na guia Página, defina a forma de orientação da impressão e a escala de impressão, inclusive para os relatórios, bem como o tamanho e a numeração das páginas; Dica – A escala de impressão permite que se reduza ou aumente o tamanho da área impressa para que seja acomodada em uma ou mais páginas impressas.

4. na guia Margens, defina o tamanho das margens e as bordas da impressão; 5. nas guias Cabeçalho e Rodapé, escreva os dados que deverão estar referenciados em todas as páginas, tais como datas, responsável, etc.; 6. na guia Legenda, defina o estilo da legenda do diagrama e sua forma de apresentação; 7. na guia Modo de exibição, configure os parâmetros especiais de impressão, como o número de colunas impressas, a repetição de colunas em cada página, a impressão de folhas em branco, bem como a impressão de totais de colunas e linhas nos modos de exibição Uso do Recurso e Uso da Tarefa (novo no Microsoft Office Project 2003); 8. clique em OK para efetivar as configurações. Importante – No Microsoft Office Project, as definições de impressão e configuração de páginas são gravadas junto com o arquivo de projeto, facilitando todo o trabalho de configuração de impressão.

Impressão

243

2.2 Visualização de Impressão Antes de imprimir, é importante visualizar o que será impresso. Assim, 1. depois de selecionar o relatório ou o modo de exibição a ser impresso e configurar a página, acesse o menu Arquivo – Visualizar impressão ou pressione a ferramenta Visualizar impressão ;

Figura 2.3 – Visualização de impressão

2. para visualizar outras páginas, pressione as setas de direção na parte superior esquerda da tela ; 3. para alterar o zoom da página, clique em cima da página para aumentar o zoom mente para retornar ao tamanho normal; 4. se necessário, clique em Configurar página para alterar a formatação da página; 5. se a visualização estiver correta, clique em Imprimir.

. Clique nova-

244 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

2.3 Impressão Para imprimir um modo de exibição ou relatório, 1. acesse o menu Arquivo – Imprimir;

Figura 2.3 – Impressão

2. selecione a impressora desejada; 3. selecione o intervalo de impressão; 4. selecione a escala de tempo; 5. selecione o número de cópias; 6. clique em OK. Importante – As definições de impressão devem ser realizadas a cada impressão. As únicas exceções são as especificações da impressora e as de suas propriedades, que permanecem ativas até que sejam alteradas no sistema operacional.

Dica – Ao imprimir um modo de exibição de planilha, o número de colunas exibidas na tela determinará o número de colunas que serão impressas.

245

1 Diversos projetos têm uma complexidade e dimensão que, na maioria das vezes, inviabiliza seu controle e gerenciamento por parte dos envolvidos. Eles necessitam, portanto, ser subdivididos em partes menores, de fácil controle e acompanhamento. Os múltiplos projetos são utilizados em diversas situações, a saber: •

um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos diferentes;

•

o gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças diferentes, e há necessidade de consolidá-los;

•

o projeto tem predecessores e sucessores externos.

É possível inserir vários projetos (subprojetos ou projetos inseridos) em um projeto-mestre (ou arquivo consolidado). Ao trabalhar em vários projetos, pode ser útil combinar esses arquivos de subprojeto separados em um outro arquivo de projeto-mestre para facilitar a organização, a exibição e o trabalho dos dados do projeto. Se precisar consolidar arquivos somente para criar um relatório ou imprimir um modo de exibição de informações combinadas do projeto, é possível que eles sejam consolidados temporariamente em um modo de exibição. De modo geral, esses arquivos são denominados projeto-mestre e subprojeto, porque os subprojetos normalmente estão subordinados aos projetos-mestres nos quais são inseridos ou consolidados. No entanto, é possível também adicionar um projeto não relacionado a outro arquivo de projeto, e essa é a razão pela qual às vezes eles são chamados de projetos inseridos ou arquivos consolidados.

1.1 Estratégias para Organizar um Projeto-Mestre e Arquivos de Subprojetos Ao dividir um arquivo de projeto existente em um projeto-mestre e subprojetos, deve-se sempre considerar a sua reorganização em grupos lógicos da seguinte maneira:

247

248 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Tarefas de fases separadas de um projeto – Em projetos muito grandes ou complexos, o uso de subprojetos separados para cada fase poderá ajudar o usuário a ver os detalhes do projeto. É possível exibir o caminho crítico de cada fase, pois ele se encontra em um arquivo separado, enquanto, no projetomestre, é possível ver vários caminhos críticos, um para cada fase. Outro benefício é vincular atividades de diferentes subprojetos como se faria com as atividades de um único projeto. Porém, talvez seja mais fácil separar em subprojetos as fases em que há menos dependências com atividades de outras fases. Tarefas que ocorrem em períodos de tempo semelhantes – A organização das atividades em subprojetos será útil quando houver intervalos significativos de tempo entre trabalhos de um projeto contínuo. Usando subprojetos, é possível eliminar os arquivos de projeto referentes aos períodos de trabalho já concluídos. Responsabilidades de diferentes gerentes de projeto – Se os projetos são supervisionados por diferentes gerentes de projeto, que estejam trabalhando em partes de um projeto maior ou em um programa com vários projetos que estejam ocorrendo simultaneamente, atribua a cada gerente um subprojeto separado. Dessa maneira, é possível observar o andamento global do programa e como os projetos ou atividades desses gerentes se encaixam nele, oferecendo, ao mesmo tempo, liberdade para que eles trabalhem em seus subprojetos. Conjuntos de tarefas interdependentes – É possível separar as atividades inter-relacionadas das não-relacionadas e agrupar cada conjunto em seu próprio subprojeto, mantendo as fases muito interdependentes no mesmo subprojeto. Agendamento de etapas – Se o gerente do projeto desejar gerenciar seus projetos inserindo etapas importantes, é possível criar um subprojeto para as atividades relacionadas a cada etapa. Como subprojetos, será fácil acumulá-las em um nível superior sem precisar criar uma atividade de resumo para cada etapa, como se faria normalmente em um único arquivo. Por local de trabalho – Se o trabalho envolvido no projeto for realizado em locais diferentes, talvez seja conveniente agendar as atividades de cada local em um subprojeto separado. Esse método torna mais fácil ver exatamente onde o trabalho está sendo realizado a qualquer momento e fornece a cada gerente mais controle sobre o trabalho executado em seus locais. Recursos relacionados – Separe as atividades em subprojetos por grupos de recursos relacionados de modo que esses recursos possam gerenciar suas próprias atividades, enquanto o gerente do projeto supervisiona o seu status global no nível do projeto. Recursos atribuídos a tarefas repetitivas – Se a lista de atividades do projeto contiver atividades recorrentes que façam parte de um processo interno, fará mais sentido permitir que esses grupos agendem seu próprio tempo e sejam responsáveis somente pelos itens para deliberação ou pelas etapas. Recursos atribuídos somente a uma fase do projeto – Quando pequenos grupos de recursos estiverem atribuídos a somente parte do projeto ou interessados nela, é possível colocá-los em um subprojeto. Isso refletirá com maior precisão a noção dessas pessoas sobre a duração do projeto, pois abrangerá a extensão de seu envolvimento. Essa técnica também mantém a lista de recursos do projeto-mestre limitada àqueles que estarão envolvidos no projeto inteiro, o que poderá ser uma abordagem mais realista ao registrar informações sobre os recursos. Orçamentos diferentes – Se a cobrança for efetuada com base em diferentes orçamentos internos, talvez seja mais fácil exibir os orçamentos totais se as atividades referentes a cada orçamento estiverem em subprojetos separados. É possível, ainda, exibir os custos totais do projeto no projeto-mestre, mas a exibição e o registro dos orçamentos totais dos subprojetos lhe darão maior flexibilidade.

Múltiplos Projetos

249

1.2 Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente O projeto inserido em outro projeto é sempre exibido como uma atividade de resumo do projeto principal, que pode conter um ou mais projetos inseridos. Para inserir um projeto em outro, 1. abra o projeto que funcionará como projeto principal (mestre); 2. na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt; 3. clique na linha imediatamente inferior à linha em que deseja inserir o projeto; Dica – Um projeto pode ser inserido em qualquer nível da estrutura de tópicos.

4. acesse o menu Inserir – Projeto para abrir o quadro Inserir projeto;

Figura 1.1 – Inserindo um projeto em outro

5. escolha o arquivo de projeto a ser inserido; 6. clique em Inserir.

250 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.2 – Projeto Diagnostico.mpp inserido no projeto Novas Fronteiras

Após inserido o projeto, é possível alterar informações de prazos, dependências, recursos e custos. Todas essas alterações realizadas no projeto inserido atualizam automaticamente o arquivo .mpp de origem. Caso o arquivo de origem esteja fechado, aparecerá um quadro solicitando uma confirmação de gravação para o arquivo do projeto inserido.

Figura 1.3 – Confirmando a gravação do arquivo de origem de um projeto inserido

Dica – Para exibir as subatividades ocultas de um projeto inserido, clique no sinal subatividades do projeto, clique em .

. Para ocultar novamente as

Para excluir um subprojeto de dentro de outro, 1. selecione a linha do projeto inserido; 2. pressione a tecla Delete; 3. se o quadro Assistente de planejamento aparecer, pressione OK.

Figura 1.4 – Confirmação de exclusão de atividade de resumo ou de projeto inserido quando ativado o Assistente de planejamento

Múltiplos Projetos

251

Importante – A exclusão do subprojeto de dentro do projeto principal não implica exclusão física do arquivo .mpp do projeto.

1.3 Consolidando Projetos Uma das melhores maneiras de organizar projetos grandes ou complexos é consolidar projetos. Os projetos consolidados permitem manter o número de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nível gerenciável. O projeto consolidado é um arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos (também conhecidos como subprojetos). Os projetos inseridos podem manter os vínculos com os projetos de origem para que quaisquer alterações nos projetos inseridos no arquivo consolidado sejam passadas para o arquivo de origem. Os projetos inseridos podem ser vinculados uns aos outros. Um arquivo consolidado também é chamado de arquivo de projeto-mestre. Para consolidar rapidamente um projeto, 1. abra os projetos que serão consolidados; 2. acesse o menu Janela – Nova janela; 3. pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl, clicando nos projetos que serão consolidados temporariamente;

Figura 1.5 – Subprojetos selecionados através do menu Nova janela

4. clique em OK.

252 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.6 – Projeto-mestre ou projeto consolidado

Os projetos serão consolidados em uma única tela, que contém todas as informações sobre os projetos constituintes do consolidado. Observa-se que, no campo Indicador, a imagem é exibida.

1.4 Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes As atividades em projetos diferentes podem apresentar relações de dependência entre si. Ao vincular as atividades, o Microsoft Office Project exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual a dependência entre as atividades será exibida. 1. Consolide os projetos que terão atividades interdependentes, como visto; 2. clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 3. arraste o mouse até a barra da atividade sucessora no outro projeto;

Figura 1.7 – Vinculando atividades entre projetos diferentes

Múltiplos Projetos

253

4. uma relação término para início é automaticamente criada.

Figura 1.8 – Atividades vinculadas entre projetos diferentes

Ao abrir um projeto que tem atividades predecessores ou sucessoras externas, observa-se que uma tarefa predecessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade sucessora, e uma atividade sucessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade predecessora (a atividade externa normalmente é exibida na cor cinza).

Figura 1.9 – Atividade externa vinculada a um projeto aberto

Dica – A atividade externa não pode ser editada. Para editar uma atividade externa, dê um clique duplo nessa atividade e acesse seu projeto de origem.

Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes, 1. dê um clique duplo na seta que liga as atividades; 2. no formulário Dependência entre tarefas, selecione Excluir.

Figura 1.10 – Excluindo a dependência entre as atividades em projetos diferentes

254 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

1.5 Determinando o Caminho Crítico de um Projeto Consolidado (mestre) O Microsoft Office Project tem a capacidade de calcular e mostrar um único caminho crítico para tarefas através de todos os projetos inseridos. Isso ajuda um gerente de projeto a acompanhar as tarefas importantes através de um grupo de projetos. Para calcular o caminho crítico em um projeto-mestre, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo; 2. marque a caixa de seleção Projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo; 3. clique em OK.

Figura 1.11 – Tela Opções – Cálculo destacando a caixa de seleção Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo

Múltiplos Projetos

255

Figura 1.12 – Projeto-mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo não selecionada (todo o projeto Diagnóstico é considerado crítico, inclusive a atividade 7, Aprovar)

Figura 1.13 – Projeto-mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo selecionada (o projeto Diagnóstico tem todas as atividades críticas, exceto a 7 e a 8, uma vez que o caminho crítico é desviado para a atividade Comprar Software, do projeto software.mpp)

2 Empresas que têm diversos projetos em andamento simultâneo muitas vezes necessitam compartilhar recursos comuns, denominados recursos compartilhados. Gerenciar esses recursos é útil para controlar, de maneira integrada, as atribuições de vários projetos nos quais as mesmas pessoas, materiais ou equipamentos serão usados.

Projeto 1

Projeto 8

Projeto 2

Pool de Recursos

Projeto 7

Projeto 6

Projeto 3

Projeto 4

Projeto 5

Figura 2.1 – Pool de recursos sendo utilizado por diversos projetos

2.1 Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos Na atual conjuntura, é raro que pessoas sejam atribuídas a um projeto do início ao fim sem responsabilidades adicionais externas ao seu escopo. Compartilhar recursos entre os projetos permite maior flexibilidade e controle do gerenciamento de recursos. Se alguma dessas condições existir na sua situação, considere compartilhar recursos:

256

Compartilhamento de Recursos (Pool)

257

Projetos sobrepostos – Pode ser necessário iniciar um novo projeto antes de terminar um projeto atribuído no momento. Se o gerente de projeto precisar dividir o tempo entre esses projetos, o compartilhamento de recursos entre os arquivos de projetos pode ajudar a garantir que os recursos não estejam superalocados. Se desejar transferir dados de recurso, como taxas de custo, do projeto existente para o novo projeto, é possível criar um conjunto de recursos para armazenar os recursos e suas informações para os dois arquivos. Criar um conjunto de recursos e depois transferir informações dos recursos facilitam a transferência de dados do arquivo do projeto antigo para o novo. Recursos organizados por área funcional – Se for necessário atribuir recursos que trabalham em vários projetos como parte de um processo de gerenciamento, como auditores ou contadores, faz sentido criar um conjunto de recursos para esses recursos. Assim, o gerente do grupo funcional pode redistribuir sua carga de trabalho e substituir ou reatribuir recursos para atender ao cronograma desse projeto e dos demais projetos em que a equipe está envolvida. Previsão de carga de trabalho em vários projetos – Usar um conjunto de recursos pode ser bastante eficaz para prever a carga de trabalho de pessoas com descrições de trabalho parecidas. É possível atribuir recursos com nomes genéricos, como Arquiteto I e Arquiteto II para integrantes juniores e seniores, ou para designar diferentes níveis de experiência necessários para a atividade. Depois que as descrições apropriadas de cargos forem atribuídas para atividades em cada projeto futuro, é possível compartilhar recursos com um novo conjunto de recursos e ver o trabalho total atribuído para cada descrição de cargo. O valor da superalocação para cada descrição de cargo informa a quantidade necessária de um recurso específico para concluir o trabalho conforme agendado no momento em todos os projetos. Por exemplo, uma superalocação de 2 ou 200% para o Arquiteto I significa que são necessários dois arquitetos juniores para concluir a atividade. Então, à medida que refinar sua lista de recursos para o seu projeto, é possível inserir nomes específicos para cada descrição de cargo e reatribuir o trabalho para os indivíduos reais que farão isso.

