Microsoft Project 2000 by Ricardo Viana Vargas

Este livro é dedicado à memória da minha querida Tia Dolores, uma das pessoas que mais contribuiu na formação do que hoje eu sou e que, certamente, estaria compartilhando intensamente da felicidade que hoje eu tenho em concluir mais este trabalho.

Este trabalho é fruto da cooperação de várias pessoas. Gostaria de agradescer: – À editora Brasport, pela confiança e interesse em meu trabalho; – À Microsoft Corporation, pelo constante apoio a este projeto; – Ao Dr. Robert Crissmann, por ter-se prontificado a apresentar este livro; – À Sociedade dos Usuários de Informática e Telecomunicações do Estado de Minas Gerais (SUCESU-MG), por todo o apoio logístico para o lançamento do livro; – Aos meus sócios Guilherme e Cássio e a toda a equipe da A&C, pelo constante apoio dado a meu trabalho; – Aos meus pais, Jairo e Marly, responsáveis por todos os valores morais e pessoais que tenho perseguido ao longo dos anos; – Aos meus queridos alunos de graduação e pós-graduação, colegas nessa jornada de trabalho; – Aos meus parentes, funcionários, amigos e alunos que propiciaram todo o alicerce para este livro.

Ricardo Viana Vargas, PMP, é especialista em planejamento, gestão e controle de projetos, membro do Project Management Institute, maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, da American Management Association e do International Project Management Association. Autor do bestseller Gerenciamento de Projetos com o MS Project 98: Estratégia, Planejamento e Controle, primeiro livro que associa ferramentas informatizadas e gerenciamento de projetos no país, em sua quinta tiragem, bem como do livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, lançado em maio de 2000. É certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP) e pela Microsoft como Microsoft Certified Product Specialist e Microsoft Certified Trainer em MS-Project (MCPS-MCT). É um dos primeiros profissionais do mundo certificado como Microsoft Office User Specialist em Microsoft Project 2000. Foi o primeiro brasileiro afiliado ao College of Performance Management, instituição destinada ao desenvolvimento e à capacitação em avaliação de performance em projetos. Participou ativamente do processo revisor do Guia Project Management Body of Knowledge, editado pelo PMI, uma das principais referências mundiais em projetos, sendo citado na publicação como revisor reconhecido. Já ministrou palestras, treinamentos e consultorias para mais de 4000 pessoas, dentre empresas e profissionais independentes. É professor de Gerenciamento de Projetos em diversos cursos de graduação e pósgraduação no país, tendo também apresentado diversos trabalhos técnicos, na área, no Brasil, nos Estados Unidos e na Europa. Atua como sócio diretor do Grupo A&C, conjunto de empresas especializadas em tecnologia e é vice-presidente de educação da Sucesu-MG e presidente do Project Management Institute – Capítulo Minas Gerais. É engenheiro químico e mestrando em gerência de projetos pela Universidade Federal de Minas Gerais. O autor pode ser contatado pelos endereços eletrônicos: rvargas@aec.com.br e rvvargas@hotmail.com

Microsoft Project 2000 é a sexta versão baseada no Sistema Operacional Windows deste que veio a ser o software para Gerenciamento de Projetos mais famoso do mundo. Ele representa um novo marco nos produtos para gerenciamento de projetos oferecidos pelo Grupo Microsoft. A base instalada do Microsoft Project, que possui mais de 5 milhões de usuários em todo o mundo, inclui uma enorme variedade de tipos de usuários, desde trabalhadores comuns a experts em gerenciamento de projetos. Microsoft Project 2000 é o resultado de uma pesquisa aprofundada, priorizando todo esse leque de consumidores, e traz novidades e melhorias importantes. As metas para o Project 2000, resultado desse processo, são: •

melhorar a produtividade da equipe, através do envolvimento de seus membros e outros empreendedores com gerenciamento de projetos;

•

tornar a informação sobre o Microsoft Project mais útil para os usuários;

•

expandir o gerenciamento de projetos por toda a organização.

Microsoft Project 2000 é uma ferramenta poderosa e flexível, desenvolvida para ajudá-lo a gerenciar uma ampla variedade de projetos. Entre as novas e eficientes propriedades estão os códigos para estruturas sob medida, que permitem a criação de uma estrutura de projeto desenvolvida especialmente para o tipo de divisão de trabalho adotado por sua empresa. Depois de ter planejado seu projeto, é possível revisar e analisar facilmente seu progresso, usando as modernas propriedades do Microsoft Project 2000. Campos sob medida possibilitam a inclusão de informação específica; tabelas e visuais mostram exatamente a informação que se de-

XII

MICROSOFT PROJECT 2000

seja revisar; filtros e grupos ajudam na priorização do que é mais importante. Além disso, um novo produto correlacionado, o Microsoft Project Central, está sendo lançado para trabalhar em conjunto com o Microsoft Project 2000. O Microsoft Project Central torna possível que o planejamento seja feito por membros da equipe, gerentes de projeto e outros empreendedores em colaboração mútua. O objetivo dessa ferramenta é ajudar os membros da equipe a produzir de acordo com seus compromissos e também poupar os gerentes de projetos do fardo do trabalho puramente administrativo. Entre os benefícios desse produto estão os seguintes: •

Os membros da equipe poderão planejar e conciliar melhor suas atividades. Eles poderão visualizar o planejamento de trabalho dia a dia e seus próprios quadros Gantt de tarefas, dentro do contexto dos seus projetos; incluir dados reais sobre as horas gastas com o projeto e o tempo ocioso; e informar aos gerentes de projeto férias e outras particularidades do calendário. Com a permissão dos gerentes de projeto, os membros da equipe poderão, também, acrescentar ou delegar tarefas uns para os outros.

•

Os gerentes de projeto poderão manter a informação sobre o progresso do projeto atualizada. Eles poderão também estabelecer mecanismos de auto-aceitação que possibilitam a triagem de quais informações podem ser automaticamente atualizadas e quais devem ser revistas antes de a atualização ser feita. Eles poderão, ainda, requisitar, dos membros da equipe, relatórios que podem ser apresentados como um só.

•

Gerentes seniores poderão obter uma visão da informação sobre o projeto, concisa e dirigida para a ação. Eles, assim como outros empreendedores, poderão visualizar resumos do projeto e obter indicadores que facilitem a avaliação do progresso do projeto. Eles poderão, então, aprofundar-se nos detalhes, de acordo com suas conveniências.

Bem-vindo ao Microsoft Project 2000 e ao Microsoft Project Central: gerenciamento para resultados. Robert Crissman Group Product Manager, Microsoft Project Microsoft Corporation

PARTE I – APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2000................................................................... 1 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 3 2. O QUE HÁ DE NOVO NO PROJECT 2000? ........................................................... 6 3. ESPECIFICAÇÕES DO MICROSOFT PROJECT 2000 ............................................. 11 4. INSTALAÇÃO DO PROJECT 2000........................................................................ 13 4.1. Instalação sob Demanda (Windows Installer) ....................................... 16 5. INICIANDO O PROGRAMA ................................................................................... 18 5.1. A Área de Trabalho do Microsoft Project ............................................... 19 6. OPERAÇÕES BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................... 21 6.1. Abrindo um Projeto Existente................................................................. 22 6.2. Salvando um Projeto.............................................................................. 22 6.3. Auto-salvamento .................................................................................... 24 6.4. Excluindo um Projeto ............................................................................. 25 7. UTILIZANDO A AJUDA........................................................................................ 27 7.1. Assistente do Office ............................................................................... 28 7.2. Conteúdo e Índice da Ajuda................................................................... 29 7.3. Mapa do Projeto..................................................................................... 31 8. OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000 ..................................................... 32 8.1. Gráfico de Gantt ..................................................................................... 33 8.2. Diagrama de Rede ................................................................................. 34 8.3. Calendário.............................................................................................. 34 8.4. Gantt de Controle................................................................................... 35 8.5. Planilha de Recursos ............................................................................. 36 8.6. Gráfico de Recursos .............................................................................. 36 8.7. Uso da Tarefa ........................................................................................ 37 8.8. Uso do Recurso ..................................................................................... 38 8.9. Outros Modos de Exibição ..................................................................... 38

XIV

MICROSOFT PROJECT 2000

9. AS TABELAS DO PROJECT 2000 ....................................................................... 46 9.1. Tabelas de Tarefas ................................................................................ 47 9.2. Tabelas de Recursos ............................................................................. 49 PARTE II – PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O PROJECT 2000.... 51 1. CRIANDO UM NOVO PROJETO........................................................................... 53 1.1. Criando um Novo Projeto a Partir de um Modelo .................................. 54 1.2. Inserindo Informações do Projeto .......................................................... 55 2. TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS ................................................................... 56 2.1. Criando um Novo Calendário................................................................. 58 2.2. Editando Calendários ............................................................................. 59 2.3. Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto ............................ 60 2.4. Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso ........................ 60 2.5. Editando o Calendário Específico de um Recurso ................................ 61 2.6. Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa ......................... 63 2.7. Opções Avançadas para os Calendários............................................... 64 3. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO ............................................................ 65 3.1. Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada .............................. 65 3.2. Inserindo Atividades Através de Formulários........................................... 66 3.3. Inserindo Atividades Periódicas ou Recorrentes ................................... 67 3.4. Interrompendo Atividades ...................................................................... 68 3.5. Editando Dados e Atividades ................................................................. 69 3.6. Excluindo Atividades .............................................................................. 70 3.7. Movendo Atividades ............................................................................... 70 3.8. Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle .... 71 4. CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT OU WBS) .................. 72 4.1. Indentando ou Recuando Atividades ..................................................... 73 4.2. Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos.................................... 73 4.3. Acúmulo de barras de Gantt em Atividades de Resumo ....................... 77 4.4. Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho ......................................... 78 5. INSERINDO DURAÇÕES PARA AS ATIVIDADES DO PROJETO ................................. 83 5.1. Entrando com Durações ........................................................................ 83 5.2. Análise Pert para Estimativa de Durações............................................. 84 6. INTER-RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES ............................................. 87 6.1. Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades ............................... 88 6.2. Alterando o Relacionamento entre as Atividades .................................. 91 6.3. Antecipações e Retardos nas Atividades............................................... 91 6.4. Excluindo as Dependências................................................................... 92 7. DETERMINAÇÃO DO CAMINHO CRÍTICO .............................................................. 94 7.1. Caminho Crítico Simples ....................................................................... 94 7.2. Múltiplos Caminhos Críticos................................................................... 96 8. RECURSOS ...................................................................................................... 97 8.1. Criando e Excluindo Recursos............................................................... 97

SUMÁRIO

8.2. Editando um Recurso........................................................................... 101 8.3. Atribuindo Custos aos Recursos.......................................................... 101 8.4. Atribuindo um Recurso a uma Atividade.............................................. 102 8.5. Como o Microsoft Project calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos...................................................... 105 8.6. Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho).............................................................................................. 109 9. SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS ............................ 112 9.1. Substituição de Recursos .................................................................... 113 9.2. Troca da Escala de Trabalho............................................................... 114 9.3. Trabalho em Hora Extra....................................................................... 115 9.4. Nivelamento ou Redistribuição de Recursos ....................................... 117 10. CUSTOS ....................................................................................................... 125 10.1. Atribuindo Custos ao Projeto ............................................................. 126 10.2. Personalizando Custos de Recursos Através das Tabelas de Taxas de Recursos ............................................................................ 128 PARTE III – EXECUTANDO O CONTROLE COM O PROJECT 2000 .... 131 1. CONFIGURANDO E ENTENDENDO O MECANISMO DE ACOMPANHAMENTO DO PROJECT 2000 .......................................................................................... 133 2. GRAVANDO E LIMPANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO ................................. 135 3. GRAVANDO E LIMPANDO PLANOS PROVISÓRIOS .............................................. 138 4. ACOMPANHANDO O PROGRESSO DAS ATIVIDADES ........................................... 141 4.1. Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão ....................................................................................... 142 4.2. Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento........................................................................... 143 4.3. Acompanhamento Atividade por Atividade Através da Tabela de Controle................................................................................................ 144 4.4. Acompanhamento de um Conjunto de Atividades Simultaneamente.. 145 5. LINHAS DE ANDAMENTO ................................................................................. 147 6. ANÁLISE DE VALOR AGREGADO COM O PROJECT 2000 (EARNED VALUE) ........ 151 6.1. Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado ........ 153 6.2. Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado ............................... 154 6.3. Analisando os Dados de escala de Tempo no Excel........................... 156 PARTE IV – MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO............................................................... 159 1. FORMATAÇÃO ................................................................................................ 161 1.1. Formatação de Fontes e Alinhamento................................................. 161 1.2. Formatação de Linhas de Grade ......................................................... 162 1.3. Formatação de Escala de Tempo........................................................ 163

XVI

MICROSOFT PROJECT 2000

1.4. Formatação do Gráfico de Gantt ......................................................... 165 1.5. Formatação do Diagrama de Rede (Pert)............................................ 168 2. CLASSIFICAÇÃO ............................................................................................. 176 3. FILTROS......................................................................................................... 178 3.1. Filtros Predefinidos .............................................................................. 178 3.2. Aplicando um Filtro .............................................................................. 182 3.3. Autofiltro ............................................................................................... 184 3.4. Criando e Personalizando Filtros ......................................................... 186 4. TRABALHANDO COM GRUPOS (AGRUPAMENTO)............................................... 189 4.1. Agrupamentos Predefinidos................................................................. 190 4.2. Aplicando um Agrupamento................................................................. 191 4.3. Criando e Personalizando Agrupamentos ........................................... 192 PARTE V – RELATÓRIOS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB .. 197 1. RELATÓRIOS .................................................................................................. 199 1.1 Tipos de Relatórios ............................................................................... 199 1.2. Exibindo Relatórios .............................................................................. 202 1.3. Personalização de Relatórios .............................................................. 203 2. IMPRESSÃO .................................................................................................... 206 2.1. Configuração de Página....................................................................... 206 2.2. Visualização de Impressão .................................................................. 208 2.3. Impressão ............................................................................................ 209 3. PUBLICAÇÃO DE INFORMAÇÕES DO PROJETO NA WEB.................................... 210 PARTE VI – MÚLTIPLOS PROJETOS, POOL DE RECURSOS E GERENCIAMENTO À DISTÂNCIA ................................ 213 1. MÚLTIPLOS PROJETOS ................................................................................... 215 1.1. Estratégias para Organizar um Projeto Mestre e Arquivos de Subprojetos .......................................................................................... 216 1.2. Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente .............................................................................................. 217 1.3. Consolidando Projetos ......................................................................... 219 1.4. Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes . 221 1.5. Determinando o Caminho Crítico de Um Projeto Consolidado (Mestre)................................................................................................ 223 2. COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS (POOL) .................................................. 225 2.1. Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos........................... 226 2.2. Criando um Pool de Recursos ............................................................. 227 2.3. Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos .................................. 228 2.4. Analisando Atribuições de um Pool de Recursos ................................ 230 3. GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS DE CORREIO ELETRÔNICO (MAPI)...................................................................................... 233

SUMÁRIO

XVII

3.1. Requisitos de Configuração para o Uso do Sistema de Correio Eletrônico ............................................................................................. 234 3.2. Barra de Ferramentas de Grupo de Trabalho...................................... 234 3.3. Enviando e Confirmando Atribuições à Equipe.................................... 234 3.4. Enviando Mensagens de Atualização de Equipe ................................. 238 3.5. Utilizando uma Lista de Circulação do Projeto .................................... 239 3.6. Enviar uma mensagem de status de equipe........................................ 242 PARTE VII – TÓPICOS AVANÇADOS DO PROJECT 2000............... 245 1. EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS ................................................... 247 1.1. Formato de Arquivo com Suporte do Project 2000.............................. 247 1.2. Exportando Projetos............................................................................. 249 1.3. Importando Projetos............................................................................. 253 1.4. Exportação de Imagem Gráfica (Copiar Figura) ........................................ 254 1.5. Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados........................ 256 2. MACROS ........................................................................................................ 259 2.1 Criando e Excluindo Macros ................................................................. 259 2.2. Executando uma Macro ....................................................................... 261 2.3. Editando Macros .................................................................................. 262 3. PERSONALIZAÇÃO DE TABELAS ...................................................................... 263 4. PERSONALIZAÇÃO DE MODOS DE EXIBIÇÃO..................................................... 267 5. CAMPOS PERSONALIZADOS ............................................................................ 270 5.1. Tipos de Campos ................................................................................. 270 5.2. Criando e excluindo um Campo Personalizado ................................... 271 5.3. Lista de Valores em Campos Personalizados ....................................... 274 5.4. Fórmulas em Campos Numéricos ....................................................... 276 5.5. Indicadores Gráficos ............................................................................ 278 5.6. Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS ou EDT) ...................................................................................... 281 6. TRANSFERÊNCIA DE ELEMENTOS E PERSONALIZAÇÕES DO PROJETO UTILIZANDO O ORGANIZADOR ......................................................................... 287 PARTE VIII – MICROSOFT PROJECT CENTRAL............................. 289 1. APRESENTAÇÃO ............................................................................................. 291 2. REQUISITOS DE CONFIGURAÇÃO PARA O SERVIDOR DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL ........................................................................................ 292 3. REQUISITOS PARA O CLIENTE DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL ................... 294 4. INSTALANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL SERVER ................................. 295 5. PREPARANDO O PROJETO PARA UTILIZAR O MICROSOFT PROJECT CENTRAL ... 301 6. MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL........................ 307 6.1. Definir o Servidor para o Modo Usuário Único......................................... 308 6.2. Gerenciamento de Usuários ................................................................ 309

XVIII

MICROSOFT PROJECT 2000

6.3. Configurando e Gerenciando os Modos de Exibição e Portfólios........ 319 6.4. Opções de Personalização do Microsoft Project Central..................... 328 7. CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL ...... 332 7.1. Enviando e Confirmando Atribuições à Equipe, Atualização de Equipe e Status de Equipe................................................................... 332 7.2. Regras de Mensagem.......................................................................... 336 7.3. Como o Usuário/Recurso Controla suas Atividades no Microsoft Project Central ..................................................................................... 339 GLOSSÁRIO DO MICROSOFT PROJECT 2000........................................................ 353 TRIAL DO MICROSOFT PROJECT 2000................................................................. 389 ÍNDICE REMISSIVO .............................................................................................. 391

PARTE I APRESENTAÇÃO E OPERAÇÕES BÁSICAS DO PROJECT 2000

O Microsoft Project é um dos mais poderosos e versáteis softwares para o gerenciamento de projetos do mundo. Campeão de vendas em sua categoria, o Microsoft Project é utilizado para planejar, programar e acompanhar a execução de projetos, permitindo o controle de custo, cronograma e cargas de trabalho de maneira detalhada ou resumida, incluindo uma das ferramentas mais poderosas para o gerenciamento de projetos via Web: o Microsoft Project Central.

Figura 1.1 – Microsoft Project 2000

Desde seu surgimento em 1990, o Microsoft Project, assim como toda a área de gerenciamento de projetos, cresceu significativamente no mundo. Estima-se que a área de projetos vem crescendo a uma taxa de 30% a 40% ao ano. Uma das principais características do sucesso do Microsoft Project é ser um software de gerenciamento de projetos simples, com preço acessível e fácil assimilação por parte do usuário iniciante, ao mesmo tempo que pode atender a projetos complexos, envolvendo milhares de 3

MICROSOFT PROJECT 2000

atividades e dólares, antes gerenciáveis somente em softwares extremamente específicos, complexos e caros. Segundo dados da própria Microsoft, cerca de 70% das pessoas que utilizam pela primeira vez o Microsoft Project nunca utilizaram outro software de gerenciamento de projetos ou nunca trabalharam com gerenciamento de projetos.

Fase de Finalização

Fase de Execução

Fase de Planejamento

Fase de Definição

Esforço

Como foi visto no livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, primeiro desta série, um projeto pode ser dividido em cinco fases: definição, planejamento, execução, controle e finalização, conforme evidenciado a seguir.

Fase de Controle Tempo Figura 1.2 – O ciclo de vida do projeto subdividido em fases características

O Microsoft Project é utilizado, principalmente, na confecção do plano (planejamento) e nos processos de controle do projeto.

INTRODUÇÃO

Fase de Definição

Fase de Planejamento (MS Project 2000)

Fase de Execução

Fase de Controle (MS Project 2000)

Fase de Finalização Figura 1.3 – Fases do fluxograma do projeto e utilização do Microsoft Project 2000

O objetivo deste livro é complementar os conceitos de gerenciamento de projetos, discutidos no primeiro livro da série, dando enfoque claro à ferramenta e suas potencialidades.

O Microsoft Project 2000 apresenta diversas melhorias se comparado com a versão 98. As principais funcionalidades podem ser classificadas conforme tabela a seguir, baseada no Guia de Melhorias do Produto, divulgado pela Microsoft no lançamento do Project 2000. Tipo

Descrição

Funcionalidade Modo de Exibição Flexível

Novo

Agrupamento

Usuários podem categorizar e visualizar tarefa e informação de recursos ajustados no modo que precisarem.

Novo

Códigos em Estrutura de Tópicos

Usuários podem definir suas próprias seqüências em estrutura de tópicos em vez de ter que uni-los na estrutura de tópicos dos seus projetos. Eles podem usar suas estruturas de tópicos personalizadas para criar estruturas hierárquicas alternativas para tarefas ou recursos (ex. com estruturas de tópicos baseadas em códigos de custo ou trabalho).

Novo

Indicadores Gráficos

Usuários podem associar indicadores gráficos com os dados em um campo personalizado, para que uma imagem particular possa ser apresentada no lugar dos dados reais para facilmente identificar problemas potenciais.

O QUE HÁ DE NOVO NO PROJECT 2000?

Aprimorado

Diagrama de Rede

Nas versões anteriores chamado Gráfico Pert, este modo de exibição deixa os usuários personalizarem diagramas de rede, com novas opções de filtro e layout, funcionalidades de formatação aumentadas e estilos de caixa melhorados.

Novo

Ano Fiscal em Escala de Tempo

Usuários podem ajustar o uso do ano fiscal para escalas de tempo principais e secundárias independentemente, para apresentar dados na combinação de escala de tempo específica que eles precisam.

Aprimorado

Gantt Acumulado

Usuários podem mostrar barras de Gantt para todas as subatividades em uma única linha resumo de atividade. Eles também podem mostrar todas as barras de Gantt acumuladas para uma atividade-resumo sem ter que selecionar barras individualmente para acumulálas na barra de tarefas resumo. Análise Flexível

Aprimorado

Nível de Tarefa em Estrutura de Tópicos

Agora é muito mais fácil expandir e ocultar a estrutura de tópicos de tarefas a partir do botão Mostrar na barra de ferramentas de Formatação.

Novo

Agendas de Tarefas

Agendas de tarefas específicas permitem que os usuários criem programação que afeta somente tarefas selecionadas.

Novo

Recursos Materiais

Usuários podem especificar recursos que podem ser consumidos, tais como tábuas ou concreto, e atribuí-los a tarefas.

Novo

Datas Limite

Usuários podem lembrar a equipe das datas limites e alertá-las visualmente se essas datas não podem ser atingidas.

Aprimorado

Caminho Crítico de Todo o Projeto

Usuários podem calcular o caminho crítico em cada projeto inserido ou em todos os projetos para ver um único caminho crítico para o projeto mestre geral.

Novo

Campos Customizados: Listas de Valor

Usuários podem empregar listas de escolha definidas pelo usuário para restringir os valores que podem ser inseridos em um campo personalizado e simplificar a entrada de dados com apenas um clique do mouse.

Novo

Campos Customizados: Fórmulas

Usuários podem adicionar fórmulas personalizadas para cálculos aritméticos, testes condicionais e funções para serem aplicados a dados de campos personalizados.

MICROSOFT PROJECT 2000

Novo

OLE DB

Com o OLE DB (somente leitura), outros aplicativos podem acessar os dados do Microsoft Project, tornando muito mais fácil integrar dados de projeto através da empresa.

Novo

Durações Estimadas

Usuários podem indicar que a duração de uma determinada tarefa ainda é uma tentativa simplesmente inserindo a duração seguida por um “?” e voltando para a tarefa mais tarde para inserir a duração confirmada.

Novo

Duração Mensal

O Microsoft Project agora suporta meses como uma unidade de duração.

Novo

Disponibilidade de Recursos Contornados

Usuários podem criar planos que incorporam informação de disponibilidade de recursos por tempo. Por exemplo, eles podem mostrar que a disponibilidade de um recurso aumenta de 50% para 100% de um período de tempo para outro.

Aprimorado

Nivelamento

Usuários podem obter melhor controle e performance mais rápida ao nivelar recursos aproveitando as novas funcionalidades de agendamento, como Agendas de Tarefa, uma escala mais ampla de valores de prioridade, prioridade de nível do projeto e disponibilidade de recursos contornados.

Aprimorado

Prioridade de Tarefas e Projetos

Agora existem 1.000 níveis exclusivos de prioridade para tarefas. A habilidade para atribuir níveis de prioridade ao projeto é nova no Microsoft 2000.

Aprimorado

Estrutura de Quebra do Trabalho

Usuários podem formatar e numerar seus WBS para garantir consistência e atender suas necessidades exclusivas de projeto.

(WBS) Novo

Limpar Linha de Base

Limpa a linha de base ou dados de plano temporário para tarefas selecionadas ou um projeto inteiro.

Relatórios Mais Fáceis Aprimorado

Escala e Impressão

Usuários podem imprimir documentos de modo mais fácil e eficiente com as novas opções de impressão e escala e o comportamento melhorado das opções existentes.

Aprimorado

Copiar Figura

Usuários podem criar imagens de alta qualidade com maiores tamanhos permitidos e melhor escala.

O QUE HÁ DE NOVO NO PROJECT 2000? Segurança do Usuário Aumentada

Aprimorado

Ajuda HTML

É o novo padrão da Microsoft para sistemas de ajuda, que proporciona interação mais fácil com a ajuda procedural e o aplicativo ao mesmo tempo. O Microsoft Project 2000 também permite que os usuários adicionem seus próprios conteúdos ao sistema de ajuda existente.

Novo

Menus Adaptáveis

Como no Microsoft Office 2000, somente os itens que os usuários usam com mais freqüência são destacados no menu. Menus são facilmente expansíveis para revelar todos os comandos e também se expandem automaticamente com base nas regras da tecnologia ® IntelliSense .

Aprimorado

Dicas

Mais dicas agora ajudam os usuários a descobrir as funcionalidades mais facilmente.

Novo

Modelos

Modelos do Microsoft Project são fáceis de criar e acessar.

Novo

Altura de Linha Variável

Usuários podem arrastar a linha entre tarefas para configurar linhas individuais com alturas de linha diferentes.

Novo

Edição na Célula

Usuários podem ver o contexto de uma tarefa durante sua edição.

Novo

Fill Handle

Usuários podem selecionar as células que eles querem popular, e a funcionalidade fillhandle facilita as operações de preenchimento.

Novo

Auto-salvamento

O Microsoft Project pode salvar automaticamente o trabalho dos usuários em um determinado intervalo de tempo para que eles não percam dados valiosos se seus computadores, inadvertidamente, são desligados.

Aprimorado

Abrir e Salvar Projeto

As caixas de diálogo Abrir e Salvar possuem a aparência e a funcionalidade do Microsoft Office 2000.

Novo

Formato e Caminho Padrão para a Operação de Salvar

Usuários podem especificar um formato e um caminho padrão para a operação de salvar (tal como o Microsoft Project 98) para salvar dados de projeto facilmente onde e como eles desejarem.

MICROSOFT PROJECT 2000 Melhora a Capacidade e Performance

Aprimorado

Performance do Banco de Dados

Foram feitas alterações no banco de dados para melhorar a performance e o acesso aos dados.

Aprimorado

Conjunto de Recursos

O uso de um conjunto de recursos na rede aumentou substancialmente a performance.

Aprimorado

Projetos Inseridos

Usuários podem criar projetos-mestre, sabendo que links para subprojetos serão mantidos se eles moverem um projeto.

Mantém os Usuários Trabalhando Novo

Instalação sob Demanda

O Microsoft Project 2000 instala somente os componentes de que os usuários precisam — quando eles precisam deles.

Novo

Suporte a Windows Terminal Server

O Microsoft Project pode executar o Terminal Server.

Novo

Linguagem de Interface de Usuário Adaptável

Um único executável no mundo todo torna fácil a implantação em empresas multinacionais.

Novo

Add-ins COM

Similar ao Microsoft Office 2000, o Microsoft Project 2000 suporta Add-ins COM para estender a funcionalidade do Microsoft Project.

Aprimorado

Visual Basic for Applications (VBA)

O Modelo de Objetos do Microsoft Project continua a proporcionar ainda mais maneiras para customização.

Os seguintes limites e especificações precisam ser respeitados quando se executa o Microsoft Project no Windows 95, no Windows 98 ou no Windows NT, embora os limites e o desempenho reais dependam basicamente, da configuração do seu computador. Pode ser que erros de insuficiência de memória ocorram antes de os limites listados serem atingidos.

•

Tarefas por arquivo de projeto – 1 milhão

•

Recursos por projeto – 1 milhão

•

Unidades de recurso por atribuição – 6.000.000.000%

•

Datas de disponibilidade de recurso – 100

•

Dependências entre tarefas por arquivo de projeto – não há limite

•

Predecessores por tarefa – não há limite

•

Sucessoras por tarefa – não há limite

•

Níveis da estrutura de tópicos por projeto – 65.535

•

Projetos consolidados – 998

• •

Arquivos de projeto abertos por projeto consolidado – 998

60 milhões de unidades ou

Arquivos do participante do compartilhamento conectados a um conjunto de recursos – 999 +1 para o conjunto de recursos 11

MICROSOFT PROJECT 2000

•

Janelas abertas – 50

•

Calendários base – ilimitado

•

Exceções de calendário por calendário – 1.400

•

Tarefas imprimíveis no calendário mensal – 4.000

• •

Tabelas de taxas de pagamento – 5 por recurso Taxas variáveis por tabela de taxas para dar suporte a aumentos e diminuições de taxa – 25

•

Valor máximo de custo em um campo de moeda – 999.999.999.999

•

Valor máximo de trabalho – 1.666.666.667 horas

•

Atribuições de trabalho – 999.999.999 minutos

•

Atribuições de material variáveis – 999.999.999 unidades

•

Para atribuições de material fixas – 60.000.000 unidades

•

Escala de impressão – 10 a 500 por cento

•

Texto do cabeçalho de página – 5 linhas

•

Texto do rodapé de página – 3 linhas

•

Texto da legenda de página – 3 linhas

•

Largura da caixa de texto da legenda de página – 5 polegadas (12,7 centímetros)

•

Testes de filtro por página – 40

•

Testes de filtro por Autofiltro – 2 por coluna

•

Última data permitida para cálculo – 1º de janeiro de 1984

• •

Primeira data permitida para cálculo – 31 de dezembro de 2049 Número máximo de seleções descontínuas em um modo de exibição de planilha – 9

A instalação do Microsoft Project é simples e fácil, seguindo os parâmetros estabelecidos para os programas desenvolvidos para a plataforma Microsoft, seguindo os seguintes procedimentos: 1. feche todos os programas abertos na memória; 2. clique no botão Iniciar (start) do Windows 98 ou 2000; 3. clique em Configurações (Settings e, em seguida, clique em Painel de Controle (Control Panel);

Figura 4.1 – Acessando o Painel de Controle do Windows 2000

4. clique duas vezes no ícone Adicionar ou Remover Programas; 13

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.2 – Painel de Controle do Windows com destaque para o ícone Adicionar/Remover Programas (Add/Remove Programs)

5. clique Adicionar Novos Programas (Add New Programs) e escolha CD ou Disco Flexível (CD or Floppy) para o Windows 2000 ou escolha Instalar para o Windows 98.

Figura 4.3 – Tela adicionar Novos Programas no Windows 2000

Caso deseje instalar, através da linha de comando, acesse Iniciar (Start) e escolha Executar (Run). Digite a unidade de disco e o arquivo instalar.exe. Por exemplo, se o drive de CD é representado pela letra D, digite D:\instalar.exe e tecle Enter.

Figura 4.4 – Instalação do Microsoft Project pela linha de comando

INSTALAÇÃO DO PROJECT 2000

6. após aguardar a inicialização do assistente de instalação, digite os dados do usuário e clique em Avançar.

Figura 4.5 – Tela de Informações do usuário (cliente)

7. leia com atenção o Contrato de Licença de Usuário Final do Microsoft Project 2000 e, caso deseje continuar a instalação, clique em Aceito os Termos do Contrato de Licença e clique em Avançar.

Figura 4.6 – Tela de Contrato de Licença de Usuário Final

8. escolha o tipo de instalação do Microsoft Project. A maioria dos usuários utiliza a opção Instalar agora como opção padrão de instalação. Acesse Personalizar se desejar alterar algum parâmetro padrão da instalação ou identificar os componentes que estão sendo instalados através da tecnologia Windows Installer (ver próxima seção).

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.7 – Opções de instalação do Microsoft Project 2000

O Microsoft Project consome cerca de 118MB de espaço em disco para a instalação típica e 165MB para a instalação completa. 9. aguarde até o término da instalação.

Figura 4.8 – Instalando o Project 2000

4.1. Instalação sob Demanda (Windows Installer) Como os aplicativos do Microsoft Office 2000, o Microsoft Project 2000 usa a tecnologia Windows Installer. Essa tecnologia instala somente arquivos necessários e torna o Microsoft Project 2000 muito mais flexível. Por exemplo, se um arquivo crítico está ausente ou foi danificado, em vez de apresentar uma mensagem de erro, a tecnologia installer reinstala o que está faltando. A tecnologia installer também significa que as funcionalidades podem ser configuradas para serem instaladas no seu primeiro uso (just in time). Um exemplo é o revisor ortográfico. Se instalados para primeiro uso, os componentes do revisor ortográfico não serão instalados até que o usuário acione o revisor ortográfico pela primeira vez. Além das funcionalidades de instalação sob demanda, a tecnologia installer pode manter um registro das funcionalidades que não estão sendo usadas e removê-las.

INSTALAÇÃO DO PROJECT 2000

Para controlar a instalação utilizando o Windows Installer: 1. escolha a opção personalizar no passo 8 da instalação em vez de selecionar o botão Instalar agora; 2. clique em avançar para saltar a tela Local de Instalação do Microsoft Project 2000; 3. na tela Selecionando recursos, navegue com o mouse sobre os itens disponíveis, expandindo e agrupando os itens clicando em ou de modo a visualizar o recurso que deseja alterar a forma de instalação;

Figura 4.9 – Tela de seleção de recursos para instalação

4. para alterar a instalação de um recurso, clique na caixa ao lado do texto, abrindo o menu de opções de instalação e escolha a forma de instalação do recurso;

Figura 4.10 – Menu opções de instalação de um recurso

5. depois de finalizar todas as alterações desejadas, clique em Instalar agora.

Ao ser instalado, o Microsoft Project é inserido na barra de tarefas do Windows e acionado através do botão Iniciar – Programas – Microsoft Project (Start – Programs – Microsoft Project).

Figura 5.1 – Caminho de acesso ao Microsoft Project 2000

Figura 5.2 – Carregamento do Microsoft Project 2000 na memória do computador

INICIANDO O PROGRAMA

5.1. A Área de Trabalho do Microsoft Project A figura a seguir apresenta a tela principal do Microsoft Project.

Figura 5.3 – Área de trabalho do Microsoft Project

A área de trabalho do Microsoft Project é similar à dos programas da família Office. Além da barra de menu e ferramentas, ela se divide em três partes distintas, a saber: •

Barra de modos – É exibida no lado esquerdo da tela do Microsoft Project e fornece uma maneira prática de alterar os modos de exibição, através dos ícones da Barra de modos. Dica – A Barra de modos pode ser exibida e ocultada através do menu Exibir – Barra de modos.

MICROSOFT PROJECT 2000

•

Tabelas – Fornecem informações em linhas e colunas sobre o projeto. Cada linha exibe informações sobre uma tarefa ou recurso diferente e cada coluna apresenta informações diferentes sobre a tarefa ou o recurso. Cada tabela controla um grupo de colunas.

•

Gráfico de Gantt – É a área gráfica situada no lado direito da área de trabalho. Permite exibir graficamente as durações das tarefas e as datas de início e término em uma escala de tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as atividades do projeto estão agendadas para ocorrer. É a visualização padrão do Microsoft Project, que, no entanto, pode ser alterada e personalizada, conforme será visto nos próximos capítulos.

•

Barras de Rolagem – Em modos de exibição que associam mais de um elemento na tela, tais como o Gráfico de Gantt (reúne uma tabela e um gráfico), a barra de rolagem horizontal se divide em 2 barras, uma para a tabela e outra para o gráfico, além de conter uma barra vertical para que se possa navegar nas linhas do projeto. Dica – Caso deseje alterar de maneira permanente a área de trabalho padrão acesse Ferramentas – Opções – Modo de Exibição e escolha outro modo de Exibição Padrão.

Todas as operações básicas do Project 2000 são realizadas exatamente da mesma forma que os outros produtos da família Office 2000. O acesso a essas operações pode ser realizado de duas formas: através do menu Arquivo ou através da barra de ferramentas.

Figura 6.1 – Menu Arquivo

Figura 6.2 – Barra de Ferramentas Padrão

MICROSOFT PROJECT 2000

6.1. Abrindo um Projeto Existente Para abrir um projeto: 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Abrir;

Figura 6.3 – Abrir arquivo

2. selecione a pasta onde se encontra o arquivo na caixa Examinar ; 3. clique no arquivo do projeto que será aberto e pressione Abrir.

6.2. Salvando um Projeto Para salvar um projeto: 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Salvar;

Figura 6.4 – Salvar arquivo

OPERAÇÕES BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT

1. digite o nome do projeto (até 256 caracteres); 2. escolha a pasta onde seu projeto será arquivado; 3. pressione Salvar. Para proteger o projeto com senha, clique em Ferramentas – Opções Gerais na tela Salvar Arquivo.

Figura 6.5 – Opções de gravação e proteção de arquivo

Existem dois tipos de senha: •

Senha de proteção – Utilizada para assegurar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao projeto. O usuário que possui a senha de proteção somente pode acessar o projeto, sem ter como processar alterações nele.

•

Senha de gravação – Utilizada para evitar que pessoas não autorizadas possam fazer gravações do projeto. O usuário que possui a senha de gravação pode acessar e gravar o projeto. Dica – Se a senha de proteção for igual à senha de gravação, ao digitála, o usuário terá acesso completo ao projeto. Dica – Para salvar um projeto que servirá como um modelo para outros projetos, escolha Modelo no campo Salvar como tipo. No quadro Salvar como modelo, escolha se deseja eliminar ou não os valores de linha de base existentes, as taxas de recursos ou os custos fixos.

Para alterar os diretórios para os arquivos de projetos ou arquivos relacionados:

MICROSOFT PROJECT 2000

1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. acesse a guia Salvar; 3. na região Locais dos arquivos, selecione o tipo de arquivo que se deseja modificar o diretório e clique em modificar; 4. escolha o novo caminho padrão de gravação e clique em OK; 5. clique em OK novamente para fechar a caixa Opções.

Figura 6.6 – Tela Opções – Salvar com destaque para opções Locais dos Arquivos

6.3. Auto-salvamento O Project 2000 também permite que se possa salvar automaticamente um arquivo de projeto em intervalos pré-definidos. Essa opção pode ser configurada para salvar somente o projeto ativo ou salvar todos os arquivos de projeto abertos, bem como pode configurar se existirá algum tipo de confirmação antes do Auto-salvamento. Para configurar as opções de Auto-salvamento: 6. acesse o menu Ferramentas – Opções; 7. acesse a guia Salvar; 8. na região Auto-salvamento, selecione a caixa Salvar a cada e escolha o tempo entre os salvamentos; 9. determine se essa regra de salvamento valerá apenas para o projeto ativo ou para todos os arquivos de projetos abertos; 10. selecione a caixa Confirmar antes de salvar se desejar receber uma confirmação antes de cada Auto-salvamento; 11. clique em OK.

Figura 6.7 – Tela Opções – Salvar com destaque para opções Auto-salvamento

OPERAÇÕES BÁSICAS DO MICROSOFT PROJECT

6.4. Excluindo um Projeto Para excluir um projeto: 1. acesse o menu Arquivo – Fechar para se assegurar de que o arquivo a ser excluído não está na memória do computador; ou acesse o menu Arquivo – Abrir; 2. clique em 3. clique no nome do arquivo a ser excluído com o botão direito do mouse e escolha Excluir ou clique no nome do arquivo e aperte a tecla Delete no teclado;

Figura 6.8 – Excluindo um projeto

4. confirme a exclusão, clicando em Sim. Ao excluir um arquivo, o Windows coloca o arquivo em uma área conhecida como Lixeira (Recycle Bin) na área de trabalho do Windows.

Figura 6.9 – Lixeira do Windows

Dica – O usuário pode excluir um arquivo sem passar pela lixeira ao manter pressionada a tecla Shift enquanto pressiona a tecla Delete no passo 3 anteriormente mencionado.

MICROSOFT PROJECT 2000

Para recuperar o arquivo enviado para a Lixeira: 1. abra a Lixeira; 2. selecione o arquivo a ser recuperado; 3. clique em restaurar (restore) no canto inferior esquerdo da Lixeira.

Figura 6.10 â&#x20AC;&#x201C; Recuperando o arquivo teste enviado indevidamente para a Lixeira

Como o Microsoft Office 2000, o Microsoft Project 2000 usa um novo mecanismo de Ajuda. O conteúdo coberto pelo Ajuda é igual ou maior que o do Microsoft Project 98, e a Ajuda HTML introduz uma aparência inteiramente nova. A estrutura da Ajuda do Microsoft Project 2000 inclui uma home page da Ajuda quando os usuários executam o Microsoft Project 2000. Eles podem acessar todas as partes da Ajuda a partir dessa home page. Há também um novo mapa com uma estrutura de tópicos baseada no gerenciamento do projeto. Tópicos da Ajuda foram escritos em um formato baseado em metas, usando uma ordem de ramificação seqüencial e efetiva com base naquilo que os usuários desejam executar. Para obter ajuda, acesse o menu Ajuda.

Figura 7.1 – Menu Ajuda

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7.1. Assistente do Office Os dois primeiros itens desse menu referem-se ao Assistente do Office. O Assistente do Office é uma maneira bastante interativa e visual de acessar a ajuda. Personagens animados e bastante característicos auxiliam o usuário na busca dentro da ajuda. Podem também ser acessados através da tecla F1.

Figura 7.2 – Assistente do Office

Para utilizar o Assistente do Office: 1. pressione F1 ou na barra de ferramentas, ou acesse Menu Ajuda – Mostrar o Assistente do Office; 2. digite sua dúvida; 3. pressione pesquisar. O resultado da pesquisa é exibido em um balão acima do assistente com todos os resultados que o Project julga serem compatíveis com a pergunta. Escolha o que julgar mais adequado, clicando sobre o assunto.

Figura 7.3 – Resultado de uma pesquisa utilizando o Assistente do Office

UTILIZANDO A AJUDA

O resultado é exibido em uma nova tela do lado direito da tela.

Figura 7.4 – Tela de resposta da ajuda do Project 2000

7.2. Conteúdo e Índice da Ajuda O terceiro item do menu da ajuda é o Conteúdo e Índice. Ao clicar sobre esse item, abre-se a tela de ajuda do Project 2000. A tela se divide em duas áreas. No lado esquerdo tem-se a região de busca e, do lado direito, como visto anteriormente no Assistente do Office, tem-se a tela de respostas e navegação. As informações da ajuda são encontradas através das guias Conteúdo, Assistente de Resposta e Índice. •

Conteúdo – exibe as informações da Ajuda agrupadas por áreas. Dê um clique no assunto desejado para exibir a ajuda relacionada.

•

Índice – apresenta todos os assuntos da ajuda em ordem alfabética. Digite o assunto desejado e pressione Enter.

•

Assistente de Respostas – é utilizado como uma ajuda inteligente, onde o usuário digita a pergunta de modo natural, como se estivesse consultando um especialista. O Project 2000 busca a resposta utilizando o recurso Intellisense® desenvolvido pela Microsoft para a família Office.

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 7.5 – Tela de entrada da ajuda do Project 2000 mostrando a guia conteúdo

Figura 7.6 – Assistente de Respostas exibindo a resposta a uma dúvida do usuário

Dica – Para usuários mais experientes que tenham dúvidas mais complexas e técnicas sobre o produto, a Microsoft disponibilizou Microsoft Project 2000 Resource Kit em seu site na Internet. Para acessá-lo, digite www.microsoft.com/project e siga as instruções do site (conteúdo em inglês).

UTILIZANDO A AJUDA

7.3. Mapa do Projeto Um outro recurso para os iniciantes em gerenciamento de projetos é o Mapa do Projeto, que exibe de uma maneira direta e rápida as fases do gerenciamento de projeto. Ele pode ser acessado através da tela inicial da ajuda, selecionando o item mapa do projeto ou através do menu Ajuda – Introdução – Mapa do Projeto.

Figura 7.7 – Acessando o Mapa do Projeto

A tela mapa do projeto exibe em uma seqüência cronológica os passos do planejamento, do controle e da finalização de um projeto. Selecione a opção desejada para exibir a ajuda relacionada.

Figura 7.8 – Mapa do projeto

Dica – O primeiro livro desta série, intitulado Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, se propõe exatamente a detalhar os aspectos técnicos do gerenciamento de projetos, inclusive o Modelo Geral do Gerenciamento de Projetos, aqui denominado Mapa do Projeto.

O Microsoft Project é capaz de armazenar uma grande quantidade de informações que, muitas vezes, podem até prejudicar o entendimento do projeto. Para isso, o Microsoft Project utiliza vários modos de exibição. Um modo de exibição mostra informações estreitamente relacionadas em um formato lógico e de fácil leitura, possibilitando que o usuário veja e compreenda rapidamente o status de um aspecto específico do projeto. Por exemplo, um modo de exibição de gráfico de barras de alocação de recursos mostra que recursos estão superalocados. Ao trabalhar com o Microsoft Project, sempre se utilizará um modo de exibição. A maioria dos modos de exibição permitem ver, inserir e editar informações. Os modos de exibição podem ser facilmente personalizáveis. A personalização de modos de exibição será discutida posteriormente neste livro. Os modos de exibição podem ser selecionados através da Barra de modos, apresentada no início deste módulo. Dica – Outras formas de se selecionar os modos de exibição são acessar o menu Exibir ou clicar o botão direito sobre a Barra de modos. Importante – A personalização, a criação e a exclusão de modos de exibição será discutida posteriormente. Os principais modos de Exibição estão listados a seguir.

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Figura 8.1 – Barra de modos

8.1. Gráfico de Gantt Modo de exibição dividido em uma planilha de entrada e um gráfico de barras ao longo do tempo. É a visualização padrão do Microsoft Project.

Figura 8.2 – Gráfico de Gantt

MICROSOFT PROJECT 2000

Dica – O Gráfico de Gantt pode ser personalizado facilmente através da ferramenta Assistente do Gráfico de Gantt . O assistente é simples e fácil, criando soluções para acompanhamento ou um Gráfico de Gantt de alto impacto.

8.2. Diagrama de Rede Representa a rede Pert do projeto, evidenciando as predecessoras e sucessoras imediatas de uma atividade. Normalmente não é utilizada para a edição de dados, embora tenha essa capacidade. Identificado como Gráfico Pert na versão Project 98, Pert, esse modo de exibição deixa os usuários personalizarem diagramas de rede, com novas opções de filtro e layout, funcionalidades de formatação aumentadas e estilos de caixa melhorados. É uma das grandes melhorias para a versão 2000.

Figura 8.3 – Diagrama de Rede

Dica – O tamanho e o conteúdo das caixas do gráfico de Pert podem ser personalizados através do menu Formatar – Estilos de Caixa, como será visto mais adiante.

8.3. Calendário Exibe a agenda do projeto no formato de calendário, com as atividades mostradas como barras, abrangendo os dias e as semanas em que cada atividade está agendada. É um modo de exibição muito aplicável para

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

projetos pequenos, porém apresenta várias limitações ao ser utilizado em projetos maiores. Seu limite de exibição é de 4000 tarefas por calendário, e, no caso de tarefas ocorrendo simultaneamente, somente as primeiras serão exibidas na forma gráfica do calendário. As demais serão exibidas em uma tela específica ou na folha seguinte, quando impresso o calendáirá aparecer. Dê rio. Toda vez que esse limite for superado, a indicação um clique duplo para acessar a listagem de todas as tarefas daquele dia, inclusive as não exibidas.

Figura 8.4 – Calendário

Figura 8.5 – Atividades que excedem o calendário em listagem adequada (todas as atividades não marcadas com um 9) não estão sendo exibidas graficamente no Calendário

8.4. Gantt de Controle É o Gráfico de Gantt previamente configurado para acompanhar e controlar a execução das atividades. Apresenta percentuais de conclusão e barras relativas à linha de base (baseline). Essa visualização será estudada no capítulo de acompanhamento de projetos.

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Figura 8.6 – Gantt de controle

8.5. Planilha de Recursos Utilizada para analisar, adicionar ou editar dados sobre recursos. Pode exibir diversas informações para cada recurso, tais como dados básicos, custos, trabalho, uso, dentre outros.

Figura 8.7 – Planilha de recursos

8.6. Gráfico de Recursos Apresenta uma análise gráfica dos recursos, não incluídos aqui os materiais, avaliando se eles estão superalocados, a que capacidade estão trabalhando e quanto custam. Esse modo de exibição mostra, em um gráfico de escala de tempo, informações sobre os recursos no projeto baseadas na categoria que foi selecionada.

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Figura 8.8 – Gráfico de recursos

Dica – Utilize as setas de direção (ÍÏÎÐ) para visualizar os outros recursos utilizados no projeto.

8.7. Uso da Tarefa Apresenta informações sobre as tarefas e seus recursos atribuídos. Permite visualizar o período em que os recursos estão trabalhando em uma atividade, facilitando a tomada de decisões no que diz respeito a alocação de recursos. Por exemplo, uma atividade agendada para levar uma semana para ser concluída requer 10 horas de trabalho para o recurso. Esse modo de exibição mostra como essas 10 horas de trabalho estão distribuídas no tempo.

Figura 8.9 – Uso da tarefa

MICROSOFT PROJECT 2000

8.8. Uso do Recurso Apresenta as informações sobre cada recurso e em quais tarefas ele está alocado. É o oposto do modo de exibição Uso da Tarefa. Esse modo de exibição é uma ferramenta de gerenciamento valiosa para o controle da alocação do custo e trabalho do recurso, visualizando a mudança do custo ao longo do tempo através de planilhas. Por exemplo, se um determinado recurso estiver agendado para trabalhar em uma tarefa por 10 horas e, em outra, por 20, o uso do recurso permite ajustar quando essas 30 horas ocorrerão durante o projeto, de modo a evitar conflitos.

Figura 8.10 – Uso do recurso

8.9. Outros Modos de Exibição Outros modos de exibição podem ser aplicados a partir do menu Exibir – Mais Modos de Exibição. O Project 2000 possui 23 modos de exibição prédefinidos, com apenas os oito mais utilizados (discutidos anteriormente) destacados na barra de modos.

Figura 8.11 – Mais modos de exibição

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Os outros modos de exibição ainda não mencionados estão brevemente descritos a seguir. Acúmulo de Barras de Tarefas – Em projetos grandes, é possível ter várias subtarefas agrupadas sob tarefas de resumo para ajudá-lo a organizar melhor seu projeto. Quando usado após a execução da macro Acumular_formatação, o modo de exibição Acúmulo de barras de tarefas exibe as subtarefas acumuladas e sobrepostas como barras na parte superior das respectivas tarefas de resumo.

Figura 8.12 – Acúmulo de Barras de Tarefas

Acúmulo de Etapas – Em projetos grandes, é possível ter várias subtarefas agrupadas sob tarefas de resumo para ajudá-lo a organizar melhor seu projeto. Quando usado após a execução da macro Acumular_formatação, o modo de exibição Acúmulo de datas de etapas exibe as subtarefas acumuladas como etapas marcadas com o nome e a data de início de cada atividade e sobrepostas na parte superior das respectivas tarefas de resumo.

