MANUAL DEL SISTEMA HILANDO EL DESARROLLO USUARIO COORDINACION
16, ABRIL DEL 2010
MANUAL DEL SISTEMA HILANDO EL DESARROLLO - USUARIO COORDINACION
INDICE INTRODUCCION
……………………………………………………………………………………
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OBJETIVOS
……………………………………………………………………………………
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GENERAL
……………………………………………………………………………………
2
ESPECÍFICOS
………………………………………………………………………………..….
2
INGRESAR AL SISTEMA DE HILANDO EL DESARROLLO……………………………………..
4
ADMINISTRACIÓN PROCESO ………….…………………………………………………………...
5
Período ……………………………………………………………………………………………..
6
Apertura de proceso ………………………………………………………………………….
7
INGRESO INFORMACIÓN ……………………………………………………………………………….
9
Presupuesto Referencial ……………………………………………………………………
10
TRASPASO DE PRESUPUESTO ……………………………………………………………………….
13
Solicitud de Disponibilidad ……………………………………………………………….
13
Solicitud de Traspaso ………………………………………………………………………
17
Solicitudes de Traspaso Realizadas .…..….…………………………………………
20
ACTUALIZACION INFORMACIÓN ……….………………………………………………………..
20
¿CÓMO INGRESO A SOLICITUD DISPONIBILIDAD; Y QUÉ OFRECE?..........
22
Solicitud de Disponibilidad ……………………………………………………………….
22
¿CÓMO INGRESO A SOLICITUD DE TRASPASO; Y QUÉ OFRECE? ….…….
25
Solicitud de Traspaso ……………………………………………………………………….
25
INVENTARIO DE UNIFORMES ……………………………………………………………………..
30
¿QUÉ OFRECE ESTE MENÚ Y CÓMO INGRESO? ………………………………..
29
Stock Final ……………………………………………………………………………………….
30
Inventario Final de Uniformes ……………………………………………………….….
30
Stock provincial ………………………………………………………………………………..
30
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PANEL DE CONTROL …………………………………………………………………………….……….. ¿QUÉ OFRECE PANEL DE CONTROL Y CÓMO INGRESO? ……………..……. CERRAR SESION ……………………………………………………………………………………………….
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INTRODUCCION
La implementación de una aplicación web para el Programa Hilando el Desarrollo se hace necesario para distribuir la información a nivel nacional, para hacer del mismo un sistema colaborativo, el mismo que permitirá intercambiar, integrar o analizar datos de una nueva forma a través de la red. Para ofrecerle mayor facilidad al Usuario, se ha diseñado este manual, en el cual se dará a conocer toda la información necesaria para lograr así un manejo óptimo del sistema, ofreciendo un total conocimiento de las facilidades y limitaciones con las que fue diseñado este Sistema. El manual incluye información para Usuarios con explicaciones lo suficientemente comprensibles para cuando hagan uso de este. Cada una de las partes de las que está conformado este Manual explica el fácil funcionamiento del Sistema y sus aplicaciones.
Estimado USUARIO, a continuación encontrará la explicación de cómo funciona el sistema virtual del Programa Hilando el Desarrollo; dentro del cual, usted tiene una participación activa en las etapas: 1. Ingreso de Información, 2. Transferencia Inicial de Recursos, 3. Fase Precontractual, 4. Fase Contractual, 5. Anticipos, 6. Actualización de Información, 7. Contrato Complementario, 8. Entrega de Uniformes, 9. Redistribución de Uniformes, 10. Seguimiento de calidad y 11. Administración Proceso 3
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OBJETIVOS: GENERAL • Dar soporte técnico virtual al Programa Hilando el Desarrollo para sistematizar, proyectar, ingresar, y procesar información desde las diferentes instancias que componen el programa. ESPECÍFICOS • Agilitar el Proceso Hilando el Desarrollo mediante la Sistematización, seguimiento y evaluación de sus fases. • Transparentar el proceso realizado por la Coordinación Hilando, Unidad Ejecutora, Dirección Financiera, Dirección Provincial y Artesanos
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PARA INGRESAR AL SISTEMA HILANDO EL DESARROLLO En internet ingrese la página del Ministerio de Educación www.educacion.gov.ec.
