คูมือเหรัญญิกสโมสร (Club Treasurer Manual) ฉบับป 2009 นี้จะใชสําหรับเหรัญญิกสโมสรป 2010-11, 2011-12 และ 2012-13 เนื้อหาสาระในฉบับนี้มีฐานรากมาจากธรรมนูญมาตรฐาน สโมสรโรตารี, ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี, ธรรมนูญของโรตารีสากล, ขอบังคับของ โรตารีสากล, ประมวลนโยบายโรตารีและประมวลนโยบายมูลนิธิโรตารี การเปลี่ยนแปลงใดๆ โดยสภานิติบัญญัติของโรตารีป 2010 หรือโดยคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล และนโยบาย ของกรรมการมูลนิธิโรตารี จะมีผลทําใหตองมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาสาระในคูมือเหรัญญิก สโมสรฉบับนี้ตามไปดวย คูมือเหรัญญิกสโมสรเลมนี้ แปลจาก Club Treasurer Manual ฉบับภาษาอังกฤษ โดยไดรับ มอบหมายจากโรตารีสากล ถึงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลของศูนยโรตารีในประเทศไทย ไดแปลและ ทบทวนอยางละเอียดแลว โรตารีสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถที่จะรับรองความสมบูรณ ของคูมือเลมนี้ได หากมีขอความใดที่ไมชัดเจน ขอใหอางอิงไปยังคูมือเหรัญญิกสโมสรฉบับ ภาษาอังกฤษ คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลของศูนยโรตารีในประเทศไทย มกราคม 2553
สารบัญ บทนํา
1
1 บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ การจัดการการเงิน เก็บรวบรวมและสงเงินคาบํารุงและคาธรรมเนียม รายงานสภาวะทางการเงินของสโมสร ทํางานกับมูลนิธิโรตารี การจัดทํางบประมาณ การเตรียมตัวผูที่จะมารับงานตอจากทาน ทรัพยากร
3 4 5 9 10 13 13 13
2 การปฏิบัติทางการเงินที่ดีที่สุด การจัดการความเสี่ยง การควบคุมการเงิน
15 15 16
ภาคผนวก 1: ตัวอยางรายงานสําหรับคณะกรรมการบริหาร 2: เอกสารปฏิบัติงาน เรื่องงบประมาณ 3: รายการตรวจสอบการปฏิบัติที่ดีที่สุดของเหรัญญิก 4: คําถามเพื่อการอภิปรายในการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร
17 19 22 23
เอกสารปฏิบัติงาน 1: สรุป 2: เปาหมาย 3: แผนปฏิบัติการ 4: กรณีศึกษาสําหรับเหรัญญิกสโมสร
24 25 26 27
บทนํา
ความรูท ั่วโลก สโมสรโรตารี 33,000 สโมสรทั่วโลกแบงปน คุณคาของโรตารีกัน หาก ดําเนินงานภายในบริบท ของแตละสังคมและ ประเทศชาติเปนการเฉพาะ
คูมือเหรัญญิกสโมสร (Club Treasurer Manual – 220TH) จัดทําขึ้นเพื่อสนับสนุนเหรัญญิกของ สโมสรทั่วโลก เนื่องจากหนาที่รับผิดชอบของเหรัญญิกแตละคนจะแตกตางกันไปตามกฎหมาย ในพื้นที่ ธรรมเนียมปฏิบัติ และวิธีการปฏิบัติงานของสโมสรที่กําหนดเอาไว ทานอาจจะปรับ คําแนะนําในคูมือเลมนี้ใหเปนไปตามความตองการของสโมสร มีการเนนตัวอยางวัฒนธรรม เฉพาะตัวตลอดคูมือเลมนี้ในกรอบความรูทั่วโลก (Around the World) เพื่อแสดงใหเห็นความ แตกตา งทางวัฒ นธรรมของสโมสรโรตารี ขณะที่คํา แนะนํา ทั่วๆ ไปจะมี อยูใ นกรอบเตื อ น ความจําโรตารี คูมือเลมนี้มีอยูดวยกันทั้งหมด 3 สวน สวนแรกอธิบายถึงหนาที่หลักของเหรัญญิกสโมสร สวนที่สองนําเสนอการปฏิบัติทางการเงินที่ดีที่สุด ภาคผนวกดานหลังของคูมือประกอบดวย ตัว อย า งรายงานการเงิ น ที่ เ สนอตอ คณะกรรมการบริ ห าร, แผ น งานงบประมาณ, รายการ ตรวจสอบของการปฏิบัติที่ดีที่สุด และคําถามเพื่อการอภิปราย ตอจากภาคผนวกเปนเอกสาร ปฏิบัติงานที่จะใชในการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร ใชคูมือเลมนี้เพื่อเตรียมตัวจะทํางานในตําแหนงของทาน นําไปใชในการประชุมภาคประจําป เพื่ออบรมเจา หนาที่สโมสรและทบทวนเนื้อ หากอนลวงหนา ให ความสํา คัญเปน พิเศษกับ คําถามในภาคผนวก 4 ซึ่งจะชวยใหทานไดประโยชนมากที่สุดจากการอภิปรายที่มีผูอํานวย ความสะดวกในการประชุ ม หลั ง จากเสร็ จ สิ้ น การอบรม สิ่ ง พิ ม พ เ ล ม นี้ จ ะทํ า หน า ที่ เ ป น ทรัพยากรในขณะที่ทานทํางานกับเจาหนาที่และสมาชิกสโมสรของทาน ในขณะที่ทานเตรียมตัวเพื่อชวยผูนําสโมสรของทาน โปรดจําไววาสโมสรโรตารีของทานเปน สมาชิกของโรตารีสากล โดยการเปนสมาชิกนี้ทําใหเชื่อมโยงกับสโมสรมากกวา 33,000 สโมสร ทั่วโลก และมีสิทธิที่จะไดรับบริการและใชทรัพยากรขององคกร รวมทั้งสิ่งพิมพตางๆ ใน 9 ภาษา ขอมูลขาวสารจาก www.rotary.org ทุนสนับสนุนจากมูลนิธิโรตารี และการสนับสนุนของ พนักงานที่สํานักงานใหญโลกและสํานักงานระหวางประเทศ 7 แหง
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 1
คําแนะนํา? สําหรับคําถามที่เกี่ยวกับบทบาทของทานในฐานะเหรัญญิกสโมสร โปรดติดตอกับผูชวยผูวา การภาคของทาน คณะกรรมการการเงินของภาค หรือฝายการเงินของโรตารีสากล หรือผูแทน ฝายสนับสนุนสโมสรและภาค หากทานมีขอสงสัยหรือคําแนะนําเกี่ยวกับคูมือเลมนี้ หรือเกี่ยวกับทรัพยากรในการอบรมของ โรตารีสากล โปรดสงมาที่ Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: leadership.training@rotary.org Phone: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446
2 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
บทที่ ๑
บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ
ในวันที่ 1 กรกฎาคม ทานจะเขารับหนาที่เหรัญญิกสโมสรอยางเปนทางการ ประสบการณและ ภาระของงานจะขึ้นอยูกับขนาดและกิจกรรมของสโมสร และความคุนเคยของทานกับโรตารี รวมทั้งหนาที่รับผิดชอบใหมของทาน หนาที่รับผิดชอบของทานในฐานะเหรัญญิกมีดังตอไปนี้ x x x x x x
เตือนความจําโรตารี ภาคของทานจัดการอบรม ใหที่การประชุมภาคประจําป เพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร และใหการชวยเหลือใน ระหวางปโดยผูชว ยผูวาการ ภาคของทาน และ คณะกรรมการการเงินภาค
จัดการเงินกองทุน เก็บรวบรวมและสงเงินคาบํารุงและคาธรรมเนียม รายงานสถานภาพการเงินของสโมสร ทํางานกับมูลนิธิโรตารี พัฒนางบประมาณ เตรียมผูที่จะมารับหนาที่ตอ
เพื่อเปนการเตรียมตัวสําหรับการทํางาน เรียนรูสิ่งที่คณะกรรมการบริหารและสมาชิกสโมสร ภาคและโรตารีสากลจะคาดหวังกับทาน ขอแนะนําใหทานชวยเหรัญญิกที่กําลังจะหมดวาระ กอนที่ทานจะเขารับตําแหนงเพื่อที่จะเขาใจบทบาทของทานไดดียิ่งขึ้น ถามคําถามดังตอไปนี้ เชน x จัดระบบบัญชีธนาคารอยางไร x สมาชิกสโมสรชําระคาบํารุงอยางไร x สโมสรเปนหนี้หรือไม x งบประมาณของปที่จะมาถึงเปนอยางไรบาง กําหนดอยางไร x จัดสรรเงินใหคณะกรรมการสโมสรอยางไร x ใชระบบบัญชีอะไรในการลงบัญชี เก็บรักษาบันทึกการเงินอยางไร x ตองมีการสงเอกสารอะไรบางใหคณะกรรมการบริหารสโมสร ภาค โรตารีสากล หรือรัฐบาล ทองถิ่น (เชน การเปลี่ยนแปลงขอบังคับ ภาษี เปนตน) การเตรียมการตอไป คือ การเขารวมวาระการอบรมของเหรัญญิกในการประชุมภาคประจําป เพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร การประชุมนี้เปนสถานที่ที่ดีที่จะสรางเครือขายกับโรแทเรียนที่จะ ชวยทานในระหวางการทําหนาที่ เชน ผูชวยผูวาการภาค และกรรมการการเงินของภาค หารือ กับเหรัญญิกรับเลือกและที่กําลังจะหมดวาระของสโมสรอื่นเพื่อเปรียบเทียบหนาที่รับผิดชอบ รายงานที่ตองสงและวิธีการปฏิบัติทางบัญชี
