club president manual TH by sompol siridomseth

คูมือนายกสโมสร (222-TH) ฉบับป 2009 นี้จะใชสํา หรับนายกสโมสรป 2010-11, 2011-12 และ 2012-13 เนื้ อ หาสาระในฉบั บ นี้ มี ฐ านรากมาจากธรรมนู ญ มาตรฐานสโมสรโรตารี , ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี, ธรรมนูญของโรตารีสากล, ขอบังคับของโรตารีสากล, ประมวลนโยบายโรตารี, และประมวลนโยบายมูลนิธิโรตารี โปรดอางอิงทรัพยากรดังกลาว เพื่ อ ดู คํ า แนะนํา ในเรื่ อ งนั้ น ๆ การเปลี่ย นแปลงใดๆ โดยสภานิ ติ บัญ ญั ติข องโรตารี , โดย คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล, หรือคณะกรรมการมูลนิธิโรตารี จะมีผลทําใหตองมีการ เปลี่ยนแปลงเนื้อหาสาระในชุดคูมือเจาหนาที่สโมสรฉบับนี้ตามไปดวย รูปถายตางๆ ในคูมือนี้ ถายโดยชางภาพที่เปนพนักงานของโรตารีสากล Alyce Henson และ Monika Lozinska-Lee คู มื อ นายกสโมสรเล ม นี้ แปลจาก Club President’s Manual ฉบั บ ภาษาอั ง กฤษ โดยได รั บ มอบหมายจากโรตารีสากล ถึงแมว า คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารี สากลของศูน ยโ รตารี ใ นประเทศไทย ไดแ ปลและ ทบทวนอยางละเอียดแลว โรตารีสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถที่จะรับรองความสมบูรณ ของคู มื อ เล ม นี้ ไ ด หากมี ข อ ความใดที่ ไ ม ชั ด เจน ขอให อ า งอิ ง ไปยั ง คู มื อ นายกสโมสรฉบั บ ภาษาอังกฤษ คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลของศูนยโรตารีในประเทศไทย กันยายน 2552

สารบัญ บทนํา 1 บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ หนาที่รับผิดชอบของนายกรับเลือก หนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสร แผนผูนําสโมสร ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย เอกสารปฏิบัติงาน 1: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 2: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: กรณีศึกษาเกี่ยวกับแผนผูนําสโมสร 3: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: การดําเนินแผนผูนําสโมสร

1 3 4 5 7 9 11 12 13 14

2 การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน ทํางานรวมกับสโมสรของทาน คณะกรรมการสโมสรโรตารี การใหแรงจูงใจอาสาสมัคร รางวัล การทํางานรวมกับภาคของทาน ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย

15 16 18 20 20 21 22 23

ภาคผนวก ก: ตัวอยางของโครงสรางคณะกรรมการสโมสร ข: รางวัลของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี

25 27

เอกสารปฏิบัติงาน 4: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 5: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: โครงสรางคณะกรรมการสโมสร 6: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: กรณีศึกษา: การบริหารความสัมพันธ

28 29 30

3 การบริหารสโมสร คณะกรรมการบริหารสโมสร ธรรมนูญและขอบังคับของสโมสร การจัดการการเงิน การจัดการความเสี่ยง Member Access

31 32 33 34 37 38

เครื่องหมายโรตารี การประชุม การประชุมประจําสัปดาห การประชุมกิจกรรมสโมสร การเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค การเลือกตั้ง ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย

39 41 42 44 45 46 46 48

ภาคผนวก ค: เครื่องหมายโรตารี ง: การประชุมภาคและโรตารีสากล จ: การสถาปนาเจาหนาที่สโมสร

49 50 51

เอกสารปฏิบัติงาน 7: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 8: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: รายการตรวจสอบการปฏิบัติที่ดีที่สุด ในการจัดการการเงินและความเสี่ยง 9: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: หนาที่รับผิดชอบของผูฝกอบรมสโมสร 4 สมาชิกภาพ คณะกรรมการสมาชิกภาพ การหาสมาชิก การรักษาสมาชิกภาพ การอุปถัมภสโมสรใหม การใหความรู ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย

52 53 54 57 58 59 60 60 61 61 64

ภาคผนวก ฉ: แผนปฏิบัติการการพัฒนาสมาชิกภาพ

เอกสารปฏิบัติงาน 10: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 11: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: กลยุทธในการหาสมาชิก 12: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: กลยุทธในการรักษาสมาชิกภาพ

68 69 70

5 โครงการบําเพ็ญประโยชน คณะกรรมการโครงการบําเพ็ญประโยชน การประเมินความตองการ การจัดโปรแกรมการบําเพ็ญประโยชนใหสมดุล

71 72 72 73

โครงการบริการระหวางประเทศ การวางแผนและการดําเนินโครงการ การประเมินผล ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย

74 75 75 76 77

ภาคผนวก ช: การจัดการความเสี่ยงสําหรับโปรแกรมเยาวชน

เอกสารปฏิบัติงาน 13: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 14: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: การจัดโปรแกรมการบําเพ็ญประโยชนใหสมดุล 15: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: โปรแกรมของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี 6 มูลนิธิโรตารี คณะกรรมการมูลนิธิโรตารี การสนับสนุนของภาคเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี โปรแกรมของมูลนิธิโรตารี การบริจาคเงินเพื่อโปรแกรมของมูลนิธิ แผนวิสัยทัศนในอนาคต ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย เอกสารปฏิบัติงาน 16: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 17: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: โปรแกรมของมูลนิธิโรตารี 7 การประชาสัมพันธ คณะกรรมการประชาสัมพันธของสโมสร องคประกอบของการประชาสัมพันธ การตอบคําถามเกี่ยวกับโรตารี ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย

80 81 82 83 84 84 85 87 90 91 93 95 96 99 100 100 102 103 104

ภาคผนวก ซ: สารสําคัญของโรตารี

106

เอกสารปฏิบัติงาน 18: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 19: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: กรณีศึกษา: การประชาสัมพันธ

107 108

8 การกําหนดเปาหมาย การวางแผนกลยุทธ เปาหมายประจําป ทรัพยากร คําถามเพื่อการอภิปราย เอกสารปฏิบัติงาน 20: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: สรุป 21: การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก: แนวทางการวางแผนกลยุทธ 9 เอกสารสําคัญ ภาคผนวก ฌ: แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ ญ: ธรรมนูญของสโมสรโรตารี ฎ: ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี

109 110 111 112 112 114 115 119 120 128 134

เอกสารปฏิบัติงาน คําถามเพื่อการอภิปรายในการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร 138 เอกสารปฏิบัติงานสําหรับการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร 140

บทนํา

เตือนความจําโรตารี สําหรับสโมสรที่อยูในภาค นํารองโครงการวิสัยทัศนใน อนาคตของโรตารี ใหใช ภาคผนวกวิสัยทัศนใน อนาคต ป 2010-11 ของ คูมือนายกสโมสร ซึ่งจะหา ไดจาก www.rotary.org

ในฐานะนายกสโมสร บทบาทของทานคือการเปนผูนําสโมสรที่มีประสิทธิภาพ ในฐานะนายกรับ เลือก ทานจะไดรับการอบรมและเตรียมตัวที่จะรับผิดชอบงาน การอบรมนี้รวมถึงคูมือนายก สโมสร (Club President’s Manual) การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก (PETS) และการประชุม ภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร (District Assembly) กอนการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก โปรดทบทวนคูมือเลมนี้เพื่อใหเขาใจบทบาทและความ รับผิดชอบของทาน แตละบทจะสอดคลองกับแตละวาระที่ทานจะเขารวมในการสัมมนา และให รายละเอียดที่เกี่ยวของกับปที่ทานจะเปนนายกสโมสรและทรัพยากรที่จะสนับสนุนทานและ สโมสรโรตารีของทาน คูมือนี้จะมีคําแนะนําทั่วๆ ไปใหในกรอบเตือนความจําโรตารีอยูตลอดทั้ง เลม ในตอนทายของแตละบทจะเปนคําถามที่จะชวยทานเตรียมตัวสําหรับการสัมมนาอบรม นายกรับเลือก และชวยใหทานมีสวนรวมในการอภิปรายไดอยางเต็มที่ แตละบทจะมีเอกสาร ปฏิบัติงานที่จะตองทําใหเสร็จในระหวางการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจึงควรนําคูมือ นายกสโมสรของทานไปในวันสัมมนาดวย เมื่อทานไดทบทวนคูมือนี้แลว โปรดทํางานรวมกับสโมสรของทานเพื่อกําหนดเปาหมายกอนที่ ท า นจะเข า ร ว มการสั ม มนาอบรมนายกรั บ เลื อ ก ในบทที่ 8 จะเน น การวางแผนกลยุ ท ธ เป า หมายในระยะยาวและเปา หมายประจํา ป การร า งเปา หมายในระยะยาวและเป า หมาย ประจําปลวงหนาจะทําใหมั่นใจไดวา วาระของการกําหนดเปาหมายจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อทานพบกับผูชวยผูวาการภาคของทานในการสัม มนาอบรมนายกรับเลื อก บทที่ 9 มี เอกสารสําคัญ เชน แนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) ซึ่งทานจะใชทํางานรวมกับผูชวยผูวาการภาคในการสัมมนา การประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสรจะเปนการตอยอดสิ่งที่ทานเรียนรูจากคูมือนี้ และจากการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ซึ่งจะทําใหทานสามารถทําแผนงานประจําปไดเสร็จ สิ้น บทที่ 9 ยังมีรายการคําถามเพื่อการอภิปรายใหทานเตรียมตัวเขาการประชุมภาคประจําป เพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร รวมทั้งเอกสารปฏิบัติงานที่จะตองกรอกใหสมบูรณในระหวางการ อบรม ทานควรนําคูมือนายกสโมสรเลมนี้ไปในการประชุมดวยเพื่อการอางอิง หลังจากเสร็จ สิ้นการอบรม คูมือเลมนี้ยังใชเปนแหลงขอมูลในระหวางปที่ทานทําหนาที่เปนนายกสโมสรดวย

คูมือนายกสโมสร | 1

คูมือนายกสโมสรใหโครงรางเกี่ยวกับขอมูลขาวสารในหนังสือคูมือคณะกรรมการสโมสร (Club Committee Manual) 5 เล ม คู มื อ เลขานุ ก ารสโมสร (Club Secretary’s Manual) และคู มื อ เหรัญญิกสโมสร (Club Treasurer’s Manual) คูมือทั้ง 8 เลมนี้รวมกันเปนชุดคูมือเจาหนาที่ สโมสร (Club Officers’ Kit) โปรดมอบคูมือแตละเลมใหผูนําสโมสรรับเลือกแตละฝาย เพื่อ ชวยใหผูนําเหลานั้นทราบความรับผิดชอบในปที่จะมาถึง ในขณะที่ทานเตรียมตัวเพื่อชวยชี้นําสโมสรของทาน โปรดจําไววาสโมสรโรตารีของทานเปน สมาชิกของโรตารีสากล การเปนสมาชิกนี้ ทําใหเชื่อมโยงกับสโมสรกวา 33,000 สโมสรทั่วโลก และทําใหไดรับสิทธิจากการบริการและทรัพยากรขององคกร รวมทั้งสิ่งพิมพตางๆ ใน 9 ภาษา และขอมูลขาวสารจาก www.rotary.org ทุนสนับสนุนจากมูลนิธิโรตารี และการสนับสนุนของ พนักงานที่สํานักงานใหญโลกและสํานักงานระหวางประเทศ

เอกสารปฏิบัติงานของการสัมมนาอบรม นายกรับเลือก จะตองทําใหเสร็จ สมบูรณในการสัมมนาอบรม นายกรับเลือก

คําแนะนํา? หากทานมีขอสงสัยหรือมีคําแนะนําเกี่ยวกับคูมือนี้ หรือแหลงขอมูลในการอบรมของโรตารี สากล โปรดสงมาที่ Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: leadership.training@rotary.org Phone: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446 2 | คูมือนายกสโมสร

บทที่ ๑

บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ

บทบาทของทานในฐานะเปนนายกสโมสรคือการเปนผูนําสโมสร โดยให ความมั่นใจไดวา สโมสรจะดําเนินการไดอยางมีประสิทธิภาพ สโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพจะตองสามารถ x รักษาหรือเพิ่มสมาชิกของสโมสรได x ดําเนินโครงการที่ประสบความสําเร็จในการสนองความตองการของชุมชนของสโมสร และ ชุมชนโลกได x สนับสนุนมูลนิธิโรตารีโดยการมีสวนรวมในโปรแกรมและการบริจาค x พัฒนาผูนําสโมสรที่สามารถปฏิบัติหนาที่ในโรตารีเหนือระดับสโมสรได องคประกอบของสโมสรที่มีประสิทธิภาพจะชวยสโมสรในการเพิ่มความสามารถที่จะบรรลุ เปาหมายในบริการแตละแนวทาง การดําเนินโครงการบําเพ็ญประโยชนที่มีประสิทธิภาพมีผล ตอการบริการดานอาชีพ บริการชุมชน และบริการระหวางประเทศ การเพิ่มสมาชิกทําใหสโมสร มีกลุมโรแทเรียนที่จะทํางานในบริการแตละแนวทางไดมากขึ้น การสนับสนุนมูลนิธิโรตารีจะ สงผลทั้งการบริการชุมชนและบริการระหวางประเทศ กระบวนการที่ปรับใหกระชับ การสื่อสาร ที่ดีขึ้น การวางแผนกลยุทธ และการที่สมาชิกมีสวนรวมมากขึ้นจะชวยปรับปรุงการบริการ สโมสรใหดีขึ้น ดวยการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ สโมสรของทานก็จะมีประสิทธิภาพมาก ขึ้นในการบรรลุวัตถุประสงคของโรตารี

บทบาทและหนาที่รบั ผิดชอบ | 3

วัตถุประสงคของโรตารี

แนวทางแหงการบําเพ็ญประโยชน

วัตถุประสงคของโรตารีคือ เพื่อสนับสนุนและ สงเสริมอุดมการณแหงการบําเพ็ญประโยชน ใน การดําเนินกิจกรรมที่มคี ุณคาเปนหลัก โดยเฉพาะอยางยิ่งเพื่อสนับสนุนและสงเสริม

แนวทางแหงการบําเพ็ญประโยชนนี้พัฒนาขึ้น มาเมื่อป 1920 อธิบายรายละเอียด วัตถุประสงคของโรตารี

หนึ่ง การเสริมสรางความคุนเคยระหวาง สมาชิก เพื่อการบําเพ็ญประโยชน

การบริการสโมสร เนนถึงการ ทําใหมิตรภาพเขมแข็งขึ้น และ มั่นใจในการดําเนินงานที่มี ประสิทธิภาพของสโมสร

สอง การยกระดับจรรยาบรรณในธุรกิจและ วิชาชีพ การยอมรับคุณคาในการประกอบอาชีพ ที่ยังคุณประโยชน และการใหโรแทเรียนทุกคน ภูมิใจในอาชีพของตน เพื่อการบําเพ็ญประโยชน ตอสังคม

การบริการดานอาชีพ สงเสริม โรแทเรียนใหบําเพ็ญประโยชนแก บุคคลอื่นโดยผานการปฏิบัติตาม มาตรฐานอันสูงของอาชีพ

สาม การใหโรแทเรียนทุกคน นําเอาอุดมการณ แหงการบําเพ็ญประโยชนไปใชในชีวิตสวนตัว ธุรกิจและชุมชน

การบริการชุมชน ครอบคลุมถึง โครงการและกิจกรรมของสโมสร ที่ดําเนินการเพื่อปรับปรุงชีวิต ความเปนอยูของชุมชน

สี่ การเพิ่มพูนความเขาใจ ไมตรีจิตและสันติ สุขระหวางชาติ ดวยมิตรสัมพันธของบุคคลใน ธุรกิจและวิชาชีพทั่วโลก ที่มีอุดมการณในการ บําเพ็ญประโยชนอยางเดียวกัน

การบริการระหวางประเทศ ครอบคลุมถึง การดําเนินการเพื่อ ขยายงานเพื่อมวลมนุษยไปทั่ว โลก และสงเสริมสันติภาพและ ความเขาใจระหวางกันในโลก

หนาที่รับผิดชอบของนายกรับเลือก หนาที่รับผิดชอบของนายกรับเลือกสรุปไดดังตอไปนี้ พรอมทั้งมีคําอธิบายในคูมือนี้ตลอดเลม (โปรดดูการอางอิงแตละบทในวงเล็บ) หมายเหตุ: เครื่องหมายดอกจัน (*) แสดงหนาที่ความรับผิดชอบตามขอบังคับเสนอแนะของ สโมสรโรตารีและธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี x ทบทวนคูมือนายกสโมสรเลมนี้ และเตรียมตัวเขาการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก x ทําหนาที่กรรมการบริหารของสโมสร ทํางานตามหนาที่รับผิดชอบตามที่กําหนดโดยนายก หรือคณะกรรมการบริหาร* x ทบทวนเป า หมายระยะยาวของสโมสร โดยการใช อ งค ป ระกอบของสโมสรโรตารี ที่ มี ประสิทธิภาพเปนแนวทาง (บทที่ 8) x กําหนดเปาหมายประจําปของสโมสรที่สงเสริมเปาหมายระยะยาว โดยการใชแนวทางการ วางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ (บทที่ 8 และ 9) 4 | คูมือนายกสโมสร

– ประเมินสถานการณสมาชิกภาพในสโมสรของทาน – อภิปรายและจัดโครงการบําเพ็ญประโยชน – บงชี้วิถีทางในการสนับสนุนมูลนิธิโรตารี – พัฒนาผูนําในอนาคต – พัฒนาแผนงานประชาสัมพันธ – วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานที่จะดําเนินหนาที่รับผิดชอบดานการบริหารสโมสร x ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน (บทที่ 2 และ 3) – จัดการประชุม 1-2 ครั้งกับคณะกรรมการบริหารของทาน ตรวจสอบบทบัญญัติของ ธรรมนูญและขอบังคับของสโมสรของทาน (บทที่ 3) – ทําหนาที่เปนกรรมการโดยตําแหนงในคณะกรรมการของสโมสรทุกชุด* (บทที่ 2) – ดูแลจัดเตรียมงบประมาณของสโมสร* (บทที่ 3) – พบกับผูชวยผูวาการภาคของทานในการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก และการประชุม ภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร (บทที่ 2) x ทําใหมีความตอเนื่องในเรื่องของผูนําและโครงการบําเพ็ญประโยชน* (บทที่ 2) – แตงตั้งประธานคณะกรรมการ* – แตงตั้งกรรมการใหทํางานในคณะกรรมการชุดเดิม 3 ป เพื่อใหมั่นใจไดในความตอเนื่อง หากเปนไปได* – ปรึกษากับผูที่เคยทําหนาที่มากอน* – จัดการประชุมรวมระหวางคณะกรรมการบริหารชุดที่จะเขามาทําหนาที่ และชุดที่กําลัง จะหมดหนาที่ x มั่นใจวาไดเขาอบรมอยางตอเนื่องและสม่ําเสมอ (บทที่ 3) – เขารวมประชุมการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก และการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรม เจาหนาที่สโมสร* – สนับสนุนใหผูนําสโมสรเขารวมการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร – จัดการประชุมกิจกรรมสโมสรทันทีภายหลังจากเขารวมประชุมภาคประจําปเพื่ออบรม เจาหนาที่สโมสร – เขารวมการประชุมใหญประจําปของภาค

หนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสร หนาที่รับผิดชอบของทานในฐานะนายกสโมสรสรุปไดดังตอไปนี้ พรอมทั้งมีคําอธิบายในคูมือนี้ ตลอดเลม (โปรดดูการอางอิงแตละบทในวงเล็บ): หมายเหตุ : เครื่องหมายดอกจัน (*) บงชี้หนาที่รับผิดชอบตามขอบังคับเสนอแนะของสโมสร โรตารีและธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี x ลงทะเบี ย นใน Member Access บนเว็ บ ไซต www.rotary.org เพื่ อ ขอรั บข อ มู ล ด า นการ บริหารสโมสรจากโรตารีสากล x มั่นใจวาเลขานุการและเหรัญญิกไดลงทะเบียน Member Access เพื่อสามารถทํารายการ สมาชิกภาพและขอมูลสโมสรใหทันสมัยอยูเสมอ บทบาทและหนาที่รบั ผิดชอบ | 5

x ดําเนินการและประเมินเปาหมายในปที่ทานเปนนายกสโมสรอยางตอเนื่อง เพื่อใหมั่นใจวา สมาชิกสโมสรทุกคนมีสวนรวมและไดรับขอมูล (บทที่ 8) x มั่นใจวาคณะกรรมการแตละชุดมีเปาหมายที่กําหนดชัดเจน* (บทที่ 2) – สงเสริมการสื่อสารระหวางสโมสรและประธานคณะกรรมการของภาค – ทบทวนกิจกรรม เปาหมายและคาใชจายของคณะกรรมการทุกชุดเปนระยะๆ* x เปนประธานในการประชุมตางๆ ของสโมสร* (บทที่ 3) – มั่นใจวามีการวางแผนการประชุมทุกครั้ง – สื่อสารขอมูลขาวสารที่สําคัญถึงสมาชิกสโมสร – จัดโอกาสการสรางสรรคมิตรภาพสําหรับสมาชิกอยางสม่ําเสมอ x เตรียมตัวและสงเสริมการเขารวมการประชุมของสโมสรและภาค (บทที่ 3) – วางแผนการประชุมคณะกรรมการบริหารรายเดือนทั้งหมด* – มั่นใจวามีผูแทนของสโมสรเขารวมการประชุมใหญประจําปของภาคและการประชุมอื่นๆ ของภาค – สงเสริมการเขาประชุมและมั่นใจวามีผูแทนเขาประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล x ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน (บทที่ 2) – พัฒ นา เห็นชอบ และดูแลงบประมาณของสโมสร พรอ มทั้งทํา งานอยางใกลชิดกับ เหรัญญิกของสโมสร* (บทที่ 4) – ทํางานรวมกับผูนําภาคเพื่อใหบรรลุเปาหมายของสโมสรและของภาค (บทที่ 3) – ใชขาวสารขอมูลและทรัพยากรจากภาค สํานักงานเลขาธิการโรตารีสากล และเว็บไซต www.rotary.org (ทุกบท) – จัดเตรียมการมาเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค x มั่นใจวาความเปนผูนําและโครงการบําเพ็ญประโยชนจะมีความตอเนื่อง* – สงรายงานสรุปประจําปเกี่ยวกับสถานภาพของสโมสรในเดือนมิถุนายน กอนที่จะหมด วาระ (บทที่ 3) – หารือกับผูที่จะมารับหนาที่กอนหมดวาระเพื่อใหมั่นใจวามีการสงตองานกันอยางราบรื่น (บทที่ 2) – เตรียมการประชุมรวมระหวางคณะกรรมการบริหารชุดที่จะมารับหนาที่และชุดที่กําลังจะ หมดวาระ (บทที่ 2) – จัดใหสโมสรมีโปรแกรมการอบรมที่สมบูรณแบบ และหากตองการ อาจจะแตงตั้งผู ฝกอบรมของสโมสรใหทําการอบรม (บทที่ 2) x มั่นใจวามีการดําเนินนโยบายคุมครองเยาวชนของโรตารีสากล (บทที่ 5) (ภาคผนวก ช.) – มั่นใจวาโรแทเรียนในสโมสรรับทราบระเบียบปฏิบัติในการทํางานกับเยาวชน – ยกเลิกสมาชิกภาพหรือไมรับเปนสมาชิก สําหรับผูใดก็ตามที่เขามาเปนสมาชิก ซึ่งถูก ตัดสินหรือพบวามีกรณีการลวงละเมิดและคุกคามทางเพศ – หา มมิ ใ หผู ที่มิไ ด เปน โรแทเรีย นซึ่ง ยอมรับ ถูก ตั ดสิน หรือ ถูก พบวา ลวงละเมิ ด และ คุกคามทางเพศ มาทํางานกับเยาวชนในเรื่องของโรตารี – สนั บ สนุ น ให ใ ช ร ะเบี ย บการคั ด เลื อ กและอบรมอาสาสมั ค รของโปรแกรมเยาวชน แลกเปลี่ยน – วางแผนงานปกปองเยาวชนในกิจกรรมบริการสโมสรที่คนรุนเยาวเขามามีสวนรวม 6 | คูมือนายกสโมสร

โปรดใชรายการตรวจสอบรายเดือนของนายกสโมสร (สงจากผูแทนฝายสนับสนุนภาคและ สโมสร โรตารีสากล และสามารถหาไดจากเว็บไซต www.rotary.org) เมื่อวางแผนงานในปที่ ทานเปนนายก และทบทวนหนาที่รับผิดชอบของทานในฐานะที่เปนนายกและนายกรับเลือก สํานักเลขาธิการประกอบดวย เลขาธิการของโรตารีสากล พนักงานของโรตารีสากล และมูลนิธิ ที่สํานักงานใหญโลกของโรตารีสากลที่เมืองอีเวนสตัน รัฐอิลินอยส สหรัฐอเมริกา และสํานักงาน ระหวางประเทศ 7 แหง (มีรายชื่อและที่ตั้งอยูในปกหนาดานในของทําเนียบทางการ และที่ เว็บไซต www.rotary.org)

