GUIA DE LIDERES - PRESIDENTES ELEITOS by Rotary Cidade Industrial

SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DE PRESIDENTES ELEITOS Guia para Líderes Inclui CD-ROM

243-PT—(409)

Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos (243-PT) para ser usada nos seminários de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club, nos Estatutos do Rotary Internacional, no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary. os quais devem ser consultados se necessitar de dados mais detalhados. Alterações nesses documentos, efetuadas pelo conselho de legislação, conselho diretor do RI ou conselho de curadores da Fundação após a impressão do manual, revogam as normas aqui dispostas. Este guia foi elaborado pela divisão de capacitação de líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Telefone: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446

Conteúdo

Planejamento e Organização Objetivos do PETS Exemplo de programação Logística PETS multidistrital Preparação dos líderes de treinamento Como utilizar este guia Como utilizar o roteiro das sessões Avaliação

1 1 2 3 5 6 6 7 9

Sessões Sessão plenária de abertura Sessão 1: Atribuições e responsabilidades Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito Sessão 3: Administração do clube Sessão 4: Desenvolvimento do quadro social Sessão 5: Projetos de prestação de serviços Sessão 6: Fundação Rotária Sessão 7: Relações públicas Sessão 8: Definição de metas Sessão plenária de encerramento

15 17 31 49 71 89 105 125 137 159

A seção Planejamento e Organização desse guia é destinada à comissão distrital de capacitação. Além de fornecer informações logísticas, inclui instruções para utilização do guia que devem ser copiadas e distribuídas a todos os líderes de treinamento. Este guia contém roteiros de sessões que devem ser distribuídos aos respectivos líderes de treinamento.

Planejamento e Organização

Este guia fornece as informações necessárias para realização de um seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS) de acordo com as diretrizes do conselho diretor do RI. Governadores eleitos e a comissão distrital de capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as perguntas e os pontos-chave e modificando a programação, sempre que apropriado. Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários, Além da versão impressa, encontra-se disponível também em CD-ROM. As versões eletrônicas dos slides incluídos no disco podem ser adaptadas para melhor atender às necessidades de cada distrito e utilizadas em projetor multimídia ou impressas para seu uso como slides. Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Objetivos do PETS O seminário tem como objetivo: • Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos. • Oferecer a governadores eleitos e governadores assistentes entrantes a oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes entrantes. Todo presidente eleito é responsável por participar do PETS, a menos que isento pelo governador eleito. Neste caso, um representante do clube deverá ser nomeado para comparecer ao evento.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Exemplo de programação Este exemplo foi elaborado com base em programação de um dia e meio e engloba os tópicos recomendados pelo RI. Sinta-se à vontade para modificálo de acordo com as necessidades do seu distrito.

1º DIA Início

Término Duração 60 min 30 min

Atividade Inscrições e refeição Sessão plenária de abertura: Observações

Tópicos da sessão • • • • •

Lema do RI Metas do distrito Plano de Liderança de Clube Avenidas de Serviços Logística

5 min

Transferência aos grupos de discussão

60 min

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

15 min

Intervalo

60 min

Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito

60 min

Refeição

60 min

Sessão 3: Administração do clube

15 min

Intervalo

60 min

Sessão 4: Desenvolvimento do quadro social

• Desenvolvimento do quadro social • Recrutamento • Retenção • Orientação

60 min

Sessão 5: Projetos de prestação de serviços

• Projetos bem-sucedidos de prestação de serviços • Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços

• Responsabilidades • Plano de Liderança de Clube • Trabalho com o clube • Apoio aos distritos

• Estatutos e regimento interno do Rotary Club • Administração do clube • Eventos

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

2º DIA Início

Término Duração 60 min 60 min

Atividade Refeição Sessão 6: Fundação Rotária

Tópicos da sessão

60 min

Sessão 7: Relações públicas

• Relações públicas do clube • Estudo de caso: Relações públicas

15 min

Intervalo

60 min

Sessão 8: Definição de metas

• Planejamento estratégico • Metas anuais

45 min

Sessão plenária de encerramento: Observações finais

• Resumo das realizações e exemplos de medidas futuras • Reconhecimento • Perguntas e respostas • Avaliação

• Programas da Fundação Rotária • Apoio à Fundação Rotária • Plano Visão de Futuro

Ao desenvolver o treinamento, considere o seguinte: • Desperte o interesse pelos tópicos citando exemplos específicos do clube ou distrito. • Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local. • Promova maior interesse pela programação usando formatos variados, inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos (veja “Atividades interativas” na página 8). Para obter mais sugestões e orientação sobre a programação do PETS, entre em contato com o líder de treinamento de sua área, cujos dados podem ser encontrados no Official Directory.

Logística A participação no PETS é obrigatória para todos os presidentes eleitos. O PETS é um evento anual de um dia e meio de duração realizado de preferência em março, após a assembleia internacional e o seminário de treinamento da equipe distrital. O encontro deve contar com a colaboração dos seguintes membros da equipe distrital: • Governador eleito, ao qual cabe a responsabilidade geral pelo seminário. • Governador de distrito, que assessora o governador eleito quanto ao seminário. • Membros da comissão distrital de capacitação, que planejam e conduzem o seminário sob a supervisão do governador eleito. • Governadores assistentes, que auxiliam o governador eleito na formação de equipes e definição de metas durante o seminário.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

• Membros da comissão distrital da Fundação Rotária, que oferecem assessoria quanto aos tópicos relativos à Fundação. • Líderes de treinamento, que facilitam as discussões entre os participantes.

Materiais Antes do PETS, os governadores eleitos devem enviar aos presidentes eleitos o Kit para Dirigente de Clube (225-PT). O Manual do Presidente de Clube (222-PT) é parte fundamental do seminário e deve ser lido por todos os presidentes eleitos antes do treinamento. Como cada capítulo do manual corresponde a uma sessão do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos, e em alguns casos inclui folhas-tarefa para ser usadas durante as sessões, é imprescindível que os participantes tenham os dois em mãos durante o PETS. Faça cópias adicionais das folhas-tarefa para distribuir aos presidentes eleitos que não trouxerem seus manuais ao seminário.

Promoção Embora a participação dos presidentes eleitos seja obrigatória, é fundamental salientar a importância e o valor do seminário. O governador deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do distrito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa atender àqueles que solicitem detalhes adicionais. Governadores assistentes e outros encarregados de auxiliar o governador de distrito na promoção do seminário devem: • Enviar, com pelo menos dois meses de antecedência, carta-convite e materiais de inscrição aos presidentes eleitos. • Entrar em contato com os presidentes eleitos por intermédio de telefonema ou e-mail.

Espaço para exibição Considere reservar uma área no local do treinamento para dispor materiais informativos sobre os seguintes assuntos: • Convenção do RI • Projetos de clube • Comissões distritais • Fundação Rotária • Fornececedores licenciados do RI

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

PETS multidistrital Alguns distritos concluíram que esforços combinados resultam em PETS mais eficazes. Os PETS multidistritais, os quais operam de forma independente, oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de interagir com rotarianos além do âmbito dos respectivos distritos e trocar ideias com outros presidentes eleitos de clubes do mesmo tamanho.

Realização de um PETS multidistrital Distritos interessados em mudar de PETS distrital para um multidistrital são incentivados a participar, sem ônus ao RI, de um ou mais eventos desse tipo conduzidos por outros distritos. Por exemplo, um distrito pode realizar seu PETS na mesma localidade de um PETS multidistrital para que os organizadores e participantes do primeiro tenham oportunidade de observar um seminário multidistrital, interagir com os participantes durante as refeições e ouvir os pronunciamentos dos oradores de destaque. A mudança para formato de PETS multidistrital deve ter a aprovação de dois terços dos clubes do distrito. Além disso, cabe aos governadores dos respectivos distritos obter conjuntamente a autorização do secretário geral do RI. Os PETS multidistritais devem contar com procedimentos operacionais e formar uma comissão organizadora. Para mais informações sobre como mudar de PETS distrital a multidistrital, contate o representante de suporte a clubes e distritos de sua região.

PETS multidistritais atuais Governadores eleitos de distritos que organizam PETS multidistrital devem: • Desenvolver e aprovar a programação final do evento. • Assegurar que haja normas e procedimentos para administrar os fundos arrecadados ao evento. • Preparar demonstrativo financeiro do evento. • Selecionar uma pessoa encarregada de desenvolver e conduzir o treinamento. • Selecionar líderes de treinamento e oradores para as sessões plenárias. A comissão distrital de capacitação, ou pessoa designada ou aprovada pelo governador eleito, é responsável pelo planejamento e condução do treinamento. Pelo menos três horas da programação do PETS multidistrital devem ser alocadas para reuniões distritais com os governadores eleitos, presidentes eleitos de clube e governadores assistentes. Verifique com o respectivo representante de suporte a clubes e distritos se o PETS multidistrital está de acordo com as normas do RI.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Como este guia pode ser utilizado nos PETS multidistritais Esta publicação pode ser utilizada como guia para as discussões facilitadas. Os tópicos recomendados pelo conselho diretor com relação ao PETS podem ser divididos em dois grupos: aqueles que serão melhor abordados por um único distrito e aqueles voltados a grupos de discussão multidistritais. O governador eleito pode solicitar que a comissão distrital de capacitação se baseie nas sessões deste guia, inclusive os slides, para programar as reuniões multidistritais. Devido à recente participação dos governadores eleitos na assembleia internacional e às diferenças entre as necessidades e metas dos distritos, os tópicos a seguir podem ser mais apropriados para eventos de um só distrito: • Sessão plenária de abertura, incluindo o lema do RI • Trabalho com os líderes do clube e distrito (sessão 2) • Fundação Rotária (sessão 6) • Definição de metas (sessão 8)

Preparação dos líderes de treinamento Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões provavelmente apresentam diferentes graus de experiência e a padronização do que é ensinado garante uniformidade e coerência no desempenho de suas funções. A comissão distrital de capacitação deve planejar e conduzir esse treinamento pelo menos duas semanas antes do PETS, se possível, dando destaque a técnicas para facilitação de grupos de discussão e permitindo que os líderes de treinamento pratiquem como conduzir uma das sessões. Mais informações sobre como treinar líderes de treinamento encontram-se no capítulo 3 do Manual do Instrutor Distrital (246-PT). Os instrutores distritais devem entregar os seguintes materiais aos líderes de treinamento: • Como usar os roteiros das sessões (páginas 7 e 8) • Guias para as sessões que estarão facilitando • Slides e materiais informativos das sessões que estarão facilitando • Cópia da programação do seminário • Flipchart e marcadores

Como utilizar este guia Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões conforme seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os slides, inclua o número de seu distrito e faça as modificações que considerar apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de atividades e projetos distritais.

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Roteiros para sessões plenárias Os roteiros das sessões plenárias de abertura e de encerramento oferecem ao governador eleito sugestões de tópicos para discursos e apresentações audiovisuais. Tais roteiros devem ser adaptados aos clubes do distrito.

Roteiros para discussões facilitadas Este método motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e experiências e a aprender com seus colegas. Os líderes de treinamento devem ser flexíveis e garantir o bom ritmo das discussões, certificando-se ao mesmo tempo de que o tópico seja devidamente abordado. Para mais informações sobre o assunto, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT). Antes do PETS, presidentes eleitos devem ler o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e elaborar um esboço das metas dos respectivos clubes utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (apêndice I), de modo que estejam melhor capacitados para discutir as questões apresentadas.

Como utilizar o roteiro das sessões As sessões possuem formato padronizado e contém os seguintes itens:

Questões para discussão Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado conceito. Algumas perguntas foram incluídas no Manual do Presidente do Clube para que os participantes possam preparar-se antes de comparecer ao seminário. As questões para discussão podem ser baixados do site www.rotary.org digitando “questões para discussão” na caixa de busca ou acessando www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/222_questions_po.pdf.

Possíveis respostas São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a determinada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para estimular o debate se o grupo tiver dificuldades de resolver as questões. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas à platéia.

Pontos-chave Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos importantes a ser apresentados ao grupo. Os líderes de treinamento são incentivados a explicar os pontos-chave em suas próprias palavras.

Lembretes para o instrutor Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de treinamento a facilitar as discussões.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Avisos para projetar slides Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides estão disponíveis em CD-ROM e para download no site do RI, www.rotary.org.

Avisos sobre folhas-tarefa Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa apresentadas no final de cada sessão.

Atividades interativas Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado. Exemplos de atividades: • Conhecer os colegas Os participantes falam sobre si próprios e a respeito de um tópico prédeterminado para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar discussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal. • Discussão com parceiro Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões. • Votação Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite acessar rapidamente as principais necessidades e preocupações dos participantes. • Pequenos grupos Divida a turma em grupos de três a cinco integrantes para possibilitar melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies. • Dramatização Neste tipo de atividade, os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar determinada ideia ou situação. Este método funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas. • Atividade de encerramento No final da sessão, participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar em função dos conhecimentos adquiridos. Esta atividade faz com que os participantes reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para colocar as ideias em prática.

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Avaliação A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento, pois permite conhecer o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de base para futuro aprimoramento. O conselho diretor do RI recomenda que todos os presidentes eleitos preencham uma avaliação do PETS imediatamente após o seminário, portanto certifique-se de alocar tempo suficiente para essa atividade. Nas páginas 10-12 encontrará um exemplo de formulário de avaliação. Faça as adaptações necessárias para refletir o treinamento oferecido. Os líderes de treinamento devem avaliar o conteúdo e a logística do treinamento e a eficácia deste na preparação dos presidentes eleitos. O modelo do formulário de avaliação nas páginas 13-14 deve ser usado pelos líderes de treinamento e pode ser adaptado conforme necessário. O governador eleito, em colaboração com a comissão de distrital de capacitação, deve desenvolver, distribuir, coletar e analisar as avaliações. Os resultados devem ser levados ao conhecimento do governador de distrito e do governador indicado e podem ser usados para aprimorar o seminário do ano seguinte.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Exemplo de avaliação do PETS Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à avaliação do sucesso dos métodos de treinamento empregados e contribuirá ao aprimoramento dos próximos seminários distritais. Avalie seu conhecimento sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor do RI utilizando o critério abaixo.

TÓPICO

ANTES DO PETS

Nenhum conhecimento

Conhecimento razoável

Amplo conhecimento

APÓS O PETS

Nenhum conhecimento

Conhecimento razoável

Amplo conhecimento

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Lema do RI Atribuições e responsabilidades Trabalho com os líderes do clube e distrito Administração do clube Desenvolvimento do quadro social Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Relações públicas Definição de metas

Apresentação do programa Avalie as afirmações abaixo usando o seguinte critério:

Concordo

Concordo até certo ponto

Os discursos nas sessões plenárias foram inspiradores. Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão. Um número adequado de técnicas de treinamento foi usado durante o seminário. Os slides contribuíram ao aprendizado. O Manual do Presidente de Clube (222-PT) foi um recurso útil. Os tópicos dos grupos de discussão foram relevantes para mim como líder.

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

Estou preparado para exercer meu mandato como líder de clube. O grupo apresentou ideias práticas que eu gostaria de utilizar em meu clube. A Menção Presidencial do RI foi explicada claramente. O Plano de Liderança de Clube foi explicado claramente. As ideias e estratégias resultantes da sessão sobre desenvolvimento do quadro social serão valiosas a meu clube. Compreendo a minha responsabilidade de aumentar o apoio do clube à Fundação Rotária. Compreendo a minha função de ajudar meu clube a desenvolver projetos eficazes de prestação de serviços. Estou ciente dos diversos programas que posso utilizar para homenagear os rotarianos do meu clube. Sei como encontrar os recursos necessários para fazer com que meu clube seja eficaz. No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser discutidos em futuros seminários.

S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Logística Avalie as afirmações abaixo usando o seguinte critério:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Recebi a notificação sobre o seminário com a devida antecedência. Recebi as informações necessárias no kit de inscrição. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente. Comentários e sugestões adicionais:

Eu gostaria de obter mais informações sobre:

Nome (opcional) Nome do Rotary Club (opcional) Informações de contato (opcional)

Agradecemos sua colaboração.

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Discordo

Não se aplica

Avaliação pelo líder de treinamento do PETS Seus comentários sobre o treinamento que conduziu, bem como a respeito da programação e dos materiais do seminário são inestimáveis e ajudarão a aprimorar o evento para o próximo ano. Agradecemos sua participação no seminário e o preenchimento deste questionário. Que sessões liderou? (assinale todas as opções aplicáveis) Atribuições e responsabilidades Trabalho com os líderes do clube e distrito Administração do clube Desenvolvimento do quadro social Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Relações públicas Definição de metas

Sessões Avalie as afirmações abaixo usando o seguinte critério:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

Discordo

Não se aplica

O Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos foi fácil de usar. O Manual do Presidente de Clube foi fácil de usar. O tempo dedicado a cada tópico foi suficiente. A duração do evento foi adequada. Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem preparados para discutir os tópicos. Os roteiros das sessões foram eficazes nos grupos de discussão. Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os materiais apresentados. Os participantes fizeram perguntas sobre assuntos que não foram abordados nos roteiros das sessões. O aspecto e formato dos materiais de treinamento incentivaram a participação. Os slides contribuíram ao aprendizado. Os materiais informativos facilitaram o aprendizado. S E M INÁR IO DE T R E I N A M EN TO D E PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Logística Avalie as questões abaixo utilizando o seguinte critério:

Concordo

Concordo até certo ponto

Discordo até certo ponto

O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente. Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.

Como o PETS pode ser melhorado?

Comentários adicionais:

Agradecemos sua colaboração.

S E M INÁR IO DE T R E INAM E NT O DE PR ES I D EN TES ELEI TO S — G u ia para Lí deres

Discordo

Não se aplica

Sessão plenária de abertura (30 minutos)

A sessão plenária de abertura define o tom do seminário e é a primeira oportunidade de o governador eleito se dirigir aos participantes. Os discursos devem ser informativos, motivadores e inspiradores. O governador eleito deve usar o roteiro a seguir e os respectivos slides no desenvolvimento da sessão de abertura.

MATERIAIS Slides 1-5

Bem-vindos ao seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 1

Bem-vindos ao seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube. SLIDE 1 • Esclareça o papel do PETS na preparação dos presidentes eleitos para o ano de seus mandatos. • Enfatize a oportunidade que o seminário oferece de colaboração entre os presidentes eleitos e os líderes distritais.

