Manual de Access IEJNC

I.E. “Jesús Nazareno Cautivo” Monsefú

MANUAL DE MS ACCESS 2007

Manual de Microsoft Access 2007

Alumno(a): ………………………………………………………………….

Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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UNIDAD I: ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 20007 1.- ¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. No es multiplataforma, pues sólo funciona en Windows.

2.- Base de datos Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. El contenedor de información podríamos almacenar el código, apellidos, nombres, dirección, teléfono de los clientes de una empresa, o disponer de un conjunto de archivos en los que se guarden todos los datos financieros, cuentas de ingresos y gastos o apuntes de los libros de contabilidad y balances, o guardar el código, nombre de artículo, precio de costo, utilidad, fecha de compra, fecha de venta, cantidad vendida, cantidad en stock, cantidad en tránsito, cantidad de stock mínimo o de seguridad de los artículos de un almacén de una fábrica.

3.- Iniciar Access a) Desde el icono de Access 2007 del escritorio. b) Desde el Botón Inicio Clic sobre el Botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, luego buscar Microsoft Office y luego Microsoft Office Access 2007, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa. c) Utilizando el comando Ejecutar del siguiente modo: 1. Haga clic sobre el Botón Inicio de la Barra de tareas.

2. Haga clic sobre el comando Ejecutar.

3. Escriba M S A C C E S S en el cuadro de texto Abrir.

4. Haga clic en el botón Aceptar.

Configurar la opción Ejecutar (Botón Inicio): 1.- Clic botón inicio 2.- Anti clic en la parte libre del menú contextual del lado derecho.

3.- Clic en propiedades 4.- Elegir opción menú inicio 5.- Clic en personalizar 6.- Activar Comando Ejecutar 7.- Aceptar – Aplicar - Aceptar

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4.- Cerrar Access Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar

hasta cerrar Access.

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

5.- Pantalla inicial: Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como se muestra a continuación, pero puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente). También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en el botón de Microsoft Office

y usar el menú para abrir una base de datos existente.

Descripción de la pantalla Inicial: 5.1.- La barra de titulo La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

5.2.- La barra de Acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar Imprimir

o Deshacer

,

.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás personalizar añadiendo acciones.

5.3.-- Botón Office Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado pulsando Alt + A. 5.4.- Barra de Estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

6.- Abrir una nueva base de datos en blanco (crear) 1. Iniciar Access.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, luego debajo esta la opción Nueva base de datos en blanco, finalmente haga clic en Base de datos en blanco.

3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado por defecto.

4. Haga clic en el botón Abrir y ubicar el lugar preciso donde deseo crear la base data para luego pulsar Aceptar.

5. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

7.- Descripción de la ventana Principal 7.1.- Cinta o Banda de Opciones Cuando se crea una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

7.1.1- Seleccionar una ficha de comandos 1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha que desee.

O bien, 1. Inicie Access.

2. Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las sugerencias de teclado.

3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.

7.1.1.1.- Ejecutar un comando 1. Inicie Access.

2. Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de Acciones comunes que se pueden realizar comandos Inicio

Seleccionar una vista diferente.

Copiar y pegar del Portapapeles.

Configurar las actuales características de fuente.

Configurar la actual alineación de fuente.

Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.

Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).

Ordenar y filtrar los registros.

Buscar registros.

Crear

Crear una nueva tabla vacía.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos

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actual que se vincule a la lista recién creada.

Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.

Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.

Datos externos

Importar o Vincular a datos externos.

Exportar datos.

Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.

Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.

Crear importaciones y exportaciones guardadas.

Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Herramientas base de datos

de

Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.

Crear y ver relaciones entre las tablas.

Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.

Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).

Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Administrar los complementos de Access.

Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien, Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

7.2.- Panel deExploración o Panel de Objetos de las Base de datos de Access Las bases de datos de Access están conformadas por los siguientes elementos llamados objetos: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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1. Tablas 2. Consultas 3. Formularios 4. Informes 5. Páginas 6. Macros 7. Módulos Estos objetos están integrados en EL PANEL de la base de datos al lado izquierdo.

7.2.1.- Tablas de datos Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular y están ordenados en columnas verticales; como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del estudiante, Apellidos, Nombre del Alumnos, Fecha de Nacimiento,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de nuestra Institución Educativa, una tabla de ALUMNOS podría ser: ALUMNOS N° Orden

CódEst

Registro 1

1

97031150603380

Registro 2

2

Registro 3 Registro 4

Apellidos

Nombres

FecNac

Sexo

Aguilar Puma

Thalia Isabel

23/02/2001

M

96030763704490

Alvarez Delgado

Rosivel Antonia

30/09/1990

M

3

97084437301280

Aranibar Aguirre

Elena Elizabeth

03/11/1961

M

4

96030763704090

Becrra Salinas

Paola Alejandra

29/101990

M

7.2.2.- Consultas Una consulta es un objeto para buscar y recuperar únicamente los datos que necesitamos de los datos almacenados en las tablas ya creadas (preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas: pantalla, impresora, etc.)

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los Alumnos cuyo Fecha de nacimiento sean del año 2001.

7.2.3.- Formularios Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

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Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes alumnos de la tabla ALUMNOS. 7.2.4.- Informes Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos específicos de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

7.2.5.- Paginas Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

7.2.6.- Macros Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

7.2.7.- Modulo Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

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UNIDAD II: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS 1.- Creación de Documentos: Para crear una nueva base de datos debemos: 1.- Hacer cualquiera de las siguientes opciones: 1.1.- Barra de herramienta de acceso rápido: hacer clic en el icono NUEVO. 1.2.- Teclado: pulsando las teclas CTRL + U 1.3.- Botón de office: Clic en el botón office + clic en la opción NUEVO + Seleccionar BASE DATOS EN BLANCO + Clic en botón CREAR Aparecerá la ventana Introducción a Microsoft Office Access.

2. Seleccione la opción Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado de la base de datos.

4. Seleccionar la carpeta donde guardar el archivo haciendo clic en el botón Buscar Ubicación y ubicarse en el lugar preciso donde deseo ubicar mi base a crear para luego pulsar Aceptar.

5. Haga clic en el botón Crear.

Se crea una nueva base de datos y Por defecto, Access abrirá una nueva tabla en la vista Hoja de datos para que podamos empezar a rellenar sus datos.

2.- Cerrar la base de datos Para cerrar una Base de Datos, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar

de la venta de base de datos.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Cerrar base de datos.

3.- Abrir una base de datos 3.1. Para abrir una base de datos ya existente podemos hacerle de las siguientes opciones: 3.1.1.- Barra de herramienta de acceso rápido: hacer clic en el icono ABRIR. 3.1.2.- Teclado: pulsando las teclas CTRL + A 3.1.3.- Botón de office: Clic en el botón office + clic en la opción ABRIR Con cualquiera de estas formas de abrir una base de dato, se nos presenta un cuadro de dialogo ABRIR.

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3.2. En este cuadro ubicar el archivo deseado a abrir, luego seleccionarle y finalmente clic en el botón Abrir. O también escribiendo el nombre de la base dato a abrir en el cuadro Nombre del Archivo para luego hacer clic en el botón Abrir. O también haciendo doble clic en el archivo deseado a abrir.

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UNIDAD III: TABLAS 1.- Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.

1.1.- Creación de una tabla en vista diseño.

Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...

1.- Hacer clic en la pestaña Crear, grupo Tablas y luego clic en el botón Vista de Diseño.

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

2.- Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

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En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

3.- En el cuadro nombre de campo escriba el nombre del campo, en la columna de tipo de datos seleccione el tipo de dato. Tal como se muestra a continuación

La Ventana Tabla en Vista Diseño

4.- Repita el proceso hasta ingresar los campos que desea incluir y luego cierre la ventana.

5.- Se presenta el siguiente cuadro de mensaje.

Cuadro para aceptar los cambios de la tabla

6.- Haga clic en el botón Si, se presenta el siguiente cuadro de entrada Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Cuadro de entrada para escribir el nombre de la tabla

7.- Borre el nombre predeterminado y escriba el nuevo nombre y luego clic en el botón Aceptar.

2.- La estructura de las tablas Para diseñar la estructura de las tablas debe tener en cuenta las siguientes directivas: 

Nombre de campo Los nombres de los campos pueden tener hasta 256 caracteres, pero no se permite el uso de algunos caracteres como el punto o los paréntesis. Es posible emplear espacios en blanco pero su uso no es recomendable pues la mayor parte de las bases de datos SQL a las cuales Microsoft Access puede vincularse no soporta espacios en los nombres.



