manual del expositor
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CONTENIDO Exhibición Otras actividades
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1. Equipo organizador 2. Horarios a. Expositores Montaje de stands Desmontaje de stands Ingreso de expositores a pabellones b. Visitantes Ingreso de visitantes al recinto ferial Ingreso de visitantes a pabellones 3. Ingreso y salida de mercancía 4. Bodega de muestras y materiales Ingreso de mercancías y material de embalaje a la bodega Salida de mercancías y material de embalaje a la bodega 5. Póliza obligatoria de seguros para el stand y sus mercancías Amparos otorgados Costo del seguro 6. Montaje - Desmontaje de stand a. Montaje b. Desmontaje 7. Servicios especiales 8. Estacionamiento de vehículos 9. Actividades dentro y fuera de su stand 10. Invitaciones 11. Pre - registro 12. Restricciones 13. Catálogo oficial de expositores
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manual del expositor
La Asociación del sector Automotriz y sus partes – ASOPARTES, se complace en invitarle a la XXIV versión de La Feria Internacional de Autopartes EXPOPARTES, que se celebrará del 7 al 9 de Junio de 2017 en el recinto ferial de CORFERIAS. EXPOPARTES se realizará en Corferías con la siguiente distribución: EXHIBICIÓN -
Pabellón Pabellón Pabellón Pabellón
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nivel 1 nivel 1 nivel 2 primer nivel OTRAS ACTIVIDADES
-
Pabellón 3 nivel 1: oficinas de ASOPARTES Pabellón 3 nivel 2: Salas de reuniones
En su calidad de participante en la exhibición especializada, le solicitamos que lea con atención el siguiente manual de expositores, que contiene información sobre los parámetros que debe conocer y seguir para que su exhibición se lleve a cabo de forma exitosa y sin contratiempos. 1. EQUIPO ORGANIZADOR El siguiente es el equipo que estará disponible para apoyarlo, tanto en las oficinas de la organización, como en el recinto ferial a partir del día 4 de Junio de 2017: TULIO ZULOAGA REVOLLO – Presidente Asopartes CLAUDIA GARCIA VASQUEZ – Directora de Feria YISELA SOLANO – Coordinadora logística MARCELA CIFUENTES – Convocatoria Visitantes JAIRO IVAN RINCON – Coordinador de Registro KAREN PARRA – Asistente de Feria
Dirección: Calle 55 37 A – 14 Barrio Nicolás de Federman Teléfono: (57 1) 3150506 / 4148688 / 5714502 E – mail: Expopartes@asopartes.com asistenteferia@asopartes.com Bogotá D.C – Colombia www.expopartes.com 2. HORARIOS a. EXPOSITORES Montaje de Stands* (Únicamente ensamble y retoque de pintura) o Domingo 4 de Junio de 2017 Lunes 5 de Junio de 2017 Martes 6 de Junio de 2017
8:30 a.m. a 5:00 p.m. 8:00 a.m. a 7:00 p.m. 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Desmontaje de stands (carpintería)** o Sábado 10 de Junio de 2017
8:00 a.m. a 1 p.m.
4.
* No se permite la construcción de stands en el recinto ferial, únicamente ensamble de partes y retoque de pintura. * Es importante que las actividades de montaje finalicen dentro de los tiempos establecidos para esta actividad, de lo contrario será sancionado con una multa equivalente al 5% del valor total pagado por su área de exhibición. **Debe presentar el Paz y salvo al supervisor de pabellón. Ingreso de Expositores a Pabellones Junio 7 al 9 de 2017
12 m a 8:00 p.m.
Los expositores del EXPOPARTES deben estar en CORFERIAS 30 minutos antes de la apertura del pabellón. b. VISITANTES o
Ingreso de Visitantes al Recinto Ferial
Junio 7 al 9 de 2017 o
1 p.m. a 7:00 p.m.
