MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Va te lo envio otra vez
M.Q. METALÚRGICA SAC.
INTEGRANTE: VILLAR VALVERDE RICHard
profesor: ing. jose villanueva
tema: manual de funciones y organizacion
CURSO: DESARROLLO ORGANIZACIONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
INDICE CAPITULO I: INTRODUCCION…………………………………………………….. CAPITULO II: MARCO LEGAL…………………………………………………….. CAPITULO III: OBJETIVOS………………………………………………………… CAPITULO IV: AMBITO…………………………………………………………….. CAPITULO V: AUTORIDAD………………………………………………………… CAPITULO VI: FUNCIONES GENERALES…………………………………….... CAPITULO VII: ORGANIZACION………………………………………………..... CAPITULO VIII: CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)…………. CAPITULO IX: FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGO…………….
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
INTRODUCCION
La empresa M.Q. METALÚRGICA SAC, es una empresa industrial – mecánica, que se ha especializado en construcciones y ampliaciones de plantas industriales, estructuras, calderería, tuberías, equipos y repuestos para las grandes industrias.
EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) de la “M.Q. METALÚRGICA SAC”, constituye un documento técnico normativo, auxiliar de la gestión administrativa, que establece las funciones específicas de cada jefatura, atribuciones, responsabilidades, relaciones y requisitos mínimos a nivel de cargo desarrollándolos a partir de la Estructura Orgánica y conforme a Principios y Normas de Organización existente.
EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) de la “M.Q. METALÚRGICA SAC”, es un documento e instrumento dinámico que sirve para el control y la evaluación de las actividades que en el se desarrollan, modificándose permanentemente en razón a la exigencia de la dinámica administrativa, los objetivos propuestos y necesidades de la empresa.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES FINALIDAD: El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa J&V Resguardo S.A.C. es un documento normativo que tiene por finalidad:
1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinando las funciones generales y específicas
de
su
estructura
interna,
los
niveles
de
responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas. 2. Definir claramente su organización y funciones y actividades. 3. Brindar
información
acerca
de
las
responsabilidades a todo el personal que
funciones
y
labora en las
diferentes áreas de la empresa. ALCANCE: El presente procedimiento es aplicable a todo el personal que labora y
aplica
por
un
puesto
de
trabajo
en
la
empresa
M.Q.
METALURGICA SAC., en sus distintas áreas y procesos. APROBACION Y ACTUALIZACION: 1. El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la empresa M.Q. METALURGICA, está comprendido dentro de lo dispuesto por el Estatuto siendo aprobado por el Gerente General, Doctor MARIO QUINTANILLA LOZANO. 2. El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos de los Departamentos, o si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones de la M.Q. METALÚRGICA SAC.
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CAPITULO II: BASE LEGAL
a) 1.4.1. Estatuto Social de la Empresa b) 1.4.2. Ley No 24948. Ley de la actividad empresarial del estado, su c) reglamento aprobado por D.S. No 027-90-MIPRE. d) 1.4.3. Ley No 23853, Ley Orgánica de Municipalidades. e) 1.4.4. Ley No 26887, Ley General de Sociedades. f) 1.4.5. Ley No 26338 Ley General de Servicios de Saneamiento y su g) Reglamento, aprobada por D.S. No 09-95-PRES
CAPITULO III: OBJETIVOS:
1) Lograr la satisfacción del cliente. 2) Aumentar el porcentaje de cotizaciones aceptadas. 3) Disminuir el número de planos no conformes. 4) Reducir los no conformes por responsabilidad de compras. 5) Reducir los productos no conformes en Producción. 6) Mejorar el tiempo de entrega de los productos o servicios de los clientes de acuerdo a lo programado. 7) Cumplir con el programa de mantenimiento. 8) Incrementar el porcentaje de mejoras implementadas.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
CAPITULO IV: AMBITOS
1) Compromiso para elevar la satisfacción de nuestros clientes.
2) Fomentar una cultura de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
3) Estándares de calidad que permitan garantizar nuestros productos y servicios
4) Preocupación
por el aprendizaje, bienestar laboral, social y salud
ocupacional de nuestros trabajadores
CAPITULO V: AUTORIDAD
GERENCIA GENERAL: Es la máxima autoridad de la organización. Dependencia: Departamento de Contabilidad. Departamento de RRHH. Departamento de Ingienería. Departamento de logística. Departamento de Producción. Departamento de Comercialización.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES COORDINACION:
Existe coordinación entre el Gerente General y los Jefes de Ingeniería, Logística, Producción
y Comercialización sobre la
aplicación del sistema de gestión de calidad en cada uno de los procesos pertenecientes a las respectivas áreas. Existe coordinación entre el Gerente General y el Representante de la Dirección sobre la implementación del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD basado en la norma ISO 9001:2000 en todos los niveles de la organización. Existe coordinación entre el Gerente General, el Jefe de RRHH y los jefes de cada Departamento sobre la programación e inscripción a cursos de capacitación para el personal.