Tipo de datos de los campos Debe conocer qué características tienen los datos que va a ingresar, si son sólo números, caracteres alfanuméricos, fechas, valores lógicos, etcétera. Access soporta nueve tipos de datos diferentes, cada uno con un propósito especial.

Definir explícitamente el tipo de datos 1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Estos tipos de datos se describen en la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto: Tipo de datos

Almacena

Tamaño

Caracteres alfanuméricos Texto

Memo

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.

Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede

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Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

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mostrar 65.535 caracteres en un control.

Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Número

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Fechas y horas.

Fecha/Hora

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.

Valores monetarios.

Moneda

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.

Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Autonumérico

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.

Valores booleanos.

Sí/No

Objeto OLE

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

Objetos OLE u otros datos binarios.

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1 bit (8 bits = 1 byte).

Hasta 1 gigabyte.

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Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Datos adjuntos

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes.

Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.

Hipervínculos.

Hipervínculo

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Asistente para búsquedas

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

3.- Propiedades de los Campos Las propiedades de los campos determinan las características de los datos que contienen así como la apariencia de los mismos al ser mostrados y las reglas que el usuario deberá cumplir para poder agregar valores en ellos.

Propiedad Tamaño del campo Formato Lugares decimales Mascara de entrada Título Valor predeterminado

Descripción Longitud máxima del campo texto o tipo numérico Como se muestran los datos El número de cifras a la derecha del separador decimal Caracteres de formato para la introducción de datos Etiqueta de campo predeterminado Valor por omisión en el campo cuando se crean los registros

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Tipo de campo Texto, numérico, autonumérico Todos, excepto OLE y Memo Numérico y Moneda Texto, numérico, fecha/hora, moneda Tdos Todos, excepto OLE y autonumérico 15

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Regla de Validación Texto de Validación Requerido Permitir longitud cero Indexado 

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Condición que define las reglas de introducción de datos Texto que aparece cuando se introduce en el campo datos no válidos Definen si deben introducir datos Define sí admiten cadenas de longitud cero Índices de campo único para acelerar las búsquedas

Todos, excepto OLE y autonumérico Todos, excepto OLE y autonumérico Todos, excepto autonumérico Texto, memo Texto, numérico, fecha/hora

autonumérico,

Tamaño del Campo En el caso de un tipo de dato numérico en sus propiedades de campo puede definir que tamaño de campo puede adquirir dependiendo de las cantidades que quiera guardar según la se detalla a continuación:

Valor Byte Entero Entero largo

Simple

Doble

Precisión decimal

Descripción Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Almacena números entre –32.768 y 32.767 (no admite fracciones (Predeterminado) Almacena números entre – 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Almacena números entre –1,79769313486231E308 y –4,94065645841247E–324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E–324 para valores positivos.

Almacena números entre –1,79769313486231E308 y –4,94065645841247E–324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E–324 para valores positivos

Tamaño de Almacenamient o

Ninguna

1 byte

Ninguna

2 byte

Ninguna

4 bytes

7

4 bytes

15

8 bytes

Observe la siguiente ilustración, cuando se asigna al Nombre del Campo como IdProveedor como tipo de dato numérico se muestra las Propiedades del Campo para el tamaño del campo.

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Propiedades de los campos con tipos de Datos numérico

Tipo de datos Byte Entero Entero largo Simple 

Ejemplo Las notas obtenidas por los alumnos de un curso El número de alumnos en cada uno de los colegios del Perú La cantidad de habitantes en las ciudades del Perú El sueldo de un empleado

Formato Como se muestran los datos.

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.

2. Haga clic en el formato que desee.



Requerido Activa o desactiva si deben introducir datos. Si se ha definido en Sí, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, Activar Se requiere en caso que si se desee.



Único Define la propiedad Indizado. Este identificador único es lo que se denomina clave principal.

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, Activar Único es decir, algún campo (o combinación de campos) de la tabla que debe albergar un valor único para cada uno de los registros.

4.- Administración de campos 

Mover campos Se puede desplazar la ubicación de los campos en la Vista Diseño, o en la Hoja de Datos.

1. Ubicar el puntero en el título del campo, aparece una flecha hacia abajo, haga clic.

2. Pulsar el botón izquierdo, para seleccionar la columna, luego sin soltar pulse el botón izquierdo arrastre el mouse hacia la posición en que se desea ubicar el campo

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Seleccione el campo y arrastre el mouse



Renombrar campos 1.- Seleccionar el campo a cambiar nombre.

2.- Ir a Herramienta de la tabla, luego a Hoja de datos, grupo Campos y columnas y finalmente clic en Cambiar nombre.

3.- Digitar el nuevo nombre y pulse Enter. Ó también: 1. Haga clic derecho sobre el título del campo, haga clic en Cambiar nombre de columnas 2. Escriba el nombre del campo y pulse la tecla ENTER



Eliminar campos 1.- Seleccionar el campo a cambiar a eliminar.

2.- Ir a Herramienta de la tabla, luego a Hoja de datos, grupo Campos y columnas y finalmente clic en Eliminar. Ó también Para eliminar un campo haga clic derecho sobre el nombre del campo y luego dé clic en Eliminar columnas.



Insertar 1.- Ubicarse en el lugar del campo a insertar.

2.- Ir a Herramienta de la tabla, luego a Hoja de datos, grupo Campos y columnas y finalmente clic en Insertar.

3.- Luego cambiar nombre si le desea.

5.- Definir la clave principal La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal.

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Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto.

El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características:  En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila.  En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor).  En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

5.1.- Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: I.- Cambiar a la vista Diseño 1. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

O bien, Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.

Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseño.

II.- Establecer o cambiar la clave principal 1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

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MANUAL DE MS ACCESS 2007

Ó también: 1.- Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

2.- Anti clic y luego clic en Clave Principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

5.2.- Para Quitar una clave principal, seguir los siguientes pasos: 1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Ó también: 1.- Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

2.- Anti clic y luego clic en Clave Principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

6.- Guardar una tabla Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

y, a continuación, haga clic en Guardar.

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O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.

O bien, Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

7.- Cerrar una tabla Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que la pestaña.

que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

8.- Modificar el diseño de una tabla Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño: Para modificar seguir la siguiente secuencia: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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1.- Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

2.- Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

3.- Aparecerá la ventana de diseño de tablas.

3.1.- Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

3.2.- Para añadir un nuevo campo, Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, O bien, Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

3.3.- Para eliminar un campo, Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón

de la pestaña Diseño.

O bien, Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

4.- Por último, guardar la tabla.

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9.- Introducir y Modificar datos en una tabla 9.1.- Para introducir datos en una tabla: 1.- Abrir el formulario en la vista Hoja de dato, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción

en el menú contextual.

Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic en la pestaña Inicio, grupo Vistas, luego clic sobre el botón Ver (Vistas de objeto) y elegir Vista Hoja de datos

2.- En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

3.- Escribir el valor del primer campo del registro.

4.- Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

5.- Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.

6.- Hacer clic sobre el botón Cerrar

para terminar con dicha tabla.

9.2.- Eliminar datos Si lo que queremos es borrar un registro entero: 1.- Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedará seleccionado.

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2.- Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.

9.3.- Modificar Datos Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

9.4.- Modificar el diseño o estructura de la tabla Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

10.- Desplazamiento dentro de una tabla Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.

Desplazamientos:  Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: Para ir al primer registro de la tabla.

Para ir al registro anterior en la tabla.

Para ir al registro siguiente en la tabla.

Para ir al último registro de la tabla.

Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

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 Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma: --Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.

--Escribir el número del registro al cual queremos ir y pulsar INTRO. 

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

11.- Administración de tablas 

Copiar tablas 1.

2.

3.

4.

Seleccionar la tabla Haga clic derecho copiar, luego clic en pegar Se presenta el siguiente un cuadro de diálogo.

Escriba el nuevo nombre de la tabla y haciendo clic en alguno de los botones de opciones de pegar seleccionará la forma en que se copiará la tabla.

Cuadro de diálogo para escribir nombre de tabla copiada

5. Haga clic en el botón Aceptar. 

Cortar tablas 1.

2.

3.

4.

5.

En caso este relacionadas Eliminar la relación de las tablas a cortar.

Seleccionar la tabla Haga clic derecho Cortar, luego clic en pegar Se presenta el siguiente un cuadro de diálogo.

Escriba el nuevo nombre de la tabla y haciendo clic en alguno de los botones de opciones de pegar seleccionará la forma en que se cortara la tabla.

Cuadro de diálogo para escribir nombre de tabla copiada

6. Haga clic en el botón Aceptar.



Renombrar tablas 1. Seleccione la tabla (Clientes).