Figura 8.13 – Acúmulo de Etapas

Alocação de Recursos – Um modo de exibição combinado com o modo de exibição Uso do recurso no painel superior e o modo de exibição Gantt de redistribuição no painel inferior. Modo de exibição utilizado para resolver superalocações de recursos.

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Figura 8.14 – Alocação de Recursos

Dica – Para desativar qualquer modo de exibição combinado, o usuário deve, primeiramente, desativar a divisão de janelas acessando o menu Janela-Remover Divisão. Caso esse procedimento não seja realizado, o novo modo de exibição será aplicado apenas na metade da janela selecionada. Diagrama de Rede Descritivo – O modo de exibição Diagrama de rede descritivo exibe tarefas e dependências entre tarefas em um formato de rede ou fluxograma. Esse modo de exibição é idêntico ao modo Diagrama de rede, exceto no que diz respeito ao tamanho e aos detalhes das caixas que representam tarefas. As caixas do modo de exibição Diagrama de rede descritivo são maiores e podem conter rótulos para os elementos de dados nelas contidos. Essas caixas maiores ocupam mais espaço e, portanto, menos caixas cabem em uma página impressa.

Figura 8.15 – Exemplo de detalhes de uma caixa no Diagrama de Rede Descritivo

Diagrama de Relacionamentos – Um diagrama de rede que mostra as predecessoras e sucessoras de uma tarefa. Em um projeto grande, é utilizado para focalizar as dependências de uma determinada tarefa com outras de maneira isolada.

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Figura 8.16 – Diagrama de relacionamentos

Entrada de Tarefa – Um modo de exibição combinado, com o modo de exibição Gráfico de Gantt no painel superior e o Formulário de tarefas no painel inferior. Use esse modo de exibição de recurso para adicionar, editar e analisar informações detalhadas sobre a tarefa selecionada no Gráfico de Gantt.

Figura 8.17 – Entrada de Tarefa

Formulário de Nome do Recurso – Usado para inserir e editar o nome do recurso e outras informações sobre ele.

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Figura 8.18 – Formulário Nome do Recurso

Formulário de Recursos – Usado para inserir e editar informações sobre um recurso específico. É muito parecido com o formulário anterior, porém apresenta, também, outras informações sobre o recurso em sua parte posterior. Tem a mesma função da Planilha de Recursos.

Figura 8.19 – Formulário de Recursos

Formulário de Tarefas – Usado para inserir e editar informações sobre uma tarefa específica.

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Figura 8.20 – Formulário de Tarefas

Formulário Detalhes da Tarefa – Usado para analisar e editar informações detalhadas de controle e agendamento sobre uma tarefa específica. Muito parecido com o anterior, porém com todos os detalhes disponíveis sobre a atividade em sua parte posterior.

Figura 8.21 – Formulário Detalhes da Tarefa

Formulário Nome da Tarefa – Usado para inserir e editar o nome da tarefa e informações sobre ela. Parecido com os dois formulários anteriores, porém sem nenhuma informação complementar sobre a tarefa.

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Figura 8.22 – Formulário Nome da Tarefa

Gantt de Redistribuição – Lista de atividades, informações sobre atrasos e margem de atraso das atividades e um gráfico de barras mostrando o que acontece antes e depois da redistribuição (nivelamento de recursos). Use este modo de exibição de tarefa para verificar o quanto as tarefas atrasaram depois do nivelamento.

Figura 8.23 – Gantt de Redistribuição

Gantt Detalhado – Lista de atividades com informações relacionadas e um gráfico mostrando a margem de atraso e o adiamento. Use esse modo de exibição de tarefa para verificar por quanto tempo uma tarefa pode ser adiada sem afetar outras. Atenção especial deve ser destinada a esse modo de exibição para os iniciantes. Muita informação no Gráfico de Gantt, na maioria das vezes “polui”, parcialmente a clareza do gráfico, podendo conduzir a decisões e análises incorretas.

OS MODOS DE EXIBIÇÃO NO PROJECT 2000

Figura 8.24 – Gantt Detalhado

Gantt esperado, otimista e pessimista para AP – três modos de exibição que mostram os cenários esperados, otimistas e pessimistas ao se utilizar a Análise de Pert (AP). Modo de exibição muito útil para traçar e comparar cenários de prazos para um projeto e comparar a disparidade entre diferentes estimativas de prazos sobre as tarefas. Sua visão é idêntica à do Gráfico de Gantt. Planilha de entrada para Pert AP – Usada para inserir os cenários de caso otimista, esperado, e pessimista de sua agenda para a duração de uma tarefa, antes de calcular a duração mais provável. Planilha de tarefas – Lista de atividades e informações relacionadas. Use esse modo de exibição de tarefa para inserir e agendar tarefas no formato de planilha. É a tabela utilizada pelo modo de exibição Gráfico de Gantt, utilizada largamente na entrada de dados do projeto.

Figura 8.25 – Planilha de Tarefas

Juntamente com os modos de exibição, o Microsoft Project 2000 possui um conjunto de tabelas pré-definidas, facilitando e agrupando de modo inteligente os mais de 250 campos disponíveis do software. Existem dois tipos de tabelas: tabelas de tarefas (que podem ser aplicadas aos modos de exibição de tarefas) e tabelas de recursos (que se pode aplicar aos modos de exibição de recursos). As tabelas de tarefas e recursos podem ser facilmente personalizáveis. A personalização de tabelas será discutida posteriormente neste livro. Para escolher uma determinada tabela para um modo de exibição, acesse o menu Exibir – Tabela.

Figura 9.1 – Menu Exibir – Tabela

AS TABELAS DO PROJECT 2000

Importante – A personalização, a criação e a exclusão de tabelas será discutida posteriormente.

9.1. Tabelas de Tarefas As tabelas de tarefas são as planilhas que contêm informações a respeito das tarefas. É possível aplicar as tabelas de tarefas aos seguintes modos de exibição de planilha: • • • • • • • • • • • • • •

acúmulo de barras de tarefas; acúmulo de datas de etapas; acúmulo de etapas; entrada de tarefa; Gantt de controle; Gantt de detalhes; Gantt de redistribuição; Gantt esperado para AP; Gantt otimista para AP; Gantt pessimista para AP; gráfico de Gantt; planilha de entrada para Pert AP; planilha de tarefas; uso da tarefa.

As principais tabelas de tarefas estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu Exibir – Tabela quando em modos de exibição de tarefas. Agenda – exibe informações de agendamento, incluindo as datas de início e término, as datas de início e término atrasadas, a margem de atraso permitida e a margem de atraso total. Controle – exibe as informações reais incluindo a data de início real, a data de término real, a porcentagem concluída, a duração real, a duração restante, o custo real e o trabalho real e é utilizada durante o processo de controle do projeto. Custo – exibe informações de custos sobre tarefas do projeto, incluindo custo, custo de linha de base, variação, custo real e custo restante.

MICROSOFT PROJECT 2000

Entrada – exibe o nome e a duração da tarefa, as datas de início e término, as predecessoras e os recursos e é normalmente utilizada em todas as entradas de dados de tarefas do projeto. Hiperlink – exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos a tarefas, levando a sites da Web e a arquivos de intranet. Resumo – exibe informações básicas sobre o projeto, incluindo a duração, as datas de início e término, a porcentagem concluída, o custo e o trabalho das atividades. Trabalho – exibe as informações sobre o trabalho, incluindo o trabalho planejado, a variação do trabalho, o trabalho real e o trabalho restante. Uso – exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho, a duração e as datas de início e término. Variação – exibe a variação da agenda em um projeto, incluindo as datas de início e término, as datas de linha de base e de término e as variações de início e término. Outras tabelas de tarefas também estão disponíveis no Project 2000, porém sem a mesma importância das anteriores. Podem ser acessadas através do Menu Exibir – Tabela – Mais Tabelas. São elas as seguintes: Atraso – exibe informações para a redistribuição de recursos, incluindo atraso, duração, datas de início e término agendadas, sucessoras e nomes dos recursos. Caso esperado para AP – é usada em conjunto com outros recursos de análise Pert do Microsoft Project para avaliar a duração esperada, a data de início e a data de término das tarefas. Caso otimista para AP – é usada em conjunto com outros recursos de análise Pert do Microsoft Project para avaliar a duração no melhor caso, as datas de início e término das tarefas. Caso pessimista para AP – é usada em conjunto com outros recursos de análise Pert do Microsoft Project para avaliar a duração no pior caso, as datas de início e término das tarefas. Datas de restrição – exibe restrições de tarefas, incluindo o tipo da restrição e sua data. Entrada Pert para AP – é usada em conjunto com outros recursos de análise Pert do Microsoft Project para avaliar a duração provável, as datas de início e término das tarefas.

AS TABELAS DO PROJECT 2000

Exportar – é usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em algum outro formato de arquivo compatível com o Microsoft Project. É a tabela utilizada em todas as interfaces do Project 2000 com outros programas. Linha de base – exibe datas, trabalho e custos de linha de base. Tabela de acúmulo – é usada com os modos de exibição Acúmulo de barras de tarefas, Acúmulo de datas de etapas e Acúmulo de etapas para otimizar a exibição de tarefas acumuladas. É possível tirar melhor proveito dessa tabela e de seus modos de exibição associados se tiver executado a macro Acumular_formatação. Valor acumulado – compara as informações sobre custos e trabalho referentes às tarefas, incluindo o custo orçado do trabalho planejado e do trabalho agendado e é utilizada durante a análise de valor agregado (Earned Value).

9.2. Tabelas de Recursos As tabelas de recursos são as planilhas que contêm informações a respeito dos recursos. É possível aplicar as tabelas de recursos aos seguintes modos de exibição de planilha: • • •

alocação de recursos; planilha de recursos; uso do recurso.

As principais tabelas de recursos estão relacionadas a seguir. São acessadas diretamente no Menu Exibir – Tabela quando em modos de exibição de recursos. Custo – exibe as informações de custos sobre os recursos do projeto, incluindo o custo, o custo da linha de base, a variação, o custo real e o custo restante. Entrada – exibe informações sobre recursos, incluindo grupo de recursos, unidades de recursos, taxa, taxa de horas extras, custo por uso do recurso, método de acumulação e código dos recursos. É normalmente utilizada em todas as entradas de dados de recursos do projeto. Hiperlink – exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos às tarefas e aos recursos, levando a sites da Web e arquivos de Intranet. Resumo – exibe as atribuições de recursos, incluindo o grupo de recursos, as unidades máximas, o uso máximo dos recursos, a taxa padrão, a taxa de horas extras, o custo e o trabalho.

MICROSOFT PROJECT 2000

Trabalho – exibe as informações sobre trabalho, incluindo o trabalho da linha de base, a variação de trabalho, o trabalho real, o trabalho de horas extras e o trabalho restante. Uso – lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuída a cada recurso. Outras tabelas de recursos também estão disponíveis no Project 2000, porém sem a mesma importância das anteriores. Podem ser acessadas através do Menu Exibir – Tabela – Mais Tabelas. São as seguintes: Entrada – Recursos do Trabalho – exibe informações básicas sobre recursos humanos, incluindo as iniciais, o grupo, as unidades máximas, a taxa padrão, a taxa de horas extras, o custo por uso, a acumulação, o calendário base e o código de cada pessoa. Novidade do Project 2000, uma vez que agora os recursos são diferenciados em recursos do trabalho e recursos materiais. Entrada – Recursos Materiais – exibe as informações básicas sobre recursos materiais, incluindo o rótulo, as iniciais, o grupo, a taxa padrão, custo por uso, a acumulação e o código dos materiais. Exportar – é usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em algum outro formato de arquivo compatível com o Microsoft Project. É a tabela utilizada em todas as interfaces do Project 2000 com outros programas. Valor acumulado – usa categorias de contabilidade tradicionais para comparar a relação entre trabalho e custos das tarefas. Por exemplo, se se deseja comparar o custo estimado do trabalho com o custo real do trabalho e é utilizada durante a análise de valor agregado (Earned Value).

PARTE II PLANEJAMENTO DO PROJETO COM O PROJECT 2000

Para criar um novo projeto: 1. clique em

ou acesse o menu Arquivo – Novo;

Figura 1.1 – Tela Informações sobre o projeto

2. quando a tela Informações sobre o projeto for exibida, escolha a técnica de agendamento do projeto (Agendar a partir de). Existem duas formas de agendamento: •

A partir da data de início do projeto – as atividades são agendadas do início para o final, isto é, a partir da data de início do projeto. É a forma mais usual de agendamento. 53

•

MICROSOFT PROJECT 2000

A partir da data de término do projeto – as atividades são agendadas do final para o início, isto é, a partir da data de término do projeto. É uma forma pouco comum de agendamento.

3. digite a data de início do projeto (projetos agendados do início para o fim) ou a data de término do projeto (projetos agendados do fim para o início); Dica – É impossível determinar as datas de início e término de um projeto ao mesmo tempo. É preciso que se determine uma das datas limites do projeto para que o programa determine a outra. 4. escolha o calendário-base do projeto (os calendários serão abordados posteriormente); 5. escolha a prioridade desse projeto. Esse campo é de vital importância ao se gerenciar múltiplos projetos simultâneos com recursos compartilhados. A prioridade aqui definida determinará quem terá a prioridade na utilização dos recursos compartilhados. Os campos de data atual e data de status serão discutidos posteriormente, durante o acompanhamento do projeto. Dica – Por definição, o quadro Informações sobre o projeto é exibido automaticamente ao se iniciar um novo projeto. Para desabilitar essa opção, acesse o menu Ferramentas – Opções e na guia Geral selecionar Solicitar informações ao criar novos projetos.

1.1. Criando um Novo Projeto a Partir de um Modelo Similar ao Microsoft Office 97 e 2000, o Project 2000 permite que os usuários baseiem facilmente um projeto em um modelo. Para criar um projeto baseado em um modelo: 1. acesse o menu Arquivo – Novo; 2. clique na guia Modelos do Project; 3. selecione o modelo a ser utilizado;

CRIANDO UM NOVO PROJETO

Figura 1.2 – Criando um novo projeto a partir de um modelo existente

4. clique em OK.

1.2. Inserindo Informações do Projeto O Project 2000 arquiva também informações de resumo sobre o projeto criado. Para inserir essas informações, 1. abra o arquivo em que se deseja inserir informações ou crie um novo projeto; 2. acesse o Menu Arquivo – Propriedades; 3. clique na guia Resumo; 4. preencha os dados como na figura a seguir e clique OK.

Figura 1.3 – Propriedades do projeto

Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são agendados e como as próprias tarefas são agendadas. Os Calendários base são conjuntos de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendários utilizam.

Figura 2.1 – Formulário de Calendário com a respectiva legenda, que pode ser acessado no menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho

Ao iniciar um projeto, deve-se escolher um calendário base para ser o calendário do projeto padrão, podendo também aplicar um Calendário base a tarefas através do calendário de tarefas (novo no Project 2000). São fornecidos três Calendários-base no Microsoft Project: Padrão – é o calendário-base que é usado por padrão para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Esse calendário reflete uma agenda de 56

TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS

trabalho tradicional: de segunda-feira a sexta-feira, das 9h às 18h, com uma hora de intervalo. 24 horas – reflete uma agenda sem nenhum período de folga. Pode ser usado quando os recursos e as atividades forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem continuamente nas atividades. Turno da Noite – reflete uma agenda de turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã, das 23h às 8h, com uma hora de intervalo. Esses calendários são diferentes do modo de exibição Calendário, que mostra a agenda do projeto em um formato de calendário, como foi visto anteriormente. Os calendários podem ser aplicados para o projeto todo, para uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas e para um determinado recurso, compondo, assim, os três calendários do Project 2000. São eles • • •

Calendário do Projeto; Calendário de Recursos; Calendário de Tarefa.

O Calendário do Projeto designa a agenda de trabalho-padrão de todos os recursos atribuídos a um projeto. O calendário indica o período de trabalho, a folga e os feriados da organização. Normalmente, ao iniciar um projeto, um dos calendários-base discutidos anteriormente pode ser escolhido como calendário do projeto. O Calendário do Recurso é o calendário único para o recurso. Quando um recurso é criado no projeto, seu calendário é definido com base no calendário do projeto. As horas de trabalho e de folga, definidas no calendário do projeto, são as horas de trabalho e de folga-padrão para cada recurso. Se o calendário-padrão é o único calendário que será utilizado no projeto para todos os recursos, não é necessário modificá-lo. Dica – Os calendários se aplicam apenas aos recursos de trabalho, e não aos recursos materiais. O Calendário de Tarefas, novo recurso incorporado no Project 2000, permite que tarefas a serem concluídas em horários diferentes, especialmente tarefas que sejam independentes dos recursos, sejam configuradas em um calendário de tarefa. Esse tipo de calendário é especialmente útil

MICROSOFT PROJECT 2000

nas situações em que se deseja que uma tarefa seja agendada fora dos períodos de trabalho normais definidos pelo calendário do projeto ou pelos calendários dos recursos atribuídos.

2.1. Criando um Novo Calendário Para criar um novo calendário: 1. acesse o menu Ferramentas – Alterar o Período de Trabalho;

Figura 2.2 – Alterar o período de trabalho em um calendário

2. pressione o botão Novo; 3. escolha Criar novo calendário-base se desejar criar um novo calendário base a partir do zero ou Criar uma cópia do calendário se quiser se basear em um calendário que já existe, incluindo feriados e personalizações já realizadas;

Figura 2.3 – Criar novo calendário base

4. digite o nome do calendário; 5. pressione OK para confirmar a criação.

TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS

2.2. Editando Calendários A edição dos calendários permite ao usuário configurar calendários de períodos de trabalho de recursos e projetos para refletir corretamente a disponibilidade dos recursos. O Microsoft Project usa essas informações ao agendar tarefas, examinando se os recursos estão superalocados e quando redistribuir recursos. Com calendários, é possível configurar períodos de trabalho (por exemplo, das 8h30min às 17h30min), dias de trabalho (como segunda-feira à sábado) e dias de folga (como feriados na empresa e férias). Os períodos de trabalho não se aplicam a recursos materiais. Para editar um calendário, 1. acesse o menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho; 2. escolha o calendário a ser alterado na caixa Para. Se o projeto não possuir recursos, os únicos calendários que irão aparecer serão os calendários-base do projeto;

Figura 2.4 – Tela alterar período de trabalho com destaque para a seleção do calendário

3. clique na data a ser alterada; 4. na área Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, escolha Período de folga ou Período de trabalho não padrão; 5. se escolher Período de trabalho não padrão, determine os novos horários nos espaços em branco abaixo na tela; 6. pressione OK para confirmar as suas modificações.

MICROSOFT PROJECT 2000

Dica – Para selecionar todas as ocorrências em um determinado dia da semana, clique sobre a inicial do dia da semana. Por exemplo, ao clicar sobre a letra D (domingo) do calendário e alterar o regime de trabalho, estão sendo alterados todos os domingos do projeto. Dica – Utilize a tecla Shift para selecionar uma região de datas, clicando na data inicial, pressionando Shift e clicando na data final.

2.3. Atribuindo um Calendário Existente para um Projeto Para atribuir um calendário a um projeto criado recentemente: 1. acesse Menu Projeto – Informações sobre o Projeto; 2. no campo calendário, escolha o calendário-base desejado; 3. clique em OK.

Figura 2.5 – Selecionando um calendário para o projeto

2.4. Atribuindo um Calendário Específico para um Recurso Por definição, o calendário do projeto é o calendário de todos os recursos, na medida em que os adiciona. Pode-se atribuir um calendário-base diferente ao recurso, ou até mesmo modificar o calendário do recurso individual, de modo a refletir a exata disponibilidade do recurso. Se, por exemplo, em um projeto com o calendário de projeto Padrão definido um recurso atribuído precisa trabalhar no turno da noite, é preciso

TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS

que o calendário-base Turno da Noite seja escolhido como calendário base para esse recurso. Para realizar essa alteração: 1. selecione o modo de exibição Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir – Planilha de Recursos; 2. selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendário; 3. dê um clique duplo nesse recurso ou clique em ; 4. clique na guia Período de trabalho; 5. clique, na caixa Calendário-base, no calendário que deseja atribuir para o recurso;

Figura 2.6 – Tela Informações sobre o recurso destacando o Calendário-base a ser aplicado para o recurso

6. clique em OK.

2.5. Editando o Calendário Específico de um Recurso Assim como as tarefas, pode ser que um determinado recurso necessite de um agendamento especial, que não siga necessariamente nenhum calendário específico. Para resolver essa questão, o Microsoft Project cria um calendário para cada recurso, baseado no calendário do projeto, toda vez que é criado um novo recurso.

MICROSOFT PROJECT 2000

Se, por exemplo, um recurso específico precisa tirar férias em uma semana específica, é preciso que somente o calendário desse recurso seja alterado, uma vez que todos os outros recursos e o projeto continuarão a ser desenvolvidos normalmente. Para editar um calendário específico de um recurso: 1. selecione o modo de exibição Planilha de Recursos ou clique no menu Exibir – Planilha de Recursos; 2. selecione o recurso para o qual deseja atribuir o novo calendário; 3. dê um clique duplo nesse recurso ou clique em ; 4. clique na guia Período de trabalho; 5. altere o calendário do recurso do mesmo modo como foi visto anteriormente em Editando Calendários;

Figura 2.7 – Tela Informações sobre o recurso destacando o calendário do recurso

6. clique em OK. Dica – Como todo recurso criado gera automaticamente um calendário, é possível alterar um calendário específico de recurso através do menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho, selecionando o calendário de acordo com o nome do recurso.

TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS

2.6. Atribuindo um Calendário Específico para uma Tarefa Por definição, todas as tarefas criadas em um projeto seguem o mesmo calendário definido para o projeto. Para alterar o calendário de uma determinada atividade: 1. selecione a tarefa para a qual se deseja atribuir um calendário; 2. dê um clique duplo na tarefa ou clique em para exibir a tela Informações sobre a Tarefa; 3. clique na guia Avançado; 4. na caixa Calendário, clique no calendário que se deseja usar para a tarefa (a opção nenhum é a padrão, ou seja, indica que a tarefa segue o calendário do projeto);

Figura 2.8 – Selecionando o Calendário para uma determinada atividade

5. clique OK. Caso deseje que o calendário da tarefa ignore as alterações no calendário de recursos, marque a caixa de seleção O agendamento ignora calendários de recursos. Nesse caso, mesmo que exista um período de folga ou trabalho definido no calendário de recursos, esse não terá validade, prevalecendo integralmente o calendário definido para a atividade.

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2.7. Opções Avançadas para os Calendários O Microsoft Project disponibiliza uma série de opções para os calendários do projeto, a saber: 1. acesse o Menu Ferramentas – Alterar o período de trabalho; 2. clique em Opções;

Figura 2.9 – Opções de calendário

3. defina o dia inicial da semana e o mês do início do ano fiscal; 4. defina o horário de trabalho diário, as horas de trabalho por dia e por semana. Isso faz com que o Project automaticamente calcule o número de horas de uma atribuição quando ela for inserida em dias ou semanas; 5. para tornar essas alterações permanentes para todos os novos projetos do Microsoft Project, clique em Definir como padrão.

Todo projeto tem um lista definida de atividades, que precisam ser inseridas no Project 2000. Essas atividades podem ser inseridas no programa de diversas formas. A forma mais usual é através da Tabela de Entrada, discutida no capítulo de modos de exibição (Planilha de Entrada). Figura 3.1 – Campos da Tabela de Entrada

3.1. Inserindo Atividades Através da Tabela de Entrada A Tabela de Entrada é uma das principais tabelas do Microsoft Project e apresenta os seguintes campos: •

Indicadores – pequenos ícones que representam informações de uma tarefa ou recurso. Toda vez que se faz uma alteração na atividade, os indicadores exibem um ícone informando o que foi personalizado. Aponte o mouse para o indicador para ler a mensagem relativa a ele.

•

Nome da Tarefa – nome pelo qual a atividade é conhecida.

•

Duração – duração da atividade.

•

Início – data de início da atividade.

•

Término – data de término da atividade. 65

MICROSOFT PROJECT 2000

•

Predecessoras – atividades que se inter-relacionam com a atividade presente.

•

Nomes dos Recursos – nomes dos recursos envolvidos na atividade.

Para criar uma atividade: 1. clique com o mouse sob a coluna Nome da Tarefa onde a atividade será criada; 2. digite o nome da atividade e pressione Enter ou as setas de direção; 3. a atividade será criada automaticamente a partir da data atual do sistema, e sua duração será de 1 dia (padrão).

Figura 3.2 – Tabela de entrada de dados

Dica – Pressione a tecla Insert ou Ins para criar uma atividade entre duas outras já existentes.

3.2. Inserindo Atividades Através de Formulários Outra forma de inserir atividades é através do formulário personalizado de entrada. Para essa ação: 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer parte da barra de ferramentas; 2. selecione a barra de ferramentas Formulários Personalizados;

Figura 3.3 – Barra de ferramentas formulários personalizados

3. clique na linha da Tabela de Entrada onde a atividade será criada; 4. clique na Ferramenta Entrada

;

CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO

Figura 3.4 – Formulário de entrada de atividades

5. digite os dados da atividade e pressione OK. Dica – Evite inserir no formulário de entrada os dados de duração, início e término. Esses dados devem ser inseridos no projeto em etapas posteriores conforme é mencionado no primeiro livro dessa série Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos. Dica – Outras opções para inserir novas atividades são os modos de exibição Formulário de Tarefas, Formulário Nome da Tarefa e Formulário Detalhes da Tarefa, citados no capítulo Modos de Exibição.

3.3. Inserindo Atividades Periódicas ou Recorrentes Pode-se observar que algumas atividades se repetem durante todo o projeto, seja diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente, ocorrendo sempre em intervalos regulares. São conhecidas como atividades recorrentes ou periódicas. Para se inserir uma atividade recorrente: 1. no campo Nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a atividade recorrente deverá ser criada; 2. acesse o menu Inserir-Tarefa recorrente; 3. digite o nome da tarefa na caixa Nome da tarefa; 4. na caixa Duração, digite o tempo necessário para uma única ocorrência da atividade;

MICROSOFT PROJECT 2000

5. em Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente para informar qual a periodicidade da atividade e especifique sua freqüência de repetição; 6. em Intervalo de recorrência, digite uma data de início na caixa Início e selecione Termina após ou Termina em para especificar uma data de conclusão ou o número de repetições desejado; 7. determine qual será o calendário utilizado pela atividade, caso seja diferente do calendário padrão do projeto; 8. clique OK.

Figura 3.5 – Tela Informações sobre tarefas recorrentes evidenciando uma atividade recorrente semanal, todas as segundas-feiras e quintas-feiras entre 19/08/00 e 13/09/00

3.4. Interrompendo Atividades Ao ajustar o cronograma de um projeto, talvez seja necessário que uma determinada atividade seja interrompida por um determinado período, sendo retomada posteriormente. Por exemplo, o projeto poderá incluir uma atividade que necessite de materiais já encomendados, mas que só serão recebidos daqui a três semanas. Se a agenda do projeto permitir, é possível dividir a atividade para que parte do trabalho que independa do material ocorra imediatamente e que a outra parte ocorra imediatamente após a chegada dos materiais. Para interromper uma atividade: 1. visualize o modo de exibição Gráfico de Gantt; 2. clique na ferramenta Dividir tarefa

;

CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO

3. clique, na barra de Gantt da atividade, na área da barra referente à data em que a divisão deverá ocorrer e arraste a segunda parte da barra para a data na qual o trabalho deverá recomeçar.

Figura 3.6 – Estágios do uso da ferramenta Dividir tarefas

3.5. Editando Dados e Atividades As informações de uma atividade podem ser editadas através do formulário Informações sobre a tarefa. Esse formulário contém as mais importantes informações sobre a atividade, podendo ser utilizado durante a criação de uma atividade, a alocação de recursos, os inter-relacionamentos e o acompanhamento do projeto, como será visto posteriormente. Para editar dados de atividades: 1. dê um clique duplo na atividade a ser editada para exibir o quadro Informações sobre a tarefa;

Figura 3.7 – Informações sobre a tarefa

MICROSOFT PROJECT 2000

2. altere os campos desejados; 3. pressione OK. Dica – O quadro Informações sobre a tarefa também pode ser acessado através da barra de ferramentas Informações sobre a tarefa . Dica – Como os dados do Microsoft Excel, os dados do Project 2000 também podem ser editados no lugar assim como na barra de edição.

Figura 3.8 – Editando um campo no local onde ele é inserido

Dica – A largura das colunas e a altura das linhas das tabelas são ajustáveis. Clique na divisão entre as linhas ou colunas e arraste até a nova largura ou altura.

3.6. Excluindo Atividades As atividades podem ser excluídas, marcando-se a atividade e pressionando a tecla Delete. Importante – Quando a tecla Delete é pressionada, toda a atividade será excluída. Para se apagar apenas um campo da tabela, pressione a tecla F2 e apague, utilizando a tecla Backspace. Em caso de engano, clique no botão Desfazer para anular a exclusão.

3.7. Movendo Atividades Para mover uma atividade de um local para outro no projeto: 1. selecione a atividade ou o grupo de atividades a ser movido, clicando no número identificador da atividade – ID (lado esquerdo do campo Nome da tarefa); 2. clique sobre o número de identificação (ID) de qualquer uma das atividades selecionadas e arraste até o local desejado, liberando o mouse.

CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO

Figura 3.9 – Movendo o grupo Fundação para antes do Preparo do Terreno através do mouse

3.8. Preenchendo Células Adjacentes de uma Tabela com o Fill Handle Quando é necessário preencher um número de células adjacentes com os mesmos dados, Fill Handle facilita essas operações de preenchimento. No Project 98, um Fill Handle podia ser usado para preencher células somente em um modo de exibição por tempo. No Project 2000, essa funcionalidade foi estendida para tabelas, tal como a porção à esquerda do modo de exibição do Gráfico de Gantt. Para realizar um preenchimento rápido com o Fill Handle: 1. clique na célula de origem dos dados; 2. clique na porção inferior direita da moldura da seleção; 3. arraste essa seleção até a célula final do preenchimento; 4. solte o botão do mouse.

Figura 3.10 – Os três estágios de um preenchimento com o Fill Handle

Após listar as atividades do projeto, é preciso que elas sejam agrupadas de modo a tornar mais estruturada e racional a sua compreensão, organizando o projeto e adicionando estrutura a ele através do recuo de atividades que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente. As atividades podem ser recuadas em quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto. Pacote de Trabalho

Atividades

Entrega ou Marco

Tempo Figura 4.1 – Decomposição do Pacote de Trabalho (Tarefa de resumo) em atividades e entregas ou marcos(etapas). Figura extraída do livro Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, do mesmo autor

CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT

WBS)

4.1. Indentando ou Recuando Atividades As atividades podem ser divididas em Executivas, Resumo e Marcos. As atividades executivas são diferenciadas das atividades de resumo pela identação ou recuo. Para criar níveis em um conjunto de atividades: 1. digite todas as atividades na Tabela de Entrada; 2. selecione as atividades que serão identadas, isto é, as atividades que estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à primeira linha da seleção;

Figura 4.2 – Selecionando atividades a serem recuadas

3. pressione o botão Recuo para tornar as atividades selecionadas elementos da Atividade-Resumo.

Figura 4.3 – Atividades selecionadas agora são integrantes da atividade-resumo Fase 1

Dica – Para promover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos criada, basta pressionar a ferramenta Recuo para a Esquerda .

4.2. Visualizando os Níveis da Estrutura de Tópicos Ao realizar todos os recuos nas atividades, uma estrutura de níveis é constituída, compondo o WBS ou a Estrutura de Divisão de Trabalho. A estrutura de nível criada pode ser exibida ou ocultada através das ferramentas a seguir, na barra de ferramentas Formatação.

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.4 – Botões de Estrutura de Níveis na barra de ferramentas Formatação

Botão

Descrição Mostra as subtarefas da atividade-resumo selecionada. Oculta as subtarefas de uma atividaderesumo selecionada. Mostra o projeto detalhado até o nível da estrutura de tópicos desejado.

As figuras a seguir mostram como o detalhamento de um projeto se altera ao se exibir em níveis da estrutura de tópicos diferentes.

Figura 4.5 – Estrutura de Tópicos com a opção Mostrar Nível da Estrutura de Tópicos 1 ativado

CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT

WBS)

Figura 4.6 – Estrutura de Tópicos com a opção Mostrar Nível da Estrutura de Tópicos 2 ativado

Figura 4.7 – Estrutura de Tópicos com a opção Mostrar Nível da Estrutura de Tópicos 3 ativado

Outra forma de exibir, de modo refinado, a estrutura de divisão de trabalho criada é através das opções de modos de exibição da estrutura de tópicos. Para essa ação: 1. acesse o Menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Modos de Exibição; 3. na parte inferior do quadro, localize o item Opções de Estrutura de Tópicos para... ; 4. selecione todas as opções para que seu projeto seja exibido com todos os detalhes possíveis para as estruturas de tópicos, incluindo números da estrutura de tópicos e tarefa de resumo do projeto.

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.8 – Opções de estruturas de tópicos

Após a seleção de todos os itens, o projeto será exibido como na figura a seguir.

Figura 4.9 – Visualização completa da estrutura de níveis incluindo os números dos níveis da estrutura

Outra forma de alterar a estrutura de tópicos é através do menu Projeto – Estrutura de Tópico.

Figura 4.10 – Acessando as ferramentas de estruturas de tópicos através da barra de menus

CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT

WBS)

4.3. Acúmulo de barras de Gantt em Atividades de Resumo No Project 2000, os usuários podem configurar a exibição das barras de Gantt de subatividades na barra de Gantt da atividade resumo relacionada toda vez que as subatividades da atividade resumo forem ocultadas pressionando a ferramenta . Para configurar o acúmulo de barras de Gantt: 1. acesse o menu Formatar – Layout; 2. na tela Layout, clique em Sempre acumular barras de Gantt para que as subativiades sejam mostradas no resumo ao serem ocultadas; 3. clique também em Ocultar barras de acúmulo quando o resumo expandir para esconder a barra da atividade resumo ( );

Figura 4.11 – Tela Layout

4. clique em OK.

Figura 4.12 – Barras de Gantt na representação padrão com a atividade de resumo expandida

Figura 4.13 – Barras de Gantt na representação acumulada com a atividade de resumo comprimida

MICROSOFT PROJECT 2000

Dica – Se desejar fazer a alteração somente para uma subatividade de uma atividade resumo, utilize a opção Ajustar as barras de Gantt ao resumo, disponível no formulário Informações sobre a tarefa, acessando com um duplo clique na atividade.

4.4. Códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho Os códigos de Estrutura de Divisão de Trabalho (EDT ou WBS) são códigos alfanuméricos que identificam a posição exclusiva de cada tarefa na estrutura de tópicos do projeto. Os códigos de EDT podem ser usados para reportar agendas e controlar custos.

4.4.1. Exibindo os Códigos da EDT Os números da estrutura de tópicos são o tipo mais simples de código de EDT; o Microsoft Project calcula os números da estrutura de tópicos para cada tarefa com base na estrutura de tópicos da lista de tarefas. Os números da estrutura de tópicos são compostos de números somente e não é possível editá-los; no entanto, eles são alterados automaticamente quando se move uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas ou recua tarefas para a direita ou para a esquerda. Para exibir números da estrutura de tópicos: 1. selecione um modo de exibição de tabela de tarefa, como, por exemplo, o gráfico de Gantt; 2. clique no campo à direita do qual se deseja inserir uma coluna para o código de EDT, como por exemplo o campo Nome da tarefa, para inserir códigos de estrutura de tópicos imediatamente à esquerda dos nomes de tarefa;

Figura 4.14 – Campo nome da tarefa selecionado para inserir o campo ETD entre o indicador e o nome da tarefa

3. no menu Inserir, clique em Coluna; 4. na caixa Nome do campo, clique em EDT; 5. se desejar personalizar o nome e o alinhamento, preencha os outros campos da tela; 6. clique em OK.

CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT

WBS)

Figura 4.15 – Campo EDT escolhido na tela Definição de Coluna

Observe que, ao digitar novas atividades, números ordenados automaticamente serão colocados nas atividades e, ao se criarem níveis de tópicos, esses números vão se alterando de modo a criar uma estrutura de tópicos numérica, como, por exemplo, 3.2.1. para Sondagem, mostrado na figura a seguir.

Figura 4.16 – Tabela de tarefas evidenciando o EDT para cada atividade

4.4.2. Personalizando os Códigos EDT Se a organização, ou o cliente, necessita de um formato específico de código de estrutura de divisão de trabalho (EDT), o usuário poderá criar uma máscara personalizada que o Project 2000 usará para atribuir códigos de EDT correspondentes a tarefas, dependendo da sua posição na hierarquia da estrutura de tópicos do projeto. Para definir um código EDT novo para o projeto: 1. acesse o menu Projeto – EDT – Definir código;

Figura 4.17 – Menu Projeto – EDT – Definir código

MICROSOFT PROJECT 2000

2. na tela Definição de código de EDT, digite uma seqüência de letras e números na caixa Prefixo do código do projeto para especificar o prefixo do código do projeto que diferencia as atividades desse projeto das atividades de outros projetos;

Figura 4.18 – Tela Definição de código de EDT

3. clique na primeira linha na coluna Seqüência e, em seguida, abra a caixa com as opções de seqüência para especificar a seqüência de códigos das tarefas de primeiro nível, dentre elas: •

•

Números (ordenados) – mostra um código de EDT numérico para esse nível em ordem crescente para cada atividade. Por exemplo, 1, 2 e 3 para as primeiras três tarefas de resumo no projeto (padrão do Project); Letras maiúsculas (ordenadas) – mostra códigos de EDT em ordem alfabética e em maiúsculas. Por exemplo, A, B e C para as primeiras três tarefas de resumo no projeto; Letras minúsculas (ordenadas) – mostra códigos de EDT em ordem alfabética e em minúsculas. Por exemplo, a, b e c para as primeiras três tarefas de resumo no projeto. Caracteres (não ordenados) – mostra qualquer combinação de números e letras maiúsculas e minúsculas, como, por exemplo, MKT1, TRA1 e COM1 para as primeiras três tarefas de resumo do projeto. Ao escolher Caracteres (não ordenados), o usuário terá o máximo de flexibilidade para inserir códigos de EDT personalizados. O Project 2000 exibirá um asterisco (*) no campo EDT até que seja digitado ou inserida uma seqüência de caracteres para esse nível do código de EDT;

CRIANDO A ESTRUTURA DE DIVISÃO DO TRABALHO (EDT

WBS)

4. na coluna Comprimento, clique na primeira linha e digite ou selecione um número para o número máximo de posições na seqüência definida na primeira coluna (por exemplo, em uma seqüência definida Números ordenados, se escolher um comprimento de 1 caractere, ao chegar na nona atividade, o Project 2000 irá alertar que não é possível continuar aquela EDT dentro dos parâmetros definidos, uma vez que, a partir da atividade 10, seriam necessários 2 caracteres no comprimento); Dica – Na maioria das vezes o campo Comprimento é configurado para Qualquer, de modo a permitir qualquer extensão na seqüência do EDT. 5. na coluna Separador, clique na primeira linha e digite ou selecione um caractere para separar a seqüência de códigos de um nível da seqüência de códigos do próximo nível; 6. repita as etapas 4, 5 e 6 para cada nível da estrutura de tópicos que deseja especificar;

Figura 4.19 – Dados preenchidos para 5 níveis da estrutura de códigos

Dica – Se se desejar que o Project 2000 atribua automaticamente um código de EDT cada vez que se inserir uma nova tarefa, marque a caixa de seleção Gerar código de EDT para nova tarefa. Dica – Os códigos EDT são exclusivos para cada atividade, ou seja, não existem 2 atividades com o mesmo EDT. Para desabilitar essa exclusividade, desmarque a caixa Verificar exclusividade dos novos códigos de EDT.

MICROSOFT PROJECT 2000

7. clique em OK. Caso o campo EDT ainda não tenha sido exibido na tabela, repita os passos do item Exibindo os Códigos da EDT, descritos anteriormente neste capítulo.

Figura 4.20 – Visualização dos códigos EDT personalizados em uma Tabela de tarefas

Os códigos de estrutura de tópicos personalizados não são alterados automaticamente quando se adicionam, movem ou excluem atividades. Como os códigos de estrutura de tópicos são usados para refletir uma estrutura alternativa para o projeto, eles não são afetados pelas alterações na estrutura de tópicos. Caso deseje reaplicar a estrutura de códigos EDT personalizada: 1. acesse o menu Projeto – EDT – Renumerar; 2. escolha se os códigos EDT serão renumerados para todo o projeto ou se apenas para as atividades selecionadas; 3. clique OK.

Figura 4.21 – Tela Renumeração de EDT

Dica – O Microsoft Project não representa graficamente na forma de um organograma as estruturas de divisão de trabalho (EDT ou WBS). Acesse o site oficial do Project na Microsoft (www.microsoft.com) para verificar se existem empresas desenvolvedores de produtos para o Project que possuem esse tipo de solução.

5.1. Entrando com Durações As durações no Microsoft Project 2000 podem ser dadas em: • • • • •

meses (mê ou mês, com acento); semanas (s, sem ou semana); dias (d, di ou dia); horas (h, hr ou hora); minutos (m, min ou minuto).

O Microsoft Project tem, como padrão: • • •

1 dia de trabalho = 8 horas; 1 semana = 40 horas; 1 mês = 20 dias de trabalho (160 horas). Dica – Para modificar os valores-padrão do Microsoft Project, acesse o menu Ferramentas – Opções e escolha a guia Calendários.

A duração da atividade pode ser inserida na Tabela de Entrada através da coluna Duração, digitando-se a duração, seguida de sua unidade de medida. Caso não se digite a unidade de medida, o Project 2000 assumirá automaticamente a duração digitada em dias. Todas as novas tarefas são criadas automaticamente com durações estimadas como padrão para sinalizar que uma duração ainda não foi inserida. Isso 83

MICROSOFT PROJECT 2000

é evidenciado por um “?” após a duração. Usuários podem inserir uma duração diferente seguida por um “?” para denotar que esse valor de duração ainda não é o definitivo. Isso permite que seja inserida uma duração estimada, e ela é facilmente reconhecida como tal para que os usuários voltem mais tarde e a confirmem ou alterem quando chegarem a um valor mais preciso. Tarefas com durações estimadas são encontradas através de uma rápida busca visual por pontos de interrogação na coluna de duração.

Figura 5.1 – Coluna duração destacada na Tabela de Entrada

Outra forma de se inserirem durações é através dos Formulários de Entrada e do quadro de Informações sobre a tarefa, vistos anteriormente na inserção de atividades. As atividades-resumo não permitem a entrada de valores de duração, uma vez que sua duração é calculada através de suas atividades constituintes. Toda vez que o campo duração estiver cinza (esmaecido), ele indicará que a duração da atividade é um campo calculado pelo projeto. Dica – Diversas atividades são executadas em períodos corridos de tempo, ou seja, estão sendo realizadas durante os dias de folga e o período da noite, como, por exemplo, as atividades de secagem. Para utilizar períodos de tempo corrido, coloque o sufixo d após a unidade de duração da atividade. Exemplo – 3 dias corridos = 3dd, 24 horas corridas = 24hd.

5.2. Análise Pert para Estimativa de Durações Um dos melhores mecanismos para a estimativa de durações de atividades é a análise de Pert*. A análise de Pert trabalha com a estimativa da duração otimista, pessimista e mais provável da atividade. A duração final da atividade é determinada através da média ponderada das três estimativas de duração. * A análise de Pert foi discutida no primeiro livro desta série, Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, durante a Determinação da Duração das Atividades do Projeto (Parte VI).

INSERINDO DURAÇÕES PARA AS ATIVIDADES DO PROJETO

A análise de Pert utiliza a barra de ferramentas Análise Pert. Para exibir a barra de ferramentas Análise Pert: 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer parte da barra de ferramentas do Project; 2. escolha Análise Pert.

Figura 5.2 – Ferramenta análise Pert

Para estimar durações através da análise Pert: 1. entre com os dados de duração através do formulário Entrada Pert ou da Planilha de entrada Pert ;

Figura 5.3 – Formulário de entrada de dados para a análise Pert

Figura 5.4 – Planilha de entrada de dados da análise Pert

MICROSOFT PROJECT 2000

2. confira os pesos para cada tipo de duração. A relação mais comum é de 1, 4 e 1 para as durações otimista, mais provável e pessimista, ou seja, Duração =

1xOpt + 4 xEst + 1xPes 6

onde: Opt = duração otimista Est = duração mais provável Pes = duração pessimista Para modificar essas proporções, clique em Níveis de Importância Pert . A soma dos pesos das durações otimista, esperada e pessimista deve atingir o valor 6;

Figura 5.5 – Níveis de importância para a análise Pert

3. pressione a ferramenta Calcular Pert .após a entrada de todas as estimativas de duração para as atividades executivas (não é preciso entrar com estimativas para as durações de tarefas resumo). Importante – Quando se utiliza a análise Pert para estimar durações de atividades, é fundamental que se entre com as informações completas para todas as atividades. Se uma atividade não possuir dados inseridos de durações otimista, pessimista e mais provável, eles serão calculados como zero. O Microsoft Project possibilita a criação de gráficos de Gantt pessimista, mais provável e otimista, utilizando como base as durações otimista, esperada e pessimista, por meio das ferramentas a seguir.

Dica – As durações otimistas, esperadas e pessimistas são armazenadas nos campos duração1, duração2 e duração3, respectivamente.

O Project 2000 permite quatro tipos básicos de inter-relacionamento: •

Término para Início – TI; Predecessora Sucessora

•

Início para Início – II; Predecessora Sucessora

•

Término para Término – TT; Predecessora Sucessora

•

Início para Término – IT. Predecessora Sucessora Figura 6.1 – Notação exibida para os inter-relacionamentos no Gráfico de Gantt

MICROSOFT PROJECT 2000

6.1. Como Estabelecer uma Conexão entre Atividades 6.1.1. Através do Gráfico de Gantt A forma mais fácil de vincular atividades no Microsoft Project é através do Gráfico de Gantt. Para isso, 1. clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 2. arraste até a barra da atividade sucessora; 3. uma relação término para início (TI) é automaticamente criada.

Figura 6.2 – Relacionando atividades no Gráfico de Gantt

Figura 6.3 – Atividades relacionadas no Gráfico de Gantt

6.1.2. Através da Tabela de Entrada Outra forma de vincular as atividades é a utilização do campo predecessoras na Tabela de entrada. Para isso, 1. digite o número da predecessora na linha da atividade sucessora; 2. pressione Enter.

Figura 6.4 – Alterando as predecessoras através da tabela de entrada

INTER-RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES

Dica – Utilize ponto e vírgula para separar as predecessoras de uma mesma atividade. Caso o ponto e vírgula não funcione, vá ao Painel de Controle do Windows, escolha Configurações Regionais. Na guia números, troque o separador de listas para ponto e vírgula.

6.1.3. Através do Formulário de Informações sobre a Tarefa O formulário Informações sobre a tarefa é utilizado para a criação de vários vínculos simultâneos em uma mesma atividade. Para essa ação, 1. selecione a atividade que será vinculada às suas predecessoras (atividade sucessora); 2. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a ta; refa 3. selecione a guia predecessoras; 4. clique no campo Nome da tarefa e, através da caixa de listagem, escolha o nome da atividade predecessora; 5. repita o item 4 se existirem outras predecessoras para a atividade selecionada; 6. pressione OK para efetivar o vínculo entre as atividades.

Figura 6.5 – Determinando predecessoras através das Informações sobre a tarefa

6.1.4. Através da Ferramenta Vincular Tarefas As ferramentas Vincular Tarefas e Desvincular Tarefas são empregadas para vincular atividades que estejam distantes ou para criar uma seqüência de várias atividades (escadinha) de maneira rápida e direta.

MICROSOFT PROJECT 2000

Para relacionar atividades com a ferramenta Vincular Tarefas: 1. selecione as atividades a serem vinculadas, iniciando pela primeira predecessora até atingir a última sucessora; 2. clique na ferramenta Vincular Tarefas

Figura 6.6 – Atividades selecionadas antes de aplicada a ferramenta Vincular Tarefas

Figura 6.7 – Atividades com o vínculo estabelecido depois de aplicada a ferramenta Vincular Tarefas

Para vincular atividades que não sejam adjacentes, 1. selecione a atividade predecessora; 2. pressionando a tecla CTRL, selecione a atividade sucessora; 3. clique na ferramenta Vincular Tarefas .

Figura 6.8 – Atividades não adjacentes selecionadas para serem vinculadas

INTER-RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES

6.2. Alterando o Relacionamento entre as Atividades O tipo de relacionamento entre as atividades pode ser facilmente editado e modificado através do Gráfico de Gantt ou da Tabela de entrada. Para modificar as relações de dependência através do Gráfico de Gantt: 1. clique duas vezes na seta de representação da dependência no Gráfico de Gantt; 2. escolha, na caixa de diálogo Tipo, a forma de relacionamento entre as atividades (Término-a-Início, Início-a-Início, Término-a-Término e Início-a-Término).

Figura 6.9 – Alterando o tipo de dependência entre as atividades

Outra forma de se editar o tipo de dependência entre as atividades é a utilização da Tabela de Entrada, inserindo os códigos TI, II, TT, IT após a digitação do número da atividade predecessora.

Figura 6.10 – Editando predecessoras através da Tabela de entrada

6.3. Antecipações e Retardos nas Atividades Antecipações e retardos entre as atividades possibilitam um aumento significativo nas possibilidades de inter-relacionamentos das atividades. Os retardos representam períodos de defasagem entre as atividades predecessoras e sucessoras, como atividades de secagem. Já as antecipa-

MICROSOFT PROJECT 2000

ções reduzem a duração do cronograma através da sobreposição de atividades. As antecipações são conhecidas em projetos como fast tracking. Para inserir folgas e antecipações: 1. dê um clique duplo na seta de representação da dependência no Gráfico de Gantt; 2. digite, no campo Retardo, a quantidade de folga ou adiantamento desejada. Os valores de retardo devem ser números positivos, e os valores de adiantamento, negativos. As unidades do campo retardo são as mesmas definidas para o campo duração (m, h, d, s ou mê) ou duração decorrida (md, hd, dd ou sd) ou podem ser dadas como valores percentuais da duração da predecessora, negativos ou positivos.

Figura 6.11 – Um exemplo de um adiantamento de 25% na ligação entre 2 atividades

As antecipações, ou retardos, também podem ser editadas através da Tabela de entrada, inserindo sinais de soma ou subtração e a unidade de medida ou percentual desejado ao campo predecessoras. Por exemplo: 50% de folga entre duas atividades com relação tipo término para início = TI+50%.

Figura 6.12 – Exemplo de retardo visto pela Tabela de entrada

6.4. Excluindo as Dependências Para desvincular as atividades utilizando a Tela Dependências entre as tarefas: 1. dê um clique duplo no vínculo que se deseja excluir; 2. na tela Dependências entre as tarefas, clique em Excluir.

INTER-RELACIONAMENTOS ENTRE AS ATIVIDADES

Figura 6.13 – Botão Excluir na tela Dependência entre tarefas

Para desvincular as atividades utilizando a ferramenta Desvincular Tarefas: 1. selecione as atividades que serão desligadas; 2. clique em Desvincular Tarefas

Dica – A exclusão do vínculo não exclui as atividades predecessoras e sucessoras.

O caminho crítico é a série de atividades que precisam ser concluídas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado. São críticas todas as atividades que se encontram no caminho crítico. Em um projeto, existem dois tipos de caminhos críticos: •

caminho crítico simples;

•

caminhos críticos múltiplos.

