Manual de capacitação

MANUAL DE CAPACITAÇÃO DISTRITAL

246-PO—(207)

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Materiais de treinamento ao alcance de suas mãos Acesse www.rotary.org/training Precisa de mais alguma coisa? Envie e-mail a leadership.training@rotary.org e deixe-nos ajudá-lo a ser um excelente instrutor.

Esta é a edição de 2007 do Manual de Capacitação Distrital (246-PO), para uso em treinamentos em 2007-08, 2008-09 e 2009-10. As informações oferecidas têm base nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos do Rotary International, no Regimento Interno do Rotary International e no Código Normativo do Rotary. Alterações nesses documentos, efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI após a impressão do manual, revogam as normas nele dispostas. A filosofia de treinamento do Rotary International baseia-se em teorias educacionais de Benjamin Bloom, Howard Gardner, Malcolm Knowles, Abraham Maslow e Carl Rogers.

Conteúdo Introdução

1

1 Atribuições e Responsabilidades

3

Instrutor distrital Comissão distrital de capacitação Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes Recursos 2 Planejamento de Treinamentos

Identificação das necessidades Alterações na programação Preparação das salas Data e local Orçamento Líderes de treinamento Materiais de treinamento Incentivo ao comparecimento Avaliações Lista de verificação para o treinamento 3 Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento

Modelo de Agenda Principais tópicos da sessão Materiais informativos

3 4 5 14 16

16 20 21 22 23 25 30 31 32 34 37

38 38

1. Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

44

2. Treinamento de rotarianos

48

3. Métodos de treinamento

51

4. Como facilitar o aprendizado

54

5. Comunicação não-verbal

57

6. Técnicas de gerenciamento de tempo

58

7. Materiais e equipamentos de treinamento

59

8. Lista de verificação para salas de treinamento

61

Introdução

Todos os anos há troca de líderes de clube e distritos, sendo essencial para o futuro do Rotary que estes estejam bem preparados para o mandato. Como membro da comissão distrital de capacitação, você é responsável por assegurar que esses líderes tenham os conhecimentos e as habilidades necessários para exercer sua função e que todos os rotarianos sejam mantidos informados sobre os assuntos rotários. O Manual de Capacitação Distrital (246-PO) foi elaborado com a finalidade de ajudar nesta tarefa.

Preparar pessoas capazes de liderar seus clubes de modo que estes sejam eficazes é fundamental em todo treinamento rotário. O conselho diretor do RI determinou que são eficazes os clubes que: • Ampliam e/ou mantêm estável seu quadro social • Implementam projetos de prestação de serviços que atendem às necessidades da comunidade local e internacional • Apóiam a Fundação Rotária por intermédio de participação em programas e contribuições financeiras • Formam líderes capazes de servir ao Rotary além do âmbito dos clubes O Manual de Capacitação Distrital é um dos principais recursos para o planejamento e condução dos treinamentos necessários a tornar os clubes eficazes.

O capítulo 1 explica as responsabilidades do instrutor distrital e da comissão distrital de capacitação, o Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes e os recursos disponíveis por meio do RI. O capítulo 2 oferece idéias e estratégias de como planejar eventos de treinamento. O capítulo 3 é um exemplo de como treinar os líderes de treinamento, que pode ser adaptado a circunstâncias locais. Se este for seu primeiro ano como membro da comissão, o indicado é que leia o manual todo, inclusive os materiais informativos, para compreender suas responsabilidades na área de capacitação.

MANUAL DE CAPACITAÇÃO DISTRITAL 1

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Se tiver dúvidas ou comentários sobre este material, contate: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: 1-847-866-3000 Fax: 1-847-866-0974

MANUAL DE CAPACITAÇÃO DISTRITAL 2

1 Atribuições e Responsabilidades

Treinamentos distritais são planejados pela comissão distrital de capacitação e por seu presidente, o instrutor distrital.

Instrutor distrital O instrutor distrital é responsável por apoiar o governador e o governador eleito na realização de treinamentos para líderes de clube e distrito e por prover orientação continuada a rotarianos.

Responsabilidades

As responsabilidades do instrutor distrital incluem: • Presidir a comissão distrital de capacitação e delegar responsabilidades relativas a treinamentos, conforme necessário.

• Em colaboração com o governador de distrito e o governador eleito: – Implementar a agenda desenvolvida pelo governador ou governador eleito – Auxiliar a identificar líderes de treinamento para os seminários – Determinar métodos específicos para divulgar conceitos-chave, cuidar de providências logísticas e conduzir sessões de treinamento – Definir suas atribuições em cada treinamento • Em colaboração com a comissão distrital de capacitação: – Administrar os treinamentos no distrito – Conhecer que treinamentos as outras comissões distritais estão conduzindo – Manter contato com dirigentes do RI, inclusive instrutores do RI, coordenadores regionais da Fundação Rotária (CRFRs), coordenadores regionais do quadro social do RI (RRIMCs) e coordenadores zonais do quadro social do RI (RIMZCs)

Atribuições e Responsabilidades 3

Qualificações

As qualificações mínimas de um instrutor distrital devem incluir: • Ser sócio representativo, em pleno gozo de seus direitos, de um clube do distrito há pelo menos três anos • Ter atuado como governador, governador assistente ou presidente de comissão distrital • Ter claro entendimento de que é subordinado ao convocador de cada treinamento (governador ou governador eleito) • Estar disposto e ser capaz de aceitar as responsabilidades estabelecidas pelo distrito • Ter profissão relacionada à área de treinamento ou educação

Comissão distrital de capacitação A comissão distrital de capacitação, sob a direção do instrutor distrital, dá suporte ao governador e governador eleito na realização de treinamentos para líderes de clubes e distrito e supervisiona o plano de treinamento do distrito.

Responsabilidades

As responsabilidades da comissão, sujeitas a diretrizes específicas do convocador da reunião, são: • Identificar e avaliar as necessidades • Coordenar os detalhes logísticos • Administrar o orçamento • Selecionar e preparar os líderes de treinamento • Preparar e distribuir os materiais informativos • Coordenar as inscrições • Analisar as avaliações do treinamento Responsabilidade opcional: prestar apoio a instrutores de clube quando solicitado

A comissão é responsável, juntamente com o governador eleito, pela coordenação dos seguintes treinamentos distritais: • Seminário de treinamento da equipe distrital (que inclui treinamento dos governadores assistentes) • Seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS)* • Assembléia distrital • Seminário distrital sobre quadro social • Outros treinamentos no distrito, conforme apropriado A comissão é responsável por desenvolver e conduzir anualmente, com a ajuda do governador, os seguintes treinamentos: • Seminário distrital de capacitação • Capacitação de líderes, conforme apropriado

*Em PETS multidistritais, o governador eleito deve selecionar um representante distrital (geralmente o instrutor distrital, mas algumas vezes outro membro da comissão distrital de capacitação) para desenvolver e conduzir o treinamento e prover informações sobre logística, agenda e materiais.

Atribuições e Responsabilidades 4

• Seminário distrital da Fundação Rotária • Treinamento de Líderes do Rotaract • Outros treinamentos no distrito, conforme apropriado Qualificações

• Experiência em treinamento, área educacional ou facilitação de discussões • Ser sócio representativo, em pleno gozo de seus direitos, de um Rotary Club do distrito Organização

A comissão distrital de capacitação deve ser estruturada de maneira a atender às necessidades do distrito. Pode-se determinar que todos os membros colaborem com todos os eventos, com cada um encarregado de um aspecto (como seleção do local ou preparação dos materiais) ou que cada integrante se responsabilize por determinado evento (como PETS ou seminário distrital de capacitação). Seja qual for a estrutura escolhida, é importante incluir na organização do evento um representante da comissão distrital que organizará o treinamento.

Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes A troca dos líderes rotários se dá a cada ano, portanto, capacitação é fator crítico para assegurar continuidade administrativa. O ciclo recomendado para treinamento de líderes do Rotary International e da Fundação Rotária tem como base eventos integrados. Como demonstrado no diagrama abaixo, para treinar dirigentes entrantes são utilizadas informações de seminários, assembléias e institutos anteriores, assegurando que todos compartilhem uma visão comum ao iniciar seus mandatos. A oportunidade para educação continuada no seminário distrital de capacitação, seminário distrital do quadro social e seminário distrital da Fundação Rotária assegura que os líderes dos clubes e do distrito recebam informações atualizadas sobre o Rotary e a Fundação e fortaleçam suas habilidades como líderes.

Treinamentos para Líderes Entrantes de Clube e Distrito Seminário para treinamento de governadores eleitos (GETS)

Assembléia internacional Seminário de treinamento para equipe distrital

Seminário para treinamento de presidentes Seminário de eleitos Assembléia Capacitação (PETS) distrital Distrital

Julho

Junho

Governadores eleitos

Governadores assistentes e membros de comissões distritais

Atribuições e Responsabilidades 5

Presidentes eleitos

Líderes de clube

Oportunidades de Educação Continuada Institutos Rotary e seminários regionais da Fundação Seminário distrital da Fundação Rotária Programa de capacitação de líderes

Julho

*Seminário distrital para dirigentes de clube

Junho

*realizado concomitantemente com a conferência distrital

Administradores anteriores, atuais e entrantes do RI Comissões da Fundação em âmbito de clube e distrito Líderes de clube com experiência Líderes potenciais de clube

Veja no material informativo 1 um resumo dos tópicos recomendados pelo conselho diretor, datas e participantes.

As páginas a seguir contêm as diretrizes do conselho diretor para cada tipo de treinamento. Elas foram elaboradas levando em consideração os vários Rotary Clubs e distritos do mundo e, portanto, não incluem características geográficas, culturais e outras específicas a cada clube. Trabalhe junto com o convocador do evento para criar uma programação que seja condizente tanto com as diretrizes do conselho diretor quanto com as necessidades locais.