แผนผูนําสโมสร แผนผูนําสโมสร จะถือการปฏิบัติที่ดีที่สุดของสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพเปนหลัก โดยมี เปาหมายในการสรางสรรคสโมสรที่ดําเนินการตามวัตถุประสงคของโรตารี ดวยกิจกรรมตางๆ ที่เกี่ยวของในแตละแนวทางแหงการบําเพ็ญประโยชน เนื่องจากสโมสรโรตารีแตละสโมสรมี ความพิเศษของตัวเอง แผนผูนําสโมสรจึงมีความยืดหยุน และมุงหมายใหแตละสโมสรพัฒนา แผนผูนําสโมสรของตนเองได แผนผู นํ า สโมสรซึ่ ง ให โ อกาสสโมสรของท า นประเมิ น การดํ า เนิ น งานสโมสรในป จ จุ บั น มี ประโยชนนานัปการ ดังนี้ x สมาชิกทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับอนาคตของสโมสร x การดําเนินงานของสโมสรที่มีมาตรฐานทําใหสมาชิกมีเวลากับการบําเพ็ญประโยชนและ มิตรภาพมากขึ้น x การที่สมาชิกมีสวนรวมมากขึ้นจะชวยพัฒนาผูนําของสโมสรและภาคในอนาคต รวมทั้งเพิ่ม การรักษาสมาชิกได x สมาชิกทุกคนจะทํางานใหบรรลุเปาหมายของสโมสร x ความตอเนื่องระหวางผูนําและเปาหมายของสโมสรจะชวยใหการเปลี่ยนแปลงจากปโรตารี หนึ่งไปอีกปหนึ่งงายขึ้น การดําเนินแผนผูนําสโมสร เจาหนาที่สโมสรในอดีต ปจจุบัน และที่กําลังจะเขามารับหนาที่ควรทํางานรวมกันเพื่อกําหนด แผนผูนําของสโมสรที่จะรวมเอาความเขมแข็งและการปฏิบัติที่ดีที่สุดของสโมสรเขาไวดวยกัน โดยใชการดําเนินงาน 9 ขั้นตอน ดังตอไปนี้ (อางถึงเอกสารปฏิบัติงาน 3 สําหรับกลยุทธเพื่อ การดําเนินแผนผูนําสโมสรที่กําหนดเอาไว) 1. พั ฒ นาเป า หมายระยะยาวที่ เ กี่ ย วเนื่ อ งกั บ องค ป ระกอบของสโมสรโรตารี ที่ มี ประสิทธิภาพ เป า หมายระยะยาวควรสนั บ สนุน แผนกลยุ ท ธ ใ ห ค รอบคลุ ม เวลา 3-5 ป โ รตารี และเข า องคประกอบของสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ คือ สมาชิกภาพ โครงการบําเพ็ญประโยชน มูลนิธิโรตารี และการพัฒนาผูนํา และควรจะรวมถึงกลยุทธในการสงเสริมความสําเร็จของ สโมสรในแตละองคประกอบดวย บทบาทและหนาที่รบั ผิดชอบ | 7

2. กํ า หนดเป า หมายประจํ า ป ใ ห ส อดคลอ งกับ แผนระยะยาวของสโมสรโดยใช แ นว ทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ เปาหมายประจําปควรตอบสนองแนวทางแหงการบําเพ็ญประโยชนแตละแนวทาง และ ทํางานเพื่อชวยใหสโมสรดําเนินการตามวัตถุประสงคของโรตารี แนวทางการวางแผนจะมี รายการกลยุทธทั่วไปที่สโมสรอาจจะใชเพื่อใหบรรลุเปาหมายประจําปซึ่งจะชวยใหสโมสร เพิ่มเติมกลยุทธทางเลือกได จงใชแนวทางการวางแผนเปนเอกสารในการทํางาน และปรับ ใหทันสมัยไดตามตองการ 3. ประชุ ม กิ จ กรรมสโมสรโดยเชิ ญ สมาชิ ก ทั้ ง หลายให มี ส ว นร ว มในกระบวนการ วางแผน และหมั่นใหขอมูลขาวสารแกสมาชิกทราบถึงกิจกรรมตางๆ ของโรตารี การประชุมกิจกรรมสโมสรชวยใหสมาชิกทุกคนในสโมสรไดรับขาวสารที่เปนปจจุบันได ควรปรึกษาหารือถึงการตัดสินใจที่จะมีผลตอสโมสรและรับฟงรายงานกิจกรรมตางๆ จาก คณะกรรมการ 4. วางแผนการสื่อสารที่ชัดเจนระหวางผูนําสโมสร สมาชิกสโมสร และผูนําภาค ทํางานรวมกับผูนําสโมสรเพื่อพัฒนาแผนการสื่อสารระหวางสมาชิกสโมสรและผูนําภาค แผนการสื่อสารควรอธิบายวาใครจะสื่อสารกับใครบาง ดวยวิธีใดและเมื่อใด 5. สงเสริมความตอเนื่องในการเปนผูนําสโมสรและโครงการบําเพ็ญประโยชน เนื่องจากมีการเปลี่ยนผูนําสโมสรโรตารีทุกป ทุกสโมสรจึงจําเปนตองมีผูนําเตรียมไวอยาง ตอเนื่อง ความตอเนื่องอาจจะทําไดโดยการแตงตั้งใหทําหนาที่หลายๆ ป หรือใหนายก สโมสรปจจุบันทํางานอยางใกลชิดกับนายกรับเลือกและนายกรับเลือกปตอไป รวมทั้งอดีต นายกเพิ่งผานพน ความตอเนื่องในการเปนผูนําของโครงการบําเพ็ญประโยชนมีความ สําคัญยิ่ง เนื่องจากโครงการบําเพ็ญประโยชนอาจจะมีระยะเวลายาวนานมากกวา 1 ป 6. แกไขขอบังคับที่มีผลตอการปฏิบัติของสโมสร และโครงสรางคณะกรรมการสโมสร รวมทั้งบทบาทและหนาที่ของผูนําสโมสร ทํา งานรว มกับเจา หนา ที่สโมสรของทา นเพื่อแกไ ขขอบังคับสโมสรโรตารีเสนอแนะจาก โรตารี สากลเพื่อสะทอนใหเห็น ถึงการปฏิบัติการของสโมสร ซึ่งจะทําใหมั่นใจไดวาการ เปลี่ยนแปลงแกไขใดๆ ในขอบังคับจะตองสอดคลองกับขอบังคับสโมสรโรตารีเสนอแนะและ ธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี รวมทั้งกฎหมายทองถิ่นที่บังคับใชอยู 7. สรางโอกาสในการเพิ่มพูนมิตรภาพระหวางสมาชิกในสโมสร สมาชิกที่สนุกสนานเพลิดเพลินกับโรตารีจะรูสึกมีสวนรวมมากขึ้น มิตรภาพของสมาชิกใน สโมสรที่เขมแข็งจะชวยสงเสริมความพยายามในการบําเพ็ญประโยชนของสโมสร การให ครอบครัวของสมาชิกเขามามีสวนรวมจะชวยใหมั่นใจไดวาพวกเขาจะสนับสนุนสโมสร เชนกัน

8 | คูมือนายกสโมสร

8. มั่ น ใจว า สมาชิ ก ทุ ก คนมี ค วามกระตื อ รื อ ร น ในโครงการบํ า เพ็ ญ ประโยชน แ ละ กิจกรรมตางๆ ของสโมสร การเขามามีสวนรวมในสโมสรจะสอนใหสมาชิกรูเรื่องเกี่ยวกับโรตารีและชวยรักษาสมาชิก ของสโมสร 9. พัฒนาแผนการอบรมระยะสั้น การอบรมเปนสิ่งที่สําคัญตอการพัฒนาผูนําในอนาคตและทําใหมั่นใจไดวาเจาหนาที่สโมสร ปจจุบันไดรับขอมูลเปนอยางดีเกี่ยวกับโรตารี และสามารถเปนผูนําสโมสรและสามารถให การบริการโรตารีไดมากขึ้น แผนการอบรมชวยใหมั่นใจไดวา – ผูนําสโมสรเขารวมการประชุมอบรมในระดับภาค – มีการปฐมนิเทศสมาชิกใหมอยางสม่ําเสมอและตอเนื่อง – เปดโอกาสในการใหความรูแกสมาชิกปจจุบัน – จัดโปรแกรมการพัฒนาทักษะการเปนผูนําใหสมาชิกทุกคน แผนผูนาํ สโมสรสนับสนุนใหสโมสรทบทวนโครงสรางของคณะกรรมการ เพื่อใหเปนไปตาม ความตองการในปจจุบัน โดยแนะนําใหมีคณะกรรมการดังตอไปนี้ x บริหารสโมสร x สมาชิกภาพ x ประชาสัมพันธ x โครงการบําเพ็ญประโยชน x มูลนิธิโรตารี สโมสรควรจะแตงตั้ง คณะกรรมการและคณะอนุก รรมการเพิ่ม เติม ตามความตองการ เช น สําหรับโครงการพิเศษ หรือเพื่อแสดงถึงกิจกรรมที่ทําสืบเนื่องกันมาของสโมสร คณะกรรมการ ประจําแตละชุดควรกําหนดเปาหมายในทางที่จะสนับสนุนเปาหมายประจําปและระยะยาวของ สโมสร หนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสรในแตละขอของแผนผูนําสโมสรในแตละดาน จะบูรณาการกัน ไปตลอดเลม ทานควรทํางานรวมกับผูนําสโมสรเพื่อทบทวนแผนทุกๆ ป เพื่อใหมั่นใจไดวาจะ ยังคงเปนไปตามเปาหมายและแสดงถึงเอกลักษณของสโมสร สอบถามผูนําภาค โดยเฉพาะ อยางยิ่งผูชวยผูวาการภาคของทานเพื่อขอความชวยเหลือในขณะที่ดําเนินการและทบทวน แผนงานของทาน

ทรัพยากรตอไปนี้ อาจชวยใหทานทํางานในหนาที่รับผิดชอบใหบรรลุผลได ทรัพยากรบุคคล x อดีตนายกสโมสร คือ โรแทเรียนที่มีความรูซึ่งเปนผูที่เขาใจสโมสรและความตองการของ สโมสร พวกเขาสามารถทําหนาที่เปนที่ปรึกษาเมื่อทานวางแผนงานในปของทา น และ มอบหมายใหนํากิจกรรมของสโมสรได x ผูแทนฝายสนับสนุนสโมสรและภาค คือ พนักงานที่สํานักงานระหวางประเทศหรือสํานักงาน ใหญโลกของโรตารีสากล ผูซึ่งสามารถตอบคําถามเกี่ยวกับการบริหารงาน และสงคําถาม ตางๆ ไปยังพนักงานของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารีไดอยางเหมาะสม ทรัพยากรขอมูลขาวสาร x แผนผู นํ า สโมสร (Club Leadership Plan – 245-EN) คํ า แนะนํ า ในการดํ า เนิ น แผนผู นํ า สโมสรเพื่อใหสโมสรของทานเขมแข็งขึ้น x รายการตรวจสอบรายเดือนของนายกสโมสร (Club President’s Monthly Checklist) — รายการรายเดือนเกี่ยวกับกิจกรรมและกําหนดเวลาตางๆ สําหรับสโมสรโรตารีทุกสโมสรซึ่ง ทําการปรับปรุงทุกๆ ป (ฉบับที่เปนปจจุบันที่สุดมีอยูบนเว็บไซต www.rotary.org) x คูมือการปฏิบัติงาน (Manual of Procedure – 035-EN) — เปนนโยบายและวิธีการปฏิบัติ ของโรตารีสากลและมูลนิธิ รวมทั้งเอกสารธรรมนูญของโรตารีสากลที่กําหนดโดยมติของ สภานิติบัญญัติ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล และกรรมการมูลนิธิโรตารี พิมพทุกๆ สามปหลังจากการประชุมสภานิติบัญญัติ x ทําเนียบทางการ (Official Directory – 007-EN) — ขอมูลการติดตอกับเจาหนาที่ของโรตารี สากลและมูลนิธิ คณะกรรมการตางๆ กลุมทรัพยากร และพนักงานของสํานักงานเลขาธิการ รายชื่อของภาคและผูวาการภาคทั่วโลก รายชื่อสโมสรในภาค เรียงตามลําดับตัวอักษร รวมทั้งขอมูลการติดตอ x รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล (RI Catalog – 019-EN) — รายชื่อของสิ่งพิมพ โปรแกรม โสตทัศน แบบฟอรม และเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ซึ่งจะปรับปรุงใหทันสมัยทุกป x ประมวลนโยบายของโรตารี แ ละมู ล นิ ธิ โ รตารี (Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies) — นโยบายและลําดับวิธีการปฏิบัติงานที่กําหนดโดยคณะ กรรมการบริหารโรตารีสากลและคณะกรรมการมูลนิธิโรตารี เพื่อสนับสนุนธรรมนูญและ ขอบังคับของโรตารีสากล ปรับปรุงใหมทุกครั้งหลังจากการประชุมคณะกรรมการบริหาร และคณะกรรมการมูลนิธิ (ฉบับลาสุดมีอยูบนเว็บไซต www.rotary.org) x หนังสือพิมพโรตารีเวิรลด (Rotary World – 050-EN) — เปนหนังสือพิมพรายสามเดือน สําหรับผูนําโรตารีที่สามารถใชสําหรับการจัดทําสารสโมสรหรือจดหมายแจงขาวตางๆ ได x นิตยสารโรตารีฉบับวีดิโอ (RVM: The Rotarian Video Magazine – 510-DVD) — วิดีโอ นิตยสารเดอะโรแทเรียน เรื่องราวประเภทสารคดีที่เปนวีดิโอซึ่งบันทึกความสําเร็จและ โครงการของโรแทเรียนทั่วโลก เหมาะสํา หรั บ การนํา เสนอในที่ป ระชุม สโมสร การหา สมาชิกและการประชาสัมพันธในชุมชน x นิ ต ยสารเดอะโรแทเรี ย น (The Rotarian) — นิ ต ยสารที่ เ ป น ทางการของโรตารี ส ากล จัดพิมพรายเดือน มีขอมูลรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการของสโมสรและภาค มติของคณะ 10 | คูมือนายกสโมสร

กรรมการบริหารโรตารีและการประชุมของโรตารีสากล นอกจากเดอะโรแทเรียนแลว ยังมี นิตยสารภูมิภาคอีก 31 ฉบับในกวา 20 ภาษาที่ใหบริการโรแทเรียนทั่วโลก x เว็บไซตของโรตารี (www.rotary.org) — แหลงขอมูลที่รวมขาวสารของโรตารี รวมทั้งสวน ที่เ กี่ ย วกั บการดํ า เนิ น งานของสโมสร แผนผูนํ า ภาค ธรรมนู ญ มาตรฐาน และ Member Access ซึ่งเปนเครื่องมือบริหารงานออนไลน สําหรับการรายงานตางๆ สงโรตารีสากล

คําถามเพื่อการอภิปราย พิจารณาคําถามเหลานี้เพื่อการเตรียมตัวเขารวมสัมมนาอบรมนายกรับเลือก มีหนาที่รับผิดชอบอื่นๆ อะไรอีกบางที่สโมสรของทานไดมอบหมายใหนายกทํา?

ทานจะทําอยางไรที่จะมั่นใจไดวามีการทํางานตอเนื่องกับนายกคนปจจุบัน และผูที่จะมารับ หนาที่ตอจากทาน?

สโมสรของทานไดรับประโยชนอะไรบางจากแผนผูนําสโมสร?

หากทานยังไมไดเริ่มแผนผูนําสโมสร ทานจะเริ่มทําแผนนั้นไดอยางไร?

บทบาทและหนาที่รบั ผิดชอบ | 11

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 1: สรุป บันทึก

บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ ฉันเรียนรู…

ฉันจะ…

12 | คูมือนายกสโมสร

การติดตอ

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 2: กรณีศึกษาเกี่ยวกับแผนผูนํา สโมสร พัฒนาแผนงานที่จะใหคําแนะนําแกสโมสรที่ดําเนินแผนผูนําสโมสร โปรดตอบคําถามขางลางนี้ สโมสรโรตารีแหงหนึ่งมีสมาชิก 40 คน สโมสรสูญเสียสมาชิกไปอยางนอยปละ 3 คนในชวง 5 ปที่ผานมา และรับสมาชิก ใหมเขามาโดยเฉลียปละ 2 คนในชวง 5 ปนั้น ในชวงอายุ 10 ปของสโมสรมีการจัดงานรับประทานอาหารเชาเพื่อหาทุน ประจําปใหสถานีดับเพลิง วิ่ง 5 กิโลเมตรเพื่อหาทุนใหโรงเรียน และอาหารในวันหยุดใหแกชุมชนที่เกษียณอายุแลว สโมสรไมเคยอุปถัมภโครงการของมูลนิธิโรตารีหรือโครงการบริการชุมชนโลก สโมสรจําเนื้อหาของขอบังคับสโมสรไมได และไมแนใจวาไดพิจารณาทบทวนครั้งสุดทายเมื่อใด สโมสรไมเคยทําประชาสัมพันธเลย นายกรับเลือกไดยินเรื่องแผนผูนําสโมสรในการประชุมอบรมนายกรับเลือก และรูสึกวาจะสามารถชวยปรับปรุงสโมสรใหดี ขึ้นได เธอมาพบทานเพื่อขอความชวยเหลือในการทํากําหนดการทํางานชวงเวลากวา 15 สัปดาห จนกวาจะถึงเวลาเริ่มป โรตารีใหมเพื่อที่จะดําเนินแผนผูนําสโมสร สโมสรนี้กําลังเผชิญปญหาอะไรบาง?

ขั้นตอนการดําเนินแผนผูนําสโมสรแตละขั้นตอนจะชวยแกปญหาไดอยางไร?

ทานจะแนะนําสโมสรใหกําหนดเปาหมายในปแรกของแผนอยางไรบาง?

ทานจะใหคําแนะนําอะไรบางที่จะชวยสโมสรใหดําเนินงานตามแผนผูนําสโมสรไดตลอดทั้งป?

บทบาทและหนาที่รบั ผิดชอบ | 13

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 3: การดําเนินแผนผูนําสโมสร ทบทวนขั้นตอนการดําเนินงานขางลางนี้ ตรวจสอบขั้นตอนที่สโมสรของทานดําเนินการอยู วงกลมลอมรอบขั้นตอนที่ สโมสรของทานประสบปญหาอยู

ขั้นตอนการดําเนินงาน ในการดําเนินแผนผูนําสโมสรนั้น ผูนําสโมสรในปจจุบัน อดีตและอนาคต ควรดําเนินการดังตอไปนี้ พัฒนาแผนระยะยาวที่เกี่ยวเนื่องกับองคประกอบของสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพในเวลา 3-5 ปขางหนา กําหนดเปาหมายประจําปโดยใชแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพใหสอดคลองกับแผนระยะยาวของ สโมสร ประชุมกิจกรรมสโมสร ครั้ง โดยเชิญสมาชิกทั้งหลายใหมีสวนรวมตั้งแตกระบวนการวางแผนและใหขอมูล ขาวสารแกสมาชิกใหทราบถึงกิจกรรมตางๆ ของโรตารีโดยสม่ําเสมอ จัดใหมีการสื่อสารที่ชัดเจนระหวางนายกสโมสร คณะกรรมการบริหาร ประธานคณะกรรมการ สมาชิกสโมสร ผูวาการ ภาค ผูชวยผูวาการภาค และคณะกรรมการภาค จัดเตรียมความตอเนื่องของสภาวะผูนํา รวมทั้งแนวคิดในเรื่องการวางแผน การมอบหมายงานใหผูนําคนตอไปเพื่อการ พั ฒ นาผู นํ า ในอนาคต มั่ น ใจว า นายกรั บ เลื อ ก (ทั้ ง 2 ป ) มี ส ว นร ว มในการตั ด สิ น ใจและทํ า งานร ว มกั บ ประธาน คณะกรรมการเพื่อแตงตั้งประธานรับเลือกในแตละคณะกรรมการ แกไขขอบังคับที่มีผลตอโครงสรางคณะกรรมการสโมสร รวมทั้งบทบาทและหนาที่ของผูนําสโมสร พิจารณานําขอบังคับ เสนอแนะของสโมสรโรตารีมาใช โดยหาไดจากเว็บไซต www.rotary.org สรางโอกาสในการเพิ่มพูนมิตรภาพระหวางสมาชิกในสโมสร ดําเนินการตามขั้นตอนใหสมาชิกทุกคนมีความกระตือรือรนในโครงการบําเพ็ญประโยชนและกิจกรรมตางๆ ของสโมสร เชน แตงตั้งใหสมาชิกทุกคนเปนกรรมการในคณะกรรมการชุดใดชุดหนึ่ง และมอบหมายความรับผิดชอบใหสมาชิก ใหม พัฒนาแผนการอบรมแบบรวมความรูเพื่อใหมั่นใจไดวา ผูนําสโมสรเขารวมการประชุมอบรมในระดับภาค มีการปฐมนิเทศสมาชิกใหมอยางสม่ําเสมอและตอเนื่อง เปดโอกาสในการใหความรูแกสมาชิกปจจุบัน จัดโปรแกรมพัฒนาทักษะความเปนผูนําใหแกสมาชิกทุกคน ผูนําสโมสรควรจะดําเนินแผนผูนําสโมสรโดยการหารือกับผูนําภาคตามที่ระบุเอาไวในแผนผูนําภาค และควรทบทวนแผน ทุกๆ ป ในระหวางปที่เปนนายกสโมสร ขาพเจาจะมุงเนนในเรื่องดังตอไปนี้ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ 14 | คูมือนายกสโมสร

บทที่ ๒

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและ ผูนําภาคของทาน

ความสํ าเร็จ ในการเปนนายกสโมสรของทา นขึ้นอยูกับ ความสัม พัน ธใ นการทํา งานกับผู นํ า สโมสรและผูนําภาค เปนเรื่องสําคัญที่ทานจะตองเปนทั้งผูนํา โดยใหวิสัยทัศนแกสโมสร และ กระตุนใหผูอื่นลงมือปฏิบัติ รวมทั้งเปนผูจัดการ มอบหมายความรับผิดชอบ กําหนดเวลา การทํางานใหเสร็จสิ้น และมีการสื่อสารโดยตรงและเปดเผย หนาที่รับผิดชอบ ในฐานะนายกรับเลือก ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาค ดังตอไปนี้ x แตงตั้งกรรมการสโมสรตามความชํานาญและศักยภาพที่จะเติบโตขึ้น x เตรียมทีมงานผูนําของสโมสรสําหรับปของทาน x เขาใจบทบาทของภาคในการสนับสนุนสโมสรของทาน ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่รับผิดชอบดังตอไปนี้ x มั่นใจในการสื่อสารที่ชัดเจนในระหวางผูนําสโมสรและผูนําภาค x มีความตอเนื่องในการดํารงตําแหนงผูนําของสโมสรและคณะกรรมการ x ยกยองผูนําและสมาชิกสโมสรดวยการมอบรางวัลให

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 15

ทํางานรวมกับสโมสรของทาน

เตือนความจําโรตารี ทีมผูนําสโมสร • คณะกรรมการบริหาร สโมสร - อุปนายก - นายกรับเลือก - เลขานุการสโมสร - เหรัญญิกสโมสร - นายกเพิ่งผานพน - กรรมการบริหารสโมสร • ผูฝกอบรมสโมสร • ปฏิคม • ประธานคณะกรรมการ

เตือนความจําโรตารี ดูรายละเอียดเพิม่ เติม เกี่ยวกับบทบาทของ คณะกรรมการบริหาร ไดที่ บทที่ 3 “การบริหาร สโมสร”

โรแทเรียนในทีมผูนําสโมสรที่กํา ลังจะมารับหนาที่ จะทํางานใหบรรลุเป าหมายของสโมสร ดังนั้นตองใหพวกเขามีสวนรวมในการพัฒนาเปาหมายของสโมสร ควรตกลงกันวาสโมสรของ ทานตองการบรรลุผลสําเร็จในเรื่องใดบาง แลวจึงแตงตั้งกรรมการตามความจําเปนเพื่อใหบรรลุ เปาหมายเหลานี้ ดวยการมอบหมายความรับผิดชอบใหทีมผูนําสโมสร ทานจะมีเวลามากขึ้นที่ จะอุทิศใหกับการกระตุนสมาชิกใหมีสวนรวมในงานหรือโครงการตางๆ ของสโมสร ตองมั่นใจวาผูนําสโมสรเขารวมการประชุมอบรมของภาค เพื่อที่พวกเขาจะไดเตรียมตัวรับ หนาที่ความรับผิดชอบ และทํางานรวมกับทีมผูนําสโมสร เพื่อเตรียมผูนําสโมสรในอนาคต และ มั่นใจไดในชวงหัวเลี้ยวหัวตอของปโรตารีใหม คณะกรรมการบริหารสโมสร คณะกรรมการบริหารของสโมสรเปนองคบริหารของสโมสร ประกอบดวยนายกสโมสร อุป นายก นายกรับเลือก เลขานุการ เหรัญญิก อดีตนายกเพิ่งผานพน และกรรมการอื่นตาม ขอบังคับของสโมสร คณะกรรมการบริหารไดรับเลือกตั้งใหบริหารสิ่งที่สโมสรสนใจโดยรวม คณะกรรมการบริหาร จะตองทํางานใกลชิดกับนายกสโมสร เพื่อการดําเนินแผนงานตางๆ ใหบรรลุเปาหมายของ สโมสรตามขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี (ภาคผนวก ฎ) คณะกรรมการบริหารสโมสรมี ความรับผิดชอบดังตอไปนี้: x ดูแลเจาหนาที่สโมสรและกรรมการทั้งหมด x เลือกสมาชิกสโมสรหนึ่งคนเพื่อทําหนาที่ปฏิคม x ดูแลงบประมาณของสโมสร – จัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมสําหรับการดําเนินงานและโครงการบําเพ็ญประโยชนของ สโมสร – พิจารณาใหความเห็นชอบสําหรับคาใชจายตางๆ ที่ไมไดตั้งงบประมาณเอาไว x แจงผลการตัดสินใจรับสมาชิกใหมใหผูเสนอทราบผานเลขานุการภายใน 30 วัน x ทบทวนนโยบายของสโมสรเพื่อใหสามารถดําเนินการไดตามที่ตั้งใจเอาไว x พิจารณาหาวิธีใหมๆ ที่สรางสรรคในการสงเสริมวัตถุประสงคของโรตารี x ตรวจสอบความตองการของชุมชนและในโลก และกําหนดเปาหมายตามความตองการ ดังกลาว เลขานุการสโมสร จุดเนนของการเป นนายกคือการนําสโมสร ในขณะที่เลขานุการมีความรับผิดชอบดานการ บริหารมากมายในการดําเนินงานวันตอวันของสโมสร ข อ บั ง คั บ เสนอแนะของสโมสรโรตารี กํ า หนดว า เลขานุ ก ารสโมสรควรมี ห น า ที่ รั บ ผิ ด ชอบ ดังตอไปนี้ x จัดทําและเก็บรักษาประวัติสมาชิก x บันทึกคะแนนการประชุมของสมาชิก และรายงานคะแนนการเขาประชุมเปนรายเดือนแก ผูวาการภาคภายใน 15 วัน หลังจากการประชุมครั้งสุดทายของเดือน

