Manual de Uso do Megadoc

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Manual de Instruções

MegaDoc

1 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Índice

1.

Introdução ......................................................................................................................... 3

2.

Instalação do MegaDoc.................................................................................................. 5

3.

Configuração do MegaDoc no seu computador ................................................... 14

4.

Administração das NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc ...................... 18

5.

Relatório de simulação do DANFE............................................................................ 24

6.

Download das NF-e ....................................................................................................... 25

7.

Atualização dos dados cadastrais............................................................................ 26

8.

Cadastro de outras empresas emitentes da NF-e................................................. 28

9.

Suporte MegaDoc .......................................................................................................... 30

2 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

1. Introdução É muito fácil utilizar o MegaDoc, neste documento é explicado passo a passo como garantir que suas NF-e Federais sejam armazenadas de forma segura pelo MegaDoc. O MegaDoc foi desenvolvido com a finalidade de facilitar a gestão dos documentos fiscais, no caso a NF-e Federal, durante o prazo estabelecido pela legislação tributária.

Os serviços oferecidos são os seguintes: 1. Guarda segura das NF-e emitidas; 2. Entrega das NF-e (XML) para os destinatários, registrando quando o mesmo fez o “download” do arquivo XML da NF-e; 3. Guarda segura das NF-e recebidas; 4. Consultas gerenciais das NF-e armazenadas; 5. Possibilidade de fazer o “download” das NF-e a qualquer momento e em qualquer computador com acesso a internet; 6. Se você tem mais de uma empresa emitente, o MegaDoc pode gerenciar todas as suas empresas e filiais de forma consolidada, facilitando a administração; 7. Você pode armazenar as NF-e de entrada de todos os seus fornecedores. O MegaDoc não limita a quantidade de fornecedores.

8. Você pode armazenar todas as NF-e emitidas para seus clientes. O MegaDoc não limita a quantidade de clientes.

9. Verificação do status das NF-e recebidas e das emitidas. O MegaDoc identifica as seguintes situações das NF-e: a. NF-e sem assinatura digital; b. NF-e sem protocolo de autorização do Sefaz; c. NF-e com chave de acesso corrompida; d. NF-e cancelada; e. NF-e denegada; 3 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

f. NF-e autorizada; g. UF do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso; h. Ano e mês da emissão da NF-e inconsistente com a chave de acesso; i.

CNPJ do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso;

j.

Modelo da NF-e inconsistente com a chave de acesso;

k. Série da NF-e inconsistente com a chave de acesso; l.

Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso;

m. Código numérico Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso; n. Dígito verificador da chave de acesso inválido.

4 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

2. Instalação do MegaDoc Passo 1: Criar usuário (conta) Entre no site www.megadoc.com.br e clique no link “Cadastre-se agora” ou no botão “Experimente agora”, ambos em destaque na figura abaixo.

Digite as informações solicitadas na página “Cadastro do Usuário” e clique no botão “Finalizar Cadastro”. Este botão será habilitado após marcar o aceite no termo de adesão.

5 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Após clicar no botão “Finalizar Cadastro” será exibida uma mensagem informando que seu cadastro foi efetuado com sucesso, conforme imagem abaixo, ou que ocorreu algum erro (alguma informação incorreta).

Caso aconteça algum erro, revise as informações digitadas e clique novamente no botão “Finalizar Cadastro” até que seja exibida a mensagem de cadastro realizado com sucesso.

Após cadastrar o usuário com sucesso, é sugerido que seja instalado o MegaDoc no computador do usuário. Este procedimento também poderá ser realizado mais tarde.

Passo 2: Instalação do MegaDoc no computador do usuário Após criar o usuário (conta) você deve instalar o MegaDoc. Para isso clique no botão Download, que será habilitado após cadastrar o usuário com sucesso.

6 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Após clicar no botão Download você deverá baixar e salvar o instalador do MegaDoc no seu computador (Save/Salvar), ou instalá-lo diretamente sem gravar o arquivo (Run/Executar), conforme imagem abaixo.