Lema do RI Insira o logotipo do RI

Lema do RI SLIDE 2 • Explique como o lema se aplica à sua visão do distrito para o próximo ano rotário.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 2 Distrito XXXX

• Forneça exemplos de como os clubes podem aplicá-lo a projetos e atividades.

S ess ã o plenária de a b ert u ra

Metas do distrito • Insira as metas do distrito

Metas do distrito SLIDE 3 • Forneça detalhes sobre as metas do distrito para o ano seguinte. • Esclareça como as metas do clube podem alinhar-se às metas distritais.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 3 Distrito XXXX

• Sugira como os presidentes e respectivos clubes podem contribuir para que as metas sejam alcançadas. • Explique como os líderes distritais podem colaborar com os clubes no alcance das metas distritais. • Forneça exemplos de como os clubes podem preparar-se para a visita oficial do governador.

Plano de Liderança de Clube O propósito deste plano é proporcionar uma estrutura administrativa que fortaleça os Rotary Clubs e os tornem eficazes.

Plano de Liderança de Clube SLIDE 4 • Descreva o propósito do Plano de Liderança Distrital. • Explique como o plano pode fortalecer os Rotary Clubs.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 4 Distrito XXXX

Avenidas de Serviços

• Destaque como o plano beneficiou certos clubes do distrito.

Avenidas de Serviços SLIDE 5 • Esclareça como as metas de clube e distrito possibilitam o alcance do Objetivo do Rotary através das Avenidas de Serviços.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 5 Distrito XXXX

• Explique como os líderes distritais ajudarão os clubes a alcançar o Objetivo do Rotary.

Logística • Apresente a programação do seminário, inclusive o horário dos intervalos e refeições. • Esclareça detalhes logísticos relacionados aos grupos de discussão e às mesas-redondas.

S essão plenária de a b ert ura

OBSERVAÇõES

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender o papel do presidente de clube. 2. Identificar maneiras de se capacitarem para assumir suas responsabilidades. 3. Implementar o Plano de Liderança de Clube.

Roteiro da sessão Introdução 10 minutos Responsabilidades 25 minutos Plano de Liderança de Clube 20 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 6. Título da sessão 1 7. Objetivos 8. Rotary Clubs eficazes 9. Ano do mandato 10. Plano de Liderança de Clube 11. Gráfico do Plano de Liderança de Clube 12. Recursos 13. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Resumo 2. Estudo de caso: Plano de Liderança de Clube 3. Implementação do Plano de Liderança do Clube

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível exemplos relacionados ao distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 6 Título da sessão 1

(10 minutos) das

às

Sessão 1: Atribuições e responsabilidades

Lembretes ao instrutor • Apresente-se aos participantes e explique sua função de facilitador.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 6

• Explique as normas que o grupo deverá seguir para que as discussões sejam eficazes, tais como evitar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir de boa vontade a todos os comentários e evitar o uso de telefones celulares. • Considere começar a sessão com uma atividade interativa relacionada ao tópico em questão. • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes. • Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão (folha-tarefa 1) e sugira que façam anotações.

PROJETE O SLIDE 7 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Objetivos 1. Compreender o papel do presidente de clube. 2. Identificar maneiras de se capacitarem para assumir suas responsabilidades. 3. Implementar o Plano de Liderança de Clube. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 7 Distrito XXXX

Lembrete ao instrutor • Avalie o conhecimento e experiência dos participantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

Quantos sócios há em seu clube? Vocês serviram anteriormente como presidente de clube?

S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

Responsabilidades

(25 minutos) das

às

O que esperam da função de presidente de clube? PROJETE O SLIDE 8 Rotary Clubs eficazes Pontos-chave • A função principal do presidente de clube é servir como líder e assegurar o bom desempenho do clube. • Para ser eficaz, o clube precisa: –– Manter ou aumentar o número de sócios. –– Implementar projetos bem-sucedidos para sanar necessidades da comunidade local e do mundo. –– Apoiar a Fundação Rotária participando de seus programas e contribuindo financeiramente. –– Formar líderes capazes de servir o Rotary além do âmbito do clube.

De que outras maneiras poderiam avaliar se o seu clube é eficaz? Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem o capítulo 1 do Manual do Presidente de Clube ou o Manual de Procedimento para obter mais detalhes sobre suas responsabilidades.

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

Rotary Clubs eficazes • Manter ou aumentar o número de sócios. • Implementar bons projetos de prestação de serviços. • Apoiar a Fundação Rotária. • Capacitar líderes para atuar além do âmbito do clube. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 8 Distrito XXXX

Quais são algumas das responsabilidades que deverão assumir no ano de seu mandato? PROJETE O SLIDE 9 O ano do mandato

OBSERVAÇõES

O ano do mandato

Ponto-chave • Durante o ano de mandato, presidentes de clube devem:

• Avaliar as metas do clube. • Assegurar que cada comissão tenha um plano para o ano. • Liderar as reuniões do clube. • Incentivar a participação nos encontros distritais e de clube. • Trabalhar com os líderes distritais e de clube para garantir continuidade administrativa. • Garantir o cumprimento das Normas Distritais de Proteção ao Jovem. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 9 Distrito XXXX

–– Avaliar as metas do clube. –– Assegurar que cada comissão tenha um plano para o ano. –– Liderar as reuniões do clube. –– Incentivar a participação nos encontros distritais e de clube. –– Trabalhar com os líderes distritais e de clube de modo a garantir continuidade administrativa. –– Garantir o cumprimento das Normas Distritais de Proteção ao Jovem.

Que outras responsabilidades adicionariam? Como irão preparar-se para assumir o cargo? Quando forem presidentes, como pretendem trabalhar com o presidente eleito e o presidente indicado de modo a garantir continuidade administrativa? S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem a programação do PETS e informe que as responsabilidades referentes a tópicos específicos serão discutidas em outras sessões.

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

Plano de Liderança de Clube

(20 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Peça que os participantes vejam no capítulo 1 do Manual do Presidente de Clube o resumo do Plano de Liderança de Clube. • Utilize as perguntas abaixo para avaliar o conhecimento e a experiência dos presidentes eleitos sobre o plano e faça as adaptações necessárias à discussão facilitada.

PROJETE O SLIDE 10 Plano de Liderança de Clube

Plano de Liderança de Clube

Pontos-chave • Desde 2004, o Plano de Liderança de Clube tem servido como estrutura recomendada para administração dos Rotary Clubs.

• Garantir continuidade administrativa e obter consenso quanto aos projetos, tomada de decisão e definição de metas. • Ter líderes melhor preparados. • Aumentar o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias. • Criar plano estratégico para guiar o trabalho do clube. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 10 Distrito XXXX

• A adoção do plano não é obrigatória. • Os clubes podem usar o Plano de Liderança de Clube para: –– Garantir continuidade administrativa e obter consenso quanto aos projetos, tomada de decisão e definição de metas. –– Preparar um número maior de líderes de clube potenciais. –– Aumentar o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias. –– Guiar o trabalho do clube.

Quantos de vocês implementaram o Plano de Liderança de Clube?

S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

Quais foram/ serão os maiores desafios enfrentados na implementação do plano? Como seu clube se beneficiou ou poderia se beneficiar com a implementação do Plano de Liderança de Clube? Possíveis respostas —— Simplificação das operacões do clube. —— Sócios mais motivados e atuantes. —— Aumento da retenção de sócios.

Lembretes ao instrutor • Dependendo do nível de conhecimento dos participantes sobre o Plano de Liderança de Clube, considere realizar uma das seguintes atividades: Os participantes têm pouco conhecimento sobre o Plano de Liderança de Clube. –– Dê 10 minutos para a realização desse exercício. –– Peça aos participantes que consultem a folha-tarefa 2. Reserve cinco minutos para os participantes analisarem os estudos de caso individualmente. Peça que consultem a folhatarefa 3 para uma lista dos passos de implementação. –– Peça que formem grupos de três ou quatro para responder às perguntas do estudo de caso. –– Se houver tempo suficiente, cada grupo deverá apresentar seu plano.

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

A implementação do Plano de Liderança Distrital varia de clube a clube. –– Dê 10 minutos para a realização desse exercício. –– Peça aos participantes que levantem a mão caso seus clube tenha implementado o Plano de Liderança de Clube. –– Os presidentes eleitos que não tenham colocado em prática o plano podem se emparceirar com alguém que o tenha feito. Solicite que cada grupo analise a folha-tarefa 3 e discuta como realizar cada passo. –– Se houver tempo suficiente, cada dupla poderá apresentar suas ideias ao grupo.

OBSERVAÇõES

Todos os participantes implementaram o Plano de Liderança de Clube. –– Dê 10 minutos para a realização desse exercício. –– Peça aos participantes que formem grupos de três ou quatro para discutir se a implementação do plano está indo bem e por quê. Há algum passo no qual o clube esteja encontrando dificuldades? –– Se houver tempo suficiente, cada grupo poderá apresentar suas ideias ao grupo.

PROJETE O SLIDE 11 Gravura do Plano de Liderança de Clube

PEÇA QUE CONSULTEM As FOLHAs-TAREFA 2 e 3 Estudo de caso: Plano de Liderança de Clube Implementação do Plano de Liderança do Clube

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 11 Distrito XXXX

O que vocês aprenderam sobre o seu clube em decorrência desta atividade? S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

Que fontes de informação os sócios devem procurar se tiverem dúvidas sobre o Plano de Liderança de Clube? PROJETE O SLIDE 12 Recursos

OBSERVAÇõES

Recursos

Ponto-chave • Recursos referentes ao Plano de Liderança de Clube: –– Governador assistente –– Publicação Plano de Liderança de Clube

Que outros recursos poderiam ser úteis?

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 12 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Eles poderão dirigir-se à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 13 Objetivos

Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1 Resumo

Encerramento

1. Compreender o papel do presidente de clube. 2. Identificar maneiras de se prepararem para as suas responsabilidades. 3. Implementar o Plano de Liderança de Clube. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 13 Distrito XXXX

S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

Folha-Tarefa 1: Resumo da sessão 1

OBSERVAÇõES

Observações

Atribuições e responsabilidades Aprendi...

Irei...

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

Contatos

Folha-Tarefa 2: Estudo de caso: Plano de Liderança de Clube

OBSERVAÇõES

Desenvolva um plano para ajudar um Rotary Club que está implementando o Plano de Liderança de Clube. Responda às perguntas a seguir. Um Rotary Club com 40 sócios perdeu três sócios por ano nos últimos cinco anos e recrutou uma média de dois sócios por ano no mesmo período. Em seus 10 anos de existência, o clube organizou um café da manhã anual para arrecadar verbas para o corpo de bombeiros, uma corrida de 5 km em benefício de um grupo de escolas e um jantar de fim de ano para um asilo. O clube nunca patrocinou um projeto de Serviços à Comunidade Mundial ou da Fundação Rotária, não conhece o conteúdo de seu próprio regimento interno e não sabe quando este foi revisado pela última vez. Além disso, nunca realizou nenhuma atividade de relações públicas. Ao tomar conhecimento sobre o Plano de Liderança de Clube no PETS, a presidente eleita achou que este poderia ajudar a aprimorar o clube. Ela solicitou que você a ajudasse a elaborar um cronograma para as próximas 15 semanas que possibilite implementar o plano no novo ano rotário. Que problemas o clube está enfrentando?

Como cada passo do Plano de Liderança de Clube pode ajudar a solucionar cada problema?

Que metas aconselharia o clube a definir para o primeiro ano de implementação do plano?

Que sugestões daria para ajudar o clube a seguir o Plano de Liderança de Clube durante o ano?

S ess ã o 1: Atri b u i ç õ es e responsa b ilidades

Folha-Tarefa 3: Implementação do Plano de Liderança OBSERVAÇõES do Clube Analise cada item a seguir. Verifique as medidas tomadas pelo clube atualmente e trace um círculo ao redor daquelas com as quais o clube está tendo dificuldades.

Medidas Para Implementação Para implementar o Plano de Liderança, líderes de clube anteriores, atuais e entrantes devem: Desenvolver um plano de longo prazo que incorpore os elementos de um clube eficaz nos próximos três a cinco anos. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs ao estabelecer metas anuais que estejam em concordância com o plano de longo prazo do clube. Realizar _____ (quantidade) assembleias de clube que possibilitem aos sócios participar do processo de planejamento e os mantenham informados sobre as atividades do Rotary. Garantir boa comunicação entre o presidente de clube, o respectivo conselho diretor, os presidentes de comissão, os sócios do clube, o governador de distrito, os governadores assistentes e as comissões distritais. Favorecer a continuidade administrativa, adotando conceitos como sucessão planejada e capacitação de futuros líderes. Garantir que o presidente eleito e o presidente indicado estejam envolvidos no processo de tomada de decisão e colaborem com os presidentes de comissão na indicação de um presidente eleito para cada comissão. Alterar o regimento interno de modo a refletir a estrutura das comissões de clube e os papéis e responsabilidades dos líderes de clube. Considerar a utilização de um regimento interno recomendado para o clube, o qual pode ser obtido no site www.rotary.org. Oferecer oportunidades de companheirismo aos sócios do clube. Tomar medidas para assegurar que todos os sócios estejam envolvidos em projeto ou atividade do clube, como indicando-os para servir em alguma comissão ou designando-lhe outras responsabilidades. Desenvolver um plano abrangente de treinamento que garanta que:

Líderes de clube participem dos encontros distritais de capacitação.

Sessões de orientação sejam oferecidas regularmente aos novos sócios.

Oportunidades de orientação continuada estejam disponíveis aos sócios.

Programas de desenvolvimento da capacitação de líderes estejam disponíveis aos sócios.

Como descrito no Plano de Liderança Distrital, os líderes distritais devem ser consultados pelos clubes sobre a implementação do Plano de Liderança de Clube. Este deve ser revisado anualmente. Durante meu mandato, manterei o foco em:

S essão 1 : Atri b ui ç ões e responsa b ilidades

OBSERVAÇõES

Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar as habilidades que os rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes. 2. Preparar líderes do clube para o ano seguinte. 3. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Trabalho com o clube 30 minutos Suporte do distrito 20 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 14. Título da sessão 2 15. Objetivos 16. Na liderança do clube 17. Equipe de líderes do clube 18. Comissões de clube 19. O distrito 20. Equipe de líderes distritais 21. Seu governador assistente 22. Recursos 23. Objetivos

Folhas-tarefa 4. Resumo 5. Estrutura das comissões de clube 6. Estudo de caso: A importância de bons relacionamentos

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 14 Título da sessão 2

(5 minutos) das

às

Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 14

• Peça aos participantes que consultem a programação do PETS e explique que as exigências administrativas específicas a clubes e distritos serão discutidas na sessão 3 (Administração do clube). • Peça que consultem o resumo da sessão (folhatarefa 4) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Resumo

PROJETE O SLIDE 15 Objetivos

Objetivos 1. Identificar as habilidades que os rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes. 2. Preparar líderes do clube para o ano seguinte. 3. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 15 Distrito XXXX

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Trabalho com o clube

(30 minutos) das

às

Que qualidades pessoais utilizarão para liderar o clube? PROJETE O SLIDE 16 Na liderança do clube

Na liderança do clube

Pontos-chave • Liderança eficaz depende da capacidade administrativa, entusiasmo e integridade dos líderes, além da habilidade de incentivar o trabalho em equipe.

• Promover companheirismo e colaboração. • Promover continuidade nas decisões. • Aproveitar sucessos anteriores como base para novas realizações. • Promover comunicação direta e franca. • Assegurar que todos os sócios do clube sejam atuantes. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 16 Distrito XXXX

• De acordo com o Plano de Liderança de Clube, presidentes de clube devem: –– Promover companheirismo entre os sócios do clube. –– Promover continuidade nas decisões. –– Aproveitar sucessos anteriores como base para novas realizações. –– Promover comunicação direta e franca. –– Assegurar que todos os sócios do clube sejam atuantes.

Com quem vocês irão trabalhar para alcançar as metas do seu clube? PROJETE O SLIDE 17 Equipe de líderes do clube

Equipe de líderes do clube • • • • • • • • •

Conselho diretor do clube Secretário do clube Tesoureiro Instrutor de clube Diretor de protocolo Presidentes de comissão de clube Vice-presidente Último ex-presidente do clube Presidente eleito Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 17 Distrito XXXX

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

Ponto-chave • A equipe de líderes de clube é integrada pelos seguintes rotarianos: –– Conselho diretor do clube –– Secretário do clube –– Tesoureiro –– Instrutor de clube –– Diretor de protocolo –– Presidentes de comissão de clube –– Vice-presidente –– Último ex-presidente do clube –– Presidente eleito

Como prepararão sua equipe de líderes? Ponto-chave • Para preparar a equipe de líderes de clube o presidente eleito deve: –– Facilitar a comunicação entre os líderes de clube, os sócios e os líderes distritais. –– Desenvolver um plano de capacitação abrangente que garanta a participação de líderes de clube em eventos de treinamento distrital. –– Garantir a continuidade administrativa fazendo indicações para mais de um ano rotário. –– Envolver a equipe de líderes no processo de definição das metas.

Quais são as atribuições do conselho diretor do clube?

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Pontos-chave • O conselho diretor do clube é considerado seu órgão governante, sendo responsável pelas decisões do clube e das comissões. • Embora os membros do conselho diretor não sejam selecionados pelo presidente, eles vão colaborar na implementação das metas anuais e de longo prazo do clube. • O conselho diretor do clube é integrado pelo presidente, presidente eleito e por um ou mais vicepresidentes. O secretário, tesoureiro, diretor de protocolo e diretores que forem eleitos pelo clube também podem ser membros do conselho.

Lembretes ao instrutor • Cabe ao presidente eleito do clube indicar os presidentes das comissões, além de oferecer treinamento e conduzir encontros de planejamento com as comissões entrantes antes do início de seu mandato. • Peça aos participantes que consultem o capítulo 2 do Manual do Presidente de Clube para obter um sumário das responsabilidades das comissões de clube. • Utilize as perguntas abaixo para avaliar o conhecimento e a experiência dos participantes com relação às comissões de clube, fazendo as adaptações necessárias à discussão facilitada.