DEPARTAMENTO DE INGIENERÍA: La autoridad es el Jefe de Ingeniería. Dependencia: Jefe de Investigación y Desarrollo. DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA: La autoridad es el Jefe de Logística. Dependencia: Jefe de Compras. Jefe de Almacén. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN: La autoridad es el Jefe de Producción. Dependencia: Jefe de Planta. Jefe de Control de Calidad. DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN: La autoridad es el Jefe de Comercialización.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Dependencia: Jefe de Ventas. COORDINACION: Existe coordinación entre los Jefes de Ingeniería , Logística ,Producción y Comercialización sobre las acciones correctivas de acuerdo al no conforme detectado en el diseño, planos y órdenes de trabajo con relación a las especificaciones de los pedidos. Existe coordinación entre el Jefe de Investigación y Desarrollo con el jefe Control de Calidad sobre la realización de inspecciones y ensayos de acuerdo a las especificaciones y/o planos proporcionados por el Departamento de Ingeniería. Existe coordinación entre los Jefes de Logística y Control de Calidad sobre la verificación de los requerimientos de materiales e insumos.
CAPITULO VI: FUNCIONES GENERALES GERENTE GENERAL: Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la marcha integral de la organización, a fin de asegurar su eficacia y productividad. Evaluando la gestión de la empresa. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2000 .JEFE DE INGENIERIA:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar el planeamiento integral de los trabajos de diseño y desarrollo en general de los productos cumpliendo con cada una de sus etapas y de acuerdo a las especificaciones indicadas por el cliente. JEFE DE PRODUCCIÓN Planificar y controlar la producción, en coordinación con las áreas de diseño y desarrollo, compras y mantenimiento. Desarrollar los costos de producción. JEFE DE CONTROL DE CALIDAD Realizar la verificación de las inspecciones y controles delos procesos de fabricación o servicios que sean realizados por el personal de la empresa y/o externos. Así mismos de liberar el producto terminado. JEFE CONTABILIDAD Realizar la recepción, revisión y control de Facturas. JEFE DE PLANTA: Realizar el uso eficiente de la capacidad instalada (operarios y máquinas) de la Planta y
recursos de la empresa. Controlar los
procesos de fabricación y servicios realizados por el personal operario de la empresa.
JEFE DE SOLDADURA Su responsabilidad es de revisar periódicamente, proponer una mejora continua y hacer cumplir éste procedimiento. JEFE DE VENTAS Planeación y presupuesto de ventas y Monitoreo, control del ámbito de la comercialización ASISTENTE DE PRODUCCIÓN Garantizar la disponibilidad de materiales e insumos a Producción. ASISTENTE CONTABLE
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables.
ASISTENTE GERENCIA Realiza la labor de apoyo al gerente de la empresa. JEFE DE DISEÑO Y DESARROLLO Verificar y registrar los planos de acuerdo a lo especificado por el Jefe de ingeniería. JEFE DE RECURSOS HUMANOS Elaborar y actualizar las planillas del personal. JEFE DE ALMACÉN Entregar los materiales o insumos en óptimas condiciones, de acuerdo a lo solicitado por Producción. JEFE DE SOLDADORES Supervisar el trabajo que el personal de soldadura realiza en Planta y fuera de ella, así como la entrega oportuna del mismo, informando el avance al Jefe de planta. JEFE DE ROLADORES Supervisar el uso correcto de los equipos y máquinas roladoras y cumplir con el tiempo programado en Producción. Controlar el stock de plantillas de diferentes diámetros para el rolado de láminas metálicas. SOLDADORES La ejecución de las actividades propias a su función y lo establecido en los instructivos de trabajo. ROLADORES Realizar el plantillado de acuerdo a las dimensiones especificadas en la orden de trabajo. 10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES CALDEREROS Es el responsable de verificar el estado de las máquinas y herramientas a utilizar, y de las ejecuciones propias a su función. RESPONSABLES DE ACABADO Es el responsable de verificar el estado de las máquinas y equipos a utilizar, y de las ejecuciones propias a su función. OPERARIO DE MONTACARGAS Trasladar de los materiales y productos. Revisar y verificar el buen funcionamiento de las unidades de transporte (montacargas). VENDEDORES Establecer un nexo entre el cliente y la empresa Y integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa.