Figura 1
En la página, desplegada haga clic en la opción SIME (Sistema de Información del Ministerio de Educación) Fig.2
Figura 2
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En la nueva pantalla, ubíquese en Ingreso al Sistema, elija el tipo de usuario en este caso (sistemas) luego digite el Usuario y la Clave que le fueron asignados por la Unidad de Sistemas (Fig.3)
Figura 3
Una vez puesto el usuario y la clave dar clic en INGRESAR (Fig.4)
Figura 4
En caso de que no pueda entrar al sistema debe inmediatamente escribir un correo hilandoeldesarrollo@educación.gov.ec Recuerde este correo solo se usará cuando no pueda entrar en el sistema.
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Al ingresar al sistema aparecen las siguientes opciones en las que usted va a trabajar. (Fig. 5)
Figura 5
De un clic en Administraci贸n Proceso, y escoja la opci贸n Per铆odo. (Fig. 6)
Figura 6
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Al dar un clic en Período se observa la siguiente página, aquí ubíquese en Referencia Gráfica. (Fig. 7)
Figura 7
Una vez que está ubicado, de un clic y se le despliega la siguiente ventana, digite el nuevo período con el que va a trabajar, en Estado, elija la opción activo; seleccione el régimen, y escriba el valor referencial del uniforme. (Fig. 8)
Figura 8
Una vez completada la información, haga clic en ingresar, si lo hizo correctamente aparecerá la siguiente ventana; de clic en aceptar. (Fig. 9)
Figura 9
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Si desea cambiar a otro per铆odo como activo de clic sobre el registro que se desea cambiar se despliega la siguiente pantalla. (Fig. 10)
Figura 10
De Clic en Aceptar y el Estado cambiara.
Al dar clic en Aceptar, surge esta pantalla con el costo referencial del uniforme (Fig. 11), en donde debe digitar el Costo Referencial del Uniforme.
Figura 11
En Administraci贸n de Proceso seleccione Apertura de proceso. (Fig. 12)
Figura 12
Al dar un clic en Apertura de proceso se despliega la siguiente pantalla. (Fig. 13)
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Figura 13
En esta pantalla tiene que dar un clic en el icono que esta a la derecha de cada opci贸n para que pueda ingresar las fechas de inicio y final de los tr谩mites que programe en todas las etapas del proceso Hilando el Desarrollo.
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Nos aparece la pantalla de la siguiente manera, aquí nos ubicamos con el cursor en el siguiente signo < > de los extremos, según corresponda al mes; luego seleccione el día y automáticamente desaparece el calendario y queda registrada la fecha en la izquierda y derecha, cada vez que ingrese las fechas de un clic en grabar. (Fig. 14)
Figura 14
Usted está nuevamente en la pantalla de Procesos Educativos, ahora seleccione Ingreso de Información Al hacer clic en esta opción, se despliega la siguiente alternativa: Presupuesto Referencial.