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 3
การจัดการการเงิน เมื่อทานเริ่มทํางานในตําแหนง ทานตองรับผิดชอบในการทํางานตามงบประมาณที่ทําไวในป โรตารีที่ผานมา หนาที่นี้จะเกี่ยวของกับการจัดการและติดตามเงินที่จะรับเขาและจายออกไป เงินที่รับเขามามีหลายรายการ เชน x การชําระคาบํารุงสโมสร x การบริจาค x เงินจากกิจกรรมหาทุนของสโมสร x ทุนสนับสนุนของมูลนิธิ x เงินทุนจากผูอุปถัมภ เงินที่จายออกไปมีอาทิ เชน x การชําระคาบํารุงภาคและโรตารีสากล x เงินบริจาคการกุศล x คาอุปกรณเครื่องใชในสํานักงาน x คาจัดประชุม (เชน คาอุปกรณ คาอาหาร) x คาใชจายในการประชาสัมพันธ x คาใชจายในกิจกรรมของคณะกรรมการ x คาธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด ทําใหแนใจวามีหลักฐานประกอบเงินที่เก็บมาและเงินที่ใชจายไปอยางถูกตอง ใหใบเสร็จรับเงิน คาบํารุงและเงินบริจาคแกสมาชิก และบันทึกรายการ รวมทั้งรายการจายของสโมสรในบัญชี แยกประเภท หากไมสามารถหลีกเลี่ยงการจายเงินเกินงบประมาณ ตองมั่นใจวาไดรับการ อนุมัติจากคณะกรรมการบริหาร โปรแกรมบัญ ชีอีเลคทรอนิค สจะชวยใหทานทํา งานในหนาที่กับคอมพิวเตอรไ ด หารือกับ เหรัญญิกสโมสรวาใชซอฟทแวรประเภทใดอยูหรือไม หากทานเลือกโปรแกรมใหม ขอใหเลือก โปรแกรมที่ทานใชไดสะดวกและรองรับความตองการของสโมสร การปฏิ บั ติ ใ นเรื่ อ งของบั ญ ชี ม าตรฐานจะต อ งมี ก ารแบ ง แยกกองทุ น เพื่ อ การกุ ศ ล และการ ดํ า เนิ น งานออกจากกั น เพื่ อ จะมั่ น ใจได ว า เงิ น ที่ ไ ด ม าจากกการหาทุ น ถู ก ใช เ พื่ อ สนั บ สนุ น กิจกรรมการกุศล หากการหาทุนมุงเพื่อประโยชนในการบําเพ็ญประโยชนเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเฉพาะ ทานอาจจะตองพิจารณาแยกบัญชีโครงการ
4 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
เก็บรวบรวมและสงเงินคาบํารุงและคาธรรมเนียม โรแทเรียนตองจายคาบํารุงสโมสร ภาค (หากมี) และโรตารีสากล ในฐานะเหรัญญิกสโมสร เปนเรื่องสําคัญที่ทานจะตองเขาใจถึงเงินที่ตองเก็บจากสมาชิก และคาใชจายที่ทานจะตองจาย ออกไปในนามของสโมสรของทาน
เตือนความจําโรตารี หากสโมสรของทานเก็บเงิน บริจาครายสัปดาหหรือเงิน คาปรับ ตองมีหลักฐานการ รับเงิน
สิ่งที่ตองเก็บ x คาบํารุงสโมสร x คาธรรมเนียมสมาชิกแรกเขา x คาบํารุงภาค x คาบํารุงโรตารีสากลรายหัว x คาธรรมเนียมตางๆ ของโรตารี สากล
สิ่งที่ตองจาย x คาบํารุงภาค x ใบแจงหนี้คาบํารุงครึ่งป - คาบํารุงโรตารีสากลรายหัว - คาบํารุงสมาชิกใหมเขากลางงวด - คาธรรมเนียมของโรตารีสากล คานิตยสาร คาธรรมเนียมการประชุมสภานิติบัญญัติ - หนี้คางชําระ (หากมี)
เตือนความจําโรตารี คาบํารุงโรตารีสากลคํานวณ เปนรายเดือนสําหรับสมาชิก ใหมขึ้นอยูกับวาเริ่มเปน สมาชิกเมื่อใด ตัวอยางเชน รทร.จอหน สมิธ ไดรับเขา เปนสมาชิกของสโมสร โรตารีในทองถิ่นของเขาใน วันที่ 4 มกราคม ในวันที่ 1 กรกฎาคม สโมสรตอง จายเงินคาสมาชิกเขากลาง งวด 5 เดือน เพือ่ เปนคา สมาชิกระหวางเดือน กุมภาพันธถึงมิถนุ ายน 1
คาบํารุงสโมสร คาบํารุงสโมสรสามารถเรียกเก็บเปนรายสัปดาห รายเดือน หรือราย 3 เดือน ตามที่สโมสรของทานกําหนด และตามจํานวนที่กําหนดในแตละป คาบํารุงนี้ แตกตางกันไปใน แตละสโมสร โดยทั่วๆ ไปใชเปนคาดําเนินการ เชน คาจัดประชุม อาหาร ของขวัญสําหรับ วิทยากรและวัสดุอุปกรณตางๆ คาธรรมเนียมสมาชิกแรกเขา สโมสรจํานวนมากเรียกเก็บคาสมาชิกแรกเขาจากสมาชิกใหม ตามที่สโมสรกําหนด สมาชิกโอนยายหรือสมาชิกเกาของสโมสรอื่น หรือโรทาแรคเทอร1 ไม ตองเสียคาธรรมเนียมนี้
ดูรายละเอียดเพิม่ เติมในมาตรา 11 ของธรรมนูญมาตรฐานของสโมสรโรตารี คูมือเหรัญญิกสโมสร | 5
คาบํารุงภาค ภาคหลายๆ ภาคมีกองทุนเพื่อใหเงินสนับสนุนโครงการที่ภาคอุปถัมภ และ สนับสนุนการบริหารงานในทองถิ่นและการพัฒนาโรตารี ในภาคตางๆ เหลานี้ สโมสรทุก สโมสรบริจาคเงินเปนคาบํารุงรายหัว โดยไดรับอนุมัติจํานวนเงินคาบํารุงในแตละปในการ ประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร การประชุมใหญประจําปของภาค หรือการ สัมมนาอบรมนายกรับเลือก
ความรูท ั่วโลก สโมสรในสหราชอาณาจักร และไอรแลนด มีโครงสราง คาบํารุงที่แตกตางออกไป สโมสรเหลานี้สามารถ ปรึกษาหารือคําถาม เกี่ยวกับคาบํารุงกับโรตารี สากลในสหราชอาณาจักร และไอรแลนด (RIBI) ได
ความรูท ั่วโลก สโมสรในประเทศ ออสเตรเลียอยูภ ายใตระบบ ภาษีสินคาและบริการ เกี่ยวกับคาบํารุงโรตารีสากล ภาค และสโมสรรวมทั้ง นิตยสารภูมภิ าค
2
คาบํารุงโรตารีสากลรายหัว สโมสรถูกเรียกเก็บคาบํารุงรายหัวหรือคาบํารุงสมาชิก ปละ 2 ครั้ง ป 2010-11 คาบํารุงคนละ 25 เหรียญตอครึ่งป2 คาบํารุงทั้งหมดรวมทั้งคาบํารุงสมาชิก เขากลางงวดซึ่งมีการคํานวณเปนสูตรเอาไวลวงหนา ตองจายในวันที่ 1 กรกฎาคม และ 1 มกราคม (มีตัวอยางใบแจงหนี้อยูหนา 8) สําหรับสมาชิกใหมทุกคนที่รับเขามาในรอบครึ่งป สโมสรจะตองจายเงินคาบํารุงรายหัวใหโรตารีสากลดังนี้คือ จายตามจํานวนเดือนเต็มเดือนของ การเปนสมาชิกภาพ คือ เทากับเศษหนึ่งสวนสิบสองของคาบํารุงรายหัวตอป คาบํารุงรายหัวเปนเงินที่ใชจายสําหรับการดําเนินงานทั่วไปขององคกร รวมทั้งคาผลิตสิ่งพิมพ ในภาษาตางๆ สนับสนุนสโมสร ภาค และโครงการ ใหคําแนะนําโดยการอบรมและทรัพยากร สําหรับผูนําสโมสรรับเลือกและบํารุงรักษาเว็บไซตของโรตารีสากล คาธรรมเนียมตางๆ ของโรตารีสากล นอกเหนือจากคาบํารุง โรแทเรียนถูกเรียกเก็บคา บอกรับสมาชิกนิตยสาร คาธรรมเนียมสภานิติบัญญัติ และคาใชจายอื่นๆ การชําระเงินสําหรับ นิตยสารเดอะโรแทเรียน (The Rotarian) หรือนิตยสารภูมิภาค Revista Rotaria ควรสงไปกับ คาบํารุงครึ่งป การชําระเงินคาบอกรับสมาชิกนิตยสารภูมิภาคอื่นๆ ควรสงตรงไปยังบรรณาธิการนิตยสาร ระบบการติดตาม ในการติดตามเงินคาบํารุงสโมสร ภาค และโรตารีสากล ควรใชระบบการ แจงหนี้ สงใบแจงหนี้ใหสมาชิกทุกคนโดยแจงรายละเอียดเรื่องเงินที่จายมาแลวและคาบํารุงที่ ยังติดคางพรอมกับคาใชจายอื่นๆ เชน คาอาหาร รวมจํานวนเงินคงคางลาสุด และแจงวันครบ กําหนดในใบแจงหนี้และแจกใหสมาชิกอยางเหมาะสม สงใบเตือนใหสมาชิกที่มิไดจายเงินตรง ตามเวลาหรือแจงใหเลขานุการสโมสรทราบ ตองมั่นใจวาสมาชิกทุกคนเขาใจกระบวนการ จายเงินและรูวันครบกําหนดกอนที่จะมีการสงใบแจงหนี้ออกไป พิจารณาจัดทําปฏิทินเพื่อชวย ใหทานสามารถเก็บและสงเงินคาบํารุงไดตามเวลา