7.1. Caminho Crítico Simples É o caminho crítico único do projeto. A determinação do caminho crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de Gantt. Para essa ação: 1. pressione a ferramenta Assistente de gráficos de Gantt o menu Formatar – Assistente de gráficos de Gantt; 2. pressione Avançar;

ou acesse

DETERMINAÇÃO DO CAMINHO CRÍTICO

Figura 7.1 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa 1

3. selecione a caixa Caminho crítico no campo tipo de informações;

Figura 7.2 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa 2

4. pressione Concluir ; 5. pressione Formatar ;

Figura 7.3 – Assistente de gráficos de Gantt – Etapa final

MICROSOFT PROJECT 2000

6. pressione Sair do assistente. O caminho crítico do projeto é destacado do projeto pela cor vermelha. Dica – O Assistente de gráficos de Gantt é também utilizado para personalizar o Gráfico de Gantt, como será visto no capítulo de formatação.

7.2. Múltiplos Caminhos Críticos O Microsoft Project pode exibir caminhos críticos para cada rede independente de atividades. Com esse comportamento, qualquer atividade sem uma sucessora terá margem de atraso igual a zero e, assim, se transformará em crítica. Para exibir múltiplos caminhos: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo; 2. selecione a caixa de seleção Calcular vários caminhos críticos;

Figura 7.4 – Tela Opções – Cálculo com destaque para o cálculo de vários caminhos críticos

3. pressione OK.

Os recursos são todas as pessoas, materiais de consumo e equipamentos necessários para a realização da atividade. Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto.

Figura 8.1 – Os diferentes tipos de recursos de um projeto

8.1. Criando e Excluindo Recursos Para o Project 2000, existem dois tipos de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Os recursos de trabalho são as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) às mesmas. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens que são consumidos durante as atividades do projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais estão cimento, papel, água, areia, etc. 97

MICROSOFT PROJECT 2000

Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de várias formas: • • • • •

os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho (correio eletrônico e web) encontram-se desativados; não é possível especificar a disponibilidade para um material; os recursos materiais não são passíveis de nivelamento de recursos; os recursos materiais não utilizam calendários de recursos; o custo por uso funciona de forma diferente se comparado aos recursos de trabalho. mostrando o custo que se acumula uma única vez, independentemente do número de unidades de material atribuídas.

Os recursos no Microsoft Project podem ser criados através da Planilha de recursos. Essa planilha serve tanto para recursos de trabalho quanto para materiais.

Figura 8.2 – Planilha de recursos

Para criar recursos na Planilha de recursos: 1. escolha Planilha de recursos através da Barra de modos ou do Menu Exibir; 2. preencha os dados para cada recurso, onde: Nome do Recurso – nome completo do recurso ou material a ser utilizado no projeto; Tipo – escolha se o recurso será classificado como material ou trabalho; Rótulo do Material – contém a unidade de medida inserida para um recurso material, por exemplo, toneladas, caixas ou metros cúbicos (somente disponível para recursos do tipo material); Iniciais – iniciais do nome do recurso, seja ele material ou trabalho; Grupo – o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localização na empresa ou no almoxarifado); Unid Máx. – quantidade máxima de recursos disponíveis simultaneamente a ser utilizada nos cálculos de nivelamento de recursos (somente disponível para recursos do tipo trabalho);

RECURSOS

Taxa Padrão – custo do recurso por hora de trabalho normal para recursos trabalho ou custo por unidade para recursos material; Taxa Hora Extra – custo do recurso por hora extra de trabalho (somente disponível para recursos do tipo trabalho); Custo/Uso – custo por utilização de uma unidade de recurso, no caso de trabalho ou o custo individual para se utilizar um material, independentemente de qual seja sua quantidade (por exemplo, se se tem um custo por uso para o cimento de $1,00 e 10 sacos de cimento vão ser alocados em uma atividade, o custo dessa atividade será aumentado em $1,00 em vez de $10,00); Acumular – forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim) que altera o Fluxo de Caixa do projeto; Calendário-Base – calendário de atividades do recurso (férias, folgas, etc.) (somente disponível para recursos do tipo trabalho); Código – campo de texto para armazenar informações sobre o recurso, tais como: registro do funcionário, código de estoque do material, etc.

Figura 8.3 – Dados de recursos materiais e trabalho registrados na planilha de recursos

Dica – Para excluir um recurso, pressione Delete sobre o recurso a ser excluído na Planilha de Recursos. Todas as atribuições dadas àquele recurso nas atividades serão desfeitas. Outra forma de se registrarem os recursos é utilizar as tabelas de Entrada de Recursos do trabalho e de entrada de materiais. Essas tabelas evitam que campos desabilitados para determinado tipo de recurso sejam exibidos desnecessariamente. Para exibir as tabelas de Entrada–Recursos do trabalho ou Entrada– Recursos materiais, 1. escolha Planilha de recursos através da Barra de modos ou do menu Exibir;

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas; 3. selecione a planilha desejada e escolha Aplicar. A escolha dessas tabelas de entrada não filtra os dados, ou seja, as tabelas de entrada – recursos materiais podem mostrar recursos de trabalho e vice-versa. Para filtrar esses dados e somente mostrar os recursos desejados, acesse a ferramenta Filtro e selecione Recursos – Material ou Recursos – Trabalho.

Figura 8.4 – Filtro de recursos com destaque para os filtros Recursos – Material e Recursos – Trabalho

Figura 8.5 – Tabela Entrada-Recursos do trabalho com o filtro Recurso – Trabalho ativado

Figura 8.6 – Tabela Entrada-Recursos materiais com o filtro Recurso – Material ativado

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RECURSOS

8.2. Editando um Recurso Para editar um recurso, 1. na Planilha de recursos, dê um clique duplo no recurso, seja ele material ou trabalho; 2. escolha a guia Geral para alterar as informações mais genéricas do recurso, inclusive contas de e-mail, grupos de trabalho e dados de período de disponibilidade para recursos de trabalho; 3. escolha a guia Período de Trabalho para alterar o calendário do recurso, como foi visto anteriormente no livro; 4. escolha a guia custos para inserir dados personalizados de custos, como será visto na próxima seção; 5. escolha anotações para inserir qualquer texto ou imagem sobre o recurso; 6. quando finalizar as alterações necessárias, pressione OK.

Figura 8.7 – Informações sobre o recurso na guia Geral

8.3. Atribuindo Custos aos Recursos O custo de um projeto é a soma dos custos de seus recursos com os custos fixos incorridos. Para os recursos de trabalho, o custo pode ser dado de três formas diferentes:

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MICROSOFT PROJECT 2000

Taxa Padrão – utilizado para mão-de-obra ou equipamentos alugados ou depreciáveis. Calcula-se o custo do recurso na atividade como a taxa por hora do recurso x duração da atividade. Taxa por hora extra – utilizado para mão-de-obra trabalhando em regime de horas extras. Custo/uso – utilizado quando o recurso cobra uma taxa fixa para trabalhar na atividade, independentemente de sua duração, como, por exemplo, custos de arquitetos em projetos de arquitetura (preço fechado). Para os recursos – materiais, o custo pode ser dado de duas formas diferentes: Taxa Padrão – utilizado como o preço unitário de cada material. Calculase o custo do material na atividade como a taxa padrão do recurso x o número de unidades atribuídas à atividade. Custo por uso – utilizado quando se deseja cobrar uma taxa de utilização do material, independentemente da quantidade utilizada do recurso na atribuição. Toda vez que se aloca um recurso do tipo material em uma tarefa, o valor estipulado no campo Custo por uso é adicionado à atividade uma única vez. Outro campo importante é a Acumulação de Custos. Esse campo determina como esse custo será analisado do ponto de vista de pagamento. Existem três opções de acumulação: início, rateado e fim. Início indica que o pagamento do recurso será feito integralmente no início da atividade. Rateado indica que o pagamento será feito proporcionalmente no tempo durante a execução da atividade. Fim indica que o pagamento será feito somente após o término da atividade. A Acumulação de Custos está intimamente ligada ao Fluxo de Caixa do projeto. Os valores de custos de recursos devem ser inseridos na Planilha de recursos para que esses possam originar os custos das atividades ao serem atribuídos nelas.

8.4. Atribuindo um Recurso a uma Atividade Recursos são atribuídos a atividades para deixar claro quem é o responsável por sua condução. Atribuir recursos também ajuda a determinar quanto tempo levará para que a atividade seja concluída, e, se o projeto

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RECURSOS

também controlar custos, determinará o custo de cada atividade e, conseqüentemente, do projeto. Uma atividade sempre recebe mais de um recurso. Portanto, na maioria das vezes, será preciso atribuir recursos de trabalho e materiais a uma atividade de maneira quase simultânea.

8.4.1. Atribuindo Recursos de Trabalho Quando se atribui um recurso de trabalho a uma atividade, especifica-se a parcela do tempo do recurso disponível para ela. O Project 2000 denomina essa parcela de tempo como unidades de atribuição. O recurso pode ser atribuído em período integral (1 ou 100%) na atribuição ou em qualquer outra parcela de tempo (0,2 ou 20%, por exemplo, com o tempo restante disponível para outras atribuições) ou vários (por exemplo, 2 ou 200% para dois pedreiros atribuídos a uma tarefa). Para atribuir um recurso de trabalho a uma atividade, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. no campo Nome da tarefa, selecione a tarefa à qual deseja atribuir um recurso; 3. 4. 5. 6.

clique em Atribuir recursos ; no campo Nome, selecione o recurso que deseja atribuir à tarefa; determine a quantidade de recursos a ser alocada; clique em Atribuir;

Figura 8.8 – Atribuição de recursos às atividades

7. repita os passos 4, 5 e 6 para os outros recursos a serem inseridos.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Uma marca de seleção 9 à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à atividade selecionada. Importante – A caixa de atribuição de recursos permanece aberta na tela até que o usuário finalize todas as atribuições no projeto e feche a janela.

Dica – A quantidade de recursos de trabalho pode ser dada em valores unitários ou porcentagem. Acesse o menu Ferramentas – Opções, selecione a guia Agenda. Clique em decimal ou porcentagem no campo Mostrar unidades de atribuição como.

8.4.2. Atribuindo um Recurso Material a uma Atividade Quando se atribui um recurso material a uma tarefa, pode se estabelecer se o uso do material se baseia no tempo (consumo de material variável) ou não (consumo de material fixo). No consumo de material fixo, a quantidade especificada de material independe da duração da atividade, como, por exemplo, 10 sacos de cimento para um determinado trabalho, independentemente do tempo que ele leve para ser concluído. No consumo de material variável, a quantidade de material é especificada por unidade de tempo, como, por exemplo, 10 sacos de cimento por dia de trabalho. Observase que a atribuição no gráfico de Gantt também mostra o rótulo do material, ao lado da quantidade, facilitando a compreensão do projeto. Para atribuir um recurso material a uma atividade, 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. no campo Nome da tarefa, selecione a tarefa à qual deseja atribuir um material; ; 3. clique em Atribuir recursos 4. no campo Nome, selecione o recurso que deseja atribuir à tarefa; 5. no caso de recursos alocados de modo fixo, digite a quantidade do recurso para toda a tarefa; 6. no caso de materiais que são consumidos no tempo, digite a quantidade por unidade de tempo, como, por exemplo, 3 m³/dia, 2 sacos/h, etc.; 7. clique em Atribuir;

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RECURSOS

Figura 8.9 – Atribuição de materiais às atividades

8. repita os passos 4, 5, 6 e 7 para os outros materiais a serem inseridos. Uma marca de seleção 9 à esquerda do campo Nome indica que o recurso está atribuído à atividade selecionada.

8.5. Como o Microsoft Project calcula a Duração de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos O Microsoft Project calcula a duração de projetos tendo por base, ou não, a alteração da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle de agendamento disponíveis no Project 2000 são: • • •

unidades fixas; trabalho fixo; duração fixa.

Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Project calcula a seguinte expressão: Duração =

Trabalho Unidades

Essa relação é gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade. Quando se altera a quantidade de recursos, a duração e a quantidade de horas de trabalho se ajustarão para manterem o equilíbrio entre os fatores, de acordo com o que está definido no tipo de tarefa.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para alterar o tipo de tarefa de uma tarefa isolada: 1. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a ta; refa 2. selecione a guia Avançado; 3. na caixa Tipo de tarefa, escolha o tipo de atividade desejado.

Figura 8.10 – Selecionando o tipo de tarefa no formulário Informações sobre a tarefa

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Unidades fixas, ao dobrar a atribuição, a quantidade de trabalho que um recurso precisa realizar (através do modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do Recurso), o Project 2000 dobrará a duração da atividade para comportar a nova necessidade de trabalho, mantendo a quantidade de recursos fixa.

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Duração fixa, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o Project 2000 manterá a duração da atividade constante, mas dobrará a quantidade de trabalho a ser realizada.

•

Se o tipo de tarefa atribuído for Trabalho fixo, ao dobrar a quantidade de recursos de trabalho atribuídas, o Project 2000 reduzirá a duração da atividade pela metade para comportar a quantidade de trabalho préestabelecida.

Ao usar essas opções de agendamento padrão do Project 2000, o usuário normalmente insere atividades, define durações e dependências, bem como faz a atribuição de recursos. Fica a cargo do mecanismo de cálculo do Project 2000 calcular as datas de início e término das atividades a partir da quantidade de trabalho calculada. Por padrão, a alteração das durações das tarefas altera a quantidade de trabalho dos recursos atribuídos.

RECURSOS

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No entanto, algumas vezes a equipe do projeto necessitará exercer um controle direto sobre a quantidade de trabalho atribuída aos recursos nas atividades e irá preferir que o Microsoft Project determine a duração do trabalho e as datas de início e término inseridas. Isso será útil se, em vez de gerenciar tarefas, o seu foco for o gerenciamento de recursos, especialmente quando estiver envolvida a cobrança por hora. É possível fazer isso transformando todas as tarefas em tarefas de trabalho fixo e inserindo seus próprios valores de trabalho. Se desejar implementar de um modo definitivo um dos três tipos de agendamento: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Agenda; 2. na caixa Tipo de tarefa padrão, escolha duração, unidades ou trabalho fixo; 3. clique em Definir como Padrão para que, ao sair do Project 2000, essas configurações sejam gravadas para todos os projetos.

Figura 8.11 – Menu Ferramentas – Opções na guia Agenda, mostrando a alteração do Tipo de tarefa padrão e o botão Definir como padrão

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MICROSOFT PROJECT 2000

8.5.1. Agendamento Controlado pelo Empenho em Atividades com Unidades Fixas Quando uma atividade é designada do tipo Unidades fixas, o controle pelo empenho torna-se possível. Controle por empenho, também conhecido como efeito mutirão, significa manter o valor total para o trabalho da tarefa, independentemente de quantos e quais recursos de trabalho estejam atribuídos a ela. Quando novos recursos são atribuídos, sejam eles iguais, ou não, aos anteriores, o trabalho restante é distribuído entre eles, reduzindo a duração. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão, ao acrescentar um recurso S, a duração passa para 5 dias. Se o controle pelo empenho está desativado, a atividade só tem sua duração alterada com a alteração de recursos já existentes. Por exemplo, uma atividade A dura 10 dias e utiliza um recurso R. Com o efeito mutirão desabilitado, ao acrescentar um recurso S, a duração permanece em 10 dias, dobrando o trabalho total da tarefa, de modo a acomodar a necessidade de alocação de dois recursos. O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendo adicionados ou removidos de uma atividade. Regras básicas do agendamento controlado pelo empenho: •

Os cálculos só serão aplicados depois que o primeiro recurso for atribuído à tarefa. Quando um segundo recurso for aplicado, ou a quantidade do recurso anteriormente inserido for alterada, o valor total do trabalho não será alterado, mas, sim, a quantidade de trabalho de cada um dos recursos, podendo aumentar ou diminuir a duração das atividades.

•

Os cálculos são refeitos quando se atribuirem vários recursos ao mesmo tempo em uma atividade, desde que sejam as primeiras atribuições da atividade. No entanto, após essa atribuição inicial de vários recursos, qualquer alteração na quantidade de recursos não alterará o valor do total do trabalho, mas alterará o trabalho de cada recurso e a duração da atividade. Dica – As atividades de resumo não permitem o agendamento controlado pelo empenho.

RECURSOS

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Para ativar e desativar o controle pelo empenho: 1. selecione a atividade que se deseja configurar; 2. dê um clique duplo ou pressione a ferramenta Informações sobre a ta; refa 4. selecione a guia Avançado; 5. na caixa Tipo de tarefa, escolha Unidades fixas, caso ainda não o tenha feito; 6. clique em Controlada pelo empenho; 7. clique em OK.

Figura 8.12 – Informações sobre a tarefa destacando o controle pelo empenho em atividades de unidades fixas

8.6. Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades (Delimitação do Trabalho) Os Perfis de Alocação de Recursos fornecem opções sobre a forma de distribuição do trabalho em uma atribuição. A delimitação do trabalho determina a forma de distribuição do trabalho de uma atribuição durante a sua duração. Os perfis de alocação de recursos permitem que os recursos sejam alocados de maneira diferente da uniforme (se uma atividade dura 10 dias e requer 80 horas de trabalho, o Project 2000 calculará 8 horas/dia de trabalho uniformemente distribuídas).

Figura 8.13 – Perfil de alocação uniforme no modo de exibição Uso da tarefa

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MICROSOFT PROJECT 2000

O Project 2000 possui sete perfis de alocação para os recursos nas atividades, além do uniforme e do personalizado. São eles: Crescente – o trabalho é agendado na atividade de forma gradativa até que, no último dia, esteja plenamente utilizado. Decrescente – o trabalho é agendado na atividade de forma decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado. Pico duplo – o trabalho é agendado com dois picos de trabalho. Pico inicial – o trabalho é agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta do que a velocidade de crescimento. Pico final – o trabalho é realizado em um crescente até que o valor máximo do trabalho é atingido, ocorrendo uma queda após esse máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de crescimento. Sino – o trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporção. Tartaruga – o trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e cai, mantendo a queda na mesma proporção do crescimento.

Figura 8.14 – Modo de exibição Uso da tarefa com exemplos de cada tipo de alocação para uma atividade com 40 horas e um recurso integral alocado

Para calcular essas delimitações, o Project 2000 divide a duração da atribuição em 10 segmentos, e as delimitações resultantes do trabalho são deter-

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RECURSOS

minadas, conforme exibido na tabela a seguir. Os números representam a porcentagem do trabalho do recurso atribuído na tarefa em um dia, assumindo uma unidade de atribuição de 100 % na tarefa. A delimitação pode ser aumentada ou condensada de acordo com a duração da atribuição. Delimitação Uniforme Crescente Decrescente Pico duplo Pico inicial Pico final Sino Tartaruga

100 10 100 25 25 10 10 25

100 15 100 50 50 15 20 50

100 25 100 100 100 25 40 75

100 50 75 50 100 50 80 100

100 50 75 25 75 50 100 100

100 75 50 25 50 75 100 100

100 75 50 50 50 100 80 100

100 100 25 100 25 100 40 75

100 100 15 50 15 50 20 50

100 100 10 25 10 25 10 25

Figura 8.15 – Modelo de delimitações de atribuições do Project 2000 Microsoft Corporation

Para escolher um determinado perfil de alocação de trabalho no recurso: 1. altere o modo de exibição para Uso da tarefa ou Uso do recurso; 2. dê um clique duplo sobre o recurso (se utilizado o Uso da tarefa) ou sobre a atividade (se utilizado o Uso do recurso) na qual se deseja alterar a delimitação do trabalho; 3. no campo Delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado;

Figura 8.16 – Alterando a delimitação do trabalho através da janela Informações sobre a atribuição

4. clique OK. Dica – Para facilitar a escolha das Delimitações de trabalho, insira uma nova coluna denominada Delimitações de trabalho no modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do recurso. Para inserir uma coluna, selecione a coluna à direita do local que deseja inserir, acesse o menu Inserir – Coluna, escolha o campo Delimitação do trabalho e clique OK.

Problemas de alocação de recursos ocorrem quando um recurso está sendo utilizado em uma quantidade superior ao máximo disponível naquele momento. O método a ser escolhido deverá reduzir as superalocações, sem deixar de analisar as limitações impostas pelo projeto como um todo – orçamento, disponibilidade de recursos e flexibilidade das atividades que compõem o cronograma, dentre outras. Existem diversas formas de solução de conflitos. Alguns exemplos são os seguintes: • • • •

substituição de recursos; troca da escala de trabalho; trabalho em hora extra; nivelamento ou redistribuição de recursos.

Não existe uma solução ideal. Cada solução é o resultado do tipo de estratégia que está sendo adotada pelo projeto. Atividade A B C D E

Semana 01

Semana 02

Semana 03

S T Q Q S S T Q Q S S T Q Q S João João Mariana Ana Carolina Márcio

Figura 9.1 – Exemplo de conflito, onde o recurso João está superalocado nas atividades A e B

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SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

113

9.1. Substituição de Recursos Quando for necessária a substituição de um recurso por outro, não é preciso remover o recurso a ser substituído para depois inserir o novo. Para substituir recursos: 1. selecione a atividade que terá recursos substituídos; ; 2. clique em Atribuir recursos 3. selecione o recurso atribuído que deseja substituir;

Figura 9.2 – Substituição de recursos no quadro atribuição – Etapa 1

4. clique em Substituir;

Figura 9.3 – Substituição de recursos no quadro atribuição – Etapa 2

5. selecione um ou mais recursos para atribuir como substitutos e suas quantidades; 6. clique em OK.

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MICROSOFT PROJECT 2000

9.2. Troca da Escala de Trabalho Outra forma de solução de problemas com recursos é a troca da escala de trabalho do recurso, isto é, o recurso trabalha em horas especiais em uma parte do calendário e, em outro momento, tem sua compensação na escala de trabalho. O procedimento para a troca da escala de trabalho é o seguinte: 1. alterne o modo de exibição para Planilha de recursos; 2. dê um clique duplo no recurso que terá sua escala de trabalho alterada ; ou clique em 3. no formulário Informações sobre o recurso, clique na guia Período de trabalho;

Figura 9.4 – Alterando o calendário de um recurso

4. altere o período de trabalho no calendário para que ocorram as devidas compensações (ver capítulo sobre calendários); 5. clique OK. Dica – Se existirem outros recursos atribuídos à mesma tarefa, é importante que todos os calendários dos recursos sejam alterados para que reflitam em economia de tempo para a atividade. Outra opção é alterar o calendário da atividade, dando um clique duplo sobre a atividade, escolhendo a guia Avançado, determinando qual será calendário novo para a tarefa, além de selecionar a opção O agendamento ignora os calendários dos recursos para que a atividade despreze os calendários dos recursos.

SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

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9.3. Trabalho em Hora Extra O volume de trabalho em um recurso atribuído a uma atividade agendada além das horas de trabalho normais disponíveis será cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras não constitui trabalho adicional na atividade, não tendo período definido para realização. Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de trabalho na atividade continuará a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras. A hora extra é inserida somente em recursos de trabalho a fim de diminuir o tempo que o recurso leva para concluir a atividade. Normalmente, as horas extras são utilizadas para diminuir a duração da atividade. Quando as horas extras são inseridas para um recurso em uma atividade, o programa recalcula o período da atribuição subtraindo as horas extras do total de horas trabalhadas. Para inserir horas extras: 1. alterne o modo de exibição para Uso do recurso ou Uso da tarefa; 2. insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do Uso do recurso ou do Uso da tarefa, através do menu InserirColuna; 3. na área onde o trabalho é lançado, clique com o botão direito e escolha estilos de detalhe...;

Figura 9.5 – Menu aberto na área de entrada de trabalho ao pressionar o botão direito do mouse

4. na tela Estilos de detalhe, escolha Trabalho em horas extras e clique em Mostrar;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 9.6 – Tela Estilos de detalhe

5. clique em OK para fechar a tela Estilos de detalhe; 6. digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os custos do projeto são recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados.

Figura 9.7 – Modo de exibição Uso da Tarefa com os campos de horas extras

A quantidade de trabalho de horas extras especificada não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa porque o trabalho sempre representa a quantidade total de trabalho. O trabalho de horas extras representa simplesmente a parte da quantidade total de trabalho que deve ser considerada e classificada como trabalho de horas extras. Quando se inserir o trabalho de horas extras, a duração da tarefa será reduzida. Por exemplo, se o campo Trabalho indica 93 horas e o trabalho em horas extras é de 10 horas, isso significa que o trabalho regular de 83 horas é somado com 10 horas extras, totalizando as 93 horas (total do trabalho). Importante – O detalhe de hora extra na região do trabalho não permite edição. As horas extras são distribuídas uniformemente entre os dias regulares de trabalho.

SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

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9.4. Nivelamento ou Redistribuição de Recursos O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja disponível. Nivelamento de recursos é o método mais usual de resolução de conflitos de recursos, porém diversas vantagens e desvantagens devem ser avaliadas. Vantagens Não altera o custo direto do projeto, alterando apenas o fluxo de pagamentos. Processo menos traumático para os recursos.

Desvantagens Em mais de 90% dos casos gera atrasos no cronograma do projeto. Algoritmo complexo de cálculo, sendo viável apenas se calculado por programas de computador.

Figura 9.8 – Vantagens e desvantagens do nivelamento de recursos conforme abordagem citada no primeiro livro da série

Use o nivelamento de recursos quando a seqüência das atividades não for importante. Por exemplo, se houver várias tarefas atribuídas a determinado recurso, mas não houver dependências entre as atividades, o Project 2000 poderá ajustá-las conforme necessário, pois o recurso pode trabalhar nessas atividades em qualquer ordem.

9.4.1 A Barra de Ferramentas Gerenciamento de Recursos Para facilitar o trabalho com recursos, o Microsoft Project possui a barra de ferramentas Gerenciamento de recursos. Para acessar essa barra de ferramentas: 1. clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponível na tela com o botão direito do mouse; 2. clique em Gerenciamento de recursos na caixa de seleção exibida.

Figura 9.9 – A barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos

A barra de ferramentas Gerenciamento de recursos disponibiliza atalhos para as principais ações relativas a recursos, tais como:

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• • • • • •

MICROSOFT PROJECT 2000

escolha de modos de exibição de alocação de recursos e entrada de tarefas; procura por superalocações; atribuição de recursos; gerenciamento de pool de recursos em múltiplos projetos; catálogos eletrônicos; filtros específicos.

9.4.2 Definindo Restrições, Prioridades e Datas Limites para Atividades As restrições limitam os ajustes que o Microsoft Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser redistribuídas. A definição de prioridades ocorre quando uma atividade não puder ser atrasada de forma alguma ou quando houver atividades que podem ser atrasadas se um nivelamento for necessário. As restrições e prioridades devem ser alteradas somente em casos de real necessidade. Dica – Não use o nivelamento de recursos quando o projeto estiver agendado do término para o início. Quando um projeto é agendado a partir de uma data de término, não existe margem de atraso para redistribuir as atividades. Os principais tipos de restrições são os seguintes: O mais breve possível – a atividade deve se iniciar o mais breve possível (padrão do Project 2000). O mais tarde possível – a atividade deve se iniciar o mais tarde possível, não permitindo folgas entre as atividades. Deve iniciar em – a atividade deve iniciar em uma data especificada no campo Data da restrição. Deve terminar em – a atividade deve terminar em uma data especificada no campo Data da restrição. Não iniciar antes de – a atividade somente se inicia após uma determinada data, especificada no campo Data da restrição. Não iniciar depois de – a atividade tem um limite máximo de data para se iniciar, especificado no campo Data da restrição.

SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

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Não terminar antes de – a atividade somente é concluída após uma determinada data, especificado no campo Data da restrição. Não terminar depois de – a atividade tem um limite máximo de data para ser concluída, especificado no campo Data da restrição. Para atribuir a uma atividade uma das restrições anteriores: 1. selecione a atividade que terá alteradas suas restrições; para abrir o formulário de informa2. dê um clique duplo ou clique em ções da tarefa; 3. clique na guia Avançado; 4. no campo Tipo de restrição, selecione o tipo desejado; 5. se for o caso de escolha de um Tipo de restrição que necessite de uma data especificada, digite-a no campo Data de restrição;

Figura 9.10 – Definindo restrições das atividades através do formulário Informações sobre a tarefa

6. clique OK. Outra opção importante é a colocação de datas-limites para as atividades (deadlines), permitindo que um indicador seja mostrado se uma tarefa for finalizada após a data-limite. Isso é útil quando um gerente quer configurar uma restrição e uma data-limite para uma tarefa. Uma data limite tem pouco impacto no agendamento; atividades com restrições configuradas para O mais tarde possível não serão agendadas além de suas datas limites. Para configurar uma data limite para uma atividade: 1. selecione a atividade que terá alteradas suas restrições; 2. dê um clique duplo ou clique em ções da tarefa;

para abrir o formulário de informa-

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. clique na guia Avançado; 4. no campo Prazo final, digite a data limite para a atividade;

Figura 9.11 – Ajustando datas limites para atividades utilizando a tela Informações sobre a tarefa

5. clique OK. Um terceiro fator diz respeito às prioridades da atividade. A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou primeiro divididas. No Project 2000, as prioridades da atividade são numéricas, variando de 0 a 1000. Quanto mais alta for a prioridade de uma atividade, menos chance ela tem de ser atrasada com o nivelamento.

Prioridade

~ 500

Possibilidade de atraso

~1000

Figura 9.12 – Possibilidade de deslocamento em função da prioridade

SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

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Para atribuir uma prioridade: 1. selecione a atividade; 2. dê um clique duplo e clique em para abrir o formulário de Informações da tarefa; 3. clique na guia Geral; 4. no campo Prioridade, atribua o valor desejado para a Prioridade (padrão é de 500);

Figura 9.13 – Definindo prioridades das atividades através do formulário Informações sobre a tarefa

5. clique OK. Dica – Não esquecer que, no Project 2000, os projetos também têm prioridades. Essas prioridades são utilizadas quando nivelando atividades em diferentes projetos. Para alterar a prioridade do projeto, acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto.

9.4.3 Disponibilidade Variável de Recursos O Microsoft Project 2000 inclui a habilidade de contornar a disponibilidade de recursos, ou seja, os recursos podem ter o campo Unidades máximas variável com o tempo. Por exemplo, pode-se definir que, nesse mês, o projeto contará com quatro unidades do recurso pedreiro e que, no próximo mês essa quantidade poderá ser aumentada para seis pedreiros. Essa funcionalidade é útil na definição das unidades disponíveis no tempo para um recurso individual ou grupo de recursos, tornando o nivelamento muito mais real e aplicável.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para criar disponibilidade variável para um recurso, 1. selecione o recurso que se deseja alterar a disponibilidade; 2. dê um clique duplo em para abrir o formulário de Informações sobre o recurso; 3. na guia Geral, insira a data Disponível de e a data Disponível até e a quantidade disponível para esse período; 4. repita o procedimento anterior para criar todas as variações de disponibilidade desejadas;

Figura 9.14 – Recurso servente com disponibilidade variável: 20 recursos disponíveis de 1 a 31/08/00, 10 de 1 a 30/09/00, retornando para 20 unidades em 1/10/00 até o fim do projeto (NA)

5. clique em OK.

9.4.4 Nivelando ou Redistribuição de Recursos Para nivelar os recursos do projeto: 1. verifique, através do modo de exibição Uso da tarefa ou Uso do recurso, se algum recurso está superalocado. Se o recurso estiver superalocado, ele será apresentado na cor vermelha (destaque); Dica – O Microsoft Project possui um campo chamado Pico, que calcula a quantidade máxima do recurso que está sendo utilizado no projeto. Para exibir o campo Pico, acesse o menu Inserir – Coluna. 2. acesse o menu Exibir – Mais modos de exibição e escolha o modo de exibição Gantt de redistribuição. Essa visualização permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem como a defasagem de cada atividade através do campo Atraso da redistribuição;

SOLUCIONANDO PROBLEMAS DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS

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Figura 9.15 – Gantt de redistribuição após o nivelamento, evidenciando as atividades que se modificaram com o nivelamento e os atrasos

3. acesse o menu Ferramentas – Redistribuir recursos;

Figura 9.16 – Formulário Redistribuição de recursos

4. determine se o nivelamento do recurso será feito automática ou manualmente. Nivelamentos automáticos são pouco usuais e consomem um tempo elevado de processamento, uma vez que cada entrada ou edição de um dado implica um novo nivelamento. Os nivelamentos manuais são os mais utilizados, porque o usuário consegue controlar e determinar quando o nivelamento será efetuado; 5. escolha a forma de procura por superalocações (precisão). A procura poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou mês a mês. Essa precisão irá permitir, ou não, a tolerância à superalocação, ou seja, até que se detalhe, o trabalho será considerado superalocado; 6. clique em Limpar os valores de redistribuição antes de redistribuir se desejar anular os nivelamentos anteriormente efetuados; 7. determine o intervalo de redistribuição do projeto;

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MICROSOFT PROJECT 2000

8. escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição. Existem três ordens de nivelamento: Somente identificação, Padrão e Prioridade, Padrão. A ordem Somente identificação determina, como critério de desempate entre duas atividades superalocadas, o número de identificação (ID), ou seja, quanto menor for seu ID, menor a possibilidade de ser deslocada em conseqüência do nivelamento. A ordem Padrão analisa, inicialmente, a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade (ordem Somente Identificação). A ordem Prioridade, Padrão utiliza, inicialmente, o critério de prioridade da atividade, definido anteriormente, como primeiro critério de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padrão; 9. defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser somente dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos (visto no capítulo de recursos) e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente; 10. clique em Redistribuir agora; 11. compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo de exibição Gantt de distribuição.

9.4.5 Limpando o Nivelamento Realizado Para limpar o nivelamento realizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Redistribuição de recursos; 2. clique no botão Limpar redistribuição; 3. determine se o nivelamento será apagado para o projeto inteiro ou para as atividades selecionadas; 4. clique OK.

Figura 9.17 – Limpando redistribuições

Para muitos gerentes de projeto, o custo é um aspecto importante do agendamento e controle do projeto. Por exemplo, considerações sobre o custo podem determinar com que rapidez as tarefas são realizadas e como os recursos (tais como equipamento e trabalhadores) são usados. Em alguns casos, o sucesso de um projeto pode ser medido por quão próximos os custos finais do projeto estão do seus custos da linha de base (baseline). O Project 2000 permite monitorar, continuamente, os custos de recursos e atividades. Entre as principais funções de custos, estão os seguintes: • • •

estabelecer um orçamento para identificar o destino do dinheiro; controlar o agendamento dos pagamentos; examinar o custo total de atividades individuais, ou do projeto inteiro, para que se possam fazer os ajustes necessários a fim de manter o projeto dentro do orçamento.

Figura 10.1 – Relatórios de Fluxo de Caixa e Orçamento produzidos pelo Project 2000 para o controle de custos do projeto

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MICROSOFT PROJECT 2000

As informações de custos no Project 2000 podem ser obtidas instantaneamente, permitindo •

verificar os custos dos recursos de todas as atividades, exibindo o custo por tarefa;

•

verificar o custo total do projeto exibindo o custo por projeto;

•

verificar o custo total de uma fase do projeto, exibindo os totais do custo das atividades de resumo;

•

prever e agendar os custos envolvidos na conclusão de uma atividade, visualizando os custos restantes.

10.1. Atribuindo Custos ao Projeto Existem diversas formas de atribuir custos a um projeto. Eis algumas: •

Se o objetivo do projeto é basear os custos das atividades em salários ou taxas de pagamento dos seus recursos, o gerente do projeto poderá atribuir taxas regulares e de horas extras a eles antes de atribuí-los a uma atividade. Ao fazer isso, o Project 2000 calcula o custo da atividade, multiplicando a taxa pela duração definida para essa mesma atividade.

•

O Microsoft Project pode incorporar custos fixos, juntamente com todos os custos baseados em taxas, quando calcular o custo total de uma atividade.

•

Os custos de materiais são calculados de duas formas diferentes nos campos Taxa Padrão e Custo/Uso. Taxa padrão refere-se ao custo unitário de cada recurso material, e o Custo/Uso é o custo atribuído uma única vez na atividade para que se utilize o material, independentemente de sua quantidade.

O procedimento padrão para a atribuição de custos fixos e identificação dos custos dos recursos e materiais já atribuídos é realizado através da tabela básica de atribuição de custos da seguinte forma: 1. exiba a tabela de alocação de custos através do menu Exibir – Tabela – Custo;

127

CUSTOS

Figura 10.2 – Tabela de alocação de custos

2. insira os custos fixos diretamente na tabela, no campo Custo fixo; Importante – O custo fixo é somado apenas no cálculo do custo total, ou seja, o custo fixo de uma atividade de resumo não é a soma dos custos fixos de suas constituintes. Se não dispuser de custos fixos detalhados para cada atividade, insira o custo fixo de todas as atividades na atividade de resumo respectiva. 3. o custo total das atividades é calculado como a soma dos custos de recursos atribuídos com os custos fixos de cada atividade; 4. os custos de linha de base, real e restante, serão determinados durante o acompanhamento do projeto. Dica – O fluxo de caixa do projeto e outros relatórios de custos estão disponíveis no menu Exibir – Relatórios, que serão vistos posteriormente. Os custos totais do projeto podem ser exibidos através da estatística do projeto, atualizada sempre que o Microsoft Project recalcula o projeto, isto é: 1. no menu Projeto, clique em Informações sobre o projeto; 2. clique em Estatísticas; 3. no campo Custo na linha Atual, o custo total planejado para o projeto é mostrado.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 10.3 – Estatísticas do projeto

10.2. Personalizando Custos de Recursos Através das Tabelas de Taxas de Recursos O Project 2000 oferece diversos recursos para o gerenciamento avançado de custos de recursos, tais como atribuições de custos personalizados através da tabela de Taxas de custo. As diferentes tabelas de taxas de custo disponíveis podem ser usadas para dar a um recurso até cinco conjuntos de taxas de custo de modo a suportar diferentes cenários de custos. Cada um desses cinco cenários permite até 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas de taxas de custo, suportando aumentos e diminuições para diferentes taxas iniciais de recursos. Dica – Nos campos de taxas das tabelas de taxas de custo, podem-se inserir aumentos ou diminuições de taxas em valores, digitando uma nova taxa ou, em porcentagens, digitando +10% ou –10%, por exemplo. Quando inserir porcentagens, o Project 2000 calculará a nova taxa baseada no percentual determinado. Para criar uma tabela de Taxas de custo, 1. alterne para o modo de exibição Planilha de recursos através da barra de modos; 2. dê um clique duplo no recurso desejado ou clique em Informações sobre o recurso ; 3. acesse a guia Custos;

129

CUSTOS

Figura 10.4 – Tela Informações sobre o recurso

4. digite a data efetiva (data a partir da qual o custo irá assumir o novo valor); 5. digite as taxas que entrarão em vigor na data efetiva; 6. repita os passos 4 e 5 para as outras datas de alteração de taxas para a Tabela de custo A; 7. repita os procedimentos 4, 5 e 6 para as tabelas de custos B, C, D e E, se necessário; 8. clique em OK.

Figura 10.5 – Exemplo de Tabela de taxas de custo para o recurso técnico, que receberá aumentos consecutivos de 10% em suas taxas mensalmente a partir de 01/09/00

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MICROSOFT PROJECT 2000

Ao atribuir um recurso em uma atividade, o Project 2000 utiliza, como padrão, a Tabela de custo A. Para modificar a tabela-padrão de uma atribuição: 1. altere o modo de exibição para Uso da tarefa ou Uso do recurso, clicando na Barra de modos; 2. selecione o recurso que terá sua Tabela de taxas de custo alterada; 3. dê um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta Informações sobre a atribuição ;

Figura 10.6 – Alteração da tabela de taxas de custo da atribuição no formulário Informações sobre a atribuição

4. escolha a tabela de custos desejada no campo Tabela de taxas de custo; 5. clique em OK. Dica – Outra forma prática de alterar as tabelas de taxas de custo é através do modo de exibição Uso do recurso, inserir a coluna Tabelas de taxa de custo através do menu Inserir-Coluna e alterar a letra da tabela para cada recurso em cada atividade.

Figura 10.7 – Alteração da tabela de taxas de custo através no modo de exibição Uso do recurso

PARTE III EXECUTANDO O CONTROLE COM O PROJECT 2000

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Conforme visto no primeiro livro desta série, o acompanhamento do projeto acontece paralelamente ao planejamento e à execução do projeto. Ele tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade, comparando o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento e tomando ações corretivas em caso de desvio. O mecanismo básico de acompanhamento e controle do Project 2000 consiste na entrada de informações reais de início, término, duração real e restante. No caso dos custos e da alocação do trabalho nos recursos, é possível que o usuário escolha se deseja inserir os dados manualmente ou se o Project 2000 fará os cálculos, retornando o valor e o trabalho proporcionais aos dados de prazo inseridos, a partir da suposição de um comportamento linear. Antes de iniciar qualquer acompanhamento, é preciso que o ambiente de cálculos de realizado seja personalizado. Para personalizar os cálculos de acompanhamento: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia Cálculo; 3. escolha a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso, se desejar que o programa calcule automaticamente a quantidade de recursos já consumidos na atividade (se a atividade estiver com 50%, isso implicará que 50% dos recursos já foram consumidos); 133

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MICROSOFT PROJECT 2000

4. escolha a opção O Microsoft Project sempre calcula os custos reais se desejar inserir manualmente o custo real de cada atividade, não respeitando o critério linear de utilização do recurso definido como padrão nos cálculos de custos e trabalho realizados pelo Project 2000; 5. clique em OK para efetivar suas configurações.

Figura 1.1 – Tela Opções com a guia Cálculo evidenciada com as opções de cálculos para o projeto

Para se obter o melhor resultado possível durante a execução do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Uma linha de base é um conjunto de estimativaschaves originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Project 2000, podese utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto, e assim por diante. A linha de base salva as seguintes informações sobre um projeto:

• • • • • • •

datas de início e de término; durações; trabalho dos recursos e das tarefas; custos dos recursos e das tarefas; tarefas divididas; trabalho dividido em fases; custos divididos em fases.

Para gravar uma linha de base: 1. alterne a exibição do projeto para o modo de exibição Gantt de Controle para que a linha de base do projeto possa ser automaticamente exibida; 135

136

MICROSOFT PROJECT 2000

2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base;

Figura 2.1 – Menu Ferramentas-Controle com destaque para a opção Salvar linha de base

3. no formulário Salvar linha de base, escolha Salvar linha de base e defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas;

Figura 2.2 – Formulário salvar linha de base

4. clique em OK. Observa-se uma barra estática sobre cada atividade no modo de exibição Gantt de controle. Essa barra é a linha de base (baseline).

GRAVANDO E LIMPANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO

137

Figura 2.3 – Linha de base exibida através do modo de exibição Gantt de Controle

Quando se salva uma linha de base, o Project 2000 salva os dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Caso seja necessário, a linha de base também pode ser apagada. Para apagar uma linha de base, 1. acesse o menu Ferramentas – Controle – Limpar linha de base;

Figura 2.4 – Tela Limpar linha de base

2. na tela Limpar linha de base, escolha Limpar plano de linha de base; 3. escolha se a limpeza será para todo o projeto ou para Tarefas selecionadas; 4. clique OK.

Plano provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefas que pode ser salvo em determinados estágios do projeto, possibilitando que se compare um plano provisório com o plano de linha de base ou com o plano atual, de modo a monitorar o andamento ou o adiamento do projeto. O Project 2000 permite que se salvem até dez planos provisórios. Uma linha de base difere do conjunto de estimativas originais sobre datas de início e de término, durações, trabalho e custos que são salvas depois de concluir e ajustar o plano do projeto, mas antes de o projeto iniciar, sendo o principal ponto de referência com base no qual se avaliam as alterações efetuadas no projeto. Além disso, ela salva perto de vinte informações, incluindo informações divididas em fases e totais referentes a tarefas, recursos e atribuições. Já um plano provisório é um conjunto de dados atuais sobre o projeto que são salvos após ele ser iniciado, de modo a comparar com a linha de base para avaliar o andamento do projeto. O plano provisório salva apenas duas informações: as datas de início e de término atuais das tarefas. Os dados dos planos provisórios são armazenados nos campos iníciotérmino (1 a 10) do projeto. Para gravar um plano provisório: 1. siga os passos para a criação da linha de base, mencionados anteriormente; 2. ao abrir o formulário Ferramentas – Controle – Salvar linha de base, escolha Salvar plano provisório; 138

GRAVANDO E LIMPANDO PLANOS PROVISÓRIOS

139

3. no campo Copiar, determine qual o par início-término que será gravado como plano provisório;

Figura 3.1 – Salvando planos provisórios

4. no campo Em, determine o par início-término que armazenará os dados do campo Copiar; 5. clique OK. Dica – Após gravar um plano intermediário, realize a operação inversa para colocá-lo como plano atual ou plano de linha de base. Por exemplo: Um projeto longo pode ter armazenado diversas linhas de base como planos provisórios. Para recuperar um desses planos provisórios e transformá-los em linha de base, basta selecionar o plano provisório desejado na caixa Copiar e escolher Início/Término linha de base no campo Em, para transformá-lo no plano da linha de base, ou escolha Início/término para transformá-lo no plano atual. Caso seja necessário, os planos provisórios também podem ser apagados. Para apagar um plano provisório: 1. acesse o menu Ferramentas – Controle – Limpar linha de base;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 3.2 – Tela Limpar linha de base, com destaque para a opção Limpar planos provisórios

2. na tela Limpar linha de base, escolha Limpar plano provisório; 3. escolha o plano provisório a ser apagado; 4. escolha se a limpeza será para todo o projeto ou para Tarefas selecionadas; 5. clique OK.

É importante verificar se as atividades estão se iniciando e terminando pontualmente, bem com se elas estão dentro da quantidade de trabalho prevista na linha de base. As atividades que se iniciam ou terminam com atraso podem desviar um projeto inteiro do cronograma, atrasando as datas de início e término de atividades relacionadas. Por outro lado, as atividades que se iniciam ou terminam antecipadamente podem liberar recursos para apoiar o trabalho em outras atividades que estão atrasadas. Com relação ao trabalho, atividades que necessitam de mais trabalho que o previsto, na maioria das vezes, estouram os orçamentos, comprometendo a saúde financeira do projeto. Já atividades que se concluem com menos trabalho liberam recursos financeiros para serem aplicados em outras atividades, de modo a manter inalterado o custo final do projeto. No entanto, é importante verificar a disponibilidade dos recursos atribuídos às atividades que podem se iniciar antecipadamente, pois os recursos podem estar atribuídos a outras atividades nesse período. O acompanhamento do projeto é realizado individualmente, ou por um grupo de atividades em carga de trabalho, e os custos são distribuídos à medida que o projeto está sendo acompanhado e controlado. Para facilitar o acompanhamento de projetos, o Project 2000 possui uma barra de ferramentas especialmente desenvolvida para esse fim. Para exibir a barra de ferramentas de Controle: 1. clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta do programa; 141

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. escolha Controle na caixa de seleção apresentada.

Figura 4.1 – Barra de ferramentas de controle

Essa barra de ferramentas possibilita a análise estatística do projeto, a atualização e o deslocamento de um conjunto de atividades, o controle de linhas de andamento, os percentuais de execução de atividades e a atualização, bem como o acompanhamento de projetos em rede. O Project 2000 permite diversas formas de acompanhamento, sejam elas atividade por atividade ou mecanismos de atualização de grupo. As principais formas são • • • •

percentual de conclusão; formulário de acompanhamento; tabela de acompanhamento; atualização do projeto. Importante – Por padrão, todos os custos e trabalhos realizados são atribuídos para a atividade na proporção do percentual concluído determinado. Caso deseje entrar com valores de custos e trabalho reais, acesse o menu Ferramentas – Opções e escolha a guia Cálculo. Desabilite a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso para inserir o trabalho real manualmente e desabilite a opção O Microsoft Project sempre calcula os custos reais para inserir os custos reais das atividades do projeto.

4.1. Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Percentual de Conclusão Utilize as ferramentas de percentual para atualizar, de maneira rápida e objetiva, as atividades que estão sendo executadas. É a forma mais rápida, porém menos precisa de acompanhamento. Para inserir um percentual concluído em uma atividade: 1. exiba a barra de ferramentas Controle, clicando com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta do Project 2000;

ACOMPANHANDO O PROGRESSO DAS ATIVIDADES

143

2. selecione a atividade que será atualizada através do percentual de conclusão; 3. escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100% para o status de conclusão do projeto.

4.2. Acompanhamento Atividade por Atividade Através do Formulário de Acompanhamento O formulário de acompanhamento do projeto é um formulário que contém todas as informações relativas ao controle de uma atividade. Para acompanhar o projeto utilizando o Formulário de Acompanhamento, atividade por atividade, 1. exiba a barra de ferramentas Controle através do clique com o botão direito do mouse sobre qualquer ferramenta visível, caso a barra de ferramentas Controle esteja não visível; 2. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 3. se necessário, grave a linha de base, como foi visto anteriormente ; 4. no campo Nome da tarefa, selecione a atividade que deseja atualizar; 5. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar atividades ou clique em ;

Figura 4.2 – Formulário de atualização de atividades

6. no campo Real, digite as datas nas caixas Início e Término; 7. clique em OK.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Dica – Quando o Project 2000 exibe no campo término a sigla NA, isso significa que o término real da atividade ainda não está disponível (not available). Importante – A inserção de uma data real de início ou término para uma tarefa altera a data agendada correspondente a essa atividade. As datas da linha de base, entretanto, não são afetadas pelas alterações que se fazem nas datas reais ou agendadas.

4.3. Acompanhamento Atividade por Atividade Através da Tabela de Controle A tabela de Controle é a mais usual forma de se acompanhar um conjunto de atividades, uma vez que uma planilha de entrada de dados de controle é utilizada para fazer entrarem todas as informações relativas ao andamento das atividades. Para acompanhar o projeto, utilizando a tabela de Controle, 1. exiba o modo de exibição Gantt de Controle através da Barra de modos; 2. exiba a tabela de Controle, clicando no menu Exibir – Tabela – Controle; 3. se necessário, grave a linha de base, como foi visto anteriormente; 4. preencha os campos da tabela conforme os dados reais do projeto para cada linha de atividade.

Figura 4.3 – Tabela Controle de um projeto com os campos relativos a prazos e custos reais exibidos

ACOMPANHANDO O PROGRESSO DAS ATIVIDADES

145

Importante – O campo custo real fica sempre bloqueado quando a opção Microsoft Project sempre calcula os custos reais fica ativada no menu Ferramentas-Opções, na guia Cálculo.

Importante – O trabalho real está intimamente ligado ao percentual concluído se a opção A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso, disponível no menu Ferramentas – Opções – Cálculo, estiver ativada, ou seja, ao colocar 50% concluída uma atividade, o Project 2000 colocará imediatamente a metade de todo o trabalho necessário como já realizado e vice-versa. Se essa opção for desativada, os valores de percentual concluído e trabalho ficam completamente independentes.

4.4. Acompanhamento de um Conjunto de Atividades Simultaneamente Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente, podem-se definir as informações reais de início e término de todas essas atividades ao mesmo tempo. Para atualizar um conjunto de atividades, 1. selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e serão atualizadas em conjunto; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar projeto;

Figura 4.4 – Formulário de atualização do projeto

3. digite a data de atualização dos trabalhos; 4. escolha se a atualização somente será permitida integralmente ou se percentuais intermendiários serão permitidos;

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. determine, no campo Para, se todo o projeto será atualizado ou se apenas as atividades selecionadas serão atualizadas; 6. pressione OK. permite atualizar rapiDica – A ferramenta Atualizar como agendado damente as atividades selecionadas até a data atual como executadas dentro do previsto. Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto, 1. selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Atualizar projeto;

Figura 4.5 – Formulário de atualização do projeto para trabalho reagendado

3. selecione Reagendar trabalho não concluído para iniciar após e determine a nova data de início para as atividades atrasadas; 4. determine, no campo Para, se todo o projeto será reagendado ou se apenas as atividades selecionadas serão reagendadas; 5. pressione OK. permite reagendar rapidaDica – A ferramenta Reagendar trabalho mente as atividades selecionadas para a data atual.

