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Por qué necesita un permiso?
Por Meta Levin
Un proceso de obtención de permiso exitoso se reduce a
tres cosas: relaciones, honestidad y hacer lo correcto. Ese fue el mensaje de Jon Hirsch y Moira Dillon a quienes asistieron a su presentación en iLandscape 2022, “Todo lo que debe saber para que fluya su proceso de obtención de permiso de construcción.”
Tanto Hirsch, presidente de Krügel Cobbles en Lake Bluff, como Moira Dillon, diseñadora de la compañía, tienen un amplio historial en procesos de obtención de permisos de construcción. “Esto es un asunto importante para los miembros de ILCA”, asegura Hirsch.
“Si usted adquiere la reputación de ser una persona que hace lo correcto, tendrá el beneficio de la duda si algo sale mal”, comenta Hirsch. La reputación comienza forjando relaciones con la gente adecuada en los departamentos de construcción y zonificación de las municipalidades donde trabaja. “Conózcalos y dese a conocer”.
¿Por qué necesita un permiso?
Obtener un permiso para la mayoría de los trabajos de construcción es exigido por la ley. “Si está realizando un trabajo sin el permiso correspondiente, puede resultarle muy caro”, advierte Hirsch. En el peor de confirmaciones de pagos. “Solo nos encargamos de cualquier fianza exigida que se reembolsa cuando se concluye el trabajo sin ningún daño. Esto usualmente ocurre cuando hay servidumbre de paso”.
Otros costos relacionados con el proceso de obtención de permisos se transfieren a los gastos generales. Dillon usualmente advierte a los clientes que el trabajo podría requerir de un nuevo plano de agrimensura, así como otros cargos conexos. “Es importante decir al cliente que no sabemos cuánto costará”, aconseja. “Un nuevo plano catastral y planos de drenaje y nivelación son gastos adicionales”. Dillon marcó algunas ventajas de seguir el proceso de obtención de permisos detalladamente: • Evita posibles demandas judiciales
• Evita sorpresas desagradables
• Cumple con las normas del código
• Minimiza el impacto ambiental
• Mantiene un registro (de lo que se ha hecho)
• Protege la relación con el cliente
Hay ventajas tanto para el contratista como para el cliente. Por ejemplo, cualquier
los casos, los funcionarios municipales pueden obligarle a destruir el trabajo que ha completado.
Obtener un permiso puede ser un proceso muy prolongado, por lo que algunos clientes presionan a los contratistas para que no lo hagan. “Dígales que es necesario”, recomienda Hirsch. “Es algo obligatorio, no algo que es bueno tener”. A la larga, ahorra a todos los involucrados muchos dolores de cabeza.
Si piensa que puede proseguir sin uno, sepa que inspectores de obras recorren las calles buscando letreros que indiquen que se está realizando un trabajo, luego verifican si se ha emitido el permiso. Un inspector dijo a Dillon que cuando vio los camiones de Krügel Cobbles, no se preocupó por los permisos porque ellos tienen la reputación de hacer las cosas correctamente. Esto no ocurre con otros contratistas.
Durante el proceso de obtención de permisos hay cargos por revisión, inspección y para cada subcontratista. Estos cargos sobrepasan con mucho la tarifa fija de $150 que Krügel Cobbles cobra.
“El resto de los cargos cobrados por la municipalidad se incluyen en la última factura cuando cerramos el trabajo”, dice Dillon, quien enfatiza que Krügel Cobbles pormenoriza los montos e incluye
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modificación hecha con un permiso aprobado estará cubierta por el seguro de casa si algo ocurriese en el futuro, explica Dillon.
También significa que la municipalidad tiene un registro de la fecha y el tipo de trabajo que se realizó. Hirsch comenta que nuevos compradores de casa lo han contactado sobre trabajos realizados años antes de que compraran sus respectivas casas. “Se han mantenido conectados con nosotros a través de las municipalidades que tienen nuestras presentaciones de permisos archivadas”, dice. “Esto nos ha conectado con un nuevo cliente que ha comprado una casa en la que realizamos un trabajo anteriormente. Pudieron saber con exactitud qué material se utilizó para poder ampliar el actual patio según sus nuevas necesidades”. Y Krügel Cobbles obtuvo un nuevo cliente.