CAPITULO VII: ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
UNIDAD DE 1. DIRECCION 1.1
junta general de accionista
1.2
Gerente General
2. UNIDAD CONSULTIVA 2.1
Representante de Dirección
3. UNIDAD DE APOYO 3.1
Dpto. de Contabilidad
3.2 Dpto. de RRHH UNIDAD 4. LINEA 4.1
Dpto. Ingeniería 4.1.1 División. Investigación y Desarrollo
4.2
Dpto. de Logística
4.3
4.2.1
División Compras
4.2.2
División Almacén
Dpto. de Producción 4.3.1
4.3.2 4.4
División Planta 4.3.1.1 Sección Soldadura 4.3.1.2
Sección Calderería
4.3.1.3
Sección Rolado
División. Control de calidad 4.3.2.1 Sección Acabados
Dpto. de comercialización 4.4.1División de ventas
CAPITULO VIII: CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
NOMBRE DE LA UNIDAD GERENCIA GENERAL
N° DE CARGOS 1 1
REPRESENTANTACION DE LA DIRECCION
1
DEPARTAMENTO DE RR.HH.
1
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
1
1
1 1
DEPARTAMENTO D EPRODUCCION
1
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION
1
DIVISION DE COMPRAS
1
1
1
1 DIVISION DE ALMACENES
2 1
DIVISION DE PLANTA DIVISION DE CONTROL DE CALIDAD DIVISION DE VENTAS SECCIÓN CALDERERÍA
SECCION SOLDADURA
1 5 1 1 1 5 1 5 1 5
SECCION ROLADURIA 13
1 5
DENOMINACION DEL CARGO ESTRUCTURADO
DENOMINACION DEL CRAGO-CALIFICADO LICENCIADO EN Gerente general ADMINISTRACIÓN Secretaria SECRETARIA EJECUTIVA ASESOR ESPECIALISTA EN Representante de la direccion CALIDAD LICENCIADO EN Jefe de recursos humanos ADMINISTRACIÓN Asistente de rrhh TÉCNICO ADMINISTRATIVO CONTADOR PÚBLICO Jefe de contabilidad COLEGIADO Asistente de contable TÉCNICO CONTABLE Jefe de ingeniería INGENIERO INDUSTRIAL Asistente de ingeniería TÉCNICO ADMINISTRATIVO Jefe de logística ESPECIALISTA EN Asistente logistico LOGÍSTICA ADMINISTRADOR DE Jefe de producción PRODUCCIÓN Asistente de producción TECNICO ADMINISTRATVA LICENCIADO EN Jefe de comercializacion MERCADEO Asistente comercial TECNICO EN MERCADEO ESPECIALISTA EN Jefe de compras COMPRAS ESPECIALISTA EN Jefe de almacen ALMACENES TECNICO DE Operarios de montacarga MONTACARGAS Encargado de transporte CHOFER ESPECIALISTA EN Jefe de planta PRODUCCIÓN Ayudante de planta OPERARIOS ESPECIALISTA EN Jefe de control de calidad CONTROL DE CALIDAD Responsable de acabados OPERARIOS Jefe de ventas ESPECIALISTA EN VENTAS Responsables de ventas TÉCNICOS EN VENTAS ESPECIALISTA EN Jefe de calderería CALDERERÍA Caldereros OPERARIOS CALDEREROS ESPECIALISTA EN Jefe de soldadores SOLADAURA Soldadores OPERARIOS SOLDADORES ESPECIALISTA EN Jefe de roladuria ROLADURIA Roladores OPERARIOS ROLADORES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES CAPITULO IX: FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DEL CARGO
1. GERENCIA GENERAL 1.1. GERENTE GENERAL a. Establecer políticas, normas y reglamentos de la empresa. b. Contratar todas las posiciones de jefatura y operativas de la empresa. c. Coordinar permanentemente con los jefes de procesos, las actividades de la empresa. d. Coordinar y controlar la documentación tributaria y legal de la empresa. e. Realizar cotizaciones de servicios y fabricaciones de la empresa. f. Gestionar ante las entidades financieras, la obtención de créditos de acuerdo a lo que requiera la empresa. g. Supervisar y evaluar las jefaturas de las diferentes áreas. h. Aprobar compras extraordinarias de materiales para producción. i. Revisar el sistema de gestión de calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. j. Representar a la empresa ante las organizaciones externas.
1.2. SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL
a. .Programar y mantener al día la agenda del Gerente General b. Recibir, registrar, revisar, clasificar, procesar, distribuir y archivar los documentos que ingresan o egresan de la Gerencia. c.