2.2 Criando um Pool de Recursos O arquivo do conjunto de recursos (Pool) do Microsoft Office Project é um arquivo normal do Microsoft Office Project onde se inserem apenas informações sobre recursos, salvando-o com um nome que indique que se trata de um arquivo de conjunto de recursos como, por exemplo, Pool.mpp. Para criar um conjunto de recursos, 1. crie um novo projeto clicando em

ou acessando o menu Arquivo – Novo;

2. exiba o Modo de exibição Planilha de recursos utilizando a Barra de modos ou através do menu Exibir – Planilha de recursos; 3. digite todos os recursos que constituirão o pool nesse novo projeto (Planilha de recursos preenchida);

258 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.2 – Recursos digitados na Planilha de recursos que servirão como conjunto de recursos

4. salve o arquivo clicando em

ou acessando o menu Arquivo – Salvar.

2.3 Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos O gerenciamento do uso de recursos compartilhados entre projetos não requer muita experiência e habilidade para utilização. O compartilhamento de recursos pode ser feito e desfeito quando se desejar. Ao fazer isso, todos os recursos do pool, bem como os projetos que estiverem compartilhando recursos com ele, serão combinados e disponibilizados para cada um dos projetos. Para vincular um projeto a um Pool de recursos, 5. abra o projeto que utilizará o conjunto de recursos; 6. abra o arquivo de projeto que contém o conjunto de recursos (Pool); 7. acesse o menu Ferramentas – Recursos – Compartilhar recursos;

Compartilhamento de Recursos (Pool)

259

Figura 2.3 – Menu Ferramentas – Compartilhar recursos

8. no quadro Compartilhar recursos, clique no item Usar recursos; 9. na caixa De, clique no nome do arquivo de projeto que contém o pool de recursos;

Figura 2.4 – Quadro Compartilhar recursos com o arquivo que contém o conjunto de recursos (Pool.mpp) destacado

10. clique em OK. Dica – É importante que se escolha qual projeto tem prioridade na utilização dos recursos quando o arquivo ativo e o arquivo do conjunto de recursos tiverem calendários ou recursos comuns.

260 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server O pool de recursos passa a ficar disponível no projeto ativo, podendo-se atribuir normalmente os recursos às atividades. Caso o projeto ativo já tenha seus próprios recursos, os recursos de ambos os projetos serão combinados e exibidos.

Figura 2.5 – Recursos do conjunto de recursos Pool de recursos.mpp sendo exibidos no arquivo Software.mpp após compartilhamento

2.4 Analisando Atribuições de um Pool de Recursos Quando se atribuem recursos compartilhados a atividades em um arquivo que utiliza recursos compartilhados, esse arquivo salva todas as informações sobre a atribuição de atividades, como, por exemplo, unidades de atribuição, trabalho e delimitação do trabalho. Elas serão duplicadas no arquivo do conjunto de recursos de modo que as informações sobre atribuições dos outros arquivos de compartilhamento estejam disponíveis em cada um. Quando o conjunto de recursos e qualquer arquivo de compartilhamento forem abertos, as mesmas informações estarão disponíveis em cada arquivo. Para analisar o pool de recursos, 1. abra o arquivo do conjunto de recursos (pool);

Compartilhamento de Recursos (Pool)

261

Figura 2.6 – Quadro Abrir o pool de recursos, visualizado toda vez que se abre um conjunto de recursos

2. se outras pessoas precisarem usar o arquivo enquanto esse conjunto estiver sendo analisado, selecione a primeira opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos; 3. se o usuário que está abrindo o Pool for o autor do arquivo do conjunto de recursos e desejar atualizar as atribuições, selecione a segunda opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos; 4. se o usuário que está abrindo o Pool não for o autor do arquivo, mas desejar atualizar as atribuições, selecione a terceira e a última opção na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos (isso impedirá que outros usuários atualizem o conjunto com novas informações); 5. após abrir o arquivo do pool de recursos, escolha o modo de exibição Uso do recurso na Barra de modos;

Figura 2.7 – Modo de exibição Uso do recurso no projeto com pool de recursos

262 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. selecione a coluna Nome do recurso; 7. acesse o menu Inserir – Colunas; 8. no quadro Definição de coluna, escolha Projeto;

Figura 2.8 – Criando a coluna com o nome do projeto para análise do pool de recursos

Figura 2.9 – Modo de exibição Uso do recurso com a coluna Projeto inserida, mostrando a alocação de cada recurso do Pool em projetos diferentes

9. analise as atribuições de recursos desejadas e solucione os problemas da mesma forma discutida no capítulo Solucionando problemas de alocação de recursos, inclusive realizando o nivelamento de recursos entre projetos. Dica – Não esquecer que o Microsoft Office Project permite que sejam atribuídas prioridades aos projetos quando se realiza um nivelamento de conjunto de recursos. Para escolher a prioridade de cada projeto que utiliza o conjunto de recursos, abra o arquivo do projeto e acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e escolha a prioridade desejada no campo Prioridade.

263

1 No Microsoft Office Project, é possível abrir e salvar arquivos de projeto em vários formatos diferentes, como programas de planilha, de banco de dados ou processadores de texto. Alguns formatos permitem salvar todas as informações do projeto, enquanto outros permitem salvar apenas os dados contidos nos campos do programa. É possível também exportar uma agenda como um arquivo de imagem gráfica para aprimoramento em um programa gráfico e para impressão em uma plotadora.

1.1 Formato de Arquivo com Suporte do Microsoft Office Project O Microsoft Office Project suporta três formatos criados pelo próprio programa e oito formatos externos. São eles os seguintes: Projeto – Formato de arquivo padrão de um projeto, que usa a extensão .mpp. O Microsoft Office Project oferece suporte para abrir e salvar no formato de arquivo de versões anteriores. Modelo – Arquivo de modelo que contém a extensão .mpt, no qual é possível salvar informações de texto padronizado. O arquivo global (Global.mpt) consiste em um arquivo de modelo-mestre que pode conter informações de formatação de todos os projetos, mas não pode armazenar tarefas, recursos e atribuições. Banco de dados do Project – Formato de banco de dados usado com o Microsoft Office Project para armazenar projetos inteiros e que usa a extensão .mpd. Formato compatível com o Microsoft Access. MPX (transferência do Microsoft Office Project) – Formato ASCII (American Standard Code for Information Interchange), usado com programas de gerenciamento de projeto e vários outros programas que oferecem suporte a MPX 4.0. Esse formato usa a extensão .mpx. O Microsoft Office Project 4.0, o Microsoft Office Project 4.1 e o Microsoft Office Project 98 usam o formato de arquivo MPX 4.0. No Microsoft Office Project 2003, não é mais possível salvar as informações do projeto nesse formato de arquivo, mas é possível importar dados de campos nesse formato.

265

266 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Microsoft Access – Formato usado pelo programa de banco de dados Microsoft Access. É possível salvar um projeto todo, ou em parte, no formato do Microsoft Access, que usa a extensão .mdb. Banco de dados ODBC – Formato usado por bancos de dados compatíveis com ODBC ao qual o Microsoft Office Project dá suporte, como o Microsoft SQL Server ou Oracle. Microsoft Excel – Formato usado pelos programas de planilha do Microsoft Excel e que usa a extensão .xls. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. Tabela dinâmica do Microsoft Excel – Formato usado pelos programas de planilha Microsoft Excel para uma tabela dinâmica. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. É possível exportar dados do Microsoft Office Project para uma tabela dinâmica do Microsoft Excel, mas não se pode importá-los da tabela dinâmica para o Microsoft Office Project. Página Web (HTML) – Formato usado por navegadores na World Wide Web e em intranets. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. Os arquivos no formato HTML usam a extensão .htm. É possível exportar dados para o formato HTML, mas não se pode importá-los desse formato para o Microsoft Office Project. Somente texto ou ASCII – Formato de texto genérico usado por processadores de texto e outros programas. Esse formato usa a extensão .txt e é delimitado por tabulação. É possível exportar dados de campo de uma única tabela do Microsoft Office Project para esse formato, mas não o projeto inteiro. CSV (separador de lista do sistema) – Formato de texto genérico usado com processadores de texto e outros programas, nos quais os valores são separados pelo separador de lista do sistema. Esse formato usa a extensão .csv e é delimitado por vírgula. É possível exportar dados de campos de uma única tabela do Microsoft Office Project para esse formato, mas não o projeto inteiro. XML – linguagem de marcação extensível – Formato que permite a entrega de dados estruturados de uma aplicação para outra de forma consistente. Descreve o conteúdo de um documento e seu formato (XML).

1.2 Exportando Projetos Para exportar diversos dados de um projeto para outros formatos, 1. acesse o menu Arquivo – Salvar como; 2. na caixa Salvar como tipo, selecione o formato do arquivo a ser exportado; 3. digite um nome do arquivo a ser exportado; 4. pressione Salvar; 5. quando a tela do Assistente para exportação é exibida, pressione Avançar;

Exportação e Importação de Projetos

Figura 1.1 – Quadro Salvar arquivo para exportação de projetos com destaque para o tipo de arquivo

Figura 1.2 – Assistente para Exportação

267

268 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 6. determine se os dados utilizarão um mapa existente ou se será necessário criar um novo mapa e clique em Avançar;

Figura 1.3 – Assistente para Exportação – Mapa

7. no caso de utilização de um mapa existente, escolha o mapa a ser utilizado;

Figura 1.4 – Assistente para Exportação – Mapa de Exportação

Exportação e Importação de Projetos

8. configure as opções a serem utilizadas pelo mapa de exportação e clique em Avançar;

Figura 1.5 – Assistente para Exportação – Opções do Mapa – Exemplo para página web

Figura 1.6 – Assistente para Exportação – Opções do Mapa – Exemplo para arquivo CSV

9. determine os campos a serem exportados pelo mapa de exportação e clique em Avançar;

269

270 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.7 – Assistente para Exportação – Mapeamento de recursos

10. caso o mapa seja utilizado em outras ocasiões, clique em Salvar mapa para salvar o mapa para uso futuro; 11. caso o mapa criado não seja utilizado em outras ocasiões, clique em Concluir.

Figura 1.8 – Assistente para Exportação – Final da definição de mapa

Exportação e Importação de Projetos

271

Importante – Só é possível mapear cada campo do Microsoft Office Project uma vez ao exportar os dados do projeto. Cada campo deverá ter um nome exclusivo no formato de destino quando se definir um mapa de importação/exportação.

Figura 1.9 – Exemplo de dados exportados para o Microsoft Excel

1.3 Importando Projetos Para importar um conjunto de dados externos ao Microsoft Office Project, 1. acesse o menu Arquivo – Abrir ou clique na ferramenta Abrir

;

2. na caixa Arquivos do tipo, selecione o formato do arquivo a ser importado; 3. selecione o arquivo a ser importado; 4. pressione Abrir; 5. quando o Assistente de Importação for iniciado, clique em Avançar;

272 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.10 – Quadro Abrir arquivo para importação de projetos com destaque para o tipo de arquivo a ser aberto

Figura 1.11 – Tela Assistente para Importação

Exportação e Importação de Projetos

273

6. defina se um novo mapa será criado para a importação ou se um mapa existente será empregado; 7. se um mapa existente for ser utilizado, selecione o nome do mapa a ser usado para importar os dados e clique em Concluir; 8. se um novo mapa for definido, siga os passos vistos na exportação de projetos.

1.4 Importando um Projeto Baseado no Modelo para Importação do Microsoft Excel Um novo recurso no Microsoft Office Project é o modelo de dados de planilha para importação de dados via Microsoft Excel. Ao instalar o Microsoft Office Project, dois arquivos com o formato XLT são criados no diretório de modelos de planilhas do Office. A partir do Microsoft Excel, é possível abrir o modelo e criar um projeto para ser importado ou uma lista de tarefas. Para abrir um modelo do projeto no Microsoft Excel, 1. abra o Microsoft Excel; 2. clique em Arquivo – novo para abrir o painel lateral Nova Pasta de Trabalho;

Figura 1.12 – Painel lateral Nova Pasta de Trabalho com destaque para a opção Modelos em meu computador

3. clique em Modelos em meu computador para abrir os modelos locais de planilhas; 4. clique no modelo a ser utilizado e clique em OK; 5. preencha a planilha com os dados do projeto; 6. salve a planilha;

274 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.13 – Modelos (Templates) com destaque para o modelo de importação e exportação de plano do Microsoft Project

Figura 1.14 – Planilha pré-configurada no Microsoft Excel

7. no Microsoft Office Project, clique em Arquivo – abrir e siga os passos relativos à importação de dados, apresentado no tópico anterior.

Exportação e Importação de Projetos

275

1.5 Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados O Microsoft Office Project permite salvar o projeto inteiro em um formato de banco de dados do Microsoft Office Project (.mpd). Esse formato pode ser aberto automaticamente no Microsoft Access ou em qualquer programa que suporte o formato de arquivo do Microsoft Access (.mdb). Para salvar um projeto no formato de banco de dados, 1. acesse o menu Arquivo – Salvar como;

Figura 1.15 – Salvando um projeto com o formato de banco de dados

2. na caixa Salvar como tipo, selecione Banco de dados do Microsoft Access; 3. digite um nome do arquivo a ser exportado; 4. pressione Salvar; 5. o Assistente de Exportação é iniciado, clique em Avançar; 6. determine se o projeto inteiro será exportado ou se somente as tarefas selecionadas o serão;

276 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 1.16 – Definindo se a exportação será para todo o projeto ou para dados selecionados

7. digite o nome do projeto a ser arquivado no banco de dados no campo Nome do projeto e pressione Concluir.

Figura 1.17 – Definindo o Nome do projeto a ser salvo dentro do banco de dados

Exportação e Importação de Projetos

277

Ao abrir o projeto no Microsoft Access, todos os dados relativos ao projeto estarão disponíveis em tabelas de dados. Para abrir um projeto no Microsoft Access, 1. abra o Microsoft Access; 2. escolha Abrir banco de dados existente; 3. digite o nome do arquivo MPD ou MDB do banco de dados do projeto no campo Nome do arquivo; 4. clique em Abrir; 5. as tabelas do projeto são exibidas na guia Tabelas do Microsoft Access.

Figura 1.18 – Tabelas do projeto abertas dentro do Microsoft Access

Dica – O desenho do banco de dados está disponível na área de arquivos do site www.ricardovargas.com.br.

Dica – O Microsoft Office Project permite armazenar vários projetos em um único arquivo de banco de dados. Na caixa Nome do arquivo, digite o nome do arquivo no qual o projeto será gravado, clique em Salvar e, em seguida, clique em Acrescentar.

2 Um dos destaques no novo Microsoft Office Project 2003 é a exportação de dados do Microsoft Project para outros programas da família Office, além da exportação de imagens para a criação de websites, apresentações, etc.