Seminário de Treinamento da Equipe Distrital Propósito

• Preparar governadores assistentes entrantes e presidente e membros entrantes de comissões distritais para o exercício de seus mandatos • Prover ao governador eleito a oportunidade de formar e motivar sua equipe de líderes distritais para dar apoio aos clubes Participantes

• Governadores assistentes entrantes • Presidentes e membros entrantes de comissões distritais Data

Um dia inteiro em fevereiro Tópicos

• • • • •

Apresentação do lema do RI Administração do distrito Atribuições e responsabilidades Plano de Liderança de Clube Recursos

Atribuições e Responsabilidades 6

• Planejamento anual e de longo prazo • Comunicação Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito. A comissão distrital de capacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário juntamente com os líderes do treinamento (ex-governadores de distrito).

Materiais

Seminário de Treinamento da Equipe Distrital — Guia para Líderes (247-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário.

Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor.

O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Os seguintes materiais para participantes são enviados aos governadores eleitos em dezembro: Manual de Treinamento dos Governadores Assistentes (244-PO), Manual das Comissões Distritais (249-PO) e publicações relacionadas a comissões específicas. Se desejar uma lista completa dos materiais remetidos, contate a equipe de suporte a clubes e distritos.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube (PETS) Propósito

• Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos • Oferecer a governadores eleitos e assistentes a oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes entrantes Participantes

Presidentes eleitos de clube Data

Um dia e meio em março Tópicos

• • • • • • • • • • •

Apresentação do lema do RI Atribuições e responsabilidades Definição das metas de clube Seleção e preparação de líderes de clube Administração de clube Desenvolvimento do quadro social Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Relações públicas Recursos Planejamento anual e de longo prazo

Atribuições e Responsabilidades 7

Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito. A comissão distrital de capacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário. Os presidentes de comissões distritais relacionadas a áreas específicas de administração do clube são responsáveis por planejar as sessões a elas referentes, em especial quando se tratar da Fundação Rotária e de desenvolvimento do quadro social. Os líderes de treinamento devem ser ex-governadores de distrito e presidentes de comissões distritais.

Materiais

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos — Guia para Líderes (243-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do PETS. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Manual do Presidente de Clube (222-PO) — Fornece diretrizes administrativas e visão geral das responsabilidades dos presidentes de clube, sendo parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PO) remetido em novembro aos governadores eleitos. É recomendável adicionar informações distritais específicas antes de enviar os materiais aos presidentes eleitos. Para mais informações sobre o Kit para Dirigente de Clube, veja as diretrizes para a assembléia distrital.

Materiais adicionais sobre o PETS, inclusive relativos ao lema do ano, são enviados aos governadores eleitos em fevereiro. Se desejar uma lista completa dos materiais remetidos, contate a equipe de suporte a clubes e distritos.

Assembléia Distrital Propósito

• Preparar líderes entrantes de clube para o ano do mandato e formar a equipe de líderes.

• Oferecer a governadores eleitos, bem como a governadores assistentes entrantes e membros entrantes de comissões distritais, a oportunidade de motivar as equipes de líderes dos clubes e estabelecer uma relação de trabalho entre os envolvidos.

Participantes

• Presidentes eleitos de clube • Rotarianos que irão atuar em cargos de liderança no ano rotário seguinte, inclusive secretários, tesoureiros e presidentes de comissões de clube como administração, desenvolvimento do quadro social, relações públicas, projeto de prestação de serviços e a Fundação Rotária.

Data

Um dia inteiro em abril ou maio, de preferência em seguida ao PETS Tópicos

• Lema do RI • Atribuições e responsabilidades

Atribuições e Responsabilidades 8

• • • • • • •

Normas e procedimentos Seleção e treinamento da equipe de líderes Planejamento anual e de longo prazo Recursos Estudos de caso Trabalho em equipe: conclusão do processo de estabelecimento de metas Resolução de problemas

Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito, sendo a comissão distrital de capacitação responsável por planejar e conduzir o evento. Os presidentes de comissões distritais relacionadas a áreas específicas de administração do clube são responsáveis por planejar as sessões a elas referentes, em especial quando se tratar da Fundação Rotária e de desenvolvimento do quadro social. Exgovernadores e ex-governadores assistentes devem ser solicitados a ajudar no caso das sessões que envolvem os presidentes eleitos.

Materiais

Guia para Líderes da Assembléia Distrital (828-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução da assembléia distrital. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Kit para Dirigente de Clube (225-PO) — Fornece diretrizes administrativas e panorama das responsabilidades dos dirigentes do clube, inclusive exemplos de questões para debates. Enviado aos governadores eleitos em novembro, contendo os seguintes manuais: Manual do Presidente de Clube Manual do Secretário do Clube (inclusive seção para o tesoureiro) Manual da Comissão de Administração do Clube Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social Manual da Comissão de Relações Públicas Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços Manual da Comissão da Fundação Rotária

Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social Propósito

Preparar líderes de clube e distrito para apoiar atividades de desenvolvimento do quadro social.

Participantes

• • • •

Presidentes de clube Membros de comissões de desenvolvimento do quadro social de clubes Membros de comissões distritais de desenvolvimento do quadro social Membros de comissões distritais de expansão

Atribuições e Responsabilidades 9

• Governadores assistentes • Outros rotarianos interessados Data

Meio dia ou um dia inteiro, de preferência em seguida à assembléia distrital Tópicos

• • • • • •

Panorama sobre desenvolvimento do quadro social Retenção de sócios Recrutamento de sócios Fundação de novos clubes Atribuições e responsabilidades Recursos

Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de capacitação e a comissão distrital de desenvolvimento do quadro social são responsáveis por planejar e conduzir o seminário. A equipe de líderes de treinamento deve ser composta por ex-governadores de distrito e rotarianos com experiência em atividades de desenvolvimento do quadro social. Deve-se considerar a possibilidade de envolver também os coordenadores regional e zonal do quadro social do RI. Materiais

Seminário Distrital para Líderes de Clube — Guia para Líderes (242-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário.

Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor.

O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Seminário Distrital de Capacitação Propósito

Motivar rotarianos a servir ao Rotary além do âmbito do clube.

Participantes

• Ex-presidentes de clube • Rotarianos que tenham atuado por três anos ou mais em outra função de liderança no clube Data

Um dia inteiro imediatamente antes ou depois da conferência distrital Tópicos

• Técnicas de liderança e motivação • Projetos rotários internacionais • Eventos distritais

Atribuições e Responsabilidades 10

• Sessões eletivas sobre programas do RI e da Fundação Rotária • Oportunidades de liderança Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de capacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário juntamente com os líderes do treinamento (ex-governadores de distrito indicados pelo atual governador).

Materiais

Seminário Distrital de Capacitação — Guia para Líderes (248-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Treinamento para Capacitação de Líderes Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre aspectos da programação, o instrutor ou presidente do clube é o principal responsável pelo planejamento deste evento.

Propósito

Aprimorar as habilidades de liderança dos sócios de modo a capacitá-los a atuar como líder de clube no futuro.

Participantes

Qualquer rotariano interessado em se tornar um líder Data

Definida pelo clube Tópicos

• • • • • • • • • •

Habilidades de comunicação Estilos de liderança Como liderar e motivar voluntários Aconselhamento Gerenciamento do tempo Definição de metas e responsabilidade administrativa Planejamento estratégico Padrões éticos (Prova Quádrupla) Obtenção de consenso Trabalho em equipe

Coordenação

Instrutor do clube, presidente do clube, governador assistente ou comissão distrital de capacitação

Atribuições e Responsabilidades 11

Materiais

O clube ou o distrito deve desenvolver materiais adequados a suas características.

Seminário Distrital da Fundação Rotária Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre aspectos da programação, a comissão distrital da Fundação Rotária é a principal responsável pelo planejamento deste evento.

Propósito

Motivar os rotarianos a apoiar as metas da Fundação e participar de seus programas.

Participantes

• Presidentes de clube • Membros de comissões da Fundação Rotária dos clubes • Outros rotarianos interessados Data

Meio dia ou um dia inteiro em torno de 15 de novembro Tópicos

• Programas da Fundação Rotária • Estabelecimento das metas relacionadas à Fundação e estratégias para seu alcance • Responsabilidades das comissões de clube da Fundação Rotária • Uso do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) • Outros tópicos, dependendo das necessidades do distrito Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de capacitação e a comissão distrital da Fundação Rotária são responsáveis por planejar e conduzir o seminário. A equipe de líderes de treinamento deve ser composta por ex-governadores de distrito e rotarianos com experiência em atividades da Fundação Rotária. Considere utilizar também os serviços do coordenador regional da Fundação Rotária.

Materiais

Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário.

Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PO) — Sumário dos programas da Fundação Rotária e das oportunidades para efetuar doações.

Atribuições e Responsabilidades 12

Treinamento Distrital para Líderes do Rotaract Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre aspectos da programação, o representante distrital do Rotaract e a comissão distrital do Rotaract são os principais responsáveis por organizar este evento.

Propósito

Motivar, orientar e capacitar dirigentes entrantes de Rotaract Clubs para o cumprimento de suas responsabilidades.

Participantes

Rotaractianos • Presidentes entrantes e outros dirigentes de Rotaract Clubs • Representantes distritais entrantes do Rotaract • Membros de comissões Rotaract do distrito Rotarianos • Governadores assistentes • Comissões Rotaract de clubes patrocinadores Não-rotarianos • Conselheiros de Rotaract Clubs Data

Um ou dois dias inteiros após as eleições dos clubes e antes de 30 de junho Tópicos

Definidos pelo distrito, podendo incluir: • Atribuições e responsabilidades • Atividades de prestação de serviços • Desenvolvimento do quadro social e retenção de sócios Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. O representante distrital do Rotaract, com assistência do presidente da comissão rotária distrital do Rotaract é responsável pelo planejamento e condução do evento. Grupos de discussão devem ser liderados por rotaractianos, com a inclusão de rotarianos para suprir informações e dar orientação.