2. Haga clic derecho y del menú contextual presentado haga clic en Cambiar nombre

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3. La tabla se muestra con un rectángulo, ha clic y escriba el nuevo nombre. Tal como se muestra a continuación.

Cambio de nombre de la tabla clientes



Eliminar tablas 1. Seleccione la tabla.

2. Haga clic derecho, luego clic en eliminar 3. Se muestra el siguiente cuadro de mensaje

Cuadro de mensaje para confirmar eliminación

4. Haga clic en el botón Si, si realmente desea eliminar la tabla.

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DESARROLLAR EL SIGUIENTE EJERCICIO BdIEJNC-G1

Base de Datos:

Alumnos Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

T

14

SI

ApellidosNombres Fecha Sexo SituacionMatricula Pais PadreVive

T F/H T T T SI/NO

60 FECHA CORTA 1 1 1

SI SI SI SI SI

MadreVive LenguaMaterna TrabajaEstudiante HrsSemanalesTrabaja EscolaridadMadre NacimientoRegsitrado TipoDiscapacidad CodApoderado CodPadres Grado/Seccion Email

SI/NO T SI/NO NUM T SI/NO T T T T Hipervínculo

Tabla: Nombre Campo

Apoderado Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodApoderado

T

6

SI

ApellidosNombres DNI Dirección Lugar TelefonoMovil TelefonoFijo Parentesco

T T T T T T T

60 8 45 25 9 6 25

SI SI SI SI NO NO SI

Tabla: Nombre Campo

CodEstudiante

Tabla: Nombre Campo CodModular NombreIE Gestión Caracteristica ResolucionCreacion Forma Variante Programa Departamento Provincia Distrito CentroPoblado CodUGELPertenece NombreUGEL Email

Tamaño

Requerido

CodArea

T

6

SI

NombreArea Grado/Seccion CodDocente

T T T

35 10 6

SI SI SI

Docentes Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

Tabla: Nombre Campo

T

6

SI

ApellidosNombres Especialidad OtrosEstudios Dirección Lugar TelefonoMovil TelefonoFijo Email

T T MEMO T T T T Hipervínculo

60 25

SI SI NO SI SI NO NO NO

Tabla: Nombre Campo

Notas Tipo de Dato T T

Tamaño 14 6

Requerido SI SI

NUM

ENTERO

SI

NUM NUM NUM T

ENTERO ENTERO ENTERO 6

SI NO SI SI

Padres Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodDocente 1

SI

ENTERO 2

NO SI

2 6 6 10

NO SI SI SI NO

Hipervínculo

Email

Área Tipo de Dato

Tabla: Nombre Campo

NO

Institución Educativa Tipo de Dato Tamaño T 7 T 25 T 2 T 2 T 10 T 4 T 2 T 3 T 25

Requerido SI SI SI SI SI SI SI SI SI

T

25

SI

T T T T Hipervínculo

25 25 6 25

SI SI SI SI NO

CodEstudiante CodArea Capacidad1 Capacidad2 Capacidad3 ActitudArea CodBimestre Tabla: Nombre Campo

T

6

SI

ApellidosNombresP DNIp ApellidosNombresM DNIm Direccion Lugar TelefonoMovil TelefonoFijo Email

T T T T T T T T Hipervínculo

60 8 60 8 40 25 9 6

SI SI SI SI SI SI NO NO NO

Tabla: Nombre Campo

Grado Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

T

10

SI

T T F/H F/H

1 3 FECHA CORTA FECHA CORTA

SI SI SI SI

Tipo de Dato

Tamaño

Requerido

CodBimestre

T

6

SI

Bimestre

T

15

SI

CodPadres

Grado/Sección Turno Modalidad FechaInicio FechaFin Tabla:

Volver al Inicio de la Unidad

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40 25 9 6

Nombre Campo

Bimestre

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UNIDAD IV: RELACIONES 1.- Condiciones para las relaciones Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones1 entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

Información integrada por efecto de las relaciones entre tablas

2.- Cómo funcionan las relaciones Los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo dato (registro). Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal 2 de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa 3 de la otra tabla.

Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación entre la tabla Empleados y la tabla Honorarios a través de los campos CodEmpleado.

Ejemplo de la forma de relacionar dos campos 1

Una asociación establecida entre campos comunes (columnas) de dos tablas. Una relación puede ser de tipo uno a uno, de tipo uno a varios o de tipo varios a varios.

2

Uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo) y debe tener siempre un índice únic o. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.

3

Uno o más campos (columnas) de una tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas; los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no tienen por qué ser los mismos. Por ejemplo, una tabla Productos puede contener la clave externa NumProveedor, que hace referencia a la clave principal IdProveedor principal de una tabla Proveedores.

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3.- Tipos de relacion Relación uno a varios La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Ejemplo de relación de uno a varios

Relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los datos de los empleados participantes en un partido de fútbol benéfico.

Ejemplo de relación de uno a uno

4.- Definir relaciones Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. Tal como se muestra en el siguiente gráfico.

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Definir una relación

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.   

Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

5.- Creación de Relaciones Para crear las relaciones, realice los siguientes pasos: 1.- Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.

2.- Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.

3.- Acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.

4.- Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

4.1.- Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

4.2.- Hacer clic sobre el botón Agregar.

4.3.- Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.

4.4.- Hacer clic sobre el botón Cerrar.

5.- Aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

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Para crear la relación: 6.- Ir sobre el campo de relación de la tabla principal, luego Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo de la otra tabla; para finalmente soltar el botón del ratón.

Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo.

En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo esté establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

Luego de arrastrar el campo y soltar.

7.- Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario.

Tal como se muestra a continuación.

8.- Haga clic en la casilla Exigir integridad referencial.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

9.- Haga clic en el botón Crear para crear la relación. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

10.- Repita los pasos 5 a 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.

Al cerrar la ventana Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseño.

Mediante el cuadro de mensaje siguiente.

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Cuadro de mensaje para guardar las relaciones creadas

Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.

6.- Añadir Tablas a la venta relaciones Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana: 1.- Situarnos en la ventana Relaciones, yendo a la pestaña Herramientas de base de datos; luego haciendo clic en el botón Relaciones.

2.- Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

3.- Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.

4.- Añadir las tablas necesarias.

5.- Cerrar el cuadro de diálogo.

7.- Quitar tablas de la ventana relaciones Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: 1.- Situarnos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

2.- Después podemos elegir entre: Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.

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8.- Modificar relaciones Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,

O bien, Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

9.- Eliminar relaciones Si lo que queremos es borrar la relación podemos: Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual,

O bien, Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR. La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

10.- Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación.

Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño:

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Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a continuación.

11.- Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: Hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que aparecerá,

pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

12.- Mostrar relaciones directas Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá,

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Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

asociadas a la tabla y

Ejemplo:

Volver al inicio de la unidad

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UNIDAD V: CONSULTAS 1.- Concepto Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten formular preguntas sobre los datos almacenados en las tablas, recuperar, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

La forma en que diseñe la consulta indicará con exactitud a Microsoft Access que datos debe recuperar.

2.- Tipos de Consulta Existen varios tipos de consultas: Tipo de Consulta

Consultas de selección

Consultas específicas de SQL.

Consulta de tabla de referencias cruzadas

Descripción Icono Son las consultas que extraen o nos muestran datos de todas las tablas existentes.

Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla. Es decir Permite ver los valores calculados en el formato similar al de una hoja de cálculo.

Consulta de creación de tabla Crea una nueva tabla Modifica los valores de un campo en todos los registros Son consultas que realizan Permite Anexar una tabla hacia otra tabla Consultas de datos Anexados cambios a los registros. origen Consulta de acción

Consultas de Actualización

Consultas de Eliminación

Elimina según criterios uno o más registros

3.- Crear consultas Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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3.1.- Crear Consultas con el Asistente Para crear una consulta con el asistente, seguir los siguientes pasos: 1.- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

2.- Ir a la pestaña Crear, grupo Otros, luego hacer clic en el botón Asistente para consultas.

3.- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 4.- Seleccionar El Asistente para consultas sencillas y luego pulsar Aceptar.

5.- Se visualizar una ventana emergente “Asistente para consultas sencillas” en el cual determinaremos que tabla y campos utilizaremos.

5.1.- Seleccionando la tabla a utilizar en la opción: Tablas/consultas.

5.2.- Seleccionar los campos (pasar a la siguiente columna) que utilizará la consulta.

5.3.- Clic en siguiente.

6.- Se sigue visualizando la ventana emergente “Asistente para consultas sencillas” en el cual determinaremos: 6.1.- Dar un nombre apropiado al el nuevo objeto a crear (consulta), ante lo cual el sistema te sugiere siempre un nombre.

