Rotary International
ASSISTANT GOVERNOR’S TRAINING MANUAL คูมือการอบรม ผูชวยผูวาการภาค 244-TH—(1101)
ดาวนโหลด ทานสามารถดาวนโหลดคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคฉบับภาษาไทยเลมนี้ ไดจากสวน “คูม ือและจุลสารโรตารี” ในเว็บไซต www.rotaryinthailand.org
คูมือการอบรมผูชว ยผูวาการภาค สารบัญ คํานํา
1
บทที่ 1
บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ .................................................... หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ....................................................... สัมพันธภาพทีด่ ี .......................................................................
3 3 5
บทที่ 2
การทํางานกับสโมสร ................................................................. การกําหนดเปาหมาย .................................................................. แบบแนวทางการกําหนดเปาหมาย ................................................ การสนับสนุนสโมสร ................................................................... วิธีใช บันทึกการเยี่ยมสโมสร ........................................................ การเยี่ยมอยางเปนทางการ ........................................................... ภาคผนวก 1. แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ ...................................... 2. กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ........................................ 3. บันทึกการเยี่ยมสโมสร ......................................................
7 7 10 12 14 16
ทรัพยากร ................................................................................. ทรัพยากรระดับภาค .................................................................... ทรัพยากรระดับสโมสร ................................................................. ทรัพยากรระดับชุมชน .................................................................. ทรัพยากรระดับโรตารีสากล .......................................................... ภาคผนวก 1. หนาทีแ่ ละบทบาทของผูวาการภาค ...................................... 2. งานอืน่ ๆ ที่สําคัญของผูวาการภาค .......................................
33 33 37 39 40
บทที่ 3
19 26 27
47 48
คํานํา โรตารีสากลคือองคกรรวมของสโมสรโรตารี ภายในองคกรนี้คือภาคซึ่งประกอบดวยสโมสรกลุมหนึ่งภายใน พื้นที่หนึ่งรวมเปนภาค เพื่อทําหนาที่ชวยเหลือสโมสรโรตารีแตละสโมสร ใหกาวไปสูวัตถุประสงคของโรตารี ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานคือผูน ําของภาคในการทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูน ําภาคอืน่ ๆ เพื่อ สนองความตองการของสโมสรในพื้นที่ทที่ านรับมอบหมายดูแล ความพยายามของทานจะเปนผลดีสาํ หรับ สโมสรและภาคยิ่งขึ้นตอไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ เปนสวนหนึ่งของเครื่องมือปฐมนิเทศที่มอบใหทาน เพื่อชวยใหการ เปนผูชวยผูวาการภาคในปตอ ไปประสบผลสําเร็จอยางสมบูรณและเปนรางวัลสําหรับทานและสโมสรตางๆ ที่ ทานดูแลดวย คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ จะใหขอมูลสําคัญยิ่งสําหรับทานใหเขาใจหนาทีต่ างๆ ใน ตําแหนงนี้และคําแนะนําตางๆ ที่จะชวยสโมสรใหดําเนินตอไปอยางมีคุณภาพยิ่งขึ้น คูมือเลมนี้จะชวยทานเตรียมการสําหรับปของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค โปรดอานทบทวนใหหมดทั้ง เลมกอนเขาประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนาํ ภาค เพื่อความเขาใจอยางสมบูรณและเปนการเตรียมตัวรับหนาที่ รับผิดชอบในกลุมผูนําของภาค การเตรียมการลวงหนาจะชวยใหทานประสบผลสําเร็จสูงสุดจากการสัมมนา กลุมผูนําภาค ในการประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนําภาค ทานและผูชว ยผูวาการภาคพื้นที่อื่นๆและคณะกรรมการภาคจะตอง ปรึกษากันเพือ่ หาวิธีการชวยเหลือสโมสรในการประสานงานเรื่องสําคัญตางๆ ใหสโมสรดําเนินการตอไป ดวยดี ระหวางการอบรมทานควรใชคูมือเลมนี้เปนเอกสารประจําตัวทานตลอดเวลาเพื่อเสริมความเขมแข็งของ ทาน โปรดนําติดตัวทานไปเขาการอบรมสัมมนากลุมผูนาํ ภาคดวย หลังจากสิ้นสุดการอบรมและการตระเตรียมงานในปทํางานของทานแลว คูมือนี้ยงั จะคงใชเปนแหลงขอมูลที่ ขาดเสียมิได สําหรับชวยทานใหทําหนาทีไ่ ดอยางสมบูรณกับสโมสรและผูนําภาคดวยกัน ในการสรางสโมสร โรตารีที่มีคุณภาพตอไป
โครงสรางของคูมือนี้ องคประกอบของคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคนี้ สะทอนถึงการใชหลักสูตรที่ไดรับความนิยมสําหรับ ผูชวยผูวาการภาคในการสัมมนาอบรมกลุม ผูนําภาค ในแตละบทจะมีเรื่องที่เกี่ยวของกับหลักเกณฑสําคัญของ บทบาทในภาคของผูชวยผูวาการภาค และความรับผิดชอบที่เกี่ยวของกับการสนับสนุนสโมสรทีท่ านรับ มอบหมาย ในแตละบททานจะไดพบหนาพิเศษที่มีหัวขอสําคัญเฉพาะเรื่อง ยกตัวอยาง ในขอมูลของบทที่ 2 “การทํางานกับสโมสร” ทานจะพบหนาทีม่ ีเรื่องเกี่ยวกับบทบาทของผูชวยผูวาการภาคระหวางการเยี่ยมสโมสร เปนทางการของผูวาการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 1
ในแตละหนามีเรื่องสําคัญเปนจุดเดนเนนความรับผิดชอบของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค ในขณะเดียวกัน ก็จะใหขอมูลสําคัญที่ทา นตองการทราบในการชี้นําสโมสร หัวขอในสารบัญจะชวยใหใชคูมือนีไ้ ดอยางสะดวก หากทานมีคําแนะนํา หรือสอบถามเกี่ยวกับคูมือฉบับนี้ โปรดติดตอไดที่ Leadership Education and Training Department Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue, Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: leadershiptraining@rotaryintl.org Fax: +1-847-866-0974
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 2
บทที่ 1: บทบาทและหนาทีร่ ับผิดชอบ หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการชวยเหลือผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับ มอบหมาย ในการทําหนาที่อันสําคัญยิ่งนี้ ทานจะตองสนับสนุนใหสโมสรและภาคมีคุณภาพ และขยายสมาชิก ภาพตอไป สโมสรที่มีคุณภาพคือสโมสรที่สามารถ • รักษาสมาชิกและขยายฐานสมาชิกได • จัดทําโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนในพื้นที่ของสโมสรและชุมชนในประเทศอื่น • สนับสนุนมูลนิธิโรตารี โดยการมีสวนรวมในโปรแกรมและการบริจาคสมทบมูลนิธโิ รตารี • พัฒนาผูนาํ ใหสามารถบริการโรตารีเหนือกวาระดับสโมสร องคประกอบเหลานี้มีความเกี่ยวของกันและกันทุกขอ ยกตัวอยางสโมสรที่มีฐานสมาชิกภาพเติบโตจะสามารถ ขยายขนาดและขอบเขตกิจกรรมการบําเพ็ญประโยชนใหกวางขวางยิ่งขึ้น ในทางกลับกัน หากองคประกอบใด ออนแอหรือขาดไป ความสามารถของสโมสรนั้นในการติดตามหลักการพื้นฐานขออื่นๆ ก็จะลดถอยลงไป ใน ฐานะผูชวยผูวา การภาค ทานจะตองใหการชวยเหลือสนับสนุนสโมสรโดยการชี้แนะวิธีการเพิ่มคุณภาพในแต ละหัวขอทั้ง 4 ขอสําคัญขางตน
การเตรียมการสําหรับปของทาน ตั้งแตวนั ที่ 1 กรกฎาคม ทานจะตองเริ่มทํางานกับกลุมนายกสโมสรทานใหม ซึ่งจะตองเตรียมการลวงหนา หลายเดือนกอนปโรตารีใหมจะเริ่มขึ้น โดยการทํางานไปพรอมกันกับผูนําภาคที่จะมาใหมและผูท ี่กําลังจะหมด วาระ และกับนายกสโมสรคนใหมทั้งหลาย การเริ่มงานกอนเริ่มปใหมเปนสิ่งสําคัญที่สุด เนื่องจากทานจะมี เวลาสรางสัมพันธภาพไดหลากหลายและใชไดตอไปตลอดวาระ กอนที่ทานจะเริ่มปใหมของโรตารีทานจะตองทํางานกับผูว าการภาครับเลือกและผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ ในการ กําหนดทิศทางเดียวกันที่ภาคตองการใหสาํ เร็จผล และชี้แนวทางแกคณะกรรมการภาคใหบรรลุเปาหมายของ ภาคตอไป ทานจะตองเตรียมการเขาประชุมสัมมนากับกลุมผูนาํ ภาค ในระหวางการสัมมนาทานจะไดทราบโครงสรางของ กลุมผูนําภาค บทบาท และความรับผิดชอบของทานในตําแหนงผูชว ยผูวาการภาค ตลอดจนถึงบทบาทใน เปาหมายและวัตถุประสงคของภาคสําหรับปที่กําลังมาถึง ทานจะตองทํางานอยางใกลชิดกับผูวา การภาค ผูชวย ผูวาการภาคพืน้ ที่อื่นๆ และคณะกรรมการภาคฝายตาง ๆ ในการกําหนดเปาหมายและวิธีการทีท่ านจะรวมมือ กันสนับสนุนสโมสรในพื้นทีต่ อไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 3
เมื่อการสัมมนากลุมผูนาํ ของภาคเสร็จสิ้นแลว จะตอดวยการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) นี่คือ โอกาสสําคัญของทานที่จะเริม่ สรางสัมพันธภาพกับแตละสโมสรในการดําเนินงานรวมกันในอนาคตอันใกล อยางสะดวกขึ้น โดยเฉพาะอยางยิ่งทานควรจะตองเริ่มงานกับสโมสรที่ทานรับมอบหมายในการกําหนด เปาหมายโดยใช แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ ทานจะตองเริ่มทํางานกับผูน ําสโมสรทั้งหลายอยางตอเนื่อง ในการกําหนดเปาหมายและเสนอแผนงานที่สมบูรณแบบในที่อบรมภาค (District Assembly) หากทานยังใหมตอหนาที่รบั ผิดชอบนี้อยู โปรดติดตอขอรับความรูทคี่ าดหวังสําหรับทํางานกับสโมสรและผูนํา ภาคจากผูชวยผูวาการภาคผูท ี่กําลังหมดวาระ ผูชวยผูวาการภาคที่กาํ ลังปฏิบัติงานในพื้นที่นี้จะมีประสบการณ และรูเรื่องภายในสโมสรที่ทา นรับผิดชอบและอาจแนะนําวิธีการทํางานกับผูนาํ ภาคคนอื่นๆดวย โปรดเตรียมตัวทานลวงหนาเสียแตบดั นี้เพื่อความสะดวกในการทํางานใหสาํ เร็จผลเมื่อถึงวันที่ทานรับตําแหนง นี้ตอไป
ตําแหนงผูชวยผูวาการภาค---หลังจากวันที่ 1 กรกฎาคม ทานจะเริ่มเก็บเกี่ยวผลของการเตรียมการลวงหนาเมื่อถึงวันที่ทานรับตําแหนงในเดือนกรกฎาคมและเริ่มสราง ความสัมพันธตอไปดวยการทํางานกับสโมสรและผูนําภาค หนาที่รับผิดชอบของทาน คือ 1. เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assembly) กับสโมสรแตละแหง กอนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ ของผูวาการภาค 2. เยี่ยมสโมสรแตละแหงโดยสม่ําเสมอ ถาเปนไปไดเดือนละ 1 ครั้ง แตอยางนอยที่สุด 3 เดือนครัง้ ตอหนึ่ง สโมสร และไปรวมประชุมกับนายกสโมสรและผูนําสโมสร ในการประชุมกิจการสโมสร และเสนอขอมูล ขาวสารโรตารีแกสโมสร 3. ชวยเหลือผูนําสโมสรในการกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค 4. ติดตามรายงานความกาวหนาของสโมสรใหผูวาการภาคทราบและใหคําแนะนําวิธีการชวยพัฒนาใหโรตารี และแกไขปญหา 5. ชักชวนใหกําลังใจสโมสรในการดําเนินการตามคํารองและคําแนะนําของผูวาการภาค 6. วัดผลคุณภาพของแตละสโมสร ดวยการคํานึงถึงโครงการบริการตางๆ เปนเกณฑวดั ผล 7. ชี้แนะและเชิญชวนใหแตละสโมสรพัฒนาผูนําภาคในอนาคต 8. เขาประชุมและสงเสริมการเขาประชุมใหญภาคอยางแข็งขันตลอดจนการประชุมอืน่ ๆ ของภาค 9. มีสวนรวมในโครงการของมูลนิธิโรตารี งานหาทุนและการบริจาคประจําป และงานที่ไดรับหมายอื่นๆ ตาม ความจําเปน ในหนาตอๆ ไปของคูมือนี้จะมีเรื่องเฉพาะสําหรับทานในการเตรียมรับภาระหนาที่ใหสมบูรณแบบ คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 4
สัมพันธภาพที่ดี ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคือผูน ําภาคทีต่ องติดตอกับสโมสรที่รับผิดชอบในพื้นที่บอยครัง้ ที่สุด ทาน ตองทําหนาที่เปนผูเสนอขาวสารทั้งที่เขามาและที่ออกจากสโมสร การมีสัมพันธภาพที่ดีเปนสิ่งสําคัญตอความ สําเร็จของทานในการทํางานกับสโมสรและผูนําภาค บุคคลสําคัญทีท่ านตองติดตอดวย • ผูนําภาค • ผูวาการภาค • ผูวาการภาครับเลือก • คณะกรรมการภาค • ผูชวยผูวาการภาคพืน้ ที่อื่นๆ ผูนําสโมสร • นายกสโมสร • เลขานุการสโมสร • ประธานคณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสร
ผูวาการภาค รับเลือก
ผูชวยผูวาการภาค ทานอื่นๆ
ผูวาการภาค
ผูชวยผูวาการภาค
กรรมการภาค
สโมสร
ถึงแมวาความสัมพันธของทานกับสโมสรและผูนําภาคจะมีกลาวเพิ่มเติมในบทที่ 2 และ 3 แตขอมูลดังตอไปนี้ จะชวยใหทานเห็นภาพรวมของการติดตอสัมพันธที่สําคัญของทานกับบรรดาผูน ําภาคคนอืน่ ๆ
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 5
การทํางานกับผูวาการภาครับเลือก ในหนา 3 หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ความรับผิดชอบของทานเริ่มตนกอนเริ่มปโรตารี ทานจะตองทํางาน กับผูชวยผูวาการภาคคนอืน่ ๆ ผูวา การภาครับเลือกและผูนาํ ภาคคนอื่นๆ ในการกําหนดเปาหมายของภาค ทบทวนเปาหมายตางๆ ของภาคและผลงานภาคในปที่ผานไป ผูว าการภาครับเลือกอาจขอรับคําแนะนําจาก ทานเกี่ยวกับการคัดเลือกคณะกรรมการภาค ทานสามารถสรางเสริมความสัมพันธของทานใหรุดหนาไปกับ เพื่อนผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ และผูวาการภาครับเลือกในการอบรมที่สําคัญ รวมถึงการสัมมนากลุมผูน ําภาค การ สัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก และการอบรมภาค