คาบํารุงถูกกําหนดโดยสภานิติบัญญัติทุกๆ 3 ป
6 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
ตัวอยางปฏิทิน การเก็บและจายเงินคาบํารุง (ตามรอบระยะการเก็บเงินทุก 3 เดือน) กรกฎาคม สิงหาคม กันยายน ตุลาคม พฤศจิกายน ธันวาคม มกราคม กุมภาพันธ มีนาคม เมษายน พฤษภาคม มิถุนายน
เตือนความจําโรตารี ในบางประเทศ การ เปลี่ยนแปลงขอบังคับ สโมสร (เชน การขึ้นคา บํารุง) จะตองมีการจด ทะเบียนกับรัฐบาล
เตือนความจําโรตารี เหรัญญิกสโมสรสามารถดู รายงานของมูลนิธิโรตารี, รายงานครึ่งป (SAR) และ จายคาบํารุงออนไลนผาน Member Access บน เว็บไซต www.rotary.org นายกหรือเลขานุการสโมสร ตองเปนผูดําเนินการใหทาน สามารถใชงานได
การเก็บเงินคาบํารุง เก็บคาบํารุงสโมสร สงใบเตือน สงใบแจงหนี้ เก็บคาบํารุงสโมสร สงใบเตือน สงใบแจงหนี้ เก็บคาบํารุงสโมสร สงใบเตือน สงใบแจงหนี้ เก็บคาบํารุงสโมสร สงใบเตือน สงใบแจงหนี้
การจายเงินคาบํารุง จายใบแจงหนี้รายงานครึ่งป
จายคาบํารุงภาค
จายใบแจงหนี้รายงานครึ่งป
จายคาบํารุงภาค
ใบแจงหนี้คาบํารุงครึ่งป โรตารีสากลสงใบแจงหนี้คาบํารุงครึ่งปพรอมซองรายงานครึ่งป ใหแกเลขานุการสโมสรทุกสโมสรในปลายเดือนมิถุนายน เพื่อแจงหนี้เดือนกรกฎาคม และใน ปลายเดือนธันวาคมสําหรับการแจงหนี้เดือนมกราคม ในซองจะประกอบดวยรายชื่อสมาชิกที่ เปนปจจุบันซึ่งใชเปนฐานในการประมาณการแจงหนี้ เอกสารปฏิบัติงานเพื่อการคํานวณการ แกไขตางๆ ที่จําเปน และคําแนะนําในการกรอกแบบฟอรมและการสงขอมูลพรอมการจายเงิน ใหโรตารีสากลหรือผูแทนดูแลการเงิน ใบแจงหนี้ (ดูตัวอยางหนา 8) เรียกเก็บคาบํารุงโรตารีสากลรายหัวและคาธรรมเนียมจากสโมสร ตามรายชื่อสมาชิกที่เปนปจจุบันที่สุดของสโมสร (สโมสรที่มีสมาชิกนอยกวา 10 คนตองจาย สํ า หรั บ 10 คน) กระตุ น เลขานุ ก ารสโมสรให จั ด ทํ า รายชื่ อ ให เ ป น ป จ จุ บั น เสมอโดยการใช Member Access บนเว็บ ไซต www.rotary.org เพื่อใหการเรียกเก็บเงิน คา บํารุงรายหัวของ สโมสรถูกตอง มั่นใจวาทานใสหมายเลขสโมสรทุกครั้งที่มีการจายเงิน ทั้งนี้ ยอดคางชําระของ สโมสรสามารถชํ า ระด ว ยบั ต รเครดิ ต ผ า น Member Access ที่ www.rotary.org โดยท า น, เลขานุการสโมสร, หรือนายกสโมสร หากเลขานุการสโมสรไมไดรับซองรายงานครึ่งปภายในสิ้นเดือนกรกฎาคมหรือมกราคม ทาน สามารถขอสํา เนาไดทางอีเมล แฟกซ หรือไปรษณีย โดยติดตอกับ data@rotary.org หรือ สํานักงานระหวางประเทศ หรือพิมพจาก Member Access โดยตัวทานเอง เลขานุการสโมสร หรือนายกสโมสร การสงคา บํา รุงใหภาคและโรตารีสากลเป นการประกันสมาชิกภาพของสโมสรและการเปน สโมสรที่มีคุณสมบัติครบถวนในโรตารีสากล รวมทั้งการมีสิทธิในทรัพยากรตางๆ ขององคกร คูมือเหรัญญิกสโมสร | 7
ตัวอยาง-ใบแจงหนี้รายงานครึ่งป วิธีการชําระเงิน (โปรดใสเครื่องหมาย) เช็ค/ดราฟท – สงเงินใหสํานักงานโรตารีสากลในทองถิน่ / ผูแทนดูแลการเงิน สั่งจาย Rotary International โดยบัตรเครดิต – https://riweb.rotaryintl.org/ โอนผานธนาคาร / ทางอีเลคทรอนิกสั่งจายธนาคารขางลาง นี้ เลขที่อางอิงการจาย: X X X X X X บัญชีเลขที:่ X X X X ชื่อบัญชี: ROTARY INTERNATIONAL สวิฟทโคด: X X X X Sort/IBAN: (รายละเอียดทีอ่ ยูธ นาคารของทานที่นี่) ที่อยู 1 ที่อยู 2 ประเทศ
เลขที่ใบแจงหนี้: SAR-XXXXXXXXXX หมายเลขสโมสร: CXXXXXXXXX ชื่อสโมสร: สโมสรโรตารี X วันที่ออกใบแจงหนี้: (วัน-เดือน-ป) 06-06-2008 วันครบกําหนด: (วัน-เดือน-ป) 01-07-2008 จํานวนที่ตองชําระทั้งสิ้น:
XXXX.XX
.
แสดงรายละเอียดธนาคารของ สโมสรตามที่ปรากฎในบันทึก ของโรตารีสากล 1 สัปดาหกอนหนา
โปรดตัดสวนนีอ้ อกและสงตนฉบับมาพรอมการชําระเงินและรายชือ่ สมาชิกครึ่งป Rotary International Europe and Africa Office สโมสรโรตารี X ที่อยูของสํานักงานโรตารี Witikonerstrasse 15 หมายเลขสโมสร: C0000XX ในภูมภิ าคของทานจะ CH-8032 Zurich ชื่อสโมสร: สโมสรโรตารี X ปรากฎอยูที่สวนนี้ Switzerland ภาค: XXXX MON คือ monthly (เดือน) วันที่ออกใบแจงหนี้: (06-06-2008) และ MBR คือ Member วันครบกําหนด: (01-07-2008) (สมาชิก) จํานวน 1 4 35 35 35
หนวย MON MON MBR MBR MBR
รายละเอียด ราคาตอหนวย (สกุลเงินของทาน) คาบํารุงสมาชิกเขากลางงวด 3.92 คาบํารุงสมาชิกเขากลางงวด 3.92 คาบํารุงครึ่งป 25.00 สภานิติบัญญัติ 1.00 นิตยสารเดอะโรแทเรียน 12.00 จํานวนที่แสดงเปนเหรียญสหรัฐและสกุลเงินของทาน ใชอัตราแลกเปลี่ยนปจจุบันในขณะที่ชําระเงิน
คาบํารุงครึ่งป
1349.60
รวม 3.92 15.68 875.00 35.00 420.00 จํานวนที่แสดงอยูนี้ เปนจํานวนตัวอยาง
จํานวนคงคางรวมทั้งใบแจงหนีฉ้ บับนี้ (เหรียญสหรัฐ) .......................................................1349.60 จํานวนที่ตองชําระทั้งสิ้น (สกุลเงินของทาน) .........................................................863.74 ชื่อสมาชิก John Smith Jane Jones
รายละเอียดเงินที่ตองชําระทั้งสิน้ ณ 01/07/08 วันทีร่ ับเขา จํานวนที่แจงหนี้ 28-05-2008 3.92 13-02-2008 15.68
8 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
จํานวนเดือน 1 4
การสิ้นสุดสมาชิกภาพของสมาชิก สมาชิกคนใดที่ไมชําระคาบํารุงภายใน 30 วันหลังครบ กําหนดควรจะไดรับแจงเปนลายลักษณอักษรจากเลขานุการสโมสร หากยังไมชําระเงินภายใน 10 วันหลังจากวันที่แจงเตือน อาจจะถูกสิ้นสุดสมาชิกภาพตามการพิจารณาอยางรอบคอบของ คณะกรรมการบริหาร คณะกรรมการบริหารอาจจะคืนสมาชิกภาพตามคํารองและการชําระหนี้ ทั้งหมดของสมาชิกใหแกสโมสร การสิ้นสุดสมาชิกภาพของสโมสร 6 เดือนหลังจากครบกําหนดวัน ที่ 1 มกราคมหรือ 1 กรกฎาคม สโมสรที่คางชําระ 250 เหรียญหรือมากกวานั้นจะถูกยุบเลิกสมาชิกภาพจากโรตารี สากล เมื่อสโมสรขอคืนสมาชิกภาพภายใน 90 วันหลังถูกยุบเลิก จะตองจายเงินที่คางชําระใน วันที่ถูกยุบเลิก จายคาบํารุงครึ่งปทั้งหมดที่เกิดขึ้นในชวงที่ระยะเวลาระหวางการถูกยุบเลิกและ การขอคืนสมาชิกภาพ3 พรอมทั้งคาธรรมเนียมการขอคืนสมาชิกภาพคนละ 10 เหรียญภายใน 90 วันที่ถูกยุบเลิกเพื่อจะคืนสมาชิกภาพ หากสโมสรมีสมาชิกนอยกวา 10 คนจะตองทําตาม ขอกําหนดการจายอยางนอยที่สุดสําหรับสมาชิก 10 คน เตือนความจําโรตารี สโมสรที่ไมชําระคาบํารุงและ คาธรรมเนียมใหโรตารีสากล จะถูกยุบเลิกและจะไมไดรับ บริการจากโรตารีสากลและ ภาค