Materiais

Guia para Líderes Distritais do Rotaract (somente no site do RI) — Descreve as atribuições e responsabilidades dos representantes do Rotaract.

Manual do Rotaract (562-PO) — Informações básicas sobre a estrutura e administração de Rotaract Clubs, para rotarianos e rotaractianos.

Atribuições e Responsabilidades 13

Recursos Membros da comissão distrital de capacitação devem ter conhecimento geral sobre os materiais e recursos utilizados para informar os rotarianos sobre história, metas, estrutura organizacional e normas do RI. Publicações e Vídeos

A maioria das publicações do RI são revisadas a cada três anos. Por esse motivo, algumas das informações podem ficar desatualizadas com relação a mudanças recentes. É sua responsabilidade ler o material e, se necessário, atualizar os dados antes do treinamento. A data da última revisão pode ser encontrada no código da publicação, no canto inferior direito da capa. Por exemplo, o código deste material é 246-PO—(207), sendo 246 o número da publicação, PO o idioma em que está escrito (português), e 207 a data da última revisão (fevereiro de 2007).

Os seguintes recursos, categorizados por áreas operacionais do clube, podem ser encomendados usando o formulário de pedido que consta do catálogo impresso ou on-line, ou baixados do site do RI (www.rotary.org).

Quadro social Como Propor um Novo Sócio (254-PO) Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PO) Orientação de Novos Sócios (414-PO) Noções Básicas do Rotary (595-PO) Projetos de prestação de serviços Comunidades em Ação/Guia sobre Oportunidades para Prestação de Serviços (605-PO) Manual do Interact (654-PO) Manual do Rotaract (562-PO) Manual dos Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (770-PO) Manual dos Voluntários do Rotary (263-PO) Manual dos Serviços à Comunidade Mundial — Um Guia de Ação (742-PO) Serviços Profissionais em Sua Comunidade (Apenas na web) Fundação Rotária Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PO) A Fundação Rotária — Cartão de Bolso (159-PO) Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PO) Relações públicas Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257-PO) Relações Públicas: Como Tirar Máximo Proveito (269-PO) Recursos gerais Official Directory (007-EN) Manual de Procedimento (035-PO) Catálogo (019-PO)

Atribuições e Responsabilidades 14

Recursos humanos

Coordenadores regionais da Fundação Rotária* Coordenadores regionais do quadro social do RI* Líderes de treinamento do RI* Funcionários do RI Funcionários da divisão de capacitação de líderes www.rotary.org

O site do RI oferece recursos on-line e informações sobre os diversos aspectos do Rotary, inclusive como encomendar publicações e fazer download de materiais rotários.

E-Learning Center

Sócios em geral podem acessar o E-Learning Center para obter informações rotárias. Módulos para novos sócios e dirigentes de clubes podem ser vistos e baixados on-line e servem de complemento a treinamentos formais. Acesse esta ferramenta por meio da seção de Capacitação do site do RI, www.rotary.org.

Recursos do distrito

Os materiais do RI são elaborados para atender às necessidades de rotarianos do mundo todo. Se quiser aprimorá-los, desenvolva recursos adicionais que tratem de problemas específicos a seu distrito ou região, como: • Diretório distrital • Website do distrito • Exemplos de projetos e atividades bem-sucedidas • Histórias de sucesso relacionadas a desenvolvimento do quadro social • Calendário de planejamento, com datas de eventos distritais • Exemplos de métodos utilizados por rotarianos para aprimorar a administração do clube ou distrito Recursos adicionais

Bibliotecas podem ter mais informações sobre treinamentos, inclusive diferentes metodologias e como aplicá-las. Além disso, se procurar em sites de outros clubes e distritos, poderá encontrar idéias que podem ser adaptadas às suas circunstâncias.

*Estes dirigentes, tanto atuais como anteriores, podem prover informações e treinamentos específicos a sua área de especialidade.

Atribuições e Responsabilidades 15

2 Planejamento de Treinamentos

Planejar um treinamento que seja eficaz exige dedicação e bom gerenciamento.

O objetivo de cada evento é envolver os participantes no aprendizado e assegurar que tenham seus objetivos alcançados antes do término do treinamento.

Este capítulo mostra estratégias e ferramentas de planejamento.

Identificação das necessidades O Rotary International oferece um modelo de agenda que inclui os tópicos recomendados pelo conselho diretor, contudo, este pode ser adaptado a necessidades específicas identificadas pelo distrito. Ao desenvolver o plano para obter esses dados considere: • Objetivo • Métodos de coleta de informações • Análise das respostas Definição do Objetivo

Antes de conduzir o estudo de identificação das necessidades, é necessário definir seu objetivo. Que informações irá obter ao conduzir o estudo? Como irá melhorar o próximo seminário de treinamento? Esta definição fará com que o estudo seja mais focado e traga mais benefícios.

Dados úteis podem ser obtidos simplesmente perguntando a rotarianos: “O que gostaria de compreender melhor? O que poderia ser mudado no treinamento para que pudesse compreender melhor esse tópico?”

Métodos de coleta de informações

Considere utilizar os seguintes métodos, individualmente ou combinados, para recolher informações: • Avaliações anteriores Avaliações de treinamentos anteriores revelam aspectos positivos e negativos salientados pelos participantes e dão uma idéia sobre que tipos de perguntas utilizar.

• Questionários Questionários permitem que futuros participantes respondam às perguntas de maneira objetiva e sem receio, possuindo a vantagem de alcançar um

Planejamento de Treinamentos 16

número relativamente grande de pessoas. Inclua tanto questões em aberto, com espaço para as respostas, quanto perguntas de múltipla escolha.

Reserve em sua agenda várias semanas para que os participantes preencham e retornem o questionário a tempo para a compilação dos dados e análise dos resultados. Para sua referência, um modelo de questionário pode ser encontrado na próxima página.

• Entrevistas Entrevistas permitem que informações pessoais sejam trocadas com uma pessoa ou um grupo. Elas podem ser realizadas por telefone ou pessoalmente, mas devem sempre envolver significativo número de participantes do evento. É aconselhável que as entrevistas comecem com um esclarecimento de seu propósito e a garantia de sigilo quanto às informações fornecidas.

As entrevistas podem ser estruturadas ou não. A estruturada inclui questões pré-determinadas que permitem comparação de respostas. A não-estruturada oferece a chance de discussões mais abrangentes, que podem revelar problemas e informações não considerados inicialmente. Os dois tipos podem ser combinados de modo a obter dados concretos e comentários pessoais.

• Grupos de análise Grupos de análise permitem congregar um número representativo de participantes potenciais e discutir abertamente as necessidades do treinamento.

O ideal é um grupo de 7 a 10 pessoas. As discussões devem ser conduzidas por um facilitador e, para permitir uma análise acurada dos resultados, ter seus pontos importantes registrados.

• Testes pré-treinamento Os testes pré-treinamento permitem medir falhas de conhecimento dos participantes. Ao responder perguntas a respeito de um tópico em particular, o respondente revela informações específicas sobre seus pontos fortes e fracos.

Esse teste deve ser elaborado com cuidado e ir ao encontro do objetivo do treinamento, sendo especialmente recomendado para assuntos com grande volume de informações, como a Fundação Rotária.

Análise de dados

Após coletar informações dos futuros participantes, os dados obtidos devem ser analisados: 1. Categorização dos dados. Procure temas recorrentes e organize os comentários sob cada um.

2. Interpretação dos resultados. Defina que áreas requerem mais atenção.

Se participantes não gostaram de uma sessão em particular, reavalie sua relevância. Se não a compreenderam, acrescente mais informações.

3. Divulgação dos resultados. Compartilhe os resultados com líderes distritais e discuta mudanças necessárias. Utilize os dados obtidos para criar uma programação que atenda aos interesses dos participantes e, ao mesmo tempo, os informe sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor.

O seguinte questionário pode ser ampliado ou modificado de acordo com o treinamento em questão (indicado em negrito).

Planejamento de Treinamentos 17

MODELO: Questionário para Identificar as Necessidades de Treinamento Este questionário visa obter informações sobre o seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social. Suas respostas são essenciais para que se conheça a eficácia do treinamento.

Evento: Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social Sim Não Participou deste treinamento em ocasião anterior?

Se respondeu sim, quantas vezes?

Quando foi a última vez que participou?

Indique abaixo como classificaria o último treinamento. (assinale uma das opções) Bom. O treinamento me preparou o suficiente para cumprir meu mandato.

Razoável. Embora minha compreensão sobre o cargo tenha aumentado, me senti despreparado.

Ruim. O treinamento não me preparou adequadamente para cumprir minhas responsabilidades Quais serão os maiores desafios relacionados a desenvolvimento do quadro social que enfrentará ao assumir este novo cargo?

Quais serão os maiores desafios relativos a desenvolvimento do quadro social que seu clube ou distrito enfrentará neste ano?

Avalie o nível de seu preparo para assumir as responsabilidades relativas ao cargo. (assinale uma das opções) Muito preparado. Sei que tenho as habilidades e conhecimentos para ser bem-sucedido em meu cargo.

Adequadamente preparado. Ainda tenho o que aprender, mas espero me sair bem e aumentar meus conhecimentos durante o mandato.

Despreparado. Não estou certo sobre o que esperar de meu cargo e/ou não possuo os conhecimentos e habilidades necessários para obter êxito.