Que comissões seu clube possui? PROJETE O SLIDE 18 Comissões de clube

Comissões de clube • • • • •

Desenvolvimento do quadro social Relações públicas Administração do clube Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 18 Distrito XXXX

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

Ponto-chave • O Plano de Liderança de Clube recomenda que sejam formadas cinco comissões dedicadas ao alcance das metas anuais do clube: –– Desenvolvimento do quadro social –– Relações públicas –– Administração do clube –– Projetos de prestação de serviços –– Fundação Rotária

Como vão determinar a melhor estrutura de comissões para seu clube? Pontos-chave • Consulte o regimento interno do clube para determinar se a estrutura atual das comissões é adequada para o alcance das metas do próximo ano. • Caso necessário, o regimento interno deve ser retificado de forma a refletir a organização do clube.

Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização desse exercício. • Peça aos participantes que trabalhem individualmente. • Se houver tempo, solicite que descrevam para o grupo a estrutura de comissões de seu clube.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5 Estrutura das comissões do clube

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Quais são as qualidades a considerar na nomeação dos presidentes de comissões? Possíveis respostas —— Boa capacidade de julgamento —— Imaginação —— Entusiasmo —— Capacidade de liderança —— Interesse nos trabalhos da comissão —— Conhecimento do Rotary e da função que vão ocupar

Como irão preparar os presidentes de comissões? Pontos-chave • Oferecendo aos presidentes de comissão distrital uma cópia do Manual das Comissões de Clube. • Fornecendo os registros antigos da comissão. • Incentivando a parceria dos novos presidentes de comissões distritais e seus antecessores. • Conduzindo as reuniões de planejamento com presidentes entrantes de comissão distrital.

Qual será o seu papel com relação às comissões? Possíveis respostas —— Avaliar regularmente comissão.

situação

cada

—— Coordenar iniciativas de colaboração entre as comissões. S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

—— Respeitar as decisões das comissões. —— Reconhecer o empenho das comissões.

Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização desse exercício. • Os participantes devem organizar-se em pares. • Se houver tempo, peça que contem suas ideias ao grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 6 Estudo de caso: Gerenciando relacionamentos — Cenário 1

Como vocês motivam as comissões do clube a alcançar metas? Possíveis respostas —— Nomeando os membros das comissões levando em consideração suas aptidões profissionais, interesses e talentos. —— Garantindo continuidade administrativa através da nomeação dos mesmos integrantes para as comissões com mandatos de três anos. —— Estabelecendo metas para cada comissão que apoiem as metas anuais e de longo prazo do clube. —— Incentivando as comissões a manter registros dos encontros, planejamentos, decisões e resultados, e a reportar ao conselho diretor do clube o progresso de suas atividades. —— Incentivando as comissões de clube a se comunicar regularmente com o governador assistente e com as comissões distritais pertinentes.

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

—— Comparecendo às reuniões das comissões sempre que for convidado ou quando apropriado, e compartilhando responsabilidades com outros dirigentes de clube e sócios.

OBSERVAÇõES

Como irão motivar os sócios de seu clube? Possível resposta —— Voluntários encontram motivação em: • Companheirismo • Oportunidades de estabelecimento de contatos • Reconhecimento • Vontade de beneficiar a comunidade

Como seu clube homenageia os sócios que se destacam por suas realizações ou envolvimento? Ponto-chave • Reconhecimentos beneficiam o clube por: –– Incentivar rotarianos a continuar contribuindo e prestando serviços. –– Mostrar gratidão aos sócios por seu empenho. –– Motivar outras pessoas a servir e a contribuir. –– Oferecer retorno positivo a rotarianos que servem nas comunidades locais e em todo o mundo.

Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem o capítulo 2 do Manual do Presidente de Clube para obter um resumo dos prêmios e reconhecimentos oferecidos.

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Suporte do distrito

(20 minutos) das

às

Quantos de vocês já trabalharam com o distrito? Pontos-chave • Os distritos rotários existem para apoiar os Rotary Clubs. • Conforme especificado no Manual de Procedimento: “A organização e as atividades de um distrito rotário têm como única finalidade ajudar os Rotary Clubs a promover o Objetivo do Rotary”.

Como o distrito apoia seu clube? PROJETE O SLIDE 19 O Distrito

Ponto-chave • O distrito: –– Oferece treinamento e orientação. –– Estabelece contato entre os clubes que tenham problemas ou projetos similares. –– Serve como fonte de informações. –– Transmite aos clubes informações detalhadas sobre o Rotary e sua Fundação.

Qual é o papel do governador de distrito com relação aos clubes?

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

O distrito • Orienta. • Conecta clubes que tenham interesses similares. • Serve como fonte de informações. • Transmite aos clubes informações detalhadas sobre o Rotary e sua Fundação. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 19 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Ponto-chave • O governador de distrito: –– Atua como recurso. –– Inspira e motiva os sócios. –– Mantém os clubes e seus dirigentes informados sobre as atividades e oportunidades no distrito.

Quem mais poderia ajudá-los no distrito? PROJETE O SLIDE 20 Equipe de líderes distritais

Equipe de líderes distritais

Ponto-chave • A equipe de líderes distritais é formada por: –– Governador de distrito

• • • • • •

Governador de distrito Governadores assistentes Comissões distritais Instrutor distrital Secretário distrital Ex-governadores de distrito Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 20 Distrito XXXX

–– Governadores assistentes –– Comissões distritais –– Instrutor distrital –– Secretário distrital –– Ex-governadores de distrito

O que o governador assistente pode fazer para prestar auxílio a vocês e a seus clubes? PROJETE O SLIDE 21 O governador assistente

O governador assistente • Ajuda a implementar o Plano de Liderança de Clube. • Avalia o progresso em direção ao alcance das metas. • Incentiva os clubes a atender às recomendações do governador. • Planeja a visita oficial do governador. • Identifica líderes futuros. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 21 Distrito XXXX

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

Ponto-chave

OBSERVAÇõES

• O governador assistente: –– Ajuda a implementar e analisar o Plano de Liderança Distrital. –– Colabora na definição das metas do clube, utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Clubes. –– Incentiva os clubes a atender às recomendações do governador. –– Agenda e planeja a visita do governador ao clube. –– Identifica e incentiva a formação de futuros líderes distritais.

Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização desse exercício. • Os participantes devem organizar-se em pares. • Se houver tempo, peça que contem suas ideias ao grupo. • Peça que consultem a programação do PETS e informe que o governador assistente estará presente na sessão 8.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 6 Estudo de caso: Gerenciando relacionamentos — Cenário 2

A quem as comissões devem encaminhar suas dúvidas?

Recursos

PROJETE O SLIDE 22 Recursos

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 22 Distrito XXXX

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Pontos-chave • Entre os recursos disponíveis aos integrantes das comissões de clube estão: –– Os outros integrantes da comissão –– Comissões distritais –– Governador assistente • Segue abaixo uma lista de recursos disponíveis para o clube: –– www.rotary.org –– Manual do Secretário do Clube –– Manual do Tesoureiro do Clube (NOVO) –– Manual da Comissão de Administração do Clube –– Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social –– Manual da Comissão de Relações Públicas –– Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços –– Manual da Comissão da Fundação Rotária

Que outros recursos poderiam ser úteis? Lembrete ao instrutor • Todos os manuais presentes no Kit para Dirigente de Clube podem ser adquiridos separadamente no site shop.rotary.org.

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os Objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir-se à pessoa ao lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 23 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4 Resumo

Encerramento

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

Objetivos 1. Identificar as habilidades que os rotarianos devem possuir para ser líderes eficazes. 2. Preparar líderes do clube para o próximo ano. 3. Compreender o papel do distrito com relação ao suporte oferecido aos clubes. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 23 Distrito XXXX

Folha-Tarefa 4: Resumo da sessão 2

OBSERVAÇõES

Observações

Trabalho com os líderes do clube e distrito

Contatos

Aprendi...

Irei...

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

Folha-Tarefa 5: Estrutura das comissões do clube OBSERVAÇõES Reflita sobre a atual estrutura de comissões de seu clube. Delineie-a abaixo. Durante seu mandato, que comissões pretende formar, eliminar ou fortalecer? Quais das comissões terão subcomissões? Apresente suas ideias no espaço abaixo. Estrutura atual de comissões

Estrutura de comissões durante seu mandato

S essão 2 : T ra b alho com os l íderes do clu b e e distrito

Folha-Tarefa 6: OBSERVAÇõES Estudos de caso: Gerenciando relacionamentos Como presidente de clube você deverá gerenciar rotarianos com diversos níveis de motivação e estilos de trabalho. Responda às perguntas abaixo com base nas seguintes situações.

Cenário 1: Ineficiência do presidente de comissão Daniel é o presidente da comissão de projetos de prestação de serviços e este é seu primeiro ano no cargo. Seis meses se passaram e ele não está desempenhando a função como você gostaria. Daniel não atingiu nenhuma de suas metas e não se comunica com os demais membros, os quais estão ameaçando abandonar a comissão caso nada seja feito. Como lidará com o problema?

Como resolverá os problemas apontados pelos demais membros da comissão?

Cenário 2: O governador assistente Maria é governadora assistente há um ano. O ex-presidente de seu clube teve alguns problemas com ela, mas você está determinado a superar essas questões e ter um ótimo mandato. Seis meses depois você percebe que o ex-presidente tinha bons motivos para reclamar. Maria é desorganizada e é impossível contatá-la por telefone ou e-mail. Além disso, ela se esqueceu de marcar a visita mensal do governador. O que você poderia fazer para melhorar a comunicação com sua governadora assistente?

O que você fará para assegurar o sucesso da segunda metade do seu mandato?

S ess ã o 2: Trab alh o com os l í deres do clu b e e distrito

OBSERVAÇõES

Sessão 3: Administração do clube ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Compreender as normas e procedimentos necessários para gerenciar um Rotary Club. 2. Compreender as exigências administrativas do clube. 3. Desenvolver novas ideias para as reuniões semanais do clube.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Estatutos e regimento interno do Rotary Club 15 minutos Administração do clube 20 minutos Eventos 15 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 24. Título da sessão 3 25. Objetivos 26. Emendas ao regimento interno recomendado para o clube 27. Relatórios exigidos 28. Comissão de administração do clube 29. Acesso ao Portal 30. Exemplos de marcas rotárias 31. Diretrizes para escolha de título 32. Reuniões a ser planejadas

33. Reuniões a ser promovidas 34. Reuniões semanais 35. Visita oficial 36. Atividades para a visita oficial 37. Recursos 38. Objetivos

Folhas-tarefa 7. Resumo 8. Lista de verificação de melhores práticas em gerenciamento financeiro e de riscos 9. Responsabilidades do instrutor de clube

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são as seções relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas, visite www. rotary.org.

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 24 Título da sessão 3

(5 minutos) das

às

Sessão 3:

Administração do clube

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 24

• Lembre aos participantes que eles usarão o que aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas administrativas para o clube durante a sessão 8. • Peça que consultem o capítulo 4 do Manual do Presidente de Clube e o Manual de Procedimento para obter um resumo das responsabilidades inerentes à administração de clube. • Peça que consultem o resumo da sessão (folhatarefa 7) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 7 Resumo

PROJETE O SLIDE 25 Objetivos

Objetivos 1. Compreender as normas e procedimentos necessários para gerenciar um Rotary Club. 2. Compreender as exigências administrativas do clube. 3. Desenvolver novas ideias para as reuniões semanais do clube. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 25 Distrito XXXX

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

OBSERVAÇõES

Estatutos e regimento interno prescritos para o Rotary Club

(15 minutos) das

às

Vocês analisaram os estatutos prescritos para o clube? E o regimento interno recomendado para o clube? Lembretes ao instrutor • Os estatutos prescritos para o Rotary Club e o regimento interno recomendado para o Rotary Club podem ser encontrados no final do Manual do Presidente de Clube. • Recomende que os presidentes eleitos ofereçam uma cópia desses dois documentos a cada sócio.

Pontos-chave • Os estatutos prescritos para o Rotary Club fornecem as diretrizes gerais para o funcionamento do clube, tais como: –– Nome, local e reuniões semanais do clube –– Requisitos de frequência –– Qualificações necessárias à afiliação ao quadro social –– Diretores e dirigentes –– Jóias de admissão e quotas –– Regimento interno –– Emendas • Após o conselho de legislação, que será realizado em 2010 e 2013, os estatutos prescritos para o Rotary Club são atualizados de maneira a incluir quaisquer emendas. S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

OBSERVAÇõES

• Verifique se o clube utiliza a versão mais recente dos estatutos prescritos para o Rotary Club. • O regimento interno do clube completa os estatutos, fornecendo detalhes específicos sobre como administrar o clube, tais como: –– Eleição dos diretores e dirigentes –– Deveres dos dirigentes –– Jóias de admissão e quotas –– Métodos de votação –– Deveres das comissões –– Licença de dispensa –– Responsabilidades financeiras –– Métodos para escolha de sócios –– Ordem dos trabalhos –– Emendas

Que tipos de emendas seu clube fez ao regimento interno? PROJETE O SLIDE 26 Emendas ao regimento interno recomendado para o clube

Emendas ao regimento interno recomendado para o clube PRESENTE não

Ponto-chave • Se um clube precisar fazer emendas a seu regimento interno de forma a refletir atualizações administrativas, o presidente deve: –– Informar os sócios sobre a emenda proposta no mínimo 10 dias antes da reunião. –– Certificar-se de que pelo menos um terço dos sócios representativos estará presente para votar na reunião. –– Aprovar a emenda se tiver o apoio de no mínimo dois terços dos sócios presentes.

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

sim

Quorum = 1/3 dos sócios Aprovado ≤ 2/3 do quorum Exemplo:

63 sócios em um clube 21 sócios estão presentes 14 ou mais sócios precisam votar SIM para que a emenda seja aprovada

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 26 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem a seção 3 do artigo 5 e o artigo 16 do regimento interno recomendado para o Rotary Club para obter mais informações sobre emendas.

Como vocês usarão o regimento interno do clube na preparação para seu mandato? Em que circunstâncias deverão usálo durante seu mandato?

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

OBSERVAÇõES

Administração do clube

(20 minutos) das

às

Que papel desempenham na administração do seu Rotary Club? Ponto-chave • Presidentes de clube devem: –– Informar-se quanto às normas e procedimentos do clube (especialmente as relativas ao papel do conselho, secretário e tesoureiro) que funcionam como modelo para as operações do Rotary Club. –– Cumprir as exigências administrativas referentes ao distrito e ao RI. –– Garantir o gerenciamento apropriado das finanças do clube. –– Preparar reuniões semanais que despertem o interesse dos sócios.

Que exigências os clubes devem cumprir com relação ao encaminhamento de relatórios ao Rotary International, à Fundação Rotária e ao distrito? PROJETE O SLIDE 27 Relatórios exigidos

Ponto-chave • Os clubes devem encaminhar os seguintes documentos ao RI: –– Relatórios semestrais (em 1° de julho e 1° de janeiro) enviados ao RI com os pagamentos das quotas per capita. 54

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Relatórios exigidos Ao RI (via Acesso ao Portal)

Ao distrito

SAR

Definição das metas do clube usando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs

Mudanças no quadro social

Definição das metas do clube usando o formulário Metas do Clube quanto a Captação de Recursos

Mudanças nas informações sobre dirigentes ou reuniões

À Fundação Gerenciamento das verbas da Fundação Rotária

Dados mensais de frequência

Informações para o Official Directory Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 27 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

–– Mudanças no quadro social. –– Mudanças nas informações sobre dirigentes ou reuniões. –– Dados para o Official Directory. • O seguinte documento deve ser encaminhado à Fundação Rotária: –– Gerenciamento das verbas da Fundação Rotária. • Os seguintes documentos devem ser encaminhados ao distrito: –– Metas do clube (utilize a publicação Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e o formulário Metas do Clube quanto a Captação de Recursos). –– Dados mensais de frequência.

O que pode acontecer se o clube não cumprir tais requisitos? Pontos-chave • A falta de pagamento das quotas per capita ao RI resultará na desativação do clube. • Informações de contato incorretas ou desatualizadas dos dirigentes do clube afetam toda a correspondência enviada, inclusive o material para os relatórios semestrais. • Os dirigentes do clube não constarão do Official Directory, dificultando a comunicação com o clube. • Gerenciamento inadequado de fundos será prontamente investigado pelos curadores e poderá resultar na suspensão do clube.

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Com quem irão realizar as atividades administrativas do clube? PROJETE O SLIDE 28 Comissão de administração do clube

Pontos-chave • A comissão de administração é responsável pelas atividades administrativas do clube. • O secretário e o tesoureiro do clube devem fazer parte dessa comissão. • O secretário do clube deve ajudar a cumprir os requisitos de relatórios do RI e do distrito.

Quais são suas responsabilidades financeiras como presidentes de clube? Que função exercem com relação ao orçamento do clube? Ao planejar um evento, como o seu clube gerencia riscos? Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização dessa atividade. • Peça aos participantes que formem pares e examinem a folha-tarefa 8. • Esclareça as dúvidas dos participantes.

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

OBSERVAÇõES

Comissão de administração do clube • Responsável pelas atividades administrativas do clube. • O secretário e o tesoureiro do clube devem integrá-la. • O secretário do clube deve ajudar no cumprimento das exigências com relação ao envio de relatórios. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 28 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 8 Lista de verificação de melhores práticas em gerenciamento financeiro e de riscos

Quem de vocês está cadastrado no Acesso ao Portal? PROJETE O SLIDE 29 Acesso ao Portal

Acesso ao Portal

Ponto-chave • Presidentes e secretários de clube podem utilizar o Acesso ao Portal para desempenhar as seguintes funções administrativas:

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 29 Distrito XXXX

–– Acessar e alterar dados sobre o quadro social do clube. –– Consultar o relatório semestral de quotas. –– Efetuar pagamentos das quotas per capita do clube e de outras taxas. –– Atualizar os dados do clube. –– Ver os relatórios de contribuições do clube à Fundação Rotária. –– Acessar dados de clubes e distritos do mundo inteiro. –– Inscrever-se para participar da convenção do RI.

Lembretes ao instrutor • Peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de Clube ou o site www.rotary.org para mais informações sobre o uso de marcas rotárias.

