MS PROJECT
INSTITUCIÓN EDUCATIVA 2009
Lic. Ricardo Escalante Vera
1
MS PROJECT
Los elementos básicos: tareas, recursos y asignaciones Prácticamente todas las acciones que lleve a cabo con Microsoft Project influyen en las tareas, en los recursos o en las asignaciones. Estos tres componentes son los elementos básicos de cualquier proyecto. Podrá manipular fácilmente estos componentes esenciales en Microsoft Project hasta descubrir la configuración adecuada a sus necesidades. Tareas El trabajo real se ha de realizar para cumplir los objetivos del proyecto se puede dividir por tareas. Por ejemplo, pintar las paredes de un museo y colgar relojes son tareas que, combinadas con otras, dan como resultado una exposición de relojes es el objetivo de ese conjunto de tares, no es una tarea en si misma. El ámbito de un proyecto es el conjunto de todas las tareas y todos los objetivos. Por ejemplo, recortar el ámbito a veces significa eliminar algunos objetivos y las tareas necesarias para cumplirlos. Recursos Por lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, también puede ser un equipo, materiales, servicios o incluso una sala; cualquier elemento necesario para completar una tarea. La cantidad de recursos de que disponga puede afectar al ámbito del proyecto y al tiempo que se tarde en completarlo. Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decida recortar el ámbito para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizar el proyecto y se pueda cumplir la fecha límite original. Como alternativa, puede mantener el ámbito original y retrasar la fecha límite del proyecto. Asignaciones Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza una asignación. Las asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea e indirectamente al tiempo total del proyecto. Cuando las fechas límites cambien y sea necesario completar un proyecto en menos tiempo del planeado, podrá asignar más recursos a una tarea. En esencia, se realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos tiempo en completar las tareas individuales. Si se reduce la duración de las tareas, la duración del proyecto global se reducirá también.
2
MS PROJECT
El flujo de información de Microsoft Project Antes de que la información pueda influir dentro de Microsoft Project, es necesario que se produzca un intercambio de información entre el usuario y la interfaz de Microsoft Project, es decir, lo que aparece en la pantalla del equipo. Microsoft Project se comunica con el usuario por medio de su interfaz: todos los diagramas gráficos y hojas menús y barras de herramientas que aparezcan alrededor de los bordes, así como los cuadros de dialogo que se muestran en pantalla. El usuario, a su vez utiliza la interfaz para comunicarse con Microsoft Project.
División del proyecto en tareas, fases e hitos Los objetos del proyecto no son relevantes si se consideran aisladamente, aunque los especifique que la mayor claridad posible. Cada objeto es simplemente una intención, un deseo que flota en el aire. La forma de materializar y alcanzar los objetivos es construir una estructura sólida que los sostenga. En el proyector, los pilares de esta estructura son las tareas. Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultados concretos.
Sin embargo, la simple inclusión de las tareas en el proyector no es suficiente para alcanzar los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que no dependen de otras tareas son como un montón de vigas apiladas desordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las columnas o los arcos 3
MS PROJECT
deben agruparse lógicamente para formar una estructura, las tareas también. En proyecto, la agrupación lógica de tareas que completa un paso importante de denomina fase. Normalmente, la conclusión de una fase del proyector indica que se ha alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca el progreso del proyector. Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitos fácilmente. Además, puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y las subsufases, si lo desea), así como la jerarquía de las tareas esquematizándolas. En Microsoft Project, una fase o cualquier otra forma de agrupación lógica de tareas se representa mediante una tarea de resumen, que se compone de las tareas que lo constituyen y las resume. ¿Qué son las tareas, las fases y los hitos? Si su proyecto consta sólo de algunas tareas que se deben realizar rápidamente, probablemente podrá administrarlo enumerando dichas tareas en orden cronológico. No es excesivamente importante que dos o más tareas constituyan un subpaso dentro del proyector; lo principal es que todas ellas se realicen lo antes posible. Sin embargo, si el proyector se compone de docenas, cientos o incluso miles de tareas, intentar realizar todo lo que éste implica de una vez es como intentar llegar hasta lo más alto de una gran torre de un solo alto. Las tareas, las fases y los hitos son como los escalones que conducen al pináculo de la torre. Con ellos podrá ir desde el comienzo hasta el fin del proyector, paso a paso. Tareas Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyecto. Representa el trabajo real que se deberá realizar en el proyector, su estructura fundamental. Para administrar el proyecto de manera eficaz, deberá definir las tareas de forma que tenga el tamaño adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten a las más cortas que, de hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. Si las tareas son demasiado cortas, pueden ser triviales y confundir el plan del proyecto, dificultando así la administración de aquellas que son realmente importantes. Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largo para ser una tarea. ¿Por qué? Porque “Levantar los cimientos de una torre” no es una tarea simple. No se trata de una acción única que pueda realizarse de una vez. Para cumplir este objeto es necesario llevar a cabo varias tareas como excavar un agujero y verter el hormigón. Estas son las tareas que se incluirán en el plan de este proyecto. Sin embargo, “levantar los cimientos de una torre” se puede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas; consulte el apartado “Una lista de tareas lógica y bien ordenada” más adelante en este capítulo.
4
MS PROJECT
Por otro lado, una acción como poner en marcha la mezcladora de cemento es demasiado corta para incluirla como tarea. Por sí no se hace que el proyector avance en absoluto, sino que realmente es una parte de la tarea de verter el hormigón. Lo más importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estar bien definidas, ser precisas y detalladas, también deben ser relevantes. Su conclusión a contribuir considerablemente en el avance del proyector. Fases Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprar el cemento, alquilar la mezcladora de cemento y verter el hormigón. Una fase es un paso importante en la realización del proyecto. Si divide el proyecto en fase, podrá centrarse únicamente en un aspecto del mismo, ver el flujo lógico de las tareas del proyecto, determinar si falta alguna de las tareas de esa fase y realizar un informe del estado del proyecto a nivel de detalle que resulte adecuado para otras personas. Hitos La mayoría de las tareas que componen una fase representan acciones que se deben llevar a cabo, como pintar una pared. Sin embargo, también es posible incluir otras “tareas” con el solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fin de una fase, por ejemplo comenzar o terminar de pintar todas las salas. Los hitos son las tareas que no necesitan trabajo real. Son objetivos provisionales que podrán utilizar para controlar el progreso del proyecto. EL NÚCLEO DEL PLAN DEL PROYECTO: LA LISTA DE TAREAS Sin la lista de compra, es posible que no recuerde todos los ingredientes que necesita para preparar la cena de esta noche. Sin una lista de tareas, es posible que se olvide de algunas tareas que se deben realizar para conseguir los objetivos del proyecto. La lista de tareas es el núcleo del plan de proyecto. Se compone de todas las tareas, fases e hitos que requiere el proyecto. Para crear una lista de tareas eficaz, lleve a cabo los pasos siguientes:
Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusión del proyecto.
Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tal que el período de tiempo necesario para completar cada una de ellas sea breve comparado con la duración global del proyecto.
Especifique las fases y los hitos.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de estado y el trabajo de revisión anticipado.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de estado y trabajo de revisión anticipado.
En Microsoft Project, las tareas se administran y se definen principalmente en la vista Diagrama de Grantt. Mientras crea la lista de tareas, puede perfeccionarla fácilmente agregando hitos, escribiendo tareas que tengan lugar a intervalos regulares, especificando el tiempo estimado que durará cada una de ellas y eliminando las que sean innecesarias.
5