สโมสรที่ ข อคื น สมาชิ ก ภาพหลั ง จากถู ก ยุ บ เลิ ก 90 วั น แต ไ ม เ กิ น 365 วั น จะต อ งกรอก แบบฟอร ม การขอคื น สมาชิ ก ภาพและจ า ยค า ธรรมเนี ย มการสมั ค รคนละ 15 เหรี ย ญ นอกเหนือไปจากการทําตามขอกําหนดขางตนดังกลาว คาธรรมเนียมการสมัครเปนไปตาม ขอกําหนดการจายอยางนอยที่สุดสําหรับสมาชิก 10 คน สโมสรที่ถูกยุบเลิกซึ่งไมชําระเงินคงคางทั้งหมดใหแกโรตารีสากลภายใน 365 วันเมื่อถูกยุบเลิก จะสูญเสียใบชารเตอรตนฉบับ และไมสามารถขอคืนสมาชิกภาพได ในทํานองเดียวกัน สโมสร ที่ไมชําระคาบํารุงภาคอาจจะถูกแขวนสมาชิกภาพหรือยุบเลิกโดยคณะกรรมการบริหารโรตารี สากล
รายงานสภาวะทางการเงินของสโมสร เตือนความจําโรตารี ขอกําหนดในการเก็บรักษา บันทึกตางๆ แตกตางกันไป ในแตละประเทศ บาง ประเทศตองเก็บรักษาไว เปนการถาวร และบาง ประเทศระบุระยะเวลา ชวงหนึ่ง ตรวจสอบ กฎหมายทองถิ่นและจัดทํา นโยบายการเก็บรักษา เอกสารตามนั้น
3
หนาที่ของทานรวมถึงการทํารายงานรายเดือนสงใหคณะกรรมการบริหาร รายงานการเงิน ป จ จุ บั น ส ง ให ส มาชิ ก สโมสรสม่ํ า เสมอและรายงานประจํ า ป อ ย า งละเอี ย ด ในการประชุ ม คณะกรรมการบริหารนําเสนอรายรับและรายจายรายเดือนของสโมสร และแสดงสถานภาพ ความพยายามในการหาทุนและงบประมาณทั้งหมด แมวาลักษณะที่แทจริงของการรายงานตอ คณะกรรมการบริห ารจะแตกตา งกั น ไปตามขนาดและกิ จ กรรมของสโมสร แต ก็มี ตัว อย า ง รายงานใหไวในภาคผนวก 1 ในฐานะเหรัญญิก ทานเปนผูรับผิดชอบหลักเกี่ยวกับความถูกตองในการบันทึกการเงินของ สโมสร สิ่งสําคัญคือ ในรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารและการประชุมสโมสรจะตอง มีการบันทึกงบการเงินและรายจายที่ตรงกับยอดจายจริง ตองเก็บบันทึกเอาไวทุกครั้งเผื่อกรณี ที่สโมสรจะต องอธิบายการใชเงินในชวงเวลาใดเวลาหนึ่ง ปรึกษากับเจาหนาที่ใ นทองถิ่น เกี่ยวกับกฎหมายในการเก็บรักษาเอกสาร
ประมวลนโยบายของโรตารี 9.020.7 คูมือเหรัญญิกสโมสร | 9
ควรใหผูที่มีคุณสมบัติไดตรวจสอบบัญชีการเงินประจําปของสโมสร สโมสรของทานอาจจะ แต ง ตั้ ง คณะกรรมการตรวจสอบบั ญ ชี หรื อ จ า งนั ก สอบบั ญ ชี อ าชี พ ให เ ป น ผู ดํ า เนิ น การ เหรัญ ญิกสโมสรบางคนอาจจะรับหนา ที่กรอกแบบฟอรม ภาษีใ หดวย ต องเรียนรูเกี่ยวกับ กฎหมายภาษีในประเทศของทานด วย อาจจะมีขอกําหนดพิเศษหากสโมสรของทานแยก กองทุนเพื่อการศึกษา, เพื่อมูลนิธิ, หรือหากเปนรูปแบบของบริษัท ปรึกษากับผูเชี่ยวชาญใน สโมสรหรือในชุมชนในเรื่องคําถามที่เกี่ยวกับภาษีโดยเฉพาะ ความรูท ั่วโลก สโมสรโรตารีในสหรัฐและ เปอรโตริโกตองมีเลขหมาย แรงงาน (คลายกับหมายเลข ประกันสังคมของบุคคล) เพื่อใชกรอกแบบ Form 990 กับสรรพากรภายใน หาก ไมดําเนินการดังกลาว อาจจะมีผลใหถูกลงโทษทาง การเงิน
ทํางานกับมูลนิธิโรตารี มูลนิธิโรตารีเปนเครื่องมือเพื่อทําการกุศลของโรตารีสากล และไดรับการสนับสนุนจากการ บริจาคเงินโดยสมัครใจจากโรแทเรียนและมิตรของมูลนิธิเทานั้น ทุนสนับสนุนของมูลนิธิชวย ใหโรแทเรียนสามารถสงเสริมความเขาใจระหวางกันในโลก สันถวไมตรี และสันติสุขโดยการ ปรับปรุงสุขภาพ สนับสนุนการศึกษา และบรรเทาความยากจน ในฐานะเหรัญญิกสโมสร การ สื่ อ สารกั บ มู ล นิ ธิ จ ะเป น เรื่ อ งของการส ง เงิ น บริ จ าค ช ว ยสมั ค รและดู แ ลเรื่ อ งทุ น สนั บ สนุ น ปรึกษากับคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของภาคหรือของสโมสรหากมีคําถามเฉพาะเกี่ยวกับ มูลนิธิ การบริจาคเงิน การบริจาคเงินใหมูลนิธิจะแยกออกจากการจายเงินคาบํารุงใหโรตารีสากล โดยสิ้นเชิง ทั้งบุคคลและสโมสรสามารถบริจาคเงินเมื่อใดก็ไดโดยใชการโอนเงิน บัตรเครดิต ธนาณัติ เช็ค หรือเช็คเดิน ทางสั่งจา ย The Rotary Foundation (มิใ ช Rotary International) ในบางประเทศผูบริจาคอาจจะไดรับประโยชนดานภาษีดวย หากมีคําถามโปรดติดตอกับ สํานักงานระหวางประเทศของทาน เงิ น บริ จ าคทั้ ง หมดที่ สง ให มูล นิธิ ค วรจะไปพรอ มกั บชื่ อผู บริ จ าค การบง ชี้ว า จะบริจ าคเข า กองทุนใดที่ ชัด เจน (เชน โปลิโอพลัส หรือกองทุ น โปรแกรมประจํ า ป) การบริจ าคโดยตรง สามารถใช แ บบฟอร ม TRF Global Contribution form (123) หรื อ ที่ www.rotary.org การ บริจาคโดยตรงดวยวิธีดังกลาวนี้ จะทําใหมูลนิธิสามารถจัดการเรื่องเงินบริจาคไดรวดเร็วขึ้น และออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเปนบันทึกใหแกผูบริจาค และตามความจําเปนในการรายงานเรื่อง ภาษี หากมีการบริจาคหลายรายสงมาพรอมกัน ผูบริจาคควรกรอก Multiple Donor Form (094) และสงพรอมเงินบริจาค แบบฟอรมนี้ควรบงชี้วาจะบริจาคเขากองทุนใดรวมทั้งชื่อผู บริจาค เพื่อแตละคนจะไดรับใบเสร็จเพื่อการหักภาษี และการประกาศเกียรติคุณตามความ เหมาะสม ดาวนโหลดแบบฟอรมทั้งสองแบบไดที่ www.rotary.org
10 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
TRF Global Contribution Form (123) ความรูท ั่วโลก ในบางสวนของโลก สโมสร โรตารีใชแบบฟอรม TRF Global Contribution Form (123) และ/หรือ Multiple Donor Form (094) ใน ภาษาทองถิ่น ตรวจสอบกับ เหรัญญิกที่กําลังจะหมด หนาที่เพื่อพิจารณาวาทาน ควรจะใชแบบฟอรมใดเมื่อ สงเงินบริจาคใหมูลนิธิโรตารี
Multiple Donor Form (094)
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 11
สงเงินบริจาคที่ไดรับจากสมาชิกสโมสรไปยังที่อยูดังตอไปนี้ 4 ในสหรัฐอเมริกา The Rotary Foundation 14280 Collections Center Drive Chicago, IL 60693 ในแคนาดา The Rotary Foundation (Canada) Box B9322, P.O. Box 9100 Postal Station F Toronto, ON M4Y 3A5 นอกสหรัฐและแคนาดา สํา นักงานระหวางประเทศหรือผูแทนดูแ ลการเงินของโรตารีสากลที่ใหบริการสโมสรใน ประเทศของทาน ดูรายละเอียดการติดตอไดจากทําเนียบทางการ (Official Directory – 007) นอกเหนือจากการบริจ าคที่เปนเงิน การบริ จ าคยังสามารถเปน หุน หลัก ทรัพย กรมธรรม ประกันชีวิต ติดตอกับแผนกบริหารการบริจาคของมูลนิธิโรตารีที่สํานักงานใหญโลกของโรตารี สากล หรือสํานักงานระหวางประเทศของทาน เพื่อขอความชวยเหลือในการสงผานการบริจาค เหลานี้ การบริจาคใหมูลนิธิโรตารีจะตองไดรับภายในวันที่ 30 มิถุนายน เพื่อที่จะไดเครดิตในปโรตารี ปจ จุบั น การบริ จ าคที่ ไ ด รั บ หลั งวั น ที่ 30 มิ ถุน ายนจะนั บ เปน การบริจ าคในปโ รตารี ตอ ไป เพื่อที่จะไดรับประโยชนในเรื่องของภาษี ผูบริจาคตองมั่นใจวามูลนิธิจะไดรับการบริจาคภายใน ปงบประมาณของประเทศผูบริจาคเอง การจัดประเภทเงินบริจาคใหม ในวันที่ 1 กรกฎาคม 2008 มูลนิธิโรตารีไมยอมรับหรือ แกไขการระบุเงินบริจาควาเปนการบริจาคประเภทใดสําหรับการบริจาคในปที่ผานมา การ แกไขตางๆ ตองทําภายใน 90 วันปฏิทินของวันที่ไดรับการบริจาค และตองเปนภายในปโรตารี เดียวกัน