16 | คูมือนายกสโมสร

x สงหนังสือแจงการประชุมประจําสัปดาหของสโมสร รวมทั้งการประชุมของกรรมการบริหาร และกรรมการฝายตางๆ ใหสมาชิกทราบ x บันทึกและเก็บรักษารายงานของการประชุมทุกครั้ง x จัดทํารายงานตามที่กําหนดสงใหโรตารีสากลและภาค รวมทั้งใบรายงานครึ่งปของสมาชิก และสงคาบํารุงใหโรตารีสากลภายในวันที่ 1 กรกฎาคม และ 1 มกราคม x ทํางานรวมกับเจาหนาที่สโมสรของทาน x ทํางานอื่นๆ ที่เกี่ยวของกับตําแหนงเลขานุการ

เตือนความจําโรตารี ทาน เลขานุการ และ เหรัญญิกสโมสร ควรจะตอง ลงทะเบียน Member Access ที่ www.rotary.org/ en/selfservice เพื่อมีสิทธิ ในการเขาถึงขอมูลการ บริหารสโมสร

ทํางานรวมกับเลขานุการสโมสรเพื่อใหเขาใจถึงสถานภาพและแนวโนมของสโมสรในระหวางป เมื่อสิ้นป ทํางานรวมกับเลขานุการสโมสรเพื่อปรับปรุงการเก็บเอกสารของสโมสรรวมทั้งสรุป กิจกรรมตลอดทั้งป รูปภาพของเจาหนาที่และงานกิจกรรมพิเศษ ชื่อสมาชิกใหม และรายการ ความสําเร็จที่ยอดเยี่ยม ระมัดระวังอีเมลที่ใชคําวา Rotary ขอรายละเอียดของหนังสือเดินทางหรือบัตรประจําตัวอื่นๆ มักจะมีอีเมลที่หลอกลวงและไมควรใสใจ กอนที่จะใหขอมูลสวนตัวใดๆ ทางอีเมล ขอใหยืนยัน กอนวาเปนใครและเหตุใดจึงขอขอมูลโดยใชอีเมลอื่นหรือโทรศัพท เหรัญญิกสโมสร บทบาทของทานในฐานะนายกสโมสร คือ ดูแลการเงินของสโมสร รวมถึงการจัดการการเงิน และรายงานทางการเงิน ทานจึงจําเปนตองรูสถานะการเงินของสโมสรตลอดเวลา โดยการ พบปะกับเหรัญญิกอยางสม่ําเสมอ เหรัญญิกควรจัดการเกี่ยวกับการรับและจายเงิน ทําบัญชีและชวยในการทํางบประมาณของ สโมสร ขอบังคับของสโมสรกําหนดหนาที่รับผิดชอบของเหรัญญิกดังตอไปนี้ x ดูแลรักษากองทุนทุกประเภทของสโมสร x ทําบัญชีสโมสรเพื่อดูแลกองทุนและทรัพยสินของสโมสร แลวรายงานตอคณะกรรมการ บริหารและเหรัญญิกปถัดไป เมื่อสิ้นป x ทํางานรวมกับผูที่จะรับตําแหนงเพื่อใหการสงมอบทางการเงินเปนไปอยางราบรื่นระหวางป ตอป x ปฏิบัติหนาที่ตางๆ ที่เกี่ยวของกับตําแหนงเหรัญญิก

เตือนความจําโรตารี ในกรณีสโมสรทานไมมี เหรัญญิก เลขานุการตองทํา หนาที่ดังกลาว

ปฏิคม เพื่อใหการดําเนินการประชุมประจําสัปดาหไดผล ทานตองพึ่งปฏิคมสโมสรในการดูแลการ ประชุมใหดําเนินไปอยางราบรื่น ปฏิคมมีหนาที่ดังนี้ x ชวยใหการประชุมสโมสรดําเนินไปอยางมีระเบียบและมีประสิทธิภาพ x ปองกันเหตุการณที่อาจทําใหเสื่อมเสียเกียรติภูมิของสโมสร ผูฝกอบรมของสโมสร เพื่อใหสโมสรของทานมีแผนงานการอบรม ทานอาจจะแตงตั้งผูฝกอบรมของสโมสรผูซ่ึงควร ทํางานรวมกับคณะกรรมการบริหารและคณะกรรมการสโมสร ผูชวยผูวาการภาคที่ดูแลสโมสร ของทาน คณะกรรมการฝกอบรมของภาค และผูวาการภาค เพื่อขอการสนับสนุนและความ คิดเห็นตางๆ การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 17

เตือนความจําโรตารี อางอิงเอกสารปฏิบัติงานที่ 9 เพื่อดูวาสโมสรจะใชผู ฝกอบรมสโมสรอยางไร

แผนการอบรมควรจะมีลักษณะดังตอไปนี้ x ผูนําสโมสรเขารวมประชุมอบรมของภาค x มีการปฐมนิเทศแกสมาชิกใหมอยางสม่ําเสมอ x ใหโอกาสในการใหความรูอยางตอเนื่องแกสมาชิกปจจุบัน x มีโปรแกรมการพัฒนาทักษะการเปนผูนําสําหรับสมาชิกทุกคน ผูสืบทอดงาน เพื่อสรางความตอเนื่องใหทีมผูนําสโมสรใหมากขึ้น จงทํางานรวมกับผูที่มารับตําแหนงตอจาก ทาน โดยเฉพาะอยางยิ่งในกิจกรรมที่เนิ่นนานกวาหนึ่งปโรตารี เชน การวางแผนกลยุทธ การ แตงตั้งคณะกรรมการ และโครงการบําเพ็ญประโยชนของสโมสร

คณะกรรมการสโมสรโรตารี คณะกรรมการของสโมสรควรจะวางแผนงาน สงเสริมและดําเนินกิจกรรมตลอดจนโครงการ เพื่อใหบรรลุเปาหมายประจําปของสโมสรและเปาหมายในระยะยาว ในฐานะนายกรับเลือก ทานมีหนาที่รับผิดชอบดังตอไปนี้ x พิจ ารณาวา โครงสร า งคณะกรรมการสโมสรในป จ จุ บั น สนั บ สนุ น เปา หมายของป ต อ ไป อยางไรบาง x แตงตั้งคณะกรรมการภายในวันที่ 31 มีนาคม x เตรียมประธานคณะกรรมการสโมสร x ทําใหมีความตอเนื่องในคณะกรรมการสโมสรและแตงตั้งตําแหนงที่วางลง x หากจําเปน ใหแกไขขอบังคับสโมสรใหแสดงถึงความตองการในการจัดองคกรของสโมสร อยางถูกตอง ในฐานะนายกสโมสรทานมีหนาที่รับผิดชอบที่จะดูแลคณะกรรมการแตละชุด เพื่อใหทํางาน บรรลุเปาหมายที่กําหนดเอาไวในปของทาน

เตือนความจําโรตารี ดูตัวอยางโครงสรางคณะ กรรมการทีภ่ าคผนวก ก

โครงสรางของคณะกรรมการ โครงสรางของคณะกรรมการสโมสรของทาน ควรสงเสริมเปาหมายและวัตถุประสงคของสโมสร ในปนั้น โครงสรางของคณะกรรมการที่เสนอแนะประกอบดวยคณะกรรมการสโมสร 5 ชุด ตามที่อธิบายเอาไวในหนังสือคูมือเลมนี้ x บริหารสโมสร (บทที่ 3) x สมาชิกภาพ (บทที่ 4) x โครงการบําเพ็ญประโยชน (บทที่ 5) x มูลนิธิโรตารี (บทที่ 6) x การประชาสัมพันธ (บทที่ 7) สโมสรของทานควรแตงตั้งคณะกรรมการเพิ่มเติมตามความตองการ เชน เพื่อโครงการพิเศษ หรือเพื่อแสดงถึงกิจกรรมตามประเพณีของสโมสร สโมสรอาจจะแตงตั้งคณะอนุกรรมการตาม ต อ งการ ตั ว อย า งเช น คณะกรรมการโครงการบํ า เพ็ ญ ประโยชน อาจมี ค ณะอนุ ก รรมการ สํา หรั บการบริ ก ารชุ ม ชน บริก ารระหว า งประเทศ หรื อ โปรแกรมเพื่ อ เยาวชน (เชน การ

18 | คูมือนายกสโมสร

แลกเปลี่ยนเยาวชนของโรตารีหรืออินเทอรแรคท) หากสโมสรของทานมีความกระตือรือรนเปน พิเศษในโปรแกรมมูลนิธิโรตารี ทานอาจจะตองการมีคณะอนุกรรมการสําหรับโปรแกรมนั้น

เตือนความจําโรตารี อางบทที่ 3 เพื่อรายละเอียด ในการปรับปรุงขอบังคับ สโมสร ในประเด็นการ เปลี่ยนแปลงโครงสราง คณะกรรมการสโมสร

คณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพ คณะกรรมการแตละชุดควรกําหนดเปาหมายที่จะสงเสริมเปาหมายประจําปและเปาหมายใน ระยะยาวของสโมสร พิจารณาคําแนะนําตอไปนี้ในการที่จะทําใหคณะกรรมการของสโมสรมี ประสิทธิภาพมากขึ้น x จํากัดขนาดของคณะกรรมการโดยใหมีจํานวนเทาที่จะสามารถทํางานใหบรรลุวัตถุประสงค ของคณะกรรมการ x สนับสนุนคณะกรรมการใหเก็บบันทึกการประชุม แผนงาน มติและสรุปผลงาน และมอบ รายงานความกาวหนาเกี่ยวกับกิจกรรมใหแกคณะกรรมการบริหาร x สนับสนุนใหคณะกรรมการสื่อสารกันและกัน และสื่อสารกับผูชวยผูวาการภาค รวมทั้ง คณะกรรมการภาคที่เกี่ยวของอยางสม่ําเสมอ x เขารวมประชุมกับคณะกรรมการเมื่อไดรับเชิญหรือเมื่อจําเปน x ขอขอมูลยอนหลังจากคณะกรรมการตางๆ การเลือกประธานคณะกรรมการ แตงตั้งประธานกรรมการตามความสามารถดานอาชีพ ความสนใจสวนตัวและความสามารถ พิเศษของพวกเขา เนื่องจากกิจกรรมของคณะกรรมการอาจจะลวงเลยจากหนึ่งปไปถึงอีกป หนึ่ ง ควรแต งตั้ ง กรรมการบางคนซ้ํา เพื่ อ ให มีค วามต อ เนื่ อ ง หากเป น ไปได ป ระธานคณะ กรรมการควรมีประสบการณในคณะกรรมการชุดนั้นมากอน การเตรียมประธานคณะกรรมการ ทานควรกระตุนใหประธานคณะกรรมการทุกคนเขารวมการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรม เจาหนาที่สโมสร ซึ่งพวกเขาจะไดรับความรูความชํานาญในการเปนผูนําคณะกรรมการอยางมี ประสิทธิภาพ ทานยังสามารถเตรียมประธานคณะกรรมการไดในอีกหลายๆ วิธี เชน x มอบหนังสือคูมือคณะกรรมการสโมสร (Club Committee Manual) ที่เหมาะสมใหประธาน แตละคน x ดูแลใหมีการมอบบันทึกของเอกสารในปที่ผานๆ มาใหแกประธานคนใหม x สนับสนุนใหประธานคณะกรรมการคนใหมหารือเกี่ยวกับโครงการและผลการประเมินกับ ประธานคณะกรรมการคนกอน x จัดการประชุมวางแผนงานกับคณะกรรมการที่จะมารับหนาที่กอนเริ่มตนปโรตารี การทํางานรวมกับคณะกรรมการของทาน เพื่อเปนการสนับสนุนคณะกรรมการสโมสร ทําใหพวกเขามีศักยภาพมากที่สุดและสงเสริมการ มีประสิทธิภาพอยางตอเนื่อง ทานควรดําเนินการดังตอไปนี้ x ทบทวนสถานภาพของแผนปฏิบัติการของคณะกรรมการแตละชุด x ประสานความรวมมือระหวางคณะกรรมการ x กระตุนคณะกรรมการใหทําสิ่งทาทายใหมๆ การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 19

x เคารพในแนวทางของคณะกรรมการเมื่อแตกตางไปจากที่ทานอาจจะเลือกใช x ยินดี เชิดชูเกียรติ และขอบคุณประธานคณะกรรมการและกรรมการเมื่อสิ้นสุดงานตางๆ

การใหแรงจูงใจอาสาสมัคร เมื่อทานกําหนดเปาหมายและสรางแผนงานเพื่อใหบรรลุเปาหมาย ทานตองทํางานเพื่อกระตุน ผูนําสโมสรและประธานคณะกรรมการใหดําเนินงานตามแผนปฏิบัติการ เนื่องจากโรแทเรียน เปน อาสาสมัค ร สิ่ง ที่จู ง ใจพวกเขาในงานอาชีพ อาจจะไมจู ง ใจพวกเขาในโรตารี ท า นตอ ง พิจารณาผูนําสโมสรและสมาชิกแตละคนเปนปจเจกบุคคลและเขาถึงความตองการที่จูงใจพวก เขา ตอไปนี้เปนแรงจูงใจของอาสาสมัครโดยทั่วไป: x ความเชื่อที่วาเปาหมายจะเปนประโยชนแกชุมชนและสโมสรโรตารีของเขา x โอกาสในเรื่องของมิตรภาพ x โอกาสในเรื่องของเครือขาย x ความเชื่อที่วาเปาหมายจะบรรลุผลสําเร็จได x มอบหมายงานที่สอดคลองกับประสบการณบุคคล x วันครบกําหนดพรอมกับการติดตามผลอยางสม่ําเสมอ โดยนายกสโมสรและสมาชิกอื่นๆ ใน ทีมผูนําสโมสร x การเชิดชูเกียรติในความพยายาม การใชปจจัยในการกระตุนเพื่อชวยสงเสริมพันธสัญญาในโรตารี และการเขารวมในกิจกรรม ของสโมสร กิจกรรมสโมสรที่รวมปจจัยในการใหแรงจูงใจเหลานี้เอาไวไดจะมีประสิทธิภาพเปน พิเศษ

รางวัล เตือนความจําโรตารี จัดทําเปาหมายประจําปและ ระยะยาวที่จะสอดคลองกับ เกณฑกําหนดของโปรแกรม รางวัลตางๆ เชน ประกาศ เกียรติคณ ุ ของประธาน โรตารีสากล

รางวัล มัก จะใหแรงจู งใจอาสาสมัค รได โรตารี สากลและมูลนิ ธิโ รตารีมีร างวั ลซึ่ง เชิ ดชูก าร บําเพ็ญประโยชนดีเดนใหแกโรแทเรียนและสโมสรโรตารี ดูคําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับรางวัลของ โรตารีสากลและมูลนิธิโรตารีไดที่ภาคผนวก ข แบบฟอรมการเสนอชื่อเพื่อรับรางวัลจะไดรับ การปรับเปลี่ยนแกไขเปนประจํา ดูรายละเอียดอื่นๆ เชน เกณฑพิจารณา กําหนดเวลา และ ประเภทรางวัลตางๆ ไดที่เว็บไซต www.rotary.org หรือติดตอกับพนักงานโปรแกรมของโรตารี สากลหรือพนักงานของมูลนิธิ ภาคมักจะริเริ่มรางวัลของตนเองเพื่อที่จะเชิดชูความสําเร็จที่ดีเดน โปรดติดตอกับผูวาการภาค หรือผูชวยผูวาการภาคของทานเพื่อเรียนรูเกี่ยวกับรางวัลที่จัดใหแกโรแทเรียนเปนรายบุคคล และสโมสร สโมสรโรตารีไดรับการสนับสนุนใหสรางรางวัลของตนเองเพื่อเชิดชูความเปนเลิศ ในสโมสรและชุมชน ในฐานะนายกสโมสร ทานควรจะสื่อสารกับผูนําสโมสรเกี่ยวกับผูที่อาจจะไดรับการเสนอชื่อใน สโมสรของทานใหเร็วที่สุด เปนหนาที่ของทานที่จะเปนผูมอบรางวัลใหแกสโมสรหรือสมาชิกใน

20 | คูมือนายกสโมสร

ชุมชน เพื่อเปนการเพิ่มพูนศักยภาพสูงสุดในการพิชิตรางวัลตางๆ และการเชิดชูเกียรติในการ ใหความชวยเหลือ ควรดําเนินการดังนี้ x ทําพิธีมอบรางวัลที่ทรงคุณคาแกการจดจํา – เชิญผูวาการภาคและผูนําโรตารีที่เหมาะสมใหเปนผูมอบรางวัล – เชิญสมาชิกในครอบครัวใหมารวมงาน – ถายรูปการมอบรางวัลและตีพิมพรูปในสารสโมสร x เชิ ญ ผู ที่ ค าดหวั ง ว า จะเป น สมาชิ ก ให ม าร ว มงาน ซึ่ ง จะช ว ยให พ วกเขาเรี ย นรู เ กี่ ย วกั บ โรตารีและการชวยเหลือที่สําคัญๆ ของสมาชิกสโมสร ซึ่งเปนการแสดงความขอบคุณของ สโมสรตอสมาชิกดวย x จัดบรรยากาศในพิธีมอบใหเหมาะควร – ใชเวทีหรือโพเดียม – ทําการตกแตงหรือใชดอกไมตกแตงตามควร

การทํางานรวมกับภาคของทาน หนาที่รับผิดชอบหลักของผูนําภาค คือ สงเสริมสโมสรที่มีประสิทธิภาพ ทีมผูนําภาคประกอบ ดวยผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาค คณะกรรมการภาค ผูฝกอบรมภาค เลขานุการภาค และอดีตผูวาการภาค ภาคจะสนับสนุนสโมสรโรตารีของทานดังตอไปนี้ x ใหคําแนะนําในเรื่องตางๆ เชน สมาชิกภาพหรือโครงการบําเพ็ญประโยชน x เชื่อมโยงสโมสรที่มีปญหาหรือโครงการที่คลายคลึงกัน x ใหโอกาสโรแทเรียนไดพัฒนาความชํานาญในการเปนผูนํา และเพิ่มความพยายามในการ บําเพ็ญประโยชนผานคณะกรรมการของภาค x ใหขอมูลขาวสารโรตารีอยางละเอียดแกคณะกรรมการสโมสรและสมาชิก x ประสานงานในโปรแกรมของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี ผูวาการภาค การบริหารสโมสรในภาคอยูภายใตการอํานวยการของผูวาการภาค ซึ่งจะชวยดังตอไปนี้ x ใหคําแนะนํา แรงบันดาลใจ และแรงกระตุน เพื่อชวยใหสโมสรมีประสิทธิภาพมากขึ้น x แจงใหสโมสรและเจาหนาที่สโมสรใหทราบถึงกิจกรรมของภาค และโอกาสในการบําเพ็ญ ประโยชน ผูชวยผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาคไดรับการแตงตั้งโดยผูวาการภาค เพื่อชวยใหสโมสรดํา เนินงานอยางมี ประสิทธิภาพและบรรลุเปาหมายของสโมสร ผูชวยผูวาการภาคแตละคนรับผิดชอบการทํางาน กับสโมสร 4 - 8 สโมสร หนาที่รับผิดชอบที่แนะนําของผูชวยผูวาการภาคมีดังตอไปนี้ x ชวยในการดําเนินการและทบทวนแผนผูนําสโมสร x ชวยในการบงชี้และทบทวนเปาหมายของสโมสร โดยการใชแนวทางการวางแผนสโมสร โรตารีที่มีประสิทธิภาพ x รวมประชุมตางๆ ของสโมสรและประชุมกิจกรรมสโมสรตามที่ไดรับเชิญ โดยเฉพาะอยาง ยิ่งการประชุมกิจกรรมสโมสรที่เกี่ยวเนื่องกับการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 21

x เยี่ยมสโมสรแตละสโมสรอยางสม่ําเสมอ (ทุกๆ เดือนหรืออยางนอยที่สุดไตรมาสละ 1 ครั้ง ตามปโรตารี) และประชุมรวมกับนายกสโมสรและผูนําอื่นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับธุรกิจของ สโมสร ทรัพยากรและการจัดการเงินกองทุนของสโมสร x ชวยเหลือผูนําสโมสรในการจัดกําหนดการและวางแผนการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวา การภาค x ประสานงานระหวางผูวาการภาคกับสโมสร x สงเสริมใหสโมสรดําเนินงานตามขอเสนอแนะของผูวาการภาค x ชวยเหลือสโมสรในเรื่องโครงการบําเพ็ญประโยชนและสอดสองดูแลความกาวหนา x บงชี้และสงเสริมการพัฒนาผูนําของภาคในอนาคต คณะกรรมการภาค คณะกรรมการภาคสนับสนุนกิจกรรมสโมสรที่เกี่ยวกับเรื่องที่มีค วามรูค วามชํานาญ คณะ กรรมการภาคที่ทําหนาที่บริหารงานตางๆ มีดังนี้ คือ x การประชุมใหญประจําปของภาค x โปรแกรมภาค (เชน ไรลา บริการชุมชนโลก) x การขยายภาค x การเงิน x การพัฒนาสมาชิกภาพ x การเสนอชื่อ x การประชาสัมพันธ x สงเสริมการเขาประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล x มูลนิธิโรตารี x การอบรม สนับสนุนใหคณะกรรมการสโมสรติดตอกับคณะกรรมการภาคที่ทํางานเรื่องเดียวกัน เมื่อ ตองการคําแนะนําหรือขาวสารขอมูล

22 | คูมือนายกสโมสร

ทรัพยากรขอมูลขาวสาร x ชุ ด คู มื อ เจ า หน า ที่ ส โมสร (Club officers’ Kit – 225-EN) — เป น ชุ ด หนั ง สื อ คู มื อ ของ เจ า หน า ที่ ส โมสรที่ ใ ห ร ายละเอี ย ดหน า ที่ รั บ ผิ ด ชอบรวมทั้ ง คํ า แนะนํ า ทั่ ว ๆ ไปสํ า หรั บ เจาหนาที่สโมสร ชุดคูมือนี้ประกอบดวย: – คูมือนายกสโมสร (222-TH) – คูมือเลขานุการสโมสร (229-TH) – คูมือเหรัญญิกสโมสร (220-TH) – คูมือคณะกรรมการบริหารสโมสร (226A-TH) – คูมือคณะกรรมการสมาชิกภาพของสโมสร (226B-TH) – คูมือคณะกรรมการประชาสัมพันธของสโมสร (226C-TH) – คูมือคณะกรรมการโครงการบําเพ็ญประโยชนของสโมสร (226D-TH) – คูมือคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสร (226E-TH) x ทําเนียบภาค — รายชื่อผูนําภาคและกิจกรรมของภาค (หากภาคของทานจัดพิมพทําเนียบ) x การพัฒนาความเปนผูนํา: คําแนะนําสูการเริ่มตนโปรแกรม (Leadership Development: Your Guide to Starting a Program – 250-EN) — เป น คํ า แนะนํ า สํ า หรั บ โปรแกรมและ ความคิดในเรื่องของการพัฒนาความชํานาญในการเปนผูนํา x แผนพับการประกาศเกียรติคุณของประธานโรตารีสากล (Presidential Citation Brochure – 900A-EN) — แผนพับที่ใหรายละเอียดเกี่ยวกับขอกําหนดตางๆ ในการที่สโมสรจะไดรับ การประกาศเกียรติคุณของประธานโรตารีสากลปปจจุบัน x ประมวลนโยบายของโรตารีและประมวลนโยบายของมูลนิธิโรตารี — นโยบายและวิธีปฏิบัติ ที่กําหนดโดยคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและกรรมการมูลนิธิโรตารี เพื่อสนับสนุน ธรรมนูญและขอบังคับของสโมสรโรตารี ปรับปรุงหลังการประชุมคณะกรรมการบริหารหรือ กรรมการมูลนิธิโรตารีแตละครั้ง (ดูฉบับลาสุดบนเว็บไซต www.rotary.org) x เว็บไซต www.rotary.org — แหลงขอมูลที่รวมขาวสารของโรตารี รวมทั้งสวนที่เกี่ยวกับ การดํ า เนิ น งานของสโมสร แผนผูนํ า สโมสร เอกสารธรรมนู ญ ตา งๆ และเมนู Member Access ซึ่งเปนเครื่องมือการบริหารงานออนไลนเพื่อการรายงานตางๆ ใหโรตารีสากล

คําถามเพื่อการอภิปราย พิจารณาคําถามเหลานี้เพื่อเตรียมตัวในการเขารวมสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจะเตรียมทีมผูนําสโมสรของทานอยางไร?

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 23

ทานจะทํางานกับคณะกรรมการบริหารสโมสรอยางไร?

โครงสรางคณะกรรมการในปจจุบันสนองความตองการ และเปาหมายของสโมสรของทาน อยางไร? ควรมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบาง?

มีอะไรบางที่ใหแรงจูงใจโรแทเรียนในสโมสรของทานได?

สโมสรของทานมีรางวัลเพื่อเชิดชูเกียรติการบริจาคและการบริการอะไรบาง?

ภาคของทานจะสนับสนุนสโมสรไดอยางไรบาง?