INGRESO INFORMACIÓN
Figura 15
De clic en Presupuesto Referencial, (Fig. 15) al instante tendrá acceso a una lista detallada del total de Unidades Ejecutoras, Nº Establecimientos, Total Alumnos, Hombres, Mujeres y el Presupuesto global asignado a cada provincia. (Fig. 16)
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Figura 16
Si requiere información detallada de una provincia específica, dar clic en el nombre de la provincia, ejemplo (Azuay), al hacerlo se observara la página con un menú completo de: Cód. AMIE, Cód. Unidad Ejecutora, Nro. De Establecimientos, Total Alumnos, Hombres, Mujeres, y el presupuesto asignado para cada Unidad Ejecutora. (Fig. 17)
Figura 17
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Si deseo obtener información de la Unidad Ejecutora, hacer clic en el Unidad Ejecutora al instante aparece el listado de los establecimientos que pertenecen a esa unidad. (Fig. 18)
Figura 18
También se puede obtener información de los establecimientos, para ello haga clic en el nombre de la escuela o colegio requerido; de inmediato surge el detalle del total de niños, indígenas y no indígenas, especificados por grados. (Fig. 19)
Figura 19
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Después debe dar clic en el icono junto al año, donde se desplegaran los campos con las tallas. (Fig. 20)
Figura 20
TRASPASO DE PRESUPUESTO Al dar clic en esta opción, se exhibe las alternativas: Solicitud de Disponibilidad, Solicitud de Traspaso, Solicitudes de Traspaso Realizadas. Fig 21
Figura 21
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SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD
Figura 22
Dar un clic en Solicitud de Disponibilidad (Fig. 22), de inmediato se muestra la página, con información puntual de : Provincia, Nro. De Unidades Ejecutoras, Nro. de Instituciones,Total de alumnos, Presupuesto referencial y la Palabra Solicitar. Para solicitar el presupuesto, de un clic en el recuadro (check) correspondiente a una provincia; luego presione el botón Guardar. (Fig. 23).
Figura 23
Al presionar el botón Guardar saldrá el siguiente mensaje; Ratifique la Solicitud dando clic en la opción Aceptar. (Fig. 24).
Figura 24
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Al realizar esta acción aflorará la ventana con la opción Examinar, la misma que sirve cargar o subir archivos. Recuerde que estos archivos deben estar previamente digitalizados, es decir escaneados en formato gif o pdf. (Fig. 25).
Figura 25
Haga clic en Examinar, inmediatamente se despliega una pantalla de búsqueda. Seleccione un elemento del menú donde se encuentra los archivos que quiere anexar (ejemplo Mis documentos), luego de un clic en el botón Abrir (Fig. 26)
Figura 26
Después oprimir el botón abrir, surgen otros registros, elija el archivo donde se encuentra el documento que va anexar; dar doble clic en el archivo que va a anexar. Fig. 27
Figura 27
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Por último hacer clic en el botón Guardar Archivo y el documento queda registrado. (Fig. 28)
Figura 28
Cumplido con todo este proceso, en la parte inferior, encontrará el total de Provincias que solicitaron la Disponibilidad, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema. Compruebe esto dando clic en la pestaña ubicada bajo la expresión Documento Digital, al hacer esto nuevamente aparecerá el documento que anexo. (Fig. 29).
Figura 29
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SOLICITUD DE TRASPASO
Figura 30
Dar un clic en Solicitud de Traspaso (Fig. 30), de inmediato se muestra la p谩gina, con informaci贸n puntual de: Provincia, Cod.Financiero, Unidad Ejecutora, Nro. de Instituciones,Total de alumnos, Presupuesto Referencial y la palabra Solicitar, tome en cuenta que las Unidades Ejecutoras desplegadas en esta pantalla son las aprobadas en solicitud de disponibilidad por la Direcci贸n Financiera. Para requerir la solicitud de traspaso de una provincia, de un clic en el recuadro (check) correspondiente a una de ellas; luego presione el bot贸n Guardar. (Fig. 31)
Figura 31
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Al presionar el botón Guardar saldrá el siguiente mensaje; Ratifique la Solicitud dando clic en la opción Aceptar. (Fig. 32)
Figura 32
Al realizar esta acción aflorará la ventana con la opción Examinar, la misma que sirve cargar o subir archivos. Recuerde que estos archivos deben estar previamente digitalizados, es decir escaneados en formato gif o pdf. (Fig. 33)
Figura 33
Haga clic en Examinar, inmediatamente se despliega una pantalla de búsqueda. Seleccione un elemento del menú donde se encuentra los archivos que quiere anexar (ejemplo Mis documentos), luego de un clic en el botón Abrir (Fig. 34)
Figura 34
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Después oprimir el botón Abrir, surgen otros registros, elija el archivo donde se encuentra el documento que va anexar; dar doble clic en el archivo (Fig. 35).