Redactar documentos para comunicación interna y externa de la Empresa, según
d. indicaciones u orientaciones recibidas por su Jefe inmediato. e. Tomar dictado mecanográfico y/o digitar documentos en general. f. 14
Coordinar las actuaciones protocolares de su Jefe inmediato.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES g. Recibir y efectuar llamadas telefónicas, concertando citas o reuniones de trabajo a su Jefe h. inmediato. i. Administrar los sistemas de comunicaciones vía postales, telefónicas, facsímile o similares y servicios de mensajería. j. Atender visitas, absolver consultas, recibir y proveer información, según indicación y autorización de su Jefe inmediato. k. Organizar, administrar y mantener actualizado el archivo, clasificar y codificar la documentación de diferente índole, cuidando
que
la
información
se
encuentre
debidamente
mecanizada. 2. REPRESENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN 2.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN a. Asegurar de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el
sistema de gestión de
calidad. b. Monitorear e informar a la Gerencia General sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de cualquier necesidad de mejora. c. Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. d. Planificar auditorías internas y externas del Sistema de Gestión de Calidad. e. Seleccionar a los auditores internos ó externos para las auditorias. f. Hacer cumplir con los procedimientos exigidos por el Sistema de Gestión de Calidad. g. Otros que indique el Gerente General. 3. DPTO DE CONTABILIDAD 15
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3.1. JEFE DE CONTABILIDAD a.
Revisar las facturas de los proveedores y clientes en general.
b.
Llevar el control de gastos de la caja chica y movilidad.
c.
Recepcionar, revisar, cobrar y
registrar
las
facturas de
ventas. d.
Mantener registros y archivos de las facturas de compras y ventas.
e.
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC.
f.
Elaboración del Presupuesto Anual.
g.
Elaborar los Estados Financieros.
h.
Elaborar la Cuenta Pública y cumplir con las Obligaciones Fiscales y otros.
3.2. ASISTENTE DE CONTABILIDAD a. Revisar, registrar y archivar las facturas; así mismo controlar el ingreso y salida de caja chica, eventualmente y en reemplazo del Jefe Administrativo. b. Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos. c. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. d. Archiva documentos contables para uso y control interno. e. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. f. Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES g. Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante. h. Participa en la elaboración de inventarios.
4. DPTO DE RRHH 4.1. JEFE DE RRHH a. Elaborar memorándum y/o cualquier otra comunicación escrita para el personal. b. Mantener al día la base de datos de personal, verificando que el file de cada uno de ellos esté completo. c. Elaborar contratos del personal de acuerdo a las indicaciones del Gerente General. d. Definir y elaborar perfiles de puesto en coordinación con el Representante de la Dirección y Jefe de Ingeniería. e. Recepcionar las llamadas de los clientes comunicando a los jefes de los procesos. f. Coordinar con Gerencia General y responsables de procesos la programación e inscripción a cursos de capacitación para el personal. g. Registrar y mantener las evaluaciones de competencia y desempeño del personal. h. Apoyar a al Jefe Administrativo y Asistente de Producción cuando sea requerido. i. Controlar y registrar el ingreso y salida del personal de la empresa. j. Verificar las horas adicionales de trabajo del personal. k. Realizar el pago correspondiente al personal a su cargo. l. Realizar el seguimiento de las cotizaciones enviadas e informar a Gerencia General diariamente.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES m. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. n. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. o. Otros que indique el Gerente General respecto a su área. 4.2. ASISTENTE DE RRHH a. Verifica las referencias de los aspirantes a los cargos. b. Mantiene actualizados los archivos del personal que ha recibido adiestramiento. c. Recibe solicitudes de pagos de beneficios contemplados en los convenios colectivos. d. Chequea el cumplimiento de los requisitos exigidos para el otorgamiento
de
los
beneficios
tales
como:
primas,
bonificaciones, becas, pensiones, jubilaciones y otros contenidos en los convenios colectivos. e. Realiza cálculos sobre las cláusulas de protección socioeconómicas: Bono nocturno, horas extras, vacaciones, reposos pre y post natal y otros de conformidad con la Ley de Carrera Administrativa, Convenios Colectivos y la Ley Orgánica del Trabajo. f. Determina a través del estudio de los expedientes y otros documentos del personal, antigüedad o tiempo de servicio del trabajador en la Universidad y/o en otras Instituciones públicas o privadas. g. Actualiza y registra en los expedientes del personal, reposos, permisos, inasistencias y demás información relacionada con el personal de la institución. h. Registra la asistencia del personal de la dependencia. i. Chequea diariamente el control de asistencia y detecta fallas. j. Participa con el analista en la elaboración, organización y ejecución de programas y/o actividades de previsión social,
18
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES higiene y seguridad en el trabajo, recreación y bienestar social para el trabajador. k. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. l. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. m. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
