MS PROJECT
INSTITUCIÓN EDUCATIVA 2009
Lic. Ricardo Escalante Vera 1
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1.0 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: ASPECTOS BÁSICOS. Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrando proyectos se acobardan ante la expresión “administración de proyectos”. La idea en si misma sugiere tareas complicadas y extensas. En realidad, sin embargo, la administración de proyectos es únicamente un sistema para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema le ayudara a mejorar la comunicación y la coordinación y a reducir la gran cantidad de tiempo que supone la administración de proyectos. Aporte una herramienta como Microsoft Project a su equipo de proyecto y podrá ser incluso más eficaz en menos tiempo. En este capítulo se describen los conceptos básicos de la administración de proyectos, así como un proceso en cuatro pasos, comprobado y realista, para administrar proyectos. Puede seguir este proceso tal y como se presenta o puede adaptarlo a una situación concreta. Este capítulo no intenta en absoluto ser una tesis global sobre la administración de proyectos, es únicamente una introducción. Si se desea obtener más información, consulte la lista de libros de referencia sobre la administración de proyectos, que encontrara al final de este capítulo. 1.1 ¿Qué es la administración de proyectos? Administrar proyectos es cuestión de equilibrar tres conceptos: ámbito, programación y recursos. Generalmente, esto significa planear, organizar y realizar el seguimiento de las tareas del proyecto, así como identificas y programas los recursos para que realicen dichas tareas. El ámbito es el intervalo de tareas necesario para cumplir los objetivos del proyecto. La programación indica el tiempo y la secuencia de cada tarea, así como la duración total del proyecto. Los recursos son las personas o los equipos que realizan o facilitan las tareas del proyecto. Los recursos normalmente conllevan costos, como salarios o gastos operativos, que probablemente desee controlar.
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Una de las cuestiones más importantes de la administración de proyectos es garantizar el cumplimiento de los objetivos específicos del proyecto de la forma más eficaz posible. El plan del proyecto es la herramienta principal de administración de proyectos necesaria para alcanzar este propósito. Sin embargo, si administrar proyectos no es la parte principal de su trabajo (ni la favorita), es posible que se niegue en rotundo a crear y utilizar un plan del proyecto, lo cual constituye una de las opciones. No obstante, hay una parte negativa en este enfoque. Sin un plan formal se reducen las posibilidades de cumplir los objetivos del proyecto, tales como ajustarse al presupuesto o a la programación. Si no le resulta fácil llevar a cabo un seguimiento de quien se encarga de cada tarea o de cuándo deben finalizar las mismas, perderá la oportunidad de cumplir los objetivos mencionados. Asimismo, si algo va mal, se incumple una fecha límite o una tarea dura más tiempo del que había pensado, puede que encuentre dificultades innecesarias para determinar el origen del problema y su efecto en la programación. Una buena administración del proyecto le ayudara a tener éxito. Todos los integrantes del equipo se beneficiaran de las mejoras en la coordinación y en la comunicación, dándole así un mayor énfasis a los resultados. Adquirirá ese sentido de reafirmación de tener todo bajo control.
1.2 Dominar la administración de proyectos en cuatro pasos No existe un único método correcto para administrar proyectos. De hecho, si pide a 10 expertos en la administración de proyectos que le expliquen la mejor manera de administrar proyectos, seguramente obtendrá 10 respuestas diferentes, todas ellas verdaderas. 3
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Para ayudarle a administrar proyectos de maneras eficaz, hemos extraído lo mejor de la sabiduría de la administración de proyectos en esos cuatros pasos principales.
Podrá utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creación de un proyecto y seguimiento y administración del mismo. Sin embargo, ningún programa de administración de proyectos le servirá de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para el paso 1, definición de un proyecto, tendrá que anotar los objetivos y los límites, por ejemplo el número de recursos disponibles o el presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayoría de las tareas del paso 4, cerrar un proyecto, no requieren el uso de un programa de administración de proyectos. 1.3 Definición del proyecto En esta etapa del proyecto se toman las decisiones más importantes para el proyecto; las conclusiones se convierten en el alma de este. En este punto deberá: Definir el ámbito del proyecto. ¿Qué objetivos desea cumplir? ¿Cuáles son las tareas más importantes y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos? Determinar los recursos. ¿Qué recursos, concretamente personas y equipos, se encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto? Determinar los límites de la programación. ¿Cuánto tiempo tiene para finalizar el proyecto? ¿Cuáles son los hitos y las fechas límite del proyecto? Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estará preparado para crear un plan del mismo. 4
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1.4 El plan del proyecto: una herramienta indispensable El plan del proyecto es el núcleo de la administración de proyectos. Define el ámbito, los recursos y la programación desde un mismo lugar, lo que permite mantener dichos factores equilibrados a lo largo de todo el proyecto. El plan del proyecto define factores tales como exactamente cuántas y cuáles son las tareas que deben realizarse, quien las va a realizar, el costo estimado de cada una de las tareas de todo el proyecto, la secuencia de tareas, las dependencias entre ellas, la duración estimada de las mismas y la duración total del proyecto. Para consolidar un plan del proyecto que sea eficaz, deberá: Identificar todas las tareas del proyecto, así como que o quien las va a realizar. Realizar una estimación del trabajo y del equipo que ocuparan las tareas, preferiblemente en función de las personas directamente implicadas en dichas tareas. Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar aproximadamente en la misma fecha. Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea comience en una fecha determinada. Cuanto más precisa sea la información, más conciso será el plan. 1.5 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado Cuando el proyecto comienza, el plan se convierte en una herramienta valiosa que le ayudara a dirigir y definir el proyecto con precisión. El plan de proyecto permite: Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos reales con las estimaciones originales. Revisar los factores relativos a los recursos, el ámbito y la programación para equilibrar las prioridades. Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la programación. Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto, asegurándose, por ejemplo, de que ningún integrante del equipo se encuentre sobre asignado. Realizar cambios que le ayuden a alcanzar antes los objetivos del proyecto. Con un plan de proyecto podrá analizar fácilmente lo que va bien y lo que va mal durante el proyecto.
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1.6 Cierre del proyecto Cuando se hayan alcanzado los objetivos del proyecto y se hayan cumplido todos los criterios que indiquen el fin del proyecto, habrá llegado la hora de cerrar el proyecto. El cierre del proyecto puede ser tan importante como su principio, si puede aplicar lo que haya aprendido durante esta fase a futuros proyectos. En el cierre del proyecto, podrá: Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto. Analizar los problemas e identificar áreas para futuras mejoras. Almacenar el archivo del proyecto. Ningún programa de administración de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la dirección correcta que debe tomar en el siguiente proyecto.
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