Ao executar o instalador do MegaDoc, siga os passos abaixo.

7 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

8 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Após clicar no botão fechar o MegaDoc estará instalado no seu computador.

9 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Observação: existe outra forma de fazer a instalação do MegaDoc no computador do usuário. A segunda forma de instalação do MegaDoc pode ser feita a qualquer momento após o usuário ter sido cadastrado. Para isso, faça o “Login” no site www.megadoc.com.br, informando seu email e senha e clique no botão entrar.

Após se “logar” você estará na área restrita do site. Nesta área existe uma opção chamada “Download”. Você deve clicar nela e em seguida clicar no botão “Baixe agora”, conforme imagem abaixo.

Após o clique no botão “Baixe agora”, você deverá baixar e salvar o instalador do MegaDoc no seu computador (Save/Salvar), ou instalá-lo diretamente sem gravar o arquivo (Run/Executar), conforme imagem abaixo.

10 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Ao executar o instalador do MegaDoc, siga os passos abaixo.

11 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

12 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Após clicar no botão fechar o MegaDoc estará instalado no seu computador.

13 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

3. Configuração do MegaDoc no seu computador Após instalar o MegaDoc no seu computador, você deverá configurá-lo.

Para isso clique no ícone do MegaDoc localizado no “Desktop” do seu computador.

Informe seu email, sua senha e clique no botão “Login”.

Escolha as pastas (diretórios) onde estão suas NF-e Federais (entrada e saída), clicando no botão “Novo”.

14 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Após clicar no botão “Novo”, escolha o diretório.

Após clicar no botão “OK” o novo diretório está registrado.

Caso precise de outros diretórios, clique novamente no botão “Novo” e escolha o outro diretório.

15 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Clicando no botão “OK” o novo diretório fica registrado

Você pode selecionar quantos diretórios desejar.

Quando finalizar a escolha dos diretórios clique no botão “Fechar”.

A qualquer momento você poderá escolher outros diretórios e até excluir os diretórios atualmente em uso.

Será exibida a seguinte janela após a escolha das pastas (diretórios).

A partir deste momento você pode minimizar a janela do MegaDoc (conforme indicado pela seta acima) e pronto, suas NF-e Federais serão armazenadas de forma segura pelo MegaDoc.

16 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Você poderá alterar as pastas (diretórios) onde estão armazenadas suas NFe quando desejar. Basta clicar no ícone (atalho) do MegaDoc localizado no canto direito inferior da janela do Windows (rodapé da janela, lado direito) para abrir a janela de configuração do sistema. Entre em “Opções / Administrar Diretórios NF-e” e insira/exclua pastas (diretórios).

17 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

4. Administração das NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc Para consultar as NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc, faça o login no site www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no botão entrar.

Após se “logar” você estará na área restrita do site. Escolha a opção “Consultas”, selecione a empresa e preencha os filtros que desejar, acione o botão buscar e pronto, você consultará suas NF-e Federais.

Além da consulta, nesta janela o usuário do MegaDoc poderá enviar emails dos XML´s da NF-e para os destinatários, fazer o download das NF-e carregadas e até consultar um relatório que simula o DANFE.

18 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Os campos disponíveis na janela de consulta são: 1. NF: este campo identifica o status da NF. Os códigos de status gerados pelo MegaDoc são: Código do Descrição do Status Status S

NF-e não assinada digitalmente

P

NF-e sem protocolo de autorização

K

NF-e com chave de acesso inválida i. UF do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso; ii. Ano e mês da emissão da NF-e inconsistente com a chave de acesso; iii. CNPJ do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso; iv. Modelo da NF-e inconsistente com a chave de acesso; v. Série da NF-e inconsistente com a chave de acesso; vi. Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso; vii. Código numérico Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso; viii. Dígito verificador da chave de acesso inválido.

A

NF-e autorizada

C

NF-e cancelada

D

NF-e denegada

R

NF-e rejeitada

19 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

2. DL: este campo indica se o destinatário já fez o download do XML da NF-e enviada por email pelo MegaDoc: : destinatário ainda não fez o download : destinatário já fez o download Uma outra informação importante é a data que foi feito o download.

