Club Commitee TH.

สารบัญ คํานํา คําถามเพื่อการอภิปรายในที่อบรมภาค 1 การเลือกสรรคณะกรรมการสโมสรและการกําหนดเปาหมาย การเลือกสรรและการเตรียมการของกรรมการสโมสร การกําหนดและการบรรลุเปาหมาย การกําหนดและการใชแหลงทรัพยากร 2 สมาชิกภาพ คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับสมาชิกภาพ แนวทางที่เกี่ยวกับสมาชิกภาพ แหลงขอมูลดานสมาชิกภาพ การหาสมาชิกและการตอนรับสมาชิกใหม การปฐมนิเทศสมาชิกใหม การรักษาสมาชิก ภาคผนวก 1. การเลือกตัง้ และการตอนรับสมาชิกใหม 2. การปฐมนิเทศสมาชิกใหม – กลยุทธเพื่อความสําเร็จ 3. ขอตอนรับสูโรตารี – แบบฟอรมการทํางานของสมาชิกพี่เลี้ยง 4. โปรแกรมการสนเทศโรตารี 5. โปรแกรมสตาร 6. แบบสอบถามความพึงพอใจของสมาชิก 7. แบบสอบถามสมาชิกที่จะลาออก 3 โครงการบริการ คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับโครงการบริการ แนวนโยบายสําหรับโครงการบริการ แหลงทรัพยากรสําหรับโครงการบริการ โครงการบริการที่ประสบความสําเร็จ การประเมินความตองการของชุมชน การวางแผนและดําเนินโครงการ การประเมินโครงการบริการ บริการระหวางประเทศ ภาคผนวก 8. การเลือกโครงการบริการ

1 3 11 11 13 16 19 19 23 24 26 28 31 33 36 39 41 44 46 49 53 53 57 59 62 64 66 68 69 71

4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ การตั้งคณะกรรมการดําเนินงานจัดหาทุน แนวทางการจัดหาทุนสโมสร การวางแผนการจัดหาทุน การทํางานรวมกับอาสาสมัคร การสงเสริมการจัดหาทุน การประเมินผลการจัดหาทุน ภาคผนวก 9. ขั้นตอนการจัดหาทุนที่มีประสิทธิภาพ 10. แบบวางแผนการจัดหาทุน 5 มูลนิธิโรตารี คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี การรวมโปรแกรมมูลนิธิโรตารี – โปรแกรมเพื่อมนุษยชาติและการศึกษา โปลิโอพลัส การสนับสนุนทางการเงินของมูลนิธิโรตารี การสนับสนุนมูลนิธิโรตารีแบบสมดุล แหลงขอมูล มูลนิธิโรตารีภาค 6 การประชาสัมพันธ คณะกรรมการประชาสัมพันธ แนวนโยบายการประชาสัมพันธสโมสร แหลงขอมูลการประชาสัมพันธ การเสริมภาพลักษณโรตารีในชุมชน การเริม่ รณรงคการประชาสัมพันธ ภาคผนวก 11. เครื่องมือสําหรับสื่อ 12. สาระสําคัญของโรตารี 7 การบริหารสโมสร คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับการบริหารสโมสร แหลงทรัพยากรสําหรับการบริหาร การเขาประชุม การจัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาห กิจกรรมมิตรภาพ การแบงปนขอมูล – คณะกรรมการสารสโมสร การแบงปนขอมูล – คณะกรรมการนิตยสารโรตารี ภาคผนวก 13. แนวทางการพัฒนาการประชุมประจําสัปดาห

75 76 78 80 82 84 85 87 89 91 91 95 97 98 101 102 103 103 106 109 110 112 115 117 119 119 122 124 127 129 130 132 133

บทนํา โรตารีสากลเปนสมาคมของสโมสรโรตารี โรตารีสากลจะประสบผลสําเร็จถาสมาชิก ซึ่งเปนสโมสรมีคุณภาพ คูมือคณะกรรมการสโมสรฉบับนี้จัดพิมพขึ้นเพื่อใชเปนคูมอื ในการกําหนดเปาหมายและกอใหเกิดความเขาใจในหนาที่รับผิดชอบที่เกี่ยวของเพื่อ ใหสโมสรมีคณ ุ ภาพมากยิ่งขึ้น กอนการอบรมภาคขอใหทบทวนเอกสารที่เกี่ยวกับคณะกรรมการของทาน เพื่อจะได เขาใจอยางชัดเจน และเพื่อเตรียมตัวสําหรับความรับผิดชอบในความเปนผูน ําของ ทาน คําถามตางๆ ซึ่งจะมีการปรึกษาหารือกันในที่อบรมภาคไดพิมพไวในหนา 3-9 เพื่อใหทานไดเตรียมตัวลวงหนา การเตรียมตัวลวงหนาสามารถทําใหไดรับประโยชน อยางเต็มที่จากการอบรมที่ทานจะเขารวม ระหวางการอบรมภาค คูมอื ฉบับนี้เปนเอกสารสําคัญสําหรับประธานคณะกรรมการ ฝายตางๆ ของสโมสร เพราะใชอางอิงในการอบรมภาค จึงขอใหทานศึกษาอยาง ละเอียด และนําติดตัวไปใชในการอบรมภาค นอกจากจะใชอางอิงในการอบรมภาคแลว คูมือฉบับนี้ยังเปนแหลงขอมูลสนับสนุน ใหคณะกรรมการปฏิบัติหนาที่และความรับผิดชอบเพื่อใหงานของสโมสรมีประสิทธิภาพตลอดปโรตารี

องคประกอบของคูมือ องคประกอบของคูมือคณะกรรมการสโมสรเนนถึงเนื้อหาสําหรับการประชุมอบรม ภาค บทนํานีแ้ ละบทที่ 1 จัดทําเพื่อประธานคณะกรรมการทุกคณะ เนื้อหาเนนถึง สวนประกอบตางๆ ของคูมอื การตั้งเปาหมาย และการเลือกสรรผูรวมทีมงาน ขอให ถายเอกสารเพื่อแจกจายใหประธานคณะกรรมการฝายตางๆ บทที่ 2 – 7 จะเกีย่ ว กับการปฏิบตั งิ านดานตางๆ และความเขมแข็งของสโมสรดังขอมูลตอไปนี้ •

คณะกรรมการชุดตางๆ และหนาที่รับผิดชอบขั้นพื้นฐานของแตละคณะ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 1

•

แตละเรื่องจะมีความสั้นยาวระหวาง 1-3 หนา เชนในบทที่ 3 “โครงการ บริการ” จะกลาวถึงการประเมินความตองการ การจัดหนาดังกลาวทําใหงาย ตอการถายเอกสารเพื่อแจกใหแกคณะกรรมการในการประชุม กรุณาดู สารบัญ เพื่อจะไดทราบหัวขอเรื่องตางๆ ที่มีอยูในคูมือเลมนี้

•

ในภาคผนวก มีเอกสารเพิ่มเติมหรือแบบฟอรมการทํางานตางๆ เพื่อให คณะกรรมการใชในการวางแผน

ประธานคณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสรที่จะเขารวมประชุมอบรมภาค ควร จะตองศึกษาและเตรียมบทที่เกี่ยวของกับความรับผิดชอบของตน หากสมาชิกที่จะ เขาการอบรมมีมากกวาหนึ่งทาน ขอใหจดั ทําสําเนาใหพอดีกับจํานวนผูเขา ประชุม ตัวอยางเชนหากกรรมการบริการชุมชนเขาประชุม 2 ทาน และทั้ง 2 ทานก็ ตองมีเอกสารเกี่ยวกับโครงการบริการที่มีประสิทธิภาพ คูมือนี้สามารถดาวนโหลดได จากเว็บไซตของโรตารีสากลหรือสั่งซื้อจาก Catalog โรตารีสากล ทานสามารถดาวน โหลดฉบับภาษาไทยไดจาก www.rotaryinthailand.org

คูมือคณะกรรมการ สโมสรชุดนี้ ไมได เย็บเปนเลม ทั้งนี้ เพื่อความสะดวกใน การจัดทําสําเนาหรือ แจกจายเอกสาร ใหแกประธาน คณะกรรมการที่ เกี่ยวของ

คําแนะนํา หากทานมีคําแนะนําใดๆ กรุณาสงไปยัง Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL60201-3698 USA E-mail: leadershiptraining@rotaryintl.org Phone: +1 (847) 866-3000 Fax: +1 (847) 866-0974

2 คูมือคณะกรรมการสโมสร

คําถามเพื่อการอภิปรายในที่อบรมภาค กรุณาตอบคําถามตางๆ ที่เกี่ยวของ โดยใชคูมือเลมนี้เปนหลักในการเขาอบรมภาค การศึกษาคูมอื คณะกรรมการเลมนี้ และการตอบคําถามเหลานี้ลวงหนา จะชวยใน การเตรียมคณะกรรมการเปนอยางดี

บทบาทและความรับผิดชอบ 1. ทานเคยดํารงตําแหนงในคณะกรรมการที่เกี่ยวของกับตําแหนงที่ทานไดรับ ในปจจุบันหรือไม

2. ในสมัยที่ทานดํารงตําแหนงเกาทานประสบปญหาอะไรบาง

3. จากปญหาตางๆ ทานไดเรียนรูอะไรบาง

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับการบริหารสโมสร 1. ความรับผิดชอบตอการบริหารสโมสรมีอะไรบาง

2. ทานจะสงเสริมการเขาประชุมไดอยางไรบาง

3. ทานควรจะคาดหวังความสําเร็จอะไรบางจากการประชุมประจําสัปดาห

4. สโมสรของทานไดนาํ กลยุทธใหมๆ มาใชในการพัฒนาโปรแกรมสโมสรที่มีสาระ อะไรบาง

คูมือคณะกรรมการสโมสร 3

5. ทานจะกระตุนและปรับปรุงมิตรภาพในสโมสรของทานไดอยางไรบาง

6. สารสโมสรมีสวนสําคัญในการบริหารสโมสรใหมีคุณภาพไดอยางไรบาง

7. ทานจะใชนติ ยสารโรตารี ใหเปนประโยชนตอการบริหารสโมสรไดอยางไรบาง

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับการจัดหาทุน 1. สิ่งที่จะทําใหการรณรงคจัดหาทุนประสบความสําเร็จมีอะไรบาง

2. ขั้นตอนในการวางแผนจัดกิจกรรมจัดหาทุนมีอะไรบาง

3. เมื่อสโมสรจะตั้งเปาหมายการจัดหาทุน สมาชิกสโมสรควรจะพิจารณาเรื่อง อะไรบาง

4. ทานจะกระตุนคณะกรรมการจัดหาทุนไดอยางไรบาง

5. สโมสรสามารถสงเสริมกิจกรรมการจัดหาทุนไดอยางไร

6. ทําไมการประเมินผลการจัดหาทุนจึงมีความสําคัญมาก

7. สโมสรของทานเคยจัดกิจกรรมการหาทุนหรือจะจัดกิจกรรมการหาทุนในปของ ทานอยางไรบาง

4 คูมือคณะกรรมการสโมสร

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับการประชาสัมพันธ 1. สโมสรมีความรับผิดชอบตอการประชาสัมพันธอยางไรบาง

2. ในฐานะผูนาํ ของสโมสร ทานจะสงเสริมการประชาสัมพันธในชุมชนของทานได อยางไรบาง

3. สมาชิกสโมสรทุกทานสามารถสงเสริมการประชาสัมพันธไดอยางไรบาง

4. ผูนําสโมสรสามารถสรางความสัมพันธกบั สื่อมวลชนไดอยางไรบาง

5. กิจกรรมที่สามารถดึงความสนใจของสื่อมวลชนมีอะไรบาง

6. เมื่อทานจะรวมงานกับสื่อมวลชน ทานจะตองดําเนินการขั้นพื้นฐานอยางไรบาง

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับการหาสมาชิกและการตอนรับสมาชิกใหม 1. ขั้นตอนการหาสมาชิกและการตอนรับสมาชิกใหมมีอะไรบาง

2. ทานสามารถใชประเภทอาชีพในการรณรงคหาสมาชิกใหมไดอยางไรบาง

3. ทานจะชักชวนใหสมาชิกมารวมในการรณรงคหาสมาชิกใหมไดอยางไรบาง

4. ในสโมสรของทาน สมาชิกไดรับประโยชนและมีความรับผิดชอบในฐานะเปน สมาชิกอะไรบาง

คูมือคณะกรรมการสโมสร 5

5. โอกาสการบริการในสโมสรของทานตอชุมชนมีอะไรบาง

6. ตอคําถามที่วา “ทําไมทานมารวมโรตารี” ทานมีคาํ ตอบอะไรบาง

7. สโมสรของทานใหขอมูลอะไรบางแกสมาชิกมุงหวัง

8. ขั้นตอนในการรับสมาชิกใหมในสโมสรของทานมีอะไรบาง

9. ทานจะทําอยางไรบาง จึงจะทําใหพิธตี อนรับมีความหมายที่ดียิ่งตอสมาชิกใหม

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับการใหความรูโรตารีและการดูแลสมาชิกใหม 1. ทําไมการใหความรูโรตารีแกสมาชิกใหมมีความสําคัญมาก

2. หัวขอที่ทานจะใหความรูขั้นตนมีอะไรบาง

3. ในสโมสรของทาน ประโยชนและความรับผิดชอบของสมาชิกมีอะไรบาง

4. ในสโมสรของทาน โอกาสการบริการตอชุมชนมีอะไรบาง

5. สิ่งที่สโมสรของทานจะมอบใหสมาชิกใหมในการปฐมนิเทศมีอะไรบาง

6 คูมือคณะกรรมการสโมสร

6. ทานจะใหสมาชิกใหมมารวมในกิจกรรมสโมสรไดอยางไรบาง

7. ในการใหความรูโรตารี ทานมีวิธีการที่ใชไดผลอะไรบาง

8. ทําไมการตั้งพีเ่ ลี้ยง จึงเปนวิธีที่ดีอยางหนึง่ ในการใหความรูแกสมาชิกใหม

9. สโมสรของทานเห็นวาวิธีการตั้งพี่เลี้ยงไดผลอยางไรบาง

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับโครงการบริการ 1. โครงการบริการที่ประสบความสําเร็จมีประโยชนตอสโมสรอยางไรบาง

2. ทานมีความรับผิดชอบอะไรบางในการดําเนินโครงการบริการ

3. ทานมีวิธีการพิจารณาความตองการของชุมชนอยางไร

4. ขั้นตอนในการวางแผนและดําเนินการโครงการบริการใหสําเร็จมีอะไรบาง

5. โปรแกรมตางๆ ของโรตารีสากล ที่สโมสรสามารถนําไปดําเนินการในชุมชนของ ตนหรือชุมชนในประเทศตางๆ มีอะไรบาง

6. มูลนิธิโรตารีมแี หลงขอมูลอะไรบางที่สามารถสนับสนุนการบริการชุมชนของ สโมสรได

คูมือคณะกรรมการสโมสร 7

7. สโมสรสามารถเพิ่มความตระหนักของโรตารี ดวยการจัดทําโครงการบริการใน ชุมชนไดอยางไรบาง

8. ทานจะมีกฎเกณฑอะไรบางในการประเมินผลความสําเร็จโครงการของสโมสร

คณะกรรมการชุดตางๆ ที่เกี่ยวของกับมูลนิธิโรตารี 1. ความรับผิดชอบของผูนํามูลนิธิโรตารีมีอะไรบาง

2. สโมสรจะไดรับอะไรบาง เมือ่ เขารวมโครงการของมูลนิธิโรตารี

3. โปรแกรมการศึกษาของมูลนิธิโรตารีมีอะไรบาง

4. โปรแกรมการศึกษาตางๆ มีอะไรเหมือนกัน

5. ทุนสนับสนุนมนุษยชาติของมูลนิธิโรตารีมีอะไรบาง

6. มาตรฐานของทุนสนับสนุนมนุษยชาติมีอะไรบาง

7. โรแทเรียนสามารถสนับสนุนเปาหมายการขจัดโรคโปลิโอใหหมดสิน้ จากโลกได อยางไรบาง

8. สโมสรของทาน มีวิธีการตั้งเปาหมายการบริจาคประจําปอยางไร

8 คูมือคณะกรรมการสโมสร

การทํางานรวมกับทีมของทาน (คณะกรรมการทุกคณะ) 1. คุณลักษณะทีท่ านควรพิจารณาในการเลือกสรรกรรมการมีอะไรบาง 2. ทานจะบํารุงขวัญกําลังใจของผูรวมทีมอยางไรบาง 3. ทานจะทํางานรวมกับผูนําสโมสรอื่นๆ เพื่อบรรลุเปาหมายของคณะกรรมการ ของทานอยางไรบาง 4. คุณลักษณะของทีมงานที่มีประสิทธิภาพมีอะไรบาง 5. กลยุทธตางๆ ที่ผูนําสโมสรสามารถนํามาใชในการพัฒนาแผนปฏิบตั ิการเพื่อ บรรลุเปาหมายของสโมสรมีอะไรบาง 6. ทานจะสามารถสื่อสารกับทีมของทาน กับคณะกรรมการอื่นๆ และกับนายก สโมสร หรือคณะกรรมการบริหารใหไดผลอยางไรบาง 7. ในระดับสโมสร ผูที่สามารถสนับสนุนแผนงานสโมสรมีใครบาง 8. ในระดับภาค ผูที่สามารถสนับสนุนแผนงานสโมสรมีใครบาง

เปาหมาย (สําหรับทุกคณะกรรมการ) 1. คณะกรรมการของทานจะมีเปาหมายอะไรบาง 2. ทานจะใชกลยุทธหรือวิธีการอะไรบาง เพื่อจะใหเปาหมายสูความสําเร็จ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 9

1

การเลือกสรรคณะกรรมการสโมสร และการกําหนดเปาหมาย

การเลือกสรรและการเตรียมการของกรรมการสโมสร ถาในกฎขอบังคับของ สโมสรไมไดระบุความมุง หมายของคณะกรรมการ สโมสรตองดําเนินการ แกไขขอบังคับใหรวม ความมุงหมายไวดวย ถา คณะกรรมการชุดใดชุด หนึ่งไมมีประโยชน สโมสรตองยกเลิก คณะกรรมการชุดนั้นจาก กฎขอบังคับสโมสร ในการแกไขกฎขอบังคับ สโมสร - จะตองมีองคประชุม ครบ - ใชมติ 2 ใน 3 ของผู เขาประชุม - สมาชิกทุกคนตอง รับทราบขอที่ตอ งการ เปลี่ยนแปลง ลวงหนา 10 วันกอน การประชุม - การแกไขทุกอยางตอง สอดคลองกับ ธรรมนูญสโมสร และ ธรรมนูญและกฎ ขอบังคับของโรตารี สากล

การพัฒนาทีมงานที่มีคุณภาพเปนสิ่งหนึ่งที่มีความสําคัญตอหนาที่รับผิดชอบของ ประธานคณะกรรมการสโมสร ในฐานะประธานคณะกรรมการสโมสร ทานจะตองมี ความมั่นใจตอหนาที่รับผิดชอบในความสําเร็จของคณะกรรมการสโมสรวาเปนไปตาม เปาหมายของสโมสร ความรับผิดชอบของประธานคณะกรรมการ • • • • • •

เลือกสรรกรรมการที่มีความรู ความชํานาญ มีประสบการณ หรือทํางาน ตามทีไ่ ดรับมอบไดดี จัดหาคูมือการทํางานและการปฐมนิเทศใหเหมาะสม วางแผนการดําเนินงานและดําเนินการประชุมไดอยางมีประสิทธิภาพ สามารถทําใหกรรมการดําเนินงานสําเร็จตามทีไ่ ดรับมอบหมาย รายงานความกาวหนาใหนายกสโมสรทราบ ใหการยกยองผูที่ทํางานดี

คณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพจะตองมีคุณลักษณะดังนี้ • • • • •

มีความเขาใจชัดเจนตอวัตถุประสงค มีวิธีคิดเพื่อนําไปสูเปาหมายที่ดี มีการวางแผนงานอยางมีขั้นตอน มีขอบเขตความชัดเจนในการประสานงานระหวางคณะกรรมการสโมสรกับ ผูนําในสโมสร มีทีมงานที่มีความรูและแรงจูงใจ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 11

การกําหนดความมุงหมายของคณะกรรมการสโมสร คณะกรรมการสโมสรจะตองมีความมุงหมายที่ชัดเจนในการกําหนดเปาหมายให ประสบความสําเร็จ การกําหนดความมุงหมายของคณะกรรมการทานจะตอง • • •

พิจารณาทบทวนขอบังคับสโมสร ซึ่งควรมีขอมูลเกี่ยวกับคณะกรรมการแต ละฝาย รวมทั้งความมุงหมายทั่วไปของคณะกรรมการทุกคณะ พิจารณาทบทวนเปาหมายของสโมสรสําหรับปโรตารีที่จะมาถึง ซึ่งจะชวย คณะกรรมการกําหนดเปาหมายใหสอดคลองกับแผนงานตลอดปของสโมสร ประชุมรวมกับคณะกรรมการบริหารของทานและนายกสโมสร ซึง่ จะเปน การสงเสริมการปรึกษาหารือถึงความสัมพันธระหวางเปาหมายของสโมสร และความมุงหมายของคณะกรรมการ รวมทั้งบทบาทในการนําเปาหมายสู ความสําเร็จ

การเตรียมการและการจูงใจกรรมการในคณะกรรมการของทาน ในฐานะประธานคณะกรรมการ ทานควรจะชวยกรรมการเตรียมตัวดวยการ • • • • •

จัดหาขอมูลพืน้ ฐานที่เกี่ยวกับคณะกรรมการและกิจกรรมฝายตางๆ จัดทํารายการกิจกรรมและการประชุมระดับภาคใหแกคณะกรรมการ สนับสนุนความสัมพันธระหวางสโมสรตางๆ (ใชทําเนียบภาคได) จับคูสมาชิกใหมกับสมาชิกที่มีประสบการณมากกวา แจงแหลงทรัพยากรใหกรรมการของทาน

คณะกรรมการตองไดรบั ขวัญกําลังใจ เพื่อมุงสูความสําเร็จ การใหขวัญกําลังใจจะชวย สรางความมั่นใจใหกรรมการมีความกระตือรือรน ทานควรสนับสนุนคณะกรรมการ ดวยการ • สรางจิตสํานึกในการเปนเจาของโครงการ ดวยการใหกรรมการทุกทานมา รวมกันวางแผน • ยกยองความพยายามและความสําเร็จของคณะกรรมการเปนประจํา • แสดงใหเห็นวาทานเห็นคุณคาของงานที่คณะกรรมการไดทําไป ดวยการขอ คําแนะนําจากเขาและดําเนินการตามคําแนะนํานั้น • มอบงานที่ทา ทายใหแกกรรมการ • ชี้แจงใหกรรมการทราบถึงความสําคัญของหนาที่และงานที่มีตอเปาหมายของ สโมสร ภาค และโรตารีสากล 12 คูมือคณะกรรมการสโมสร

การกําหนดและการบรรลุเปาหมาย สโมสรที่มีคุณภาพจะกําหนดเปาหมายและกลยุทธที่จําเปนตอการบรรลุเปาหมาย ใน ฐานะประธานคณะกรรมการ ทานจะตองทํางานรวมกับนายกสโมสรและผูนําอืน่ ๆ ของสโมสร เพื่อใหมั่นใจไดวาเปาหมายของคณะกรรมการฝายตางๆ จะสอดคลองกับ เปาหมายของสโมสรเปนสวนรวม ลักษณะของเปาหมายที่มีประสิทธิภาพ การกําหนดเปาหมายของคณะกรรมการจะตองสอดคลองกับเปาหมายของสโมสร ซึ่ง มีความหมายอยางยิ่งตอคณะกรรมการและควรใหความสําคัญในลําดับตนๆ สิ่ง สําคัญในการตั้งเปาหมายของคณะกรรมการนั้นจะตอง •

• •

•

•

รวมดวยกัน (Shared) กรรมการที่มีสวนรวมในการกําหนดเปาหมายและ กําหนดกลยุทธก็เสมือนหนึง่ เปนการใหคาํ มั่นสัญญาในการรวมงานใหบรรลุ ผลสําเร็จ วัดผลได (Measurable) เปาหมายที่วัดไดนั้นตองเปนเปาหมายเชิงปริมาณ เปาหมายนัน้ จึงจะสามารถวัดเปนรูปธรรมได ทาทาย (Challenging) เปาหมายที่ทาทายตองอาศัยความพยายาม การ ทํางานเปนทีม การมีวิสัยทัศน การวางแผน การติดตามงานโดยทานและ คณะกรรมการ การตั้งเปาหมายตองทาทายพอที่จะทําใหคณะกรรมการมี ความกระตือรือรนอยากทํางานใหสาํ เร็จ บรรลุผลได (Achievable) การบรรลุผลสําเร็จตามเปาหมายไดนนั้ จะตอง เปนเปาหมายที่เปนไปไดจริงๆ ซึ่งขึ้นกับแหลงขอมูลตางๆ ทั้งวัสดุอุปกรณ และกําลังคนที่มีอยูหรือคาดวาจะมี ภายในกรอบเวลาที่กําหนดไว การกําหนด เปาหมายที่เกินความจริงจะนําไปสูความผิดหวัง ชวงเวลา (Time specific) การกําหนดเวลาสิ้นสุดโครงการจะชวยใหคณะ กรรมการติดตามงานไดอยางใกลชิด

การกําหนดเปาหมายที่บรรลุผลได คณะกรรมการของทานควรจะกําหนดเปาหมายตางๆ ใหสอดคลองกับวัตถุประสงค เพื่อใหมั่นใจวาเปาหมายที่กําหนดขึน้ มานัน้ จะสะทอนถึงความสามารถและความสนใจ ที่แทจริงของคณะกรรมการไดนั้น ขอใหทาน บทที่ 1 การเลือกสรรคณะกรรมการสโมสรและการกําหนดเปาหมาย

คูมือคณะกรรมการสโมสร 13

• • •

เปรียบเทียบเปาหมายกับผลงานของคณะกรรมการในปกอนๆ ปรึกษากับผูนาํ สโมสรและผูม ีประสบการณในสโมสร ปรึกษากับผูนาํ ระดับภาคทีม่ ีความรูความเขาใจในแตละเรื่อง

การใชแนวทางการวางแผนสโมสรที่มีคณ ุ ภาพ แบบแนวทางการวางแผนสโมสรที่มีคุณภาพ เปนเครื่องมือชวยนายกสโมสรทํางาน รวมกับผูนําสโมสรในการกําหนดเปาหมายใหเกี่ยวของกับสวนสําคัญในการบริหาร สโมสรใหมีคณ ุ ภาพ คูมือนีย้ ังแนะแนวทางใหสโมสรสามารถเลือกดําเนินการให เปนไปตามเปาหมายที่กําหนดไว ทานจะมีโอกาสที่จะทํางานตามคูมือรวมกับทาน นายกสโมสรและผูนําสโมสรทานอื่นๆ ในระหวางการประชุมอบรมภาค แบบแนวทางการวางแผนสโมสรที่มีคุณภาพสามารถนํามาใชไดตลอดปโรตารี เพื่อใช เปนตัววัดความกาวหนาเมื่อเทียบกับเปาหมายที่กําหนดไว แบบแนวทางนี้นายก สโมสร ผูชวยผูวาการภาคหรือผูวาการภาค ยังสามารถตรวจสอบความกาวหนาหรือ ทบทวนไดเปนระยะๆ ตลอดป การจัดทําแผนปฏิบัติการ การกําหนดเปาหมายเปนขั้นแรกที่ประธานคณะกรรมการจะสรางความมั่นใจใหแก คณะกรรมการวาจะมีประสิทธิภาพและจะประสบผลสําเร็จในปโรตารี แตถาปราศจาก การติดตามที่ดี ถึงแมวาจะกําหนดเปาหมายอยางดีกไ็ มสามารถบรรลุความสําเร็จได แผนปฏิบัติการเปนเสมือนสะพานเชื่อมระหวางวิสัยทัศนที่กลาวไวในเปาหมายและ การนําเปาหมายสูความสําเร็จ แผนปฏิบัตกิ ารมีประโยชนในการสนับสนุนความสําเร็จ ตามเปาหมายของสโมสรดังนี้ คือ •

• •

14 คูมือคณะกรรมการสโมสร

แนวทางการทําแผนปฏิบตั ิการสําหรับคณะกรรมการกอใหเกิด “การมีสวน รวม” ของกรรมการและกระตุนใหสมาชิกในสโมสรสนใจตอคณะกรรมการ และกิจกรรมของสโมสร การวางแผนการจัดการทีด่ ีจะชวยกระตุนใหกรรมการเขามามีสวนรวมใน กิจกรรม และรวมการปรึกษาหารือ การวางแผนกลยุทธเพื่อใหบรรลุเปาหมาย ชวยใหคณะกรรมการสามารถวัด ความกาวหนาและสรางความสําเร็จแกสโมสรได

ขั้นตอนการวางแผน ประธานคณะกรรมการจักตองทํางานรวมกับผูนาํ ในสโมสรและคณะกรรมการเพื่อ สรางความมั่นใจในการมุงสูความสําเร็จตามเปาหมายทีก่ ําหนด ขั้นตอนตอไปนี้ สามารถชวยประธานคณะกรรมการกระตุนกรรมการใหทํางานรวมกันเพื่อความสําเร็จ ดังนี้ • • • • • •

กําหนด แผนปฏิบัติการอยางชัดเจน ที่จะนําไปสูความสําเร็จตามเปาหมาย กําหนด กรอบเวลา ของแตละขั้นตอน กําหนด ผูที่จะรับผิดชอบ ของงานแตละขั้นตอน กําหนด กฎเกณฑเพื่อวัดความกาวหนาและความสําเร็จ พิจารณา แหลงขอมูลและเครื่องมือ ที่จะชวยนําไปสูความสําเร็จ ประเมินผล ความสําเร็จเพื่อจะไดประสบความสําเร็จในเปาหมายอื่นๆ ดี ยิ่งขึ้น

ความสําคัญของการสื่อสาร คณะกรรมการหนึ่งๆ ไมสามารถทํางานไดสําเร็จโดยลําพังตนเอง การทํางานและการ ตัดสินใจจําเปนตองอาศัยการสื่อสารภายในสโมสร สิ่งที่คลายคลึงกันคือสมาชิกใน คณะกรรมการจะตองมีการติดตอสื่อสารระหวางกัน เพื่อใหแนใจวาการทํางานรวมกัน จะราบรื่น และพยายามหลีกเลี่ยงความไมเขาใจกัน ประธานคณะกรรมการจะตองมี สวนรวมในการรายงานกิจกรรมความกาวหนาของเปาหมายตอสมาชิกในโมสรเปน ประจํา ประธานคณะกรรมการชุดตางๆ จําเปนตองรายงานนายกสโมสรและคณะกรรมการ บริหารไดรับทราบถึงความกาวหนาเปนประจําในเรื่องตอไปนี้ • • •

แจงแผนปฏิบตั ิการ รวมทั้งชื่อของกรรมการที่มีหนาที่รบั ผิดชอบในงานที่ได มอบหมายไป รายงานผลความกาวหนาของแผนตามเปาหมายของทีมงานเปนประจํา แสวงหาความคิดเห็นและขอเสนอแนะ เพื่อปรับปรุงการดําเนินงานซึ่งจะชวย ใหผานพนอุปสรรคตางๆ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 15

การกําหนดและการใชแหลงทรัพยากร การรูแหลงทรัพยากรเปนสิ่งสําคัญที่จะสามารถชวยใหทานประสบความสําเร็จ ตามแผนที่คณะกรรมการวางไว คณะกรรมการจะตองการพึ่งทานเพื่อขอคําแนะนํา และคําตอบ ถึงแมวาทานไมสามารถตอบไดทุกคําถาม แตทานควรทราบถึงแหลงที่จะ หาคําตอบได แหลงขอมูลระดับสโมสร ขอใหทานใชประโยชนจากสมาชิกที่มีประสบการณทั้งในสโมสรและตางสโมสร แหลงขอมูลระดับสโมสรมีดงั นี้ • อดีตผูนาํ สโมสร • สมาชิกสโมสร • คูสมรสและครอบครัวของสมาชิก • ผูนําและสมาชิกตางสโมสร • เว็บไซตหรือสิ่งตีพิมพของตางสโมสร แหลงขอมูลระดับภาค • • • • • • •

ผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาค ประธานคณะกรรมการและกรรมการฝายตางๆ ผูอบรมภาค อดีตเจาหนาทีภ่ าค สารผูวาการภาค เว็บไซตของภาคและเว็บไซตของนิตยสารโรตารีประเทศไทย

ทานควรขอคําแนะนําจากนายกสโมสร ผูชวยผูวาการภาค ผูวาการภาค หรือคนหาชื่อ ในทําเนียบภาค เมื่อทานตองการจะปรึกษากับผูน ําภาคทานใดทานหนึ่ง แหลงขอมูลพื้นฐานของโรตารีสากล โรตารีสากลไดจัดพิมพเอกสารจํานวนมาก ซึ่งทานสามารถใชอางอิงในระหวางปที่ ทานทํางาน ไดแก

16 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 1 การเลือกสรรคณะกรรมการสโมสรและการกําหนดเปาหมาย

ทําเนียบทางการ (Official Directory : 007-EN) แหลงรวมรายชื่อสโมสร เรียงลําดับตามตัวอักษร มีชื่อนายกสโมสร เลขานุการสโมสร วัน เวลา และสถานที่ ของการประชุมประจําสัปดาหของสโมสร ภาคและผูวา การภาค เจาหนาที่โรตารีสากล คณะกรรมการฝายตางๆ และเจาหนาที่บริหารโรตารีสากล คูมือปฏิบตั ิการโรตารีฉบับภาษาอังกฤษ (Manual of Procedure : 035-EN) หรือ ฉบับภาษาไทย เปนแหลงรวมนโยบายและระเบียบตางๆ ที่ออกโดยสภานิตบิ ัญญัติ โรตารี คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและกรรมการมูลนิธิโรตารี คูมือเลมนีจ้ ะ ตีพิมพใหมทกุ ๆ 3 ป หลังจากการประชุมสภานิตบิ ัญญัติโรตารี RI Catalog : 019-EN

แหลงรวมรายการโสตทัศนูปกรณ แบบรายงาน เอกสาร คูมือ และสิ่งอืน่ ๆ ซึ่งจะปรับปรุงทุกป

เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org มีการปรับปรุงใหทนั สมัยเปนประจํา เว็บไซตนี้เปนแหลงขอมูล ขาว และสิ่งพิมพตางๆ ของโรตารีสากล รายการสิ่งพิมพ และเอกสารหลายตอหลายอยางที่มีอยูใน Catalog มีอยูบนเว็บไซตนดี้ วย ดูจากทําเนียบทางการ เพื่อหาขอมูลสําหรับ ติดตอกับ คณะกรรมการบริหาร โรตารีสากล กรรมการ มูลนิธิ โรตารี คณะ ปฏิบัติการ และ คณะกรรมการฝาย ตางๆ ของโรตารีสากล และมูลนิธิ โรตารี และพนักงาน ของโรตารีสากล

นิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) นิตยสารทางการของโรตารีสากล ซึ่งออก ทุกเดือน เนือ้ หาครอบคลุมโครงการตางๆ ของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี ขาว ทางการของโรตารีสากลและขาวที่นาสนใจจากสโมสรหรือภาคตางๆ นอกจากนีย้ ังมี นิตยสารภาคพื้นอีก 32 ฉบับ ในกวา 20 ภาษา รวมทั้งนิตยสารโรตารีประเทศไทย ตะกราขาวโรตารี (Rotary News Basket) เปนรายงานขาวประจําสัปดาห หาอานได จากเว็บไซตของโรตารีสากล wwr.rotary.org หนังสือพิมพโลกโรตารี (Rotary World) เปนหนังสือพิมพขนาด A3 มีจํานวน 8 หนา พิมพ 4 ฉบับตอป เพื่อแจกจายใหแกสโมสร ภาค และผูน ําบริการระหวาง ประเทศ เนื้อหาครอบคลุมโรตารีสากลและโครงการตางๆ และขาวของมูลนิธิโรตารี รวมทั้งขาวจากสโมสรและภาคตางๆ นอกจากแหลงขอมูลดังกลาว บุคคลตอไปนี้สามารถใหขอ มูลเพิ่มเติมได • กรรมการบริหารโรตารีสากลและกรรมการมูลนิธิโรตารี • คณะปฏิบต ั ิการและกรรมการฝายตางๆ ของโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารี • พนักงานโรตารีสากล ณ สํานักงานใหญโรตารีสากลที่อีเวนสตัน อิลลินอยส สหรัฐอเมริกา และศูนยบริการตางๆ ที่มีอยูทั่วโลก