O Project 2000 permite exibir linhas de andamento no Gráfico de Gantt. Para uma determinada data de avaliação, o programa desenha uma linha conectando tarefas em andamento, criando, assim, no Gráfico de Gantt, pontas direcionadas para a esquerda toda vez que o trabalho estiver atrasado. A distância da ponta à linha vertical indica o quanto a tarefa está antecipada ou atrasada em relação à agenda. Podem-se exibir várias linhas de andamento para datas diferentes no seu projeto. Para exibir uma linha de andamento na data atual ou de status no Gráfico de Gantt: 1. clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; 2. acesse o menu Ferramentas – Controle – Linhas de andamento; 3. clique na guia Datas e intervalos;

Figura 5.1 – Definindo linhas de andamento do projeto

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MICROSOFT PROJECT 2000

4. marque a caixa de seleção Sempre exibir a linha de andamento atual; 5. para exibir o andamento em relação à data de status do projeto, clique em Na data de status do projeto; 6. para exibir o andamento em relação à data atual, clique em Na data atual; 7. clique OK.

Figura 5.2 – As linhas de controle aplicadas no Gráfico de Gantt, mostrando atividades que estão atrasadas e atividades já concluídas

Dica – Para determinar a data atual e a data de status do projeto, acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e digite a data de status e a data atual (por padrão é baseada na data do sistema operacional). Importante – Se, ao exibir o andamento em relação à data de status do projeto, ela ainda não tiver sido definida, o Project 2000 mostrará o andamento em relação à data atual. O Project 2000 também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto. Em Exibir linhas de andamento em relação a, clique em Plano da linha de base.

LINHAS DE ANDAMENTO

149

Figura 5.3 – Opções de exibição das linhas de andamento

Para configurar o estilo da linha de andamento, 1. selecione a guia Estilo da linha no formulário de Linhas de andamento; 2. formate o tipo de linha, a cor, a forma e a cor do ponto de andamento, bem como se datas serão exibidas para as linhas de andamento; 3. clique OK.

Figura 5.4 – Formatando os estilos de linhas de acompanhamento

Para exibir linhas de andamento em intervalos regulares (periódicos), 1. 2. 3. 4.

clique em Gráfico de Gantt na Barra de modos; acesse o menu Ferramentas – Controle – Linhas de andamento; clique na guia Datas e intervalos; marque a caixa de seleção Exibir linhas de andamento em intervalos recorrentes;

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. clique em Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente para especificar o intervalo de tempo para exibir as linhas de andamento. A opção escolhida exibirá suas opções de configuração; 6. escolha as opções de agendamento para as linhas de andamento de acordo com o intervalo recorrente escolhido; 7. clique OK.

Figura 5.5 – Inserindo linhas de andamento recorrentes semanais, às terças-feiras e às sextas-feiras

Importante – Ao exibir um grande número de linhas de andamento, o Microsoft Project poderá precisar de um longo tempo para calculá-las e desenhá-las. Para acelerar a exibição das linhas de andamento, opte por um período de tempo recorrente mais longo.

A análise de valor agregado (Earned Value Analysis) é a responsável pelo acompanhamento financeiro de todo o projeto. Ela tem como objetivo detalhar os custos do projeto de forma a acompanhar com precisão as evoluções do seu custo. Como foi visto detalhadamente no primeiro livro desta série, valor agregado é um conceito prático e simples que tem foco na relação entre os custos reais consumidos e o trabalho realizado no projeto. O objetivo está na performance realmente obtida com o que foi gasto, ou seja, o que foi obtido pelo projeto em relação ao gasto financeiro para atingir aquele resultado. Fleming e Green propõem que o valor agregado funciona como um tipo de “alarme”, permitindo ao gerente de projeto avaliar se está consumindo mais dinheiro para realizar uma determinada tarefa, ou se está apenas gastando mais naquele momento porque o desenrolar do projeto está sendo acelerado. Isso permitirá que sejam tomadas ações corretivas e preventivas com a devida antecedência, possibilitando o controle do projeto. Dentro da análise de valor agregado, é importante que se conheçam alguns termos comuns: BCWS ou COTA (custo orçado do trabalho agendado) – valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o custo de linha da base da atividade, da atribuição ou do recurso. O COTA é calculado como os custos de linha de base divididos em fases e acumulados até a data de status, ou data atual. É o custo proveniente do orçamento. 151

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MICROSOFT PROJECT 2000

BCWP ou COTR (custo orçado do trabalho realizado) – valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para a atividade, a atribuição ou o recurso. O COTR é calculado como o percentual da atividade realizada, multiplicado pelo seu orçamento. O COTR também é denominado “valor acumulado ou valor agregado". ACWP ou CRTR (custo real do trabalho realizado) – mostra os custos reais incidentes para o trabalho já realizado por um recurso ou atividade, até a data de status, ou data atual do projeto. CV ou VC (variação de custo) – é a diferença entre o custo previsto para atingir o nível atual de conclusão (COTR) e o custo real (CRTR), até a data de status, ou a data atual. Se a VC for positiva, o custo estará aquém do valor previsto (ou linha de base); se for negativa, a atividade terá ultrapassado o orçamento. VC = COTR − CRTR CV = BCWP − ACWP

SV ou VA (variação do prazo) – é a diferença, em termos de custo, entre o valor agregado (COTR) e a agenda de linha de base (COTA). Se a VA for positiva, o projeto estará antecipado em termos de custo; se for negativa, o projeto estará atrasado em termos de custo. VA = COTR − COTA SV = BCWP − BCWS

BC ou OAT (orçamento ao término) – é o orçamento do projeto ou custo da linha de base (custo total previsto das atividades e do projeto). EAC ou EAT (estimativa ao término) – é a previsão de custos no final da atividade e do projeto. O Project 2000 utiliza sempre a estimativa denominada mais otimista, assumindo que os desperdícios até o momento não são tendências e que, a partir desse momento, o projeto retomará o seu orçamento. Para esse caso, a previsão de custos finais do projeto (EAC) é dada pela fórmula a seguir. EAC = Orçamento − COTR + CRTR = Orçamento − BCWP + ACWP

Despesa

ANÁLISE DE VALOR AGREGADO COM O PROJECT 2000 (EARNED VALUE)

153

Orçamento Final do Projeto

ACWP

CV BCWS

BCWP TV

Data de Status

Tempo

Figura 6.1 – Análise de Valor Agregado

VAC ou VAT (variação ao término) – é a variação entre o orçamento e a estimativa ao término. EAC = Orçamento − EAT = Orçamento − EAC

O Project 2000, em sua versão em português, utiliza na análise de valor agregado, os termos já traduzidos para o português, apesar de serem pouco usuais no Brasil.

6.1. Preparando o Projeto para Utilizar a Análise de Valor Agregado Para que se possam aproveitar todos os recursos que o Project 2000 possibilita, é preciso que algumas configurações estejam ativas no programa. Siga os passos a seguir, caso não o tenha feito ainda. São eles os seguintes: 1. salve a linha de base do projeto (menu Ferramentas – Controle – Salvar linha de base) para assegurar que os dados de projeto estejam previstos (dados do COTA ou BCWS);

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. acesse o menu Ferramentas – Opções – Cálculo e certifique-se de que a opção Microsoft Project sempre calcula os custos reais esteja desabilitada para que os dados reais possam ser inseridos manualmente (dados do CRTR ou ACWP); 3. acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e preencha o campo Data de status com a data que será utilizada como referência para a análise de valor agregado.

Figura 6.2 – Estabelecendo uma data de status no formulário Informações sobre o projeto

6.2. Atualizando o Projeto Através do Valor Agregado Para atualizar os dados relativos à execução das atividades do projeto para possibilitar a análise de valor agregado, 1. acesse o modo de exibição Gantt de controle através da Barra de modos ou do menu Exibir; 2. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais Tabelas e escolha a tabela Valor Acumulado; 3. selecione a coluna CRTR e acesse o menu Inserir – Coluna. Na tela Definição da coluna, escolha Custo Real para que os dados de custo real possam ser inseridos no projeto;

ANÁLISE DE VALOR AGREGADO COM O PROJECT 2000 (EARNED VALUE)

155

Figura 6.3 – Tela Definição de coluna para inserção do campo Custo real

4. insira o campo % Concluída, repetindo o passo 3 para que o % concluído da atividade seja inserido; 5. exiba a linha de andamento na data de status do projeto, acessando o menu Ferramentas – Controle – Linhas de Andamento (a data de status já foi informada ao Project 2000 nos passos de preparação vistos anteriormente);

Figura 6.4 – Modo de exibição Gantt de Controle exibindo a tabela Valor Acumulado (incluindo os campos % Concluída e Custo real) e a Linha de Andamento na data de status atribuídos

6. observe que o custo previsto do trabalho orçado da atividade (COTA ou BCWS) já foi calculado automaticamente pelo Project 2000, ao se inserir a data de status do projeto (o COTA é calculado como todo o custo previsto do trabalho que deveria ter sido feito até a data de status); 7. insira o valor do % concluído da atividade (valor entre 0 e 100%) até a data de status; 8. observe que o custo previsto do trabalho realizado da atividade (COTR ou BCWP) já foi calculado automaticamente pelo Project 2000, ao se inserir o percentual concluído (o COTR é calculado multiplicando-se o orçamento da atividade pelo percentual concluído); 9. insira o valor do custo real até a data de status (é um dado de entrada da análise); 10. observe que o custo real do trabalho realizado da atividade (CRTR ou ACWP) já foi calculado automaticamente pelo Project 2000 ao se inse-

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MICROSOFT PROJECT 2000

rir o custo real (o campo CRTR é igual ao campo custo real, porém não permite entrada de dados);

Figura 6.5 – Atividade Demarcação do Terreno com o percentual concluído de 50% inserido (campo COTR calculado como 60%*224,00=134,40) e com o custo real inserido de 170,00

11. ao serem inseridos esses dados, o Project 2000 automaticamente calcula os demais (VA, VC, EAT e VAT).

Figura 6.6 – Análise de valor agregado exibindo os campos VA, VC, EAT, OAT e VAT (observe que o VAT de todo o projeto é o VAT da atividade Demarcação do Terreno, em que o CRTR até o momento é 35,60 maior que o COTR)

6.3. Analisando os Dados de escala de Tempo no Excel O Project 2000 possibilita que se exportarem informações para uma planilha ou para uma tabela dinâmica do Microsoft Excel, usando o Assistente para análise de dados de escala de tempo. Para criar um gráfico de valor acumulado no Microsoft Excel, 1. exiba a barra de ferramentas Análise, clicando com o botão direito do mouse em qualquer ferramenta visível, e escolha Análise);

ANÁLISE DE VALOR AGREGADO COM O PROJECT 2000 (EARNED VALUE)

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Figura 6.7 – Barra de ferramentas Análise

2. se necessário, selecione as tarefas que deseja exportar, ou não selecione nada, caso deseje exportar todas as informações (mais usual); 3. clique na ferramenta Analisar os dados de escala de tempo no Excel; 4. na tela Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 1 de 5, escolha se deseja exportar o projeto todo ou apenas atividades selecionadas;

Figura 6.8 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 1 de 5

5. clique em Avançar; 6. adicione os campos COTA, COTR e CRTR, selecionando-os e clicando em adicionar;

Figura 6.9 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 2 de 5

7. clique em Avançar; 8. escolha o período de tempo analisado e a unidade de tempo da exportação ou gráfico;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 6.10 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 3 de 5

9. clique em Avançar; 10. escolha Sim se desejar exibir um gráfico de dados de escala de tempo;

Figura 6.11 – Assistente para análise de dados de escala de tempo – Etapa 4 de 5

11. clique em Concluir; 12. clique em Exportar dados; 13. aguarde até que o Microsoft Excel exiba os dados desejados.

Figura 6.12 – Gráfico de valor agregado no Microsoft Excel (após configuração)

PARTE IV MELHORANDO E ORGANIZANDO A APRESENTAÇÃO DO PROJETO

159

A formatação do Microsoft Project é similar à de todos os outros produtos da família Office, tais como o Microsoft Word e o Excel. O Project 2000 permite uma série de formatações, dentre elas, a formatação de fontes, alinhamentos, linhas de grade, gráficos de Gantt e redes Pert.

Figura 1.1 – Exemplo de Gráfico de Gantt e rede Pert formatados

1.1. Formatação de Fontes e Alinhamento Para formatar o estilo de um texto em uma tabela, 1. selecione a região para formatação; 2. verifique se a barra de ferramentas Formatação está visível;

Figura 1.2 – Barra de ferramentas Formatação

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. na região central da barra de ferramentas, escolha o tipo, o tamanho e os estilos complementares da fonte (negrito, itálico e sublinhado); 4. escolha o alinhamento dos dados pelas ferramentas

Pode-se, também, formatar o estilo do texto através do menu Formatar – Fonte.

Figura 1.3 – Formatação de fontes

Dica – Outro mecanismo fácil de formatação é a utilização da ferramenta Pincel . Selecione a área que servirá de base para a formatação, selecione a ferramenta Pincel e clique na área a ser formatada.

1.2. Formatação de Linhas de Grade As linhas de grade do Project 2000 podem ser facilmente formatadas assim: 1. acesse o menu Formatar – Linhas de grade;

Figura 1.4 – Formatação das linhas de grade

163

FORMATAÇÃO

2. 3. 4. 5.

escolha o dado que receberá linhas de grade; determine se as linhas serão contínuas ou em intervalos; defina o tipo e a cor da linha; clique em OK.

1.3. Formatação de Escala de Tempo Para alterar a escala de tempo no Gráfico de Gantt ou em qualquer outra representação gráfica de tempo, 1. dê um clique duplo na escala de tempo do gráfico ou acesse o menu Formatar – Escala de tempo:

Figura 1.5 – Escala de tempo do projeto

2. no formulário Escala de tempo, determine as escalas de tempo principal e secundária, o rótulo e o alinhamento, a ampliação ou a redução da escala de tempo, além de determinar se a escala de tempo utilizará o ano fiscal estabelecido, ou não (ler a seguir sobre esse assunto);

Figura 1.6 – Formatação da escala de tempo

3. clique na guia Período de folga;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.7 – Formatação do período de folga

4. altere os padrões de cores e de dias de folga do projeto, bem como a disposição das barras em relação às barras de atividades e ao calendário a ser exibido; 5. clique em OK. Outra novidade no Project 2000 é a configuração do ano fiscal para escalas de tempo principais e secundárias. Isso é útil para empresas que não usam o ano-calendário-padrão para seus anos fiscais, permitindo que seus dirigentes vejam como os projetos se ajustam aos seus momentos fiscais. Para desvincular o ano fiscal do ano-calendário: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções; 2. escolha a guia calendário; 3. no campo O ano fiscal inicia em, escolha o mês do início do ano fiscal;

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FORMATAÇÃO

Figura 1.8 – Alterando o início do ano fiscal

4. clique em OK. Importante – Os períodos de folga são somente definidos através do calendário disponível para o projeto.

1.4. Formatação do Gráfico de Gantt As barras do Gráfico de Gantt podem ser formatadas individualmente ou alteradas através de estilos.

1.4.1 Formatação de Barras Individuais Para formatar barras individuais: 1. selecione a atividade que terá sua barra formatada; 2. na região do Gráfico de Gantt, dê um clique duplo na barra escolhida ou acesse o menu Formatar – Barra, abrindo o formulário Formatar barra;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.9 – Formatação de barras individuais – Forma da barra

3. determine a forma, o tipo e a cor inicial e final da barra, bem como a forma, a padronagem e a cor da barra central; 4. clique na guia Texto da barra e escolha os campos que serão mostrados à esquerda, à direita, no topo, na base ou no interior da barra;

Figura 1.10 – Formatação de barras individuais – Texto da barra

5. clique OK.

1.4.2 Formatação do Estilo das Barras Para formatar os estilos das barras, ou seja, todas as barras do Gantt que tenham determinadas características: 1. dê um clique duplo em um local vazio do Gráfico de Gantt, acessando o formulário Estilos de barra ou acesse o menu Formatar – Estilos de barra;

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FORMATAÇÃO

Figura 1.11 – Formatação dos estilos da barra

2. altere o nome que aparecerá na legenda, a aparência, as atividades que estarão incluídas na categoria, a quantidade de linhas e o período de tempo em que serão exibidas; 3. exclua as linhas desnecessárias ou adicione novas linhas através dos comandos Recortar linhas e Inserir linhas, respectivamente; 4. todas as barras do Gráfico de Gantt que se enquadrarem nos parâmetros definidos na etapa 2 serão formatadas automaticamente; 5. clique em OK.

1.4.3 Formatação do Layout do Gráfico de Gantt Para alterar o Layout do gráfico de Gantt: 1. acesse o menu Formatar – Layout; 2. defina a representação das setas de vínculos das atividades; 3. defina o formato da data que possa vir a ser exibida no gráfico; 4. defina a altura das barras; 5. determine se as barras de Gantt serão sempre acumuladas em tarefas de resumo (assunto visto no capítulo sobre estruturas de divisão do trabalho); 6. determine se as barras serão arredondadas para dias inteiros ou se as barras que terminam em frações de dias serão exibidas em seu exato local;

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MICROSOFT PROJECT 2000

7. determine se, ao interromper uma tarefa, a barra será suspensa, ou não (interrupção de atividades foi visto no capítulo Criando Atividades); 8. defina se o Gantt exibirá, ou não, desenhos anexados as barras do gráfico; 9. clique em OK.

Figura 1.12 – Formulário Layout para um Gráfico de Gantt

Dica – Utilize também o Assistente de Gráficos de Gantt para formatar um gráfico de Gantt ( )de modo rápido e fácil, como já foi visto no capítulo de determinação do caminho crítico.

1.5. Formatação do Diagrama de Rede (Pert) Anteriormente conhecido como Gráfico Pert, o Diagrama de Rede exibe as tarefas e dependências entre tarefas em um gráfico de fluxo ou de rede. Uma caixa (às vezes chamada de nó) representa cada tarefa, e uma linha conectando duas caixas representa a dependência entre as duas tarefas. No Project 2000, o Diagrama de Rede passou por mudanças substanciais. Todos os nós que representam tarefas resumo possuem símbolos de estrutura de tópicos que podem ser usados para expandir ou quebrar todas as subatividades. Da mesma maneira disponível no modo de exibição do Gráfico Gantt, opções visuais muito mais modernas também estão disponíveis, além da habilitação do uso de filtros dentro do Gráfico, como será visto nos próximos capítulos.

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FORMATAÇÃO

1.5.1 Formatando a Aparência das Caixas no Diagrama de Rede A formatação das caixas no diagrama de rede pode facilitar a análise e a leitura do projeto. Também é possível usar a formatação para realçar informações importantes no diagrama. O Project 2000 possui dez modelos de caixas pré-configurados. Esses modelos podem ser personalizados na medida da necessidade de cada projeto, bem como outros modelos de caixas também podem ser criados. Para criar e editar modelos de caixas: 1. acesse o modo de exibição Diagrama de rede através da Barra de modos ou do menu Exibir – Diagrama de rede; 2. acesse o menu Formatar – Estilos de caixa ou dê um clique duplo em qualquer área vazia do diagrama para exibir a tela Estilos de caixa;

Figura 1.13 – Formulário Estilos de caixa

3. clique em Mais modelos para abrir a janela Modelo de dados; 4. clique em Editar para editar um modelo existente, Copiar para basear o novo modelo em um modelo existente ou Novo para criar um modelo a partir do zero;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.14 – Tela Modelo de dados

Figura 1.15 – Tela Definição de modelo de dados

Dica – É possível importar um modelo de caixa de outro projeto. Clique em Importar e, em seguida, na caixa Projeto, clique no projeto a partir do qual se deseja importar um modelo. Na caixa Modo de exibição, clique em Diagrama de rede e na caixa Modelo, clique no modelo desejado.

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FORMATAÇÃO

5. após abrir a tela Definição de modelo de dados, digite um nome apropriado para o modelo novo ou revisado na caixa Nome do modelo; 6. na caixa Mostrar dados da identificação da tarefa, digite ou selecione o número de identificação da tarefa que se deseja exibir na janela de visualização; 7. clique em Layout da célula para selecionar o número de linhas e colunas da célula, sua largura e opções de exibição de células vazias;

Figura 1.16 – Tela Layout da célula

8. clique OK para retornar a tela Definição de modelo de dados; 9. na caixa Escolher célula(s), insira ou altere os campos que se deseja exibir;

Figura 1.17 – Escolhendo um campo para ser atribuído a uma caixa do modelo custo

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MICROSOFT PROJECT 2000

10. clique em Fonte para alterar a fonte da célula selecionada, caso seja necessário; 11. clique no alinhamento de texto desejado nas caixas Alinhamento horizontal e Alinhamento vertical; 12. clique no limite de linha desejado na caixa Limitar texto da célula a para que, no caso de campos com dados extensos, esses dados sejam limitados a um certo número de linhas; 13. marque a caixa de seleção Mostrar rótulo na célula para colocar um rótulo de identificação com as informações sobre tarefas exibidas em uma célula; 14. para os campos de data, escolha o formato desejado para a data no campo Formato de data; 15. clique em OK e, em seguida, clique em Fechar para retornar a tela Estilos de caixa. Para aplicar um determinado modelo a um tipo de caixa: 1. clique no tipo de caixa a ser alterado na lista Configurações de estilo para e observe se o conteúdo e a aparência da caixa são exibidos na caixa Visualização; 2. clique no nome do modelo desejado no campo Modelo de dados;

Figura 1.18 – Escolhendo o modelo de dados Etapa para todas as caixas do tipo Etapa crítica

3. altere as opções de borda e de plano de fundo;

FORMATAÇÃO

173

4. se desejar, repita os passos 1, 2 e 3 para outros tipos de atividades; 5. clique em OK.

1.5.2 Formatando o Layout do Diagrama de Rede Dependendo da estrutura do projeto, do número de atividades de resumo e subatividades e do número e tipos de relacionamentos entre as atividades, as caixas do diagrama de rede podem, ou não, estar organizadas da maneira esperada. É possível modificar o layout aplicando diferentes organizações de caixas, ajustando vários parâmetros e aplicando um entre dois estilos de vínculo diferentes. Para alterar o layout de um diagrama de rede: 1. acesse o modo de exibição Diagrama de rede através da Barra de modos ou do menu Exibir – Diagrama de rede; 2. acesse o menu Formatar – Layout;

Figura 1.19 – Tela Layout com opções de configuração dos diagramas de rede

3. selecione Posicionar automaticamente todas as caixas se desejar que o Project 2000 posicione todas as caixas do projeto automaticamente ou clique em Permitir posicionamento manual de caixa se desejar mover manualmente cada caixa do projeto; 4. se a opção de modo de layout escolhida foi Posicionar automaticamente todas as caixas, selecione, na caixa Organização, a forma desejada de organização das caixas na página;

174

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.20 – Determinando a organização das caixas quando a escolha do modo de layout foi Posicionar automaticamente todas as caixas

5. para linhas e colunas, especifique o alinhamento, o espaçamento, a altura e a largura nas caixas correspondentes; 6. defina se deseja exibir as tarefas de resumo clicando, ou não, na opção Mostrar tarefas de resumo e, se a opção desejada for Mostrar tarefas de resumo, marque a caixa de seleção Manter tarefas com seus resumos se desejar que as atividades pertencentes ao resumo fiquem próximas a ele; 7. clique em Ajustar quebras de página para evitar que alguma caixa seja cortada ao meio ao ser impressa; 8. em Estilo do vínculo, clique em Retilíneo ou Reto para definir o ângulo das setas entre as atividades; 9. clique em Mostrar setas para exibir setas ligando as caixas; 10. clique em Mostrar rótulos dos vínculos para que o diagrama apresente as abreviações dos tipos de ligações entre as atividades (TI, II, TT e IS, conforme visto no capítulo sobre interdependência entre atividades); 11. determine a cor dos vínculos, a cor do plano de fundo e o padrão do plano de fundo; 12. clique em Mostrar quebras de página para exibir exatamente os limites da página a ser impressa;

FORMATAÇÃO

175

13. clique em Marcar em andamento e concluídas para marcar com linhas diagonais as atividades que estão em andamento e com um x as atividades concluídas; 14. clique em OK. Dica – Para reduzir o tamanho do diagrama de rede, é possível escolher a opção Ocultar todos os campos exceto identificação para que o diagrama seja confeccionado somente com o campo ID de cada atividade, reduzindo drasticamente o tamanho do diagrama.

Figura 1.21 – Diagrama de rede reduzido em tamanho em conseqüência da opção Ocultar todos os campos exceto identificação selecionada

A classificação tem como objetivo controlar a ordem em que são exibidas informações sobre atividades e os recursos. O Project 2000 classifica as atividades ou recursos de acordo com critérios, tais como nome da atividade, nome do recurso, custo e duração. A classificação poderá ser útil quando o gerente de projeto desejar ver as atividades em uma determinada seqüência, por exemplo, atividades em ordem decrescente de custos. A classificação é mantida no projeto até que se alterne entre modos de exibição ou se escolha outro filtro. A classificação corrente é gravada ao fechar o projeto. Importante – Uma classificação personalizada não pode ser salva com um nome específico. Para utilizar uma determinada classificação: 1. escolha a tabela de se deseja classificar os recursos ou atividades através do menu Exibir – Tabela; 2. acesse o menu Projeto – Classificar e, em seguida, escolha a classificação desejada. Para realizar uma classificação personalizada: 1. escolha a tabela de se deseja classificar os recursos ou atividades através do menu Exibir – Tabela; 2. acesse o menu Projeto – Classificar e, em seguida, clique em Classificar por para abrir a tela Classificar; 176

177

CLASSIFICAÇÃO

Figura 2.1 – Menu Projeto – Classificar

Figura 2.2 – Personalizando uma classificação com o formulário Classificar

3. selecione o campo pelo qual os seus dados serão classificados e, em seguida, determine a ordem de classificação (crescente ou decrescente); 4. nos campos Segundo e Terceiro critérios, determine os critérios de desempate caso os critérios anteriores não sejam suficientes para classificar a tabela; 5. para renumerar as atividades de forma permanente, marque a caixa de seleção Renumerar tarefas permanentemente; 6. para classificar as atividades dentro da sua estrutura de tópicos para que as subtarefas permaneçam com suas atividades de resumo, marque a caixa de seleção Manter a estrutura de tópicos; 7. clique em Classificar. Dica – Para retornar a ordem de classificação para a ordem padrão, clique em Redefinir. Importante – Se a tabela foi reordenada de forma permanente usando a caixa Renumerar tarefas permanentemente, é impossível reinicializar a ordem de classificação ao clicar em Redefinir.

Quando for necessário ver um subconjunto definido de informações do projeto, é possível aplicar um filtro em um modo de exibição do Project 2000 para exibir apenas as informações que atendam a determinados critérios. Os filtros especificam quais informações sobre atividades ou recursos devem ser exibidas ou realçadas em um determinado modo de exibição. Os filtros podem ser predefinidos ou personalizados.

Figura 3.1 – Barra de ferramentas Formatação mostrando a ferramenta Filtro

3.1. Filtros Predefinidos 3.1.1 Filtros de Atividades O Project 2000 disponibiliza 33 filtros de tarefas. Esses filtros estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de atividades. Os filtros predefinidos são os seguintes: 178

FILTROS

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Andamento atrasado/adiado – exibe as atividades que foram adiadas em relação às datas de término previstas na linha de base ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma. Atualização necessária – exibe as atividades que têm alterações (tais como datas de início e de término revisadas ou reatribuições de recursos) e precisam ser enviadas para atualização ou confirmação via rede. Campos vinculados – exibe as atividades com objetos de outros programas vinculados. Confirmado – exibe as atividades em que os recursos alocados concordaram em trabalhar. Criadas após – exibe todas as atividades criadas após a data especificada. Crítica – exibe todas as atividades do caminho crítico. Custo com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujo custo é superior ao da linha de base. Custo maior que – exibe as atividades que custarão mais do que o valor digitado. Deve iniciar em – exibe todas as atividades que deveriam ter sido iniciadas em uma determinada data e não foram. Deve iniciar/terminar em – exibe as atividades que não foram iniciadas e terminadas no intervalo de datas especificado. Etapas – exibe somente as atividades que são fases ou etapas do projeto. Grupo de recursos – exibe as atividades atribuídas aos recursos que pertencem ao grupo definido no campo grupo. Intervalo de datas – exibe todas as atividades que se iniciam ou terminam após a primeira data e antes da última data do intervalo solicitado. Intervalo de tarefas – exibe todas as atividades com números de identificação dentro do intervalo especificado. Não confirmado – exibe as atividades nas quais os recursos selecionados ainda não concordaram em trabalhar. Tarefas adiadas – exibe todas as atividades que estão atrasadas.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a – exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam excedendo o orçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas e terminarão após a data de término da linha de base. Tarefas com anexos – exibe as atividades que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa Anotações. Tarefas com datas fixas – exibe todas as atividades que não têm a restrição O Mais Breve Possível ou que têm uma data de início real já determinada. Tarefas com durações estimadas – exibe todas as atividades que possuam o campo duração estimada ativado, normalmente exibido por uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida da duração. Tarefas com prazos – mostra as tarefas que possuem um prazo final definido (campo prazo final definido). Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – mostra todas as tarefas que possuem objetos e um calendário atribuído. Tarefas concluídas – exibe todas as atividades que já foram concluídas. Tarefas de nível superior – exibe as atividades de resumo de nível mais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades de resumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior. Tarefas de resumo – exibe todas as atividades que têm sub-atividades agrupadas abaixo delas. Tarefas em andamento – exibe todas as atividades que foram iniciadas e não foram concluídas. Tarefas não concluídas – exibe todas as atividades que ainda não foram concluídas, podendo, ou não, terem sido iniciadas. Tarefas não iniciadas – exibe as atividades que ainda não se iniciaram. Tarefas/atribuições com horas extras – exibe as atividades ou atribuições com horas extras de trabalho. Todas as tarefas – exibe todas as atividades do projeto. Trabalho com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujo trabalho agendado é maior do que o da linha de base.

FILTROS

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Utilização de recurso – exibe todas as atividades que usam o recurso especificado. Utilização de recurso no intervalo de datas – exibe as atividades atribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou terminam após uma data especificada e antes de outra data especificada.

3.1.2 Filtros de Recursos O Project 2000 disponibiliza também 23 filtros de recursos. Esses filtros estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de recursos. Os filtros predefinidos são os seguintes: Andamento atrasado/adiado – exibe os recursos com atividades que tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadas da linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com o cronograma. Atribuições adiadas – exibe os recursos, cujas atividades foram atrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e que ainda não foram concluídas. Atribuições confirmadas – exibe somente as atividades cuja atribuição foi confirmada por um recurso. Esse filtro está disponível apenas para o modo de exibição Uso do recurso. Atribuições em andamento – exibe todas as atividades que foram iniciadas, mas que não foram concluídas. Atribuições não confirmadas – exibe as atribuições que ainda não foram confirmadas pelos recursos integrantes. Atribuições não iniciadas – exibe as atribuições que foram confirmadas, mas que não foram iniciadas. Campos vinculados – exibe os recursos aos quais foram vinculados objetos de outros programas. Custo com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujo custo agendado é superior ao da linha de base. Custo maior que – exibe os recursos que custarão mais do que o valor especificado. Deve iniciar em – exibe todas as tarefas e recursos com atribuições que deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e não foram.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Deve iniciar/terminar em – filtro interativo que, através de duas datas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveria ter sido iniciada e quando ela deveria ter terminado. Grupo – exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado. Intervalo de datas – exibe todas as atividades e recursos com atribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervalo de datas especificado. Intervalo de recursos – exibe todos os recursos cujos números de Identificação estão dentro do intervalo especificado. Recursos – Material – mostra os recursos materiais, como madeira, pregos ou cimento. Recursos – Trabalho – mostra os recursos de trabalho, como pessoas ou equipamentos. Recursos com anexos – exibe os recursos que têm objetos anexados ou uma anotação na caixa Anotações. Recursos superalocados – exibe todos os recursos que estão agendados para realizar mais trabalho do que podem executar no tempo especificado. Recursos/atribuições com horas extras – exibe os recursos ou atribuições que têm horas extras de trabalho. Todos os recursos – exibe todos os recursos do projeto. Trabalho com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base. Trabalho concluído – exibe os recursos que concluíram todos os seus trabalhos. Trabalho não concluído – exibe todos os recursos cujo trabalho agendado é superior ao da linha de base.

3.2. Aplicando um Filtro Para aplicar um filtro em uma tabela ou no Diagrama de rede (novidade no Project 2000): 1. acesse o menu Projeto – Filtro para; 2. escolha o filtro desejado.

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FILTROS

Figura 3.2 – Menu de filtros do projeto

Se o filtro não estiver visível: 1. acesse o menu Projeto – Filtro para; 2. selecione Mais Filtros;

Figura 3.3 – Selecionando um filtro não visível no menu Projeto – Filtro para

3. escolha Tarefa se desejar um filtro aplicável a atividades ou escolha Recurso para um filtro aplicável a recursos; 4. clique no filtro desejado; 5. clique em Aplicar. Outra forma direta de escolha do filtro é através da caixa de seleção Filtro, mostrada no início deste capítulo. Clique na caixa e escolha o filtro a ser aplicado.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 3.4 – Ferramenta de filtros

Figura 3.5 – Filtro aplicado em um diagrama de rede (novo no Project 2000)

3.3. Autofiltro Outro tipo de filtro que o Project 2000 possui é chamado Autofiltro. O Autofiltro proporciona uma forma rápida de filtrar um conjunto de dados em um projeto. Pode-se aplicar um Autofiltro a qualquer modo de exibição do Microsoft Project, exceto o Diagrama de rede e os formulários. Ao ser ativado, o Autofiltro é exibido através de setas à direita dos títulos das colunas ( ).

Figura 3.6 – Tabela de entrada de dados com Autofiltro ativado

185

FILTROS

Para ativar e desativar o Autofiltro: 1. acesse o menu Projeto – Filtro para – Autofiltro. Dica – O Autofiltro pode ser ativado e desativado através da ferramenta Autofiltro . Para aplicar o Autofiltro: 1. escolha a coluna que contém os critérios e as informações que deseja exibir; 2. clique na seta dessa coluna e selecione um valor-base para filtrar a tabela; 3. a seta e o título da coluna ficarão em azul, informando que aquele Autofiltro está ativado;

Figura 3.7 – Aplicando o Autofiltro

4. repita os passos 1 e 2 para aplicar condições adicionais a outras colunas. Para utilizar um critério personalizado no Autofiltro: 1. clique na seta da coluna que possuirá o critério e, em seguida, clique em Personalizados;

Figura 3.8 – Personalização do Autofiltro

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. elabore os critérios a serem utilizados pelo filtro; 3. clique OK. Dica – Para salvar um Autofiltro como um filtro normal, clique na seta do título da coluna, clique em Personalizados e, em seguida, clique em Salvar. Para cancelar o Autofiltro aplicado, clique em Todos no Autofiltro dessa coluna. O Autofiltro pode atuar em conjunto com os demais filtros predefinidos, aplicando-se o Autofiltro no resultado do filtrado.

3.4. Criando e Personalizando Filtros Se nenhum dos filtros do Microsoft Project atender às necessidades do projeto, é possível criar um novo filtro ou modificar um filtro existente para se adequar a essa necessidade. Quando se salva o projeto, o filtro novo ou modificado será salvo com o arquivo do projeto. Para criar ou modificar um filtro: 1. escolha o modo de exibição cujas informações serão filtradas através da barra de modos; 2. acesse o menu Projeto – Filtro para – Mais filtros; 3. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar um filtro de atividades; 4. clique em Recurso se desejar criar ou modificar um filtro de recursos;

Figura 3.9 – Tela Mais filtros para a criação ou edição de um filtro

5. clique em Editar para modificar um filtro existente, Copiar para basear o novo filtro em um filtro existente ou Novo para criar um filtro a partir do zero;

187

FILTROS

Figura 3.10 – Formulário Definição de filtro em

6. após aberto o formulário Definição de filtro em, digite o nome desejado para o filtro ou edite o nome, no caso de ser um filtro já existente; 7. clique em Mostrar no menu se desejar que o filtro seja exibido no menu Projeto – Filtro para; 8. escolha o campo a ser testado em Nome do campo; 9. escolha o tipo de teste em Teste;

Figura 3.11 – Escolhendo um tipo de teste para o campo Custo

10. no campo Valor(es), clique em um valor a ser testado ou clique em um intervalo de valores separado por uma vírgula (,);

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 3.12 – Determinando um valor de critério para o filtro

11. se o filtro contiver mais de uma linha de critério, selecione novas condições na linha imediatamente abaixo da primeira e clique em um operador no campo E/ou da mesma linha;

Figura 3.13 – Exemplo de filtro com mais de uma linha de critério (atividades que duram entre 1 e 5 dias)

12. repita os passos 8, 9 e 10 para os outros critérios a serem utilizados no filtro; 13. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

O agrupamento (também chamado "associação de dados") permite categorizar e relatar as atividades e os recursos do projeto de diversas maneiras. É possível agrupar atividades ou recursos em modos de exibição de planilha para exibir informações de resumo (acumuladas). Em modos de exibição de recurso, a aplicação do agrupamento fornece informações de resumo que não estão disponíveis de outra forma. Em modos de exibição de tarefa, o uso de códigos de estrutura de tópicos com o agrupamento fornece a capacidade de realizar um agrupamento hierárquico com base em um único campo de código. O Project 2000 fornece grupos predefinidos de tarefas e recursos.

Figura 4.1 – Exemplo de aplicação do agrupamento Crítica

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MICROSOFT PROJECT 2000

4.1. Agrupamentos Predefinidos 4.1.1 Agrupamentos de Atividades O Project 2000 disponibiliza nove agrupamentos de atividades. Esses agrupamentos estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de atividades. Os agrupamentos predefinidos são os seguintes: Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser crítica. Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas. Duração e prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas e, depois, pela prioridade em cada grupo de duração. Etapas – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser uma etapa. Pendência do status da equipe – Categoriza e exibe as atividades do projeto em função de uma resposta ter sido recebida em relação a uma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribuídos a uma tarefa. Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua prioridade. Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente por seus números de estrutura de tópicos e, depois, por sua prioridade na estrutura de tópicos. Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0% (tarefas não iniciadas), percentual concluído 1%–99% (tarefas em andamento) e percentual concluído: 100% (tarefas concluídas). Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes oito grupos: O mais tarde possível, O mais breve possível, Não terminar antes de, Não terminar depois de, Deve iniciar em, Deve terminar em, Não iniciar antes de e Não iniciar depois de.

4.1.2 Agrupamentos de Recursos O Project 2000 disponibiliza também cinco agrupamentos de recursos. Esses agrupamentos estão disponíveis apenas quando o modo de exibição atual é um modo de exibição de recursos. Os agrupamentos predefinidos são os seguintes:

TRABALHANDO COM GRUPOS (AGRUPAMENTO)

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Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de grupo. Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe os recursos do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0% (trabalho não iniciado),percentual concluído 1%–99% (trabalho em andamento) e percentual concluído: 100% (trabalho concluído). Resposta pendente – Categoriza e exibe os recursos do projeto em função de eles terem respondido a uma mensagem de status da equipe. Taxa-padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxa-padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal, sem horas extras). Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos do projeto em função de cada um ser um recurso material ou recurso de trabalho.

4.2. Aplicando um Agrupamento Para aplicar um agrupamento em uma tabela de recursos ou de tarefas: 1. acesse o menu Projeto – Agrupar por; 2. escolha o agrupamento desejado.

Figura 4.2 – Menu de tipos de agrupamento do projeto

Se o grupo desejado não estiver visível: 1. acesse o menu Projeto – Agrupar por; 2. selecione Mais Grupos;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.3 – Selecionando um grupo não visível no menu Projeto – Agrupar por

3. escolha Tarefa se desejar um grupo aplicável a atividades ou escolha Recurso para um grupo aplicável a recursos; 4. clique no grupo desejado; 5. clique em Aplicar. Outra forma direta de escolha do tipo de agrupamento é através da caixa de seleção Agrupar por. Clique na caixa e escolha o grupo a ser aplicado.

Figura 4.4 – Ferramenta Agrupar por

4.3. Criando e Personalizando Agrupamentos Se nenhum dos grupos do Project 2000 atender às necessidades do projeto, é possível criar um novo grupo ou modificar um grupo existente para se adequar a essa necessidade. Quando se salva o projeto, o grupo novo ou modificado será salvo com o arquivo do projeto.

TRABALHANDO COM GRUPOS (AGRUPAMENTO)

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Para criar ou modificar um grupo: 1. escolha o modo de exibição cujas informações serão agrupadas através da barra de modos; 2. acesse o menu Projeto – Agrupar por – Mais grupos; 3. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar um grupo de atividades; 4. clique em Recurso se desejar criar ou modificar um grupo de recursos;

Figura 4.5 – Tela Mais grupos para a criação ou edição de um grupo

5. clique em Editar para modificar um grupo existente, Copiar para basear o novo grupo em um grupo existente ou Novo para criar um grupo a partir do zero;

Figura 4.6 – Formulário Definição de grupo em

6. após aberto o formulário Definição de grupo em, digite o nome desejado para o grupo ou edite o nome, no caso de ser um grupo já existente;

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MICROSOFT PROJECT 2000

7. clique em Mostrar no menu se desejar que o grupo seja exibido no menu Projeto – Agrupar por; 8. escolha o primeiro campo a ser agrupado em Nome do campo; 9. escolha a ordem de classificação dos dados dentro do grupo (crescente ou decrescente) no campo Ordem;

Figura 4.7 – Escolhendo a ordem de classificação para um grupo

10. escolha a fonte para o grupo selecionado, bem como a cor do plano de fundo da célula e seu padrão; 11. caso deseje especificar intervalos nos quais o agrupamento deve ser calculado de acordo com os critérios selecionados no campo Nome do campo, clique em Definir intervalos de grupo, caso contrário, vá para o passo 16; 12. após abrir a tela Definir intervalo de grupo, clique na opção Intervalo na caixa Grupo em para definir um intervalo de dados para o grupo; 13. na caixa Iniciar em, clique no número no qual deseja iniciar o primeiro grupo no agrupamento; 14. na caixa Intervalo do grupo, digite ou selecione o valor do intervalo pelo qual o agrupamento será determinado (de $100 em $100, de 2 em 2 dias, etc.);

Figura 4.8 – Definindo o intervalo de um grupo

TRABALHANDO COM GRUPOS (AGRUPAMENTO)

195

15. clique em OK para retornar a tela Definição de grupo em; 16. se o grupo contiver mais de um agrupamento (um grupo dentro de outro), repita os passos 8 a 15 para demais subgrupos;

Figura 4.9 – Exemplo de grupo com mais de uma linha de critério (atividades agrupadas primeiramente por duração e, em seguida, por prioridade)

17. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Figura 4.10 – Exemplo de projeto com o grupo Duração e Prioridade aplicado

PARTE V RELATÓRIOS, IMPRESSÃO E PUBLICAÇÃO NA WEB

197

Cada vez mais, o formato das informações geradas por um projeto passa a ser fundamental para os outros envolvidos. O Project 2000 possui diversos relatórios predefinidos, além de permitir a criação de relatórios personalizados.

Figura 1.1 – Tipos de relatórios – quadro principal

1.1 Tipos de Relatórios Existem cinco categorias de relatórios, a saber: Visão geral – apresenta relatórios genéricos do projeto, tais como calendários, etapas, atividades críticas e de primeiro nível.

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200

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.2 – Tipos de relatórios – visão geral

Atividades atuais – são relatórios que analisam o acompanhamento e o controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concluídas e em andamento.

Figura 1.3 – Tipos de relatórios – atividades atuais

Custos – são os relatórios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa, orçamento, valor adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado, dentre outros.

201

RELATÓRIOS

Figura 1.4 – Tipos de relatórios – custos

Atribuições – são relatórios que identificam as atribuições dos recursos nas atividades. Dizem respeito às funções, aos prazos, à lista de atividades pendentes e aos recursos superalocados.

Figura 1.5 – Tipos de relatórios – atribuições

Carga de trabalho – são relatórios que distribuem os recursos e as atividades ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

Figura 1.6 – Tipos de relatórios – carga de trabalho

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MICROSOFT PROJECT 2000

1.2. Exibindo Relatórios Para exibir os relatórios predefinidos: 1. 2. 3. 4. 5.

acesse o menu Exibir – Relatórios; escolha o tipo de relatório desejado (um dos cinco tipos disponíveis); pressione Selecionar; escolha o relatório desejado; pressione Selecionar.

Figura 1.7 – Tipos de relatórios – quadro principal

Figura 1.8 – Exemplo de relatório visualizado (atividades críticas)

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RELATÓRIOS

Importante – Os relatórios somente são exibidos no modo visualizar impressão se existir uma impressora instalada, caso contrário uma mensagem de erro aparecerá.

1.3. Personalização de Relatórios O Project 2000 possui 29 relatórios predefinidos de tarefas, recursos e tabelas de referência cruzada. Entretanto, se nenhum dos relatórios predefinidos atender às necessidades do projeto, pode-se criar um relatório personalizado. Existem quatro modelos de relatório predefinidos: Relatórios da tarefa – relatórios com informações impressas sobre as atividades de um projeto. Em geral, os relatórios da tarefa contêm informações sobre datas de início, trabalho concluído e durações previstas. Relatórios de recursos – relatórios com informações impressas sobre os recursos de um projeto, que normalmente incluem informações sobre custos e alocação de recursos. Calendário mensal – relatório que permite combinar filtros de tarefa e calendários dos recursos com opções de exibição para criar um calendário personalizado. Relatórios de tabela de referência cruzada – relatório com informações impressas sobre tarefas e recursos em um período de tempo especificado. Para criar um relatório personalizado: 1. acesse o menu Exibir – Relatórios; 2. clique em Personalizados;

Figura 1.9 – Formulário Relatórios personalizados

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. clique em Editar para modificar um relatório existente, Copiar para basear o novo relatório em um relatório existente ou Novo para criar um relatório a partir do zero; 4. no caso de ter optado por Novo, selecione o tipo de relatório desejado e clique OK;

Figura 1.10 – Tela Definir novo relatório (somente para novos relatórios)

5. preencha as informações relativas a cada tipo de relatório, incluindo nomes, detalhes, filtros e classificação;

Figura 1.11 – Parâmetros de relatórios de tarefa

Figura 1.12 – Parâmetros de relatório de recursos

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RELATÓRIOS

Figura 1.13 – Parâmetros de relatório de calendários

Figura 1.14 – Parâmetros de relatório de tabela de referência cruzada

6. pressione OK para criar o relatório; 7. para utilizar o relatório criado, dê um clique duplo no nome do relatório. Dica – Relatórios personalizados são muito utilizados quando combinados com novos filtros, exibindo de um modo organizado e estruturado as informações disponibilizadas com o tipo de filtro criado.

Com o Project 2000, podem-se imprimir modos de exibição e relatórios que atendam às necessidades de uma determinada pessoa ou grupo. Também é possível imprimir calendários, redes Pert, caminhos críticos, etc. A impressão das informações é realizada de forma simples e prática, respeitando toda a identidade visual do conjunto de aplicativos Microsoft Office. Na maioria das vezes, a impressão é realizada em 3 etapas: • • •

configuração de Página; visualização de impressão; impressão.

2.1. Configuração de Página Para configurar uma página de um modo de exibição ou relatório: 1. selecione o relatório ou o modo de exibição a ser impresso; 2. acesse o menu Arquivo – Configurar página;

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207

IMPRESSÃO

Figura 2.1 – Configuração de página

3. na guia Página, defina a forma de orientação da impressão e a escala de impressão, inclusive para os relatórios, bem como o tamanho das páginas e a numeração das páginas; Dica – A escala de impressão permite que se reduza ou aumente o tamanho da área impressa para que seja acomodada em uma ou várias páginas impressas. 4. na guia Margens, defina o tamanho das margens e as bordas da impressão; 5. nas guias Cabeçalho e Rodapé, escreva os dados que deverão estar referenciados em todas as páginas, tais como datas, responsável, etc.; 6. na guia Legenda, defina o estilo da legenda do diagrama e sua forma de apresentação; 7. na guia Modo de exibição, configure os parâmetros especiais de impressão, como o número de colunas impressas, a repetição de colunas em cada página, a impressão de folhas em branco, etc; 8. clique em OK para efetivar as configurações. Importante – No Project 2000, as definições de impressão e configuração de páginas são gravadas junto com o arquivo de projeto, facilitando todo o trabalho de configuração de impressão.

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MICROSOFT PROJECT 2000

2.2. Visualização de Impressão Antes de imprimir, é importante visualizar previamente o que será impresso. Assim: 1. depois de selecionar o relatório ou o modo de exibição a ser impresso e configurar a página, acesse o menu Arquivo – Visualizar impressão ou pressione a ferramenta Visualizar impressão ;

Figura 2.2 – Visualização de impressão

2. para visualizar outras páginas, pressione as setas de direção na parte ; superior esquerda da tela 3. para alterar o zoom da página, clique em cima da página para aumentar o zoom . Clique novamente para retornar ao tamanho normal; 4. se necessário, clique em Configurar página para alterar a formatação da página; 5. se a visualização estiver correta, clique em Imprimir.

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IMPRESSÃO

2.3. Impressão Para imprimir um modo de exibição ou relatório: 1. acesse o menu Arquivo – Imprimir;

Figura 2.3 – Impressão

2. selecione a impressora desejada; 3. selecione o intervalo de impressão; 4. selecione a escala de tempo; 5. selecione o número de cópias; 6. clique em OK. Importante – As definições de impressão devem ser realizadas a cada impressão. As únicas exceções são as especificações da impressora e de suas propriedades, que permanecem ativas até que sejam alteradas no sistema operacional.

Dica – Ao imprimir um modo de exibição de planilha, o número de colunas exibidas na tela determinará o número de colunas que serão impressas.

Uma das mais usuais formas de publicação de projetos é a Internet. O Project 2000 grava o projeto de uma maneira estática, ou seja, se o projeto for alterado, a página HTML deve ser regravada (isso só é feito automaticamente através do Microsoft Project Central, software complementar comercializado juntamente com o Project 2000). Para salvar um projeto no formato de publicação da World Wide Web: 1. acesse o menu Arquivo – Salvar como página da Web;

Figura 3.1 – Salvando um arquivo em formato HTML para publicação na Web

210

PUBLICAÇÃO DE INFORMAÇÕES DO PROJETO NA WEB

211

2. digite um nome do arquivo a ser exportado na caixa Nome do arquivo; 3. clique em Salvar;

Figura 3.2 – Tela Exportar mapeamento com os mapas pré-definidos de exportação

4. selecione o mapa a ser usado para exportar os dados na lista Importar/exportar mapa; 5. se necessário, clique em Editar para modificar um mapa existente, Copiar para basear o novo mapa em um mapa existente ou Novo para criar um mapa a partir do zero (mapas de exportação serão vistos no capítulo de importação e exportação); 6. clique em Salvar novamente; Dica – O Project 2000 permite que se utilizem modelos HTML prédefinindos para a Internet. Para que um mapa utilize um determinado modelo, escolha Novo mapa e, nas opções de HTML, escolha basear a exportação em modelo HTML e insira o caminho do arquivo modelo de exportação. Os modelos estão arquivados na pasta Microsoft Project Web, no diretório Modelos do Office.

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MICROSOFT PROJECT 2000

O projeto exportado como HTML pode ser aberto na Internet através do Internet Explorer ou de outro navegador compatível.