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Quais são suas responsabilidades com relação à proteção contra o uso indevido das marcas rotárias? PROJETE O SLIDE 30 Exemplos de marcas rotárias

OBSERVAÇõES

Exemplos de marcas rotárias

Pontos-chave • Entre as chamadas marcas rotárias estão o emblema do Rotary, os nomes Rotary, Rotary International e Fundação Rotária, além de outros nomes e logotipos.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 30 Distrito XXXX

• Os presidentes de clubes devem certificar-se de que as marcas rotárias estão sendo usadas de acordo com as normas estipuladas pelo conselho diretor do RI em todas as atividades e publicações do clube. • As marcas do Rotary não podem ser alteradas, modificadas ou obstruídas de nenhuma maneira.

PROJETE O SLIDE 31 Diretrizes para escolha de título

Diretrizes para escolha de título • Parque Centenário do Rotary Club de Mountain City • www.rotaryclubdequalquercidade.org

Ponto-chave • O título do clube deve ser colocado próximo e receber tanto destaque quanto as marcas do Rotary em logotipos do clube, nomes de domínio, websites do clube e nomes de projetos ou programas.

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 31 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Eventos

(15 minutos) das

às

Que eventos deverão ser planejados e promovidos durante seu mandato? PROJETE O SLIDE 32 Reuniões a ser planejadas

Reuniões a ser planejadas

Ponto-chave • É responsabilidade do presidente do clube planejar e conduzir

• • • • • •

Reuniões semanais de clube Assembleias de clube Reuniões do conselho diretor Visitas do governador assistente Visita oficial do governador de distrito Programa de capacitação de líderes de clube Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 32 Distrito XXXX

–– Reuniões semanais de clube –– Assembleias de clube –– Reuniões do conselho diretor –– Visitas do governador assistente –– Visita oficial do governador de distrito –– Programa de capacitação de líderes de clube

PROJETE O SLIDE 33 Eventos a ser promovidos

Eventos a ser promovidos • • • •

Ponto-chave • É responsabilidade do presidente de clube promover os seguinte encontros:

Convenção do RI Assembleia distrital Conferência distrital Seminário distrital da Fundação Rotária • Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social • Seminário distrital de capacitação Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 33 Distrito XXXX

–– Convenção do RI –– Eventos distritais: • Assembleia distrital • Conferência distrital • Seminário distrital da Fundação Rotária • Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social • Seminário distrital de capacitação

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Quem poderá ajudá-los a planejar e promover esses eventos?

OBSERVAÇõES

Pontos-chave • Os presidentes de clube podem designar um instrutor para assegurar-se de que o clube conte com um plano abrangente de treinamento. • O instrutor deve trabalhar com o presidente, o conselho diretor e as comissões do clube, bem como com o governador assistente, a comissão distrital de capacitação e o governador de distrito em busca de apoio e ideias.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 9 Responsabilidades do instrutor de clube

O que levarão em consideração no planejamento do programa das reuniões semanais? Como irão conduzir de maneira eficaz as reuniões semanais? PROJETE O SLIDE 34 Reuniões semanais

Reuniões semanais

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 34 Distrito XXXX

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

OBSERVAÇõES

Ponto-chave • Para assegurar-se da eficácia de suas reuniões semanais o presidente de clube deve –– Delegar a responsabilidade de organizar as reuniões à comissão de administração do clube. –– Determinar a programação com antecedência. –– Relacionar a programação a projetos e atividades do clube levando em consideração o calendário rotário. –– Incluir na programação atualizações sobre informações rotárias. –– Iniciar e encerrar a reunião pontualmente. –– Ter um plano de contingência para o caso de o programa proposto ser cancelado.

Que estratégias podem usar para desenvolver uma programação relevante, interessante e informativa? O que é uma assembleia de clube? Pontos-chave • Na assembleia de clube todos os sócios se reúnem para discutir atividades ou orientação de sócios. • Recomenda-se que anualmente sejam organizadas de quatro a seis assembleias de clube. • Novos sócios são incentivados a comparecer às assembleias de clube.

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Possíveis respostas

OBSERVAÇõES

—— Estabelecimento das metas anuais e de longo prazo. —— Projetos de prestação de serviços e atividades do clube. —— Estratégias de desenvolvimento do quadro social e de retenção de sócios. —— Comparecimento à conferência distrital e a outros eventos do distrito e do RI. —— Programas rotários. —— Qualquer assunto que tenha recebido destaque em fórum aberto.

O que é a visita oficial? PROJETE O SLIDE 35 Visita oficial

Pontos-chave • A visita oficial é feita pelo governador a cada Rotary Club do distrito. • Visitas oficiais podem ser feitas a cada clube individualmente ou a vários ao mesmo tempo no formato de reunião interclubes. • O propósito da visita oficial do governador é: –– Enfatizar tópicos importantes relativos ao Rotary. –– Dar a atenção necessária a clubes fracos ou em dificuldades. –– Motivar rotarianos a participar de atividades de prestação de serviços. –– Reconhecer as contribuições de rotarianos no distrito.

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Visita oficial • Enfatizar tópicos importantes relativos ao Rotary. • Dar a atenção necessária a clubes fracos ou em dificuldades. • Motivar rotarianos a participar de atividades de prestação de serviços. • Reconhecer contribuições extraordinárias de rotarianos. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 35 Distrito XXXX

Como irão preparar-se para a visita oficial?

OBSERVAÇõES

Possíveis respostas —— Informando os sócios sobre a visita nas reuniões semanais e no boletim do clube. —— Analisando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e estando capacitado para discuti-las durante a visita. —— Fazendo uma lista das questões, problemas e assuntos que possam ser tratados durante a visita. —— Organizando a entrega de prêmios ou reconhecimentos pelo governador ou governador assistente (por exemplo, outorga do título de Companheiro Paul Harris).

Que atividades seu clube pode realizar por ocasião da visita oficial? PROJETE O SLIDE 36 Atividades para a visita oficial

Atividades para a visita oficial

Possíveis respostas —— Cerimônia de inauguração —— Cerimônia de admissão de sócios

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 36 Distrito XXXX

—— Orientação de novos sócios —— Palestra de orientação a novos sócios —— Evento sobre a Fundação Rotária —— Reunião interclubes

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

A quem devem encaminhar suas dúvidas sobre como dirigir seu clube? PROJETE O SLIDE 37 Recursos

OBSERVAÇõES

Recursos

Pontos-chave • Entre os recursos que os ajudarão a administrar seu clube estão: –– Governador assistente –– Governador de distrito –– Representante da equipe de Suporte a Clubes e Distritos • A seção Administração de Clube do site www .rotary.org

Que outros recursos poderiam ser úteis?

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 37 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para contar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir-se à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 38 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 7 Resumo

Encerramento

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Folha-Tarefa 7: Resumo da sessão 3

OBSERVAÇõES

Observações

Administração do clube Aprendi...

Irei...

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Contatos

Folha-Tarefa 8: Lista de verificação de melhoresOBSERVAÇõES práticas em gerenciamento financeiro e de riscos Examine os itens da lista a seguir. Assinale os procedimentos adotados pelo seu clube e faça um círculo ao redor daqueles que gostaria que adotasse. Adicione outros procedimentos que seu clube adota, mas que não estão inclusos na lista.

Gerenciamento Financeiro Cadastrar o clube/distrito em órgão governamental, se exigido. Entregar anualmente a documentação fiscal do clube, se exigido por lei local ou federal. Abrir duas contas bancárias separadas para despesas operacionais e de obras de caridade e designar dois co-signatários para cada conta. Elaborar um orçamento e procurar segui-lo à risca (não deixe de monitorar os gastos levando em consideração o orçamento). Certificar-se de que o clube utilize um processo determinado para enviar contribuições à Fundação Rotária e pagamentos ao Rotary International. Conhecer e obedecer às leis que regulam a doação de fundos. Analisar anualmente o relatório financeiro feito por contador independente que não esteja ligado à administração dos fundos do clube e oferecer uma cópia de tal relatório a todos os sócios. Implementar um sistema no clube que garanta o aprendizado de melhores práticas e a transmissão destas aos novos líderes. Assegurar-se de que o clube tem uma base sólida e que é administrado de acordo com as leis locais. Trabalhar com o tesoureiro do clube de forma a garantir o bom funcionamento das operações referentes às finanças do clube. Assegurar-se de que o regimento interno recomendado para o Rotary Club delineia o processo de desembolso de fundos.

Gerenciamento de Riscos Limitar a responsabilidade jurídica pessoal do presidente do clube procurando antecipar os problemas e pensando como o presidente do clube responderia a eles e como possíveis despesas seriam pagas. Usar contratos escritos assinados e manter um arquivo destes durante vários anos após o evento. Buscar orientação jurídica local sempre que negociar contratos. Todo clube deve possuir seguro de proteção contra terceiros para cobrir suas atividades e operações, conforme apropriado localmente. Pedir ajuda a um agente de seguros na hora de escolher um seguro adequado ao clube.* * Clubes dos Estados Unidos e seus territórios têm oferecido seguro de proteção contra terceiros através de um programa providenciado pelo RI e pago pelos clubes participantes com a parcela de julho de suas quotas semestrais. Para mais informações acesse www.rotary.org e clique em Seguros. S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

Folha-Tarefa 9: Responsabilidades do instrutorOBSERVAÇõES de clube Para garantir que seu clube tenha acesso a um plano abrangente de treinamento, considere a possibilidade de nomear um instrutor de clube. O instrutor deve trabalhar com o presidente, o conselho diretor e as comissões do clube, bem como com o governador assistente, a comissão distrital de capacitação e o governador de distrito em busca de apoio e ideias. Preencha a seguinte avaliação para ajudá-lo a planejar seu ano de mandato com o instrutor de clube. Quais serão as tarefas do instrutor de clube? Planejar um programa mensal para os sócios. Fazer reuniões individuais ou em pequenos grupos com sócios novos e potenciais. Estabelecer um programa de mentores. Implementar um programa de formação de líderes. Ajudar no planejamento estratégico. Quem vai realizar o treinamento? Instrutor de clube Membros de comissão Sócios do clube Quando vai ser realizado o treinamento em seu clube? Durante as reuniões semanais Em assembleias de clube Durante o tempo livre dos sócios

S essão 3 : Administra ç ão do clu b e

Sugestões de responsabilidades do instrutor de clube: Conduzir um estudo para definir as necessidades dos sócios. Analisar as metas do clube para determinar o que os sócios precisam fazer.

OBSERVAÇõES

Planejar treinamento em resposta aos dois itens acima. Trabalhar com a comissão de desenvolvimento do quadro social para orientar novos sócios. Trabalhar com a mesma comissão para instruir sócios potenciais. Trabalhar com a comissão de administração do clube para planejar um programa semanal de instrução contínua para todos os sócios. Colaborar com a comissão da Fundação Rotária para instruir sócios sobre maneiras de arrecadar fundos e contribuir com a Fundação. Trabalhar com a comissão de relações públicas do clube para certificar-se de que os sócios sabem explicar o que é o Rotary. Preparar os novos líderes para o treinamento distrital.

S ess ã o 3: A dministra ç ã o do clu b e

OBSERVAÇõES

Sessão 4: Desenvolvimento do quadro social ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social. 2. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Desenvolvimento do quadro social 10 minutos Recrutamento 15 minutos Retenção 15 minutos Orientação 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 39. Título da sessão 4 40. Objetivos 41. Comissão de desenvolvimento do quadro social 42. Recrutamento de sócios 43. Retenção de sócios 44. Orientação de sócios 45. Recursos 46. Objetivos

Folhas-tarefa 10. Resumo 11. Estratégias de recrutamento de sócios 12. Estratégias de retenção de sócios

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões”, no início deste guia. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Peça que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes a esta sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Introdução

(5 minutos) das

às

PROJETE O SLIDE 39 Título da sessão 4

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Sessão 4:

Desenvolvimento do quadro social Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 39

• Informe aos participantes que eles usarão o que aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8. • Peça que consultem o resumo da sessão (folhatarefa 10) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PROJETE O SLIDE 40 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 10 Resumo

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

Objetivos 1. Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social. 2. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 40 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Desenvolvimento do quadro social

(10 minutos) das

às

Qual tem sido a abordagem do clube para aumentar o quadro social? Como seus clubes incentivam os sócios a contribuir ao desenvolvimento do quadro social? Pontos-chave • Um clube não pode existir nem crescer sem um quadro social estável. • Um quadro social estável aumenta o companheirismo no clube e faz com que este preste mais serviços. • Desenvolvimento do quadro social inclui: –– Recrutamento de sócios –– Retenção de sócios –– Organização de novos clubes –– Orientação

Que papel vocês desempenham no desenvolvimento do quadro social? Quais são as metas de seu clube para desenvolvimento do quadro social? Com quem poderão trabalhar para alcançar as metas do clube para aumento do quadro social? S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

PROJETE O SLIDE 41 Comissão de desenvolvimento do quadro social

Pontos-chave • Esta comissão é altamente importante ao alcance das metas nesta área. • Ela desenvolve e executa planos para recrutamento, retenção e orientação de sócios.

Como trabalharão com a comissão de desenvolvimento do quadro social do clube? Possíveis respostas —— Conversando com o presidente da comissão no início de seu mandato para avaliar as metas anuais correntes e as de longo prazo. —— Supervisionando o plano para desenvolvimento do quadro social. —— Garantindo a implementação de um programa de orientação para novos sócios e um programa de orientação contínua para os sócios atuais. —— Fornecendo recursos distritais e do RI para o desenvolvimento do quadro social.

Como analisarão a atual situação do seu clube no que se refere ao desenvolvimento do quadro social? Ponto-chave • Para determinar as necessidades de desenvolvimento do quadro social os presidentes de clube podem:

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

Comissão de desenvolvimento do quadro social • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube. • Desenvolver e executar planos para recrutamento, retenção e orientação de sócios. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 41 Distrito XXXX

–– Usar a seção de desenvolvimento do quadro social das Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (apêndice I) para avaliar a situação do clube e elaborar metas de desenvolvimento do quadro social.

OBSERVAÇõES

–– Analisar com o governador de distrito ou governador assistente o perfil do quadro social do clube nos últimos cinco anos. –– Fazer um levantamento das classificações e da diversidade do quadro social no começo do ano para garantir que o clube seja um reflexo da comunidade. –– Consultar Membership Development Best Practices Exchange (melhores práticas de desenvolvimento do quadro social) no site www.rotary .org para informações sobre atividades que geraram bons resultados em outros clubes. –– Acessar www.rotary.org para recursos de avaliação do clube.

Como as outras comissões de clube podem apoiar a comissão de desenvolvimento do quadro social? Possíveis respostas —— Comissão de relações públicas: aumentando a conscientização e projetando a imagem do clube para que atraia mais sócios. —— Comissão de projetos de prestação de serviços: planejando projetos e atividades que sejam do interesse dos rotarianos e ajudem a atrair mais sócios. —— Comissão de administração do clube: elaborando programações de reuniões semanais que visem orientar os sócios sobre o Rotary e que estejam voltadas a suas necessidades e interesses pessoais.

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Recrutamento

(15 minutos) das

às

Por que é importante recrutar novos sócios? PROJETE O SLIDE 42 Recrutamento de sócios

Recrutamento de sócios

Pontos-chave • Mais rotarianos significa mais prestação de serviços. • Novos rotarianos trazem idéias inovadoras, interesses renovados e energia. • O clube com um quadro social diversificado é mais atraente a sócios potenciais. • Novos sócios podem assumir papéis de liderança no clube.

Quem é responsável por identificar e trazer novos sócios ao clube? Que papel vocês desempenham no recrutamento de sócios?

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 42 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Possíveis respostas —— Liderar através do exemplo e recrutar um novo sócio. —— Estabelecer metas ambiciosas porém realistas. —— Realizar assembleia de clube com enfoque na importância do recrutamento. —— Promover participação no seminário distrital de desenvolvimento do quadro social.

O que o seu clube tem feito para diversificar o quadro social? Pontos-chave • Um quadro social que reflete a diversidade da comunidade leva em consideração os seguintes aspectos: –– Profissão –– Faixa etária –– Sexo –– Etnia • Um clube com boa representação dos profissionais da comunidade está em melhor posição para identificar e atender às necessidades locais.

Que desafios seus clubes encontram para atrair novos sócios?

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

Possíveis respostas —— Competição com outras prioridades, como trabalho e família. —— Falta de diversidade entre os sócios. —— Custo da associação. —— Conceitos errôneos sobre as responsabilidades do sócio. —— Falta de conscientização sobre o que o Rotary faz na comunidade.

Como poderão enfrentar tais desafios? Que estratégias usarão para atrair e recrutar novos sócios? Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização deste exercício. • Divida os participantes em pares ou em grupos de três ou quatro. • Se houver tempo, escreva as estratégias adicionais no flipchart.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 11 Estratégias de recrutamento de sócios

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Retenção

(15 minutos) das

às

Por que vocês não desistiram de ser sócios de seus clubes? Por que os demais sócios continuam nos seus clubes? PROJETE O SLIDE 43 Retenção de sócios

Retenção de sócios

Como seus clubes retêm novos sócios? Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 43 Distrito XXXX

Possíveis respostas —— Realizando sessões de orientação para novos sócios. —— Designando um mentor para cada novo sócio. —— Designando novos sócios para comissões e projetos. —— Oferecendo programas interessantes.

Como seus clubes retêm os sócios atuais? Possíveis respostas —— Designando todos os sócios para comissões e projetos. —— Cuidando para que o clube permaneça relevante. —— Convidando os rotarianos para participar de programa de formação de líderes. S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

Que papel vocês desempenham na retenção de sócios? Por que alguns sócios saem dos Rotary Clubs? Possíveis respostas —— Dificuldade de conciliar atividades rotárias e compromissos familiares e profissionais. —— Despesas relacionadas à associação ao Rotary Club. —— Falta de companheirismo. —— Reuniões mal estruturadas. —— Falta de projetos e programas que interessem aos sócios e que atendam às necessidades comunitárias. —— Circunstâncias inevitáveis, como mudança de casa.

Quais seriam algumas maneiras de aumentar a retenção de sócios? Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização deste exercício. • Divida os participantes em pares ou em grupos de três ou quatro. • Se houver tempo, escreva as estratégias adicionais no flipchart.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 12 Estratégias de retenção de sócios

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

As suas comunidades contam com um grupo de rotarianos potenciais para se associar a um novo clube?