2.1 Exportação de Imagem Gráfica É possível copiar informações, como uma figura estática, de qualquer modo de exibição ativo do Microsoft Office Project e colá-las em qualquer programa que possa exibir informações gráficas, como imagens. É possível também salvar a figura em um formato de arquivo compatível com a Web, podendo-se copiar uma figura do modo de exibição inteiro ou selecionar e copiar uma parte de qualquer modo de exibição, exceto dos modos Diagrama de relacionamentos, Formulário de tarefas e Formulário de recursos. Para copiar uma figura, 1. clique na ferramenta Copiar imagem ou acesse o menu Editar – Copiar imagem se desejar copiar todas as partes visíveis do plano ou; 2. selecione as informações que deseja copiar e clique na ferramenta Copiar imagem ou acesse o menu Editar – Copiar imagem se desejar apenas as informações selecionadas do plano;

278

Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office

279

Figura 2.2 – Quadro Copiar imagem

3. clique em Para tela para copiar as informações conforme exibidas na tela, com toda a formatação intacta; 4. clique em Para impressora se quiser copiar as informações da maneira como seriam impressas; 5. clique em Para arquivo de imagem GIF e especifique o caminho e o nome do arquivo se deseja copiar as informações como um arquivo de imagem GIF (Graphics Interchange Format); para usá-las em uma página da Web e em outros programas; 6. para copiar informações referentes a um intervalo de datas diferentes das exibidas no momento na escala de tempo, em Escala de tempo, digite ou selecione uma data de início e uma data de término nas caixas De e Até; 7. clique em OK. Se a opção escolhida foi Para tela ou Para impressora, alterne para o programa no qual deseja inserir as informações do Microsoft Office Project e cole a figura usando o comando Colar do programa.

280 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 2.3 – Imagem copiada do Microsoft Office Project sendo visualizada pelo Windows Picture and Fax Viewer

Importante – O limite interno máximo de uma figura é de 864 centímetros por 1000 tarefas.

2.2 Copiar Imagem para o Assistente do Office Esse assistente ajuda a exibir informações do Microsoft Office Project em um novo documento do PowerPoint, do Word e do Visio. Os dados exibidos no documento do Office System gerado incluem uma imagem do modo de exibição ativo no seu projeto e todos os campos do nível de projeto que quiser exportar. Para utilizar ou copiar imagem para o assistente do Office, 1. exiba a barra de ferramenta Análise, clicando com o botão direito do mouse na área das barras de ferramentas e escolha Análise;

Figura 2.4 – Barra de ferramentas Análise

2. clique no botão Copiar Imagem para o Assistente do Office;

Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office

281

3. clique em Avançar;

Figura 2.5 – Tela Copiar Imagem para o Assistente do Office

4. determine se o nível da estrutura de tópico (WBS) a ser exportado será o nível atual do Project, clicando em Manter meu nível de estrutura de tópicos original, ou se o nível a ser utilizado será modificado, clicando em Modificar meu nível de estrutura de tópicos e determinando o nível até onde os dados serão exibidos;

Figura 2.6 – Copiar Imagem para o Assistente do Office – Etapa 1 de 4

282 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. determine quais linhas do modo de exibição devem ser exibidas, bem como a escala de tempo a ser exportada e o tamanho da imagem a ser exportado;

Figura 2.7 – Copiar Imagem para o Assistente do Office – Etapa 2 de 4

6. clique em Avançar; 7. na tela da etapa 3 de 4, clique em Visualização para exibir a imagem a ser exportada antes de efetuar a exportação;

Figura 2.8 – Visualização da imagem a ser exportada através do Assistente

Exportação de Imagem Gráfica e Assistente de Exportação de Imagens do Office

283

8. determine o aplicativo que receberá os dados a serem exportados (PowerPoint, Word e Visio), bem como a orientação da imagem (retrato ou paisagem);

Figura 2.9 – Copiar Imagem para o Assistente do Office – Etapa 3 de 4

9. determine os campos a serem exportados, selecionando-os na parte esquerda da tela e clicando em Adicionar; Dica – Para determinar a ordem em que os campos são exibidos, clique nas setas

e

Figura 2.10 – Copiar Imagem para o Assistente do Office – Etapa 4 de 4

.

284 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 10. clique em Concluir; 11. aguarde a exportação e clique em Fechar para finalizar o assistente e abrir o arquivo gerado no programa escolhido (PowerPoint, Visio e Word).

Figura 2.11 – Conclusão do processo de criação do documento do Office

Figura 2.12 – Arquivo PowerPoint criado a partir do Assistente

3 Macros são conjuntos de instruções predefinidas usadas para realizar de maneira automática uma seqüência específica de trabalho. O Microsoft Office Project possibilita que se criem (através do Gravador de macros) e se executem macros com facilidade, utilizando o Microsoft Visual Basic for Applications.

3.1 Gravando e Excluindo Macros Para gravar uma macro, 1. acesse o menu Ferramentas – Macro -Gravar nova macro;

Figura 3.1 – Acessando o gravador de macros

285

286 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.2 – Gravando uma macro

2. na caixa Nome da macro, digite o nome da macro; Importante – O nome da macro deve ser iniciado com letras e não deve ter espaços.

3. insira uma letra para servir de atalho na caixa Tecla de atalho; Dica – O Microsoft Office Project não permite a combinação de teclas com números ou combinações que estejam sendo utilizadas pelo programa.

4. na caixa Armazenar macro, selecione o local onde se deseja armazenar a macro (a opção arquivo global permite que a macro esteja disponível para todos os projetos); 5. escolha as referências de linhas e colunas no projeto para que o programa considere o cálculo da macro para células fixas ou para células dependentes da célula inicial; 6. clique em OK; 7. execute as ações que deseja gravar; 8. acesse o menu Ferramentas – Macro – Parar gravação para finalizar a operação.

Macros

287

Figura 3.3 – Finalizando a gravação de uma macro

3.2 Executando uma Macro O Microsoft Office Project tem disponíveis várias macros do sistema com finalidades diversas, podendo ser executadas da mesma forma como as macros criadas pelo usuário. Para executar uma macro, 1. abra o projeto que contém a macro (para macros não arquivadas no arquivo global); 2. acesse o menu Ferramentas – Macro – Macros;

288 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 3.4 – Executando uma macro

3. escolha a macro que será executada; Dica – A Microsoft e diversas outras empresas disponibilizam macros específicas em seus sites. Visite www.microsoft.com/project para conhecer as macros que a Microsoft disponibiliza, como também o site www.mpug.org (grupo de usuários de Project) e o www.msproject.com.

4. clique em Executar. Dica – Para interromper uma macro antes do término, pressione CTRL+BREAK.

3.3 Editando Macros Para editar uma macro existente, 1. acesse o menu Ferramentas – Macro – Macros; 2. escolha a macro que será executada; 3. clique em Editar.

Macros

Figura 3.5 – Editando uma macro através do Microsoft Visual Basic

Dica – Para editar uma macro, o operador deve estar familiarizado com o Editor do Microsoft Visual Basic.

289

4 Um dos novos recursos do Microsoft Office Project 2003 é a criação de relatórios por meio do Assistente de Relatórios XML. É possível criar relatórios personalizados em qualquer formato, gerando um arquivo Extensible Markup Language (XML) a partir dos dados do projeto. Para criar um relatório XML através do assistente, 1. exiba a barra de ferramenta Análise, clicando com o botão direito do mouse na área das barras de ferramentas e escolha Análise;

Figura 4.1 – Barra de ferramentas Análise

1. clique em Assistente de Relatórios XML; 2. clique em Avançar;

Figura 4.2 – Assistente de relatórios XML

290

Assistente de Relatórios XML

291

3. determine se o assistente utilizará um novo arquivo ou um arquivo existente para criar o XML e clique em Avançar;

Figura 4.3 – Especificação do arquivo XML para a criação do relatório

4. digite o nome do arquivo a ser salvo e clique em Salvar;

Figura 4.4 – Salvando um arquivo XML

292 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. digite o nome do arquivo que contém o modelo do relatório (XSL) ou clique em Procurar para acessar os modelos disponibilizados pelo Microsoft Office Project;

Figura 4.5 – Determinando o modelo XLS para o relatório a ser criado

6. clique em Avançar; 7. clique em Visualizar para exibir o relatório no Internet Explorer;

Figura 4.6 – Passo final do Assistente de relatórios XML

8. clique em Visualizar para exibir o relatório no Internet Explorer;

Assistente de Relatórios XML

Figura 4.7 – Internet Explorer exibindo o relatório XML criado

9. clique em Salvar para salvar o relatório criado em formato HTML; 10. clique em Concluir para finalizar o assistente.

293

5 Muitas vezes o gerente de projeto necessita examinar diferentes combinações de informações em uma tabela do Microsoft Office Project, alterando os campos de informação exibidos nesse modo. Se nenhuma das tabelas fornecidas atender às necessidades do projeto, é possível criar uma nova tabela, ou modificar uma tabela existente, que será salva juntamente com o projeto. Para criar ou modificar uma tabela, 1. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais tabelas; 2. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar uma tabela de atividades; 3. clique em Recurso se desejar criar ou modificar uma tabela de recursos;

Figura 5.1 – Quadro de diálogo Mais tabelas para a criação ou edição de uma tabela

4. clique em Editar para modificar uma tabela existente, Copiar para basear a nova tabela em uma tabela existente ou Nova para criar uma tabela a partir do zero;

294

Personalização de Tabelas

295

Figura 5.2 – Formulário Definição de tabela em

5. depois de aberto o formulário Definição de tabela em, digite o nome desejado para a tabela ou edite o nome, no caso de ser uma tabela já existente; 6. clique em Mostrar no menu se desejar que a tabela seja exibida no menu Exibir – Tabelas; 7. escolha o campo a ser mostrado na tabela em Nome do campo; 8. escolha o alinhamento dos dados a serem exibidos no campo em Alinhar dados;

Figura 5.3 – Escolhendo um tipo de alinhamento para os dados do campo Nome

296 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 9. determine a largura da coluna no campo Largura; 10. digite o título a ser exibido para o campo em Título; 11. escolha o alinhamento do título em Alinhar título; 12. escolha se o título poderá ou não ser quebrado, caso a largura da coluna seja reduzida, escolhendo Sim para a Quebra de Cabeçalho;

Figura 5.4 – Exemplo de Nome de campo longo com a Quebra de Cabeçalho desativada e ativada

13. repita os passos de 7 a 12 para inserir os outros campos da tabela; 14. caso algum dos campos exiba datas, escolha o formato a ser utilizado para esses campos em Formato da data; 15. escolha a altura das linhas da tabela em Altura da linha; 16. escolha Bloquear a primeira coluna para que a primeira coluna da tabela apareça em cinza e não permita edição;

Figura 5.5 – Exemplo de tabela Consolidação gerencial criada a partir do zero

17. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Personalização de Tabelas

297

Figura 5.6 – Tabela criada através da personalização de tarefas

Importante – O Microsoft Office Project não permite que se apliquem tabelas de tarefas em recursos e tabelas de recursos em tarefas.

6 Se nenhum dos modos de exibição existentes atender às necessidades dos envolvidos, é possível criar novos modos de exibição ou editar um modo de exibição já existente. Para criar ou modificar um modo de exibição, 1. acesse o menu Exibir – Mais modos de exibição;

Figura 6.1 – Quadro de diálogo Mais modos de exibição

2. clique em Editar para modificar um modo de exibição existente, Copiar para basear o novo modo de exibição em um modo de exibição existente ou Novo para criar um modo de exibição a partir do zero; 3. caso tenha escolhido a opção Novo, defina se o modo de exibição será único (um só conjunto de dados, como o modo de exibição Planilha de recurso) ou combinado (um dado na parte de cima da tela e outro na parte de baixo da tela, como no modo de exibição Alocação de recursos);

298

Personalização de Modos de Exibição

299

Figura 6.2 – Escolhendo entre modo de exibição único ou combinado para um novo modo de exibição

4. independentemente do tipo de modo de exibição escolhido (único ou combinado), digite o nome desejado para o modo de exibição ou edite o nome, no caso de modo de exibição já existente;

Figura 6.3 – Tela Definição do modo de exibição para o modo de exibição único

Figura 6.4 – Tela Definição do modo de exibição para o modo de exibição combinado

5. para o modo de exibição único, escolha o tipo de dados que deseja exibir no campo Tela; 6. caso o tipo de tela escolhido permita, selecione o nome da tabela, o do grupo e o do filtro a ser utilizado automaticamente toda vez que o modo de exibição for selecionado ou; 7. para o modo de exibição combinado, escolha os modos a serem exibidos nas partes superiores e inferiores do modo combinado;

300 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 8. para ambos os casos, clique em Mostrar no menu se desejar que o modo de exibição seja exibido no menu Exibir e na Barra de modos;

Figura 6.5 – Modo de exibição Diagrama de Rede de Atividades Críticas criado como exemplo

9. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Figura 6.6 – Modo de exibição Diagrama de Rede de Atividades Críticas, recém-criado, aplicado no projeto

7 Muitas vezes é necessário criar alguns campos destinados a informações específicas de um projeto, não disponíveis nos campos padronizados do Microsoft Office Project. Esses campos podem ser inseridos e exibidos em qualquer modo de exibição de planilha, como os modos de exibição de planilha Gráfico de Gantt, Uso da tarefa e Diagrama de rede. É possível também inserir e exibir campos de recurso personalizados nos modos de exibição Uso do recurso e Planilha de recursos. Os campos personalizados podem ser utilizados para diversos fins, como escrever fórmulas, incluindo referências a outros campos do Microsoft Office Project, para que sejam calculadas em um campo personalizado. É possível criar uma lista de valores para um campo personalizado e, assim, garantir uma entrada de dados rápida e precisa além de exibir nele um indicador visual em vez dos dados reais.

7.1 Tipos de Campos O Microsoft Office Project inclui diversos tipos de campos personalizados, listados a seguir. Custo1 a Custo10 – Mostra quaisquer informações personalizadas sobre custos que se deseje inserir no projeto. O custo padrão é R$ 0,00. Data1 a Data10 – Mostra quaisquer informações especializadas sobre datas que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. Duração1 a Duração10 – Mostra quaisquer informações especializadas sobre a duração que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. Início1 a Início10 – Mostra quaisquer informações específicas sobre a data de início que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. Término1 a Término10 – Mostra quaisquer informações específicas sobre a data de término que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. Sinalizador1 a Sinalizador20 – Indica se uma atribuição está marcada para qualquer ação ou identificação futura. Para marcar uma atribuição, clique em Sim em um campo de sinalizador. Para não marcar uma atribuição, clique em Não. Por padrão, os campos de sinalizador são definidos como Não.

301

302 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Número1 a Número20 – Mostra quaisquer informações numéricas personalizadas inseridas no projeto. O número padrão é 0. Códigos de estrutura de tópicos 1 a 10 – Esse campo contém um código alfanumérico definido para representar uma estrutura hierárquica de recursos. Os códigos de estrutura de tópicos são marcas personalizadas de recursos que compartilham características. Podem ser utilizados para agrupar os recursos da maneira desejada. Texto1 a Texto30 – Mostra quaisquer informações de texto personalizadas que se deseja inserir no projeto.