คูมือคณะกรรมการสโมสร 17

2

สมาชิกภาพ คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับสมาชิกภาพ การจัดแผนกลยุทธการพัฒนาสมาชิกภาพในสโมสรเปนเรื่องที่ตองการความพยายาม รวมกันของสมาชิกทั้งสโมสร คณะกรรมการชุดตางๆ ในสโมสรตองทํางานอยางใกล ชิดกับผูน ําในสโมสรเพื่อใหประสบผลสําเร็จในการหาสมาชิกใหม การปฐมนิเทศ และ การรักษาสมาชิก การเลือกสรรกรรมการ ในการเลือกสรรผูที่จะมาเปนกรรมการที่เกี่ยวของกับสมาชิกภาพ จําเปนจะตองเลือก โรแทเรียนที่มีอายุ อาชีพ และประสบการณตางๆ กัน เพื่อเปนตัวแทนสโมสรและ ชุมชนไดดีที่สดุ และมีคุณลักษณะตอไปนี้ • มีประสบการณในอาชีพที่เกี่ยวกับการจัดจาง และ/หรือการขาย • มีความรูจักมักคุนกับบุคคลตางๆ อยางทั่วถึงในชุมชน ในแวดวงตางๆ เชน ▫ ธุรกิจตางๆ ▫ สมาคมวิชาชีพ ▫ กลุมบุคคลของประชาชน ▫ สื่อมวลชน ▫ หนวยราชการในทองถิ่น ▫ องคกรไมแสวงกําไร • มีประสบการณในอาชีพที่เกี่ยวกับการฝกอบรม การศึกษาหรือการตอนรับ • มีความรูอยางละเอียดเกี่ยวกับสิทธิประโยชน และความรับผิดชอบของการ เปนสมาชิกและโอกาสบําเพ็ญประโยชน • เปนคนเปดเผยนาคบหาสมาคม เรื่องของสมาชิกภาพเปนเรือ่ งที่สําคัญมากๆ ของคณะกรรมการชุดตางๆ ดังนี้

คูมือคณะกรรมการสโมสร 19

คณะกรรมการประเภทอาชีพ • • • •

สํารวจประเภทอาชีพในชุมชนทุกปตั้งแตตนๆ ป โดยไมชากวาวันที่ 31 สิงหาคม รวบรวมประเภทอาชีพที่มีสมาชิกแลว และที่ยังวางอยูจากผลการสํารวจ ทบทวนประเภทอาชีพเดิมที่มีอยูในสโมสร ปรึกษากับคณะกรรมการบริหารเกี่ยวกับปญหาตางๆ เกีย่ วกับประเภทอาชีพ

คณะกรรมการควรจัดทําการสํารวจประเภทอาชีพดวยตนเองจากสมุดโทรศัพท ทําเนียบหอการคา หรือทําเนียบธุรกิจอื่นๆ ซึ่งเปนแหลงขอมูลที่ดีสําหรับจัดทําการ สํารวจประเภทอาชีพ การสํารวจดังกลาวจะไมมีที่สิ้นสุด ตราบใดทีธ่ รุ กิจและอาชีพ ของชุมชนมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา จากการสํารวจจะนําไปปรับปรุงประเภท อาชีพที่มีและไมมีผูครอบครองของสโมสรตอไป คณะกรรมการจะตองชวยใหความรูแกสโมสรถึงจุดมุงหมายหลักของการแบงประเภท อาชีพ ใหย้ําวาความเขมแข็งของโรตารีเกิดจากคุณสมบัติตา งๆ ตอไปนี้ • • • •

มีผูแทนประเภทอาชีพและวิชาชีพหลากหลาย มีสมาชิกมาจากทุกๆ กลุม สมาชิกจะไดรูจักกับกลุมอาชีพอื่นๆ มิตรภาพเกิดจากความสนใจที่หลากหลายมากกวาความสนใจในเรื่องเดียวกัน

คณะกรรมการจะตองดําเนินการทันทีเมือ่ ไดรับรายชื่อผูไดรับการเสนอชื่อ ในรายงาน ที่เสนอตอคณะกรรมการบริหาร สโมสรจะตองอธิบายผลการตรวจสอบและเหตุผล ของขอสรุปตางๆ ในการตรวจสอบคุณสมบัตขิ องผูมีสิทธิ์ไดรับการเสนอชื่อเปนสมาชิกใหม มีประเด็น พิจารณาตางๆ ดังตอไปนี้ • • • • •

20 คูมือคณะกรรมการสโมสร

เปนบุคคลที่เสื่อมเสียหรือไม ชื่อเสียงของบริษัทของสมาชิกมุงหวังเปนที่นายกยองหรือไม เปนบุคคลที่ศรัทธาในการใหบริการหรือไม ผูที่ไดรับการเสนอชื่อ ยอมรับพันธะเกี่ยวกับคาใชจายตางๆ ในการเขามาเปน สมาชิกหรือไม และสามารถเขารวมประชุมประจําสัปดาหไดหรือไม ผูที่ไดรับการเสนอชื่อจะยอมรวมในโครงการ โปรแกรม กิจกรรม และเขารวม ในคณะกรรมการหรือไม

คณะกรรมการสมาชิกภาพ • ชวยเหลือคณะกรรมการบริหารสโมสรในการตรวจสอบคุณสมบัติ ธุรกิจ หรือ วิชาชีพ การยอมรับในชุมชน และคุณสมบัตโิ ดยทั่วไปของบุคคลที่มีสทิ ธิ์ไดรับ การเสนอชื่อเปนสมาชิก • รายงานผลการพิจารณาผูมส ี ิทธิ์ไดรับการเสนอชื่อทุกคน ตอคณะกรรมการ บริหารสโมสร คณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพ • ตั้งเปาหมายการเพิ่มสมาชิกของสโมสรรวมกับนายกสโมสร • ชวยนายกสโมสรจัดทําแผนพัฒนาสมาชิกของสโมสร • จัดทําแผนกลยุทธเพื่อบรรลุเปาหมายการเพิ่มสมาชิก เพิ่มความพึงพอใจของ สมาชิก • หาวิธีการใหมๆ สงเสริมการรักษาสมาชิก • กระตุนบรรดาสมาชิกใหเสนอสมาชิกมุงหวัง • สนับสนุนการเขาสัมมนาการพัฒนาสมาชิกของภาคและของโรตารีสากล • ดูแลจัดการประชุมกิจการสโมสรเรื่องสมาชิกภาพทันทีหลังจากไดจัดทํา เปาหมายแผนปฏิบัติและกลยุทธ • ทบทวนบัญชีรายชื่อประเภทอาชีพที่มีสมาชิกแลว และทีย ่ ังขาดอยู • เสนอโปรแกรมการเพิ่มสมาชิกตอคณะกรรมการบริหาร • เสนอชื่อบุคคลที่มีคุณสมบัติแกคณะกรรมการบริหาร เพื่อรับเปนสมาชิกใน ประเภทอาชีพที่ยังวางอยู • จัดรายการ “เดือนแหงการเพิ่มสมาชิกและขยายสโมสร” (สิงหาคม) • เตือนความจําในเรื่องเปาหมายสมาชิกใหสมาชิกเสมอๆ เปนหนาที่ของคณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพที่จะเสนอชื่อบุคคลที่เหมาะสม เพื่อ เปนสมาชิกของสโมสร การเพิ่มสมาชิกจะชวยใหสโมสรเพิ่มความสามารถในการ บริการใหแกชมุ ชนสโมสรและชุมชนโลกได และมัน่ ใจไดวาสโมสรจะมีสมาชิกจาก ชุมชนหลากหลายยิ่งขึ้น เปาหมายที่เปนจริงของการเพิ่มสมาชิกจะตองเปนเปาหมายที่ทําไดจริง ขั้นตอนแรก ในการตั้งเปาหมายคือ การกําหนดแผนการเพิ่มสมาชิก ซึ่งสโมสรจะตองทําผังจํานวน สมาชิกที่ผานมาภายใน 5 ถึง 10 ป ถาสโมสรประสบความสําเร็จในการเพิ่มสมาชิก การเปลี่ยนแปลงที่ตองมีในการหาสมาชิกตอไปอาจจะนอยได อยางไรก็ตาม ถา สโมสรของทานมีการสูญเสียสมาชิก การวางแผนการเพิ่มสมาชิกใหมากจะตองกระทํา คูมือคณะกรรมการสโมสร 21

เชิงรุก การเพิ่มสมาชิกไมใชเปนความพยายามของคนไมกี่คน แตจะตองมาจาก สมาชิกทั้งสโมสร เปนเรื่องสําคัญที่จะตองทําใหคณะกรรมการและสมาชิกสโมสร ตระหนักในความรับผิดชอบที่จะตองเสนอสมาชิกใหม อยางไรก็ตามการรักษาสมาชิก เกาไวไดก็เทากับขจัดความจําเปนในการเพิ่มสมาชิกตลอดเวลา และยังเปนการนํา สโมสรสูการเปนสโมสรที่มปี ระสบการณสูงยิ่งขึ้น คณะกรรมการสนเทศโรตารี • ใหความรูเกี่ยวกับสิทธิและหนาที่รับผิดชอบของการเปนสมาชิกโรตารีแก สมาชิกมุงหวัง สมาชิกใหม และสมาชิกปจจุบันของสโมสร • ดูแลจัดการปฐมนิเทศสมาชิกใหมตลอดปแรกที่เขาสโมสร • ใหความรูเกี่ยวกับโรตารี ประวัติโรตารี วัตถุประสงค ขอบขาย และกิจกรรม ตางๆ สําหรับสมาชิก • แจงใหสมาชิกทราบถึงความกาวหนาของการดําเนินการดานบริหารของโรตารี สากล • จัดรายการ “เดือนแหงความตระหนักในโรตารี” (มกราคม) คณะกรรมการชุดนี้มีหนาทีจ่ ะตองสื่อสารใหขอมูลเกี่ยวกับโรตารีแกสมาชิกมุงหวัง และสมาชิกใหม รวมทั้งสมาชิกที่มีประสบการณ คณะกรรมการไมเพียงแตใหความรู แกสมาชิกใหมเทานั้น แตยงั มอบหมายใหสมาชิกที่มีประสบการณเปนพี่เลี้ยงให สมาชิกใหมดว ย เมื่อนโยบายและโปรแกรมของโรตารีมีการเปลี่ยนแปลง คณะกรรมการสนเทศโรตารี ควรแจงการเปลี่ยนแปลงนีใ้ หสมาชิกในสโมสรไดรับทราบ สมาชิกที่สนใจจะได ติดตามขาวและจะเปนผูที่ประสบความสําเร็จในการบริการตอชุมชนและสโมสร การทํางานรวมกับคณะกรรมการอื่นๆ ในสโมสร ถึงแมวาคณะกรรมการตางๆ ที่ไดกลาวไวในบทนี้มคี วามรับผิดชอบโดยตรงในเรื่อง สมาชิกภาพ คณะกรรมการอื่นๆ ที่อาจมีบทบาทสําคัญในการเพิ่มสมาชิก มีดังนี้ • คณะกรรมการประชาสัมพันธ - การจัดหาสมาชิกใหมขึ้นอยูกับการ ประชาสัมพันธที่มีประสิทธิภาพดวย • คณะกรรมการจัดโปรแกรม - โปรแกรมที่นาสนใจจะชวยรักษาสมาชิก ปจจุบนั ใหคงอยู • คณะกรรมการบริการทุกแนวทาง - การเปดโอกาสใหผูไมใชโรแทเรียนรวม กิจกรรมบริการ จะทําใหเขาเขาใจถึงโอกาสบําเพ็ญประโยชนที่ผูเปนสมาชิก โรตารีไดรับ 22 คูมือคณะกรรมการสโมสร

แนวทางที่เกี่ยวกับสมาชิกภาพ สมาชิกมุงหวังคือ • สุภาพบุรุษ หรือสุภาพสตรี ที่มีบุคลิกดี มีหนาที่การงานเปนที่ยอมรับของ สังคม • เปนผูที่มีถิ่นทีอ ่ ยูหรือสถานที่ทํางานอยูในเขตหรือใกลเขตของสโมสร รายละเอียดเพิ่มเติมเรื่องคุณสมบัติของการเปนสมาชิก ดูจากคูมือปฏิบัติการโรตารี การจัดประเภทอาชีพ ระบบการจัดประเภทอาชีพทําขึ้นเพื่อใหมั่นใจวาสมาชิกของสโมสรมีความหลากหลาย ดานอาชีพในชุมชนที่อยู ประเภทอาชีพของสมาชิกจะแสดงใหเห็นถึงกิจกรรมหรือธุรกิจของสํานักงาน บริษทั หรือสถาบันของสมาชิกทํางานอยู หรือธุรกิจหรือวิชาชีพของสมาชิกผูนั้น สโมสรไมควรเลือกบุคคลเขาเปนสมาชิกสามัญจากประเภทอาชีพที่สโมสรมีสมาชิกใน ประเภทอาชีพนั้นอยูแลว 5 คนหรือมากกวา เวนแตสโมสรจะมีจํานวนสมาชิกมากกวา 50 คน สมาชิกที่เกษียณจากการทํางานจะไมจดั รวมอยูในจํานวนประเภทอาชีพนั้นๆ ถาสมาชิกเปลีย่ นประเภทอาชีพดังกลาว สโมสรอาจใหสถานภาพสมาชิกภายใต ประเภทอาชีพใหม โดยไมคาํ นึงถึงขอจํากัด ในแตละปสโมสรควรมีการสํารวจประเภทอาชีพของสโมสร โดยมีเปาหมายเพื่อตรวจ สอบความถูกตองและจัดประเภทอาชีพที่มีอยูในชุมชน บัญชีดังกลาวควรใชเปรียบ เทียบกับบัญชีเดิมที่มีอยูในสโมสรเพื่อใชเปนแนวทางหาสมาชิกมุงหวังที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมตอไป เปาหมายหลักคือสโมสรตองมีสมาชิกที่เปนตัวแทนของธุรกิจหรือ วิชาชีพในชุมชนพอสมควร ประเภทสมาชิก สมาชิกในโรตารีมี 2 ประเภท คือ สมาชิกสามัญ และสมาชิกกิตติมศักดิ์ • สมาชิกสามัญ จัดประเภทอาชีพใหเปนไปตามธุรกิจและวิชาชีพของสมาชิก • สมาชิกกิตติมศักดิ์ หมายถึงบุคคลที่มีชื่อเสียง ซึ่งอุทิศตนแกงานบริการตาม แนวทางอุดมการณของโรตารี สมาชิกกิตติมศักดิไ์ มสามารถใชสิทธิอ์ อกเสียง ในการเลือกตัง้ ตางๆ ไมมสี ิทธิ์ไดรับการคัดเลือกเปนกรรมการในสโมสร ไม ถือครองประเภทอาชีพ และไมตองจายคาบํารุงสโมสรหรือคาเขาเปนสมาชิก บทที่ 2 สมาชิกภาพ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 23

แหลงขอมูลดานสมาชิกภาพ โรตารีสากลมีขอมูลเกี่ยวกับสมาชิกภาพมากมายสําหรับสมาชิกมุงหวัง และผูที่สนับสนุนการเพิ่มสมาชิก

สมาชิกใหม

วัสดุและเอกสารสําหรับสมาชิกมุงหวังและสมาชิกใหม • • • • • •

“โรตารี ก เอย ก ไก” รวมบทความสั้น เรื่องประวัติของโรตารี ประเพณี โครงสราง และโปรแกรมตางๆ Rotary Basics (595-EN) – “พื้นฐานโรตารี” การใหความรูโรตารีอยางสั้นๆ ที่โรแทเรียนทุกคนควรทราบ Take a Look at Rotary (867-EN) – “มองโรตารี” วิดิโอยาว 6 นาที สําหรับ ผูมุงหวัง This is Rotary (001-EN) – “นี่คือโรตารี” แผนพับเรื่องโรตารีโดยสังเขป This is Rotary (449-EN) – “นี่คือโรตารี” วิดิโอเรื่องโรตารี ภารกิจและ โปรแกรมบริการของโรตารี What’s Rotary? (419-EN) – “โรตารีคอ ื อะไร” การดขนาดกระเปา คําถาม คําตอบเกี่ยวกับโรตารีที่มักมีผูถาม The ABCs of Rotary (363-EN) –

วัสดุและเอกสารการพัฒนาสมาชิก •

• •

•

Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) –

“การประชาสัมพันธที่ไดผล” ขอแนะนําในการสงเสริมการประชาสัมพันธ สําหรับสโมสร How to Propose a New Member (25-EN) – “แนวปฏิบัตใิ นการเสนอ สมาชิกใหม” Membership Development Package (916-EN) – “ชุดเอกสารการพัฒนา สมาชิก” โบรชัวรซึ่งประกอบดวยขอคิด ขอแนะนํา และเครื่องมือในการพัฒนา สมาชิก Membership Development Resource Guide (417-EN) – “แหลงขอมูลใน การพัฒนาสมาชิก” วิธีการขั้นพื้นฐานสําหรับการสรางสมาชิกและขอแนะนําใน การรักษาสมาชิก

24 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

•

•

– มีขอมูลมากมายเกี่ยวกับกลยุทธการพัฒนา สมาชิก การปฐมนิเทศ และการรักษาสมาชิกภาพใหยาวนานทีใ่ ชไดผลมาแลวใน สโมสรตางๆ (ดาวนโหลดไดจากสวน Membership) Rotary News Basket – “ตะกราขาวโรตารี” ขาวรายสัปดาหในเว็บไซตของ โรตารีสากล RI Web site (www.rotary.org)

หารายการเอกสารเกี่ยวกับสมาชิกภาพไดจาก Catalog ของโรตารีสากล ทรัพยากรบุคคล นอกจากเอกสารความรูแลว ยังมีทรัพยากรบุคคลที่มีความรูความชํานาญเกี่ยวกับ การพัฒนาสมาชิกภาพ การปฐมนิเทศ และการรักษาสมาชิกภาพใหยาวนาน เชน • • • •

ผูนําของภาค ไดแก ผูวา การภาค ผูชวยผูว าการภาคและกรรมการภาค โดยเฉพาะคณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพของภาค ผูประสานงานดานสมาชิกภาพของโรตารีสากลและผูประสานงานดานสมาชิก ภาพโซนโรตารีสากล ผูซึ่งใหบริการดานสมาชิกภาพแกสโมสรและภาค คณะกรรมการของโรตารีสากล/หรือคณะปฏิบัติการ สโมสรอื่นที่ประสบปญหาทาทายเรื่องสมาชิกภาพอยางเดียวกัน สโมสรของ ทานจะไดรบั ประโยชนจากการแลกเปลี่ยนประสบการณกัน

คูมือคณะกรรมการสโมสร 25

การหาสมาชิกและการตอนรับสมาชิกใหม การรับสมาชิกใหมที่มีคุณภาพเปนงานที่สาํ คัญของสโมสรที่มีคุณภาพ เพราะวาบุคคล ทั่วไปเขาเปนสมาชิกในโรตารีไดโดยการเชิญโดยสมาชิกปจจุบนั สมาชิกของสโมสร จะตองเชิญชวนกลุมเพื่อน ครอบครัว วิชาชีพ และคนในชุมชนเขามารวมอุดมการณ ผูนําสมาชิกภาพของสโมสรจะตองระลึกวาสมาชิกทั้งสโมสรมีความสําคัญในการหา และเชิญสมาชิกมุงหวัง ความรับผิดชอบของทาน • • • • •

ทําความคุนเคยกับคูมือพื้นฐานที่เกี่ยวกับการหาสมาชิกใหม ทํางานรวมกับนายกสโมสรในการพัฒนาและวางแผนการหาสมาชิกใหม ระบุผูที่ควรจะมาเปนสมาชิก ควรทําเปนตัวอยาง ผูนาํ สมาชิกภาพของสโมสรควรแสดงใหเห็นถึงการ พัฒนาสมาชิกภาพ โดยนําสมาชิกใหมเขามาตั้งแตเดือนแรกของปโรตารี ใหขอมูลเกี่ยวกับสโมสรของทานและโรตารีสากล แกสมาชิกใหม

จัดทําแผนหาสมาชิกใหมทมี่ ีประสิทธิภาพ แผนการรับสมาชิกใหมที่ไดผลมีสวนสําคัญมาก ซึ่งรวมถึงขั้นตอนตอไปนี้ 1. ระบุ กลุมบุคคลในเปาหมายทั้งหมด เพื่อรับเขาเปนสมาชิก ควรพิจารณา คุณสมบัติทุกดานของกลุมเปาหมาย ถาจําเปนอาจตองทําประเภทอาชีพใหม สโมสรควรมีเปาหมายตอไปนี้ ▫ บริษัทและกลุม ธุรกิจในพื้นที่ที่มีชื่อเสียงดี ▫ สมาคมวิชาชีพและการคา ▫ หอการคา ▫ องคกรภาครัฐทั้งสวนทองถิ่นและสวนภูมภิ าค ▫ ผูรวมทําธุรกิจ ▫ ผูนําองคกรทีไ่ มแสวงผลกําไร ▫ ศิษยเกามูลนิธโิ รตารี ▫ โรตาแรคเตอร และอดีตโรตาแรคเตอร

26 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

2. แจง ใหสมาชิกมุงหวังทราบเกี่ยวกับเรื่องราวของโรตารี ซึ่งรวมถึงประวัติ อุดมการณ และขอมูลเกี่ยวกับสโมสรและกิจกรรมตางๆ เนนไปที่สิทธิและ หนาที่รับผิดชอบของสมาชิก รวมทั้งโอกาสในการบริการ (อางอิงถึงขอมูล เกี่ยวกับการปฐมนิเทศสมาชิกใหมในหัวขอถัดไป) 3. เชิญ กลุมมุงหวังมารวมอุดมการณ เนื่องจากมีความสนใจและมีเหตุผลใน การเขารวมอุดมการณ การเขามาเปนสมาชิกในโรตารีกระทําไดโดยการเชิญ เขาเทานั้น ฉะนั้น สมาชิกสโมสรตองเชิญบุคคลมุงหวัง การเชิญผูมุงหวังสําหรับสมาชิกสโมสรมารวมประชุมเปนโอกาสที่ดใี นการพบ กับบรรดาโรแทเรียน การรวมประชุมจะทําใหเขาเห็นประโยชนและหนาที่ รับผิดชอบที่เขาตองรับเมื่อมาเปนสมาชิก

ขอมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับการเปนพี่ เลี้ยงสมาชิกใหม ดู จากภาคผนวก 2 และภาคผนวก 3

4. ตอนรับ ขอใหจัดพิธีที่สมเกียรติ และมีความหมายตอสมาชิกใหม สโมสรควร มอบหมายใหมีสมาชิกพี่เลี้ยงอธิบายใหสมาชิกใหมเขากับกลุมสมาชิกเกา อยางกลมกลืนกอนถึงวันรับสมาชิกใหม 5. ปฐมนิเทศ ใหความรูแกสมาชิกมุงหวังและสมาชิกใหม เกี่ยวกับสโมสรของ ทานและโรตารีสากล การใหความรูเชนนี้มคี วามสําคัญตอการเจริญเติบโตใน ฐานะเปนโรแทเรียน และจะสามารถนําเขาไปทํากิจกรรมได แตงตั้งพี่เลี้ยงใหแตละคนเพื่อจะไดทําใหสมาชิกใหมเปนสวนหนึ่งของสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 27

การปฐมนิเทศสมาชิกใหม

ดูขอมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับกลยุทธที่ นําไปสูความสําเร็จใน การปฐมนิเทศสมาชิก ใหมในภาคผนวก 2

การปฐมนิเทศและการใหความรูแกสมาชิกใหมที่ไดผลจะกอใหเกิดประโยชนแก สมาชิกใหม คือ • สมาชิกใหมที่ไดรับความรูเกี่ยวกับโรตารี จะสามารถเขารวมโครงการตางๆ ของสโมสรไดทันที • สมาชิกที่ไดรบ ั ความรูโรตารี จะมีความรูส ึกสบายใจในการสื่อสารกับสมาชิกที่ มีประสบการณ วิธีที่เกิดผลในการสรางความกลมกลืนระหวางสมาชิกเกาและสมาชิกใหม คือการมี สวนรวมในโครงการและกิจกรรมตางๆ ของสโมสร ความรับผิดชอบของทาน • • • •

ทํางานรวมกับนายกสโมสรในการพัฒนาและดําเนินการปฐมนิเทศสมาชิก ใหม และแตงตั้งพี่เลี้ยง เพื่อใหความรูและขอแนะนําตางๆ แกสมาชิกใหม ขอใหทานมอบหมายใหสมาชิกในสโมสรที่มีความรูและประสบการณ ชวยใน การปฐมนิเทศสมาชิกใหม สนับสนุนการปฐมนิเทศสมาชิกใหมโดยการจัดสมาชิกพีเ่ ลี้ยงใหสมาชิกใหม แตละคน ใหสมาชิกใหมมีสวนรวมในโครงการและกิจกรรมของสโมสรทันที

การดําเนินการปฐมนิเทศสมาชิกใหมควรจัดทันทีหลังพิธีตอนรับสมาชิกใหม ซึ่งจะ เปนขั้นตอนสําคัญของการสรางความกลมกลืนกับสมาชิกในสโมสร ทํางานรวมกับ นายกสโมสรตามแนวทางของสโมสรและผูน ําของทั้งสโมสรและภาค ในการวางแผน และหากลยุทธเพื่อมุงสูเปาหมายในการสรางความกลมกลืนกับสมาชิกในสโมสรแก สมาชิกใหมอยางราบรื่น สิ่งที่จําเปนสําหรับสมาชิกใหม หนึ่งในขั้นตอนแรกของโปรแกรมการปฐมนิเทศสมาชิกใหม คือการใหความรูพื้นฐาน เกี่ยวกับโรตารีแกสมาชิกใหม ในเรื่องสิทธิและหนาที่รับผิดชอบ ตลอดจนโอกาสใน การบริการในฐานะเปนโรแทเรียน

28 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

ประโยชนในฐานะโรแทเรียนมีดังนี้ • มีโอกาสรวมทํากิจกรรมที่มีผลดีตอชุมชนทั้งในทองถิ่นและตางประเทศ • มีโอกาสพบบุคคลที่มีอาชีพหลากหลาย • มีโอกาสที่จะสมาคมกับกลุมบุคคลที่มีเกียรติและมีคุณธรรมสูง ในฐานะโรแทเรียน ทานมีพนั ธะสัญญาทีจ่ ะอุทิศเวลา กําลังกาย และกําลังทรัพย หนาที่รับผิดชอบของโรแทเรียนมีดังนี้ • • • •

เขารวมประชุมประจําสัปดาหของสโมสรตามที่ใหพันธะสัญญาไว ชําระคาบํารุงโรตารีสากลและคาบํารุงสโมสรตามเวลาทีก่ ําหนด เขารวมโครงการ โปรแกรม และกิจกรรมของสโมสร แนะนําบุคคลที่มีคุณสมบัติเขาเปนสมาชิกสโมสร

ความรับผิดชอบมาคูกบั โอกาส จากขอมูลของชุมชนนับเปนพันๆ ชุมชนทั่วโลกโรตารี มักอยูในฐานะที่ดีเลิศที่จะมีการเปลี่ยนแปลงสูสิ่งที่ดีขึ้น โดยการปรับปรุงคุณภาพชีวติ ของประชาชนจํานวนเหลือคณานับ และใหโอกาสมวลสมาชิกโรแทเรียนทั่วโลกนับ ลานกวาคนมีโอกาสในการบริการเชน • • • •

สมาชิกสโมสรสามารถพัฒนาและทําโครงการบริการในแนวทางของตนเอง โรตารีใหโอกาสในการบริการทั้งในระดับชุมชนทองถิ่นและชุมชนโลก มูลนิธิโรตารีใหโอกาสในการมีสวนรวมโครงการตางๆ ทั้งดานการศึกษา และ เพื่อมนุษยชาติ สมาชิกสโมสรสามารถสรางความตางไดดว ยการบริจาคเงินใหมูลนิธโิ รตารี

การใหสมาชิกใหมมีสวนรวม แนวทางที่มีประสิทธิภาพในการผสานความกลมกลืนของสมาชิกใหมคอื การให สมาชิกใหมมีสวนรวมในกิจกรรมของสโมสรทันทีที่เปนโรแทเรียน การมีสวนรวมของ สมาชิกใหมเปนสิ่งที่มีคาและทําใหเกิดความรูสึกเปนสวนหนึ่งของสโมสร วิธีตอไปนี้ จะทําใหสมาชิกใหมเกิดความผูกพันกับกิจกรรมของสโมสรอยางไดผล

คูมือคณะกรรมการสโมสร 29

•

• • •

30 คูมือคณะกรรมการสโมสร

มอบหมายใหสมาชิกใหมรับหนาทีใ่ นคณะกรรมการฝายที่เขมแข็งหลังพิธี ตอนรับสมาชิกใหมทันที วิธกี ารตอไปนี้จะชวยนําไปสูค วามสําเร็จ ▫ เลือกคณะกรรมการชุดหนึ่งซึ่งเปนที่สนใจของสมาชิกใหม ▫ ขอใหประธานคณะกรรมการฝายหนึ่งฝายใดมอบหมายหนาที่ให สมาชิกใหม และอธิบายถึงกําหนดเวลาและขอบเขตของงานที่ มอบหมาย ▫ แจงใหทราบถึงหนาที่หรือลักษณะของงานที่มอบหมาย สนับสนุนใหสมาชิกใหมมีสวนรวมในโครงการบริการตางๆ มอบหมายใหสมาชิกใหมเปนผูตอนรับแขกสโมสร หรือแนะนําผูบ รรยายใน การประชุมประจําสัปดาห แตงตั้งพี่เลี้ยงใหสมาชิกใหม

การรักษาสมาชิก ขณะที่การนําสมาชิกใหมใหกลมกลืนกับสโมสรเปนเรื่องสําคัญ การใหสมาชิกอยูใน สโมสรดวยความเสียสละและมีความกระตือรือรนก็เปนสิ่งที่สําคัญมากเชนกัน ปญหา เรงดวนที่โรตารีเผชิญอยูในปจจุบนั คือการเขาออกของสมาชิกสโมสรมีอัตราสูง การ ติดตามอยางใกลชิดถึงคะแนนการประชุมประจําสัปดาห และการมีสว นรวมใน กิจกรรมของสโมสรทําใหเห็นปญหาที่ตองเรงแกไขตอไป การแจงขาวใหสมาชิกทราบถึงความเปลีย่ นแปลงและโอกาสตางๆ เปนหลักประกัน อยางหนึ่งวาสมาชิกจะอยูในสโมสรอยางทาทาย มีแรงกระตุน และมีความ กระตือรือรน สมาชิกเหลานีจ้ ะเปนผูสนับสนุนงานตางๆ ของสโมสรใหบรรลุผลสําเร็จ อีกทั้งยังเปนสวนหนึ่งที่ดึงดูดสมาชิกใหมดวย แบบสอบถามความ พึงพอใจของสมาชิก อยูในภาคผนวก 6 และแบบสอบถาม สมาชิกทีจ่ ะลาออก อยูในภาคผนวก 7

กลยุทธการรักษาสมาชิกทีป่ ระสบความสําเร็จมีดังนี้ • • • • • • • • • •

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

เชิญชวนโรแทเรียนทุกทานใหมีสวนรวมในโครงการและกิจกรรมตางๆ ของ สโมสรดวยตนเอง ขอใหมั่นใจวาโปรแกรมและโครงการของสโมสรจะเปนที่สนใจและเกีย่ วของ กับสมาชิกสวนใหญ สนับสนุนใหสมาชิกทั้งสโมสรมีสวนรวมในโครงการบริการในชุมชน และ โครงการของมูลนิธิโรตารี ใชวิธีสํารวจเพือ่ จําแนกวาสิ่งใดสําคัญตอสมาชิกของทาน และตองมัน่ ใจวา สมาชิกไดพบกับสิ่งที่นาสนใจและมีความคาดหวัง ประเมินความตองการของชุมชน เพื่อใหแนใจวาโครงการจะเปนประโยชนตอ ชุมชน ติดตามสมาชิกที่ขาดการประชุมบอยๆ ขอใหแนใจวาสมาชิกไดรบั ความรูใหมๆ เกี่ยวกับโรตารีสากลและมูลนิธิ โรตารี โดยการสนเทศโรตารีอยางนอยเดือนละครั้ง จัดประชุมรวมกับสโมสรอื่นๆ เพื่อสมาชิกของสโมสรจะไดประโยชนจากการ แลกเปลี่ยนประสบการณในระหวางโรแทเรียน ขอใหแนใจวา การประชุมของสโมสรจัดแบบมืออาชีพ รวมการประชุมและกิจกรรมระดับภาค โดยเฉพาะมุงเนนไปที่การศึกษา ตอเนื่อง เชน การสัมมนาผูน ําภาค การสัมมนาการพัฒนาสมาชิกภาพ และ การสัมมนามูลนิธิโรตารีภาค คูมือคณะกรรมการสโมสร 31

•

• •

กระตุนโรแทเรียนใหศึกษาตอเนื่อง โดยอานสารผูวา การภาคที่ออกเปน ประจําทุกเดือน ตะกราขาวโรตารี นิตยสารเดอะโรแทเรียน นิตยสารโรตารี ประเทศไทย และวารสารโลกโรตารี ขอใหจัดการประชุมสนุกสนานและหาวิธีการเพื่อใหครอบครัวของสมาชิก มารวมดวย ขอใหเขียนเรื่องสมาชิกภาพในสารสโมสร

ถามีสมาชิกลาออก สโมสรตองแนใจวามีการสํารวจเพื่อหาเหตุวาทําไมบุคคลเหลานั้น จึงลาออก ผลการสํารวจจะชวยใหผูนําสโมสรเขาใจวาจะทําอะไรใหดขี ึ้นเพื่อปองกัน ไมใหเกิดการสูญเสียสมาชิกภาพ

32 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 1 การเลือกตั้งและการตอนรับสมาชิกใหม การเลือกตั้งสมาชิกใหม การที่มีผูเสนอบุคคลจะเขามาเปนสมาชิกไดนั้น บุคคลนัน้ ตองมีคุณสมบัติของสมาชิก ภาพและไดรับการอนุมตั ิจากคณะกรรมการบริหารสโมสร ควรทําตามกระบวนการ ตอไปนี้ในการเลือกตั้งสมาชิกใหม 1. ผูเสนอ ซึ่งเปนสมาชิกสามัญ สงชื่อสมาชิกมุงหวังผานเลขานุการสโมสรใหแก คณะกรรมการบริหารสโมสร สมาชิกที่โอนมาหรืออดีตสมาชิกของสโมสรหนึ่ง อาจถูกเสนอโดยสโมสรเกาหรือสมาชิกของสโมสรเกาก็ได 2. คณะกรรมการบริหารสโมสรตรวจสอบวาผูที่ถูกเสนอชื่อมีคุณสมบัตดิ าน สมาชิกภาพ และประเภทอาชีพครบถวน 3. คณะกรรมการบริหารสโมสรพิจารณาอยางรอบคอบ แตตองไมเกินกวา 30 วัน และแจงใหผูเสนอทราบผลการพิจารณาผานทางเลขานุการสโมสร 4. ถาผลการพิจารณาผาน สมาชิกมุงหวังจะไดรับแจงใหทราบถึงสิทธิ์ และความ รับผิดชอบทีจ่ ะเปนสมาชิกใหมของสโมสร 5. สมาชิกมุงหวังจะตองลงนามในเอกสารเสนอชื่อสมาชิก และยินยอมใหตีพิมพ ชื่อและประเภทอาชีพในเอกสารของสโมสร 6. ถาไมมีสมาชิกในสโมสรคัดคานภายใน 7 วัน และสมาชิกใหมไดชําระคา สมาชิกแรกเขาแลว ใหถือวาสมาชิกที่ไดรับการเสนอชื่อไดรับการพิจารณา คัดเลือกเปนสมาชิกของสโมสรอยางสมบูรณ 7. ถามีผูคดั คาน คณะกรรมการบริหารสโมสรจะใหมีการออกเสียงในการ ประชุมครั้งตอไป ขอใหตรวจสอบขอบังคับของสโมสรวาตองมีกรรมการ จํานวนกี่ทา นจึงจะทําใหคาํ คัดคานนัน้ เปนผล 8. ถาคณะกรรมการบริหารยืนยันการรับเปนสมาชิกของบุคคลนั้น และสมาชิก ใหมไดจายคาแรกเขาแลว ถือวาบุคคลที่ไดรับการเสนอชื่อไดรับการเลือกเปน สมาชิกของสโมสรโดยสมบูรณ การตอนรับสมาชิกใหม พิธีตอนรับสมาชิกใหมเพื่อเปนการแนะนําตัว ควรจัดอยางมีเกียรติและมีความหมาย เปนการเริ่มตนที่ดตี อไปในการอุทิศตัวเพือ่ การบริการและมิตรภาพ สโมสรจะแนใจวา พิธีตอนรับสมาชิกใหมที่จัดจะประทับในความทรงจําไดโดยการ บทที่ 2 สมาชิกภาพ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 33