Figura 3.3 – Projeto aberto em formato HTML no Internet Explorer

PARTE VI MÚLTIPLOS PROJETOS, POOL DE RECURSOS E GERENCIAMENTO À DISTÂNCIA

213

Diversos projetos têm uma complexidade e dimensão que, na maioria das vezes, inviabiliza seu controle e gerenciamento por parte dos envolvidos. Eles necessitam, portanto, ser subdivididos em partes menores, de fácil controle e acompanhamento. Os múltiplos projetos são utilizados em diversas situações, a saber: • um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos diferentes; • o gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças diferentes, e há necessidade de consolidá-los; • o projeto tem predecessores e sucessores externos. É possível inserir vários projetos (subprojetos ou projetos inseridos) em um projeto mestre (ou arquivo consolidado). Ao trabalhar em vários projetos, pode ser útil combinar esses arquivos de subprojeto separados em um outro arquivo de projeto mestre para facilitar a organização, a exibição e o trabalho dos dados do projeto. Se precisar consolidar arquivos somente para criar um relatório ou imprimir um modo de exibição de informações combinadas do projeto, é possível que eles sejam consolidados temporariamente em um modo de exibição. De modo geral, esses arquivos são denominados projeto mestre e subprojeto, porque os subprojetos normalmente estão subordinados aos projetos mestres nos quais são inseridos ou consolidados. No entanto, é possível também adicionar um projeto não relacionado a outro arquivo de projeto, e essa é a razão pela qual às vezes eles são chamados de projetos inseridos ou arquivos consolidados. 215

216

MICROSOFT PROJECT 2000

1.1. Estratégias para Organizar um Projeto Mestre e Arquivos de Subprojetos Ao dividir um arquivo de projeto existente em um projeto mestre e subprojetos, deve-se sempre considerar a sua reorganização em grupos lógicos da seguinte maneira: Tarefas de fases separadas de um projeto – em projetos muito grandes ou complexos, o uso de subprojetos separados para cada fase poderá ajudar o usuário a ver os detalhes do projeto. É possível exibir o caminho crítico de cada fase, pois ele se encontra em um arquivo separado, enquanto no projeto mestre é possível ver vários caminhos críticos, um para cada fase. Outro benefício é vincular atividades de diferentes subprojetos como se faria com as atividades de um único projeto. Porém, talvez seja mais fácil separar em subprojetos as fases em que há menos dependências com atividades de outras fases. Tarefas que ocorrem em períodos de tempo semelhantes – a organização das atividades em subprojetos será útil quando houver intervalos de tempo significativos entre trabalhos de um projeto contínuo. Usando subprojetos, é possível eliminar os arquivos de projeto referentes aos períodos de trabalho já concluídos. Responsabilidades de diferentes gerentes de projeto – se os projetos são supervisionados por diferentes gerentes de projeto, que estejam trabalhando em partes de um projeto maior ou em um programa com vários projetos que estejam ocorrendo simultaneamente, atribua a cada gerente um subprojeto separado. Dessa maneira, é possível observar o andamento global do programa e como os projetos ou atividades desses gerentes se encaixam nele, oferecendo, ao mesmo tempo, liberdade para que eles trabalhem em seus subprojetos. Conjuntos de tarefas interdependentes – é possível separar as atividades inter-relacionadas das não-relacionadas e agrupar cada conjunto em seu próprio subprojeto, mantendo as fases muito interdependentes no mesmo subprojeto. Agendamento de etapas – se o gerente do projeto desejar gerenciar seus projetos inserindo etapas importantes, é possível criar um subprojeto para as atividades relacionadas a cada etapa. Como subprojetos, será fácil acumulá-las em um nível superior sem precisar criar uma atividade de resumo para cada etapa, como se faria normalmente em um único arquivo.

MÚLTIPLOS PROJETOS

217

Por local de trabalho – se o trabalho envolvido no projeto for realizado em locais diferentes, talvez seja conveniente agendar as atividades de cada local em um subprojeto separado. Esse método torna mais fácil ver exatamente onde o trabalho está sendo realizado a qualquer momento e fornece a cada gerente mais controle sobre o trabalho executado em seus locais. Recursos relacionados – separe as atividades em subprojetos por grupos de recursos relacionados de modo que esses recursos possam gerenciar suas próprias atividades enquanto o gerente do projeto supervisiona o seu status global no nível do projeto. Recursos atribuídos a tarefas repetitivas – se a lista de atividades do projeto contiver atividades recorrentes que façam parte de um processo interno, fará mais sentido permitir que esses grupos agendem seu próprio tempo e sejam responsáveis somente pelos itens para deliberação ou pelas etapas. Recursos atribuídos somente a uma fase do projeto – quando pequenos grupos de recursos estiverem atribuídos a somente parte do projeto ou interessados nela, é possível colocá-los em um subprojeto. Isso refletirá com maior precisão a noção dessas pessoas sobre a duração do projeto, pois abrangerá a extensão de seu envolvimento. Essa técnica também mantém a lista de recursos do projeto mestre limitada àqueles que estarão envolvidos no projeto inteiro, o que poderá ser uma abordagem mais realista ao registrar informações sobre os recursos. Orçamentos diferentes – se a cobrança for efetuada com base em diferentes orçamentos internos, talvez seja mais fácil exibir os orçamentos totais se as atividades referentes a cada orçamento estiverem em subprojetos separados. É possível ainda exibir os custos totais do projeto no projeto mestre, mas a exibição e o registro dos orçamentos totais dos subprojetos lhe dará maior flexibilidade.

1.2. Inserindo e Excluindo um Subprojeto Individual em um Projeto Existente O projeto inserido em outro projeto é sempre exibido como uma atividade de resumo do projeto principal, que pode conter um ou mais projetos inseridos. Para inserir um projeto em outro: 1. abra o projeto que funcionará como projeto principal (mestre); 2. na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt;

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. clique na linha imediatamente inferior à linha em que deseja inserir o projeto; Dica – Um projeto pode ser inserido em qualquer nível da estrutura de tópicos. 4. acesse o menu Inserir – Projeto para abrir o quadro Inserir projeto;

Figura 1.1 – Inserindo um projeto em outro

5. escolha o arquivo de projeto a ser inserido; 6. clique em Inserir.

Figura 1.2 – Projeto Preparo do terreno.mpp inserido no projeto Casa

Após inserido o projeto, é possível alterar informações de prazos, dependências, recursos e custos. Todas essas alterações realizadas no projeto inserido atualizam automaticamente o arquivo mpp de origem. Caso o ar-

MÚLTIPLOS PROJETOS

219

quivo de origem esteja fechado, aparecerá um quadro solicitando uma confirmação de gravação para o arquivo do projeto inserido.

Figura 1.3 – Confirmando a gravação do arquivo de origem de um projeto inserido

Dica – Para exibir as subatividades ocultas de um projeto inserido, clique no sinal . Para ocultar, clique em Para excluir um subprojeto: 1. selecione a linha do projeto inserido; 2. pressione a tecla Delete; 3. se o quadro Assistente de planejamento aparecer, pressione OK.

Figura 1.4 – Confirmação de exclusão de atividade de resumo ou de projeto inserido quando ativado o Assistente de planejamento

Importante – A exclusão do subprojeto de dentro do projeto principal não implica exclusão física do arquivo mpp do projeto.

1.3. Consolidando Projetos Uma das melhores maneiras de organizar projetos grandes ou complexos é consolidar projetos. Os projetos consolidados permitem manter o número de tarefas visualizadas e acompanhadas em um nível gerenciável.

220

MICROSOFT PROJECT 2000

O projeto consolidado é um arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos (também conhecidos como subprojetos). Os projetos inseridos podem manter os vínculos com os projetos de origem para que quaisquer alterações nos projetos inseridos no arquivo consolidado sejam passadas para o arquivo de origem. Os projetos inseridos podem ser vinculados uns aos outros. Um arquivo consolidado também é chamado de arquivo de projeto mestre. Para consolidar rapidamente um projeto: 1. abra os projetos que serão consolidados; 2. acesse o menu Janela – Nova janela;

Figura 1.5 – Selecionando os projetos através do menu Nova janela

3. pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl, clicando nos projetos que serão consolidados temporariamente;

Figura 1.6 – Subprojetos selecionados através do menu Nova janela

4. clique em OK.

MÚLTIPLOS PROJETOS

221

Figura 1.7 – Projeto mestre ou projeto consolidado

Os projetos serão consolidados em uma única tela que contém todas as informações sobre os projetos constituintes do consolidado.

1.4. Estabelecendo Relações de Dependência entre Projetos Diferentes As atividades em projetos diferentes podem possuir relações de dependência entre si. Ao vincular as atividades, o Project 2000 exibe uma barra externa em cada um dos projetos com a qual a dependência entre as atividades será exibida. 1. consolide os projetos que terão atividades interdependentes, como visto anteriormente; 2. clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 3. arraste até a barra da atividade sucessora no outro projeto;

Figura 1.8 – Vinculando atividades entre projetos diferentes

222

MICROSOFT PROJECT 2000

4. uma relação término para início é automaticamente criada.

Figura 1.9 – Atividades vinculadas entre projetos diferentes

Ao abrir um projeto que possui atividades predecessores ou sucessoras externas, observa-se que uma tarefa predecessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade sucessora, e uma atividade sucessora externa é adicionada ao projeto que contém a atividade predecessora (a atividade externa normalmente é exibida na cor cinza).

Figura 1.10 – Atividade externa vinculada a um projeto aberto

Dica – A atividade externa não pode ser editada. Para editar uma atividade externa, dê um clique duplo nessa atividade e acesse seu projeto de origem. Para excluir um relacionamento entre atividades de projetos diferentes: 1. dê um clique duplo na seta que liga as atividades; 2. no formulário Dependência entre tarefas, selecione Excluir.

MÚLTIPLOS PROJETOS

223

Figura 1.11 – Excluindo a dependência entre as atividades em projetos diferentes

1.5. Determinando o Caminho Crítico de Um Projeto Consolidado (Mestre) No Project 98, um projeto mestre com múltiplos projetos inseridos e links através do projeto podia somente apresentar múltiplos caminhos críticos internos a cada projeto. O Project 2000 tem a capacidade de calcular e mostrar um único caminho crítico para tarefas através de todos os projetos inseridos. Isso ajuda um gerente de projeto a acompanhar as tarefas importantes através de um grupo de projetos. Para calcular o caminho crítico em um projeto mestre: 1. acesse o menu Ferramentas – Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo; 2. marque a caixa de seleção Projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo; 3. clique em OK.

Figura 1.12 – Tela Opções – Cálculo destacando a caixa de seleção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.13 – Projeto mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo não selecionada (todo o projeto Alvenaria é considerado crítico)

Figura 1.14 – Projeto mestre com a opção Os projetos inseridos serão calculados como tarefas de resumo selecionada (o projeto Alvenaria deixa de ser considerado crítico devido ao comprimento dos projetos Preparo do Terreno e Fundação, que, relacionados, compõem o caminho crítico do projeto mestre)

Empresas que possuem diversos projetos ocorrendo simultaneamente muitas vezes necessitam compartilhar recursos comuns, denominados recursos compartilhados. Gerenciar esses recursos é útil para gerenciar de maneira integrada as atribuições por vários projetos nos quais as mesmas pessoas, materiais ou equipamentos serão usados.

Projeto 1

Projeto 8

Projeto 2

Pool de Recurs os

Projeto 7

Projeto 6

Projeto 3

Projeto 4

Projeto 5

Figura 2.1 – Pool de recursos sendo utilizado por diversos projetos

225

226

MICROSOFT PROJECT 2000

2.1. Quando Utilizar um Compartilhamento de Recursos Na atual conjuntura, é raro que as pessoas sejam atribuídas a um projeto do início ao fim sem responsabilidades adicionais externas ao seu escopo. Compartilhar recursos entre os projetos permite maior flexibilidade e controle do gerenciamento de recursos. Se alguma dessas condições existir na sua situação, considere compartilhar recursos: Projetos sobrepostos – Pode ser necessário iniciar um novo projeto antes de terminar um projeto atribuído no momento. Se o gerente de projeto precisar dividir o tempo entre esses projetos, o compartilhamento de recursos entre os arquivos de projetos pode ajudar a garantir que os recursos não estejam superalocados. Se desejar transferir dados de recurso, como taxas de custo, do projeto existente para o novo projeto, é possível criar um conjunto de recursos para armazenar os recursos e suas informações para os dois arquivos. Criar um conjunto de recursos e depois transferir informações dos recursos facilita a transferência de dados do arquivo de projeto antigo para o novo. Recursos organizados por área funcional – Se for necessário atribuir recursos que trabalham em vários projetos como parte de um processo de gerenciamento, como auditores ou contadores, faz sentido criar um conjunto de recursos para esses recursos. Assim, o gerente do grupo funcional pode redistribuir sua carga de trabalho e substituir ou reatribuir recursos para atender ao cronograma desse projeto e dos demais projetos em que a equipe está envolvida. Previsão de carga de trabalho em vários projetos – Usar um conjunto de recursos pode ser bastante eficaz para prever a carga de trabalho de pessoas com descrições de trabalho parecidas. É possível atribuir recursos com nomes genéricos, como Arquiteto I e Arquiteto II para integrantes juniores e seniores, ou para designar diferentes níveis de experiência necessários para a atividade. Depois que as descrições apropriadas de cargos forem atribuídas para atividades em cada projeto futuro, é possível compartilhar recursos com um novo conjunto de recursos e ver o trabalho total atribuído para cada descrição de cargo. O valor da superalocação para cada descrição de cargo informa a quantidade necessária de um recurso específico para concluir o trabalho conforme agendado no momento em todos os projetos. Por exemplo, uma superalocação de 2 ou 200% para o Arquiteto I significa que são necessários dois arquitetos

227

COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS (POOL)

juniores para concluir a atividade. Então, à medida que refinar sua lista de recursos para o seu projeto, é possível inserir nomes específicos para cada descrição de cargo e reatribuir o trabalho para os indivíduos reais que farão isso.

2.2. Criando um Pool de Recursos O arquivo do conjunto de recursos (Pool) do Project 2000 é um arquivo normal do Microsoft Project onde se inserem apenas informações sobre recursos, salvando-o com um nome que indique que se trata de um arquivo de conjunto de recursos como, por exemplo, Pool.mpp. Para criar um conjunto de recursos: 1. crie um novo projeto clicando em Novo;

ou acessando o menu Arquivo –

2. exiba o Modo de exibição Planilha de recursos utilizando a Barra de modos ou através do menu Exibir – Planilha de recursos; 3. digite todos os recursos que constituirão o pool nesse novo projeto (Planilha de recursos preenchida);

Figura 2.2 – Recursos digitados na planilha de recursos que servirão como conjunto de recursos

4. salve o arquivo clicando em

ou acessando o menu Arquivo – Salvar.

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MICROSOFT PROJECT 2000

2.3. Vinculando um Projeto a um Pool de Recursos O gerenciamento do uso de recursos compartilhados entre projetos não requer muita experiência e habilidade para utilização. O compartilhamento de recursos pode ser feito e desfeito quando se desejar. Ao fazer isso, todos os recursos do pool, bem como os projetos que estiverem compartilhando recursos com ele, serão combinados e disponibilizados para cada um dos projetos. Para vincular um projeto a um Pool de recursos: 1. abra o projeto que utilizará o conjunto de recursos; 2. abra o arquivo de projeto que contém o conjunto de recursos (Pool); 3. acesse o menu Ferramentas – Recursos – Compartilhar recursos;

Figura 2.3 – Menu Ferramentas – Compartilhar recursos

4. no quadro Compartilhar recursos, clique no item Usar recursos; 5. na caixa De, clique no nome do arquivo de projeto que contém o pool de recursos;

COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS (POOL)

229

Figura 2.4 – Quadro Compartilhar recursos com o arquivo que contém o conjunto de recursos (Pool.mpp) destacado

6. clique em OK. Dica – É importante que se escolha qual projeto tem prioridade na utilização dos recursos quando o arquivo ativo e o arquivo do conjunto de recursos possuírem calendários ou recursos comuns. O pool de recursos passa a ficar disponível no projeto ativo, podendo-se atribuir os recursos às atividades normalmente. Caso o projeto ativo já tenha seus próprios recursos, os recursos de ambos os projetos serão combinados e exibidos.

Figura 2.5 – Recursos do conjunto de recursos Pool.mpp sendo exibidos no arquivo Fundação.mpp após compartilhamento

Importante – A performance dos conjuntos de recursos, especialmente em uma rede, podia diminuir a performance no Project 98. No Project 2000, abrir um projeto mestre que tem subprojetos conectados a um conjunto de recursos não ocasionará mais um alerta, perguntando como abrir o conjunto de recursos, para cada participante inserido.

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MICROSOFT PROJECT 2000

2.4. Analisando Atribuições de um Pool de Recursos Quando se atribuem recursos compartilhados a atividades em um arquivo que utiliza recursos compartilhados, esse arquivo salva todas as informações sobre a atribuição de atividades, como, por exemplo, unidades de atribuição, trabalho e delimitação do trabalho. Elas serão duplicadas no arquivo do conjunto de recursos de modo que as informações sobre atribuições dos outros arquivos de compartilhamento estejam disponíveis em cada um. Quando o conjunto de recursos e qualquer arquivo de compartilhamento forem abertos, as mesmas informações estarão disponíveis em cada arquivo. Para analisar o pool de recursos: 1. abra o arquivo do conjunto de recursos (pool) de recursos;

Figura 2.6 – Quadro Abrir o conjunto de recursos, visualizado toda vez que se abre um conjunto de recursos

2. se outras pessoas precisarem usar o arquivo enquanto esse conjunto estiver sendo analisado, selecione a primeira opção na caixa de diálogo Abrir o conjunto de recursos, ou; 3. se o usuário que está abrindo o Pool for o autor do arquivo do conjunto de recursos e desejar atualizar as atribuições, selecione a segunda opção na caixa de diálogo Abrir o conjunto de recursos, ou;

COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS (POOL)

231

4. se usuário que está abrindo o Pool não for o autor do arquivo, mas desejar atualizar as atribuições, selecione a terceira e última opção na caixa de diálogo Abrir o conjunto de recursos (isso impedirá que outros usuários atualizem o conjunto com novas informações); 5. após abrir o arquivo do conjunto de recursos, escolha o modo de exibição Uso do recurso na Barra de modos;

Figura 2.7 – Modo de exibição Uso do recurso no projeto com pool de recursos

6. selecione a coluna Nome do recurso; 7. acesse o menu Inserir – Colunas; 8. no quadro Definição de coluna, escolha Projeto;

Figura 2.8 – Criando a coluna com o nome do projeto para análise do pool de recursos

9. analise as atribuições de recursos desejadas e solucione os problemas da mesma forma discutida no capítulo Solucionando problemas de alocação de recursos, inclusive realizando o nivelamento de recursos entre projetos.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 2.9 – Modo de exibição Uso do recurso com a coluna Projeto inserida, mostrando a alocação de cada recurso do Pool em projetos diferentes

Dica – Não esquecer que o Project 2000 permite que sejam atribuídas prioridades aos projetos quando se realiza um nivelamento de conjunto de recursos. Para escolher a prioridade de cada projeto que utiliza o conjunto de recursos, abra o arquivo do projeto e acesse o menu Projeto – Informações sobre o projeto e escolha a prioridade desejada no campo Prioridade. Periodicamente, pode também ser necessário obter as informações mais recentes sobre o conjunto de recursos para manter atualizadas as informações sobre os recursos que trabalham no projeto. Para atualizar o conjunto de recursos com as informações mais recentes, acesse o menu Ferramentas – Recursos – Renovar conjunto de recursos.

Figura 2.10 – Menu Ferramentas – Recursos – Renovar conjunto de recursos

Um sistema de mensagens de grupo de trabalho é uma rede usada para enviar e receber mensagens eletrônicas sobre status e atribuições de atividades. O ideal é que cada integrante do grupo de trabalho tenha acesso a essa rede e possa receber mensagens de grupo de trabalho enviadas pelo gerente de projetos (por exemplo, mensagens de atribuição da equipe) e enviar mensagens de grupo de trabalho ao gerente de projetos (por exemplo, respostas às mensagens de status da equipe). O sistema de mensagens de grupo de trabalho mais fácil de ser utilizado por você e sua equipe e que lhe oferece uma maior flexibilidade é o Microsoft Project Central, que será estudado mais adiante neste livro. Um método alternativo é um sistema de correio eletrônico de 32 bits compatível com MAPI, como o Microsoft Outlook, que será visto neste capítulo. Mensagens de vários tipos podem ser trocadas entre os integrantes e o gestor do grupo de trabalho, dentre elas: •

mensagens de atribuição da equipe;

•

mensagens de atualização da equipe;

•

mensagens contendo todo o arquivo de projeto para uma lista de circulação;

•

mensagens de status da equipe.

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MICROSOFT PROJECT 2000

3.1. Requisitos de Configuração para o Uso do Sistema de Correio Eletrônico Os requisitos básicos de configuração para um sistema de correio eletrônico são os seguintes: •

uma rede de computadores, como uma local area network (LAN, rede local). A rede deve ser capaz de transmitir mensagens eletrônicas e todos os computadores dos integrantes do grupo de trabalho devem estar conectados a ela;

•

um sistema de correio eletrônico de 32 bits compatível com MAPI;

•

o Project 2000, que deve estar instalado no computador do gerente do grupo de trabalho;

•

o arquivo WGsetup.exe instalado nas máquinas dos integrantes do grupo. Esse arquivo se encontra no CD incluído com o Project 2000 e é o responsável pelas ferramentas de grupo de trabalho.

3.2. Barra de Ferramentas de Grupo de Trabalho O Project 2000 possui uma barra de ferramentas especialmente destinada ao uso de grupo de trabalho.

Figura 3.1 – Barra de ferramentas Grupo de trabalho

Para exibir a barra de ferramentas: 1. clique com o botão direito do mouse em qualquer ferramenta disponível na tela; 2. escolha Grupo de trabalho.

3.3. Enviando e Confirmando Atribuições à Equipe A atribuição à equipe é utilizada quando se desejar notificar um integrante do grupo de trabalho de uma atribuição de tarefa. O integrante do grupo de trabalho poderá responder para comunicar se aceita ou recusa a solicitação. Se ele não responder, pressupõe-se que aceitou a atribuição.

GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS...

235

Para enviar uma atribuição à equipe: 1. selecione as atividades às quais deseja enviar uma mensagem de atribuição; Dica – Utilize a tecla CTRL para selecionar atividades isoladas. 2. acesse o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Atribuição da equipe; 3. determine se as atividades que serão enviadas são somente as selecionadas ou todas do projeto;

Figura 3.2 – Escolhendo enviar mensagem de atribuição somente para a atividade selecionada

4. clique OK;

Figura 3.3 – Quadro Atribuição da equipe

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. escreva o assunto da mensagem na caixa Assunto; 6. digite a mensagem a ser enviada na área de mensagem; 7. os recursos já atribuídos à atividade que ainda não confirmaram suas atribuições serão listados automaticamente na coluna Para; 8. se o recurso a ser atribuído for novo, adicione-o ao conjunto de recursos quando enviar a mensagem, utilizando a ferramenta Atribuir recursos ; 9. repita o passo 8 para cada atividade que estiver sendo enviada; 10. clique em Enviar. que Ao enviar as atividades, aparecerá no campo Indicadores o ícone indica que aquela atividade ainda não foi confirmada pelo recurso atribuído. O ícone permanecerá evidente até que todos os recursos confirmem sua participação na atividade. Quando o recurso ou responsável receber a atribuição através de uma mensagem de participação, ele deve confirmar, ou não, sua participação o mais rápido possível. Para um recurso confirmar, ou não, sua participação: 1. abra a mensagem no programa de correio eletrônico (O arquivo WGsetup.exe deve estar instalado nas máquinas dos integrantes do grupo. Esse arquivo se encontra no CD incluído no Project 2000);

Figura 3.4 – Abrindo uma mensagem de correio eletrônico

2. leia a mensagem recebida e clique em Responder; 3. dê um clique duplo no campo aceitar e opte por Sim ou Não; 4. pressione enviar.

GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS...

237

Figura 3.5 – Recebendo uma mensagem de atribuição no programa de correio eletrônico

Quando o recurso ou responsável responde a mensagem, aparece a resposta na caixa de entrada de correio eletrônico do gerente do projeto. Para receber a resposta de atribuição do recurso e atualizar o projeto: 1. abra a mensagem;

Figura 3.6 – Mensagem de projeto recebida pelo gerente de projeto

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. analise a mensagem recebida e, se tudo estiver correto, clique em Atualizar Projeto para que a confirmação seja atualizada no Project 2000; Dica – Ao atualizar o último recurso da atividade, o ícone ce.

desapare-

3. caso contrário, clique em responder e argumente até que se chegue a um consenso.

3.4. Enviando Mensagens de Atualização de Equipe Ao gerenciar o projeto, muitas vezes o gerente de projeto precisa se comunicar rapidamente com os recursos sobre alterações nas datas de início e término das atividades. O objetivo principal desse processo é assegurar que todos os envolvidos tenham ciência das alterações ocorridas. Uma atividade só gera uma necessidade de atualização se a ferramenta de atribuição de equipes tiver sido utilizada, o recurso alocado tiver confirmado a participação e alguma alteração posterior tiver sido realizada. Para enviar uma mensagem de atualização: 1. acesse o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Atualizar equipe; 2. caso não exista nenhuma atividade que precise ser atualizada, aparecerá uma mensagem “Esse projeto não tem nenhuma mensagem que precise ser atualizada”;

Figura 3.7 – Aviso de erro quando não existem atividades que precisem ser atualizadas

3. caso exista alguma atividade que necessite ser atualizada, o quadro atualização da equipe aparecerá;

239

GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS...

Figura 3.8 – Quadro Atualização de equipe

4. preencha o campo Assunto e o Texto da mensagem e clique em Enviar. Ao receber a mensagem, o recurso ou responsável deverá respondê-la, confirmando a atualização.

3.5. Utilizando uma Lista de Circulação do Projeto Com o Project 2000 e qualquer sistema de correio eletrônico compatível com MAPI, é possível circular um projeto entre os interessados através de uma lista de circulação. Para criar e enviar uma lista de circulação para um projeto: 1. abra o projeto onde se deseja criar a lista de circulação; 2. clique na ferramenta Destinatário da lista de circulação ferramentas Grupo de trabalho;

na barra de

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 3.9 – Quadro Lista de circulação

3. clique em Endereço para exibir a listagem de nomes disponíveis no seu sistema de correio eletrônico;

Figura 3.10 – Lista de endereços do sistema de correio eletrônico (nesse caso é o quadro Address Book do Microsoft Exchange)

4. selecione os integrantes da lista ou clique em Novo para adicionar nomes que não estão listados de correio eletrônico e clique em OK para retornar a tela Lista de circulação; 5. caso seja necessário alterar a ordem da lista de distribuição, clique em Mover;

GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS...

241

6. digite o assunto no campo Assunto; 7. digite o texto da mensagem no campo Texto da mensagem;

Figura 3.11 – Quadro Lista de circulação com os integrantes da lista inseridos

8. defina a forma de circulação do projeto clicando em Seqüencialmente se desejar circular o projeto em uma ordem determinada, onde cada interessado analisa-o, propõe mudanças e o envia para o próximo da lista, ou clicando em Todos de uma vez se desejar circular o projeto simultaneamente com todos os envolvidos; Dica – Marque a caixa Retornar ao terminar se desejar que, após o último interessado ter analisado os dados, o projeto retorne para o gerente. Dica – Se o gerente do projeto desejar acompanhar o status do projeto e ser notificado toda vez que o arquivo circular para o próximo destinatário, selecione a caixa Controlar Status. 9. para salvar a lista de circulação sem enviar o arquivo, clique em Adicionar lista (a lista será salva junto com o arquivo do projeto); 10. para enviar o arquivo aos destinatários, clique em Circular.

242

MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 3.12 – Projeto circulado para o primeiro elemento da lista de circulação

3.6. Enviar uma mensagem de status de equipe Para monitorar o acompanhamento do projeto, o gerente de projeto pode enviar mensagens de status para a equipe do projeto, incorporando automaticamente as respostas ao cronograma, evitando a perda de tempo e retrabalho durante o acompanhamento do projeto. Para enviar uma mensagem de status de equipe: 1. selecione a atividade que será acompanhada; 2. acesse o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Status da equipe; 3. determine se o acompanhamento será de todas as atividades do projeto ou somente das atividades selecionadas e clique OK;

Figura 3.13 – Enviando o Status da equipe

GERENCIANDO PROJETOS À DISTÂNCIA UTILIZANDO SISTEMAS...

243

4. digite o assunto da solicitação de status na caixa Assunto e o texto da mensagem na caixa Texto da mensagem; 5. determine se o intervalo de datas para solicitação do trabalho real no campo Solicitar trabalho real de; 6. clique em Enviar. A mensagem será enviada ao participante, que atualizará as informações. Para atualizar as informações: 1. abra a mensagem recebida de correio eletrônico;

Figura 3.14 – Abrindo uma mensagem de correio eletrônico

2. leia a mensagem recebida e clique em Responder; 3. altere a data de início, o trabalho restante e a distribuição do trabalho no período de tempo da tabela;

Figura 3.15 – Confirmando o status do projeto inserindo o trabalho restante e o trabalho realizado em cada dia da semana

4. clique em Enviar.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Quando o recurso ou responsável responde a mensagem, aparece a resposta na caixa de entrada de correio eletrônico do gerente do projeto, informando o status do referido recurso. Para atualizar o projeto com aquelas informações: 1. abra a mensagem de resposta de status;

Figura 3.16 – Atualizando o projeto a partir do status recebido de um recurso alocado

2. analise a resposta recebida e, se o status do projeto estiver OK, clique em Atualizar Projeto para que a confirmação seja atualizada; 3. caso contrário, clique em responder e argumente até que se chegue a um consenso.

PARTE VII TÓPICOS AVANÇADOS DO PROJECT 2000

245

No Project 2000, é possível abrir e salvar arquivos de projeto em vários formatos diferentes, como programas de planilha, de banco de dados ou processadores de texto. Alguns formatos permitem salvar todas as informações do projeto, enquanto outros permitem salvar apenas os dados contidos nos campos do Project 2000. É possível também exportar uma agenda do Project 2000 como um arquivo de imagem gráfica para aprimoramento em um programa gráfico e para impressão em uma plotadora.

1.1. Formato de Arquivo com Suporte do Project 2000 O Project 2000 suporta três formatos criados pelo próprio programa e oito formatos externos. São eles os seguintes: Arquivo do Microsoft Project – formato de arquivo padrão de um projeto, que usa a extensão .mpp. O Microsoft Project 2000 oferece suporte para abrir e salvar no formato de arquivo do Microsoft Project 98. Arquivo de modelo do Microsoft Project – arquivo de modelo que contém a extensão .mpt, no qual é possível salvar informações de texto padronizado. O arquivo global (Global.mpt) consiste em um arquivo de modelo mestre que pode conter informações de formatação de todos os projetos, mas não pode armazenar tarefas, recursos e atribuições.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Banco de dados do Microsoft Project – formato de banco de dados usado com o Microsoft Project para armazenar projetos inteiros e que usa a extensão .mpd. MPX (transferência do Microsoft Project) – formato ASCII (American Standard Code for Information Interchange), usado com programas de gerenciamento de projeto e vários outros programas que oferecem suporte a MPX 4.0. Esse formato usa a extensão .mpx. O Microsoft Project 4.0, o Microsoft Project 4.1 e o Microsoft Project 98 usam o formato de arquivo MPX 4.0. No Microsoft Project 2000, não é mais possível salvar as informações do projeto nesse formato de arquivo, mas é possível importar dados de campos neste formato. Microsoft Access – formato usado pelo programa de banco de dados Microsoft Access. É possível salvar um projeto todo ou em parte no formato do Microsoft Access 2000, que usa a extensão .mdb. Banco de dados ODBC – formato usado por bancos de dados compatíveis com ODBC ao qual o Microsoft Project dá suporte, como o Microsoft SQL Server ou Oracle. Microsoft Excel – formato usado pelos programas de planilha do Microsoft Excel e que usa a extensão .xls. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. Tabela dinâmica do Microsoft Excel – formato usado pelos programas de planilha Microsoft Excel para uma tabela dinâmica. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. É possível exportar dados do Microsoft Project para uma tabela dinâmica do Microsoft Excel, mas não se pode importá-los da tabela dinâmica para o Microsoft Project. HTML – formato usado por navegadores na World Wide Web e em intranets. É possível exportar dados de campos para esse formato, mas não o projeto inteiro. Os arquivos no formato HTML usam a extensão .htm. É possível exportar dados para o formato HTML, mas não se pode importálos desse formato para o Project 2000. O formato HTML já foi discutido anteriormente neste livro. Somente texto ou ASCII – formato de texto genérico usado por processadores de texto e outros programas. Esse formato usa a extensão .txt e é delimitado por tabulação. É possível exportar dados de campo de uma única tabela do Microsoft Project para esse formato, mas não o projeto inteiro.

EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS

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CSV (separador de lista do sistema) – Formato de texto genérico usado com processadores de texto e outros programas, nos quais os valores são separados pelo separador de lista do sistema. Esse formato usa a extensão .csv e é delimitado por vírgula. É possível exportar dados de campos de uma única tabela do Microsoft Project para esse formato, mas não o projeto inteiro.

1.2. Exportando Projetos Para exportar diversos dados de um projeto para outros formatos: 1. acesse o menu Arquivo – Salvar Como; 2. na caixa Salvar como tipo, selecione o formato do arquivo a ser exportado;

Figura 1.1 – Quadro Salvar arquivo para exportação de projetos com destaque para o tipo de arquivo

3. digite um nome do arquivo a ser exportado; 4. pressione Salvar;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.2 – Formatando os mapas de exportação de projetos

5. após aparecer a tela Exportar mapeamento, selecione o nome do mapa a ser usado para exportar os dados e passe para o passo 16 ou clique em Editar para modificar um mapa existente, Copiar para basear o novo mapa em um mapa existente ou Novo para criar um mapa a partir do zero;

Figura 1.3 – Tela Definir mapa de importação/Exportação

6. se necessário, digite um novo nome para o mapa na caixa Nome do mapa de importação/exportação;

EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS

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7. em Dados a importar/exportar, marque uma ou mais das seguintes caixas de seleção: Tarefas, Recursos e Atribuições; 8. clique na guia Mapeamento de tarefas, Mapeamento de recursos ou Mapeamento de atribuições, conforme a opção escolhida anteriormente;

Figura 1.4 – Guia Mapeamento de tarefas no quadro Definir mapa de importação/exportação

9. na caixa Nome da planilha de destino, digite um nome para a planilha no arquivo do Microsoft Excel (só ativo quando em exportações para o Microsoft Excel); 10. para selecionar somente determinadas tarefas ou recursos, clique no filtro que se deseja aplicar na caixa Filtro de exportação; 11. na coluna De: Campo do Microsoft Project, clique no campo do Project 2000 a ser mapeado e pressione enter; 12. para alterar o nome do campo na planilha, digite um novo nome na caixa adjacente, na coluna Para: Campo da planilha; 13. para alterar a ordem dos campos no arquivo exportado, clique em um campo na coluna De: Campo do Microsoft Project e, em seguida, clique nos botões Mover, para mover o campo para a posição desejada; 14. repita as etapas de 11 a 13 para cada campo adicional a ser mapeado;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 1.5 – Exemplos de campos preenchidos no quadro Definir mapa de importação/exportação

Importante – Só é possível mapear cada campo do Microsoft Project uma vez ao exportar os dados do projeto. Cada campo deverá possuir um nome exclusivo no formato de destino quando se definir um mapa de importação/exportação.

Dica – É possível adicionar rapidamente todos os campos de tarefa, recurso ou atribuição de seu projeto ao mapa de importação/exportação. Clique na guia Mapeamento de tarefas, Mapeamento de recursos ou Mapeamento de atribuições e, em seguida, clique em Adicionar tudo. É possível também adicionar todos os campos de uma tabela de tarefas ou de recursos ao mapa. Clique na guia Mapeamento de tarefas ou Mapeamento de recursos, clique em Com base na tabela e selecione uma tabela da lista de tabelas. 15. clique OK para retornar ao quadro Exportar mapeamento; 16. pressione Salvar novamente.

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EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS

1.3. Importando Projetos Para importar um conjunto de dados externos ao Project 2000: 1. acesse o menu Arquivo – Abrir ou clique na ferramenta Abrir

;

Figura 1.6 – Quadro Abrir arquivo para importação de projetos com destaque para o tipo de arquivo a ser aberto

2. na caixa Arquivos do tipo, selecione o formato do arquivo a ser importado; 3. selecione o arquivo a ser importado; 4. pressione Abrir;

Figura 1.7 – Quadro Importar mapeamento

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. na lista Mapa de importação/exportação a ser usado na importação, selecione o nome do mapa a ser usado para importar os dados ou defina um novo mapa, caso seja necessário, como foi visto anteriormente na exportação de projetos; 6. pressione Abrir novamente.

1.4. Exportação de Imagem Gráfica (Copiar Figura) É possível copiar informações como uma figura estática de qualquer modo de exibição ativo do Project 2000 e colá-las em qualquer programa que possa exibir informações gráficas como imagens. É possível também salvar a figura em um formato de arquivo compatível com a Web, podendo-se copiar uma figura do modo de exibição inteiro ou selecionar e copiar uma parte de qualquer modo de exibição, exceto dos modos Diagrama de relacionamentos, Formulário de tarefas e Formulário de recursos. Para copiar uma figura: ou acesse o menu Editar – Copi1. clique na ferramenta Copiar figura ar figura se desejar copiar todas as partes visíveis do plano ou; 2. selecione as informações que deseja copiar e clique na ferramenta Copiar figura ou acesse o menu Editar – Copiar figura se desejar apenas as informações selecionadas do plano;

Figura 1.8 – Quadro Copiar figura

EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS

255

3. clique em Para tela para copiar as informações conforme exibidas na tela, com toda a formatação intacta; 4. clique em Para impressora se quiser copiar as informações da maneira como seriam impressas; 5. clique em Para arquivo de imagem GIF e especifique o caminho e o nome do arquivo se deseja copiar as informações como um arquivo de imagem GIF (Graphics Interchange Format), para usá-las em uma página da Web e em outros programas; 6. para copiar informações referentes a um intervalo de datas diferentes das exibidas no momento na escala de tempo, em Escala de tempo, digite ou selecione uma data de início e uma data de término nas caixas De e Até; 7. clique em OK. Se a opção escolhida foi Para tela ou Para impressora, alterne para o programa no qual deseja inserir as informações do Microsoft Project e cole a figura usando o comando Colar do programa.

Figura 1.9 – Imagem copiada do Project 2000 sendo visualizada pelo Microsoft Photo Editor

Importante – O limite interno máximo de uma figura é de 864 centímetros por 1000 tarefas.

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MICROSOFT PROJECT 2000

1.5. Salvando um Projeto no Formato de Banco de Dados O Microsoft Project permite salvar o projeto inteiro em um formato de banco de dados do Microsoft Project (.mpd). Esse formato pode ser aberto automaticamente no Microsoft Access ou em qualquer programa que suporte o formato de arquivo do Microsoft Access (.mdb). Para salvar um projeto no formato de banco de dados: 1. acesse o menu Arquivo – Salvar como;

Figura 1.10 – Salvando um projeto com o formato de banco de dados

2. na caixa Salvar como tipo, selecione Banco de dados do Project; 3. digite um nome do arquivo a ser exportado; 4. pressione Salvar ;

Figura 1.11 – Quadro Salvar no banco de dados

EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO DE PROJETOS

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5. digite o nome do projeto a ser arquivado no banco de dados no campo Nome do projeto; 6. pressione Salvar novamente. Ao abrir o projeto no Microsoft Access, todos os dados relativos ao projeto estarão disponíveis em tabelas de dados. Para abrir um projeto no Microsoft Access: 1. abra o Microsoft Access (mínimo versão 97);

Figura 1.12 – Abrindo um arquivo no Microsoft Access 2000

2. escolha Abrir banco de dados existente;

Figura 1.13 – Quadro Abrir no Microsoft Access

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. digite o nome do arquivo MPD do banco de dados do projeto no campo Nome do arquivo; 4. clique em Abrir; 5. as tabelas do projeto são exibidas na guia Tabelas do Microsoft Access.

Figura 1.14 – Tabelas do projeto abertas dentro do Microsoft Access

Dica – O Microsoft Project permite armazenar vários projetos em um único arquivo de banco de dados. Na caixa Nome do arquivo, digite o nome do arquivo no qual o projeto será gravado, clique em Salvar e, em seguida, clique em Acrescentar.

Macros são conjuntos de instruções pré-definidas usadas para realizar de maneira automática uma seqüência de trabalho específica. O Microsoft Project possibilita que se crie (através do gravador de macros) e execute macros com facilidade, utilizando o Microsoft Visual Basic for Applications.

2.1 Criando e Excluindo Macros Para gravar uma macro: 1. acesse o menu Ferramentas – Macro –Gravar nova macro;

Figura 2.1 – Acessando o gravador de macros

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 2.2 – Gravando uma macro no Project 2000

2. na caixa Nome da macro, digite o nome da macro; Importante – O nome da macro deve ser iniciado com letras e não deve possuir espaços. 3. insira uma letra para servir de atalho na caixa Tecla de atalho; Dica – O Microsoft Project não permite a combinação de teclas com números ou combinações que estejam sendo utilizadas pelo programa. 4. na caixa Armazenar macro selecione o local onde se deseja armazenar a macro (a opção arquivo global permite que a macro esteja disponível para todos os projetos); 5. escolha as referências de linhas e colunas no projeto para que o programa considere o cálculo da macro para células fixas ou para células dependentes da célula inicial; 6. clique em OK; 7. execute as ações que deseja gravar; 8. acesse o menu Ferramentas – Macro – Parar gravação para finalizar a operação.

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MACROS

Figura 2.3 – Finalizando a gravação de uma macro

2.2. Executando uma Macro O Project 2000 tem disponíveis várias macros do sistema que têm finalidades diversas, podendo ser executadas da mesma forma que as macros criadas pelo usuário. Para executar uma macro: 1. abra o projeto que contém a macro (para macros não arquivadas no arquivo global); 2. acesse o menu Ferramentas – Macro – Macros;

Figura 2.4 – Executando uma macro

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. escolha a macro que será executada; 4. clique em Executar. Dica – Para interromper uma macro antes do término, clique em CTRLBREAK.

2.3. Editando Macros Para editar uma macro existente: 1. acesse o menu Ferramentas – Macro – Macros como foi visto anteriormente; 2. escolha a macro que será executada; 3. clique em Editar.

Figura 2.5 – Editando uma macro através do Microsoft Visual Basic

Dica – Para editar uma macro, o operador deve estar familiarizado com o Editor do Microsoft Visual Basic.

Muitas vezes o gerente de projeto necessita examinar diferentes combinações de informações em uma tabela do Project 2000, alterando os campos de informação exibidos nesse modo. Se nenhuma das tabelas fornecidas atender às necessidades do projeto, é possível criar uma nova tabela, ou modificar uma tabela existente, que será salva juntamente com o projeto. Para criar ou modificar uma tabela: 1. acesse o menu Exibir – Tabelas – Mais tabelas; 2. clique em Tarefa se desejar criar ou modificar uma tabela de atividades; 3. clique em Recurso se desejar criar ou modificar uma tabela de recursos;

Figura 3.1 – Quadro de diálogo Mais tabelas para a criação ou edição de uma tabela

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MICROSOFT PROJECT 2000

4. clique em Editar para modificar uma tabela existente, Copiar para basear a nova tabela em uma tabela existente ou Nova para criar uma tabela a partir do zero;

Figura 3.2 – Formulário Definição de tabela em

5. depois de aberto o formulário Definição de tabela em digite, o nome desejado para a tabela ou edite o nome, no caso de ser uma tabela já existente; 6. clique em Mostrar no menu se desejar que a tabela seja exibida no menu Exibir – Tabelas; 7. escolha o campo a ser mostrado na tabela em Nome do campo; 8. escolha o alinhamento dos dados a serem exibidos no campo em Alinhar dados;

PERSONALIZAÇÃO DE TABELAS

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Figura 3.3 – Escolhendo um tipo de alinhamento para os dados do campo Nome

9. determine a largura da coluna no campo Largura; 10. digite o título a ser exibido para o campo em Título; 11. escolha o alinhamento do título em Alinhar título; 12. repita os passos 7 a 11 para inserir os outros campos da tabela; 13. caso algum dos campos exiba datas, escolha o formato a ser utilizado para esses campos em Formato da data; 14. escolha a altura das linhas da tabela em Altura da linha; 15. escolha bloquear a primeira coluna para que a primeira coluna da tabela apareça em cinza e não permita edição;

Figura 3.4 – Exemplo de tabela Consolidado gerencial criada a partir do zero

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MICROSOFT PROJECT 2000

16. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Figura 3.5 – Tabela Consolidado gerencial aplicada no modo de exibição Gantt de Controle

Importante – O Microsoft Project não permite que se apliquem tabelas de tarefas em recursos e tabelas de recursos em tarefas.

Se nenhum dos modos de exibição existentes atender às necessidades dos envolvidos, é possível criar novos modos de exibição ou editar um modo de exibição já existente. Para criar ou modificar um modo de exibição: 1. acesse o menu Exibir – Mais modos de exibição;

Figura 4.1 – Quadro de diálogo Mais modos de exibição

2. clique em Editar para modificar um modo de exibição existente, Copiar para basear o novo modo de exibição em um modo de exibição existente ou Novo para criar um modo de exibição a partir do zero;

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. caso tenha escolhido a opção Nova, defina se o modo de exibição será único (um só conjunto de dados, como o modo de exibição Planilha de recurso) ou combinado (um dado na parte de cima da tela e outro na parte de baixo da tela, como no modo de exibição Alocação de recursos);

Figura 4.2 – Escolhendo entre modo de exibição único ou combinado para um novo modo de exibição

4. independentemente do tipo de modo de exibição escolhido (único ou combinado), digite o nome desejado para o modo de exibição ou edite o nome, no caso de ser um modo de exibição já existente;

Figura 4.3 – Tela Definição do modo de exibição para o modo de exibição único e combinado, respectivamente

5. para o modo de exibição único, escolha o tipo de dados que deseja exibir no campo Tela; 6. caso o tipo de tela escolhido permita, selecione o nome da tabela, do grupo e do filtro a ser utilizado automaticamente toda vez que o modo de exibição for selecionado ou; 7. para o modo de exibição combinado, escolha os modos a serem exibidos nas partes superiores e inferiores do modo combinado; 8. para ambos os casos, clique em Mostrar no menu se desejar que o modo de exibição seja exibido no menu Exibir e na barra de modos;

PERSONALIZAÇÃO DE MODOS DE EXIBIÇÃO

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Figura 4.4 – Exemplo de modos de exibição único e combinado criados a partir do zero

9. clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar.

Figura 4.5 – Modo de exibição Rede Pert de Atividades Críticas , recém-criado, aplicado no projeto

Figura 4.6 – Modo de exibição Informações sobre as atividades, recém criado, aplicado no projeto

Muitas vezes é necessário criar alguns campos destinados a informações específicas de um projeto, não disponíveis nos campos padronizados do Project 2000. Esses campos podem ser inseridos e exibidos em qualquer modo de exibição de planilha, como os modos de exibição de planilha Gráfico de Gantt, Uso da tarefa e Diagrama de rede. É possível também inserir e exibir campos de recurso personalizados nos modos de exibição Uso do recurso e Planilha de recursos. Os campos personalizados podem ser utilizados para diversos fins, como escrever fórmulas, incluindo referências a outros campos do Project 2000, para que sejam calculadas em um campo personalizado. É possível criar uma lista de valores para um campo personalizado e, assim, garantir uma entrada de dados rápida e precisa além de exibir nele um indicador visual em vez dos dados reais.

5.1. Tipos de Campos O Project 2000 inclui diversos tipos de campos personalizados, listados a seguir. Custo1 a Custo10 – Mostram quaisquer informações personalizadas sobre custos que se deseje inserir no projeto. O custo padrão é R$ 0,00. Data1 a Data10 – Mostram quaisquer informações especializadas sobre datas que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. Duração1 a Duração10 – Mostram quaisquer informações especializadas sobre a duração que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto. 270

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Início1 a Início10 – Mostram quaisquer informações específicas sobre a data de início que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto. Término1 a Término10 – Mostram quaisquer informações específicas sobre a data de término que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto. Sinalizador1 a Sinalizador20 – Indicam se uma atribuição está marcada para qualquer ação ou identificação futura. Para marcar uma atribuição, clique em Sim em um campo de sinalizador. Para não marcar uma atribuição, clique em Não. Por padrão, os campos de sinalizador são definidos como Não. Número1 a Número20 – Mostram quaisquer informações numéricas personalizadas inseridas no projeto. O número padrão é 0. Códigos de estrutura de tópicos 1 a 10 – Contêm um código alfanumérico definido para representar uma estrutura hierárquica de recursos. Os códigos de estrutura de tópicos são marcas personalizadas de recursos que compartilham características. Podem ser utilizados para agrupar os recursos da maneira desejada. Texto1 a Texto30 – Mostram quaisquer informações de texto personalizadas que se deseja inserir no projeto.

5.2. Criando e excluindo um Campo Personalizado É possível inserir o campo personalizado em qualquer modo de exibição que use uma tabela inserindo uma coluna e selecionando o campo personalizado como o nome do campo da coluna. É possível também usar campos personalizados como parte de uma barra do Calendário, barra do Gráfico de Gantt ou caixa de tarefas do Diagrama de rede e como um critério de classificação ou pesquisa. Quando criar um campo personalizado, o usuário estará na verdade renomeando um campo existente do Project 2000. Para criar um campo personalizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 5.1 – Quadro Personalizar campos

2. clique em Tarefa se desejar renomear um campo de atividades; 3. clique em Recurso se desejar renomear um campo de recursos; 4. clique em Renomear;

Figura 5.2 – Quadro Renomear campo

5. digite um novo nome para o campo e clique em OK. 6. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos. É possível excluir os atributos de um campo personalizado. Por exemplo, se criar um novo campo personalizado renomeando Custo1 como Investimento Cliente, é possível excluir o primeiro campo personalizado. Ao excluí-lo, quaisquer atributos que se tenham definido para o campo, como seu novo nome, serão excluídos. Entretanto, não será possível excluir o próprio campo Custo1.

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Figura 5.3 – Campo Custo1 personalizado para Investimento Cliente

Para excluir um campo personalizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Organizador; 2. clique na guia Campos; 3. na lista Global.mpt ou na lista do projeto ativo, clique no campo personalizado cujos atributos deseja excluir e, em seguida, clique em Excluir; 4. confirme a exclusão e clique em Fechar.

Figura 5.4 – Excluindo o campo Investimento Cliente do projeto Minerva.mpp

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MICROSOFT PROJECT 2000

5.3. Lista de Valores em Campos Personalizados Com o Project 2000, é possível definir uma lista dos valores cabíveis para um campo personalizado. Quando dados precisam ser inseridos na célula, uma lista pré-definida de opções proporciona acesso rápido e fácil a entradas pré-definidas. Os valores possíveis para um campo podem ser limitados àqueles da lista ou configurados para aceitar novos valores. Uma vez que um novo valor tenha sido inserido, ele é automaticamente adicionado na lista de valores. Para criar uma lista de valores para um campo personalizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. crie o campo personalizado conforme procedimento descrito anteriormente ou; 3. selecione o campo em que deseja inserir uma lista de valores; 4. clique em Lista de Valores;

Figura 5.5 – Campo de texto Gravidade destacado para receber uma lista pré-definida de valores

5. no quadro Lista de Valores para, digite o valor do primeiro elemento da lista em Valor; 6. digite a descrição do primeiro elemento no campo Descrição; 7. repita os passos 6 e 7 para os demais elementos da lista;

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Figura 5.6 – Exemplo de lista de valores e descrições

8. se desejar que um dos valores da lista seja o valor padrão do campo, selecione-o, clique em Usar um valor da lista como a entrada padrão do campo e, em seguida, clique em Definir padrão (o valor padrão ficará destacado em vermelho); 9. determine se a lista criada será uma lista fixa (Restringir campos a itens na lista de valores) ou se novos valores poderão ser inseridos na lista (Permitir que itens adicionais sejam inseridos no campo); 10. escolha a ordem de classificação da lista em Exibir a ordem da lista suspensa; 11. clique em OK para fechar o quadro Lista de valores; Dica – A lista de valores pode ser importada de um outro campo personalizado do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar lista de valores. 12. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos.

Figura 5.7 – Lista de valores para um campo texto personalizado chamado gravidade

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para exibir a lista de valores para o campo inserido: 1. selecione a coluna da planilha imediatamente à direita da coluna em que se deseja inserir o campo personalizado; 2. acesse o menu Inserir – Coluna; 3. selecione o nome do campo;

Figura 5.8 – Inserindo um campo personalizado com uma lista de valores

4. clique OK.