Una vez que se aprueba un permiso, los contratistas reciben planos sellados y un cartel de permiso. El cartel contiene el número del permiso, que el inspector necesitará cada vez que visite el sitio de trabajo.
Solo obtener el permiso significa que se familiarizará con los requisitos locales. Aunque hay algunos requisitos que son iguales de una municipalidad a otra, cada una es “un mundo propio” con requisitos locales que varían. Puede verificar esto por teléfono (recuerde, ya ha establecido una relación con personas en el departamento de construcción), en persona o en el sitio web de la municipalidad. Algunas, advierte Dillon, tienen mejores sitios web que otras. “Trate de encontrar a alguien en cada municipalidad que pueda ayudarle y a quien pueda contactar si tuviese algún problema”, recomienda.
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Paso por paso
“Lo más importante es conocer sus límites”, afirma Hirsch. “Comprender el proceso y los pasos involucrados”.
El proceso de presentar una solicitud de permiso es lo más prolongado. Para hacerlo, debe considerar una lista de temas, que incluya: zonificación, conservación (¿se trata de un distrito de conservación histórica, ambiental u otra área sensible?), ingeniería, silvicultura, arquitectura, servidumbres de paso y otros factores de cautela (por ej., plomería, electricidad, gas, irrigación).
Dillon sugiere proporcionar más copias impresas de las que piense que necesitará para cada componente. “Tome de tres a cinco copias impresas, cuando tal vez piense que solo necesitará dos o tres”, recomienda.
Desde el COVID 19, cuando casi todo el mundo que podía trabajar desde casa lo hacía, comenzó a prolongarse el tiempo necesario para obtener información y comentarios de los departamentos de construcción municipales. “Después de dos o tres semanas, comencé a empujar”, afirma Dillon.
La entrega puede ser en persona o a través de portales web, algunos de los cuales se establecieron precipitadamente en los días de la pandemia y solo hasta ahora se están volviendo más fáciles de usar. “Hubo muchos cambios durante 2020”, informa Dillon. Estos incluyen entregas en línea, nuevos portales, recipientes fuera de las municipalidades para depositar planos, pagos electrónicos e inspecciones remotas a través de Zoom. Con frecuencia, la carrera por adaptar protocolos de COVID 19 y realizar operaciones mientras la mayoría de las personas trabajaba desde su casa, produjo fallas en la comunicación,
“debido a que resultaba difícil contactar a los revisores”.
En el caso de los nuevos portales en línea, Dillon descubrió que realmente ahorraban tiempo. Si necesitaba hacer cambios, le ahorraban la necesidad de conducir su auto para dirigirse a la municipalidad correspondiente y regresar a casa. Hirsch y Dillon esperan que los portales en línea permanezcan, incluso a medida que la pandemia ceda. Ahorran tiempo. También ahorran tiempo a los departamentos de construcción y permiten la presencia de más inspectores en el campo.
Luego estaba el asunto de las inspecciones y las revisiones. Dillon considera que tuvo suerte, debido a que los gerentes de proyectos de la compañía se volvieron adeptos a tomar fotografías detalladas de cada paso para “ilustrar lo que se construía y tener registros fotográficos de lo que hicimos. Eso evitó muchas irritaciones”, dice.
Ese registro fotográfico resultó de gran utilidad cuando los inspectores de construcción no llegaban a las inspecciones programadas. Debido a la existencia de fotografías detalladas, paso por paso, les fue posible continuar trabajando. La mayor parte de las veces, los inspectores aceptaron las fotografías, pero hubo casos en que los trabajadores de Krügel Cobbles tuvieron que levantar un adoquín para demostrar al inspector que el trabajo se realizó de acuerdo con el código.
Cómo hacerlo correctamente
Dillon afirma que, en primer lugar, usted debe tener una presentación completa y precisa. Eso incluye una solicitud de permiso llena de la municipalidad. No suponga que todas son iguales. No lo son. Asegúrese de que tenga las firmas requeridas – de la compañía, del dueño de casa y de cualquier otra persona que sea esencial.