5. DPTO DE INGIENERIA 5.1. JEFE DE INGIENERIA a. Elaborar, revisar, y/o modificar los cálculos de diseño, costos directos, indirectos, planos y otras especificaciones que determinen la calidad del productos a fabricar b. Verificar que los planos y diseños estén de acuerdo a los requerimientos del cliente c. Manejar las normas de fabricación y de soldadura (API, ASME, AWS, ASTM). d. Cumplir con el tiempo programado para la entrega de los planos requeridos por producción e. Tomar las acciones preventivas y correctivas cuando se verifica que los planos tienen fallas. (planos de clientes o realizados por la empresa). f. Cumplir y mantener actualizado el procedimiento para diseño y desarrollo g. Coordinar las acciones correctivas con el Jefe de Planta y el Jefe de Producción, de acuerdo al no conforme detectado. h. Realizar las cotizaciones de acuerdo a los costos directos, indirectos y cantidad de insumos requeridos para la fabricación del producto i. Es el responsable de tomar las solicitudes de los clientes y evaluar si estos corresponden a la actividad requerida deservicio y/o fabricación j. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. 19
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES k. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. l. Otros que indique el Gerente General, respecto a su área. 6. DPTO DE LOGISTICA 6.1. JEFE DE LOGISTICA
a. Supervisar que en toda adquisición se verifiquen las especificaciones técnicas y se realicen pruebas de control de calidad que fuesen necesarias, en coordinación con las áreas usuarias solicitantes. b. Determinar los objetivos, políticas y metas específicas del área y definir las estrategias y programas para alcanzarlos. c. Organizar y desarrollar los procedimientos inherentes a la recepción, almacenamiento, control, seguridad y distribución de los suministros de almacén. d. Contactar nuevos socios o proveedores que ayuden al crecimiento de la empresa. e. Negociar y establecer los precios, en las cotizaciones para fabricación y servicios f. Analizar y clasificar a los proveedores críticos del proceso de acuerdo a los procedimientos establecidos g. Coordinar el pago a proveedores. h. Verificar, controlar y registrar el stock de materiales, insumos, consumibles e implementos en general. i. Coordinar la compra de máquinas, materiales e implementos de reemplazo de cada máquina para su buen funcionamiento. j. Otros que indique el Gerente General, respecto a su área. 6.2. ASISTENTE DE LOGISTICA
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES a. Compra de productos y/o servicios con las características de calidad, tiempo y costo óptimo requeridos por todas las áreas de la empresa. b. Apoyo en el desarrollo de estrategias para optimizar el proceso de compras. c. Administrar los maestros. d. Realizar un inventario trimestral de los almacenes de la empresa. e. Responsable de la coordinación y planificación de recepción y entrega dd materiales. f. Responsable de efectuar los procedimientos de compra establecidos para el abastecimiento. (materia prima, repuestos y herramientas, maquinaria y equipos). g. Verificación de documentos de compra (guía de remisión, facturas, notas de recepción de almacén). h. Determinar la conformidad o no conformidad de los principales insumos y materias primas que ingresan a almacén i. Elaboración de cuadros comparativos según precio. j. Cuadro de control de stocks. 7. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION 7.1. JEFE DE PRODUCCION a. Elaborar el programa de producción y generar las órdenes de trabajo. Así mismo debe verificar y realizar el seguimiento del proceso constructivo indicado en cada orden de trabajo. b. Registrar, analizar e informar respecto a los tiempos programados, si corresponden a los tiempos utilizados para establecer el programa de producción. c. Encargado directo del cumplimiento de todos los procedimientos e instructivos relativos a la producción: planificación y control de procesos. d. Proponer mejoras en los procesos, procedimientos, formatos, sistemas y demás relacionados a Producción. 21
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES e. Controlar las cargas de las máquinas (los trabajos que tienen asignados y sus tiempos de no utilización y/o mantenimiento) f. Coordinar la corrección de las fallas con el Jefe de Planta. g. Verificar eventualmente y en reemplazo del Jefe de Control de Calidad,
los
materiales
comprados
con
respecto
a
las
especificaciones o requisitos solicitados por el cliente o las dimensiones de los materiales que el cliente entrega a Producción. h. Coordinar las acciones correctivas con el Jefe de Planta y el Jefe de Diseño y Desarrollo, de acuerdo al no conforme detectado. i. Verificar el alcance técnico señalado por el área de Ingeniería, además verificar que almacén disponga de lo recursos necesarios para la atención de la orden de trabajo (personal, equipos, materiales, etc.) j. Realizar en caso sea necesario, el metraje para determinar la cantidad de material que se requiere de acuerdo al diseño de los productos. k. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. l. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. m. Otros que indique el Gerente General, respecto a su área. 7.2. ASISTENTE PRODUCCION a. Elaborar las órdenes de pedido de acuerdo al requerimiento de los clientes para su posterior envío a producción. b. Solicitar cotizaciones para la compra de materiales e insumos de acuerdo a los requerimientos de producción. c. Coordinar con el Jefe de Control de Calidad, la verificación de los requerimientos de materiales e insumos. d. Atender oportunamente los requerimientos de materiales, insumos y equipos que se solicitan de acuerdo al Procedimiento establecido e. Coordinar con los Jefes de Producción y Planta el avance de los trabajos y comunicar a los clientes que su producto está terminado.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES f. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. g. Otros que indique el Gerente General, respecto a su área. 8. DPTO DE COMERCIALIZACION 8.1. JEFE DE COMERCIALIZACION a. Administrar la cartera de clientes que tendrá a su cargo. b. Supervisar las zonas de sus vendedores y la estructura de rutas. c. Responsable de la cuota de los vendedores a su cargo. d. Apoyo en cobranzas y recojo de letras. e. Revisión de los pedidos antes de la facturación. f. Control diario del avance de ventas y cumplimiento de la cuota. g. Recoger
información
del
mercado
(documentación
de
la
competencia, filtros nuevos, traer muestras de los mismos, etc.) h. Realizar el seguimiento de las muestras entregadas a los clientes para prueba de campo i. Realizar el cuidado del cliente periódicamente para su fidelización.