Isto pode ser obtido passando o mouse sobre o símbolo que indica que o destinatário já fez o download:

Observação: este campo somente estará ativo no caso de NF-e de saída.

20 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

3. EM: este campo indica se o destinatário tem email cadastrado no MegaDoc: :destinatário sem email cadastrado no MegaDoc :destinatário com email cadastrado no MegaDoc

Para consultar o email associado, o usuário deve passar o mouse sobre o símbolo que indica que o destinatário tem email cadastrado no MegaDoc.

Clicando duas vezes sobre o envelope, o MegaDoc permitirá a inclusão / alteração do email do destinatário que receberá os arquivos XML da NF-e. Uma vez cadastrado o email do destinatário, todas as NF-e deste serão enviadas para o email associado.

Após incluir / alterar / excluir o endereço de email do destinatário, automaticamente o MegaDoc dispara um email para o endereço cadastrado com os links para que o destinatário faça o download do XML da NF-e.

21 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Exemplo do email enviado pelo MegaDoc.

Depois de registrado o email do destinatário, todas as NF-e deste cliente carregadas no MegaDoc, automaticamente, serão entregues no email cadastrado.

Observação: este campo somente estará ativo no caso de NF-e de saída.

4. Número da NF: exibe o número da NF-e 5. Série: exibe a série da NF-e 6. UF: exibe a UF do destinatário no caso de NF-e de saída ou a UF do emitente no caso de NF-e de entrada 7. E/S: indica se é uma NF-e de “E”ntrada ou “S”aída

22 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

8. Emissão: exibe a data de emissão da NF-e 9. Razão Social: exibe a razão social do destinatário no caso de NF-e de saída ou do emitente no caso de NF-e de entrada 10. Total: exibe o valor total da NF-e 11. ICMS: exibe o valor do ICMS da NF-e 12. IPI: exibe o valor do IPI da NF-e 13. PIS: exibe o valor do PIS da NF-e 14. COFINS: exibe o valor da COFINS da NF-e 15. ICMS-ST: exibe o valor do ICMS de Substituição Tributária da NF-e 16. ISS: exibe o valor do ISS da NF-e 17. Frete: exibe o valor do frete da NF-e 18. Seguro: exibe o valor do seguro da NF-e 19. Outras: exibe o valor de outras despesas da NF-e

23 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

5. Relatório de simulação do DANFE Caso queira ver informações detalhadas de alguma NFe, basta clicar no número do documento para ver as informações em formato DANFE.

24 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

6. Download das NF-e Caso queira fazer o download de alguma(s) NF-e, basta selecionar quais são as notas e clicar no botão download e salvar o arquivo na pasta (diretório desejado):

Observação: para marcar todas as NF-e da consulta realizada, clique no quadro exibido no cabeçalho da consulta.

25 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

7. Atualização dos dados cadastrais Para atualizar os dados cadastrais, faça o login no site www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no botão entrar.

Após logado, clique no link “Meu Cadastro” situado no canto superior esquerdo da janela.

Seus dados serão exibidos no formulário abaixo. Todos os campos, exceto o CPF, podem ser alterados.

26 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

27 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

8. Cadastro de outras empresas emitentes da NF-e Para cadastrar/editar suas empresas emitentes no MegaDoc, faça o login no site www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no botão entrar.

Após logado, clique no link “Meu Cadastro” situado no canto superior esquerdo da janela.

Cadastre novas empresas emitentes digitando o “Nome da Empresa” e o “CNPJ”. Depois clique no botão “Nova Empresa”.

28 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

Também é possível editar empresas já cadastradas, clicando no ícone do lápis. Após alterar o “Nome da Empresa” clique no botão “Alterar Empresa”.

29 Versão: 002 – jul/2010

Manual de Instruções - MegaDoc O SEGURO DA SUA NF-E

9. Suporte MegaDoc Em caso de dúvida entre em contato através do email de suporte no site www.megadoc.com.br.

30 Versão: 002 – jul/2010