7.2 Criando e Excluindo um Campo Personalizado É possível inserir o campo personalizado em qualquer modo de exibição que use uma tabela inserindo uma coluna e selecionando o campo personalizado como o nome do campo da coluna. É possível também usar campos personalizados como parte de uma barra do Calendário, barra do Gráfico de Gantt ou caixa de tarefas do Diagrama de rede e como um critério de classificação ou pesquisa. Quando criar um campo personalizado, o usuário estará na verdade renomeando um campo existente do Microsoft Office Project. Para criar um campo personalizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos;

Figura 7.1 – Quadro Personalizar campos

Campos Personalizados

2. clique em Tarefa se desejar renomear um campo de atividades; 3. clique em Recurso se desejar renomear um campo de recursos; 4. clique em Renomear;

Figura 7.2 – Quadro Renomear campo

5. digite um novo nome para o campo e clique em OK; 6. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos.

Figura 7.3 – Campo Custo1 personalizado para Investimento Cliente

303

304 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server É possível excluir os atributos de um campo personalizado. Por exemplo, se criar um novo campo personalizado renomeando Custo1 como Investimento Cliente, é possível excluir o primeiro campo personalizado. Ao excluí-lo, quaisquer atributos que se tenham definido para o campo, como seu novo nome, serão excluídos. Entretanto, não será possível excluir o próprio campo Custo1. Para excluir um campo personalizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Organizador; 2. clique na guia Campos; 3. na lista Global.mpt ou na lista do projeto ativo, clique no campo personalizado, cujos atributos deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir; 4. confirme a exclusão e clique em Fechar.

Figura 7.4 – Excluindo o campo Investimento Cliente do projeto software.mpp

7.3 Lista de Valores em Campos Personalizados Com o Microsoft Office Project é possível definir uma lista dos valores cabíveis para um campo personalizado. Quando dados precisam ser inseridos na célula, uma lista predefinida de opções proporciona acesso rápido e fácil a entradas predefinidas. Os valores possíveis para um campo podem ser limitados àqueles da lista ou configurados para aceitarem novos valores. Uma vez que um novo valor tenha sido inserido, ele é automaticamente adicionado à lista de valores. Para criar uma lista de valores para um campo personalizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos;

Campos Personalizados

305

2. crie o campo personalizado conforme procedimento já descrito; 3. selecione o campo em que deseja inserir uma lista de valores; 4. clique em Lista de Valores;

Figura 7.5 – Campo de texto Gravidade destacado para receber uma lista predefinida de valores

5. no quadro Lista de Valores para, digite o valor do primeiro elemento da lista em Valor; 6. digite a descrição do primeiro elemento no campo Descrição; 7. repita os passos 5 e 6 para os demais elementos da lista;

Figura 7.6 – Exemplo de lista de valores e descrições

8. se desejar que um dos valores da lista seja o valor padrão do campo, selecione-o, clique em Usar um valor da lista como a entrada padrão do campo e, em seguida, clique em Definir padrão (o valor padrão ficará destacado em vermelho);

306 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 9. determine se a lista criada será uma lista fixa (Restringir campos a itens na lista de valores) ou se novos valores poderão ser inseridos na lista (Permitir que itens adicionais sejam inseridos no campo); 10. escolha a ordem de classificação da lista em Exibir a ordem da lista suspensa; 11. clique em OK para fechar o quadro Lista de valores; Dica – A lista de valores pode ser importada de um outro campo personalizado do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar lista de valores.

12. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos. Para exibir a lista de valores para o campo inserido, 1. selecione a coluna da planilha imediatamente à direita da coluna em que se deseja inserir o campo personalizado; 2. acesse o menu Inserir – Coluna; 3. selecione o nome do campo;

Figura 7.7 – Inserindo um campo personalizado com uma lista de valores

4. clique OK.

Figura 7.8 – Campo Investimento Cliente inserido como uma lista de valores

Campos Personalizados

307

7.4 Fórmulas em Campos Numéricos Muitos gerentes de projeto precisam efetuar cálculos com dados diferentes armazenados no Microsoft Office Project sem que haja a necessidade de exportação dos dados para outro aplicativo, como o Microsoft Excel. O recurso de criar campos personalizados com valores retornados a partir de fórmulas efetuadas em outros campos permite que cálculos definidos pelo usuário possam ser uma parte de qualquer campo personalizado. Isso faz com que não seja necessário escrever e executar manualmente as macros do Microsoft Visual Basic for Applications. Sempre que o Microsoft Office Project recalcula quaisquer valores aos quais essas fórmulas fizeram referência, os resultados nos campos personalizados são atualizados dinamicamente. Para inserir uma fórmula em um campo personalizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. crie o campo personalizado conforme procedimento descrito ou; 3. selecione o campo em que deseja inserir uma fórmula; 4. clique em Fórmula;

Figura 7.9 – Campo de Custo Impacto de risco (Expected Monetary Value ou EMV) destacado para receber uma fórmula predefinida

308 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. no quadro Fórmula para, construa a fórmula desejada, utilizando os operadores existentes e os campos disponíveis;

Figura 7.10 – Inserindo o campo numérico personalizado Probabilidade na fórmula do Impacto do risco

6. por exemplo, use a fórmula EMV = Probabilidade x Gravidade; 7. clique OK para fechar o quadro Fórmula; Dica – Fórmulas de outros campos podem ser importadas dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar fórmula.

8. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 9. siga os mesmos procedimentos de inserção de coluna vistos no capítulo de lista de valores para exibir os campos de fórmula.

Campos Personalizados

309

Figura 7.11 – Campo personalizado com fórmula apresentando os dados do Impacto do risco (EMV) como o produto da Probabilidade pela Gravidade do Risco (prejuízo incorrido se o risco ocorrer), ambos digitados nas respectivas células

7.5 Indicadores Gráficos Os indicadores gráficos de campo personalizado permitem transmitir visualmente informações através da exibição de uma imagem em um campo personalizado no lugar dos dados reais. Por exemplo: é possível definir um indicador gráfico para alertar o time do projeto quando o custo de uma tarefa estourar o orçamento. Ao utilizar indicadores gráficos, eles substituirão os valores dos campos por sinais visuais, podendo os valores ser provenientes de dados inseridos diretamente, dos resultados do cálculo de uma fórmula no campo personalizado ou de uma seleção em uma lista de valores do campo. Se os dados não atenderem a nenhum critério do indicador, o campo aparecerá em branco.

Figura 7.12 – Exemplos de indicadores gráficos

É possível configurar listas separadas de critérios de indicador gráfico para aplicar a linhas regulares, a linhas de resumo e ao resumo do projeto ou aplicar os mesmos critérios a todas as linhas do projeto. Independentemente de as linhas de resumo herdarem os critérios de indicador das linhas que elas resumem, os critérios especificados para as primeiras também se aplicam às linhas de resumo de grupo quando se aplica o agrupamento a um modo de exibição que inclui campos personalizados. Para criar um indicador gráfico para um campo personalizado, 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. crie o campo personalizado conforme procedimento já descrito; 3. selecione o campo em que deseja inserir um indicador gráfico; 4. clique em Indicadores gráficos;

310 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.13 – Campo de Custo Impacto de risco (Expected Monetary Value ou EMV) destacado para ser visualizado através de Indicadores gráficos

5. no quadro Indicadores gráficos para, selecione se os indicadores serão empregados apenas em atividades regulares ou se também serão aplicados em atividades de resumo ou de projetos;

Figura 7.14 – Quadro Indicadores gráficos

Campos Personalizados

311

6. no campo Teste para, selecione o tipo de teste ou operador lógico a ser aplicado (≥, ≠, =, dentre outros); 7. digite o valor base de comparação no campo Valor(es); 8. selecione a imagem que melhor representa o conjunto de dados do teste anterior; 9. repita os passos de 6 a 8 para os demais critérios;

Figura 7.15 – Tabela de testes para o campo Impacto do risco

Dica – Indicadores gráficos de outros campos podem ser importados dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar critérios do indicador.

10. clique em OK para fechar o quadro Indicadores gráficos para; 11. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 12. siga os mesmos procedimentos utilizados para a lista de valores e fórmulas para exibir a coluna do campo personalizado que apresenta os indicadores gráficos.

Figura 7.16 – Indicador aplicado ao campo personalizado Impacto do risco na Planilha de entrada do Gráfico de Gantt

312 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server No Microsoft Office Project 2003, é possível que seja inserido no diagrama de rede, campos personalizados com indicadores gráficos. Como foi apresentado no capítulo sobre formatação do diagrama de rede, é possível inserir na caixa da atividade o campo personalizado que apresenta o indicador gráfico.

Figura 7.17 – Indicador aplicado ao campo personalizado Impacto do risco no Diagrama de Rede

7.6 Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS, EAP ou EDT) Os códigos de estrutura de tópicos são marcas definidas para atividades ou recursos que fornecem uma estrutura alternativa para o projeto, diferente dos códigos de EDT ou códigos numéricos da estrutura de divisão de trabalho ou WBS, já vistos neste livro. É possível criar até dez conjuntos de códigos de estrutura de tópicos personalizados no projeto para sistemas, como códigos de custos de contabilidade para atividades, regiões onde as atividades serão executadas, centros de custos e códigos de trabalho ou habilidades para recursos. Depois de definir e atribuir códigos de estrutura de tópicos para tarefas ou recursos, eles poderão ser usados para classificar, filtrar ou agrupar atividades ou recursos no projeto. Cada nível de um código de estrutura de tópicos pode ser composto de letras maiúsculas ou minúsculas, números ou caracteres que se inserem (qualquer combinação de letras maiúsculas, minúsculas e números) e um símbolo para separar os níveis do código. A extensão total de um código de estrutura de tópicos pode ser de até 255 caracteres. Para criar um conjunto personalizado de códigos de estrutura de tópicos, 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. clique na guia Códigos Personalizados; 3. selecione Tarefa se o código de estrutura for aplicável a uma atividade, ou clique em Recurso caso o código seja aplicável a um recurso;

Campos Personalizados

313

4. clique no código de estrutura de tópicos que deseja definir em Campo; 5. clique em Renomear; 6. digite um nome para o código personalizado de estrutura de tópicos que deseja criar no quadro Renomear campo; 7. clique em OK; 8. clique em Definir máscara de código para definir o formato dos dados da estrutura de tópicos;

Figura 7.18 – Quadro Personalizar campos com destaque para a opção Definir máscara de código para o código personalizado Habilidades em um campo do tipo recurso

9. para especificar o código de estrutura de tópicos para atividades de primeiro nível, clique na primeira linha da coluna Seqüência e selecione o tipo de caractere: •

números para mostrar um código de estrutura de tópicos numéricos para esse nível;

•

letras maiúsculas para mostrar códigos de estrutura de tópicos em ordem alfabética e em maiúsculas;

•

letras minúsculas para mostrar códigos de estrutura de tópicos em ordem alfabética e em minúsculas;

314 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

caracteres para mostrar qualquer combinação de números e letras maiúsculas e minúsculas;

Importante – O Microsoft Office Project exibe um asterisco (*) no campo de código de estrutura de tópicos até que seja definida uma seqüência de caracteres para o nível do código de estrutura de tópicos.

Figura 7.19 – Determinando a seqüência do primeiro nível da estrutura de tópicos

10. na coluna Comprimento, clique na primeira linha e selecione um número para o número de caracteres no código de estrutura de tópicos de primeiro nível. Por exemplo: digite 2 para tornar dois caracteres o número obrigatório de caracteres a serem inseridos nesse nível do código de estrutura de tópicos (até 255 caracteres); 11. na coluna Separador, clique na primeira linha e digite ou selecione um caractere para separar os níveis de código de estrutura de tópicos; 12. repita as etapas de 8 a 10 para cada nível de código de estrutura de tópicos que desejar especificar;

Figura 7.20 – Código da estrutura de tópicos do tipo AAA.AAA.AA.1 criado para os quatro primeiros níveis do projeto

Campos Personalizados

315

13. se desejar que os dados inseridos na estrutura de tópicos sejam apenas os listados na tabela de pesquisa, clique em Permitir somente códigos listados na tabela de pesquisa; 14. para impedir que os usuários insiram códigos sem todos os níveis do código de estrutura de tópicos que você definiu, marque a caixa de seleção Permitir somente novos códigos com valores em todos os níveis de máscara; 15. para criar uma tabela de pesquisa com valores já predefinidos para os códigos da estrutura de tópicos, clique em Editar tabela de pesquisa;

Figura 7.21 – Quadro Editar tabela de pesquisa para

16. monte a estrutura de tópicos desejada para servir de base de entrada de dados de códigos da equipara alterar os níveis da estrutura); pe do projeto (utilize as ferramentas de recuo

316 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.22 – Tabela de pesquisa para código Habilidades

17. clique em Fechar para retornar ao quadro Definição dos códigos da estrutura de tópicos para; Dica – Códigos da estrutura de tópicos podem ser importados de outros campos dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar códigos da estrutura de tópicos no quadro Definição dos códigos da estrutura de tópicos para.

18. clique em OK para retornar ao quadro Personalizar campos; 19. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 20. siga os mesmos procedimentos utilizados em lista de valores, fórmulas e indicadores gráficos para exibir a coluna do campo personalizado com os códigos da estrutura de tópicos. Observe que os valores da tabela de pesquisa aparecem na caixa do campo personalizado inserido.

Figura 7.23 – Inserindo códigos da estrutura de tópicos em um projeto

Campos Personalizados

317

Após a definição de uma estrutura de código de estrutura de tópicos, os códigos podem ser agrupados, filtrados e classificados com facilidade através da criação de um grupo, como já visto.

Figura 7.24 – Recursos humanos agrupados por Habilidade (código de estrutura de tópicos)

8 O organizador permite copiar diversos elementos de um projeto para outros, tais como modos de exibição, formulários, calendários, campos, barras de ferramentas, grupos, tabelas, filtros, relatórios, módulos e mapas de exportação, dentre outros arquivos de projeto ou usuários. Somente é possível copiar elementos entre arquivos abertos no computador. Os elementos transferíveis entre projetos são os seguintes: •

Modos de exibição

•

Barras de ferramenta

•

Tabelas

•

Calendários

•

Campos

•

Relatórios

•

Grupos

•

Mapas

•

Formulários

•

Módulos (de programação)

•

Filtros

Para utilizar o organizador, 1. abra o arquivo de onde deseja copiar e o arquivo para onde vai copiar elementos; 2. acesse o menu Ferramentas – Organizador; 3. nas caixas Modos de exibição disponíveis em, selecione os arquivos de origem e destino da cópia; Dica – O arquivo Global.mpt é o arquivo padrão de configuração do Microsoft Office Project e contém todos os relatórios, tabelas e modos de exibição, dentre outros, definidos pelo programa. Ao se copiar um novo elemento para o arquivo Global.mpt, todos os projetos criados a partir desse momento terão disponíveis os elementos previamente copiados. 4. escolha a guia com a categoria a ser manipulada (qualquer um dos onze elementos);

318

Cópia de Elementos e Personalizações entre Projetos Utilizando o Organizador e o Arquivo Global.mpt

319

Figura 8.1 – Organizador

5. para copiar um elemento do projeto, clique nele e pressione Copiar (o elemento automaticamente aparecerá na listagem do projeto de destino);

Figura 8.2 – Copiando o campo criado Investimento Cliente do projeto software.mpp para o projeto Global.mpt (arquivo de configuração do Project)

6. para excluir um elemento do projeto, clique em Excluir; Importante – Só é possível excluir um elemento não ativo ou não utilizado no momento.