Que tópicos relacionados a desenvolvimento do quadro social considera conhecer bem?

Importância do desenvolvimento do quadro social Retenção de sócios Recrutamento de sócios Fundação de novos clubes Recursos de desenvolvimento do quadro social

Planejamento de Treinamentos 18

Em quais tópicos relativos a desenvolvimento do quadro social gostaria de se aprofundar no próximo seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social?

Que habilidades e informações relativas a seu cargo considera que lhe faltam?

Que experiência possui como líder rotário? Relacione cada cargo e ano em que serviu.

Cargo

Ano

Que cargo ocupará no próximo ano rotário?

Presidente de clube Secretário de clube Tesoureiro de clube Presidente de comissão de clube (especifique a comissão) Governador assistente Presidente de comissão distrital (especifique a comissão) Já ocupou este cargo antes?

Sim

Não

Se respondeu sim, informe por quanto tempo: Quantos sócios há em seu clube?

Menos de 25 26 a 50 51 a 100 101 a 150 Mais de 150 Há quanto tempo é rotariano?

Menos de 1 ano 1 a 2 anos 3 a 5 anos 6 a 10 anos Mais de 10 anos

Obrigado por seu tempo e atenção!

Planejamento de Treinamentos 19

Alterações na programação Os guias para líderes de treinamento referentes aos eventos constantes do Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes sempre sugerem um modelo de programação, o qual pode ser adaptado às características específicas do distrito. Expanda ou diminua o tempo reservado para cada tópico e combine ou acrescente itens conforme necessário (desenvolva guias para as sessões adicionais para o benefício do líder de treinamento). Certifique-se de incluir detalhes sobre mudança de sala, intervalos e refeições. Para adaptar a agenda do evento ainda mais: • Use exemplos específicos ao distrito para ilustrar alguns pontos • Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultura local • Aplique formatos variados como painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupo Diversidade é um dos pontos mais fortes do Rotary, entretanto, ela geralmente causa dificuldades quando o treinamento envolve rotarianos provenientes de regiões completamente distintas. Algumas diferenças que pode vir a encontrar, e como usá-las a seu favor, estão destacadas abaixo.

Diferenças culturais e regionais

Devido a sua etnicidade, condição econômica ou religião, entre outros fatores, os participantes dos eventos de treinamento podem possuir diferentes pontos de vista e expectativas. Evite mal-entendidos reconhecendo que há modos diversos de encarar um problema e de solucioná-lo, e reserve um tempo para que os participantes compartilhem pontos de vista e discutam as diferentes maneiras de abordar os ideais do Rotary.

Experiência rotária

Um presidente de comissão de clube participando da assembléia distrital pode ter anos de experiência em diferentes comissões de clube, enquanto outro poderá ser iniciante tanto no Rotary quanto na comissão da qual faz parte.

Considere os seguintes pontos ao desenvolver uma programação que sirva eficazmente a participantes de todos os níveis: • Ao distribuir materiais informativos, agrupe os participantes com experiência substancial separadamente daqueles relativamente novos • Utilize líderes rotários experientes como recurso de ajuda, pedindo que respondam a perguntas e ilustrem conceitos básicos • Peça aos rotarianos experientes que forneçam exemplos de como seus clubes participaram de programas rotários, aplicaram as normas do Rotary ou conseguiram se tornar mais eficazes • Emparceire rotarianos experientes com os mais novos durante as discussões em grupo • Reserve tempo para que rotarianos menos experientes apresentem seus pontos de vista e façam perguntas Tamanho do clube

O número de sócios nos Rotary Clubs varia muito. Alguns têm menos de 15 sócios, outros mais de 100. Os ideais, as normas e os procedimentos rotários Planejamento de Treinamentos 20

são os mesmos para todos mas, em geral, a quantidade de sócios que possuem afeta o modo como são administrados. Considere designar os participantes para as sessões de acordo com o tamanho do clube a que pertencem. Esta consideração é particularmente importante no caso do PETS e da assembléia distrital, eventos nos quais metas, atividades e administração do clube são o principal foco.

Preparação das salas O modo que uma sala é arrumada pode incentivar discussões em grupo ou melhorar o relacionamento entre membros de uma equipe. Selecione entre os seguintes layouts aquele que melhor corresponde às metas da sessão, número de participantes, conteúdo da programação e equipamentos a ser utilizados.

Sala de aula

Este layout permite que 10 a 150 participantes tomem notas e participem de exercícios em grupo, mas geralmente exige considerável espaço. É usado principalmente para palestras, apresentações ou demonstrações.

Formato em U

Layout mais informal, permitindo acomodar 30 pessoas confortavelmente. Possibilita aos participantes fazer anotações e participar de discussões em grupo, além de facilitar o movimento do instrutor entre os presentes. É recomendado principalmente em discussões facilitadas.

Mesa redonda

Depende do tamanho da sala e número de mesas disponíveis. É mais eficaz para sessões que requerem interação entre os membros do grupo e para sessões de brainstorming, podendo também ser usado em sessões plenárias e discussões em pequenos grupos, Reunião / Quadrado

Mais adequado para grupos de discussão com menos de 30 pessoas. Permite que os participantes se foquem nos demais integrantes do grupo durante as atividades.

Anfiteatro

Este arranjo é apropriado para palestras ou sessões plenárias para 150 pessoas ou mais e para eventos com vários palestrantes, pois maior atenção é dada à parte frontal da sala.

Semicírculo

Ideal para eventos com até 50 pessoas em que quase não é necessário fazer anotações. Este layout permite que os participantes sentados no fundo da sala tenham uma boa visão de todos e sintam-se mais envolvidos no treinamento.

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Definição de data e local A seleção da data e do local de um evento de treinamento é decisão das mais importantes, pois influenciará o restante do planejamento.

Data

As datas abaixo citadas para cada treinamento de clube e distrito são recomendadas pelo conselho diretor, sendo que a seqüência sugerida faz parte de uma estratégia de treinamento.

Evento

Data recomendada

Seminário de treinamento da equipe distrital Seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS) Assembléia distrital Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social Seminário distrital de capacitação

Fevereiro Março

Abril ou Maio Em seguida à assembléia distrital Imediatamente antes da conferência distrital Treinamento para Capacitação de Líderes Definida pelo clube Seminário distrital da Fundação Rotária Antes de 15 de novembro Treinamento distrital para líderes do Rotaract Após as eleições, mas antes de 30 de junho Local

As opções de serviços e acomodações variam de lugar para lugar. Avalie as seguintes opções ao selecionar o local: • Facilidade de acesso. Escolha local que seja conveniente para a maioria dos participantes, de preferência perto de rodovias, aeroportos e estações de ônibus ou trem.

• Instalações. Certifique-se de que as seguintes instalações estejam disponíveis, principalmente no caso de eventos maiores, como o PETS e a assembléia distrital: – Auditório ou sala com capacidade para acomodar todos os participantes das sessões plenárias – Salas para grupos de discussão – Espaço para o balcão de inscrições, mostras de projetos de clubes e distritos, reuniões e outras funções de apoio • Serviços. Verifique se o local oferece os seguintes serviços: – Refeições e lanches – Equipamentos (microfones, alto-falantes, retroprojetores, telas de projeção, videocassetes e televisores) – Business Center (central de trabalho equipada para envio de e-mail, fax, etc.)

Se necessitar de outros serviços, verifique se é permitido contratar terceiros, pois alguns locais cobram taxa extra.

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Orçamento Elaboração do Orçamento

O orçamento deve ter base nas receitas e despesas estimadas, como taxas de inscrição, aluguel do local, impressão de materiais informativos, correio, etc.

Os registros de taxas e gastos de eventos anteriores podem ajudar no planejamento. Para evitar déficit, não se desvie do orçamento preparado. Determine com o convocador quem será responsável por administrar as verbas do evento.

Ao preparar o orçamento do evento: • Utilize normas financeiras, registros contábeis e sistema para compras que sejam simples e diretos • Prepare estimativa de receita e despesas • Crie um fundo de reserva para cobrir déficits ou despesas inesperadas • Efetue pagamentos somente com o aval da pessoa responsável • Providencie serviços bancários e revisão contábil por empresa externa • Estabeleça um sistema de compras e documente as transações • Elabore procedimento para a coleta das taxas de inscrição e de outros fundos para o evento • Adquira as apólices de seguro adequadas para salvaguardar o distrito e os Rotary Clubs locais • Entenda o motivo de cada alocação de despesa • Obtenha a aprovação do governador eleito ou do governador de distrito se precisar desviar-se substancialmente das despesas planejadas • Pague todas as contas e entregue o saldo restante à pessoa encarregada do controle da verba do evento • Prepare um sumário das operações financeiras para uso no planejamento do mesmo evento no ano seguinte Um modelo de folha de cálculos orçamentários pode ser visto na página seguinte, o qual pode ser adaptado às necessidades específicas do evento.

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Folha de Cálculos Orçamentários Receita estimada

1. Receita de inscrições Convidados a. Taxas de inscrição Rotarianos b. Audiência estimada Rotarianos Convidados Receita total das inscrições (audiência estimada multiplicada pela taxa de inscrição equivalente) Total das taxas de inscrição de rotarianos + Taxas de inscrição de convidados = Total das Inscrições 2. Contribuições adicionais per capita/por clube 3. Patrocínio (empresa ou negócio local) 4. Verba proveniente do fundo distrital e de outras fontes Receita total estimada Despesas estimadas

1. Promoção a. Correio b. Impressão c. Suprimentos d. Outros Total para promoção 2. Decoração (placas de sinalização, flores, etc.)