24 | คูมือนายกสโมสร

ภาคผนวก ก: ตัวอยางของโครงสราง คณะกรรมการสโมสร

เตือนความจําโรตารี โครงสรางของคณะกรรมการ ของสโมสรโรตารีแตละ สโมสรมีความพิเศษ เนื่องจากขึ้นอยูกบั เปาหมาย และความตองการในการ ดําเนินงานของสโมสรเอง

ภายใตแผนผูนําภาคมีคณะกรรมการประจําที่แนะนํา 5 ฝาย สโมสรสามารถเพิ่มคณะกรรมการ หรือคณะอนุกรรมการตามความสนใจเฉพาะเรื่องของสโมสรหรือตามโครงการที่กําลังดําเนินอยู คณะกรรมการและคณะอนุกรรมการสามารถยกเลิกไปไดเมื่อสโมสรมิไดทํากิจกรรมนั้นๆ แลว ขางลางนี้เปนตัวอยางคณะอนุกรรมการของคณะกรรมการประจําแตละคณะซึ่งขึ้นอยูกับขนาด ของสโมสร เลือกโครงสรางที่เหมาะกับความตองการและเปาหมายของสโมสร และเพิ่มเติม โยกยา ย และลบคณะอนุก รรมการออกตามต องการ หรือ จั ด โครงสรา งคณะกรรมการและ อนุกรรมการของทานเองกับผูนําสโมสร หากทานตองการความชวยเหลือในการกําหนด คณะอนุกรรมการที่เหมาะสม โปรดติดตอกับผูชวยผูวาการภาคหรือผูวาการภาคของทาน

ทางเลือกที่ 1: สโมสรโรตารีมาตรฐาน คณะกรรมการบริหารสโมสร

คณะกรรมการ

คณะกรรมการวางแผนกลยุทธ (ทางเลือก)

บริหารสโมสร

คณะอนุกรรมการที่เปนไปได

x โปรแกรมประจํา สัปดาห

x สารสโมสร และ เว็บไซต x การเขาประชุม x มิตรภาพ

สมาชิกภาพ

ประชาสัมพันธ

x หาสมาชิก x รักษาสมาชิก x ปฐมนิเทศและ

x สื่อสัมพันธ x โฆษณา และ

การใหความรู x ประเภทอาชีพ

การตลาด

โครงการบําเพ็ญ ประโยชน x อาชีพ x การศึกษา x ชุมชน x ระหวางประเทศ x โปรแกรมของ

มูลนิธิโรตารี

x การมีสวนรวมใน โปรแกรม

x การหาทุนให มูลนิธิ

โรตารีสากล (เชน ไรลา บริการชุมชนโลก หรือโรทาแรคท) x หาทุนสําหรับ โครงการสโมสร

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 25

ทางเลือกที่ 2: สโมสรโรตารีขนาดใหญ คณะกรรมการบริหารสโมสร

คณะอนุกรรมการที่เปนไปได

คณะกรรมการ

คณะกรรมการวางแผนกลยุทธ (ทางเลือก)

บริหารสโมสร

สมาชิกภาพ

x โปรแกรมประจํา

x การหาสมาชิก x รักษาสมาชิก x การใหความรู x การอุปถัมภ x การวางแผน และ

สัปดาห x สารสโมสร x เว็บไซต x จรรยาบรรณ x การเขาประชุม x การเก็บเอกสาร x มิตรภาพ x ครอบครัวโรตารี x ปฏิคม

การประเมิน สมาชิกภาพ x ประเภทอาชีพ

ประชาสัมพันธ x สื่อสัมพันธ x โฆษณา และ

การตลาด x งานกิจกรรม พิเศษ x ความสัมพันธ ภายนอก x เว็บไซต และสื่อ สังคม

โครงการบําเพ็ญ ประโยชน x อาชีพ x การศึกษา x เพื่อเพื่อนมนุษย x ชุมชน x ระหวางประเทศ x โปรแกรมของ

โรตารีสากล (เชน ไรลา บริการชุมชนโลก หรือโรทาแรคท) x หาทุนสําหรับ โครงการสโมสร x โครงการที่กําลัง ดําเนินอยู

มูลนิธิโรตารี

x ศิษยเกา x การบริจาค

ประจําป x ทุนสนับสนุน x กลุมศึกษา แลกเปลี่ยน x กองทุนถาวร x โปลิโอพลัส x ทุนสันติภาพโลก ของโรตารี x ทุนการศึกษา

ทางเลือกที่ 3: สโมสรโรตารีขนาดเล็ก คณะกรรมการบริหารสโมสร

คณะกรรมการ

คณะกรรมการวางแผนกลยุทธ (ทางเลือก)

บริหารสโมสร

26 | คูมือนายกสโมสร

สมาชิกภาพ

ประชาสัมพันธ

โครงการบําเพ็ญ ประโยชน

มูลนิธิโรตารี

ภาคผนวก ข: รางวัลของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี การประกาศเกียรติคุณในความพยายามยิ่งของโรแทเรียนเปนสวนสําคัญอยางหนึ่งของโรตารี รางวัลสามารถชวยใหทาน กระตุนโรแทเรียนและขอบคุณในการบําเพ็ญประโยชนของพวกเขา รางวัลตอไปนี้ของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี เปน รางวัลสําหรับโรแทเรียนหรือสโมสร รางวัล

ผูไดรับรางวัล

ผูเสนอชื่อ

รางวัลสําหรับโรแทเรียน รางวัลประกาศเกียรติคุณบริการสีแ่ นวทาง (Four Avenues โรแทเรียน 1 คน นายกสโมสร of Service Citation) ตอ 1 สโมสรตอป ผูวาการภาคปจจุบัน และอดีตผูวาการภาค รางวัลบริการเหนือตนเองของโรตารีสากล (RI Service โรแทเรียนจํานวน เพิ่งผานพน กรรมการบริหารโรตารีสากล Above Self Award) มากที่สุด 150 คน และอดีตกรรมการบริหารโรตารีสากล ตอป รางวัลการบําเพ็ญประโยชนสําหรับโลกที่ปลอดจากโรค โรแทเรียนที่มีสทิ ธิ์ โรแทเรียนคนใดก็ได โปลิโอ (Service Award for a Polio-Free World [regional and international]) โรแทเรียน 1 คน กรรมการบริหารโรตารีสากล และ เกียรติบัตรมูลนิธโิ รตารีสําหรับการบําเพ็ญประโยชน ตอ 1 ภาคตอป ผูวาการภาค เกียรติคณ ุ (The Rotary Foundation Citation for Meritorious Service) รางวัลมูลนิธิโรตารีในการบําเพ็ญประโยชนดเี ดน (The โรแทเรียนไมเกิน 50 โรแทเรียนคนใดก็ได (ตองไดรับการ Rotary Foundation Distinguished Service Award) คนทั่วโลกในแตละป เห็นชอบจากโรแทเรียนตางภาคของผูไดรับ การเสนอชือ่ ) รางวัลการบําเพ็ญประโยชนแกมลู นิธิโรตารีของภาค (The โรแทเรียน 20 คน ผูวาการภาค Rotary Foundation District Service Award) ตอภาค รางวัลการบําเพ็ญประโยชนเพื่อมนุษยชาติ สําหรับศิษยเกา ศิษยเกามูลนิธิโรตารี กรรมการมูลนิธิโรตารี ผูประสานงานมูลนิธิ ทั่วโลกของมูลนิธโิ รตารี (The Rotary Foundation Global 1 คน โรตารีในภูมภิ าค ผูวาการภาค หรือ Alumni Service to Humanity Award) ประธานคณะอนุกรรมการศิษยเกาของภาค รางวัลของสโมสรและภาค ผูวาการภาค รางวัลโครงการบําเพ็ญประโยชนที่มีความรวมมือกันดีที่สุด 5 สโมสรตอภาค โดยความสัมพันธนอกองคกร (External Relations Best Cooperative Projects Award) การประกาศเกียรติคุณของประธานโรตารีสากล สโมสรโรตารี ผูวาการภาค (Presidential Citation) ผูวาการภาค รางวัลการพัฒนาสมาชิกภาพและขยายสโมสรของโรตารี สโมสรโรตารี สากล (RI Membership Development and Extension Award) รางวัลการริเริ่มการพัฒนาสมาชิกภาพของโรตารีสากล (RI สโมสรโรตารี ผูวาการภาค Recognition of Membership Development Initiatives) รางวัลการเพิ่มสมาชิกสําหรับสโมสรเล็ก (RI Recognition สโมสรโรตารี ผูวาการภาค of Smaller Club Membership Growth) รางวัลผลงานดีเดน (Significant Achievement Award) 1 สโมสรจากแตละ ผูวาการภาค ภาค

ผูใหรางวัล ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล กรรมการ มูลนิธิโรตารี กรรมการ มูลนิธิโรตารี กรรมการ มูลนิธิโรตารี ผูวาการภาค กรรมการ มูลนิธิโรตารี

ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล ประธานโรตารี สากล

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 27

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบัติงาน 4: สรุป บันทึก

ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและภาคของทาน ฉันเรียนรู…

ฉันจะ…

28 | คูมือนายกสโมสร

การติดตอ

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 5: โครงสรางคณะกรรมการสโมสร คิดถึงโครงสรางของคณะกรรมการสโมสรของทานในปจจุบัน เขียนโครงสรางคณะกรรมการขางลางนี้ ในระหวางปของทาน จะมีก ารเพิ่ม เติ ม ยุ บ เลิ ก หรือ ยุบ รวมคณะกรรมการชุ ด ใดบา ง คณะกรรมการชุ ด ใดบ า งที่ จ ะมี ค ณะอนุ ก รรมการ ร า ง โครงสรางคณะกรรมการในความคิดเห็นของทานในชองวางขางลาง โครงสรางคณะกรรมการในปจจุบัน

โครงสรางคณะกรรมการในระหวางปของทาน

การทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูนําภาคของทาน | 29

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 6: กรณีศึกษา: การบริหาร ความสัมพันธ ในฐานะนายกสโมสร ทานตองบริหารโรแทเรียนที่มีสไตลการทํางานตางกันและมีแรงจูงใจจากสิ่งที่แตกตางกัน พิจารณา เรื่องราวขางลางนี้และตอบคําถามทายเรื่อง เรื่องที่ 1: ประธานคณะกรรมการที่ไมทํางาน แดเนียลเปนประธานคณะกรรมการโครงการบําเพ็ญประโยชนของทาน และปนี้เปนปแรกที่เขาเริ่มงาน เวลาผานมา ครึ่ งปแ ลว แดเนียลยังทํางานไมไดตามที่คาดหวัง เขาไม สื่อสารกับกรรมการและไมมีค วามก าวหน าในเปาหมายของ คณะกรรมการ กรรมการรูสึกผิดหวัง ทอแทและขูวาจะลาออกหากไมดําเนินการใดๆ ทานจะพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณใหประธานคณะกรรมการผูนี้ทราบไดอยางไร?

ทานจะตอบสนองความกังวลของกรรมการไดอยางไร?

เรื่องที่ 2: ผูชวยผูวาการภาคของทาน มาเรียเปนผูชวยผูวาการภาคมาแลว 1 ป นายกสโมสรคนกอนหนามีเรี่องทาทายกับเธอแตทานตัดสินใจวาจะเอาชนะความ ทาทายและทําใหเปนปแหงความยิ่งใหญ เวลาผานไปครึ่งป ทานรูวาอดีตนายกของทานถูกตอง มาเรียไมมีการจัดการใน เรื่องใดเลยและไมสามารถติดตอไดทั้งทางโทรศัพทและอีเมล นอกจากนี้ เธอยังลืมกําหนดการเยี่ยมของผูวาการภาค ทานจะทําอยางไรในการปรับปรุงการสื่อสารกับผูชวยผูวาการภาคของทาน?

ทานจะทําอยางไรใหชวงครึ่งปหลังของทานประสบความสําเร็จได?

30 | คูมือนายกสโมสร

บทที่ ๓

การบริหารสโมสร

ในที่สุดแลว การบริหารสโมสรโรตารีของทานก็อยูในความดูแลของคณะกรรมการบริหารสโมสร ที่ทานเปนผูนํา ทีมผูนําสโมสรของทานโดยเฉพาะอยางยิ่งคณะกรรมการบริหารสโมสรควรจะ ชวยทานในหนาที่การบริหารงาน เพื่อชวยเพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงานของสโมสร แผนผูนําสโมสรเปนโครงสรางการบริหารที่แนะนําสําหรับสโมสรโรตารี ภายใตแผนนี้ การ บริหารสโมสรที่มีประสิทธิภาพเปนกุญแจสูการบรรลุเปาหมายประจําปและเปาหมายในระยะ ยาวของสโมสร ในการจะดําเนินแผนผูนําสโมสร สโมสรตองพัฒนาวิธีการปฏิบัติงานพื้นฐาน เกี่ยวกั บ ความต อ เนื่ อง การสื่อ สารและการมีสว นรว มของโรแทเรี ยน โครงสรา งของคณะ กรรมการที่เรียบงายตามแผนงาน จะใหความสําคัญกับการทํางานในสวนกลางของสโมสร และสามารถขยายไปสูการบรรลุเปาหมายการบริการสโมสรและการมีมิตรภาพ หนาที่รับผิดชอบ ในฐานะนายกรับเลือก ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการบริหารสโมสรดังตอไปนี้ คือ x แตงตั้งและประชุมกับคณะกรรมการบริหารสโมสร x เรียนรูนโยบายการบริหารสโมสรและวิธีปฏิบัติงาน โดยการทบทวนธรรมนูญมาตรฐานของ สโมสรโรตารีและขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารีในปจจุบัน (ภาคผนวก ญ และ ฎ) x เขาใจกระบวนการแกไขขอบังคับสโมสร และทํางานกับผูนําสโมสรเพื่อปรับธรรมนูญและ ขอบังคับของสโมสรใหเปนปจจุบัน x กําหนดวาแงมุมใดในแผนผูนําสโมสรที่สามารถทําใหสโมสรของทานเขมแข็งขึ้น ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการบริหารงานดังตอไปนี้ x ปฏิบัติหนาที่การบริหารตามที่ภาคและโรตารีสากลกําหนด – ดูแลใหสโมสรรับผิดชอบการรายงานตางๆ ตามขอกําหนด การบริหารสโมสร | 31

x x เตือนความจําโรตารี วางแผนการประชุมประจํา สัปดาหหรือกิจกรรมตางๆ สําหรับเดือนแหงนิตยสาร (เมษายน)

x x

– ทํางานรวมกับเลขานุการสโมสรอยางใกลชิดเพื่อจัดสงรายงานและแบบฟอรมตางๆ ใหกับภาคและโรตารีสากลตรงตามกําหนดเวลา – เขาใจวิธีการใช Member Access เพื่อปรับปรุงขอมูลของสโมสรใหเป นปจ จุบัน และ ชําระคาบํารุงโรตารีสากล – ดูแลการบริหารการเงินของสโมสร – ดูแลใหเกิดความเสี่ยงนอยที่สุดในระหวางการทํากิจกรรมของสโมสร มั่นใจวามีการใชเครื่องหมายตางๆ ของโรตารีอยางถูกตองและเหมาะสม พัฒนาแนวคิดใหมๆ ที่จะทําใหสมาชิกสนใจโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหของสโมสร และการประชุมกิจกรรมสโมสร สงเสริมการเขารวมประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร และการประชุมอบรม อื่นๆ ตามความเหมาะสม จัดเตรียมการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค และการเยี่ยมของผูชวยผูวา การภาคทุกๆ 3 เดือน (หรือมากกวานั้น)

เกณฑมาตรฐานขั้นต่ํา เพื่ อ ให ส โมสรดํ า เนิ น การอย า งมี ป ระสิ ท ธิ ภ าพ คณะกรรมการบริ ห ารโรตารี ส ากลได มี ม ติ เห็นชอบเกณฑมาตรฐานขั้นต่ําสําหรับสโมสรดังตอไปนี้ x ชําระคาบํารุงโรตารีสากล x มีการประชุมสม่ําเสมอ x บอกรับสิ่งพิมพในเครือ Rotary World Magazine Press (นิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) หรือนิตยสารภูมิภาค) x ดําเนินโครงการบําเพ็ญประโยชนที่สนองตอบความตองการของชุมชนในทองถิ่น หรือชุมชน ในประเทศอื่นๆ x ตอนรับการมาเยี่ยมของผูวาการภาค, ผูชวยผูวาการภาคหรือเจาหนาที่ของโรตารีสากล x มีการทําประกันภัยคาเสียหายทั่วไปตามความเหมาะสมของภูมิภาคที่สโมสรตั้งอยู (เฉพาะ สหรัฐอเมริกา สโมสรตองชําระเงินประกันภัยคาเสียหายทั่วไปพรอมรายงานครึ่งป) ทํางานรวมกับผูชวยผูวาการภาคของทาน เพื่อมั่นใจไดวาสโมสรของทานดําเนินการไดเกิน มาตรฐานขั้นต่ํา

คณะกรรมการบริหารสโมสร เตือนความจําโรตารี ทานสามารถดูรายละเอียด เพิ่มเติมเกี่ยวกับคณะ กรรมการบริหารสโมสร ใน คูมือคณะกรรมการบริหาร สโมสรและคูมือเหรัญญิก สโมสร

32 | คูมือนายกสโมสร

การบริ หารสโมสรที่มีประสิทธิภาพเปนความพยายามในการทํางานรวมกัน ในฐานะนายก สโมสรท า นเป น ผู นํ า ในความพยายามนี้ ในขณะที่ ค ณะกรรมการบริ ห ารสโมสรมี ค วาม รับผิดชอบเฉพาะเรื่อง จั ดใหคณะกรรมการบริหารสโมสรเปน 1 ใน 5 ของคณะกรรมการ ประจํ า ของสโมสร สโมสรของทา นอาจจะแก ไ ขข อบั ง คั บ เพื่ อ ให แ สดงถึ ง หน า ที่ เ ฉพาะของ คณะกรรมการชุดนี้ และเพิ่มเติมคณะอนุกรรมการตามความจําเปน

คณะกรรมการบริหารสโมสรควรชวยดําเนินงานไปสูเปาหมายประจําปของสโมสร เลขานุการ และเหรัญญิกสโมสรควรเปนกรรมการในคณะกรรมการชุดนี้ดวย ประธานคณะกรรมการที่ทาน แตงตั้งควรเปนสวนหนึ่งของทีมผูนําสโมสร คณะกรรมการบริหารสโมสรมีหนาที่รับผิดชอบดังตอไปนี้ x ชวยเลขานุการสโมสรในการติดตามคะแนนการเขาประชุม x เก็บรักษารายชื่อสมาชิกสโมสรและรายงานไปยังโรตารีสากล x ชวยเหรัญญิกสโมสรเก็บเงินคาบํารุง x จัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหและโปรแกรมพิเศษ x สงเสริมมิตรภาพระหวางสมาชิกสโมสร x ผลิตสารสโมสรหรือเว็บไซต

ธรรมนูญและขอบังคับของสโมสร

เตือนความจําโรตารี

สโมสรทุกสโมสรที่เปนสมาชิกของโรตารีสากล จะตองมีมติรับเอาธรรมนูญมาตรฐานของสโมสร โรตารีมาใช ธรรมนูญนี้จะเปนกรอบการทํางานใหสโมสรโรตารี หลังจากการประชุมสภานิติ บัญญัติในป 2010 และ 2013 ธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารีจะไดรับการปรับใหทันสมัย โดยรวมผลการตัดสินใจของสภานิติบัญญัติเอาไวดวย ตองมั่นใจวาสโมสรของทานใชธรรมนูญ มาตรฐานของสโมสรโรตารีฉบับที่ถูกตอง (ภาคผนวก ญ)

นายกสโมสร ป 2010-11: โปรดตรวจสอบการ เปลี่ยนแปลงของธรรมนูญ มาตรฐานของสโมสรโรตารี และขอบังคับเสนอแนะของ สโมสรโรตารี หลังจากการ ประชุมสภานิติบญ ั ญัติของ โรตารีป 2010

ขอบังคับของสโมสรใหคําแนะนําเพิ่มเติมที่มิไดมีอยูในธรรมนูญของสโมสร เพื่อการจัดการ สโมสร ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี (ภาคผนวก ฎ) จะสอดคลองกับธรรมนูญมาตรฐาน ของสโมสรโรตารี และแสดงถึงนโยบายของโรตารีในปจจุบัน ทานสามารถปรับปรุงแกไขให เปนไปตามความตองการ เปาหมาย และกิจกรรมของสโมสร และแสดงถึงเอกลักษณ ในการ เตรียมตัวเพื่อทําหนาที่นายกสโมสร ทานควรทบทวนขอบังคับของสโมสรและทํางานรวมกับทีม ผูนําสโมสรเพื่อแกไขขอบังคับเพื่อใหแสดงถึงวิธีการปฏิบัติงานแบบใหมและวิธีการดําเนินการ รวมทั้งโครงสรางคณะกรรมการสโมสรและบทบาทหนาที่ของผูนําสโมสร การเสนอและลงมติแกไข หากสโมสรของท า นต อ งการแก ไ ขข อ บั ง คั บ เพื่ อ ให แ สดงถึ ง วิ ธี ป ฏิ บั ติ ที่ เ ป น ป จ จุ บั น ต อ ง ดําเนินการดังตอไปนี้ x แจงใหสมาชิกทุกคนไดทราบถึงการเสนอขอแกไขอยางนอย 10 วันกอนการประชุม x สมาชิกสโมสรอยางนอย 1 ใน 3 (ครบองค ป ระชุม ) ตอ งมารว มในการประชุม ปกติเพื่ อ ลงคะแนนเสียง x สมาชิกที่เขาประชุม 2 ใน 3 สนับสนุน จึงจะผานการเห็นชอบ x การแกไขตองสอดคลองกับธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี ตลอดจนขอบังคับและ ธรรมนูญของโรตารีสากล

การบริหารสโมสร | 33

การแกไขขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี มารวมประชุม ครบองคประชุม = 1/3 ของสมาชิก ผานการเห็นชอบ ≤ 2/3 ขององคประชุม ตัวอยาง: มีสมาชิก 63 คนในสโมสร มีสมาชิก 21 คนมาประชุม ตองมีสมาชิกอีก 14 คนหรือมากกวา ลงคะแนนเสียงเห็นชอบการแกไขขอบังคับ

รายงานที่ตองสงใหโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี เตือนความจําโรตารี รายงานที่จะสงใหโรตารี สากลและมูลนิธิโรตารีสวน ใหญ สามารถสงผาน ชองทาง Member Access ได

เตือนความจําโรตารี มีรายละเอียดเพิม่ เติมเกี่ยว กับขอกําหนดในการรายงาน ในคูมอื เลขานุการสโมสร

เพื่อที่จะมั่นใจไดวาจดหมายและการสื่อสารตางๆ จากโรตารีสากลรวมทั้งรายงานครึ่งป จะ สง ไปถึง สมาชิ ก ที่ เหมาะสมในสโมสร ต อ งปรับ ปรุ ง ขอ มูล ของสโมสรให เ ป น ป จ จุ บัน อย า ง สม่ํ า เสมอ ข อ มู ล ด า นล า งนี้ ส ามารถปรั บ ให ทั น สมั ย ได โ ดย Member Access บนเว็ บ ไซต www.rotary.org สโมสรโรตารีทุกสโมสรตองสงรายงานและขอมูลดังตอไปนี้ x ใหแกโรตารีสากล – รายงานครึ่งป (ครบกําหนดสงในวันที่ 1 กรกฎาคม และ 1 มกราคม) ซึ่งรวมทั้งคาบํารุง โรตารีสากลรายหัว – การเปลี่ยนแปลงสมาชิกภาพ – การเปลี่ยนแปลงเจาหนาที่ หรือรายละเอียดการประชุม – ขอมูลสําหรับทําเนียบทางการ (Official Directory) (ภายใน 31 ธันวาคม) – การบอกรับนิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) หรือนิตยสารภูมิภาคของสมาชิกแต ละคนและของสโมสร – คาประชุมสภานิติบัญญัติ (งวดกรกฎาคมเทานั้น) – ในสหรัฐอเมริกาและอาณาเขตตองมีประกันภัย (งวดกรกฎาคมเทานั้น) x ใหแกมูลนิธิโรตารี – การใชเงินกองทุนของมูลนิธิโรตารี x ใหแกภาค – เปาหมายของสโมสร (โดยใชแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพและ แบบฟอรมการรายงานเปาหมายการพัฒนากองทุนมูลนิธิโรตารีของสโมสร) – ตัวเลขคะแนนการประชุมประจําเดือน

การจัดการการเงิน ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่รับผิดชอบการเงิน เชน ดูแลกองทุนของสโมสร มีการ ควบคุมการใชเงินที่ดี และดูแลใหสโมสรดําเนินงานสอดคลองกับกฎหมายทองถิ่น รวมทั้งเรื่อง