Figura 5.9 – Campo Gravidade inserido como uma lista de valores

5.4. Fórmulas em Campos Numéricos Muitos gerentes de projeto precisam efetuar cálculos com dados diferentes armazenados no Project 2000. Nas versões anteriores, isso exigia que os dados fossem exportados para outro aplicativo, como o Microsoft Excel. Agora existe o recurso de criar campos personalizados com valores retornados a partir de fórmulas efetuadas em outros campos. Cálculos definidos pelo usuário podem ser uma parte de qualquer campo personalizado. Isso faz com que não seja necessário escrever e executar manualmente as macros do Microsoft Visual Basic for Applications. Sempre que o Project 2000 recalcula quaisquer valores aos quais essas fórmulas fizeram referência, os resultados nos campos personalizados são atualizados dinamicamente.

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Para inserir uma fórmula em um campo personalizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. crie o campo personalizado conforme procedimento descrito anteriormente ou; 3. selecione o campo em que deseja inserir uma fórmula; 4. clique em Fórmula;

Figura 5.10 – Campo de Custo Impacto de risco (Expected Monetary Value ou EMV) destacado para receber uma fórmula pré-definida

5. no quadro Fórmula para, construa a fórmula desejada, utilizando os operadores existentes e os campos disponíveis;

Figura 5.11 – Inserindo o campo numérico personalizado Probabilidade na fórmula do Impacto do risco Fórmula Impacto do risco = Probabilidade x Gravidade do Risco

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MICROSOFT PROJECT 2000

6. clique OK para fechar o quadro Fórmula; Dica – Fórmulas de outros campos podem ser importadas dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar fórmula. 7. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 8. siga os mesmos procedimentos de inserção de coluna vistos no capítulo de lista de valores para exibir os campos de fórmula.

Figura 5.12 – Campo personalizado com fórmula apresentando os dados do Impacto do risco (EMV) como o produto da Probabilidade pela Gravidade do Risco (prejuízo incorrido se o risco ocorrer), ambos digitados nas respectivas células

5.5. Indicadores Gráficos Os indicadores gráficos de campo personalizado permitem transmitir informações visualmente através da exibição de uma imagem em um campo personalizado, no lugar dos dados reais. Por exemplo, é possível definir um indicador gráfico para alertar o time do projeto quando o custo de uma tarefa estourar o orçamento. Ao utilizar indicadores gráficos, eles substituirão os valores dos campos por sinais visuais, podendo os valores ser provenientes de dados inseridos diretamente, dos resultados do cálculo de uma fórmula no campo personalizado ou de uma seleção em uma lista de valores do campo. Se os dados não atenderem a nenhum critério do indicador, o campo aparecerá em branco.

Figura 5.13 – Exemplos de indicadores gráficos

É possível configurar listas separadas de critérios de indicador gráfico para aplicar a linhas regulares, linhas de resumo e ao resumo do projeto ou aplicar os mesmos critérios a todas as linhas do projeto. Independentemente de as linhas de resumo herdarem os critérios de indicador das linhas

CAMPOS PERSONALIZADOS

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que elas resumem, os critérios especificados para as primeiras também se aplicam às linhas de resumo de grupo quando você aplica o agrupamento a um modo de exibição que inclui campos personalizados. Para criar um indicador gráfico para um campo personalizado: 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos; 2. crie o campo personalizado conforme procedimento descrito anteriormente ou; 3. selecione o campo em que deseja inserir um indicador gráfico; 4. clique em Indicadores gráficos;

Figura 5.14 – Campo de Custo Impacto de risco (Expected Monetary Value ou EMV) destacado para ser visualizado através de Indicadores gráficos

5. no quadro Indicadores gráficos para, selecione se os indicadores serão empregados apenas em atividades regulares ou se também serão aplicados em atividades de resumo ou de projetos;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 5.15 – Quadro Indicadores gráficos

6. no campo Teste para, selecione o tipo de teste ou operador lógico a ser aplicado (≥, ≠, =, dentre outros); 7. digite o valor base de comparação no campo Valor(es); 8. selecione a imagem que melhor representa o conjunto de dados do teste anterior; 9. repita os passos 6 a 8 para os demais critérios;

Figura 5.16 – Tabela de testes para o campo Impacto do risco

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Dica – Indicadores gráficos de outros campos podem ser importados dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar critérios do indicador. 10. clique em OK para fechar o quadro Indicadores gráficos para; 11. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 12. siga os mesmos procedimentos utilizado para lista de valores e fórmulas para exibir a coluna do campo personalizado que possui os indicadores gráficos.

Figura 5.17 – Indicador aplicado ao campo personalizado Impacto do risco

5.6. Personalização dos Códigos da Estrutura de Trabalho (WBS ou EDT) Os códigos de estrutura de tópicos são marcas definidas para atividades ou recursos que fornecem uma estrutura alternativa para o projeto, diferente dos códigos de EDT ou códigos numéricos da estrutura de tópicos, vistos anteriormente neste livro. É possível criar até dez conjuntos de códigos de estrutura de tópicos personalizados no projeto para sistemas, como códigos de custos de contabilidade para atividades e códigos de trabalho para recursos. Depois de definir e atribuir códigos de estrutura de tópicos para tarefas ou recursos, você poderá usá-los para classificar, filtrar ou agrupar atividades ou recursos no projeto. Cada nível de um código de estrutura de tópicos pode ser composto de letras maiúsculas ou minúsculas, números ou caracteres que você insere (qualquer combinação de letras maiúsculas, minúsculas e números) e um símbolo para separar os níveis do código. A extensão total de um código de estrutura de tópicos pode ser de até 255 caracteres. Para criar um conjunto personalizado de códigos de estrutura de tópicos: 1. acesse o menu Ferramentas – Personalizar – Campos;

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2. na caixa Tipo, clique em Código de estrutura de tópicos; 3. clique no código de estrutura de tópicos que deseja definir em Campo; 4. clique em Renomear; 5. digite um nome para o código de estrutura de tópicos personalizado que deseja criar no quadro Renomear campo; 6. clique em OK; 7. clique em Definir código de estrutura de tópicos;

Figura 5.18 – Quadro Personalizar campos com destaque para a opção Definir código de estrutura de tópicos para o código personalizado Grupo A&C

8. para especificar o código de estrutura de tópicos para atividades de primeiro nível, clique na primeira linha na coluna Seqüência e selecione o tipo de caractere: •

Números para mostrar um código de estrutura de tópicos numérico para esse nível.

•

Letras maiúsculas para mostrar códigos de estrutura de tópicos em ordem alfabética e em maiúsculas.

•

Letras minúsculas para mostrar códigos de estrutura de tópicos em ordem alfabética e em minúsculas.

•

Caracteres para mostrar qualquer combinação de números e letras maiúsculas e minúsculas.

CAMPOS PERSONALIZADOS

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Importante – O Project 2000 exibe um asterisco (*) no campo de código de estrutura de tópicos até que seja definida uma seqüência de caracteres para o nível do código de estrutura de tópicos.

Figura 5.19 – Determinando a seqüência do primeiro nível da estrutura de tópicos

9. na coluna Comprimento, clique na primeira linha e selecione um número para o número de caracteres no código de estrutura de tópicos de primeiro nível. Por exemplo, digite 2 para tornar dois caracteres o número obrigatório de caracteres a ser inserido nesse nível do código de estrutura de tópicos (até 255 caracteres); 10. na coluna Separador, clique na primeira linha e digite ou selecione um caractere para separar os níveis de código de estrutura de tópicos; 11. repita as etapas 8 a 10 para cada nível de código de estrutura de tópicos que desejar especificar;

Figura 5.20 – Código da estrutura de tópicos do tipo AAA.AAA.AAA.1111 criado para os quatro primeiros níveis do projeto

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MICROSOFT PROJECT 2000

12. se desejar que os dados inseridos na estrutura de tópicos sejam apenas os listados na tabela de pesquisa, clique em Permitir somente códigos listados na tabela de pesquisa; 13. para impedir que os usuários insiram códigos sem todos os níveis do código de estrutura de tópicos que você definiu, marque a caixa de seleção Permitir somente novos códigos com valores em todos os níveis de máscara; 14. para criar uma tabela de pesquisa com valores já pré-definidos para os códigos da estrutura de tópicos, clique em Editar tabela de pesquisa, caso contrário, vá para o passo 18;

Figura 5.21 – Quadro Editar tabela de pesquisa para

15. monte a estrutura de tópicos desejada para servir de base de entrada de dados de códigos da equipe do projeto (utilize as ferramentas de para alterar os níveis da estrutura); recuo

CAMPOS PERSONALIZADOS

285

Figura 5.22 – Tabela de pesquisa para código Grupo A&C

16. clique em Fechar para retornar ao quadro Definição dos códigos da estrutura de tópicos para; Dica – Códigos da estrutura de tópicos podem ser importados de outros campos dentro do mesmo projeto ou de outro projeto, clicando em Importar códigos da estrutura de tópicos no quadro Definição dos códigos da estrutura de tópicos para. 17. clique em OK para retornar ao quadro Personalizar campos; 18. clique em OK novamente para fechar o quadro Personalizar campos; 19. siga os mesmos procedimentos utilizados em lista de valores, fórmulas e indicadores gráficos para exibir a coluna do campo personalizado com os códigos da estrutura de tópicos. Observe que os valores da tabela de pesquisa aparecem na caixa do campo personalizado inserido.

Figura 5.23 – Inserindo códigos da estrutura de tópicos em um projeto

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MICROSOFT PROJECT 2000

Após a definição de uma estrutura de código de estrutura de tópicos, os códigos podem ser agrupados com facilidade através da criação de um grupo, como foi visto anteriormente no capítulo sobre agrupamento.

Figura 5.24 – Atividades agrupadas por código de estrutura de tópicos em seqüência

O organizador permite copiar diversos elementos de um projeto para outros, tais como modos de exibição, formulários, calendários, campos, barras de ferramentas, grupos, tabelas, filtros, relatórios, módulos e mapas de exportação dentre outros arquivos de projeto ou usuários. É possível copiar elementos somente entre arquivos abertos no computador. Para utilizar o organizador: 1. abra o arquivo de onde deseja copiar e o arquivo para onde vai copiar elementos; 2. acesse o menu Ferramentas – Organizador;

Figura 6.1 – Organizador

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. nas caixas Modos de exibição disponíveis em, selecione os arquivos de origem e destino da cópia; Dica – O arquivo Global.mpt é o arquivo padrão de configuração do Microsoft Project e contém todos os relatórios, tabelas e modos de exibição, dentre outros, definidos pelo programa. Ao se copiar um novo elemento para o arquivo Global.mpt, todos os projetos criados a partir desse momento terão disponíveis os elementos previamente copiados. 4. escolha a guia com a categoria a ser manipulada (qualquer um dos onze elementos); 5. para copiar um elemento do projeto, clique no elemento e pressione Copiar (o elemento automaticamente aparecerá na listagem do projeto de destino);

Figura 6.2 – Copiando o campo criado Impacto do risco do projeto Minerva.mpp para o projeto NovoProduto.mpp através do organizador

6. para excluir um elemento do projeto, clique em Excluir; 7. para renomear um elemento do projeto, clique em Renomear e digite o novo nome para o elemento; 8. clique em Fechar para retornar ao projeto.

PARTE VIII MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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O Microsoft Project Central é um produto agregado ao Project 2000 que permite o planejamento de colaboração entre os integrantes do grupo de trabalho, gerentes de projeto e outros envolvidos. Com o Microsoft Project Central, o gerente do projeto e os integrantes de seu grupo de trabalho podem trocar informações sobre o projeto e trabalhar com elas em um site da Web. O objetivo dessa ferramenta é ajudar os membros da equipe a realizar seus compromissos e também aliviar os gerentes de projeto da sobrecarga do trabalho administrativo. O Microsoft Project Central está disponível como parte do Microsoft Project 2000 e como um produto cliente do Microsoft Project 2000. Qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Project Central necessita de uma licença desse produto; no entanto, é necessário que apenas o administrador/gerente de projeto tenha uma licença do Microsoft Project 2000 ao manter um banco de dados do Microsoft Project Central. Todos os usuários devem usar cópias devidamente licenciadas do Microsoft Project 2000 ou do Microsoft Project Central.

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Para usar a Web como meio de colaboração de sua organização através de um grupo de trabalho, cada computador do grupo de trabalho deve atender às seguintes condições: •

Windows NT Server versão 4.0 com Service Pack 4 ou posterior, ou Microsoft Windows 2000 (Server ou Professional).

•

Se estiver utilizando o Windows NT 4.0, também precisará do Windows NT 4.0 Option Pack para que possa instalar o Microsoft Internet Information Server versão 4.0. Se usar o Windows 2000, instale o Microsoft Internet Information Server 5.0, que é fornecido com o Windows 2000.

•

Se usar o Windows NT 4.0, instale o Microsoft Internet Service Manager como opção com o Microsoft Internet Information Server 4.0. Se você não tiver o Windows NT Server, também poderá usar o Windows NT 4.0 Option Pack com o Windows NT Workstation; no entanto, ficará limitado a 10 conexões.

•

Microsoft SQL Server 7.0 ou posterior, Oracle Server 8.0 ou posterior, ou Microsoft Data Engine (MSDE). O MSDE é incluído e instalado com o Programa de Instalação do servidor do Microsoft Project Central. O MSDE será instalado se ainda não estiver no sistema e se o SQL Server não estiver instalado. O Microsoft Data Access Components (MDAC) versão 2.5 também será instalado com o Programa de Instalação do servidor do Microsoft Project Central se não estiver utilizando o Windows 2000.

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REQUISITOS DE CONFIGURAÇÃO PARA O SERVIDOR DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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•

Microsoft Internet Explorer 4.01 ou posterior, disponível no CD do Microsoft Project 2000.

•

Espaço disponível no disco rígido: 110–175 MB recomendável.

•

Processador: Intel Pentium de 200 MHz ou superior, ou semelhante.

•

Requisitos de memória: 128 MB de RAM (Random Access Memory, memória de acesso randômico) ou mais.

Os requisitos de disco rígido e de memória referem-se a uma instalação padrão. Os requisitos poderão variar dependendo da configuração de sua máquina e das opções que você instalar. O servidor do Microsoft Project Central e o Microsoft Project podem ser instalados no mesmo computador, se necessário. Os componentes compartilhados do servidor do Microsoft Project Central e do Microsoft Project 2000 serão instalados na pasta \Arquivos de programas\Microsoft Office\Office\1046 (ou na pasta adequada à versão de idioma usada).

Os requisitos de hardware, software e sistema para o cliente de navegação são os seguintes: •

Windows 95 ou 98, Windows NT 4.0 com Service Pack 3 ou posterior, ou Windows 2000.

•

Microsoft Internet Explorer 4.01 ou posterior, ou o Módulo de navegação para o Microsoft Project Central.

•

Espaço disponível no disco rígido: 11–22 MB recomendável.

•

Processador: Intel Pentium de 75 MHz ou superior, ou semelhante.

•

Requisitos de memória: 16 MB de RAM ou mais.

Uma vez instalados, os clientes podem se conectar ao servidor do Microsoft Project Central usando o Internet Explorer ou o Módulo de navegação para o Microsoft Project Central. Os clientes que acessarem o servidor do Microsoft Project Central precisarão de uma licença de acesso de cliente do Microsoft Project Central.

294

A instalação do Microsoft Project Central não é trivial para usuários finais do Project 2000, uma vez que conexões com os servidores de Internet e bancos de dados são necessárias. Portanto, sempre que possível, solicite ajuda de profissionais do departamento de informática da sua organização. É possível também obter instruções para a instalação do Microsoft Project Central no arquivo Svrsetup.htm, disponível no CD do Project 2000. Basicamente, para instalar o Microsoft Project Central: 1. insira o CD do Microsoft Project na unidade de CD-ROM; 2. clique em Instalar o servidor do Microsoft Project Central;

Figura 4.1 – Tela inicial do CD do Project 2000

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MICROSOFT PROJECT 2000

3. insira o seu nome de usuário e sua organização e, caso necessário, digite a chave do CD do produto; 4. clique em Avançar;

Figura 4.2 – Quadro Informações do usuário do Servidor do Microsoft Project Central

5. aceite o contrato de licença e clique em Avançar;

Figura 4.3 – Quadro Contrato de licença de usuário final do Servidor do Microsoft Project Central

INSTALANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL SERVER

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6. na caixa Instalar o Servidor do Microsoft Project aqui, especifique onde se deseja instalar o servidor. O local padrão será a unidade que possui maior espaço em disco. Se for a unidade c, o local padrão será c:\ProjectCentral. O local especificado se tornará o nome da nova pasta virtual criada no servidor Web;

Figura 4.4 – Quadro Pronto para instalar do Microsoft Project Central

7. selecione Instalar agora se desejar instalar o banco de dados MSDE no mesmo computador em que está instalando o servidor do Microsoft Project Central ou; Importante – Escolha Instalar agora se desejar usar o MSDE como o seu armazenamento de banco de dados do Microsoft Project Central e se não houver outro banco de dados que possa ser usado. O MSDE será adequado se existirem no máximo 10–15 usuários simultâneos do Microsoft Project Central. O banco de dados do MSDE padrão será criado com o nome de usuário "sa" e com uma senha especificada durante a instalação. Se desejar uma solução mais segura e escalonável, use um banco de dados do SQL Server ou Oracle, conforme descrito a seguir. Essa opção está indisponível se o computador em que estiver instalando o programa já tiver o SQL Server ou o MSDE instalado. 8. selecione Personalizar se desejar especificar o banco de dados que deseja usar como o armazenamento do Microsoft Project Central, como, por exemplo, o SQL Server ou Oracle;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Importante – O SQL Server ou o Oracle já deverão estar instalados em um servidor de banco de dados de sua organização, e um banco de dados já deverá ter sido criado para que você possa continuar com a instalação personalizada do servidor do Microsoft Project Central. Se o banco de dados ainda não tiver sido instalado, encerre a instalação do servidor e inicie-a novamente depois que o banco de dados for instalado. 9. escolhendo Instalar agora, digite a senha de acesso desejada para o banco de dados, confirmando-a em seguida;

Figura 4.5 – Digite a senha

10. aguarde o término da instalação e reinicialize o computador para tornar as alterações efetivas.

Figura 4.6 – Instalando o Microsoft Project Central

INSTALANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL SERVER

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O Microsoft Project Central estará instalado após a reinicialização do computador e, se tiver instalado o Project Central no mesmo computador do Internet Information Server, é possível acessar o Microsoft Project Central através do browser (Internet Explorer 4.x ou superior). O endereço do site é http://localhost/ProjectCentral.

Figura 4.7 – Tela de abertura do Microsoft Project Central

Importante – Se estiver especificado um outro local durante a instalação, como c:\ProjectCentralNew, os usuários terão acesso ao Microsoft Project Central usando o URL http://[nome_ do_servidor]/Project CentralNew. Quando o servidor do Microsoft Project Central estiver instalado, ele criará um usuário padrão chamado Administrador. Por padrão, a senha desse usuário estará em branco; portanto, uma das primeiras ações a serem executadas após a instalação é efetuar logon no Microsoft Project Central (indo para o URL http://[nome_do_servidor]/ProjectCentral ou http://localhost/ProjectCentral no servidor ou em um computador cliente), efetuar logon como Administrador e alterar a senha.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 4.8 – Alterando a senha do administrador no primeiro acesso ao Project Central

Depois que você instalar o servidor do Microsoft Project Central, a maioria dos recursos poderá ser usada sem a necessidade de configuração adicional. O administrador precisará informar aos gerentes de projeto qual é o URL desse servidor para que essa informação possa ser inserida no Project 2000.

O procedimento a seguir descreve como os gerentes de projeto podem usar o Project 2000 para conectar sua equipe ao Microsoft Project Central após ele ser instalado e configurado pelo administrador.

5.1. Configurando o Projeto para Utilizar o Grupo de Trabalho Web Para configurar um projeto para utilizar o Microsoft Project Central: 1. abra o arquivo do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas – Opções; 3. clique na guia Grupo de trabalho; 4. na caixa Mensagens do grupo de trabalho padrão, clique em Web; 5. na caixa URL do servidor do Microsoft Project Central, digite o URL do servidor do Microsoft Project Central.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 5.1 – Quadro Ferramentas – Opções, destacando a URL do servidor do Microsoft Project Central

6. em Identificação do servidor do Microsoft Project Central, clique em: •

Conta de usuário do Windows para usar as contas de usuário do Windows no Microsoft Project Central. Todas as mensagens de grupo de trabalho enviadas por esse gerente exibirão a conta de usuário criada pelo gerente para efetuar logon na rede. As contas de usuário do Windows oferecem a melhor segurança para seus arquivos de projeto. Além disso, ao usar uma conta de usuário do Windows, o gerente do projeto será autenticado automaticamente quando acessar o Microsoft Project Central, de modo que não precisará inserir uma senha ou nome de usuário.

•

Nome de usuário do Microsoft Project para usar a autenticação do Microsoft Project Central e o nome de usuário definido no Project 2000 para se identificar no Microsoft Project Central. Todas as mensagens de grupo de trabalho enviadas pelo gerente exibirão seu nome de usuário, conforme aparece na guia Geral da caixa de diálogo Opções. Quando ele acessar o Microsoft Project Central, será necessário fornecer uma senha e um nome de usuário. Importante – Por padrão, a senha estará inicialmente em branco na primeira vez que se efetuar logon no Microsoft Project Central, podendo se definir a senha durante a sessão inicial.

PREPARANDO O PROJETO PARA UTILIZAR O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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7. para aplicar suas seleções de grupo de trabalho a todos os novos projetos futuros, clique em Definir como padrão; 8. escolha Enviar Hiperlink em anotação eletrônica para enviar uma mensagem de correio eletrônico informando sobre novas mensagens toda vez que chegarem mensagens para os recursos no Microsoft Project Central;

Figura 5.2 – Configurações adicionais do menu Ferramentas – Opções – Grupo de Trabalho

Figura 5.3 – Mensagem informativa que o recurso recebe informando sobre novas mensagens no Microsoft Project Central

9. escolha Permitir que os recursos deleguem atividades no Microsoft Project Central para permitir que os recursos possam delegar a terceiros atividades encaminhadas a eles; 10. escolha Atualizar Informações do Projeto no servidor do Microsoft Project Central Server sempre que salvar para atualizar as informações do projeto no Microsoft Project Central toda vez que salvar o arquivo no Project 2000; 11. clique em OK.

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MICROSOFT PROJECT 2000

5.2. Adicionar o Endereço de Correio Eletrônico de Um Recurso ao Projeto Se pretender usar o sistema de correio eletrônico do grupo de trabalho para alguns recursos ou se tiver marcado a caixa de seleção Enviar hiperlink em anotação eletrônica na caixa de diálogo Opções, talvez seja preciso inserir os endereços de correio eletrônico dos recursos. Esse procedimento será necessário somente se o endereço de correio eletrônico do recurso não for exatamente igual ao nome do recurso no Project 2000. Para inserir endereços de correio eletrônico para os recursos: 1. acesse o modo de exibição planilha de recursos através da barra de modos ou acesse o menu Exibir – Planilha de recursos; 2. no campo Nome do recurso, selecione o recurso cujo endereço de correio eletrônico se deseja adicionar; 3. dê um clique duplo no nome do recurso ou clique em Informações sobre o recurso ; 4. clique na guia Geral; 5. na caixa Correio eletrônico, digite o endereço de correio eletrônico do recurso;

Figura 5.4 – Quadro Informações sobre o recurso destacando o endereço de correio eletrônico do recurso

6. clique em OK.

PREPARANDO O PROJETO PARA UTILIZAR O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Importante – Se o recurso estiver localizado fora da organização, certifique-se de incluir o endereço completo de e-mail do recurso. 7. repita as etapas de 2 a 5 para adicionar os endereços de correio eletrônico de outros recursos.

5.3. Adicionar Contas dos Integrantes do Time no Microsoft Project Central Quando um gerente de projeto envia mensagens do grupo de trabalho aos integrantes da equipe, tais como mensagens de atribuição de equipe, são criadas contas do Microsoft Project Central automaticamente para eles, por definição. Caso se deseje configurar que as contas do Microsoft Project Central dos integrantes da equipe sejam criadas a partir de suas contas de usuário do Windows, o gerente de projeto precisará adicionar essas informações no Project 2000. Para informar ao Project 2000 que os usuários utilizarão as contas de usuário do Windows: 1. acesse o modo de exibição planilha de recursos através da barra de modos ou acesse o menu Exibir – Planilha de recursos; 2. no campo Nome do recurso, selecione o recurso cujo endereço de correio eletrônico se deseja adicionar; 3. dê um clique duplo no nome do recurso ou clique em Informações sobre o recurso ; 4. clique na guia Geral; 5. clique em Conta do Windows e insira a conta de usuário do Windows do recurso; Importante – Se o gerente de projeto não souber a conta de usuário do Microsoft Windows do recurso e já tiver inserido o URL do servidor do Microsoft Project Central na caixa de diálogo Opções – Grupo de trabalho, clique em Conta do Windows para localizar essa conta no seu catálogo de endereços do correio eletrônico.

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6. clique em OK; 7. repita as etapas de 2 a 5 para adicionar os endereços de correio eletrônico de outros recursos. Se as contas de usuário do Windows não forem especificadas no Microsoft Project, os nomes dos recursos serão usados para criar as contas do Microsoft Project Central. Essas contas serão autenticadas através da autenticação do Microsoft Project Central; os integrantes da equipe verão uma tela de logon quando forem para o site do Microsoft Project Central e precisarão inserir seus nomes de recursos e suas senhas. Por padrão, as senhas dos integrantes da equipe estarão em branco quando eles efetuarem logon pela primeira vez no Microsoft Project Central; eles poderão defini-la durante a sessão inicial. O administrador também pode criar manualmente uma conta no Microsoft Project Central, como será visto a seguir.

O Microsoft Project Central é uma solução de grupo de trabalho flexível que pode ser configurada de várias formas diferentes. O time do projeto precisará decidir sobre a melhor forma de configurar o Microsoft Project Central a fim de atender às necessidades de sua organização. O administrador do Microsoft Project Central é um usuário com privilégios para controlar uma série de configurações que podem afetar como o time do projeto utiliza o produto, incluindo o seguinte: •

administração de contas de usuários;

•

administração do banco de dados do projeto;

•

autenticação de usuário;

•

modos de Exibição;

•

categorias de Usuários;

•

delegação de atividades.

Para acessar o Microsoft Project Central como Administrador: 1. a partir do browser (Internet Explorer 4.x ou outro navegador compatível), digite a URL http://localhost/projectcentral ou o endereço personalizado do Microsoft Project Central definido durante a instalação; 2. caso a página de logon aparecer, selecione o usuário Administrador e digite a sua senha;

3. clique em Entrar. 307

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 6.1 – Home page inicial do Microsoft Project Central com o usuário Administrador conectado

6.1. Definir o Servidor para o Modo Usuário Único Para executar certas tarefas administrativas, como excluir itens do banco de dados do Microsoft Project Central, mesclar contas de usuário e alterar as categorias de período de folga, será necessário colocar o servidor do Microsoft Project Central no modo usuário único. Esse modo garante que os usuários não poderão se conectar ao banco de dados do Microsoft Project Central nem alterar os dados enquanto o administrador estiver executando essas tarefas administrativas, o que poderia corromper o banco de dados. Antes de colocar o servidor no modo usuário único, o administrador deve certificar-se de que nenhum usuário esteja conectado ao banco de dados no momento. Uma forma simples de fazer isso é enviar uma mensagem de correio eletrônico a todos os usuários e alertá-los para que parem de usar o servidor (como um navegador ou como um cliente do módulo de navegação, ou no Project 2000) em um momento especificado. Para colocar o servidor no modo de usuário único: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Modo do Servidor;

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Figura 6.2 – Menu Administração com destaque para Modo do Servidor

3. escolha Usuário único; 4. clique em Salvar alterações.

Figura 6.3 – Definindo o modo do servidor do Microsoft Project Central

6.2. Gerenciamento de Usuários O módulo de administração de usuários do Microsoft Project Central permite que o administrador possa criar, editar, excluir e até mesmo mesclar ou “fundir” usuários, além de definir, a partir da configuração de categorias de usuários, o que cada usuário poderá ou não acessar no Microsoft Project Central.

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MICROSOFT PROJECT 2000

6.2.1 Criando Contas de Usuários Como foi visto no capítulo anterior, o Project 2000 cria automaticamente usuários para o Project Central ao encaminhar para esses usuários as primeiras atribuições de equipe. Isso acontece quando o usuário está configurado para ser um usuário Web. Nesse caso, o nome do recurso se tornará automaticamente o nome do usuário do Project Central. Para o administrador criar uma conta de usuário diretamente no Microsoft Project Central: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Usuários para exibir os dados de todos os usuários do Microsoft Project Central;

Figura 6.4 – Menu Administração com destaque para Usuários

3. escolha Adicionar Usuário;

Figura 6.5 – Quadro Lista de usuários destacando a opção Adicionar usuário

4. abaixo da Lista de usuários aparecerão as informações a serem preenchidas pelo Administrador para o usuário que está sendo criado, escolha

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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nela se o novo usuário será autenticado a partir do Microsoft Windows (Autenticação do Windows NT, usando a conta de usuário do Windows) ou do servidor Microsoft Project Central (Autenticação do servidor do Microsoft Project Central, usando uma identificação e senha de logon); 5. se tiver escolhido Autenticação do Windows NT, usando a conta de usuário do Windows, digite a conta do usuário, sua senha e categoria do recurso (Atribuição); Importante – As categorias de recursos serão discutidas no capítulo de personalização dos modos de exibição. 6. se estiver escolhido Autenticação do servidor do Microsoft Project Central, usando uma identificação e senha de logon, digite o nome do usuário no campo Conta do usuário, seu endereço de Correio eletrônico no campo Correio eletrônico, digite a senha de acesso desejada e confirme-a no campo Senha confirmada;

Figura 6.6 – Adicionando um novo usuário autenticado pelo servidor do Microsoft Project Central

7. volte ao topo da página web e clique em Salvar alterações; 8. aguarde até que a confirmação seja feita pelo programa e clique em OK para fechar o quadro de confirmação.

Figura 6.7 – Usuário recém-criado sendo exibido na Lista de usuários

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MICROSOFT PROJECT 2000

6.2.2 Editando ou Modificando Usuários O administrador pode, a qualquer momento, editar ou modificar os parâmetros de configuração dos usuários do Microsoft Project Central, incluindo até mesmo os privilégios de acesso e a categoria a que o usuário pertence. Para o administrador editar a conta de um usuário no Microsoft Project Central: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Usuários para exibir os dados de todos os usuários do Microsoft Project Central;

Figura 6.8 – Menu Administração com destaque para Usuários

3. selecione o recurso a ser editado; 4. escolha Modificar usuário;

Figura 6.9 – Quadro Lista de usuários destacando a opção Modificar usuário

5. abaixo da Lista de usuários aparecerão as informações que podem ser editadas pelo Administrador. Escolha se o usuário será autenticado a

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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partir do Microsoft Windows (Autenticação do Windows NT, usando a conta de usuário do Windows) ou do servidor Microsoft Project Central (Autenticação do servidor do Microsoft Project Central, usando uma identificação e senha de logon); 6. se desejar, altere os dados da conta e do correio eletrônico; 7. altere a atribuição que será dada ao recurso; 8. defina se o status da conta é ativo ou inativo (não terá mais acesso ao sistema); 9. no caso de ter optado pela autenticação via Microsoft Project Central, clique em Redefinir senha para alterar os dados da senha do usuário;

Figura 6.10 – Modificando os dados de um usuário existente

10. volte ao topo da página web e clique em Salvar alterações.

Figura 6.11 – Usuário editado com a nova categoria de atribuição sendo exibido na Lista de usuários

6.2.3 Tornando Usuários Inativos O administrador pode, a qualquer momento, tornar um usuário inativo (sem acesso ao Project Central).

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para o administrador tornar inativa a conta de um usuário no Microsoft Project Central: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Usuários para exibir os dados de todos os usuários do Microsoft Project Central;

Figura 6.12 – Menu Administração com destaque para Usuários

3. selecione o recurso a ser excluído; 4. escolha Excluir usuário;

Figura 6.13 – Quadro Lista de usuários destacando a opção Excluir usuário

5. confirme a exclusão;

Figura 6.14 – Confirmando a exclusão do usuário

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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6. observe que a conta do usuário se torna inativa.

Figura 6.15 – Usuário Ricardo Viana Vargas com Status Inativo

6.2.4 Mesclando Usuários Quando os gerentes de projeto configuram seus recursos no Project 2000 e enviam mensagens do grupo de trabalho a eles, o Microsoft Project Central usa os nomes dos recursos ou, caso especificado, as contas de usuário do Windows dos recursos para criar suas contas do Microsoft Project Central. Se os gerentes de projeto não usarem os mesmos nomes para os recursos em seus projetos, um único recurso poderá ter várias contas do Microsoft Project Central. É possível consolidar ou mesclar várias contas de modo que o usuário não tenha que efetuar logon no Microsoft Project Central com diversos nomes diferentes para receber todas as informações. Para mesclar contas: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. alterne o modo do servidor para Usuário único; 3. acesse o menu Administração – Usuários para exibir os dados de todos os usuários do Microsoft Project Central; 4. clique em Mesclar contas de usuário;

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Figura 6.16 – Mesclando contas de usuário

5. escolha as duas contas que serão mescladas; 6. volte ao topo da página web e clique em Salvar alterações. Importante – Mescle somente contas que se refiram de fato à mesma pessoa – não tente mesclar contas para pessoas diferentes para evitar conflitos de agendamento no sistema quando dois recursos que estão sendo mesclados atuarem na mesma atividade no mesmo período.

6.2.5 Definições de Autenticação de Usuários e Segurança na Criação de Contas O servidor do Microsoft Project Central pode autenticar os usuários através da autenticação do Windows NT, usando uma conta de usuário do Windows, ou através da autenticação do Microsoft Project Central, usando uma senha e uma identificação de logon, ou através de ambas. Como administrador, é possível escolher uma das três opções de autenticação. Mista – Permite tanto a autenticação do Windows NT como a do Microsoft Project Central. O método de autenticação deverá ser especificado para cada conta de usuário. Alguns usuários poderão ser autenticados através da autenticação do Windows NT enquanto outros através da autenticação do Microsoft Project Central. Ao criarem suas próprias contas no Microsoft Project, os gerentes de projeto poderão escolher a opção de autenticação que desejam usar para elas.

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Dica – Se o método de autenticação de um usuário for a autenticação do Windows NT, quando ele for para o site do Microsoft Project Central será autenticado automaticamente e transferido para a home page do Microsoft Project Central. Se o método escolhido for a autenticação do Microsoft Project Central, o usuário verá uma página de logon quando se conectar ao site do Microsoft Project Central e precisará digitar ou selecionar um nome de usuário e uma senha. Somente autenticação do Windows NT – Se for definida esta opção de autenticação, todas as contas de usuário criadas no servidor do Microsoft Project Central deverão ter contas de usuário do Windows especificadas e usar a autenticação do Windows NT. Os gerentes de projeto receberão mensagens de erro se tentarem criar as contas do Microsoft Project Central sem especificar as contas de usuário do Windows. Somente autenticação do Microsoft Project Central – Se for escolhida esta opção de autenticação, todos os usuários serão autenticados com a autenticação do Microsoft Project Central. As contas de usuário do Windows, se especificadas, serão ignoradas. Para alterar as opções de autenticação: 1. 2. 3. 4.

acesse o Microsoft Project Central como administrador; alterne o modo do servidor para Usuário único; acesse o menu Administração – Personalizar; no menu do lado direito da página escolha Opções de autenticação;

Figura 6.17 – Alterando as opções de autenticação

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. escolha uma das três opções anteriormente mencionadas; 6. volte ao topo da página web e clique em Salvar alterações. Para garantir a segurança do sistema, o administrador pode restringir os gerentes de projeto quanto à criação de usuários no Project Central. Para alterar a segurança na criação de usuários: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Personalizar; 3. no menu do lado direito da página, escolha Segurança-criação de conta;

Figura 6.18 – Alterando as opções de segurança na criação de contas de usuários

4. escolha se os gerentes poderão criar contas automaticamente aos seus recursos e se os recursos poderão criar contas ao delegar tarefas para terceiros; 5. volte ao topo da página web e clique em Salvar alterações.

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6.3. Configurando e Gerenciando os Modos de Exibição e Portfólios 6.3.1 Os Modos de Exibição do Microsoft Project Central O recurso de modos de exibição do Microsoft Project Central permite que os usuários vejam informações sobre uma coleção de projetos, vejam os detalhes de um projeto individual ou examinem as atribuições feitas através do Microsoft Project Central. Usando os modos de exibição, seus executivos poderão ver informações de alto nível ou os integrantes da equipe poderão ver informações mais completas sobre os projetos em que estão trabalhando. No entanto, para obter a funcionalidade máxima dos modos de exibição, será necessário algum trabalho de configuração por parte do administrador. O Microsoft Project Central pode exibir modos de exibição de três tipos de informações: Portfólio de projetos – Os usuários escolhem Exibir Portfólio no menu Exibir para ver o Portfólio dos projetos aos quais têm acesso. Os modos de exibição de Portfólio de projetos exibem informações de resumo de alto nível sobre os projetos do Microsoft Project Central. O administrador especifica os projetos contidos no Portfólio de cada usuário. Os usuários poderão ver somente os projetos aos quais o administrador lhes concedeu acesso. Os gerentes de projetos podem publicar informações sobre seus projetos no servidor do Microsoft Project Central através do Project 2000, acessando o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Atualizar projeto no servidor da Web. Informações atualizadas sobre a atividade de resumo do projeto serão enviadas ao banco de dados do servidor do Microsoft Project Central para que se tornem visíveis através de um modo de exibição de Portfólio de projetos. As informações sobre as tarefas e os recursos individuais de um projeto não serão armazenadas nesse banco de dados e não estarão visíveis através de um modo de exibição de portfólio; essas informações permanecerão no arquivo ou no banco de dados do projeto e poderão ser acessadas através de um modo de exibição de projeto, conforme descrito a seguir.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 6.19 – Portfólio de projetos

Um projeto individual – Os usuários verão informações mais detalhadas sobre um projeto específico ao clicarem em um nome de projeto em um modo de exibição de portfólio de projetos ou na ferramenta Abrir no Microsoft Project. Como essas informações residem no arquivo ou no banco de dados em que o projeto está armazenado, o servidor do Microsoft Project Central deverá ter acesso a esse arquivo ou banco de dados para exibir o modo de exibição do projeto. Atribuições – Os usuários verão as atribuições ao acessarem o menu Exibir atribuições – Exibir. Os modos de exibição de atribuição exibem informações sobre as atribuições feitas através do Microsoft Project Central. Por padrão, os usuários só poderão ver suas próprias atribuições; no entanto, como administrador, é possível especificar atribuições de recursos adicionais que um determinado usuário poderá ver, podendo até mesmo especificar que os gerentes de equipe poderão ver as atribuições de todos os integrantes da equipe que se reportam a eles.

Figura 6.20 – Modo Exibir atribuições

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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6.3.2 Criando, Modificando ou Excluindo um Modo de Exibição É possível, no Project Central, criar, modificar ou excluir modos de exibição. Para criar ou modificar um novo modo de exibição: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Gerenciar modos de exibição;

Figura 6.21 – Menu Administração – Gerenciar modos de exibição

3. no menu do lado direito da página, escolha Especificar modos de exibição;

Figura 6.22 – Especificando modos de exibição

4. clique em Novo modo de exibição para criar um modo de exibição ou clique em Modificar modo de exibição para editar um modo de exibição existente;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 6.23 – Parte superior da página Especificar modos de exibição

5. defina se o modo de exibição será de Projeto, Portfólio ou Atribuição; 6. digite o nome e a descrição do modo de exibição nos campos Nome e Descrição; 7. caso o modo de exibição escolhido seja o modo de exibição de projeto, selecione o tipo de tabela a ser exibido no modo de exibição; 8. selecione os campos a serem mostrados no modo de exibição;

Figura 6.24 – Parte central da página Especificar modos de exibição

9. escolha o formato do gráfico de Gantt para o modo de exibição; 10. especifique os filtros, seguindo os mesmos procedimentos dos filtros do Project 2000;

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

323

Figura 6.25 – Parte inferior da página Especificar modos de exibição

11. especifique quais categorias de usuários utilizarão o modo de exibição escolhido; 12. clique em OK para salvar o novo modo de exibição ou as alterações efetuadas em um modo de exibição existente. Para excluir um modo de exibição: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Gerenciar modos de exibição; 3. no menu do lado direito da página escolha Especificar modos de exibição; 4. clique em Excluir modo de exibição.

Figura 6.26 – Excluindo um modo de exibição

324

MICROSOFT PROJECT 2000

6.3.3 Categorias de Usuários para acesso a Modos de Exibição e Projetos Uma vez criados os modos de exibição, é preciso especificar quais modos de exibição os integrantes da equipe poderão ver, atribuindo esses modos a uma categoria. Uma categoria é um mapeamento dos usuários, tanto para os projetos como para os modos de exibição com os quais eles podem ver as informações sobre o projeto. O Microsoft Project Central possui quatro categorias predefinidas: • • • •

integrante da equipe; gerente de projeto; gerente de recursos; executivo. Importante – Por padrão, todos os usuários definidos como recursos no Project Central pertencem à categoria Integrante da equipe, e os usuários definidos como gerentes de projeto pertencem à categoria Gerente de projeto. As categorias Gerente de projeto e Integrante da equipe não podem ser excluídas.

Para configurar e especificar categorias: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Gerenciar modos de exibição; 3. no menu do lado direito da página, escolha Especificar categorias;

Figura 6.27 – Especificando categorias de usuários

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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4. clique em Nova categoria para criar uma nova categoria de usuários ou clique em Modificar categoria para editar uma categoria existente; 5. na página Definir categoria, digite o nome e a descrição da categoria nos campos Nome e Descrição, respectivamente;

Figura 6.28 – Adicionando usuários para uma categoria

6. adicione os usuários que pertencerão a essa categoria selecionando os nomes no lado esquerdo da página e clicando em Adicionar; 7. escolha os projetos a que os usuários dessa categoria terão acesso ou se os usuários terão acesso a todos os projetos, ou até mesmo se os usuários terão acesso a todos os projetos para os quais estão atribuídos;

Figura 6.29 – Selecionando os projetos exibidos pela categoria

8. escolha os modos de exibição de Portfólio a serem disponibilizados para a categoria;

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 6.30 – Selecionando os modos de exibição de Portfólio a serem disponibilizados

9. escolha os modos de exibição de Projetos a serem disponibilizados para a categoria;

Figura 6.31 – Selecionando os modos de exibição de Projetos a serem disponibilizados

10. escolha os modos de exibição de Atribuições a serem disponibilizados para a categoria;

Figura 6.32 – Selecionando os modos de exibição de Atribuições a serem disponibilizados

11. clique em OK para criar a categoria ou para gravar a nova configuração de uma categoria já existente.

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Figura 6.33 – Categoria Produção criada no Project Central

6.3.4 Permissões de Usuário para o Modo de Exibição Muitas vezes, no projeto, é preciso definir permissões para controlar quais atribuições os usuários de uma categoria poderão ver. Enquanto não se definirem as permissões, os usuários só poderão ver os dados de suas próprias atribuições nos modos de exibição de atribuição do Microsoft Project Central. Para definir permissões: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Gerenciar modos de exibição; 3. no menu do lado direito da página, escolha Permissões de usuário para modo de exibição;

Figura 6.34 – Modificando permissões de usuário para o modo de exibição

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MICROSOFT PROJECT 2000

4. selecione o nome do usuário a ter as permissões modificadas no campo Nome do usuário; 5. clique em Modificar permissões dos usuários; 6. selecione a(s) categoria(s) de usuários a que o usuário selecionado pertencerá e clique em adicionar;

Figura 6.35 – Página Permissões de usuário para o modo de exibição

7. selecione os usuários cujas atribuições poderão ser vistas pelo usuário que está configurado, para que ele consiga ver, além de suas próprias atribuições, todas as atribuições dos usuários adicionados (por exemplo, na figura acima, Andreza Félix poderá visualizar todas as atribuições de Gisella Goldeberg); 8. clique em OK para salvar as permissões para o usuário.

6.4. Opções de Personalização do Microsoft Project Central O Project Central permite diversos tipos de personalização. Entre eles destacam-se os seguintes: Categorias do período de folga – Permite configurar categorias como férias, licença médica e outras nas quais os usuários podem inserir períodos de afastamento do projeto.

MÓDULO ADMINISTRATIVO DO MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Para alterar Categorias do período de folga: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. alterne o modo do servidor para Usuário único; 3. acesse o menu Administração – Personalizar;

Figura 6.36 – Menu Administração – Personalizar

4. clique em Categorias do período de folga; 5. para inserir uma nova categoria de período de folga, clique em Inserir linha; 6. para editar uma categoria existente, digite o novo nome ou código na linha de cada categoria; 7. para excluir uma categoria de folga, clique em Excluir linha; 8. após finalizar as inserções ou alterações, clique em Salvar alterações.

Figura 6.37 – Página Categorias do período de folga

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MICROSOFT PROJECT 2000

Dica – As categorias do período de folga aparecerão para todos os recursos do projeto no modo de exibição Atribuições, logo abaixo das atividades a eles designadas. Estilos de barra de Gantt e escala de tempo – Permitem definir opções para controlar a formatação e a exibição de barras de Gantt e a escala de tempo em Gráficos de Gantt. Para alterar Estilos de barra de Gantt e escala de tempo: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Personalizar; 3. clique em Estilos de barra de Gantt e escala de tempo;

Figura 6.38 – Página Estilos de barra de Gantt e escala de tempo

4. escolha a cor, a forma e os padrões das barras a serem exibidas nos gráficos de Gantt do Project Central; 5. escolha o primeiro dia da semana no campo A semana começa na(o); 6. após finalizar as inserções ou alterações, clique em Salvar alterações. Dica – A formatação de barras de Gantt no Project Central funciona de maneira muito similar ao que foi visto para o Project 2000 no capítulo sobre formatação. Configurações da delegação de tarefas – Permitem especificar se os usuários do projeto podem, ou não, delegar atividades atribuídas a eles no

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projeto. Com o Microsoft Project Central, os integrantes do grupo de trabalho podem delegar tarefas uns aos outros. O administrador determina se a delegação de tarefas será realmente permitida no Microsoft Project Central. Se a delegação geral de tarefas for permitida, é possível especificar se a delegação de atividades será permitida em seus projetos individuais. Para alterar as Configurações da delegação de tarefas: 1. acesse o Microsoft Project Central como administrador; 2. acesse o menu Administração – Personalizar; 3. clique em Configurações da delegação de tarefas;

Figura 6.39 – Página Configurações da delegação de tarefas

4. escolha Ativar a delegação de tarefas para permitir que usuários possam delegar atividades para terceiros ou escolha Desativar a delegação de tarefas para impedir que os usuários deleguem atividades para terceiros; 5. clique em Salvar alterações.

Todo o controle de projetos utilizando o Microsoft Project Central é realizado a partir das mensagens de grupo de trabalho, discutidas anteriormente no capítulo de gerenciamento de projetos utilizando sistemas de correio eletrônico. A partir dessa atribuição, inicia-se o ciclo de gerenciamento do recurso pelo gerente do projeto integralmente pelo Microsoft Project Central.

7.1. Enviando e Confirmando Atribuições à Equipe, Atualização de Equipe e Status de Equipe Como foi visto anteriormente, a atribuição à equipe é utilizada quando se desejar notificar um integrante do grupo de trabalho de uma atribuição de tarefa. O integrante do grupo de trabalho poderá responder para comunicar se aceita ou recusa a solicitação. Se ele não responder, pressupõe-se que aceitou a atribuição. Para enviar uma atribuição à equipe a partir do Project 2000: 1. siga os passos de preparação do projeto para trabalhar com o Microsoft Project Central, discutidos anteriormente; 2. selecione as atividades às quais deseja enviar uma mensagem de atribuição; Dica – Utilize a tecla CTRL para selecionar atividades isoladas.

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CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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3. acesse o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Atribuição da equipe; 4. determine se as atividades que serão enviadas são somente as selecionadas ou todas as do projeto;

Figura 7.1 – Escolhendo enviar mensagem de atribuição somente para a atividade selecionada

5. clique OK;

Figura 7.2 – Quadro Atribuição da equipe

6. escreva o assunto da mensagem na caixa Assunto; 7. digite a mensagem a ser enviada na área de mensagem; 8. os recursos já atribuídos à atividade que ainda não confirmaram suas atribuições serão listados automaticamente na coluna Para; 9. se o recurso a ser atribuído for novo, adicione-o ao conjunto de recursos quando enviar a mensagem, utilizando a ferramenta Atribuir recursos ;

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10. repita o passo 8 para cada atividade que estiver sendo enviada; 11. clique em Enviar. que Ao enviar as atividades, aparecerá no campo Indicadores o ícone indica que aquela atividade ainda não foi confirmada pelo recurso atribuído. O ícone permanecerá evidente até que todos os recursos confirmem sua participação na atividade. Com o gerenciamento pelo Project Central, quando o recurso ou o responsável receber a atribuição através de uma mensagem de participação, ele deve confirmar, ou não, sua participação o mais rápido possível. Para um recurso confirmar, ou não, sua participação: 1. acesse o Microsoft Project Central como o usuário/recurso a ser confirmado; 2. na página principal (Home page) do usuário, clique em Mensagens para acessar a Caixa de entrada do Microsoft Project Central;

Figura 7.3 – Tela de entrada do usuário (Home page) com destaque para o acesso à Caixa de entrada do Microsoft Project Centrai

3. clique no assunto da mensagem para abri-la; 4. leia a mensagem recebida e clique em Responder; 5. selecione o campo Aceitar e opte por Sim ou Não; 6. pressione Enviar.

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Figura 7.4 – Respondendo uma mensagem de atribuição no Microsoft Project Central

Quando o recurso ou responsável responde a mensagem, aparece a resposta na caixa de entrada de correio eletrônico do gerente do projeto no Microsoft Project Central. Para receber a resposta de atribuição do recurso e atualizar o projeto: 1. acesse o Microsoft Project Central como o gerente do projeto que solicitou ao usuário a atribuição; 2. na página principal (Home page), clique em Mensagens para acessar a Caixa de entrada do Microsoft Project Central; 3. clique no assunto da resposta recebida para abri-la;

Figura 7.5 – Mensagem de projeto recebida pelo gerente de projeto no Microsoft Project Central

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4. analise a mensagem recebida e, se tudo estiver correto, clique em Atualizar Projeto para que a confirmação seja atualizada no Project 2000; Dica – Ao atualizar o último recurso da atividade, o ícone rece.

desapa-

5. caso contrário, clique em responder e argumente até que se chegue a um consenso. Após enviadas mensagens de atribuição da equipe a integrantes do grupo de trabalho, eles poderão exibir e atualizar suas tarefas a qualquer momento no Microsoft Project Central. Eles poderão enviar informações atualizadas sobre suas atividades a qualquer momento a partir do quadro de horários do Microsoft Project Central. É possível também solicitar uma atualização sobre todas as atividades ou sobre atividades específicas enviando aos integrantes do grupo de trabalho mensagens de status da equipe a partir do Project 2000, da mesma forma como foi discutida anteriormente para os sistemas de correio eletrônico padrão MAPI.