8.2. ASISTENTE DE COMERCIALIZACION
a. Atención al cliente. b. Elaboración de cotizaciones, emisión de órdenes de producción. c. Seguimiento de los archivos. d. Atención vía telefónica a los vendedores y proveedores de nuestra empresa. e. Resolución de problemas. f.
Venta de productos
9. DIVISION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO 23
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 9.1. JEFE DE INVESTIGACION Y DESARROLLO a. Controlar,
registrar y mantener los planos de los clientes y los
diseñados por la empresa. b. Elaborar los planos o esquemas de acuerdo a los requisitos de los
clientes o indicaciones del Jefe de Ingeniería. c. Apoyar al Jefe de Ingeniería en la revisión de los planos realizados
en la empresa o en caso que el cliente entregue los planos. d. Realizar el metraje para determinar la cantidad de material que se
requiere de acuerdo al diseño de los productos. e. Apoyar en la elaboración de las cotizaciones f.
Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo.
g. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad
de M.Q. Metalúrgica SAC. h. Otros que indique el Jefe de Ingeniería, respecto a su área.
10. DIVISIÓN DE COMPRAS 10.1.
JEFE DE COMPRAS
a. Realizar y ordenar compras de insumos, consumibles y repuestos de
acuerdo a los requerimientos de producción. b. Registrar las cotizaciones y enviar por correo electrónico o fax de
acuerdo a la solicitud del cliente. c. Coordinar los
pedidos con los diferentes proveedores según
requerimiento de todas las áreas de la empresa. d. Elaborar las órdenes de compra y coordinar la compra de diversos
materiales e insumos que requiera la empresa para producción. e. Realizar compras de acuerdo a los requerimientos solicitados por
Gerencia General y otras áreas.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
11. DIVISIÓN DE ALMACEN 11.1.
JEFE DE ALMACEN
a. Controlar la recepción y salida de materiales, insumos, herramientas y consumibles al personal b. Verificar con la guía de remisión y/o certificados de calidad, los insumos y consumibles comprados. c. Recepcionar los vales y entregar los insumos y consumibles solicitados, registrando en el cuaderno de almacén de equipos, materiales e insumos. d. Informar al Asistente de Producción respecto a los materiales e insumos que faltan en almacén e. Mantener el almacén ordenado y limpio f. Apoyar a otras áreas. g. Recepcionar los
insumos, consumibles
y equipos que sean
adquiridos por la empresa. h. Elaborar y emitir facturas y guías de remisión. i. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. j. Otros que indique el Gerente General k. Mantener un inventario de los materiales que se encuentran en almacén. 11.2.
OPERARIO DE MONTACARGAS
a. Trasladar los materiales hacia las máquinas o áreas designadas por los jefes de procesos (Producción o Planta). b. Trasladar los productos terminados hacia las
unidades de
transporte del cliente conservando su buen estado. c. Apoyar en las actividades productivas como el rolado, armado y calderería.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES d. Realizar limpieza y mantenimiento básico, así como apoyar en el mantenimiento mecánico de las unidades de transporte (camión, camioneta, montacargas). e. Comunicar en caso se presente desperfectos en las unidades de transporte (montacargas) para el mantenimiento respectivo. f. Apoyar en otras Áreas g. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. 11.3.
ENCARGADO DE TRANSPORTE
a. Trasladar a la empresa, los materiales o insumos adquiridos de los proveedores. b. Trasladar y entregar los productos de los clientes, conservando su buen estado y de acuerdo a la guía de remisión. c. Apoyar en las actividades productivas como el rolado y manejo de los montacargas. d. Realizar la limpieza y mantenimiento básico, así como apoyar en el mantenimiento mecánico de las unidades de transporte (camión y camioneta.). e. Apoyar en otras Áreas. f. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. g. Otros que indique el Gerente General 12. DIVISION PLANTA 12.1.