OBSERVAÇõES

Pontos-chave • A organização de um novo clube permite que pessoas com horários não condizíveis aos dos clubes atuais possam se associar a um Rotary Club. • Se um clube tiver interesse em apadrinhar um novo clube o presidente deve: –– Pedir a assistência do governador ou da comissão distrital de desenvolvimento do quadro social para organização de um novo clube. –– Ajudar o representante do governador no planejamento e processo administrativo. –– Ajudar a planejar as reuniões e os projetos iniciais do novo clube. –– Auxiliar no envio dos relatórios exigidos pelo governador durante o primeiro ano do clube. –– Dar suporte ao clube durante os primeiros dois anos de existência.

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Orientação

(10 minutos) das

às

Por que é importante fazer da difusão de informações rotárias uma prioridade nos clubes? Ponto-chave • Orientação sobre o Rotary –– Mantém os sócios animados. –– Aumenta a retenção. –– Conscientiza sobre as atividades rotárias mundiais. –– Instila motivação e entusiasmo.

PROJETE O SLIDE 44 Orientação de sócios

Ponto-chave • A orientação de sócios é importante em todos os estágios da afiliação ao Rotary e envolve: –– Sócios potenciais –– Novos sócios –– Sócios atuais

Como poderão informar sócios potenciais sobre o Rotary? Pontos-chave • O sócio potencial deve ser informado sobre os fundamentos do Rotary e atividades do clube. • O sócio potencial deve ser informado sobre as expectativas, benefícios e obrigação da afiliação ao Rotary Club. 82

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

Orientação de sócios • Sócios potenciais • Novos sócios • Sócios atuais

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 44 Distrito XXXX

Por que é importante orientar os novos sócios?

OBSERVAÇõES

Possíveis respostas —— Sócios bem informados são mais propensos a participar das atividades do clube. —— Sócios bem informados obtêm mais sucesso no recrutamento de novos sócios. —— Sócios bem informados têm ideias criativas e lideram iniciativas.

Qual é o plano de seus clubes para orientar novos sócios e sócios que já estavam no clube? Para onde encaminham os sócios que têm dúvidas sobre quadro social? PROJETE O SLIDE 45 Recursos

Recursos

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 45 Distrito XXXX

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

Pontos-chave • Recursos para desenvolvimento do quadro social: –– Governador assistente –– Comissão distrital de desenvolvimento do quadro social –– Coordenadores Regionais do Quadro Social do RI (RRIMCs) –– Divisão de Desenvolvimento do Quadro Social, na sede mundial do RI • Publicações úteis: –– Guia para Desenvolvimento do Quadro Social –– Ferramentas de Avaliação do Clube (somente na web, complementa o Guia para Desenvolvimento do Quadro Social) –– Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para Clubes –– Membership Video Set (kit de vídeos sobre o quadro social) –– Noções Básicas do Rotary (595-PT)

Que outros recursos poderiam ser úteis?

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes que contem a pessoa ao lado ou ao grupo inteiro algo que aprenderam e uma medida que implementarão como resultado desta sessão • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 46 Objetivos

Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 10 Resumo

Encerramento

1. Guiar o distrito no estabelecimento de metas de desenvolvimento do quadro social. 2. Elaborar estratégias para recrutamento, retenção e orientação de sócios. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 46 Distrito XXXX

S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

Folha-Tarefa 10: Resumo da sessão 4

OBSERVAÇõES

Observações

Desenvolvimento do quadro social Aprendi...

Irei...

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

Contatos

Folha-Tarefa 11: Estratégias de recrutamento de sócios OBSERVAÇõES Veja na lista abaixo as estratégias de recrutamento que gostaria de implementar, acrescentando outras nas linhas em branco se quiser. Website do clube. Manter um site na internet, de modo a promover o clube e ganhar credibilidade entre os sócios potenciais mais jovens. Enfatizar a responsabilidade dos rotarianos de identificar, convidar e propor novos sócios, homenageando os rotarianos que indicam novos sócios. Fazer pesquisa entre os sócios para identificar pessoas de seu conhecimento que possam ter interesse de se associar ao clube. Utilize o Levantamento de 25 Minutos sobre o Quadro Social, uma das Ferramentas de Avaliação do Clube, disponível em www.rotary.org. Ter uma meta clara relativa ao quadro social, a qual deve ser levada ao conhecimento de todos os sócios. Realizar assembleia de clube para discutir como e onde encontrar novos sócios. Sugerir à comissão de desenvolvimento do quadro social do clube que realize sessões informativas nas quais os sócios possam explanar aos sócios potenciais acerca dos benefícios e responsabilidades da associação ao clube. Convidar para se associar à organização pessoas que representem a diversidade da comunidade, de modo a compor um quadro social com integrantes de várias profissões, faixas etárias e etnias, bem como de ambos os sexos. Procure admitir os novos sócios em grupos de três. Acessar a seção Membership (Sócios) no site www.rotary.org para informar-se sobre estratégias bem-sucedidas empregadas por outros clubes. Utilizar os projetos de prestação de serviços à comunidade para identificar e engajar sócios potenciais. Tais projetos são essenciais ao desenvolvimento dos trabalhos de relações públicas e ajudam a projetar uma imagem positiva do Rotary na comunidade. Procurar familiarizar-se com os novos líderes empresariais e comunitários. Realizar cerimônias de admissão para novos sócios, dando destaque a novos rotarianos no boletim do clube ou na reunião semanal. Liderar por meio de exemplo, incentivando líderes de clube, particularmente aqueles responsáveis pelo desenvolvimento do quadro social, a trazer um novo sócio no primeiro mês do ano rotário. Oferecer redução, ou isenção, do pagamento de quotas per capita aos novos sócios que tiverem menos de 40 anos durante os dois primeiros anos de afiliação ao clube. Mudar o horário das reuniões semanais de modo a acomodar profissionais que trabalham fora da área. Se sentir que há interesse, falar com o governador sobre a possível organização de um novo clube. Convidar cônjuges e parentes dos rotarianos do clube para se afiliar ao Rotary.

Estratégias adicionais de recrutamento S ess ã o 4: D esenv olv imento do q u adro social

Folha-Tarefa 12: Estratégias de retenção de sócios OBSERVAÇõES Veja na lista abaixo as estratégias de retenção que gostaria de implementar, acrescentando outras da nas linhas em branco se quiser. Convidar os rotarianos a se envolver pessoalmente em projetos e atividades do clube. Incentivar a participação do clube em serviços comunitários e programas da Fundação Rotária. Realizar reuniões semanais significativas para os sócios. Explicar aos sócios a relevância e eficácia dos projetos. O Questionário de Satisfação do Sócio e o Questionário para os Sócios que Solicitaram Baixa ajudam o clube a identificar seus pontos fortes e fracos. Os questionários encontram-se nas Ferramentas de Avaliação do Clube, em www.rotary.org. Realizar pelo menos quatro reuniões de clube por ano para abordar assuntos relacionados a orientação continuada. Participar de reuniões interclubes para discutir assuntos referentes a orientação continuada. Participar de eventos e reuniões distritais. Conduzir programa de formação de líderes no clube. Incentivar os rotarianos a ler materiais relacionados a orientação continuada, como as cartas mensais do governador e as revistas rotárias. Oferecer isenção temporária do pagamento das quotas per capita aos sócios que estejam passando por dificuldades financeiras. Incluir matérias sobre desenvolvimento do quadro social no boletim do clube

Estratégias adicionais de recrutamento

S essão 4 : Desenv olv imento do q u adro social

OBSERVAÇõES

Sessão 5: Projetos de prestação de serviços ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços. 2. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Projetos de prestação de serviços 30 minutos Equilíbrio nas atividades do clube 20 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 47. Título da sessão 5 48. Objetivos 49. Lema do Rotary 50. Etapas de projetos eficazes 51. Comissão de projetos de prestação de serviços 52. Necessidades da comunidade 53. Programas do RI e da Fundação Rotária 54. Pontos a considerar 55. Recursos 56. Objetivos

Folhas-tarefa 13. Resumo 14. Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube 15. Programas do RI e da Fundação Rotária

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 47 Título da sessão 5

(5 minutos) das

às

Sessão 5: Projetos de prestação de serviços

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 47

• Lembre aos participantes que aplicarão os conceitos aprendidos nesta sessão ao elaborar metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8. • Peça que consultem o resumo da sessão (folhatarefa 13) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 13 Resumo

PROJETE O SLIDE 48 Objetivos

Objetivos 1. Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços. 2. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 48 Distrito XXXX

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

OBSERVAÇõES

Projetos de prestação de serviços

(30 minutos) das

às

Lembrete ao instrutor • Faça a pergunta a seguir para avaliar o conhecimento e a experiência dos participantes, implementando os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem aqui tem um plano estratégico para seu clube? PROJETE O SLIDE 49 Lema do Rotary

Lema do Rotary Dar de Si Antes de Pensar em Si

Pontos-chave • O lema principal do Rotary é “Dar de Si Antes de Pensar em Si”.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 49 Distrito XXXX

• Todo rotariano é responsável por encontrar maneiras de aprimorar a qualidade de vida na comunidade e em todo o mundo através da implementação de projetos de prestação de serviços.

O que seus clubes farão para conduzir bons projetos de prestação de serviços? PROJETE O SLIDE 50 Etapas de projetos eficazes

Etapas de projetos eficazes • Conduzir avaliação para identificação das necessidades da comunidade. • Desenvolver um plano. • Implementar o projeto. • Avaliar o projeto. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 50 Distrito XXXX

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

Ponto-chave

OBSERVAÇõES

• Para o projeto ter sucesso é preciso: –– Conduzir levantamento das necessidades da comunidade para identificar as carências mais prementes. –– Desenvolver um plano para assegurar o êxito do projeto. –– Implementar o projeto de prestação de serviços. –– Avaliar os desafios e os sucessos dos projetos atuais, como base para o planejamento de projetos futuros.

Pensem sobre algum projeto de prestação de serviços implementado com êxito por seu clube. O que contribuiu para o sucesso? Qual é o seu papel nos esforços de prestação de serviços do clube? Com quem trabalhará na implementação dos projetos de prestação de serviços do clube? PROJETE O SLIDE 51 Comissão de projetos de prestação de serviços

Pontos-chave • A comissão de projetos de prestação de serviços é o principal recurso do clube para implementação de projetos bem-sucedidos.

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

Comissão de projetos de prestação de serviços • Auxilia na eficácia dos projetos. • Planeja e conduz projetos de prestação de serviços que atendam às necessidades da comunidade local e de outros países.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 51 Distrito XXXX

• Ela planeja e conduz projetos de prestação de serviços que atendam às necessidades da comunidade local e de outros países.

OBSERVAÇõES

Que outras comissões de clube apoiam projetos de prestação de serviços? Possíveis respostas —— Comissão de relações públicas: desenvolvendo atividades de reconhecimento aos esforços de prestação de serviços comunitários. —— Comissão de desenvolvimento do quadro social: promovendo a participação de todos os sócios do clube. —— Comissão da Fundação Rotária: identificando projetos elegíveis a subsídios da Fundação.

Quem pode auxiliar na implementação desses projetos? Possíveis respostas —— Rotarianos, familiares e amigos —— Organizações comunitárias —— Ex-participantes de programas da Fundação Rotária —— Participantes dos programas Intercâmbio de Jovens e do RYLA —— Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário —— Interact e Rotaract Clubs —— Outros Rotary Clubs

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

OBSERVAÇõES

Como os clubes podem determinar as necessidades da comunidade? PROJETE O SLIDE 52 Necessidades da comunidade

Pontos-chave • A avaliação das necessidades considera a situação econômica, nível educacional, perfil demográfico e condições políticas da comunidade. • O contato com líderes comunitários como educadores, assistentes sociais, agentes governamentais e religiosos fornece bastante informação sobre as carências da comunidade.

Lembrete ao instrutor • Peça que consultem o capítulo 5 do Manual do Presidente do Clube para informações detalhadas sobre como conduzir avaliações e levantamento de necessidades.

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

Necessidades da comunidade • • • • •

Situação econômica Localização geográfica Níveis de educação Perfil demográfico Condições políticas

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 52 Distrito XXXX

OBSERVAÇõES

Equilíbrio nas atividades do clube

(20 minutos) das

às

Como poderão planejar projetos de prestação de serviços que apoiam o Objetivo do Rotary? Pontos-chave • O planejamento de projetos que enfatizam as Avenidas de Serviços mostra que o clube está se esforçando para alcançar o Objetivo do Rotary. • Via de regra os projetos englobam mais de uma Avenida de Serviços.

Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para realização deste exercício. • Peça que trabalhem em pares. • Peça que contem suas ideias ao restante do grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 14 Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube

Cite um exemplo de projeto de prestação de serviços que atende a necessidades em mais de uma Avenida de Serviços. Vocês já participaram de um projeto internacional de prestação de serviços? S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

Como o clube pode participar de um projeto internacional de prestação de serviços?

OBSERVAÇõES

Ponto-chave • Os clubes podem utilizar as seguintes estratégias para participar de um projeto de prestação de serviços: –– Pesquisar o banco de dados ProjectLINK em www.rotary.org. –– Contatar a comissão distrital da Fundação Rotária ou de Serviços à Comunidade Mundial. –– Estabelecer contatos com rotarianos em eventos distritais e internacionais.

Que programas do RI e da Fundação Rotária podem ser usados pelos clubes em apoio a seus projetos de prestação de serviços? PROJETE O SLIDE 53 Programas do RI e da Fundação Rotária

Programas do RI e da Fundação Rotária

Lembretes ao instrutor • Dê 5 minutos para a realização deste exercício. • Peça que trabalhem em pares. • Peça que contem suas idéias ao restante do grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 15 Programas do RI e da Fundação Rotária

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 53 Distrito XXXX

O que deve ser considerado ao avaliar a eficácia dos projetos do clube? PROJETE O SLIDE 54 Pontos a considerar

OBSERVAÇõES

Pontos a considerar

Ponto-chave • As perguntas a seguir ajudam a avaliar a eficácia do projeto:

• O projeto atendeu às necessidades comunitárias? • Contou com a participação de todos os sócios? • O projeto teve cobertura da mídia? • O clube pôde atender às demandas financeiras do projeto? Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 54 Distrito XXXX

–– O projeto atendeu às necessidades comunitárias? –– Os sócios e membros da comunidade tiveram oportunidade de participar? –– O projeto teve cobertura da mídia? –– O clube pôde atender às demandas financeiras do projeto?

Para onde pode encaminhar sócios que tenham perguntas sobre planejamento, implementação e avaliação de projetos de prestação de serviços? PROJETE O SLIDE 55 Recursos

Recursos

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 55 Distrito XXXX

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

Pontos-chave • Entre os recursos para projetos de prestação de serviços temos: –– Comissão distrital de programas –– Grupos de Apoio do RI –– Funcionários do departamento de programas • Publicações úteis aos clubes: –– Comunidades em Ação, e Guia sobre Oportunidades para Prestação de Serviços –– Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade (apenas na web) –– ProjectLINK em www.rotary.org –– Projetos Internacionais de Prestação de Serviços, folheto –– Menção Presidencial, folheto

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 56 Objetivos

Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 13 Resumo

Encerramento

1. Identificar as etapas de projetos eficazes de prestação de serviços. 2. Procurar o equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 56 Distrito XXXX

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

Folha-Tarefa 13: Resumo da sessão 5

OBSERVAÇõES

Observações

Projetos de prestação de serviços Aprendi...

Irei...

100

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

Contatos

Folha-Tarefa 14: Equilíbrio nas atividades de prestação OBSERVAÇõES de serviços do clube Clubes eficazes procuram alcançar o Objetivo do Rotary, conduzindo atividades em cada uma das Avenidas de Serviços. A tabela abaixo apresenta três exemplos de atividades de clube. Assinale os campos indicando as Avenidas de Serviços correspondentes a cada um dos exemplos de atividades de clube.

OBJETIVO DO ROTARY

AVENIDAS DE SERVIÇOS

ATIVIDADES DO CLUBE

O Objetivo do Rotary é estimular e fomentar o ideal de servir, como base de todo empreendimento digno, promovendo e apoiando:

As Avenidas de Serviços foram estabelecidas na década de 20 para ajudar os rotarianos a compreender o Objetivo do Rotary.

Pintar o exterior da biblioteca local juntamente com estudantes do ensino médio.

PRIMEIRO. O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir.

Os Serviços Internos enfatizam o fortalecimento do companheirismo e o bom funcionamento do clube.

SEGUNDO. O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de ética profissional.

Os Serviços Profissionais incentivam os rotarianos a servir através de suas profissões e a aderir a altos padrões éticos.

TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada.

Os Serviços à Comunidade abrangem projetos e atividades de clube voltados à melhoria da qualidade de vida.

QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando à consolidação das boas relações, da cooperação e da paz entre as nações.

Os Serviços Internacionais referem-se a medidas tomadas para expandir o âmbito das atividades humanitárias implementadas pelo Rotary em todo o mundo e para promover a paz e a compreensão mundial.

Realizar campanha de angariação de fundos para projeto internacional de assistência a vítimas de calamidades.

Participar de apresentação sobre profissões na escola local de ensino médio.

Que outros projetos considera que ajudariam a equilibrar a prestação de serviços em seu clube?

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

101

Folha-Tarefa 15: Programas do RI e da Fundação Rotária OBSERVAÇõES Marque na lista de programas do RI e da Fundação aqueles dos quais seu clube está participando no momento ou pretende participar no futuro.

O CLUBE TEM O CLUBE ATUALMENTE INTERESSE EM PARTICIPA PARTICIPAR

Programa Serviços à Comunidade — o programa de Serviços à Comunidade visa suprir as necessidades das comunidades locais. Interact — clube de prestação de serviços para jovens de 14 a 18 anos de idade. Rotaract — clube de prestação de serviços para jovens de 18 a 30 anos de idade, patrocinado por um Rotary Club. Grupos Rotarianos em Ação — grupos de rotarianos, cônjuges e rotaractianos que se juntam em projeto internacional relacionado a um tópico específico. Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDC) — grupo de prestação de serviços constituído de adultos nãorotarianos, patrocinado pelo Rotary Club local. Grupos de Companheirismo — compostos de rotarianos, seus cônjuges e rotaractianos com interesses profissionais ou recreativos afins. Intercâmbio Rotário da Amizade — rotarianos e familiares ficam hospedados na residência de rotarianos de outro país, o que pode resultar na formação de amizades e parceria em projetos. Voluntários do Rotary — programa que oferece a rotarianos e outros profissionais oportunidades para prestar serviços e consultoria a projetos que necessitam de assistência. Intercâmbio de Jovens — programa que promove a compreensão e paz internacional entre estudantes de 15 a 19 anos de idade. Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA) — programa de treinamento para jovens, com ênfase na capacidade de liderança, exercício da cidadania e crescimento pessoal. Serviços Profissionais — incentivam os rotarianos a seguir altos padrões éticos e utilizar seus conhecimentos e habilidades profissionais em benefício de outros. Serviços à Comunidade Mundial (SCM) — projeto conjunto de Rotary Clubs de dois ou mais países para prestação de serviços.