การทํางานกับผูวาการภาค ในการเริ่มปใหมโรตารี การติดตอสื่อสารกับผูวาการภาคเปนสิ่งที่สาํ คัญที่สุด ทานควรสนับสนุนทานผูวาการ ภาค และภาค ในการใหบริการแกสโมสรดวยการเอาใจใสตอการบริหารสโมสรเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะการทํา หนาที่เปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับมอบหมาย ในขั้นตอนนี้ ทานจะตอง รายงานใหผูวา การภาคทราบถึงความกาวหนาของสโมสรที่รับมอบหมายใหดแู ล และใหคําแนะนําวิธีการตางๆ เพื่อชวยพัฒนาสโมสร ทานจะบรรลุผลสําเร็จดังกลาวดวยการ • เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assemblies) กับสโมสรตางๆทีเ่ กี่ยวของ กอนการเยี่ยมเปน ทางการของผูวาการภาค • กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรตางๆ ของผูว าการภาค กับสโมสรในพืน้ ที่ • รายงานจุดแข็งและจุดออนของสโมสรในพื้นที่ของทานตอผูวาการภาค • รายงานขอมูลความกาวหนาของสโมสรในปจจุบนั ใหผูวา การภาคทราบและแนะนําวิธีแกไขปญหา และอุปสรรคแกผูวาการภาค เพื่อชี้แจงตอสโมสรในโอกาสตอไป
การทํางานกับคณะกรรมการภาค ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานควรรวมมือกับคณะกรรมการภาค (กรรมการและประธานกรรมการ) ใน การใหบริการแกสโมสรอยางมีคุณภาพ ควรปรึกษาหาวิธีการติดตอสือ่ สารกันภายในภาคในระหวางการประชุม สัมมนากลุมผูน ําภาค เพื่อใหผูชวยผูวาการภาคพื้นที่อื่นและคณะกรรมการภาคเขาใจขั้นตอนการติดตอกัน ระหวางสโมสรและผูนําภาคแตละคนตลอดปอยางชัดเจน เมื่อกําหนดขั้นตอนการติดตอสื่อสารระหวางกันแลว ใหทานทํางานรวมกับกรรมการภาคเพื่อ • จัดหาตัวอยางโครงการและโปรแกรมตางๆ ของสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เสนอตอผูวาการภาค ผูนําสโมสรและผูชวยผูวาการภาคในพื้นทีอ่ ื่น • สรางแรงสนับสนุนระดับสโมสรเพื่อใหคณะกรรมการภาคสามารถริเริ่มงานใหมๆ • เชิญชวนผูนําสโมสรติดตอปรึกษากับกรรมการภาคที่เกี่ยวของโดยตรง เพื่อจัดการแกปญหาและ อุปสรรคที่เกี่ยวของ • สรางความมั่นใจวาสโมสรสามารถบรรลุเปาหมายอยางสมบูรณและไมมีปญหากระทบกับ เปาหมายและวัตถุประสงคของกรรมการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 6
บทที่ 2: การทํางานกับสโมสร การกําหนดเปาหมาย ทานจะติดตอกับสโมสรในพื้นที่ โดยการเริ่มงานกับผูน าํ สโมสร กําหนดเปาหมายบนพื้นฐานองคประกอบหลัก 4 ประการของการเปนสโมสรที่มีคุณภาพ ในการกําหนดเปาหมายสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธโิ รตารี การพัฒนาผูนาํ ในอนาคตและการบริหารสโมสร โปรดพิจารณารวมกับสโมสรในความสําเร็จและความลมเหลว ในปที่ผา นไป ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําหนาที่ “ที่ปรึกษาฝายจัดการ” ใหแกสโมสร โดยการวิเคราะหแนวโนมใน อดีตและวิธดี ําเนินงานของสโมสรในปจจุบนั รวมกันพิจารณาขอมูลหาวิธีการปรับปรุงการดําเนินงานของสโมสร โปรดทํางานรวมกับสโมสร เพื่อความมั่นใจวาสโมสรสามารถ • กําหนดเปาหมายที่ชัดเจน • ใหสมาชิกมีสวนรวมกิจกรรมในวงกวาง • รูทรัพยากรระดับสโมสร ระดับภาคและโรตารีสากล • มีการติดตอสือ่ สารที่ชัดเจน ประสบการณทํางานในตําแหนงอดีตผูนาํ สโมสรของทานและการอบรมในตําแหนงผูชวยผูวาการภาคจะชวยให ทานทํางานกับสโมสรจนแนใจวาสโมสรสามารถกําหนดเปาหมายสําคัญตอไปไดโปรดชวยสโมสรใหทราบความ สามารถในอดีตและปจจุบนั เพื่อประเมินผลความเปนไปไดในอนาคต ทานควรตองทํางานกับผูน ําสโมสร จนกวาเขาเขาใจดีถึงคุณสมบัติของสโมสรที่มีคุณภาพ
ลักษณะของเปาหมายที่ดี การกําหนดเปาหมายมีความสําคัญตอสโมสรและชุมชนในพื้นที่เปนเปาหมายอันดับแรกของสโมสรและผูนํา สโมสร เปนสิง่ สําคัญมากในการทําหนาที่ชักชวนสโมสรใหกําหนดเปาหมาย ที่มีลกั ษณะดังนี้ • • • • •
บรรลุได เปาหมายที่สูงเกินกําลังอาจทําใหสมาชิกและผูนําสโมสรทอถอยและเบื่อหนาย ทาทาย เปาหมายที่มีความทาทาย จําเปนตองมีผูรวมงานในวงกวางและการทํางานเปนทีม แบงปน เปาหมายที่รวมกันกําหนดและหากลยุทธตา งๆ มาใช ตองมุงมั่นชวยกันทําจนสําเร็จผล วัดผลได เปาหมายที่วัดผลไดจะชวยใหสมาชิกรวมพลังมุงไปที่จุดหมายไดสะดวกชัดเจน กําหนดระยะเวลา เปาหมายควรมีกําหนดเสร็จและกรอบระยะเวลาการทํางาน คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 7
กําหนดเปาหมายที่สามารถบรรลุได โปรดทํางานอยางใกลชิดกับสโมสรในการกําหนดเปาหมายตางๆ ที่เกี่ยวของกับสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธิโรตารี การพัฒนาผูนาํ ในอนาคต ชักชวนผูนําสโมสรใหขอคําแนะนําจากสมาชิกสโมสรที่มีประสบการณ ความรูในสโมสรนานป เกีย่ วกับความสําเร็จ และขอจํากัดของสโมสร เพื่อแนใจวาเปาหมายเหลานั้นเปนเรื่อง จริงที่เปนไปไดและสะทอนความสนใจและความสามารถของสโมสรเองโปรดพิจารณาใชแบบแนวทางกําหนด เปาหมาย ในหนา 9 เพื่อเปนแนวทางการทํางานกับสโมสรในการกําหนดเปาหมาย นอกจากนี้โปรดชักชวน ผูนําสโมสรใหทบทวนบันทึกการประชุมตางๆ ในอดีต เพื่อจะไดทราบขอมูลสําหรับ • เปนฐานการกําหนดเปาหมายในอนาคต • เปนขอมูลใหความรูเรื่องสมาชิกภาพและแนวโนมการเขาประชุม กําหนดรูปแบบแผนงาน และ วัตถุประสงคตามเปาหมาย • ประเมินผลโครงการในอดีตที่มีวิธีการแบบตางๆ เพื่อใชปรับปรุงแผนงานโครงการในอนาคตให สําเร็จตอไป หมายเหตุ ในการขอดูบนั ทึกตางๆ ของสโมสร ทานจําเปนตองปรึกษากับผูวาการภาคหรือผูชว ย ผูวาการภาคคนปจจุบันกอน
การใช แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณ ุ ภาพ (ดูภาคผนวก 1) คือเครื่องมือสําคัญ ซึ่งจะชวยทานทํางานกับผูนาํ สโมสร ในการกําหนดเปาหมายที่เกีย่ วของกับองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ ตลอดจนการบริหาร สโมสรโดยทั่วไป แผนงานฯ นี้ยังชวยแนะนําแบบกลยุทธตา ง ๆ สําหรับบรรลุเปาหมาย ระหวางการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจะไดรวมงานกับนายกสโมสรทีจ่ ะเขารับหนาที่ในการกําหนด เปาหมายและสรางขั้นตอนปฏิบัติการชั่วคราวสําหรับการบรรลุเปาหมายนั้น ในการอบรมภาค (District Assembly) ใชเปาหมายและขั้นตอนที่จาํ เปนเพื่อการบรรลุเปาหมายดังกลาว ใหสง แผนงานสําหรับสโมสรที่ มีคุณภาพ ที่สมบูรณแบบสโมสรละ 1 ชุด ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม ไปใหผูวาการภาค ทานจงอยาลืมขอ สําเนา 1 เลม จากสโมสรแตละแหงในพื้นที่ของทาน สโมสรแตละแหงก็ควรมีสําเนาแผนงานทีส่ ําคัญนี้ไวดวย ทานจะตองใชแผนงานฯ นีต้ ลอดการเยี่ยมทุกสโมสรในพื้นที่ เพื่อติดตามความกาวหนาสูเปาหมายที่กําหนด ของแตละสโมสร และใชโอกาสแนะนําปรับแตงแผนงานสโมสรแตละแหง ในระยะตอไป ในขณะที่ภาคเปนผูรวบรวมแผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณ ุ ภาพนี้จากทุกสโมสรแผนงานนีค้ วรถือวาเปนเอกสาร การทํางานขั้นสุดทายสําหรับสโมสรที่จะใชเปนปายบอกทางไวใหเดินสูจุดหมายปลายทาง ในฐานะผูชวยผูวา การภาค ทานมีหนาที่ทาํ งานรวมกับผูน าํ สโมสร เดินหนาอยางมั่นคงไปสูเปาหมายที่ปรากฏอยูใน แผนงาน สําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 8
ในการทํางานเพื่อกําหนดเปาหมายของสโมสร โปรดเตือนผูนาํ สโมสรใหพิจารณาดูโครงสรางของสโมสรที่ เกี่ยวของกับเปาหมายที่กําหนดขึ้นดวย หากจําเปนโปรดแนะนําใหเปลี่ยนแปลงโครงสรางตามที่เห็นสมควร ในกระบวนการนี้ ควรทราบสิ่งสําคัญอยางหนึ่งคือ มีคาํ แนะนําจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลวา โครงสรางของกรรมการสโมสรอาจเปลี่ยนแปลงไดเพื่อสนองตอบการดําเนินงานตามความจําเปน ยกตัวอยาง คณะกรรมการที่ทํางานหนาที่ซ้ําซอนกัน ถาสามารถรวมกันหรือแมแตยกเลิกก็ไดหากจําเปน และยังอาจจําเปน จะตองเพิ่มกรรมการชุดใหมใหรับผิดชอบงานหรือหนาที่ที่ไมไดรวมอยูในหนาที่หรืองานของผูนําสโมสรคนอื่น หรือกรรมการชุดใดชุดหนึ่ง ในกรณีจําเปนสโมสรสามารถแกไขขอบังคับของสโมสรใหเหมาะสมเขากับ โครงสรางปจจุบันของสโมสรมากที่สุด
การแกไขขอบังคับของสโมสร การที่สโมสรจะแกไขโครงสรางของคณะกรรมการ จําเปนตองแกไขขอบังคับของสโมสรดวย ขอบังคับของ สโมสรอาจมีการแกไขไดในการประชุมประจําสัปดาหครั้งใดก็ได วิธีการแกไขขอบังคับของสโมสร คือ • มีสมาชิกครบองคประชุม • มติที่ประชุมใหรับรองการแกไข ตองมีจาํ นวนอยางนอย 2 ใน 3 ของสมาชิกทั้งหมดที่เขาประชุม • สมาชิกทุกคนตองไดรับหนังสือแจงขอเปลี่ยนแปลงขอบังคับลวงหนากอนวันประชุมอยางนอย 10 วัน นอกจากนั้น เพื่อแนใจวาโครงสรางของสโมสรมีความสัมพันธกับเปาหมาย ผูนาํ สโมสรตองระดมสมาชิกให เดินหนา เชิญชวนผูนาํ สโมสรใหใชขั้นตอนดังตอไปนี้เพื่อบรรลุเปาหมายแตละเปาหมาย • กําหนดผลที่คาดวาจะไดใหชัดเจน • กําหนดขัน้ ตอนสําคัญที่จําเปนเพื่อบรรลุเปาหมายนี้ • กําหนดกรอบเวลาการดําเนินการกลยุทธแตละอยาง • กําหนดผูรับผิดชอบในการทํางานแตละขัน้ ตอนใหสําเร็จและมีใครที่ชว ยไดบา ง • สงเสริมการมีสวนรวมในสโมสรของสมาชิกในวงกวางเพื่อบรรลุเปาหมาย • กระตุนใหสมาชิกมีการเคลื่อนไหวและมีสวนรวมเสมอ • กําหนดมาตรการสําหรับวัดผลความกาวหนาและความสําเร็จของทาน • พิจารณาแหลงทรัพยากรและเครื่องมือสําหรับชวยทานบรรลุเปาหมาย • ประเมินผลสําเร็จของกลยุทธทาน เพื่อศึกษาหาวิธีบรรลุสูเปาหมายของสโมสร
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 9
บทบาทของการอบรมกลุมผูนําภาคในการกําหนดเปาหมาย ทานควรตองเขาการอบรมตางๆ ของภาค เชนการอบรมนายกรับเลือก การอบรมภาค การสัมมนากลุมผูน ํา ภาคและการสัมมนามูลนิธิของภาค เปาหมายสูงสุดของการสัมมนาอบรมเหลานี้ เพื่อชวยสโมสรใหมีคุณภาพ และเปนสวนสําคัญของชุมชน จากการประชุมสัมมนาเหลานี้ ผูนาํ สโมสรจะไดรับการอบรมที่สําคัญยิ่งที่จะชวย ใหมีความรูและความชํานาญที่จําเปนเพื่อชวยสโมสรกําหนดเปาหมายประจําป พัฒนากลยุทธและแผนการ ทํางานใหไดผลสําเร็จและปรับปรุงการสรางทีมงานและการเสนอแกปญ หาโปรดเชิญชวนและสนับสนุนสงเสริม การประชุมดังกลาวแกสโมสรในพื้นที่ของทานดวย
แบบแนวทางกําหนดเปาหมาย ผูชวยผูวาการภาคและผูน ําสโมสรควรจับมือกันวิเคราะหการทํางานแตละดานของสโมสรอยางใกลชิด ขณะทํา การประเมินผลการทํางานปจจุบันของสโมสรและกําหนดเปาหมายประจําป โปรดทบทวนโดยพิจารณาคําถาม ประกอบตามหัวขอดังตอไปนี้ดวย
การเพิ่มสมาชิกภาพ • • • • •
สโมสรมีวิธีการหาสมาชิกใหมอยางไดผลอยางไร มีวิธีการเชิญชวนสมาชิกสโมสรใหหาสมาชิกใหมอยางไร มีวิธีการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ในเรื่องโรตารีและสโมสรอยางไร มีวิธีการหาสมาชิกใหมที่มีศกั ยภาพอยางไร มีวิธีการแจงสมาชิกใหมใหทราบผลดี และหนาที่รับผิดชอบตลอดจนทราบโอกาสการบริการของโรตารี ไดอยางไร • มีวิธีการเชิญสมาชิกใหมแบบใด ที่จะจุดประกายในเรือ่ งที่เขาสนใจและมีเหตุผลสวนตัวในการมาเขาใน สโมสรโรตารี • มีวิธีการตอนรับสมาชิกใหมแบบใด ที่มีความหมายและสงางาม
การทําโครงการบริการที่มีคุณภาพ • • • • •
สโมสรมีการบริการแบบใดทีเ่ ขมแข็งมาก หากไมมี สโมสรมีอุปสรรคที่ขัดขวางกิจกรรมนี้คืออะไรบาง สโมสรมีแผนการบริการที่มีเปาหมายที่ชัดเจนและเปนไปได แลวหรือไม สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกมารวมกิจกรรมบริการในสโมสรและในชุมชนในวงกวางไดอยางไร สโมสรเคยประเมินผลความตองการที่แทจริงในชุมชนหรือไม หากไมเคยสโมสรจะมีแผนการอยางไร สโมสรมีโครงการในอดีตทีม่ ีความสําเร็จ หรือไมประสบความสําเร็จ และมีผลกระทบกับแผนทํา โครงการปจจุบันอยางไร คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 10
มูลนิธิโรตารี • • • • •
สมาชิกสโมสรรูจักโครงการตางๆ ในมูลนิธิโรตารีหรือไม สโมสรกําลังดําเนินโครงการในมูลนิธิโรตารีขณะนี้ มีโครงการอะไรบาง สมาชิกสโมสรใหความสนใจโครงการใดมากที่สุด สโมสรมีวิธีขยายกิจกรรมในโครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตารีออกไปอยางไรบาง สโมสรมีวิธีแสดงการเชื่อมโยงระหวางการบริจาคเงินแกมูลนิธิกับโครงการของมูลนิธิใหสมาชิกทราบได อยางไร • สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหเริ่มบริจาคหรือเพิ่มเงินบริจาคแกมูลนิธิโรตารีไดอยางไร • สโมสรมีวิธียกยองเกียรติคุณสมาชิกผูสนับสนุนทางการเงินแกมูลนิธโิ รตารีอยางไรบาง
การพัฒนาผูนําในอนาคต • • • • •