3. Local do evento a. Salas e/ou auditório b. Refeições e gorjetas c. Equipamentos audiovisuais Total para o local 4. Materiais a. Impressão b. Pastas c. Etiquetas d. Outros Total para materiais 5. Recepção (caixa registradora, música, etc.)

6. Transporte 7. Despesas diversas Total estimado das despesas

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Líderes de treinamento Treinamentos que utilizam facilitadores de discussões e atividades com pequenos grupos requerem a presença de instrutores especializados. Avalie cuidadosamente quem serão os líderes de treinamento e quantos convidará para esta importante função.

Candidatos e qualificações

Os seguintes rotarianos são bons candidatos a líderes de treinamento: • Ex-instrutores distritais, ex-membros da comissão distrital de capacitação e ex-líderes de treinamento • Dirigentes de clube e administradores de distrito que acabaram de concluir o mandato • Presidentes atuais de comissões distritais • Líderes de treinamento do RI, atuais e anteriores • RRIMCs e CRFRs, atuais e anteriores Procure pessoas com as seguintes qualificações e habilidades: • Experiência em treinamentos. A habilidade para apresentar informações e facilitar discussões é muito importante. Os grupos de discussão em grupo e outras atividades de equipe são as que mais se beneficiam de instrutores experientes. Se possível, consulte avaliações de eventos anteriores para determinar a eficácia de seus líderes de treinamento.

• Conhecimentos rotários. Rotarianos com amplo conhecimento sobre um tópico específico são mais úteis em sessões que procuram transmitir grande volume de informações. Por exemplo, um rotariano que participou de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos pode ser a pessoa mais indicada para liderar sessão sobre organização e realização de IGE. • Conhecimentos profissionais. Dependendo do assunto, conhecimentos profissionais podem ser fator importante. Por exemplo, um rotariano que trabalha no setor de relações públicas pode ser o melhor instrutor para coordenar uma sessão sobre o tema.

Quantidade de líderes de treinamento em eventos distritais

Para determinar quantos líderes de treinamento serão necessários, defina primeiro como será a estrutura dos treinamentos: • Mesmo grupo de líderes de treinamento para todos os eventos. Esta abordagem possibilita consolidar sessões preparatórias e permite que os instrutores se tornem cada vez mais experientes.

• Grupo básico para atender à maioria dos eventos e líderes de treinamento adicionais para sessões específicas. Esta opção permite que tópicos específicos sejam tratados por líderes de treinamento mais experientes em certos assuntos enquanto é mantido um grupo central de instrutores.

• Grupo diferente para cada evento. Esta escolha permite que os treinamentos sejam altamente personalizados, mas pode ser difícil encontrar e treinar um número suficiente de instrutores.

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A necessidade de líderes de treinamento para cada evento depende também de fatores como: • Número de participantes. Os participantes devem ter sempre ter a oportunidade de expressar suas opiniões e idéias, assim, algumas vezes pode ser mais indicado utilizar grupos menores. Por exemplo, 75 presidentes eleitos podem ser divididos em 3 grupos de 25, de acordo com o tamanho dos respectivos clubes, localização geográfica ou nível de experiência. Será necessário um líder de treinamento para cada grupo.

• Número de sessões. Se houver sessões concomitantes, será necessário um líder de treinamento para cada uma delas. Se cada tópico exigir um instrutor experiente no assunto, pode ser preciso contatar várias pessoas especializadas.

• Número de tópicos e atividades em cada sessão. Dependendo do tópico e das atividades planejadas para a sessão, pode ser preciso a presença de mais de um líder de treinamento. A vantagem é poder dar mais atenção aos participantes menos experientes e compartilhar pontos de vista e exemplos.

Designação dos líderes de treinamento

Uma vez identificado, o líder de treinamento potencial deve ser contatado o mais rápido possível para verificar se está disponível e discutir sua função no treinamento. Assegure que todos os instrutores compreendam suas responsabilidades. Converse pessoalmente com cada um deles para revisar os planos, expectativas e metas do evento. Pode ser útil entregar uma descrição das atribuições a cada líder de treinamento (exemplo na próxima página). Candidatos devem se comprometer a participar não somente do treinamento a eles designados, mas também da sessão de capacitação geral de líderes de treinamento.

Capacitação dos líderes de treinamento

Para que os materiais informativos possam ser modificados conforme necessário, as sessões de capacitação dos líderes de treinamento devem ser realizadas bem antes dos eventos em que tomarão parte. O distrito pode considerar a possibilidade de contratar um facilitador profissional para ajudar a preparar os líderes de treinamento ou, então, convidar para a função ex-líderes de treinamento do RI ou ex-membros da comissão distrital de capacitação.

O capítulo 3 possui um roteiro de sessão de capacitação de líderes de treinamento que pode ser usado como referência.

Os líderes de treinamento selecionados para determinado evento muito provavelmente possuem experiências diversas. Treiná-los garantirá certa uniformidade e maior coerência. Na sessão de capacitação dos líderes de treinamento certifique-se de: • Explicar claramente os propósitos do evento, salientando os principais tópicos e seus objetivos.

• Apresentar a programação do evento e os aspectos logísticos.

• Definir as normas relativas a materiais informativos obrigatórios e opcionais.

Revisar, antes do evento, os materiais preparados individualmente por líderes de treinamento, para assegurar consistência com o propósito do evento e os materiais obrigatórios.

• Prover oportunidades para compartilhamento de informações sobre as áreas em que possuem experiência.

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• Discutir as técnicas de facilitação de discussões e outros métodos que serão aplicados no treinamento. O treinamento deve incluir pelo menos uma oportunidade para que cada instrutor seja o facilitador de uma sessão simulada, com os demais líderes de treinamento atuando como participantes.

Esta apresentação pode ajudar a revelar os pontos fracos, que podem ser corrigidos antes do evento real.

• Identificar recursos e materiais de apoio que ajudem a preparar os líderes de treinamento.

• Obter informações sobre ferramentas de treinamentos e outros itens de apoio necessários.

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Folha de Planejamento – Líder de Treinamento Responsabilidades do líder de treinamento:

• Ler e procurar compreender todos os materiais recebidos, tanto antes quando depois do treinamento em que será líder.

• Participar do evento distrital de capacitação de líderes de treinamento.

• Preparar-se adequadamente para todos os grupos de discussão.

• Servir como líder de treinamento dos eventos designados.

• Participar de todas as sessões plenárias e atividades do treinamento.

• Aconselhar e apoiar os participantes e demais líderes de treinamento.

• Servir como fonte de informações rotárias aos líderes de clube e distrito.

Nome do líder de treinamento: Evento: Participantes:

Objetivo do treinamento:

Sessões designadas ao líder de treinamento (nome da sessão, data, local):

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Recursos informativos para ajudar na preparação e facilitação das sessões:

Materiais informativos que os participantes receberão para suplementar o treinamento:

Outros recursos necessários (contate o instrutor distrital para verificar disponibilidade):

Se aplicável, nome do co-líder de treinamento (sessão, nome, título):

Contatos no evento:

Presidente da comissão organizadora:

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Materiais de treinamento Muitas vezes os distritos criam seu próprio material para suplementar os do RI, contudo, sem o devido planejamento, a produção desses materiais pode ser demorada e onerosa.

Dicas para produzir materiais suplementares

• Definir que materiais impressos são necessários para o evento e seu prazo de entrega. Considerar quanto tempo levará para tirar cópias, fazer montagens e organizar os materiais.

• Verificar se as informações contidas nos materiais são atualizadas.

• Nomear um redator para revisar todos os materiais.

• Padronizar o formato dos documentos preparados pelos líderes de treinamento.

• Manter uma pasta de referência com um exemplar de cada material. Incluir formulários do RI e informações importantes sobre o distrito, como diretórios e listas de contatos.

• Buscar um meio-termo entre qualidade e economia ao selecionar as gráficas.

Considerar o custo de pastas, xerox, etiquetas, etc.

• Providenciar, com antecedência, a impressão de materiais básicos (papel timbrado e envelopes, crachás para os participantes, folhetos com a programação, vales para refeições, formulários de inscrição, folhas para distribuição e materiais promocionais). Se possuir espaço disponível, considerar imprimir grandes quantidades de itens que não mudam freqüentemente.

• Obter permissão para reproduzir canções ou músicas protegidas por direitos autorais. O não cumprimento deste requisito poderá resultar em processo judicial. Incluir a frase “Reproduzido com a devida autorização de _______” no material, quando for exigido.

Distribuição de materiais

Os materiais informativos podem ser distribuídos antes do evento, no ato de inscrição, na primeira sessão ou após o término do treinamento.

• Antes do evento Esta opção permite que os participantes leiam os materiais antes do evento e cheguem melhor preparados. A distribuição antecipada é mais indicada quando o volume de informações é grande, podendo ser feita via e-mail ou site do distrito. A desvantagem são os custos referentes à remessa e a possibilidade de os participantes esquecerem de levar seus exemplares ao treinamento. Para contornar este problema, leve exemplares extras ao evento.

• Durante o evento Está opção funciona melhor para atividades específicas, como estudos de caso ou exercícios em grupo, quando é melhor não preparar os participantes com antecedência. A desvantagem é que estes não têm a oportunidade de ler o material antes do treinamento. Contudo, o instrutor tem mais tempo de preparar os materiais e pode fazer grande economia evitando despesas de correio. Além disso, garante-se que todos os participantes terão os materiais em mãos.

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• Após a sessão Esta opção é melhor para dados originados durante o treinamento. A desvantagem é que materiais recebidos após o evento têm menos chance de ser lidos.

Incentivo ao comparecimento É importante que os eventos de treinamento sejam aguardados com entusiasmo pelos rotarianos. Trabalhe com a equipe de líderes do evento para criar interesse e aumentar o comparecimento ao treinamento.