7. para renomear um elemento do projeto, clique em Renomear e digite o novo nome para ele; 8. clique em Fechar para retornar ao projeto.

321

1 O Microsoft Office Project Server é o servidor da família de projetos da Microsoft destinado a suportar as características corporativas do Microsoft Office Project Professional, incluindo banco de dados consolidado de projetos, pool de recursos e arquivo de configuração corporativos, ferramentas de gerenciamento de relatórios dinâmicos (Análise de portfólio), bem como o gerenciamento de documentos (GED) através do uso do SharePoint Team Services. O Microsoft Office Project Server é instalado normalmente em um servidor dedicado, na empresa, ao gerenciamento e ao controle de projetos e é acessado através dos usuários ou através da Internet ou através do Microsoft Office Project Professional. Com o Microsoft Office Project Server é possível o planejamento de colaboração entre os integrantes do grupo de trabalho, os gerentes de projeto e outros envolvidos, permitindo a troca de informações sobre o projeto e o trabalho com elas em um site da Web. Ele também permite que os usuários exibam, atualizem e analisem informações sobre o projeto através de um navegador da Web, além de ajudar os integrantes da equipe a se comunicarem com seus gerentes sobre as tarefas que estão executando, fornecendo um local onde todos, inclusive os gerentes sênior, podem obter informações sobre o projeto. O Microsoft Office Project Web Access funciona com o Microsoft Office Project Server. Para usar o Microsoft Office Project Web Access, você precisa de uma Licença de Acesso para Cliente (CAL) do Microsoft Office Project Server. Os gerentes de projeto usam o Microsoft Office Project Web Access com o Microsoft Office Project para publicar atribuições de integrantes da equipe e para incorporar, no plano do projeto, as informações sobre o andamento do projeto fornecidas pelos integrantes da equipe. Se a sua organização usa o Microsoft Office Project Server com o Microsoft Office Project Professional, os gerentes podem usar o Microsoft Office Project Web Access para analisar portfólios de projetos a fim de identificar problemas de recursos entre projetos e distribuir os recursos de forma eficiente. É possível utilizar campos personalizados padronizados, definidos pela sua organização, para identificar recursos com características específicas, como determinados conjuntos de habilidades. O Microsoft Office Project oferece uma solução eficaz para a colaboração da equipe com o Microsoft Office Project Server. Juntos, eles fornecem grande flexibilidade e diversas vantagens para a comunicação eficaz com os integrantes da equipe, outros gerentes de projeto e participantes:

323

324 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server •

Os gerentes de projeto podem atribuir tarefas a integrantes da equipe e manter o registro do trabalho que já está concluído. Eles podem aceitar automática ou manualmente atualizações de tarefa dos integrantes da equipe e incorporar informações atualizadas em seu projeto.

•

Eles também podem solicitar e receber relatórios de status no formato desejado e consolidar relatórios de status individuais em um único relatório, que poderá ser apresentado aos participantes.

•

Eles podem usar o Microsoft Office Project Server para executar análises hipotéticas criando diversas versões de seu projeto. Com duas ou mais versões, eles podem comparar custos, agendas e alocação de recursos. Eles também podem ver o efeito das alterações da agenda na disponibilidade, na alocação e nos custos dos recursos.

•

Os integrantes da equipe podem analisar suas atribuições de tarefa, responder ao gerente do projeto sobre suas atribuições e enviar atualizações sobre o trabalho concluído em intervalos regulares. Eles também podem criar novas tarefas e enviá-las ao gerente de projeto para aprovação e incorporação ao arquivo de projeto. Se necessário, eles podem delegar tarefas a outros integrantes da equipe.

•

Eles podem ver suas tarefas em um Gráfico de Gantt e agrupá-las, classificá-las e filtrá-las para enfatizar detalhes específicos. Dependendo da permissão que um administrador do Microsoft Office Project Server conceder a eles, os integrantes da equipe também podem exibir as últimas informações do projeto inteiro, e não apenas as tarefas atribuídas.

•

Os participantes, como outros gerentes de projeto ou executivos, podem analisar as informações sobre projeto, tarefa e recurso a fim de terem visão do andamento de todos os projetos em uma organização.

O Microsoft Office Project Server é comercializado separadamente do Microsoft Office Project Professional, sendo necessária a aquisição da licença para uso do servidor, bem como a licença de acesso dos usuários finais do ambiente (licença cliente – CAL).

2

5

Tipo

5

Descritivo5

Produto

Descrição

Melhoria

Melhorias no Analisador de Portfólio

Project Web Access

O administrador do ambiente pode conectar o Analisador de Portfólio a diferentes Cubos OLAP e copiar modos de exibição existentes do Analisador de Portfólio.

Melhoria

Melhorias no modelador de Portfólio

Project Web Access

Permite atualizar dados sem a necessidade de reconstruir o modelo.

Novo

WebParts do Sharepoint

Sharepoint Services

O usuário pode personalizar partes de informação contidas no Project Web Access para serem exibidas na área de trabalho pessoal (Dashboard).

Novo

Montar equipe

Project Web Access

Gerenciadores de recursos podem agora montar equipes de projeto no Project Web Access sem a necessidade de retornar para o Project Professional.

Novo

Campos Multi-Valor de recursos da empresa

Project Professional

É possível criar um campo de recurso da empresa que permita mais de uma opção de seleção (por exemplo para habilidades dos recursos, onde pode se escolher o idioma inglês e a programação em VB como opções de habilidades).

Extraído do artigo EPM Solutions Guide fornecido pela Microsoft Corporation no site www.microsoft.com/office/project

325

326 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Tipo

Descritivo5

Produto

Descrição

Novo

Listagem de opções

Project Web Access

Usuário de planilhas do Project Web Access podem agora usar listagem de opções para selecionar valores personalizados de tarefas e códigos de estrutura de tópicos.

Novo

Proteção do trabalho real/Ajuste do trabalho real

Project Web Access

O administrador do Project Server pode bloquear a inserção de valores reais fora de um período. Por exemplo: um valor real já inserido não pode ser alterado pelo usuário sem que ele passe por um processo formal de aprovação.

Novo

Proteção de quadros de horários

Project Web Access

O administrador do Project Server pode bloquear períodos de tempo no projeto de modo a prevenir a inserção e a alteração de dados fora do período aberto de trabalho.

Novo

Proteção do trabalho real no Microsoft Office Project Professional

Project Professional

O administrador pode especificar dentro do Microsoft Office Project Professional 2003, períodos bloqueados e abertos de modo a prevenir edição de trabalho real fora dos períodos abertos.

Novo

Ajuste dos trabalhos reais bloqueados

Project Web Access

Algumas vezes, por razões legitimadas, tornase necessário atuar o trabalho realizado de um período fora do período aberto de trabalho. Usuários que têm permissão para ajustar valores reais podem fazer as mudanças. Essas mudanças são arquivadas em um log de auditoria.

Novo

Projetos administrativos

Project Web Access

Denominadas anteriormente categorias de trabalho fora do projeto, os projetos administrativos permitem que se aloquem tempo e recursos que não são relacionados a um projeto específico. Projetos administrativos são incluídos nos cálculo de disponibilidade de recursos, o que permite maior fidelidade nos dados do recurso.

Melhoria

Informando período não utilizado em projetos

Project Web Access

Períodos de folga ou períodos não dedicados a projetos são reportados nos projetos administrativos, permitindo que o tempo gasto fora do projeto seja determinado e calculado.

Novo

Múltiplos aprovadores de cronogramas

Project Web Access

Permite a utilização de diversos aprovadores para um cronograma específico de um recurso (anteriormente somente o gerente do projeto aprovava os cronogramas dos recursos).

Novidades da Solução EPM Microsoft

327

Descritivo5

Produto

Descrição

Novo

Alocação proposta de recursos

Project Professional

Alocações solicitadas ou propostas permitem que um recurso seja alocado em uma atividade como “solicitado” ou “demandado”. A solicitação implica uma proposta enquanto a demanda é uma necessidade real do recursos. Isso permite que sejam separadas as diferentes necessidades de alocação de recursos.

Melhoria

Agrupamento ao abrir projetos armazenados no servidor

Project Professional

Ao abrir um projeto armazenado no servidor utilizando o Microsoft Office Project Professional, é possível agrupar os projetos por diferentes critérios, facilitando a busca por um projeto específico.

Melhoria

Abertura de múltiplos projetos a partir do Project Web Access

Project Web Access

A Central de Projetos permite agora selecionar múltiplos projetos e abri-los diretamente no Project Professional.

Novo

Auto Check-in de projetos abandonados

Project Web Access

Se o gerente de projeto abrir um determinado projeto e se, por um motivo qualquer, o projeto não for devidamente fechado, o gerente de projetos pode fazer o check-in do projeto sem a necessidade de utilizar o adminstrador.

Novo

Protegendo linhas de base gravadas

Project Web Access

Administradores agora tem a habilidade para proteger as linhas de base geradas para um projeto, protegendo os dados previstos para o projeto.

Melhoria

Melhorias na páginas do site de projetos

Project Web Access

A home page do Project Web Access teve seu desenho atualizado incluindo links para quadro de horários e riscos.

Novo

Impressão de linhas de grade a partir do Project Web Access

Project Web Access

Usuários podem ter melhor formato de impressão dos dados a partir do Project Web Access, incluindo planilhas e cronogramas.

Novo

Exportação de tabelas para o Microsoft Office Excel

Project Web Access

Permite a exportação das tabelas de dados contidas no Project Web Access para o Excel para que possam ser analisadas e distribuidas para usuários fora do projeto em um formato familiar.

Novo

Integração com o Outlook

Outlook

Usuários podem ver suas tarefas no Outlook, bem como reportar progresso a partir do Outlook.

Novo

Check-in/Check-out de documentos

Project Web Access e Windows SharePoint Services)

Usuários podem fazer check-in e check-out de documentos a partir do Project Web Access, permitindo o bloqueio de arquivos abertos. Essa ação é realizada através da integração do Project Server com o Windows SharePoint Services.

Tipo

328 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Tipo

Descritivo5

Produto

Descrição

Novo

Versão de documentos

Project Web Access com Windows SharePoint Services

É possível agora armazenar múltiplas versões de um documento no Project Web Access para comparação e histórico.

Novo

Gerenciamento de Riscos

Project Web Access com Windows SharePoint Services

Permite a identificação, a qualificação e o monitoramento dos riscos através de uma área especial no Project Web Access destinada exclusivamente ao gerenciamento de riscos (necessita do Microsoft Office Project Server 2003 e do Windows SharePoint Services).

Melhoria

Partição do banco de dados

Project Server

Project Server 2003 é mais escalável porque permite que o banco de dados seja dividido em dois servidores e em mais de uma interface de rede.

Novo

Banco de dados de exemplo

Project Server

O Project Server 2003 inclui um banco de dados de exemplo para facilitar o aprendizado e o entendimento das funções básicas dos programas integrantes da solução EPM.

Novo

Excluir recursos

Project Web Access

No Project Server 2003, é possível excluir, de modo permanente, um recurso não mais utilizado.

Melhoria

Criação de modos de exibição na Central de Recursos

Project Web Access

Permite a criação de novos modos de exibição na central de recursos, como, por exemplo, critério e filtro distintos para um conjunto de recursos.

Novo

Campos Personalizados renomeados

Project Web Access

Quando é criada uma visão personalizada, é possível ver um campo renomeado no Project Professional diretamente no Project Web Access, sem que seja necessário memorizar a posição do campo na lista de campos personalizados.

Novo

Definir visão de cronogramas

Project Web Access

O administrador pode configurar os campos e sua ordem nas visões de cronograma dos usuários.

Melhoria

Aumento na segurança da delegação de tarefas

Project Web Access

Ao delegar tarefas, o usuário, que, na versão 2002, tinha acesso a todos os usuários cadastrados no Project Server, passa a ter agora acesso apenas aos recursos nos quais os usuários possam ver as atribuições.

3 Para instalar o Microsoft Office Project Server na organização ou no departamento através de um grupo de trabalho, o computador servidor deve atender às seguintes condições: •

PC Pentium III 500 MHz ou superior (700 MHz recomendado)

•

130 MB de espaço disponível em disco

•

Mínimo de 256 MB RAM (ideal de 512 MB)

Importante – Processador, memória RAM e espaço em disco são altamente dependentes do número de serviços instalados no computador e abertos no Servidor.

•

Microsoft Windows 2000 Server Service Pack 3 ou posterior, ou Microsoft Windows Server 2003

•

Microsoft Internet Information Server (IIS)

•

The Microsoft Management Console (MMC) snap-in para o IIS

•

Microsoft SQL Server 2000 Service Pack 3 ou posterior, ou Microsoft Desktop Engine (MSDE) 2000 ou posterior

Importante – Microsoft SQL Server 2000 é requerido para o uso das opções da empresa no Microsoft Office Project Server 2003. Ele deve ser instalado antes do Project Server 2003.

•

Microsoft SQL Server Analysis Services para a utilização dos recursos de análise de Portfólio

Importante – O analisador de portfólio somente é disponível se utilizado com o Project Professional e o Analysis Server, incluídos no SQL Server 2000.

•

Windows SharePoint Services é requerido para uso do gerenciamento de documentos, questões e riscos disponíveis no Project Server 2003

•

Service packs instalados para o Analysis Services devem ser da mesma versão dos instalados para o SQL Server 2000

•

Drive de CD-ROM

•

Monitor Super VGA

•

Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse®, ou dispositivo apontador compatível

329

4 Os requisitos de hardware, software e sistema para o cliente de navegação são os seguintes: •

PC com processador Pentium de 233 MHz ou superior (recomenda-se Pentium III)

•

Sistema operacional Microsoft Windows® 2000 com Service Pack 3 ou posterior, ou Microsoft Windows XP ou posterior

•

128 MB RAM ou superior recomendados

•

10 MB de espaço disponível no disco rígido

•

Monitor Super VGA (800 x 600) ou de resolução superior

•

Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou posterior, Microsoft Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou posterior, ou Microsoft Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou posterior (para obter melhor desempenho, use o Internet Explorer 6.0)

•

Microsoft Outlook 2000 ou posterior para importar e exportar tarefas do Web Access

330

5 A instalação do Microsoft Office Project Server não é trivial para usuários finais do Microsoft Office Project, uma vez que conexões com os servidores de Internet e os bancos de dados são necessárias. Portanto, sempre que possível, solicite ajuda de profissionais do departamento de informática da sua organização. É possível também obter instruções para a instalação do Microsoft Office Project Server no ícone Guia de Instalação, disponível na tela inicial de instalação do Microsoft Office Project 2003 Server. Basicamente, para instalar o Microsoft Office Project Server, 1. insira o CD do Microsoft Office Project Server na unidade de CD-ROM; 2. clique em Instalação do servidor;

Figura 5.1 – Tela inicial do CD do Microsoft Office Project Server

331

332 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 3. insira o seu nome de usuário e sua organização e, caso necessário, digite a chave do CD do produto; 4. clique em Avançar;

Figura 5.2 – Quadro de inserção do nome do usuário e organização

5. aceite o contrato de licença e clique em Avançar;

Instalando o Microsoft Office Project Server

333

Figura 5.3 – Quadro Contrato de licença de usuário final do Servidor do Microsoft Office Project Server

6. determine o diretório onde o Microsoft Office Project Server será instalado no campo Instalar em e clique Avançar;

Figura 5.4 – Escolhendo o local de instalação do Project Server

334 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. determine os serviços a serem instalados no servidor, selecionando as caixas e marcando os itens. A instalação de todos os componentes é a instalação padrão. Em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.5 – Escolhendo os serviços a serem instalados no servidor

8. insira as informações do banco de dados, determinando se o Project Server deve utilizar um banco de dados novo ou se conectar a um banco de dados existente e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.6 – Inserindo informações sobre o banco de dados – Conectar a outro banco de dados existente, informando o nome do servidor e do banco de dados

Instalando o Microsoft Office Project Server

335

Figura 5.7 – Inserindo informações sobre o banco de dados – Criando um novo banco de dados, informando o nome do novo banco de dados e a autenticação da conexão.