34 | คูมือนายกสโมสร

ของภาษีและการไมแสวงหากําไร (หากมี) โปรดดูเอกสารปฏิบัติงานที่ 8 เพื่อดูวิธีการปฏิบัติที่ ดีที่สุดในการจัดการการเงิน คาบํารุงและคาธรรมเนียม ทํางานรวมกันกับเหรัญญิกสโมสรของทาน เพื่อพิจารณาหรือกําหนดระบบการเก็บและจายเงิน คาบํารุง คาบํารุงสโมสร คาบํารุงสโมสรสามารถเก็บเปนรายสัปดาห รายเดือน ราย 3 เดือน ตามแต สโมสรจะกําหนด รวมทั้งจํานวนเงินคาบํารุงในแตละป เงินคาบํารุงนี้แตกตางกันไปในแตละ สโมสร โดยทั่วๆ ไปแลวจะใชเปนคาใชจายสําหรับการประชุม คาอาหาร ของขวัญสําหรับ วิทยากรและของใชอื่นๆ คาธรรมเนียมสมาชิกแรกเขา สโมสรหลายๆ สโมสรเรียกเก็บคาธรรมเนียมแรกเขาจาก สมาชิกใหมตามที่กําหนดเอาไวในขอบังคับสโมสร สมาชิกโอนยายหรือสมาชิกเกาของสโมสร อื่นหรือโรทาแรคเทอร1 ไมตองชําระคาธรรมเนียมนี้ คาบํารุงภาค ภาคหลายๆ ภาคมีกองทุนเพื่อสนับสนุนโครงการที่ภาคอุปถัมภ ในภาคตางๆ เหลานี้ สโมสรแตละสโมสรจะชําระคาบํารุงภาครายหัวตามจํานวนที่ไดรับการเห็นชอบจากที่ ประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร การประชุมใหญประจําปของภาค หรือการ สัมมนาอบรมนายกรับเลือก คาบํารุงโรตารีสากลรายหัว สโมสรตองชําระคาบํารุงรายหัวปละ 2 ครั้ง2 คาบํารุงทั้งหมด รวมทั้งคาบํารุงสําหรับสมาชิกที่เขากลางงวด ตองชําระในวันที่ 1 กรกฎาคม และ 1 มกราคม สําหรับสมาชิกใหมที่รับเขามาในระหวางงวด สโมสรตองจายคาบํารุงสําหรับสมาชิกที่เขากลาง งวดใหแกโรตารีสากล ตามจํานวนเดือนเต็มเดือนที่เขาเปนสมาชิก โดยคิดจาก 1 ใน 12 สวน ของคาบํารุงรายหัวตอป คาบํารุงรายหัวเปนคาใชจายในการดําเนินงานทั่วๆ ไปขององคกร รวมทั้งคาผลิตสิ่งพิมพ ตางๆ ในหลากหลายภาษา การสนับสนุนสโมสร ภาค และโครงการตางๆ การใหการอบรม คําแนะนํา รวมทั้งทรัพยากรแกผูนําสโมสรที่กําลังจะเขามารับหนาที่ และการรักษาเว็บไซต www.rotary.org คาธรรมเนียมโรตารีสากล นอกจากคาบํารุงแลว โรแทเรียนยังตองชําระคาบอกรับเปน สมาชิกนิตยสารตามที่กําหนด คาธรรมเนียมสภานิติบัญญัติของโรตารี และคาใชจายอื่นๆ การชําระเงินสําหรับนิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) และนิตยสารภูมิภาค Revista Rotarian ควรสงพรอมคาบํารุงครึ่งป สวนการชําระคาบอกรับสมาชิกนิตยสารภูมิภาคอื่นๆ ควร สงโดยตรงไปยังบรรณาธิการของนิตยสาร ใบแจงหนี้คาบํารุงครึ่งป (SAR) โรตารี ส ากลส ง ใบแจ ง หนี้ ค า บํ า รุ ง ครึ่ ง ป เ ป น ส ว นหนึ่ ง ในซองรายงานครึ่ ง ป (SAR) ไปยั ง เลขานุการสโมสรโรตารีทุกสโมสรในปลายเดือนธันวาคมเพื่อแจงหนี้ของเดือนมกราคม ในซอง 1 2

ดูรายละเอียดเพิม่ เติมในธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี มาตรา 11 คาบํารุงถูกกําหนดในการประชุมสภานิติบัญญัติทุกๆ 3 ป การบริหารสโมสร | 35

จะประกอบไปดว ย รายชื่อ สมาชิ ก ที่เป น ปจ จุ บัน ซึ่ง ใชเป น ฐานในการประมาณการแจ งหนี้ เอกสารปฏิบัติงานที่ใชคํานวณการแกไขเพิ่มเติมตางๆ และคําแนะนําในการกรอกแบบฟอรม รวมทั้งการสงรายละเอียดขอมูลและการชําระเงินใหโรตารีสากลหรือผูแทนดูแลการเงิน ใบแจงหนี้จะแจงใหสโมสรทราบถึงคาบํารุงโรตารีสากลรายหัว และคาธรรมเนียมที่คิดจาก รายชื่อสมาชิกภาพที่เปนปจจุบันมากที่สุด (สโมสรที่มีสมาชิกนอยกวา 10 คน ตองชําระเงิน สําหรับสมาชิก 10 คน) ชวยเลขานุการสโมสรในการจัดรายชื่อใหเปนปจจุบันผาน Member Access บนเว็บไซต www.rotary.org เพื่อใหใบแจงหนี้คาบํารุงรายหัวของสโมสรทานถูกตอง ตองแจงหมายเลขสโมสรทุกครั้งที่ชําระเงิน หนี้คางชําระของสโมสรสามารถชําระไดดวยบัตร เครดิตผาน Member Access โดยตัวทานเอง เลขานุการ หรือเหรัญญิก หากเลขานุการไมไดรับซองรายงานครึ่งปกอนสิ้นเดือนกรกฎาคม หรือมกราคม ทานสามารถ พิมพไดจาก Member Access หรือติดตอ data.services@rotary.org หรือสํานักงานระหวาง ประเทศ การสงคาบํารุงภาคและคาบํารุงโรตารีสากลเปนการรับรองสมาชิกภาพของสโมสรทาน และการ เปนสมาชิก ที่ ป ฏิบัติ ต ามข อกํา หนดครบถว นของโรตารี ส ากล รวมทั้งรั บ รองการมี สิทธิใ น ทรัพยากรตางๆ ขององคกร การสิ้นสุดสมาชิกภาพและการขอคืนสมาชิกภาพ สโมสรใดที่ไ ม ชํา ระคา บํา รุงและคาธรรมเนียมแกโ รตารีสากล จะถูกยุบเลิ กและจะไมไ ดรับ บริการจากโรตารีสากลและภาค 6 เดือนหลังจากวันที่ 1 มกราคมและ 1 กรกฎาคมซึ่งเปนวันครบกําหนดการชําระเงิน สโมสร ที่คางชําระเงิน 250 เหรียญสหรัฐหรือมากกวา จะถูกสิ้นสุดสมาชิกภาพจากโรตารีสากล และ เมื่อสโมสรตองการขอคืนสมาชิกภาพภายใน 90 วันหลังถูกสิ้นสุดสมาชิกภาพ จะตองจายเงิน ที่คางชําระทั้งหมดในเวลาที่ถูกยุบเลิกสโมสร คาบํารุงครึ่งปทั้งหมดที่เพิ่มขึ้นในชวงเวลาที่ถูก ยุบเลิ กและขอคืนสมาชิกภาพ รวมทั้งคาธรรมเนียมการขอคืนสมาชิกภาพ 10 เหรี ยญตอ สมาชิกหนึ่งคน หากสโมสรมีสมาชิกนอยกวา 10 คน ตองทําตามขอกําหนดการชําระเงิน อยางนอย 10 คน สโมสรที่ขอคืนสมาชิกภาพหลังจากถูกยุบเลิกเกินกวา 90 วันแตนอยกวา 365 วัน ตองกรอก ใบสมั ค รเพื่ อ ขอคื น สมาชิ ก ภาพ และชํ า ระค า ธรรมเนี ย ม 15 เหรี ย ญต อ สมาชิ ก หนึ่ ง คน นอกเหนือไปจากการทําตามขอกําหนดขางตน คาธรรมเนียมนี้จะเปนไปตามขอกําหนดการ ชําระเงินอยางนอย 10 คนเชนกัน สโมสรที่ถูกยุบเลิกซึ่งไมชําระเงินคงคางใหโรตารีสากล ภายใน 365 วันหลังการถูกยุบเลิก จะสูญเสียใบกอตั้งตนฉบับและจะไมมีสิทธิขอคืนสมาชิก ภาพ ในทํานองเดียวกันสโมสรที่ไมชําระคาบํารุงภาคก็อาจจะถูกยับยั้งสมาชิกภาพหรือถูก สิ้นสุดสมาชิกภาพโดยคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล สมาชิกที่ไมชําระคาบํารุงภายใน 30 วันหลังจากครบกําหนด จะไดรับใบแจงเตือนเปนลาย ลักษณอักษรจากเลขานุการสโมสร และหากยังไมชําระเงินภายใน 10 วันหลังจากไดรับแจง อาจจะถูกเพิกถอนสมาชิกภาพตามดุลยพินิจของคณะกรรมการบริหารสโมสร คณะกรรมการ บริหารฯ อาจจะคืนสมาชิกภาพใหหากสมาชิกรองทุกขและชําระหนี้ทั้งหมดใหแกสโมสร 36 | คูมือนายกสโมสร

ภาษี (Taxes) ตรวจสอบประมวลภาษีทองถิ่นและภาษีแหงชาติ เพื่อใหรูแนวามีแบบฟอรมใดหรือไมที่ภาค หรือสโมสรตองนําสง เชน หากสโมสรอยูในรูปของบริษัท อาจจะตองยื่นแบบฟอรมภาษีอื่นๆ เพิ่ม ทํางานรวมกับคณะกรรมการการเงินของภาคและผูชวยผูวาการภาคเพื่อขอรายละเอียด เพิ่มเติมเกี่ยวกับขอกําหนดเหลานี้ สโมสรทุกสโมสรในสหรัฐอเมริกาตองสงแบบฟอรมให Internal Revenue Service ทุกป ติดตอ กั บ ผู แ ทนฝ า ยสนั บ สนุ น สโมสรและภาคของท า น หรื อ Internal Revenue Service เพื่ อ ขอ รายละเอียดเพิ่มเติม การหาทุน (Fund Raising) สโมสรและภาคโรตารีสวนมากจะทําการหาทุน ควรดําเนินการตามขอแนะนําดังตอไปนี้และ ควรใหความรูแกสมาชิกในสโมสรดวย x รายงานเงินที่หาไดจากการหาทุนแกรัฐบาลทองถิ่นหากจําเปน x เมื่อทําการประชาสัมพันธการหาทุน ตองแจงใหละเอียดชัดเจนวาทุนที่ไดรับจะไปที่ใด เชน สโมสรในทองถิ่น มูลนิธิของภาคเอง มูลนิธิโรตารีหรือหนวยงานอื่นๆ เงินที่หามาไดจาก กิ จ กรรมหาทุ น จากประชาชน ควรใช เ พื่ อ กิ จ กรรมบํ า เพ็ ญ ประโยชน ม ากกว า เพื่ อ การ สนับสนุนสโมสรเอง x หากการหาทุนสามารถที่จะนําไปหักลดหยอนภาษีได ใหออกใบเสร็จรับเงินแกผูบริจาค ตามที่จําเปน x สงเงินบริจาคใหมูลนิธิโรตารี (The Rotary Foundation) โดยแยกออกจากการชําระเงินให โรตารีสากล ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนการหาทุนใน คูมือคณะกรรมการโครงการบําเพ็ญ ประโยชนของสโมสร เตือนความจําโรตารี ทานจะสามารถหาราย ละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ มูลนิธิของสโมสรไดในคูม ือ เหรัญญิกสโมสร

มูลนิธิของสโมสร หากสโมสรของทานมีหรือกําลังจะกอตั้งมูลนิธิ หรือ กองทุนเพื่อการกุศล ตองทําตามกฎหมายทองถิ่น ในบางประเทศมูลนิธิตองจดทะเบียนกับรัฐบาล หรือทําตาม กฎระเบียบเฉพาะเรื่อง ตัวอยาง เชน สโมสรที่รับเงินบริจาคเขามูลนิธิของสโมสรเอง จะตอง ออกใบเสร็จ รับเงิน เพื่อผลทางภาษีของมูลนิธิสโมสร ปรึกษากับหนวยงานภาษีในทองถิ่น เกี่ ย วกั บ ข อ กํ า หนดในการรายงาน ติ ด ต อ กั บ ผู แ ทนฝ า ยสนั บ สนุ น สโมสรและภาคเพื่ อ ขอ รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับมูลนิธิของสโมสร

การจัดการความเสี่ยง (Risk Management) การจั ดการความเสี่ยงเปนกระบวนการวางแผนงาน การจัดการ การเปนผู นํา และควบคุ ม กิจกรรมขององคกรเพื่อลดผลกระทบในทางลบจากความเสียหายที่อาจจะบังเอิญเกิดขึ้นให เหลือนอยที่สุด ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่ตองลดความเสี่ยงลงใหเหลือนอยที่สุด และ หามาตรการปองกันสมาชิกและทรัพยสมบัติของสโมสร ประเด็นของความรับผิดชอบตอความ เสียหายและผลเสียที่อาจจะเกิดขึ้นไดเปนเรื่องเฉพาะในภูมิภาคและเปนความรับผิดชอบของ ท า นที่ จ ะเรี ย นรู ก ฎหมายที่ เ กี่ ย วกั บ การปฏิ บั ติ ท างการเงิ น และมั่ น ใจว า สโมสรของท า น การบริหารสโมสร | 37

ดําเนินงานตามกฎหมายนั้น ดูรายการการปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการความเสี่ยงในเอกสาร ปฏิบัติงานหมายเลข 8 จํากัดความรับผิดชอบสวนตัวและของสโมสรโดยการตอบคําถามขั้นตน 3 ขอ เมื่อวางแผน กิจกรรมและงานตางๆ ในปที่ทานเปนนายกสโมสร x มีอะไรบางที่อาจจะผิดพลาดได x ถามีอะไรผิดพลาด ขาพเจาหรือสโมสรจะสนองตอบอยางไร x จะจายชดเชยความสูญเสียอยางไร หากมีความเปนไปไดสูงที่จะมีขอผิดพลาด ทานสามารถจะลดความเสี่ยงไดดังตอไปนี้ x เลือกที่จะไมทํากิจกรรมหรืองานนั้น x ปรับเปลี่ยนกิจกรรมหรืองานใหมีความเสี่ยงนอยลง x เตรียมแผนงานที่จะแกไขปญหาใดๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น x หาองคกรอื่นที่ยินยอมจะมีสวนรวมและแบงปนความเสี่ยง แมวาการทําธุรกิจโดยการจับมือกันหรือการตกลงดวยวาจาอาจจะเปนเรื่องธรรมดา แตโรตารี สากลแนะนําเปนอยางยิ่งวา สโมสรของทานควรเซ็นสัญญาเปนลายลักษณอักษร สัญญาจะเปน ตัวกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบของแตละฝายอยางชัดเจน และสามารถระบุขอกําหนด เพื่อจํากัดความเสี่ยงได เมื่อเจรจาตอรองสัญญา โปรดอานใหละเอียดจนจบเพื่อใหเขาใจสิ่งที่ ทานกําลังจะยินยอม และขอคําแนะนําดานกฎหมายหากมีความจํา เปน เก็บเอกสารทาง กฎหมายเอาไวหลังจากงานสิ้นสุดลงดวยเผื่อกรณีที่มีการรองเรียน สโมสรควรขอรับคําแนะนําจากที่ปรึกษาดานกฎหมายและการประกันภัย เกี่ยวกับการปองกัน การรับผิดชอบซึ่งอาจจะเนื่องมาจากการดําเนินงานของสโมสรหรือกิจกรรมสโมสร สโมสรใน สหรัฐอเมริกาและอาณาเขตตองทําประกันภัยความรับผิดชอบทั่วไปผานโรตารีสากล สโมสรที่ อยูนอกสหรัฐอเมริกาควรพิจารณาทําประกันภัยถาหากวายังมิไดทํา ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได ในคูมือการปฏิบัติงาน (Manual of Procedure)

Member Access เมนู Member Access บนเว็ บ ไซต www.rotary.org ช ว ยให โ รแทเรี ย นสามารถดํ า เนิ น งาน โรตารีไดอยางรวดเร็วและงายขึ้น ทําใหมีความตอเนื่องในระหวางปของผูนํา และมั่นใจไดวา โรตารีสากลจะมีขอมูลตางๆ ที่ถูกตอง มีเพียงทานและเลขานุการสโมสรเทานั้นที่มีสิทธิพิเศษที่จะใชประโยชนจาก Member Access ได การใชงานตองลอคอินบนเว็บไซต www.rotary.org/en/selfservice และระบุตําแหนงของ เจาหนาที่

38 | คูมือนายกสโมสร

สิทธิพิเศษของโรแทเรียนใน Member Access MAP Features

นายก

แบบฟอรมการรายงานเปาหมายของสโมสรในการ พัฒนากองทุนของมูลนิธิโรตารี การปรับปรุงขอมูลสโมสรใหเปนปจจุบัน การปรับปรุงขอมูลสมาชิกภาพใหเปนปจจุบัน ดูสรุปการบริจาคเงินใหมูลนิธิ (Club Recognition Summary) (ของสโมสรเองเทานั้น) ชําระคาบํารุงครึ่งป หรือพิมพรายงานครึ่งป ดูรายงานการเงินของสโมสร ดูรายงานโรแทเรียนทุกคนบริจาคทุกป (EREY) ดูการบริจาคเงินรายเดือน เงินปนสวนและรายงาน โปลิโอ บริจาคเงินใหมูลนิธิโรตารี ดูประวัติการบริจาคเงินของทาน หาทําเนียบทางการ (Official Directory) ออนไลน จัดการเรื่องอีเมล ลงทะเบียนการประชุมตางๆ ดูสิทธิประโยชนของสมาชิก

เลขานุการ

เหรัญญิก

โรแทเรียน

X X X X

X X X

X X X X

X X X X X X

ในปจจุบัน ประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสรสามารถดูรายงานของมูลนิธิโรตารีได โรตารีสากลปรับปรุงการ บริการใหแกโรแทเรียนอยางตอเนื่องเพื่อที่จะใหการสนับสนุนดานออนไลนไดมากขึ้น

เครื่องหมายโรตารี รูปสัญลักษณโรตารีบงชี้ความเปนสโมสรโรตารีและสมาชิกในทุกๆ สวนของโลก โรแทเรียนทุก คนควรจะใหความสนใจในการปกปองความมั่นคงของรูปสัญลักษณโรตารี และทําใหมั่นใจวา จะสโมสรและภาคโรตารีจะมีรูปสัญลักษณเอาไวใชในอนาคต โรตารีสากลเปนเจาของเครื่องหมายการคาและเครื่องหมายสําหรับการบําเพ็ญประโยชนตางๆ (เรียกวา เครื่องหมายโรตารี) เพื่อประโยชนของโรแทเรียนทั่วโลก โรตารีสากลไดจดทะเบียน เครื่องหมายโรตารีในกวา 50 ประเทศ เพื่อใหมีการใชเครื่องหมายเฉพาะโดยองคกรเทานั้น และเพื่อเพิ่มขีดความสามารถของโรตารีสากลในการปองกันการใชเครื่องหมายในทางที่ผิดโดย ผูอื่น เครื่องหมายโรตารีนี้รวมถึง รูปสัญลักษณโรตารี ชื่อโรตารี ชื่อโรตารีสากล และชื่อของ มูลนิธิโรตารี ดูรายการทั้งหมดในภาคผนวก ค ในฐานะนายกสโมสร โรตารีสากลคาดหวังวาทานจะเขาใจถึงวิธีการใชเครื่องหมายโรตารีและ ชวยแกไขการใชเครื่องหมายโรตารีที่ไมเหมาะสมถูกตอง โดยขอความชวยเหลือจากผูแทนฝาย สนับสนุนสโมสรและภาคของทานตามความจําเปน รายงานการใชเครื่องหมายโรตารีที่ไม การบริหารสโมสร | 39

ถูกตองโดยหนวยของโรตารี3 หรือโดยผูที่มิไดเปนโรแทเรียนใหผูแทนฝายสนับสนุนสโมสรและ ภาคของทานไดรับทราบ นโยบายของโรตารี ส ากลในการใช เ ครื่ อ งหมายโรตารี มี อ ยู ใ นคู มื อ ปฏิ บั ติ ก าร (Manual of Procedure) และประมวลนโยบายของโรตารี การเลียนแบบรูปสัญลักษณโรตารี เมื่อมีการผลิตเครื่องหมายโรตารี ตองทําตามคําแนะนําที่คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล เห็นชอบดังตอไปนี้ x รูปสัญลักษณไมอาจเปลี่ยนแกไข หรือถูกกีดขวางในลักษณะใดๆ ได จะตองเลียนแบบ อยางถูกตองสมบูรณ

x ปญหาที่พบบอยที่สุดในการเลียนแบบรูปสัญลักษณโรตารี คือ มิไดใชครบทุกสวนของรูป สัญลักษณ ตองหลีกเลี่ยงการใชที่ไมถูกตองดังตอไปนี้ ไมมีรูสลักตรงกลาง

ศูนยกลางของวงลอปดทึบ

วงลอถูกบดบังเปนบางสวนหรือถูกแกไขเปลี่ยนแปลง

x รูปสัญลักษณโรตารีอาจจะพิมพเปนสีเดียวหรือสองสี เมื่อพิมพเปน 2 สี จะตองเลียนแบบ สี ที่ เ ป น ท า ง ก า ร คื อ สี royal blue (PANTONE® 286 Blue) แ ล ะ สี Metallic gold (PANTONE® 871 Metallic Gold) หรื อ สี Gold (PANTONE® 123 C หรื อ 115 U Gold [yellow]) 4 รูปสัญลักษณโรตารีไมควรพิมพมากกวา 2 สี ไมควรใชเครื่องหมายโรตารีเพื่อวัตถุประสงคในดานการคาและการรณรงคทางการเมือง ชื่อ และเครื่องหมายโรตารี อาจจะปรากฏอยูบนกระดาษหัวจดหมายและซองรวมทั้งนามบัตร สว นตั ว แต ต อ งไมใ ช บ นกระดาษหั ว จดหมายและซองหรื อ นามบั ต รธุ ร กิจ การเลี ย นแบบ 3

หนวยของโรตารี ถูกกําหนดไววาคือ โรตารีสากล, มูลนิธิโรตารี, สโมสรโรตารีหรือกลุม สโมสรโรตารี ภาคโรตารีหรือกลุมภาคโรตารี (รวมทั้งกิจกรรมภาครวม หรือ กลุม บริหารภาครวม) กลุมปฏิบัติการโรแทเรียน กลุม มิตรภาพโรตารี คณะกรรมการเจาภาพจัดการ ประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล และหนวยบริหารในปกครองของโรตารีสากล โปรแกรมแตละโปรแกรมของโรตารีสากลมิใช เปนหนวยของโรตารี 4 สีทองถูกระบุไวเปนพิเศษ เนือ่ งจากสีจะแตกตางกันออกไปตามชนิดของกระดาษ ดูคําแนะนํา Visual Identity ของโรตารีสากล 40 | คูมือนายกสโมสร

สัญลักษณโรตารีที่ไมถูกตองและไมสมบูรณของสโมสรและภาค ควรไดรับการแกไขใหถูกตอง ใหเร็วที่สุดเทาที่จะทําไดสําหรับสิ่งพิมพอีเล็คโทรนิคสและในการพิมพสิ่งพิมพทั้งหลายในครั้ง ตอไป คําแนะนําการใชชื่อ: การใชชื่อและสัญลักษณโรตารี เมื่อ ชื่อ รูป สัญลักษณ หรือเครื่องหมายโรตารีอื่น ๆ ปรากฏกับชื่อของโครงการ โปรแกรม เว็บไซต หรือสิ่งพิมพของสโมสร ตองวางชื่อเอาไวใกลตราสัญลักษณหรือใหความสําคัญเทาๆ กัน และชื่อเหลานั้นใชกอนหรือหลังชื่อของโรตารี การใสชื่อสโมสรของทานจะทําใหมั่นใจได วาชุมชนไดรับรูถึงโครงการและกิจกรรมของสโมสร คําแนะนําเหลานี้ยังชวยปกปองโรตารี สากลจากความรับผิดชอบตางๆ ดวย ในฐานะนายกสโมสร โปรดพิจารณาชื่อของโปรแกรมและโครงการของสโมสรที่มีอยูแลว หรือ วางแผนวาจะทําเพื่อใหแนใจวามีการบงชี้ชื่อสโมสรของทานอยางชัดเจน ตัวอยางเชน x

โครงการทําความสะอาด ของสโมสรโรตารีแวลลีย

x สวนรอยปของสโมสรโรตารีเมาเทนซิตี้ x www.anycityrotaryclub.org ติ ด ต อ กั บ ผู แ ทนฝ า ยสนั บ สนุ น สโมสรและภาคของท า น เพื่ อ ขอความช ว ยเหลื อ เกี่ ย วกั บ คําแนะนําในการใชชื่อ สินคาและลิขสิทธิ์ คณะกรรมการบริ ห ารโรตารี ส ากล ได ส ร า งระบบลิ ข สิ ท ธิ์ ขึ้ น มาเพื่ อ กํ า หนดผลิ ต ภั ณ ฑ ที่ มี คุณภาพสูงใหแกโรแทเรียน และโรตารีสากลขอใหโรแทเรียนซื้อสินคาที่มีเครื่องหมายโรตารี จากผูที่ไดรับลิขสิทธิ์อยางเปนทางการของโรตารีสากล ดูบัญชีรายชื่อผูไดรับลิขสิทธิ์อยางเปน ทางการที่ www.rotary.org หรือ ทําเนียบทางการ (Official Directory) หากสโมสรของทานตองการหาทุนสําหรับโครงการโดยการขายสินคาที่มี ชื่อ รูปสัญลักษณ หรือเครื่องหมายโรตารีอื่นๆ ทานสามารถทําไดโดยไมตองขออนุญาตจากโรตารีสากล หาก สินคานั้นมีชื่อของสโมสรโรตารี งานหาทุน หรือชื่อโครงการ และวันที่ของโครงการ ขอให มั่นใจวาสโมสรของทานซื้อสินคาจากผูขายที่ไดรับลิขสิทธิ์จากโรตารีสากล หากสโมสรของ ทานตองการขายสินคาในโครงการหาทุนในระยะยาว ทานตองสมัครขอรับลิขสิทธิ์จากโรตารี สากล

การประชุม การประชุมของสโมสร ภาคและการประชุมนานาชาติ ชวยใหโรแทเรียนไดเรียนรูเกี่ยวกับ โรตารีมากขึ้น เปนการพัฒนาผูนําในอนาคต และเปดโอกาสในการสรางมิตรภาพ ตลอดปที่ ทานเปนนายกสโมสร ทานและผูฝกอบรมสโมสรตองเตรียมจัดการประชุมมากมาย เชน x การประชุมสโมสรประจําสัปดาห การบริหารสโมสร | 41

x x x x x

การประชุมกิจกรรมสโมสร การประชุมคณะกรรมการบริหาร การเยี่ยมของผูชวยผูวาการภาค การเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค โปรแกรมการพัฒนาผูนํา