6.2.- En la parte inferior se visualiza dos opciones, de los cuales el usuario decidirá cuál de ellas desea, para finalmente hacer clic en finalizar.

6.2.1.- Si eliges Abrir la consulta para ver información, el usuario visualizará los registros.

6.2.2.- Si eliges Modificar el diseño de la consulta, el usuario podrá modificar las opciones y establecer otros criterios para su consulta.

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3.2.- Crear Consultas Con Diseño de Consulta Nos permite crear consultas por nosotros mismos.

Para crear una consulta con el Diseño de Consulta, seguir los siguientes pasos: 1.- Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

2.- Ir a la pestaña Crear, grupo Otros, luego hacer clic en el botón Diseño de consulta.

2.1.- Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Consultas (cuadricula de diseño QBE) y Mostrar tablas

3.- En el cuadro de diálogo Mostrar tabla seleccionar las tablas o consultas que se desean incorporar al diseño de la consulta (utilizando las fichas Tablas, Consultas o Ambas) y hacer clic sobre el botón Agregar.

4.- Hacer clic sobre el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5.- Se presenta la cuadricula QBE de diseño con la tabla(s) seleccionada(s).

Para nuestro ejemplo la tabla Alumno. Tal como se muestra a continuación:

En la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito.

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

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Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el campo es numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de sexo masculino, necesitamos el campo Sexo para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca EL SEXO en el resultado.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

6.- Luego en la cuadricula de diseño con la tabla seleccionada debemos indicar qué campos, tabla, orden, mostrar, criterios son los que deseamos ver.

6.1.- Añadir campos: Para añadir campos a la cuadrícula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

6.2.- Encabezados de columnas Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

Ejemplo CHAPA: NOMBRE en el ejemplo de la consulta, esta tendrá en el encabezado Nombres y en la columna se visualizará Chapa.

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6.3.- Cambiar el orden de los campos.

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha arrastrar la columna hasta la posición deseada.

hacer

. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo

Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono

en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la columna.

A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V).

7.- Guardar la consulta Haciendo clic sobre el botón

de la barra de Acceso Rápido,

O bien, Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office.

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón

.

8.- Para ver los resultados de la consulta, ejecútela haciendo clic en el botón Ejecutar.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración.

Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la vista diseño de la consulta: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

4.- Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el menú contextual seleccionar

.

5.- Consultas que muestran todos los campos de una tabla Si desea que la consulta de selección devuelva todos los campos: 1.- Seleccione tabla a consultar con todos los campos.

2.- Ubique el puntero en el * de la tabla (TbAlumno) luego arrastre el mouse sin soltar el botón izquierdo hacia la cuadrícula QBE.

2.- Access mostrará el nombre de la tabla seguido del asterisco, con un punto entre los dos. Ejemplo observe “Alumnos.*”

3.- Para ver los resultados de la consulta, ejecútela haciendo clic en el botón Ejecutar.

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6.- Consultas que muestran sólo algunos campos de una tabla Si desea que la consulta de selección devuelva sólo algunos campos realice lo siguiente: Seleccione en la tabla los campos que desea mostrar y arrástrelos hacia la cuadrícula QBE. Para agregar más de un campo a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL, mientras hace clic en los campos que desee agregar, para luego ejecutar.

Por ejemplo, si desea crear una consulta que muestre los campos Nombre del Alumno, los Apellidos del Alumno y Telefono del Alumno de la tabla Alumnos.

7.- Consultas basadas en dos o más tablas Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos.

Es necesario realizar los siguientes pasos: 1.- Cree una consulta, luego agregar las tablas basada nuestra consulta mediante el cuadro de diálogo Mostrar Tabla.

2.- Seleccione en cada tabla los campos que desea mostrar y arrástrelos hacia la cuadrícula QBE. 3.- Si es necesario Especificar el orden, mostrar, criterios.

4.- Clic en el icono ejecutar.

8.- Consultas con parámetros A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.

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Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de un determinado Sexo, el sexo lo introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.

Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique que el Sexo es igual al Que genero a introducir, de esta manera:

Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor.

Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño.

En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.

Secuencia para realizar consultas usando parámetro: 1.- Crear o modificar la consulta desde la opción ventana Diseño de consulta.

en el menú contextual. Se abrirá la

2.- Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna a usar parámetro. Ejemplo Sexo 3.- Escribir el nombre del parámetro entre corchetes, para indicar que Access deberá pedir un valor para el parámetro y así poder aplicar el criterio. Ejemplo [Que Genero] Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma:

4.- Ejecuta la consulta haciendo clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. Access te pedirá que introduzcas un valor para el parámetro QUE GENERO y mostrará el sexo con el valor que introduzcas.

5.- Guarda la consulta haciendo clic sobre el botón 6.- Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón

de la barra de Acceso Rápido. .

9.- Propiedades de los campos en la consulta Al igual que los campos en las tablas, usted puede establecer propiedades que afectan la forma en la que son devueltos los resultados de las consultas. Dos de esas propiedades son Titulo y Formato  Título Permite cambiar el valor predeterminado de la etiqueta del campo  Formato Permite cambiar la forma de presentación del valor del campo.

Para aplicar estas propiedades, realice los siguientes pasos.

1. Abra la consulta en Vista Diseño.

2. Seleccione el campo con el que desea trabajar.

3. Ir a la pestaña Diseño, grupo Mostrar u Ocultar y luego haga clic en el botón Hoja de Propiedades.

4. Especifique el Título y Formato que desee establecer.

5. Luego, cierre el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Cerrar

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10.- Filtrar registros Las consultas no sólo pueden mostrar un subconjunto de los campos que contienen las tablas sino que también pueden sólo aquellos registros que cumplan determinadas condiciones o criterios.

Usted puede requerir que los registros satisfagan una o varias condiciones.

10.1.- Filtros con un solo campo Ejemplo 1: Si deseamos ver en una consulta los cursos que duran 5 semanas, es decir aquellos en los que el campo Duracion contenga el valor 5 semanas.

Para crear esta consulta usted debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Cree una nueva consulta basada en la tabla Cursos.

2. Coloque en la cuadrícula los campos Nombre y Duracion.

3. En la fila Criterios, debajo del nombre del campo Duracion, escriba 5 semanas 4. Ejecute la consulta

Ejemplo 2: Suponga que usted desea ver en una consulta sólo los productos en los cuales se haya agotado las existencias, es decir aquellos en los que el campo UnidadesEnExistencia contiene el valor cero (0).

Para crear esta consulta usted debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Cree una nueva consulta basada en la tabla Productos.

2. Coloque en la cuadrícula los campos NombreProducto, IdProveedor y UnidadesEnExistencia 3. En la fila Criterios, debajo del nombre del campo UnidadesEnExistencia, escriba el número 0 4. Ejecute la consulta

Consulta con filtro sencillo

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Al realizar este tipo de filtro, usted puede emplear campos numéricos, de texto, de fecha o de tipo Sí/No. En los campos numéricos es común requerir el empleo de operadores relacionales tales como Mayor que (>), Menor que (<), Mayor o Igual que (>=) o Menor o igual que (<). Usted puede escribir, por ejemplo, >=50 si deseara ver los productos de los que se tiene 50 o más unidades en existencia.

Para establecer un filtro en campos de tipo Sí/No usted puede escribir las palabras Verdadero o Falso.

Por ejemplo usted puede crear una consulta en la que se muestre qué productos han sido suspendidos escribiendo la palabra Verdadero en la fila Criterios debajo del nombre del campo Suspendido en la consulta.

En los campos de tipo Fecha, las fechas deben ser escritas entre los caracteres #.

Por ejemplo si usted deseara crear una consulta que muestre los nombres y apellidos de los alumnos cuya fecha de nacimiento es después del 01 de enero del año 2007; debería escribir >#01/01/07# en la fila Criterios debajo del nombre del campo fechaNac en la cuadrícula.

Si desea ver los registros en los cuales no se ha ingresado datos, debe escribir Es Nulo en la fila Criterios debajo del nombre del campo.

10.2.- Filtros con varios campos Cuando introduce criterios en varios campos, se puede conseguir que un determinado registro sea incluido en la hoja de respuestas dinámicas cumpliendo varios criterios a la vez (Y) o cualquier criterio (O).

Ejemplo 1: Mostar todas las notas del curso Windows o del curso Word.

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Ejemplo 2: en concreto: Se desea mostrar todos los productos de categoría bebidas cuyo precio por Unidad sea mayor que 20.

Realice los siguientes pasos 1. Crear una nueva consulta y agregue la tabla Productos y categorías. Estando en vista diseño.