JEFE DE PLANTA
a. Supervisar el buen uso de los materiales, insumos y equipos. b. Recepcionar los materiales e insumos necesarios para cada orden de trabajo. c. Registrar los tiempos utilizados por los operarios en Producción en cada proceso a su cargo. d. Controlar retacerías, desperdicios, consumos y usos de materiales. 26
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES e. Contrastar el trabajo que realiza el personal en Planta con los avances del Programa de producción. f. Proponer esquemas de trabajo que posibiliten la mejora continua en el proceso de producción. g. Coordinar los trabajos a desarrollarse en planta, controlar y revisar los procesos que se desarrollen en las Áreas asignadas de acuerdo a la orden de trabajo. h. Controlar y verificar que la hoja de ruta del proceso de fabricación se encuentre debidamente llenada y firmada. i. Coordinar las acciones correctivas con el Jefe Producción y el Jefe de Diseño y Desarrollo, de acuerdo al no conforme detectado. j. Indicar al operario la entrega del producto o servicio al cliente. k. Supervisar la limpieza y orden del área de trabajo en Producción.
13. DIV CONTROL DE CALIDAD 13.1.
JEFE DE CONTROL DE CALIDAD
a. Elaborar formatos y tablas para el control de procesos de fabricación y servicios. b. Coordinar la realización de las inspecciones y ensayos de acuerdo a las especificaciones y/o planos proporcionados por el área de Ingeniería. c. Manejar las normas de fabricación y de soldadura (API, ASME, AWS, ASTM). d. Controlar, verificar y registrar los componentes fabricados, en las diferentes etapas del proceso de acuerdo a los planos y requisitos establecidos por el cliente. e. Comunicar los no conformes a los Jefes de Procesos. (Producción, Planta, Diseño y Desarrollo) f. Analizar pruebas realizadas, aprobar o rechazar las mismas, solicitar nuevas pruebas si es necesario y reportar los resultados a las áreas involucradas. 27
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES g. Verificar las dimensiones de los materiales que el cliente entrega y, los adquiridos a los proveedores. h. Mantener los registros de no conformes para el proceso de producción. i. Inspeccionar los productos para determinar su conformidad, de acuerdo al procedimiento de Productos no Conformes antes de la liberación de los mismos y registrar los resultados de los mismos. j. Entregar los productos terminados (servicios o fabricación) a los clientes. k. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. l. Recepcionar los materiales (planchas, tubos, platinas, ángulos) que sean adquiridos de acuerdo al Procedimiento establecido. m. Atender y registrar los requerimientos y reclamos de los clientes. n. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. o. Otros que indique el Jefe de Producción, respecto a su área.
14. DIVISION DE VENTAS 14.1.
JEFE DE VENTAS
a) Responsable de dirigir, supervisar y controlar las estrategias de venta del grupo a su cargo, con el fin de alcanzar las metas mensuales. b) Supervisión de la aplicación de los planes y políticas de ventas. c)
Elaborar pronósticos de ventas mensuales, plantear los planes tácticos y las comisiones e incentivos al personal de ventas.
d) Asegurar el cumplimiento del presupuesto mensual de ventas e ingresos. e) Monitorear en campo el progreso de las metas establecidas.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES f)
Prospectar nuevos clientes (en corporativos) y perfeccionar el desarrollo de los canales de venta.
g)
Administrar los recursos económicos para las distintas actividades y eventos.
h) Elaborar diariamente los reportes y estadísticas de ventas. i)
Reclutamiento de la fuerza de ventas
j)
Coordinar, capacitar, motivar y guiar a la fuerza de ventas.
k) Análisis de la competencia: estrategias y tácticas de venta. l)
Evaluación permanente de la oferta, las expectativas, y necesidades de la demanda.
14.2.
VENDEDORES
a) Establecer un nexo entre el cliente y la empresa b) contribuir a la solución de problemas c) administrar su territorio o zona de ventas d) seguimiento y cobro de morosos e) Buscar clientes en el mercado para ampliar la cartera de clientes de la empresa. f)
Elaboración de reportes diarios.
g) Promocionar los productos y servicios de la empresa. h) Reportar avances de los proyectos al jefe de ventas. 15. SECCION SOLDADURA 15.1. 29
JEFE DE SOLDADURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES a. Recepcionar el producto del proceso anterior y verificar con la orden de trabajo. b. Solicitar los procedimientos SWPS y PQR, antes del inicio del proceso de soldadura c. Designar a los soldadores calificados de acuerdo al procedimiento indicado en el plano. d. Evaluar y seleccionar al personal (oficiales o soldadores) para el proceso de soldadura. e. Evaluar el desempeño de los oficiales y soldadores. f. Verificar si los materiales, consumibles, insumos e implementos en general son los adecuados para los trabajos de soldadura. g. Registrar los tiempos empleados en la orden de trabajo para el proceso de soldadura. Comunicar al Jefe de Planta cuando el trabajo está concluido para la inspección respectiva.