Ingreso de Visitantes a Pabellones
Junio 7 al 9 de 2017
1 p.m. a 8:00 p.m.
3. INGRESO Y SALIDA DE MERCANCÍAS Por disposición de la DIAN, toda mercancía que ingrese ó salga de CORFERIAS, sin excepción, deberá ser registrada previamente en el formulario de Ingreso de Mercancías de CORFERIAS. Este será exigido por los controles de acceso al momento de entrada y salida de muestras del recinto ferial. Los Formularios de Movimiento de Mercancías para el ingreso al evento son de carácter obligatorio, no tienen costo. Para mayor claridad, nos permitimos enviar el paso a paso para diligenciar el formulario de ingreso de mercancía de las empresas expositoras en EXPOPARTES Junio 7 al 9 de 2017. Le invitamos a realizar este procedimiento antes del 12 de Abril de 2017, con el fin de poder brindarle soporte técnico en caso de ser necesario.
Ir a la página www.corferias.com Ingresar Ferias y Eventos.
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Buscar el evento:
EXPOPARTES – 7 al 9 de junio de 2017
Hacer click en el link “Ir a: Plataforma de expositores”.
USUARIO: Correo electrónico del contacto responsable de la participación en la feria inscrito en el contrato. CONTRASEÑA: Número del NIT sin código de verificación.
Por favor hacer click en captura de formularios
6.
En este momento usted debe empezar a diligenciar el formulario:
En tipo de operación debe seleccionar: entrada En tipo de formulario depende del tipo de mercancía si es nacional o nacionalizada, le damos crear, en este momento la página le generará un número que es el que identifica el formulario.
En este formulario deben ir las mercancías, el material informativo como Brochures, etc., el material de montaje del stand, las sillas, mesas, tv y cualquier elemento que vaya a ingresar a Corferías. Es importante que usted imprima este formulario y lo muestre en el momento del montaje de la feria, igualmente imprima una copia a su empresa de montaje para que también lo presente, recuerde que todo debe ir relacionado en el formulario. Para el desmontaje, se le entregará el paz y salvo de Expopartes con el sello de comercio exterior de Corferias y la firma del coordinador del Pabellón por parte de Corferias.
Nota: Es importante tener en cuenta que las Mercancías procedentes del exterior sin Nacionalizar, tienen un trámite diferente a las instrucciones dadas en los anteriores pasos, ya que el ingreso de las mismas debe ser diligenciado por un agente de aduana directamente en coordinación con la oficina de Comercio Exterior y la Dian en Corferias. Cualquier inquietud adicional, puede comunicarse con Adriana del Pilar Urrea, Tel 3810000 Ext. 5184, aurrea@corferias.com
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4. BODEGA DE MUESTRAS Y MATERIALES Ingreso de mercancías y material de embalaje a la Bodega Junio 4 al 6 de 2017
8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Salida de mercancías y material de embalaje de la Bodega Junio 6 al 8 de 2017 Viernes 9 de Junio de 2017 Sábado 10 de Junio de 2017
8:00 a.m. a 6:00 p.m. 4:30 p.m. a 8:00 p.m.* 8:00 a.m. a 12:00 m.*
*Para retirar el material de embalaje de la bodega, el expositor debe presentar el Formulario de ingreso de Mercancía. El personal de EXPOPARTES y CORFERIAS no se hace responsable por el material de embalaje ó elementos de decoración de stands consignados en la bodega, así como por ningún tipo de mobiliario, elementos ó mercancías que permanezcan en la bodega ó en el recinto ferial después de que finalice la jornada de desmontaje de stands y muestras. 