• • • • •

เนนถึงสิทธิ์และความรับผิดชอบในการเปนโรแทเรียน จัดเวลาอยางเหมาะสมตอการแนะนําและตอนรับสมาชิกใหม เชิญคูสมรสของสมาชิกใหมใหเขารวมในพิธี แนะนําสมาชิกใหมเปนกลุม มอบเข็มโรตารี และเอกสารอื่นๆ ที่เหมาะสมแกสมาชิกใหม ขอใหคดั เลือก สิ่งตางๆ ดวยความระมัดระวัง

ตัวอยางพิธีตอนรับสมาชิกใหม รางตอไปนี้เปนตัวอยางการตอนรับสมาชิกใหม ซึ่งทานสามารถเปลี่ยนแปลงตาม ความเหมาะสมของแตละสโมสร ทานไดรับเลือกใหเปนสมาชิกแหงสโมสรโรตารี _________________ เพราะวาพวกเราเชื่อวาทานเปนผูนาํ ในอาชีพของทาน และเพราะวาเรารูวาทานไดรวม เอาคุณสมบัตขิ องจิตใจและสปริตของทาน จนสามารถสื่ออุดมการณแหงโรตารีแกผู พบเห็นได ทานเปนผูแทนของอาชีพของทานในสโมสรของเรา และทานจะมอบคุณคาและความรู ของอาชีพของทานใหแกพวกเรา ในอีกดานหนึ่งทานเปนทูตของพวกเราในกลุมอาชีพ ของทาน ดวยเหตุนี้ ทานจึงมีหนาที่ที่จะตองนําอุดมการณและหลักการของการบริการ สูอาชีพของทาน วัตถุประสงคของโรตารี หนึ่ง สอง

สาม สี่

สรางความสนิทสนมกันเพื่อเปนโอกาสในการบําเพ็ญประโยชน สงเสริมมาตรฐานจริยธรรมอันสูงสงในธุรกิจและวิชาชีพตางๆ ยกยองคุณคา ของอาชีพทั้งปวงที่มีประโยชน และใหโรแทเรียนประกอบอาชีพเปนที่ ยกยอง เพื่อเปนโอกาสบําเพ็ญประโยชนแกสังคม สนับสนุนใหโรแทเรียนนําอุดมการณแหงการบําเพ็ญประโยชนไปใชในธุรกิจ ในชีวิตสวนตัว และในชุมชน สงเสริมความเขาใจ ไมตรีจติ และสันติภาพระหวางประเทศ ดวยมิตรภาพ ของนักธุรกิจและวิชาชีพทั่วโลกที่รวมในอุดมการณแหงการบําเพ็ญประโยชน

ผมขอใหทานไดใชวิจารณญาณของทานในบททดสอบ 4 แนวทาง อันเกี่ยวกับการคิด การพูด และการกระทํา

34 คูมือคณะกรรมการสโมสร

หนึ่ง สอง สาม สี่

สิ่งนั้นเปนความจริงหรือไม สิ่งนั้นยุติธรรมตอทุกฝายหรือไม สิ่งนั้นจะนํามาซึ่งมิตรภาพที่ดีหรือไม สิ่งนั้นจะกอใหเกิดผลดีแกทุกฝายหรือไม

ชุมชนจะรูและตัดสินโรตารีดว ยการที่ทานรวมเอาโรตารีไวกับบุคลิก และการบริการ ของทาน และพวกเรารับทานไวเปนสมาชิกเพราะเราเชื่อมั่นวาหลักการของเรา และ องคกรของเราจะปลอดภัยในมือของทาน และทานจะสืบสานอุดมการณใหยั่งยืน ยิ่งขึ้น เรามีความคาดหวังจากทานอยางสูงวาทานจะใหความชวยเหลือแกพวกเรา และจะ เปนแรงบันดาลใจใหพวกเราใหเปนโรแทเรียนที่ดียิ่งขึ้น และดวยความหวังนี้ พวกเรา ขอตอนรับทานดวยมิตรภาพแหงโรตารีสโู ลกโรตารีของเรา

คูมือคณะกรรมการสโมสร 35

ภาคผนวก 2 การปฐมนิเทศสมาชิกใหม – กลยุทธเพื่อความสําเร็จ การดําเนินการใหสมาชิกใหมรวมกิจกรรมของสโมสรทันทีเปนเรื่องสําคัญยิ่ง ความ จริงแลวมันสําคัญเทาๆ กับโปรแกรมตางๆ ที่เกี่ยวกับการใหความรูต อ สมาชิกใหม โปรแกรมตางๆ ที่มีประสิทธิภาพ มีดังนี้ • • • •

โปรแกรมการดูแลโดยพี่เลี้ยง โปรแกรมการสนเทศโรตารีแกสมาชิกใหม โปรแกรมการจัดใหสมาชิกใหมซึ่งเขาสโมสรพรอมๆ กัน รวมทํางานใน โครงการเดียวกันหรือรวมกิจกรรมสังคมดวยกัน แจกจายเอกสารสิ่งพิมพของโรตารี

ขณะที่โปรแกรมการปฐมนิเทศจะมีรูปแบบแตกตางกันไป แตที่เหมือนกันคือการให ความรูแกสมาชิกใหม และใหความเชื่อมั่นในโรตารีและอุดมการณในการเขามาเปน โรแทเรียน เปนสิ่งสําคัญวาสโมสรจะไมใชกลยุทธรูปแบบเดียวในการปฐมนิเทศ แต ควรจะผสมผสานและปรับปรุงกลยุทธขางตนเพื่อใหเหมาะสมกับแตละทองถิ่น การจัดพี่เลี้ยงสมาชิกใหม โปรแกรมการจัดหาสมาชิกพี่เลี้ยงใหแกสมาชิกใหมเปนที่นิยมกันและใชไดผล ขณะที่ โรแทเรียนที่ไดรับมอบหมายใหเปนสมาชิกพี่เลี้ยงอาจเปนคณะกรรมการบริหารของ สโมสร หรือระดับภาคในปจจุบันหรือในอดีต ที่สําคัญไปกวานั้นควรเปนผูที่ • •

มีความรูเกี่ยวกับโรตารีเปนอยางดี และสนใจเรื่องราวของสโมสรและโรตารี มีความยินดีและสามารถอุทศิ เวลาและพลัง ซึ่งจําเปนตอการใหความ ชวยเหลือสมาชิกใหม บุคคลที่ไดรับมอบหมายผูนั้นจะตองเปนผูที่มสี วนรวม ในกิจกรรมของสโมสรอยางเต็มที่

สมาชิกพี่เลี้ยงอาจไดรับมอบหมายใหทาํ งานกอนหรือทันทีหลังจากพิธีตอนรับสมาชิก ใหม โดยทั่วไปควรทํางานดังนี้ • •

ติดตามความสะดวกของสมาชิกใหม และการรวมในกิจกรรมของสโมสร ดวยการเขาประชุมรวมกับสมาชิกใหม เขารวมประชุมประจําสัปดาหกับสมาชิกใหม และแนะนําใหรูจักกับสมาชิกเกา

36 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

• •

• • • •

อธิบายคณะกรรมการฝายตางๆ และแนะนําสมาชิกใหมใหเขาเปนกรรมการ ในฝายที่สมาชิกใหมสนใจ แจงใหสมาชิกใหมทราบเกี่ยวกับการประชุมพิเศษ เชน การพบปะสมาชิก ใหม และงานสังคมของโรตารีที่มีตลอดป สมาชิกพี่เลี้ยงควรเขารวมประชุม หรือพบปะใหมากที่สุดเทาทีจ่ ะทําได และทั้งในฐานะเจาภาพอยางไมเปน ทางการที่จัดใหกับสมาชิกใหมและคูสมรส หรือสมาชิกมุงหวัง แนะนําใหรูจัก กับสมาชิกเกา และแนใจวาสมาชิกใหมมีความรูสึกสบายๆ แนใจวาสมาชิกใหมเขาใจขอบังคับสโมสร รวมทั้งกฎเกณฑการเขาประชุม ประจําสัปดาห ติดตามคะแนนการประชุมของสมาชิกใหม ถาสมาชิกใหมขาดการประชุม ทานควรพาเขาไปประชุมทดแทนที่สโมสรอื่น ถาสมาชิกใหมยังไมไดรบั มอบหมายใหเปนกรรมการ เชิญเขาใหเขารวมเปน กรรมการ ขอใหพรอมที่จะตอบคําถามและใหคาํ แนะนํา หรือแนวทางเมื่อไดรบั การขอ

โปรแกรมสนเทศโรตารี หลายๆ สโมสรจัดโปรแกรมสนเทศโรตารีพิเศษแกโรแทเรียนใหม ซึง่ มีเนื้อหา เกี่ยวกับโครงสรางสโมสร ประวัติสโมสร และอุดมการณของโรตารี รวมทั้งโปรแกรม ตางๆ ของสโมสร โดยทั่วไปโปรแกรมสนเทศโรตารีใหแกสมาชิกใหมจะครอบคลุม หัวขอตางๆ ดังนี้ • นโยบายและการปฏิบัติการของโรตารี • โอกาสการบริการ • ประวัติ และวัฒนธรรมของโรตารีสากลและสโมสรโรตารี โปรแกรมสมาชิกใหม เครื่องมืออีกอยางหนึ่งที่นํามาใชและประสบความสําเร็จในการปฐมนิเทศกลุมสมาชิก ใหม ใหเรียนรูเกี่ยวกับสโมสรและมีสวนรวมในกิจกรรมหรือโครงการของสโมสร ตัวอยางโปรแกรม “สตาร” (การอบรมพิเศษเพื่อปฏิบตั กิ ารในโรตารี) ซึ่งพัฒนาโดย สโมสรโรตารีเอลปาโซ มลรัฐเทกซัส ประเทศสหรัฐอเมริกา ไดรับการพิสูจนแลววา ประสบความสําเร็จในการใหความรูแกสมาชิกใหม และเตรียมสมาชิกขึ้นเปนผูนาํ ใน ตําแหนงตางๆ ในสโมสร โปรแกรมสตารนี้สมาชิกใหมทั้งหมดที่เปนในปเดียวกัน

คูมือคณะกรรมการสโมสร 37

ไดตั้งคณะกรรมการสตารขึ้นพรอมกับผูนําสโมสรทั้งอดีตและปจจุบัน โดยเลือก กรรมการทานหนึ่งขึ้นเปนประธานคณะกรรมการ คณะกรรมการชุดนี้พบปะในเวลา อาหารเชา เดือนละครั้งเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณกบั ผูที่มีประสบการณในสโมสร อีกทั้งอาจมีการอภิปรายกิจกรรมของสโมสรและปญหาทีส่ โมสร ภาค และโรตารีสากล กําลังเผชิญอยู ขอมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมสตารอยูในภาคผนวก 5 วัสดุและเอกสารจากโรตารีสากล โรตารีสากลมีสิ่งพิมพจํานวนมาก และสิ่งอํานวยความสะดวกเพื่อชวยในการศึกษา เรื่องโรตารี พยายามคัดเลือกเอกสารใหแกสมาชิกมุงหวังกอนพิธีรับสมาชิกใหม วิธีนี้ จะชวยใหการสรางความกลมกลืนระหวางสมาชิกใหมและสมาชิกเกาหลังพิธีรับ สมาชิกใหมสะดวกยิ่งขึ้น

38 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 3 ขอตอนรับสูโรตารี – แบบฟอรมการทํางานของสมาชิกพี่เลี้ยง ชื่อ (สมาชิกใหม) .......................................................................................................................... สมาชิกของสโมสรโรตารี ............................................................. ยินดีชวยเหลือทานเพื่อเรียนรูและ ศึกษาดานตางๆ ของโรตารี (โรแทเรียน) ................................................... ไดรับมอบหมายใหเปนที่ปรึกษาของทาน เพื่อตอบ คําถามเรื่องวิธีปฏิบตั ิและวันเวลาตางๆ และชวยทานในการบริการแกผูอื่น ขอใหทานปฏิบัติรายการขางลางนี้ใหเสร็จภายในหกเดือน ซึ่งจะทําใหทานมีทัศนะทีก่ วางขึ้นเกี่ยวกับโอกาสการ ใหบริการโรตารี วันที่ปฏิบัติเสร็จ 1.

2.

3.

4.

เขารวมการประชุมปฐมนิเทศสมาชิกใหม หรือการประชุมอื่นที่สโมสรกําหนด อานหนังสือตอไปนี้สองเลมขึ้นไป (ควรอานทั้งหมด) ก. Rotary Basics - พื้นฐานโรตารี ข. The ABCs of Rotary – โรตารี ก เอย ก ไก ค. A Menu of Service Opportunities – รายการโอกาสการใหบริการ ง. The Rotary Foundation Quick Reference Guide – มูลนิธโิ รตารี ขอมูลอางอิงฉบับยอ ฟงเทป “Rotary in an Hour” เขารวมในงานสโมสรตอไปนีอ้ ยางนอย 1 งาน ก. กิจกรรมมิตรภาพ ข. การประชุมกรรมการบริหาร (ณ วันที่ .............................) ค. การประชุมกรรมการ ง. กิจกรรมการจัดทําโครงการ จ. อื่นๆ ........................................................................

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

........................... ...........................

........................... ...........................

คูมือคณะกรรมการสโมสร 39

วันที่ปฏิบัติเสร็จ 5.

ปฏิบัติหนาที่ขา งลางนี้อยางนอย 1 อยาง ก. เปนผูต อนรับในการประชุมสโมสร ข. บรรยายสนเทศอาชีพในการประชุมสโมสร ค. รวมโครงการบริการสโมสร

6.

7.

ไปประชุมทดแทนที่สโมสรอื่น ........................... เผยแพรโรตารีแกผูอื่น (อยางนอย 1 คน) ........................... ก. เชิญแขกมาเยี่ยมสโมสร ข. เสนอสมาชิกใหม หาประสบการณความเปนสากลของโรตารี (อยางนอย 1 อยาง) ........................... ก. เชิญนักเรียนเยาวชนแลกเปลี่ยนมารับประทานอาหารหรือทํากิจกรรมอื่นๆ ข. เชิญนักศึกษาทุนมูลนิธโิ รตารีมารับประทานอาหาร หรือทํากิจกรรมอื่นๆ ค. เชิญสมาชิกกลุมศึกษาแลกเปลี่ยนมารับประทานอาหาร หรือทํากิจกรรมอื่นๆ ง. ตอนรับโรแทเรียนตางประเทศเขาพักในบาน จ. เชิญชวนนักธุรกิจที่ไมใชโรแทเรียนใหสมัครในกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ฉ. เชิญชวนผูไ มใชโรแทเรียนใหสมัครขอรับทุนการศึกษามูลนิธิโรตารี ช. รวมงานมิตรภาพโรตารี ซ. รวมการแลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี เขารวมการประชุมภาคหนึ่งครั้งขึ้นไป (ตามลําดับความสําคัญ) ........................... ก. การประชุมใหญภาค (ณ วันที่ .............................) ข. การประชุมอบรมภาค (ณ วันที่ .............................) ค. การประชุมสัมมนามูลนิธโิ รตารีภาค (ณ วันที่ .............................) ง. การประชุมอื่นๆ ของภาค ................ (ณ วันที่ .............................) โปรดเลือกคณะกรรมการที่ทานประสงคจะเขารวม ........................... รับมอบหมายงานในคณะกรรมการสโมสร ...........................

8.

9.

10.

11.

...........................

หมายเหตุ - โปรดทบทวนแบบทํางานนีก้ ับโรแทเรียนพี่เลี้ยงทุกเดือน และสงใหเลขานุการสโมสร ภายในหกเดือน นับจากวันเขาเปนสมาชิก

40 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 4 โปรแกรมการสนเทศโรตารี โปรแกรมการสนเทศโรตารีสําหรับสมาชิกใหม เปดโอกาสใหมีการอบรมแกสโมสร ภาค และโรตารี สโมสรตองกําหนดหัวขอและจํานวนครัง้ ที่สโมสรตองการ แตละ โปรแกรมสโมสรตองจัดเอกสารอางอิงเพื่อสมาชิกใหมจะไดนาํ ไปใชหลังการอบรม ดูตัวอยางหัวขอโปรแกรมการสนเทศโรตารีดานลางนี้ สโมสรควรจะหาวิธีที่เหมาะสมในการเชิญครอบครัวของสมาชิกมารวมในการ ปฐมนิเทศ สโมสรควรพิจารณาเชิญผูชวยผูวาการภาคและประธานคณะกรรมการภาค ชุดตางๆ มารวมใหความรูโรตารี นโยบาย และการปฏิบัติการโรตารี 1.

2.

3.

4.

วิธีการเสนอสมาชิกใหม โครงสรางของสโมสร โครงสรางของภาค การประชุมของโรตารี • การประชุมประจําสัปดาห • การประชุมคณะกรรมการ • การประชุมกิจการสโมสร • การประชุมคณะกรรมการบริหารสโมสร • งานมิตรภาพ 5. ความคาดหวังคะแนนการประชุม 6. การประชุมทดแทน 7. การเงิน (การรวมและการบริจาค) โอกาสการบริการ (ระดับสโมสร ระดับภาค และระดับโรตารีสากล) 1.

2.

3.

4.

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

โครงการปจจุบันของสโมสรและของภาค โปรแกรมของโรตารีสากล โปรแกรมของมูลนิธิโรตารี รายงานที่นา สนใจตางๆ สมาชิกใหมควรปรึกษากับพี่เลี้ยงและเลือกคณะกรรมการที่อยากจะรวม ทํางาน ควรจะแนะนําสมาชิกใหรูจักกับโรแทเรียนที่ทํางานอยางเขมแข็งใน โปรแกรมตางๆ คูมือคณะกรรมการสโมสร 41

ประวัติและประเพณีของโรตารีสากล 1.

2.

3.

4.

กําเนิด การเจริญเติบโต และความสําเร็จของโรตารีสากล มาตรฐานของจรรยาบรรณอันสูงสง ประวัติ และความสําเร็จของสโมสร การมีสวนรวมของคูสมรสและครอบครัว

เอกสารการสนเทศควรจะจัดทําในรูปแบบที่อานและเก็บงายๆ กิจกรรม ถาม/ตอบ สามารถทําใหผูรวมมีความสนใจตลอดเวลา สโมสรบางแหงก็จัดทําเปนรูปแบบ ซีดีรอม เพื่อมอบใหสมาชิกใหม การใหความรูอยางตอเนื่องแกสมาชิก การสํารวจไดแสดงผลแลววาโปรแกรมการใหความรูอยางตอเนื่องสามารถเพิ่มอัตรา การรักษาสมาชิกได โปรแกรมนี้อาจรวมกิจกรรมตอไปนี้ • • • • • • • • •

การใหขาวสารและขอมูลโรตารีอยางสม่ําเสมอ การกําหนดจํานวนโปรแกรมการใหความรูอยางตอเนื่องตลอดป การรวมประชุมระดับภาครวม วาดวยการใหความรูโรตารี การจัดประชุมกิจการสโมสร โดยเนนการใหความรูโรตารี การรวมในโครงการของภาคและสโมสรดวยตนเอง โดยเฉพาะโครงการที่ลง มือทํากันเอง การสัมมนาการใหความรูโรตารีอยางตอเนื่องระดับภาค การประชุมประจําสัปดาหที่จดั อยางมีประสิทธิภาพ และมีความตืน่ ตัว ตลอดเวลา การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและขาวสารในเรื่องโปรแกรม โครงการ และ กิจกรรมโรตารี ในการประชุมคณะกรรมการ การรวมประชุมประจําสัปดาหของตางสโมสร

สมาชิกจะมีความรูสึกเปนสวนหนึ่งของสโมสรและของโรตารีเมื่อเขาไดรับขาวสาร การ เปลี่ยนแปลง และงานตางๆ ขอใหใชเว็บไซตของสโมสรและภาค การประชุมประจํา สัปดาห อีเมล และสารสโมสรในการแจงขอมูลขาวสารที่ไดรับจากผูวา การภาค และ โรตารีสากล สมาชิกทุกทานควรรูเกี่ยวกับโปรแกรมโรตารีสากล เชน การแลกเปลี่ยน เยาวชน ทุนทูตสันถวไมตรี และการบริการชุมชนโลก

42 คูมือคณะกรรมการสโมสร

สิ่งพิมพของโรตารีสากลก็เปนสื่อที่ใหความรูอยางตอเนือ่ ง การอานสิ่งพิมพ เชน นิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย และตะกราขาวโรตารี จะทํา ใหสมาชิกมีความรูที่ทันสมัย สมาชิกควรจะเยี่ยมชมเว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org เพื่อจะรับขาวสารที่ทันสมัย สโมสรทุกสโมสรควรมีหองสมุดโรตารีที่มีสิ่งพิมพของโรตารีสากลใหมากที่สุด สิ่งพิมพที่ควรจะมีเก็บไวในหองสมุด มีดังนี้ • Official Directory (007-EN) : • • •

ทําเนียบทางการ Catalog (019-EN) : แค็ตตาล็อก Manual of Procedure (035-EN) : คูมือปฏิบัติการโรตารี Rotary Fact Pack (267-EN) : ชุดความจริงโรตารี

• The District Rotary Foundation Committee Manual (300-EN) : • • • • •

คูมือ

คณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาค This is Rotary (449-EN) : นี่คือโรตารี (วิดีโอหรือดีวด ี ี) Rotary in an Hour (512-EN) : โรตารีในหนึ่งชั่วโมง (ออดิโอเทป) Rotary Basics (595-EN) : พื้นฐานโรตารี Take a Look at Rotary (867-EN) : มองมายังโรตารี (วีดีโอ) My Road to Rotary (922-EN) : ถนนของขาพเจาสูโรตารี

คูมือคณะกรรมการสโมสร 43

ภาคผนวก 5 โปรแกรมสตาร STAR (Special Training for Action in Rotary)

โปรแกรม STAR พัฒนาขึน้ โดยสโมสรโรตารี El Paso, Texas ประเทศสหรัฐอเมริกา เมื่อป ค.ศ.

1976 ไดพสิ ูจนแลววาเปนเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากในการสรางสมาชิกที่มีความรู และเตรียม เปนผูนาํ สโมสร สโมสรตางๆ ควรใชโปรแกรมทํานองเดียวกันนี้เพื่อสงเสริมสมาชิกใหมีความรูและมี สวนรวม เนื่องจากจะมีสมาชิกใหมเขามาทุกป จึงควรจัดโปรแกรมนี้ซ้ํากันทุกปนอกจากเปนการใหความรูโรตารี แลว การประชุม STAR ระหวางรับประทานอาหารจะชวยใหสมาชิกใหมรูจักสนิทสนมกัน และสนิท สนมกับโรแทเรียนที่มีประสบการณของสโมสรอีกอยางนอยสองสามคน การประชุมกันอยางฉันทมิตร และเปนกันเองในกลุม ทําใหสามารถถามและอภิปรายกันไดอยางสะดวก จึงเปนเครื่องมือที่มี ประโยชนในการสรางมิตรภาพในสโมสรใหญ โปรแกรม STAR มีแนวดําเนินการที่อาจปรับเปลี่ยนไดดังตอไปนี้ • แนะนําสมาชิกใหมแตละคนใหกับคณะกรรมการ STAR และขอใหสมาชิกใหมกรอกแบบสอบ ถามพรอมมอบรูปถายหนึ่งรูป นําประวัตสิ ังเขปของสมาชิกใหมลงในสารสโมสร ใหสมาชิกใหม ติดตราดาวสีแดงบนปายชื่อโรตารีพรอมผูกริบบิ้นสีแดง ขอใหสมาชิกผูมีประสบการณนั่งขาง สมาชิกใหมในการประชุมสโมสร และทําความรูจักกัน • ภายในสองสัปดาห หลังจากเขาเปนสมาชิกแลว จะมีประธานหรือประธานรวมของคณะกรรมการ STAR ไปเยี่ยมสมาชิกใหมถึงที่ทํางาน • จัดการประชุม STAR ระหวางรับประทานอาหารเดือนละครั้ง เวนเดือนธันวาคม สมาชิกใหมตอง เขาประชุมนี้เปนเวลา 1 ป โดยไมมคี ะแนนการประชุมเพราะเปนการประชุมคณะกรรมการ • ประธานคณะกรรมการ STAR เปนอดีตผูวาการภาค หรืออดีตนายกสโมสร ประธานรวมเปนอดีต นายกสโมสรลาสุด มีกรรมการอีก 3-4 คน ซึ่งเปนอดีตนายก นายกรับเลือกและสมาชิก STAR ที่ ประสงคอยูตอ • สมาชิกสโมสรทุกคนไดรับเชิญใหเขารวมเพื่อเพิ่มความรูและพบปะกับสมาชิกใหม สมาชิกตาง สโมสร ตางเมืองหรือตางภาคเขารวมการประชุมนี้ไดดว ย

44 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

ภาคผนวก 5 โปรแกรมสตาร (ตอ)

• โปรแกรมปกติมีการตอนรับผูเพิ่งมารวมประชุมเปนครั้งแรก ยกยองผูจบหลักสูตร STAR ประกาศกิจกรรมสโมสรและภาคทีจ่ ะมาถึง แลวจึงเปนโปรแกรมการอบรม ตามดวยคําถามคําตอบ หัวขอของโปรแกรมมีเรื่องบริการสี่แนวทาง การเขาประชุม ประวัติสโมสร มูลนิธิโรตารี และโปรแกรมของโรตารีสากล ผูบรรยายคือกรรมการบริหารหรือประธานคณะกรรมการที่ เกี่ยวของกับหัวขอนั้นๆ • ใหกลุมสมาชิกใหมรับผิดชอบจัด “เลี้ยงวันปดภาค” ในเดือนธันวาคม • ถาตองเลื่อนการประชุมใหจดั ตอเนื่องกับการประชุมประจําสัปดาหของสโมสร • ประธานคณะกรรมการ STAR จะออกรายงานประจําเดือนในสารสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 45

ภาคผนวก 6 แบบสอบถามความพึงพอใจของสมาชิก

การสํารวจนี้เพื่อใชภายในสโมสร สมาชิกทุกทานควรตอบแบบสอบถามนี้ใหสมบูรณเพือ่ ใชประเมินความพึงพอใจของสมาชิกเกี่ยวกับ กิจกรรมและโครงการของสโมสร กรุณาสงคืนแบบสอบถามทีก่ รอกเรียบรอยแลวใหเลขานุการสโมสร คณะกรรมการจะเก็บความ คิดเห็นที่ตอบเปนความลับ ทานรูสึกวาไดรับการตอนรับจากสโมสรหรือไม

( ) ไดรับ

( ) ไมไดรับ

ถาไมไดรับ เหตุผลที่ไมไดรับ (ทําเครื่องหมายไดมากกวาหนึ่งแหง) ( ) มีความรูสกึ โดดเดี่ยวหากลุมไมได สมาชิกอื่นในสโมสร ( ) อายุมาก

( ) อายุนอย

( ) เพศตางกัน

( ) เชื้อชาติตางกัน

เหตุผลอืน่ ที่ทําใหมีความรูสึกโดดเดี่ยวหากลุมไมได (กรุณาอธิบาย) ________________________________ ____________________________________________________________________ ( ) ขาพเจาไมไดใชความพยายามที่จะเขากับเพื่อนสมาชิกอืน่ ๆ ( ) เพื่อนสมาชิกอื่นในสโมสรไมไดพยายามทีจ่ ะสรางมิตรสัมพันธกบั ขาพเจา ทานรูสึกสบายใจในการรวมแสดงความคิดความหวงใยกับผูนําสโมสรหรือไม ( ) รูสกึ สบายใจ ( ) รูสกึ ไมสบายใจ ถารูส ึกไมสบายใจ กรุณาใหเหตุผล (ทําเครือ่ งหมายไดมากกวาหนึ่งแหง) ( ) ผูน ําในสโมสรมีหนาทีร่ ับผิดชอบมากจนขาพเจาไมตอ งการไปเพิ่มภาระอีก ( ) ผูน ําในสโมสรมีวาระที่ตองปฏิบัติของเขาอยูแลว และคงไมสนใจความคิดของผูอนื่ ( ) ขาพเจาเปนสมาชิกไมนานพอที่จะมีความรูสึกสบายๆ ในเรื่องการติดตอสือ่ สารกับผูนําสโมสร ( ) ขาพเจาไมตอ งการถูกมองวาเปนคนหาเรื่อง ( ) อื่นๆ _____________________________________________________________ ทานรูสึกวาสโมสรทํากิจกรรมตอไปนี้มากนอยเพียงใด (ทําเครื่องหมายในหัวขอที่ทา นคิดวาเหมาะสม) ประเภทกิจกรรม การพัฒนาสมาชิกภาพ การปฐมนิเทศและการใหความรูโรตารี โครงการบริการระดับทองถิ่น โครงการบริการระหวางประเทศ การประชาสัมพันธสโมสร การจัดหาทุน มูลนิธิโรตารี มิตรภาพ

46 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ระดับในการทํากิจกรรมของสโมสร ( ( ( ( ( ( ( (

) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป

( ( ( ( ( ( ( (

) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม

( ( ( ( ( ( ( (

) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง

( ( ( ( ( ( ( (

) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

ทานเคยมีสวนรวมในกิจกรรมหรือโครงการของสโมสรหรือไม

( ) มี

( ) ไมมี

ทานมีสวนรวมในกิจกรรมของสโมสรไดอยางไร

( ) อาสาสมัครเอง

( ) ไดรับเชิญ

กรุณาแจงการมีสวนรวมของทานในกิจกรรมตอไปนี้ ประเภทกิจกรรม

การมีสวนรวม

การพัฒนาสมาชิกภาพ การปฐมนิเทศและการใหความรูโรตารี โครงการบริการระดับทองถิ่น โครงการบริการระหวางประเทศ การประชาสัมพันธสโมสร การจัดหาทุน มิตรภาพ อื่นๆ ______________________ ขาพเจารูสกึ ( ) พึงพอใจมาก ( ) พึงพอใจ

( ( ( ( ( ( ( (

) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว ) มีสวนรวมอยูแลว

( ( ( ( ( ( ( (

) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม ) มีความประสงคจะเขารวม

( ) ไมพอใจ ในการมีสวนรวมในกิจกรรมหรือโครงการของสโมสร

ถาทานไมพอใจ กรุณาใหเหตุผล (ทําเครื่องหมายไดมากกวาหนึง่ ขอ) ( ) มีความรูไมเพียงพอ ( ) ขาดแหลงทรัพยากร ( ) มีความขัดแยงสวนตัว ( ) ขาดการสนับสนุนจากเพื่อนสมาชิก ( ) คาใชจา ยสูง ( ) ครอบครัวไมคอยมีสวนรวม ( ) มีปญหาขัดแยงเรื่องเวลาสวนตัว ( ) อืน่ ๆ (กรุณาอธิบาย) _______________________ ทานรูสึกอยางไรเกี่ยวกับคาใชจายในการเปนสมาชิกของสโมสร ประเภทคาใชจาย คาบํารุงสโมสร คาลงทะเบียนในการประชุมประจําสัปดาห จํานวนเงินคาปรับที่สโมสรกําหนด การเรี่ยไรขอบริจาคใหโครงการบริการ การเรี่ยไรขอบริจาคใหแกมลู นิธิโรตารี

ความคิดเห็นเกีย่ วกับคาใชจาย ( ( ( ( (

) ) ) ) )

ทานรูสึกสนุกกับการประชุมประจําสัปดาหหรือไม ( ) กรุณาทําเครื่องหมายในสวนที่ทานเห็นควรในคําถามตอไปนี้ เนื้อหาในการประชุมประจําสัปดาหมีความ ( ) ระยะเวลาในการประชุมประจําสัปดาห ( ) สโมสรควรมีกจิ กรรมมิตรภาพ ( ) สารสโมสรมีเนือ้ หาเกี่ยวกับโรตารี ( ) สารสโมสร (กรุณาทําเครื่องหมายตามที่เห็นควร) ( ) ( ) บรรยากาศการประชุมประจําสัปดาห ( )

เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด

( ( ( ( (

) ) ) ) )

สนุก

( ) ไมสนุก

เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด มากกวาเดิม พอเพียง นาสนใจ ไมนา สนใจ มีการจัดการที่ดี

( ( ( ( ( ( (

) ) ) ) ) ) )

เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม

( ( ( ( (

) ) ) ) )

ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ

เหมาะสม ( ) ไมเพียงพอ เหมาะสม ( ) ไมเพียงพอ เทาเดิม ( ) นอยกวาเดิม พอเพียงอยางยิ่ง ( ) ไมเพียงพอ มีประโยชน ( ) มีสาระ มีกรอบจํากัด ( ) ไมมีสาระ มีการจัดการที่ไมดี

คูมือคณะกรรมการสโมสร 47

เวลาการประชุมประจําสัปดาห ( ) สะดวก ( ) ไมสะดวก ถาไมสะดวก กรุณาแนะนําเวลาทีส่ ะดวก คือ __________________________________________ สถานที่จัดการประชุมประจําสัปดาห ( ) สะดวก ( ) ไมสะดวก ถาไมสะดวก กรุณาแนะนําสถานที่อื่น ______________________________________________ มีอะไรในสถานทีป่ ระชุมประจําสัปดาหที่ทานไมพอใจ (ทําเครือ่ งหมายไดมากกวาหนึ่งขอ) ( ) การบริการ ( ) การตกแตง/บรรยากาศ ( ) คุณภาพอาหาร/อาหารวาง ( ) ความหลากหลายของอาหาร ( ) สถานที่จอดรถ ( ) ความปลอดภัยของสถานที่ ( ) อื่นๆ (กรุณาอธิบาย) _____________________________________________________ การเปลีย่ นแปลงสิ่งตอไปนี้จะสามารถปรับปรุงการประชุมประจําสัปดาหไดหรือไม ( ) ผูบรรยายทีม่ ีคุณภาพสูงขึน้ ( ) เนนเรื่องมิตรภาพมากขึ้น ( ) เพิ่มการใหขอ มูลดานอาชีพ ( ) ใหครอบครัวมีสวนรวมมากขึน้ ( ) เพิ่มโอกาสในการบริการตอชุมชน ( ) เพิ่มโอกาสในการเปนผูนํา

( ) เพิ่มความหลากหลายของโปรแกรม ( ) จัดการเรื่องเวลาใหดีขนึ้

ทานอยากเห็นการปรับปรุงอะไรอีกบาง ________________________________________________________________________ คูครอง/ครอบครัวของทานมีความรูสึกอยางไรที่ทานเขามาเปนสมาชิกสโมสรโรตารี ( ) ภูมิใจที่ขาพเจาเขามาเปนสมาชิก ( ) รูส ึกวาขาพเจาใชเวลากับโรตารีมากไป ( ) ตองการรูจ ักโรตารีมากขึน้ /มีสวนรวม ( ) รูส ึกสิ้นเปลืองคาใชจายมากเกินไป ( ) แสวงหามิตรสัมพันธกับครอบครัวของโรตารีอื่นๆ ( ) อืน่ ๆ (กรุณาอธิบาย) ______________________________________________________

ขอบคุณที่ทานกรุณากรอกแบบสอบถามอยางสมบูรณ ความเห็นของทานจะชวยในการปรับปรุงสโมสร

48 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 7 แบบสอบถามสมาชิกที่จะลาออก สโมสรขอแสดงความเสียใจที่ทานจะลาออก แบบสอบถามนี้จะชวยใหสโมสรประเมินความพึงพอใจของทาน ระหวางที่ทา นเปนสมาชิก สโมสร ขอมูลที่ทา นใหจะเปนประโยชนแกสมาชิกทั้งในปจจุบันและในอนาคต กรุณาคืนแบบสอบถามที่กรอกเรียบรอยแลวไปที่ เลขานุการสโมสร เหตุผลที่ทานลาออกจากสโมสร (ทําเครื่องหมายไดมากกวาหนึง่ ขอ) ( ) ยายออกนอกพื้นที่ ( ) ไมไดรับมิตรภาพที่คาดหวังไว ( ) ไมมีเวลา ( ) ไมมีโครงการบริการที่คาดหวังไว ( ) มีเรือ่ งอืน่ ทีส่ ําคัญกวา ( ) ไมมีกลุมเครือขายที่คาดหวังไว ( ) มีปญหาเรื่องการเงิน ( ) รูสกึ วาไมมสี วนรวม ( ) อื่นๆ (กรุณาอธิบาย) _____________________________________________________ ถาทานจะยายออกนอกพื้นที่ ทานยังคิดมาเปนสมาชิกสโมสรโรตารีในพื้นที่ที่ทานยายการประกอบอาชีพหรือยายภูมลิ ําเนาหรือไม ( ) คิด ( ) ไมคิด ทานรูสึกวาไดรับการตอนรับจากสโมสรของเราหรือไม