102

S essão 5 : P ro j etos de prestaç ã o de ser v i ç os

OBSERVAÇõES O CLUBE TEM O CLUBE ATUALMENTE INTERESSE EM PARTICIPA PARTICIPAR

Programa Programa de Subsídios Humanitários — apoia clubes e distritos à medida que estes implementam projetos humanitários e de prestação de serviços. Programas Educacionais — promovem a paz ao por meio da compreensão entre as pessoas através de contatos, amizades, estudos e intercâmbio cultural. Programa Pólio Plus — apoia os esforços globais de erradicação da pólio.

S ess ã o 5: Projetos de presta ç ã o de ser v i ç os

103

Distritos não-participantes

OBSERVAÇõES

Sessão 6: Fundação Rotária ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária. 2. Compreender como apoiar os programas da Fundação. 3. Liderar seus clubes no estabelecimento das metas de captação de recursos à Fundação. 4. Entender o Plano Visão de Futuro.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Programas da Fundação Rotária 20 minutos Apoio à Fundação Rotária 20 minutos Plano Visão de Futuro 10 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 57. Título da sessão 6 58. Objetivos 59. Fazendo o Bem no Mundo 60. Programas da Fundação Rotária 61. Comissão da Fundação Rotária 62. Apoio financeiro à Fundação Rotária 63. Todos os Rotarianos, Todos os Anos 64. Benefícios do Plano Visão de Futuro

65. Dois tipos de subsídio 66. Áreas de enfoque 67. Cronograma do Plano Visão de Futuro 68. Recursos do Plano Visão de Futuro 69. Recursos 70. Objetivos

Folhas-tarefa 16. Resumo 17. Programas da Fundação Rotária

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “Como utilizar o roteiro das sessões”, no início deste guia. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que possível apropriados relacionados ao distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

105

Distritos não-participantes Introdução PROJETE O SLIDE 57 Título da sessão 6

OBSERVAÇõES (5 minutos) das

às

Sessão 6: Fundação Rotária

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 57

• Informe aos participantes que eles usarão o que aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas de desenvolvimento do quadro social durante a sessão 8. • Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão (folha-tarefa 16) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 16 Resumo

PROJETE O SLIDE 58 Objetivos

Objetivos 1. Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária. 2. Compreender como apoiar os programas da Fundação. 3. Guiar os clubes no estabelecimento de metas de captação de recursos à Fundação. 4. Compreender o Plano Visão de Futuro. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 58 Distrito XXXX

106

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Distritos não-participantes Programas da Fundação Rotária

OBSERVAÇõES (20 minutos) das

às

Lembrete ao instrutor • Faça a pergunta a seguir para avaliar o conhecimento e a experiência dos participantes, implementando os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem gostaria de relatar uma experiência como um programa da Fundação Rotária? Lembretes ao instrutor • Se perceber que os presidentes eleitos não estão à vontade para contar histórias pessoais, preparese para contar sua própria história pessoal.

PROJETE O SLIDE 59 Fazendo o Bem no Mundo

Fazendo o Bem no Mundo

Pontos-chave • A missão da Fundação Rotária do Rotary International é capacitar os rotarianos para promover a boa vontade, paz e compreensão mundial por meio de apoio a iniciativas de melhoria da saúde, da educação e do combate à pobreza. O lema da Fundação Rotária é Fazer o Bem no Mundo.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 59 Distrito XXXX

• Os programas da Fundação Rotária dependem de doações de rotarianos e de outros indivíduos que compartilham a visão de construção de um mundo melhor.

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

107

Distritos não-participantes PROJETE O SLIDE 60 Programas da Fundação Rotária

OBSERVAÇõES Programas da Fundação Rotária

Pontos-chave • A Fundação Rotária possui três programas principais: –– Programa Pólio Plus –– Programas Educacionais –– Programa de Subsídios Humanitários • Cada programa de subsídio tem critérios específicos e formulários de inscrição próprios, os quais podem ser obtidos acessando o Catálogo (019-PT) no site do RI ou solicitando à comissão distrital da Fundação Rotária.

Lembretes ao instrutor • Dê 15 minutos para a realização desta atividade. • Peça aos participantes que analisem a folhatarefa 17 por dois ou três minutos. Peça que escolham um dos três programas da Fundação que gostariam de discutir. Forme três grupos com base nessas escolhas. • Dê 10 minutos para cada grupo responder as perguntas correspondentes ao programa que escolheram. • Nos últimos 5 ou 7 minutos da atividade, cada grupo deve relatar o que discutiu.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 17 Programas da Fundação Rotária

108

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 60 Distrito XXXX

Distritos não-participantes Com quem trabalharão para o alcance das metas do clube relacionadas à Fundação? PROJETE O SLIDE 61 Comissão da Fundação Rotária

Pontos-chave • A comissão da Fundação Rotária é o principal recurso para ajudar o clube a alcançar suas metas referentes à Fundação.

OBSERVAÇõES

Comissão da Fundação Rotária • Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube. • Orientar rotarianos sobre a Fundação Rotária. • Desenvolver e executar planos para contribuir financeiramente à Fundação Rotária e participar de seus programas. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 61 Distrito XXXX

• A comissão ajuda a informar os rotarianos sobre a Fundação Rotária. • Além disso, desenvolve e executa planos para contribuir financeiramente à Fundação Rotária e participar de seus programas.

Como pretendem apoiar a comissão da Fundação Rotária do seu clube? Possíveis respostas —— Reúna-se com o presidente da comissão da Fundação Rotária do clube no início de seu mandato para avaliar as metas anuais correntes e as de longo prazo. —— Ajude a incentivar a participação do clube nos programas da Fundação Rotária. —— Apoie os programas da Fundação Rotária que oferecem oportunidades para envolvimento dos sócios e retenção do quadro social.

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

109

Distritos não-participantes —— Incentive os sócios a efetuar doações. —— Identifique os recursos disponíveis para favorecer a participação do clube nos programas da entidade. —— Certifique-se de que a comissão do clube está trabalhando com a comissão distrital da Fundação Rotária.

110

S essão 6 : F unda ç ão R otária

OBSERVAÇõES

Distritos não-participantes Apoio aos programas da Fundação Rotária PROJETE O SLIDE 62 Financiamento da Fundação

OBSERVAÇõES (20 minutos) das

às

Financiamento da Fundação FDUC

Pontos-chave

Financia/ programas da Fundação

Contribuições de rotarianos

Fundo Mundial

• O Pólio Plus é o programa corporativo do RI e apoia atividades de imunização chanceladas pelo Rotary International e os demais parceiros da Iniciativa Global de Erradicação da Pólio, que são a Organização Mundial da Saúde, o Unicef e o Centro Norte-Americano de Controle e Prevenção de Doenças.

Retorno de investimentos

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 62 Distrito XXXX

• O Fundo Anual para Programas e o Fundo Permanente são as principais fontes de financiamento dos programas da Fundação Rotária. • Contribuições ao Fundo Anual para Programas são investidas por três anos, sendo que os ganhos com este ciclo de investimento são usados para cobrir despesas administrativas. • As contribuições dos distritos em determinado ano rotário são divididas igualmente entre o Fundo Distrital de Utilização Controlada e o Fundo Mundial. • Os distritos podem utilizar o Fundo Distrital de Utilização Controlada para participar de programas da Fundação de sua escolha. • O Fundo Mundial financia programas dos quais todos os distritos podem participar, como Intercâmbio de Grupos de Estudos e Subsídios Equivalentes. • O Fundo Permanente é o fundo de dotações da entidade, através do qual o principal é mantido e uma porção dos rendimentos de cada ano é usada para financiar programas da entidade.

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

111

Distritos não-participantes O que farão para que os sócios contribuam aos três fundos?

OBSERVAÇõES

Lembretes ao instrutor • Analise o formulário Metas do Clube quanto a Captação de Recursos. Uma cópia deste foi incluída para os presidentes eleitos nos materiais do PETS enviados aos governadores eleitos. • Presidentes eleitos de clube informam o governador eleito por meio deste formulário as metas do clube para o Fundo Anual para Programas Pólio Plus e Fundo Permanente. • Os formulários devem ser submetidos durante este seminário ou em data determinada pelo governador eleito.

O que a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos significa para o seu clube? PROJETE O SLIDE 63 Todos os Rotarianos, Todos os Anos

Todos os Rotarianos, Todos os Anos

Possíveis respostas —— Todo rotariano encaminha doações anualmente ao Fundo Anual para Programas. —— Toda criança merece aprender a ler e escrever. —— Toda comunidade deve ter água potável. —— Todos têm o direito de viver em um mundo sem pólio.

112

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 63 Distrito XXXX

Distritos não-participantes Qual é o seu papel no que se refere à iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos?

OBSERVAÇõES

Possíveis respostas —— Doar à Fundação Rotária no início do ano rotário. —— Incentivar cada sócio do clube a doar anualmente. —— Informar os sócios sobre como suas doações ao Fundo Anual para Programas apoiam os programas da Fundação que promovem o bem no mundo. —— Homenagear rotarianos que apoiam a Fundação Rotária.

Como seus clubes arrecadarão fundos para combater a pólio? Pontos-chave • A meta global de doação ao Fundo Anual para Programas tem por base as metas dos clubes. • Para estabelecer uma meta desafiadora de arrecadação ao Fundo Anual para Programas, os presidentes eleitos devem analisar as doações anteriores do clube à Fundação. • A meta do Fundo Anual para Programas é também a promessa dos rotarianos de fazer deste um mundo melhor.

Os clubes já definiram as metas para arrecadação de fundos?

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

113

Distritos não-participantes Porque é importante exercer responsabilidade fiduciária nas verbas da Fundação? Pontos-chave • Os fundos que apoiam os subsídios da Fundação Rotária foram doados por companheiros rotarianos. • Participantes de projetos de Subsídios Humanitários devem administrar de maneira correta e transparente os fundos recebidos da Fundação Rotária. • Responsabilidade fiduciária inclui um bom planejamento do projeto, entrega de inscrições, envolvimento de rotarianos, transparência em todas as transações financeiras e elaboração de relatórios acurados. • O uso apropriado das verbas da Fundação ajuda a projetar a imagem da entidade como sendo uma organização idônea e eficaz.

Como o seminário distrital da Fundação Rotária pode ajudar seu clube a alcançar as metas referentes à Fundação? Ponto-chave • O seminário distrital da Fundação Rotária oferece oportunidade de –– Compartilhar as metas para o ano entrante. –– Aprender sobre recursos e ferramentas que ajudam a motivar os rotarianos nos clubes a apoiar a Fundação Rotária. –– Compreender a importância de colaborar financeiramente com os programas da Fundação. 114

S essão 6 : F unda ç ão R otária

OBSERVAÇõES

Distritos não-participantes Plano Visão de Futuro

OBSERVAÇõES (10 minutos) das

às

O que sabem sobre o Plano Visão de Futuro da Fundação Rotária? PROJETE O SLIDE 64 Benefícios do Plano Visão de Futuro

Pontos-chave • A Fundação Rotária está testando um novo modelo de subsídios viável para o segundo século da entidade.

Benefícios do Plano Visão de Futuro • Simplificar os processos. • Expandir as oportunidades de prestação de serviços. • Aumentar o senso de propriedade entre os rotarianos com relação à Fundação Rotária. • Impactar os subsídios, que passarão a ser concentrados nas áreas de enfoque. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 64 Distrito XXXX

• O novo modelo irá: –– Simplificar os processos. –– Expandir as oportunidades de prestação de serviços. –– Aumentar o senso de propriedade entre os rotarianos com relação à Fundação Rotária. –– Impactar os subsídios, que passarão a ser concentrados nas áreas de enfoque.

PROJETE O SLIDE 65 Dois tipos de subsídio

Ponto-chave • De acordo com o Plano Visão de Futuro haverá dois tipos de subsídios:

Dois tipos de subsídio • Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam apoiar projetos de menor porte locais ou internacionais. • Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam apoiar projetos autosustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 65 Distrito XXXX

–– Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam apoiar projetos de menor porte locais ou internacionais. Os distritos poderão usar até 50% do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) em cada ano rotário e administrarão a verba sem interferência da Fundação.

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

115

Distritos não-participantes

OBSERVAÇõES

–– Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque. Estes fundos serão administrados pela Fundação, tal como acontece no atual sistema de subsídios.

PROJETE O SLIDE 66 Áreas de enfoque

Ponto-chave • Os Subsídios Globais da Fundação destinam-se a seis áreas:

Áreas de enfoque • • • • • •

Paz e prevenção/resolução de conflitos Prevenção e tratamento de doenças Recursos hídricos e saneamento Saúde materno-infantil Educação básica e alfabetização Desenvolvimento econômico e comunitário Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 66 Distrito XXXX

–– Paz e prevenção/resolução de conflitos –– Prevenção e tratamento de doenças –– Recursos hídricos e saneamento –– Saúde materno-infantil –– Educação básica e alfabetização –– Desenvolvimento econômico e comunitário

PROJETE O SLIDE 67 Cronograma do Plano Visão de Futuro

Cronograma do Plano Visão de Futuro 2010-11 2010-11

2011-12 011-12

2012-13 2012-13

2013-14

Ponto-chave • O Plano Visão de Futuro será implementado como segue: –– 2010-11: Início da outorga dos subsídios a cerca de 100 distritos participantes da fase experimental de três anos. –– 2011-12: Subsídios continuam a ser outorgados aos distritos participantes. Tem início a fase de descontinuidade dos programas atuais da Fundação.

116

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 67 Distrito XXXX

Distritos não-participantes –– 2012-13: Subsídios continuam a ser outorgados aos distritos participantes. O modelo de subsídios começa a ser ajustado com base no feedback dado pelos distritos participantes. Qualificação e treinamento de todos os distritos.

OBSERVAÇõES

–– 2013-14: Os novos subsídios passam a ser outorgados no mundo inteiro e os programas antigos da Fundação que ainda estão em existência serão descontinuados.

PROJETE O SLIDE 68 Recursos do Plano Visão de Futuro Ponto-chave • Para mais informações envie e-mail para newgrantspilot@rotary.org e leia as páginas do site www.rotary.org/pt/aboutus/therotary foundation/futurevision.

Recursos do Plano Visão de Futuro • Visite: www.rotary.org/pt/aboutus/therotar yfoundation/futurevision • ou envie e-mail a: newgrantspilot@rotary.org

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 68 Distrito XXXX

Para onde poderão encaminhar os sócios para que suas perguntas sobre a Fundação Rotária sejam respondidas? PROJETE O SLIDE 69 Recursos

Recursos contact.center@rotary.org

Pontos-chave • Entre os recursos da Fundação Rotária temos: –– Comissão distrital da Fundação Rotária

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 69 Distrito XXXX

–– Coordenador regional da Fundação Rotária –– Funcionários da Fundação Rotária na sede mundial do RI

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

117

Distritos não-participantes • Publicações úteis aos clubes: –– Fundação Rotária — Guia de Referência –– Todos os Rotarianos, Todos os Anos — Kit Sucesso

Que outros recursos poderiam ser úteis?

118

S essão 6 : F unda ç ão R otária

OBSERVAÇõES

Distritos não-participantes Revisão

OBSERVAÇõES (5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça que contem algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 70 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 16 Resumo

Encerramento

Objetivos 1. Identificar os principais programas e atividades da Fundação Rotária. 2. Compreender como apoiar os programas da Fundação. 3. Guiar o cllube no estabelecimento de metas da Fundação. 4. Compreender o Plano Visão de Futuro. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 70 Distrito XXXX

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

119

Distritos não-participantes

Distritos não-participantes Folha-Tarefa 16: Resumo da sessão 6

OBSERVAÇõES

Observações

Fundação Rotária Aprendi...

Irei...

120

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Contatos

Distritos não-participantes

Distritos não-participantes Folha-Tarefa 17: Programas da Fundação Rotária OBSERVAÇõES Examine as informações apresentadas a seguir sobre cada programa da Fundação Rotária. Discuta as perguntas abaixo com seu grupo.

PÓLIO PLUS Subsídios Pólio Plus

Apoiam atividades de imunização organizadas pelo Rotary e por seus parceiros da Iniciativa Global de Erradicação da Pólio — Organização Mundial da Saúde, Unicef e Centro Norte-Americano de Controle e Prevenção de Doenças — informando os rotarianos sobre o andamento dos trabalhos, incentivando a cobertura da mídia, participando dos Dias Nacionais de Imunização e fornecendo recursos em regiões de risco ou onde a poliomielite prevalece.

1. Se seu clube jamais apoiou o Pólio Plus, o que poderia fazer para conhecer mais este programa?

2. De que maneiras poderá aumentar a conscientização sobre erradicação da pólio em seu clube e na comunidade?

3. Qual será sua meta em benefício do Pólio Plus este ano?

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

121

Distritos não-participantes PROGRAMAS EDUCACIONAIS

Distritos não-participantes Fornecem diferentes bolsas de estudos para estudantes do ensino superior Bolsas Educacionais OBSERVAÇõES e de pós-graduação, e também a profissionais com interesse de trabalhar no exterior em prol da compreensão internacional.

Intercâmbio de Grupos de Oferecem oportunidades de intercâmbio cultural e profissional a homens Estudos (IGE) e mulheres de 25 a 40 anos de idade em início de carreira. O programa oferece subsídios para a viagem de equipes que visitam áreas emparceiradas de diferentes países. Possibilitam o envio de bolsistas para estudar em um dos Centros Rotary Bolsas Rotary pela Paz Mundial de Estudos Internacionais em programas de mestrado sobre paz, resolução de conflitos e relações internacionais. É possível obter certificado de três meses de estudos na Chulalongkorn University, em Bangcoc, Tailândia. 1. Como irá identificar doadores potenciais na comunidade?