ความรูท ั่วโลก ในประเทศอินเดีย สโมสรที่ จดทะเบียนภายใต พรบ. ระเบียบการบริจาคเงิน ตางประเทศ มักจะไมคอยมี ปญหาลาชาในการรับเงินทุน สนับสนุนจากมูลนิธิโรตารี
4
ทุนสนับสนุน ทุนสนับสนุนของมูลนิธิโรตารีชวยสนับสนุนทุนแกโครงการบําเพ็ญประโยชน ของสโมสร ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นไมไดหากสโมสรของทานไมไดรับทุนสนับสนุน ตองรับผิดชอบให แนใจวา มีการดูแ ลรักษากองทุนเปนอยางดี และรายงานตามที่กําหนดเอาไวในคําแนะนํา เกี่ยวกับทุนสนับสนุนของมูลนิธิ ทํางานรวมกับคณะกรรมการมูลนิธิโรตารีของสโมสรเพื่อให มั่นใจไดวาทําตามขอกําหนดครบถวน มูล นิธิ ของสโมสร หากสโมสรของท า นมีห รือ กํา ลัง จะตั้ งมู ลนิ ธิ ตอ งมั่ น ใจวา เป น ไปตาม กฎหมายในทองถิ่น ในบางประเทศมูลนิธิจะตองจดทะเบียนกับรัฐบาลและทําตามกฎระเบียบ เฉพาะ เชน เมื่อสโมสรรับเงินบริจาคสําหรับมูลนิธิของตนเองจะตองออกใบเสร็จรับรองเรื่อง ภาษีของมูลนิธิสโมสร หารือกับเจาหนาที่ภาษีในทองถิ่นเกี่ยวกับขอกําหนดในการรายงาน
ที่อยูขางบนสําหรับการบริจาคเงินเทานั้น โปรดอยาสงจดหมายหรือของขวัญที่มใิ ชเงินไปยังที่อยูน ั้นๆ
12 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
เช็คของมูลนิธิสโมสรที่สงไปใหมูลนิธิโรตารีจะถูกดําเนินการเสมือนการบริจาคจากมูลนิธิของ สโมสร หากมีการสงชื่อพรอมการบริจาค ผูบริจาคแตละรายจะไดรับคะแนนการประกาศเกียรติ คุณตามที่เหมาะสม แตจะไมไดรับใบเสร็จรับรองเรื่องภาษีจากมูลนิธิโรตารี เนื่องจากเปน ความรับผิดชอบของมูลนิธิสโมสร
การจัดทํางบประมาณ ในฐานะกรรมการบริหารสโมสร ทานจะตองชวยจัดทํางบประมาณของสโมสรสําหรับปที่จะ มาถึง กอนที่จะเริ่มทํางบประมาณ พิจารณาประวัติการเงินของสโมสรเพื่อที่จะกําหนดแหลง รายไดที่เปนไปไดและรายการคาใชจาย แลวจึงประชุมรวมกับเจาหนาที่ที่จะเขามารับหนาที่ เพื่อหารือแผนงานของพวกเขาตลอดทั้งป รายรับและรายจายในงบประมาณควรแยกออกเปน 2 สวน คือ การดําเนินงานของสโมสรและทุนการกุศล นอกจากนี้ การตั้งงบสํารองเอาไวจะ ชวยใหสโมสรของทานรับมือกับคาใชจายที่ไมไดคาดคิดมากอน สโมสรบางสโมสรตั้งงบสวนนี้ เอาไวในคาใชจายในการดําเนินงานประจําป ในภาคผนวก 2 มีเอกสารปฏิบัติงานที่ใชเพื่อจัดเตรียมงบประมาณของสโมสร งบประมาณขั้น สุดทายตองไดรับอนุมัติจากคณะกรรมการบริหาร
การเตรียมตัวผูที่จะมารับงานตอจากทาน เมื่อเหรัญญิกคนใหมไดรับเลือกแลว พบปะเพื่อหารือในบทบาทหนาที่เพื่อผูที่จะมารับตําแหนง จะไดเตรียมตัวรับตําแหนงในวันที่ 1 กรกฎาคม ทบบวนวิธีปฏิบัติในการบันทึกและรายงาน และแบงบันคําแนะนําในการทํางบประมาณและจัดการเงินทุนของสโมสร หากเปนไปได ให เหรัญญิกรับเลือกชวยทานในหนาที่รับผิดชอบปกติของทาน หลังจากการประชุมสโมสรครั้ง สุดทายในเดือนมิถุนายน สงมอบเงินทั้งหมด, บันทึกบัญชีตางๆ, และวัสดุอุปกรณทั้งหมดที่ เกี่ยวของใหแกผูที่จะมารับหนาที่ตอจากทาน
ทรัพยากร ทรัพยากรตอไปนี้สามารถชวยทานในการทํางานในตําแหนงเหรัญญิกได x ขอบังคับเสนอแนะของสโมสรโรตารี: นโยบายที่แนะนําสําหรับการเงินและการดําเนินงาน ของสโมสร ควรปรับเปลี่ยนใหเปนไปตามความตองการของสโมสร x ธรรมนูญมาตรฐานของสโมสร: เอกสารธรรมนูญเบื้องตนสําหรับสโมสรโรตารีทุกสโมสร x TRF Global Contribution Form (123) และ Multiple Donor Form (094): แบบฟอร ม ทางการของมูลนิธิโรตารี เพื่อสงการบริจาครายเดียวหรือหลายราย x ฐานข อ มู ล การอบรมเพื่ อ การปฏิ บั ติ ท่ี ดี ที่ สุ ด (Training Best Practices Database): การ รวบรวมคําแนะนําในการอบรมเฉพาะเรื่องตามธรรมเนียมปฏิบัติ ซึ่งจัดทําโดยโรแทเรียน จากทั่วโลก รวมทั้งขอมูลเกี่ยวกับการจัดการการเงิน (มีอยูบนเว็บไซต www.rotary.org)5
5
คําแนะนําในการอบรมในฐานขอมูลเปนความรับผิดชอบของโรแทเรียนทีใ่ หขอมูลและมิไดรับการตรวจสอบวาถูกตอง หรือรับรอง โดยโรตารีสากล คูมือเหรัญญิกสโมสร | 13
x ผูแทนฝายสนับสนุนสโมสรและภาคหรือผูแทนฝายการเงิน: พนักงานที่สํานักงานระหวาง ประเทศหรื อ สํ า นั ก งานใหญ โ ลกของโรตารี ส ากล ที่ จ ะช ว ยตอบคํ า ถามเกี่ ย วกั บ การ บริหารงาน และสงคําถามตางๆ ไปยังพนักงานของโรตารีสากลและมูลนิธิโรตารีที่เหมาะสม (ดู ร ายละเอี ย ดการติ ด ต อ ได จ ากทํ า เนี ย บทางการ (Official Directory) และบนเว็ บ ไซต www.rotary.org) x ศูนยประสานงานมูลนิธิฯ: ทีมงานที่พรอมจะตอบคําถามเกี่ยวกับมูลนิธิโรตารี โทร. 866976-8279 จากทวีปอเมริกาเหนือ หรืออีเมล contact.center@rotary.org จากที่ใดก็ไดใน โลกนี้ x คณะกรรมการการเงินภาค คือ โรแทเรียนที่เปนผูเชี่ยวชาญเรื่องการเงินที่ดูแลการเงินของ ภาคและทํางานใกลชิดกับผูวาการภาคและสโมสรในภาค x ผูชวยผูวาการภาค คือ โรแทเรียนที่ไดรับการแตงตั้งใหชวยเหลือผูวาการภาคในงานบริหาร ของสโมสรที่กําหนดใหรับผิดชอบ x เหรัญญิกสโมสรในปจจุบันและอดีต และกรรมการบริหาร คือ โรแทเรียนที่มีความรูซึ่งเขาใจ งานของเหรัญญิก รวมทั้งวิธีการปฏิบัติและประวัตขิ องสโมสร
14 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
บทที่ ๒
การปฏิบัตทิ างการเงินที่ดีที่สุด
พิจารณาดําเนินการปฏิบัติที่ดีที่สุดในบทนี้ในขณะที่ทานทําหนาที่เหรัญญิกสโมสร เพื่อชวย ปกปองทรัพยสินของสโมสรและปองกันตัวทานเองรวมทั้งสโมสรจากความรับผิดชอบในกรณีที่ มีปญหาใดๆ เกิดขึ้น ปรึกษากับเหรัญญิกที่กําลังจะหมดหนาที่เพื่อเรียนรูวาสโมสรของทานมี การควบคุมปองกันอะไรอยูแลวบาง และอะไรที่อาจจะตองกําหนดขึ้นในระหวางปที่ทานทํา หนาที่