7.2. Regras de Mensagem Para facilitar a atualização do arquivo de projeto com informações contidas nas mensagens do grupo de trabalho, é possível estabelecer regras de mensagem. Essas regras tornam a atualização do arquivo de projeto mais rápida e fácil porque não é necessário analisar cada mensagem para atualizá-lo. É possível especificar que as atualizações de todos os integrantes ou de apenas determinados integrantes sejam automaticamente aceitas ao executar as regras de mensagem. Também se podem especificar os tipos de mensagens de grupo de trabalho que são automaticamente aceitas ou especificar os critérios a que determinados tipos de mensagens devem atender. Para criar uma regra de mensagem: 1. acesse o Microsoft Project Central como o gerente do projeto; 2. na página principal (Home page) clique em regras para criar uma regra específica de respostas de mensagens de atribuição de equipe, atualização de equipe ou status de equipe;

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

337

Figura 7.6 – Página principal de um usuário pertencente à categoria Gerente com destaque para a configuração de regras de mensagem

3. na página Regras, clique em Nova regra;

Figura 7.7 – Página Regras de mensagem

4. escolha qual o tipo de mensagem recebida pelo gerente do projeto pertencerá à regra criada;

Figura 7.8 – Etapa 1 do Assistente de regras

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MICROSOFT PROJECT 2000

5. clique em Avançar; 6. escolha os projetos que estarão cobertos pela regra criada;

Figura 7.9 – Etapa 2 do Assistente de regras

7. clique em Avançar; 8. escolha quais recursos estarão incluídos na regra, ou seja, de quais recursos as mensagens anteriormente definidas serão automaticamente aceitas;

Figura 7.10 – Etapa 3 do Assistente de regras

9. clique em Concluir para criar a regra. Se desejar aplicar a regra imediatamente, retorne à página principal e clique em Executar regras agora.

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Dica – Sempre que possível, utilize regras de mensagem. Elas agilizam e automatizam a maior parte do controle, sem deixar de criar exceções para determinadas mensagens ou usuários que serão respondidos e acompanhados mensagem a mensagem.

7.3. Como o Usuário/Recurso Controla suas Atividades no Microsoft Project Central 7.3.1 Modos de Exibição do Usuário Ao receber uma atribuição de equipe, as atividades inerentes àquele ou àqueles projetos são inseridas automaticamente nos modos de exibição do usuário. Para acessar os modos de exibição disponíveis: 1. acesse o Microsoft Project Central como o usuário que recebeu as atribuições; 2. clique em Tarefas e escolha uma das duas opções de modos de exibição (Quadro de horários ou Gantt Pessoal) ou;

Figura 7.11 – Menu Tarefas

3. clique em Modos de Exibição e escolha uma das duas opções de modos de exibição gerais (Exibir Portfólio e Exibir atribuições).

Figura 7.12 – Menu Modos de exibição

Quadro de horários – Modo de exibição similar ao Uso do recurso do Project 2000, onde as atividades do recurso são detalhadas em todos os projetos, com a carga de trabalho ao longo do tempo para cada uma das ati-

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vidades. O quadro de horários pode exibir o trabalho agendado, horas extras, atividades de resumo, como também pode ser filtrado, exibindo somente as informações de interesse do usuário. Permite também a escolha da escala de tempo para a carga de trabalho, bem como o período da escala de tempo a ser coberto pelo modo de exibição.

Figura 7.13 – Modo de exibição Quadro de horários

Gantt Pessoal – modo de exibição Gráfico de Gantt, porém exibindo somente as atividades do usuário em todos os projetos de que ele participa. Também permite filtros, alterações na escala de tempo e navegação, tanto na área de tabelas, quanto na gráfica.

Figura 7.14 – Modo de exibição Gantt pessoal

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Exibir Portfólio – Permite exibir informações de resumo de alto nível sobre os projetos do Microsoft Project Central, incluindo todos os projetos de que o recurso participa. Pode apresentar informações de vários níveis sobre os projetos, de acordo com as permissões do usuário, bem como permite critérios de agrupamentos. Para acessar um determinado projeto, basta selecionar o arquivo do projeto.

Figura 7.15 – Modo de exibição Exibir Portfólio

Importante – Para que o arquivo do projeto possa ser aberto, ele deverá estar armazenado em um compartilhamento de rede. Ao salvar o projeto em um compartilhamento de rede, o gerente de projeto deverá usar um caminho UNC (Universal Naming Convention, convenção universal de nomenclatura), por exemplo, \\nome_do_servidor\nome_do_compartilhamento, e não uma letra de unidade. Depois, ele deverá atualizar o servidor do Microsoft Project Central acessando o menu Ferramentas – Grupo de trabalho – Atualizar projeto no servidor da Web no Project 2000. Exibir atribuições – modo de exibição muito parecido com o anterior, porém mostrando agora as atividades nas quais o recurso recebeu atribuições. Pode também apresentar informações de vários níveis sobre os projetos, de acordo com as permissões do usuário, bem como permite critérios de agrupamentos. Para acessar um determinado projeto, basta selecionar o arquivo do projeto.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Figura 7.16 – Modo de exibição Exibir atribuições

Dica – Toda a personalização e/ou a criação de modos de exibição somente podem ser realizadas pelo administrador, conforme foi visto anteriormente.

7.3.2 Criando e Excluindo Atividades O Microsoft Project Central permite que atividades possam ser criadas diretamente no site. Para criar uma atividade: 1. exiba o modo de exibição Quadro de horários ou Gantt Pessoal; 2. clique em Nova tarefa; 3. informe o nome do projeto em que a atividade será criada; 4. determine o nível da estrutura de tópicos onde a atividade será criada; 5. digite o nome da atividade, sua descrição, data de início e trabalho (a quantidade de trabalho automaticamente determinará a duração); 6. clique em Criar tarefa.

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

343

Figura 7.17 – Página de entrada de dados de novas atividades

Importante – Não é possível estabelecer dependências entre as atividades dentro do Microsoft Project Central. Isso somente é possível no Project 2000. Toda vez que o recurso cria uma nova atividade, ao atualizar o projeto, o gerente receberá uma mensagem para que ele confirme, ou não, a inclusão da atividade no projeto, atualizando o arquivo no Project 2000.

Figura 7.18 – Mensagem recebida pelo gerente do projeto para confirmar a criação de uma atividade diretamente pelo recurso

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para excluir uma atividade dentro do Project Central: 1. exiba o modo de exibição Quadro de horários ou Gantt Pessoal; 2. selecione a atividade a ser excluída; 3. clique em Excluir; 4. confirme a exclusão.

7.3.3 Delegando Atividades Ao usar o Microsoft Project Central, os integrantes do grupo de trabalho podem delegar atividades uns aos outros. Quando uma atividade é delegada a outro integrante do grupo de trabalho, esse integrante, de fato, faz o trabalho da tarefa, embora a pessoa que a delegue possa analisar e aprovar o status e os registros sobre a tarefa antes de encaminhá-los ao gerente do projeto. A delegação é uma ferramenta poderosa. É possível usar a delegação de atividades para enviar atividades de resumo aos gerentes da equipe, que poderão fornecer detalhes sobre as subatividades necessárias para concluir a atividade de resumo. Esse é um modo excelente de obter informações de planejamento do projeto diretamente a partir das pessoas que farão o trabalho. Após ter uma lista de atividades detalhada, o gerente do projeto poderá usar a delegação para enviar um conjunto de atividades a um gerente da equipe, que poderá, então, atribuir as atividades aos integrantes individuais de sua equipe. Importante – Como foi visto anteriormente, o administrador determina se a delegação de atividades será realmente permitida no Microsoft Project Central. Se a delegação geral de atividades for permitida, é possível especificar se a delegação de atividades será permitida em seus projetos individuais. Para delegar uma atividade: 1. exiba o modo de exibição Quadro de horários ou Gantt Pessoal; 2. selecione a atividade que será delegada para outra pessoa; 3. clique em Delegação; 4. clique em Delegar tarefa;

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Figura 7.19 – Delegar tarefa – Etapa 1 de 2

5. insira o nome do recurso para quem a atividade está sendo delegada (caso não exista o recurso, clique em Criar um novo recurso); 6. determine se deseja assumir o controle da atividade e se deseja controlar a atividade junto ao quadro de horários; 7. insira os comentários; 8. clique em Avançar; 9. digite o assunto e a mensagem a ser enviada para o gerente do projeto e para o recurso que está recebendo a mensagem;

Figura 7.20 – Delegar tarefa – Etapa 2 de 2

10. clique em Enviar.

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MICROSOFT PROJECT 2000

7.3.4 Alterando o Calendário do Recurso O recurso também pode notificar ao gerente uma alteração na sua escala de trabalho. Para alterar a escala de trabalho no Project Central: 1. acesse o menu Tarefas – Notificar ao gerente uma alteração no dia de trabalho; 2. determine o tipo de alteração do calendário; 3. determine o período da alteração;

Figura 7.21 – Notificar ao gerente uma alteração no dia de trabalho – Etapa 1 de 3

4. clique em Avançar; 5. determine quem será notificado, selecionando, no quadro da direita, o usuário e clicando em Adicionar;

Figura 7.22 – Notificar ao gerente uma alteração no dia de trabalho – Etapa 2 de 3

6. clique em Avançar;

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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Figura 7.23 – Notificar ao gerente uma alteração no dia de trabalho – Etapa 3 de 3

7. confira os dados da alteração e clique em Enviar. Da mesma forma que nos outros processos, o gerente do projeto recebe essa mensagem, confirma, ou não, e, caso tenha confirmado, pode automaticamente atualizar o calendário do recurso no Project 2000.

Figura 7.24 – Mensagem recebida pelo gerente do projeto para atualização do calendário do recurso

7.3.5 Atualizando Atividades O recurso, ao trabalhar com o Microsoft Project Central, pode, na medida em que realiza as atividades e insere os dados no site, enviar atualizações para o gerente do projeto. Para enviar uma atualização do projeto: 1. exiba o modo de exibição Quadro de horários;

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MICROSOFT PROJECT 2000

2. atualize os dados do projeto referentes ao trabalho realizado, crie atividades, exclua atividades, se necessário, exatamente como se estivesse utilizando o Project 2000 para atualizar o projeto;

Figura 7.25 – Inserindo informações de trabalho real em duas atividades no Quadro de horários

3. clique em Salvar alterações; 4. clique em Enviar atualizações para encaminhar essas informações para o gerente do projeto. Da mesma forma como é feita nos outros processos, o gerente do projeto recebe essa mensagem, aceita-a, ou não, e, caso tenha confirmado, pode automaticamente atualizar o cronograma no Project 2000.

Figura 7.26 – Mensagem de atualização de atividades recebida pelo gerente de projeto

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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7.3.6 Relatório de Status O Microsoft Project Central possibilita criar relatórios de status e enviar solicitações de relatório de status a integrantes do grupo de trabalho. Para o gerente de projeto, é possível decidir com que freqüência os integrantes do grupo de trabalho responderão às solicitações de relatório de status, às seções que estarão contidas nos relatórios e à sua aparência. Após os integrantes do grupo de trabalho lhe enviarem relatórios de status, você poderá analisá-los no Microsoft Project Central. Para criar um relatório de status: 1. acesse o Microsoft Project Central como um usuário do tipo Gerente de Projeto; 2. acesse o menu Relatórios de status – Solicitar um relatório de status;

Figura 7.27 – Menu Relatórios de status

3. clique em Configurar um novo relatório de status para a sua equipe responder; 4. clique OK; 5. digite o nome do relatório em Nome; 6. preencha os dados sobre a freqüência do relatório; 7. indique quando será o início da utilização do relatório em Iniciar em;

Figura 7.28 – Criando um relatório de status – Etapa 1

350

MICROSOFT PROJECT 2000

8. clique em Avançar; 9. identifique os recursos que irão responder ao relatório, escolhendo os nomes no lado direito da página e clicando em Adicionar;

Figura 7.29 – Criando um relatório de status – Etapa 2

10. clique em Avançar; 11. no campo Nome, digite as perguntas que gostaria de ter respondidas no relatório (utilize os comandos na parte esquerda da página para inserir, excluir e mover linhas de perguntas);

Figura 7.30 – Criando um relatório de status – Etapa 3

12. clique em Avançar e, em seguida, em Enviar. Após esse procedimento, o relatório de status será encaminhado na periodicidade estabelecida para os recursos. Para o recurso preencher o relatório e encaminhar para o gerente do projeto:

CONTROLANDO PROJETOS UTILIZANDO O MICROSOFT PROJECT CENTRAL

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1. acesse o Microsoft Project Central como o recurso que irá preencher o relatório de status; 2. acesse o menu Relatórios de status – Submeter um relatório de status; 3. clique no relatório a ser submetido;

Figura 7.31 – Submetendo um relatório de status

4. preencha o período que o relatório abrange e se o relatório será copiado para outra pessoa (cc:);

Figura 7.32 – Preenchimento do relatório de status

5. preencha as respostas do relatório; 6. clique em Enviar para retornar o relatório preenchido ao gerente. O gerente de projeto, por sua vez, recebe os relatórios e pode acessá-los com facilidade.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Para acessar os relatórios: 1. acesse o Microsoft Project Central como um usuário do tipo Gerente de Projeto; 2. acesse o menu Relatórios de status – Agrupar relatórios de status; 3. clique no nome do relatório; 4. clique na resposta enviada pelo recurso para abrir o relatório.

Figura 7.33 – Resposta do recurso a um relatório de status da equipe recebido pelo gerente do projeto

Abreviação de unidade de tempo – Representa a unidade de medida para a du* ração do período de trabalho e do tempo decorrido. Acumular – No Gráfico de Gantt, é a exibição de símbolos em uma barra de atividades de resumo que representam datas de subatividades. Você pode fazer a representação resumida de datas de subatividades para que as datas importantes sejam vistas facilmente nessa barra. Por exemplo, você pode exibir losangos em uma barra de atividades de resumo para representar as datas de várias subatividades da etapa. Adiamento – Período de tempo em que uma atividade foi atrasada com relação ao plano de linha de base original. O adiamento é a diferença entre a data de início ou de término agendada para uma atividade e a data de linha de base de início ou de término. O adiamento pode ocorrer quando está definido um plano de linha de base e as datas reais inseridas subseqüentemente para as atividades são posteriores às datas de linha de base ou quando as durações reais são mais longas que as durações de linha de base. Agenda – Sincronização e seqüência de atividades em um projeto. A agenda é essencialmente constituída de atividades, dependências entre atividades, durações, restrições e informações sobre projetos baseadas em horários. Agendado – Informações mais atuais sobre um projeto, incluindo as datas, as durações e os custo reais e restantes de atividades iniciadas e os últimos custos, datas e durações projetados para atividades que ainda não foram iniciadas.

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MICROSOFT PROJECT 2000

Agendamento baseado em uma duração fixa – Método de agendamento em que a duração de uma atividade permanece a mesma, independentemente do número de recursos atribuídos a ela. Agendamento controlado por recurso – Método de agendamento que baseia a duração de uma atividade no trabalho requerido pela atividade e no número de unidades de recurso atribuídas a ela. Alça de dimensionamento – Alça quadrada que aparece em cada canto e ao longo dos lados de um retângulo, delimitando um objeto de desenho selecionado. Para dimensionar um objeto, basta arrastar a alça de dimensionamento. Alocação – Porcentagem de capacidade de um recurso designada para uma atribuição específica. Alocação de recursos – Atribuição de recursos a atividades em um projeto. Análise Pert – A análise Pert (Programa, Avaliação e Técnica de análise) é o processo segundo o qual é avaliado um resultado provável com base em três cenários: cenário melhor caso, caso esperado e pior caso. O resultado em questão pode ser a duração de uma atividade, a data de início ou a data de término. Anotação – Texto explicativo que você anexa a uma atividade, recurso ou atribuição. Aplicativo – Programa de computador usado para um tipo específico de trabalho, como o gerenciamento de projetos ou a edição de textos. É o termo alternativo para programa. Área de trabalho – Conjunto de arquivos e configurações que você pode salvar e reabrir abrindo um único arquivo de área de trabalho. Os arquivos de área de trabalho têm a extensão .mpw. Quando você cria um arquivo de área de trabalho, o Microsoft Project cria listas das configurações atuais, abre projetos, modos de exibição, etc. Quando você abre um arquivo de área de trabalho, o Microsoft Project usa essas listas para recriar a área de trabalho para que você possa continuar o trabalho de onde parou. Área de transferência – Local de armazenamento para informações que são copiadas ou movidas no Microsoft Project ou entre o Microsoft Project e outros programas. Área gráfica – Áreas no Microsoft Project que podem exibir informações de figuras de outro documento ou programa, incluindo figuras estáticas e objetos vinculados e incorporados. Argumento – No Microsoft Visual Basic for Applications, uma constante, variável ou expressão que é passada para um procedimento. Arquivo consolidado – Arquivo que contém um ou mais arquivos de projeto inseridos (também conhecidos como subprojetos). Os projetos inseridos podem man-

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ter os vínculos com os projetos de origem para que quaisquer alterações nos projetos inseridos no arquivo consolidado sejam passadas para o arquivo de origem. Os projetos inseridos podem ser vinculados uns aos outros. Um arquivo consolidado também é chamado de arquivo de projeto mestre. Arquivo global – Arquivo do Microsoft Project (Global.mpt) que contém informações que você pode usar para diferentes projetos. As informações contidas em um arquivo global podem incluir modos de exibição, calendários, formulários, relatórios, tabelas, filtros, barras de ferramentas, barras de menus, macros e configurações de opções. Arquivo Graphics Interchange Format (GIF) – Formato de arquivo gráfico compactado que pode ser exibido por navegadores da Web. O GIF é amplamente usado para a transmissão de imagens na Internet. Arquivo participante do compartilhamento – Arquivo que usa recursos de outro arquivo, que pode ser outro arquivo de projeto ou um arquivo que contém somente informações sobre o recurso, chamado conjunto de recursos. ASCII – American Standard Code for Information Interchange. Atraso – A quantidade de tempo entre o início agendado de uma atividade e o momento em que o trabalho deveria realmente começar na atividade. O atraso é freqüentemente usado para resolver problemas de superalocação de recursos, particularmente pela função de redistribuição do Microsoft Project. Há dois tipos de atraso: atraso de atribuição e atraso de redistribuição. Atraso da atribuição – Quantidade de tempo entre o início de uma atividade agendada e o tempo em que o recurso atribuído deve começar a trabalhar na atividade. O atraso da atribuição pode ser usado para resolver problemas de superalocação de recursos. Atraso de redistribuição – A quantidade de tempo em que uma atribuição ou atividade deve ser atrasada em relação à data agendada originalmente devido à redistribuição do recurso ou à inserção manual de um atraso de redistribuição. Atribuição – Recurso específico atribuído a uma determinada atividade. Autenticação – Processo de identificar um usuário específico do Microsoft Project Central e confirmar se ele possui permissão de acesso ao Microsoft Project Central. AutoFiltro – Meio de filtrar as informações exibidas em um campo (coluna). Quando ativados, cada cabeçalho de campo em um modo de planilha exibe uma seta de menu de Autofiltro. Ao clicar na seta de menu, você pode selecionar as informações que deseja ver nessa coluna específica. A seleção de um filtro não exclui quaisquer informações do projeto; apenas as filtra do modo de exibição. Ao definir um AutoFiltro para mais de um campo, você pode restringir ainda mais as informações exibidas.

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Automação – Maneira de trabalhar com os objetos de outro programa ou ferramenta de desenvolvimento. Anteriormente denominada Automação OLE, a Automação é um padrão do setor e um recurso do Component Object Model (COM). Banco de dados do Microsoft Project – Um formato de arquivo (.mpd) útil para armazenar todas as informações do projeto em um local centralizado para facilitar os relatórios e as análises entre projetos e para garantir a segurança. O banco de dados do Microsoft Project substitui o antigo formato de arquivo MPX como formato de intercâmbio padrão para os dados do projeto. Um projeto também pode ser armazenado em um arquivo MDB do Microsoft Access, no SQL Server e no Oracle Server. Barra de adiamento – Barra localizada no modo Gantt de detalhes que indica o grau de adiamento de uma atividade. Barra de andamento – No Gráfico de Gantt, é a barra que mostra até que ponto uma atividade foi concluída. A barra de andamento é sobreposta em todas as atividades que estão em andamento ou que foram concluídas. Barra de Gantt – Elemento gráfico na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt que representa a duração de uma atividade. Barra de locais – Barra situada no lado esquerdo de determinadas caixas de diálogo (como Abrir ou Salvar como) que contém atalhos para as pastas Histórico, Meus documentos, Área de trabalho, Favoritos e Pastas da Web. Clique em um atalho para mostrar o conteúdo da pasta. Barra de modos – Elemento de tela que aparece ao longo da borda esquerda da janela do Microsoft Project. Para alterar facilmente os modos de exibição, basta clicar nos ícones que aparecem na Barra de modos. Barra de status – Área na parte inferior da janela do Microsoft Project que exibe informações sobre a atividade atual. Barra divisória – Barra vertical que separa o gráfico de uma tabela ou legenda nos modos Gráfico de Gantt, Gráfico de recursos, Uso do recurso e Uso da atividade. Buffer – Quantidade de tempo adicionada a uma duração esperada de projeto ou atividade que permite que a atividade ou o projeto levem mais tempo em execução sem adiar suas datas de término. Cabeçalho – Texto que aparece na parte superior de uma página impressa. Em geral, o cabeçalho contém informações, como o nome do projeto ou da empresa e as datas de início e de término do projeto. Caixa de entrada da equipe – Inicia o Microsoft Project Central e exibe um centro de mensagens no qual os gerentes de grupo de trabalho podem enviar mensagens para integrantes de grupo de trabalho.

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Caixa de entrada da Web – Centro de mensagens no Microsoft Project onde o gerente de grupo de trabalho pode exibir mensagens baseadas na Web de integrantes de grupo de trabalho que estão usando o Microsoft Project Central. Com a Caixa de entrada da Web, o gerente de grupo de trabalho pode atualizar automaticamente a agenda do projeto com base nas respostas dos integrantes de grupo de trabalho. Caixa Objetos – Área que pode ser exibida em formulários para armazenar objetos vinculados ou incorporados. Calendário – O mecanismo de agendamento que determina o período de trabalho para recursos e atividades. O Microsoft Project usa quatro tipos de calendário: Calendário base, Calendário do projeto, Calendário do recurso, Calendário da atividade. Calendário-base – Especifica os períodos de trabalho e de folga de um projeto ou conjunto de recursos. O calendário base é diferente do calendário de recursos, que especifica os períodos de trabalho e de folga de um recurso individual. Calendário de recursos – Especifica os períodos de trabalho e de folga de um recurso individual. O calendário de recursos é diferente do calendário base que especifica os períodos de trabalho e de folga para mais de um recurso. Você pode usar calendários de recursos para definir exceções exclusivas para recursos individuais, como férias, diferentes dias úteis ou diferentes turnos. Calendário de tarefas – É o calendário base que você pode aplicar a atividades individuais para controlar o agendamento dessas atividades, de modo geral, independentemente do calendário do projeto ou de quaisquer calendários de recursos atribuídos. Por padrão, todas as atividades são agendadas de acordo com o calendário do projeto. Se recursos forem atribuídos, as atividades serão agendadas de acordo com os calendários dos recursos atribuídos. Calendário do projeto – Calendário base usado pelo projeto. Caminho – Seqüência de todos os nomes de pastas a partir da raiz até a pasta atual de um arquivo, separados por caracteres de barra invertida (\) no Microsoft Windows. Caminho crítico – Conjunto de atividades que precisam ser concluídas de acordo com a agenda para que um projeto termine no prazo final determinado. Todas as atividades que se encontram no caminho crítico são críticas. Campo – Localidade em uma planilha, formulário ou gráfico que contém um tipo específico de informação sobre uma atividade ou recurso. Por exemplo, em uma planilha, cada coluna é um campo. Em um formulário, um campo é uma caixa nomeada ou um lugar na coluna. No Diagrama de rede, os campos estão contidos em cada caixa Diagrama de rede. Campo calculado – Campo em que o valor é determinado pelo Microsoft Project com base em informações de outros campos. O Microsoft Project recalcula o valor

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automaticamente ou quando você especificar, dependendo das configurações escolhidas. Campo calculado ou inserido – Campo em que o valor é determinado pelo Microsoft Project com base nas informações de outros campos, a menos que você digite informações nesse campo. Se você excluir as informações digitadas, o Microsoft Project calculará o valor de outros campos. Campo de data – Tipo de campo cujo conteúdo é uma data. São exemplos os campos Início da linha de base e Término antecipado. Campo de duração – Tipo de campo cujo conteúdo é expresso como duração. São exemplos os campos Trabalho, Duração e Atraso. O campo de duração contém a unidade de duração, como hora, dia ou semana. Campo de indicadores – Tipo de campo cujo conteúdo é um ícone que fornece informações sobre o estado da atribuição, recurso ou atividade. Por exemplo, a existência de um ícone de marca de seleção em uma atividade indica que ela foi concluída. Campo de lista de números inteiros – Tipo de campo cujo conteúdo é uma lista de números inteiros separados pelo caractere separador de listas, normalmente uma vírgula. São exemplos os campos Predecessoras e Sucessoras. Campo de lista de texto – Tipo de campo cujo conteúdo é uma lista de itens de texto separados pelo caractere separador de listas, normalmente uma vírgula. São exemplos os campos Grupo de recursos e Nomes de recursos. Campo de moeda – Tipo de campo cujo conteúdo é expresso como um custo. São exemplos os campos Custo real e Custo fixo. Campo numero – Tipo de campo cujo conteúdo é um número. Campo de números inteiros – Tipo de campo cujo conteúdo é um número inteiro. São exemplos os campos Id e Id exclusiva. Campo de porcentagem – Tipo de campo cujo conteúdo é uma porcentagem. São exemplos os campos % concluída e % trabalho concluído. Campo de porcentagem/número – Tipo de campo cujo conteúdo é um valor que pode ser expresso como porcentagem ou número decimal. Por exemplo, no campo Unidades de atribuição, um recurso atribuído por tempo integral pode ser expresso como 100% ou 1,00. Campo de taxa monetária – Tipo de campo cujo conteúdo é uma taxa de pagamento (por exemplo, R$20 por hora). São exemplos os campos Taxa padrão e Taxa de horas extras. Campo de texto – Tipo de campo cujo conteúdo é texto. São exemplos os campos Nome da atividade e Endereço de correio eletrônico.

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Campo enumerado – Tipo de campo cujo conteúdo é selecionado em uma lista de opções predefinidas. Por exemplo, no campo Acumular, você pode selecionar a maneira como os custos do recurso são acumulados em uma lista que contenha Início, Rateado ou Fim. Campo inserido – Campo em que você pode digitar ou editar informações. Contrasta com o campo calculado, no qual o Microsoft Project calcula e insere informações. Campo nulo – Campo em que nenhuma informação real é exibida, mas que configura a coluna para informações de outras partes do modo de exibição, em particular do modo Uso da atividade ou Uso do recurso. Por exemplo, o modo Uso do recurso mostra as informações de atribuição de cada recurso. No contexto, o campo Término real fornece informações úteis para atribuições, mas não tem significado para recursos. Desse modo, o campo Término real ao lado de cada nome de recurso estará em branco ou será nulo, enquanto o campo Término real ao lado de cada atribuição poderá conter as informações de data. Campo RTF – Tipo de campo cujo conteúdo pode consistir em texto Rich Text Format (formatado). Por exemplo, uma anotação pode ser formatada com listas de marcadores e negrito. Campo Sim/Não – Tipo de campo cujo conteúdo é definido como Sim ou Não. Também é conhecido como campo Booleano ou campo Verdadeiro/Falso. Por exemplo, o campo Recorrente indica se a atividade é recorrente. Se for, o campo será definido como Sim. Se não for, será definido como Não. Capacidades especiais – Capacidades, conhecimentos e aptidões que são relativamente raras. Caractere separador de listas – Caractere, normalmente vírgula ou ponto-evírgula, que separa elementos em uma lista. Categoria – Mapeamento, dentro do Microsoft Project Central, de usuários para projetos e modos de exibição. Cada categoria possui um nome e permite aos usuários dessa categoria acessar projetos específicos através de um conjunto específico de modos de exibição. Cenários hipotéticos – Método usado para antecipar os valores baseados em informações que você fornece. Classificação – Método destinado a controlar a ordem em que são exibidas informações sobre atividades, recursos, etc. Código – No Microsoft Visual Basic for Applications, uma série de uma ou mais instruções em uma macro. Código de estrutura de tópicos – Marcas personalizadas definidas para atividades ou recursos que permitem mostrar uma hierarquia das atividades no projeto, diferente dos códigos de EDT ou de números da estrutura de tópicos. No Microsoft

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Project, você pode criar até dez conjuntos de códigos de estrutura de tópicos personalizados no projeto para representar vários esquemas de organização, como códigos de custos de contabilidade para atividades e códigos de trabalho para recursos. Comando Atribuição da equipe – Notifica um recurso por correio eletrônico ou pelo Microsoft Project Central de que o gerente do projeto deseja atribuir o recurso a uma atividade. Você pode acessar o comando Atribuição da equipe na barra de ferramentas Grupo de trabalho ou no submenu Grupo de trabalho (menu Ferramentas). Comando Atualizar equipe – Notifica recursos por correio eletrônico ou pelo Microsoft Project Central sobre alterações que afetam atividades, como novas datas de início ou de término, ou alterações em atribuições de recursos. Comando Status da equipe – Solicita informações atualizadas sobre atividades por correio eletrônico ou pelo Microsoft Project Central aos recursos atribuídos às atividades. Compartilhamento de recursos – Uso dos mesmos recursos em mais de um arquivo. Quando um projeto pede emprestados recursos de outro projeto, o arquivo que está pedindo emprestado os recursos é o arquivo de compartilhamento e o arquivo que está cedendo recursos é o conjunto de recursos. Se um arquivo usa recursos de um conjunto de recursos, esse arquivo de compartilhamento poderá usar todos os recursos inseridos em qualquer um dos arquivos. Os recursos do conjunto de recursos podem ser atribuídos como se residissem no arquivo de compartilhamento. Conjunto de recursos – Quantidade de recursos disponível para atribuição a atividades de projeto. O conjunto de recursos pode ser usado exclusivamente por um projeto ou ser compartilhado por vários projetos. Consumo fixo de material – Quantidade absoluta de um recurso material a ser usada para concluir uma atribuição. Uma taxa de consumo fixo indica que a quantidade de material usada será constante, independentemente das alterações na duração da atividade ou da atribuição. Um consumo fixo é especificado no campo Trabalho da atribuição, como, por exemplo, 10 toneladas. Conta do usuário do Microsoft Windows – Todas as informações que definem um usuário para o sistema operacional, incluindo o nome do usuário e qualquer senha exigida, participação em grupos e os direitos e as permissões associados ao usuário. Critérios – Em um filtro, instruções que especificam quais atividades ou recursos devem ser exibidos quando o filtro for aplicado. Por exemplo, o critério para o filtro Atividades concluídas é qualquer atividade cuja porcentagem de conclusão é 100. Em uma pesquisa, as instruções que definem as atividades ou recursos que você deseja encontrar. Em uma classificação, as instruções que definem como você deseja que as atividades ou os recursos sejam classificados.

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Custo – Custo total agendado para uma atividade, recurso ou atribuição ou para todo o projeto. Às vezes, é denominado custo atual ou orçamento. Custos programados ou atuais – Últimos custos das atividades, recursos, atribuições e do projeto inteiro, que o Microsoft Project exibe no campo de custos como custo ou custo total. O custo programado ou atual é mantido atualizado de acordo com os ajustes de custo que você fizer e com o andamento do projeto. Ao controlar os custos, o custo programado ou atual representa o custo atual obtido até hoje mais o custo restante das atividades, recursos, atribuições e do projeto. Custo de linha de base – Custo original do projeto, conforme mostrado no plano de linha de base. O custo de linha de base é uma amostra do custo na ocasião em que o plano de linha de base foi salvo. O controle e a comparação dos custos de linha de base com os custos reais podem ser úteis para o controle do desempenho dos custos e o cálculo de valores acumulados. Custo fixo – Custo definido para uma atividade e que permanece constante independentemente da duração da atividade ou do trabalho realizado por um recurso. Custo Orçado do Trabalho Agendado (COTA) – Campo de valor acumulado que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o custo de linha da base da atividade, atribuição ou recurso. O COTA é calculado como os custos de linha de base divididos em fases, acumulados até a data de status ou a data atual. Custo por uso – Taxa definida para o uso de um recurso. Pode substituir ou complementar uma variável ou custo de recurso por hora. Para recursos de trabalho, um custo por uso aumenta cada vez que o recurso for usado. Para recursos materiais, um custo por uso aumenta apenas uma vez ao ser atribuído, sem considerar as unidades. Custos reais – Custo realmente incorrido em uma atividade, um recurso ou uma atribuição até o momento. Por exemplo, se o único recurso atribuído a uma atividade recebeu R$ 20 por hora e trabalhou duas horas, o custo real da atividade até o momento é de R$ 40. Custo real do trabalho realizado (CRTR) – Mostra os custos reais incidentes para o trabalho já realizado por um recurso em uma atividade, até a data de status ou data atual do projeto. Custo restante – Custo estimado que ainda deve ser incorrido em uma atividade, recurso ou atribuição. Custo total – Custo calculado de um projeto, atividade, recurso ou atribuição durante o tempo de vida do projeto. Custo variável – Gastos que podem ser alterados, dependendo de quanto um recurso realmente trabalha. Os custos variáveis são típicos de recursos que cobram por hora ou de recursos materiais. O custo é variável dependendo de quan-

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tas horas o recurso trabalha e de quanto do recurso material é consumido. Ao contrário, o custo por uso é o mesmo cada vez que o recurso é usado. Custos planejados – O custo mais recente de atividades, recursos, atribuições e do projeto inteiro que o Microsoft Project exibe no campo Custo como custo ou custo total. O custo atual ou agendado é atualizado de acordo com os ajustes de custo que você faz e com o andamento do projeto. Quando você controla custos, o custo atual ou agendado representa o custo real incorrido até o momento mais o custo restante de atividades, recursos, atribuições ou do projeto. Data de início – Data na qual uma atividade está agendada para iniciar. Essa data se baseia na duração, nos calendários e nas restrições de atividades predecessoras e sucessoras. A data de início de uma atividade também se baseia nos seus próprios calendários e restrições. Data de status – Data que você define (diferente da data atual) para reportar tempo, custo ou condição de desempenho de um projeto. Data de término – Data na qual uma atividade está agendada para ser concluída. Essa data se baseia na data de início, duração, calendários, datas de predecessoras, dependências entre atividades e restrições da atividade. Data de término antecipado – Data mais antecipada em que uma atividade poderia terminar, baseada em datas de término antecipadas de atividades predecessoras ou sucessoras, em outras restrições e em algum atraso de redistribuição. Data de término atrasado – Data mais atrasada em que uma atividade pode terminar sem atrasar o fim do projeto. Esta data é baseada na data atrasada de início da atividade e também nas datas de início e término atrasadas das atividades predecessoras e sucessoras e em outras restrições. Data fixa – Data à qual uma atividade está interligada, seja porque a foi inserida no campo Início real ou Término real, ou porque uma restrição inflexível foi imposta à atividade. Delegação de tarefas – Processo de um integrante do grupo de trabalho para atribuir uma atividade a outro integrante do grupo no Microsoft Project Central. Quando uma atividade é delegada para outro integrante do grupo de trabalho, esse integrante é quem realiza realmente o trabalho da atividade, embora a pessoa que delega a atividade possua a opção de analisar e aprovar o status e os registros da atividade antes de encaminhá-los para o gerente do projeto. Delimitar – Formato como um trabalho programado para uma atribuição é distribuído pelo tempo. Com um contorno, você pode controlar melhor como o Microsoft Project agenda o trabalho de um recurso atribuído a uma atividade ou personalizar o contorno você mesmo. Os exemplos de contorno incluem contorno uniforme, crescente, decrescente, sino, tartaruga, entre outros. Dependência externa – Relação em que a data de início e término de uma atividade depende de uma atividade de outro projeto.

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Dependências entre tarefas – Natureza da relação entre duas atividades vinculadas. Você vincula atividades definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Destino – Local onde são inseridas as informações movidas, copiadas, importadas ou exportadas. O destino pode ser um modo de exibição, uma tabela, um documento ou um outro programa. Detalhes – Colunas nos modos Uso da Atividade e Uso do Recurso, no modo Gráfico de recursos e nos modos de exibição de formulário que exibem informações úteis sobre uma atividade, recurso ou atribuição. Existem várias categorias de detalhes para permitir a exibição de diferentes tipos de informações relacionadas. Diagrama de rede do projeto – Diagrama que mostra as dependências entre as atividades do projeto. As atividades são representadas por caixas ou nós, e as dependências de atividade são representadas por linhas que conectam as caixas. Dica de ferramenta – Termo ou frase curta que descreve a função de um botão de barra de ferramentas ou de outra ferramenta. Distinção entre maiúsculas e minúsculas – Respeita os caracteres maiúsculos e minúsculos. Disponibilidade – Indicação do período e da quantidade do tempo de um recurso que podem ser agendados para o trabalho atribuído. Disponibilidade da unidade – Quantidade de tempo, expresso como uma porcentagem ou um número decimal, em que um recurso pode ser agendado para um trabalho atribuído. A disponibilidade da unidade refere-se ao nível no qual o recurso está disponível. Por exemplo, um recurso pode estar disponível por 50%, 100% ou 300% do período integral. Divisão em fases – Informações sobre atividades, recursos ou atribuições, distribuídas ao longo do tempo. Você pode analisar informações divididas em fases, como trabalho ou custos, em campos localizados à direita dos modos Uso da tarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de tempo selecionada, você pode analisar informações divididas em fases, divididas em horas, dias, semanas, meses ou qualquer outro período de tempo desejado. Duração – Período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de uma atividade. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma atividade, conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o tempo que a atividade levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida. Duração baseada em média ponderada – Média dos níveis de importância das datas e durações esperadas, pessimistas e otimistas. Por padrão, o cálculo de análise Pert dá peso maior (4) à duração esperada e peso menor (1 cada) às durações pessimistas e otimistas.

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Duração decorrida – Tempo que uma atividade levará para ser concluída com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, incluindo feriados e outros dias de folga. Duração esperada – O intervalo total de tempo de trabalho ativo esperado para uma atividade, isto é, a quantidade de tempo esperado de início e término de uma atividade. Duração estimada – Uma duração para a qual você tem informações suficientes apenas para determinar um valor provisório, e não final. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma duração estimada é claramente marcada, por exemplo, por um ponto de interrogação após a unidade de duração. Duração otimista – A melhor possibilidade para o intervalo total de tempo de trabalho ativo de uma atividade, isto é, quantidade de tempo de um início a um fim otimista de uma atividade. Duração pessimista – A pior possibilidade para o intervalo total de tempo de trabalho ativo esperado de uma atividade, isto é, quantidade de tempo de um início a um fim pessimista de uma atividade. Duração real – A quantidade de tempo em que uma atividade esteve em andamento. Quando você insere a duração real de uma atividade, o Microsoft Project usa esse valor para calcular o restante da duração de acordo com a fórmula Duração restante = Duração – Duração real. Duração restante – A quantidade de tempo que resta para se trabalhar em uma atividade antes que ela seja concluída. Dynamic Data Exchange (DDE) – Protocolo destinado ao intercâmbio ativo de dados copiados entre documentos. Quando as informações são alteradas no documento de origem, elas podem ser atualizadas automaticamente na cópia. Nem todos os programas oferecem suporte a DDE. Consulte a documentação dos outros programas para saber se eles oferecem suporte a DDE. Endereço – O campo Endereço é o local em que o Microsoft Project armazena o UNC ou URL de um hiperlink associado a uma atividade, recurso ou atribuição. São exemplos de UNC: \\servidor\compartilhamento\caminho\arquivo de projeto.mpp e C:\Meus Documentos\Arquivo de projeto.mpp. São exemplos de URL: http://www.página.dealguém/arquivo.mpp e http://www.microsoft.com/brasil Endereço do hiperlink – O endereço do arquivo de destino do hiperlink, que é um endereço URL ou UNC. Quando você clica no hiperlink, o arquivo de destino definido no endereço do hiperlink é aberto no navegador ou programa da Web. O endereço do hiperlink também é um campo localizado na tabela de hiperlinks. Escala – Método usado para aumentar ou diminuir a imagem em uma página impressa. A diminuição da escala permite imprimir uma parte maior do modo de exi-

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bição ou relatório em cada página, ao passo que com o aumento ocorre exatamente o oposto. Escala de tempo – O indicador de período de tempo que aparece na parte superior de vários modos de exibição de Gantt e dos modos Gráfico de recursos, Uso da atividade e Uso do recurso. A escala de tempo é constituída de uma escala principal e, abaixo dela, de uma escala secundária. As escalas de tempo principal e secundária podem exibir unidades de minutos, horas, dias, semanas, períodos de dez dias, meses, trimestres, semestres e anos. Por exemplo, a escala de tempo principal pode exibir unidades de meses, enquanto a secundária exibe unidades de semanas. Escopo – A combinação de todos os objetivos e atividades do projeto mais o trabalho necessário para concluí-los. Esmaecido – Item de programa que não está disponível. Às vezes, o item está esmaecido porque não se aplica à operação que você está tentando executar. Os itens também ficam esmaecidos quando o programa não está configurado para executá-los. Estimativa ao término (EAT) – O campo de valor acumulado que mostra o custo total agendado ou projetado para uma atividade, recurso ou atribuição. É baseado em custos já incidentes, além dos custos planejados para o trabalho restante. O EAT equivale ao campo Custo. Estimativa ascendente – Um método de estimativa em que os custos base dos recursos e dos itens de trabalho individuais são calculados para totais de custo de projeto, recurso e atividade. Estimativa de baixo para cima – Um método de estimativa análogo que usa os custos reais de um projeto anterior e similar como base para estimar a soma de custos de um projeto atual. Esse método de aplicação de soma de custos é usado com freqüência quando há uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto (como, por exemplo, nas fases iniciais do projeto). Estrutura de divisão de trabalho (EDT) – Estrutura hierárquica usada para organizar atividades para o relatório de agendas e o controle de custos. Com o Microsoft Project, você pode representar a estrutura de divisão de trabalho usando identificações de atividade ou atribuindo o seu próprio código de EDT a cada atividade. Estrutura de tópicos – Estrutura hierárquica de um projeto que mostra como algumas atividades são incluídas em agrupamentos maiores. No Microsoft Project, as subatividades são recuadas abaixo das atividades de resumo. Etapa – Ponto de referência que marca um evento importante em um projeto e que é usado para monitorar o andamento do projeto. Qualquer atividade com duração zero é exibida automaticamente como uma etapa. Também é possível marcar como etapa qualquer outra atividade de qualquer duração.

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Exceção – Casos nos quais o calendário de uma atividade ou de um recurso é diferente do calendário do projeto. Alguns exemplos incluem uma atividade que deve ser executada da noite para o dia, ou um recurso que deve trabalhar aos sábados, mas o calendário do projeto não inclui períodos de trabalho que abranjam esses casos. Expandir – Em uma estrutura de tópicos, consiste em tornar visíveis as atividades recolhidas que são imediatamente subordinadas a atividades de resumo. Você também pode expandir e recolher recursos no modo Uso do recurso para ocultar ou mostrar as atribuições do recurso. Exportar – Transferir dados do Microsoft Project para outro programa, como o Microsoft Excel. Ao exportar dados, você escolhe ou cria um mapa que especifique a relação entre os campos no Microsoft Project e as colunas no formato de arquivo para o qual você está exportando dados. Fase – Grupo de atividades relacionadas que conclui uma etapa importante em um projeto. Fechamento administrativo – Processo de documentação e arquivamento de um projeto no prazo final estipulado e aceitação formal do produto do projeto e das lições aprendidas. Fechamento de contrato – A conclusão do contrato (como, por exemplo, preço fixo ou preço bruto, custo reembolsável, contrato de preço unitário). O fechamento inclui a resolução de todas as questões e itens importantes, como inspeções ou faturas. Figura estática – Reprodução instantânea de informações, geralmente de outro documento ou programa, que não está vinculada ao documento ou programa em que as informações foram criadas. Filtro – Especifica quais informações sobre atividades ou recursos devem ser exibidas ou realçadas em um modo de exibição. Por exemplo, quando você aplica o filtro Crítica, são exibidas apenas as atividades críticas. Filtro calculado – Filtro que compara os valores em dois campos de uma atividade ou recurso. Por exemplo, o filtro Custo com orçamento estourado compara os custos de linha de base com os custos agendados no momento e exibe ou realça apenas as atividades cujos custos agendados são superiores aos custos de linha de base. Filtro de realce – Filtro que exibe todas as atividades ou recursos e realça os que correspondem aos critérios de filtro. Filtro interativo – Filtro que exibe uma caixa de diálogo para a inserção de critérios de filtro toda vez que você aplica o filtro. Por exemplo, o filtro Utilização de recurso exibe uma caixa de diálogo na qual você insere um nome de recurso. Em seguida, o Microsoft Project exibe todas as atividades que estão usando esse recurso.

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Formato de arquivo – Maneira específica como as informações são armazenadas em um arquivo. Programas diferentes usam formatos de arquivo diferentes e extensões de nome de arquivo para indicar o formato. Formato de arquivo CSV – Formato de arquivo de valores separados por vírgula (CSV, Comma-separated Values) é um formato de texto ASCII baseado em registro, no qual cada campo do registro de uma atividade ou recurso é separado por um caractere separador de listas, normalmente uma vírgula ou um ponto-e-vírgula. Cada registro de atividade ou recurso termina com um retorno de carro e uma alimentação de linha. Formato de arquivo de área de trabalho do Microsoft Project – Formato de arquivo associado a arquivos de área de trabalho e caracterizado pela extensão .mpw. Formato de arquivo de planilha do Microsoft Excel – Formato de arquivo usado pelo Microsoft Excel e caracterizado pela extensão .xls. Formato de arquivo MPD – Formato de arquivo Microsoft Project Database (MPD) é um formato compatível com o Microsoft Access, baseado em registro, que pode ser usado para salvar um projeto inteiro. Os arquivos salvos nesse formato têm a extensão .mpd. Formato de arquivo MPX – Formato de arquivo Microsoft Project Exchange (MPX) é um formato de texto ASCII baseado em registros, usado para importar dados para o Microsoft Project. Formato de texto delimitado por tabulação – Formato de arquivo delimitado por tabulação é um formato de texto ASCII baseado em registro no qual cada campo de registro de um recurso ou atividade está separado por um caractere separador de lista, geralmente uma parada de tabulação. O registro de cada recurso ou atividade termina com um retorno de carro/alimentação de linha. Formulário – Tipo de exibição que fornece informações detalhadas sobre uma atividade ou recurso individual. Fornecedor – Um prestador de serviço ou outra agência que forneça um material, produto ou serviço necessários para a conclusão de um projeto. Gateway de rede – O mecanismo através do qual duas redes distintas são conectadas. O gateway de rede regula as conexões e garante que elas sejam usadas de maneira eficiente. Gerente do grupo de trabalho – A pessoa no grupo de trabalho que cria e mantém a agenda do projeto e que usa mensagens para atribuir atividades aos integrantes do grupo de trabalho. O gerente do grupo de trabalho também usa os recursos desse grupo para atualizar atividades no arquivo de projeto à medida que os integrantes do grupo de trabalho enviam respostas.

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Gráfico – Modo de exibição ou parte de um modo de exibição que representa graficamente informações sobre o projeto. Por exemplo, o modo Gráfico de Gantt é constituído de uma planilha e um painel de gráfico onde as atividades são representadas como barras horizontais. Gráfico em forma de S – Gráfico que pode ser plotado com o Microsoft Excel usando dados acumulados divididos em fases, como, por exemplo, COTR e Custo acumulado do Microsoft Project para mostrar graficamente informações de valores acumulados. Esse gráfico é plotado quando você usa, no Excel, o Assistente para análise de dados de escala de tempo, localizado na barra de ferramentas Análise. Grupo – Agrupar – Combinar ou reorganizar atividades ou recursos em um projeto de acordo com critérios específicos, como, por exemplo, duração da atividade, prioridade, superalocação de recurso ou data de término. É possível usar o agrupamento para rever a lista de atividades ou recursos por uma característica exclusiva, como, por exemplo, códigos de um livro razão ou número de departamento. Observação: não confunda o recurso de agrupamento com o campo Grupo, que é um campo de recurso. Grupo de recursos – Conjunto de recursos que compartilham algumas características e é categorizado por um nome de grupo. Por exemplo, você pode categorizar recursos por função de trabalho e usar nomes de grupo, como encanadores e editores. Você também pode categorizar recursos pelo status do emprego e usar nomes de grupo, como prestadores de serviços e funcionários permanentes. Grupo de trabalho – Grupo de pessoas composto pelo gerente do grupo de trabalho e integrantes do grupo de trabalho que estejam trabalhando no mesmo projeto. O gerente do grupo de trabalho atribui atividades aos integrantes do grupo de trabalho, que conseguem receber e responder a mensagens desse gerente. Ao usar o Microsoft Project, o gerente pode enviar mensagens através de correio eletrônico, de uma intranet e da World Wide Web. Hiperlink – Parcela de texto, distinguida por uma cor, que contém um vínculo a outro arquivo ou local em um arquivo. Quando você clica em um hiperlink, o navegador da Web pesquisa e exibe o documento associado ao hiperlink. A maioria dos navegadores são configurados para exibir em uma cor os hiperlinks não clicados recentemente e em outra cor os que foram clicados. Hora extra – O volume de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais de um recurso atribuído e cobradas à taxa de horas extras do recurso. O trabalho de horas extras não constitui trabalho adicional na atribuição. Ele indica o volume de trabalho na atribuição especificado como hora extra. Por exemplo, se a atribuição contiver 40 horas de trabalho e 8 horas extras, o total de trabalho da atribuição será 48 horas: 40 horas de trabalho regular e 8 horas extras. A hora extra pode ser inserida para a atribuição de um recurso para diminuir o tempo que o recurso leva para concluir o trabalho da atribuição. Normalmente, isso afeta a duração da atividade. Quando horas extras são inseridas para uma atribui-

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ção, o Microsoft Project recalcula o período da atribuição subtraindo as horas extras do total de horas trabalhadas. HTML – O acrônimo de Hypertext Markup Language que consiste em uma convenção de formatação para apresentar textos e elementos gráficos na World Wide Web. Baseada em SGML, a HTML usa marcações que são incorporadas ao texto. Identificação da tarefa – Número que o Microsoft Project atribui automaticamente a uma atividade quando você a adiciona ao projeto. A identificação da atividade indica a posição dela em relação a outras atividades. Identificação exclusiva – Número exclusivo que o Microsoft Project atribui automaticamente a uma atividade, recurso ou atribuição. Esse número é um identificador exclusivo da atividade, recurso ou atribuição e não é alterado quando outras atividades ou recursos são adicionados ou removidos do projeto. Identificador de Arquivo – O pequeno quadrado preto no canto de seleção em uma planilha. Quando você aponta o cursor para a alça de preenchimento, o ponteiro se transforma em uma cruz preta. Para copiar o conteúdo para os campos acima ou abaixo da seleção ou para repetir informações selecionadas acima ou abaixo, arraste a alça de preenchimento. Importar – Transferir dados para o Microsoft Project a partir de outro programa, como o Microsoft Excel. Ao importar dados, você escolhe um mapa que define como os dados no programa do qual você está importando devem ser mapeados para as informações no Microsoft Project. Incorporação – A inclusão de um objeto OLE em um documento recipiente. Você pode editar um objeto incorporado em um documento recipiente, usando um programa associado ao objeto. Indicadores – Pequenos ícones que representam informações de uma atividade ou recurso e são exibidos no campo Indicadores. O campo Indicadores está localizado à direita do campo Identificação e aparece em várias tabelas. Para obter mais informações sobre indicadores, digite o que são indicadores no Assistente do Office. Índice de Desempenho de Agendamento (IDA) – Relação entre o trabalho desempenhado e o trabalho agendado (COTR/COTA), que é usada com freqüência para estimar a data de conclusão do projeto. Índice de Desempenho de Custo (IDC) – Relação entre custos de trabalho desempenhado orçados, ou de linha de base, e os custos reais (COTR/CRTR). O IDC acumulado, que é o total do COTR para todas as atividades dividido pelo total dos custos reais do trabalho desempenhado (CRTR) para todas as atividades, é usado freqüentemente para predizer se um projeto excederá o orçamento e em quanto. Índice de Desempenho de Custo Acumulado (IDC Acumulado) – Em valor acumulado, o total dos custos orçados de trabalho realizado (COTR) de todas as

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atividades dividido pelo total dos custos reais de trabalho realizado (CRTR). O IDC acumulado é usado com freqüência para predizer se um projeto excederá o orçamento e em quanto. Informações sobre o recurso – Categorias de informações mostradas no modo de exibição Planilha de recursos que especificam detalhes sobre um recurso, como nome, tipo, grupo, unidades máximas e taxa padrão. Para obter outras informações sobre o recurso, aplique uma tabela diferente no modo de exibição ou abra a caixa de diálogo Informações sobre o recurso (menu Projeto). Instrução de caminho – A localização de um arquivo expressa por letra de unidade e diretório. Por exemplo: C:\Windows\Favoritos. É a instrução de caminho onde o Microsoft Project armazena os sites da Web favoritos que foram salvos. Integrantes de grupo de trabalho – Indivíduos em um grupo de trabalho que recebem mensagens do gerente do grupo de trabalho. Os integrantes de grupo de trabalho podem receber e responder mensagens usando um sistema de correio eletrônico de 32 bits, compatível com MAPI, ou navegadores da Web para efetuar logon no Microsoft Project Central. Internet – Rede mundial composta por milhares de pequenas redes de computadores e milhões de computadores comerciais, educacionais, governamentais e pessoais. A Internet é semelhante a uma cidade eletrônica com bibliotecas virtuais, fachadas de lojas, escritórios comerciais, galerias de arte, etc. Intranet – Qualquer rede que forneça serviços em uma organização semelhantes aos fornecidos pela Internet. No entanto, a intranet de uma organização pode estar, ou não, conectada à Internet. Por exemplo, uma empresa pode configurar um ou mais servidores Web em uma rede interna, onde as informações formatadas em HTML para exibição na Web são distribuídas em uma empresa. Investidores do projeto – Indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto e cujos lucros poderão ser afetados por ele. Itens para deliberação – Um resultado ou item tangível e mensurável que deve ser produzido para concluir um projeto ou parte de um projeto. Geralmente, a equipe e os investidores do projeto concordam com os produtos do projeto antes de iniciá-lo. Janela da Ajuda – Área em que é exibida a Ajuda do Microsoft Project. A janela da Ajuda permanece aberta até que você a feche. Você pode movê-la, minimizá-la, dimensioná-la etc. Legenda – Lista explicativa de símbolos impressos em um gráfico. Leitura-gravação – Opção comum definida para abrir um arquivo de modo que ele possa ser lido e editado, e as alterações possam ser salvas. Lições aprendidas – Exame das melhores práticas, insight dos projetos e informações sobre o cliente. Na medida em que a equipe do projeto se desfizer e um

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novo projeto começar, o exame das lições aprendidas permite que você retenha um registro das informações reunidas e geradas durante o projeto. Linha – Série horizontal de campos lado-a-lado que exibe a mesma categoria de informações. Em geral, a linha no Microsoft Project é constituída de informações sobre uma atividade, recurso, atribuição ou algum detalhe, como trabalho e custo. Linha de andamento – Representação visual do andamento do projeto, exibida no modo Gráfico de Gantt. Para determinada data de andamento, o Microsoft Project desenha uma linha que conecta atividades em andamento. Desse modo, ele cria um gráfico no Gráfico de Gantt com picos apontando para a esquerda para o trabalho que está atrasado e picos apontando para a direita para o trabalho que está adiantado. A distância de um pico a partir da linha vertical indica em que grau a atividade está adiantada ou atrasada com relação à data de andamento. Linha de data atual – Linha vertical pontilhada na porção do gráfico de um Gráfico de Gantt ou Gráfico de recurso que indica a data atual. Linha de vínculo – No gráfico de Gantt e no Diagrama de rede, é a linha que aparece entre duas atividades para indicar a dependência entre elas. Linhas de grade – As linhas vertical e horizontal que aparecem em vários modos de exibição do Microsoft Project. Você pode alterar os padrões e as cores de linhas de grade e controlar o intervalo em que ocorrem diferentes padrões e cores. Lista de recursos – Recursos disponíveis para serem atribuídos a atividades. A lista de recursos pode ser armazenada em um único arquivo de projeto ou compartilhada com um conjunto de recursos. Lista de tarefas – Categorias de informações mostradas na parte de planilha do modo de exibição gráfico de Gantt que especificam detalhes sobre uma atividade, como nome, duração, datas de início e de término, predecessoras e nomes de recursos da atividade. Para obter outras informações sobre a atividade, aplique uma tabela diferente no modo de exibição. Macro – No Microsoft Visual Basic for Applications, um conjunto automatizado de instruções usado para realizar uma atividade específica. Mapa de exportação/importação – Conjunto de instruções que mapeia no Microsoft Project exatamente os tipos de dados que você deseja importar e exportar, em que ordem e como os campos serão denominados no formato de destino. Por padrão, o Microsoft Project vem com mapas de exportação/importação. É possível também criar e personalizar seus próprios mapas. Um mapa de exportação e importação pode incluir instruções específicas para exportação de dados de atividade, recurso e atribuição. O uso dos mapas de exportação/importação permite que você exporte ou importe a quantidade de dados que você desejar em uma ampla variedade de formatos.