2. Escriba en la fila de criterios la categoría Bebidas en el campo NombreCategoría y la expresión >20 en PrecioUnidad.

3. Compruebe los resultados haciendo la ejecución de la consulta.

Ejemplo 3: utilizando el Operador lógico O. Se desea mostrar todos los productos de categoría bebidas o los productos de categoría Condimentos.

Realice los siguientes pasos 1. Crear una nueva consulta y agregue la tabla Productos y categorías 2. Escriba en la fila de criterios el texto <<Bebidas>> en el campo NombreCategoría y en la fila O texto <<Condimentos>> 3. Compruebe los resultados haciendo la ejecución de la consulta.

Una cuadrícula de diseño que especifica varios criterios de selección con Y

Una cuadrícula de diseño que especifica varios criterios de selección con O

Año, Entre, En y Como Además de los operadores relaciones, Access ofrece tres cláusulas de predicado especiales que son útiles para especificar los datos deseados como resultado de las consultas: AÑO

ENTRE EN(IN) COMO

Resulta de gran utilidad para especificar que solamente nos muestre los registros pertenecientes a dicho año. Sintaxis: Año([Nombre del campo de tipo fecha/hora])=Año deseado a buscar. Ejemplo Año([FechaNac])=2004 Resulta de gran utilidad para especificar un rango de valores. La cláusula Entre 10 y 20 es la misma que la especificación >=10 Y <=20 Resulta de gran utilidad para especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos puede coincidir con el campo que está siendo buscado.

Resulta de gran utilidad para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos de valores en las cadenas de comparación como para definir el modelo de caracteres que deseemos.

Utilice un signo de interrogación (?) para indicar un carácter cualquiera en esa posición.

Utilice un asterisco (*) para indicar cero o más caracteres en esa posición.

El signo de número (#) especifica un único digito numérico en esa posición.

Incluya un rango entre corchetes ([ ]) para comprobar un cierto rango de caracteres en una posición.

Utilice un signo de admiración (¡) para indicar excepciones. Ejemplo el rango [0-9] comprueba números, [a-z] comprueba letras y [¡0-9]comprueba todos los caracteres excepto los números.

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Ejemplo 1: Mostrar los alumnos que llevan los cursos cuyo nombre del curso termine en la letra S con su respectiva duración.

Entonces haga lo siguiente: 1. Haga clic en el objeto consulta, Nuevo y agregue la tabla Curso y Alumno.

2. En la fila Criterios, debajo del nombre de campo Nombre de curso escriba <<Como “*S”>>.

3. Ejecute la consulta y compruebe los resultados.

Ejemplo 2: Suponga que desee encontrar los alumnos cuya fecha de nacimiento son del año 200, entonces haga lo siguiente: 1. Haga clic en el objeto consulta, Nuevo y agregue la tabla Alumno.

2. En la fila Criterios, debajo del nombre de campo FechaNac escriba <<Año([FechaNac])=2004>>.

3. Ejecute la consulta y compruebe los resultados.

Ejemplo 3: Suponga que desee encontrar los productos que están incluidos en la categoría Bebidas o Condimentos, identificando los nombres de las categorías utilizamos B* para Bebidas, C* para Condimentos, entonces haga lo siguiente: 4. Haga clic en el objeto consulta, Nuevo y agregue la tabla Categorías y Productos.

5. En la fila Criterios, debajo del nombre de campo NombreCategoría escriba <<Como "C*" Or Como "B*">> tal como se muestra en la figura Consulta que muestra los productos que son Bebidas o Condimentos.

6. Ejecute la consulta y compruebe los resultados.

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Consulta que muestra los productos que son Bebidas o Condimentos

Ejemplo 4: aplicando las cláusulas In y Entre. Si se desea obtener sólo los productos que estén incluidos en la Categoría Bebidas o Condimentos y cuyo precio por unidad este entre 30 y 90, haga lo siguiente: 1. En la vista diseño de la consulta, agregue la tabla Categorías y Productos.

2. En la fila criterios escriba lo siguiente: Campo Criterios NombreCategoría In ("Bebidas","Condimentos") PrecioUnidad Entre 30 Y 90

Consultas con las cláusulas In y Entre

3. Ejecute la consulta y compruebe los resultados

11.- Incluir expresiones La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna.

Esta expresión tiene ciertas limitaciones; porque se puede realizar cálculos en una consulta mediante: Cálculos Predefinidos: Ficha Diseño, Grupo herramienta Mostrar u Ocultar, y luego clic en el botón Totales; donde se puede calcular cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta es decir sólo puede contener operandos que sean funciones de agregado suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max()... valores f ijos o nombres de columna que aparezcan con la opción AgruparPor. Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

Cálculos personalizados: Que se realiza a través de la creación de un campo calculado (campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión en lugar de los datos almacenados. El valor se calcula de nuevo cada vez que cambia un valor de expresión.

Ejemplo:

Aquí se muestran algunos ejemplos de expresiones.

Expresión EDAD: (Ahora() – [FechaNac])/365.25

Función Calcular la edad

EDAD REDONDEADA: Redondear ( ( (Ahora( ) - [ FechaNacimiento] ) / 365.25) , 0) SUB TOTAL: ( [Detalles de pedidos] .

[PrecioUnidad] * [Cantidad] ) SUB TOTAL CON DESCUENTO: ( [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad] * [Cantidad] ) - ( [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad] * [Cantidad]*[Descuento] ) PROMEDIO: Redondear((([Capacidad1]+[Capacidad2]+[Capacidad3 ]+[ActitudArea])/4),0)

Fecha()

Sub total incluido el descuento

Promedio redondeado

de

Entre #1/1/2005# Y #12/31/2005# =[Pedidos Subformulario].Formulario!SubtotalPedido >0

Sub Total

Calcula la diferencia entre los valores de dos controles de cuadro de texto en un informe Establece el valor predeterminado para un campo de una tabla en la fecha actual

=[Fecha de entrega]-[Fecha de envío]

Precio con descuento: CMoneda([Detalles pedido].PrecioUnitario*[Cantidad]*(1[Descuento])/100)*100

Calcular edad redondeada a entero o cierta cantidad de decimales

Crea un campo calculado en una consulta Se usa para escribir los criterios de un campo Fecha/Hora en una consulta Devuelve el valor del control SubtotalPedido del subformulario Pedidos, que está en el formulario Pedidos Establece una regla de validación para un campo numérico de una tabla

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UNIDAD VI: FORMULARIOS Los formularios se consideran la principal interfaz entre los usuarios y la aplicación de Access.

Se crean formularios para alguno de los siguientes propósitos: 1. Presentar y editar datos: Mediante el cual se muestran datos para actualizarlos.

2. Controlar el flujo de la aplicación: Se automatiza la aplicación usando macros y botones de comando principalmente.

3. Ingresar nuevos datos: Con el fin de mantener actualizadas las tablas.

4. Presentar mensajes: Para dirigir la atención sobre un proceso en particular.

5. Imprimir información: Manipulando los informes que se han creado para tal fin.

1.- Introducción Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos dinámicos.

abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos

2.- Crear un formulario mediante un asistente Siga el siguiente procedimiento: 1. Ir a la pestaña Crear, grupo Formularios, y hacer clic en el botón Más formularios y luego hacer clic en la opción Asistente para formularios.

2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo. donde nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

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3. Seleccione la tabla a crear formulario.

4. Seleccionamos todos los campos de la tabla o consulta a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón Traspasar un campo o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón Retornar un campo y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón Traspasar todos los campos los campos

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón Retornar todos .

5. Haga clic en el botón Siguiente.

6. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos en columnas dentro del formulario.

Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

7. Haga clic en el botón Siguiente.

8. En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.

9. Haga clic en el botón Siguiente.

10. En el último cuadro presentado se ingresa el nombre del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario.

11. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros.

O bien Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

3.- Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros cambia es el aspecto de la pantalla.

que ya conocemos, lo único que

4.- La Vistas de los formularios Al trabajar con formularios se tienen dos vistas: a) Seleccionando el formulario y luego haciendo anti clic elegir entre la vista diseño o Vista Presentación.

O también b) Pestaña Inicio y clic en el botón Ver y elegir entre Vista diseño o Vista Formulario o Vista Presentación.

Vista

Icono

Diseño Formulario Vistas de un formulario

1. Vista formulario. En esta vista se aprecian los resultados del formulario preparado previamente.

Se tienen controles para el manejo de los registros, tal como se muestra en la siguiente figura.