การจัดการความเสี่ยง การจัดการความเสี่ยงเปนกระบวนการวางแผน, จัดการ, ดําเนินการตามทิศทาง, และควบคุม กิจกรรมขององคกร เพื่อลดผลกระทบดานลบของการสูญเสียโดยบังเอิญ ในฐานะเหรัญญิก สโมสรทานอยูในตําแหนงที่ตองทําใหมีความเสี่ยงนอยที่สุดและมีมาตรการปองกันสมาชิกและ ทรัพยสินของสโมสร ประเด็นความรับผิดชอบและผลเสียหายที่อาจเกิดขึ้นไดเปนเรื่องเฉพาะ ในแตละพื้นที่ทางภูมิศาสตร และเปนหนาที่รับผิดชอบของทานในการที่จะเรียนรูกฎหมาย เกี่ยวกับการเงินและแนใจวาปฏิบัติตามกฎหมาย จํา กัดความรับผิดชอบสวนตัวและของ สโมสรลงโดยการตอบคําถามขั้นพื้นฐาน 3 ขอ เมื่อวางแผนกิจกรรมและงานตางๆ ในปที่ทาน เปนเหรัญญิก x มีอะไรบางที่จะผิดพลาดได x หากมีอะไรผิดพลาด ฉันหรือสโมสรจะแกไขไดอยางไร x ความสูญเสียนั้นจะชดเชยไดอยางไร หากมีความเปนไปไดมากวาจะมีอะไรที่ผิดพลาดได ทานสามารถลดความเสี่ยงไดโดย x ไมดําเนินกิจกรรมหรืองานดังกลาว x ปรับเปลี่ยนกิจกรรมหรืองานนั้นเพื่อลดความเสี่ยง x เตรียมแผนงานเพื่อรองรับปญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได x หาองคกรอื่นที่จะเขามามีสวนรวมและแบงปนความเสี่ยง แมวาการดําเนินธุรกิจโดยใชการตกลงแบบจับมือกันหรือตกลงดวยคําพูดจะเปนวิธีการธรรมดา แตโรตารีสากลแนะนําเปนอยางยิ่งวาสโมสรของทานควรเขียนและเซ็นสัญญา การทําสัญญา จะกํ า หนดบทบาทและความรั บ ผิ ด ชอบของแต ล ะฝ า ยอย า งชั ด เจน และอาจจะรวมถึ ง ขอกําหนดในการจํากัดความเสี่ยง เมื่อเจรจาขอสัญญา โปรดอานใหเขาใจโดยตลอดวาทาน
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 15
ยินยอมในเรื่องใดบาง และหาที่ปรึกษาทางกฎหมายตามความจําเปน เก็บรักษาเอกสารเอาไว หลังจากเสร็จสิ้นงานดวยเพราะอาจจะมีการเรียกรองเกิดขึ้นได สโมสรควรขอรับคําแนะนําจากที่ปรึกษากฎหมาย และที่ปรึกษาการประกันภัยเกี่ยวกับการ ปองกันความเสี่ยง สโมสรอาจจะตองการจดทะเบียนสโมสรหรือกิจกรรมของสโมสรหรือซื้อ ประกันภัยความเสี่ยง หากสโมสรเลือกที่จะจดทะเบียนสโมสรหรือกิจกรรม จะตองระบุใน หนั ง สื อ บริ ค ณห ส นธิ ต ามข อ กํ า หนดทั่ ว ไปที่ ค ณะกรรมการบริ ห ารอนุ มั ติ ใ นหนั ง สื อ คู มื อ ปฏิบัติก าร (Manual of Procedure) สโมสรในสหรัฐ และอาณาเขตตองทํา การประกัน ความ รับผิดชอบทั่วไปผานโรตารีสากล สโมสรนอกสหรัฐควรพิจารณาทําประกันภัยหากยังไมมี ดู รายละเอียดเพิ่มเติมในคูมือปฏิบัติการ (035)
การควบคุมการเงิน การควบคุ ม การเงิ น จะช ว ยสโมสรใหทํ า งานได อย า งราบรื่ น ทํ า ให มั่น ใจได วา มีก ารจัด การ การเงินอยางเหมาะสมและชวยปองกันตัวทานเองและสโมสรจากการกลาวหาในการใชเงินผิด ประเภท การกําหนดวิธีปฏิบัติที่เปนมาตรฐานสําหรับงานที่ดําเนินอยูจะชวยใหงานของทานใน ฐานะเหรัญญิกของสโมสรงายขึ้น พิจารณากําหนดการควบคุมการเงินดังตอไปนี้ หากสโมสร ของทานยังไมมีใช x สงอีเมลรายงานของคณะกรรมการบริหารใหกรรมการบริห ารพิจ ารณากอนจะนําเสนอ เพื่อใหมั่นใจวาถูกตอง x เผื่อเวลาสําหรับซักถามหลังการนําเสนอรายงานการเงินประจําเดือนใหแกคณะกรรมการ บริหาร x ขอใหนายกสโมสรเปดบัญชีและตรวจสอบรายงานการเงินจากธนาคารกอนที่จะสงมอบให ทาน x พิจารณารายงานการเงินรายเดือนจากธนาคาร และกระทบยอดกับรายรับรายจายตาม บันทึกของสโมสร x เช็คและการเบิกถอนเงินทั้งหมดตองมีลายมือชื่อมากกวาหนึ่งคน x ปรับเปลี่ยนการลงลายมือชื่อใหเปนปจจุบันเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตําแหนงของเจาหนาที่ หรือเปลี่ยนหนาที่ x แบงความรับผิดชอบทางการเงิน ตัวอยางเชน แตงตั้งเจาหนาที่สโมสรหลายๆ คนใหดูแล เรื่องตางๆ กัน เชน การกระทบยอดบัญชีธนาคาร, การเก็บรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทและ ตรวจสอบเอกสารทางการเงิน เชน ลายเซ็นเช็ค, และการฝาก-ถอนเงินในบัญชี x ขอใหประธานจัดงานลงนามในรายการจายเพื่อการกุศล x ตองมีการอนุมัติของคณะกรรมการบริหาร เมื่อมีการเบิกจายเงินมากกวาจํานวนที่กําหนด x จํากัดระยะเวลาการทําหนาที่ของหนาที่เหรัญญิกสโมสร x คิดหาวิธีการที่จะทําใหมั่นใจไดวา การสงงานกับเหรัญญิกรับเลือกเปนไปอยางราบรื่น x พัฒนาระเบียบการที่จะทําใหรูเรื่องที่เปนปจจุบันเกี่ยวกับขอกําหนดของภาษีในทองถิ่นและ กฎหมายที่เปลี่ยนแปลงไป x แตงตั้งคณะกรรมการการเงินใหดูแลและชวยวางแผนการสืบทอดงาน
16 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
ภาคผนวก 1: ตัวอยางรายงานสําหรับคณะกรรมการบริหาร สโมสรโรตารี X ตัวอยางงบการเงิน ณ วันที่ 30 มิถุนายน 20xx สินทรัพย เงินสดในธนาคารเพื่อการดําเนินงาน เงินสดในธนาคารเพื่อการกุศล เงินสดในบัญชีออมทรัพย รวม
30 มิถุนายน 20xx $3,800 1,750 4,300 $9,850
สินทรัพยไมหมุนเวียน คอมพิวเตอรกระเปาหิ้ว เครื่องฉายแอลซีดี อื่นๆ รวม
$2,325 875 $3,200
รวมสินทรัพยทั้งหมด
$13,050
หนี้สิน หนี้สินสําหรับการประชุม: อาหาร หนี้สินที่จายใหมูลนิธิโรตารี รวมหนี้สินทั้งสิ้น
$300 300 $600
สวนของสโมสร ทุนเกายกมา รายไดสุทธิระหวางป รวมทุนทรัพยปลายงวดป
$8,630 4,865 $13,495
รวมทุนทรัพยและหนี้สินปลายงวดป
$14,095
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 17
รายรับ การดําเนินงาน คาบํารุงสมาชิก รายรับจากโรแทเรียนที่มาเยือน คาสมัครแรกเขา รวม การกุศล การหาทุน เงินบริจาคที่ไดรับ ดอกเบี้ยจากการลงทุน รวม รวมรายรับทั้งหมด รายจาย การดําเนินงาน การประชุม อาหาร อื่นๆ รวม คาใชจายในการบริหาร ปายชื่อ ธง อุปกรณสํานักงาน คาเชาพื้นที่เว็บไซต รวม คณะกรรมการ กรรมการบริหาร สมาชิกภาพ ประชาสัมพันธ โครงการบําเพ็ญประโยชน มูลนิธิโรตารี อื่นๆ รวม โรตารีสากล คาบํารุงรายหัว คาบอกรับนิตยสาร ประกันภัย รวม ประชุมโรตารีสากลและภาค ประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล ประชุมใหญประจําปของภาค สัมมนาอบรมนายกรับเลือก ประชุมอบรมเจาหนาที่สโมสร อื่นๆ รวม เบ็ดเตล็ด คาธรรมเนียมธนาคาร ดอกไม ของขวัญสําหรับเจาหนาที่ที่พนหนาที่ ของขวัญสําหรับวิทยากร รวม การกุศล บริจาคใหกิจกรรมการกุศล/สาธารณะ บริจาคใหมูลนิธิโรตารี โครงการบําเพ็ญประโยชน รวม รวมรายจายทั้งหมด รายรับสุทธิ
18 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
สโมสรโรตารี X ตัวอยางรายงานการเงินของการรับ / จายของปสิ้นสุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน 20xx เดือนสิ้นสุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน ปสิ้นสุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน มากกวา / (นอย มากกวา / (นอย จํานวนจริง งบประมาณ กวา) งบประมาณ จํานวนจริง งบประมาณ กวา) งบประมาณ $ $
1,300 175 250 1,725
$ $
4,000 300 16 4,316 6,041
$
300 15 315
$
10 35 30 25 100
$
80 30 128 110 30 3 381
$
125 20 48 193
$
1,200 175 645 75 0 2,095
$