2. Que processo seu clube segue para selecionar candidatos a um programa?

3. Como irá envolver pessoas que já participaram com aquelas que estão participando? Como seu clube mantém uma lista dos ex-participantes de programas educacionais?

4. Quais serão suas metas para programas educacionais no ano que vem?

122

S essão 6 : F unda ç ão R otária

Distritos não-participantes PROGRAMA DE SUBSÍDIOS HUMANITÁRIOS

Distritos não-participantes Equiparam contribuições angariadas por Rotary Clubs e distritos para Subsídios Equivalentes OBSERVAÇõES projetos internacionais de prestação de serviços envolvendo dois ou mais países.

Subsídios Distritais Simplificados

Apoiam projetos humanitários de curta duração que beneficiam a comunidade. Os distritos podem solicitar até 20% do FDUC em favor de projetos locais ou internacionais.

1. Como chegará a um consenso para decidir sobre um projeto de clube?

2. Como arrecadará fundos para participar de programa de Subsídios Humanitários?

3. Como irá promover seu projeto local e internacionalmente?

4. Como avaliará o projeto?

S ess ã o 6: Fu nda ç ã o R otária

123

OBSERVAÇõES

Sessão 7: Relações públicas ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube. 2. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Relações públicas de clube 30 minutos Estudo de caso: Relações públicas 20 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 71. Título da sessão 7 72. Objetivos 73. Comissão de relações públicas 74. Outdoor da campanha Humanidade em Ação 75. Porta-voz do Rotary 76. Estudo de caso: Relações públicas 77. Recursos 78. Objetivos

Materiais informativos 18. Resumo 19. Estudo de caso: Relações públicas

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

125

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 71 Título da sessão 7

(5 minutos) das

às

Sessão 7: Relações públicas

Lembretes ao instrutor • Apresente os objetivos desta sessão aos participantes.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 71

• Mencione que eles usarão o que aprenderem nesta sessão ao elaborar suas metas de relações públicas durante a sessão 8. • Peça aos participantes que consultem o resumo da sessão (folha-tarefa 18) e sugira que façam anotações. • Caso você ou os participantes tenham mudado de sala, proponha uma breve atividade para “quebrar o gelo” ligada ao tópico da sessão.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 18 Resumo

PROJETE O SLIDE 72 Objetivos

Objetivos 1. Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube. 2. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 72 Distrito XXXX

126

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

OBSERVAÇõES

Relações públicas de clube

(30 minutos) das

às

Por que estratégias de relações públicas são importantes para seus Rotary Clubs? O que os sócios devem saber sobre relações públicas? Pontos-chave • Todos os sócios são responsáveis por promover o clube e o Rotary. • A mensagem transmitida ao público deve enfocar o que o Rotary é, o que faz e como as pessoas podem se envolver em seus projetos. • Os sócios devem estar bem informados sobre o Objetivo do Rotary, os programas da entidade e as atividades rotárias.

Que papel vocês desempenham nas relações públicas do clube? Com quem poderão trabalhar para aprimorar as relações públicas do clube? PROJETE O SLIDE 73 Comissão de relações públicas

Comissão de relações públicas • Desenvolver e executar um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary. • Promover as atividades e projetos de prestação de serviços do clube.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 73 Distrito XXXX

S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

127

OBSERVAÇõES

Ponto-chave • A comissão de relações públicas é responsável por desenvolver e executar um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary e promover as atividades e projetos de prestação de serviços do clube.

Com que outras comissões de clube poderão trabalhar para assegurar êxito nas atividades de relações públicas? Possíveis respostas —— Comissão de desenvolvimento do quadro social: para recrutar sócios com profissões relacionadas à mídia (televisão, rádio, jornal, etc.). —— Comissão de administração do clube: para desenvolver folheto sobre o clube e/ou página na web e criar uma folha de dados sobre o Rotary para distribuir ao público. —— Comissão de projetos de prestação de serviços: para manter a comissão de relações públicas informada sobre atividades que merecem cobertura da mídia.

Lembretes ao instrutor • O próximo slide contém um exemplo de outdoor. • Outros modelos podem ser baixados do site www.rotary.org. • Anote no flipchart as respostas dos participantes às perguntas a seguir.

128

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

OBSERVAÇõES

PROJETE O SLIDE 74 Outdoor da campanha Humanidade em Ação

Que tipos de mídia existentes em sua região podem ser usados para promover o Rotary?

Outdoor da campanha Humanidade em Ação

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 74 Distrito XXXX

Possíveis respostas —— Jornais e revistas locais. —— Outdoors e outros espaços públicos, inclusive estações de trem e metrô e pontos de ônibus. —— Publicações on-line. —— Publicações especializadas. —— TV aberta e canais por assinatura. —— Estações de rádio com entrevistas e debates sobre assuntos de interesse público. —— Boletins de corporações ou organizações comunitárias. —— Novos recursos de mídia como blogs, vídeos on-line, podcasts e sites de interação social

Seus clubes obtiveram sucesso com algum desses canais de mídia? Como seus clubes usam as folhas de dados e os comunicados à mídia providos pelo Rotary? Pontos-chave • Comunicados à mídia são o meio mais básico e amplamente utilizado para encaminhar informações à mídia. S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

129

• Os comunicados devem prover respostas às seguintes perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como? • Folhas de dados visam fornecer informações básicas sobre o Rotary, sua história, objetivos e ênfases relativas a projetos. • As folhas de dados podem ser usadas também para informar os sócios novos e potenciais.

Que atividades costumam atrair atenção positiva da mídia? Possíveis respostas —— Projetos que envolvem jovens ou pessoas de destaque da comunidade. —— Discursos de palestrante de renome na reunião semanal. —— Apresentações de ex-participante de programa da Fundação Rotária ou RI a respeito de suas experiências em outra cultura.

Quais destas atividades seus clubes conseguiram divulgar com sucesso? Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem a lista de mensagens do Rotary no capítulo 7 do Manual do Presidente de Clube.

Como podem se preparar para servir como porta-voz do clube?

130

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

OBSERVAÇõES

PROJETE O SLIDE 75 Porta-voz do Rotary

Ponto-chave • Para preparar-se para ser porta-voz do Rotary, presidentes eleitos devem:

Porta-voz do Rotary • O que é Rotary? • Quem são os rotarianos? • O que o Rotary faz?

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 75 Distrito XXXX

–– Ser capazes de explicar o que o Rotary é, o que faz e quem são os rotarianos. –– Colaborar com a comissão de relações públicas do clube na elaboração de enunciados concisos sobre o Rotary e o clube a ser encaminhados à mídia. –– Acessar os recursos de relações públicas disponíveis em www.rotary.org, os quais incluem ideias sobre relações públicas, exemplos de comunicados à imprensa, dicas para trabalhar com a mídia e outros. –– Praticar para dar respostas positivas, embasadas em fatos, específicas e suscintas.

Lembretes ao instrutor • Dê 10 minutos para a realização desta atividade. Reserve cinco minutos no final para que os participantes compartilhem suas ideias com os demais. • Peça que esbocem uma mensagem do Rotary na folha de resumo. • Peça que pensem em como descreveriam o Rotary se tivessem menos tempo do que uma viagem de elevador.

S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

131

OBSERVAÇõES

Estudo de caso: Relações públicas

(20 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Dê 20 minutos para este estudo de caso. Reserve 10 minutos no final para que cada grupo relate seu plano. • Explique a atividade. • Divida os participantes em grupos de cinco ou seis pessoas e leia as instruções. • Peça a cada grupo que indique uma pessoa para anotar as ideias discutidas.

PROJETE O SLIDE 76 Estudo de caso: Relações públicas

Estudo de caso: Relações públicas

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 19 Estudo de caso: Relações públicas

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 76 Distrito XXXX

Para quem poderão encaminhar perguntas feitas por sócios a respeito de como desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube? PROJETE O SLIDE 77 Recursos

Recursos

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 77 Distrito XXXX

132

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

Pontos-chave

OBSERVAÇõES

• Recursos de relações públicas incluem: –– Comissão distrital de relações públicas –– Funcionários da divisão de relações públicas do RI na sede mundial • Publicações úteis para os clubes: –– Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs –– Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de Crise

Que outros recursos poderiam ser úteis?

S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

133

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir à pessoa ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 78 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 18 Resumo

Encerramento

134

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

Objetivos 1. Desenvolver e implementar um plano de relações públicas para o clube. 2. Identificar estratégias para aprimoramento da imagem do Rotary na comunidade.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 78 Distrito XXXX

Folha-Tarefa 18: Resumo da sessão 7

OBSERVAÇõES

Observações

Relações públicas

Contatos

Aprendi...

Irei...

S ess ã o 7: R ela ç õ es p ú b licas

135

Folha-Tarefa 19: Estudo de caso: Relações públicas

OBSERVAÇõES

Leia o estudo de caso e crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens. Detenha-se em três ou quatro estratégias a ser usadas pelo clube para divulgar seus projetos rotários diretamente à mídia e à comunidade. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano: O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de 35.000 habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens. Seu projeto mais bem-sucedido e duradouro dá assistência à crescente população idosa local, por meio do qual os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais. Além disso, o clube colabora com escolas locais na seleção de um candidato do distrito para receber Bolsa Educacional. Uma bolsista, que optou por estudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para relatar suas experiências. A programação semanal do clube inclui palestrantes locais que discorrem sobre assuntos importantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusiasmo dos sócios contagiante. Uma pesquisa indicou que poucos residentes estão cientes dos esforços do clube e alguns achavam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos. Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reconhecimento público dos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia. Como o clube pode oferecer à mídia informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube?

Que atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apropriado para cada atividade? Por quê?

Como os programas do clube podem atrair o interesse da mídia local?

Como o clube pode informar diretamente sócios potenciais sobre os projetos sendo conduzidos e as oportunidades para se associarem?

136

S essão 7 : R elaç ões p úb licas

OBSERVAÇõES

Sessão 8: Definição de metas ( 6 0 min utos)

Objetivos Esta sessão visa preparar os participantes para: 1. Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico do clube. 2. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotaract Clubs para estabelecer as metas do clube para o ano seguinte em colaboração com os demais sócios.

Roteiro da sessão Introdução 5 minutos Planejamento estratégico 15 minutos Metas anuais 35 minutos Revisão 5 minutos

Materiais Slides 79. Título da sessão 8 80. Objetivos 81. Planejamento estratégico 82. Estratégias para o alcance das metas 83. Objetivos

Materiais informativos 20. Resumo 21. Guia para Planejamento Estratégico Apêndice I. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs

Lembretes ao instrutor • Para informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o material “Como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. • O roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, inserindo sempre que apropriado exemplos relacionados ao seu distrito. • Ao ver o símbolo , considere implementar uma atividade interativa. • Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente do Clube (222-PT) e mostre quais são os materiais relevantes ao treinamento. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

137

OBSERVAÇõES

Introdução PROJETE O SLIDE 79 Título da sessão 8

(5 minutos) das

às

Sessão 8: Definição de metas

Lembretes ao instrutor • Esta sessão deve incluir discussões em mesaredonda envolvendo os governadores assistentes e os presidentes de clube de sua área. Neste formato, você servirá mais como fonte de informações do que orientador.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 79

• Apresente os objetivos desta sessão aos participantes. • Lembre os participantes que para estabelecer as metas no formulário Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs é útil consultar as folhas de resumo que foram preenchendo durante o seminário.

PROJETE O SLIDE 80 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 20 Resumo

Objetivos 1. Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico do clube. 2. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs para estabelecer as metas do clube para o ano seguinte em colaboração com os demais sócios. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 80 Distrito XXXX

138

S essão 8 : Defini ç ão de metas

OBSERVAÇõES

Planejamento estratégico

(15 minutos) das

às

Lembrete ao instrutor • Utilize a pergunta a seguir para avaliar o conhecimento e a experiência dos participantes e faça os devidos ajustes à discussão em grupo.

Quem de vocês têm um plano estratégico para seu clube? PROJETE O SLIDE 81 Planejamento estratégico

Planejamento estratégico

Pontos-chave • Desenvolver um planejamento estratégico ajuda os clubes a alcançar sua visão por meio de metas anuais e de longo prazo.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 81 Distrito XXXX

• Os seguintes fatores devem ser considerados ao se desenvolver um plano estratégico: 1. Descreva a situação atual do clube, bem como seus pontos fortes e fracos. 2. Esboce a visão do clube, em uma linha, descrevendo como este deverá ser daqui a cinco anos. 3. Faça uma sessão de brainstorming para definir as metas para três anos que ajudarão o clube a alcançar a visão. 4. Aloque recursos suficientes para a implementação do plano estratégico. 5. Revise o plano anualmente e faça os ajustes necessários.

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

139

Quais são os benefícios trazidos pelo plano estratégico? Ponto-chave • Um plano estratégico: –– Oferece a todos os sócios a oportunidade de se envolver no planejamento do futuro do clube. –– Assegura que as metas serão mantidas de um ano para outro apesar da mudança de líderes nos cargos. –– Dá enfoque aos problemas e desafios mais significantes para o clube. –– Promove trabalho em equipe e compromisso com questões estratégicas.

Lembrete ao instrutor • Peça aos participantes que consultem a folhatarefa 21 e os incentive a usá-la para iniciar o planejamento estratégico quando regressarem ao clube.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 21 Guia para Planejamento Estratégico

140

S essão 8 : Defini ç ão de metas

OBSERVAÇõES

Metas anuais

(35 minutos) das

às

Vocês já definiram as metas do clube para seu mandato? Quem os ajudarão a definir as metas anuais do clube? Lembrete ao instrutor • Analise o folheto Menção Presidencial (900A-PT) com os participantes, enviado com o material do PETS por intermédio dos governadores eleitos. Esclareça as dúvidas.

Como seu clube determina que metas adotar? Quais são as etapas seguidas ao definir as metas anuais? PROJETE O SLIDE 82 Estratégias para alcance das metas

Estratégias para alcance das metas • • • •

Estabeleça um cronograma. Descreva os passos a ser seguidos. Considere os recursos disponíveis. Determine quem será responsável por implementar cada passo. • Defina os critérios para medir o progresso. • Monitore o progresso. • Avalie o sucesso. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 82 Distrito XXXX

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

141

Ponto-chave • Adotar as seguintes estratégias pode ajudar os clubes a alcançar suas metas: –– Estabeleça um cronograma. –– Descreva os passos necessários ao alcance da meta. –– Leve em consideração os recursos e ferramentas disponíveis. –– Determine quem será responsável por implementar cada passo. –– Defina critérios específicos para avaliar o progresso do clube. –– Monitore o progresso em direção ao alcance da meta, –– Avalie o sucesso de metas passadas e do plano atual, fazendo as devidas alterações

Lembretes ao instrutor • Dê 30 minutos para a realização desta atividade. • Peça aos governadores assistentes que se sentem junto aos presidentes eleitos com os quais estarão trabalhando. • Os governadores assistentes devem avaliar cada meta com os presidentes eleitos dos clubes sob sua alçada, enfatizando que estas devem apoiar as metas distritais. • Os governadores assistentes devem lembrar os presidentes eleitos de que as metas estabelecidas nesta sessão poderão ser discutidas e finalizadas durante a assembleia distrital.

142

S essão 8 : Defini ç ão de metas

OBSERVAÇõES

Pontos-chave • As metas constantes do formulário Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs são revisadas em cada visita ao clube. • As metas devem ser registradas no formulário e enviadas ao governador de distrito ou governador assistente até 1º de julho.

PEÇA QUE CONSULTEM A apêndice i Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

143

OBSERVAÇõES

Revisão

(5 minutos) das

às

Lembretes ao instrutor • Cheque os objetivos para certificar-se de que todos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas. • Usando a folha de resumo, peça aos participantes para compartilhar algo que tenham aprendido e uma medida que implementarão como resultado desta sessão. Os participantes poderão dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro. • Agradeça aos participantes.

PROJETE O SLIDE 83 Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 20 Resumo

Encerramento

144

S essão 8 : Defini ç ão de metas

Objetivos 1. Desenvolver ou revisar, juntamente com líderes e sócios do clube, o plano estratégico do clube. 2. Usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs para estabelecer as metas do clube para o ano seguinte. Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 83 Distrito XXXX

Folha-Tarefa 20: Resumo da sessão 8

OBSERVAÇõES

Observações

Definição de metas

Contatos

Aprendi...

Irei...

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

145

Folha-Tarefa 21: Planejamento estratégico

OBSERVAÇõES

Guia para Planejamento Estratégico O planejamento estratégico ajuda rotarianos, clubes e distritos a desenvolver um plano de longo prazo e a definir metas. Este guia visa orientar os clubes para que possam dar início a seu planejamento, e pode também ser facilmente adaptado para uso pelos distritos. Os facilitadores devem organizar um encontro para discutir o planejamento estratégico, cuidando para que a maior parte da agenda seja dedicada à segunda e à terceira etapa do processo, ou seja, a discussão deve ser focada no futuro, não no presente. No encontro, procure: • Abordar diferentes perspectivas e considerar todas as idéias apresentadas. • Envolver líderes anteriores, atuais e entrantes. • Ter um facilitador neutro, ou um grupo de facilitadores, encarregado de orientar as discussões sobre o planejamento estratégico. • Estabelecer metas para o clube que estejam alinhadas com as do seu distrito e do Plano Estratégico do RI.