( ) ไดรับ

( ) ไมไดรับ

ถาไม กรุณาใหเหตุผล (ทําเครือ่ งหมายไดมากกวาหนึ่งคําตอบ) ( ) มีความรูสกึ โดดเดี่ยวหากลุมไมได สมาชิกอื่นในสโมสร ( ) อายุมาก

( ) อายุนอย

( ) เพศตางกัน

( ) เชื้อชาติตางกัน

เหตุผลอืน่ ที่ทําใหมีความรูสึกโดดเดี่ยวหากลุมไมได (กรุณาอธิบาย) ________________________________ ____________________________________________________________________ ( ) ขาพเจาไมไดใชความพยายามที่จะเขากับเพื่อนสมาชิกอืน่ ๆ ( ) เพื่อนสมาชิกอื่นในสโมสรไมไดพยายามทีจ่ ะสรางมิตรสัมพันธกบั ขาพเจา ทานรูสึกสบายใจในการรวมแสดงความคิดความหวงใยกับผูนําสโมสรหรือไม ( ) รูสกึ สบายใจ ( ) รูสกึ ไมสบายใจ ถารูส ึกไมสบายใจ กรุณาใหเหตุผล (ทําเครือ่ งหมายไดมากกวาหนึ่งแหง) ( ) ผูน ําในสโมสรมีหนาทีร่ ับผิดชอบมากจนขาพเจาไมตอ งการไปเพิ่มภาระอีก ( ) ผูน ําในสโมสรมีวาระที่ตองปฏิบัติของเขาอยูแลว และคงไมสนใจความคิดของผูอนื่ ( ) ขาพเจาเปนสมาชิกไมนานพอที่จะมีความรูสึกสบายๆ ในเรื่องการติดตอสือ่ สารกับผูนําสโมสร ( ) ขาพเจาไมตอ งการถูกมองวาเปนคนหาเรื่อง ( ) อื่นๆ _____________________________________________________________ ทานเคยมีสวนรวมในกิจกรรมหรือโครงการของสโมสรหรือไม

( ) มี

( ) ไมมี

ทานมีสวนรวมในกิจกรรมของสโมสรไดอยางไร

( ) อาสาสมัครเอง

( ) ไดรับเชิญ

บทที่ 2 สมาชิกภาพ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 49

ขาพเจารูสกึ ( ) พึงพอใจมาก ( ) พึงพอใจ

( ) ไมพอใจ ในการมีสวนรวมในกิจกรรมหรือโครงการของสโมสร

ถาทานไมพอใจ กรุณาใหเหตุผล (ทําเครื่องหมายไดมากกวาหนึง่ ขอ) ( ) มีความรูไมเพียงพอ ( ) ขาดแหลงทรัพยากร ( ) มีความขัดแยงสวนตัว ( ) ขาดการสนับสนุนจากเพื่อนสมาชิก ( ) คาใชจา ยสูง ( ) ครอบครัวไมคอยมีสวนรวม ( ) มีปญหาขัดแยงเรื่องเวลาสวนตัว ( ) อืน่ ๆ (กรุณาอธิบาย) _______________________ ทานรูสึกวาสโมสรทํากิจกรรมตอไปนี้มากนอยเพียงใด (ทําเครื่องหมายในหัวขอที่ทา นคิดวาเหมาะสม) ประเภทกิจกรรม การพัฒนาสมาชิกภาพ การปฐมนิเทศและการใหความรูโรตารี โครงการบริการระดับทองถิ่น โครงการบริการระหวางประเทศ การประชาสัมพันธสโมสร การจัดหาทุน มูลนิธิโรตารี มิตรภาพ

ระดับในการทํากิจกรรมของสโมสร ( ( ( ( ( ( ( (

) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป ) มากเกินไป

( ( ( ( ( ( ( (

) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม ) เหมาะสม

( ( ( ( ( ( ( (

) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง ) ไมพอเพียง

( ( ( ( ( ( ( (

) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู ) ไมรู

ทานรูสึกอยางไรเกี่ยวกับคาใชจายในการเปนสมาชิกของสโมสร ประเภทคาใชจาย คาบํารุงสโมสร คาลงทะเบียนในการประชุมประจําสัปดาห จํานวนเงินคาปรับที่สโมสรกําหนด การเรี่ยไรขอบริจาคใหโครงการบริการ การเรี่ยไรขอบริจาคใหแกมลู นิธิโรตารี ทานรูสึกสนุกกับการประชุมประจําสัปดาหหรือไม

ความคิดเห็นเกีย่ วกับคาใชจาย ( ( ( ( (

) ) ) ) )

เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด เหมาะสมทีส่ ุด

( ) สนุก

( ( ( ( (

) ) ) ) )

เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม เหมาะสม

( ( ( ( (

) ) ) ) )

ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ ไมเพียงพอ

( ) ไมสนุก

กรุณาทําเครื่องหมายในสวนที่ทานเห็นควรในคําถามตอไปนี้ เนื้อหาในการประชุมประจําสัปดาหมีความ ( ) เหมาะสมทีส่ ุด ( ) เหมาะสม ( ) ไมเพียงพอ ระยะเวลาในการประชุมประจําสัปดาห ( ) เหมาะสมทีส่ ุด ( ) เหมาะสม ( ) ไมเพียงพอ สโมสรควรมีกจิ กรรมมิตรภาพ ( ) มากกวาเดิม ( ) เทาเดิม ( ) นอยกวาเดิม สารสโมสรมีเนือ้ หาเกี่ยวกับโรตารี ( ) พอเพียง ( ) พอเพียงอยางยิ่ง ( ) ไมเพียงพอ สารสโมสร (กรุณาทําเครื่องหมายตามที่เห็นควร) ( ) นาสนใจ ( ) มีประโยชน ( ) มีสาระ ( ) ไมนา สนใจ ( ) มีกรอบจํากัด ( ) ไมมีสาระ บรรยากาศการประชุมประจําสัปดาห ( ) มีการจัดการที่ดี ( ) มีการจัดการที่ไมดี เวลาการประชุมประจําสัปดาห ( ) สะดวก ( ) ไมสะดวก ถาไมสะดวก กรุณาแนะนําเวลาทีส่ ะดวก คือ __________________________________________ สถานที่จัดการประชุมประจําสัปดาห ( ) สะดวก ( ) ไมสะดวก ถาไมสะดวก กรุณาแนะนําสถานที่อื่น ______________________________________________

50 คูมือคณะกรรมการสโมสร

มีอะไรในสถานทีป่ ระชุมประจําสัปดาหที่ทานไมพอใจ (ทําเครือ่ งหมายไดมากกวาหนึ่งขอ) ( ) การบริการ ( ) การตกแตง/บรรยากาศ ( ) คุณภาพอาหาร/อาหารวาง ( ) ความหลากหลายของอาหาร ( ) สถานที่จอดรถ ( ) ความปลอดภัยของสถานที่ ( ) อื่นๆ (กรุณาอธิบาย) _____________________________________________________ การเปลีย่ นแปลงสิ่งตอไปนี้จะสามารถปรับปรุงการประชุมประจําสัปดาห ( ) ผูบรรยายทีม่ ีคุณภาพสูงขึน้ ( ) เนนเรื่องมิตรภาพมากขึ้น ( ) เพิ่มการใหขอ มูลดานอาชีพ ( ) ใหครอบครัวมีสวนรวมมากขึน้ ( ) เพิ่มโอกาสในการบริการตอชุมชน ( ) เพิ่มโอกาสในการเปนผูนํา

( ) เพิ่มความหลากหลายของโปรแกรม ( ) จัดการเรื่องเวลาใหดีขนึ้

คูครอง/ครอบครัวของทานมีความรูสึกอยางไรที่ทานเขามาเปนสมาชิกสโมสรโรตารี ( ) ภูมิใจที่ขาพเจาเขามาเปนสมาชิก ( ) รูส ึกวาขาพเจาใชเวลากับโรตารีมากไป ( ) ตองการรูจ ักโรตารีมากขึน้ /มีสวนรวม ( ) รูส ึกสิ้นเปลืองคาใชจายมากเกินไป ( ) แสวงหามิตรสัมพันธกับครอบครัวของโรตารีอื่นๆ ( ) อืน่ ๆ (กรุณาอธิบาย) ______________________________________________________ มีอะไรบางที่ทานตองการใหสโมสรทําเพื่อใหตรงตามความตองการของทาน ________________________________________________________________________ ทานตองการใหสโมสรติดตอสโมสรโรตารีในพืน้ ที่ใหมที่ทานยายภูมิลําเนาไปหรือไม ( ) ตองการ ( ) ไมตองการ สถานที่อยูใหม ________________________________________________________________________ เมือง จังหวัด ประเทศ ขอบคุณที่ทานกรุณากรอบแบบสอบถามอยางสมบูรณ ความเห็นของทานจะชวยในการปรับปรุงสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 51

3

โครงการบริการ คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับโครงการบริการ การพัฒนาโครงการบริการที่ประสบความสําเร็จ ตองใชความพยายาม ความรวมมือ ของทุกฝาย คณะกรรมการสโมสรฝายอื่นๆ สามารถทํางานรวมกับผูน ําสโมสรเพื่อให ประสบความสําเร็จในการเลือกโครงการ วางแผน ดําเนินการ และการประเมิน โครงการ การเลือกสรรคณะกรรมการ ในการเลือกสรรกรรมการในคณะกรรมการบริการที่เกี่ยวของนั้นเปนเรื่องสําคัญที่ จะตองเลือกโรแทเรียนผูซึ่งมีความรูอยางดีเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจและสังคมของ ชุมชน ขอพิจารณาอื่นๆ ที่สาํ คัญไดแก • ประสบการณดานวิชาชีพที่เกี่ยวของกับการบริการ ▫ ดานสุขภาพ ▫ ความรู ▫ การใชกฎหมาย ▫ นักบวช ▫ การบริหารองคกรที่ไมแสวงหากําไร ▫ เจาหนาที่ระดับประเทศหรือทองถิ่น • ผูที่มีประสบการณกับเยาวชน และ/หรือประชาชนอาวุโส • ถาจําเปน เลือกจากผูที่ทํางานระหวางประเทศ การศึกษา หรือมีประสบการณ การเดินทางทองเที่ยว • ผูที่มีประสบการณดานอาสาสมัครชุมชนมาก • มีความกระตือรือรน คณะกรรมการที่มีความรับผิดชอบเกี่ยวของกับโครงการบริการมีดังนี้

คูมือคณะกรรมการสโมสร 53

คณะกรรมการพัฒนาชุมชน • ดูแลปญหาทางกายภาพของชุมชน เขตติดตอและชนบท • มุงทําโครงการเกี่ยวกับศูนยประชาคม สาธารณูปกรณเกี่ยวกับสุขภาพ การ ปรับปรุงโครงสรางพื้นฐาน หองสมุด สวนสาธารณะ และอุปกรณนันทนาการ สาธารณูปโภค ความปลอดภัย การอนามัยโรงเรียน และการฟนสภาพใน เมืองและชนบท คณะกรรมการบริการชุมชน • ประสานงานกับคณะกรรมการที่เกี่ยวของกับการบริการชุมชนทุกคณะ เพื่อ ปรับปรุงพัฒนาชุมชนทองถิ่น • วางแผนจัดทําโครงการบริการตางๆ ทีใ่ หสมาชิกทุกคนมารวมโครงการได คณะกรรมการพิทักษสิ่งแวดลอม • ตรวจภาวะเสี่ยงของสภาพแวดลอมระดับชุมชน • จัดทําโครงการสงเสริมการพิทักษสัตว การตกแตงความสวยงาม การรณรงค รักษาความสะอาด อากาศสะอาด การพิทักษแหลงพลังงาน การสงเสริมการ ปลูกปา การลดมลภาวะทางเสียง การรีไซเคิล การพิทักษดนิ การกําจัดขยะ พิษ การจัดการขยะ และการบริหารการใชน้ํา คณะกรรมการพัฒนามนุษย • สงเสริมสวัสดิภาพของผูคนในชุมชนของสโมสร • พัฒนาโครงการและกิจกรรมบริการตลอดชวงชีวิตของมนุษย โดยการจัดหา ความชวยเหลือและสิ่งอํานวยความสะดวกแกผูที่ตองการ • สงเสริมเดือนแหงครอบครัวโรตารี (ธันวาคม) คณะกรรมการบริการระหวางประเทศ • นําและชวยเหลือสมาชิกในการดําเนินการความรับผิดชอบการบริการ ระหวางประเทศ • วางแผนจัดทําโครงการที่ใหสมาชิกทุกคนรวมโครงการได • สนับสนุนโปรแกรมของโรตารีสากลที่มีขอบขายระหวางประเทศ เชน เยาวชนแลกเปลี่ยนและมิตรภาพแลกเปลีย่ น • จัดทํากิจกรรมเพื่อใหความสําคัญแกเดือน (กุมภาพันธ) แหงความเขาใจใน โลก วันแหงความเขาใจและสันติภาพโลก (วันที่ 23 กุมภาพันธ)

54 คูมือคณะกรรมการสโมสร

คณะกรรมการเพื่อนผูรวมบําเพ็ญประโยชน • ตระหนักในความสําคัญของการสงเสริมความสัมพันธระหวางโรแทเรียนกับ องคกรที่โรตารีอุปถัมภ เชนโรตาแรคท (สโมสรบริการสําหรับคนหนุมสาว อายุ 18-30 ป) อินเตอรแรคท (สโมสรบริการสําหรับนักเรียนชั้นมัธยม หรือเยาวชนอายุ 14-18 ป) และกลุมบําเพ็ญประโยชนชุมชนโรตารี (กลุมผู ไมใชโรแทเรียนที่อาสาที่จะใหบริการแกชุมชนของตน) • ฝกความเปนผูนําใหแกกลุม คนในชุมชนในความอุปถัมภของโรตารี เพื่อชวย ใหเขาสามารถจัดทําและดําเนินโครงการพัฒนาชุมชนได • จัดทํากิจกรรมเพื่อสงเสริมสัปดาหแหงโรตาแรคทโลก (สัปดาหของวันที่ 13 มีนาคม) • จัดทํากิจกรรมเพื่อสงเสริมเดือนแหงชนรุน ใหม (เดือนกันยายน) • จัดทํากิจกรรมเพื่อสงเสริมสัปดาหแหงอินเตอรแรคทโลก (สัปดาหของวันที่ 5 พฤศจิกายน) คณะกรรมการอาสาสมัครโรตารี • กําหนดโครงการที่มีความจําเปน และตองการอาสาสมัครโรตารี • ทําหนาที่เปนคณะอนุกรรมการในชุดบริการดานอาชีพ • ใชบริการของอาสาสมัครโรตารีใหเปนประโยชน • พัฒนาโครงการบริการที่สามารถใชอาสาสมัครโรตารีได คณะกรรมการบริการดานอาชีพ • สงเสริมมาตรฐานจรรยาบรรณที่สูงสงของทุกๆ อาชีพ • วางแผนกิจกรรมบริการดานอาชีพ สําหรับทุกๆ อาชีพของสมาชิกในสโมสร • วางแผนจัดทํากิจกรรมเพื่อใหความสําคัญแกเดือนแหงบริการดานอาชีพ (ตุลาคม) คณะกรรมการบริการชุมชนโลก • ทําหนาที่เปนคณะอนุกรรมการในชุดบริการระหวางประเทศ • จัดเตรียมขอมูลเกี่ยวกับโปรแกรมบริการชุมชนโลก พรอมทั้งแหลงขอมูล ของโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารีมีอยูแกโรแทเรียน • เสนอโครงการที่ตองการความชวยเหลือ หรือตองการความสนับสนุนตอ ศูนยแลกเปลีย่ นโครงการบริการชุมชนโลก

คูมือคณะกรรมการสโมสร 55

คณะกรรมการเยาวชน • ประสานกิจกรรมเยาวชนของสโมสร • สงเสริมกิจกรรมรางวัลผูนําเยาวชนของโรตารี (RYLA) • สงเสริมโปรแกรมเยาวชนแลกเปลี่ยน การทํางานรวมกับคณะกรรมการอื่นๆ การที่จะเปนผูน ําโครงการบริการที่มีประสิทธิภาพ คณะกรรมการจําเปนตองรวมมือ กับผูนาํ และคณะกรรมการอื่นๆ ของสโมสรตลอดเวลา โดยเฉพาะในเรื่องตอไปนี้ • การจัดหาทุน - ปรึกษากับผูนําการจัดหาทุนของสโมสร เพื่อปรึกษา เปาหมายของโครงการ ความจําเปนที่จะตองจัดหาทุนอยางมั่นใจ และความ เปนไปไดของแหลงที่จะหาทุน • มูลนิธิโรตารี - พบกับผูนาํ มูลนิธิโรตารีของสโมสร เพื่อพิจารณาหาแนวทาง ที่จะใหมูลนิธโิ รตารีสามารถเปนแหลงทุนทีจ่ ะทําใหเปาหมายในการบริการ ของสโมสรบรรลุผลสําเร็จ • การประชาสัมพันธ - รวมมือกับฝายประชาสัมพันธใหชวยดําเนินการ ปรับปรุงภาพลักษณของโรตารี โดยจัดทําโครงการบริการตางๆ และกระตุน ใหชุมชนมีสวนรวม • การบริหารสโมสร - แจงใหผูนําฝายบริหารของโครงการบริการใหตีพิมพ เรื่องราวของโครงการลงในสารสโมสรและ/หรือสงความคิดที่ประสบความ สําเร็จไปยังเลขาธิการโรตารีสากล และ/หรือที่นิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือ นิตยสารโรตารีประเทศไทย • สมาชิกภาพ - ทํางานรวมกับผูนาํ ฝายสมาชิกภาพโดยใชคติพจนของโรตารี ที่วา “บริการเหนือตน” ในการปฐมนิเทศสมาชิกใหมและสรางแรงจูงใจใหแก สมาชิกมุงหวัง

56 คูมือคณะกรรมการสโมสร

แนวนโยบายสําหรับโครงการบริการ โครงการบริการ • สโมสรควรเนนความสนใจที่เกี่ยวกับความตองการของชุมชนอยางแทจริง โดยวิเคราะหกิจกรรมบริการเปนประจําเพื่อใหมั่นใจวาโครงการที่จะดําเนิน การนั้น เปนไปตามความตองการของชุมชนอยางแทจริง • สโมสรจะตองใหความสําคัญตอการสรางความสมดุลของการบริการทั้งสี่ แนวทาง คือ บริการสโมสร บริการดานอาชีพ บริการชุมชน และบริการ ระหวางประเทศ • สโมสรควรวางแผนและดําเนินการโครงการบริการที่คูครองและสมาชิก ครอบครัวของโรแทเรียนสามารถมีสวนรวมในโครงการไดอยางสะดวก • สโมสรทุกสโมสรควรมีกิจกรรมบริการที่สมาชิกทั้งสโมสร สามารถมีสวนรวม ในการทํางานได • สโมสรควรเชิญชวนนายกสโมสรจากสโมสรอื่นมารวมการประชุมประจํา สัปดาห การมาเยี่ยมเยือนนี้สโมสรควรสงเสริมใหนายกที่ตางสโมสรมีโอกาส ในการ ▫ แลกเปลี่ยนขอมูลที่เกี่ยวกับโครงการบริการและกิจกรรมอื่นๆ ของ สโมสรที่มาเยี่ยม ▫ สรางความสัมพันธอันดีระหวางสโมสร • สโมสรควรริเริ่มโครงการบริการระหวางประเทศ และมีการแลกเปลี่ยนโครง การกับสโมสรในประเทศใหมๆ ที่มีการตั้งสโมสร เพื่อชวยใหความรูโรตารี และโอกาสในการใหบริการแกสโมสรใหมเหลานี้ • สโมสรอาจใหความรวมมือสนับสนุนโครงการตางๆ อยางไรก็ตามโรตารี สากลไมมีขอกําหนดในเอกสารธรรมนูญสําหรับความรวมมือของสโมสรนอก กรอบของโรตารีสากล โอกาสการบริการ • การบริการชุมชน สงเสริมแนวคิดอุดมการณของโรตารี เพื่อนําไปใชในชีวิต สวนตัว ธุรกิจ วิชาชีพ และในชุมชนของโรแทเรียน • การพัฒนาไมตรีจิตและความเขาใจอันดีระหวางโรแทเรียน และประชาชนใน ชุมชนเปนงานพิเศษการบริการระหวางประเทศของโรตารี

บทที่ 3 โครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 57

•

โครงการบริการชุมชนโลกประกอบดวยกิจกรรมภายใตการบริการระหวาง ประเทศ เพื่อ ▫ ปรับปรุงคุณภาพชีวิต ▫ ตอบสนองความจําเปนพื้นฐานของมนุษย ▫ สงเสริมความเขาใจอันดีระหวางประเทศ ▫ สรางไมตรีจติ ผานกิจกรรมตางๆ ดานอาชีพและกิจกรรมเฉพาะดาน

การประชาสัมพันธกับโครงการสโมสร สโมสรควรจะ • สนับสนุนโครงการบริการชุมชนหลักทุกป • หาวิธีการเผยแพรโครงการของสโมสรโรตารีที่ประสบความสําเร็จให สาธารณะทราบ • เอาชนะชุมชนที่มีภาพลักษณโรตารีไมดด ี ว ยการใหสโมสรจัดทําโครงการ บริการที่สรางสรรค • ถาเปนไปได ใหดําเนินโครงการที่มีความตอเนื่องและทีเ่ สร็จสิ้นไดในรอบปที่ สโมสรทําใหเห็นไดอยางชัดเจน และเปนที่ประจักษตอชุมชน กิจกรรมระดับชุมชน ประเทศ และนานาประเทศ ความสุขสบายของชุมชน ประเทศ และประชาคมโลก ลวนแลวแตเกี่ยวกับโรแทเรียน ของสโมสรโรตารีทั้งหมด ปญหาขอกระทูถามของสาธารณะชนใดๆ เชนเรื่องเกี่ยวกับ สวัสดิการ เปนเรื่องสมควรจะตองอภิปรายโดยไตตรองและศึกษา อยางไรก็ตาม สโมสร • ไมแสดงความเห็นเกี่ยวกับขอขัดแยงใดๆ ที่กําลังอยูระหวางการทําประชา พิจารณ • ไมใหการรับรองหรือเสนอแนะผูสมัครเขาทํางานในหนวยงานสาธารณะหรือ อภิปรายเกี่ยวกับผูสมัครคนใดวาดีหรือไมดี • ไมรับรองหรือเวียนมติ หรือความเห็นใดๆ หรือไมเขาไปมีสวนรวมในเรื่อง นโยบายระหวางประเทศที่เกี่ยวกับการเมือง • ไมเปนผูน  ําการเรียกรองตอสโมสร ประชาชาติ หรือรัฐบาลใดๆ หรือเวียน จดหมาย สุนทรพจน หรือเสนอแผนเพือ่ แกไขปญหานานาชาติบางประการที่ มีลักษณะทางการเมือง

58 คูมือคณะกรรมการสโมสร

แหลงทรัพยากรสําหรับโครงการบริการ โรตารีมีทรัพยากรมากมายทีจ่ ะชวยสโมสรในการนําไปสูค วามสําเร็จ ในการประเมิน การวางแผนการดําเนินการและการประเมินโครงการบริการเพื่อใหบรรลุผล สโมสร ควรใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรตอไปนี้ • คณะกรรมการฝายตางๆ ทีร่ ับผิดชอบเรื่องการบริการดังไดกลาวแลวขางตน • คณะกรรมการบริหารโครงการ • ทรัพยากรบุคคลอื่นๆ • สารสนเทศ • แหลงการเงิน คณะกรรมการบริหารโครงการ โครงการบริการที่ประสบความสําเร็จ ตองอาศัยการทํางานอยางจริงจังและความรูสึก ผูกพันของหลายๆ คน ตามลักษณะโครงสรางของคณะกรรมการสโมสรแสดงวาควร มีการตั้งคณะกรรมการดําเนินงานตางๆ รวมทั้งคณะกรรมการบริหารโครงการ (Project Organizing Committee) เพื่อรวมงานกันในแตละโครงการ โดย รวมกันกับสมาชิกอื่นๆ ในสโมสร เพื่อรับผิดชอบในเรื่องตอไปนี้ • จัดทําเปาหมายและวัตถุประสงคของโครงการ • ติดตอกับสมาชิกของชุมชน และองคกรตางๆ ที่เกี่ยวของ • สงเสริมโครงการทั้งในสโมสรและในชุมชน • ใหกําลังใจสมาชิกในสโมสร และชาวชุมชน ใหรวมโครงการอยางกวางขวาง • จัดการทรัพยากร เชน ทุน วัสดุอุปกรณ และเวลาของสมาชิก • ติดตามความกาวหนาสูค วามสําเร็จของโครงการ • ประเมินผล และทํารายงานการประเมินผล คณะกรรมการบริหารโครงการควรมีบุคคลที่สนใจและมีความสามารถตอบสนอง ความตองการของโครงการเขารวมดวย เชน • สมาชิกของชุมชนที่ไมใชโรแทเรียน • สมาชิกคณะกรรมการที่เกี่ยวกับการบริการของสโมสร • สมาชิกอินเตอรแรคท โรตาแรคท และกลุม บําเพ็ญประโยชนชุมชนโรตารี

บทที่ 3 โครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 59

ชุมชน

คณะกรรมการ เกี่ยวกับ การบริการ

คณะกรรมการ บริหาร โครงการ

โรแทเรียนที่มีความ ชํานาญและความ สนใจเหมาะกับ โครงการ

เพื่อนผูรวมบําเพ็ญ ประโยชน (โรตาแรคท อินเตอรแรคท กลุม บําเพ็ญประโยชนชุมชน โรตารี)

ทรัพยากรบุคคลอื่นๆ กุญแจความสําเร็จของโครงการบริการ คือมนุษย ผูที่เปนอาสาสมัคร ผูที่ชวยกําหนด เปาหมายโครงการ ผูที่ใหคาํ ปรึกษาความตองการของชุมชน ผูที่ชวยประเมินผล โครงการ บุคคลเหลานีไ้ ดแก • โรแทเรียนและครอบครัว • คณะกรรมการภาค (โดยเฉพาะคณะกรรมการบริการชุมชนโลก ภาค และ คณะกรรมการมูลนิธิโรตารีภาค) • องคกรในชุมชน และประชาชนที่สนใจ • ศิษยเกามูลนิธโิ รตารี • เยาวชนแลกเปลี่ยน • เพื่อนผูรวมบําเพ็ญประโยชน (โรตาแรคทเตอร อินเตอรแรคทเตอร กลุม บําเพ็ญประโยชนชุมชนโรตารี) • สโมสรโรตารีอื่นๆ (เมื่อมีการทํางานรวมกันจะเปนการรวมทรัพยากรของแต ละสโมสรเขาดวยกัน) สารสนเทศ • Communities in Action (605A-EN) การปฏิบัติการของชุมชน • Interact Handbook (654-EN) คูมืออินเตอรแรคท • Menu of Service Opportunities (605B-EN) รายการโอกาสการบริการ

60 คูมือคณะกรรมการสโมสร

โปรแกรมที่มีรูปแบบ ของโรตารีสากล และ รายการโอกาสการ บริการสามารถชวย สโมสรและภาคใหบรรลุ เปาหมายการบริการแก ชุมชนของสโมสรและ ชุมชนในตางประเทศ โปรแกรมที่มีรปู แบบ - อินเตอรแรคท - โรตาแรคท - ชุมชนโรตารี - มิตรภาพโรตารี - มิตรภาพ แลกเปลี่ยนโรตารี - อาสาสมัครโรตารี - รางวัลเยาวชนผูนํา โรตารี - บริการชุมชนโลก - เยาวชนแลกเปลี่ยน รายการโอกาสการ บริการ - เด็กในสภาพเสี่ยง - คนพิการ - การดูแลสุขภาพ - ความเขาใจและ ไมตรีจิตระหวาง ประเทศ - การเรียนรูหนังสือ และการคิดคํานวณ - ปญหาประชากร - ความยากจนและ ความหิวโหย - การพิทักษโลก - ความหวงใยในเมือง

• • • •

www.rotary.org

เว็บไซตของโรตารีสากล

www.rotaryinthailand.org Rotaract Handbook (562-EN)

คูมือโรตาแรคท

Rotary Community Corps Handbook (770-EN)

คูมือกลุมบําเพ็ญ

ประโยชนชุมชนโรตารี • Rotary Volunteers: Hand in Hand video (386-EN) อาสาสมัครโรตารี • Selecting a Service Project การเลือกโครงการบริการ • Vocational Service in Your Community (509-EN) บริการดานอาชีพ

ในชุมชน • World Community Service Handbook : A Guide to Action (742EN) คูมือโครงการบริการชุมชนโลก

• World Community Service Projects Exchange (online at www.rotary.org)

การแลกเปลี่ยนโครงการบริการชุมชนโลก

แหลงเงินทุน นอกจากบางสโมสรไดจดั หาทุนดวยวิธตี างๆ เพื่อสนับสนุนโครงการ ยังมีแหลงที่มา ของเงินทุนอื่นๆ อีก เชน • ทุนจากการบริจาคของบุคคลและธุรกิจ • ทุนสนับสนุนจากมูลนิธิอนื่ ๆ • ทุนสนับสนุนจากมูลนิธโิ รตารี

คูมือคณะกรรมการสโมสร 61

โครงการบริการที่ประสบความสําเร็จ อุดมการณที่สาํ คัญของโรตารีเห็นไดจากคติพจน “บริการเหนือตน” สโมสรไดนาํ คติ พจนนไี้ ปดําเนินการใหบังเกิดผลในโครงการบริการที่มีประโยชนตอชุมชนของสโมสร และชุมชนโลกมามากแลว โครงการบริการแรก ความจริงที่นาเอาอยางนี้เกิดจากความพยายามของโรแทเรียนจํานวนนับพันๆ คน ของโรตารี เกิดขึ้นในป ของสโมสรตางๆ ซึ่งทําใหเกิดความตางในชีวิตจริงของผูคนทั่วโลก ค.ศ. 1907 คือการ สรางหองน้ําสาธารณะ โครงการบริการที่มีประสิทธิภาพ มีลักษณะตอไปนี้ ที่เมืองชิคาโก ประเทศ • สนองตอบตอสภาพความเปนจริง สหรัฐอเมริกา เปน • ชวยปรับปรุงชีวิตของคนในชุมชนใหดีขึ้น โครงการที่ไมหรูหรา • เปดใหผูทจี่ ะไดรับประโยชนจากโครงการมารวมดวย แตประสบความสําเร็จ • ใหความสําคัญแกทุกฝายทีม ่ ีสวนรวมดวย มาก เพราะตรงกับ • ประเมินทรัพยากรทีม ่ ีอยูอยางถูกตอง ความตองการของ • ตั้งเปาหมายและวัตถุประสงคที่สามารถวัดได ชุมชน •

คนหาขอมูลเพิม่ เติม เกี่ยวกับการทํางาน รวมกับสโมสรและ ชุมชนเพื่อพัฒนา โครงการบริการไดที่ Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A-EN)

สรางเครือขาย

ประโยชนตอสโมสร ในการทําโครงการใหประสบความสําเร็จไดนั้น สโมสรตองพยายามใชแนวทางหลัก ตอไปนี้ • สรางแรงบันดาลใจและการกระตุนสมาชิกทั้งของสโมสรและชุมชนใหมาทํา กิจกรรม • สามารถดึงดูดคนที่มีศักยภาพในชุมชนมารวมสโมสรได ทั้งนี้เพราะเห็นวา สมาชิกโรตารีใชเวลาและทรัพยากรอยางมีคุณคา เกณฑทั่วไป ในการทําโครงการใหประสบความสําเร็จไดนั้น สโมสรตองพยายามใชแนวทางหลัก ตอไปนี้ • ความสมดุล – โปรแกรมบริการของสโมสรควรมีครบทั้งสี่บริการ คือ บริการ สโมสร บริการดานอาชีพ บริการชุมชน และบริการระหวางประเทศ

62 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 3 โครงการบริการ

•

• •

ตรงกับความตองการ – ทบทวนโปรแกรมบริการเปนประจํา เพื่อพยายาม สรางความมั่นใจวาทุกคนมุงเนนกิจกรรมเกี่ยวกับชุมชนและโครงการที่ตรง ตามความตองการของชุมชนอยางแทจริง ความรวมมือ – จัดทํากิจกรรมบริการที่ตองการสวนรวมของสมาชิก และ ครอบครัวในสโมสร การสื่อสาร – การแลกเปลี่ยนขาวสารเกี่ยวกับโครงการบริการกับนายก สโมสรอื่น โดยเชิญมารวมประชุมประจําสัปดาห และสงขาวถึงภาคและโรตารี สากล การทําเชนนี้จะชวยเผยแพรผลงานที่มีประสิทธิภาพแกวงการโรตารีทั่ว โลก

หนาที่รับผิดชอบของทาน โครงการบริการตองการวิธกี ารที่มีระบบเพื่อบรรลุผลสําเร็จสูงสุด ในฐานะผูน ํา สโมสรที่รับผิดชอบในความสําเร็จของโครงการบริการ ทานควรดําเนินงานเปน ขั้นตอนดังนี้ • • •

ทํางานรวมกับคณะกรรมการสโมสรและสมาชิกเพื่อแนใจวาสโมสรจะพัฒนา โครงการใหเปนที่ถูกใจสมาชิกและเปนประโยชนตอชุมชน ใหตระหนักวามีทรัพยากรมากมายที่หาไดจากภาค โรตารีสากล และมูลนิธิ โรตารี ซึ่งสามารถสนับสนุนโครงการของสโมสร ปจจัยสําคัญ หรือขั้นตอนพืน้ ฐานของโครงการที่ประสบผลสําเร็จมีดังนี้ ▫ การพิจารณาความตองการจําเปนของสโมสรและชุมชน ▫ การวางแผน ▫ การดําเนินการ ▫ การประเมินผล

คูมือคณะกรรมการสโมสร 63

การประเมินความตองการของชุมชน สิ่งที่ทําใหโครงการบริการชุมชนมีประสิทธิภาพ คือ โครงการตองตรงกับความ ตองการของชุมชน โครงการบริการชุมชนจะตองสนองความตองการอันแทจริงใน ปจจุบนั ไมจําเปนตองเปนโครงการที่หรูหรา เพียงแตมคี วามจําเปน นายกสโมสร จะตองแนใจวาโครงการที่ทาํ เปนไปตามความตองการของชุมชนและเหมาะกับ ความสามารถและความสนใจของสมาชิก โดยควรรวมกับประธานบริการของสโมสร ในเรื่องตอไปนี้ • ตองทราบถึงความสนใจและความสามารถของสมาชิกเพื่อประกอบการ ตัดสินใจวาจะทํากิจกรรมบริการประเภทใดจึงจะทําใหสมาชิกกระตือรือรน และตอบสนอง • มีทรัพยากรอะไรบางทั้งในและนอกสโมสรที่สามารถนํามาใชสนับสนุน โครงการได • พิจารณาใหชดั วา สโมสรควรดําเนินการในเรื่องใดของชุมชนที่สมาชิกจะ สนใจ มีทั้งกําลังคนและกําลังทรัพยที่จะทําโครงการไดหรือไม การประเมินความตองการประกอบดวยสองสวน สวนแรกตองประเมินความตองการ ภายในสโมสร และอีกสวนหนึ่งตองประเมินความตองการของชุมชนที่จะใหบริการ การประเมินความตองการภายในสโมสร โครงการจะตองเหมาะกับสมาชิก ที่มีความตางกัน ทั้งดานอายุ และความสนใจ สโมสรควรพิจารณาสิ่งตอไปนี้ • พิจารณาความชํานาญและความสามารถของสมาชิก • พิจารณาประสบการณของโครงการในอดีตและบทเรียนที่ไดรับ • พิจารณาองคประกอบของสโมสร ▫ จํานวนสมาชิกที่ยินดีรวมงาน ▫ ความชํานาญตางๆ ▫ ระดับความสนใจของสมาชิกตอโครงการที่คาดวาจะทํา ▫ ความเต็มใจของสมาชิกที่จะรวมงานเพื่อชุมชน ▫ ระดับความพึงพอใจของโครงการในอดีต ทานจะไดทราบทั้งจุดแข็งและจุดออนในสโมสรที่ตองพิจารณาในการทําโครงการ ความสําเร็จของโครงการอยูที่การเลือกโครงการที่ใชความสามารถและความสนใจ ของสมาชิกไดอยางกวางขวางที่สุด 64 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 3 โครงการบริการ