Figura 35
Por último hacer clic en el botón Guardar Archivo y el documento queda registrado. (Fig. 36)
Figura 36
Cumplido con todo este proceso, en la parte inferior, encontrará el total de Provincias que solicitaron la solicitud de traspaso, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema.
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Compruebe esto dando clic Solicitudes de Traspaso Realizadas. (Fig. 37)
Figura 37
Encontrará el total de Provincias que solicitaron el Traspaso de Presupuesto, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema. Compruebe esto dando clic en el ícono ubicado bajo la expresión Documento Digital.
Figura 38
Actualización de información Esta actualización de información se registra una vez concluida la fase de matriculación. Al dar clic en esta opción, se exhibe las alternativas: Solicitud de disponibilidad, Solicitud de Traspaso, Solicitudes de Traspaso Realizadas. (Fig 39).
Figura 39
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¿CÓMO INGRESO A SOLICITUD DISPONIBILIDAD; Y QUÉ OFRECE?
Figura 40
Dar un clic en Solicitud de Disponibilidad (Fig 40), de inmediato se muestra la página, en su parte superior denota la frase Actualización de Información, Solicitud de Disponibilidad con información puntual de : Provincia, Nro Unidades Ejecutoras, Nro. de Instituciones,Total de alumnos, Presupuesto referencial y la Palabra Solicitar, Se abre esta pantalla; en ésta opción usted podrá solicitar el presupuesto para comprar uniformes de acuerdo al incremento de estudiantes por matrícula. Para solicitar el presupuesto por provincia, de un clic en el recuadro (check) correspondiente a una de ellas; luego presione el botón Guardar. (Fig.41)
Figura 41
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Al presionar el botón Guardar saldrá el siguiente mensaje; Ratifique la Solicitud dando clic en la opción Aceptar. (Fig. 42)
Figura 42
Al realizar esta acción aflorará la ventana con la opción Examinar, la misma que sirve cargar o subir archivos. Recuerde que estos archivos deben estar previamente digitalizados, es decir escaneados en formato gif o pdf. Fig. 43
Figura 43
Haga clic en Examinar, inmediatamente se despliega una pantalla de búsqueda. Seleccione un elemento del menú donde se encuentra los archivos que quiere anexar (ejemplo Mis documentos), luego de un clic en el botón abrir (Fig. 44)
Figura 44
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Despu茅s oprimir el bot贸n abrir, surgen otros registros, elija el archivo donde se encuentra el documento que va anexar; dar doble clic en el archivo Fig. 45.
Figura 45
Por 煤ltimo hacer clic en el bot贸n Guardar Archivo y el documento queda registrado. (Fig. 46)
Figura 46
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En la parte inferior, encontrara el total de Provincias que solicitaron la Disponibilidad, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema. Podrá comprobar el archivo que subió dando clic en la opción documento Digital. Cumplido con todo este proceso, en la parte inferior, encontrará el total de Provincias que solicitaron la Disponibilidad, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema. Compruebe esto dando clic en la pestaña ubicada bajo la expresión Documento Digital, al hacer esto nuevamente aparecerá el documento que anexó. (Fig. 47)
Figura 47
¿CÓMO INGRESO A SOLICITUD DE TRASPASO; Y QUÉ OFRECE?
