Relatos
Portais corporativos
requerem equipes
multifuncionais Março/2008 número 11 A
RP Rodrigo Cogo Conrerp SP/PR 3674
rodrigo@mundorp.com.br
IBC - Conferência de Portais Corporativos A evolução dos portais corporativos que agregam informação e serviços alterou de maneira significativa o modo como a comunicação e as atividades fluem dentro das organizações. Integrar dados, sistemas e serviços num único local é um grande desafio para tornar o canal competitivo, atualizado e eficaz, ainda mais com ferramentas da internet 2.0 e seu enfoque colaborativo. Mesmo assim, não há receita pronta e nem manual infalível na estruturação, na tecnologia, na gestão e no uso das intranets e extranets nas empresas. Apesar de algumas experiências já terem sido testadas e validadas, cada realidade organizacional e seu planejamento estratégico específico é que vão guiar as decisões na área. Esta foi uma das conclusões mais inquestionáveis, entre alguns pontos em aberto e tendências analisadas, da série de painéis e debates da 10. Conferência Anual de Portais Corporativos. O evento foi organizado pela International Business Communications IBC (www.informagroup.com.br) nos dias 25 e 26 de março de 2008 no Hotel Mercure Paulista em São Paulo/SP. Foram 80 profissionais de vários estados brasileiros presentes para trocar impressões e desafios na tarefa de gerenciar canais que comprovadamente atraem cada vez mais audiência, seja pela funcionalidade ou mesmo pelo hábito pessoal dos funcionários em navegar na rede enquanto cidadãos. Pedro Paulo Magalhães, da Calandra Soluções, pontuou conceitualmente os tipos de portais existentes, segundo seus valores agregados: 1) acesso centralizado a diversas aplicações de informática, como bancos; 2) depósito e exposição de informações, como sites de notícias com consulta permanente; e 3) uso efetivo das informações e colaboração
estimulada. De todo modo, tudo tem ligação com a otimização do tempo e o controle do retrabalho, numa ação coordenada do coletivo de colaboradores para descoberta, análise e solução de problemas, considerando os processos de negócio e gerando contextos para a tomada de decisão. “Os sistemas de informática foram sempre produzidos para guardar informação, não para disponibilizá-la para uso. Mas a web tem o mérito de mostrar que os dados podem ser usados”, aponta. Com seus mais de 81 mil funcionários, sendo 10 mil diretos, a gerente de Comunicação Interna da Oi, Manoela Osório, explicou o caminho trilhado na operadora a partir da remodelação de 16 intranets das estatais adquiridas nas privatizações até 2002. O fio condutor do trabalho foi a transposição dos valores da empresa e seus objetivos estratégicos para a montagem do ambiente on-line, trazendo uma percepção de mudança, modernidade e informação total. Ela aponta que a governança do espaço é fundamental, consistindo no cuidado com seu funcionamento, sua navegabilidade, sua interatividade e sua atratividade estética,
Manoela fala do jeito de ser da OI
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Portais corporativos requerem equipes multifuncionais além da abertura para a participação. O uso da intranet na empresa é infinito, com fóruns e enquetes que dão subsídios importantes para o clima organizacional, sessão de notícias no segmento, visualização de vídeos e peças das campanhas publicitárias antes da veiculação pública, espaço para páginas pessoais de todos os colaboradores com envio direto de MSN e email e ainda divulgação de seus projetos numa espécie de “Oi-kut”. A Oi estabeleceu uma política de utilização do portal, com estrutura descentralizada de publicações e manual de conduta ética, e também uma política de manutenção gerida pela “Diretoria de Gente”. Fóruns são monitorados semanalmente, com reports para áreas diretamente ligadas contendo temas abertos e pendentes, número de acessos e andamento do tom das interações, pra manter a política de participação dentro do padrão ético corporativo. Cada post no fórum previamente exige um aceite da política numa tela extra, para não se poder alegar depois desconhecimento numa eventual punição. “Os pilares são relevância, transparência, atualização e abrangência”, explica.
existentes e hoje sem qualquer tipo de monitoramento e resposta. Especificamente na Embraer, ela revela outro obstáculo: culturas e idiomas diferentes pela existência de filiais em vários países, o que está retardando a unificação pela necessidade de alto ajuste. A rotina do uso intensivo da intranet pelos 25 mil funcionários da TAM foi trazida pelo coordenador do Portal, André de Abreu, num canal com atualização descentralizada por várias equipes dada a especificidade técnica da empresa, ainda que sob supervisão da Comunicação. O processo educativo interno se dá, por exemplo, não mais distribuindo arquivos via email, mas sim levando todos para download via portal.
Portal agregador vem sendo o caminho
Para a coordenadora de Gestão da Marca e Presença Web da Embraer, Luciana Meroni, o desafio é desenvolver a consciência da importância da intranet na estratégia de negócios, porque sempre há clareza e prevalência da internet para clientes externos. Na sua empresa, deve ser instaurado um espaço para integrar todos os sistemas, até mesmo as comunidades no Orkut já
RESPONSABILIDADE - Esta discussão de papéis no mundo dos portais corporativos ainda rende alguma polêmica. A gerente de Comunicação do Hospital
Samaritano, Fernanda Pelegrini, reportou o projeto desenvolvido em parceria pelas áreas de Comunicação e Tecnologia da Informação, no período de lançamento da nova marca da empresa em 2006. As relações, no entanto, fundadas na falta de diálogo, trazem uma lista de possibilidades de conflito: pouca clareza quanto às necessidades efetivas do negócio, escopos de projetos mal-definidos com alterações inesperadas e não previstas em cronogramas e ainda desconhecimento mútuo dos requisitos de informação para alavancagem de cada serviço. Ela acredita que o profissional de TI deva ser um intermediador e não um técnico, enquanto o comunicador deve ter foco na estratégia, buscando a tecnologia para viabilizar negócios e relacionamento. Márcia Neves, gerente de Educação Corporativa da Claro, atuou como debatedora e foi direta na análise: a principal pergunta sempre é qual o objetivo do portal para poder medir seus resultados. “Não tem sentido esta discussão de papéis, porque estamos falando numa era de colaboração e na importância do usuário. Todos os públicos têm que falar”, enfatiza. Sua trajetória já permitiu detectar que, ao se abrir participação, muitos novos conteudistas surgem dentro da empresa, e no desenho do portal é fundamental formar uma equipe multidisciplinar que entenda de informática, de conteúdo, de gerações e de gente.
Fernanda defende uma equipe multidisciplinar
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