5. PÓLIZA OBLIGATORIA DE SEGUROS PARA EL STAND Y SUS MERCANCIAS* Como requisito para su participación en EXPOPARTES 2017, los expositores deben asegurar contra todo riesgo, la totalidad de la mercancía a exhibir en el evento y todos los elementos de decoración que compongan su stand, ya sean de su propiedad o de terceros, La póliza de seguros deberá tener vigencia de Junio 4 al 10 de 2017. Para tal fin, tiene 2 opciones; tomarlo con la extensión de cobertura por parte de su aseguradora o directamente en el Plus de CORFERIAS, presentando la documentación relacionada a continuación: Copia Rut (en caso de que la empresa sea extranjera, se solicita copia de pasaporte u cedula de extranjería). Copia Contrato. Relación de mercancía (según formato establecido). Amparos otorgados: Incendio, caída de rayo, explosión, Amit (actos mal intencionados de terceros) asonada, daños por agua, anegación o inundación, extended corverage (vendaval, caída de granizo, caída de aviones), terremoto al 100%, hurto calificado (hurto con violencia). Costo del seguro: $71.900 (IVA incluido) como prima mínima y con valor asegurado de hasta por 35.000.000 millones. En caso de que sus bienes (muebles y mercancías) superen estos 35.000.000 millones, se debe cancelar $2.000 por millón adicional incluido IVA. Cualquier inquietud comunicarse con el Asesor SUBROKER DE SEGUROS al Tel. 3810000/30 Ext. 5631 o a los teléfonos: 3158457 – 2225980 Ext 107 - 111
8.
Celular: 313-8566840 Horario de atención para la emisión de las pólizas, De Lunes a Viernes de 8.30 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm estamos ubicados en Corferias PLUS (Plataforma unificada de servicios) ubicado en el Gran Salón pabellón 11 nivel 2. *La organización no se hace responsable por omisiones del expositor en este sentido. 6. MONTAJE – DESMONTAJE DE STAND a. MONTAJE* Para iniciar las labores de montaje del stand, el expositor deberá estar a paz y salvo por todo concepto con Asopartes y presentar el Formulario de Ingreso de Mercancías (Ver numeral 3), al guarda de seguridad, en las puertas de acceso a CORFERIAS. b. DESMONTAJE* Las labores de desmontaje de las muestras inician a partir de las 8:00 p.m. del día 9 de Junio, después de desmontarlas usted puede retirarlas de CORFERIAS ó dejarlas en la bodega de expositores hasta las 12:00 m. del día siguiente. En cualquier caso, la salida del pabellón de exhibición se autoriza, siempre y cuando el expositor presente al guarda de seguridad del pabellón, el certificado de PAZ y SALVO expedido por EXPOPARTES con firma del supervisor de CORFERIAS a cargo del pabellón. La organización no se hace responsable por las muestras dejadas en el stand el día 9 de Junio después de las 8:00 p.m., pues el sábado desde las 8:00 a.m. ingresan las empresas de montaje a retirar la carpintería.
Debe estar a Paz y Salvo por todo concepto con la Asociación a más tardar el 1 de Junio de 2017. La escarapela de montaje / desmontaje es válida para el ingreso a CORFERIAS únicamente los días 4, 5, 6 y 10 de Junio de 2017.
*Las personas que ingresaran durante los días de montaje y desmontaje tanto expositores como empresas de montaje, deberán presentar como requisito obligatorio el carnet de EPS y ARP, de lo contrario no podrán acceder al recinto ferial. 7. SERVICIOS ESPECIALES* CORFERIAS ofrece a los expositores de EXPOPARTES la instalación de servicios de telefonía, montajes especiales de energía, internet, y mobiliario, entre otros, para la adecuación de su área de exhibición. Los expositores pueden contratar los servicios en la Plataforma Unificada de Servicios – PLUS (Plataforma unificada de servicios) ubicado en el Gran Salón pabellón 11 nivel 2. Para mayor información por favor comuníquese con Leydi Martínez, al PBX: (571) 381 0000 Ext.5612 o al email: serviciosplus@corferias.com. *Realice su solicitud hasta con un mes de anticipación a CORFERIAS y evite contratiempos.