การประเมินความตองการของชุมชน เปนอีกขั้นตอนที่สําคัญ ที่จะชวยใหโรแทเรียนสามารถใหบริการแกชุมชนไดดีขึ้น สิง่ ที่ควรพิจารณามีดังนี้ • สถานะทางเศรษฐกิจ • สภาพทางภูมศิ าสตร • จุดแข็งและจุดออนดานการศึกษา • ขอมูลประชากร • เงื่อนไขทางการเมือง ในการประเมินความตองการของชุมชน ผูนําดานโครงการของสโมสรควรปรึกษากับ ตัวแทนฝายตางๆ ของชุมชน เชน • ขาราชการและนักสังคมสงเคราะห • องคกรของชุมชน กลุมชน ตํารวจ พนักงานดับเพลิง ฯลฯ • ครู อาจารย • ผูนําศาสนา การไดพบปะกับบุคคลดังกลาว จะทําใหทราบความรูสกึ ของประชาชนและเรื่องตางๆ ที่เขากําลังเผชิญอยู การสรางสัมพันธกับผูน ําและองคกรของชุมชน อาจไดรบั ความ รวมมือจากผูชํานาญ หรือผูท ี่รูเรื่องของชุมชนมารวมกันวางกลยุทธของโครงการที่จะ ทํา และโครงการในอนาคต อีกทั้งยังเปนชองทางที่จะหาสมาชิกมุงหวังมาเปน โรแทเรียนดวย

คูมือคณะกรรมการสโมสร 65

การวางแผนและดําเนินโครงการ การวางแผนอยางละเอียดสามารถลดความลาชาและความผิดพลาดของโครงการได ในฐานะผูนาํ บริการของสโมสร ทานควรดูแลวางแผนทํางานรวมกับคณะกรรมการ และผูนาํ ทานอื่นๆ เพื่อใหรวมรับรูแผนงานและความตองการของชุมชน ขอใหมั่นใจ วา แผนงานจะสามารถบรรลุถึงสิ่งเหลานี้ได • กระตุนใหสมาชิกเขารวมตั้งแตการวางแผนตลอดจนการดําเนินโครงการ • ทํางบประมาณและแผนการปฏิบัติงานอยางละเอียดตามความจําเปนของ

โครงการ และมีผูรับผิดชอบแตละขั้นตอน • จัดหาทุนทรัพยเพื่อใหเพียงพอสําหรับโครงการ • จัดทําแผนประชาสัมพันธอยางละเอียด เพื่อหาผูอื่นมารวมสนับสนุน โครงการ รวมทั้งเพื่อจูงใจสมาชิกมุงหวังและเสริมสรางภาพลักษณของ โรตารีในชุมชน (โปรดดูบทที่ 8 “การประชาสัมพันธ”) สิ่งที่ตองพิจารณาในขั้นแรก กอนเริ่มโครงการบริการ ควรตอบคําถามตอไปนี้ • ขณะนี้สโมสรกําลังทําโครงการอะไรอยูบาง

เพื่อพิจารณาวาโครงการใหมจะสงผลกระทบตอโครงการปจจุบันที่สโมสร กําลังทําอยูหรือไม • โครงการมีเปาหมายอะไร

เพื่อใหเปาหมายที่สมาชิกทุกคนมีสวนรวมได วัดได ทาทาย บรรลุได มีเวลา สิ้นสุดที่ชัดเจน และตรงตามความตองการของชุมชน • ใครบางที่จะรวมดวย

สมาชิกสโมสร ชาวชุมชน สมาชิกอินเตอรแรคท โรตาแรคท กลุมบําเพ็ญ ประโยชนชุมชนโรตารี ครอบครัว เพื่อนและผูรวมงาน และเขาเหลานั้นจะ ไดรับการยกยองอยางไรบาง • จะทําโครงการเมื่อใด

ตองเตรียมการนานเทาใด ตองพิจารณาอะไรอีกบาง เชน วันหยุด วันปด ภาคเรียน 66 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 3 โครงการบริการ

• จะทําโครงการที่ไหน

คาใชจา ยในการขนสง คาเดินทาง ความปลอดภัย ความรับผิดชอบทาง กฎหมายเกี่ยวกับสถานที่ทาํ โครงการ • ทําไมจึงทําโครงการนี้

โครงการจะตองตรงกับความตองการของชุมชน ตรงกับความสนใจและ ความสามารถของสมาชิกสโมสร เพื่อทุกคนจะยินดีสละเวลาและทรัพยเพื่อ ทําโครงการ • สโมสรจะทําโครงการใหสําเร็จไดอยางไร

การเลือกโครงการ บริการ (หนา 7173) และแบบวาง แผนการจัดหาทุน (หนา 89) จะชวยใน การวางแผนโครงการ บริการ

ตองการอาสาสมัครหรือไม ตองการทุนเพิ่มหรือไม จะสงเสริมโครงการได อยางไร เมื่อตอบคําถามสําคัญเหลานี้ไดหมดแลว สโมสรจึงเตรียมจัดทําแผนดําเนินโครงการ ตอไป แผนทีม่ ีประสิทธิภาพมีขั้นตอนดังนี้ • • • • • • •

ตั้งเปาหมายทีช่ ัดเจนและวัดได กําหนดใหชัดเจนวาทานตองการจะบรรลุอะไรบาง และใหแบงโครงการ ออกเปนสวนยอยๆ ถาจําเปน กําหนดผูรับผิดชอบภารกิจตางๆ กําหนดและใชทรัพยากรที่มีอยู รวมกับผูนําประชาสัมพันธ เพื่อสงเสริมโครงการและบทบาทของสโมสร รายงานใหโรแทเรียน ตัวแทนชุมชน และผูรับประโยชนจากโครงการทราบ ความกาวหนาทุกระยะ สื่อสารกับโรแทเรียน ชุมชน และผูรับประโยชนจากโครงการเปนประจํา

คูมือคณะกรรมการสโมสร 67

การประเมินโครงการบริการ

ควรขอความรวมมือ สมาชิกทั้งสโมสรที่มี สวนรวมในโครงการ ใหเขียนรายงานการ ประเมินโครงการให กะทัดรัด งายตอความ เขาใจ และมีประโยชน สําเนารายงานการ ประเมินสามารถสงให โรตารีสากล ซึ่งเปนไป ไดวาจะถูกรวบรวมไว ในสิ่งพิมพของโรตารี สากล แบบรายงานมีอยูใน เอกสาร “การ ปฏิบัติการชุมชน – แนวทางการทํา โครงการที่มีคุณภาพ (605A-EN)”

การประเมินโครงการบริการมีบทบาทสําคัญสําหรับโครงการปจจุบันและในอนาคต ขอใหผูนําสโมสรประเมินกิจกรรมทุกโครงการที่สโมสรไดทํา การประเมินอยาง ละเอียดจะชวยใหสโมสร • ทบทวนความสําเร็จและความลมเหลว • พิจารณาวาโครงการบรรลุเปาหมายและวัตถุประสงคหรือไม • ใชเปนบทเรียนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสําหรับโครงการในอนาคต ในการประเมินโครงการบริการ ควรพิจารณาคําถามตอไปนี้ • โครงการสนองตอบความตองการของชุมชนหรือไม • โครงการใหโอกาสแกสมาชิกและชุมชนไดรว มในโครงการมากนอยเพียงใด • การสนับสนุนทางการเงินสมดุลกับการชวยเหลือดานกําลังของสโมสรหรือไม • สื่อมวลชนไดรายงานเกี่ยวกับโครงการพอเพียงหรือไม • แหลงการเงินของสโมสรพอเพียงกับความตองการหรือไม ควรพิจารณาประเมินในลักษณะตอไปนี้ดว ย • การวิเคราะหขอมูล กอนเริ่มและหลังโครงการสําเร็จ เชน ทดสอบ ความสามารถของผูอานหนังสือในโครงการรูหนังสือของผูใหญกอนเริม่ และ หลังโครงการเพื่อเปรียบเทียบกัน • การสํารวจ เหมาะสําหรับผลงานทีไ่ มอาจวัดเปนจํานวนได เชน สํารวจการ เปลี่ยนแปลงทัศนคติหรือความรู เชน โครงการเพิ่มความตระหนักในโรค เอดสในชุมชน อาจใชการสํารวจกอนและหลังการรณรงคเพื่อเปรียบเทียบ ความตระหนัก • กรณีศึกษา เปนการเก็บขอมูลผลของโครงการที่มีตอผูค นซึ่งสามารถให รายละเอียดที่การประเมินผลแบบอืน่ ทําไมได เชนโครงการตั้งกลุมชุมชน โรตารี (RCC) ควรประเมินโดยการสัมภาษณผูเขารวมโครงการวา โครงการนี้มีผลตอชีวิตของคนในชุมชนอยางไร สโมสรยิ่งเรียนรูผลกระทบตอความพยายามในการใหบริการไดมากเทาใดก็จะยิ่งเกิด ผลตอโครงการในอนาคตมากขึ้นเทานั้น ขอใหสมาชิกสโมสรซึ่งรวมทํางานในโครงการ ทํารายงานการประเมินที่ชัดแจง เขาใจ งายและมีประโยชนสงชุดหนึ่งใหโรตารีสากลเพื่ออาจนําลงในสิ่งพิมพของโรตารีสากล

68 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 3 โครงการบริการ

บริการระหวางประเทศ ในโรตารี ความคิดเรื่องการบริการชุมชนกวางออกไปกวาที่สโมสรโรตารีตั้งอยู เปน บริการมนุษยชาติในโลก ในทุกวันนี้การคมนาคมและการเดินทางที่รวดเร็ว ทําให ประชาชนทุกสวนของโลกเขามาหากันใกลชิดได ในคูมือการบริการ ชุมชนโลก (742-EN) มีขอมูลเกี่ยวกับ WCS อีกมาก เชิญเยี่ยมชมเว็บไซต ของโรตารีสากล สวน WCS Project Exchange ทานยัง

กลยุทธในการทําโครงการบริการระหวางประเทศ ก็เหมือนๆ กับในโครงการทองถิ่น อยางไรก็ดี การที่สโมสรสองสโมสรในคนละประเทศรวมกันทํางาน การคมนาคม ติดตอกันเปนเรื่องสําคัญยิ่งตอโครงการทีจ่ ะประสบความสําเร็จ ในการทําโครงการระหวางประเทศ สโมสรจะตองหาผูรว มโครงการในตางประเทศ ซึ่ง อาจหาไดโดยวิธีตอไปนี้ • สํารวจขอมูลโครงการในโปรแกรมแลกเปลี่ยนบริการชุมชนโลก (WCS Exchange)

ในเว็บไซตของโรตารีสากล ปรึกษากับประธานบริการชุมชนโลกของภาค ติดตอประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาคเพื่อตรวจดูโปรแกรมทุน สนับสนุนของมูลนิธิโรตารี ดูในทําเนียบทางการ เพื่อคนหาคณะกรรมการ หรือคณะปฏิบตั ิการตางๆ ของโรตารีสากล เพื่อติดตอขอความชวยเหลือโครงการ สรางเครือขายกับเพื่อนโรแทเรียนในระหวางการประชุมภาคและโรตารีสากล สังเกตวาองคกรอื่นๆ กําลังทําอะไรในโลก ติดตอกับเพื่อนโรแทเรียนทางอินเตอรเน็ต

สามารถคนหาประเภท • โครงการที่ทาน • ตองการจะสนับสนุน ถาทานตองการหาผู • รวมสนับสนุน โครงการจากประเทศ • อื่น เชิญสงคําบรรยาย • โครงการของทานไป • ยังโรตารีสากล เพื่อจะ ไดรวบรวมเอาไวใน โครงการบริการชุมชนโลกกับโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี โครงการแลกเปลี่ยน โครงการบริการชุมชนโลก (WCS) เปนวิธกี ารที่ดีมากในการที่สโมสรตางๆ จะรวม บริการชุมชนโลก

โครงการบริการระหวางประเทศ โครงการ WCS สามารถเกิดไดทันทีเมื่อสโมสรแหง หนึ่งในประเทศหนึ่งชวยสโมสรอีกแหงหนึ่งในอีกประเทศหนึ่ง ดวยการทําโครงการ บริการ ศูนยแลกเปลี่ยนโครงการ WCS เปดโอกาสใหสโมสรตางๆ ทีม่ ีโครงการ บริการทองถิ่นและกําลังมองหาผูรวมโครงการจากตางประเทศ หรือสโมสรที่กําลัง มองหาผูตองการทุนสนับสนุน

บทที่ 3 โครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 69

ในขณะที่สโมสรกําลังพัฒนาโครงการ WCS ขอใหระลึกไววามีโครงการหลายๆ โครงการที่มีคณ ุ สมบัติสามารถรับทุนสนับสนุนจากมูลนิธิโรตารีได ฉะนั้น เมื่อทาน วางแผนจะทําโครงการ WCS ขอใหพิจารณาทุนสนับสนุนมนุษยชาติของมูลนิธิโรตารี ดังตอไปนี้ • ทุนสนับสนุนภาค (District Simplified Grants) • ทุนสนับสนุนบุคคล (Individual Grants) • ทุนสนับสนุนสมทบ (Matching Grants)

70 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 8 การเลือกโครงการบริการ 1. พิจารณาความตองการของชุมชน สโมสรของทานสามารถจะสนองตอบความตองการของชุมชนหรือสังคมใดบาง ลองพิจารณาพัฒนาโครงการหนึ่งที่อยูในรายการโอกาสการบริการ สําหรับ สโมสรของทานมีโครงการใดบางที่สโมสรของทานสนใจมากเปนพิเศษ • เด็กในสภาพเสี่ยง ซึ่งรวมถึงเด็กเรรอน เด็กถูกทารุณและถูกทอดทิ้ง

แรงงานเด็กและเด็กกําพรา • คนพิการ รวมถึงอุปกรณเทียม รถเข็นและการฝกอาชีพ • การดูแลสุขภาพ ไดแกการปองกันโรค การขจัดโรค การเลี่ยงตอการ

สูญเสียสายตา การผาตัดในตางประเทศ การบริจาคเครื่องมือแพทย การจัดตั้งสถานรักษา การดืม่ และการเสพยาเสพติด การดูแลผูสูงอายุ สุขภาพจิต • ความเขาใจและมิตรภาพระหวางประเทศ ไดแกสันติภาพ การขจัด

การขัดแยง การดูแลผูอพยพ การกูระเบิด • การเรียนรูหนังสือและการคิดคํานวณ เชนการศึกษาผูใหญ การศึกษา

ของเด็กผูหญิง การบริจาคหนังสือ การเรียนรูภาษาคอมพิวเตอร • ปญหาประชากร ไดแก สุขภาพเด็กเกิดใหม การเวนระยะการมีบุตร

การศึกษา สุขภาพระหวางตัง้ ครรภ • ความยากจนและความหิวโหย ไดแก การสรางบานราคาต่าํ คนไรที่

อยู การรวบรวมและการจัดสงอาหาร การผลิตอาหาร การเลี้ยงสัตว การ ใหกูยืมแกผูมรี ายไดนอย การฝกอาชีพ • การพิทักษโลก ไดแก การรักษาน้าํ ใหยั่งยืน การอนามัย บอน้าํ ระบบ

ชลประทาน การรีไซเคิล การปลูกตนไมและสวน การปรุงอาหารดวย แสงแดด การจัดทําความสะอาดชุมชน การสรางและรักษาทางเดิน • ความหวงใยในเมือง ไดแก การลดอาชญากรรม การปองกันความ

รุนแรง การชวยเหลือผูอพยพ สถานกักกัน ความปลอดภัยบนทองถนน แกงตางๆ

บทที่ 3 โครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 71

2. ขอใหพิจารณาความเขมแข็งภายในสโมสร - ระบุทรัพยากรของสโมสร - สมาชิกสโมสรมีความชํานาญพิเศษอะไรบาง - สโมสรมีทุนอะไรบางที่สนับสนุนโครงการได - สโมสรหรือภาคของทานรูจักผูคนในตางประเทศมากนอยเพียงใด 3. พิจารณาทรัพยากรภายนอก - ระบุทรัพยากรของชุมชน - สโมสรของทานสามารถทํางานรวมกับองคกรใดบางในชุมชนเพื่อ ความสําเร็จ 4. ระบุทรัพยากรของโรตารีสากลและมูลนิธโิ รตารี พิจารณาวางแผนจัดทําโครงการตามโปรแกรมของโรตารีสากล ผูรวมโปรแกรมและทรัพยากรอาจชวยใหสโมสรบรรลุความสําเร็จได • อินเตอรแรคท – สโมสรบริการสําหรับเยาวชน อายุ 14-18 ป หรือตามอายุเด็กมัธยม เพื่อความเปนผูนาํ และเปนพลเมืองที่ดี • โรตาแรคท – สโมสรบริการสําหรับหนุม สาว อายุ 18-30 ป เพื่อ การพัฒนาอาชีพและความเปนผูนาํ • กลุมชุมชนโรตารี (RCC) – กลุมคนที่ไมไดเปนโรแทเรียน รวมตัว กันทํางานเพื่อพัฒนาสภาพของชุมชน โดยมีสโมสรโรตารีสนับสนุน • กลุมแลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตารี – การเยี่ยมเยือนซึ่งกันและกัน ระหวางโรแทเรียน • มิตรภาพโรตารี – กลุมโรแทเรียนซึ่งมีความสนใจในกิจกรรม รวมกัน • อาสาสมัครโรตารี – การอาสาสมัครระหวางประเทศ • การอบรมผูนําเยาวชนของโรตารี (RYLA) – การพัฒนาความเปน ผูนําของเยาวชน • บริการชุมชนโลก (WCS) – การจัดทําโครงการบริการใน ตางประเทศ • เยาวชนแลกเปลี่ยน (YE) – การศึกษาของเยาวชนระดับมัธยมใน ตางประเทศ 72 คูมือคณะกรรมการสโมสร

5. พิจารณาแหลงทุนสนับสนุนของมูลนิธิโรตารี สํารวจความเปนไปไดในการขอทุนมนุษยชาติ • ทุนสนับสนุนสมทบ (Matching Grants) • ทุนสนับสนุนบุคคล (Individual Grants) • ทุนสนับสนุนภาค (District Simplified Grants) 6. เลือกโครงการและเริ่มวางแผน ตั้งคณะกรรมการบริหารโครงการ ตั้งเปาหมายโครงการ เตรียมจัดหาทุน และกําหนดเวลาและเริ่มดําเนินการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 73

4

การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

การจัดหาทุนมีบทบาทสําคัญตอกิจกรรมตางๆ ของสโมสร โดยเฉพาะกับโครงการ บริการ และการบริจาคประจําปใหมูลนิธิโรตารี คณะกรรมการจัดหาทุนสโมสรตองใช ความพยายามรวมกันระหวางผูนําสโมสร เลขานุการสโมสร และ/หรือเหรัญญิก และ คณะกรรมการอื่นๆ ของสโมสร ประธานคณะกรรมการบริการสโมสรตองเขาใจ หลักการจัดหาทุนใหไดผล เพื่อใหมั่นใจวากิจกรรมจัดหาทุนและโครงการที่สนับสนุน จะประสบความสําเร็จ หนาที่รับผิดชอบในการจัดหาทุน หนาที่รับผิดชอบที่เกี่ยวกับการจัดหาทุนสนับสนุนหรือขยายกิจกรรมโครงการของ สโมสร มีดังนี้ • ขอใหแนใจวาสมาชิกสโมสรสวนใหญจะมีสวนรวมอยางกวางขวางในกิจกรรม จัดหาทุนของสโมสร • ขอใหระมัดระวังการบริหารการเงินในเรื่องการจัดหาทุน

คูมือคณะกรรมการสโมสร 75

การตั้งคณะกรรมการดําเนินงานจัดหาทุน พยายามใหโรแทเรียนในสโมสรทุกคนมีสวนรวม ไมเพียงแตคณะกรรมการที่ เกี่ยวของโดยตรงกับผูจดั หาทุนเทานั้น เพื่อใหไดผลอยางดียิ่ง ควรพิจารณาตั้ง กรรมการจัดหาทุนเฉพาะกิจ รับผิดชอบในการวางแผน การดําเนินการ และการ ประเมินผลงาน การเลือกสรรกรรมการ ในการเลือกสรรโรแทเรียนเพื่อเปนกรรมการเฉพาะกิจในการจัดหาทุน สิ่งสําคัญคือ ควรเลือกสรรกรรมการที่มีคุณลักษณะดังนี้ • • • • • •

มีประสบการณในการจัดหาทุนทั้งในอาชีพของเขาและอาสาสมัคร มีประสบการณในดานการขาย มีประสบการณดานบัญชี มีประสบการณดานกฎหมายและ/หรือการประกันภัย มีประสบการณในการวางแผน การจัดของและขนสง มีความสัมพันธที่ดีในชุมชน เชน ▫ ความสัมพันธทางธุรกิจ ▫ ความสัมพันธทางวิชาชีพ ▫ กลุมชุมชนทองถิ่น ▫ สื่อสารมวลชน ▫ หนวยงานทองถิ่นของรัฐ ▫ หนวยงานที่ไมแสวงหากําไรอื่นๆ

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรทานอื่นๆ • •

76 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ผูนําดานการประชาสัมพันธ ซึ่งสามารถสรางความมั่นใจวาไดประชาสัมพันธ การจัดหาทุนในชุมชนไดอยางมีประสิทธิภาพ ผูนําฝายบริหารสโมสร ซึ่งสามารถสนับสนุนการจัดหาทุนภายในสโมสร โดย ผานสารสโมสรไดเปนอยางดี

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

•

ผูนําโครงการบริการและมูลนิธิโรตารี ซึ่งสามารถ ▫ อธิบายถึงเปาหมายและวัตถุประสงคของสโมสรไดอยางชัดเจน ▫ ชวยประกันวาความพยายามในการจัดหาทุนเปนไปตามเปาหมาย ▫ รับรองวาโครงการตางๆ ของสโมสรสงเสริมกันและกัน และไมแขง กันใชทุนที่มี

ปจจัยสําคัญในการจัดหาทุนใหสําเร็จ ในขณะที่จดุ มุง หมายและวิธกี ารจัดหาทุนตางออกไป แตปจจัยสําคัญในการจัดหาทุน ใหสําเร็จก็มีดงั นี้ • • • • •

การวางแผนและการเตรียมการลวงหนา ทํางานรวมกับอาสาสมัคร การบริหารการเงินที่ดี การสงเสริม การประเมินผล

คูมือคณะกรรมการสโมสร 77

แนวทางการจัดหาทุนสโมสร การปองกันความเสียหาย – การประกันและการจดทะเบียน •

• • • •

•

สโมสรควรขอรับคําแนะนําจากที่ปรึกษากฎหมาย หรือที่ปรึกษาการประกัน ความเสียหาย วาสโมสรควรจะคุมครองความเสียหายอันเนื่องมาจากการทํา โครงการและกิจกรรมใดก็ตาม เปนการสมควรที่สโมสรควรจะจดทะเบียนสโมสร หรือโครงการของสโมสร สโมสรควรพิจารณาสภาพของทองถิ่นวาควรจดทะเบียนสโมสรหรือไม เมื่อใดสโมสรจะทําโครงการสําคัญ ก็ควรจดทะเบียนโครงการ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลไมขัดของในการจดทะเบียนสโมสรโรตารี โดยสโมสรจะตองระบุในหนังสือบริคณหสนธิวาการดําเนินกิจกรรมจะเปนไป ตามธรรมนูญและขอบังคับโรตารีสากลที่มอี ยูในปจจุบัน ซึ่งอาจจะมีการ เปลี่ยนแปลงแกไขในอนาคตดวย สโมสรควรจะมีการประกันความเสียหายในกิจกรรมของสโมสรตามทีเ่ ห็นควร ในสภาพภูมศิ าสตรของแตละสโมสร

การหาผลประโยชนเชิงพาณิชยและการออกหนังสือเวียน • • • •

78 คูมือคณะกรรมการสโมสร

หามโรแทเรียนใชทําเนียบทางการของโรตารีสากลในการสงเอกสารเพื่อ การคาทางไปรษณีย หามโรแทเรียนยินยอมใหบคุ คลหนึ่งบุคคลใดใชประโยชนจากทําเนียบ ทางการของโรตารีสากลเพื่อเชิงพาณิชย ไมมีองคกรอื่นใดทีจ่ ะออกหนังสือเวียนไปยังสโมสรอันเปนสมาชิกของโรตารี สากลได ภายใตขอบเขตที่จํากัดเปนไปไดทจี่ ะอนุญาตใหออกจดหมายเวียนไปยัง สโมสรอื่นโดยไมใชเปนการแสวงประโยชนทางธุรกิจตามเงื่อนไขตอไปนี้ ▫ สมาชิกของสโมสรใดตองการความชวยเหลือในเรื่องใดๆ จากสโมสร อื่น จะตองแจงความมุงหมายและแผนงานเพื่อขออนุมัติจากผูวาการ ภาคที่เกี่ยวของกอน ▫ สมาชิกของสโมสรตองไมไปเรี่ยไรเงินจากสโมสรอื่น หรือจากสมาชิก เปนรายบุคคล นอกจากสมาชิกของสโมสรเอง เวนแตจะไดรับ อนุญาตจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลกอน บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

• • • • •

ไมใหภาค สโมสร หรือโรแทเรียน ใชทําเนียบทางการของโรตารีสากล ของ ภาค หรือของสโมสรเพื่อการออกจดหมายเวียนเชิงพาณิชย คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลไมเห็นชอบใหสโมสรหรือภาคใดๆ ทํา การตลาดทางโทรศัพท โดยปกติ โรตารีสากลจะไมใหรายชื่อโรแทเรียนเพื่อวัตถุประสงคใดๆ ก็ตาม โดยปราศจากความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล ผูใดทีต่ องการรายชื่อสมาชิกของสโมสรใด ตองขอจากสโมสรนั้นๆ เสียกอน ถาผูวาการภาคขอรายชื่อโรแทเรียนจากเลขาธิการทั่วไป โรตารีสากลจะสง มอบใหผูวา การภาค

กิจกรรมจัดหาทุน •

• • •

เมื่อตองการวางแผนและมีผูรวมในการจัดหาทุนหรือขอความชวยเหลือจาก สโมสรอื่น สโมสรควรระมัดระวังที่จะไมผกู มัดในสิ่งที่จะเสื่อมเสียชื่อเสียงของ สโมสร สโมสรไมควรใชอีเมลในการจัดหาทุน ทั้งนี้ก็เพราะวาบางประเทศมีแนวความ คิดทีไ่ มดตี อการใชอีเมล ถากฎหมายทองถิ่นตองการธรรมนูญสโมสรเกี่ยวกับการจัดหาทุน สโมสรตอง ขออนุมัติจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลกอน สโมสรไมควรจะเสนอการชําระเงินลวงหนาในการโทรศัพทกลับมา

ปฏิบัติตามกฎหมายของแตละประเทศ • •

สโมสรโรตารีทุกสโมสรจะตองปรับใหเปนไปตามกฎหมายของแตละประเทศ ถามาตราใดในธรรมนูญโรตารีกําหนดขัดกับกฎหมายของทองถิ่น สโมสรควร แจงปญหาไปยังคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล

คูมือคณะกรรมการสโมสร 79

การวางแผนการจัดหาทุน

ดูขั้นตอนการจัดหาทุน ที่มีประสิทธิภาพ หนา 87 ซึ่งมีรายละเอียด รายการการดําเนินการ สโมสรทานสามารถใช ในการวางแผนการ จัดหาทุนได

กอนการดําเนินการจัดหาทุน ควรปฏิบตั ติ ามขั้นตอนตอไปนี้ • ประเมินเงินทุนที่สโมสรตองการดวยการดูโครงการบริการที่มีในปจจุบันและ เปาหมายของแนวทางการบริการ • กําหนดวัตถุประสงคของการจัดหาทุนที่เปนไปได • ประเมินแหลงอาสาสมัครปจจุบันและกําหนดจํานวนอาสาสมัครที่อาจ ตองการ • ประเมินการจัดหาทุนในอดีตจากประสบการณที่ผานมาและนํามาใชเปน บทเรียน การพัฒนาเงินทุน

เพื่อชวยกําหนด เปาหมายการจัดหาทุน และงบประมาณที่ จําเปน ดู แบบวาง แผนการจัดหาทุน ใน หนา 89

เงินทุนที่ตองการสําหรับโครงการบริการชุมชนจะชวยกําหนดขนาดและขอบเขตการ จัดหาทุนของสโมสร คําถามตอไปนี้สามารถชวยคณะกรรมการจัดหาทุนกําหนด เปาหมายการจัดหาทุน • มีโครงการใดที่จะไดประโยชนจากการจัดหาทุน • ปจจุบน ั สโมสรมีงบประมาณเทาไรที่จะสนับสนุนโครงการ • สโมสรมีงบประมาณที่จะใชเปนคาใชจายในการจัดหาทุนหรือไม • โครงการตองการงบประมาณเพิ่มเติมเปนจํานวนเทาไร • เงินที่หามาไดมีประโยชนตอ  โครงการอยางไร • มีแหลงสนับสนุนโครงการจากภายนอกหรือไม งบประมาณควรรวมประมาณการคาใชจายในการดําเนินการ รวมทั้งประมาณการ รายไดไวดวย การเตรียมปจจัยความพรอม เมื่อวางแผนจัดหาทุน ควรพิจารณาปจจัยเรื่องอื่นๆ ดังนี้ • สถานที่ • แหลงทรัพยากรทั้งคนและวัสดุอุปกรณ • กําหนดกรอบเวลา

80 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

เมื่อพิจารณาเวลาที่เหมาะสมในการจัดหาทุน ควรพิจารณาสิ่งตอไปนี้ • • • • • •

จัดใหมีเวลามากพอในการวางแผนและการประชาสัมพันธโครงการการหาทุน พิจารณาเรื่องสภาพอากาศและสิ่งอํานวยความสะดวกกรณีมีปญหาเรื่อง อากาศ ตรวจสอบปฏิทินของชุมชน เพื่อใหแนใจวาชวงเวลาการจัดหาทุนไมไปตรง กับแผนงานของชุมชน หลีกเลี่ยงวันที่ตรงกับวันสําคัญของชาติหรือวันหยุดทางศาสนา หรือวันสําคัญ อื่นๆ อยางไรก็ตาม อาจเอาขอไดเปรียบของวันหยุด ถามีความเหมาะสม สโมสร สามารถขายสินคาไดดีถา จัดในชวงเทศกาลวันหยุด ใหแนใจวาการจัดหาทุนไมตรงกับกิจกรรมของภาค หรือระดับโซนของโรตารี ซึ่งผูวาการภาค หรือผูนาํ ระดับภาคตองมีสวนเกี่ยวของ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 81

การทํางานรวมกับอาสาสมัคร ความสําเร็จในการจัดหาทุนขึ้นอยูกับความรวมมือจากทุกๆ ฝาย ดังนั้นความสามารถ ในการประสานงานและกระตุนอาสาสมัครใหมารวมนั้นจึงเปนเรื่องจําเปน การประสานงานกับอาสาสมัคร ขั้นตอนการทํางานกับอาสาสมัครในการจัดหาทุน •

• • • •

ตั้งคณะทํางาน (โดยรายงานตอคณะกรรมการจัดหาทุน) คณะทํางานชุดนี้จะ ทําหนาที่จดั งาน วางแผน และดําเนินการ สามารถประชุมเปนครั้งคราวและ เพิ่มจํานวนครั้งการประชุมเมื่อใกลเวลางาน ประธานคณะทํางานแตละชุดควรมีการพบปะเปนประจํากับคณะกรรมการ จัดหาทุน เพื่อรายงานความกาวหนาและการประสานงานของฝายตางๆ มอบหมายงานใหอาสาสมัครอยางชัดเจน ขอใหมั่นใจวาทานมีจํานวนอาสาสมัครเพียงพอที่จะติดตามงานในขั้นตอน สุดทาย หลังจากงานไดเริ่มดําเนินการแลว ขอใหถามอาสาสมัครวาสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการหาทุนไดอยางไร บาง

การจูงใจอาสาสมัคร การจูงใจอาสาสมัครเปนเรื่องสําคัญสําหรับคณะกรรมการจัดหาทุน ซึง่ ควร ดําเนินการดังนี้ •

•

•

82 คูมือคณะกรรมการสโมสร

อาสาสมัครเขารวมการจัดหาทุนนี้มาดวยการชักชวนของผูจัดหาทุน (ซึ่งอาจ มาจากสโมสรหรือชุมชน) การมีสวนรวมเชนนี้จะทําใหอาสาสมัครเปนหลักใน การจัดหาทุนไดเปนผลสําเร็จ อีกทั้งยังยินดีที่จะอุทิศกําลังกาย เวลา และพลัง ที่มีในการทํางาน ขอเสนอแนะที่ตอบกลับมาชวยในการปรับปรุงความพยายามในการจัดหาทุน อาสาสมัครมักจะมีประสบการณและสามารถใหขอคิดเห็นที่มีคุณคาแก สโมสร โปรดระลึกวาในการประชุมทุกครั้ง อยาลืมขอบคุณอาสาสมัครทุกทาน แสดง ถึงความซาบซึง้ ในการเสียสละไมวาจะโดยเขียนบันทึกขอบคุณสั้นๆ มอบรูป ถาย มอบโล หรือของที่ระลึกเล็กๆ ตามความเหมาะสม บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

การหาอาสาสมัคร การหาอาสาสมัครเพื่อการจัดหาทุนสามารถหาไดจากภายในสโมสรและชุมชน ความ รวมมือของสมาชิกในชุมชนและองคการอื่นๆ วิธนี ยี้ ังเปนการสรางความตระหนัก ของโรตารีในชุมชน และเปนการชวยมองหาสมาชิกในเปาหมาย อาสาสมัครจากนอก สโมสรอาจเปน • • • • • • • •

สมาชิกในครอบครัวและเพื่อนของสมาชิก โรตาแรคเตอรหรืออินเตอรแรคทเตอร ศิษยเกามูลนิธโิ รตารี นักเรียนเยาวชนแลกเปลี่ยนและผูเขารวมอบรมผูนําเยาวชนโรตารี สมาชิกขององคการบําเพ็ญประโยชนอื่นๆ ในชุมชน หนวยงานราชการทองถิ่น เชนขาราชการจากหนวยงานสาธารณสุขจังหวัด เปนตน ตัวแทนจากสถาบันศาสนาในทองถิ่น นักเรียนและนักศึกษา

การบริหารกองทุนอยางเหมาะสม สโมสรควรควบคุมเรื่องการเงินดวยวิธีการทางธุรกิจ รวมทั้งการใชจายโดยเช็ค และมี การสอบบัญชีประจําป เหรัญญิกสโมสรซึง่ มีหนาที่รับผิดชอบในการควบคุมและ จัดการเงินกองทุน ควรทํางานใกลชดิ กับคณะกรรมการชุดตางๆ ที่ชว ยในการจัดหา ทุน ในสโมสรที่ไมมีเหรัญญิก เลขานุการสโมสรจะทําหนาที่รับผิดชอบแทน และตอง แนใจวาการจัดหาทุนมีความสมบูรณตามกระบวนการตอไปนี้ • • • •

พิจารณางบประมาณการจัดหาทุน รวมทั้งประมาณการคาใชจา ยและรายได เปดบัญชีใหมสําหรับเงินที่ไดจากการจัดหาทุนและเก็บรักษาไวเปนสมบัติของ ฝายการเงินสโมสร ทําบัญชีคาใชจายทุกประเภท และเงินที่ไดรับจากการบริจาค ซื้อประกันใหครอบคลุมเหตุการณที่ไมพงึ ประสงคจากอันตราย อุบตั เิ หตุ หรือการบาดเจ็บ (ขึ้นกับชนิดของเหตุการณหรือแผนกิจกรรมที่วางไว)

นอกจากนั้น เลขานุการสโมสรควรพิจารณาการรายงานสถานการณการเงินที่ไดจาก ชุมชนที่จะสนับสนุนโครงการ ถาจําเปนใหปรึกษากับสมุหบัญชี เพือ่ พิจารณากรณี ภาษี หรือหนีส้ ินอื่นๆ คูมือคณะกรรมการสโมสร 83

การสงเสริมการจัดหาทุน จํานวนประชาชนที่มารวมในงานจัดหาทุนจะมากนอยเพียงใด ขึ้นอยูกบั การประชา สัมพันธงานของสโมสร การประชาสัมพันธที่ดไี มเพียงแตจะดึงคนและอาสาสมัครมา รวมงานไดมากเทานั้น แตยงั ชวยสรางความตระหนักของโรตารีและสรางความพอใจ ใหแกสาธารณะอีกดวย คณะกรรมการจัดงานควรทํางานอยางใกลชิดกับคณะ กรรมการประชาสัมพันธของสโมสรเพื่อพยายามสนับสนุนการจัดหาทุน ใหแนใจวาการใชตรา โรตารี ที่มีความเดน เปนการกระตุนให แนใจวากิจกรรมจัดหา ทุนนี้สนับสนุนโดย โรตารี รายละเอียด เพิ่มเติมดูจากเอกสาร คูมือการใชสัญลักษณ ตางๆ (547-EN)