9. determine se as tabelas do banco de dados Views será a mesma do Project Server ou não, marcando a caixa Conectar ao principal banco de dados do Project Server 2003 para que o banco de dados Views esteja conectado ao principal banco de dados do Project Server, ou insira o nome do servidor e do banco de dados que armazenará as tabelas e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.8 – Determinando se o banco de dados Views será ou não armazenado em conjunto com o principal banco de dados do Project Server 2003

336 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – Separe os bancos de dados em instalações de grande porte, permitindo que um maior número de usuários seja suportado.

10. determine a conta que o Microsoft Office Project Server 2003 utilizará para acessar o banco de dados, bem como a conta que o Microsoft Office Project Professional utilizará para acessar o banco de dados (devem ser diferentes contas) e clique em Avançar;

Figura 5.9 – Inserindo informações sobre a conta de banco de dados para o Project Professional e Server

11. insira as informações sobre a conexão com o servidor de análise ou selecione Inserir essas informações mais tarde para inserir posteriormente essas informações (através do módulo administrativo do Project Server) e, em seguida, clique em Avançar;

Instalando o Microsoft Office Project Server

337

Figura 5.10 – Inserindo informações sobre o servidor de análise do Project Server

12. determine o site onde o diretório virtual do Microsoft Office Project Server será criado (o padrão é Default Web Site) e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.11 – Inserindo informações sobre o site para o diretório virtual do Microsoft Office Project Server

338 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 13. insira as informações sobre o endereço do servidor Web ou selecione Inserir essas informações mais tarde para inserir posteriormente essas informações (através do módulo administrativo do Project Server) e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.12 – Inserindo informações sobre o endereço do servidor web do Project Server

14. insira as informações sobre o servidor de email SMTP (onde as informações de email e lembretes serão armazenadas) ou selecione Inserir essas informações mais tarde para inserir posteriormente essas informações (através do módulo administrativo do Project Server) e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.13 – Inserindo informações sobre o servidor de email SMTP do Project Server

Instalando o Microsoft Office Project Server

339

15. insira as informações sobre o servidor Web através do Microsoft Windows SharePoint Services (onde os documentos, questões e riscos serão armazenados) ou selecione Inserir essas informações mais tarde para inserir posteriormente essas informações (através do módulo administrativo do Project Server) e, em seguida, clique em Avançar;

Figura 5.14 – Inserindo informações sobre o servidor Web do Microsoft Windows SharePoint Services

16. determine se o ambiente de instalação do Microsoft Office Project Server 2003 será o ambiente Empresarial (com todos os recursos disponibilizados pelo Project Server) ou o ambiente Não Empresarial (com recursos limitados para equipes menores de projetos) e, em seguida, clique em Avançar;

340 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 5.15 – Escolhendo o ambiente de instalação do Project Server

17. determine a senha do administrador do servidor e clique em Avançar;

Figura 5.16 – Inserindo a senha do Administrador do Project Server

Instalando o Microsoft Office Project Server

18. clique em Instalar para iniciar a instalação do servidor;

Figura 5.17 – Passo final da instalação do servidor

19. aguarde o término da instalação e reinicialize o servidor para tornar as alterações efetivas.

Figura 5.18 – Instalando o produto Project Server

341

342 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server O Microsoft Office Project Server estará instalado após a reinicialização do computador e, se estiver instalado o Project Server no mesmo computador do Internet Information Server, é possível acessar o Microsoft Office Project Web Client através do browser (Internet Explorer 4.x ou superior). O endereço do site é http://localhost/ProjectServer.

Figura 5.19 – Tela de abertura do Microsoft Office Project Web Access

Quando o servidor do Microsoft Office Project Server estiver instalado, ele criará um usuário padrão chamado Administrador. Por padrão, a senha desse usuário é a senha definida no processo de instalação e, portanto, uma das primeiras ações a serem executadas após a instalação é efetuar logon no Microsoft Office Project Server (indo para o URL http://[nome_do_servidor]/ProjectServer ou http://localhost/ProjectServer no servidor ou em um computador cliente), efetuar logon como Administrador e alterar a senha.

Figura 5.20 – Alterando a senha do administrador no primeiro acesso ao Project Server

Depois que você instalar o servidor do Microsoft Office Project Server, a maioria dos recursos poderá ser usada sem a necessidade de configuração adicional. O administrador precisará informar aos gerentes de projeto qual é o URL desse servidor para que essa informação possa ser inserida no Microsoft Office Project 2003.

6 O procedimento a seguir descreve como os gerentes de projeto podem usar o Microsoft Office Project 2003 para conectar sua equipe ao Microsoft Office Project Server após ele ser instalado e configurado pelo administrador.

6.1 Configurando o Projeto para Utilizar o Project Server Para configurar um projeto para utilizar o Microsoft Office Project Server, 1. abra o arquivo do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas – Opções; 3. clique na guia Colaborar; 4. na caixa Colaborar Usando, clique em Microsoft Office Project Server; 5. na caixa URL do Microsoft Office Project Server, digite o URL do servidor do Microsoft Office Project Server;

343

344 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 6.1 – Quadro Ferramentas – Opções, destacando a URL do servidor do Microsoft Office Project Server

6. em Identificação do Microsoft Office Project Server, clique em; •

Conta de usuário do Windows para usar as contas de usuário do Windows no Microsoft Office Project Server. As contas de usuário do Windows oferecem a melhor segurança para seus arquivos de projeto. Além disso, ao usar uma conta de usuário do Windows, o gerente do projeto será autenticado automaticamente quando acessar o Microsoft Office Project Server, de modo que não precisará inserir uma senha ou nome de usuário;

•

Nome de usuário do Microsoft Office Project para usar a autenticação do Microsoft Office Project Server e o nome de usuário definido no Microsoft Office Project para se identificar no Microsoft Office Project Server. Quando ele acessar o Microsoft Office Project Server, será necessário fornecer uma senha e um nome de usuário;

Importante – Por padrão, a senha estará inicialmente em branco na primeira vez que se efetuar logon no Microsoft Office Project Server, podendo se definir a senha durante a sessão inicial.

7. clique em Permitir que os recursos deleguem tarefas caso deseje que os recursos alocados no projeto deleguem a terceiros suas próprias atividades; 8. defina em A opção “publicar as atribuições novas e alteradas” atualiza a atribuição de recursos quando se altera quais conjuntos de atividades serão atualizados ao se publicar uma atualização do projeto;

Preparando o Microsoft Office Project e o Projeto para Utilizar o Microsoft Office Project Server

345

9. defina em Ao salvar, publique as seguintes informações no Microsoft Office Project Server se as atribuições novas e alteradas e o resumo do projeto serão atualizados ao se salvar o arquivo do projeto; 10. para aplicar suas seleções de grupo de trabalho a todos os novos projetos futuros, clique em Definir como padrão; 11. clique em OK.

6.2 Adicionando Contas do Project Server ao Microsoft Office Project 2003 Uma vez instalado o Microsoft Office Project Server e criadas as contas de usuários no sistema (a ser visto posteriormente), é preciso que contas do Microsoft Office Project Server sejam adicionadas ao Project 2003 para que este possa se conectar a diferentes conjuntos de projetos e recursos da empresa. No capítulo sobre Recursos da empresa, serão apresentadas as diferenças entre esse usuário criado e os recursos locais e os da empresa. Para adicionar contas do Microsoft Office Project Server no Microsoft Office Project 2003, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da Empresa – Contas do Microsoft Office Project Server;

Figura 6.2 – Menu Ferramentas – Opções da empresa – Contas do Microsoft Office Project Server

346 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. na tela Contas do Microsoft Office Project Server, clique em Adicionar para criar uma nova conta do Microsoft Office Project Server no Microsoft Office Project Professional;

Figura 6.3 – Tela Conta do Microsoft Office Project Server

3. na tela Propriedade da conta, digite o nome da conta, o URL do servidor do Microsoft Office Project Server e clique em Testar conexão;

Figura 6.4 – Tela Propriedades da conta e confirmação da conexão do Microsoft Office Project Server

Preparando o Microsoft Office Project e o Projeto para Utilizar o Microsoft Office Project Server

347

4. no campo Ao conectar, clique em Usar conta de usuário do Windows, se desejar que a conta do Windows seja a referência de login do usuário ou clique em Usar uma conta do Microsoft Office Project Server e digite o nome do usuário (exatamente como criado no Microsoft Office Project Server); 5. clique em OK; Importante – Se, nesse momento as contas do Microsoft Office Project Server ainda não tiverem sido criadas, somente existe um usuário no Project Server chamado Administrador, como exemplificado na figura anterior. Nesse caso, somente a conta Administrador pode ser criada, uma vez que é a única conta existente até o momento no Project Server. Se sua conta já tiver sido criada no Project Server, basta digitar seu nome de usuário do Project Server, nome a ser fornecido pelo administrador do sistema. Veja o capítulo sobre pool de recursos da empresa como é possível criar contas do Microsoft Office Project Server.

Figura 6.5 – Conta Administrador criada no Microsoft Office Project Professional

6. clique em Detectar o estado da conexão automaticamente para que a conta definida como padrão seja automaticamente selecionada ao abrir o Microsoft Office Project; Dica – Para definir uma conta como padrão, selecione a conta desejada e clique em Definir como padrão.

7. clique em Controlar o estado da conexão manualmente para definir, toda vez que entrar no Microsoft Office Project, qual conta será utilizada pelo programa; Se o estado da conexão escolhido for o manual, ao abrir o Microsoft Office Project, uma tela solicitando a conta a ser utilizada será aberta. Para se conectar com uma conta específica, 1. clique na conta desejada e escolha Conectar;

348 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 6.6 – Tela Contas do Microsoft Office Project Server aberta na inicialização do Microsoft Office Project Professional quando o estado de conexão no Project Server for manual

Dica – Para trabalhar off-line, selecione a conta Meu computador e clique em Trabalhar off-line.

2. ao abrir a tela de conexão no Project Server (caso a autenticação não seja pelo Microsoft Windows), digite a senha e clique em Ir.

Figura 6.7 – Tela Logon de segurança do Microsoft Office Project Server aberta na inicialização do Microsoft Office Project Professional quando o estado de conexão no Project Server for manual, e a autenticação no servidor não for pelo Microsoft Windows

Ao clicar em Ir, o Microsoft Office Project Professional abrirá normalmente; porém, todas as conexões e opções da empresa, tais como recursos da empresa, arquivo global da empresa, salvamento e abertura em banco de dados ficam ativadas e disponíveis para uso.

7 A manipulação de projetos no Microsoft Office Project Server é muito similar à manipulação no Project Professional, exceto por um fator: os projetos no Project Server são armazenados no banco de dados, enquanto os projetos do Project Professional são armazenados como arquivos da extensão .mpp.

7.1 Salvando um Arquivo de Projeto no Servidor da Empresa (Banco de Dados) Primeiramente, abra o Microsoft Office Project Professional, conectando-o com o Microsoft Office Project Server, como visto na seção anterior. Para salvar um arquivo no servidor de projeto, 1. clique em Server;

ou acesse o menu Arquivo – Abrir para abrir a tela Abrir do Microsoft Office Project

2. clique em Abrir do arquivo;

349

350 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.1 – Tela Abrir do Microsoft Office Project Server com destaque para o botão Abrir do arquivo

3. siga os passos descritos na primeira parte do livro para abrir um arquivo .mpp qualquer armazenado no disco ou na rede; 4. uma vez aberto o arquivo, acesse o menu Arquivo – Salvar como para abrir a tela Salvar no Project Server;

Figura 7.2 – Tela Salvar no Project Server

5. digite o nome do projeto no servidor no campo Nome; 6. escolha no campo Tipo se o projeto será classificado como um Projeto ou um Modelo; 7. escolha a versão do projeto no campo Versão; 8. selecione Projeto administrativo se o projeto a ser salvo for um trabalho administrativo do projeto;

Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos

351

Novo – Denominadas anteriormente categorias de trabalho fora do projeto, os projetos administrativos permitem que se aloquem tempo e recursos que não são relacionados a um projeto específico. Projetos administrativos são incluídos nos cálculos de disponibilidade de recursos, o que permite maior fidelidade nos dados do recurso.

Importante – O administrador pode criar no Project Server diferentes tipos de versões, porém, caso ele ainda não tenha feito, a única opção disponível será Publicada.

9. escolha o calendário do projeto no campo Calendário; 10. clique em Salvar; 11. pressione OK para as telas que podem ocorrer caso o formato de calendário e de moeda do arquivo sejam diferentes do arquivado no modelo global do Project Server. Dica – Clique em Salvar como arquivo para salvar o arquivo no formato .mpp.

7.2 Abrindo um Projeto da Empresa no Servidor a partir do Banco de Dados (Check-in/out) Primeiramente, abra o Microsoft Office Project Professional, conectando-o com o Microsoft Office Project Server, como visto na seção anterior. Para abrir um arquivo no servidor de projeto, 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Abrir para abrir a tela Abrir do Microsoft Office Project Server;

Figura 7.3 – Tela Abrir do Microsoft Office Project Server

352 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 2. selecione o projeto desejado; 3. determine se o projeto será aberto como Somente leitura ou Leitura/gravação e clique em Abrir.

Figura 7.4 – Projeto aberto do servidor com destaque para a versão Publicada depois do nome do arquivo na barra de título da tela

Uma novidade do Microsoft Office Project 2003 é o agrupamento de projetos por código da estrutura de trabalho da empresa. Os códigos da estrutura de trabalho do projeto facilitam a busca por um projeto específico, como por exemplo, o departamento da empresa. Os códigos da estrutura de trabalho do projeto ficam armazenados no modelo geral da empresa, a ser apresentado posteriormente. Quando um determinado projeto é aberto, ele aparece na tela Abrir do Microsoft Office Project Server com a caixa Check-out? destacada e com o nome do usuário que está utilizando o arquivo no campo Check-out feito por. Isso evita que um usuário abra do servidor um arquivo que está sendo utilizado por outro usuário.

Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos

353

Figura 7.5 – Tela Abrir do Microsoft Office Project Server com projetos distribuídos por Empresa do grupo (código da estrutura de projetos da empresa1), definido no modelo global da empresa

Figura 7.6 – Tela Abrir do Microsoft Office Project Server destacando o check-out do projeto Implantação PMO em MG, que está sendo utilizado pelo usuário Ricardo Viana Vargas

354 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Importante – Para excluir um projeto, é necessário acessar o Project Server como administrador e excluir o projeto do banco de dados através do menu Administrativo do ambiente.

7.3 Importando um Projeto para a Empresa através do

Assistente de Importação Uma outra forma de enviar projetos que estão no formato .mpp é usar o Assistente para importação de projetos para configurar um projeto existente para gerenciamento centralizado no nível da empresa. A importação de um projeto para o Microsoft Office Project Server assegura a integridade das informações, pois os usuários são obrigados a fazer check-in e check-out nos projetos a fim de implementar alterações. O Assistente para importação de projetos é útil especialmente para mapear os campos personalizados de um projeto para campos específicos da empresa. Para importar um projeto para a empresa através do Assistente de importação de projetos, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da Empresa – Importar projeto para a empresa;

Figura 7.7 – Assistente de importação de projetos

2. clique em Avançar;

Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos

355

Figura 7.8 – Escolhendo o arquivo de projeto a ser importado

3. escolha o arquivo a ser importado e clique em Importar; Importante – Se a moeda utilizada no projeto aberto for diferente do campo moeda das opções da empresa, as opções da empresa sobrescreverão as opções individuais do arquivo.

4. digite o nome do projeto no servidor no campo Nome; 5. escolha no campo Tipo se o projeto será classificado como um Projeto ou um Modelo; 6. escolha a versão do projeto no campo Versão; Importante – O administrador pode criar no Project Server diferentes tipos de versões do projeto, porém, caso ele ainda não o tenha feito, a única opção disponível será Publicada.

7. escolha o calendário do projeto no campo Calendário; 8. preencha os campos customizados, caso existam; 9. clique em Avançar;

356 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.9 – Inserindo informações gerais do projeto a ser importado

Figura 7.10 – Mapeando os recursos a serem importados

Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos

357

10. determine quais recursos serão importados para o pool de recursos da empresa e quais recursos permanecerão locais somente para esse projeto e clique em Avançar;

Figura 7.11 – Mapeando os campos de atividades a serem importados para os campos da empresa

11. se existirem campos personalizados para ajudá-lo a definir atributos das tarefas, mapeie esses campos para os campos personalizados da empresa, selecionando os campos desejados a serem transferidos para os campos de tarefas da empresa e clique em Avançar; 12. confira as atividades que serão importadas e clique em Importar; 13. clique em Concluir para finalizar o Assistente para importação de projetos ou clique em Importar mais projetos para importar outro projeto.

358 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 7.12 – Tela de conferência dos dados a serem importados pelo assistente

Figura 7.13 – Assistente de importação de projetos – passo final

Manipulando Projetos a partir do Banco de Dados do Servidor de Projetos

359

7.4 Projetos Administrativos Denominadas anteriormente categorias de trabalho fora do projeto, os projetos administrativos permitem que se aloquem tempo e recursos que não são relacionados a um projeto específico. Projetos administrativos são incluídos nos cálculos de disponibilidade de recursos, o que permite maior fidelidade nos dados do recurso. Para criar um projeto administrativo 1. Abra o Microsoft Office Project Professional; 2. Clique em Arquivo-Novo; 3. na barra lateral, clique em Modelos – No meu computador;

Figura 7.14 – Acessando Modelos – No meu computador

4. na guia Modelos da empresa, clique em Tempo Administrativo;

Figura 7.15 – Acessando Modelos – No meu computador

360 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 5. Clique OK para criar o projeto a partir do modelo. Com esse procedimento o Microsoft Office Project cria um modelo de projetos para a determinação de tempo administrativo do projeto;

Figura 7.16 – Projeto administrativo criado a partir do modelo Tempo Administrativo

6. preencha os diferentes tipos de trabalho administrativo (fora do projeto); 7. aloque os recursos da empresa que utilizarão os períodos em projetos administrativos especificados utilizando a ferramenta

;

8. salve o projeto administrativo no banco de dados. Observe que ícone de um projeto administrativo é diferente do de um projeto comum, com um sombreamento avermelhado

.

O Microsoft Office Project vinculará as atividades listadas nos projetos administrativos aos recursos a ela alocados, na área projetos administrativos do Microsoft Office Project Server, como será visto posteriormente na informação sobre períodos administrativos na central de tarefas.

8 Como já apresentado, o Microsoft Office Project tem um arquivo de configuração chamado Global.mpt. Esse arquivo contém o padrão de configuração do Microsoft Office Project e todos os relatórios, tabelas e modos de exibição, dentre outros, definidos pelo programa. Ao se transferir um novo elemento para o arquivo Global.mpt, todos os projetos criados a partir desse momento terão disponíveis os elementos previamente copiados. No caso do Project Server, o arquivo Global.mpt é substituído por um Modelo Global da Empresa, também armazenado no banco de dados e comum a todos os projetos. O funcionamento do Modelo Global da Empresa é idêntico ao do global, porém com algumas diferenças: •

Todos os projetos que acessam o servidor utilizarão o mesmo Modelo Global da Empresa (no caso do Global.mpt, cada máquina tem sua cópia).

•

Uma alteração no Modelo Global da Empresa altera todos os usuários cadastrados no ambiente.

•

É necessário um privilégio de administrador para poder alterar e editar o Modelo Global da Empresa.

Importante – Cada cópia do Project Server tem apenas um Modelo Global da Empresa. Caso sejam necessários vários modelos de empresa, é preciso que se instale um servidor de projetos para cada modelo desejado.

8.1 Abrindo, Editando e Gravando o Modelo Global da Empresa Para editar o Modelo Global da Empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da Empresa – Abrir modelo global da empresa;

361

362 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.1 – Menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir modelo global da empresa

2. o projeto Modelo global da empresa com check-out é aberto;

Figura 8.2 – Modelo global da empresa com check-out

Arquivo de Configuração Global da Empresa

363

3. utilize o Organizador (apresentado neste livro no capítulo Cópia de elementos e personalizações entre projetos utilizando o organizador e o arquivo global.mpt) para copiar todos os elementos desejados que pertençam a um projeto específico para o Modelo Global da Empresa;

Figura 8.3 – Exemplo de cópia do Modo de exibição 01-WBS do projeto Implantação PMO em MG.Publicada para o Modelo global da empresa com check-out

Lembrete – O organizador é acessado através do menu Ferramentas – Organizador.

4. após transferir todas as configurações para o Modelo global da empresa, clique em Arquivo – Salvar; 5. clique em Arquivo – Fechar para fechar o Modelo global da empresa. Importante – Os recursos e as tarefas não são adicionados ao modelo global da empresa. Se isso ocorrer, eles não serão salvos quando for feito o check-in do modelo global da empresa novamente.

8.2 Backup e Restauração do Modelo Global da Empresa O Modelo global da empresa pode ser arquivado como um modelo do Microsoft Office Project quando se desejar fazer um Backup do modelo. Para fazer um Backup do modelo global da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Fazer Backup do modelo global da empresa;

364 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 8.4 – Menu Ferramentas – Opções – Fazer Backup do modelo global da empresa

2. na tela Salvar como, digite o nome do arquivo que conterá as informações do modelo (caso não deseje o nome EntGlobalBackup), escolha o diretório de armazenamento e clique em Salvar.

Arquivo de Configuração Global da Empresa

365

Figura 8.5 – Tela Salvar como com destaque para o EntGlobalBackUp (arquivo de Backup do Modelo global da empresa)

Para restaurar um modelo global da empresa anteriormente armazenado em arquivo, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Restaurar modelo global da empresa; 2. na tela Modelo global da empresa, determine a conta de usuário para o modelo global da empresa (conta de usuário selecionada determina o modelo a ser restaurado);

Figura 8.6 – Tela Restaurar modelo global da empresa

3. clique em Procurar e abra o diretório e o modelo da empresa armazenado; 4. clique em Restaurar. Importante – A restauração do modelo global da empresa no Microsoft Office Project Server não pode ser revertida.

9 Os campos da empresa são armazenados no modelo global da empresa. Se o usuário tiver permissão para alterar os campos da empresa, é possível criar campos personalizados da empresa que servirão para todos os projetos contidos no servidor de projetos do Microsoft Office Project Server.

9.1 Criando um Campo Personalizado da Empresa Para criar um campo personalizado da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir arquivo global da empresa para abrir o arquivo de configuração global da empresa; 2. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos da empresa;

Figura 9.1 – Menu Ferramentas – Personalizar – Campos da empresa

366

Trabalhando com Campos Personalizados da Empresa

367

3. escolha os campos a serem personalizados para todos os projetos, seguindo exatamente os mesmos passos apresentados no capítulo Campos personalizados, incluindo fórmulas, indicadores gráficos e lista de valor;

Figura 9.2 – Tela Personalizar campos da empresa

Dica – É importante atentar apenas para duas diferenças nesse procedimento: a primeira é que existe um tipo de campo de projeto que serve para armazenar informações do projeto como um todo, a segunda é que existe um atributo personalizado chamado Tornar este campo obrigatório para exigir que todos os projetos, tarefas ou recursos tenham, necessariamente, esse campo preenchido em todos os projetos.

4. clique em OK para fechar a tela; 5. acesse o menu Arquivo – Fechar para fechar o arquivo de configuração global da empresa, salvando as configurações.

368 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 9.3 – Exemplo de campo personalizado do tipo Código da estrutura de projeto da empresa denominado Empresa do Grupo onde o projeto é desenvolvido, incluindo as opções de empresa disponíveis na tela Salvar no Microsoft Office Project Server.

9.2 Campos de Valores Múltiplos dos Recursos da Empresa Uma das principais características do novo Project Server são os campos que permitem múltiplos valores para os recursos. Com ele, é possível criar um campo de recurso da empresa que permita mais de uma opção de seleção (por exemplo para habilidades do recursos, onde pode se escolher o idioma inglês e a programação em VB como opções de habilidades). Um campo com valores múltiplos é criado AUTOMATICAMENTE quando se utiliza um código da estrutura de trabalho do recurso da empresa dos números 20 a 29 APENAS. Para criar um campo de valores múltiplos, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir arquivo global da empresa para abrir o arquivo de configuração global da empresa; 2. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos da empresa; 3. clique na Guia Códigos Personalizados e selecione Recursos; 4. selecione um código de 20 a 29 (somente esses códigos permitem valores múltiplos) 5. renomeie o código com o nome desejado;

Trabalhando com Campos Personalizados da Empresa

Figura 9.4 – Código de estrutura de recurso da empresa 29 (Skills) definido para os recursos do projeto

6. clique em Definir máscara de código para definir a máscara do código de recursos; 7. preencha as máscaras e clique OK;

Figura 9.5 – Definindo a máscara do código

369

370 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 8. clique em Editar tabela de pesquisa para determinar os valores da lista a serem utilizados pelo código;

Figura 9.6 – Editando a tabela de pesquisa (exemplo de habilidades)

9. clique em Fechar para retornar a tela principal; 10. clique OK para fechar a janela Personalizar campos da empresa; 11. salve o modelo geral da empresa e feche-o. Para utilizar o campo de valores múltiplos para uma listagem de recursos, 1. abra o conjunto de recursos da empresa ou a planilha de recursos de um projeto; 2. selecione a coluna onde será inserido o campo de múltiplo valor e clique em Inserir Coluna; 3. observe que dois campos foram criados, onde um deles tem o sufixo –MV. Selecione esse campo e clique em OK;

Trabalhando com Campos Personalizados da Empresa

371

Figura 9.7 – Inserindo o campo de múltiplo valor

4. utilize o campo múltiplo valor normalmente para inserir informações sobre o recurso

Figura 9.8 – Utilizando o campo de valores múltiplos para determinar as habilidades de um recurso específico

Importante – O campo múltiplo valor somente é disponibilizado para recursos. Ele não se aplica a projetos ou tarefas.

Os recursos da empresa fazem parte do pool de recursos da organização. O pool de recursos da empresa é configurado centralmente para toda a organização e pode ser compartilhado nos projetos da empresa. O pool de recursos da empresa é diferente do pool de recursos de projetos individuais (discutidos anteriormente neste livro). Um projeto pode conter basicamente recursos da empresa, mas ele também pode conter recursos que não são da empresa. O Microsoft Office Project 2003 agenda os dois tipos de recursos da mesma maneira. Os recursos se tornam recursos da empresa somente depois que são criados ou adicionados através do Assistente para importação de recursos. Os recursos que não são considerados da empresa, como os recursos de contrato específico que não fazem oficialmente parte da organização, podem ser adicionados aos recursos da empresa com esse assistente. Os recursos que não pertencem à empresa não são automaticamente adicionados aos recursos da empresa quando são atribuídos às tarefas. Os recursos que não forem adicionados não estarão disponíveis para todos os projetos da empresa. Algumas informações podem ser alteradas por todos os gerentes de projeto, como as informações de atribuição. No entanto, as informações pessoais sobre os recursos da empresa, como qualificações, disponibilidade e custos, só podem ser alteradas por um gerente com permissões apropriadas. Importante – O pool de recursos da empresa somente é ativado se o usuário estiver conectado no Microsoft Office Project Server através de uma conta adicionada no Project Professional. Veja o tópico Adicionando contas do Project Server ao Microsoft Office Project 2003 para criar uma conta do Microsoft Office Project Server para acesso ao Microsoft Office Project Professional.

Importante – Todos os recursos importados para o pool de recursos da empresa que não sejam genéricos criam AUTOMATICAMENTE contas de acesso no Microsoft Office Project Server. Para adicionar esses recursos ao login do Microsoft Office Project Professional, siga os passos descritos no capítulo Adicionando contas do Project Server ao Microsoft Office Project 2003.

372

Pool de Recursos da Empresa

373

10.1 Diferenciando Recursos Locais, Recursos da Empresa e Usuários do Microsoft Office Project Server É muito importante compreender que existem similaridades e diferenças entre recursos locais, recursos do pool de recursos da empresa e usuários do Microsoft Office Project Server. A tabela a seguir descreve as principais características de cada um desses elementos. Recursos Locais

Recursos da Empresa

Usuários do Project Server

Existe somente em planos de projetos específicos. Não pode ser utilizado por outros Gerentes de Projeto, a não ser que eles sejam adicionados ao pool de Recursos da Empresa.

Pode ser utilizado em qualquer Plano do Projeto por qualquer Gerente de Projeto.

Pode logar no Project Server utilizando o Project Server Web Access.

Pode ser um usuário do Project Server.

Tem que ser um usuário do Project Server.

Pode ser um membro dos Recursos da Empresa. Isso NÃO é automático.

Importando Recursos para a Empresa, adiciona-os AUTOMATICAMENTE ao pool de Recursos da Empresa.