15.2.
SOLDADORES
a. Recepcionar el producto del proceso anterior y verificar con la orden
de trabajo. b. Verificar que los equipos de soldadura estén en perfecto estado
antes del inicio del trabajo. c. Cumplir con el instructivo de trabajo. d. Realizar la limpieza mecánica de los equipos de soldadura y del
trabajo realizado. e. Utilizar los insumos de soldadura con moderación, precisión y
responsabilidad. f.
Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo.
g. Apoyar en otras Áreas h. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad
de M.Q. Metalúrgica SAC.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 16. SECCION ROLADO 16.1.
JEFE DE ROLADO
a. Recepcionar y verificar los materiales escuadrados del proceso anterior y verificar con la orden de trabajo. b. Ordenar el engrase y aceitado de cada máquina roladora, antes de iniciar el trabajo productivo. c. Verificar el plantillado en la rola, antes de iniciar el rolado de las láminas metálicas. d. Verificar las medidas indicadas en el plano u orden de trabajo antes de iniciar el rolado. e. Comunicar a los Jefes de Planta y Control de Calidad los posibles errores que se presenten en los planos. f. Seleccionar la máquina roladora y asignar al personal que realizará la actividad. Así mismo realizar la verificación final del producto fabricado de acuerdo a lo indicado en la orden de trabajo g. Verificar las medidas de las planchas que concuerden con las de la orden de trabajo. h. Asignar a los responsables de la limpieza de los ejes antes de empezar el rolado de las planchas de acero inoxidable. i. Distribuir el material a rolar de acuerdo a las dimensiones. j. Verificar que las planchas se mantengan en buen estado. k. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. l. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. 16.2.
ROLADORES a. Recepcionar el producto del proceso anterior y verificar con la orden de trabajo. b. Ordenar las plantillas de acuerdo a sus medidas, después de su uso. c. Cumplir con el instructivo de trabajo
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES d. Comunicar al Jefe de Roladores, en caso existiera errores en el plano, orden de trabajo o material a rolar. e. Verificar el estado del equipo, calidad y espesor de material a utilizar. f. Efectuar el apuntalado (en caso sea indicado) y realizar la limpieza mecánica del producto g. Comunicar al Jefe de Planta la culminación del trabajo para la revisión respectiva. h. Indicar el nombre del cliente o número de Orden de Trabajo en el producto final. i. Con respecto a las planchas de acero inoxidable, el operario debe seguir las indicaciones del jefe de roladores e instructivo de trabajo. j. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. k. Apoyar en otras Áreas. l. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC. 17. SECCION CALDERERÍA 17.1.
JEFE DE CALDERERÍA a) Llevar el control caldera según el plan de operaciones de producción. b) Seguimiento al
soporte técnico en la operación y
optimización del funcionamiento de la caldera c) Reportar a la gerencia del funcionamiento y averías. d) Coordinar con los operadores para el mantenimiento preventivo. 17.2.
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CALDEROS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES a. Recepcionar y verificar el material entregado con la orden de trabajo. b. del proceso anterior c. Realizar trazos de acuerdo a las indicaciones de la orden de trabajo o plano. d. Cumplir con el instructivo de trabajo e. Verificar las medidas realizadas en el proceso de corte (antes y después), para optimizar el armado del producto. f. Fabricar herramientas para optimizar el proceso de trazo. g. Comunicar al Jefe de Planta la culminación del trabajo para la revisión respectiva. h. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo. i. Apoyar en otras Áreas. j. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC.
18. SECCION ACABADOS 18.1.
RESPONSABLES DE ACABADOS a. Verificar las condiciones operativas de las máquinas y equipos b. Revisar el tipo de material para realizar el acabado de acuerdo a lo indicado en al orden de trabajo. c. Cumplir con el instructivo de trabajo d. Realizar el pintado de los productos de acuerdo a las indicaciones de la orden de trabajo o plano. e. Realizar una limpieza general del producto antes de la entrega del producto al cliente. f. Comunicar al Jefe de Planta que el trabajo está concluido, para la inspección respectiva del producto. g. Realizar la limpieza y mantener ordenada su zona o área de trabajo.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES h. Apoyar en otras Áreas i. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad de M.Q. Metalúrgica SAC
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