แนวคิดในการประชาสัมพันธงานจัดหาทุนของสโมสร ควรมีดังนี้ • • • • • •

84 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ประชาสัมพันธกิจกรรมในสารสโมสรและสารผูวาการภาค เผยแพรกิจกรรมใหทั่วทั้งชุมชน ติดโปสเตอรตามสถานที่เดนๆ ใหอาสาสมัครสวมเสื้อยืดที่มีสัญลักษณการจัดหาทุน ซื้อเวลาสื่อเพื่อโฆษณาไดในวงกวาง ถาคิดวากิจกรรมมีความเดนพอ ใหลงในสือ่ ใหครอบคลุมทั้งหนังสือพิมพ ทองถิ่น สถานีวิทยุ และ/หรือสถานีโทรทัศน

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

การประเมินผลการจัดหาทุน การปรึกษาหารือทันทีถึงขอดีขอเสียของการจัดหาทุนที่เพิ่งเสร็จสิ้นเปนเรื่องสําคัญ วิธี นี้จะชวยใหสโมสรเรียนรูบทเรียนตางๆ เพื่อใชเปนขอมูลในการทํางานในอนาคต โดยเฉพาะการจัดหาทุนที่ประสบความสําเร็จสามารถนําแนวทางดังกลาวไป ดําเนินการตอเนื่องไดอีก และนําไปใชรวมกับสโมสรอื่น ภาค และโรตารีสากล การจัดหาทุนที่ไดต่ํากวาเปาหมาย ถาการจัดหาทุนไดเงินต่าํ กวาเปาหมาย สโมสรควรพิจารณา • หาความชวยเหลือดานการเงินจากกลุมอืน ่ ๆ ในชุมชน ซึ่งอาจสามารถ สนับสนุนเปาหมายของการจัดหาทุนได กรุณาระลึกวาทานสามารถเลี่ยงการ หาทุนต่าํ กวาเปาหมายไดถา ทานเชิญกลุมอื่นๆ มารวมงานตั้งแตเริ่มงาน • ปรับขนาดโครงการที่วางไวใหเล็กลง การประเมินเปนสิ่งสําคัญ โดยเฉพาะอยางยิ่งสําหรับการจัดหาทุนทีไ่ มไดตาม เปาหมาย เหตุผลที่ไมประสบความสําเร็จควรไดรบั การตรวจสอบเพื่อประโยชนใน การดําเนินงานตอไปในอนาคต การจัดหาทุนที่ไดเกินเปาหมาย ถาการจัดหาทุนประสบผลสําเร็จเปนพิเศษ และไดทนุ เกินเปาหมาย ทานควรจะมีการ วางแผนลวงหนา เชน • การเปดบัญชีสําหรับโครงการบริการชุมชนในอนาคต • ขยายโครงการตอไป • ใหทุนสําหรับโครงการใหม • บริจาคเงินทุนใหแกมูลนิธโิ รตารี ประโยชนของการจัดหาทุนที่ประสบผลสําเร็จ การจัดหาทุนมีประโยชนอยางมากตอกิจกรรม จากความพยายามของโรแทเรียนและ อาสาสมัครทานอื่นๆ ความสําเร็จของการจัดหาทุน สามารถสนับสนุนโครงการที่ทาํ ใหแกชุมชนที่มีชีวิตความเปนอยูแตกตางกันดีขึ้น สวนประโยชนอื่นๆ ที่เห็นได คือ

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 85

• • • •

แสดงใหเห็นถึงความพยายามของโรแทเรียนและอาสาสมัครวาสามารถสราง ความแตกตางในชีวิตของคนได สนับสนุนมิตรภาพระหวางสมาชิกสโมสร ในขณะทํางานรวมกันเพื่อเปาหมาย เดียวกัน หาโอกาสใหสมาชิกชุมชนเรียนรูเรื่องราวของโรตารี และประเพณีในการ ใหบริการของโรตารีมากยิ่งขึ้น ยอมใหสโมสรทํางานรวมกับองคกรชุมชนอื่นๆ อันเปนโอกาสใหไดใช ทรัพยากร และคาใชจายรวมกัน อีกทั้งยังเปนการสรางความสมานฉันทและ ความแข็งแกรงภายในชุมชน

การสรางความตอเนื่อง เพื่อใหแนใจในความตอเนือ่ งในประสบการณ ซึ่งไดรับจากการวางแผนการจัดหาทุน ขอใหติดตามขั้นตอนตอไปนี้ • • •

86 คูมือคณะกรรมการสโมสร

พยายามระมัดระวังเกี่ยวกับบัญชีการเงิน และแจงใหคณะกรรมการชุดตอไป และ/หรือเหรัญญิกคนตอไปทราบ มอบกองทุนทัง้ หมด สมุดบัญชี รายการทรัพยสินของสโมสร และ/หรือ อีเล็กทรอนิกสไฟลใหแกสมาชิกสโมสรที่รับผิดชอบ ใหความคิดเห็นในประเด็นเดนๆ ที่เหรัญญิกคนใหมและผูนาํ ในการจัดหาทุน ของสโมสรจะตองพูดถึง

ภาคผนวก 9 ขั้นตอนการจัดหาทุนที่มีประสิทธิภาพ รายการตอไปนี้เปนขั้นตอนหลักที่จําเปนตอความสําเร็จในการจัดหาทุน อาจมีการ เปลี่ยนแปลงไดบา งตามความจําเปนเมื่อนําไปใชในสโมสร 1. มีความตองการแทจริงในการจัดหาทุน • ทํางานใกลชิดกับผูรับผิดชอบโครงการบริการ และมูลนิธิโรตารี ในการ พิจารณาวัตถุประสงคของการหาทุน • เลือกใหเหมาะสมกับความตองการของอาสาสมัครของสโมสรและทุนที่มี • พิจารณากิจกรรมที่วางแผนไว วาจะกอใหเกิดการไมรวมมือหรือไม 2. ตั้งงบประมาณ • ปรึกษานายกสโมสร เหรัญญิกสโมสร (หรือเลขานุการสโมสร) และผูนํา สโมสรทานอืน่ ๆ พิจารณาจํานวนเงินทุนที่มีอยูในงบประมาณของสโมสร • กําหนดรายจายที่ตองการใชในการหาทุน • คาดการณลวงหนาถึงรายได • ตั้งเปาหมายการหาทุนทีต ่ องการ 3. กําหนดทรัพยากรที่มีและที่ตองการเพื่อใหเปนไปตามเปาหมายของการจัดหาทุน • สอบถามความตองการทรัพยากรมนุษยในการวางแผนและสนับสนุนการหา ทุน • หาของใชเพื่ออํานวยความสะดวกในการหาทุน 4. กําหนดสิ่งที่จาํ เปนในการหาทุน • เลือกเวลาและสถานที่ใหเหมาะสม • ทําการสํารองและเตรียมการตามความจําเปน • กําหนดตารางเวลาของงานแตละขั้นตอน • แนใจวาไมติดขัดเรื่องกฎหมายทองถิ่นหรือประเทศ 5. การตั้งอาสาสมัคร • กําหนดบทบาทและงานสําหรับอาสาสมัครและแนใจวามีงานใหอาสาสมัครทํา • พิจารณาการมีสวนรวมของชุมชน • การมีสวนรวมอยางเหมาะสมของเพื่อน ครอบครัว และสมาคมธุรกิจ

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 87

6. ประชาสัมพันธกิจกรรมในสือ่ ตางๆ • ทํางานรวมกับคณะกรรมการประชาสัมพันธสโมสร เพือ ่ พัฒนากลยุทธการ ประชาสัมพันธ • หาวิธีการโฆษณาที่ประสบความสําเร็จมากที่สุดเพื่อประชาสัมพันธกิจกรรม • กําหนดกลุมเปาหมายทั้งในสโมสรและในชุมชน • พิจารณาหาสือ ่ ทองถิ่นที่สนใจในกิจกรรมที่จัด 7. ดําเนินการจัดหาทุน • ปฏิบัตต ิ ามแผน • กระตุนอาสาสมัคร เฝาติดตามความกาวหนา บันทึกความสําเร็จและสิ่งทา ทาย เพื่อนําไปอภิปรายระหวางการประเมิน 8. ติดตามการจัดหาทุน • วางขั้นตอนกระบวนการติดตามกอนจะรวบรวมเงินทุน • นําฝากเงินกองทุนในบัญชีพเิ ศษเฉพาะโครงการนั้นๆ • ทําบัญชีทั้งเงินชวยเหลือและคาใชจา ย • ทํารายงานการใชเงินทุนที่ไดมา 9. การยกยองอาสาสมัครและผูบริจาค • วางขั้นตอนกระบวนการติดตามกอนจะรวมเงินทุน • นําฝากเงินกองทุนในบัญชีพเิ ศษเฉพาะโครงการนั้นๆ • ทําบัญชีทั้งเงินชวยเหลือและคาใชจา ย • ทํารายงานการใชเงินทุนที่ไดมา 10. ประเมินความพยายาม • แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับกิจกรรมนั้นกับคณะกรรมการจัดหาทุน นายก สโมสร และผูน ําสโมสรทานอื่นๆ • บันทึกบทเรียนที่ไดรับเพื่อใชในงานหาทุนในอนาคต • แสดงความคิดเห็นและประสบการณรวมกันกับสโมสรอื่นและโรตารีสากล 11. พยายามดําเนินการหาทุนอยางตอเนื่องในอนาคต • ทบทวนบันทึกเกี่ยวกับการจัดหาทุนของสโมสรกับผูนําสโมสรรับเลือก และ/ หรือเหรัญญิกสโมสร • มอบกองทุนทัง้ หมด สมุดบัญชี รายการทรัพยสินของสโมสร และ/หรือ อิเล็กทรอนิกสไฟลใหแกสมาชิกสโมสรที่รับผิดชอบ • อภิปรายประเด็นเดนๆ กับเหรัญญิกรับเลือก และกรรมการใหม ใน คณะกรรมการการจัดหาทุน 88 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 10 แบบวางแผนการจัดหาทุน

วัตถุประสงคในการจัดหาทุน (โปรดระบุ) ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

จํานวนทีต่ องการ ________________ ________________ ________________ ________________

1. รวมเงินทุนทั้งหมดที่ตองการ

________________

คาใชจายที่จําเปนในการจัดหาทุน การประชาสัมพันธ (ทําเสื้อยืด ชุมชน/การเขาถึงสื่อ และอื่นๆ)

________________

วัสดุตา งๆ (การเชิญ บัตร การตกแตง และอื่นๆ)

________________

คาใชจา ยสําหรับอาสาสมัคร (คาเดินทาง คาอาหาร และอื่นๆ)

________________

อื่นๆ (โปรดระบุ)________________________

________________

2. รวมคาใชจายที่จําเปน

________________

3. รวมเงินรายการที่ 1. และรายการที่ 2.

________________

4. งบประมาณสโมสรทีส่ นับสนุนได

________________

5. หักรายการ 4. ออกจากรายการ 3. ที่เหลือเปนเปาหมายของการจัดหาทุน

________________

บทที่ 4 การจัดหาทุนเพื่อโครงการบริการ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 89

5

มูลนิธิโรตารี

คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี พันธะกิจของมูลนิธิโรตารี คือการสนับสนุนความพยายามของโรตารีสากล เพื่อให บรรลุวัตถุประสงคของโรตารี พันธะกิจของโรตารี และเพื่อความสําเร็จในสันติภาพ และความเขาใจในโลก ดวยการจัดทําโปรแกรมดานมนุษยชาติ การศึกษา และ วัฒนธรรม ทั้งระดับทองถิ่น ระดับประเทศ และระดับนานาประเทศ คณะกรรมการ และคณะอนุกรรมการเปนสวนสําคัญของการทํากิจกรรมมูลนิธิโรตารี โครงสรางคณะ กรรมการระดับสโมสรในสวนที่เกี่ยวกับคณะกรรมการและอนุกรรมการของมูลนิธิก็ เหมือนกับโครงสรางคณะกรรมการระดับภาค ยกตัวอยาง ถาสโมสรวางแผนตองการ ขอทุนสนับสนุนมนุษยชาติ สโมสรก็ตองตัง้ คณะกรรมการทุนสนับสนุนขึ้นมา ใน สโมสรเล็กๆ ประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีอาจรับผิดชอบดานการขอทุน สนับสนุน หรือผูรับผิดชอบมูลนิธิโรตารีอาจเปนคนเดียวกับกรรมการบริการชุมชน โลก พยายามใหโครงการของคณะกรรมการสนองตอบความตองการของสโมสร และ ขอใหสโมสรรักษาความสมดุลในการรวมโปรแกรมและการบริจาคสมทบมูลนิธโิ รตารี โปรดอางอิงสวนมูลนิธโิ รตารี แนวทางการวางแผนสโมสรที่มีคุณภาพในคูมือนายก สโมสร (222-EN) เมื่อตองการดูวาโครงสรางของคณะกรรมการมีความ สัมพันธกบั เปาหมายสโมสรอยางไรบาง การรวมโปรแกรม

ความยั่งยืนอยางตอเนื่อง/ ความเติบโตของโปรแกรมมูลนิธิโรตารี

มีผลงานที่เดนชัดเปนรูปธรรม

การบริจาคเงิน

คูมือคณะกรรมการสโมสร 91

คณะกรรมการมูลนิธิโรตารี • ประสานงานกับคณะอนุกรรมการตางๆ • สนับสนุนการเขารวมโปรแกรมของมูลนิธิโรตารีอยางจริงจัง • สนับสนุนการบริจาคสมทบมูลนิธิโรตารี • ประชาสัมพันธงานของมูลนิธิโรตารีทั้งในและนอกสโมสร • วางแผนจัดกิจกรรมเพื่อฉลองเดือนแหงมูลนิธิโรตารี (พฤศจิกายน) คณะกรรมการศิษยเกามูลนิธิโรตารี • พิจารณาเชิญศิษยเกามูลนิธโิ รตารีบางคนมาเปนโรแทเรียน • เก็บรายชื่อของศิษยเกามูลนิธิโรตารีในชุมชน • แจงภาคและโรตารีสากลใหทราบถึงการเปลี่ยนแปลงทีอ ่ ยูของศิษยเกามูลนิธิ โรตารี • เชิญศิษยเกามูลนิธิมาบรรยายประสบการณในการประชุมสโมสร คณะอนุกรรมการกองทุนโปรแกรมประจําป • อธิบายความเกี่ยวโยงกันระหวางโปรแกรมมูลนิธิโรตารี และการบริจาคเพื่อ กองทุนโปรแกรมประจําปใหสมาชิกเขาใจ • สนับสนุนโรแทเรียนทุกคนบริจาค 100 เหรียญสหรัฐทุกป หรือมากกวาเพื่อ สมทบกองทุนโปรแกรมประจําปทุกป • หาวิธีการและดําเนินการเพือ ่ บรรลุเปาหมายการบริจาคประจําป คณะอนุกรรมการทุนสนับสนุน • ศึกษาใหทราบถึงทุนสนับสนุนแตละโปรแกรม ศึกษาขอมูลเกี่ยวกับเกณฑการ คัดเลือกและวิธีสมัคร • เขาใจเรื่องทุนจัดสรรสําหรับภาค (DDF) รูวิธีใชทุนนี้มาสนับสนุน ผูที่สามารถ ยื่นขอทุนสนับสนุน รวมทั้งรูวิธีขออนุมัติจากผูวาการภาคเพื่อใชทุนนี้ สนับสนุนโครงการของสโมสร • ทํางานใกลชิดกับคณะกรรมการบริการระหวางประเทศ เชนคณะกรรมการ บริการชุมชนโลก (WCS) • รวมทํางานกับประธานคณะอนุกรรมการทุนสนับสนุนภาค เพื่อใหแนใจวา ทานไดกรอกแบบฟอรมถูกตองแลว • สงรายงานเกี่ยวกับทุนสนับสนุนทั้งหมดที่สโมสรไดรับจากมูลนิธิโรตารี ให ตรงเวลา

92 คูมือคณะกรรมการสโมสร

คณะอนุกรรมการกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน (GSE) • ศึกษาใหเขาใจวัตถุประสงค โปรแกรมและวิธีการสมัครขอรับทุนนี้ • หาผูสมัครเขารับทุนนี้ ใหสโมสรรับรอง และสงไปยังภาค • ประกาศเผยแพรเรื่องราวประสบการณของสมาชิกในทีมที่สโมสรสงไปจาก ชุมชน • สงเสริมการเปนเจาภาพ ขอใหสมาชิกเปนเจาภาพตอนรับผูมาเยือน • ประกาศใหทราบถึงกิจกรรมการมาเยี่ยมของทีมศึกษาแลกเปลี่ยนในชุมชน คณะอนุกรรมการกองทุนถาวร • หาผูบริจาคประเภท Benefactor ที่บริจาคเงิน 1,000 เหรียญสหรัฐหรือยก รายไดจากมรดกใหแกกองทุนถาวร • ประสานงานกับประธานคณะกรรมการกองทุนถาวรของภาคอยางสม่ําเสมอ เพื่อหาผูบริจาครายใหญ • สนับสนุนโรแทเรียนและมิตรสหายใหแบงบริจาครายไดจากแผนการจัดการ ทรัพยสิน (เปนเงินตั้งแต 10,000 เหรียญสหรัฐ) โดยทําหนังสือแสดง เจตจํานงไวกบั มูลนิธโิ รตารี คณะอนุกรรมการโปลิโอพลัส • สนับสนุนการใหภูมิคุมกันแกเด็กในชุมชน • สนับสนุนโครงการโปลิโอพลัสพารทเนอร • สนับสนุนการริเริ่มการหารายไดเพื่อขจัดโรคโปลิโอ • จัดรายการในโปรแกรมสโมสร เรื่องโปลิโอพลัส • แจงใหสโมสรทราบความกาวหนาของความพยายามในการขจัดโปลิโอทั่วโลก คณะอนุกรรมการทุนการศึกษา • ศึกษาใหเขาใจวัตถุประสงคและวิธีสมัครขอรับทุนการศึกษาทูตสันถวไมตรี ทุนการศึกษาสันติภาพโลกของโรตารี และทุนสนับสนุนอาจารยมหาวิทยาลัย • ขอทราบรายละเอียดที่แนนอนจากคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาค ถึง ประเภทและจํานวนของทุนการศึกษาและกําหนดการรับใบสมัคร • ประกาศเผยแพรทุนทูตสันถวไมตรี ทุนสนับสนุนอาจารยมหาวิทยาลัย ทุนการศึกษาสันติภาพโลกของโรตารี และหาผูสมัครรับทุน • ชวยปฐมนิเทศแกผูรับทุน และอาจารยมหาวิทยาลัย • จัดหาเจาภาพรับนักศึกษาทูตสันถวไมตรี อาจารยมหาวิทยาลัยที่ไดรับทุน สนับสนุนและนักศึกษาสันติภาพโลกของโรตารี ที่จะมาเยี่ยมภาคของทาน และสงเสริมกิจกรรมของพวกเขา คูมือคณะกรรมการสโมสร 93

การเลือกสรรคณะกรรมการ การเลือกสรรคณะกรรมการเพื่อนําสโมสรใหบรรลุเปาหมายของมูลนิธิโรตารี ควรมี คุณลักษณะสําคัญดังนี้ คณะอนุกรรมการที่เกี่ยวกับการรวมโปรแกรม ควรมีคุณสมบัติดังนี้ • มีประสบการณในฐานะผูเคยรวมโปรแกรมมูลนิธิ (เชน ผูที่เคยไดรับ

ทุนการศึกษา สมาชิกกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน อาสาสมัครโรตารี) • มีความชํานาญการสื่อสารเปนอยางดี • มีประสบการณกับชุมชน หรืออาสาสมัครระหวางประเทศ • มีธุรกิจเกี่ยวกับตางประเทศหรือศึกษาหรือเคยเดินทางในตางประเทศ คณะอนุกรรมการที่เกี่ยวกับการบริจาค ควรมีคุณสมบัติดังนี้ • • • •

94 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ใหพันธะสัญญาสวนตัวในการสนับสนุนมูลนิธิโรตารี มีประสบการณดานการเงิน (เชน การบัญชี) มีประสบการณดานการจัดหาทุน หรือการขาย มีทักษะในการนําเสนอ

การรวมโปรแกรมมูลนิธิโรตารี โปรแกรมเพื่อมนุษยชาติและการศึกษา โปรแกรมหลักของมูลนิธิโรตารี คือ โปรแกรมเพื่อการศึกษาและโปรแกรมเพื่อ มนุษยชาติ โปรแกรมเพื่อการศึกษา โปรแกรมเพื่อการศึกษา ประกอบดวย - ทุนทูตสันถวไมตรี - กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน - ทุนสนับสนุนอาจารย มหาวิทยาลัย - ทุนการศึกษาระหวาง ประเทศ เพือ่ สันติภาพ และการขจัดขอขัดแยง โปรแกรมเพื่อมนุษยชาติ ประกอบดวย - ทุนสนับสนุนภาค - ทุนสนับสนุนบุคคล - ทุนสนับสนุนสมทบ หลักเกณฑและใบสมัคร ของแตละทุน มีอยูใน Catalog ของโรตารีสากล บนเว็บไซตของโรตารี สากล และคณะกรรมการ มูลนิธิของภาค

บทที่ 5 มูลนิธิโรตารี

มูลนิธิโรตารีเสริมความเขาใจระหวางประเทศ โดยการใหโอกาสแกนกั เรียน นัก การศึกษา อาจารย และนักธุรกิจและวิชาชีพ ใหไปหาประสบการณของวัฒนธรรมอื่น และสรางมิตรไมตรีที่จะยั่งยืนยาวนาน โปรแกรมเพื่อการศึกษายังสนับสนุนพันธะกิจ ของมูลนิธิโรตารี โดยการใหความรูแกผูเขามามีสวนรวมในเรื่องความตองการจําเปน ของทองถิ่นและชุมชนโลกและความรวมมือกันในโอกาสการบริการเพื่อสนองความ ตองการของชุมชน โปรแกรมใหมลาสุด คือศูนยโรตารีเพื่อการศึกษาระหวางประเทศ ซึ่งสนับสนุนพันธะกิจของมูลนิธิโรตารี โดยการใหทุนการศึกษาสันติภาพระดับ ปริญญาโท ศึกษาความสัมพันธระหวางประเทศ สันติภาพ การขจัดความขัดแยง และ มีโอกาสดานปฏิบัติการดวย โรแทเรียนมีสวนสําคัญในการคัดเลือก ปฐมนิเทศ และเปนเจาภาพรับผูเขารวม โปรแกรมการศึกษา โรแทเรียนยังสนับสนุนใหรักษาความสัมพันธกับผูที่เคยรวมใน โปรแกรมของมูลนิธิโรตารีและสนับสนุนการเขารวมตลอดชีพ โดยการเขาเปนสมาชิก ในโปรแกรมศิษยเกามูลนิธโิ รตารี สโมสรอาจหาผูสนับสนุนหรือเปนเจาภาพรับนักเรียนทุนทูตสันถวไมตรี นักเรียนทุน สันติภาพโลก กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน หรืออาจารยมหาวิทยาลัย สามารถชวยกระตุน การเชื่อมระหวางสโมสรกับประเทศอื่นในโครงการมนุษยชาติ โปรแกรมเพื่อมนุษยชาติ โปรแกรมนี้ใหทุนแกสโมสรเพื่อทําโครงการระหวางประเทศ หรือระดับภาคเพื่อ ปรับปรุงคุณภาพชีวิต จัดหาสมาชิก จัดหาสวัสดิการดูแลดานสุขภาพ น้าํ สะอาด อาหาร การศึกษา และความจําเปนอืน่ ๆ ในประเทศกําลังพัฒนา กฎเกณฑพื้นฐาน สําหรับโปรแกรมเพื่อมนุษยชาติมีดังนี้ • สนองความตองการดานมนุษยชาติ ซึ่งทําใหคุณภาพชีวต ิ ของแตละคนใน ชุมชนดียิ่งขึ้น และยังเปนการสนองตอภารกิจของมูลนิธิโรตารี คูมือคณะกรรมการสโมสร 95

•

•

•

ชวยในการพัฒนาเครือขายของโรตารีใหเขมแข็งยิ่งขึ้น ดวยการรวมมือกับ กลุมอีกกลุมหนึ่ง ในการทําโครงการซึ่งจะนําไปสูการทําโครงการบริการอื่นๆ อีก ตองมีโรแทเรียนรวมงานดวยเปนสําคัญ เพื่อ ▫ ใหสมาชิกไดเรียนรูซึ่งกันและกันกับผูรวมโครงการ ▫ สรางความรูสึกเปนเจาของรวมกัน ▫ เปนการเชิญชวนใหสมาชิกชวยกันคิดหาวิธีเผชิญความทาทาย ▫ เชิดชูภาพลักษณของสโมสร ▫ ปลูกฝงความรูสึกในความสําเร็จ ▫ สงเสริมการรักษาสมาชิกดวยการรวมในโครงการที่คุมคา ใหพันธะสัญญาตอการบริหารกองทุนของมูลนิธิโรตารี ซึ่งโรแทเรียนนับเปน พันๆ ไดบริจาคไว

ขอมูลการรวมโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี ดูไดจาก คูมือมูลนิธิโรตารี ขอมูลอางอิง ฉบับยอ (The Rotary Foundation Quick Reference Guide – 219EN)

96 คูมือคณะกรรมการสโมสร

โปลิโอพลัส

ขอมูลเพิ่มเติมเรื่อง ประวัติ ความสําเร็จ และ ความทาทายทีย่ ังเหลืออยู ของโปลิโอพลัส มีอยูใน เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org หรือ ติดตอเจาหนาที่ โปลิโอพลัสของโรตารี สากลที่ polioplus@rotaryintl.org

โปรแกรมดานมนุษยชาติที่มีชื่อเสียงที่สุดของโรตารี คือโครงการเพื่อสนับสนุนการ ขจัดโรคโปลิโอ ที่เรียกวา โปลิโอพลัส โรตารีบริจาคเพือ่ ขจัดโรคโปลิโอจากโลกเปน เงินมากกวา 500 ลานเหรียญสหรัฐ สมาชิกของโรตารีทั่วโลกไดเปนพลังอาสาสมัคร ในระดับทองถิน่ เพื่อสนับสนุนหนวยแพทยและกระตุนชุมชนใหรวมการใหภูมิคุมกัน และกิจกรรมอื่นในการขจัดโปลิโอ สโมสรทานสามารถสนับสนุนโดยการจัดใหมี กิจกรรมโปลิโอพลัสในสโมสร ประวัติโดยยอ ในป 1985 โรตารีสากลไดเริม่ โปรแกรมโปลิโอพลัส ซึ่งเปนความผูกพัน 20 ปที่จะ ขจัดโรคโปลิโอ โปรแกรมไดกาวหนาไป และความผูกพันของโรตารีก็ยิ่งมากขึ้น ในป 1990 โรตารีเพิ่มบทบาทจากเพียงจัดหาวัคซีนโปลิโอใหแกเด็กในประเทศกําลัง พัฒนา เปนการเขาชวยเหลือผูปฏิบตั ิงานสาธารณสุขในประเทศ ฝกอบรมเจาหนาที่ หองปฏิบัติการในการติดตามไวรัสโปลิโอ และเขาชวยเหลือรัฐบาลทั่วโลก เพื่อ สนับสนุนการรณรงคครั้งสําคัญของประวัติศาสตร ในป 1995 ไดจดั ทําโปรแกรม PolioPlus Partners เพื่อใหโรแทเรียนในประเทศที่ปลอดโรคโปลิโอแลวยังคง สนับสนุนชวยเหลือการขจัดโรคโปลิโอในประเทศที่โรคนี้ยังระบาดอยู การบรรลุเปาหมาย สโมสรสามารถชวยในการขจัดโปลิโอของโลกได โดยการทํากิจกรรมตอไปนี้ • • • • • •

บทที่ 5 มูลนิธิโรตารี

ชวยลดความเสี่ยงในโรคโปลิโอในชุมชนของทาน ดวยการรวมทํางานกับ เจาหนาที่สาธารณสุขในการรักษาอัตราการขจัดโรคโปลิโอใหสูงเอาไว ชวยเจาหนาทีใ่ นทองถิ่นใหภูมิคุมกันอยางทั่วถึง ชวยบริจาคสมทบทุน เพื่อชวยเหลือประเทศที่ยังมีโปลิโอระบาดอยู รวมโครงการโปลิโอพลัสพารทเนอร เพื่อสนับสนุนโรแทเรียนที่กําลังทํางาน เพื่อขจัดโรคโปลิโอในประเทศที่ยังมีโรคนี้ระบาดอยู จัดโปรแกรมสโมสรเรื่องการขจัดโรคโปลิโอ ใหสมาชิกไดทราบและใหความรวมมือตลอดไปจนกวาโลกจะปลอดจาก โปลิโอ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 97

การสนับสนุนทางการเงินของมูลนิธิโรตารี เมื่อโรแทเรียนไดเห็นผลและชวยกันในบทบาทที่จะสรางโลกใหดีขนึ้ ดานการศึกษา การแลกเปลี่ยนทางวัฒนธรรม และโครงการดานมนุษยชาติตา งๆ เขายอมจะเขาใจ บทบาทของการสนับสนุนทางการเงินที่ทําใหทุกสิ่งดังกลาวเปนไปได เปนเรื่องสําคัญที่ทานจะตองอธิบายใหสมาชิกเห็นความเกี่ยวโยงกันระหวางการรวม ในโปรแกรมกับการสนับสนุนทางการเงิน โดยทั่วไปสโมสรมีวิธีที่จะบริจาคสมทบแก มูลนิธิได 3 วิธี คือ • บริจาคสมทบกองทุนโปรแกรมประจําป • บริจาคเจาะจงสําหรับโปรแกรมเฉพาะ • บริจาคสมทบกองทุนถาวร การบริจาคเพือ่ กองทุนโปรแกรมประจําป – เพื่อใชสนับสนุนโครงการปจจุบัน การบริจาคสมทบกองทุนโปรแกรมประจําป จะนําไปใชในโปรแกรมตางๆ ทางดาน การศึกษาและดานมนุษยชาติ การสนับสนุนโรแทเรียนใหบริจาคสมทบทุนนี้เปนรายป เปนการสานความตอเนื่องของโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี ขอใหระลึกวา คนบริจาค เพราะมีคนขอบริจาคจากเขา การบริจาคจะเปนจํานวนเทาใดก็ได ทุกจํานวนมี ความหมาย ขอใหโรแทเรียนทุกทานรวมบริจาคโดยเปนบริจาคแบบสะสม คือ 100 เหรียญสหรัฐตอป หรือมากกวานั้น การบริจาคแบบไมเจาะจง มีลักษณะดังตอไปนี้ • จะนําเงินบริจาคไปลงทุนเปนระยะเวลาสามป • รายไดจากการลงทุนจะนําไปใชเปนคาใชจายในการบริหารมูลนิธิ การบริจาคแบบเจาะจง สโมสรยังสามารถบริจาคสมทบเพื่อโครงการบางอยางทีส่ โมสรทําอยูในโปรแกรมของ มูลนิธิ เรียกวา การบริจาคแบบเจาะจง เพราะระบุจดุ มุงหมายของทุนไวแนชัด มูลนิธิ โรตารีไมสามารถนําเงินนัน้ ไปลงทุนใหเกิดรายได แตเงินนั้นตองไปยังจุดหมายที่ สโมสรระบุไว

98 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 5 มูลนิธิโรตารี

เชน ถาสโมสรรวมในโครงการที่ไดรบั ทุนสมทบ สโมสรอาจบริจาคแกมลู นิธิโรตารี เพื่อสนับสนุนโครงการนั้น และเงินบริจาคนั้นก็จะผานมูลนิธิโรตารีตรงไปยังโครงการ นั้นทันที แมมูลนิธิจะสนับสนุนการบริจาคทุกรูปแบบแตสโมสรก็ควรเนนการบริจาคแกกองทุน โปรแกรมประจําป กองทุนถาวร – เพื่ออนาคตอันมั่นคงของมูลนิธิโรตารี การบริจาคสมทบกองทุนถาวรเปนการลงทุนเพื่ออนาคตของโรตารี การบริจาคสมทบ ทุนโปรแกรมประจําป ทําใหสามารถดําเนินโปรแกรมแตละวันของมูลนิธิโรตารีไปได แตไมสามารถทําใหโปรแกรมเหลานั้นเติบโตขึ้นหรือพัฒนาความคิดริเริ่มใหมๆ สวน การบริจาคสมทบกองทุนถาวรชวยใหมูลนิธิโรตารีสามารถตอบสนองความตองการใน อนาคตดวยเงินสมทบนีไ้ ด การบริจาคสมทบกองทุนสวนใหญไดจากการบริจาคราย ใหญตั้งแต 10,000 เหรียญสหรัฐขึ้นไป หรือจากมรดกดวยการทําพินัยกรรม • ทุนบริจาคแกกองทุนถาวรจะไมนาํ ไปใชแตนาํ ไปลงทุน • สวนหนึ่งของรายไดจากการลงทุนจะใชเพือ่ สนับสนุนโปรแกรมของมูลนิธิ • กองทุนเพือ่ สนับสนุนโปรแกรมจะเติบโตขึ้น เมื่อเงินตนของกองทุนถาวรเพิ่ม ขึ้น

คูมือคณะกรรมการสโมสร 99

การบริหารการบริจาคสมทบมูลนิธิโรตารี เงินบริจาคสมทบกองทุนโปรแกรมประจําปแบบไมเจาะจง

เงินบริจาคสมทบกองทุนโปรแกรมประจําปแบบเจาะจง

1. มูลนิธโิ รตารี จะตอบรับการบริจาคโดย • หนังสือยืนยันการไดรบ ั บริจาค • ขึ้นทะเบียนตามกรณีวาเปนผูบริจาคแบบสะสม

1. มูลนิธโิ รตารี จะตอบรับการบริจาคโดย • หนังสือยืนยันการไดรบ ั บริจาค • ขึ้นทะเบียนตามกรณีวาเปนผูบริจาคแบบสะสม

(Rotary Foundation Sustaining Member) พอล แฮริส เฟลโลว (Paul Harris Fellow),

(Rotary Foundation Sustaining Member) พอล แฮริส เฟลโลว (Paul Harris

พอล แฮริส เฟลโลว แบบทวีคูณ (Multiple Paul Harris Fellow) และผูบริจาครายใหญ (Major

Fellow), พอล แฮริส เฟลโลว แบบทวีคูณ (Multiple Paul Harris Fellow) และผู

Donor recognition) •

ใบลดภาษี (ถาใชได)

2. นําเงินบริจาคไปลงทุนเปนเวลา 3 ป รายไดจากการ ลงทุนจะนําไปใชในการบริหารมูลนิธโิ รตารี 3. หลังจาก 3 ป • รอยละ 50 ของเงินบริจาคจะนําไปจัดเปนทุน จัดสรรสําหรับภาค (District Designated Funds – DDF) ซึ่งเรียกอีกอยางหนึ่งวาทุนปนสวน (SHARE) เพื่อภาคและสโมสรจะสามารถใช สนับสนุนโปรแกรมเพื่อการศึกษาหรือมนุษยชาติ • อีกรอยละ 50 ของเงินบริจาคจะสมทบเขาเปน กองทุนโลก (World Fund) กองทุนโลกเปด โอกาสใหทุกภาครวมได และยังสนับสนุน โปรแกรมบางอยางของมูลนิธิโรตารี

100 คูมือคณะกรรมการสโมสร

•

บริจาครายใหญ (Major Donor recognition) ใบลดภาษี (ถาใชได)

2. จัดสงเงินบริจาคตรงไปยังจุดหมายปลายทางที่กําหนด ไว (50% ของเงินสดที่บริจาคไป) เชน • โครงการทุนสนับสนุนสมทบที่ไดรับอนุมต ั ิ • โครงการโปลิโอพลัสพารทเนอรที่ไดรับอนุมัติ • ทุนการศึกษาเฉพาะ