Lançamentos através do comando de Importar Recursos da Empresa tornam-se AUTOMATICAMENTE Usuários-Membros do Time do Project Server.

Recursos Locais tornam-se Recursos da Empresa quando o Plano do Projeto é publicado para o Project Server, tornando-se um Usuário Membro do Time do Project Server.

Recursos da Empresa criados / adicionados ao pool de Recursos da Empresa com Checked Out são automaticamente adicionados ao pool de Recursos da Empresa.

Recursos da Empresa criados no arquivo de Recursos da Empresa com Checked Out tornam-se automaticamente Usuários Membros do Time do Project Server. Gerentes de Projetos que publicam / salvam no Project Server tornam-se Usuários Gerentes de Projetos do Project Server.

Controlado Individualmente pelo Gerente de Projeto.

Controlado pelo Administrador do Project Server.

Controlado pelo Administrador do Project Server.

10.2 Criando e Editando o Pool de Recursos da Empresa Para criar o pool de recursos da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir pool de recursos da empresa;

374 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 10.1 – Menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir pool de recursos da empresa

Pool de Recursos da Empresa

375

Figura 10.2 – Tela Abrir recurso da empresa

2. sem selecionar nenhum recurso, clique em Abrir/Adicionar; 3. o projeto Recursos da empresa com check-out é aberto sem nenhum recurso; 4. digite os recursos como foi apresentado neste livro no capítulo de Recursos (incluir todos os dados necessários sobre o recurso); 5. salve e feche o arquivo. Importante – Todos os recursos importados para o pool de recursos da empresa que não sejam genéricos criam AUTOMATICAMENTE contas de acesso no Microsoft Office Project Server.

Para editar um recurso, repita o mesmo procedimento anteriormente citado, porém, no passo 3, selecione o recurso a ser alterado. Importante – É preciso ter permissão do administrador para editar um recurso. Caso essa opção esteja desabilitada no seu computador, consulte o administrador do ambiente.

376 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

10.3 Criando o Pool de Recursos da Empresa através do Assistente de Importação O pool de recursos da empresa pode ser criado a partir da importação dos recursos de um projeto específico. Para criar o pool de recursos da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Importar recursos para empresa;

Figura 10.3 – Menu Ferramentas – Opções da empresa – Importar recursos para empresa

2. clique em Avançar;

Pool de Recursos da Empresa

Figura 10.4 – Tela inicial do Assistente para importação de recursos

3. escolha o projeto que contém os recursos a serem importados e clique em Abrir;

Figura 10.5 – Abrindo o projeto que contém os recursos a serem importados

377

378 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. se existirem campos personalizados para ajudá-lo a definir atributos de recursos, mapeie esses campos para os campos personalizados da empresa, selecionando os campos desejados a serem transferidos para os campos de recursos da empresa e clique em Avançar;

Figura 10.6 – Mapeando os campos personalizados a serem importados

5. selecione os recursos a serem importados e clique em Avançar;

Figura 10.7 – Selecionando os recursos a serem importados para o pool de recursos da empresa

Pool de Recursos da Empresa

379

6. pressione Concluir para finalizar o processo ou clique em Importar mais recursos caso existam recursos de outros arquivos que também serão importados.

Figura 10.8 – Passo final da importação de recursos

Importante – Todos os recursos importados para o pool de recursos da empresa que não sejam genéricos criam AUTOMATICAMENTE contas de acesso no Microsoft Office Project Server.

10.4 Criando um Código da Estrutura de Recursos da Empresa Para criar um código da estrutura de recursos, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir arquivo global da empresa para abrir o arquivo de configuração global da empresa; 2. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos da empresa; 3. na tela Personalizar campos, clique em Códigos personalizados; 4. clique em Recursos;

380 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 10.9 – Tela Personalizar campos da empresa com destaque para os códigos personalizados

5. selecione o código desejado, clique em Renomear e digite o nome do código; 6. clique em OK para retornar à tela Personalizar campos; 7. clique em Definir máscara de códigos; 8. defina as máscaras de código (ver tópico Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho) e clique OK para retornar; 9. clique em Editar tabela de pesquisa; 10. digite as opções de seleção dos códigos, como, por exemplo, as habilidades do recurso, o organograma da empresa, etc.;

Pool de Recursos da Empresa

381

Figura 10.10 – Exemplo de tabela de pesquisa para as habilidades/áreas de uma empresa

11. clique em Fechar para retornar à tela Personalizar campos; 12. clique em Sempre permitir a seleção de códigos sem valores subordinados se desejar especificar que só se pode adicionar o nível mais baixo do código da estrutura de tópicos selecionados a uma tarefa, recurso ou projeto (quando essa caixa de seleção estiver marcada, não é possível adicionar níveis de código da estrutura de tópicos que tenham outros níveis abaixo dele); 13. clique em Tornar esse código obrigatório se desejar especificar que o código da estrutura de tópicos selecionado é obrigatório; 14. clique em Usar esse código para recursos genéricos correspondentes para especificar se a substituição da qualificação do recurso genérico age sobre o código personalizado selecionado da estrutura de tópicos da empresa selecionados (essa caixa deve ser obrigatoriamente selecionada para utilizar a substituição de recursos); 15. clique em OK para fechar a tela; 16. acesse o menu Arquivo – Fechar para fechar o arquivo de configuração global da empresa, salvando as configurações; 17. feche o Microsoft Office Project Professional e conecte-o novamente para abrir o arquivo global atualizado.

382 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

10.5 Inserindo o Código da Estrutura de Recursos da Empresa Para inserir o código criado aos recursos do pool da empresa, 1. acesse o menu Ferramentas – Opções da empresa – Abrir pool de recursos da empresa;

Figura 10.11 – Tela Abrir recurso da empresa

2. clique em Selecionar/desmarcar tudo para selecionar todos os recursos; 3. clique em Abrir/adicionar; 4. o projeto Recursos da empresa com check-out é aberto com todos os recursos do pool da empresa;

Pool de Recursos da Empresa

383

Figura 10.12 – Recurso da empresa com check-out listando todos os recursos do pool da empresa

5. selecione a coluna onde será inserida a coluna com os códigos personalizados e acesse o menu Inserir-Coluna e escolha a coluna que contém o código criado para os recursos;

Figura 10.13 – Exemplo de inserção da coluna Área, que contém o código da estrutura de recursos

6. preencha o código personalizado para cada recurso, inclusive para os recursos genéricos;

384 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 10.14 – Exemplo de códigos da estrutura de recursos preenchidos para todos os recursos do pool da empresa

7. salve e feche o arquivo. Dica – Caso o usuário não deseje inserir a coluna com os códigos personalizados, dê um clique duplo no recurso e acesse a guia Campos Customizados.

Figura 10.15 – Alterando os dados do código da estrutura de recurso da empresa através da tela Informações sobre o recurso

Pool de Recursos da Empresa

385

10.6 Construindo um Time de Projeto a partir dos Recursos da Empresa Ao iniciar um projeto no contexto da organização, é necessário construir um time de projeto a partir dos recursos disponíveis no pool de recursos da empresa. Para construir uma equipe da empresa, 1. abra o projeto que irá utilizar os recursos da empresa; 2. acesse o menu Ferramentas – Criar equipe da empresa;

Figura 10.16 – Tela Criar equipe

3. selecione o recurso disponível no pool e clique em Detalhes para verificar as informações pertinentes ao recurso. Clique em OK para retornar à tela Criar equipe;

386 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server

Figura 10.17 – Exibindo informações sobre o recurso selecionado da empresa

Importante – Não é possível editar os dados do recurso na tela Informações sobre o recurso. Para editar os dados, é preciso editá-lo como visto na seção anterior (check-out de recurso).

4. clique em Gráficos para exibir o trabalho ou outras informações de disponibilidade do recurso selecionado. Clique em Fechar para retornar à tela Criar equipe;

Pool de Recursos da Empresa

387

Figura 10.18 – Exibindo o gráfico de trabalho do recurso selecionado da empresa

5. clique em Adicionar para adicionar o recurso do pool ao projeto selecionado e clique OK para retornar ao projeto;

Figura 10.19 – Exemplo de 3 recursos da empresa que foram adicionados aos recursos da equipe do projeto específico Projeto1

388 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Dica – É possível utilizar filtros e grupos para ajudar a encontrar um recurso específico da empresa através do recurso Filtrar recursos da empresa.

6. a partir da inserção dos recursos da empresa na equipe de projeto, atribua normalmente os recursos às atividades do projeto, como visto anteriormente neste livro no capítulo de atribuição de recursos.

Figura 10.20 – Tela Atribuir recurso exibindo os recursos da empresa disponíveis para o projeto

10.7 Substituindo Recursos da Empresa Como já apresentado, o Microsoft Office Project permite a utilização de recursos genéricos. Recursos genéricos são utilizados nas etapas iniciais do projeto, quando ainda não se tem a exata noção do time do projeto. No entanto, em um determinado momento, é preciso que o recurso genérico seja substituído por um recurso específico do pool da empresa. Para substituir um recurso genérico por um específico ou um recurso específico por outro específico, 1. abra o projeto que terá os recursos genéricos substituídos; 2. acesse o menu Ferramentas – Criar equipe da empresa;

Pool de Recursos da Empresa

389

Figura 10.21 – Tela Criar equipe

3. selecione o recurso genérico no lado direito da tela em Recursos da equipe e clique em Corresponder para determinar qual recurso específico apresenta a mesma qualificação que o recurso genérico selecionado;

Figura 10.22 – Exemplo de recurso genérico Comprador que apresenta a mesma qualificação que o recurso Márcio Silva Valente Pereira

390 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server Importante – A correspondência é realizada a partir do código do recurso criado anteriormente e apresentado no tópico Criando um código da estrutura de recursos da empresa, lembrando que esse código deve estar com a opção Usar esse código para recursos genéricos correspondentes marcada.

4. selecione o recurso que irá substituir o genérico do lado esquerdo e clique em Substituir;

Figura 10.23 – Exemplo de recurso genérico Comprador substituído por Márcio Silva Valente Pereira

5. clique em OK. Dica – O Microsoft Project Web Access 2003 agora permite a criação de uma equipe diretamente no Project Web Access, sem a necessidade de utilizar o Project Professional, como será visto posteriormente.

10.8 Substituindo Recursos em um Projeto Utilizando o Assistente de Substituição de Recursos O Assistente de substituição de recursos permite otimizar planos de projeto recomendando os melhores recursos para tarefas com base em suas qualificações, carga de trabalho atual e disponibilidade. O assistente pode fazer recomendações com base nas qualificações, analisando os recursos de uma organização ou de um departamento. O Assistente de substituição de recursos oferece as seguintes vantagens para os projetos: •

São listadas atribuições de recursos recomendadas para tarefas em todos os projetos especificados.

•

Se o usuário desejar, o assistente fará automaticamente as alterações recomendadas nas atribuições.

Pool de Recursos da Empresa

391

•

É possível encurtar prazos e, ao mesmo tempo, evitar superalocações, pois a disponibilidade e as qualificações dos recursos são consideradas nas alterações recomendadas nas atribuições.

•

É possível imprimir um relatório dos resultados do Assistente, mostrando data de execução, tempo de execução, projetos, recursos, data limite de recursos, equipes de projeto e outras opções de agendamento.

O Assistente de substituição de recursos requer planejamento e configuração cuidadosos. É preciso levar em consideração as seguintes condições para que o Assistente seja executado de maneira eficaz e retorne os resultados mais significativos: •

Sua organização deve estar usando códigos de qualificação para definir as qualificações de um recurso. Os recursos que não têm esses códigos são considerados somente para as atribuições que não têm requisitos de qualificação; não são cotados para atribuições que requeiram qualificações.

•

Como já visto, quando se atribuem recursos a atividades, é possível especificar se eles são obrigatórios para o projeto ou se serão atribuídos apenas a tarefas específicas (campo S/D na tela Atribuição de equipe). Se um recurso for Demandado, ele não será substituído pelo assistente.

•

Como o Assistente de substituição de recursos leva em consideração os recursos de uma organização, ele funciona de maneira mais eficaz quando inclui vários projetos em seus cálculos.

O assistente cria uma lista de todos os projetos com recursos, mas não considera automaticamente todos esses projetos em seus cálculos. Você precisa selecionar os projetos que o assistente usará. Para utilizar o assistente de substituição de recursos, 1. abra o projeto no qual se deseja substituir recursos; 2. acesse o menu Ferramentas – Substituir recursos; 3. clique em Avançar;

Figura 10.24 – Assistente de substituição de recursos

392 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 4. selecione o(s) projeto(s) em que o assistente substituirá recursos;

Figura 10.25 – Escolhendo o projeto que terá recursos substituídos

5. selecione os recursos que receberão atividades (não podem ser recursos genéricos): a. escolha Projetos selecionados para substituir todos os recursos de projetos selecionados, b. escolha No nível a seguir ou abaixo da estrutura de divisão de recursos quando um nível de estrutura de divisão de recursos for estabelecido, c. escolha Especificados abaixo quando desejar atribuir tarefas a um recurso específico. Nesse caso, clique em Adicionar;

Pool de Recursos da Empresa

393

Figura 10.26 – Escolhendo os recursos que terão atividades atribuídas

6. se tiver escolhido especificar um recurso e clicado em Adicionar, escolha, na tela Criar pool para substituição de recursos, o(s) recurso(s) que irão ser substituídos;

Figura 10.27 – Determinando os recursos específicos que receberão atividades

394 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 7. clique em OK para retornar ao assistente;

Figura 10.28 – Exemplo de recursos específicos que receberão atividades (Ana Carolina e Alan Carlos Poderino)

8. clique em Avançar;

Figura 10.29 – Escolhendo outros projetos relacionados com o projeto desejado que o usuário deseja que sejam considerados no processo

Pool de Recursos da Empresa

395

9. escolha outros projetos que também compartilham recursos com o projeto escolhido (o Microsoft Office Project abre o arquivo quando ele estiver selecionado) e clique em Avançar;

Figura 10.30 – Determinando a prioridade e as opções de pool para os projetos relacionados

10. determine a prioridade entre os projetos e as opções do uso do pool ou do próprio projeto e clique em Avançar;

Figura 10.31 – Etapa de execução do procedimento de substituição de recursos

396 Microsoft Office Project 2003 Standard, Professional & Server 11. clique em Executar para rodar o mecanismo de cálculo (pode ser lento em alguns casos); 12. caso necessite parar o cálculo, clique em Parar; 13. quando o processo finaliza, o botão Avançar é disponibilizado. Clique então, em Avançar;

Figura 10.32 – Exibindo os resultados da substituição de recursos

14. confira as alocações e clique novamente em Avançar;

Figura 10.33 – Etapa final do Assistente de substituição de recursos

Pool de Recursos da Empresa

397

15. determine se os projetos serão atualizados automaticamente na caixa Atualizar projetos com o resultado do Assistente; 16. determine se os resultados do assistente serão arquivados para consulta e impressão na caixa Salvar resultados do Assistente; 17. clique em Avançar para começar o processo de atualização; 18. aguarde a finalização e a atualização automática dos arquivos e clique em Concluir.

Figura 10.34 – Resultados do Assistente em formato Html apresentado no Internet Explorer

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