สโมสรกําลังทําสิ่งใดเพื่อใหสมาชิกรวมพัฒนากิจกรรมและทํากิจกรรมอยางสมบูรณมากขึ้นหรือไม มีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหตดิ ตอสื่อสารระหวางสมาชิกดวยกันอยางไรบาง มีวิธีเชิญชวนสมาชิกเขาการอบรมภาค จํานวนมากที่สดุ อยางไร มีวิธีเพิ่มจํานวนสมาชิกไปเขาประชุมใหญภาค อยางไรบาง มีวิธีเชิญอดีตนายกไปเขาสัมมนาผูน ําภาคไดอยางไร ทําอยางไรใหอดีตนายกมาชวยทํางานใหสโมสร หลังจบสัมมนานี้
การบริหารทั่วไป • • • • • • • • • • •
ใชมาตรการอะไรในการปรับปรุงการสื่อสารระหวางผูนาํ สโมสรดวยกัน สารสโมสร มีเรื่องสาระที่เกี่ยวของกับสมาชิกสโมสรบางหรือไม การประชุมประจําสัปดาหมคี วามนาสนใจตอสมาชิกหรือไม จะปรับปรุงวาระประชุมใหดีขึ้นอยางไร สโมสรสงรายงานและคาบํารุงโรตารีสากลและภาคครบถวน และในเวลาอันควรหรือไม หากไม จะใช มาตรการใดแกไขใหดีขึ้น มีมาตรการใดบางที่จดั การเก็บเงินไดอยางไดผล ควรปรับปรุงแกไขขั้นตอนใดบาง โปรแกรมประชุมประจําสัปดาหสัมพันธกบั อัตราการเขาประชุมของสมาชิกอยางไรบาง มีวิธีจูงใจสมาชิกใหมีความกระตือรือรนในการเขาประชุมประจําสัปดาหไดอยางไร มีรูปแบบการบริหารสโมสรที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรอื่นบางหรือไม อยางไร สโมสรมีการติดตามผลการเขาประชุมและวัดผลความพอใจของสมาชิกอยางไรบาง สโมสรเพิ่มการใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรตางๆ ในภาคอยางไรบาง สโมสรมีขอปรับปรุงในการทํางานติดตอกับผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาคและผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ อยางไรบาง คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 11
การสนับสนุนสโมสร สโมสรทุกแหงยอมตองเผชิญกับปญหาทาทายตลอดป การเปนสโมสรที่มีคุณภาพยอมตองสามารถยอมรับ ปญหาและการทาทาย เพื่อจะบรรลุเปาหมายดวยการแกปญหาอยางสรางสรรค ในฐานะที่ทา นเปนแหลง ทรัพยากรที่สําคัญตอสโมสรในพื้นที่ ทานมีบทบาทสําคัญในกระบวนการนี้ ทานตองทํางานอยางหนักเพื่อทํา ความเขาใจในสโมสรและสรางความมั่นใจในวิธีการที่มีประสิทธิภาพทีใ่ ชสนับสนุนสโมสรใหมีคุณภาพ โปรด เชิญชวนผูนําสโมสรใหรูจักเลือกสรรและใชประโยชนจากทรัพยากรภายในสโมสรของตนเอง สมาชิกสโมสร ให มากที่สุดที่จะทําได นายกสโมสรจะตองทํางานอยางใกลชิดกับสมาชิกสโมสรและผูนําสโมสรตลอดปโดยถือ เปนเรื่องสําคัญในการไปใหถึงเปาหมายและสนองตอบปญหาทาทายที่เกิดขึ้น เนื่องจากทานจะตองทํางานรวมกันกับสโมสรตางๆ ทานจึงมีโอกาสดีในการพบการติดตอแบบตางๆ ในเรื่อง เดียวกันจากสโมสรตางๆ โปรดแบงปนขอมูลภายในหรือความเห็นที่เปนประโยชนตอสโมสรในการบรรลุ เปาหมายและแกไขปญหาทาทายตางๆ ในการสนับสนุนสโมสรตางๆ ทานควรดําเนินการดังตอไปนี้ • ทําตัวใหวา งและติดตอไดงา ย ไมวาจะเปนผูนําสโมสรหรือสมาชิกสโมสรที่ติดตอกับทาน • ไปเยี่ยมสโมสรอยางสม่ําเสมอ • ติดตอระหวางสโมสรเปนประจํา โดยทางอีเมล โทรศัพท และ/หรือใชจดหมาย แฟกซ • ใหโอกาสผูนาํ สโมสรสงขอคิดเห็นหรือประเมินคุณภาพการชวยเหลือ/สนับสนุนสโมสรของตัวทานผูชวย ผูวาการภาค
การเยี่ยมสโมสร การเยี่ยมสโมสรในพื้นที่ทุกระยะเปนสิ่งที่สําคัญในหนาที่รับผิดชอบของทาน ทานควรเยี่ยมสโมสรแตละแหง อยางสม่ําเสมอ อาจเปนเดือนละครั้ง หรืออยางนอยที่สุด 3 เดือน/ครั้ง การเยี่ยมสโมสรเปนประจําเปนเรื่อง จําเปนเพราะสโมสรยอมหาโอกาสพบทานเพื่อดําเนินการ ดังนี้ • เสนอขาวสารจากโรตารีสากลและภาค • ติดตามความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสรและใหคําแนะนําปรับปรุงกลยุทธที่ใชในการบรรลุเปาหมาย • แนะนําวิธีการแกไขปญหาตางๆ ของสโมสร • บันทึกเก็บขอมูลเกี่ยวกับ - สมาชิกภาพ - โครงการบริการตางๆ - รวมงานและสนับสนุนโครงการของมูลนิธิโรตารี - โครงการสําคัญตางๆ ของสโมสรและการดําเนินงาน - คะแนนเขาประชุมของสมาชิก คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 12
• ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูวาการภาค เมื่อถูกรองขอ จัดตารางกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปน ทางการใหแกผูวาการภาคและผูเกี่ยวของทราบ สโมสรในพื้นที่ทุกแหงยอมคอยรอตอนรับทาน แตบางครั้งก็อาจไมจําตองปฏิบัตติ ามคําแนะนําของทาน เสมอไป อยางไรก็ดี โปรดระลึกวาโรตารีสากลคือองคกรรวมของสโมสรโรตารีสมาชิก ภาคที่ทานสังกัดอยู ถูกกําหนดมาใหบริการแกสโมสรในภาคเปนหลัก พยายามสรางสัมพันธภาพทีด่ ีกับผูนําสโมสรเพื่อการ รวมมือกันทํางาน รับฟงปญหาของเขา และมีประสาทสัมผัสที่ไวตอสภาพทองถิน่ ซึ่งจะทําใหผูนําสโมสร เชื่อฟงคําแนะนําจากทานมากขึ้น
แบงปนขอมูล องคกรที่ประสบความสําเร็จยอมมีเครือขายการติดตออิสระชัดเจนไมสับสน ในโรตารีก็เชนเดียวกัน ผูชวย ผูวาการภาคจะตองเปนสื่อกลางระหวางสโมสรกับผูนําภาคในการเปนสื่อกลางจําเปนตองมีการแบงปน ขอมูลรวมกัน หรือปญหาเกี่ยวของใหทราบเกี่ยวกับสโมสรแหงใดแหงหนึ่งกับผูวา การภาค ผูวา การภาครับ เลือกและกรรมการภาคที่เกี่ยวของ เมื่อทานหมดวาระลงแลวก็ยังตองแบงปนขอมูลสําคัญใหกับผูนาํ ภาค และผูนาํ สโมสรที่รับตําแหนงใหม ตลอดจนผูชวยผูวาการภาคคนใหมในพื้นที่ของทานดวย สิง่ เหลานี้คือ การทาทายใหมีการสืบเนื่องและการจัดการที่ดีสําหรับผูท ี่ไดรับมอบหมายสืบเนื่องสานตอกันไป โปรดจัด ปฐมนิเทศใหแกผูเขารับตําแหนงใหมในสโมสรเพื่อรับทราบปญหาและความสําเร็จตอไป ทานยังมีโอกาสเปนสื่อกลางระหวางสโมสรโรตารีดวยกัน ในปของการเปนผูชวยผูว าการภาคของทาน ทาน จะตองมีการติดตอเปนประจํากับสโมสรตางๆ เพื่อมีโอกาสรับทราบและสังเกตวิธกี าร ความคิดเห็นและ โครงการที่สโมสรดําเนินการ ใหมีความกาวหนาตอๆ ไป บางสโมสรอาจประสบความสําเร็จ แตบางแหง ก็ไมสําเร็จ ทานจึงควรแบงปนวิธีการที่ประสบความสําเร็จใหกับสโมสรอื่นที่ไมสําเร็จ และเชิญชวนใหตา ง สโมสรติดตอสื่อสารกันโดยตรง เพื่อความสะดวกในการแบงปนประสบการณ
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 13
วิธีใช บันทึกการเยี่ยมสโมสร บันทึกการเยี่ยมสโมสร (โปรดดูภาคผนวก 2) คือเอกสารเครื่องมือที่สรางมาเพื่อใหผูนาํ ภาคใชประเมิน คุณภาพของสโมสร บันทึกนี้ยังใชเปนบันทึกความกาวหนาประจําปของสโมสร สงใหผูวาการภาคและโรตารี สากล บันทึกการเยี่ยมสโมสรจะตองสงถึงมือผูวาการภาค กอนวันที่ 15 พฤษภาคม เชนเดียวกันกับแผนงานสโมสรที่มีคุณภาพ การใชบันทึกการเยี่ยมสโมสรซึ่งจัดทําบนรากฐานองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ จะชวยใหผูชวยผูวาการภาคประเมินความกาวหนาของสโมสรในสวนที่ เกี่ยวกับ • การเพิ่มสมาชิก • การทําโครงการบริการ • การสนับสนุนมูลนิธิโรตารี • การพัฒนาผูนาํ ในอนาคต บันทึกการเยี่ยมสโมสร ฉบับสุดทายที่ยนื่ ควรใชเปนการประเมินผลกาวหนาของสโมสรตามเสนทางที่กําหนด ตลอดป ใชเพื่อคนหาวิธีการตางๆ ที่สโมสรอาจปรับปรุงใหดีขึ้นในปตอไป ทานอาจใชบนั ทึกนี้ในระหวางการ เยี่ยมสโมสรของทาน เพื่อใชเปนฐานขอมูลประเมินความกาวหนาสูเปาหมายและใชแยกปญหาทีต่ องเผชิญใน ปบริหาร โปรดปรึกษาผูดแู ลเอกสารของภาคในการขอดู บันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้และ/หรือสโมสรอื่น ในปที่ ผานไป โปรดทราบดวยวา เอกสารนี้กอนหนาปโรตารี 2000-01 บันทึกนี้มีชื่อเดิมวา “บันทึกการเยี่ยมอยาง เปนทางการ” เอกสารจากปที่ผา นมาเหลานี้อาจชีใ้ หเห็นถึงปญหาที่เกี่ยวของที่ยังรบกวนการดําเนินงานและ ความกาวหนาของสโมสรอยู ซึ่งจะตองหาทางแกไขตอไป หลังจากจบปบริหารของทานแลว ทานจะตองสง บันทึกการเยี่ยมสโมสรฉบับสุดทายแกผูวา การภาค ใชเปนขอมูลสะทอนความคิดเห็นในการเยี่ยมสโมสรของ ทาน โปรดเก็บสําเนาบันทึกการเยี่ยมสโมสร ไว 1 ชุดดวยเพื่อเปนหลักฐานของทานและ/หรือแบงปนขอมูลแก ผูสืบทอดหนาที่ผูชวยผูวาการภาคตอจากทาน นอกจากนั้น เพื่อใหทานและผูนาํ ภาคคนอื่นมีขอมูลที่มีคุณคาเกี่ยวกับสโมสรแหงใดแหงหนึ่ง บันทึกการเยี่ยม สโมสร นี้ยังนําไปใชในโรตารีสากลเปนขอมูลเกี่ยวกับแนวโนมของสโมสรนี้สําหรับภาคในปตอไป
สโมสรที่ตองการการดูแลพิเศษ สโมสรสวนใหญมีปญหาทาทายและตองรับการแกไขในระดับสมาชิกสโมสรเพื่อใหมีคุณภาพ แตสโมสรอีกบาง สโมสรยังตองพึ่งทานผูชวยผูวาการภาคและผูนําภาคคนอื่นๆ สโมสรเหลานี้จําเปนตองรับการชวยเหลือโดย ทันทีจากผูน ําสโมสรและผูนาํ ภาคเพื่อจะไดคงอยูตอไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 14
สโมสรที่มีปญหาโดยทั่วไปมีลักษณะดังตอไปนี้ คือ • มีสมาชิกภาพต่ํากวามาตรฐาน (25 คน) หรือไมมีการเคลื่อนไหว คางคาบํารุงโรตารีสากล คาบํารุง ภาค ฯลฯ • คะแนนเขาประชุมต่ําอยูเสมอ • ไมสามารถดํารงมาตรฐานขั้นต่ําตามขอกําหนดของคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล
มาตรฐานขั้นต่ําสําหรับสโมสรโรตารี มาตรฐานขั้นต่ําคือขอกําหนดที่ใชเปนเกณฑสําหรับการดําเนินการของสโมสร ขอกําหนดเหลานีใ้ ชเพื่อสราง ความมั่นใจวาสโมสรโรตารีทุกแหงมีความสําคัญและเปนสมาชิกที่กาํ ลังเติบโตในชุมชน ขอกําหนดเหลานี้ใช สงเสริมการทํางานรวมกัน ใชความพยายามรวมมือระหวางสโมสรที่มีกําลังมีปญหา และโรแทเรียนที่มี ประสบการณเชนตัวทานผูชว ยผูวาการภาค ซึ่งจะใหการชี้นําและสนับสนุนสงเสริมสโมสรในพื้นทีข่ องทาน ใหมีมาตรฐานที่ดี มาตรฐานเหลานี้ คือ • ชําระคาบํารุงโรตารีสากลครบถวน • มีการประชุมเปนปรกติประจําสัปดาห • สมาชิกสโมสร บอกรับนิตยสาร THE ROTARIAN หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย ซึ่งโรตารีสากล รับรองแลว • ทําโครงการทีต่ อบสนองความตองการในชุมชนทองถิ่น และชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบูรณ • ตอบรับการเยี่ยมของผูวาการภาค ผูชวยผูว าการภาค หรือเจาหนาที่ของโรตารีสากล สโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ จะไดรับขอเสนอหลายๆ อยาง ขอแรก (อาจเปนขอที่ตองการที่สุด) คือสโมสรตองทํางานอยางใกลชิดกับผูน ําภาคในการกําหนดแผนการชี้ นําสูจดุ หมายและสนับสนุนสโมสรใหไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ ตามทีจ่ ําเปน และใหเปนสโมสรที่มีคุณภาพ สโมสรที่ตกลงยอมรับแผนฟน ฟูนี้แลว จะตองใหผูวา การภาคติดตามดูแลอยางใกลชิด และประเมินผลงาน ประจําปและอาจประเมินตอไปอีก 2 ป หากจําเปน ในการชวยพัฒนากําหนดแผนฟนฟูสโมสรดังกลาวทาน จะตองแนใจวาทานทราบบทบาทของทานและของผูนาํ ภาคคนอืน่ ๆ อยางชัดแจงรวมถึงผูวาการภาคและคณะ กรรมการภาค ในการทํางานกับสโมสรเพื่อบรรลุจุดหมายดังกลาว ขอเสนอขอที่สอง สําหรับสโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ คือการยุบรวมกับสโมสรใกลเคียง ขอเสนอนี้ อาจเปนไปไดหากสโมสรใกลเคียงนั้นยินยอมรับสมาชิกทั้งหมดไวในสโมสรนั้นโดยไดรับคําแนะนําจากผูวาการ ภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 15
ขอเสนอขอที่สาม คือการขอยกเลิกสมาชิกภาพในโรตารีสากล โดยความสมัครใจของสโมสร ขอเสนอขอที่สี่ คือการเสนอขอรับการยกเวนพิเศษจากประธานโรตารีสากล ขอเสนอแรกอาจเปนสิ่งทีด่ ีที่สุดสําหรับสโมสรและภาคอาจดําเนินการใหขอเสนออื่นนาสนใจยิ่งขึน้ โปรดทํางาน กับสโมสรและผูนําภาคคนอืน่ อยางใกลชิดในการประเมินผลตามขอเสนอนี้ตอไป
การเยี่ยมอยางเปนทางการ หนาที่ประการหนึ่งในตําแหนงผูชวยผูวาการภาค คือชวยกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของ ผูวาการภาคแกสโมสรในพืน้ ที่ที่ทานรับมอบหมาย การเยี่ยมอยางเปนทางการ คืองานสําคัญที่สดุ งานหนึ่งของ ผูวาการภาคและยังเปนหนึ่งในโอกาสพิเศษที่สุดในรอบปสําหรับสโมสรดวย
การเยี่ยมสโมสร กับ การเยี่ยมอยางเปนทางการ ในการเยี่ยมสโมสร ผูชวยผูว าการภาค ทําหนาที่ • ประเมินผลกาวหนาตอเปาหมายตางๆ ของสโมสร • ประเมินประสิทธิภาพของกลยุทธตางๆ ในการทํางานของสโมสร • แนะนําขอยุตทิ ี่เปนไปไดตอปญหาหรือเรื่องของสโมสร • ใชประโยชนจากบันทึกการเยี่ยมสโมสรของผูชวยผูวาการภาค ในการเยี่ยมอยางเปนทางการ ผูวาการภาค ทําหนาที่ • กระตุนสมาชิกสโมสรใหมีสวนรวมในกิจกรรมและโครงการตางๆของสโมสรและของภาค • มุงเนนความสนใจไปที่ อรรถพจนประจําปของโรตารีสากล และสาระสําคัญของโรตารี • ใหความสําคัญพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและมีปญหาตองการความชวยเหลือ • ยกยองเกียรติคุณโครงการดีเดนของสโมสรและผลงานดีเดนของโรแทเรียนเฉพาะบุคคล ผูวาการภาคควรใหความสนใจเปนพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและตองการความชวยเหลือดวยการชี้แนวทาง และทํางานรวมกัน (พรอมกับผูนาํ ภาคคนอื่น) เพื่อกําหนดหาขอยุติแกปญ หาตางๆ ของสโมสร ทานควร เตรียมการตอไปนีใ้ หผูวาการภาค • ใหขอมูลปจจุบันของสโมสร ที่มีขอมูลสมาชิกภาพ สถานะภาพของโครงการบริการตางๆ การมีสวนรวม โครงการและยอดบริจาคแกมูลนิธิโรตารี และคะแนนการเขาประชุมของแตละสโมสร • ปรึกษากับผูวา การภาค ถึงสภาพแวดลอมที่สําคัญ ความสําเร็จ ปญหาตางๆ ของแตละสโมสร ทุก ระยะ • จัดเตรียมกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ (รวมกับสโมสร) กอนการเยี่ยมของผูวาการภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 16