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Selector de registros

Botones de desplazamientos

Barra de desplazamientos

2. Vista Diseño: En ella se realiza el diseño del formulario agregando los controles adecuados.

El área de diseño consta de tres secciones: Tal como se muestra en el siguiente formulario:

Vista diseño del formulario

- La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

- La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

- La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo; Yendo a la pestaña Organizar y hacer clic en el botón Encabezado o Pie de página:

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula de la pestaña Organizar y grupo Mostrar u ocultar: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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5.- La pestaña Diseño de formulario Esta pestaña de Diseño aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

 El botón Ver del grupo vista nos permite pasar de una vista a otra el formulario entre Vista Diseño (es la que nos permite definir el formulario) y la Vista Formulario (que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño). Además Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

 En la sección Herramientas

podrás encontrar:

- El botón Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

- El botón Hoja de propiedades , nos permite modificar alguna de las propiedades del formulario para configurar los controles de manejo de registros.

Tal como:  Titulo  Vista predeterminada  Barras de desplazamiento  Selectores de registros  Botones de desplazamiento  Separadores de registro, entre otras

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- La sección Controles y campos, nos permite definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.

En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón El botón Seleccionar objeto

.

, pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

El botón utilizar asistente para controles activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos.

El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.

Para insertar un hipervínculo tenemos el botón

.

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.

Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee.

Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.

Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.

Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro .

Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino este otro .

Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.

Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas.

Control pestaña , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas.

Control imagen registro.

para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de

Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a

Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.

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Línea

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para añadir una línea en el formulario.

Rectángulo

para añadir un rectángulo al formulario.

Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón

.

5.1.- Trabajar con controles 5.1.1.- Seleccionar controles.

Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen:

Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla <<Shift>> y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.

5.1.2.- Añadir controles Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.

También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

5.1.3.- Copiar controles Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + C). Luego pégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la pestaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl + V.

5.1.4.- Para mover un control de sitio Seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. Cuando seleccionamos un control también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su etiqueta.

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Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice arrastrar la etiqueta.

También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.

Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.

5.1.5.- Cambiar el tamaño de los controles.

Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño, a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado.

Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de ellos, se cambiarán todos.

5.1.6.- Con el botón Autoformato que se encuentra en la pestaña Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen también en el asistente para formularios.

5.1.7.- Subformulario; También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario

de la pestaña Diseño (junto al resto de los controles).

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).

5.2.- Propiedades de los controles Las propiedades permiten configurar el control de acuerdo a los requerimientos del usuario. Para dar un nuevo valor a una propiedad realice lo siguiente.

1. Abra el formulario en vista diseño. Ejemplo FrmCategorías.

2. Seleccione el control.

Ejemplo IdCategoría 3. Ir a la pestaña Diseño, luego haga clic en el botón Hoja de Propiedades.

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4. Personalizar el cambio de la apariencia del control seleccionado.

Ejemplo. En la ficha Formato:  Efecto especial.  El color de fondo.  El color y estilo de bordes.  Fuente del texto.  El formato a:

En la ficha: Otras  El punto de tabulación. Utilizado para aplicar el orden de tabulación de los controles, es decir el orden en que se selección.

Nota Si desea poder seleccionar un control en un formulario, pero no desea incluir ese control en el orden de tabulación, asígnele a la propiedad PuntoDeTabulación (TabStop) el valor No. 5. Finalmente, cierre el cuadro de las propiedades del control.

5.3.- Cuadros combinados En muchos casos, es más rápido y fácil permite seleccionar un valor de una lista, con el fin de no escribirlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados.

También permite ingresar un nuevo valor.

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Cuando introduce texto o selecciona un valor en un cuadro combinado, si el cuadro combinado es dependiente, el valor introducido o seleccionado es insertado en el campo con el que el cuadro combinado está vinculado.

5.3.1.- Crear un Cuadro combinado usando el asistente para controles Debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Abra el formulario en modo diseño.

2. Activar el Asistente para controles de la barra de herramientas. Haga clic sobre él.

3. Haga clic sobre el botón cuadro combinado y dibuje un área rectangular sobre la sección detalle del formulario. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

4. Seleccione la primera opción y haga clic en el botón Siguiente. Se presenta el cuadro siguiente.

5. Seleccione la tabla o consulta que va proporcionar los valores para el cuadro combinado y haga clic en el botón Siguiente. Se presenta el cuadro siguiente.

6. Haga clic en el botón Todos para seleccionar los campos el botón Traspasar un campo botón Traspasar todos los campos los campos

o el botón Retornar un campo

o el

o Retornar todos

y luego clic en el botón Siguiente. Se obtiene el siguiente cuadro de diálogo.

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7. Seleccione el orden de los registro del campo que va proporcionar los valores para el cuadro combinado y luego haga clic en el botón Siguiente. Se presenta el cuadro siguiente.

8. Seleccionar el ancho de la columna y luego Haga clic en el botón Siguiente. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo para ver el uso del valor seleccionado

9. Seleccione la opción según la tarea a realizar y haga clic en el botón siguiente.

10. Cuadro de diálogo para escribir el nombre de la etiqueta del cuadro combinado 11. Finalmente escriba el nombre de la etiqueta del cuadro combinado y haga clic en el botón finalizar.

5.3.2.- Crear un Cuadro combinado usando el asistente de búsquedas Puede crear un cuadro de lista o cuadro combinado que recopile información de un Campo de búsqueda en una tabla de un base de datos de Microsoft Access (.MDB).

Para ello debe realizar el siguiente procedimiento.

1. Abra la tabla en modo diseño Ejemplo Alumnos Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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2. Seleccione un Campo a crear un cuadro combinado o al insertar un nuevo campo al momento de crear la tabla.

3. En Tipo de datos seleccione Asistente de búsquedas, tal como se muestra en la siguiente figura.

Cuadro de diálogo para seleccionar el asistente para búsquedas

4. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo. Seleccione la segunda opción y luego haga clic en el botón siguiente.

Cuadro de diálogo para seleccionar el origen de los valores del cuadro combinado

5. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

5.1. Defina una sola columna de valores.

5.2. Ingrese los valores en Col1. Haga clic en el primer cuadro de texto (cuadro en blanco) y escriba el valor, luego haciendo clic o utilizando la tecla direccional hacia abajo, terminar de escribir los valores a mostrar en el cuadro combinado.

5.3. Luego, haga clic en el botón Siguiente.

Cuadro de diálogo para ingresar los valores del cuadro combinado

6. En el siguiente cuadro combinado, escriba el nombre de la etiqueta y haga clic en el botón Finalizar.

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Cuadro de diálogo para escribir el nombre de la etiqueta del cuadro combinado

Abra la tabla en modo Abrir, desplácese al último campo y se muestra el cuadro combinado, que al hacer clic en el botón del mismo, presenta los valores antes ingresados y haciendo clic en algún valor este será seleccionado.

5.3.3.- Subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios.

Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).

5.3.3.1.- Crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo utilizando el asistente 1. Abrir la Base de datos y Antes de utilizar este procedimiento, asegúrese de que ha establecido las relaciones entre las tablas correctamente.

2. Ir al Panel de Exploración o Panel de Objetos, haga clic en Formularios.

3. Ir a la pestaña Crear, grupo Formularios, y hacer clic en el botón Más formularios y luego hacer clic en la opción Asistente para formularios.

4. En el presente cuadro de diálogo del asistente para formularios, seleccione de la lista una tabla o una consulta a crear un formulario.

5. Seleccionamos todos los campos de la tabla o consulta a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre los botones Traspasar.

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-Ejemplo 1, para crear un formulario Categorías que presente los productos de cada categoría en un subformulario: Seleccionar la tabla categoría para formulario.

-Ejemplo 2, para crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

Seleccione la tabla Alumnos para formulario (la parte "uno" de la relación uno a varios). Tal como se muestra a continuación:

6. En el mismo cuadro de diálogo del asistente para formularios, seleccione otra tabla o consulta de la lista a crear un subformulario.

7. Seleccionamos todos los campos de la tabla o consulta a incluir en el subformulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre los botones Traspasar.

-Utilizando el mismo ejemplo 1, seleccione la tabla Productos (la parte "varios" de la relación uno a varios del formulario Categorías de ejemplo).

-Utilizando el mismo ejemplo 2, seleccione la tabla Curso.

8. Cuando haga clic en Siguiente, si ha establecido las relaciones correctamente antes de iniciar el asistente, el asistente preguntará qué tabla o consulta desea ver.

Ejemplo 1, que para crear el formulario Categorías, seleccione por Categorías. Tal como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo.

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Creación del Formulario y del subformulario

Ejemplo 2, que para crear el formulario Alumnos, seleccione por Alumnos. Tal como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo.