• Organize um cronograma para promoção do evento.

• Divulgue o evento o quanto antes possível. O comparecimento é maior quando os participantes podem incluir com antecedência o treinamento em sua agenda.

• Use vários métodos promocionais. Divulgue eventos futuros na Carta Mensal do governador e no website do distrito. Inclua no diretório do distrito uma relação de todos os eventos de treinamento, com datas e locais.

• Insira comentários de ex-participantes declarando as vantagens de participar e de se inscrever com antecedência.

• Confirme que todos os clubes submeteram os dados dos dirigentes entrantes para o Official Directory, e envie-lhes os materiais concernentes ao treinamento o mais rápido possível.

• Contate pessoalmente cada clube que não der resposta a correspondências enviadas.

• Simplifique o processo de inscrição. Envie uma carta com o formulário de inscrição, ou permita que se inscrevam por e-mail ou através do site do distrito.

• Pouco antes do evento, veicule um comunicado lembrando os rotarianos sobre a data de sua realização.

• Durante suas visitas aos clubes, incentive os governadores assistentes a promover o comparecimento aos treinamentos. Entregue formulários de inscrição aos governadores assistentes, para que estes os distribuam aos possíveis participantes.

• Cheque as inscrições do ano anterior para identificar clubes que não participaram do evento. Contate esses clubes pessoalmente se nenhum dos sócios indicou interesse em comparecer este ano.

• Reserve uma área para exibição de painéis e peça aos participantes que a usem para expor materiais ilustrativos de projetos bem-sucedidos de seus clubes.

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Avaliações Os dados obtidos nas avaliações permitem que as pessoas envolvidas na organização e condução do treinamento verifiquem a eficácia e o impacto causado pelos métodos utilizados.

Qualquer pessoa que tenha planejado, facilitado ou tomado parte de um treinamento rotário pode oferecer comentários valiosos. Entre elas: • Líderes distritais • Líderes de treinamento • Participantes do treinamento Todos os guias para líderes de treinamento incluem modelos de formulários de avaliação, elaborados para obter dos instrutores e participantes informações concisas sobre os eventos. Tais formulários devem ser adaptados às características de sua região.

Formulário para participantes

A opinião dos participantes é crítica para aumentar a eficácia do treinamento como um todo. Este formulário permite verificar os resultados do evento com relação a: • Conhecimentos e habilidades adquiridos sobre cada tópico tratado • Apresentações e materiais • Benefícios do treinamento • Considerações logísticas Formulário para líderes de treinamento

Comentários de líderes de treinamento também são essenciais ao aprimoramento de futuros eventos, em especial nas seguintes áreas: • Preparação • Recursos e materiais • Tempo dedicado a cada tópico específico • Percepção sobre como os participantes receberam as informações • Considerações logísticas Estes dois tipos de perspectivas sobre o mesmo evento dão uma visão geral de como planejar e melhorar os próximos treinamentos.

Reunião para avaliação

Conduza uma reunião algumas semanas ou meses após o treinamento e convide alguns dos participantes, escolhidos aleatoriamente, para verificar sua opinião sobre o que aprenderam. Dependendo do tempo disponível, a pesquisa pode procurar também obter informações sobre mudanças reais que ocorreram no clube desde o evento. Os dados podem ser conseguidos em entrevistas pessoais ou por questionários enviados pelo correio ou eletronicamente.

Perguntas típicas podem incluir: • Que informações do treinamento lhe foram mais úteis?

• Que informações considerou menos relevantes ou inexatas?

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• Que informações gostaria que tivessem sido melhor enfatizadas durante o treinamento?

• Que informações deveriam ter sido incluídas?

• Consultou algum dos materiais informativos que recebeu durante o treinamento? Se sim, qual foi o grau de utilidade de cada um?

• Que recomendações ofereceria para melhorar este treinamento?

Deve ser também realizada uma reunião para obter a opinião de todos os líderes de treinamento e outros voluntários que trabalharam no evento.

Testes

Se foram utilizados testes pré-treinamento na identificação de necessidades, considere aplicar o mesmo teste após o término do evento. Ao colocar o foco no que os participantes aprenderam ao invés de em suas percepções, poderá obter dados concretos para avaliação da eficácia do evento.

Acompanhamento

Após a compilação dos dados e das opiniões, analise cuidadosamente as informações obtidas e notifique o governador eleito, governador indicado, governadores assistentes, líderes de treinamento, seu sucessor e participantes sobre os pontos mais importantes. Lembre-se de manter as avaliações arquivadas, para que possam ser usadas na identificação das necessidades para futuros treinamentos.

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Lista de verificação para o treinamento Esta lista de verificação cita os procedimentos para o planejamento de um treinamento. O cronograma identifica as ações a ser tomadas nos meses antes do evento. As duas colunas da direita contêm espaço para indicar o nome do responsável pela ação e o prazo para sua conclusão.

SEMINÁRIO DE TREINAMENTO

ANO ROTÁRIO

6 MESES antes do EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Determinar as necessidades — planejamento do estudo para identificar os treinamentos necessários.

Distribuir os questionários para definir os treinamentos necessários (veja pág. 18) e possíveis participantes.

Verificar avaliações anteriores e contatar, por telefone ou pessoalmente, ex-participantes para obter comentários sobre treinamentos realizados no passado.

Esboçar a agenda do treinamento. Que tópicos são mais importantes? Que tópicos devem ser adicionados ou agrupados?

Elaborar a lista de líderes de treinamento qualificados.

Verificar orçamentos para seminários similares realizados anteriormente. Qual são as receitas e despesas previstas?

Selecionar o local.

Avaliar os questionários recebidos e as entrevistas realizadas.

Preparar um cronograma para a promoção do evento.

Divulgar o evento na carta mensal do governador, no site do distrito ou em malas-direta.

Planejamento de Treinamentos 34

Prazo

3 MESES antes do EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Prazo

Finalizar a agenda do evento.

Definir o layout para cada sessão (veja pág. 21, Preparação das salas).

Finalizar o orçamento (veja pág. 24, Folha de Cálculos Orçamentários).

Definir o espaço necessário para cada sessão, de acordo com a técnica de treinamento a ser usada (material informativo 3).

Informar o coordenador do local do evento sobre os detalhes de layout referentes a cada sessão (data, nome da sala, horário de início e término) e serviços que necessitam ser providos (arrumação da sala, equipamentos audiovisuais, computadores, temperatura da sala, refeições, decoração e placas de sinalização). Assegurar que será feita limpeza das salas antes e depois de cada sessão.

Providenciar serviço de refeições.

Definir quem serão os líderes de treinamento. Após saber que aceitaram o convite, entregar-lhes a Folha de Planejamento (veja pág. 28).

Reunir e treinar os líderes de treinamento (capítulo 3).

5 SEMANAS antes do EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Prazo

Preparar os materiais de treinamento e planejar como distribuí-los.

Organizar a produção dos materiais impressos (papel timbrado e envelopes, crachás para os participantes, folhetos com a programação, vales para refeições, formulários de inscrição, folhas para distribuição e materiais promocionais).

Nomear um redator para revisar todos os materiais antes de sua impressão.

Contatar clubes que ainda não se inscreveram.

Contratar intérpretes, se necessário.

2 SEMANAS antes do EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Finalizar a lista de participantes.

Preparar os cartões de mesa e crachás.

Enviar e-mail para lembrar os participantes sobre o evento.

Assegurar que os kits de inscrição contêm os itens necessários.

Planejamento de Treinamentos 35

Prazo

1 DIA antes do EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Prazo

Visitar o local do evento. Reservar assentos para os convidados e participantes especiais.

Reunir-se com os líderes de treinamento para discutir questões de última hora.

Salvar em laptop, CD-ROM ou pendrive os arquivos a ser utilizados no treinamento.

EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Prazo

Checar o local do evento (material informativo 8).

Dentro de 2 SEMANAS após o EVENTO

Data:

Ação

Responsável

Reunir-se com os membros da comissão para discutir os resultados do evento.

Reunir-se com todos os líderes de treinamento.

Rever as avaliações e analisar os resultados.

Discutir com os líderes distritais como melhorar futuros treinamentos.

Planejamento de Treinamentos 36

Prazo

3 Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento

Este exemplo foi elaborado para ajudá-lo a preparar a sessão de capacitação dos líderes de treinamento, com sugestões de programação, tópicos e materiais informativos. Escolha as questões e atividades mais adequadas às necessidades dos participantes.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 37

Agenda Esta agenda é para o caso de ser realizado um evento de capacitação único envolvendo todos os líderes de treinamento. Se seu distrito decidir treinar separadamente os instrutores de cada evento, modifique adequadamente a programação.

Início

Fim

Duração

Sessão

60 min.

30 min.

Refeições e inscrições (opcional) Sessão Plenária de Abertura Comentários do instrutor distrital Sessão 1 Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes Intervalo Sessão 2 Treinamento de Rotarianos Sessão 3 Métodos de Treinamento Refeição Sessão 4 Como Facilitar o Aprendizado Sessão 5 Comunicação Não-Verbal Intervalo Sessão 6 Técnicas de Gerenciamento de Tempo e Ferramentas de Treinamento Sessão Plenária de Encerramento Comentários do instrutor distrital e Avaliação

30 min.

15 min.

60 min.

45 min.

60 min.

60 min.

45 min.

15 min.

60 min.

30 min.

Principais tópicos da sessão Sessão plenária de abertura Esta sessão dita o tom do encontro e deve informar e inspirar os líderes de treinamento.