Ocasionalmente se envía un formulario de solicitud de permiso al dueño de casa. Dígales que usted se encargará de llenarlo.
Proporcione un plano de agrimensura. La mayoría de los dueños de casa tienen uno. Usualmente está con los documentos de la compraventa de la casa, asegura Hirsch. No obstante, podría estar desactualizado y no reflejar cambios que se hayan hecho en el ínterin. En tal caso, podría ser necesario uno nuevo – a un costo adicional para el dueño de casa.
Algunas municipalidades exigen un plano topográfico existente. Para eso, usted necesitará la participación de un ingeniero civil, lo cual, según Dillon, significa otros $1500 o más. Otras municipalidades exigen que ciertos tamaños y tipos de proyectos estén conectados al sistema de alcantarillado, lo que puede costar al dueño de casa más de $10,000 para un patio de 300 pies cuadrados y cuesta menos de $10,000. Esto se debe indicar en los planes presentados.
Cuando la escala del trabajo es mayor, se necesita proponer un plan de drenaje y nivelación, especialmente cuando hay movimiento de suelo significativo. “Hay que tener cuidado con la nivelación” afirma Dillon. Advierte recordar que siempre que se mueve tierra, esto podría afectar las propiedades circundantes.
Asegúrese de proporcionar el patrón de diseño propuesto indicando claramente las dimensiones, así como los cálculos de los adoquines impermeables. “Los planos deben etiquetarse y mostrar las dimensiones de las mejoras y las distancias a las líneas del lote o distancias mínimas de separación frontal”, dijo Dillon. “Mostrar árboles y cercas, si fuera necesario”. Mostrar fotografías de las condiciones existentes y dibujar la distribución propuesta sobre el trazado existentes. “Los revisores tienen aleatoriamente la oportunidad de llegar al sitio de trabajo y esto será clave para comprender su diseño propuesto”, informa Dillon. Hágalo claro.
En algunos casos, los detalles se deben personalizar, pero en otros, detalles generales de uso frecuente, se pueden adaptar a cada presentación, por ej., secciones de escaleras, muros de asiento, escalones de losa, secciones y cimientos de chimeneas y braseros.
Debido a que, en los últimos años, las inundaciones y otros problemas relacionados con el agua se han convertido cada vez más en un problema, con frecuencia es necesario proporcionar un cálculo de impermeabilidad – el porcentaje de la superficie del lote afectado. Si se proponen áreas semi permeables, Dillon indica que “se podría obtener un 20 por ciento o aún más de tolerancia”. El Valor C depende de la permeabilidad del área a considerar. Baja infiltración equivale a altos flujos de escorrentías, lo que a su vez equivale a un mayor Valor C en zonas de inundaciones repentinas. Algunas municipalidades consideran incluso zonas cubiertas de adoquines permeables como cubiertas por impermeables, afirma Dillon.
En la mayoría de las municipalidades, si el proyecto implica trabajar en servidumbres de paso, los planos correspondientes deben ser aprobados por los departamentos de obras públicas. Los dueños de casa deben firmar exoneraciones de responsabilidad. Los contratistas deben rendir una fianza cuando trabajan en servidumbres de paso y todos los contratistas deben proporcionar prueba de seguro y certificación.
Incluya la carta de intención con el costo de construcción. “Aunque se incluyan en el permiso el contrato y las propuestas escritas, con frecuencia las municipalidades utilizan las descripciones en los planos para comprender el alcance del diseño propuesto”, dice.
Asegúrese de que todos los contratistas estén registrados y que cualquiera de los subcontratistas proporcione cartas de intención.
Llame para inspecciones antes, durante y después de completar la construcción.
Luego cierre el permiso cuando todo haya sido completado. Cerrar el permiso es esencial. Si no se hace, puede afectar la obtención de un permiso para cualquier trabajo futuro que se vaya a realizar en la casa, incluso poner un nuevo techo, asegura Dillon.
Resultados
“Al final de la jornada, podría haber consecuencias reales (por no seguir el proceso de obtención de permisos correctamente)”, dice Hirsch.