ในการใหความสะดวกแกการเยี่ยมของผูวาการภาคในพื้นที่ของทาน ทานควรชวยประสานงานดานการตอนรับ และ/หรือจัดรถรับสงตามความจําเปนหากผูวาการภาคเดินทางมาพรอมกับคูสมรสโปรดประสานงานกับสโมสร ใหความสะดวกเพิ่มเติมตามที่จําเปน
เตรียมการเยี่ยมอยางเปนทางการ ทานจะตองติดตอสโมสรและผูวาการภาคอยางใกลชิด เพื่อชวยกันจัดกําหนดการเยี่ยมอยางเปนทางการของ ผูวาการภาค ทานควรปรึกษากับผูนาํ สโมสรและผูวาการภาค ในการเตรียมการ โดยพิจารณาหัวขอดังตอไปนี้ • การเยี่ยมอยางเปนทางการ ควรกําหนดวันเวลาที่เหมาะสมที่สุดสําหรับสโมสร ซึ่งอาจจัดขึน้ ให ตรงกับวันสําคัญของสโมสร เชน - วันครบรอบ (ฉลองสารตราตั้ง) - พิธีการรับสมาชิกใหม - ปฐมนิเทศสมาชิกใหม - วันฉลองมูลนิธิโรตารี - พิธีมอบประกาศเกียรติคุณและมอบทุนการศึกษา บริจาคมูลนิธิ - ประชุมระหวางเมือง • สโมสรใหมและสโมสรที่ตองการการดูแลเปนพิเศษ ควรจัดใหเยี่ยมเปนทางการตั้งแตตน ปบริหาร • ตารางการเยี่ยมควรจัดไปตามสภาพภูมิศาสตรและเสนทางที่สะดวกและใกลกันระหวางสโมสรแต ละพื้นที่
สงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการ การเยี่ยมอยางเปนทางการใหโอกาสดีสาํ หรับสโมสรในการเรียนรูเรื่องที่โรตารีกําลังเผชิญและหาขอยุติที่ เปนไปไดใหแกสโมสรที่มีปญหาเผชิญหนา โปรดสงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการลวงหนา เพื่อใหแนใจวามีสมาชิกสโมสรมารวมประชุมมากที่สุดโดยการ • • • •
ประกาศขาวการเยี่ยมที่จะมาถึงในการประชุมประจําสัปดาหลวงหนาทุกระยะกอนถึงวันมาเยี่ยม ลงขาวการเยี่ยมอยางเปนทางการในสารสโมสร เพื่อแจงสมาชิกและผูเกี่ยวของทราบลวงหนา ขอรองสมาชิกสโมสรปลีกเวลามารวมประชุมในวันเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ จัดพิธีมอบประกาศเกียรติคณ ุ หรือมอบรางวัลแกสมาชิกสโมสร โดยใหผูวาการภาคเปนผูมอบ
นอกจากนี้แลว โปรดเชิญชวนสโมสร ประชาสัมพันธขาวการเยี่ยมในสื่อประจําทองถิ่น (หนังสือพิมพ วิทยุ เคเบิลทีวี เสียงตามสาย) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 17
กําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค ทานควรใหคําแนะนําที่จําเปนในการกําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการ วาระประชุมนี้จะ ชวยกําหนดหัวขอประชุม อภิปรายปญหาตางๆ และการบรรยายที่สโมสรจะไดประโยชนจากความรูและ ประสบการณของผูวาการภาค ในการกําหนดหัวขอวาระประชุมที่เหมาะสม ควรเชิญชวนผูนาํ สโมสร ใหปฏิบตั ิดังตอไปนี้ • ทบทวนความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสร ที่กําหนดไวใน แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ และเตรียมหัวขอสําหรับปรึกษาในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค • เตรียมคําถามตางๆ ปญหาและขอของใจ ที่สามารถปรึกษากันในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค • เตรียมการนําเสนอแผนงานของคณะกรรมการ กิจกรรมตางๆ และผลงานที่สําเร็จ
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 18
แนววางแผนสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ แนวทางการวางแผนสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพนี้ เปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดเปาหมายในปที่จะมาถึง แบบทํางานนีจ้ ะชวยติดตามการปฏิบัติของสโมสรในเรื่องสมาชิกภาพและการบริหารสโมสร แนวการวาง แผน นี้อยูบนพืน้ ฐานขององคประกอบสี่ประการของสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ คือ • สามารถรักษาและเพิ่มฐานสมาชิก • ดําเนินโครงการที่สนองความตองการของชุมชนในทองถิ่นและในตางประเทศ • สนับสนุนมูลนิธิโรตารีโดยรวมโปรแกรมของมูลนิธิ และบริจาคเงินสมทบมูลนิธิ • พัฒนาผูนาํ สโมสรใหสามารถบริการโรตารีเหนือระดับสโมสรได โปรดสังเกตวาทางเลือกดานลางนี้เปนสิ่งที่สโมสรโดยทัว่ ไปมักเลือกปฏิบัติเพื่อบรรลุเปาหมาย เปนที่ยอมรับวา อาจมีทางอื่นอีกที่สโมสรอาจเลือกปฏิบัติเพื่อบรรลุเปาหมายไดดวย นายกรับเลือกควรกรอกแบบฟอรมนี้รวมกับคณะกรรมการสโมสร ผูวาการภาค ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม
และสงใหผูวาการภาครับเลือกหรือผูชวย
(โปรดพิมพหรือเขียนตัวบรรจง) สโมสรโรตารี ................................................................................................................................ ชื่อนายกสโมสร ............................................................................................................................. ปที่รับตําแหนง ที่อยู ........................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... โทรศัพท
โทรสาร
อีเมล
ขอมูลสมาชิก (ณ 30 มิถุนายน) จํานวนสมาชิกปจจุบนั .............................. จํานวนสมาชิก เมื่อ 30 มิถุนายนปที่แลว ........................... จํานวนสมาชิกเมื่อหาปที่แลว ........................ จํานวนสมาชิกชาย ........................................................ จํานวนสมาชิกหญิง .................................... อายุเฉลี่ยของสมาชิก ........................................................ จํานวนสมาชิกที่เปนสมาชิกมาเปนเวลา ต่ํากวา 1 ป .................... 1-3 ป .................... 3-5 ป ........................... 5-10 ป ........................ 10-25 ป ................ มากกวา 25 ป ................. จํานวนสมาชิกปจจุบนั ที่แนะนําสมาชิกใหมใน 2 ปที่ผานมา ................................................................... คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 19
สโมสรของทานมีสมาชิกจากกลุมหลากหลายในชุมชน ( ) ใช ( ) ไมใช สํารวจประเภทอาชีพครั้งสุดทายเมื่อ ................................................ มีจํานวน ............... ประเภทอาชีพ วัน/เดือน/ป
จํานวนประเภทอาชีพที่ยังไมมีสมาชิก ............................................................................................... สโมสรไดกอตัง้ สโมสรใหมภายใน 24 เดือนที่ผานมา ( ) ใช ( ) ไมใช ถาใช สโมสรไดดาํ เนินแผนการปฐมนิเทศใหความรูแกสมาชิกของสโมสรใหมหรือไม ( ) ใช ( ) ไมใช
การพัฒนาสมาชิกภาพ (หาสมาชิกใหม รักษาสมาชิก และกอตั้งสโมสรใหม) สโมสรตั้งเปาการเพิ่มสมาชิกในปโรตารีทจี่ ะมาถึงดังตอไปนี้ สโมสรจะพยายามใหมีสมาชิก .......................... คน ภายในวันที่ 30 มิถุนายน ........................... (จํานวน)
(ป)
โดยไดกาํ หนดแหลงหาสมาชิกมุงหวังในชุมชนดังตอไปนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... สโมสรจะใชแผนตอไปนี้เพือ่ บรรลุเปาหมายสมาชิก (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ใชแผนรักษาสมาชิก โดยกระตุนใหสมาชิกมีความกระตือรือรน เขารวมโปรแกรมและ โครงการที่นาสนใจและกิจกรรมมิตรภาพ ( ) โดยตั้งคณะกรรมการจากสมาชิกที่ไดรบั การอบรมการหาสมาชิกใหมมาแลว ( ) โดยหาสมาชิกที่เปนตัวแทนของผูนําในธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน ( ) จัดทําแผนการหาสมาชิกซึ่งเนนถึงกลุมหลากหลายของชุมชน ( ) โดยแผนการทีจ่ ะอธิบายใหสมาชิกมุงหวังทราบถึงสิ่งที่เขาคาดจะไดรับในการเปนสมาชิก ( ) โดยจัดโปรแกรมปฐมนิเทศสมาชิกใหม เพื่อชวยใหเขาเขารวมในสโมสรไดเปนผลสําเร็จ ( ) โดยจัดทําแผนพับขอมูลเกี่ยวกับโรตารีและขอมูลจําเพาะของสโมสรสําหรับสมาชิกมุงหวัง ( ) โดยแตงตั้งสมาชิกพี่เลี้ยงใหแกสมาชิกใหมแตละคน ( ) โดยใหการยกยองโรแทเรียนที่เสนอสมาชิกใหม ( ) โดยทําโปรแกรมใหความรูแกนักธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน เพื่อใหรูจกั โรตารีและสิง่ ที่ โรตารีทําไดดขี ึ้น ( ) สงเสริมใหสมาชิกรวมกลุมมิตรภาพโรตารีเพื่อจะไดสัมผัสกับความเปนนานาชาติและมิตรภาพของ โรตารีสากล ( ) โดยเขารวมโปรแกรมการพัฒนาสมาชิกภาพ และรักษาสมาชิกของโรตารีสากล ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 20
อะไรทําใหสโมสรนี้เปนสโมสรที่ดี และสามารถชักจูงสมาชิกใหมได ................................................................................................................................................... อะไรที่ไมดีในสโมสรนี้ที่เปนอุปสรรคในการชักจูงสมาชิกใหม ................................................................................................................................................... ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
โครงการบริการ สโมสรไดตั้งเปาหมายการบริการสําหรับปโรตารีที่จะมาถึงดังนี้ สําหรับชุมชนในทองถิ่น ....................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สําหรับชุมชนในตางประเทศ (บริการระหวางประเทศ).......................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ วิธีการที่สโมสรจะบรรลุเปาหมายการบริการ (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการจากสมาชิกที่ไดรับการอบรม การวางแผน และดําเนินการโครงการ บริการที่มีความสําเร็จ ( ) ทบทวนโครงการของสโมสรที่กําลังดําเนินการอยูในปจจุบัน วาเหมาะกับสภาวการณ เปน ที่ตองการและนาสนใจแกสมาชิกหรือไม ( ) เจาะจงปญหาสังคมในชุมชม ซึ่งสโมสรตองการจะแกไขตามเปาหมายบริการตางๆ ( ) พิจารณากิจกรรมหาทุนของสโมสรวาจะพอสําหรับโครงการหรือไม ( ) ใหสมาชิกทุกคนมีสวนรวมในโครงการบริการของสโมสร ( ) จัดการสํารวจหรือหาขอมูล เพื่อทราบความตองการของชุมชนในทองถิ่นหรือตางประเทศ ( ) ใหการยกยองสมาชิกที่ใหความรวมมือและชวยเปนผูนาํ ในโครงการบริการของสโมสร ( ) แสวงหาสโมสรผูรวมโครงการเพื่อทําโครงการบริการระหวางประเทศ ( ) เขารวมใน [ ] อินเตอรแรคท [ ] การแลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี [ ] บริการชุมชนโลก (WCS) [ ] โรตาแรคท [ ] อาสาสมัครโรตารี [ ] เยาวชนแลกเปลี่ยน [ ] กลุมชุมชนโรตารี [ ] รางวัลผูนาํ เยาวชนโรตารี (ไรลา) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 21
( ) ( )
ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีสนับสนุนโครงการที่สโมสรกําหนด โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
มูลนิธิโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิ รตารีในปโรตารีทจี่ ะมาถึง ดังนี้ สโมสรจะพยายามบริจาคเขากองทุนประจําปเปนจํานวนเงิน .................................. เหรียญสหรัฐ สโมสรจะรวมโครงการของมูลนิธิโรตารี ดังตอไปนี้ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สโมสรวางแผนเพื่อบรรลุเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิ รตารีดังตอไปนี้ (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการอันประกอบดวยสมาชิกที่เขาใจและสามารถอธิบายแกสมาชิกอื่นถึง โปรแกรมของมูลนิธิโรตารีและวิธีตา งๆ ทีโ่ รแทเรียนสามารถบริจาคเงินสมทบมูลนิธิ ( ) ชวยใหสมาชิกเขาใจความเกีย่ วของกันระหวางการบริจาคแกมูลนิธแิ ละการรวมโปรแกรม ของมูลนิธิ ( ) กําหนดการนําเสนอเพื่อแจงใหสมาชิกทราบถึงโอกาสการบริการระหวางประเทศตางๆ ซึ่งมีอยูใน โปรแกรมมีอยูในโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี ( ) จัดสงสมาชิกเปนผูแทนไปรวมการสัมมนามูลนิธิโรตารีของภาค ( ) ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีเพื่อสนับสนุนโครงการระหวางประเทศของสโมสร ( ) ใหการยกยองสมาชิกของสโมสรที่บริจาคเงินสมทบแกมลู นิธิและรวมโปรแกรมมูลนิธิ ( ) สงเสริมใหสมาชิกแตละคนบริจาคสมทบกองทุนประจําป ( ) เขารวมใน [ ] กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน [ ] โปลิโอพลัส/โปลิโอพลัสพารทเนอร [ ] ทุนสมทบ (Matching Grants) [ ] เปนเจาภาพ หรืออุปถัมภนกั ศึกษาทูตสันถวไมตรี [ ] ทุนสนับสนุนภาค คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 22
( )
[ ] อุปถัมภนักศึกษาทุนสันติภาพโลกของโรตารี [ ] ทุนสมทบรายบุคคล [ ] อุปถัมภอาจารยมหาวิทยาลัย โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................
ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
การพัฒนาผูนําในอนาคตของโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายการพัฒนาผูนาํ ในอนาคตของโรตารี สําหรับปโรตารีที่จะมาถึงนี้โดย สโมสรจะพัฒนาสมาชิก ............. คน เพือ่ เปนผูนาํ ในอนาคต ภายใน 30 มิถุนายน .................... โดยจะปฏิบตั ติ ามแผนดังตอไปนี้ (ทําเครือ่ งหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) กระตุนใหประธานคณะกรรมการตางๆ เขารวมในการประชุมอบรมภาค ( ) กระตุนใหอดีตนายกที่สนใจเขารวมในการสัมมนาผูนาํ ภาค ที่จดั รวมกับการประชุมใหญ ภาค ( ) สโมสรจะใชประโยชนจากความชํานาญของผูชวยผูวาการภาค ( ) สโมสรจะจัดใหกรรมการของภาคมาบรรยายแกสมาชิก ( ) จัดใหผนู ําภาคทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูชวยผูวาการภาค เพื่อใหการเยี่ยมเปน ทางการของผูวาการภาคมีประสิทธิภาพ ( ) สโมสรจะสนับสนุนสมาชิกใหมใหรับหนาที่เปนผูนาํ โดยเขารวมในคณะกรรมการตางๆ ( ) สมาชิกของสโมสรจะไปเยี่ยมสโมสรอื่น เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและนําความรูที่ ไดมาเผื่อแผแกสมาชิกของสโมสร ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 23
การบริหารทั่วไป แผนงานที่จะปฏิบัตใิ นภารกิจการบริหารที่สําคัญตอความมีคุณภาพของสโมสร (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตอ งการ) ( ( ( ( (
) ) ) ) )
( ) ( ) ( ) ( ( ( (
) ) ) )
( )
กําหนดวันประชุมกรรมการบริหารสโมสรอยางสม่ําเสมอ กําหนดใหประชุมกิจการสโมสร จํานวน ................. ครั้ง กําหนดวันเลือกตั้งเจาหนาทีส่ โมสรในวันที่ .......................................................... จัดสงสมาชิกอยางนอย ................. คน ไปเขารวมการประชุมใหญภาค แตงตั้งบรรณาธิการสารสโมสร พรอมระบุชนิดและประเภทของขาวสารที่เปนประโยชน ตอสมาชิก สโมสรจะปรับปรุงเว็บไซตใหทันสมัยปละ...................ครั้ง แตงตั้งคณะกรรมการโปรแกรม ประกอบดวยสมาชิกที่กระตือรือรน แตงตั้งคณะกรรมการมิตรภาพ ประกอบดวยสมาชิกที่สนใจ เพื่อจัดกิจกรรมมิตรภาพที่ พอใจแกสมาชิกสโมสร คะแนนการประชุมประจําเดือนจะสงใหผูนําภาคภายในวันที่..............................ของเดือนถัดไป สโมสรของเราจะใชเว็บไซตโรตารีสากลสวนกิจโรตารีในการปรับปรุงขอมูลสโมสร จะรายงานการเปลี่ยนแปลงขอมูลสมาชิกภายใน..............วัน การรายงานใหโรตารีสากลรวมทั้งการรายงานครึ่งป จะสงคืนใหโรตารีสากลภายใน............สัปดาห หลังจากไดรับเอกสาร อื่นๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................
ขั้นตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 24
สโมสรประสงคจะไดรับความชวยเหลือจากผูชวยผูวาการภาคหรือผูวาการภาค ดังนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... นายกสโมสรจะปรึกษากับผูว าการภาคหรือผูชวยผูวาการภาคในโอกาสเยี่ยมสโมสรเปนทางการในเรื่องตอไปนี้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................
............................................................... นายกสโมสร ปโรตารี
..................................................................... ผูชวยผูว าการภาค ปโรตารี
......................................................... วันที่
..................................................................... วันที่
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 25
กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ชื่อการประชุม /ผูจัดประชุม
กําหนดเวลา
หัวขอนําเสนอ
สัมมนาผูน ําภาค /ผูวาการภาครับเลือก
กุมภาพันธ
-
สัมมนาอบรมนายกรับ เลือก (PETS) /ผูวาการภาครับเลือก
มีนาคม
การอบรมภาค (District Assembly) /ผูวาการภาครับเลือก
เมษายน – พฤษภาคม
-
สัมมนามูลนิธิโรตารี /ผูวาการภาค
กรกฎาคม – พฤศจิกายน
สัมมนาผูน ําภาค /ผูวาการภาค
กอนหรือหลัง การประชุมใหญ ภาค
อรรถพจนประจําป การบริหารภาค บทบาทหนาที่รับผิดชอบ การทํางานกับสโมสร แหลงขอมูล กําหนดแผนงานประจําป การติดตอสื่อสาร
อรรถพจนประจําป บทบาทหนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสร การกําหนดเปาหมาย การคัดเลือกและเตรียมผูนําสโมสร การบริหารสโมสร การหาสมาชิกใหมและการปฐมนิเทศ โครงการบริการที่มีคุณภาพ มูลนิธิโรตารี ทรัพยากร แผนงานประจําป บทบาทและหนาที่ หลักการชีน้ ํานโยบาย และขั้นตอนการ ทํางาน - การคัดเลือกและอบรมทีมงาน/ทรัพยากร - แบบใชงานการกําหนดแผน - การแกปญหา
- โครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตารี - เปาหมายและวิธบี รรลุเปาหมาย - หนาที่กรรมการมูลนิธิในสโมสร - การใชเงินปนสวนภาค (DDF) - เรื่องอืน่ ๆ ตามความจําเปน - แผนผูนาํ ภาค - ผูนําและเทคนิคการจูงใจ - ทําโครงการระหวางประเทศ - กําหนดแผนจัดประชุมภาค - โอกาสผูนาํ ภาคและสูงขึน้ ไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 26
ผูรับการ สัมมนา
เอกสารสําคัญ สําหรับสัมมนา
ผูชวยผูวาการ ภาค กรรมการบริหาร ภาค ประธานบริการ ภาคและ กรรมการภาค
(สําหรับผูส ัมมนา – District Team Training Seminar Leaders’ Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Assistant Governor’s Training Manual, District Committee Manual)
นายกสโมสรรับ เลือก
(สําหรับผูส ัมมนา – President Elect Training Seminar Leader’s Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Club President’s Manual)
ผูนําสโมสร ประธานบริการ 4 แนวทาง
(สําหรับผูส ัมมนา – District Assembly Leader’s Guide) (สําหรับผูส ัมมนา – Club Secretary’s Manual, Club Committee Manual) (สําหรับผูส ัมมนา – District Rotary Foundation Seminar Manual (รวม เอกสารแจก)
ผูนําสโมสร กรรมการมูลนิธิ โรตารีของ สโมสร และ โรแทเรียนที่ สนใจ โรแทเรียนที่ (สําหรับผูส ัมมนา – สนใจ อดีตนายก District Leadership Seminar หรือผูน ําสโมสร Leader’s Guide) ตั้งแต 3 ปขึ้นไป
บันทึกการเยี่ยมสโมสร ทานผูชวยผูวาการภาค โปรดกรอกแบบบันทึกนีห้ ลังจากการเยี่ยมสโมสรครั้งลาสุด ภายในวันที่ 15 พฤษภาคม
สงใหผูวาการภาค
ทานผูวาการภาค โปรดรวบรวมบันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้จากผูชวยผูวาการภาค (หรือจากการเยี่ยมอยางเปน ทางการของทานเอง) เมื่อทานรับบันทึกการเยี่ยมสโมสรจากสโมสรในภาคครบทุกแหงแลว โปรดทําสําเนา บันทึกการเยี่ยมทุกสโมสรสงตนฉบับไปโรตารีสากลภายในวันที่ 1 มิถุนายน ทานผูวาการภาคโปรดเก็บสําเนา บันทึกเหลานี้ 1 ชุดไวเปนหลักฐานของภาคดวย สโมสรโรตารี………………………………………………………………………………. ภาค ………..…….. ชื่อผูชวยผูวาการภาค……………………………………………………………………………………………… จํานวนครั้งที่มาเยี่ยมสโมสรนี้…………… โปรดประเมินผลความกาวหนาของสโมสรตลอดปทผี่ านไป ในหัวขอที่กําหนดไวดังตอไปนี้ สมาชิกภาพ สโมสรนี้สามารถเพิ่มสมาชิกตามเปอรเซ็นตสุทธิที่กําหนดหรือไม ใช ไมใช ถาใช โปรดทําเครื่องหมายเหตุผลในหัวขอตอไปนี้ ใชแผนรณรงคหาสมาชิกใหมที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกพอใจในวิธีรักษาสมาชิกปจจุบนั อื่นๆ (โปรดอธิบาย)………………………………………………………………………………….. สโมสรนี้มีแผนรณรงคหาสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้จัดทําโครงการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายสมาชิกภาพในปโรตารีนี้ ใชหรือไม ใช ไมใช สมาชิกสโมสรนี้ไปเขารับอบรมสัมมนาสมาชิกภาพทีภ่ าคจัด จํานวน…………..คน ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 27
โครงการบริการ สโมสรกําลังมีกิจกรรมบริการชุมชนอยูในปจจุบนั นี้ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้กําลังมีกิจกรรมบริการระหวางประเทศ ในปจจุบันนี้ ใชหรือไม ใช ไมใช กิจกรรมบริการชุมชนและบริการระหวางประเทศของสโมสร คือ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่เลือก) โครงการที่มีรูปแบบ บริการชุมชนโลก ชมรมมิตรภาพโรตารีอาชีพและนันทนาการ เยาวชนแลกเปลี่ยน ชุมชนโรตารี RCC สนับสนุนสโมสรโรตาแรคทและ/หรืออินเตอรแรคท อาสาสมัครโรตารี RYLA แลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี สโมสรนี้ไมทํากิจกรรมในโครงการเหลานี้ โอกาสการบริการ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ทํา) เด็กในสภาพเสี่ยง คนพิการ ปญหาประชากรโลก ปญหาน้ําสะอาดในชนบท โครงการพิทักษโลก สรางความเขาใจกันระหวางประเทศ สุขภาพพลานามัย โครงการรูหนังสือและคิดคํานวณ ความหวงใยในเมือง การบริการอื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………………………………….……………..….. สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายการบริการในปทผี่ านมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 28
มูลนิธิโรตารี โปรดเลือกหัวขอโครงการของมูลนิธิโรตารีที่สโมสรมีสวนรวมทํากิจกรรมดังหัวขอตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่รวมโครงการ) กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ใหที่พักและรับสงกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ทุนเพื่ออาจารยมหาวิทยาลัย ใหที่พักและรับสงอาจารยมหาวิทยาลัยไปสอนในตางประเทศ /มาจากตางประเทศ ใหที่พักและรับสงนักศึกษาทุนทูตสันถวไมตรี ทุนเพื่อการศึกษา แนะนําผูสมัครขอรับทุนสันติภาพโลกของโรตารี/ศูนยโรตารีเพื่อ ทุนนักศึกษาสันติภาพโลก การศึกษาฯ โปลิโอ / หุนสวนโปลิโอพลัส ทุนโปลิโอพลัส อื่นๆ โปรดระบุ ................................................................. ทุนสนับสนุนบุคคลากร ....................................................................................... ทุนสนับสนุนสมทบ
สโมสรนี้ไมรวมกิจกรรมของมูลนิธิโรตารี
สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายในโครงการของมูลนิธิโรตารี ในปที่ผา นมา ใชหรือไม ใช ไมใช จํานวนสมาชิก พอล แฮริส ใหมในสโมสรนี้มี……………………..คน จํานวนผูบริจาคใหมใหมูลนิธิ……………………………….คน เปาหมายเงินบริจาคทุนประจําปของสโมสรปที่ผานมา จํานวน ……………………………….. เหรียญสหรัฐ สโมสรสามารถหาเงินบริจาคประจําปไดตามเปาหมายในปที่ผา นมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 29
การพัฒนาผูนําโรตารีในอนาคต นายกรับเลือก ของสโมสรนี้ไดไปเขารับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือกใชหรือไม ใช ในการอบรมภาค มีผูนําของสโมสรไปอบรมจํานวน………………คน ผูที่ไปอบรมภาคเขาอบรมในกลุมใดบาง (โปรดทําเครือ่ งหมายหัวขอที่เขาอบรม) นายกสโมสร สมาชิกใหม / วิธีรับ / ปฐมนิเทศ บริหารสโมสร เลขานุการ การจัดหาทุนของสโมสร ประชาสัมพันธสโมสร เหรัญญิก มูลนิธิโรตารี โครงการบริการแบบตางๆ สมาชิกสโมสรไปเขาประชุมใหญประจําปของภาคจํานวน………….คน สมาชิกสโมสรไปเขาสัมมนาผูนําภาค จํานวน………..คน
ไมใช
ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… การบริหารสโมสร สโมสรมี การประชุมตามปรกติ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี งบประมาณประจําป ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี สารสโมสร ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี เว็บไซต ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสร มีการประชาสัมพันธกิจกรรมในชุมชน ใชหรือไม ใช ไมใช หากตอบวา ใช สโมสรทําประชาสัมพันธขา วอะไรบาง (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่ทํา) กิจกรรมการบริการ เชิญชวนผูสนใจไปเปนแขกเยี่ยมสโมสร มีผูบรรยายพิเศษ / ศิษยเกามูลนิธิ กลุม GSE / YE มาเยี่ยมสโมสร ผูวาการภาคมาเยี่ยมสโมสร สโมสรมอบรางวัล /ทุนสนับสนุน / ยกยองเกียรติคุณ อื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………………………………………………………………. ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 30
ความเห็นหลังการเยี่ยมสโมสร สโมสรใหการตอนรับอยางดีมาก สโมสรติดตอขาพเจาลวงหนาอยางดียิ่ง และเตรียมเรื่องปรึกษาอยาง คุมคา สโมสรตอนรับดีพอใช สโมสรตอนรับอยางอบอุนและเตรียมการเพื่อปรึกษางานดีตามสมควร สโมสรตอนรับแบบทําตามหนาที่ สโมสรเตรียมการเพียงเล็กนอยและไมสนใจฟงคําแนะนําจาก “คน นอกสโมสร” สโมสรไมยินดีตอนรับ ดูเหมือนการเยี่ยมของขาพเจาเปนการรบกวนกิจการภายในของสโมสร สโมสรปฏิเสธการเยี่ยมของขาพเจา ความเห็นอื่นๆ………………………………………………………………………………………………… สรุปผลการจัดอันดับสโมสรเปนอยางไร ดีมาก สมาชิกของสโมสรนี้มีความรอบรูและมีสวนรวมสนับสนุนองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มี คุณภาพ โดยสามารถดําเนินการ • รักษาสมาชิกปจจุบนั และขยายสมาชิกได • ดําเนินโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนทองถิ่นและชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบูรณ • ใหการสนับสนุนมูลนิธโิ รตารี ทั้งการทําโครงการและการบริจาคสมทบมูลนิธิ • พัฒนาผูนาํ ในสโมสรใหสามารถใหบริการแกโรตารีเหนือกวาระดับสโมสร ดี สมาชิกสโมสรนี้ดูเหมือนวามีความรอบรูและรวมมือดี แตยังเห็นวา สโมสรควรเพิ่มคุณภาพขึ้นอีก โดยใหมุงเนนในเรื่องดังตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) ใหความรูแกสมาชิกหรือจัดปฐมนิเทศสมาชิกใหม ( ) เพิ่มกิจกรรมการบริการ ( ) เสริมความกลมเกลียวของสมาชิก (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพิ่มกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนตัวกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกติ ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)……………………………… พอใช สโมสรนี้ดาํ เนินการดีพอใช แตตองมีการปรับปรุงในเรื่องดังตอไปนี้ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอ ที่ตองการ) ( ) ใหความรูสมาชิก/การปฐมนิเทศ ( ) เพิ่มกิจกรรมการบริการ ( ) ใหสมาชิกมีความกลมเกลียว (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพิ่มกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกติ ( ) อื่นๆ (โปรดระบุ)………………………………. คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 31
ตองแกไข/ปรับปรุง สโมสรนี้ตองการความชวยเหลือ เนื่องจาก (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) สมาชิกสโมสรนี้ไมสนใจความรูและไมยอมรวมกิจกรรมเทาที่ควร ( ) สมาชิกแตกแยกและขัดขวางการดําเนินการของสโมสร ( ) สโมสรไมขยายสมาชิก ( ) สโมสรไมสนใจทํากิจกรรมการบริการ (หรือทํานอยมาก) ( ) ผูนาํ สโมสรไมเขาการอบรมภาค จึงไมสามารถบริหารสโมสรใหมีคุณภาพ ( ) สโมสรไมปฏิบัตติ ามขอกําหนดพืน้ ฐานของโรตารีสากลและภาค ภายในเวลาทีก่ ําหนด (รายงานครึ่งป คาบํารุงภาคและโรตารีสากล รายงานสมาชิกภาพประจําเดือน) อื่นๆ. (โปรดระบุ)………………………………………………………………………………….… ความเห็น………………………………………………………………………………………………………
คําแนะนําเพิม่ เติมเพื่อปรับปรุงสโมสร
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 32
บทที่ 3: ทรัพยากร แหลงทรัพยากรสําหรับสโมสร ในตําแหนงผูช วยผูวาการภาค ทานมีบทบาทหนึ่งที่จะตองเปนเสนทางผานของขอมูลขาวสารที่ไหลเขาและออก จากสโมสร ทานจะตองใหคําแนะนําและชี้นําในเรื่องตางๆ ทานอาจไมจําเปนตองทราบคําตอบทั้งหมด แต ทานควรทราบแหลงที่จะหาคําตอบใหทา น มีแหลงทรัพยากรตางๆสําหรับใหการชวยเหลือสโมสรจัดการปญหาและอุปสรรคตางๆ แหลงทรัพยากรเหลานี้ ไดแก • ทรัพยากรระดับภาค • ทรัพยากรระดับสโมสร • ทรัพยากรระดับชุมชน • ทรัพยากรระดับโรตารีสากล
ทรัพยากรระดับภาค ทานจะเปนแหลงขาวที่สําคัญจากภาคถึงสโมสร เพราะทานจะตองติดตอกับสโมสรบอยที่สุด อยางไรก็ตาม ยัง มีแหลงทรัพยากรสําคัญจากภาคอีกหลายประการ ที่จะใหการชวยเหลือสโมสร แหลงทรัพยากรดังกลาว รวมถึงบุคลากรและเอกสาร เชน • ผูว าการภาค • คณะกรรมการภาคและประธานกรรมการภาค • ผูอบรมของภาค • อดีตผูน ําภาค • สารผูวาการภาครายเดือน • ทําเนียบภาค • เว็บไซตของภาค • เว็บไซตของนิตยสารโรตารีประเทศไทย
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 33
ผูวาการภาค ผูวาการภาค คือผูประสานงานของภาคกับประธานโรตารีสากลและคณะกรรมการบริหาร เปนเจาหนาที่ของ โรตารีสากลดวยคนหนึ่ง ผูวาการภาคคือผูรับผิดชอบในการดูแลสโมสรทั้งหมดภายในภาค ทําหนาที่เปนที่ ปรึกษาและผูใหกําลังใจแกสโมสร เชิญชวนใหสโมสรใชกลยุทธเพิ่มคุณภาพ ผูชวยผูวาการภาคเชนตัวทานจึง ตองเปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการทําแผนงานภาคใหสําเร็จผลและชวยเหลือสโมสรมีความ มุงมั่นมานะทีจ่ ะเปนสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เปนสิ่งสําคัญที่สุดที่จะตองจัดหาขอมูลปจจุบันของสโมสรที่ทานรับมอบหมายเพื่อสงมอบใหผูวาการภาค และ ในทางกลับกันผูวาการภาคก็ควรจัดหาขอมูลขาวสารจากโรตารีสากลหรือภาค ที่จาํ เปนตองใชตดิ ตอกับสโมสร แจงใหทานทราบดวย ผูวาการภาคพรอมกับผูนาํ ภาคคนอื่นๆ ควรกําหนดรูปแบบการติดตอสื่อสารเพื่อใช ติดตอระหวางกันภายในภาคใหเรียบรอย โปรดดูภาคผนวกทายเลมเพิ่มเติม --- บทบาทหนาที่และความรับผิดชอบของผูวาการภาค
สารผูวาการภาครายเดือน ผูวาการภาคจะสงสารรายเดือนของผูวาการภาค ใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วัตถุประสงคเพื่อแจง ขาว กระตุนใหแรงใจและยกยองชมเชยเกียรติคุณ สารผูวาการภาค จึงควรมีแนวทางดังตอไปนี้ แจงขาว แกผนู ําสโมสร เรื่องเกี่ยวกับ • โครงการของภาค • โครงการของโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารี • องคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ • กิจกรรมพิเศษของสโมสร • อรรถพจนประจําปของประธานโรตารีสากล • สถานะสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมของสโมสร เตือนใจ ผูนําสโมสรในการ • ทํางานอยางมีประสิทธิภาพ • สงเสริมโครงการใหมๆ • วางแผนลวงหนา • รวมมือเปนหุนสวนกับสโมสรอื่นๆ ในภาค ยกยองเกียรติคุณ ผลงานที่ดีเดนของ • กรรมการสโมสร / ภาค • โรแทเรียนรายบุคคล • กิจกรรมสโมสร • โครงการพิเศษ
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 34
ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคงตองการใหผูวาการภาคนําขาวสารขอมูลจากทานลงพิมพในสารรายเดือน ของผูวาการภาค ตัวอยางเชนทานอยากแจงทานผูวา การภาคทราบโครงการบริการบริการหนึง่ ที่ประสบผล สําเร็จของสโมสร และ/หรือเปนโครงการที่สโมสรทั่วไปยังเขาใจกันผิดๆ อยูเพื่อสรางความเขาใจดีระหวางกัน ตอไป
คณะกรรมการภาค คณะกรรมการภาคแตงตั้งโดยผูวาการภาคมีภารกิจเฉพาะที่สอดคลองกับเปาหมายและแผนงานของภาค ตามที่ผนู ําภาคกําหนดไว คณะกรรมการภาคตองปรึกษากับกรรมการโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารีและ หนวยงานพิเศษอยูเสมอเพื่อชวยการทํางานที่เกี่ยวกับโปรแกรมและกิจกรรมสําคัญในระดับภาคและระดับ สโมสร ในการทํางานกับสโมสร คณะกรรมการภาคจึงควรที่จะตอง • ทํางานใกลชิดกับผูนาํ สโมสร ใหความรูเปนพิเศษและชี้นาํ กลยุทธสําหรับบรรลุเปาหมายของสโมสร • ติดตามความกาวหนาของสโมสรและใหการสนับสนุนตามสมควร • เชิญชวนสนับสนุนสูเปาหมายของสโมสร • ใหความรูสโมสรเกี่ยวกับแหลงทรัพยากรที่มีอยู • จําแนกและยกยองชมเชยสโมสรและบุคคลดีเดน นอกจากการรับผิดชอบงานทั่วๆ ไปแลว คณะกรรมการภาคยังมีบทบาทเปนลักษณะเฉพาะตัว ภายในองคกร ภาคภาคตางๆ ในโลกของโรตารีมีคณะกรรมการตางๆ หลากหลายคณะ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล จึงแนะนําใหภาคแตงตั้งคณะกรรมการที่สามารถตอบสนองงานหลักทั่วๆ ไปที่ทุกภาคกําลังดําเนินการอยู ดังตอไปนี้ • พัฒนาสมาชิกภาพ / ตอนรับ / อบรมปฐมนิเทศ สมาชิกใหม • ขยายสโมสร • การเงิน • ประชาสัมพันธภาค • การประชุมใหญประจําปของภาค • มูลนิธิโรตารี • สงเสริมการประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล • โครงการระดับภาคซึง่ ดําเนินการอยูแลว เชนเยาวชนแลกเปลีย่ น โรตาแรคท RYLA บริการชุมชนโลก ฯลฯ ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําความคุน เคยกับหนาที่รับผิดชอบหลักของกรรมการภาคแตละทาน ตามที่คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและภาคของทานกําหนดไว คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 35
ผูอบรมของภาค การอบรมคือหลักเกณฑที่สําคัญที่สดุ ของการเปนผูน ําในโรตารี การประชุมอบรมที่จัดขึ้นในรอบปชวยให โรแทเรียนมีความรูและความชํานาญที่จําเปนตอความรับผิดชอบอยางมีประสิทธิภาพตอไป ผูอบรมของภาค จึงมีหนาที่สนับสนุนผูวาการภาคและผูวา การภาครับเลือก ในการอบรมผูนําสโมสรและภาคใหประสบความ สําเร็จตลอดวาระทํางานในตําแหนงของตน ภายใตการอํานวยการของผูวาการภาคหรือผูวา การภาครับเลือก (แลวแตการประชุม โปรดดูตารางอบรม) ผูอบรมมีหนาที่ตระเตรียมและดําเนินการอบรมตลอดป สําหรับการประชุมอบรม/สัมมนาของภาคดังตอไปนี้ • สัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) • การอบรมภาค (District Assembly) • อบรมผูนําภาค (District team training) • สัมมนาผูน ําภาคในอนาคต (District leadership) • อบรมผูนําโรตาแรคท ผูนาํ ไรลา เยาวชนแลกเปลี่ยน • การอบรมอื่นๆ ตามความเหมาะสม ในการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือกและการอบรมภาค ทั้งสองรายการนี้ผูชวยผูว าการภาคจะตองปรึกษา และประสานงานกับผูนาํ สโมสรแตละแหง ในการกําหนดเปาหมายและกลยุทธ กอนการประชุมทั้งสองรายการ โปรดปรึกษากันกับผูอบรมของภาค ศึกษาวาระการประชุมและบทบาทที่ทานจะตองทําหนาที่ในการประชุมนั้น ไวลวงหนาดวย
ทําเนียบภาค ภาคจะจัดทําทําเนียบภาคไวลวงหนาและแจกจายใหสโมสรและผูนําภาคเพื่อความสะดวกในการติดตอกัน ตั้งแตตนปบริหาร รูปแบบของทําเนียบภาคตามปรกติจะมีขอมูลของสโมสร ที่ตดิ ตอนายกและเลขา วันเวลา และสถานทีป่ ระชุม ตลอดจนขอมูลที่อยูที่ติดตอของผูวาการภาค ผูวาการภาครับเลือก ผูช วยผูวาการภาค คณะกรรมการภาค และผูน าํ โรตารีอื่นๆ ของภาคในประเทศ