ทานควรสงเสริมการประชุมตางๆ ของภาคและโรตารีสากลในที่ประชุมประจําสัปดาห การ ประชุมกิจกรรมสโมสรและในสารสโมสร เพื่อสงเสริมการเขารวมประชุมตางๆ ดังตอไปนี้ x การประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล x การประชุมระดับภาค – การประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร – การประชุมใหญประจําปของภาค – การสัมมนามูลนิธิโรตารีภาค – การสัมมนาสมาชิกภาพของภาค – การสัมมนาผูนําภาค การประชุมเหลานี้เปดโอกาสใหโรแทเรียนในระดับสโมสรไดเรียนรูเกี่ยวกับกิจกรรมของโรตารี ในขอบเขตที่ก วางขวางขึ้น และสงเสริม มิตรภาพ การประชุมของภาคเปนการเปดเวทีเพื่ อ อภิ ป รายเกี่ ย วกั บ โครงการของสโมสรและภาค และเพื่ อ พั ฒ นาการเป น หุ น ส ว นในการทํ า โครงการกับสโมสรอื่นในภาคและในโลกโรตารี ดูสรุปรายละเอียดการประชุมของภาคและ โรตารีสากลไดที่ภาคผนวก ง

การประชุมประจําสัปดาห จัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหที่ใหขอมูลขาวสารแกสมาชิก และแรงจูงใจที่จะใหสมาชิก เขามารวมและมีความกระตือรือรนในกิจกรรมที่เปนบริการสโมสร บริการชุมชน และบริการโลก มากขึ้น เพื่อใหการประชุมประจําสัปดาหมีประสิทธิภาพ และไดรับการวางแผนอยางดี ทาน ควรดําเนินการดังตอไปนี้ x กําหนดโปรแกรมและจัดวาระการประชุมสําหรับการประชุมลวงหนา x จัดโปรแกรมใหเกี่ยวเนื่องกับโครงการ กิจกรรมในปจจุบันของสโมสรโดยใชปฏิทินโรตารี x มอบหมายความรับผิดชอบในการจัดโปรแกรมใหคณะกรรมการบริหารสโมสร x จัดโปรแกรมที่ใหความรูโรตารีใหมๆ แกสมาชิก x เริ่มและเลิกประชุมตรงเวลา x เตรียมแผนสํารอง หากโปรแกรมที่จัดไวมีอันตองเลิกไป จัดการประชุมที่มีโปรแกรมนาสนใจและที่เพิ่มพูนความรูโรตารีแกสมาชิก เสริมคุณคาของการ เปนสมาชิกอยางตอเนื่อง และทําใหพวกเขาตระหนักถึงชุมชนทองถิ่นและชุมชนโลกใหมาก ยิ่งขึ้น ตัวอยางวาระการประชุมประจําสัปดาห ปรับเปลี่ยนตัวอยางวาระการประชุมใหเปนไปตามความตองการของสโมสร 42 | คูมือนายกสโมสร

เริ่มตน

สิ้นสุด

ระยะเวลาที่ แนะนํา กิจกรรม 5 นาที เปดประชุม ตามธรรมเนียมทองถิ่น 30 นาที ชวงเวลาสําหรับรับประทานอาหาร และมิตรภาพ 20 นาที ชวงเวลาของนายกสโมสร

30 นาที

แนะนําโรแทเรียนที่มาเยี่ยมสโมสรและแขก จดหมายและขาวประกาศตางๆ การรายงานของคณะกรรมการ ธุรกิจของสโมสร โปรแกรม

5 นาที

แนะนําวิทยากร การบรรยายของวิทยากร นายกสโมสรกลาวปดประชุม ปดประชุม

ปฏิทินโรตารี ปฏิทินโรตารีจะเปนกรอบกําหนดในการวางแผนการประชุมประจําสัปดาห เมื่อเริ่มตนปโรตารี ใหแนะนําคติพจนใหมของโรตารีสากล และในชวงเวลาของการประชุมตางๆ เชน การประชุม ภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร การประชุมใหญประจําปของภาค การประชุมใหญ ประจําปโรตารีสากล อาจจัดใหมีการอภิปรายกันเกี่ยวกับการประชุมเหลานี้ ทานยังสามารถ จัดโปรแกรมใหตรงกับกิจกรรมพิเศษ ที่สําคัญตางๆ ตลอดปของโรตารี ดังนี้ กรกฎาคม สิงหาคม กันยายน ตุลาคม พฤศจิกายน ธันวาคม มกราคม กุมภาพันธ เตือนความจําโรตารี มีปฏิทินโรตารีซึ่งเปนเดือน พิเศษในเรื่องตางๆ อยูใน รายการตรวจสอบรายเดือน ของนายกสโมสร ที่หาได จากผูแทนฝายสนับสนุน สโมสรและภาค

มีนาคม เมษายน พฤษภาคม มิถุนายน

โรตารีมิไดกําหนด เดือนแหงการเพิ่มสมาชิกและการขยายสโมสร เดือนแหงชนรุนใหม เดือนแหงบริการดานอาชีพ เดือนแหงมูลนิธิโรตารี สัปดาหอินเทอรแรคทโลก (สัปดาหของวันที่ 5 พฤศจิกายน) เดือนแหงครอบครัวโรตารี เดือนแหงการตระหนักในโรตารี เดือนแหงความเขาใจระหวางกันในโลก 23 กุมภาพันธ วันแหงความเขาใจและสันติสุขระหวางกันในโลก / วันครบรอบโรตารี เดือนแหงการรูหนังสือ สัปดาหโรทาแรคทโลก (สัปดาหของวันที่ 13 มีนาคม) เดือนแหงนิตยสารโรตารี โรตารีมิไดกําหนด เดือนแหงมิตรภาพโรตารี การบริหารสโมสร | 43

การประชุมกิจกรรมสโมสร การประชุ ม กิ จ กรรมสโมสรเป น การประชุ ม สํ า หรั บ สมาชิ ก สโมสรทุ ก คน รวมทั้ ง เจ า หน า ที่ กรรมการบริหารและประธานคณะกรรมการ การประชุมกิจกรรมสโมสรเปดโอกาสใหอภิปราย ถึงโปรแกรมและกิจกรรมของสโมสรและใหความรูแกสมาชิก ควรสงเสริมใหสมาชิกใหมเขา รวมประชุมกิจกรรมสโมสร เพื่อเรียนรูเกี่ยวกับการทํางานของสโมสรใหมากขึ้น การประชุม กิจกรรมสโมสรที่สมาชิกทุกคนและผูชวยผูวาการภาคเขารวมอยางสม่ําเสมอ จะชวยใหมั่นใจใน การสื่อสารที่ชัดเจนระหวางผูนําสโมสร สมาชิกสโมสรและผูนําภาค ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่รับผิดชอบในการวางแผนและดําเนินการประชุมกิจกรรม สโมสร ทานหรือเจาหนาที่สโมสรที่ไดรับมอบหมายทําหนาที่เปนประธานในที่ประชุม เตือนความจําโรตารี ผูชวยผูวาการภาคควรไป เยีย่ มสโมสรอยางนอยปละ 4 ครั้ง บางสโมสรใชโอกาส นี้เพื่อจัดประชุมกิจกรรม สโมสรดวย

การประชุมกิจกรรมสโมสรใหโอกาสสมาชิกสโมสรในการ x กําหนดเปาหมายและพัฒนาแผนปฏิบัติการ x ประสานงานกิจกรรมของคณะกรรมการตางๆ x เขาใจวามีการดําเนินงานตามแผนปฏิบัติการอยางไรบาง x มีสวนรวมในการหารืออยางเปนกันเอง เพื่อกระตุนการแกปญหาที่สรางสรรค x เรียนรูเกี่ยวกับโรตารีและโปรแกรมของโรตารี x ทบทวนจุดออน จุดแข็งของสโมสร หัวขอในการอภิปรายมีอาทิ เชน x เปาหมายประจําป และเปาหมายในระยะยาว x โครงการบําเพ็ญประโยชนและกิจกรรมสโมสร x กลยุทธในการเพิ่มและการรักษาสมาชิกภาพ x การประชุมใหญประจําปของภาค รวมทั้งการประชุมของภาคและโรตารีสากล x โปรแกรมของโรตารี x การประชุมแสดงความคิดเห็นอยางเปนอิสระ กําหนดการประชุม การจัด ประชุม 4 หรื อ 6 ครั้งตอปจ ะเหมาะสมและไดผ ลที่สุด หลายสโมสรจัด การประชุ ม กิจกรรมสโมสรทุกเดือน ตารางเวลาการจัดการประชุมกิจกรรมสโมสรควรเปนดังนี้

44 | คูมือนายกสโมสร

กรอบเวลา ทันทีหลังจากการประชุม อบรมภาค (กอนวันที่ 1 กรกฎาคม) หลังจากวันที่ 1 กรกฎาคม สองสัปดาหกอนการ เยี่ยมสโมสรเปนทางการ ระหวางการเยี่ยมสโมสร เปนทางการ กลางปโรตารี (มกราคม/ กุมภาพันธ) เมษายน หรือ พฤษภาคม

วัตถุประสงค อธิ บ าย พิ จ ารณาและอภิ ป รายแผนงานที่ ไ ด พั ฒ นาและเสนอแนะจากที่ ก ารประชุ ม ภาค ประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร และอภิปรายวาสโมสรจะรวมเอาคติพจนของโรตารีสากล และเรื่องที่เนนย้ําเขาไวดวยกันอยางไร (นายกรับเลือกเปนประธานในที่ประชุม) อภิปรายและอนุมัติแผนงานประจําป เตรียมการเพื่อตอนรับการเยี่ยมสโมสรเปนทางการของผูวาการภาค ปรึกษาสถานะของสโมสรกับผูวาการภาค ทบทวนความกาวหนาของสโมสรไปสูเปาหมาย โดยเทียบกับแผนงานสําหรับเวลาที่เหลืออยู เป ด โอกาสให แ สดงความคิ ด เห็ น อย า งเป น อิ ส ระ (อาจนํ า เอาแนวคิ ด และคํ า แนะนํ า มา ประยุกตใช เพื่อปฏิบัติแผนงานของสโมสรใหสําเร็จ)

การเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค ผูวาการภาคตองไปเยี่ยมทุกสโมสรในภาคดวยตนเอง อาจจะเยี่ยมครั้งละสโมสรหรือหลายๆ สโมสร โดยมีความมุงหมายดังตอไปนี้ คือ เพื่อชี้แจงเรื่องสําคัญๆ ของโรตารีใหสโมสรทราบ และเพื่อจูงใจโรแทเรียนใหรวมกิจกรรมบําเพ็ญประโยชน รวมทั้งเปนโอกาสที่ทีมผูนําสโมสร ของทานจะขอคําแนะนําในเรื่องที่ทาทายที่สโมสรกําลังเผชิญอยู ควรกําหนดวันเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการใหตรงกับวันสําคัญของสโมสร เพื่อใหการเยี่ยม ของผูวาการภาคมีความหมายมากยิ่งขึ้น (หากเปนไปได) เชน x วันครบรอบกอตั้งสโมสร x วันจัดพิธีตอนรับสมาชิกใหม x วันจัดโปรแกรมปฐมนิเทศสมาชิกใหม x วันที่จัดการยกยองหรือการไดรับรางวัล x วันที่จัดกิจกรรมเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี x วันประชุมระหวางเมือง การเตรียมรับการเยี่ยมเปนทางการของผูวาการภาค การเยี่ยมเปนทางการของผูวาการภาคอาจจะเปนที่นาตื่นเตนของสโมสร เพราะเปนโอกาสที่จะ ไดทราบเรื่องสําคัญๆ ของโรตารีและปรึกษาหาวิธีแกปญหาที่สโมสรกําลังประสบ จึงควรให สมาชิกเขาประชุมกันอยางพรอมเพรียงโดย x ประกาศใหทราบในที่ประชุมประจําสัปดาห x ลงประกาศในสารสโมสร x ขอใหสมาชิกพยายามมารวมตอนรับการเยี่ยมเปนทางการของผูวาการภาคใหได

การบริหารสโมสร | 45

x จัดเตรียมใหผูวาการภาคมอบใบประกาศเกียรติคุณหรือรางวัล ในวันเยี่ยมเปนทางการ (เชน มอบเหรียญ Paul Harris Fellow) ผูนําสโมสรควรรวมกันเตรียมหัวขอที่ตองการปรึกษากับผูวาการภาค ผูวาการภาคสามารถให ความรูหรือแนะนําจากประสบการณของเขาได จัดตารางเวลาของทานเพื่อสามารถใชเวลากับ ผูวาการภาคไดมากที่สุดเทาที่ตองการ จึงควรเตรียมการดังนี้ x ทบทวนความกาวหนาของเปาหมายที่สโมสรตั้งไวในแบบแนวทางการวางแผนสโมสรที่มี ประสิทธิภาพและเตรียมการเพื่อหารือระหวางการเยี่ยม x รวบรวมคําถาม ปญหา และเรื่องที่อยูในความสนใจของสโมสรไว x เตรียมรายงานแผนงาน กิจกรรม และความสําเร็จของแตละคณะกรรมการไว x เตรียมใหการตอนรับคูสมรสของผูวาการภาคอยางเหมาะสม วัตถุประสงคของการเยี่ยมของผูวาการภาคหรือผูชวยผูวาการภาค คือ เพื่อใหการสนับสนุน สโมสรของทาน สโมสรโรตารีตองยอมรับการเยี่ยมเหลานี้

การเลือกตั้ง ในชวง 6 เดือนแรกของการรับหนาที่ ทานตองดูแลการเลือกตั้งเจาหนาที่ เมื่อมีการเลือกตั้งเจาหนาที่และกรรมการบริหารใหม เปนเรื่องสําคัญที่จะตองจัดการเลือกตั้งที่ ยุติธรรมกับสมาชิกทุกคนที่เกี่ยวของ ควรระบุวิธีการเลือกตั้งสําหรับคณะกรรมการบริหารและ เจาหนาที่สโมสรเอาไวในขอบังคับสโมสร เจาหนาที่และกรรมการบริหารแตละคนควรเปน สมาชิกที่ปฏิบัติตามขอกําหนดอยางครบถวน สโมสรควรจัดการประชุมสถาปนาเจาหนาที่ตนปโรตารี เพื่อใหเจาหนาที่และสมาชิกสโมสรมี โอกาสได เริ่ ม ตน และยืน ยัน ในคํา มั่ น ต อวั ตถุป ระสงคข องโรตารีส ากล ดูตั ว อยา งวาระการ สถาปนาเจาหนาที่สโมสรไดที่ภาคผนวก จ.

46 | คูมือนายกสโมสร

ทรัพยากรบุคคล x ผู ช ว ยผู ว า การภาค — แต ง ตั้ ง โดยผู ว า การภาค เพื่ อ ช ว ยสโมสรให ดํ า เนิ น งานอย า งมี ประสิทธิภาพและบรรลุเปาหมาย x ผู แ ทนฝ า ยสนั บ สนุ น สโมสรและภาคของโรตารี ส ากล — พนั ก งานที่ สํ า นั ก งานระหว า ง ประเทศและสํานักงานใหญโลก ที่สามารถตอบคําถามเกี่ยวกับการบริหารและสงคําถาม อื่นๆ ไปยังพนักงานของโรตารีสากล และมูลนิธิโรตารีที่เหมาะสม ทรัพยากรขอมูลขาวสาร x คู มื อ คณะกรรมการบริ ห ารสโมสร (226A-TH) — ให ร ายละเอี ย ดทั่ ว ไปเกี่ ย วกั บ คณะ กรรมการบริหารสโมสรและหนาที่รับผิดชอบ รวมทั้งทรัพยากรและหนาที่ของคณะกรรมการ ในแตละชุด x คูมือเลขานุการสโมสร (229-EN) — สวนประกอบของชุดคูมือเจาหนาที่สโมสร (225-TH) ที่ อธิบายถึงหนาที่รับผิดชอบของเลขานุการสโมสร x คูมือเหรัญญิกสโมสร (220-TH) — สวนประกอบของชุดคูมือเจาหนาที่สโมสร (225-TH) ที่ อธิบายถึงหนาที่รับผิดชอบของเหรัญญิกสโมสร x สารผูวาการภาครายเดือน — เปนจดหมายสงจากผูวาการภาคเพื่อแจงขาว และใหแรงจูงใจ ผูนําสโมสร ตลอดจนประกาศเกียรติคุณความเปนเลิศในระดับสโมสร x คูมือการปฏิบัติงาน (Manual of Procedure – 035-EN) — วิธีการปฏิบัติงานและนโยบาย ของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี รวมทั้งธรรมนูญของโรตารีสากล ที่กําหนดโดยมติของ สภานิติบัญญัติ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล และกรรมการมูลนิธิโรตารี พิมพทุกๆ 3 ปหลังจากการประชุมสภานิติบัญญัติแตละครั้ง x ทํ า เนี ย บทางการ (Official Directory – 007-EN) — ข อ มู ล การติ ด ต อ กั บ เจ า หน า ที่ คณะกรรมการ กลุมทรัพยากร และพนักงานสํานักงานเลขาธิการของโรตารีสากลและมูลนิธิ โรตารี รายชื่ อ ผู ว า การภาคและภาคทั่ ว โลก รายชื่ อ สโมสรในภาคเรี ย งตามตั ว อั ก ษร รวมทั้งขอมูลการติดตอ พิมพปละหนึ่งครั้ง x สวนของการบริหารสโมสรในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) (ภาคผนวก ฌ) — เครื่องมือในการประเมินสโมสรและ การกําหนดเปาหมาย ใชเพื่อวางแผนงานเปาหมายของคณะกรรมการบริหารสโมสร x ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารีและธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี — หาฉบับ ลาสุดไดจาก www.rotary.org x รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล (RI Catalog – 019-EN) — รายการสิ่งพิมพ โปรแกรมโสต ทัศน แบบฟอรมและอื่นๆ มีทั้งที่เปนสิ่งพิมพและออนไลน ปรับปรุงใหมทุกป x หนังสือพิมพโรตารีเวิรลด (Rotary World – 050-EN) — หนังสือพิมพราย 3 เดือนสําหรับ ผูนําสโมสรและภาคโรตารี x นิต ยสารเดอะโรแทเรี ย น (The Rotarian) หรื อ นิ ต ยสารภู มิ ภ าคของโรตารี — นิ ต ยสาร ทางการรายเดือนของโรตารีสากล ใหขอมูลขาวสารเกี่ยวกับโครงการของสโมสรและภาค มติของคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและการประชุมตางๆ ของโรตารีสากล นอกจาก เดอะโรแทเรียนแลว ยังมีนิตยสารภูมิภาคอีก 31 ฉบับ ในกวา 20 ภาษาสําหรับสมาชิก สโมสรทั่วโลก การบริหารสโมสร | 47

x คูมือเอกลัก ษณ ตรา และสิ่งพิม พ (RI Visual Identity Guide – 547-EN) — รายละเอียด สําหรับสิ่งพิมพเพื่อการเผยแพรในทุกระดับขององคกรโรตารี รวมถึงการใชตราสัญลักษณ ที่ถูกตอง กําหนดมาตรฐานสีของโรตารี องคประกอบของสิ่งพิมพที่ดี ตัวพิมพ กราฟฟค และรูปถาย x โลโกโรตารีบนแผนซีดี (Rotary Logos on CD – 234-MN) — ประกอบดวยโลโกของโรตารี สากล, มูลนิธิโรตารี และโปรแกรมตางๆ ของโรตารีบนแผนซีดีรอม เพื่อใชในการกําหนดสี เฉพาะสําหรับกระดาษเคลือบและไมเคลือบ x www.rotary.org — ส ว นของการบริ ห ารงานสโมสรที่ มี ทั้ ง ข อ มู ล ข า วสารเกี่ ย วกั บ คณะ กรรมการ คาบํารุง และเอกสารธรรมนูญ

คําถามเพื่อการอภิปราย พิจารณาคําถามเหลานี้เพื่อเตรียมการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก สโมสรของทานใชธรรมนูญและขอบังคับอยางไรบาง?

ทานจะมั่นใจไดอยางไรวา การเงินของสโมสรจะถูกจัดการดวยความรับผิดชอบ?

ทานจะพิจารณาเรื่องใดบางในการวางแผนจัดการประชุมประจําสัปดาห?

ทานจะหารือในหัวขอใดบางในการประชุมกิจกรรมสโมสร?

48 | คูมือนายกสโมสร

ภาคผนวก ค: เครื่องหมายโรตารี เครื่องหมายโรตารี หมายรวมถึงคําวาโรตารี ตราสัญลักษณโรตารี ชื่อ และโลโกของโปรแกรมโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารี คติพจนของโรตารีสากล โลโกการประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล รวมทั้งคําและภาพอื่นๆ อีกมากมาย เชนตัวอยาง ขางลางนี้

การบริหารสโมสร | 49

ภาคผนวก ง: การประชุมภาคและโรตารีสากล การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก (President-elect Training Seminar) การประชุมนี้มีเพื่อใหทานไดเตรียมพรอมสําหรับปที่จะเปนนายกสโมสร ทานตองเขารวมประชุมการสัมมนาอบรมนายกรับ เลือกเพื่อที่จะไปทําหนาที่นายกสโมสร การสัมมนานี้จะเนนในเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพของสโมสรในเรื่องที่สําคัญๆ เชน การทํางานกับผูนําสโมสรและผูนําภาค การบริหารสโมสร สมาชิกภาพ โครงการบําเพ็ญประโยชน มูลนิธิโรตารี การ ประชาสัมพันธ การกําหนดเปาหมาย นอกจากนี้ การสัมมนาอบรมนายกรับเลือกยังเปดโอกาสใหทานไดพบกับผูชวยผูวา การภาค และไดรางเปาหมายในปที่ทานจะเปนนายกสโมสรอีกดวย การประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร (District Assembly) วัตถุประสงคของการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร คือ การใหความรูและทักษะที่จําเปนแกประธานคณะ กรรมการสโมสร เลขานุการ เหรัญญิกและนายกรับเลือก เพื่อชวยใหสโมสรปฏิบัติงานไดตามเปาหมาย การประชุมนี้จะเนน ในเรื่องที่เหมือนกับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก แตเปนในระดับสโมสรที่กวางขวางขึ้น การประชุมภาคประจําปเพื่อ อบรมเจาหนาที่สโมสรเปดโอกาสในการสรางทีมงานโดยการทําแบบฝกหัดการกําหนดเปาหมายและการแกปญหา การพบ กับผูวาการภาครับเลือก ผูชวยผูวาการภาคและคณะกรรมการที่จะทํางานในปหนา การสัมมนาสมาชิกภาพของภาค (District Membership Seminar) การสัมมนานี้จัดขึ้นภายหลังการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร เพื่อเตรียมผูนําสโมสรใหสนับสนุนกิจกรรม สมาชิกภาพในสโมสร ทานและกรรมการในคณะกรรมการสมาชิกภาพควรเขารวมการสัมมนานี้เพื่อเรียนรูกลยุทธในการหา และรักษาสมาชิก โรแทเรียนที่สนใจสามารถเขารวมสัมมนาได การประชุมใหญประจําปของภาค (District Conference) การประชุมนี้จัดขึ้นเพื่อสงเสริมวัตถุประสงคของโรตารีผานมิตรภาพและการอภิปรายถึงเรื่องสําคัญๆ ของสโมสรโรตารีและ โรตารี สากล การประชุ ม นี้ เ ปน การนํ า เสนอโปรแกรมของโรตารี รวมทั้ ง กิ จ กรรมของสโมสรและภาคที่ ป ระสบความ สําเร็จ สโมสรควรสงเสริมใหสมาชิกเขารวมประชุมอยางเต็มที่ การสัมมนาผูนําภาค (District Leadership Seminar) การสัมมนาผูนําภาคจัดตอเนื่องกับการประชุมใหญประจําปของภาค เพื่อการพัฒนาผูนําโรตารีในระดับภาค อดีตนายกและ อดีตผูนําสโมสรควรเขารวมการสัมมนานี้ การสัมมนามูลนิธิโรตารีภาค (District Rotary Foundation Seminar) วัตถุประสงคของการสัมมนานี้ คือ การใหขอมูลที่สําคัญๆ ของมูลนิธิโรตารีและสงเสริมการมีสวนรวมในระดับสโมสรใหมาก ขึ้น การสัมมนานี้สงเสริมวัตถุประสงคของโรตารีในขอที่สี่ เปนการนําสารของมูลนิธิโรตารีที่เกี่ยวกับการบรรลุสันติภาพและ ความเขาใจระหวางกันในโลกไปสูโรแทเรียนทุกคน เปนการสัมมนาสําหรับประธานคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสร และกรรมการ รวมทั้งโรแทเรียนที่สนใจ การประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล (RI Convention) เปนการเฉลิมฉลองความสําเร็จของโรตารีสากล สงเสริมมิตรภาพในหมูโรแทเรียนจากทั่วโลกและเปนการแบงปนความ คิดเห็นในการบําเพ็ญประโยชน รวมทั้งกลยุทธในการทําใหโปรแกรมของภาคและสโมสรเขมแข็งขึ้น การประชุมนี้จะจัดขึ้น ในเดือนพฤษภาคมหรือมิถุนายน 50 | คูมือนายกสโมสร

ภาคผนวก จ: การสถาปนาเจาหนาที่สโมสร แมวาจะไมมีขอกําหนดในการจัดงานสถาปนาเจาหนาที่ แตสโมสรของทานอาจจะตองการจะจัดพิ ธีเพื่อใหเกี ยรติแ ก เจาหนาที่ใหมและเชิดชูความพยายามรวมทั้งความสําเร็จของเจาหนาที่ที่กําลังจะหมดหนาที่ ตอไปนี้เปนประเด็นสําคัญที่ แนะนําในการสถาปนาเจาหนาที่ใหมซึ่งสามารถปรับใชไดตามตองการ 1. ความเห็นครั้งสุดทายของนายกที่กําลังจะหมดวาระ (ประธานในที่ประชุม) 2. การขอบคุณเจาหนาที่และคณะกรรมการบริหารที่กําลังจะหมดวาระ 3. การรับทราบถึงกรรมการบริหาร และเจาหนาที่ที่จะทํางานตอไป 4. การสถาปนานายกคนใหม ตัวอยาง: การปฏิญาณของนายกสโมสร: ขาพเจา ในฐานะนายกสโมสรโรตารี จะบริ ห ารงานในหน า ที่ ข องนายกสโมสรในแบบธุ ร กิ จ และสอดคล อ งกั บ ธรรมนู ญ และข อ บั ง คั บ ของสโมสร ด ว ย ความสามารถอยางดีที่สุด 5. การมอบเข็มอดีตนายกใหนายกที่กําลังจะหมดวาระ 6. การสถาปนาเจาหนาที่ และ กรรมการบริหารชุดใหม ตัวอยาง: การปฏิญาณของเจาหนาที่ และกรรมการบริหาร: ขาพเจา ยอมรับและเขาใจความรับผิดชอบในหนาที่ที่ขาพเจาไดรับเลือกตั้ง และจะทํางานดวยความขยันเพื่อการปรับปรุง สโมสรใหดียิ่งขึ้น 7. การแนะนําประธานคณะกรรมการตางๆ 8. การสงมอบฆอง ตัวอยาง: นายกสโมสรที่กําลังจะหมดวาระ: ขา พเจ า ขอประกาศ ณ ที่ นี้ ถึงการแตงตั้ง เจา หนา ที่ และกรรมการบริห ารชุ ด ใหม และขอมอบฆอ งซึ่ง เปนเสมื อ น สัญลักษณแหงการมอบงานบริหารงานสโมสรใหนายก 9. สุนทรพจนโดยนายกสโมสรคนใหม