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9.
manual del expositor 8. ESTACIONAMIENTO DE VEHÍCULOS Los expositores del EXPOPARTES podrán adquirir por un valor de $55.000, el bono de parqueadero en el Centro Único de Atención Plus, ubicado en el mezanine del Gran salón de la Corporación, válido para el ingreso de un (1) vehículo diario al estacionamiento que señale CORFERIAS. El bono tendrá cubrimiento del 4 al 9 de Junio de 2017. 9. ACTIVIDADES DENTRO Y FUERA DE SU STAND ASOPARTES permite a las empresas expositoras del EXPOPARTES, la exhibición y promoción de productos, distribución de material publicitario, señalización y decoración de stands, únicamente dentro de las áreas asignadas a la empresa y de conformidad con lo dispuesto en el reglamento de participación de expositores. La organización del evento y CORFERIAS se reserva el derecho de uso de las áreas de circulación común de CORFERIAS como corredores, pasillos, plazoletas accesos a pabellones, entre otros, e igualmente de espacios por fuera de los stands tales como pisos, paredes, ventanas, techos y columnas, entre otros. 10. INVITACIONES Cada empresa expositora recibirá invitaciones oficiales de acuerdo al área contratada, que podrá distribuir entre sus compradores e invitados especiales. Numero de m2
Numero de Invitaciones
1 - 15
50
16 - 30
80
31 - 60
100
61 - En adelante
200
Le recomendamos hacer un buen manejo de las invitaciones y llevar un registro del personal a quien su empresa le haga extensiva esta cortesía, las cuales carecen de valor comercial. En el momento del ingreso a CORFERIAS la invitación deberá estar debidamente diligenciada con toda la información solicitada al respaldo. 11. PRE-REGISTRO Usted puede acreditar de forma gratuita sus invitados a EXPOPARTES o informarle a sus clientes que se prerregistren antes del día 19 de Mayo de 2017, a través de la página web del evento y en el registro de la feria recibirá la escarapela que lo acredita como visitante profesional para el ingreso a la exhibición del 7 al 9 de Junio del 2017.
10.
12. RESTRICCIONES Las siguientes EXPOPARTES:
actividades
NO
están
permitidas
por
la
organización
de
Ingresar menores de edad al evento, desde el día de montaje hasta el desmontaje del mismo y durante la Feria es importante lo comunique a sus clientes para no tener inconvenientes en el momento del acceso a la Feria. Entregar material publicitario o promocional en pasillos, accesos a los pabellones, en áreas sociales o de circulación común en CORFERIAS sin previa autorización, si requiere este servicio consulte con el área comercial sobre su costo. Exhibir productos fuera del stand. Perforar, picar o pintar la Panelería entregada por CORFERIAS. Ingresar grupos musicales de ningún tipo. 13.
CATÁLOGO OFICIAL DE EXPOSITORES
El catálogo es el mejor vehículo para hacer publicidad de su empresa entre los visitantes y compradores que visitan EXPOPARTES Con esta guía, los compradores se orientan durante su visita. Valor de la inversión Portada interior Contraportada Interior Contraportada Exterior Una página interior ½ página interior Logotipo B/N empresa)
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2.250.000 2.250.000 2.500.000 2.000.000 1.100.000 250.000 (frente a los datos suministrados de su
Si está interesado en una pauta publicitaria en el Catálogo Oficial de Expositores ó requiere mayor información, por favor comuníquese antes del 5 de mayo de 2017 con el Departamento de Feria en Bogotá al PBX (571) 7026895 ó a los correos expopartes@asopartes.com – comercialexpopartes@asopartes.com. ESTIMADO EXPOSITOR Recuerde que el éxito de la feria depende de la buena planeación y el debido cumplimiento de los parámetros definidos por la organización. Su aporte es decisivo para mantener nuestra feria en el circuito internacional de ferias del sector. CONTRIBUYAMOS CON EL ÉXITO DE EXPOPARTES 2017.
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11.
TRANSPORTADOR OFICIAL DE LA FERIA