5 20 125 15 165
$
$
$ $
300 0 0 300 3,549
$
2,492
$ $ $ $
$ $ $
$ $
$ $ $ $
$ $
$ $
1,200 167 1,367
$ $
800 300 10 1,110 2,477
$
292 16 308
$
3 15 33 27 78
$
30 30 130 120 40 5 355
$
104 21 50 175
$
1,500 17 600 4 0 2,121
$
10 20 10 10 10
$
$
$ $
600 300 200 1,100 4,187
$
(1,710)
$
$ $
$
$
$
$
$
$
$
$
15,600 2,100 500 18,200
3,200 6 3,206 3,564
$ $ $ $ $
8 (1) 7
$
7 20 (3) (2) 22
$
50 0 (2) (10) (10) (2) 26
$
21 (1) (2) 18
$
(300) 158 45 71 0 (26)
$
(5) 0 115 5 115
$
$
$ $
(300) (300) (200) (800) (638)
$
4,202
$
$ $
$
$
$
$
$
$
100 8 250 358
$
$
$
14,400 2,000 16,400
10,000 3,600 180 13,780 31,980
$ $ $ $ $
9,600 3,600 120 13,320 29,720
$
3,600 180 3,780
$
3,500 200 3,700
$
50 200 360 300 910
$
35 180 400 325 940
$
325 360 1,500 1,320 360 25 3,890
$
360 360 1,560 1,440 480 60 4,260
$
1,500 240 600 2,340
$
1,250 250 600 2,100
$
1,200 175 645 75 0 2,095
$
1,500 200 600 50 0 2,350
$
60 240 125 175 600
$
120 240 120 120 600
$
$ $ $
7,200 3,600 2,400 13,200 27,150
$
$ $
7,400 3,700 2,400 13,500 27,115
$ $
200 100 0 300 (35).
$
4,865
$
2,570
$
2,295.
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$ $
$
$
$
$
$
$
1,200 100 500 1,800 400 60 460 2,260.
100 (20) 80 15 20 (40) (25) (30) (35) 0 (60) (120) (120) (35) (370) 250 (10) 0 240 (300) (25) 45 25 0 (255) (60) 0 5 55 -
ภาคผนวก 2: เอกสารปฏิบัติงาน เรื่องงบประมาณ สโมสรโรตารี งบประมาณประจําปเริ่มตนวันที่ 1 กรกฎาคม งบประมาณ รายรับปที่แลว
รายรับ การดําเนินงาน คาบํารุงสมาชิก คาแรกเขา6 รายรับจากแขกที่มาเยือน รายรับอื่นๆ
รายรับจริง ปที่แลว
มากกวา / (นอย กวา) ปที่แลว
ประมาณ รายรับปนี้
รวม การกุศล การบริจาคใหสโมสรเพื่อทําโครงการ การหาทุนของสโมสร รายรับอื่นๆ
รวม รวมรายรับ
6
ขึ้นอยูกับจํานวนสมาชิกใหมโดยประมาณในปนนั้ ๆ คูมือเหรัญญิกสโมสร | 19
งบประมาณ รายจายปที่แลว
รายจาย การดําเนินงาน สํานักงานเลขานุการ ปายชื่อ / การสลักชื่อ คาไปรษณียแ ละตู ป.ณ. คาสิ่งพิมพ เครื่องเขียน โทรศัพท / โทรสาร รายงานประจําป คาเชาพื้นที่เว็บไซต คาเชา สิ่งของเครือ่ งใชเบ็ดเตล็ด อื่นๆ รวม คาบํารุงภาค รวม โรตารีสากล คาบํารุง คาบอกรับนิตยสาร คาประกันภัยความรับผิดชอบ7 การประชุมใหญโรตารีสากล สภานิติบัญญัติ อื่นๆ รวม คาใชจายในการจัดประชุม ประชุมสโมสร: ของขวัญวิทยากร ประชุมสโมสร: อืน่ ๆ การสัมมนาอบรมนายกรับเลือก การประชุมใหญประจําปของภาค การประชุมภาคประจําปเพื่ออบรม เจาหนาที่สโมสร อื่นๆ รวม 7
ตามความเหมาะสม
20 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
รายจายจริง ปที่แลว
มากกวา / (นอย กวา) ปที่แลว
ประมาณรายจาย ปนี้
งบประมาณ รายจายปที่แลว
รายจาย คาใชจายของคณะกรรมการ8 บริหาร สารสโมสร สมาชิกภาพ ประชาสัมพันธ โครงการบําเพ็ญประโยชน มูลนิธิโรตารี
รายจายจริง ปที่แลว
มากกวา / (นอย กวา) ปที่แลว
ประมาณรายจาย ปนี้
รวม เบ็ดเตล็ด คาธรรมเนียมทางกฎหมายหรือ ธนาคาร คาธรรมเนียมของรัฐบาล ดอกไม ปายบอกทางริมถนน รวม คาใชจายอื่นๆ ในการดําเนินงาน
รวม การกุศล บริจาคใหมูลนิธิโรตารี โครงการของสโมสร (ลงรายการแต ละโครงการ)
คาใชจายของคณะกรรมการ โครงการบําเพ็ญประโยชน มูลนิธิโรตารี คาใชจายการกุศลอื่นๆ
รวม รวมคาใชจาย 8
คาใชจายของคณะกรรมการสําหรับการจัดการหรืองานเสมียน ถือเปนคาใชจายในการดําเนินงาน สวนคาใชจายทีใ่ ชไปในโครงการ หรือกิจกรรมบําเพ็ญประโยชนใหเปนคาใชจายการกุศล คูมือเหรัญญิกสโมสร | 21
ภาคผนวก 3: รายการตรวจสอบการปฏิบตั ิที่ดีทสี่ ุด ของเหรัญญิก การทํารายการตรวจสอบใหเสร็จสมบูรณ จะชวยใหทานมั่นใจไดวามีการปฏิบัติทางการเงินแบบมืออาชีพและโปรงใส รายเดือน เก็บและลงบันทึกคาบํารุงจากสมาชิกสโมสรเพื่อจายเปนคาบํารุงโรตารีสากล (ปละ 2 ครั้ง) และคาบํารุงสโมสรและภาค (ตามที่กําหนดโดยสโมสรและภาค)9 ทําการเก็บรักษาบัญชีเบื้องตนรวมทั้งการกระทบยอดรายงานการเงินของธนาคาร ทําการฝากเงินและจายใบแจงหนี้ ตามกําหนดเวลา ทํางานรวมกับคณะกรรมการสโมสรเพื่อใหมั่นใจวาคาใชจายอยูในงบประมาณ รายงานสถานภาพการเงินของสโมสรใหสัมพันธกับงบประมาณในการประชุมคณะกรรมการบริหารสโมสร รายป บริหารงบประมาณตามที่จัดทําโดยเหรัญญิกและคณะกรรมการบริหารสโมสรชุดที่ผานมา จัดเตรียมงบประมาณสําหรับปตอไป เปดบัญชีธนาคารแยกคาใชจายในการดําเนินงานและการกุศลออกจากกัน และจัดใหมีผูมีอํานาจลงนาม 2 คนในแตละ บัญชี ทําใหแนใจวาสโมสรมีวิธีการปฏิบัติในการสงเงินบริจาคใหมูลนิธิโรตารีและคาบํารุงใหโรตารีสากล ระมัดระวังเกี่ยวกับกฎหมายในทองถิ่นในเรื่องของการบริจาคและมั่นใจวาทําตามกฎหมาย จดทะเบียนสโมสรกับหนวยงานรัฐบาลหากจําเปน สงเอกสารเกี่ยวกับเรื่องภาษีของสโมสร หากกําหนดโดยประมวลนโยบายภาษีแหงชาติหรือทองถิ่น จัดใหมีการตรวจสอบรายงานการเงินประจําปโดยนักบัญชีที่มีคุณสมบัติ ซึ่งมิไดเปนผูเกี่ยวของกับการจัดการการเงิน ของสโมสรอยูเปนประจํา มั่นใจวาสโมสรมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการเรียนรูเกี่ยวกับการปฏิบัติที่ดีที่สุดทางการเงิน และการปฏิบัตินั้นไดถูก สงตอไปยังเจาหนาที่สโมสรรับเลือก มั่นใจวาหากสโมสรของทานมีมูลนิธิฯ ไดดําเนินการตามกฎหมายในทองถิ่น ตรวจสอบใบแจงหนี้รายงานครึ่งปกับเลขานุการสโมสร และชวยชําระเงินคงคางภายในวันที่ 1 กรกฎาคม และ 1 มกราคม ตรวจดูเอกสารและไฟลอีเล็กทรอนิกสทั้งหมดเมื่อสิ้นสุดปของทาน เก็บรักษาบันทึกที่จําเปนทั้งหมดใหแกเหรัญญิก สโมสรคนตอไป และกําจัดเอกสารอื่นๆ ตามความเหมาะสม
9
คาบํารุงจะเก็บเปนรายสัปดาห รายเดือน ราย 3 เดือน หรือครึ่งป ตามที่กําหนดโดยแตละสโมสร
22 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
ภาคผนวก 4: คําถามเพื่อการอภิปรายในการประชุมภาค ประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร การทบทวนคูมือเหรัญญิกสโมสรกอนที่ทานจะเขารวมการประชุมภาคประจําปเพื่ออบรมเจาหนาที่สโมสร จะชวยในการ เตรียมการอบรมของทานเอง ซึ่งรวมไปถึงวาระการอภิปรายที่กลาวถึงคําถามขางลางนี้ เมื่อพิจารณาคําถามโปรดอางอิง ถึงสวนตางๆ กอนหนานี้ในคูมือเลมนี้ และพูดคุยกับผูนําสโมสรรับเลือกและที่กําลังจะหมดหนาที่เพื่อเปรียบเทียบความ คิดเห็น หนาที่รับผิดชอบหลักของเหรัญญิกในสโมสรของทานมีอะไรบาง?