Tópicos

• Preparação dos líderes de treinamento para que possam treinar rotarianos • Agenda do evento, inclusive horários de intervalos e refeições • Logística das sessões interativas

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 38

Sessão 1: Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes Material informativo

1. Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes Tópicos

• Apresentação resumida do Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes • Aprendizado contínuo proporcionado pelo ciclo e época de realização de cada treinamento • Lista de tópicos adicionais oferecidos pelo distrito • Datas dos próximos treinamentos no distrito • Atribuições do líder de treinamento no distrito • Responsabilidades dos líderes de treinamento Questões para discussão

• • • •

Como estes eventos de treinamento beneficiam seu clube e distrito?

Como orientação continuada beneficia seu clube e distrito?

Que treinamento considera mais importante? Por quê?

Que função terá em cada treinamento?

Sugestão de atividades

• No início da sessão, defina as regras de comportamento, entre elas como permitir que todos ofereçam suas opiniões, estar aberto a todos os comentários e procurar não usar o celular. Peça aos participantes que dêem sua opinião sobre estas regras, pois isto os motivará a segui-las.

• Divida os participantes em pequenos grupos e designe um evento de treinamento a cada equipe (veja material informativo 1). Permita que discutam durante 10 a 15 minutos a abordagem do treinamento e porque rotarianos gostariam de participar. Peça a cada grupo que apresente um resumo do evento, inclusive tópicos, época de realização e o que motivará os rotarianos a se inscrever.

• Escreva em um flipchart os treinamentos recomendados pelo conselho diretor e peça aos líderes de treinamento que marquem aquele que consideram mais importante. No final, discuta o porquê das escolhas feitas.

Sessão 2: Treinamento de rotarianos Material informativo

2. Treinamento de rotarianos Tópicos

• Características do aprendizado adulto • Diferentes maneiras que adultos retêm informações • Estratégias de apresentação que podem ser usados pelos líderes de treinamento

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 39

Questões para discussão

• • • • •

Quais são algumas das características do aprendizado adulto?

Que experiência possui em treinamento de adultos?

O que deve ter em mente ao treinar adultos?

Que métodos de treinamento utilizou ao ensinar adultos?

Entre os exemplos citados, qual resultou em maior retenção de informações?

• Que técnicas podem ser utilizadas ao se apresentar a um grupo?

• Como se prepara para as apresentações?

Sugestão de atividades

• Peça aos participantes que reflitam sobre o que acabaram de aprender a respeito da aprendizagem por parte de adultos, escrevam o que consideram ter sido o principal conceito debatido e dêem um exemplo de sua aplicação prática. Recolha as folhas com as idéias e entregue cada uma a outra pessoa, para que todos possam levar de volta consigo uma idéia diferente da sua.

• Em diferentes folhas de flipchart anote os meios de como adultos retêm o aprendido e distribua-as pela sala (veja pirâmide de aprendizado no material informativo 2). Peça aos participantes que se levantem e se postem perante o conceito de sua preferência. Solicite aos membros de cada grupo que discutam entre si porque consideram que seu método é mais eficaz e depois façam uma apresentação sobre as vantagens do método escolhido.

Mostre aos participantes a pirâmide de aprendizado e verifique se concordam ou não com o conceito.

Sessão 3: Métodos de treinamento Material informativo

3. Métodos de treinamento Tópicos

• Apresentação de métodos de treinamento • Melhores técnicas de apresentação em sessões de treinamento • Troca, geração própria e fornecimento de informações Questões para discussão

• • • •

Quais são as diversas maneiras de treinar adultos?

Qual é sua preferida?

O que entende por troca, geração própria e fornecimento de informações?

Qual é a diferença entre troca, geração própria e fornecimento de informações?

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 40

Sugestão de atividades

• Divida os participantes em pequenos grupos. Designe um tópico a cada um (ex.: desenvolvimento de projeto de prestação de serviços, retenção de sócios). Solicite que dêem idéias de atividades interativas conforme os métodos de treinamento do material informativo 3. Escreva as sugestões no flipchart e discuta-as com o grupo todo.

• Peça que escolham um dos métodos de treinamento do material informativo 3 e solicite que voluntários o demonstrem ao grupo completo. Estipule um tempo para a apresentação. Repita o processo para mais dois ou três outros métodos de treinamento.

Sessão 4: Como Facilitar o Aprendizado Material informativo

4. Como Facilitar o Aprendizado Tópicos

• • • •

Características de um bom facilitador Técnicas aplicadas em facilitação de discussões Maneiras de formular perguntas a participantes Técnicas para utilizar em caso de haver participantes que não colaboram

Questões para discussão

• • • • •

Quais são as características de um bom facilitador?

Qual é a diferença entre um facilitador e um palestrante?

Pode citar um exemplo de boa técnica de facilitação?

Quais são técnicas eficazes de facilitação de discussão?

O que você faz quando alguns participantes decidem não contribuir com o debate?

• Que técnicas podem ser usadas para lidar com um participante que não colabora?

Sugestão de atividades

• Divida os participantes em grupos de três ou quatro e entregue a cada integrante excertos de um guia para líderes do RI. Peça que leiam os materiais e discutam o assunto, revezando o papel de facilitador entre si. Reúna o grupo todo para discutir as impressões que tiveram.

• Leia para o grupo, em voz alta, o seguinte cenário (ou crie um outro).

Você está facilitando uma discussão sobre como desenvolver um projeto de prestação de serviços em seu clube. Ao iniciar o debate, percebe que um dos participantes fala o tempo todo com a pessoa ao lado, mantém os braços cruzados e faz em voz alta comentários não relacionados ao assunto da reunião. Como facilitador, o que faria?

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 41

Sessão 5: Comunicação Não-Verbal Material informativo

5. Comunicação Não-Verbal Tópicos

• Diferentes tipos de comunicação não-verbal • Mudanças no treinamento em função de mensagens não-verbais Questões para discussão

• O que é comunicação não-verbal?

• Pode citar exemplos de comunicação não-verbal?

• Alguma vez já mudou a técnica de treinamento em função de impressão transmitida não-verbalmente por um participante?

Sugestão de atividades

• Crie um cenário que mostre participantes transmitindo diferentes tipos de mensagens não-verbais (por ex.: bocejando, balançando a cabeça negativamente, franzindo a testa, cochilando, etc.) e apresente-o ao grupo. Divida-os em equipes de quatro ou cinco pessoas e peça que discutam o que podem concluir da situação descrita. Como mudariam o treinamento tomando por base o comportamento destes participantes? Peça que cada grupo apresente suas conclusões ao restante dos presentes.

• Demonstre aos participantes a vantagem de se falar alta e claramente durante uma apresentação. Ao começar a discussão sobre comunicação não-verbal, fale sem entonação e baixe a voz até quase sussurrar. Mude o tom da voz gradualmente para ver se as pessoas percebem a diferença. Após alguns minutos, pare a sessão e explique a importância de entonação vocal.

Sessão 6: Técnicas de Gerenciamento de Tempo e Materiais de Treinamento Materiais informativos

6. Técnicas de Gerenciamento de Tempo 7. Materiais e Equipamentos de Treinamento 8. Lista de verificação para salas de treinamento Tópicos

• Técnicas de gerenciamento de tempo durante eventos de treinamento • Materiais e equipamentos que podem ser usados para melhorar os treinamentos • Lista de verificação para salas de treinamento

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 42

Questões para discussão

• Que técnicas de gerenciamento de tempo utiliza nos treinamentos que coordena?

• De que materiais e equipamentos faz uso nos treinamentos?

• Que itens checa nas salas antes de iniciar o treinamento?

Sugestão de atividades

• Peça aos participantes que reflitam sobre a importância de gerenciamento de tempo e maneiras de fazê-lo. Solicite que esbocem uma agenda para sessão de 45 minutos sobre desenvolvimento do quadro social. Eles deixaram tempo suficiente para que os participantes do treinamento se dividissem em grupos para discutir um assunto?

• Peça a pares de participantes que façam uma lista de ferramentas de treinamento que gostariam de utilizar em um evento e de como as usariam, e depois anotem os principais itens no flipchart. Solicite que escolham os três que consideram mais importantes.

• Faça a seguinte pergunta aos participantes: “O que aconteceu de errado em algum treinamento que coordenou?” Registre as respostas no flipchart.

Pergunte como resolveriam a situação se esta ocorresse novamente.

Sessão Plenária de Encerramento A sessão plenária de encerramento conclui o treinamento e os debates dos quais os participantes tomaram parte. Esta é a última oportunidade para a comissão distrital de capacitação resumir os pontos importantes e concluir o evento com uma nota inspiradora.

Tópicos

• • • •

Principais pontos e tópicos discutidos Agradecimento aos participantes por seu trabalho nos seminários Colocação de perguntas aos membros da comissão distrital de capacitação Avaliação do treinamento (mostrando a importância das respostas)

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 43

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 44

Convocador: Governador eleito Participantes: Governadores assistentes entrantes, presidentes e membros entrantes de comissão distrital

Convocador: Governador eleito Participantes: Presidentes eleitos de clube

Tópicos

• Apresentação do lema do RI • Administração do distrito • Atribuições e responsabilidades • Plano de Liderança de Clube • Recursos • Planejamento anual e de longo prazo • Comunicação

• Apresentação do lema do RI • Atribuições e responsabilidades • Definição das metas de clube • Seleção e preparação de líderes de clube • Administração de clube • Desenvolvimento do quadro social • Projetos de prestação de serviços • Fundação Rotária • Relações públicas • Recursos • Planejamento anual e de longo prazo

Evento / Horário

Seminário de Treinamento da Equipe Distrital Fevereiro

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube (PETS) Março

Convocador / Participantes

Para os líderes: Seminário de Treinamento da Equipe Distrital — Guia para Líderes (247-PO) Para participantes: Manual de Treinamento dos Governadores Assistentes (244-PO) Manual das Comissões Distritais (249-PO) Para os líderes: Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos — Guia para Líderes (243-PO) Para participantes: Manual do Presidente de Clube (222-PO)

Materiais

Por que rotarianos se interessariam em participar?