Figura 48
Dar un clic en solicitud de Traspaso (Fig. 48), de inmediato se muestra la página, con información puntual de: Provincia, Cod.Financiero, Unidad Ejecutora, Nro. de Instituciones,Total de alumnos, Presupuesto referencial y la Palabra Solicitar, tome en cuenta que las Unidades Ejecutoras desplegadas en esta pantalla son las aprobadas en solicitud de disponibilidad por la Dirección Financiera. en esta opción la coordinación realiza la solicitud de traspaso que es la acreditación de presupuesto para las Unidades Ejecutoras de cada provincia en función del incremento de matrícula.Para requerir la solicitud de traspaso de una provincia, de un clic en el recuadro (check) correspondiente a una de ellas; luego presione el botón Guardar. (Fig.49)
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Figura 49
Al presionar el botón Guardar saldrá el siguiente mensaje; Ratifique la Solicitud dando clic en la opción Aceptar. (Fig. 50)
Figura 50
Al realizar esta acción aflorará la ventana con la opción Examinar, la misma que sirve cargar o subir archivos. Recuerde que estos archivos deben estar previamente digitalizados, es decir escaneados en formato gif o pdf. (Fig. 51)
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Figura 51
Haga clic en Examinar, inmediatamente se despliega una pantalla de búsqueda. Seleccione un elemento del menú donde se encuentra los archivos que quiere anexar (ejemplo Mis documentos), luego de un clic en el botón abrir (Fig. 52)
Figura 52
Después oprimir el botón abrir, surgen otros registros, elija el archivo donde se encuentra el documento que va anexar; dar doble clic en el archivo Fig. 53.
Figura 53
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Por último hacer clic en el botón Guardar Archivo y el documento queda registrado. (Fig. 54)
Figura 54
Cumplido con todo este proceso, en la parte inferior, encontrará el total de Provincias que solicitaron la solicitud de traspaso, y el o los documentos de solicitud que subió al sistema. Compruebe esto dando clic en la pestaña ubicada bajo la expresión Documento Digital, al hacer esto nuevamente aparecerá el documento que anexó. (Fig. 55)
Figura 55
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INVENTARIO DE UNIFORMES
¿QUÉ OFRECE ESTE MENÚ Y CÓMO INGRESO? Una vez que ha culminado el proceso de entrega de uniformes se procede a realizar el traspaso de los uniformes sobrantes de cada escuela a las Unidades Ejecutoras y de éstas a las bodegas de las Direcciones Provinciales. Para ejecutar el proceso, Dar un clic en Inventarios de Uniformes, luego en Stock Final Fig. 56
Figura 56
Al hacer clic en stock final surge esta página con la opción de Generar Stock Nacional, hacer clic en este botón se puede observar el stock disponible en cada provincia Fig. 57
Figura 57
Inventario Final de Uniformes Stock provincial
Figura 58
Dar clic en Stock provincial (Fig.58), surge pantalla de (Fig.59), en esta pantalla podrá observar los uniformes Disponibles en la Bodega de cada Dirección Provincial, así como el Stock final y la clasificación de uniformes entre niños Indígenas y no Indígenas. (Fig. 59)
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Figura 59
PANEL DE CONTROL
¿QUÉ OFRECE EL PANEL DE CONTROL Y CÓMO INGRESO? Esta opción sirve para realizar el seguimiento de los proceso realizados por las unidades ejecutoras y ver el estado en las que se encuentra.El Usuario puede acceder al siguiente Menú: Aprobación deTrasferencias, Registradas en el INCOP, Pago Anticipo Proveedores, Matrícula de Alumnos y Uniformes Mal Estado, para ingresar solo necesita dar un clic en la pestaña y se abrirá la sección con el menú anteriormente mencionado Fig. 60
Figura 60
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Por ejemplo escoger la opción Transferencia Inicial de Recursos , de un clic en la misma, al hacerlo aparecerá una pantalla que denota el mapa político del Ecuador con luces intermitentes de varios colores ubicadas en las diferentes provincias, cuyo significado es: • • •
Color rojo indica que hay problemas en la provincia Color amarillo señala posibles problemas en la provincia Color verde indica que los procesos están correctos
Estos indicadores del proceso se aplicarán a todas las secciones especificadas en este menú. Fig. 61
Figura 61
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Si deseo verificar el estado de las Unidades Ejecutoras de una provincia, dar clic en el icono de la provincia pretendida, de inmediato se desplegara una lista de las mismas, dando a conocer el c贸digo de Unidad Ejecutora, el Nombre de Unidad Ejecutora y el estado en que se encuentra detalladas por el color correspondiente. Fig. 62
Figura 62
Para salir del Sistema, clic en CERRAR SESION, ubicado en la parte superior de la ventana. Fig. 60
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