Homeoffice

Eine neue Studie von Deloitte, der Universität Wien und der Universität Graz belegt: Flexibles Arbeiten ist nicht mehr aus den heimischen Unternehmen wegzudenken.

Mit der Flexible-Working-Studie analysiert Deloitte Österreich in Kooperation mit der Universität Wien und der Universität Graz regelmäßig den aktuellen Stand der Verbreitung flexibler Arbeitsmodelle in heimischen Unternehmen. Eine aktuelle Befragung hat bestätigt, dass durch die Covid-19-Krise das mobile Arbeiten in den letzten Monaten einen starken Aufschwung erlebt.

Rasanter Anstieg bei Homeoffice

Bislang wurde Homeoffice in 75 Prozent der österreichischen Unternehmen nur von wenigen Einzelpersonen oder sehr eingeschränkten Zielgruppen genutzt. Das hat sich jetzt schlagartig geändert: Insgesamt geben 90 Prozent der Befragten an, dass während der Shutdown-Phase zumindest die Hälfte der Belegschaft von zu Hause gearbeitet hat. In knapp 60 Prozent der Unternehmen arbeiteten sogar nahezu alle Mitarbeiter aus dem Homeoffice. „Homeoffice hat durch die Covid-19-Pandemie einen Boom erlebt. 96 Prozent der befragten Unternehmen haben Homeoffice während des Lockdowns intensiv genutzt. Im Hinblick auf den kommenden Herbst und die immer höheren Ansteckungszahlen hat die Bundesregierung eine weitere Empfehlung hinsichtlich Homeoffice ausgesprochen. Betriebe sollen, wenn möglich, das Homeoffice fortsetzen und ausbauen.

Es benötigt meist viel Zeit und Energie, um neue Arbeitsweisen in Unternehmen langfristig zu integrieren, 82 Prozent der Unternehmen haben innerhalb weniger Tage die technischen Voraussetzungen für nahezu flächendeckendes Homeoffice geschaffen. Mitarbeiter eigneten sich neue Tools wie MS Teams, Zoom oder Skype schnell und durchwegs gut an – obwohl laut Befragung nur in der Hälfte der Unternehmen klare Qualifizierungsmaßnahmen gesetzt wurden. „Führungskräfte und Teams mussten rasch ihre Arbeitsweise umstellen und neue Tools anwenden. 84 Prozent der Befragten nutzen nun mehr digitale Kommunikationskanäle als zuvor. Virtuelle Meetings richtig einzusetzen und sie effektiv sowie effizient zu gestalten, will aber gelernt sein – hier besteht häufig noch Unterstützungsbedarf“, erklärt Barbara Kellner, Managerin bei Deloitte Österreich. Unterstützungsbedarf besteht aber auch hinsichtlich der Ausgestaltung des Homeoffice-Arbeitsplatzes. Mittels Merkblatt, so das Arbeitsinspektorat, sollten Mitarbeiter informiert werden, wie der Arbeitsplatz gestaltet sein soll und dass im Homeoffice auch nicht

auf Pausen vergessen werden sollte. Laut AUVA wurde für die Dauer von Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von Covid-19 der Unfallversicherungsschutz auf Homeoffice ausgeweitet. Der Ort, an dem Homeoffice ausgeübt wird, gilt nunmehr als Arbeitsstätte im Sinne des § 175 Abs. 2 Z 1, 2, 5 bis 8 und 10 ASVG. Dies führt unter Einhaltung der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen dazu, dass beispielsweise Arztwege, Wege zur Befriedigung lebensnotwendiger Bedürfnisse oder auch Wege zu einer Kinderbetreuungseinrichtung unter den Unfallversicherungsschutz stehen.

Erreichbarkeit

Die ursprünglich hohe Bedeutung der physischen Anwesenheit im Büro wurde in Zeiten des Lockdowns durch Erwartungen an die virtuelle Verfügbarkeit abgelöst. Knapp 70 Prozent geben an, dass diese bei ihnen im Unternehmen sehr wichtig geworden ist. „Ein starker Fokus auf Erreichbarkeit führt bei den Mitarbeitern oft zu großem Druck. Viel wichtiger ist es, die Leistung in den Vordergrund zu rücken und klare Rahmenbedingungen als Orientierung zu vereinbaren“, rät Bettina Kubicek, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Graz. Damit mobiles Arbeiten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber reibungslos funktioniert, braucht es daher Spielregeln: Erwartungen an Erreichbarkeit, ein Verständnis über geeignete Tätigkeiten oder Einschränkungen für bestimmte Zielgruppen – wie beispielsweise Neueintritte – müssen klar kommuniziert werden.

Neuer Blickwinkel

Durch die Covid-19-Pandemie wurde Homeoffice in vielen Unternehmen im Eiltempo ausgerollt. Laut über 80 Prozent der Befragten werden zukünftig sowohl die Anzahl der regelmäßig mobil arbeitenden Personen als auch das durchschnittliche Ausmaß von Homeoffice höher sein. 83 Prozent sind überzeugt, dass sogar jene Mitarbeiter verstärkt von zu Hause aus arbeiten werden, bei denen das aufgrund ihrer Aufgaben bislang undenkbar war. Das Grundverständnis darüber, ob Besprechungen tatsächlich physisch stattfinden müssen, hat sich seit der Krise ebenfalls verändert. Rund 86 Prozent der Unternehmen wägen nun kritisch ab, welche Meetings physisch oder virtuell abgehalten werden. Unternehmen müssen laut Christian Korunka, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Wien, ihre Lehren aus der Krise ziehen und sich mit den veränderten Ansprüchen an die Arbeit auseinandersetzen: „Um die neuen Herausforderungen erfolgreich zu meistern, sollte verstärkt auf Vertrauen und Ergebnisorientierung gesetzt werden. Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, kann sich mobiles Arbeiten auch langfristig erfolgreich etablieren.“