การสนับสนุนมูลนิธิโรตารีแบบสมดุล การเขารวมในโปรแกรมมูลนิธิโรตารี จะสามารถทําใหสมาชิกสโมสรเขาถึงพันธะกิจ ของมูลนิธิโรตารี และจะสัมผัสผลของความพยายามที่เปนรูปธรรม เมื่อโรแทเรียนมี ประสบการณในโปรแกรมมูลนิธิโรตารี พวกเขาจะไดรับแรงจูงใจใหบริจาคสมทบ มูลนิธิโรตารี การบริจาคของเขาจะทําใหมลู นิธิสามารถจัดทําโปรแกรมไดมากขึ้น จึง ทําใหมีการรวมมือกันมากขึ้น การหมุนเวียนเชนนี้จะเปนหลักประกันในความยั่งยืน ของมูลนิธิโรตารี พันธะกิจของมูลนิธิโรตารี คือ การสนับสนุนความพยายามของ โรตารีสากลในการบรรลุถึงวัตถุประสงคของโรตารี พันธะกิจโรตารี และการบรรลุถึง สันติภาพและความเขาใจในโลก ดวยการจัดทําโปรแกรมมนุษยชาติ การศึกษา และ วัฒนธรรม ทั้งในระดับชุมชน ระดับประเทศ และนานาประเทศ มูลนิธิโรตารีไดเปดโอกาสใหสโมสรตางๆ เขารวมและบริจาค อันเปนการสรางความ แตกตางในชีวิตผูคนทั่วโลก มูลนิธิยังชวยโรแทเรียนเสริมสรางสันติสุข และความ เขาใจในโลกดวยการรวมมืออยางมีความหมายกับสโมสรอื่นๆ ทั่วโลก การรวมใน กิจกรรมมูลนิธิโรตารียังชวยรักษาสมาชิกปจจุบนั และดึงสมาชิกใหมเขาสโมสร สโมสรที่มีคุณภาพจะสนับสนุนมูลนิธิโรตารีทั้งดานการรวมในโปรแกรมและการ บริจาค คณะกรรมการและคณะอนุกรรมการมูลนิธิโรตารี ควรจะตองทํางานในการ กระตุนใหสมาชิกเขารวมในกิจกรรมมูลนิธิโรตารีทั้งสองทาง คณะกรรมการควรจะ จัดหาความรูทจี่ ําเปนในการสนับสนุนมูลนิธิโรตารีอยางไดผลใหแกสมาชิกสโมสร

คณะกรรมการมูลนิธิโรตารี

โปรแกรม มนุษยชาติ

โปรแกรม การศึกษา

การรวมโปรแกรม

การบริจาคเงิน

ทุนการศึกษา

การบริจาคกองทุนประจําป

คณะอนุกรรมการ GSE

การบริจาคกองทุนถาวร

คณะอนุกรรมการทุนสนับสนุน คณะอนุกรรมการโปลิโอพลัส ศิษยเกามูลนิธิโรตารี

บทที่ 5 มูลนิธิโรตารี

คูมือคณะกรรมการสโมสร 101

แหลงขอมูล มูลนิธิโรตารีภาค คณะกรรมการภาค โครงสรางของคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสร ควรเหมือนกับโครงสรางของ คณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาค ควรมีคณะอนุกรรมการตางๆ เหมือนกัน คณะกรรมการในระดับภาคมีตัวแทนที่มีประสบการณและความสามารถในดานตางๆ ซึ่งอาจหาไดยากจากเอกสารสิ่งพิมพ และสามารถแนะนําสโมสรใหตดิ ตอกับสโมสร อื่นในภาคที่อาจใหความชวยเหลือได ปกติประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีภาคมัก เปนอดีตผูวา การภาคที่ทานอาจขอความชวยเหลือได ทุนจัดสรรสําหรับภาค เงินทุนที่จัดสรรภาค (DDF) จะประกอบดวยเงิน 50% ของยอดเงินบริจาคใหกองทุน โปรแกรมประจําป ทีโ่ รแทเรียนและสโมสรในภาคไดบริจาคไวเมื่อสามปกอน ทุนนี้จดั ไวเพื่อภาคจะใชสนับสนุนโปรแกรมตางๆ ของมูลนิธิ เชน ทุนการศึกษาทูต สันถวไมตรี ทุนสนับสนุนภาค หรือเปนสวนหนึ่งของทุนสมทบ คณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาคเปนผูต ัดสินใจวาจะใชเงินทุนที่จัดสรรสําหรับภาค อยางไร โดยอาจปรึกษากับสโมสรโรตารีในภาค ประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารี ภาคเปนผูลงชือ่ ในคําขอ ภาคของทานอาจมีทุนสนับสนุนกิจกรรมของสโมสรที่เกี่ยวกับมูลนิธโิ รตารี ประธาน คณะกรรมการมูลนิธิโรตารีสามารถแนะนําใหทานทราบวามีเงินจัดสรรสําหรับภาคที่ ทานอาจขอใชไดหรือไม แตละภาคมีวิธีขอใชเงินจัดสรรสําหรับภาคแตกตางกัน อยางไรก็ตามประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีภาคตองอนุมัติเปนลายลักษณอักษร เพื่อใชทุนจัดสรรสําหรับภาคนี้ การสัมมนามูลนิธิโรตารีภาค วัตถุประสงคเพื่อใหความรูแ กโรแทเรียนเกี่ยวกับโอกาสตางๆ ที่มีอยูใ นมูลนิธิโรตารี หัวขอเรื่องตางๆ ที่มีการนําเสนอในที่สัมมนา จะเปนเรือ่ งเปาหมายการบริจาคของ ภาค

102 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 5 มูลนิธิโรตารี

6

การประชาสัมพันธ

คณะกรรมการประชาสัมพันธ การสรางภาพลักษณของโรตารีใหเปนที่ประจักษในที่สาธารณะเปนสิ่งจําเปนยิ่งตอ ความสําเร็จของสโมสร ความสําเร็จของการประชาสัมพันธสามารถขยายผลอยางมาก ตอกิจกรรมสโมสรตั้งแตการเพิ่มสมาชิกไปจนถึงการบริการชุมชน ขณะที่กลุมตางๆ ในสโมสรอาจเกี่ยวของกับการประชาสัมพันธ คณะกรรมการมีหนาทีร่ ับผิดชอบใน ความรวมมือประชาสัมพันธ การเลือกสรรกรรมการ การเลือกสรรโรแทเรียนเพื่อเปนคณะกรรมการประชาสัมพันธเปนสิ่งสําคัญมาก ควร เลือกโรแทเรียนที่มีความรูเกีย่ วกับโรตารีสากลและสโมสร เพื่อเปนตัวแทนใหขาวแก สโมสรเมื่อเกี่ยวของกับสื่อตางๆ กรรมการชุดนี้ควรมีคุณสมบัตดิ ังนี้ • มีอาชีพเกี่ยวกับสื่อมวลชน • บุคคลที่มธี ุรกิจหรือกิจกรรมเกี่ยวกับสื่อ เชนบริษัทโฆษณา • มีความสามารถสวนตัวในฐานะนักเขียนหรือชางภาพ • ผูนําสวนทองถิ่น การศึกษา หรือนักการศาสนาในชุมชน • โรแทเรียนที่มีความรูเกี่ยวกับสโมสรและโรตารีสากลเปนอยางดี • นักออกแบบเว็บไซต หนาที่ของคณะกรรมการประชาสัมพันธ มีดังนี้ • ใหขอมูลขาวสารแกสาธารณชนเกี่ยวกับสโมสรโรตารี ประวัติความเปนมา เปาหมายและผลสําเร็จโดยเฉพาะในชวงเวลาของเดือนแหงความตระหนักใน โรตารี (มกราคม) • ทํางานกับสื่อมวลชน เพื่อโฆษณากิจกรรมของสโมสรอยางเหมาะสม

คูมือคณะกรรมการสโมสร 103

• ทํางานรวมกับคณะกรรมการสโมสรที่รับผิดชอบโครงการบริการเพื่อเผยแพร โครงการสโมสรที่ประสบความสําเร็จแลวผานสื่อทองถิน่ • จัดทํารายชื่อและที่อยูของสื่อมวลชน และคอยปรับใหเปนปจจุบันเสมอ • ตอบคําถามของสื่อเกี่ยวกับกิจกรรมสโมสรอยางรวดเร็วและถูกตอง • ใหคําปรึกษาแกนายกสโมสรเกี่ยวกับเรื่องการประชาสัมพันธ • สื่อสารกับองคกรและผูนําทีส่ ําคัญๆ ในชุมชน • ทํางานรวมกับประธานประชาสัมพันธภาค เพื่อใหเขารูถึงขาวใหญ ซึ่งจะสราง ความสนใจมากกวาทองถิ่นของทานเอง • รวมงานกับคณะกรรมการนิตยสารโรตารี เพื่อแจงใหโรตารีสากลไดทราบถึง โครงการของสโมสรที่ควรออกขาวได การเตรียมกรรมการ ในฐานะผูนาํ ประธานคณะกรรมการฯ ควรเตรียมเรื่องตอไปนี้ เพื่อชวยใหคณะ กรรมการ ทํางานอยางไดผล • แจงคณะกรรมการเกี่ยวกับหนาที่รับผิดชอบการประชาสัมพันธสโมสร • ใหตวั อยางการประชาสัมพันธที่ประสบความสําเร็จและลมเหลวในอดีต แก คณะกรรมการ เพื่ออภิปรายถึงสิ่งที่ควรและไมควรทํา เพื่อใชเปนบทเรียนใน การทํางานตอไป • จัดทําปฏิทินกิจกรรมสโมสรและชุมชน เพื่อใชชวยในการวางแผนใหกบั กรรมการ • จัดทํารายชื่อแขกที่มาเยี่ยมสโมสร ซึ่งอาจเปนที่สนใจของสื่อมวลชนทองถิ่น ไดแก ▫ นักศึกษาทุนทูตสันถวไมตรี ▫ นักเรียนแลกเปลี่ยนเยาวชนโรตารี ▫ สมาชิกกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ▫ ผูวาการภาค ▫ ผูบรรยายพิเศษในหัวขอที่นา สนใจ

104 คูมือคณะกรรมการสโมสร

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรทานอื่นๆ แมวาคณะกรรมการประชาสัมพันธสโมสร จะมีหนาที่รบั ผิดชอบโดยตรงในการ รณรงคความรวมมือการประชาสัมพันธสโมสร คณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสร และเจาหนาทีส่ โมสรยังคงมีบทบาทสําคัญที่จะชวยรักษาภาพลักษณโรตารีใหแก ชุมชนภายนอกอีกดวย คณะกรรมการฝายตางๆ ที่สนับสนุนการประชาสัมพันธไดแก • คณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพ ที่จะชวยหาบุคคลที่เปนสื่อมวลชนที่มี คุณสมบัติมาเปนสมาชิก • คณะกรรมการสนเทศโรตารี สามารถจะพัฒนาโบรชัวรของสโมสร หรือ เว็บไซต และจัดทําขอมูลโรตารีเพื่อแจกใหผูมาเยือนสโมสร คนในชุมชน หรือสื่อมวลชน • คณะกรรมการนิตยสารโรตารีที่อาจมอบนิตยสาร The Rotarian หรือ นิตยสารโรตารีประเทศไทยแกสื่อมวลชนในทองถิ่นหรือสถานที่ของชุมชน เชนหองสมุด โรงพยาบาล โรงเรียน • คณะกรรมการบริการดานตางๆ ซึ่งอาจทํากิจกรรมที่ควรออกขาว

คูมือคณะกรรมการสโมสร 105

แนวนโยบายการประชาสัมพันธสโมสร ความมุงหมายการประชาสัมพันธโรตารี • สนับสนุนความเขาใจระหวางกัน การรูคณ ุ คา และการสนับสนุนวัตถุประสงค และโปรแกรมของโรตารี • สนับสนุนการตระหนักดีตอชุมชน สนับสนุนการประชาสัมพันธ และมี ความคิดเชิงสรางสรรค ซึ่งเปนสิ่งจําเปนและมีความสําคัญตอเปาหมาย หนาที่รับผิดชอบของโรแทเรียนในการประชาสัมพันธ • เรื่องวัตถุประสงค โปรแกรม และกิจกรรมของโรตารี • แสวงหาโอกาสเผยแพรวัตถุประสงค และความสําเร็จของโรตารีผา นตัว บุคคล ธุรกิจและการติดตอทางอาชีพ • ชวยแนะนําใหสโมสรเปนที่รูจักในชุมชนเปนการสวนตัว โดยอธิบายใหผูอื่น ทราบวาโรตารีคืออะไร และทําอะไร การจัดการกับขาวเชิงลบ • สโมสรควรจะแกความเขาใจผิดดวยการใหขอมูลที่ถูกตองแกสาธารณะชน และชุมชนโดยตรง ในเวลาที่เหมาะสม เพือ่ สรางความแข็งแกรงใหแก โปรแกรมการบริการของสโมสร • ถาสถานการณยังคงมีอยูหรือมีปญหาเพิ่มขึ้นมาอีก ซึ่งอาจมีผลกระทบตอ สโมสรอื่นหรือโรตารีสากล สโมสรควรปรึกษาผูวา การภาคโดยเร็ว เพื่อวาทุก ฝายจะไดพยายามรวมมือกันแกปญหา • เปนหนาที่รบั ผิดชอบขอบผูว าการภาคที่จะใหคําปรึกษาและชวยเหลือสโมสร ในการปกปองและแกปญหาการประชาสัมพันธในทองถิ่น เลขาธิการทั่วไปจะ ชวยผูวาการภาคและสโมสร เพื่อขอคําปรึกษาจากประธานโรตารีสากลและ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล และรายงานใหทราบถึงปญหาที่อาจ ตองการการพิจารณาตอไป

106 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

การประชาสัมพันธกับโครงการสโมสร • สนับสนุนกิจกรรมหลักในการบริการตอชุมชนในแตละป • พยายามแจงใหสาธารณะชนไดทราบถึงโครงการที่ประสบความสําเร็จ ซึ่ง ดําเนินการโดยสโมสรโรตารี • แกขาวตางๆ ที่เกิดจากความเขาใจผิดในเรื่องโรตารี โดยการทําโปรแกรม บริการที่สรางสรรค • ถาเปนไปไดใหทําโครงการที่เสร็จสิ้นแตละปและโครงการตอเนื่อง ซึ่งจะทํา ใหสโมสรเปนที่ยอมรับและประจักษในสายตาของชุมชน ความสัมพันธของโรตารีกับสื่อมวลชน • จัดกิจกรรมที่เหมาะสมเพื่อสรางความสัมพันธระหวางสโมสรโรตารี และ สื่อมวลชน โดยคํานึงถึงสถานการณทางสังคมและวัฒนธรรม รวมทั้งสถานะ ความสัมพันธของสื่อทองถิ่น • ควรริเริ่มพิจารณาจัดกิจกรรมของสโมสรตางๆ และภาค เพื่อปรับปรุง ความสัมพันธระหวางโรตารีกับสื่อมวลชนใหแนบแนนยิ่งขึ้น โดย ▫ เชิญสื่อมวลชนไปบรรยายที่สโมสร เกี่ยวกับบทบาทของสื่อมวลชน ▫ การสนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในกลุมเล็กๆ ซึ่งประกอบดวย โรแทเรียนและสื่อมวลชน ▫ จัดเวทีเสวนา หรือจัดสัมมนาที่ประกอบดวยโรแทเรียนและ สื่อมวลชน ▫ รางวัลของสโมสรที่มอบใหแกนักเขียนรุนเยาวดวยวัตถุประสงคเพื่อ เพิ่มประสบการณใหแกเยาวชน โดยผูรับรางวัลจะตองรายงานให สโมสรทราบ ▫ หาตัวแทนสื่อมวลชนเขารวมทีมกลุมศึกษาแลกเปลี่ยนของมูลนิธิ โรตารี ▫ เพิ่มความพยายามเชิญสื่อมวลชนเขามาเปนสมาชิกสโมสร ผูบรรยาย สโมสรโรตารีควรมีกลุมสมาชิกที่สามารถพูดเรื่องราวกับโรตารีในชุมชนของเขา

คูมือคณะกรรมการสโมสร 107

รางวัลการประชาสัมพันธโรตารีสากล สโมสรโรตารีควรใชรางวัลที่ยกยองสโมสรและภาคที่ประสบความสําเร็จใหเปน ประโยชนในการประชาสัมพันธกิจกรรมของโรตารีในทองถิ่น และการสนับสนุน โปรแกรมเพื่อสาธิตการปรับปรุงภาพลักษณของโรตารีในชุมชนของเขา การจูงใจสมาชิกใหมโดยการประชาสัมพันธ สโมสรโรตารีควรจะ • หาวิธีสรางความประทับใจตอโรตารีในหมูน ักธุรกิจหรือวิชาชีพรุนใหม ซึ่งมี ตําแหนงหนาที่รับผิดชอบ • จัดการโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหใหเหมาะสม โดยการรายงานและ กลาวถึงวัตถุประสงคของโรตารี • พิจารณาปรับกิจกรรมใหการประชาสัมพันธมีผลในวงกวาง การประชาสัมพันธเปนสวนสําคัญที่จะจูงใจคนใหเขามาเปนสมาชิกโรตารี อีกทั้งยัง เปนการรักษาสมาชิกเกาอีกดวย สิ่งสําคัญของการประชาสัมพันธควรเนนไปที่สโมสร โรตารี โดยเฉพาะอยางยิ่งคณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพ

108 คูมือคณะกรรมการสโมสร

แหลงขอมูลการประชาสัมพันธ แหลงขอมูลของโรตารีสากล รายการตางๆ ที่กลาวไวดา นลางนี้เปนสวนหนึ่งของสิ่งพิมพและวัสดุทเี่ กี่ยวกับการ ประชาสัมพันธของโรตารีสากล ถาตองการรายละเอียดเพิ่มเติมกรุณาดูไดจาก Catalog ของโรตารีสากล • Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) – •

•

• •

ขอแนะนําการประชาสัมพันธที่มีประสิทธิภาพสําหรับสโมสรโรตารี เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org มีรายละเอียดเกี่ยวกับการ ประชาสัมพันธ รวมทั้งตัวอยางของการประชาสัมพันธที่ประสบความสําเร็จ จากทั่วโลก ตัวอยางเอกสารขาว และคําแนะนําทั่วไปเกีย่ วกับการ ประชาสัมพันธ PR Tips จดหมายขาวอิเล็กทรอนิกส (E-mail) มีเรื่องราวของความสําเร็จ ของการประชาสัมพันธ บทแถลงขาว เอกสารขอมูลลาสุด และขอเสนอแนะ การประชาสัมพันธทั่วไป (ลงทะเบียนไดที่ Effective Public Relations section ในเว็บไซตของโรตารีสากล) วิดีโอเทป “ใหประชาสัมพันธทํางานใหทาน” Rotary public service announcements (PSAs) สําหรับสื่อสิ่งพิมพ วิทยุ โทรทัศน จัดทําโดยโรตารีสากล

ทรัพยากรบุคคล • แผนกประชาสัมพันธของโรตารีสากล สามารถใหแนวทางทั่วไปในการ ประชาสัมพันธ เอกสารขอมูลเรื่องประวัติของโรตารี โครงการใหญๆ และ กิจกรรมบริการตางๆ ภาพและสไลด แผนกประชาสัมพันธยังสามารถชวย โฆษณาเผยแพรความสําเร็จของทองถิ่นที่อาจเปนที่สนใจระดับประเทศหรือ ระดับระหวางประเทศ โทรศัพท +1 (847) 866-3000 โทรสาร +1 (847) 866-8237 pr@rotaryintl.org อีเมล • คณะกรรมการภาค (โดยเฉพาะคณะกรรมการประชาสัมพันธภาค) • โฆษกโรตารี มีคณะบริการระดับโรตารีสากล ภาค และสโมสร ศิษยเกามูลนิธิ โรตารี ผูรับทุนการศึกษา เยาวชนแลกเปลี่ยนของโรตารี บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 109

การเสริมภาพลักษณโรตารีในชุมชน การปฏิบัติงานดานประชาสัมพันธจะแตกตางกันทั่วโลก ไมวาวัฒนธรรมจะแตกตาง กันในประเทศตางๆ สโมสรโรตารีทั้งหมดตางก็มีกลุมเปาหมายที่ตองสื่อสารดวย สโมสรตองมั่นใจวาชุมชนทราบเรื่องโรตารีและกิจกรรมตางๆ และมีขั้นตอนทีด่ ีขึ้นใน การเสริมภาพลักษณของสโมสร สมาชิกทั้งสโมสรควรจะมีสวนรวมในความ รับผิดชอบนี้ การประชาสัมพันธที่ไดผลมีหลายรูปแบบ ตั้งแตการประชาสัมพันธกิจกรรมบริการ สโมสร ในสารสโมสร การนําไปลงในหนังสือพิมพครอบคลุมหัวขอที่นาสนใจที่ ผูบรรยายมาเยี่ยมสโมสร ภาพของโรตารีในทางที่ดีงามตอสาธารณะชนและสมาชิก ชวยหาสมาชิกใหมเขาสโมสรไดมากขึ้น ชวยจูงใจการสนับสนุนดานการเงินและอาสา สมัครจากคนในชุมชนมาชวยกิจกรรมสโมสร ความรับผิดชอบในการประชาสัมพันธ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลใหแนวทางหนาที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการ ประชาสัมพันธไวดังนี้ • พยายามใหขาวดีๆ แกสื่อมวลชน • พยายามประชาสัมพันธโครงการบริการที่ประสบความสําเร็จตอสาธารณชน • ใชประโยชนจากนิตยสารเดอะโรแทเรียน หนังสือพิมพโรตารีเวิรลด นิตยสาร

• •

โรตารีประเทศไทย รวมทั้งเครื่องมือและเทคนิคอื่นๆ ที่ชวยสนับสนุน เปาหมายและความสําเร็จของโรตารี กระตุนใหโรแทเรียนใหขอมูลเกี่ยวกับโรตารีแกเพื่อนและบุคคลที่เกี่ยวของ สรางความเขาใจเกี่ยวกับโรตารีใหแกผูนาํ ชุมชน เยาวชน และโดยเฉพาะกลุม ที่สนใจ ใชโอกาสในชวงที่ชุมชนเห็นผลงานทีด่ ีของโรตารี ทําการปองกันหรือแก ทัศนคติใดๆ แกชุมชนที่อาจทําใหชื่อเสียงของโรตารีเสียหายได ใชการประชาสัมพันธในการเสริมความพยายามการพัฒนาสมาชิก รับตัวแทนสื่อมวลชนเขาเปนสมาชิกในสโมสร

110 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

• • •

หนาที่รับผิดชอบของคณะกรรมการประชาสัมพันธ วิธีเดียวที่ชุมชนจะเรียนรูเรื่องโรตารีได ก็คอื โรแทเรียนตองมุงมั่นใหความรูแกบุคคล ที่ไมใชโรแทเรียน และดวยความมุงมั่นของสโมสรทานที่จะสรางภาพลักษณที่ดใี ห ปรากฏทั้งในสโมสร นอกสโมสร และในชุมชน ภายในสโมสร ทานสามารถใหความรูเกี่ยวกับหนาที่รับผิดชอบในการสงเสริมการ ประชาสัมพันธแกสมาชิกโดย • กระตุนโดยการแจงใหทราบเกี่ยวกับวัตถุประสงคของโรตารี โปรแกรมโรตารี

และกิจกรรมสโมสร • เรงเราใหแสวงหาโอกาสเพือ่ กาวไปสูเปาหมายและความสําเร็จของโรตารี โดยผานการติดตอกับบุคคล ธุรกิจ และอาชีพ ภายในชุมชนทานสามารถขยายความเขาใจของสาธารณชนเกี่ยวกับสโมสรโรตารี และ โรตารีสากลโดย • ทํางานเพื่อสนับสนุนโครงการและกิจกรรมของสโมสรใหเปนที่ทราบแก

สื่อมวลชนระดับทองถิ่น • พัฒนาแผนพับของสโมสร และ/หรือเว็บไซต ที่ใหขอมูลเกี่ยวกับโรตารีสากล และสโมสรของทาน • สรางความสัมพันธกับสื่อมวลชนระดับทองถิ่น

คูมือคณะกรรมการสโมสร 111

การเริ่มรณรงคการประชาสัมพันธ การรณรงคประชาสัมพันธทไี่ ดผลตองการเวลา ความพยายาม และการวางแผน เปน เรื่องสําคัญที่ตอ งทํางานรวมกับนายกสโมสรและคณะกรรมการอื่นๆ เพื่อพัฒนากล ยุทธตั้งแตกอนหรือในชวงตนของป ในทางปฏิบัติชวงเริ่มตนของการสรางกลยุทธ คือ การสรางตารางการทํางาน เพื่อใหเห็นแนวทางการดําเนินการตลอดทัง้ ป วิธีที่ไดผลใน การวางแผนคือการสรางปฏิทินสําหรับปทจี่ ะมาถึง และกํากับดวยวันที่ที่สโมสรทานจะ มีศักยภาพในการทํากิจกรรมที่มีคุณคาในการใหขาว เชน โครงการบริการซึ่งมีผล โดยตรงตอชุมชน การกําหนดกลุมเปาหมาย เพื่อใหไดมาซึง่ ภาพลักษณเชิงบวกของโรตารีในชุมชน ทานตองมีการประชาสัมพันธที่ มุงกลุมเปาหมายตางๆ ที่เปนตัวแทนของชุมชนแตละกลุม ผูที่พึงไดรับทราบขาว นั้นๆ ไดแก • สื่อมวลชนในทองถิ่น (หนังสือพิมพ วิทยุ โทรทัศน) • สื่อเฉพาะดาน เชน ดานการศึกษาหรือดานสาธารณสุข • ขาราชการทองถิ่น • กลุมธุรกิจในชุมชน • นักเรียน นักศึกษา ครูอาจารย • ผูนําประชาชน • องคกรในชุมชน • ผูคนทีไ่ ดรบ ั ประโยชนจากโครงการบริการ อะไรเปนขาว นักขาวในทีต่ างๆ อาจมีความสนใจแตกตางกัน เรื่องตอไปนี้อาจเปนขาวที่นาสนใจ • กิจกรรมและโครงการเพื่อชุมชน • ความเดือดรอนฉุกเฉินของชุมชน • เรื่องราวที่นาสนใจดานมนุษยชาติในเหตุการณตางๆ • เรื่องราวในทองถิ่นที่อาจแสดงถึงแนวโนมของชาติหรือของโลก • กิจกรรมของบุคคลสําคัญของชุมชน • เรื่องราวที่สื่อดวยภาพ 112 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

เรื่องราวตอไปนี้ของโรตารี เปนตัวอยางที่ใชประชาสัมพันธไดอยางมีประสิทธิภาพ • • • • • • • • •

อาสาสมัครดีเดน ความเกี่ยวของกันระหวางชนที่ตา งชาติตางวัฒนธรรม โครงการของโรตารีหรือของมูลนิธิโรตารี เรื่องราวของผูเขารวมโครงการแลกเปลี่ยนของโรตารี เชน โครงการ แลกเปลี่ยนเยาวชน นักศึกษาทูตสันถวไมตรี หรือกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน มีวิทยากรที่มีชื่อเสียง ณ ที่ประชุมสโมสร เรื่องราวของมนุษยชาติที่ไดรับประโยชนจากบริการของโรตารี กิจกรรมโปลิโอพลัส โดยเฉพาะในเขตที่ยังมีโรคนี้แพรระบาด โครงการที่เกี่ยวกับเยาวชนในพื้นที่ หรือคนในชุมชนที่มชี ื่อเสียง เรื่องที่มีเนื้อหาเขมขน

การเตรียมตัวทํางานกับสื่อมวลชน เพื่อใหตรงกับเวลาที่ทานติดตอไวรวมทั้งเวลาของทาน ควรเตรียมการเรื่องที่ตองการ จะประชาสัมพันธ โดยมีแนวทางการทํางานดังนี้ • • • •

ทราบขอมูลอยางแทจริงของเรื่องที่ตองการประชาสัมพันธ นัดหมายผูที่จะใหสัมภาษณ โฆษกที่รูเรื่องดี เตรียมเอกสารที่จะใหขาว เขียนขาวที่ตองการใหสื่อมวลชนนําไปลง หรือ “สรุปขาว”

การสรางความสัมพันธกับสื่อมวลชน นักขาวมักไมคอยมีเวลา แตอยางไรก็ตาม การสรางความสัมพันธทดี่ แี ละการทํางาน รวมกับผูแทนสื่อมวลชนเปนเรื่องจําเปนตอความพยายามในการประชาสัมพันธ สโมสรทาน วิธีตอไปนีจ้ ะชวยสโมสรสรางความสัมพันธกับสื่อมวลชน • ชักนําผูแทนสือ่ มวลชนเขามาเปนสมาชิกสโมสร • จัดทํารางวัลมอบใหแกนักเขียน/นักขาวดีเดน • เชิญผูแ ทนสื่อมวลชนมาเปนผูบรรยายพิเศษในการประชุมประจําสัปดาห

เกี่ยวกับอาชีพของเขา • จัดกลุมอภิปรายหรือสัมมนาโดยเชิญโรแทเรียนและสื่อมวลชนเขารวม

คูมือคณะกรรมการสโมสร 113

ประเภทของสื่อมวลชน ชุมชนสวนใหญใชบริการสื่อในรูปแบบตางๆ เชน

รายละเอียดเพิม่ เติมที่จะ ชวยทานในการเตรียมการ ทํางานกับสื่อมวลชน หา อานไดในภาคผนวก 11 เครื่องมือสําหรับสื่อ และ ภาคผนวก 12 สาระสําคัญของโรตารี

• หนังสือพิมพและเว็บไซตของหนังสือพิมพ • สถานีวิทยุทองถิ่น • สถานีโทรทัศน และสถานีโทรทัศนผานสัญญาณดาวเทียมหรือเคเบิล

กอนที่จะเลือกใชบริการสื่อประเภทใดประเภทหนึ่ง ขอใหแนใจวาโครงการหรือ กิจกรรมที่ตองการใหเผยแพรนั้นเหมาะสมกับสื่อแตละชนิด ตัวอยางเชน ขาวที่ตอ ง รับรูดวยภาพ อาจจําเปนตองใชสื่อโทรทัศน เปนตน เนื่องจากสื่อมีการแขงขันอยางเขมขนในเรื่องเวลาออกอากาศ และเนือ้ ที่ที่จะเขียน บทความ ดังนัน้ ขอใหพิจารณาสื่อตอไปนีซ้ ึ่งเปนสื่อเฉพาะทางหรือสื่อใหมๆ ในการ สงเสริมโครงการ กิจกรรม และงานของสโมสรโรตารีของทาน • • • • • • •

114 คูมือคณะกรรมการสโมสร

นิตยสารที่ออกทางเว็บไซต นิตยสารอุตสาหกรรมเฉพาะ สถานีโทรทัศนผานเคเบิลทีถ่ ึงประชาชนทั่วไป รายการโชวและสนทนาทางวิทยุ จดหมายขาวขององคกรและของสมาคมอาชีพ หนังสือพิมพมหาวิทยาลัย จดหมายขาวขององคกรชุมชนอื่นๆ

ภาคผนวก 11 เครื่องมือสําหรับสื่อ ในการสรางภาพลักษณของสโมสรตอสาธารณชน ควรใชเครื่องมือตอไปนี้ • โฆษก ตองเปนโรแทเรียนที่มีความรู มีบุคลิกดี เขาถึงงาย รูเรื่องของโรตารี

และสโมสรดี ถึงแมวานายกสโมสรจะเปนโฆษกคนแรกก็ตาม คณะกรรมการ ก็ยังสามารถแตงตั้งโรแทเรียนที่เหมาะสมเปนโฆษกได บางครั้งผูที่เปนโฆษก ที่ดีที่สุดก็คือผูร ับประโยชนจากโรตารี • การแจกขาว เปนรายงานสัน้ ๆ กลาวถึง “ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทําไม และ

อยางไร” ใชเปนการใหขอมูลที่สื่อจะนําไปใชทําขาวได • ภาพถาย ที่มีคุณภาพดี จะชวยใหนานําไปใชในการออกขาวมากขึ้น ขณะ

ถายภาพควรคิดวาจะใชภาพนั้นเปนสิ่งเลาเรื่องดวย หนังสือพิมพมักตองการ แตภาพขาว-ดํา ควรมีคําบรรยายวาเปนภาพเหตุการณอะไร บุคคลในภาพ เปนใคร ควรใชชางภาพมืออาชีพถาเปนไปได • เอกสารขอมูล ใหขอมูลขั้นพื้นฐานในหัวขอตางๆ ทีช่ วยขยายเรื่องราวความ

เปนจริงในทองถิ่น เชน เรื่องราวอาสาสมัครของโรตารีทั่วโลก โรตารีไดจดั ทํา เอกสารขอมูลเรื่องโปรแกรมตางๆ ไวมากมาย ที่ทานอาจนํามาใช ประกอบการออกขาวหรือทานอาจทําขึ้นเอง • จดหมายเสนอแนวความคิด มีลักษณะเปนสวนตัวมากกวาการแจกขาว เปน

การออกความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องที่ตองการใหเปนขาว พรอมเสนอที่จะ เขียนเปนเรื่องให ควรพิจารณาใหเหมาะกับนักขาวและสือ่ ที่ใช • การแถลงขาว ควรเชิญกลุมนักขาวมาในโอกาสแถลงเรื่องสําคัญอันเปน

ประโยชนตอชุมชน โดยปกติจะใชวิธีออกขาวหรือแจงขาวแกนักขาวเปนคนๆ • บริการประกาศขาวสาธารณะ ในบางประเทศสถานีวิทยุและโทรทัศน

จะตองใหเวลาเพื่อประกาศขาวเปนบริการแกสาธารณะโดยไมเสียคาใชจาย เพื่อประกาศขาวเกี่ยวกับงานหรือขาวสารพิเศษของกลุมที่ไมแสวงกําไร ใน บางประเทศก็มีบริการดังกลาวแตตองเสียคาใชจา ยบางเล็กนอย โรตารีสากล มีบริการประกาศขาวสาธารณะหลายอยาง โปรดดูรายละเอียดจาก Catalog (019-EN)

บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 115

• ชุดขอมูลสําหรับสื่อ เปนขอมูลที่มีประโยชนสําหรับใชกับกิจกรรมตางๆ ที่

จัดทําขึ้นเปนชุดขอมูลที่เหมาะสม คือ ชุดเอกสารเรื่องราวลักษณะของโรตารี ขอมูลทั่วไปเกี่ยวกับสโมสร และขอมูลเฉพาะสําหรับกิจกรรมที่กําลังจัดขึ้น • ความรูพื้นฐานเกี่ยวกับโรตารี ในการสื่อกับสาธารณะหรือสื่อมวลชน ควร

แทรกความรูพื้นฐานของโรตารีไวดวย โดยทั่วไปเรามักไดเห็นรายงาน กิจกรรมโรตารี แตนอยครั้งที่จะเห็นขอมูลโรตารีรวมอยูดวย

116 คูมือคณะกรรมการสโมสร

ภาคผนวก 12 สาระสําคัญของโรตารี ทานสามารถเลือกหยิบยกหรือดัดแปลงขอมูลดานลางนี้มาใชในการใหสัมภาษณ สื่อมวลชน • โรตารีคือเครือขายอาสาสมัครชุมชนทั่วโลก • โรตารีทํางานเพื่อปรับปรุงคุณภาพชีวิตของคนทั่วไปใหดีขึ้น • โรตารีเปนองคกรสากล เพือ่ การบําเพ็ญประโยชนของนักธุรกิจและวิชาชีพทั้ง

ชายและหญิง 1.2 ลานคนทีอ่ าสาสมัครเพือ่ ตอบสนองความตองการในชุมชน ที่เปนบานของเขาเองและชุมชนโลก • โรตารีตั้งขึ้น เพื่อการทําสิ่งที่ดีแกโลก โรตารีริเริ่มโครงการบําเพ็ญประโยชน

ในทองถิ่นและในโลก เพื่อสงเสริมความเขาใจกันและสันติภาพ และปรับปรุง คุณภาพชีวิตของผูคนทุกรุนทุกวัยและทุกวัฒนธรรม ความเขมแข็งของโรตารี อยูที่การอาสาใหบริการของบรรดาสมาชิก อันเปนเครือขายทั่วโลกของผูนํา ในธุรกิจและวิชาชีพ ที่ดําเนินโปรแกรมอันกวางขวางเพื่อสนองความตองการ ของมนุษยชาติ • โรแทเรียน คือชายและหญิงที่มีความซือ่ สัตย ซึ่งเปนผูแทนกลุมธุรกิจและ

วิชาชีพประเภทตางๆ มากมาย เปนอาสาสมัครที่มีอายุทุกระดับ ทํางานเพื่อ สนองความหวงใยของชุมชน • ความเขมแข็งของโรตารี อยูท ี่โรตารีเปนทัง้ ทองถิ่นและเปนสากล มีสโมสรอยู

กวา 30,000 สโมสร รับใชชุมชนในกวา 160 ประเทศ โดยอุดมการณโรตารี ตั้งขึ้นมาเพื่อสนองตอปญหาตางๆ เชน สุขภาพและอนามัย ความหิวโหย และสิ่งแวดลอมที่เสื่อมโทรม • อาสาสมัครและทุนชวยเหลือของโรตารี กําลังชวยขจัดโปลิโอจากประเทศหนึ่ง

ไปยังอีกประเทศหนึ่ง จากภูมิภาคหนึ่งไปยังอีกภูมิภาคหนึ่ง แตการขจัดโรค โปลิโอจะไมสาํ เร็จจนกวาเชือ้ โรคนี้จะหมดไปจากทุกชาติและทุกภูมิภาค • การที่โรตารีเปนผูนาํ ที่ตั้งอยูใ นชุมชนในกลุมประเทศเปาหมาย