เว็บไซตของภาค หลายๆ ภาคมีเว็บไซตที่ใหขาวและขอมูลกิจกรรมตางๆ ของสโมสรในภาคและของโรตารีใหแกโรแทเรียนและ สมาชิกในชุมชนทราบ เว็บไซตของภาคอาจเปดโอกาสใหมีหนาอภิปราย เสนอความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงหรือ แกปญหาทาทายสโมสร เว็บไซตสาํ คัญของโรตารีประเทศไทยมี ภาค 3330 คือ www.rotary3330.org ภาค 3340 คือ www.rotary-d3340.org ภาค 3360 คือ www.rotary3360.org เว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย คือ www.rotaryinthailand.org คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 36
ทรัพยากรระดับสโมสร ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานจะตองทํางานอยางหนักรวมกับสโมสร เพื่อใหสโมสรมีคุณภาพมากที่สุดที่จะ ทําได ดังนัน้ เปนสิ่งสําคัญสําหรับทานในการเชิญชวนสโมสรใหใชความรูและประสบการณของสมาชิกและผูนาํ สโมสรมาใชใหเปนประโยชน ระดับสโมสรจึงมีทรัพยากรบุคคลที่สะดวกในการเก็บบันทึกขอมูล รวมถึง บุคคลเหลานี้ คือ • คณะกรรมการบริหารสโมสรและสมาชิกสโมสร • อดีตผูนาํ ของสโมสร • คูสมรสและสมาชิกในครอบครัวโรตารี สโมสรสวนมากจะละเลยมิตรโรแทเรียนในสโมสรขางเคียงในฐานะผูช วยผูวาการภาคทานอยูในตําแหนงที่ตอง สงเสริมมิตรภาพระหวางสโมสร โดยเชิญชวนใหสโมสรตางๆ ดําเนินการดังตอไปนี้ • จัดประชุมรวมระหวางสโมสร • ทําโครงการบริการรวมกัน • จัดประชุมรวมระหวางนายกสโมสรในพื้นที่เพื่อสงเสริมการรวมมือกันและแบงปนขอคิดเห็น ขอมูลขาวสารแกกัน หัวขอตอไปนีค้ ือการสรุปหนาที่ในตําแหนงสําคัญของสโมสร
นายกสโมสร นายกสโมสร คือผูรับผิดชอบในการสรางความสําเร็จของสโมสร ไปสูเปาหมายที่วางอยูบนองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ บทบาทแรกของนายกสโมสรคือเปนผูนําและผูกระตุนใจสมาชิก มากกวาเปน ผูบริหาร นายกสโมสรตองทํางานกับผูน ําสโมสรอยางใกลชิด ในการกําหนด • เปาหมายที่เปนไปไดและเปนสิ่งทาทายสําหรับสโมสร • กลยุทธในการบรรลุเปาหมาย • แบบประเมินความสําเร็จของกลยุทธ • ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแผนงานและขั้นตอนวิธีการตามความจําเปน เพือ่ การบรรลุเปาหมาย ตามปรกตินายกสโมสรควรประชุมรวมกับผูนาํ สโมสรเพื่อประเมินความกาวหนาและรับขอมูลเพิ่มเติม ตลอดเวลา
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 37
เลขานุการสโมสร เลขานุการสโมสรมีหนาที่สําคัญในการบริหารสโมสร เลขานุการสโมสรจึงตองดําเนินการดังนี้ • เก็บรักษาสมุดบัญชีและทะเบียนประวัติของสมาชิก • บันทึกคะแนนการประชุมประจําสัปดาหและสงใหผูวาการภาคทุกเดือน • สงจดหมายเวียน ประกาศ นัดประชุมสโมสร ประชุมกรรมการบริหารและประชุมกรรมการ สโมสร • บันทึกและเก็บรักษารายงานการประชุมตางๆ • สงรายงานภาคและโรตารีสากลตามกําหนด และจายคาบํารุงโรตารีสากลภายในกําหนด • สงรายงานสมาชิกใหม ยกเลิกสมาชิกภาพและการเปลีย่ นแปลงสมาชิกภาพ ใหเลขาธิการโรตารี สากลทุกระยะ • สงรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมประจําสัปดาห ใหผูวาการภาคหรือเลขานุการ ภาคทุกเดือน เลขานุการสโมสรคือแหลงขอมูลสําคัญลําดับแรกของสโมสร เลขานุการจะตองมีหนาที่เกี่ยวของกับกิจกรรม ทั้งหลายของสโมสร และอยูใ นตําแหนงดีที่สุดที่จะทราบจุดแข็งและจุดออนของสโมสร
เหรัญญิกสโมสร เหรัญญิกมีหนาที่เกี่ยวกับการจัดการดานการเงินทั่วไปของสโมสร รักษาบัญชีและชวยกําหนดงบประมาณของ สโมสร หนาทีข่ องเหรัญญิกปรากฏอยูในขอบังคับของสโมสร มีหนาทีท่ ี่สําคัญ คือ • รักษาบัญชีการเงินทั้งหมดของสโมสร • ทําบัญชีการเงินของสโมสรสงใหคณะกรรมการบริหารสโมสรตามทีไ่ ดรับการรองขอ และเมื่อหมด วาระสิ้นปโรตารี • ทํางานอืน่ ที่เกี่ยวของกับงานในสํานักงาน หากสโมสรใดไมมีเหรัญญิก เลขานุการจะตองทําหนาที่แทนดวย
คณะกรรมการสโมสร คณะกรรมการสโมสร คือ เครื่องยนตขับเคลื่อนสโมสรใหเดินหนา คณะกรรมการมีหนาที่รวมกันกําหนดแผน สงเสริมและดําเนินกิจกรรมและโครงการตางๆ ที่สโมสรสนับสนุนจนสําเร็จผล ตลอดจนใหบริการแกชุมชน ในทองถิ่นและชุมชนในโลกตามความสามารถ หากกรรมการของสโมสรไมทํางานใหมีประสิทธิภาพ สโมสรก็ ยอมไมสามารถที่จะบรรลุเปาหมายตางๆ ได คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 38
โปรดเชิญชวนใหนายกสโมสรทํางานรวมกับผูนาํ สโมสรคนอื่นๆเพื่อใหคณะกรรมการสโมสรมีประสิทธิภาพ มากที่สุด โดยการ • กําหนดหนาทีแ่ ละวัตถุประสงคของคณะกรรมการแตละชุด • รวบรวม ลดจํานวน ขยาย หรือเพิ่มกรรมการตามความจําเปน • แตงตั้งกรรมการโดยพิจารณาความสนใจและความสามารถพิเศษสวนบุคคล • ควบคุมจํานวนสมาชิกใหไดสัดสวนในประเภทอาชีพ ตามเปาหมายของคณะกรรมการ • กําหนดงานทีแ่ นนอน มอบหมายใหกรรมการแตละคนรวมกันรับผิดชอบ • เชิญชวนใหกรรมการบันทึกรายงานการประชุม แผนงาน มติกรรมการ และผลการดําเนินการไว เปนหลักฐาน • รวมประชุมกับคณะกรรมการเมื่อรับการรองขอหรือเมื่อสถานการณจําเปน สโมสรควรจัดตั้งคณะกรรมการโดยคํานึงถึงการทําใหสโมสรมีคุณภาพ และเพื่อความเหมาะสมควรมอบหมาย งานในหนาทีด่ ังตอไปนี้ • แสวงหาสมาชิกใหมและจัดพิธีการตอนรับสมาชิกใหม • จัดการปฐมนิเทศและเปนพี่เลี้ยงใหแกสมาชิกใหม • ทําโครงการงานบําเพ็ญประโยชนตางๆ • จัดงานหาทุนทํากิจกรรม • มูลนิธิโรตารี • ประชาสัมพันธสโมสร • บริหารสโมสร โปรดเชิญชวนทุกสโมสรพัฒนาโครงสรางคณะกรรมการใหตอบสนองความตองการและเปาหมายของสโมสร
ทรัพยากรระดับชุมชน สโมสรโรตารีที่ประสบความสําเร็จคือสมาชิกที่เขมแข็งในชุมชน ในการมีความสัมพันธแนบแนนกับสถาบันใน ชุมชนและสมาชิกชุมชน สโมสรสามารถเลือก/กําหนดแบบโครงการบริการที่เหมาะสมมากที่สุดและสนองตอบ ความตองการที่แทจริงของชุมชน นอกจากนี้ การติดตออยางใกลชิดกับสมาชิกในชุมชนสามารถแพรความ สนใจในโรตารี จูงใจสมาชิกใหม และชวยกระชับสัมพันธในการรวมมือกันกับองคกรตางๆ และผูนําในชุมชน มากขึ้น โรแทเรียนผูนําในชุมชนของตนยอมมีโอกาสรับขาวสารขอมูลในชุมชนดีกวาคนอืน่ ๆ โปรดชี้ชวนผูนาํ สโมสรใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรที่มีอยูในชุมชนของตน
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 39
ขอมูลที่นํามาใชเปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดแผนโครงการและกิจกรรมในชุมชนขึ้นอยูกับทรัพยากรใน ชุมชนดังนี้ • สภาพเศรษฐกิจ • ภูมิประเทศ • การศึกษาในชุมชนดีหรือออนแอ • สภาวะการเมืองทองถิ่น • อนามัยและสาธารณสุข • สถิติสํามะโนประชากร ขอมูลดังกลาว สมาชิกสโมสรควรติดตอสอบถามจากสมาชิกในชุมชน ทรัพยากรที่สําคัญในชุมชนอาจรวมไป ถึงองคกรดังตอไปนีด้ วย • องคกรบําเพ็ญประโยชนและกลุมผูไมหวังผลกําไรอื่นๆ • โรงเรียน สถาบันการศึกษา ในชุมชน • องคกรของรัฐ • โครงการฝกวิชาชีพในชุมชน • โรงพยาบาล สถานพยาบาลและสถานีอนามัยในชุมชน • หอการคาและกลุมธุรกิจในทองถิ่น • องคกรศาสนาตางๆ
ทรัพยากรระดับโรตารีสากล โรตารีสากลเสนอเครือขายขอมูลตางๆ อยางมากมายสําหรับสโมสร โปรดชี้ชวนผูน ําสโมสรใหทาํ ความคุนเคย กับการใชเอกสารวัสดุสิ่งพิมพที่โรตารีสากลและศูนยโรตารีประเทศไทยอํานวยความสะดวกใหโดยมีทรัพยากร สําคัญที่เปนหลักในปจจุบันคือ • เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org และเว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย www.rotaryinthailand.org • ทําเนียบทางการของโรตารี • รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล • คูมือปฏิบตั ิการโรตารี • นิตยสาร THE ROTARIAN และนิตยสารโรตารีประเทศไทย คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 40
ขอมูลเหลานี้บรรจุขอมูลขาวสาร นโยบาย ระเบียบขัน้ ตอน โปรแกรมตางๆ รายชื่อผูนําตางๆ ตลอดจน โครงการและกิจกรรมตางๆ ของโรแทเรียนและสโมสรตางๆ ทั่วโลก ทานจะพบคําตอบคําถามตางๆ ที่ทานจะ ไดรับ โดยการใชเอกสารเหลานี้ ขอมูลตอจากนี้ไปคือรายการขอมูลพรอมดวยคําอธิบายยอเนื้อหา รายชื่อขอมูลขางทายนี้ยังไมครบสมบูรณ ทั้งหมด ทานจะหารายชื่อทีส่ มบูรณไดใน “รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล รหัส 019” ( RI Catalog—019) และหาดูไดจากเว็บไซตของโรตารีสากล
ขอมูลอางอิงทั่วไป รายการสิ่งพิมพของโรตารี Catalog (019) ---รายชื่อเอกสารสิ่งพิมพ วัสดุโสตทัศนในโปรแกรมตางๆ แบบฟอรมและวัสดุอื่นๆ จัดพิมพใหมทกุ ป คูมือปฏิบัติการโรตารี Manual of Procedure (035) ---นโยบายและระเบียบขั้นตอนกําหนดขึ้นจากมติสภา นิตบิ ัญญัตโิ รตารีและมติคณะกรรมการบริหาร จัดพิมพใหมทุก 3 ป หลังการประชุมสภานิตบิ ัญญัติโรตารีแต ละครั้ง คูมือปฏิบัติการนี้ยังบรรจุ “ธรรมนูญมาตรฐานของโรตารี” และ “ขอบังคับของสโมสรโรตารี” ไวใน เลมอีกดวย (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) ทําเนียบทางการโรตารี Official Directory (007) ---ขอมูลสําหรับติดตอเจาหนาที่โรตารีสากล คณะกรรมการ หนวยงานพิเศษและบุคลากรของสํานักเลขาธิการ รายชื่อภาคและผูวาการภาคทั่วโลก เรียงลําดับสโมสรตามลําดับอักษรในแตละภาคพรอมดวยชื่อนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วันเวลาและ สถานที่ประชุม คูมือคณะกรรมการภาค District Committee Manual (249)---หนาที่รับผิดชอบของคณะกรรมการภาค รวมประมวลไวในเลม (มีทงั้ ฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือนายกสโมสร Club President’s Manual (222)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit ซึ่งรวมสรุปหนาที่ รับผิดชอบของนายกสโมสรตลอดจนขอมูลงานสําคัญของสโมสรเชนการพัฒนาสมาชิกภาพ โครงการบริการ ตางๆ มูลนิธิโรตารี การประชาสัมพันธและการจัดงานหาทุน (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือเลขานุการสโมสร Club Secretary’s Manual (229)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุปภาพรวม ของหนาที่รับผิดชอบของเลขานุการสโมสร ตลอดจนบทบาทหนาที่ของเหรัญญิกและปฏิคม (มีทั้งฉบับ ภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือคณะกรรมการสโมสร Club Committee Manual (226)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุป ภาพรวมของหนาที่รับผิดชอบของคณะกรรมการสโมสรและคําชี้แนะทั่วไปสําหรับประธานคณะกรรมการฝาย ตางๆ ของสโมสร (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 41
สิ่งตีพิมพขาวสาร THE ROTARIAN --- นิตยสารรายเดือนทางการ ของโรตารีสากล นอกจากนิตยสาร THE ROTARIAN แลว มีนิตยสารในประเทศตางๆอีก 32 เลม จัดพิมพในกวา 20 ภาษา เพือ่ โรแทเรียนทั่วโลก รวมถึงนิตยสาร โรตารีประเทศไทยดวย นิตยสารโรตารีประเทศไทย --- นิตยสารราย 2 เดือนของโรตารีประเทศไทย เพื่อโรแทเรียนไทย รวบรวม ขาวสารขอมูลกิจกรรมและโครงการตางๆ ของโรตารีสากล ภาค สโมสรตลอดจนโรแทเรียนทั่วไปใชประชา สัมพันธในชุมชนและหองสมุดทั่วไป Rotary World (050) --- หนังสือพิมพ 8 หนา ออกปละ 4 ฉบับสําหรับสโมสรโรตารี โรตาแรคท ภาคและผูน าํ โรตารีทั่วโลก Rotary New Basket (546) --- ตะกราขาวโรตารี หาอานไดจากเว็บไซตโรตารีสากล มีการเสนอขาวทุกวัน