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Cyber Security – Homeoffice

Eine KPMG-Studie zeigt, dass seit dem Lockdown in Österreich eine rasant steigende Cyberkriminalität zu verzeichnen ist. Daher ist es wichtig, das Bewusstsein der Homeoffice-Mitarbeiter hinsichtlich Cyber-Risiken zu schärfen. Kompetente Ansprechpartner sollten jederzeit per Mail oder über eine Helpline erreichbar sein. Bei den meisten großen Unternehmen wurden Mitarbeiter mit Laptops und Hardware für die Heimarbeit ausgestattet, jedoch nicht überall. Daher ist es auch oft so, dass Mitarbeiter ihre eigene Hardware fürs Arbeiten von zu Hause verwenden. Hier ist ein besonderes Augenmerk auf Sicherheit zu legen, denn der private Laptop wird unter Umständen auch von Familienmitgliedern verwendet, was zu einem weiteren Sicherheitsrisiko führen könnte. Malwarebytes hat in einer aktuellen Studie unter 200 IT- und Cybersicherheits-Entscheidungsträgern von kleinen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen erarbeitet, dass 61 Prozent der befragten Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht dazu auffordern, Sicherheitslösungen auf ihren privaten persönlichen Geräten zu verwenden, was natürlich die Möglichkeit von Cyberangriffen erhöht. Cyberkriminelle haben sich in den letzten Monaten darauf spezialisiert, unsachgemäß gesicherte Firmen-VPNS, cloudbasierte Dienste und geschäftliche E-Mails auszunutzen. Laut Malwarebytes wurde eine Steigerung von 1.219 Prozent alleine durch den Trojaner AveMaria von Jänner bis April 2020 verzeichnet. Umso wichtiger ist es, Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und sich auch mit dem Thema Cyberversicherung auseinanderzusetzen.

Cyberversicherung

Mag. Natascha Jäger, CEO Austria COGITANDA Dataprotect AG, zum Thema Cybersicherheit und Homeoffice:

Sie betreuen Großkonzerne bis zu mittelständischen und auch kleinen Unternehmen, was empfehlen Sie Ihren Kunden?

Jäger: Der geschäftliche Alltag läuft heute weitestgehend digital und somit online ab, was bedeutet, dass jeder Marktteilnehmer vermehrt Cyberangriffen ausgesetzt ist. Dabei ist es unerheblich, ob es nur um die Kundenkorrespondenz via E-Mail geht, eine Homepage oder sogar ein Online-Shop betrieben wird. Die Folgen eines Cyberangriffs können für Unternehmen existenzbedrohend sein. Daher sollte es selbstverständlich sein, sich mit Natascha Jäger diesem Thema zu befassen und die eigenen Cyber Security Risiken systematisch zu ermitteln. Diese gilt Wie kann man sich im Homeoffice es gezielt zu analysieren und mit geeig- bestmöglich absichern? neten Maßnahmen zu minimieren. Das verbleibende Risiko lässt sich individuell Jäger: Am eigenen Standort hat das Unmit einer Cyber-Versicherung abdecken, ternehmen die größten Chancen prävenwobei diese Möglichkeit laut einer Stu- tiv gegen Cyberangriffe vorzugehen, das die der KPMG zum Thema „Cyber Secu- ist bei Home-Office ganz anders. Hier ist rity in Österreich“ aus Mai 2020 derzeit es davon abhängig, dass der Mitarbeiter nur 25% aller befragten Unternehmen alle erforderlichen Sicherheitsstandards nützen. selbst bereitstellt, was schlichtweg unmöglich zu verlangen und zu kontrollieWas verstehen Sie unter Cyber-Ri- ren ist. Dennoch kann Vorsorge getroffen siko-Prävention beziehungsweise werden: Zurverfügungstellen geeigneter was bieten Sie Unternehmen an? Arbeitsgeräte, welche nach einheitlichen Sicherheitsstandards aufgesetzt und reJäger: Unter Risiko-Prävention versteht gelmäßig aktualisiert werden, VerbindunCOGITANDA alle Maßnahmen, die gen zu Firmendaten auf Servern nur mitdazu beitragen das Sicherheitsniveau im tels VPN-Tunnel erlauben, Einführung Unternehmen zu erhöhen und somit die von Zwei-Faktoren-Authentifizierung Risiken zu minimieren. Eine der wich- und Hilfestellung bei der Einrichtung tigsten Stellschrauben ist dabei das Thema eines neuen Passworts beim eigenen InAwareness, also die Schulung und Aus- ternet-Router zu Hause, denn sehr viele bildung von Mitarbeitern und Führungs- Menschen benutzen noch das Passwort kräften in relevanten Sicherheitsthemen. vom Hersteller. Ebenso ist die Schulung Hier bieten wir unseren Kunden ein brei- der Awareness der Mitarbeiter ein betes Spektrum an Möglichkeiten an. Dar- sonders wichtiger Punkt wie zum Beiüber hinaus unterstützen wir im Rahmen spiel das kann man nicht oft genug betovon Audits und technischen Sicherheits- nen kann, keine Links in E-Mails öffnen, prüfungen bei der gezielten Identifizie- die man nicht erbeten hat. Angesichts rung der Risiken und beraten bei der Um- steigender krimineller Cyber-Aktivitäten setzung angemessener Maßnahmen, um sollte man hier besonders vorsichtig sein, die identifizierten Schwachstellen zu be- denn gegen Unachtsamkeit hilft leider seitigen bzw. zu kompensieren. die beste technische Ausrüstung wenig.

Quellen: Deloitte, KPMG, AUVA, Arbeitsinspektorat, Malewarebyte