การบริหารสโมสร | 51

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบัติงาน 7: สรุป บันทึก

การบริหารสโมสร ฉันเรียนรู…

ฉันจะ…

52 | คูมือนายกสโมสร

การติดตอ

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 8: รายการตรวจสอบการปฏิบัติที่ดี ที่สุดในการจัดการการเงินและความเสี่ยง ทบทวนรายการตรวจสอบนี้และตรวจดูวาขอใดที่สโมสรทําไปแลว และวงกลมลอมรอบรายการที่ ทานอยากใหสโมสร ดําเนินการ เพิ่มเติมการปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สัมพันธกับสโมสรของทาน การบริหารการเงิน จดทะเบียนสโมสรกับภาครัฐ หากจําเปน สงเอกสารเกี่ยวกับภาษีของสโมสร หากเปนขอกําหนดในนโยบายเรื่องภาษีทองถิ่นหรือแหงชาติ เปดบัญชีธนาคารเพื่อแยกคาใชจายในการดําเนินงานและคาใชจายการกุศล และกําหนดใหมีผูมีอํานาจลงนาม 2 คนใน แตละบัญชี จัดทํางบประมาณและใชจายตามงบ (ตองดูแลคาใชจายใหเปนไปตามงบประมาณดวย) มั่นใจวาสโมสรมีวิธีปฏิบัติในการสงเงินบริจาคใหมูลนิธิโรตารี รวมทั้งคาบํารุงโรตารีสากล ระมัดระวังเรื่องกฎหมายทองถิ่นเกี่ยวกับเงินบริจาค และปฏิบัติตามกฎหมาย จัดใหมีการตรวจสอบรายงานการเงินประจําปโดยนักบัญชีรับอนุญาตที่ไมมีสวนเกี่ยวของกับการบริหารการเงินตามปกติ ของสโมสร และสงรายงานการเงินใหสมาชิกทุกคน มั่นใจวาสโมสรมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการเรียนรูเกี่ยวกับการปฏิบัติที่ดีที่สุดในเรื่องการเงิน และสงผานการปฏิบัติ ดังกลาวใหแกเจาหนาที่ซึ่งจะมารับหนาที่ หากสโมสรมีมูลนิธิ ตองปฏิบัติตามกฎหมายทองถิ่น พบกับเหรัญญิกสโมสรสม่ําเสมอ เพื่อใหงานการเงินของสโมสรดําเนินไปไดดวยความราบรื่น จัดทําขอบังคับสโมสรใหมีคําอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการเบิกจายเงิน

การจัดการความเสี่ยง จํากัดความรับผิดชอบโดยสวนตัวของนายกสโมสร โดยการคาดเดาลวงหนาวาจะมีอะไรที่ผิดพลาดเกิดขึ้นไดบาง และ คิดวานายกและสโมสรจะตั้งรับอยางไร และจะชําระคาเสียหายตางๆ ไดอยางไร ทําสัญญาเปนลายลัก ษณอักษรพรอมลงนาม และเก็บสัญญาเอาไวหลายๆ ปห ลังจากงานกิจกรรม ใชที่ปรึกษาดา น กฎหมายในทองถิ่นเมื่อเจรจาทําสัญญา ทําประกันคุมครองความรับผิดชอบกิจกรรมและการดําเนินงานของสโมสรตามความเหมาะสมของแตละพื้นที่ของสโมสร ติดตอกับสํานักงานประกันภัยในทองถิ่นหรือผูแทน เพื่อขอความชวยเหลือเรื่องการประกันภัยสําหรับสโมสรตามความ 5 เหมาะสม

สโมสรในสหรัฐอเมริกาและอาณาเขตและที่อยูในความดูแลของสหรัฐอเมริกา จะทําประกันภัยความรับผิดชอบทั่วไปผานโปรแกรม ที่โรตารีสากลจัดเตรียมให และชําระเงินพรอมรายงาน – คาบํารุงครึ่งปงวดเดือนกรกฎาคม ดูรายละเอียดเพิ่มเติมไดที่ www.rotary.org โดยคนหาคําวา “insurance” การบริหารสโมสร | 53

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 9: หนาที่รับผิดชอบของผูฝก อบรม สโมสร เพื่อใหสโมสรของทานมีแผนงานการอบรมแบบรวมความรู สโมสรอาจจะแตงตั้งผูฝกอบรมสโมสร ผูซึ่งจะทํางานรวมกับ คณะกรรมการบริหารและคณะกรรมการตางๆ ของสโมสร ผูชวยผูวาการภาค คณะกรรมการฝกอบรมภาค และผูวาการภาค เพื่อขอความสนับสนุนและความคิดเห็น กรอกแบบประเมินสโมสรเพื่อชวยใหทานและผูฝกอบรมสโมสรวางแผนงานตลอดทั้งป ผูฝกอบรมสโมสรจะทําอยางไรบาง ? วางแผนงานโปรแกรมในแตละเดือนสําหรับสมาชิกทุกคน พบกับสมาชิกใหมและผูที่คาดวาจะเปนสมาชิก ตัวตอตัว หรือเปนกลุมเล็กๆ จัดโปรแกรมการเฝาดูแล จัดโปรแกรมการพัฒนาความเปนผูนํา ชวยเรื่องการวางแผนกลยุทธ

ใครจะเปนผูทําการฝกอบรม? ผูฝกอบรมสโมสร กรรมการ สมาชิกสโมสร

จะทําการฝกอบรมในสโมสรของทานเมื่อใด? ระหวางการประชุมประจําสัปดาห ในการประชุมกิจกรรมสโมสร ในชวงเวลาที่สมาชิกวาง

54 | คูมือนายกสโมสร

หนาที่รับผิดชอบเสนอแนะของผูฝกอบรมสโมสร ประเมินความตองการของสมาชิก วิเคราะหเปาหมายของสโมสรเพื่อที่จะกําหนดไดวาสมาชิกสโมสรตองทําอะไรบาง วางแผนการอบรมเพื่อการสนับสนุนหนาที่รับผิดชอบ 2 ขอแรก ทํางานรวมกับคณะกรรมการสมาชิกภาพเพื่อทําการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ทํางานรวมกับคณะกรรมการสมาชิกภาพเพื่อใหความรูแกผูที่คาดวาจะเปนสมาชิก ทํางานรวมกับคณะกรรมการบริหารสโมสรเพื่อวางแผนโปรแกรมประจํา สัปดาห ในการใหความรูตอเนื่องแกสมาชิก ทุกคน รวมมือกับคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสร เพื่อใหความรูแกสมาชิกในเรื่องของการหาทุนและการบริจาคใหมูลนิธิ ทํางานรวมกับคณะกรรมการประชาสัมพันธ เพื่อใหมั่นใจวาสมาชิกสโมสรสามารถอธิบายไดวา โรตารีคืออะไรไดอยาง งายๆ ทํางานกับผูนําที่จะเขามารับตําแหนงเพื่อเตรียมความพรอมในการอบรมภาค

การบริหารสโมสร | 55

56 | คูมือนายกสโมสร

บทที่ ๔

สมาชิกภาพ

ความสามารถของสโมสรที่จะบําเพ็ญประโยชนแกชุมชน สนับสนุนมูลนิธิโรตารี และพัฒนาผูนํา ใหมีศักยภาพทํางานเหนือระดับสโมสร สัมพันธกับขนาดและกําลังของฐานสมาชิกของสโมสร โดยตรง

เตือนความจําโรตารี วางแผนกิจกรรมและการ ประชุมประจําสัปดาหเปน พิเศษสําหรับเดือนแหงการ ขยายสโมสรและสมาชิก ภาพ (สิงหาคม) และเดือน แหงชนรุนใหม (กันยายน)

หนาที่รับผิดชอบ ในฐานะนายกรับเลือก ทานมีหนาที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการพัฒนาสมาชิกภาพดังตอไปนี้ x แตงตั้งและประชุมกับคณะกรรมการสมาชิกภาพของสโมสร x ประเมินสถานภาพปจจุบันของสมาชิกภาพในสโมสร โดยการใชแนวทางการวางแผนสโมสร โรตารีที่มีประสิทธิภาพ (ภาคผนวก ฌ) เปนแนวทางและทบทวนเปาหมายสมาชิกภาพใน ระยะยาว x กําหนดเปาหมายสมาชิกภาพประจําป ซึ่งสงเสริมเปาหมายในระยะยาว โดยการใชแนว ทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ และสงเปาหมายการเพิ่มและการรักษา สมาชิกภาพประจําปใหผูนําภาค x กําหนดและดําเนินกลยุทธในการหาและรักษาสมาชิกสโมสร x สงเสริมการใหความรูและการอบรมสมาชิกภาพของสโมสรและภาคใหแกสมาชิกทุกลําดับ ชั้น เชน – การใหความรูแกผูที่คาดหวังวาจะเปนสมาชิก – การใหความรูและปฐมนิเทศสมาชิกใหม – การใหความรูแกสมาชิกอยางตอเนื่อง x ใชป ระโยชนจากแหลงความรูตางๆ ของภาคและโรตารีสากล เพื่อสนั บสนุนการพั ฒนา สมาชิกภาพ x หาโอกาสในการกอตั้งสโมสรใหมในพื้นที่ของทาน สมาชิกภาพ | 57

ในฐานะนายกสโมสร เปนเรื่องสําคัญยิ่งที่ทานตองใหความสําคัญกับสมาชิกภาพเปนอันดับ แรก เพื่อที่สโมสรของทานจะมีฐานสมาชิกที่กระตือรือรนและมีสวนรวมเพื่อดําเนินการตาม วัตถุประสงคของโรตารี

คณะกรรมการสมาชิกภาพ เตือนความจําโรตารี มีรายละเอียดเพิม่ เติมเกี่ยว กับคณะกรรมการสมาชิก ภาพในคูมือคณะกรรมการ สมาชิกภาพของสโมสร

คณะกรรมการสโมสรชุดตางๆ ตองทํางานรวมกัน และทํางานอยางใกลชิดกับผูนําสโมสร เพื่อ ใหประสบความสําเร็จในการหา รักษา และใหความรูแกสมาชิก ควรแตงตั้งคณะกรรมการ สมาชิกภาพเปนหนึ่งในหาของคณะกรรมการประจําของสโมสร สโมสรของทานอาจจะแกไข ขอ บั ง คั บ ของสโมสรเพื่ อ ให ส ะท อ นความรั บ ผิด ชอบพิ เ ศษของคณะกรรมการและเพิ่ ม เติ ม คณะอนุกรรมการตามที่ตองการ แตงตั้งโรแทเรียนที่มีความสัมพันธแนนแฟนกับชุมชนในทุกสาขาเปนกรรมการสมาชิกภาพ กรรมการในคณะกรรมการชุดนี้ควรเปนคนที่ชอบทํางานกับผูคนหลากหลาย รวมทั้งมีความรู เกี่ยวกับโรตารีอยางดี คณะกรรมการสมาชิกภาพจะพัฒนาและดําเนินแผนปฏิบัติการในการหา รักษา และใหความรู แกสมาชิกสโมสร ตรวจสอบกับคณะกรรมการสมาชิกภาพอยางสม่ําเสมอ เพื่อพิจารณาวาควร มีกลยุทธใหมๆ ใหบรรลุเปาหมายสมาชิกภาพหรือไม

เตือนความจําโรตารี ขอดูประวัติสมาชิกภาพ 5 ป ของสโมสร ไดจากผูวาการ ภาคหรือผูวาการภาครับ เลือก

เตือนความจําโรตารี คําแนะนําทรัพยากรการ พัฒนาสมาชิกภาพ อธิบาย ถึงขั้นตอนในการพัฒนา แผนปฏิบัติการพัฒนา สมาชิกภาพ

58 | คูมือนายกสโมสร

คณะกรรมการสมาชิกภาพของทานควรมีหนาที่รับผิดชอบดังตอไปนี้ x บรรลุเปาหมายสมาชิกภาพของสโมสรในปที่จะมาถึงโดยการใชแนวทางการวางแผนสโมสร โรตารีที่มีประสิทธิภาพ x ใหความรูและอบรมสมาชิกสโมสรเกี่ยวกับความสําคัญของการหาและรักษาสมาชิกที่มี คุณสมบัติและมีความหลากหลาย x จัดการสํารวจประเภทอาชีพเพื่อใหมั่นใจวา ประเภทอาชีพของสโมสรมีความสัมพันธกับ แนวโนมธุรกิจในปจจุบัน x ประเมินสโมสรเพื่อใหมั่นใจวา ความพยายามในการพัฒนาสมาชิกภาพมีประสิทธิภาพ x จัดทําแผนปฏิบัติการเพื่อใหสโมสรไดอุปถัมภสโมสรใหมในภาค หากมีการกอตั้งสโมสร ใหม ประเมินสโมสรของทาน ในฐานะนายกรับเลือก ทานจะทํางานใกลชิดกับคณะกรรมการสมาชิกภาพของสโมสรเพื่อ ประเมินสถานภาพในปจจุบันของสโมสร และวางแผนเปาหมายดานสมาชิกภาพโดยการใชแนว ทางการวางแผนสโมสรที่มีประสิทธิภาพ (ภาคผนวก ฌ) และเครื่องมือในการประเมินสมาชิก ภาพอื่นๆ ที่มีอยูที่เมนู Club Assessment Tools บนเว็บไซต www.rotary.org เพื่อใหเขาใจ แนวโนมของสมาชิกภาพของสโมสร ทานควรดําเนินการดังตอไปนี้ x ทบทวนเปาหมายในระยะยาวของสโมสร x ทบทวนประวัติสมาชิกภาพของสโมสรในระยะ 5 ป x ทําการสํารวจประเภทอาชีพตั้งแตตนปใหเร็วที่สุด เพื่อบงชี้ประเภทอาชีพที่ยังไมมีผูแทนใน ชุมชน

x หารือกับผูวาการภาคและผูชวยผูวาการภาค ผูประสานงานสมาชิกภาพของโรตารีสากลใน ภูมิภาคตามความเหมาะสม เมื่ อร า งเปา หมายด า นสมาชิ ก ภาพแล ว ทา นควรสร า งแผนปฏิ บั ติก ารสมาชิ ก ภาพ (ดูภ าค ผนวก ฉ)

การหาสมาชิก

เตือนความจําโรตารี คนหาผูประสานงานสมาชิก ภาพของโรตารีสากลใน ภูมิภาคที่ดแู ลพื้นที่ของทาน ไดจาก www.rotary.org

เตือนความจําโรตารี เยีย่ มชมเมนูการปฏิบัติที่ดี ที่สุดในการพัฒนาสมาชิก ภาพไดที่ www.rotary.org เพื่อสืบคนความคิดริเริม่ ที่ ดําเนินการไดผลในสโมสร อื่นๆ

โรแทเรียนทุกคนมีความรับผิดชอบในการเสนอชื่อสมาชิกใหม สมาชิกใหมจะนําประโยชนที่ สําคัญมาใหสโมสร ไดแก x เพิ่มศักยภาพในการบําเพ็ญประโยชนแกชุมชน x ผูนําในอนาคต x ความหลากหลาย x แนวความคิด ความสนใจและพลังการทํางานใหมๆ x ความยั่งยืนของสโมสรและองคกร พิจารณาดูวาสโมสรของทานกําลังเผชิญกับความทาทายในการหาสมาชิกแบบใด โดยการ กรอกแบบประเมินใน Club Assessment Tools เพื่อบงชี้จุดออนและจุดแข็งในการหาสมาชิก ของสโมสร แลวจึงทํางานรวมกับคณะกรรมการสมาชิกภาพเพื่อดําเนินกลยุทธในการแกไข ดู กลยุทธในการหาสมาชิกสโมสรในเอกสารปฏิบัติงานหมายเลข 11 หนาที่รับผิดชอบ ในฐานะนายกสโมสร ทานมีหนาที่รับผิดชอบดังตอไปนี้ในการสรางความตระหนักถึงความ สําคัญในการหาสมาชิกใหม x ปฏิบัตินําเปนตัวอยาง โดยใหทานเสนอสมาชิกใหม 1 คนในเดือนแรกของปโรตารี และ ชักชวนใหกรรมการในคณะกรรมการสมาชิกภาพใหทําอยางเดียวกัน x แตงตั้งกรรมการที่กระตือรือรนและมีความรู x ตั้งเปาการเพิ่มสมาชิกใหมอยางทาทายและสามารถบรรลุผลสําเร็จได x จัด การประชุ ม กิ จ กรรมสโมสรเกี่ ย วกั บ ความสํ า คัญ ของกลยุ ท ธ ใ นการหาสมาชิก ใหม ที่ บรรลุผล x สงเสริมใหมีสมาชิกที่เปนตัวแทนของกลุมตางๆ ที่หลากหลายในชุมชน x สงเสริมใหสมาชิกเขารวมการสัมมนาสมาชิกภาพของภาค x สงเสริมใหสมาชิกพูดเรื่องโรตารีและเปาหมายของโรตารีกับเพื่อนฝูง ครอบครัวและเพื่อน รวมงาน และเชิญชวนผูที่มีคุณสมบัติที่ดีใหเขารวมโรตารี x สงเสริมใหสโมสรจัดทํากิจกรรมบริการชุมชนใหเปนที่รูจักในชุมชน x ประกาศเกียรติคุณสมาชิกสโมสรที่อุปถัมภสมาชิกใหม ความหลากหลาย สมาชิกภาพของสโมสรควรจะสะทอนชุมชนไดอยางถูกตองทั้งดานอาชีพ อายุ เพศ และเชื้อ ชาติ วิธีหนึ่งที่จะมั่นใจไดถึงความหลายหลากในดานอาชีพในสโมสรก็คือ การสํารวจประเภท อาชีพและประเมิน ความหลากหลายของสมาชิกภาพอยางสม่ํา เสมอ การมีส มาชิก ภาพที่ สมาชิกภาพ | 59

หลากหลายจะมี ผ ลต อ ขอบเขตของประสบการณ แ ละความรู ที่ ก ว า งขึ้ น ในการจะบํ า เพ็ ญ ประโยชน นโยบายของโรตารีหามมิใหมีการจํากัดสมาชิกภาพในสโมสรโรตารีในเรื่องของเพศ เชื้อชาติ สี ผิว ความเชื่อทางศาสนาหรือแหลงกํา เนิด ดูรายละเอียดเพิ่มเติม ในขอบังคับโรตารีสากล มาตรา 4.070

การรักษาสมาชิกภาพ การรักษาสมาชิกภาพเปนสิ่งสําคัญตอการเพิ่มและการรักษาสมาชิกในสโมสร การที่สมาชิกใน สโมสรตางๆ มีอัตราการเขาออกสูงนับวาเปนปญหาอันหนักหนวงดานสมาชิกภาพของโรตารี ในปจจุบัน สมาชิกปจจุบันที่มีความเสียสละ กระตือรือรน และมีแรงจูงใจ จะชวยสนับสนุนการ ดําเนินงานที่มีประสิทธิภาพของสโมสร และจะดึงดูดสมาชิกใหมไดดีกวา พิจารณากําหนดวาสโมสรของทานประสบกับความทาทายดานการรักษาสมาชิกภาพในเรื่อง ใดบาง โดยการกรอกแบบการประเมินผลใน Club Assessment Tools เพื่อบงชี้จุดแข็งจุดออน ในการรักษาสมาชิกในสโมสรของทาน และจึงดําเนินกลยุทธในการจัดการใหลุลวง กลยุทธใน การรักษาสมาชิกสโมสรที่มีประสิทธิภาพ หมายรวมถึง การใหความรูแกสมาชิกและการให สมาชิกสโมสรไดมีสวนรวมและรับทราบในเรื่องตางๆ อยางตอเนื่อง ทานควรทํางานรวมกับ คณะกรรมการสมาชิกภาพเพื่อดําเนินกลยุทธในการรักษาสมาชิกที่สามารถจัดการกับสิ่งที่ทา ทายเหลานี้ได ดูกลยุทธในการรักษาสมาชิกในเอกสารปฏิบัติงานหมายเลข 12 หนาที่รับผิดชอบ ในฐานะนายกสโมสร ทา นมีห นา ที่ รับผิด ชอบดังตอ ไปนี้ใ นการที่จะสรา งความตระหนัก ถึ ง ความสําคัญในการรักษาสมาชิกของสโมสร x ใหความรูและการอบรมอยางตอเนื่องแกสมาชิก โดยทําใหเปนกิจกรรมสโมสรอยางสม่ํา เสมอ x ใหคณะกรรมการสมาชิกภาพและคณะกรรมการประชาสัมพันธเขารวมในการดําเนินงาน รักษาสมาชิกภาพ x แจงขอมูลขาวสารโรตารีระดับทองถิ่นและระดับสากลในการประชุมประจําสัปดาหทุกครั้ง x ประกาศเกียรติคุณสมาชิกที่เสียสละในกิจกรรมและโครงการของสโมสร

การอุปถัมภสโมสรใหม ในฐานะนายกสโมสร ทานควรทราบถึงความเปนไปไดในการกอตั้งสโมสรใหมในพื้นที่ของทาน เชน หากมีกลุมโรแทเรียนที่เห็นชอบอยากใหมีการประชุมในวันและเวลาที่แตกตางกัน หาก ทานคิดวาชุมชนของทานสามารถสนับสนุนสโมสรใหมได หากสโมสรของท า นอุ ป ถั ม ภ ส โมสรใหม ควรสร า งแผนปฏิ บั ติ ก ารเพื่ อ มอบหมายความ รับผิดชอบดังตอไปนี้ x ชวยผูแทนพิเศษผูวาการภาคในการวางแผน และจัดเตรียมกระบวนการบริหารใหสโมสร ใหม x ชวยในการจัดเตรียมโครงการและโปรแกรมของสโมสรใหม 60 | คูมือนายกสโมสร

x รายงานตอผูวาการภาคตามที่ไดรับการรองขอในระยะหนึ่งปแรกของสโมสร x ทําหนาที่เปนพี่เลี้ยงสโมสรใหมอยางนอย 2 ปหลังจากการเขาเปนสมาชิกของโรตารีสากล สอบถามรายละเอี ย ดเพิ่ ม เติ ม ได ที่ผู ว า การภาค คณะกรรมการสมาชิ ก ภาพของภาค หรื อ คณะกรรมการขยายสโมสรของภาค

การใหความรู การใหความรูเปนสิ่งที่สําคัญตอสมาชิกภาพทุกระดับชั้น ทํางานอยางใกลชิดกับคณะกรรมการ สมาชิกภาพของสโมสร เพื่อใหมั่น ใจวาสโมสรของทานจะมีแ ผนปฏิบัติการในด า นการให ความรูและการอบรมแกสมาชิก

เตือนความจําโรตารี ดูรายละเอียดเพิม่ เติมเกี่ยว กับการใหความรู และการ ทําใหสมาชิกใหมมีสวนรวม ไดจากการปฐมนิเทศสมาชิก ใหม: แนวทางในการ “ทําอยางไร” สําหรับสโมสร (New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs)

การใหความรูแกสมาชิกมุงหวัง และการปฐมนิเทศสมาชิกใหม คณะกรรมการสมาชิกภาพของสโมสรควรใหขอมูลกับสมาชิกที่คาดหวังเกี่ยวกับโรตารี ประวัติ และอุดมการณสโมสร และกิจกรรมตางๆ ของสโมสร ขั้นตอนของการปฐมนิเทศสมาชิกใหมควรสานตอขอมูลขาวสารที่ใหแกสมาชิกมุงหวัง และควร เริ่มตนทันทีหลังจากพิธีรับสมาชิกใหม สมาชิกทุกคนควรกระตือรือรนในการแนะนําสมาชิกใหม แกสโมสร มอบหมายใหมีผูดูแลหนึ่งคนตอสมาชิกใหมหนึ่งคน เพื่อใหงายตอการปรับเปลี่ยน ใหเขากับสโมสร การใหความรูแกสมาชิกอยางตอเนื่อง การใหความรูแกสมาชิกอยางตอเนื่องทําใหมั่นใจไดวาสมาชิกจะยังคงรูสึกมีความทาทาย มี แรงจู ง ใจ และมี ค วามกระตื อ รื อ ร น ทํ า งานร ว มกั บ คณะกรรมการสมาชิ ก ภาพเพื่ อ จั ด องคประกอบในการใหความรูอยางตอเนื่องดังตอไปนี้ x การประชุมกิจกรรมสโมสรอยางสม่ําเสมอเพื่อหารือวากิจกรรมใดที่สมาชิกอยากจะทําตอไป และกิจกรรมใดที่อยากจะเปลี่ยนแปลง x โปรแกรมการประชุมประจําสัปดาห 4 สัปดาหหรือมากกวานั้นตอป ที่เนนความสําคัญใน เรื่องของโรตารี ประวัติ วัตถุประสงค ขอบเขตและกิจกรรมตางๆ x การมีสวนรวมของสมาชิกสโมสรในการประชุมภาคที่ใหความรูอยางตอเนื่อง ใชเว็บไซตของสโมสรและภาคของทาน การประชุมประจําสัปดาห อีเมล และสารสโมสร เพื่อ แบงปนขอมูลขาวสารที่ไดรับมาจากผูวาการภาคหรือโรตารีสากล