9. En el mismo cuadro de diálogo, seleccione la opción Formulario con subformularios.

10. Haga clic en el botón Siguiente. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo para seleccionar la distribución del formulario

11. Seleccione la distribución de los datos en columnas dentro del formulario. Ejemplo Hoja de datos.

12. Haga clic en el botón Siguiente. Se muestra el cuadro de diálogo para aplicar el estilo del formulario, en la cual elegimos uno de los estilos que tiene definidos Access.

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Cuadro de diálogo para seleccionar el estilo del formulario

13. Haga clic en el botón Siguiente.

14. En el cuadro de diálogo mostrado, debe escribir el nombre del formulario y el nombre del subformulario. Tal como se muestra a continuación.

Cuadro de diálogo para nombrar el formulario y subformulario

15. Deje seleccionado el botón de opción. Abrir el formulario para ver o introducir información.

16. Haga clic en el botón Finalizar, Microsoft Access crea dos formularios, uno para el formulario principal y el control del subformulario y otro para el subformulario Ejemplo 1: Tal como se muestra en el siguiente cuadro de diálogo.

Ejemplo 2:

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6.- La pestaña Organizar de formulario Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de los objetos que creemos:

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda. Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda, derecha, arriba, abajo.

Podemos utilizar el botón



para que los controles se alineen automáticamente.

Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles.

Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.

Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.

Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.

Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.

Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.

Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

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Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación.

Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.



Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, además de moverlos libremente por el área de diseño, podemos utilizar unas opciones de la sección Posición.

Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

7.- Crear un formulario mediante Vista Diseño.

Para utilizar este método iniciar en un nuevo formulario en Vista Diseño. Para realizar dicha acción proceder de la siguiente manera: 1.- Visualizar en el Panel de exploración de la base de datos la ficha objeto formulario.

2.- Ir a la pestaña Crear, luego clic en el botón Diseño del formulario.

3.- Inmediatamente el sistema activará una ventana con un formulario en vista diseño totalmente vacío.

4.- Ir a la pestaña Organizar, grupo Mostrar u Ocultar y Activar el Encabezado o Pie de formulario y Encabezado o Pie de página, para agregar un titulo y una fecha al formulario por ejemplo.

5.- Dibujar los control que deseamos incluir en el formulario.

Para esta acción debemos de tener una idea de cómo queremos el formulario al final, es decir, tener un bosquejo para poder saber que controles utilizaremos en el diseño y que propiedades se establecerán.

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El botón Seleccionar objeto objetos.

El botón asistente para controles Etiqueta

, pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los activará o desactivará la Ayuda a los controles.

crea una etiqueta o titulo.

Cuadro de texto

sirve para mostrar o introducir datos.

Cuadro combinado directamente.

Cuadro de lista

permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato

permite seleccionar un elemento de una lista.

Grupo de opciones formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción.

Solo permite que se active una opción.

Botón de opción

para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Casilla de verificación opciones.

, para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de

Botón de alternar

, Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Botón de comando

inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.

Control ficha Control imagen de registro.

, se utiliza para crear varias páginas en el formulario. para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar

Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un

Salto de página , cuando el formulario tiene más de una página, así se indica donde empieza cada una, el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.

Línea

para añadir una línea en el formulario.

Rectángulo

para añadir un rectángulo al formulario.

6.- Relacionar el formulario con la(s) tabla(s): Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Recuerda que si deseamos que el formulario edite y/o modifique datos de una tabla o consulta debemos de relacionar con la(s) tabla(s) con la cual va a trabajar, para ello debemos de realizar lo siguiente: 6.1.- Seleccionar el formulario. Esta acción lo podemos realizar presionando la combinación de teclas CTRL + D o también haciendo clic en el selector de formulario (intersección de las reglas del formulario).

6.2.- Activar la hoja de propiedades. Esta acción podemos realizar presionando la tecla funcional F4, también utilizando la pestaña Diseño, grupo herramientas y luego clic en el botón Hojas de propiedades.

6.3.- En la ficha de DATOS elegir en la opción ORIGEN DEL REGISTRO con la tabla con la cual deseamos relacionar el formulario. Recuerda que solo visualizarás las tablas y/o consultas existentes en tu Base de Datos.

Ejemplo relacionaremos con curso.

6.4.- Una vez relacionado el formulario con una tabla, cerraremos la ventana de propiedad.

7.- Relacionar los cuadros de texto con los campos disponibles de la tabla o consulta: 7.1.- Seleccionar el control haciendo clic sobre el control.

7.2.- Activar la hoja de propiedades. Esta acción podemos realizar presionando la tecla funcional F4, también utilizando la pestaña Diseño, grupo herramientas y luego clic en el botón Hojas de propiedades.

7.3.- En la ficha de DATOS elegir en la opción ORIGEN DEL CONTROL. Esta opción nos mostrará los campos disponibles de la tabla o consulta con la que se encuentra relacionada el objeto Formulario.

7.4.- Una vez relacionado el control con el campo correspondiente, cerraremos la ventana de propiedad.

8.- Creación de un cuadro combinado relacionado con un campo. Ejemplo para relacionar con el campo sexo.

8.1.- Seleccionar el control cuadro combinado y activar el asistente para controles.

8.2.- Dibujar el control en la sección detalles, aparece una ventana: a) Seleccionar la opción ESCRIBIRÉ LOS VALORES QUE DESEÉ. b) Clic en siguiente. c) Digitar el número de columnas.

Ejemplo 2 columnas: Escribir los datos: -en la primera columna M y F -en la segunda columna Masculino y Femenino.

Ocultar la columna 1 arrastrando hacia la izquierda la etiquete de la columna.

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d) Establecer la columna en la que se manejara los datos que se relacionara con el campo.

Ejemplo COL1. e) Clic en siguiente. f) Seleccionar la opción ALMACENAR VALOR EN EL CAMPO y elegimos el campo a almacenar. Ejemplo SEXO. g) Clic en siguiente. h) Digitar un nombre para el titulo o etiqueta para el control I) Clic en finalizar.

9.- Agregación de un Botón comando: 9.1.- Seleccionar el control BOTÓN DE COMANDO y activar el asistente para controles.

9.2.- Dibujar el control en la opción detalles, aparece una ventana: a) Seleccionar una categoría y una acción apropiada con la acción que esperamos que cumpla el botón comando. b) Clic en el botón siguiente. c) Elegir y determinar si el botón de comando mostrará una imagen o un texto de la acción que realizará. d) Designar un nombre significativo que utilizará al programar dicho control a través de Visual Basic. e) Clic en finalizar.

10.- Personalizar el cambio de la apariencia de los controles.

11.- Guardar.

Nota: En el control cuadro de texto, podemos definir su función para determinar si será cuadro de texto DEPENDIENTE (relacionado a un registro de una tabla o consulta), INDEPENDIENTEMENTE o CALCULADO (muestra el resultado de una fórmula o función).

Cuadro Independiente o calculado podemos digitar lo siguiente: =FECHA(); =AHORA(); =HOY(); PROMEDIO; etc.

Promedio: (NOTA1+NOTA2+NOTA3)/3 PROMEDIO: Redondear(((NOTA1+NOTA2+NOTA3)/3),0) Edad: (Ahora()-[FechaNac])/365.25 Edad: Redondear(((Ahora()-[FechaNac])/365.25),0)

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UNIDAD VII: INFORMES 1.- INTRODUCCIÓN Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Un informe tiene dos vistas principales: La vista previa y la vista diseño. La vista previa muestra el informe tal y como será impreso. La vista diseño muestra las secciones de que está conformado el informe.

Ejemplo de informe

2.- Secciones del Informe El informe antes mostrado está conformado por las siguientes secciones. (Vista Diseño).  Encabezado dl informe  Encabezado de página  Detalle  Pie de página  Pie del informe Tal como se muestra en el siguiente cuadro.

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3.- Crear un Informe Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña Crear:

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

4.- Crear un informe mediante un asistente 1.- Ir a la pestaña Crear, grupo Informes y hacer clic en el botón Asistente para informes.

2.- Se presenta el siguiente cuadro de diálogo; donde nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

3.- Seleccione la tabla a crear informe.

4.- Seleccionamos todos los campos de la tabla o consulta a incluir en el informe haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón Traspasar un campo

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón Retornar un campo la lista de campos seleccionados.

y el campo se quita de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón Traspasar todos los campos los campos

o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón Retornar todos .

5.- Haga clic en el botón Siguiente y se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

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6.- Definir el nivel de agrupamiento “si deseamos”.

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

7.- Clic en el botón Siguiente. En el cuadro de diálogo, seleccione el campo por el cual desea ordenar su informe.

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación.

Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

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Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.