146

S essão 8 : Defini ç ão de metas

Visão

MEta Para três anos

OBSERVAÇõES

MEta Para três anos

MEtas anuais

•

Diagrama do Plano Estratégico Planejamento estratégico envolve a definição de uma visão, com metas que a suportem e que possam ser avaliadas periodicamente e reajustadas conforme necessário.

aValiação PErióDica

Processo Um plano estratégico pode ser desenvolvido respondendo às quatro perguntas a seguir. Registre suas idéias na folha anexa. 1. Onde estamos atualmente? • Determine a situação atual do clube. • Em sessão de brainstorming, defina os pontos fortes e fracos do clube. 2. Onde gostaríamos de chegar? • Crie uma lista de 5 a 10 características que gostaria que seu clube tivesse daqui a três anos. • Esboce a visão do clube, em apenas uma linha, descrevendo como este deverá ser daqui a três anos. • Finalize a visão, certificando-se de que todos os participantes concordam com ela. 3. Como chegaremos lá? • Faça uma sessão de brainstorming para definir as metas para três anos que ajudarão o clube a alcançar a visão. Considere: –

Pontos fortes e fracos do clube

–

Programas e missão do RI e da Fundação Rotária

–

Envolvimento de todos os sócios

–

Possibilidade de alcance em três anos

• Defina a ordem de prioridade das metas para três anos, em consenso com os participantes. Em grupo, decida as duas ou três metas que mais poderão ajudar a alcançar a visão. • Identifique metas anuais que dêem suporte às principais metas para três anos. • Determine os prazos, recursos e pessoas necessárias para conseguir alcançar a primeira meta anual para cada uma das metas para três anos. 4. Como está indo nosso trabalho? • Forme uma equipe de planejamento estratégico para monitorar o progresso e verificar a necessidade de revisar o plano. • Aloque recursos suficientes para a implementação do plano estratégico. • Avalie todas as decisões verificando se irão dar suporte ao plano, e envie os pareceres sobre a implementação à equipe de planejamento estratégico. • Reavalie o plano estratégico anualmente, inclusive a visão, as metas para três anos e as metas anuais, fazendo os ajustes requeridos. • Repita todo o processo a cada três anos, criando um novo plano estratégico ou confirmando o prosseguimento do atual. S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

147

OBSERVAÇõES

Folha-tarefa para planejamento estratégico Use esta folha para criar o plano estratégico de seu clube.

1. Onde estamos atualmente? Data: Situação atual:

Pontos fortes:

Pontos fracos:

2. Onde gostaríamos de chegar? Data-alvo: Principais características no futuro:

Visão:

148

S essão 8 : Defini ç ão de metas

3. Como chegaremos lá? Para alcançar a visão, as seguintes metas devem ser cumpridas.

OBSERVAÇõES

Metas para três anos:

Para alcançar as metas para três anos, as seguintes metas anuais devem ser cumpridas. Obs.: Não há limite para o número de metas anuais ou para três anos. Primeira meta para três anos : Metas anuais:

Prazos:

Recursos necessários:

Prazos:

Recursos necessários:

Prazos:

Recursos necessários:

• • • Segunda meta para três anos : Metas anuais: • • • Terceira meta para três anos : Metas anuais: • • • 4. Como está indo nosso trabalho? Relacione as medidas que serão adotadas para monitorar a implementação do plano:

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

149

Apêndice I DIRETRIZES PARA AUMENTAR A EFICÁCIA DOS ROTARY CLUBS

Agosto de 2009

Rotary OBSERVAÇõES International

Estas diretrizes foram elaboradas com base no Plano de Liderança de Clube para ajudar os clubes a avaliar sua situação atual e estabelecer metas para o ano seguinte. Cada seção deste material inclui sugestões de estratégias para alcance das metas pelos clubes, embora estes sejam incentivados a desenvolver alternativas próprias. Os presidentes eleitos devem preencher este formulário com a assessoria de outros líderes do clube e submeter uma cópia aos governadores assistentes até 1º de julho. O download da versão em Word deste material pode ser feito no site www.rotary.org.

Rotary Club de

Ano rotário do mandato:

Nome do presidente: Endereço:

Telefone:

Fax:

E‐mail:

QUADRO SOCIAL Situação atual Número atual de sócios: Número de sócios em 30 de junho do ano passado: e em 30 de junho cinco anos atrás: Número de sócios homens:

Número de sócias:

Idade média dos sócios: .

Número de sócios que são ex‐participantes de programas do RI e da Fundação: Número de sócios admitidos de

1 a 3 anos atrás: 3 a 5 anos atrás: 5 a 10 anos atrás:

Número de rotarianos que propuseram novos sócios nos últimos dois anos: Assinale os aspectos relacionados à diversidade da comunidade refletidos no quadro social do clube:

Profissão

Faixa etária

Sexo

Etnia

O levantamento das classificações foi atualizado em e contém classificações, das quais não estão preenchidas. (data) (número) (número) Descreva o programa atual do clube para orientação de novos sócios: Descreva os programas de orientação continuada, tanto para novos sócios quanto para os veteranos: O clube apadrinhou um novo clube nos últimos 24 meses?

Sim

Não

Número de Grupos de Companheirismo e Grupos Rotarianos em Ação que contam com a participação de sócios do clube:

150

Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 1

S essão 8 : Defini ç ão de metas

O que faz com o clube seja atraente a sócios potenciais?

OBSERVAÇõES

Que aspectos do clube poderiam dificultar o processo de recrutamento de novos sócios? Situação no futuro

Meta de desenvolvimento do quadro social no próximo ano rotário: Contar com sócios até 30 de junho de (número)

(ano)

Fontes de sócios potenciais na comunidade identificadas pelo clube: Como o clube planeja alcançar as metas de desenvolvimento do quadro social? (assinale todas as opções aplicáveis) Executando plano de retenção que vise motivar os sócios por intermédio de sua participação em programas, projetos e atividades de orientação e companheirismo. Certificando‐se de que a comissão de desenvolvimento do quadro social conheça e saiba aplicar técnicas eficazes de recrutamento. Desenvolvendo plano de recrutamento que vise tornar o clube um reflexo da diversidade da comunidade. Descrevendo a rotarianos potenciais o que o clube espera de seus sócios. Implementando programa de orientação de novos sócios. Elaborando material que ofereça dados gerais sobre o Rotary e informações específicas a respeito do clube para sócios potenciais. Indicando um rotariano experiente como mentor para cada novo sócio. Homenageando rotarianos que trazem novos sócios. Incentivando os sócios a afiliar‐se a um Grupo de Companheirismo ou um dos Grupos Rotarianos em Ação. Participando do programa Reconhecimento do RI por Desenvolvimento do Quadro Social. Apadrinhando um novo clube. Outros (queira descrever): Medidas a ser tomadas: PROJETOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Situação atual Número de participantes do programa Intercâmbio de Jovens:

Recebidos Patrocinados

Número de Interact Clubs patrocinados pelo clube: Rotaract Clubs:

Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário: Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 2 S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

151

Número de atividades dos Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA):

OBSERVAÇõES

Número de Intercâmbios Rotários da Amizade: Número de participantes do programa Voluntários do Rotary: Número de projetos de Serviços à Comunidade Mundial (SCM): Número de outros projetos atualmente implementados pelo clube: Situação no futuro

O clube estabeleceu as seguintes metas de prestação de serviços para o próximo ano rotário: Na comunidade local: Em comunidades no exterior: Como o clube planeja alcançar as metas de prestação de serviços? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão de projetos de prestação de serviços do clube saiba como planejar e conduzir projetos . Conduzindo um levantamento das necessidades da comunidade para identificar possíveis projetos. Analisando os projetos em andamento para confirmar que atendem às necessidades da comunidade e interessam os sócios. Identificando questões sociais da comunidade que o clube gostaria de incluir nas metas de prestação de serviços. Determinando se as atividades de angariação de fundos do clube atendem às necessidades financeiras dos projetos. Envolvendo todos os sócios nos projetos de prestação de serviços do clube. Homenageando sócios que participam e atuam como líderes em projetos de prestação de serviços do clube. Identificando clubes parceiros para implementação conjunta de projetos de Serviços Internacionais. Participando de: Interact

Intercâmbio Rotário da Amizade

Serviços à Comunidade Mundial

Rotaract

Voluntários do Rotary

Intercâmbio de Jovens

Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário

Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA)

Usando subsídios da Fundação Rotária para financiar projetos de clube. Registrando no ProjectLINK um projeto que necessite de financiamento, suprimentos ou voluntários. Outros (descreva): Medidas a ser tomadas: 152

S essão 8 : DefiniDiretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs ç ão de metas 3

FUNDAÇÃO ROTÁRIA Situação atual

OBSERVAÇõES

Número de subsídios recebidos: Subsídios Distritais Simplificados:

Subsídios Equivalentes:

Número de beneficiários de Bolsas Educacionais: Indicados Selecionados

Recebidos

Número de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE): Indicados

Selecionados

Número de Bolsas Rotary pela Paz Mundial: Indicados

Recebidos

Selecionados

Recebidos

Contribuições deste ano a atividades do Pólio Plus: Contribuições deste ano ao Fundo Anual para Programas: Contribuições deste ano ao Fundo Permanente: Número de sócios que são

Companheiros Paul Harris:

Benfeitores: Doadores Extraordinários: Contribuintes Especiais da Fundação Rotária: Membros da Sociedade de Doadores Testamentários: Número de ex‐participantes de programas da Fundação cujas informações de contato constam do banco de dados do clube: Situação no futuro Metas referentes à Fundação estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário (registradas no relatório Metas do Clube quanto a Captação de Recursos): Contribuições ao Pólio Plus:

Contribuições ao Fundo Anual para Programas:

Doações extraordinárias:

Benfeitores:

Membros da Sociedade de Doadores Testamentários: O clube participará dos seguintes programas da Fundação Rotária: Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas à Fundação Rotária? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão da Fundação Rotária conheça bem os programas da Fundação e promova os subsídios da entidade. Conscientizando os sócios sobre a relação entre contribuir à Fundação e implementação dos programas da entidade. Planejando a cada trimestre dedicar uma reunião ordinária do clube a assuntos da entidade, especialmente em novembro, mês da Fundação Rotária. Incluindo breve relato a respeito da Fundação em toda reunião semanal do clube. Programando apresentações para informar os sócios sobre a Fundação. Incentivando o presidente da comissão de clube da Fundação Rotária a participar do seminário distrital da Fundação. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 4

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

153

Usando subsídios da Fundação para financiar projetos internacionais do clube. Dando destaque à participação dos sócios nos programas da Fundação Rotária e às contribuições OBSERVAÇõES financeiras feitas à entidade. Incentivando os sócios a contribuir anualmente à Fundação Rotária. Participando de: Intercâmbios de Grupos de Estudos

PólioPlus

Subsídios Equivalentes

Bolsas Educacionais

Subsídios Distritais Simplificados

Bolsas Rotary pela Paz Mundial

Convidando ex‐participantes de programas da Fundação a tomar parte em atividades do clube. Outros (descreva): Medidas a ser tomadas: CAPACITAÇÃO DE LÍDERES Situação atual Número de sócios que participaram de

Assembleia distrital:

Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social:

Seminário distrital de capacitação:

Seminário distrital da Fundação Rotária:

Conferência distrital:

Número de sócios envolvidos em atividades distritais: Número de vezes em que recebeu o governador assistente neste ano rotário: Situação no futuro Metas para capacitação de futuros líderes estabelecidas para o próximo ano rotário: Quais são os planos para preparação de futuros líderes? (assinale todas as opções aplicáveis) Incentivar o presidente eleito a participar do seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS) e da assembleia distrital. Incentivar os presidentes de comissão de clube a participar da assembleia distrital. Incentivar ex‐presidentes de clube a participar do seminário distrital de capacitação. Indicar um instrutor de clube para desenvolver os conhecimentos e habilidades dos sócios. Desenvolver um programa de capacitação de líderes de clube. Utilizar a experiência do governador assistente. Encorajar novos sócios a assumir posições de liderança servindo como membros de comissão de clube. Sugerir aos sócios que visitem outros clubes para trocar ideias e trazer novas informações a seus clubes. Outros (queira descrever): 154

S essão 8 : Defini ç ão de metas

Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 5

Medidas a ser tomadas:

OBSERVAÇõES

RELAÇÕES PÚBLICAS Situação atual Relacione as atividades do clube divulgadas pela mídia, especificando o meio de comunicação usado (rádio, imprensa, televisão, internet, etc.): Situação no futuro Metas referentes a relações públicas estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário: Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas a relações públicas? (assinale todas as opções aplicáveis) Certificando‐se de que a comissão de relações públicas do clube seja treinada para conduzir campanhas multimídia. Planejando atividades de relações públicas que divulguem projetos do clube. Implementando programa de conscientização pública dirigido a empresários e profissionais com vistas a explicar o que o Rotary é e faz. Providenciando para que anúncios de utilidade pública sejam veiculados em canais de televisão, estações de rádio, revistas ou jornais locais. Outros (queira descrever): Medidas a ser tomadas: ADMINISTRAÇÃO Situação atual Seu clube segue um Plano de Liderança de Clube?

Sim

Não

Quando e com que frequência o conselho diretor do clube se reúne? Quando as assembleias de clube são realizadas? Como o orçamento do clube é preparado? O orçamento é analisado por um agente financeiro independente e qualificado? O clube segue um plano estratégico de longo prazo?

Sim

Não

O clube desenvolveu um sistema para assegurar a continuidade administrativa no conselho diretor do clube, nas comissões, etc.? Sim Não Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 6 S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

155

O clube desenvolveu um sistema para favorecer o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias? Sim Não O clube usa o Acesso ao Portal no site www.rotary.org para atualizar a lista de sócios? OBSERVAÇõES Sim Não Com que frequência o boletim do clube é publicado? Descreva como as programações semanais dos clubes são elaboradas: O clube tem seu próprio website?

Sim

Não Com que frequência o site é atualizado?

O clube comemora os meses especiais do calendário rotário, como o Mês da Fundação Rotária ou o Mês da Revista? Sim Não Com que frequência o clube realiza atividades de companheirismo? Como o clube envolve as famílias dos rotarianos nas atividades rotárias? Situação no futuro Como o clube conduz suas atividades administrativas? (assinale todas as opções aplicáveis) Reuniões periódicas do conselho diretor do clube. O clube reavaliará o Plano de Liderança de Clube nas seguintes datas: Os planos estratégico e de comunicação serão atualizados nas seguintes datas: . assembleias de clube foram marcadas para as seguintes datas:

(número)

O clube adotou a última versão do regimento interno recomendado para o Rotary Club ou revisou o seu próprio regimento (sugerido após cada conselho de legislação). As eleições do clube serão realizadas em .

(data)

Um mínimo de delegados tomarão parte da conferência distrital.

(número)

Boletins de clube serão publicados para informar os sócios. O site do clube será atualizado vezes por ano.

(número)

Um plano foi desenvolvido para assegurar que programações semanais sejam interessantes e relevantes.

A frequência mensal será divulgada aos devidos líderes distritais até o dia do mês seguinte. (número) O Acesso ao Portal será usado para registro dos dados do clube até 1°de julho e 1°de dezembro, de modo a contribuir para a precisão dos relatórios semestrais.

As mudanças no quadro social serão informadas ao RI dentro de dias de sua ocorrência. (número) Os relatórios devidos ao RI, inclusive o relatório semestral, serão submetidos regularmente dentro do prazo estabelecido. As seguintes atividades de companheirismo envolvendo todos os sócios do clube foram planejadas para o ano:

Outros (descreva):

Medidas a ser tomadas: 156

Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 7

S essão 8 : Defini ç ão de metas

Nosso clube gostaria de receber ajuda do governador ou do governador assistente no que se refere aos seguintes aspectos:

OBSERVAÇõES

Nosso clube gostaria de discutir os seguintes tópicos com o governador ou governador assistente durante a visita oficial:

Assinatura do presidente

Ano rotário

Assinatura do governador assistente

Data

Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 8

S ess ã o 8: D efini ç ã o de metas

157

SUMÁRIO DAS METAS DO ROTARY CLUB DE ___

OBSERVAÇõES

PARA O ANO ROTÁRIO DE _

Serviços Internacionais

Serviços à Comunidade

Serviços Internos

Serviços Profissionais

Assinale a(s) Avenida(s) de Serviço(s) apropriada(s) a cada meta estabelecida pelo clube para o próximo ano rotário. Para uma distribuição balanceada na prestação de serviços, deverá estabelecer pelo menos uma meta para cada avenida. A maioria das metas envolverá uma ou duas avenidas.

Meta de desenvolvimento do quadro social sócios até 30 de junho de (número) (ano)

Metas de prestação de serviços Na própria comunidade: Em comunidades no exterior:

Metas relativas à Fundação Rotária A meta de arrecadação ao Pólio Plus é A meta de arrecadação ao Fundo Anual para Programas é . A meta de arrecadação ao Fundo Permanente é . O clube participará dos seguintes programas da Fundação:

Metas referentes à capacitação de líderes Metas de relações públicas Metas de administração do clube Outra meta

158

9 S essão 8 : Defini çDiretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs ão de metas

Sessão plenária de encerramento (45 minutos)

A sessão plenária de encerramento marca o término do treinamento e dos debates realizados durante o seminário. É também uma boa ocasião para o governador eleito enfatizar mais uma vez os pontos importantes a ser tratados no ano rotário subsequente e transmitir as seguintes informações:

MATERIAIS Slide 84

Avaliação (veja exemplo nas páginas 10-12) Obrigado pela participação!

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube | 84

PROJETE O SLIDE 84 Obrigado pela participação!

Resumo das realizações e exemplos de ações futuras • Relembre os principais pontos e tópicos discutidos. • Resuma o que foi aprendido pelos presidentes eleitos e explique como este conhecimento os ajudará durante o ano de seu mandato: −− Incentive-os a continuar trocando ideias entre si, tanto antes quanto durante o mandato. −− Enfatize a importância do presidente ao bom funcionamento do clube. −− Lembre-os sobre a importância de estabelecer metas anuais e de longo prazo e utilizar todos os recursos disponíveis, especialmente o governador assistente e as comissões distritais.

S ess ã o plenária de encerramento

159

−− Enfatize que a assembleia distrital, da qual participarão os presidentes eleitos, os presidentes de comissão e outros líderes do clube, complementará o que aprenderam no PETS e lhes permitirá finalizar os planos para o ano do mandato. −− Incentive-os a distribuir os materiais do Kit para Dirigente de Clube (225-PT) antes da assembleia distrital para que os demais líderes de clube possam se preparar para o evento.

Reconhecimento Agradeça aos presidentes eleitos e ressalte a importância de sua participação no PETS.

Perguntas e respostas Deixe que os participantes formulem perguntas ao governador eleito, a outros líderes distritais e a companheiros presidentes eleitos de clube.

Avaliação Destaque a importância da avaliação para a aprimorar futuros seminários de treinamento.

160

S essão plenária de encerramento

LEVE SEUS INSTRUTORES

AO PRÓXIMO PATAMAR

Veja no Manual de Capacitação Distrital: Métodos eficazes de treinamento Dicas para atrair participantes Como planejar eventos de treinamento

Disponível por meio do governador eleito ou no site do RI: www.rotary.org.

One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA www.rotary.org

243-PT—(409)