สมาชิกภาพ This is Rotary (001) --- โบรชัวรบรรยายภาพรวมโรตารีประกอบภาพสี สําหรับโรแทเรียนในอนาคต และ บุคคลทั่วไป What’s Rotary? (419-EN) --- แผนพับสําหรับพกติดตัว มีคาํ ตอบคําถามที่พบบอยๆ เกี่ยวกับองคกรโรตารี และขอบขายงาน นิยมใชสําหรับมอบแกผทู ี่มิใชโรแทเรียน How to Propose a New Member (254) --- หัวขอพื้นฐานสําหรับเลือกและรับสมาชิกใหม Membership Development and Retention Manual (417) --- ขั้นตอนพื้นฐานสําหรับพัฒนาสมาชิกภาพ และคําแนะนําวิธีรักษาสมาชิกปจจุบนั เอกสารนี้จะจัดพิมพใหมในป 2001-02 เพื่อแกไขเปลี่ยนแปลงตามมติ สภานิตบิ ัญญัติโรตารีป 2001 “Strategies for Member Education” กลยุทธการพัฒนาสมาชิก อยูใน คูมือนายกสโมสร (222) มีหวั ขอเชน การหาสมาชิกใหม การปฐมนิเทศสมาชิกใหมและการรักษาสมาชิกปจจุบัน หาดูไดจากเว็บไซตของโรตารี The ABCs of Rotary (363) --- รวมความรูทั่วไปของโรตารี ประวัติ ธรรมเนียม โครงสรางและโปรแกรม เหมาะสําหรับการปฐมนิเทศสมาชิกใหม This is Rotary (449) --- วีดีทัศนความยาว 12 นาที หรือ DVD สําหรับมองภาพรวมของโรตารี โปรแกรม และโครงการบริการ เหมาะสําหรับผูจะเปนสมาชิกใหม และการปฐมนิเทศสมาชิกใหม คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 42
โครงการบริการ Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A) --- คําแนะนําแตละขั้นตอนสําหรับวางแผน ดูแล และประเมินผลโครงการบริการ Menu of Service Opportunities (605B) --- รายการโอกาสการบริจาค เปนชุดรวมเอกสารคําแนะนําของ โรตารีสากล ในแบบโครงการบริการตางๆ สําหรับสโมสรและภาค World Community Service Handbook: A Guide to Action (742) --- ขอมูลเกี่ยวกับ บริการชุมชนโลก (WCS) และวิธีการติดตอสําหรับสโมสรและภาค ใชในโครงการบริการระหวางประเทศตางๆ Vocational Service in Your Community (509) --- คูมือนําเสนอประวัติยอ ของบริการดานอาชีพ และ ตัวอยางโครงการที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรโรตารีทั่วโลก “Fundraising for Effective Service Projects” อยูในบทที่ 4 คูมือคณะกรรมการสโมสร (226) ในบทนี้มี ขอมูลการวางแผน สงเสริม และดําเนินการหาทุนแบบตางๆ
มูลนิธิโรตารี The Rotary Foundation Quick Reference Guide (219) --- ขอมูลอางอิงฉบับยอ ภาพรวมโครงการและ งานบริการตางๆ ของมูลนิธิโรตารี The Rotary Foundation Handbook (300) --- คูมือรวบรวมขอมูลโครงการและการหาทุนบริจาคใหแกมูลนิธิ โรตารี คูมือนีม้ ีคําบรรยายวิธีการที่สโมสรโรตารีและภาคจะรวมงานโครงการของมูลนิธิไดอยางสมบูรณ A Guide to Annual Giving (142) --- คูมือสําหรับวางแผนจัดโครงการหาทุนบริจาคประจําป ของผูนําสโมสร และผูนาํ ภาค Two Needs, Two Ways of Giving (173), Ways of Giving (185) --- โบรชัวรแนะนําวิธีการบริจาคแบบ ตางๆ แกกองทุนถาวร Humanitarian Grants programs (130) --- คูมือรวบรวมขอมูล “โครงการทุนตางๆ เพื่อมนุษยชาติ” ของ มูลนิธิโรตารี
การประชาสัมพันธ Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257) --- คูมือแนะนําวิธีการพื้นฐานและเครื่องมือ ตางๆ สําหรับสงเสริมประชาสัมพันธกิจกรรมตางๆ ของสโมสร Rotary Public Relations for the 21st Century (269) --- วีดีทัศน 10 นาที ชี้ความสําคัญของการสือ่ สารในยุค ขอมูลทันสมัย Public Service Announcements --- แบบขอมูลเพื่อการพิมพโฆษณา รายการวิทยุ โทรทัศน ทําออกใชเปน ชุดตางๆ ตองการทราบรายละเอียด โปรดดูใน รายการสิ่งพิมพของโรตารี (RI Catalog) คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 43
เว็บไซตของโรตารีสากล ในเว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org จะมีขอมูลในเรื่องตางๆ ที่มีความสําคัญตอการดําเนินการอยางมี ประสิทธิภาพของสโมสร ขอมูลในเว็บไซตจะไดรบั การปรับปรุงไปเปนประจําทุกระยะ ซึ่งประกอบดวยขอมูล ตางๆ ในหัวขอหลากหลายเชน การพัฒนาสมาชิกภาพและการรักษาสมาชิกปจจุบัน ขอมูลจัดทําโครงการ บริการชุมชนและบริการระหวางประเทศ โครงการของมูลนิธิโรตารี การอบรมตางๆ และขอมูลตางๆ ตลอดจนเรื่องการบริหารสโมสร เอกสารสิ่งพิมพตางๆ ของโรตารีและแบบฟอรมตางๆ ใบสมัครโครงการ สําหรับดาวนโหลดขอมูลพิมพออกมาใชได โปรดใชประโยชนจากเว็บไซตนใี้ หมากทีส่ ุด
ทรัพยากรบุคคลของโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากล --- คณะกรรมการบริหารเปนผูกําหนดหนาที่ อํานาจและวัตถุประสงคของคณะ กรรมการแตละชุด ซึ่งแตงตัง้ โดยประธานโรตารีสากล คณะกรรมการเฉพาะกิจ Task Forces --- กลุมโรแทเรียนที่แตงตั้งโดยประธานโรตารีสากล เปน คณะทํางานชวยสโมสรโรตารีและภาคในโครงการเฉพาะกิจ การติดตอกับกรรมการโรตารีสากลและหนวยงานพิเศษ จะพบในหนาตนๆ ของ ทําเนียบทางการของโรตารี
สํานักเลขาธิการ สํานักเลขาธิการของโรตารีสากล เปนสํานักงานธุรการของสโมสรโรตารีทั่วโลก ทําหนาที่รวบรวม วิเคราะห แปลและแพรขาวสารของโรตารี ตั้งอยูทสี่ ํานักงานใหญโลกของโรตารีสากลในเมืองอีแวนสตัน รัฐอิลลินอยส สหรัฐอเมริกา และสํานักงานตางประเทศใน 7 ประเทศ ทําหนาที่บริการเจาหนาที่และสมาชิกของสโมสรโรตารี คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากลและเจาหนาทีโ่ รตารีสากลทั่วไป รวมถึงการให ความสะดวกในการทํางานของมูลนิธิโรตารีดวย การติดตอคณะทํางานของสํานักเลขาธิการ จะดูไดใน ทําเนียบทางการของโรตารี หรือในเว็บไซตโรตารีสากล
ผูแทนฝายบริหารสโมสรและภาค เจาหนาที่ของสํานักงานระหวางประเทศ และสํานักงานใหญโรตารี สามารถตอบปญหา/คําถามเกี่ยวกับการบริหารสโมสร / ภาคและ/หรือแนะนําผูที่เหมาะสมที่จะตอบในเรือ่ ง อื่นๆ ใหได รายชื่อของเจาหนาที่และสํานักงานในประเทศตางๆ รวมถึงขอมูลสําหรับติดตอ ทานสามารถ คนหาดูไดจากหนาแรก ๆ ของ ทําเนียบทางการของโรตารี และในเว็บไซตของโรตารีสากล
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 44
ศูนยโรตารีในประเทศไทย ศูนยโรตารีในประเทศไทย กอตั้งขึ้นโดยโรแทเรียนในประเทศไทย เพื่อเปนศูนยประสานงานระหวางภาคและ สโมสรโรตารีในประเทศและตางประเทศ และประสานงานระหวางภาค/สโมสรกับโรตารีสากล ใหคําปรึกษาใน เรื่องกิจกรรมของสโมสรโรตารี เชนโครงการทุนสนับสนุนสมทบ (Matching Grants) บริการหองประชุมเพื่อ การประชุมของภาคและสโมสร เก็บรวบรวมขอมูลและเอกสารตางๆของทุกภาค จําหนาย/แจก เอกสาร หนังสือ บัตรสมาชิกสโมสรโรตารี ฯลฯ ศูนยโรตารีในประเทศไทย ตั้งอยูที่ เลขที่ 75/82-83 ชั้น 32 อาคารโอเชียนทาวเวอร 2 ถนนอโศก เขตวัฒนา กรุงเทพ 10110 โทร. 0-2661-6720-1 โทรสาร 0-2661-6719 E-mail: rotaryth@ksc.th.com
นิตยสารโรตารีประเทศไทย เปนสื่อที่รวบรวมขาวสารของโรตารีสากล และในประเทศไทย พิมพราย 2 เดือน โรแทเรียนทุกทานในประเทศ ไทยเปนสมาชิก
www.rotaryinthailand.org เว็บไซตของโรตารีประเทศไทย จัดทําโดยนิตยสารโรตารีประเทศไทย มีขอมูลโรตารี แบงเปน 10 สวน รวมทัง้ ขอมูลพื้นฐานของสโมสรโรตารีทุกสโมสรในประเทศไทย
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 45
ภาคผนวก หนาที่และบทบาทของผูวาการภาค โดยขอบังคับของโรตารีสากล ผูวาการภาค คือบุคคลทีร่ ับผิดชอบการดําเนินงานดังตอไปนี้ 1. กอตั้งสโมสรใหม 2. เสริมความเขมแข็งใหสโมสรที่มีอยูเดิม 3. สงเสริมการเพิ่มสมาชิกภาพโดยทํางานกับผูนาํ ตางๆ ของภาค และนายกสโมสร กําหนดเปาหมายที่เปนไปไดสาํ หรับสโมสรแตละแหง 4. สนับสนุนมูลนิธิโรตารีดวยการมุงเนนความสําคัญ ทั้งการรวมโครงการและการบริจาคเงิน 5. สงเสริมความสัมพันธระหวางสโมสรในภาค และระหวางสโมสรกับโรตารีสากล 6. กําหนดแผนจัดงานและเปนประธานในการประชุมใหญภาค (District Conference) ชวยเหลือผูวาการ ภาครับเลือกที่จะมารับตําแหนง วางแผนงานและเตรียมตัวไปอบรมผูวาการภาครับเลือก และการ อบรมภาค (District Assembly) 7. กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการแตละสโมสรหรือรวมหลายสโมสรระหวางป โดยจัดใน เวลาที่เหมาะสมสําหรับผูวาการภาคในการดําเนินการ ดังนี้ • มุงเนนความสนใจในเรื่องสําคัญของโรตารี • ใหการดูแลพิเศษแกสโมสรที่ออนแอและมีปญหาภายในสโมสร • ชักจูงใจโรแทเรียนใหมีสวนรวมกิจกรรมบําเพ็ญประโยชนตางๆ • ยกยองเกียรติคุณโรแทเรียนที่มีผลงานดีเดนรายบุคคล 8. จัดทํา/สงสารผูวาการภาครายเดือนใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสรทุกแหงในภาคและโรตารีสากล 9. สงรายงานไปโรตารีสากลทันทีตามทีป่ ระธานโรตารีสากลหรือคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลรองขอ 10. สงขอมูลสโมสรพรอมคําแนะนําการดําเนินการเพื่อสรางความแข็งแกรงแกสโมสรใหแกผูวา การรับเลือก กอนเดินทางไปประชุมอบรมเจาหนาที่โรตารีสากล 11. มั่นใจวาการเสนอชื่อและการเลือกตัง้ ภายในภาค ดําเนินไปตามธรรมนูญขอบังคับและนโยบายของ โรตารีสากล 12. สงมอบเอกสารภาคแกผูวาการภาครับเลือก ที่มารับตําแหนงตอจากทาน 13. ปฏิบัติหนาที่อนื่ ที่จําเปน ในฐานะเจาหนาที่โรตารีสากลประจําภาค ผูวาการภาคไดรับอนุญาตใหปฏิบัติหนาที่ดังกลาวและมอบหมายความรับผิดชอบโดยผานองคกรของภาค
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 47
งานอื่นๆ ทีส่ ําคัญของผูวาการภาค คือ • กําหนดแผน Assembly)
และจัดการสัมมนาอบรมนายกสโมสร (PETS) และการอบรมภาค (District
หลังจากรับตําแหนงผูวาการภาคแลว ใหจัดสัมมนาสมาชิกภาพ / มูลนิธิโรตารีและการประชุม ใหญภาคตอไป • แตงตั้ง ผูชวยผูวาการภาคและคณะกรรมการภาคตามทีจ่ ําเปน และใหทํางานอยางมีประสิทธิภาพ ตลอดป • สงเสริม การประชุมใหญประจําปโรตารีสากล และลงทะเบียนเขาประชุมใหญดวย หากกระทําได • เก็บรักษา และจัดทําทะเบียนบันทึกประวัติภาค • จัดเตรียม สรุปรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมแตละสโมสรทุกเดือนและลงพิมพ ไวในสารผูวาการภาครายเดือนที่สงใหสโมสรและโรตารีสากลทุกเดือน (12 ฉบับ) • ชวยเหลือ ทุกสโมสรในภาคตามความจําเปน ดูแลสโมสรใหม สโมสรเล็ก หรือสโมสรที่ตองการ ความชวยเหลือเปนพิเศษ วางแผนเยี่ยมสโมสรทุกพื้นที่ลวงหนาตั้งแตตน ป • สงเสริม ใหสโมสรสนับสนุนโครงการของมูลนิธิโรตารี ทั้งดานบุคลากรและการเงิน • กระตุนเตือนใจ และชวยเหลือสโมสรใหเพิ่มสมาชิกภาพ ดํารงรักษาสมาชิกภาพ • พัฒนา การประชาสัมพันธภาคอยางทั่วถึง และสนับสนุนสโมสรใหดาํ เนินการเชนเดียวกัน
คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 48
Disclaimer คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ แปลจาก Assistant Governor’s Training Manual ฉบับภาษาอังกฤษ โดยไดรับมอบหมายจากโรตารีสากล ถึงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากล และของศูนยโรตารีในประเทศไทย ไดแปลและทบทวนอยางละเอียด แลว โรตารีสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถที่จะรับรองความสมบูรณของคูมือเลมนี้ได หากมีขอความใดที่ไม ชัดเจน ขอใหอางอิงไปยังคูมือฉบับภาษาอังกฤษ คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลและศูนยโรตารีในประเทศไทย มีนาคม 2547
Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston,IL 60201-3698 USA www.rotary.org 244-TH—(1101) • โครงการนํารอง การบริหารภาครวม โรตารีสากล Multi District Administration Pilot Project, RI. • ศูนยโรตารีในประเทศไทย