ทานจะเตรียมตัวเพื่อทํางานเปนเหรัญญิกอยางไร?
สโมสรของทานมีโอกาสจะจัดงานหาทุนอะไรบางในปนี้ และทานจะเขาไปมีสวนรวมในฐานะเหรัญญิกไดอยางไร?
ใครที่จะเปนทรัพยากรใหทานไดในสโมสรและในภาค?
ทานจะทํางานรวมกับผูนําและคณะกรรมการสโมสร เพื่อจัดการการเงินของสโมสรดวยความรับผิดชอบไดอยางไร?
ทานจะทํางานไปสูเปาหมายอะไรในปที่จะมาถึง และเปาหมายนี้สนับสนุนเปาหมายในระยะยาวของสโมสรอยางไร?
มีปญหาอะไรบางที่อาจจะเกิดขึ้นได และทานจะจัดการอยางไร?
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 23
เอกสารปฏิบัติงาน 1: สรุป บันทึก
บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ ฉันเรียนรู…
ฉันจะ…
24 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
การติดตอ
เอกสารปฏิบัติงาน 2: เปาหมาย ใชเอกสารปฏิบัติงานนี้เพื่อรางเปาหมายระยะยาวและประจําปเปนเวลา 3 ปเพื่อไปสูเปาหมายระยะยาว ทําใหแนใจวา เปาหมายของทานมีลักษณะดังนี้ มีสวนรวม – ผูท ี่มีสวนรวมในการกําหนดเปาหมายและพัฒนากลยุทธเพื่อใหบรรลุเปาหมายจะมีพันธะสัญญาในการ ดําเนินงาน วัดและประเมินผลได – เปาหมายตองวัดไดอยางเปนรูปธรรมเพื่อใหติดตามได ทาทาย – เปาหมายตองมีความทาทายพอสมควร เหนือกวาเปาหมายที่สโมสรเคยประสบความสําเร็จมาแลว สามารถประสบความสําเร็จได – โรแทเรียนควรสามารถบรรลุเปาหมายได โดยการใชทรัพยากรที่มีอยู มีกําหนดเวลาชัดเจน – เปาหมายควรมีการกําหนดวันสิ้นสุดหรือกรอบเวลาการทํางาน ทานจะยังคงทํางานตามเปาหมายขั้นตนเหลานี้กับทีมงานสโมสร ใชแนวทางการวางแผนสโมสรโรตารีที่มีประสิทธิภาพใน วาระที่ 4 x เปาหมายระยะยาว (เปาหมายของสโมสร 3 ป จากนี้ไป)
x เปาหมายในปที่ 1
x เปาหมายในปที่ 2
x เปาหมายในปที่ 3
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 25
เอกสารปฏิบัติงาน 3: แผนปฏิบัติการ คําแนะนํา: ในชองวางขางลาง เขียนเปาหมายประจําป 1 เปาหมายจากเอกสารปฏิบัติงานเปาหมาย แลวจึงกําหนดขั้นตอน การปฏิบัติเพื่ อ ใหบรรลุเปาหมายนี้ กําหนดผูที่จะรับผิดชอบในแตละขั้นตอน กรอบเวลา สิ่งบ งชี้ค วามกาวหนา และ ทรัพยากรที่จําเปน เปาหมายประจําป: ขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน 1.
ใครเปน ผูรับผิดชอบ?
2.
3.
4.
5.
ทรัพยากรที่ตองการ:
26 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
ขั้นตอนนี้ใชเวลา เพียงใด?
จะวัดผลความ ทรัพยากรใดที่มีอยู? กาวหนาไดอยางไร?
เอกสารปฏิบัติงาน 4: กรณีศึกษาสําหรับเหรัญญิกสโมสร คําแนะนํา: อานกรณีศึกษาขางลางนี้ แลวจัดทําแผนการจัดการการเงินเปนขั้นตอนใหสโมสรโรตารีมารินาซิตี้เซ็นทรัลโดย การใชตารางในหนาถัดไป พิจารณาคําถามขางลางเมื่อทานพัฒนาแผนงานของทาน สโมสรโรตารีมารินาซิตี้เซ็นทรัลจะมีเหรัญญิกใหมในวันที่ 1 กรกฎาคมนี้ หลังจากที่เหรัญญิกคนเดิมทําหนาที่มา 5 ป แลว สโมสรมีบัญชีธนาคารบัญชีเดียวโดยมีเงินอยู 5,000 เหรียญสหรัฐซึ่งโอนไปใหเหรัญญิกคนใหมที่มีชื่อในบัญชี เพียงคนเดียว รายงานการเงินครั้งสุดทายที่มีอยูในแฟมทํามานานเกินกวา 4 ปแลว สมาชิก 46 คนจายคาบํารุงครึ่งปคนละ 46.50 เหรียญ รวมทั้งคาบํารุงโรตารีสากล 25.00 เหรียญ และคาบํารุงภาค 8.50 เหรียญ คาบอกรับนิตยสาร 12 เหรียญ และคาธรรมเนียมสภานิติบัญญัติ 1 เหรียญ ตามประวัติแลวสมาชิกถูก ขอใหจายคาบํารุงเมื่อมีการประกาศในการประชุมประจําสัปดาหและจะไดรับใบเสร็จรับเงินที่เขียนดวยลายมือจาก เหรัญญิกสโมสร เมื่อตนปโรตารี คณะกรรมการบริหารสโมสรอนุมัติงบประมาณแลวแตหาเอกสารที่เปนลายลักษณอักษรไมพบ เมื่อ คณะกรรมการมีคาใชจายก็จะเบิกเงินคืนจากเหรัญญิกสโมสรโดยตรง สําหรับปที่จะมาถึงนี้ คณะกรรมการโครงการบําเพ็ญประโยชนไดวางแผนจะทํากิจกรรม 3 โครงการ คือ โครงการมอบ หนังสือสําหรับโรงเรียนประถมในทองถิ่น จํานวน 15 หองเรียนๆ ละ 200 เหรียญ โครงการทาสีศูนยชุมชนซึ่งมี คาใชจายประมาณ 800 เหรียญ และโครงการบริการชุมชนโลกซึ่งจะติดตั้งบอน้ําในชุมชนของสโมสรใกลเคียง ซึ่ง ตองการเงินบริจาค 3,000 เหรียญ คณะกรรมการบริหารสโมสรเสนอวาการจัดเลี้ยงฉลองความสําเร็จของสโมสรให จั ด เป น อาหารบุ ฟ เฟ ต ที่ ภั ต ตาคารแห ง ใหม ซึ่ ง มี ค า ใช จ า ยขั้ น ต่ํ า 4,000 เหรี ย ญ (ประมาณคนละ 85 เหรี ย ญ) คณะกรรมการประชาสัมพันธกําลังวางแผนงานจะสงเสริมโรตารีโดยลงโฆษณาในนิตยสารทองถิ่นราคาประมาณ 5,000 เหรียญ ควรเตรียมระบบการควบคุมการเงินอะไรบาง เพื่อใหมั่นใจไดวาจะมีการจัดการการเงินของสโมสรในรูปแบบของธุรกิจ?
สโมสรจะกําหนดจํานวนเงินที่ตองหาทุนเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคของโครงการไดอยางไร?
คูมือเหรัญญิกสโมสร | 27
แผนปฏิบัติการกรณีศึกษา ขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน 1.
ใครเปน ผูรับผิดชอบ?
ขั้นตอนนี้ใชเวลา เพียงใด?
2.
3.
4.
5.
ทานเรียนรูอะไรบางที่จะสามารถนําไปประยุกตใชกับสโมสรของทาน?
28 | คูมือเหรัญญิกสโมสร
จะวัดผลความ ทรัพยากรใดที่มีอยู? กาวหนาไดอยางไร?