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MAPI – Acrônimo de Messaging Application Programming Interface, que é a interface de programação padrão proposta e para a qual a Microsoft oferece suporte para acesso a correios eletrônicos. Margem de atraso – Período de tempo que uma atividade pode deixar passar antes que possa afetar as datas de outra atividade ou a data de término do projeto. Margem de atraso permitida é o período de tempo que uma atividade pode deixar passar antes que possa atrasar outra atividade. Margem de atraso total é o período de tempo que uma atividade pode deixar passar antes que possa atrasar a data de término do projeto. Quando a margem de atraso total é negativa, a duração da atividade é longa demais para que a sucessora comece na data exigida por uma restrição. Margem de atraso permitida – Período em que uma atividade pode ser atrasada sem atrasar as atividades sucessoras. Em uma atividade sem sucessoras, a margem de atraso permitida é o período que a atividade pode ser atrasada sem atrasar a data de término do projeto. Margem de atraso total – Período de tempo em que uma atividade pode ser atrasada sem atrasar a data de término do projeto. Máscara de códigos – Formato que você define para um código de EDT ou um código de estrutura de tópicos. A máscara especifica a seqüência, o número de letras ou os números necessários para cada nível e o símbolo que separa os níveis. Mensagens de grupo de trabalho – Mensagens sobre as atividades de um projeto que o gerente e os integrantes de grupo de trabalho enviam através do Microsoft Project Central ou de correio eletrônico. Existem três tipos de mensagens de grupo de trabalho que podem ser enviadas do Microsoft Project e que os integrantes de grupo de trabalho podem responder: Atribuição da equipe, que é usada para atribuir atividades aos integrantes de grupo de trabalho, Atualização da equipe, que é usada para informar os integrantes de grupo de trabalho sobre as alterações nas atividades na agenda e status da equipe, que é usada para solicitar que os integrantes de grupo de trabalho forneçam ao gerente do grupo de trabalho o status atual de atividades específicas. Menu de atalho – Menu que você acessa apontando para uma parte do Microsoft Project e clicando com o botão direito do mouse. O Microsoft Project contém diversos menus de atalho adaptados à parte do programa a que se referem. O uso de menus de atalho pode economizar tempo e facilitar o trabalho com arquivos de projeto. Método – Ação que um objeto pode realizar sozinho. Por exemplo, o objeto Window do Microsoft Project pode ser ativado e fechado sozinho, pois contém os métodos Activate e Close correspondentes. Para obter a lista de métodos correspondentes que se aplicam a um objeto específico do Microsoft Project, pesquise os

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tópicos da Ajuda do Visual Basic para saber o nome do objeto e, em seguida, escolha Métodos na região do tópico localizado que não seja de rolagem. Método de acumulação – Determina quando o custo de um recurso é incidente ou quando os custos reais são atribuídos a um projeto. Os custos podem incidir no início ou no término de uma atividade ou ser rateados no decurso dela. Método de modelagem paramétrico – Método de estimativa que usa as características do projeto (parâmetros) em um modelo matemático para prever os custos do projeto. Método de caminho crítico (MCC) – Método de gerenciamento de projetos que calcula a duração total de um projeto com base na duração de atividades individuais e suas dependências. Microsoft Project Central – Produto relacionado ao Microsoft Project que permite o planejamento de colaboração e o envio de relatórios de status entre os integrantes do grupo de trabalho, gerentes de projeto e outros investidores, permitindo que eles troquem informações sobre o projeto e trabalhem com essas informações em um site da Web. Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) – Linguagem de programação completa que você pode usar para automatizar atividades no Microsoft Project e em muitos outros programas da Microsoft. Modelo – Formato de arquivo do Microsoft Project que permite a reutilização de agendas existentes como o ponto de partida para a criação de novas agendas. Informações sobre atividades e recursos e configurações de formatação e de macros e configurações específicas do projeto podem se tornar parte de um modelo. É possível salvar qualquer projeto do Microsoft Project como um modelo para uso futuro. Um modelo poderá ter certas informações do projeto original (por exemplo, valores de linha de base ou taxas de recurso) que já foram excluídas em preparação para as novas informações. Modo de exibição – A combinação de um ou mais modos (Gráfico de Gantt, Planilha de recursos, etc.) e, se aplicáveis, uma tabela e um filtro. Ao usar modos de exibição, você pode inserir, organizar e examinar informações em diversos formatos. Há três tipos de modos de exibição: Os gráficos representam graficamente as informações. São gráficos os modos de exibição Gráfico de Gantt, Diagrama de rede, Gráfico de recursos e Calendário, as planilhas representam informações em linhas e colunas. Cada linha contém informações sobre uma atividade ou recurso individual. Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre atividades ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.) e os formulários representam informações em um formato semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre apenas uma atividade ou recurso de cada vez. Modo de exibição combinado – Modo que contém dois modos de exibição. O modo de exibição do painel inferior mostra informações detalhadas sobre as ativi-

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dades ou recursos selecionados no modo de exibição do painel superior. Por exemplo, o modo Gráfico de Gantt pode estar localizado no painel superior e o modo Formulário de atividades no painel inferior. Quando você seleciona uma atividade no modo Gráfico de Gantt, o modo Formulário de atividades exibe informações detalhadas sobre a atividade. Modo de exibição de atribuição – Modo de exibição que mostra os recursos atribuídos a cada atividade e as informações sobre custo e trabalho total e dividido em fases relativas a cada atribuição. Os dois modos de exibição de atribuição são Uso da atividade e Uso do recurso. O modo de exibição Uso da atividade mostra os recursos agrupados pela atividade à qual eles foram atribuídos. Já o modo de exibição Uso do recurso mostra os recursos agrupados pelos recursos atribuídos a eles. Você pode editar as informações sobre custo ou o trabalho total e dividido em fases para cada atribuição, dependendo do nível de detalhes com que você deseja controlar o andamento. Modo de exibição Calendário – Modo do Microsoft Project que exibe as atividades de um projeto no formato de calendário. Modo de exibição painel único – Janela em que aparece apenas um modo de exibição, como os modos de exibição Planilha de atividades, Diagrama de rede, Gráfico de recurso ou Calendário. Modo de exibição de recurso – Modo que exibe informações sobre recursos. Os modos de recurso são Planilha de recursos, Gráfico de recursos, Uso do recurso e os modos de exibição de formulários de recurso. Modo de Exibição de tarefa – Modo que exibe informações sobre atividades. Modo de quebra – No Microsoft Visual Basic for Applications, a suspensão temporária de um programa em execução ou macro no ambiente de desenvolvimento. No modo de execução, você pode examinar, depurar, redefinir, fazer com que o computador execute uma operação ou continuar a executar o programa ou a macro. Modos de design e de execução – No modo de estrutura, você pode criar caixas de diálogo, controles personalizados e códigos. Nesse modo, os eventos não são acionados, e os procedimentos de evento não são executados automaticamente. No modo de execução, você interage com o programa como se fosse um usuário: os eventos são acionados e os procedimentos de evento são executados. Nesse modo, você não pode editar códigos. Módulo – Local onde as macros são armazenadas. As macros armazenadas em módulos no arquivo Global.mpt estão disponíveis em qualquer projeto e podem ser usadas para organizar módulos relacionados. Navegador – Programa que interpreta o código HTML obtido dos servidores Web, formata-o e o exibe para o usuário.

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Navegador da Web – Programa de computador capaz de localizar e exibir informações na World Wide Web. Nível da estrutura de tópicos – Número de níveis em que uma atividade é recuada a partir do nível superior da estrutura de tópicos. No Microsoft Project, você pode recuar até 65.000 níveis. Nome de arquivo – Nome de um arquivo. Os nomes de arquivo válidos podem conter até 255 caracteres e qualquer combinação de letras ou números. Além disso, podem ser seguidos de uma extensão (um ponto e uma combinação de um a três caracteres). Os caracteres e símbolos a seguir também podem ser usados em um nome de arquivo: ! @ # $ % & ( ) – _ { } ` ' ~ Nome de compartilhamento – Partição de espaço em disco reservada em um servidor para uma finalidade específica. Normalmente, o espaço do servidor é dividido em um nome de compartilhamento para atender às necessidades de um grupo específico em uma organização. Por exemplo, pode haver um nome de compartilhamento de marketing configurado para atender às necessidades de rede de um grupo de marketing, como a criação de um site da Web ou o compartilhamento de arquivos. Desse modo, o administrador do sistema só concederá acesso a esse nome de compartilhamento às pessoas apropriadas. Número da estrutura de tópicos – Números que indicam a posição exata de uma atividade na estrutura de tópicos. Por exemplo, uma atividade com um número da estrutura de tópicos de 7.2 indica que ela é a segunda subatividade abaixo da sétima atividade de resumo de nível superior. Quando exibidos, os números da estrutura de tópicos aparecem à esquerda de cada atividade em modos de atividade. Object Linking and Embedding (OLE) – Protocolo que permite que informações, como um gráfico ou texto (denominadas objeto), sejam compartilhadas entre diferentes documentos e programas. A vinculação permite que as informações em um documento recipiente sejam atualizadas sempre que houver alterações nas informações do documento de origem. A incorporação permite que as informações sejam editadas dentro do documento recipiente, usando o programa em que elas foram criadas. Objetivo – Critérios quantificáveis que devem ser atendidos para que o projeto seja considerado bem sucedido. Os objetivos devem incluir, pelo menos, custo, agenda e medidas de qualidade. Os objetivos não quantificados (por exemplo, "satisfação do cliente") aumentam o risco de que o projeto não os atenda. Objeto – Em OLE, informações, como um gráfico ou texto, que são compartilhadas entre diferentes documentos e programas. O programa usado para criar o objeto e o tipo de objeto determina os programas que podem ser usados para editar o objeto e como ele pode ser editado. Objeto incorporado – Informações (o objeto) inseridas em um arquivo (o arquivo de destino). Uma vez incorporado, o objeto se torna parte do arquivo de destino. Quando você clica duas vezes em um objeto incorporado, ele é aberto no progra-

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ma em que foi criado (o programa de origem). Quaisquer alterações que você faça no objeto incorporado serão refletidas no arquivo de destino. Obtenção – Processo de obter o trabalho e recursos materiais solicitados para concluir um projeto. ODBC – O Open Database Connectivity (ODBC) é uma interface independente de fornecedor baseada nas especificações SQL Access Group, anunciadas pela Microsoft em dezembro de 1991. Um desenvolvedor pode usar ODBC para acessar dados em um ambiente heterogêneo de bancos de dados relacionais e não relacionais. Operador – Termo que especifica a relação entre dois ou mais critérios em um filtro. Orçamento – Custo estimado de um projeto que você estabelece no Microsoft Project com o seu plano da linha de base. Orçamento ao Término – Uma estimativa do custo total do projeto. Organizador – Caixa de diálogo com guias em que você pode copiar modos de exibição personalizados, tabelas, filtros, definições de agrupamento, calendários, relatórios, formulários, barras de ferramenta, mapas, atributos de campo e os módulos do Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) para outros documentos e outros usuários. Origem – Local de onde se originaram as informações movidas, copiadas, importadas ou exportadas. A origem pode ser um modo de exibição, uma tabela, um documento ou outro programa. Em OLE, consiste no documento ou programa que fornece informações a um objeto vinculado em um destino (ou recipiente), documento ou programa. Página de código – Tabela interna que o sistema operacional usa para relacionar as teclas do teclado aos caracteres exibidos na tela. Páginas de código diferentes fornecem suporte para os conjuntos de caracteres e layout de teclado usados em diferentes países. Pai – Objeto ou coleção que contém outro objeto ou coleção em caráter de dependência. Por exemplo, no Microsoft Project, o objeto Application é o pai dos objetos ActiveSelection e ActiveCell e das coleções Janelas e Projetos. Painel de códigos – No Microsoft Visual Basic for Applications, é a janela usada para exibir, editar e criar código de procedimento e de nível de módulo. Panorama – Rolar continuamente por um projeto usando o dispositivo apontador do Microsoft IntelliMouse. Período de folga – Horas ou dias designados em um calendário de recursos ou de projeto nos quais o Microsoft Project não deve agendar atividades porque o tra-

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balho não é realizado. O período de folga pode incluir, por exemplo, horários de almoço, fins de semana e feriados. Período de trabalho – Horas designadas em um calendário de projetos ou de recursos durante as quais o trabalho pode ser realizado. Período do relatório – O período de tempo para o controle e a atualização de uma atividade atribuída a você pelo gerente do grupo de trabalho. Você pode alterar a unidade de tempo para dias, semanas ou uma única unidade de tempo para toda a atividade. Pixel – Um entre vários pontos de luz (ou elementos de figura) que formam uma imagem de computador. Um pixel é representado por um único quadrado em uma grade de bitmap. Planilha – Representação (em linhas e colunas) de informações sobre atividades ou recursos. Cada linha especifica uma atividade ou recurso individual, como a atividade "Criar pacote" ou o recurso "Agência de propaganda". Cada coluna (campo) especifica um tipo de informação, como as datas de início ou as taxaspadrão. Plano – Agenda de datas de início e de término de uma atividade e informações sobre recursos e custos. O plano de linha de base é o plano original que você salva e usa para monitorar o andamento do projeto. O plano provisório é um conjunto de datas que você pode salvar durante o projeto para comparar com o plano de linha de base, o plano atual e outros planos provisórios. Plano de linha de base – Plano original usado para controlar o andamento de um projeto. Plano de contingência – Plano que aponta correções a serem feitas se um evento de risco ocorrer. Plano de gerenciamento de risco – Documento que indica com detalhes como o risco será gerenciado durante o projeto. Ele pode incluir riscos identificados, probabilidades de risco, plano de emergência, método para implementar esse plano de emergência e estratégia para alocar os recursos se ocorrer um evento de risco. Plano provisório – Conjunto de datas de início e de término de atividades que pode ser salvo em determinados estágios do projeto. Você pode comparar um plano provisório com o plano de linha de base ou o plano atual para monitorar o andamento ou o adiamento do projeto. Você pode salvar até 10 planos provisórios. Pontos – Unidade de medida originada do setor tipográfico. Um ponto representa 1/72 de uma polegada ou cerca de 1/28 de um centímetro. A altura de fontes normalmente é expressa em pontos. Porcentagem concluída – Campo usado para inserir ou exibir a porcentagem já concluída. Esse valor é expresso como a porcentagem da duração da atividade que foi concluída.

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Porcentagem do trabalho concluído – Valor de porcentagem que indica o status atual de uma atividade, recurso ou atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho concluído. Prazo final – Uma data limite que indica quando você deseja que uma atividade seja concluída. Se o prazo final expirar e a atividade não estiver concluída, o Microsoft Project exibirá um indicador. Diferentemente de uma restrição, um prazo final não afeta o agendamento, a não ser que você esteja agendando a partir da data de término do projeto e aplicando uma restrição O Mais Tarde Possível. Predecessora – Atividade que deve iniciar ou terminar antes que outra possa iniciar ou terminar. Predecessoras externas – Predecessora de uma atividade no arquivo atual que reside em outro arquivo de projeto, representada por uma atividade fantasma. Prioridade – Indicação da disponibilidade e importância de uma atividade para nivelamento (isto é, resolução de conflitos de recurso ou superalocações atrasando e dividindo determinadas atividades). As atividades com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas primeiro. Você também pode classificar atividades baseadas na prioridade. Probabilidade de riscos – Estimativa da probabilidade de que um determinado evento de risco ocorra. Projeto inserido – Arquivo de projeto consolidado em outro arquivo de projeto (o projeto mestre). É também chamado de subprojeto. O projeto inserido aparece como uma atividade de resumo no projeto mestre. Projeto mestre – Projeto que contém outros projetos (conhecidos como projetos ou subprojetos inseridos), também conhecido como projeto consolidado. Projeto vinculado – Projeto cujas atividades possuem dependências com atividades de outros arquivos de projeto. Um vínculo a uma atividade de outro projeto é representado por um espaço reservado ou uma atividade fantasma. Provedor de serviços da Internet – Empresa que fornece acesso ou presença na Internet a outras empresas, organizações ou pessoas. Quadro de horários – Local onde os integrantes de grupo de trabalho especificam o status específico de atividades, de modo que as informações sobre status possam ser enviadas para o gerente do projeto. Em um sistema de grupo de trabalho de correio eletrônico, o quadro de horários encontra-se nas mensagens de status da equipe. No Microsoft Project Central, o quadro de horários é uma página da qual os recursos podem enviar atualizações. Qualidade – Grau de excelência ou padrões desejados em um produto, processo ou projeto.

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Real – Informações que mostram o que realmente ocorreu. Por exemplo, a data de início real para uma atividade é o dia em que ela realmente iniciou e seu custo real é a quantia gasta até o momento. Recipiente – Programa ou documento em que reside um objeto OLE (Object Linking and Embedding, vinculação e incorporação de objetos) criado em outro programa ou documento. O recipiente OLE se refere a um programa que reconhece OLE e que pode armazenar objetos incorporados ou vinculados fornecidos por servidores OLE. Recolher – Em uma estrutura de tópicos, consiste em ocultar as atividades subordinadas a atividades de resumo, deixando apenas essas últimas visíveis. Com essa ação, serão mostradas apenas as principais fases do projeto. Você também pode expandir e recolher recursos no modo Uso do recurso para mostrar ou ocultar as atribuições do recurso. Recuar – Mover uma atividade para um nível inferior da estrutura de tópicos (para a direita) no campo Nome da atividade. Quando você recua uma atividade, ela se torna uma subatividade da atividade imediatamente anterior em um nível superior da estrutura de tópicos. Recuar para a esquerda – Mover uma atividade para um nível superior da estrutura de tópicos (para a esquerda) no campo Nome da atividade. Recurso compartilhado – Recurso que é usado por mais de um projeto. Um recurso pode fazer parte de listas de recursos individuais de projetos diferentes. Ou então, o recurso pode fazer parte de um único conjunto de recursos compartilhados. Recurso de trabalho – Recursos de equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma atividade. Os recursos de trabalho consomem tempo (horas ou dias) para executar atividades. Recurso de espaço reservado – Nome de recurso temporário adicionado a um plano de projeto para ajudar a estimar os tipos e o número de recursos necessários. Com os nomes de recurso de espaço reservado é possível desenvolver a proposta do projeto e obter aprovação. Quando os recursos reais forem contratados e alocados, será possível substituir os nomes do recurso de espaço reservado pelos nomes de recursos reais. Recurso material – Suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as atividades de um projeto. Recursos – Pessoas, equipamentos e materiais usados para realizar atividades em um projeto. Redistribuir – Solucionar conflitos de recurso ou superalocações atrasando ou dividindo determinadas atividades. Quando o Microsoft Project redistribui um recurso, as atribuições selecionadas desse recurso são distribuídas e reagendadas

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de acordo com a capacidade de trabalho, as unidades de atribuição e o calendário do recurso, bem como a duração e as restrições da atividade. Referência absoluta – Referência a uma coluna ou linha independente da célula ativa. Qualquer que seja a localização da célula ativa, os resultados de uma referência absoluta permanecem os mesmos. Referência relativa – Referência a uma coluna ou linha com base na célula ativa. Os resultados de uma referência relativa são alterados toda vez que se altera a localização da célula ativa. Regra de mensagem – Um conjunto de critérios usados para atualizar um arquivo de projeto com as informações das mensagens de grupo de trabalho do Microsoft Project Central. Por exemplo, os gerentes de projeto podem especificar que as atualizações de todos os integrantes do grupo de trabalho ou de somente determinados integrantes sejam aceitas automaticamente ou que certas atualizações exijam análise do gerente do projeto. Relatório – Formato em que você pode imprimir informações de agenda apropriadas para os destinatários desejados. Você pode usar os relatórios predefinidos fornecidos pelo Microsoft Project ou criar relatórios personalizados. Relatório de status – Descrição do status do trabalho do projeto e do trabalho relacionado de um integrante do grupo de trabalho. Os relatórios de status são solicitados, preenchidos e analisados no Microsoft Project Central e não podem ser usados para atualizar automaticamente informações sobre o projeto no Microsoft Project. Relatório de tabela de referência cruzada – Informações impressas sobre atividades e recursos em um período de tempo especificado. Por exemplo, à esquerda do relatório, pode ser mostrada uma lista de atividades com os recursos atribuídos, com uma escala de tempo na parte superior. Na interseção entre uma linha de atividades e uma coluna de horários, podem ser mostradas as informações de custos sobre a atividade nesse período de tempo. Com o Microsoft Project, você pode obter praticamente as mesmas informações, porém com mais opções de formatação através dos modos Uso da atividade e Uso do recurso. Relatório de dias úteis – Resumo sobre os períodos de trabalho e de folga de um projeto ou conjunto de recursos. O relatório também contém exceções aos períodos padrão, caso exista algum. Relatório de resumo do projeto – Resumo de uma página de informações significativas sobre o projeto, incluindo o número de atividades e recursos, o status de atividades e agendas, os custos, as datas de início e de término, etc. Relatórios de recursos – Informações impressas sobre os recursos de um projeto, que normalmente incluem informações sobre custos e alocação de recursos.

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Relatórios da tarefa – Informações impressas sobre as atividades ou atividades de um projeto. Em geral, os relatórios da atividade contêm informações sobre datas de início, trabalho concluído e durações previstas. Representação do hiperlink – Sentença descritiva que você pode digitar no campo Hiperlink para descrever melhor o destino do hiperlink. A representação do hiperlink, quando clicada, irá para o arquivo de destino definido no campo Endereço do hiperlink. Restrição – Restrição ou limitação que você ou o Microsoft Project impõem à data de início ou de término de uma atividade. Por exemplo, você pode determinar que uma atividade inicie em uma data específica ou termine no máximo até uma data específica. Quando você adiciona uma nova atividade a um projeto agendado a partir da data de início, o Microsoft Project atribui automaticamente a restrição O Mais Breve Possível. Inversamente, quando você adiciona uma nova atividade a um projeto agendado a partir da data de término, o Microsoft Project atribui automaticamente a restrição O Mais Tarde Possível. Restrições do projeto – Fator que limitará as opções da equipe de gerenciamento do projeto. Por exemplo, um orçamento predefinido é uma restrição que poderá limitar as opções de escopo, de recrutamento e de agenda da equipe. Restrição flexível – Restrição flexível e que não interliga uma atividade a uma única data. Restrição inflexível – Restrição que é inflexível porque relaciona uma atividade a uma data. Risco – Evento ou situação que pode afetar negativamente o escopo, a agenda, o orçamento ou a qualidade de um projeto. Rodapé – Texto que aparece na parte inferior da página impressa. Em geral, o rodapé contém informações, como o número da página, o número total de páginas e a data. Seleção não adjacente – Seleção de campos que não são seqüenciais. Por exemplo, em uma planilha de atividades, você pode selecionar as atividades 1 a 4, 7 e 10. Para selecionar campos não adjacentes, basta manter pressionada a tecla CTRL enquanto seleciona os campos. Senha – Combinação de caracteres usada para autorizar acesso a um projeto. No Microsoft Project, as senhas podem conter de 1 a 17 caracteres. Servidor OLE – Programa ou documento que origina um objeto OLE usado em outro programa ou documento (recipiente). Servidor Web – Computador e software de suporte que conecta um grupo de trabalho ao Microsoft Project Central, a uma intranet ou à World Wide Web.

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Site da Web – Qualquer documento ou objeto em uma intranet ou na World Wide Web formatado em HTML e acessível a partir de um navegador da Web. Somente leitura – Uma opção que você pode definir para que um arquivo possa ser lido, mas não alterado. Você pode abrir e exibir um arquivo de projeto somente leitura, mas não pode salvar alterações nele. Se editar um arquivo somente leitura, você poderá salvar as alterações somente se atribuir um novo nome ao arquivo de projeto ou salvar uma cópia em outro local. Subalocação – atribuir um recurso para trabalhar menos horas do que ele tem disponíveis. Subendereço do hiperlink – campo localizado na tabela de hiperlinks no qual você pode especificar o local exato no arquivo de destino. Esse local pode ser um modo de exibição do Microsoft Project, um número de identificação, um indicador do Microsoft Word (ou uma sentença), uma definição de célula do Microsoft Excel, um slide do Microsoft PowerPoint ou um objeto interno do Microsoft Access. Subfase – Atividade de resumo que está aninhada em outra atividade de resumo. Com os recursos de estrutura de tópicos do Microsoft Project, você pode criar subfases. Subprojeto – Projeto inserido em outro projeto. Os subprojetos são usados como uma maneira de dividir projetos complexos em partes com melhor gerenciamento. Também conhecido como projeto inserido. Subtarefa – Atividade que faz parte de uma atividade de resumo. As informações de subatividade são consolidadas na atividade de resumo. Você pode designar subatividades, usando o recurso de criação de estruturas de tópicos do Microsoft Project. Sucessora – Atividade que não pode iniciar nem terminar até que outra inicie ou termine. Sucessoras externas – Sucessora de uma atividade no arquivo atual que reside em outro arquivo de projeto, representada por uma atividade fantasma. Superalocação – Resultado da atribuição a um recurso de mais atividades do que ele pode realizar no período de trabalho disponível. O Microsoft Project determina quais recursos estão superalocados, com base nos valores de trabalho e de duração das atividades atribuídas, no número máximo de unidades disponíveis para o recurso e no calendário usado por esse último. Suposições do projeto – Fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos. Por exemplo, se a data em que uma pessoachave ficará disponível for incerta, a equipe poderá supor uma data de início específica. As suposições geralmente envolvem um grau de risco. Tabela – Conjunto de colunas que mostra informações específicas sobre atividades, recursos e atribuições em um modo de planilha.

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Tabela de taxas de custo – Coleção de informações sobre taxas de um recurso, incluindo a taxa-padrão, a taxa de horas extras, qualquer custo por uso e a data em que a taxa de pagamento entra em efeito. Você pode estabelecer até cinco tabelas de taxas de custo diferentes para cada recurso (por exemplo, uma tabela de taxas de custo para atividades de rotina e outra taxa-padrão e de horas extras para trabalhos perigosos). Tabela dinâmica – Tabela interativa que resume rapidamente ou faz referência cruzada a grandes volumes de dados. Você pode girar as linhas e as colunas para ver diferentes resumos dos dados de origem, filtrar os dados exibindo diferentes páginas ou exibir os detalhes de áreas de interesse. Tarefa – Atividade que tem início e fim. A conclusão de uma atividade é importante para a conclusão do projeto. Os projetos são constituídos de atividades. Tarefa crítica – Atividade que deve ser concluída de acordo com a agenda para que o projeto termine no prazo final determinado. Se uma atividade crítica for atrasada, é possível que a data de conclusão do projeto também atrase. A série de atividades críticas constitui o caminho crítico do projeto. Tarefa de duração fixa – Uma atividade em que a duração é um valor fixo e qualquer alteração no trabalho ou nas unidades atribuídas (isto é, recursos) não causa impacto na duração da atividade. Duração = Trabalho ÷ Unidades. Tarefa de resumo – Atividade que, além de ser constituída de subatividades, as resume. Você pode usar o recurso de criação de estruturas de tópicos do Microsoft Project para criar atividades de resumo. O Microsoft Project determina automaticamente informações sobre atividades de resumo (duração, custo, etc.), usando informações das subatividades. Tarefa de resumo do projeto – Atividade que engloba e resume a duração, o trabalho e os custos de todas as atividades em um projeto. Ao ser exibida, a atividade de resumo do projeto aparece na parte superior do projeto, seu número de identificação é zero e ela apresenta a linha do tempo do projeto do início ao fim. A atividade de resumo do projeto não é exibida por padrão. Tarefa de trabalho fixo – Atividade em que a quantidade de trabalho é um valor fixo e quaisquer alterações na duração da atividade ou no número de unidades atribuídas (ou recursos) não causam impacto no trabalho da atividade. Trabalho = Duração × Unidades. Tarefa de unidade fixa – Atividade em que as unidades fixas (ou recursos) são um valor fixo e quaisquer alterações na quantidade de trabalho ou na duração da atividade não causam impacto nas unidades da atividade. Unidades = Trabalho ÷ Duração. Tarefa dividida – Atividade cuja programação foi interrompida. Por exemplo, uma atividade de dois dias que não requeira trabalho contínuo poderá ser dividida para que o primeiro dia de trabalho seja programado para segunda-feira e o segundo para quinta-feira.

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Tarefa externa – Atividade que representa a atividade vinculada em outro projeto, fornecendo uma maneira fácil de analisar os atributos das atividades vinculadas, sem a necessidade de alternar entre projetos. Quando você vincula atividades entre projetos autônomos, o Microsoft Project exibe atividades externas em cada projeto. Você pode formatar uma atividade externa e editar os vínculos entre atividades. No entanto, você não pode editar uma atividade externa. Essa atividade só pode ser alterada no projeto de origem. Tarefa fantasma – Também chamada de atividade externa. A representação visual na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt de uma dependência a uma atividade de outro arquivo de projeto, mostrada como uma barra de atividade esmaecida na parte de gráfico e uma linha de informações sobre a atividade esmaecida na lista de atividades do modo de exibição Gráfico de Gantt. Tarefas não críticas – Atividade que tem uma margem de atraso e pode ser concluída depois da data de término pela quantidade de tempo equivalente à margem de atraso sem comprometer a data de término do projeto. A margem de atraso é o período de tempo pelo qual uma atividade pode ser adiada sem afetar as datas de outras atividades ou a data de término do projeto. Tarefa recorrente – Atividade que ocorre repetidamente durante o curso de um projeto. Por exemplo, é possível definir a reunião de status semanal como uma atividade recorrente. Tarefa recorrente de resumo – Atividade de resumo de um grupo de atividades que ocorre regularmente. Por exemplo, você pode definir uma reunião de status semanal como uma atividade recorrente. Taxa padrão – Taxa padrão que você atribui a recursos (como, por exemplo, pessoas, equipamento ou material) e que o Microsoft Project usa para calcular os custos totais do recurso. Tempo de avanço – Coincidência entre atividades que têm uma dependência. Tempo de retardo – Atraso entre atividades que têm uma dependência. Por exemplo, se você precisar de um atraso de dois dias entre o término de uma atividade e o início de outra, poderá estabelecer uma dependência término-a-início e especificar um atraso de dois dias. Insira o atraso como um valor positivo. Texto estático – Texto que não pode ser editado em uma caixa de diálogo ou formulário personalizado. Tipo de recurso – O Microsoft Project reconhece dois tipos de recurso: recursos de trabalho, como pessoas e equipamentos, que desempenham algum trabalho para concluir uma atividade, e recursos materiais, como suprimentos, que nunca são associados a trabalho, mas que são consumidos enquanto uma atividade é executada.

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Tipo de relatório – Categoria de relatórios do Microsoft Project que contêm informações semelhantes. Há cinco tipos de relatório: Gerais, Atividades atuais, Custos, Atribuições e Carga de trabalho. Tipo de tarefa – Caracterização de uma atividade com base em seu aspecto fixo e seus aspectos variáveis. Há três tipos de atividades: Unidades fixas, Trabalho fixo e Duração fixa. O tipo padrão de atividade do Microsoft Project é Unidades fixas, significando que os recursos atribuídos, à medida que são configurados, permanecem fixos quando o trabalho de uma atividade aumenta ou diminui. Como resultado, para acomodar a alteração no trabalho, o Microsoft Project altera a duração de uma atividade que não é fixa. Tipo de vínculo – O tipo de dependência entre atividades. Os quatro tipos de dependência são Término-a-Início (TI), Término-a-Término (TT), Início-a-Início (II) e Início-a-Término (IT). Trabalho – No caso de atividades, o total de mão-de-obra ou "horas de pessoas" necessárias (em termos de minutos, horas, dias, semanas ou meses) para que todos os recursos concluam uma atividade. No caso de atribuições, o volume de trabalho ao qual um recurso é atribuído para uma atividade específica. No caso de recursos, o volume total de trabalho ao qual um recurso é atribuído para todas as atividades. O trabalho é diferente da duração da atividade. Por exemplo, um recurso pode requerer 32 horas de trabalho para concluir uma atividade, mas talvez a atividade seja agendada com a duração de 2 dias. Isso indica que mais de um recurso precisa ser atribuído a essa atividade, nesse caso, dois. Trabalhando 8 horas por dia na atividade, duas pessoas a concluirão em 2 dias. Trabalho real – A quantidade de trabalho em termos de unidade de tempo, como, por exemplo, horas ou dias, que foi usada em uma atividade. Ao inserir o trabalho real em uma atividade, o Microsoft Project usa esse valor para calcular o restante de trabalho de acordo com a fórmula Trabalho restante = Trabalho – Trabalho real. Trabalho restante – A quantidade de trabalho, em termos de uma unidade de tempo, como, por exemplo, horas ou dias, que ainda deve ser concluída em uma atividade. Por exemplo, se um pintor precisar de dezesseis horas para pintar uma sala e já tiver concluído dez horas de trabalho, o trabalho restante será de seis horas. O Microsoft Project calcula o trabalho restante de acordo com a fórmula Trabalho restante = Trabalho – Trabalho real. Travamento – Diminuir a duração geral de um projeto sem alterar as relações entre as atividades. A concentração de esforços em um projeto geralmente requer a atribuição de recursos adicionais às atividades. Triângulo do projeto – A inter-relação do trio tempo, dinheiro e escopo de um projeto. Se você ajustar qualquer um desses três elementos, os outros dois serão afetados. Por exemplo, se você ajustar o plano do projeto para reduzir as atividades da agenda, poderá aumentar os custos e reduzir o escopo. Embora todos os três elementos sejam importantes, geralmente um terá mais influência no projeto e ditará as decisões a serem tomadas para otimizá-lo ou ajustá-lo.

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UNC – Acrônimo para endereços Universal Naming Convention (convenção universal de nomenclatura) que são usados para identificar a localização de um arquivo que reside em um servidor de rede. Esses endereços iniciam com dois caracteres de barra invertida e fornecem o nome do servidor, o nome de compartilhamento e o caminho completo até o arquivo. Por exemplo, \\servidor\compartilhamento\caminho\arquivo de projeto.mpp é um endereço UNC. Unidades – Número de unidades ou parcela de um recurso atribuída a uma atividade. Por exemplo, se houver uma atividade de encanamento, você pode atribuir duas unidades ou dois encanadores a essa atividade. Se houver um encanador, você pode atribuir 50% das unidades (a metade do tempo de um encanador) a essa atividade. O máximo de unidades é o número máximo de unidades disponíveis para o recurso. Por exemplo, se houver três encanadores trabalhando em um projeto, o máximo de unidades será 300% — três encanadores trabalhando em tempo integral. Unidades de atribuição – Porcentagem ou número decimal de unidades que atribuído a um recurso de trabalho para uma atividade. Uma atribuição que exige todo o empenho de um recurso é expressa geralmente com 100% ou 1, assumindo-se que o valor de unidades máximo do recurso é 100% ou 1. Dois recursos atribuídos a uma atividade podem ser expressos com 200% (ou 2), novamente assumindo-se um valor máximo de unidades de 100% para cada recurso. Finalmente, uma atribuição que exige apenas metade do empenho total do recurso é expressa com 50% (ou 0,5). Para recursos materiais, o valor das unidades de atribuição reflete o valor de trabalho de uma atribuição fixa ou a taxa de consumo de uma atribuição variável. Unidades de pico – Nível mais alto no qual um recurso é agendado para atividades totalmente atribuídas durante um determinado período de tempo. As unidades de pico são expressas em porcentagem, número de unidades ou taxa de consumo. A revisão das unidades de pico pode ajudar a determinar se um recurso está totalmente alocado ou superalocado durante um período de tempo ou se os recursos materiais estão sendo consumidos em uma taxa maior do que eles podem ser supridos. Unidades máximas – Porcentagem máxima ou o número de unidades que um recurso está disponível para ser agendado para quaisquer atividades durante um determinado período de tempo. O valor de unidades máximo indica a capacidade máxima em que o recurso está disponível para trabalhar. Por exemplo, um recurso pode estar disponível em um máximo de 50%, 100% ou 300% do tempo integral. O valor padrão para unidades máximas é 100%. URL – Acrônimo de Uniform Resource Locator (localizador de recursos uniforme), que é o padrão para a nomenclatura e a localização de um objeto na Internet, como um arquivo ou um grupo de notícias. Na World Wide Web, os URLs são bastante usados, por exemplo, em documentos HTML para especificar o destino de um hiperlink. Uso do recurso – Relato de quantas horas um recurso está agendado para trabalhar dentro de um determinado período de tempo e que é, por isso, um indicador de alocação de um recurso dentro deste período.

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Valor acumulado – Medida do custo do trabalho realizado até a data de status ou a data atual. O valor acumulado usa as estimativas de custo original salvas com uma linha de base e o trabalho real realizado até o momento para mostrar se os custos reais incidentes estão dentro do orçamento. Em outras palavras, o valor acumulado indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para a atividade, atribuição ou recurso. O valor acumulado também é denominado COTR (custo orçado do trabalho realizado). Valor padrão – Valor que o Microsoft Project atribuirá automaticamente a um campo se você não fornecer um valor. Variação – Diferença entre informações sobre atividades ou recursos de linha de base e agendados. As variações normalmente ocorrem quando você define um plano de linha de base e começa a inserir informações reais na agenda. Em geral, as variações nas informações sobre atividades se referem a diferenças entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que, nas informações sobre recursos, referem-se a diferenças entre o trabalho e os custos de linha de base e agendados. Na análise do valor acumulado, a diferença entre o custo orçado do trabalho executado (COTR) e o custo real do trabalho realizado (CRTR) é conhecida como VC ou variação de custo. A diferença entre o COTR e o custo orçado do trabalho agendado (COTA) é conhecida como VA ou variação agendada. A variação de custo informa o quanto atrasado ou adiantado você está em relação aos custos da linha de base relativos à quantidade atual de andamento ou trabalho executado. A variação da agenda indica em valor de moeda, o quanto atrasado ou adiantado você está em relação ao plano de linha de base. Variação na conclusão (VNC) – O campo de valor acumulado que mostra a diferença entre o orçamento ao término (OAT) e a estimativa ao término (EAT). No Microsoft Project, a EAT é o campo Custo total e o OAT é o campo Custo da linha de base. Variação Agendada (VA) – A diferença entre o custo orçado do trabalho realizado (COTR) e o custo orçado do trabalho agendado (COTA). Em termos de custo, se a VA for positiva, o projeto estará adiantado e, se for negativa, o projeto estará atrasado. VA = Custo Orçado do Trabalho Realizado – Custo Orçado do Trabalho Agendado. VC (Variação de Custo) – A diferença entre o custo orçado do trabalho realizado (COTR) de uma atividade e o custo real (custo real do trabalho ou CRTR). Em análise de valores acumulados, a VC é calculada pela subtração do custo real do trabalho realizado (CRTR) do custo orçado do trabalho realizado (COTR). Se a VC for positiva, o custo estará abaixo do valor orçado (ou de linha de base); se a VC for negativa, a atividade estará fora do orçamento. VC = Custo Orçado do Trabalho Realizado – Custo Real do Trabalho Realizado. Vários caminhos críticos – Uma série de atividades que deve ser concluída de acordo com a agenda para que um projeto termine no prazo final estipulado. Ao identificar e controlar vários caminhos críticos, você poderá gerenciar com mais eficiência as condições que poderiam afetar a data de término do projeto. Por pa-

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drão, o Microsoft Project exibe apenas um caminho crítico em uma agenda. É possível, no entanto, alterar esse comportamento para que o Microsoft Project exiba vários caminhos críticos. Vários projetos – Vários planos de projetos que podem, ou não, estar vinculados ou consolidados. Se estiver trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, você poderá comparar informações sobre caminhos críticos, compartilhamento de recursos ou prioridades entre todos os projetos. Vazio – Empty – Indica que nenhum valor de início foi atribuído a uma variável Variant. A variável Empty é representada como 0 em um contexto numérico ou uma seqüência de comprimento zero ("") no contexto de uma seqüência. Vincular – Em um projeto, consiste em estabelecer uma dependência entre atividades. Quando você vincula atividades, é definida uma dependência entre as datas de início e de término. Há quatro tipos de dependência entre atividades: término-a-início (TI), início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT). Vinculações antecipadas e atrasadas – Quando você cria em um programa uma variável de objeto que se refere a um objeto fornecido por outro programa, o Visual Basic deve verificar se o objeto existe e se quaisquer propriedades ou métodos usados com o objeto estão especificados corretamente. Esse processo de verificação é conhecido como vinculação. A vinculação pode ocorrer na fase de execução (vinculação atrasada) ou na fase de compilação (vinculação antecipada). O código de vinculação atrasada é mais lento que o código de vinculação antecipada. Para que o código seja de vinculação antecipada e, portanto, mais eficiente, você deve definir uma referência para a biblioteca de tipos que contêm os objetos aos quais deseja se referir. Além disso, você deve declarar as variáveis de objeto como tipos específicos. Vinculação entre projetos – Estabelecer uma dependência entre projetos separados e não consolidados. Vírus – Programa de computador ou macro que "infecta" arquivos ao inserir neles cópias de si, que são executadas quando os arquivos centrais são abertos. Parte da execução de um vírus pode consistir em espalhar a infecção a outros arquivos. Outros aspectos da execução podem envolver atividades prejudiciais, como danificar ou excluir arquivos. World Wide Web – Subconjunto da Internet que usa uma interface de usuário gráfica em vez de uma interface de usuário baseada em texto. As páginas ou os sites da Web exibidos na World Wide Web são criados com a formatação HTML. Os navegadores da Web permitem a exibição de sites formatados em HTML. Zoom – Método destinado a aumentar ou diminuir as informações exibidas em um modo de exibição. Você pode definir mais zoom para ver uma semana do projeto ou menos zoom para vê-lo por inteiro.

Juntamente com o livro, está sendo disponibilizada uma cópia em CDROM de avaliação do Microsoft Project 2000 em português, com validade de 60 dias a partir da data de instalação do produto. Considerações sobre o produto • • • •

Produto destinado exclusivamente para avaliação e testes. O trial do produto constitui parte integrante do livro e, portanto, é proibida sua venda isolada. A validade do produto é de 60 (sessenta) dias após a instalação. Não dá direito a suporte técnico pela Microsoft.

Requerimentos de Hardware • • • •

PC com um processador Pentium de 75 MHz ou superior. Microsoft Windows 95 ou um sistema operacional mais recente, ou a versão 4.0 do Microsoft Windows NT Workstation com o Service Pack 3 ou mais recente ou o Microsoft Windows 2000. Para o Windows 95 ou o Windows 98: 16 MB de RAM para o sistema operacional, mais 4 MB adicionais de RAM para o Microsoft Project. Para a versão 4.0 do Windows NT Workstation ou mais recente ou o Windows 2000: 32 MB de RAM para o sistema operacional, mais 4 MB adicionais de RAM para o Microsoft Project. Para o Windows 2000, recomenda-se 64 MB.

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Espaço disponível no disco rígido (o número indica uma instalação típica. O uso do disco rígido irá variar dependendo da configuração e se os componentes comuns já estiverem instalados. As escolhas feitas durante a instalação personalizada poderão exigir mais ou menos espaço no disco rígido): Instalação típica: 118 MB. Unidade de CD-ROM. Monitor VGA ou com resolução superior (recomenda-se Super VGA). Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse ou dispositivos compatíveis.

O Microsoft Project 2000 é protegido pela lei de copyright e tratados internacionais. A reprodução ou a distribuição não autorizada do programa ou de qualquer parte dele, bem como sua decodificação através de dispositivos de engenharia reversa resultará na imposição de rigorosas penas civis e criminais, e será objeto de ação judicial na máxima extensão possível.

Editando, 59 Tipos, 56 Caminho Crítico, 7, 94 em múltiplos projetos, 223 Campos Personalizados, 270 Criando, 271 Excluindo, 271 Fórmulas, 276 Listas de valores, 274 Tipos de, 270 Correio Eletrônico Requisitos para atualização de projetos por, 234

A Abrindo um Projeto, 22 Acúmulo de Barras de Tarefas, 39 Acúmulo de Etapas, 39 Agrupamento, 6, 191 Aplicando um, 191 Personalizando, 192 Ajuda, 27 Alocação de Recursos, 39 Ano Fiscal, 7 Área de Trabalho, 19 Assistente do Office, 28 Autofiltro, 184 AutoSalvamento, 9, 24

D Datas Limite, 7 Diagrama de Rede, 7, 34, 40, 168, 169, 173 Diagrama de Relacionamentos, 40 Disponibilidade de Recursos Contornados, 8 Duração Mensal, 8 Durações Estimadas, 8

B Barra de modos, 19, 32, 98, 99, 103, 104, 130, 143, 144, 147, 149, 154, 169, 173, 217, 227, 231, 356

C E

Calendário, 34, 35, 56, 57, 60, 61, 63, 99, 203, 271, 357, 373, 374 Novo, 58 Calendários, 56

Estrutura de Tópicos, 6, 7, 73, 74, 75 Excluindo um Projeto, 25

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Exportando Para banco de dados, 256

F Fill Handle, 9, 71 Filtros Criando e personalizando, 186 Fórmulas, 7, 276, 278 Funcionalidades, 6, 7, 8, 9, 16, 34

G Gantt de Controle, 35, 135, 137, 143, 144, 155, 266 Gantt de Redistribuição, 44 Gantt Detalhado, 44 Gantt Para AP, 45 Gráfico de Gantt, 33 Gráfico de Recursos, 36

I Impressão Configuração de páginas, 206 Visualização, 208 Indicadores Gráficos, 6, 278 Instalação, 13, 15, 16, 17, 293, 295, 297, 298, 299, 307, 389, 390 Instalação sob Demanda, 10, 16

Mapa do Projeto, 31 MAPI, 233, 234, 239, 336, 370, 372 Melhorias do produto, XI, 6, 34 Mensagens Atribuições à Equipe, 234, 332 Atualização de equipe, 179, 238, 332, 372 Lista de Circulação, 239 Mensagens de status, 190, 191, 242 Microsoft Project Central Apresentação, 291 Calendários, 346 Categorias de usuários, 324 Delegando atividades no, 344 Gerenciamento de usuários, 310 Modo de usuário único, 308 Personalização do, 328 Portfolios, 319 Relatórios de status, 349 Segurança utilizando o, 316 Múltiplos Projetos, 215 Caminho crítico, 223 Consolidando, 219 Criando relações entre, 221 Estratégias para, 216 Inserindo e excluindo, 217

N Nivelamento, 8, 117, 124

O Organizador, 287

L P

Listas de Valor, 7

M Macros, 259 Criando, 259 Editando, 262 Excluindo, 259 Executando, 261

Planilha de entrada para Pert AP, 45 Planilha de Recursos, 36 Projeto Agendamento, 53 Informações, 55 Modelos, 54 Projetos Ciclo de Vida, 4 Exportação e importação, 213

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ÍNDICE REMISSIVO Fases, 4 Filtros em, 178 Mapas de exportação, 251

R Recursos Materiais, 7, 50 Relatórios Exibindo, 202 Personalizando, 203 Tipos de, 199

S Salvando um Projeto, 22, 256 Senha, 23, 311, 381

T Tabelas Personalizando, 263 Tabelas de Recursos, 49 Tabelas de Tarefas, 47

U Uso da Tarefa, 37 Uso do Recurso, 38

W WBS Personalização dos códigos, 281