คํ า แนะนํ า ทรั พ ยากรเพื่ อ การพั ฒ นาสมาชิ ก ภาพ (417-EN) – อธิ บ ายถึ ง กระบวนการขั้นพื้นฐานสําหรับสโมสรที่จะพัฒนาแผนปฏิบัติการในเรื่องสมาชิก ภาพ และใหขอแนะนําในการหาและรักษาสมาชิก ทรัพยากรบุคคล x ผู ช ว ยผู ว า การภาค — แต ง ตั้ ง โดยผู ว า การภาคเพื่ อ ช ว ยสโมสรให ดํ า เนิ น งานอย า งมี ประสิทธิภาพ และบรรลุเปาหมายของสโมสร x ผูแทนฝายสนับสนุนสโมสรและภาค — พนักงานสํานักงานระหวางประเทศ และสํานักงาน ใหญโลกของโรตารีสากล ที่จะตอบคําถามเรื่องการบริหารและสงคําถามไปยังพนักงานของ โรตารีสากลและมูลนิธิโรตารีที่เหมาะสม x ผูวาการภาค — ใหคําแนะนํา แรงบันดาลใจและแรงจูงใจ เพื่อชวยใหสโมสรมีประสิทธิภาพ มากขึ้น x คณะกรรมการขยายภาค — โรแทเรียนที่ไดรับการแตงตั้งใหสนับสนุนสโมสรในการกอตั้ง หรืออุปถัมภสโมสรใหมในพื้นที่ x คณะกรรมการพัฒนาสมาชิกภาพของภาค — โรแทเรียนที่ไดรับการแตงตั้งใหสนับสนุน สโมสรในงานพัฒนาสมาชิกภาพ x คณะกรรมการประชาสัมพันธของภาค — โรแทเรียนที่ไดรับการแตงตั้งใหจัดหาทรัพยากร เพื่อการสรางภาพลักษณที่ดีของสโมสรภายในชุมชน x ผูประสานงานสมาชิกภาพในภูมิภาคของโรตารีสากล (RRIMCs) คือ โรแทเรียนที่ทําหนาที่ เปนทรัพยากรหลักดานการพัฒนาสมาชิกภาพสําหรับสโมสรและภาคภายในภูมิภาคเฉพาะ แหงหรือโซน x ฝายพัฒนาสมาชิกภาพที่สํานักงานใหญโลกของโรตารีสากล พนักงานที่พรอมจะชวยสโมสร และภาค ในการดําเนินงานการพัฒนาสมาชิกภาพ ทรัพยากรขอมูลขาวสาร ทรัพยากรสําหรับสโมสร x Club Assessment Tools — สวนเสริมออนไลนสําหรับคําแนะนําทรัพยากรเพื่อการพัฒนา สมาชิ ก ภาพ (Membership Development Resource Guide) ที่ จ ะช ว ยสโมสรในการวาง แผนกลยุทธเพื่อการรักษาและหาสมาชิก กิจกรรมประเมินผลเหลานั้นหมายรวมถึง – สวนของสมาชิกภาพในแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพ (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) ช ว ยประเมิ น สมาชิ ก ภาพในป จ จุ บั น และกํ า หนด เปาหมายของปที่จะมาถึง – การสํารวจประเภทอาชีพ — สงเสริมใหสโมสรพยายามมุงไปสูการมีสมาชิกภาพใน ประเภทอาชีพทั้งหมดที่สมดุลและมีความหลากหลาย โดยการเปรียบเทียบวิชาชีพใน ชุมชนทองถิ่นกับของสโมสร – การประเมินความหลากหลายของสมาชิกภาพ — สงเสริมการพัฒนาสมาชิกสโมสรที่ แสดงใหเห็นถึงองคประกอบของชุมชนทองถิ่นในเรื่องของอายุ เพศ ศาสนา และเชื้อ ชาติ

62 | คูมือนายกสโมสร

x x

– การสํารวจสมาชิกภาพใน 25 นาที — ชวยใหสโมสรสรางรายชื่อผูที่มีคุณสมบัติจะไดรับ เลือกเปนสมาชิก – โมเดลการรักษาสมาชิกภาพ — ชวยใหสโมสรสามารถคํานวณสมาชิกเพิ่ม (หรือลด) สุทธิในชวงเวลาหนึ่งๆ และกําหนดสาเหตุได – ประวั ติ ก ารลาออก — แสดงให เ ห็ น ภาพเมื่ อ มี ก ารลาออกของสมาชิ ก จํ า นวนมาก เพื่อที่จะสามารถเนนกลยุทธการรักษาสมาชิกตามนั้น – แบบสอบถามความพึงพอใจของสมาชิก — สอบถามสมาชิกสโมสรในปจจุบันใหแสดง ความคิดเห็นโดยไมตองบอกชื่อวา ชื่นชอบเรื่องใดมากที่สุดในสโมสรและเรื่องใดควรมี การปรับปรุง – แบบสอบถามสมาชิกที่ลาออก — ชวยใหสโมสรสามารถกําหนดไดวาจะปรับปรุงการ รักษาสมาชิกไดอยางไร คู มื อ คณะกรรมการสมาชิ ก ภาพของสโมสร (Club Membership Committee Manual – 226B-TH) — รายละเอี ย ดทั่ ว ไปของคณะกรรมการสมาชิ ก ภาพและหน า ที่ รั บ ผิ ด ชอบ รวมทั้งทรัพยากรที่มีอยูและหนาที่เฉพาะของคณะกรรมการ วิธีเสนอชื่อสมาชิกใหม (How to Propose a New Member – 254-EN) — แผนพับที่สรุป วิธีปฏิบัติในการเลือกและเลือกตั้งสมาชิก The Membership Minute — จดหมายข า วอิ เ ล็ ก ทรอนิ ก ส ที่ ป ระกอบไปด ว ยเคล็ ด ลั บ เครื่องมือ และการวิจัยการพัฒนาสมาชิกภาพลาสุด มีเก็บบันทึกเอาไวและบอกรับเปน สมาชิกไดฟรีที่ www.rotary.org/newsletters การปฐมนิ เ ทศสมาชิ ก ใหม : แนวทางการดํ า เนิ น งานสํ า หรั บ สโมสร (New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs – 414-EN) — ทรัพ ยากรสํ า หรั บโรแทเรี ย นที่ มี หนาที่รับผิดชอบในโปรแกรมปฐมนิเทศสมาชิกที่คาดหวังและสมาชิกใหม

เอกสารสําหรับแจกใหสมาชิกใหมและสมาชิกที่คาดหวัง x โรตารี ก เอ ย ก ไก (The ABCs of Rotary – 363-EN) — รวมบทความสั้ น ๆ เกี่ ย วกั บ ประวัติและโปรแกรมตางๆ ของโรตารี x แนะนํ า โรตารี (Introducing Rotary – 982-EN) — วี ดิ โ อเทปความยาว 3 นาที ที่ เ ป น เรื่องราวเกี่ยวกับสมาชิกสโมสรโรตารีสําหรับสมาชิกใหม x พื้น ฐานโรตารี (Rotary Basics – 595-EN) — สิ่ง พิม พที่ใ หค วามรูป ระกอบด วยขา วสาร ขอมูลที่โรแทเรียนทุกคนควรทราบ x ศูนยอี-เลิรนนิ่งของโรตารี (Rotary E-Learning Center) — รูปแบบสั้นๆ เพื่อการเรียนรูโดย อิสระสําหรับสมาชิกใหมและเจาหนาที่สโมสร x นี่คือโรตารี (This Is Rotary – 001-EN) — แผนพับหลากสีเรื่องโรตารีโดยสังเขป สําหรับผู ที่คาดหวังวาจะเปนสมาชิกและสาธารณชนทั่วไป x โรตารี คื อ อะไร (What’s Rotary? – 419-EN) — การ ด ขนาดกระเป า สตางค ที่ มี คํ า ถาม คําตอบเกี่ยวกับโรตารีที่มักมีผูถามคําถามเกี่ยวกับองคกรและขอบเขตของโรตารี นิยมแจก ใหผูที่มิใชโรแทเรียน

สมาชิกภาพ | 63

x ชุดเอกสารที่จัดไวสําหรับสมาชิกมุงหวังและสมาชิกใหม คือ การรวบรวมสิ่งพิมพที่นาสนใจ สําหรับสมาชิกมุงหวังและสมาชิกใหม รวมถึงสิ่งพิมพที่กลาวมาแลวขางตน รวมทั้งเนื้อหา เฉพาะเรื่องตามรายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล (RI Catalog – 019-EN) – ขอมูลขาวสารสําหรับสมาชิกมุงหวัง (Prospective Member Information Kit – 423-EN) – ชุดขอมูลขาวสารสําหรับสมาชิกใหม (New Member Information Kit – 426-EN) – ชุดวิดีโอสมาชิกภาพ (Membership Video Set – 427–MU) — วีดิโอที่แสดงเรื่องราว เกี่ยวกับโรตารีสําหรับสมาชิกมุงหวังและสมาชิกใหม x www.rotary.org — สวนการพัฒนาสมาชิกภาพเกี่ยวกับการดําเนินงานสโมสร ใหขอมูล ขาวสารเกี่ยวกับการหาและการรักษาสมาชิก รวมทั้งการแลกเปลี่ยนการปฏิบัติที่ดีที่สุดใน การพัฒนาสมาชิกภาพ

คําถามเพื่อการอภิปราย พิจารณาคําถามเหลานี้เพื่อเตรียมการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจะประเมินสภาพปจจุบันดานสมาชิกภาพของสโมสรอยางไร?

มีอะไรบางที่เปนความสําเร็จและความทาทายในเรื่องสมาชิกภาพของสโมสรของทาน?

สโมสรของทานทํางานอยางไรใหบรรลุความหลากหลายดานสมาชิกภาพ?

มีกลยุทธอะไรบางที่ประสบความสําเร็จซึ่งทานใชในสโมสร และอยากจะแบงปนกับนายกรับ เลือก (การหาสมาชิกใหม, การรักษาสมาชิกและการใหความรูแกสมาชิก)?

64 | คูมือนายกสโมสร

ภาคผนวก ฉ: แผนปฏิบัติการการพัฒนาสมาชิกภาพ เพื่อที่จะหาและรักษาสมาชิกสโมสรที่มีคุณภาพสูง แผนการพัฒนาสมาชิกภาพของทานควรจะมีขั้นตอนในการปฏิบัติการ ดังตอไปนี้ คือ 1. บงชี้ บงชี้สมาชิกของชุมชนที่มีวิชาชีพซึ่งมีคุณสมบัติจะมารวมในสโมสรของทาน บุคคลเหลานี้ควรมีลักษณะที่เขมแข็งและมี พันธสัญญาในการบําเพ็ญประโยชน 2. การแนะนํา แนะนําผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกโดยบอกกลาวถึงโปรแกรมของโรตารีสากลและการบําเพ็ญประโยชนของสโมสร จัดทํา โปรแกรมที่เปนทางการในการใหขอมูลขาวสารแกผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกที่ใหรายละเอียดเกี่ยวกับ – โรตารีสากล และมูลนิธิโรตารี – ประโยชนและความรับผิดชอบของสมาชิกในสโมสรของทาน – รายละเอียดเกี่ยวกับโครงการและกิจกรรมสําคัญๆ ของสโมสร ผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกที่ไดรับการแนะนําเกี่ยวกับโรตารีจากโรแทเรียนที่มีความกระตือรือรน และไดรับความรูเปน อยางดีในเรื่องเหลานี้กอนที่จะเขามารวมกับสโมสร จะเปนสมาชิกที่มีสวนรวมและมีความเขมแข็ง 3. การเชื้อเชิญ เชื้อเชิญผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกใหมาเปนโรแทเรียน โดยมีการไปเยี่ยมเยือนเปนการสวนตัวทั้งจากฝายผูเสนอและ กรรมการในคณะกรรมการสมาชิกภาพ การไปเยือนเปนการสวนตัวทําใหผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกมีการติดตอเปนครั้งที่ สองจากสโมสร ซึ่งจะเปนการใหความรูและประสบการณเพิ่มเติมเกี่ยวกับโรตารี โรแทเรียนผูไปเยือนควรรูถึงความ สนใจและความชํานาญของผูที่คาดวาจะเปนสมาชิกเพื่อที่จะชี้ถึงกิจกรรมและโครงการของสโมสรที่มีความเกี่ยวเนื่องได 4. การรับเปนสมาชิก ทําการรับสมาชิกใหมอยางมีเกียรติและมีความหมาย เชิญชวนคูครองและสมาชิกในครอบครัวใหมารวมพิธี ในระหวาง พิธีเสนอโอกาสใหสมาชิกใหมแนะนําตัวเองโดยกลาวสุนทรพจนสั้นๆ 5 นาที และใหสมาชิกสโมสรทุกคนแนะนําตัวเอง กับสมาชิกใหมแตละคนเปนการสวนตัวดวย สโมสรโรตารีของทานควรมอบสิ่งเหลานี้ใหแกสมาชิกใหม – เข็มโรตารี – บัตรประจําตัวสมาชิกสโมสร – สารสโมสร – ทําเนียบภาค – สารผูวาการภาครายเดือน – นิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย – รายชื่อสโมสรในทองถิ่นเพื่อไปรวมประชุมทดแทน – ปายชื่อของสโมสร – ธงสโมสร ยกยองสมาชิกใหมและผูอุปถัมภในสารสโมสร หรือในการประชุมประจําสัปดาห

สมาชิกภาพ | 65

5. การแจงขอมูลขาวสารและปฐมนิเทศ แจงขอมูลขาวสารใหสมาชิกใหมทราบเกี่ยวกับสโมสรและโรตารีสากลโดยเนนในเรื่องตางๆ ดังตอไปนี้ – นโยบายและวิธีปฏิบัติของโรตารี – โอกาสในการบําเพ็ญประโยชน – ประวัติและความสําเร็จของโรตารี พิจารณากําหนดโปรแกรมการปฐมนิเทศสมาชิกใหมที่เปนทางการโดยใหมีวาระที่หลากหลาย ดู การปฐมนิเทศสมาชิก ใหม: แนวทางในการ “ทําอยางไร” สําหรับสโมสร (New Member Orientation: A How-to Guide for Clubs) เพื่อเปน แนวคิด ในระหวาง 6 เดือนแรก สมาชิกใหมจะสามารถขยายความเขาใจเกี่ยวกับโรตารีไดโดยใชวิธีการดังตอไปนี้ – เขารวมประชุมการปฐมนิเทศสมาชิกใหม – อานสิ่งพิมพของโรตารีสากลสําหรับสมาชิกใหม – เยี่ยมชมศูนยอี-เลิรนนิ่งของโรตารี (E-Learning Center) บนเว็บไซต www.rotary.org – เขารวมงานของสโมสรตอไปนี้อยางนอย 1 งาน x การประชุมกิจกรรมสโมสร x การประชุมคณะกรรมการบริหารสโมสร x การประชุมคณะกรรมการ – ปฏิบัติหนาที่ตอไปนี้อยางนอย 1 อยาง x บรรยายเรื่องประเภทอาชีพในการประชุมสโมสร x ไปประชุมทดแทน ณ สโมสรอื่น x เชิญแขกมาเยี่ยมสโมสรหรือเสนอชื่อสมาชิกใหม – เขารวมประชุมภาคมากกวาหนึ่งครั้ง (ตามลําดับกอนหลัง) x การประชุมใหญประจําป x การประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร x การสัมมนามูลนิธิโรตารีของภาค – เลือกคณะกรรมการสโมสรชุดหนึ่งเพื่อเขารวมงานดวย 6. การใหมีสวนรวม ใหสมาชิกใหมมีสวนรวมในคณะกรรมการ กิจกรรม การหาทุน การประชุมคณะกรรมการบริหาร การประชุมประจํา สัปดาห และกิจกรรมทางสังคมของสโมสร สโมสรจํานวนมากพบวาเปนการฉลาดที่ใหผูอุปถัมภสมาชิกใหมมีสวนรวม ในระหวางการแนะนําตัวสมาชิก และ/หรือ แตงตั้งโรแทเรียนหนึ่งคนเปนพี่เลี้ยงสมาชิกใหมหนึ่งคน โรแทเรียนเหลานี้จะ ติดตออยางใกลชิดกับโรแทเรียนใหมในชวง 6 เดือนแรก หรือจนกระทั่งสมาชิกใหมเขามามีสวนรวมในสโมสรอยางเต็มที่ พิจารณาวิธีการดังตอไปนี้เพื่อทําใหสมาชิกมีสวนรวมในกิจกรรมของสโมสร – มอบหมายใหสมาชิกใหมเปนกรรมการ หรือมอบหมายงานในการประชุมประจําสัปดาห – จัดทําปายชื่อเปนพิเศษใหสมาชิกใหมใชเปนเวลา 1 ป สงเสริมใหสมาชิกอื่นๆ สนใจปายชื่อนั้นและพยายามเปน พิเศษที่จะพูดคุยกับสมาชิกใหม – ควรมีสมาชิกใหมรวมคณะผูแทนในการประชุมใหญภาค เพื่อเรียนรูสังคมโรตารีและโครงการบําเพ็ญประโยชนจาก สโมสรอื่นๆ นอกเหนือสโมสรของตนเอง บางสโมสรชวยเหลือคาใชจายดังกลาวตอสมาชิกใหม เชน ออกคาใชจาย ทั้งหมดหรือบางสวนเพื่อการประชุมใหญ และรองขอใหสรุปรายงานหลังการประชุมใหญนั้นๆ – ใหสมาชิกในสโมสรทั้งหมดที่เขารวมโรตารีในปเดียวกันทํางานรวมกันในโครงการหนึ่ง 66 | คูมือนายกสโมสร

– สงเสริมใหสมาชิกใหมมีประสบการณระหวางประเทศของโรตารีโดยการเขารวมการประชุมใหญประจําปของโรตารี สากล เปนเจาภาพเลี้ยงอาหารโรแทเรียนที่มาเยือนหรือเจาภาพกิจกรรมอื่นๆ – ขอใหสมาชิกใหมหาสมาชิกใหม 2 หรือ 3 คนจากกกลุมเพื่อนของเขา เมื่อสมาชิกใหมสงเสริมโรตารีแกเพื่อนฝูง เขา จะมีความกระตือรือรนเกี่ยวกับโรตารีมากขึ้น 7. การใหความรู การใหความรูแกสมาชิกทุกคน จะทําใหพวกเขามีความรูเพียงพอที่จะมีความคิดริเริ่มและมีความกระตือรือรน สโมสร ควรสรางหลักสูตรการใหความรูอยางตอเนื่องเพื่อทําใหสมาชิกรูเรื่องที่เปนปจจุบันของโปรแกรม โครงการ และความคิด ริเริ่มตางๆ ของสโมสร สโมสรควรสื่อขาวสารจากโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารีไปยังสมาชิกดวย โปรแกรมดังกลาวควร มีลักษณะดังนี้ – โปรแกรมประจําสัปดาหมากกวาปละ 4 ครั้งที่เนนการใหความรูอยางตอเนื่อง – การมีสวนรวมของสมาชิกสโมสรในการประชุมรวมภาคซึ่งเกี่ยวกับการใหความรูอยางตอเนื่อง – การประชุมกิจกรรมสโมสรอยางนอย 2 ครั้งตอปที่เนนการใหความรู – การสัมมนาในระดับภาคในการใหความรูอยางตอเนื่อง – แบงปนความคิดเห็นและขาวสารเกี่ยวกับโปรแกรม โครงการ และกิจกรรมของโรตารีในการประชุมคณะกรรมการ – การรวมประชุมของสมาชิกกับสโมสรอื่นๆ โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในการพัฒนาแผนปฏิบัติการการพัฒนาสมาชิกภาพในหนังสือคําแนะนําทรัพยากรการพัฒนา สมาชิกภาพ (Membership Development Resource Guide – 417-EN)

สมาชิกภาพ | 67

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบัติงาน 10: สรุป บันทึก

สมาชิกภาพ ฉันเรียนรู…

ฉันจะ…

68 | คูมือนายกสโมสร

การติดตอ

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 11: กลยุทธในการหาสมาชิก พิจารณารายการกลยุทธในการหาสมาชิก และทําเครื่องหมายในขอที่ทานสนใจจะดําเนินการ เขียนกลยุทธอื่นๆ เพิ่มเติมได ขางลางนี้ บํารุงรักษาเว็บไซตของสโมสร เว็บไซตเปนที่สงเสริมประชาสัมพันธสโมสรตอชุมชน และทําใหสโมสรเปนที่เชื่อถือแก สมาชิกที่คาดหวัง และสมาชิกที่มีอายุนอย เนนย้ําหนาที่รับผิดชอบของสมาชิกแตละคนเพื่อบงชี้ เชิญชวน และเสนอชื่อสมาชิกใหม ยกยองสมาชิกสโมสรที่อุปถัมภ สมาชิกใหม ทําการสํารวจสมาชิกภาพใน 25 นาทีกับสมาชิกในสโมสร เพื่อจัดทํารายชื่อสมาชิกที่คาดหวัง (การสํารวจนี้มีอยูใน Club Assessment Tools ที่ www.rotary.org) มีเปาหมายดานสมาชิกภาพของสโมสรที่ชัดเจนและมีแผนที่จะทําใหบรรลุเปาหมายที่สามารถสื่อสารใหสมาชิกสโมสร แตละคนได จัดการประชุมกิจกรรมสโมสรเพื่อหารือถึงแหลงที่มาของสมาชิกใหม สงเสริมใหคณะกรรมการสมาชิกภาพของสโมสร จัดการประชุมการใหขอมูลขาวสารที่สมาชิกสโมสรสามารถอธิบายถึง ประโยชนและหนาที่รับผิดชอบของสมาชิกใหแกผูที่คาดวาจะเปนสมาชิก ชัก นํา ผูแทนที่มีค วามหลากหลายในชุม ชนของทา น (เชน ผูที่มีอ าชีพ อายุ เพศ และเชื้อ ชาติที่แตกตางกัน ) มาเปน โรแทเรียน จัดตั้งกลุมใหสมาชิกใหมเหลานี้โดยเชิญใหเขารวมสโมสรกลุมละ 3 คน คลิ้กที่ Members บนเว็บไซต www.rotary.org เพื่อหากลยุทธที่ประสบผลสําเร็จซึ่งสโมสรอื่นๆ เคยใช ใชโครงการบริการชุมชนเปนตัวบงชี้และทําใหผูที่คาดหวังวาจะเปนสมาชิกเขามามีสวนรวม (โครงการเหลานี้ยังเปน หัวใจในการพัฒนาการประชาสัมพันธที่มีประสิทธิภาพและสงเสริมภาพลักษณของโรตารีที่ดีในชุมชนของทานอีกดวย) ทําความคุนเคยกับผูนําชุมชนและผูนําธุรกิจใหมๆ จัดพิธีรับสมาชิกใหม ประกาศเกียรติคุณสมาชิกใหมและผูอุปถัมภลงในสารสโมสรหรือเว็บไซต นําโดยการทํา เปนตัวอยาง สงเสริม ใหผูนํา สโมสร โดยเฉพาะอยางยิ่งผูที่รับผิดชอบเกี่ยวกับสมาชิกภาพใหแนะนํา สมาชิกใหมในชวงเดือนแรกของปโรตารี ยกเวนคาสมาชิกใหแกสมาชิกใหมที่มีอายุต่ํากวา 40 ป ในชวง 2 ปแรกของการเปนสมาชิก เปลี่ยนแปลงเวลาการประชุมใหสะดวกแกผูมีอาชีพที่ตองเดินทางไปทํางาน หากมีความสนใจมากพอ โปรดติดตอกับ ผูวาการภาคเพื่อเสนอแนะการกอตั้งสโมสรใหม เชิญคูครอง และสมาชิกในครอบครัวของโรแทเรียนในสโมสรใหเขาเปนสมาชิก กลยุทธอื่นๆ ในการหาสมาชิกใหม

__________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________ สมาชิกภาพ | 69

สําหรับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก

เอกสารปฏิบตั ิงาน 12: กลยุทธในการรักษาสมาชิกภาพ พิจารณากลยุทธในการรักษาสมาชิก และตรวจสอบดูวาขอใดที่ทานสนใจจะดําเนินการ เขียนกลยุทธอื่นๆ เพิ่มเติมได ขางลางนี้ เชิญโรแทเรียนทุกคนในสโมสรใหเขามารวมทําโครงการและกิจกรรมของสโมสรดวยตัวของเขาเอง สงเสริมใหสมาชิกทั้งสโมสรเขารวมในโปรแกรมบริการชุมชนและโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี จัดโปรแกรมการประชุมประจําสัปดาหที่มีความสัมพันธและมีความหมายแกสมาชิก อธิบายใหสมาชิกทราบวาโครงการตางๆ มีความเกี่ยวเนื่องกันและมีประสิทธิภาพอยางไร ใชแบบสอบถามความพึงพอใจของสมาชิก และแบบสอบถามสมาชิกที่ลาออกเพื่อชวยใหสโมสรสามารถบงชี้จุดแข็ง และจุดออนได (แบบสอบถามมีอยูใน Club Assessment Tools ที่ www.rotary.org) จัดโปรแกรมการประชุมที่เกี่ยวเนื่องกับการใหความรูอยางตอเนื่องอยางนอยปละ 4 ครั้ง เขารวมประชุมรวมของสโมสรหลายๆ สโมสร เพื่อเปนการเรียนรูอยางตอเนื่อง เขารวมการประชุมและงานกิจกรรมตางๆ ของภาค จัดโปรแกรมการพัฒนาการเปนผูนําในสโมสรของทาน สงเสริมใหโรแทเรียนใหอานเอกสาร เชน สารผูวาการภาครายเดือน และนิตยสารโรตารี เสนอใหยกเวนคาธรรมเนียมเปนการชั่วคราวแกสมาชิกที่ประสบปญหาการเงิน ลงพิมพเรื่องเกี่ยวกับสมาชิกภาพในสารสโมสร กลยุทธอื่นๆ ในการรักษาสมาชิกใหม