8.- Luego, haga clic en el botón Siguiente, Seleccione la Distribución y orientación que desea aplicar al informe.

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

9.- Clic en el botón Siguiente, y seleccione un estilo.

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.

10.- Clic en el botón Siguiente, y dar un nombre al informe.

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión O bien Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

11.- Clic en el botón Finalizar, y el informe tendrá el siguiente aspecto.

5.- La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles.

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón

.

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones: Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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- La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

- La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

- La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

- La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

- La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaña Diseño de informe Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:

A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. 

El botón Ver nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el Doc. - Ing. - Téc. Comp. Rober J. Sánchez Gonzáles

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informe a impresora. 

La sección Controles y campos

Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.

En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón

.

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.

Para insertar un hipervínculo tenemos el botón

.

Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de formularios.

Botón de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.

Botón de opción , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro .

Casilla de verificación , se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino, este otro .

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.

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Cuadro combinado Control pestaña formularios.

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, Cuadro de lista

, Grupo de opciones

, Botón de comando

y

. Se suelen utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de

Control imagen registro.

para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará al cambiar de

Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente otro.

Salto de página final de la página.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a

, el salto de página produce un cambio de página aunque no se haya llegado al

También podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinación informe/subinforme se llama a menudo informe jerárquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Línea

para añadir una línea en el informe.

Rectángulo

para añadir un rectángulo al informe.

6.- Configurar la página Para obtener una apariencia del informe acorde con los requerimientos debe configurar la página, de la siguiente forma: 1. Ir a la pestaña Herramienta de diseño de informe, luego clic en la pestaña Configurar pagina.

2. Luego clic en el botón Configurar página.

3. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

Haga clic en cada cuadro para cambiar las dimensiones de los márgenes.

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MANUAL DE MS ACCESS 2007

Cuadro de diálogo para cambiar los márgenes

4. Haga clic en la ficha página para cambiar la orientación y tamaño de papel, tal como se muestra en el cuadro siguiente.

Cuadro de diálogo para cambiar la orientación y tamaño de papel

5. Haga clic en la ficha columnas para establecer el número de columnas, espacio entre ellas y el espacio entre filas. Tal como se muestra en el siguiente cuadro.

Cuadro de diálogo para establecer las columnas de impresión

6. Finalizada la configuración de la página, haga clic en el botón Aceptar.

7.- Editar el diseño Si el informe obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño.

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MANUAL DE MS ACCESS 2007

7.1.- Mover Controles Cada control de un campo tiene una etiqueta y un cuadro de texto. Puede mover ambos objetos o en forma individual. Una mano sobre el control indica el o los objetos a mover, tal como se muestra a continuación.

Mover los controles de un campo

Mover un solo control

7.2.- Propiedades de los controles 1. Haga clic sobre el control 2. Luego haga clic sobre el botón de la barra de herramientas Propiedades. Se muestra un cuadro de diálogo, con cuatro fichas, tal como se muestra a continuación.

Cuadro de diálogo para cambiar propiedades del control

En la ficha Formato, puede cambiar el tipo de fuente, el tamaño de la fuente, color de texto, entre otros. Haga clic en la línea que contiene la propiedad a cambiar y el cuadro en blanco de la derecha asigne el valor deseado.

En la ficha Datos puede cambiar el origen del control, es decir el campo que se está muestra en el cuadro de texto.

7.3.- Agregar campos de la lista de campos 1° En vista diseño, haga clic en el botón Agregar campos existente, tal como se muestra a continuación, se muestra la lista de campos de la tabla seleccionada para crear el informe.

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Lista de campos a agregar en el informe en la sección detalle

2° Seleccione el campo que desea incluir en el cuadro lista de campos y arrastre hasta la sección Detalles del informe.

Por ejemplo si hace arrastre del campo IdCategoría debe mostrarse los controles en la sección detalle, tal como se indica a continuación.

Campo agregado al informe de la lista de campos

7.4.- Agregar campos calculados Puede agregar un campo calculado en la sección detalle o en la sección pie del informe.

1.

2.

3.

4.

Abra el formulario en modo diseño.

Ir a la pestaña Diseño, grupo Controles.

Activar el Asistente para controles de la barra de herramientas. Haga clic sobre él.

Haga clic en el botón cuadro de texto, lleve el puntero a la sección detalle o a la sección pie de informe y dibuje un área rectangular, se muestra lo siguiente.

Etiqueta y cuadro de texto del campo calculado

5. Haga clic sobre el control etiqueta y escriba un nombre.

6. Haga clic sobre el cuadro de texto independiente, para definir una función para determinar si será cuadro de texto DEPENDIENTE (relacionado a un registro de una tabla o consulta), INDEPENDIENTEMENTE o CALCULADO (muestra el resultado de una fórmula o función).

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Cuadro Independiente o calculado podemos digitar lo siguiente: =FECHA(); =AHORA(); =HOY(); PROMEDIO; etc.

Promedio: (NOTA1+NOTA2+NOTA3)/3 PROMEDIO: Redondear(((NOTA1+NOTA2+NOTA3)/3),0) Edad: (Ahora()-[FechaNac])/365.25 Edad: Redondear(((Ahora()-[FechaNac])/365.25),0)

7.5.- Ordenar, Cambiar el orden de creado por el asistente 1. Abra el informe en la vista Diseño.

2. Ir al Ficha Diseño, grupo Agrupación y Totales y haga clic en el botón Ordenar y agrupar.

3. En la parte baja del formulario se muestra un cuadro de dialogo tal como se muestra continuación.

4. En ordenar por Seleccione el campo a ordenar y la forma de de Orden para cambiar la ordenación del campo.

8.- Subinformes Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir como informe principal. Un informe principal es dependiente o independiente; es decir, se basa o no se basa en una tabla, una consulta o una instrucción SQL. Vincule el informe principal a una tabla, una consulta o una instrucción SQL base cuando desee insertar subinformes que contengan información relacionada con los datos del informe principal

8.1.- Crear un subinforme El modo de crear un subinforme depende de si desea crearlo en un informe existente o agregar un informe existente a otro informe existente para crear un informe y un subinforme.

8.1.1.- Crear un subinforme en un informe existente 1.- Debe tener creado un informe principal.

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2.- Si el subinforme se va a vincular al informe principal, compruebe que ha configurado correctamente las relaciones de tabla antes de utilizar este procedimiento.

3.- Abra el informe principal en la vista Diseño.

Tal como se muestra en la siguiente imagen.

4. Compruebe que el botón Asistentes para controles en el cuadro de herramientas está presionado.

5. En el informe, Baje un poco la barra del Pie de página para dar espacio al subinforme.

6. Haga clic en el botón Subformulario/Subinforme en el cuadro de herramientas.

7. Haga clic donde desee situar el subinforme y dibuje un área rectangular a lo largo del informe, al soltar el botón del mouse, se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo para seleccionar el origen del subinforme

8. Deje seleccionada la opción Usar tablas y consultas existentes.

9. Haga clic en el botón Siguiente, se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

10. Donde debe seleccionar la tabla del sub informe.

Cuadro de diálogo para seleccionar todos los campos de la tabla productos

11. Seleccionar los campos de la tabla que desea incluir en el subformulario o subinforme.

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Campos seleccionados de la tabla productos

12. Haga clic en el botón Siguiente. Para mostrar el cuadro de diálogo para definir los campos que se vincularán.

Cuadro de diálogo para definir los campos que se vinculan

13. Deje las opciones presentadas por el asistente.

14. Haga clic en el botón Siguiente. Se muestra el cuadro de diálogo para escribir el nombre del subformulario.

Cuadro de diálogo para escribir el nombre del subinforme

15. Deje el nombre predeterminado y haga clic en el botón Finalizar.

16. Microsoft Access agregará un control de subinforme a su informe. También creará otro informe que se mostrará como subinforme 17. Se debe mostrar el siguiente contenido del Informe y subinforme en vista diseño.

Vista diseño del Informe y el subinforme

Al mostrar la vista preliminar se debe apreciar lo siguiente.

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9.- Crear un informe en Vista de Diseño Generalmente se recomienda, al igual que en los formularios, crear un informe a través del asistente y luego personalizarlo. Si el usuario determina crear un informe desde “cero”, entonces procederemos de la siguiente forma: 1.- Abrir la base de datos y activar la ficha INFORMES. 2.- Ir a la ficha Crear, luego clic en botón Diseño de informe.

3.- En la vista de diseño del informe, se debe de “dibujar” los controles a utilizar y establecer las propiedades más apropiadas y las relaciones respectivas. Como también establecer el orden y la agrupación que el usuario considere para su informe.

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