เปนเหตุผล สําคัญที่สมัชชาองคการอนามัยโลกไดเลือกเอาโรตารีรวมในการขจัดโรค โปลิโอ โรตารีสากลเปนผูรวมภาคเอกชนที่สําคัญในการขจัดโรคโปลิโอทั่วโลก

บทที่ 6 การประชาสัมพันธ

คูมือคณะกรรมการสโมสร 117

7

การบริหารสโมสร

คณะกรรมการสโมสรเกี่ยวกับการบริหารสโมสร การบริหารสโมสรเปนกรอบงานที่ชวยใหสโมสรดําเนินการอยางไดผล หนาที่สาํ คัญ ของผูบริหารงานของสโมสรคือ • • • •

กระตุน ติดตาม และรายงานคะแนนการประชุม จัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหและการประชุมพิเศษ สงเสริมมิตรภาพในระหวางสมาชิกของสโมสร จัดหาขอมูลตอไปนี้ ▫ สารสโมสร ▫ นิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย

ผูบริหารสโมสรจะตองรวมมือกันทํางานดังกลาวขางตน เพื่อใหมั่นใจวางานของ สโมสรจะประสบความสําเร็จ การเลือกสรรกรรมการ ในการเลือกสรรกรรมการฝายบริหารสโมสร ควรเลือกโรแทเรียนที่มีคุณสมบัตดิ ังนี้ • • • • • • •

เปนคนละเอียด มีความรูเรื่องนโยบายโรตารีที่เกี่ยวกับการบริหารสโมสร มีความชํานาญดานองคกร มีความเขาใจเรื่องการใหกําลังใจ มีความสามารถในการพูดและเขียน มีประสบการณดานการออกแบบหรือการพิมพ มีความชํานาญเรื่องคอมพิวเตอร

ปญหาการบริหารตางๆ เหลานี้เปนความหวงใยลําดับแรกของคณะกรรมการชุดตางๆ ดังนี้ คูมือคณะกรรมการสโมสร 119

คณะกรรมการการเขาประชุม • สนับสนุนใหสมาชิกเขารวมประชุมประจําสัปดาหของสโมสร หรือเขาประชุม ทดแทนในสโมสรอื่นๆ • ใหสมาชิกตระหนักอยูเสมอถึงกฎการเขาประชุม • แกไขสาเหตุทส ี่ มาชิกมาประชุมกันนอย • สนับสนุนใหสมาชิกเขารวมประชุมตางๆ ของโรตารี เชน การประชุมใหญ ภาค การประชุมอบรมตางๆ การประชุมระหวางเมือง และการประชุมใหญ โรตารีสากล คณะกรรมการสารสโมสร • รายงานขาวสโมสร ขาวสมาชิก และโปรแกรมโรตารีทั่วโลกผานสารสโมสร • กระตุนความสนใจในกิจกรรมของสโมสรและสงเสริมการเขาประชุม • ประกาศใหทราบถึงโปรแกรมการประชุมครั้งตอไป • รายงานการประชุมเรื่องสําคัญๆ ของการประชุมครั้งที่ผานมา • สงเสริมมิตรภาพ • ชวยใหความรูโรตารีแกสมาชิก คณะกรรมการ การบริการสโมสร • แนะแนวทางและชวยเหลือสมาชิกสโมสรในการดําเนินหนาที่การบริการ สโมสร • ประสานงานคณะกรรมการทุกชุดที่เกี่ยวของกับการบริการสโมสร คณะกรรมการกิจกรรมมิตรภาพ • สงเสริมความรูจักคุนเคยกัน และมิตรภาพระหวางสมาชิก • สงเสริมใหสมาชิกเขารวมกิจกรรมมิตรภาพและนันทนาการของสโมสร • ตอนรับโรแทเรียนและแขกที่มาเยี่ยมสโมสร คณะกรรมการนิตยสารโรตารี • กระตุนสมาชิกใหสนใจในการอานนิตยสารโรตารีใหมากขึ้น • จัดโปรแกรมพิเศษในเดือนแหงนิตยสารโรตารี (เมษายน) ในการประชุม ประจําสัปดาห • จัดใหมีการทบทวนบทความจากนิตยสารโรตารีในการประชุมประจําสัปดาห • มอบนิตยสารโรตารีแกสมาชิกใหม ในระหวางพิธีตอนรับสมาชิก

120 คูมือคณะกรรมการสโมสร

• • •

มอบนิตยสารโรตารีใหแกผบู รรยายที่ไมใชโรแทเรียนในการประชุมประจํา สัปดาห หรือการประชุมอื่นๆ บอกรับนิตยสารโรตารีใหหองสมุด โรงพยาบาล โรงเรียน หรือหองอาน หนังสือ สงขาวและภาพการทํากิจกรรมในโครงการของสโมสรไปใหบรรณาธิการ The Rotarian หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย

คณะกรรมการจัดโปรแกรมการประชุม • เตรียมและจัดโปรแกรมการประชุมปกติและการประชุมโอกาสพิเศษตางๆ ของสโมสร • จัดรายการประชุมอยางสมดุลเหมาะกับสภาวการณและอยางมีสาระตอ สมาชิก การทํางานรวมกับคณะกรรมการอื่นๆ ขณะที่คณะกรรมการดังกลาวขางตนมีหนาที่รับผิดชอบโดยตรง อาจมีการขยายความ รวมมือไปยังคณะกรรมการฝายอื่นๆ โดยที่ผูนํามีบทบาทสําคัญ ตัวอยางเชน • คณะกรรมการสมาชิกภาพ มีหนาที่ปฐมนิเทศและตอนรับสมาชิกใหม ซึ่ง

สามารถชวยแนะนําสมาชิกใหมใหทราบถึงความสําคัญของโรตารี นโยบาย ของสโมสรและการปฏิบตั ิตาม • คณะกรรมการประชาสัมพันธ สามารถใหรายชื่อบุคคลหรือองคกรตางๆ เพื่อรับนิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย เปนการ สรางความตระหนักแกชุมชนใหทราบถึงเปาหมายและกิจกรรมของโรตารี • คณะกรรมการบริการ ผูนําของคณะกรรมการนี้สามารถใชสารสโมสรให ขอมูลที่เกี่ยวกับโครงการและกิจกรรมตางๆ ใหถึงมือสมาชิกถูกตองและ ทันเวลา

คูมือคณะกรรมการสโมสร 121

แหลงทรัพยากรสําหรับการบริหาร แหลงทรัพยากรบนเว็บไซต เว็บไซตของโรตารีสากล (www.rotary.org) มีขอมูลของโรตารีสากลอยางมากมาย Member Access –

เครื่องมือบนเว็บไซต เขาถึงไดผา นทางเว็บไซตของโรตารีสากล เปนแหลงทรัพยากรที่นายกสโมสรและเลขานุการสโมสรสามารถใชในการจัดการดาน งานการบริหารสโมสร ปรับปรุงขอมูลสโมสร จายคาบํารุงสโมสร คนหาขอมูลจาก ทําเนียบทางการ และดูขอมูลเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี ขอบังคับสโมสรโรตารีฉบับแนะนํา (ที่อยูใ นเว็บไซต) ธรรมนูญมาตรฐานสโมสรโรตารี (ที่อยูในเว็บไซต) สิ่งพิมพอางอิง

•

– รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล โปรแกรมโสตทัศน แบบฟอรมตางๆ และวัสดุอปุ กรณ ซึ่งปรับปรุงทุกป (สามารถดูทาง online ไดที่ Catalog (019-EN)

www.rotary.org) •

Club Committee Manual (226-EN) – “คูมือคณะกรรมการสโมสร”

กลาวถึง

ความรับผิดชอบและแนวทางทั่วไปสําหรับประธานคณะกรรมการตางๆ •

กลาวถึง ความรับผิดชอบและหนาทีข่ องเลขานุการสโมสร และขอมูลเกี่ยวกับบทบาทของ เหรัญญิกและปฏิคม

•

Manual of Procedure (038-EN) – “คูมือปฏิบัติการโรตารี”

Club Secretary’s Manual (229-EN) – “คูมือเลขานุการสโมสร”

กลาวถึงนโยบาย และระเบียบปฏิบัติที่กําหนดขึ้นโดยสภานิติบญ ั ญัติโรตารี คณะกรรมการบริหาร โรตารีสากล และโดยคณะกรรมการมูลนิธิโรตารี ออกทุกสามปหลังการประชุม สภานิตบิ ัญญัติโรตารี

122 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

“ทําเนียบทางการ” มีสถานที่ตดิ ตอเจาหนาทีโ่ ร ตารีสากล กรรมการตางๆ และบุคลากรฝายบริหาร รายชื่อภาคและผูวาการภาค ทั่วโลก รายชื่อสโมสรในภาคเรียงตามลําดับอักษร พรอมทั้งชื่อนายกสโมสรและ เลขานุการ เวลาและสถานทีป่ ระชุม (เฉพาะนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร สามารถดูขอมูลทาง online ไดในสวนของ Member Access)

•

Official Directory (007-EN) –

•

“คูมือเอกลักษณ ตรา และ สิ่งพิมพ” มาตรฐานของการออกแบบตราและสิ่งพิมพทุกระดับของโรตารี และ การใชตราสัญลักษณของโรตารีอยางเหมาะสม Visual Identity Style Manual (547-EN) –

สิ่งพิมพขาวสาร •

Governor’s monthly letter – “สารผูวา การภาครายเดือน”

•

The Rotarian or Rotary regional magazine – นิตยสารทางการของโรตารี

เปนจดหมายขาว ของผูวาการภาค มีความมุงหมายเพื่อใหขอมูลขาวสาร และจูงใจผูน ําสโมสร ตลอดจนยกยองความเปนเลิศในระดับสโมสร

สากล ออกรายเดือน นอกจากนี้ยังมีนติ ยสารโรตารีภาคพื้นอีก 32 เลม ใน 22 ภาษา สําหรับโรแทเรียนทั่วโลก ในประเทศไทยมีนติ ยสารที่ไดรบั การรับรองจาก โรตารีสากลแลว คือ นิตยสารโรตารีประเทศไทยหรือ Rotary Thailand •

Rotary News Basket (546-EN) – “ตะกราขาวโรตารี”

•

Rotary World (050-EN) – หนังสือพิมพขนาด

เปนการรายงานขาว และบทความสั้นๆ รายสัปดาห ดูไดบนเว็บไซตของโรตารีสากล 8 หนา ออกปละ 4 ฉบับ สําหรับ

ผูนําสโมสรระดับภาคและระดับโรตารีสากล การประสานงานกับเจาหนาที่ของโรตารีสากล ผูแทนการบริหารสโมสรและภาค พนักงานของโรตารีสากลที่สําคัญๆ ประจําที่ สํานักงานใหญโรตารีสากล และตามสํานักงานในประเทศตางๆ ซึ่งสามารถตอบ ปญหาการบริหารได หากตองการหาชื่อพนักงานของโรตารีสากลกรุณาหาจาก ทําเนียบทางการหรือเว็บไซตของโรตารีสากล

คูมือคณะกรรมการสโมสร 123

การเขาประชุม สงเสริมการเขาประชุม คะแนนการเขาประชุมเปนเครื่องมือสําคัญในการวัดความเขมแข็งของสโมสร เพราะวาบอยครั้งที่คะแนนการประชุมตกต่ําชี้ใหเห็นวาภายในสโมสรนั้นมีปญ  หามาก ขอขัดแยงตางๆ ควรไดรับการพิจารณาและหาทางแกไขใหเร็วที่สุดเทาที่จะเร็วได ใน ฐานะผูน ําดานบริหารสโมสร ทานควรสงเสริมใหสมาชิกเขาประชุมประจําสัปดาหโดย • ติดตามคะแนนการประชุมอยางใกลชิด ถาคะแนนการประชุมลดลงใหหา คําตอบวาทําไม • จัดทําแบบสอบถามเพื่อหาเหตุผลวาทําไมสมาชิกจึงไมเขาประชุมประจํา สัปดาห ซึ่งผลลัพธจะชวยผูน ําสโมสรในการพิจารณาปรับปรุงการประชุม และกิจกรรมอื่นๆ ของสโมสรเพื่อใหคะแนนการประชุมเพิ่มขึ้น • สรางระบบสนับสนุนภายในสโมสรเพื่อสนับสนุนและติดตามการเขาประชุม • ทํางานรวมกับผูนําที่รับผิดชอบโปรแกรมสโมสรเพื่อใหมั่นใจวาการประชุม ประจําสัปดาหเปนที่ถูกใจสมาชิกและมีคณ ุ คาที่เขาประชุม • เนนความสําคัญของการเขาประชุมแกสมาชิกใหมและสมาชิกพี่เลี้ยง • สนับสนุนใหสมาชิกที่ขาดประชุมไปประชุมทดแทน • จัดการแขงขันการเขาประชุมในสโมสรทานหรือกับสโมสรอื่น • ใหการยกยองสมาชิกที่มีประวัติการเขาประชุมประจําสัปดาหเพื่อเปนตัวอยาง กรณีที่สมาชิกขาดการประชุม 3 ครั้งติดตอกัน เปนเรื่องวิกฤตสําหรับสมาชิกทานนั้น ทานควรแจงสมาชิกทานนั้นวาการขาดประชุม 4 ครั้งติดตอกันถือวาขาดจากการเปน สมาชิกโดยอัตโนมัติ หลักการเกี่ยวกับการเขาประชุมประจําสัปดาห คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลไดกาํ หนดหลักการการเขาประชุมไวดังนี้ • สมาชิกทุกทานควรเขาประชุมประจําสัปดาห • สมาชิกตองอยูในที่ประชุมประจําสัปดาหรอยละ 60 ของเวลาประชุม • สมาชิกที่ขาดประชุม สามารถประชุมทดแทน 14 วัน กอน/หลังวันที่ขาด ประชุมตามแนวทางดังนี้ 124 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

▫ เขาประชุมทดแทนที่สโมสรอื่น โดยอยูในที่ประชุมอยางนอยรอยละ 60 ▫ โดยคําสั่งของสโมสรใหเขารวมประชุมปกติกับสโมสรโรตาแรคท สโมสรอินเตอรแรคท หรือกลุมบําเพ็ญประโยชนชุมชนโรตารี ▫ เขาประชุมใหญโรตารีสากล สภานิตบิ ัญญัติโรตารี การอบรม เจาหนาทีโ่ รตารีสากล หรือการประชุมอื่นๆ ของเจาหนาที่โรตารี สากลในอดีต ปจจุบนั หรืออนาคต ▫ ไดไปปรากฏตัว ณ สถานที่และเวลาประชุมประจําสัปดาหของ สโมสรอื่น ดวยวัตถุประสงคที่จะเขาประชุม ถึงแมวาสโมสรนั้นจะ ไมไดประชุมในวันนัน้ ก็ตาม ▫ สมาชิกนั้นไดเขาประชุมและรวมกิจกรรมบริการสโมสร หรืองาน ชุมชนที่สโมสรสนับสนุน หรือการประชุมที่คณะกรรมการบริหาร มอบอํานาจใหเขาประชุมดวย ▫ สมาชิกนั้นไดเขาประชุมและรวมกิจกรรมบริการ หรือไดรับมอบ อํานาจจากคณะกรรมการบริหารใหเขารวมประชุมกับ คณะกรรมการบริหารที่สมาชิกนั้นสังกัด • การขาดประชุมที่พิจารณาเปนการประชุมทดแทนไดถา สมาชิกนั้น ▫ เดินทางไปหรือกลับจากการประชุมทางการของเจาหนาที่โรตารี สากลในอดีต ปจจุบนั หรืออนาคต ▫ ไปงานทางการโรตารีในฐานะเจาหนาที่ หรือกรรมการใน คณะกรรมการของโรตารีสากล หรือคณะกรรมการผูพิทักษทรัพย ของมูลนิธิโรตารี ▫ ไดรับมอบหมายใหไปงานในโครงการที่ภาค โรตารีสากล หรือ มูลนิธิโรตารี สนับสนุนในพืน้ ที่หางไกล ▫ ไปในงานโรตารีที่คณะกรรมการบริหารไดมอบหมายโดยไมถือวา ขาดประชุม • สมาชิกที่ขาดการประชุมสามารถไดรบั การยกเวนในกรณีตอไปนี้ ▫ การขาดประชุมเปนไปตามเงื่อนไขและสถานการณทคี่ ณะกรรมการ บริหารอนุมัติ คณะกรรมการบริหารอาจยกเวนการขาดประชุมของ สมาชิกโดยเหตุผลที่คณะกรรมการเห็นวาดีและพอเพียง

คูมือคณะกรรมการสโมสร 125

ทํางานกับเลขานุการ สโมสร เพื่อใหมั่นใจวา สโมสรของทานไดสง รายงานคะแนนการ ประชุมไปยังผูวาการภาค ภายใน 15 วันของวัน สุดทายของการประชุม ของเดือนนั้น

▫ เปนสมาชิกสามัญอาวุโส ผูซงึ่ มีอายุรวมกับระยะเวลาที่เปนสมาชิก สโมสรโรตารีรวมกันไมตา่ํ กวา 85 ป หรือมากกวา และไดทํา หนังสือแจงใหเลขานุการสโมสรทราบเปนลายลักษณอักษรวา ตองการใหยกเวนการเขาประชุม และคณะกรรมการบริหารสโมสร ใหการอนุมตั แิ ลว ▫ สมาชิกนั้นเปนเจาหนาที่ปจจุบันของโรตารีสากล รายงานคะแนนการเขาประชุม แนวทางการรายงานคะแนนการประชุมที่คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลไดอนุมตั ิ มีดังนี้ • แตละสโมสรจะตองสงรายงานคะแนนการเขาประชุมใหผวู าการภาคภายใน 15 วันของวันสุดทายของการประชุมของเดือนนัน้ • สําหรับสโมสรที่ไมมีภาคสังกัด ใหสงรายงานคะแนนการเขาประชุมไปยัง เลขาธิการโรตารีสากล • สมาชิกที่ขาดประชุมโดยไดรับยกเวนอันเนื่องมาจากสุขภาพไมดี หรือ เดินทางไปในประเทศที่ไมมสี โมสรโรตารี ไมตองนํามาคิดคะแนนการเขา ประชุมของสโมสร • การขาดประชุมของสมาชิกสามัญอาวุโส ทีม่ ีอายุรวมกับระยะเวลาที่เปน สมาชิกสโมสรโรตารีรวมกันไมตา่ํ กวา 85 ปหรือมากกวา ไมนาํ มาคํานวณใน คะแนนการประชุมของสโมสร อนึ่งทั้งการขาดประชุมและการเขาประชุมของ สมาชิกทานนัน้ ก็จะไมนํามาใชในการคํานวณดวย การสิ้นสุดความเปนสมาชิก สมาชิกภาพสิน้ สุดลงดวยสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งดังตอไปนี้ • เวลาการเขาประชุมไมถึงรอยละ 60 ของการประชุมประจําสัปดาหในแตละ ครึ่งปโรตารี • เวลาการเขาประชุมในสโมสรไมถึงรอยละ 30 ของการประชุมประจําสัปดาห ในแตละครึ่งปโรตารี • ขาดการประชุมหรือการประชุมทดแทน 4 ครั้งตอเนือ่ งกัน ในการประชุม ประจําสัปดาห โดยไมไดรับความยินยอมจากคณะกรรมการบริหาร สมาชิกภาพอาจสิ้นสุดไดถาคะแนนประชุมไมเปนไปตามกฎเกณฑที่กลาวไว นอกเสีย จากวาคณะกรรมการบริหารสโมสรเห็นวาการขาดประชุมมีเหตุผลที่ดพี อ

126 คูมือคณะกรรมการสโมสร

การจัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาห การประชุมประจําสัปดาหถือวาเปนแกนกิจกรรมหลักของสโมสรโรตารี การประชุมนี้ เปนโอกาสในการ • ใหความรู ขาวสารใหมๆ เกีย่ วกับโรตารีแกสมาชิก • สนับสนุนโครงการ กิจกรรมของสโมสร การประชุมภาค และเหตุการณตางๆ • เสริมสรางมิตรภาพ โปรดระลึกไวเสมอวาสมาชิกสโมสรโรตารีเปนบุคคลที่มีธรุ กิจมากมาย ดังนั้นเวลา เปนสิ่งที่มีคามาก โปรแกรมการประชุมควรมีลักษณะที่นาสนใจ และเปนสิ่งที่ทุกคน ตองการ • แสดงใหสมาชิกเห็นวาเวลาและทรัพยากรที่จัดหาใหในการประชุมประจํา สัปดาห คุมคากับการเขาประชุมของเขา • เสริมความรูเรื่องโรตารีใหสมาชิก • เสริมสรางคุณคาของการเปนสมาชิกนานๆ • กระตุนใหสมาชิกมีความตระหนักในชุมชนทองถิ่นและชุมชนโลกมากยิ่งขึ้น ขอใหมั่นใจวาการประชุมประจําสัปดาหไดมีการเตรียมการที่ดีโดยไดดาํ เนินการเรื่อง ตอไปนี้ • พัฒนาวาระการประชุมประจําสัปดาห เพือ่ ใหมั่นใจวาการประชุมแตละครั้งมี เวลาที่จะกลาวโปรแกรมรวมทั้งรายการมิตรภาพ • ตอนรับ/หรือเตรียมวางแผนรองรับในกรณีที่โปรแกรมที่กําหนดไวตอ ง ยกเลิกไป • เปดและปดประชุมใหตรงเวลา โปรแกรมการประชุมควรใหขอมูลและการกระตุนในการสงเสริมการมีสวนรวม และ กระตือรือรนในการทํากิจกรรมของสโมสร ชุมชน และโลก เรื่องสําคัญที่ทานควร ดําเนินการเพือ่ สงเสริมโปรแกรมการประชุมคือ • ขอใหมั่นใจวาทุกโปรแกรมเปนประโยชนตอโรตารี

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 127

ขอแนะนําการประชุม ประจําสัปดาห แนวทาง และรายชื่อกิจกรรมพิเศษ ตลอดปโรตารี ดูไดจาก “แนวทางการพัฒนาการ ประชุมประจําสัปดาห” หนา 133

• พิจารณาโปรแกรมลวงหนา (ถาเปนไปไดควรทํากอนเริ่มตนปโรตารี) • ถาเปนไปไดโปรแกรมควรเกี่ยวโยงกับโครงการ กิจกรรม และเหตุการณอื่นๆ ที่สโมสรกําลังดําเนินการ • ควรพิจารณาใหมีการหมุนเวียนรับผิดชอบในการจัดโปรแกรม • ใชปฏิทินโรตารีเปนแนวทางในการจัดโปรแกรมในโอกาสพิเศษ (ตัวอยางเชน เชิญนักเรียนทุนทูตสันถวไมตรี บรรยายในเดือนพฤศจิกายน ซึ่งเปนเดือนแหงมูลนิธิโรตารี) โรตารีไดจดั พิมพ วัน สัปดาห และเดือนแหง ความสําคัญไวที่ปกหลังดานในของทําเนียบทางการ • จัดโปรแกรมเกี่ยวกับการสนเทศโรตารี การใหความรูโรตารี และการอบรม การเปนผูน ําแกสมาชิกเดือนละครั้ง หลักการการจัดโปรแกรมประจําสัปดาห • เปนเรื่องจําเปนที่แตละสโมสรจะตองจัดใหเปนไปตามขอบังคับที่แนะนํา สําหรับสโมสรโรตารี เพื่อกําหนดวาระการประชุมประจําสัปดาห • การประชุมประจําสัปดาหควรกลาวถึงเรื่องมิตรภาพหรือโปรแกรมอื่นๆ ที่ เกี่ยวกับมิตรภาพ • ควรพยายามสรางโปรแกรมกระตุนในเนื้อหาของโรตารี • สโมสรตางๆ ควรเชิญนายกสโมสรจากสโมสรอื่นๆ เพื่อสรางความรวมมือ ระหวางสโมสร การติดตอและมิตรภาพ • สโมสรควรใหเวลานายกสโมสรที่มาเยี่ยมกลาวสรุปเกี่ยวกับโปรแกรมและ กิจกรรมของสโมสรของเขา • สโมสรควรจัดประชุมประจําสัปดาหเพื่อธุรกิจสโมสร กิจกรรม และงาน ชุมนุมของสโมสรเปนครั้งคราว

128 คูมือคณะกรรมการสโมสร

กิจกรรมมิตรภาพ มิตรภาพและความสัมพันธอันดีระหวางมวลสมาชิกในสโมสรเปนหนึ่งในเอกลักษณ ของโรตารี โรตารีอาจเปนองคกรบริการหรือกลุมเครือขายนักธุรกิจทีม่ ีชื่อเสียงมาก ซึ่งอาจเปนสิ่งจูงใจสมาชิก แตมิตรภาพเปนสิ่งชวยรักษาองคกรไว มิตรภาพเปนปจจัย กระตุนที่สําคัญมากที่จะชวยรักษาสมาชิกใหเขมแข็ง และใหความรวมมือในกิจกรรม หรือโครงการของสโมสร ถาปราศจากมิตรภาพ จะเปนการยากที่สโมสรจะบรรลุ เปาหมายใดๆ กิจกรรมมิตรภาพควรจัดมากกวาครั้งหรือสองครั้งตอป กิจกรรม มิตรภาพควรเปนสวนสําคัญทุกครั้งของการประชุมประจําสัปดาห โครงการ และ กิจกรรมของสโมสร ขณะที่มิตรภาพอาจเกิดขึ้นโดยธรรมชาติในสโมสรและยังสามารถ รักษาไวไดโดย • ออกหนังสือเวียนตั้งแตตน ปเพื่อสอบถามสมาชิกใหคําแนะนําคณะกรรมการ มิตรภาพถึงวันสําคัญตางๆ เชน วันเกิด วันครบรอบตางๆ และในโอกาสที่มี บุตรคนใหมในครอบครัว เปนตน • พยายามใหสมาชิกติดปายชื่อทุกครั้งที่เขาประชุม • หมุนเวียนตําแหนงนั่งเพื่อไมใหเกิดกลุมใดกลุมหนึ่งในสโมสร และมั่นใจได วาสมาชิกรูจักคุนเคยทุกคน แตงตั้งกัปตันในแตละโตะ เพื่อเปนผูกระตุนการ สรางมิตรภาพในแตละโตะ • ใชสารสโมสรพิมพขาวเกี่ยวกับสมาชิกและงานสังคมตางๆ • มอบหมายสมาชิกใหทําหนาที่แนะนําสมาชิกใหมและผูบ รรยาย โดยไมซ้ํากัน • ใหความสนใจเปนพิเศษกับสมาชิกใหมและแขก แนใจวาเขาเหลานั้นไดรับ การทักทายอยางเปนกันเอง ไมรูสึกวาเปนคนนอก • สรางความสัมพันธกับสโมสรอื่นๆ ในภาค ภูมิภาค และทั่วโลก หลักการเกี่ยวกับมิตรภาพ • เปนประเพณีที่โรแทเรียนเรียกชื่อตัว การปรับเปลี่ยนไปจากนีโ้ ดยสโมสร โรตารีก็สามารถทําได • เวลาวางแผนการทํากิจกรรมสโมสร สโมสรและโรแทเรียนควรจัดใหคูครอง และครอบครัวมารวมดวย เพราะกลุมคนเหลานี้มีสวนในการบริการและสราง มิตรภาพ ซึ่งไดจากความสัมพันธอันดีกับสโมสรโรตารี กลุมคูครองและ ครอบครัวมีความสัมพันธกบั สโมสรทองถิ่นอยางไมเปนทางการ

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 129

การแบงปนขอมูล – คณะกรรมการสารสโมสร มีหลักเกณฑสําคัญในการบริหารสโมสร คือการแบงปนขอมูลที่สําคัญกับสมาชิก โรแทเรียนผูที่ถูกมอบหมายดูเหมือนวาจะมีบทบาทในกิจกรรมและโครงการของ สโมสรอยางเขมแข็ง การประกาศเพิ่มเติมในการประชุมประจําสัปดาห ขาวที่สําคัญ สามารถสงถึงสมาชิกอยางไดผล โดยผานทางสารสโมสร นิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย สารสโมสร สารสโมสรของทานเปนทรัพยากรที่มีคาในการใหขาวทีส่ ําคัญแกสมาชิกสโมสร ใชสาร สโมสรเพื่อ • • • • •

แจงกําหนดกิจกรรมสโมสรที่กําลังจะมาถึง อภิปรายเปาหมายของสโมสร แผนงาน และโครงการตางๆ รายงานขาวสําคัญๆ ของสโมสร ภาค และการประชุมอื่นๆ สงเสริมสมาชิกภาพโดยจัดกิจกรรมพิเศษในโอกาสพิเศษของสมาชิก แจงถึงปญหาที่สโมสรและโรตารีสากลกําลังเผชิญอยู

เปนเรื่องสําคัญสําหรับผูที่รบั ผิดชอบในการทําสารสโมสร เพื่อใหเปนสื่อประจํากับ คณะกรรมการอื่นๆ และผูน ําของสโมสร เพื่อใหแนใจวาปญหาและกิจกรรมตางๆ ไดรับการกลาวถึงและตีพิมพพอเพียง • ในการทําสารสโมสร สิ่งสําคัญที่จะตองมีเพื่อแจงใหสมาชิกทราบ เชน ขาว ของสโมสรและกิจกรรมของคณะกรรมการฝายตางๆ ขอมูลการพัฒนา สมาชิก การฉลองและอวยพรวันเกิด และขอมูลเกี่ยวกับภาคและโรตารี • รวบรวมภาพถายของสมาชิกและเหตุการณที่ทําใหผูอา นสนใจ • พยายามหาทางใหสมาชิกออกความเห็นเกีย่ วกับสารสโมสร และใหแนใจวา สมาชิกสวนใหญไดออกความเห็นเกี่ยวกับสารสโมสรตลอดทั้งป • การวางตําแหนงหัวเรื่อง เนื้อหา และภาพถาย ทําใหเปนที่นาพอใจ โปแกรมสําหรับงานพิมพ เปนโปรแกรมในคอมพิวเตอรที่สามารถใชเปนแนวทาง การผลิตสารสโมสร พิจารณาการสงสารสโมสรไปยังสมาชิกโดยการใชอีเมล หรือผาน ทางเว็บไซต 130 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

แหลงขอมูลสําหรับสารสโมสรหาไดจาก • • • • • • •

คณะกรรมการบริหารสโมสร และประธานคณะกรรมการฝายตางๆ สารผูวาการภาครายเดือน ตะกราขาวโรตารี การประชุมระดับสโมสร ภาค และโรตารีสากล นิตยสารเดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย หนังสือพิมพโรตารีเวิรลด และสิ่งพิมพอื่นๆ ของโรตารีสากล เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org และ www.rotaryinthailand.org

หลักการเกี่ยวกับสารสโมสร • สารสโมสรควรออกทุกสัปดาห • มีจุดมุงหมายเพื่อใหขอ มูลแกสมาชิกสโมสรในเรื่อง ▫ กระตุนความสนใจ ▫ ปรับปรุงคะแนนการเขาประชุม ▫ ประกาศโปรแกรมการประชุมลวงหนา ▫ รายงานจุดสนใจในการประชุมครั้งกอน ▫ สงเสริมมิตรภาพ ▫ ใหความรูเรื่องโรตารีแกมวลสมาชิก ▫ รายงานขาวสโมสร สมาชิก และโปรแกรมทั่วโลกของโรตารี • สงเสริมกิจกรรมของภาค • คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลแนะนําวาถามีสมาชิกที่ทํางานนักหนังสือ พิมพในสโมสร ควรใหคําแนะนําและชวยในการทําสารสโมสร แตไมควรทํา หนาที่ตรวจแกสารสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 131

การแบงปนขอมูล – คณะกรรมการนิตยสารโรตารี นิตยสารโรตารี สโมสรควรใชนิตยสารเดอะโรแทเรียนหรือนิตยสารโรตารีประเทศไทยในการสงเสริม วัตถุประสงคของโรตารี และความสําเร็จภายในชุมชน นิตยสารมีบทบาทสําคัญในการ ใหความรูโรตารีและขอบเขตในกิจกรรมระหวางประเทศแกสมาชิก ผูน ําสโมสร ผูนาํ สโมสรควรทําใหนิตยสารประสบผลสําเร็จมากที่สุด โดย • พิจารณาทบทวนเนื้อหาของนิตยสารในทีป่ ระชุมประจําสัปดาห โดยเนน หัวขอที่สามารถกระตุนความคิดในการสรางโปรแกรมหรือโครงการ • มอบนิตยสารโรตารี หรือการบอกรับเปนสมาชิกนิตยสารแกสมาชิกมุง หวัง แขก วิทยากร และผูเขารวมโปรแกรมของสโมสร เพื่อชวยใหเขาเหลานั้น เรียนรูเกี่ยวกับโรตารีและอุดมการณของโรตารีมากขึ้น • รวบรวมเอกสารสําคัญในอดีตเพื่อใชในการอางอิงสําหรับการทํากิจกรรมและ โครงการ หลักการเกี่ยวกับนิตยสาร • ในฐานะสมาชิกของสโมสรโรตารีทุกสโมสรจะตองบอกรับนิตยสาร เดอะโรแทเรียน หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย • สโมสรคาดวาจะใชนติ ยสารเดอะโรแทเรียนหรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย เพื่อสนับสนุนวัตถุประสงคและความสําเร็จของโรตารีภายในชุมชน • ระหวางเดือนแหงนิตยสารโรตารี (เมษายน) สโมสรควรจัดโปรแกรม เกี่ยวกับนิตยสารขึ้น

132 คูมือคณะกรรมการสโมสร

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

ภาคผนวก 13 แนวทางการพัฒนาการประชุมประจําสัปดาห แนวทางการจัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาห ควรปรับเปลี่ยนตามความ ตองการของแตละสโมสร 1. การเปดประชุม ▫ ตามธรรมเนียมทองถิ่น 2. ชวงเวลาสําหรับการรับประทานอาหารและมิตรภาพ 3. ชวงเวลาของนายกสโมสร ▫ แนะนําโรแทเรียนและแขกที่มาเยี่ยมสโมสร ▫ จดหมายที่ไดรับและการประกาศตางๆ – เสนอขาวสารที่ เกี่ยวของและแบงปนขอมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวของกับการประกาศตางๆ และที่ตองเตือน ▫ การรายงานของคณะกรรมการ – ขอใหประธานคณะกรรมการชุด ตางๆ ทีต่ องรายงานความกาวหนาของกิจกรรมของเขา ▫ กิจสโมสร – เรื่องที่ตองออกเสียงตอสโมสร การรายงาน ความกาวหนาโครงการตางๆ ระวังไมใหมีการถกเถียงใน รายละเอียด ซึง่ ควรจะทํากันในที่ประชุมคณะกรรมการหรือกิจการ สโมสร กอนเริ่มเรื่องใหมตองใหเรื่องเกาจบเสียกอน 4. โปรแกรม ▫ การแนะนําวิทยากรพิเศษ (โดยประธานคณะกรรมการรับผิดชอบ การจัดโปรแกรม) ▫ การบรรยายของวิทยากร ▫ การขอบคุณโดยนายกสโมสร 5. ปดการประชุม

บทที่ 7 การบริหารสโมสร

คูมือคณะกรรมการสโมสร 133

การใชปฏิทินโรตารี ปฏิทินโรตารีเปนกรอบกําหนดในการวางแผนการจัดประชุมประจําสัปดาห ใน ตอนตนปอาจจัดโปรแกรมเกี่ยวกับอรรถพจนของโรตารีสากล และในชวงเวลาสําคัญ ตางๆ เชน การอบรมภาค การประชุมใหญภาค การประชุมใหญโรตารีสากล อาจจัด โปรแกรมเพื่อสรุปเรื่องเหลานี้ นอกจากนี้ยงั อาจจัดโปรแกรมใหตรงกับการระลึกที่ สําคัญๆ ตลอดปโรตารี • • • • • • • • • •

เดือนแหงการเรียนรูหนังสือ (กรกฎาคม) เดือนแหงการเพิ่มสมาชิกและการขยายสโมสร (สิงหาคม) เดือนแหงชนรุน ใหม (กันยายน) เดือนแหงบริการดานอาชีพ (ตุลาคม) เดือนแหงมูลนิธิโรตารี (พฤศจิกายน) สัปดาหอนิ เตอรแรคทโลก (สัปดาหวันที่ 5 ของเดือนพฤศจิกายน) เดือนแหงครอบครัวโรตารี (ธันวาคม) เดือนแหงความตระหนักในโรตารี (มกราคม) เดือนแหงความเขาใจในโลก (กุมภาพันธ) วันครบรอบปของโรตารีสากล และวันความเขาใจกันในโลกและสันติภาพ (23 กุมภาพันธ) • สัปดาหโรตาแรคทโลก (สัปดาหวันที่ 13 ของเดือนมีนาคม) • เดือนแหงนิตยสารโรตารี (เมษายน) • เดือนแหงมิตรภาพโรตารี (มิถุนายน)

134 คูมือคณะกรรมการสโมสร