A tabela abaixo relaciona as reuniões de treinamento distritais, com seus cronogramas, tópicos, convocadores, público-alvo e materiais de apoio.

Material informativo 1: Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 45

Tópicos

• Lema do RI • Atribuições e responsabilidades • Normas e procedimentos • Seleção e treinamento da equipe distrital • Planejamento anual e de longo prazo • Recursos • Estudos de caso • Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas • Resolução de problemas

• Panorama sobre desenvolvimento do quadro social • Retenção de sócios • Recrutamento de sócios • Fundação de novos clubes • Atribuições e responsabilidades • Recursos

Evento / Horário

Assembléia Distrital Abril ou maio (de preferência após o PETS)

Seminário Distrital do Quadro Social Anualmente (de preferência em seguida à assembléia distrital) Convocador: Governador eleito Participantes: Líderes entrantes de clube e distrito com funções relacionadas ao quadro social, governadores assistentes e outros rotarianos interessados

Convocador: Governador eleito Participantes: Líderes de clube e presidentes de comissões de clube

Convocador / Participantes

Para os líderes: Guia para Líderes da Assembléia Distrital (828-PO) Para participantes: Manual do Presidente de Clube (222-PO) Manual do Secretário de Clube (229-PO) (inclui seção para o tesoureiro de clube) Manual das Comissões de Clube: Administração do Clube (226A-PO) Desenvolvimento do Quadro Social (226B-PO) Relações Públicas (226C-PO) Projetos de Prestação de Serviços (226D-PO) Fundação Rotária (226E-PO) Para os líderes: Seminário Distrital do Quadro Social — Guia para Líderes (242-PO)

Materiais

Por que rotarianos se interessariam em participar?

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 46

Seminário Distrital da Fundação Rotária Julho a novembro

• • •

Treinamento para Capacitação de Líderes Data definida pelo clube

•

•

•

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• • •

• •

• • •

• Técnicas de liderança e motivação • Oportunidades de liderança • Encontros distritais • Projetos rotários internacionais • Programas do RI e da Fundação (sessão eletiva)

Seminário Distrital de Capacitação Imediatamente antes da conferência distrital

Convocador / Participantes

Convocador: Governador do distrito Participantes: Rotarianos que tenham servido como presidentes de clube ou em outro cargo de liderança no clube por três anos ou mais Habilidades de comunicação Participantes: Estilos de liderança Todos os rotarianos Como liderar e motivar voluntários Aconselhamento Gerenciamento de tempo Definição de metas e responsabilidade financeira Planejamento estratégico Padrões éticos (Prova Quádrupla) Obtenção de consenso Trabalho em equipe Programas da Fundação Convocador: Rotária Governador do distrito Estabelecimento das metas Participantes: relacionadas à Fundação e Líderes de clube, membros estratégias para seu alcance de comissões da Fundação Responsabilidades das Rotária e outros rotarianos comissões de clube da interessados no assunto Fundação Rotária Uso do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) Outros tópicos, dependendo das necessidades do distrito

Tópicos

Evento / Horário

Para os líderes: Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PO)

O clube ou o distrito deve desenvolver materiais adequados a suas características.

Para os líderes: Seminário Distrital de Capacitação — Guia para Líderes (248-PO)

Materiais

Por que rotarianos se interessariam em participar?

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 47

Tópicos

Definido pelo distrito, podendo incluir: • Atribuições e responsabilidades • Atividades de prestação de serviços • Desenvolvimento do quadro social e retenção de sócios

Evento / Horário

Treinamento Distrital para Líderes do Rotaract Após as eleições do clube e antes de 30 de junho Convocador: Governador Participantes Rotaractianos Rotarianos Não-rotarianos

Convocador / Participantes

Guia para Líderes Distritais do Rotaract (Apenas na web)

Materiais

Por que rotarianos se interessariam em participar?

Material informativo 2: Treinamento de rotarianos Para um treinamento obter êxito é preciso considerar como adultos aprendem e retêm informações. A maioria precisa se sentir parte das atividades e compreender como o que está sendo ensinado será aplicado na prática.

Características de Aprendizado Adulto

Compreender as características do aprendizado adulto o ajudará a elaborar um treinamento mais apropriado e eficaz. Adultos aprendizes: • São realistas. Sentem-se motivados a ouvir informações que sejam imediatamente aplicáveis a situações reais e às suas necessidades.

• São práticos. Aprendem por meio de experiências de participação direta.

• São experientes. Têm sabedoria acumulada e um senso do que pode dar certo.

• São diferentes uns dos outros. Possuem experiências diversas.

• Definem seu próprio padrão de aprendizado. Aprendem continuamente, são auto-direcionados e preferem ter controle sobre o que está sendo ensinado.

• São pessoas ocupadas. Têm interesses que competem entre si (família, trabalho), portanto precisam entender os benefícios do treinamento.

Retenção de informações

Atividades em que o participante tem uma função passiva — palestra, leitura, apresentação audiovisual — têm menor taxa de retenção. Atividades interativas — discussões, ensinar a outros, aplicação prática — são mais eficazes.

Pirâmide de Aprendizado (Taxa de retenção média)*

Palestra 5% Leitura 10% Audiovisual 20%

Demonstração prática 30%

Discussão em grupo 50% Fazer para ter prática 75% Ensinar outros 90%

*NTL Institute for Applied Behavioral Science Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 48

Ao planejar um treinamento, tenha em mente as características de aprendizados de adultos e de sua taxa de retenção de informações. O RI prefere usar discussões em grupo para permitir que os participantes exponham suas experiências, aprendam com o restante dos presentes e controlem seu próprio aprendizado.

Forneça as informações de modo que o maior número possível de conceitos seja retido por todos.

• Capte a atenção do participante. Adultos focam-se nas informações que mais atraem seu interesse.

• Repita a informação. Informações que são repetidas têm mais chance de serem retidas a longo prazo.

• Transfira as informações para um caso real. Assegure que os participantes possam aplicar o aprendido em situações de sua vida cotidiana.

• Use vários tipos de atividades. Dê aos participantes a oportunidade de aplicar na prática o que aprenderam. Muitos dos guias para líderes de treinamento incluem atividades para ser desenvolvidas em grupo que reforçam a memorização dos conceitos-chave.

Apresentação a adultos

Geralmente o mensageiro é tão importante quanto a mensagem. Sua competência, credibilidade e entusiasmo influenciam o interesse dos presentes pelo treinamento e a capacidade que terão de reter e aplicar o que aprenderam.

Para estabelecer um vínculo positivo com os participantes: • Esteja à porta do recinto para cumprimentá-los, estabelecendo um relacionamento antes mesmo do início do treinamento.

• Mantenha contato visual com os presentes, se apropriado.

• Defina as regras de comportamento antes do início da sessão, e peça que dêem seu parecer. Sugira que seja permitido que todos tenham a chance de dar sua opinião, que todos os comentários sejam ouvidos com mente aberta e que o uso de celulares seja limitado.

• Dê aos participantes a opção de não participar de uma ou outra atividade durante o treinamento, pois são adultos e sabem o que lhes será útil ou não.

• Resuma os pontos discutidos antes de mudar de assunto.

• Conheça os materiais a fundo e procure não ler diretamente das anotações.

• Coloque um pequeno relógio em lugar visível, para não precisar checar constantemente a hora no seu relógio de pulso.

Erros comuns em apresentações

Os seguintes hábitos podem fazer com que o instrutor seja menos eficaz, tanto ao passar informações quanto ao facilitar discussões: • Cacoetes verbais. O uso excessivo de expressões como ìumî, ìahnî, ìnéî pode distrair os participantes e reduzir o poder de autoridade do orador.

• Cacoetes gestuais. Gestos podem ser úteis para enfatizar alguns pontos, mas abusar deles pode distrair os ouvintes. Entre eles: – Ajustar constantemente jóias ou óculos – Abrir e fechar a caneta Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 49

– Passar a mão no cabelo – Recostar-se na parede ou no pódio – Olhar o relógio com freqüência – Distribuir materiais • Problemas de edição. Palavras com erros de ortografia em slides, materiais informativos ou folhetos de programação maculam a credibilidade do apresentador.

• Falar muito depressa. Além de parecer nervoso, um orador que fala muito rápido pode causar frustração naqueles que estão fazendo anotações ou cuja língua materna não é a mesma do apresentador.

• Dar as costas aos participantes. Ao fazer referência a uma imagem, fique a um ângulo de 45 graus da platéia.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 50

Material informativo 3: Métodos de treinamento Utilizar diferentes métodos educativos ajuda a manter o interesse dos participantes e a estrutura da sessão. A técnica que selecionará dependerá em grande parte dos objetivos da sessão e do conhecimento dos participantes, este determinado por processo de identificação de necessidades. Apresentar o treinamento em segmentos de cerca de 15 minutos ajuda os participantes a restabelecer seu foco e a permanecer concentrado por outros 15 a 20 minutos.

Mudanças de atividades geralmente envolvem diferentes métodos de aprendizado, o que ajuda a aumentar a taxa de retenção.

Troca de informações entre participantes

Em exercícios de troca de informações, os participantes são solicitados a contar suas experiências pessoais relacionadas a situações diversas.

Discussões facilitadas O líder de treinamento incentiva os participantes a compartilhar seus conhecimentos e experiências, mas sem julgar o que é certo ou errado. Este método faz com que os presentes aprendam continuamente sobre o assunto.

Brainstorming (coleta aleatória de idéias) Os participantes contribuem com idéias em resposta a uma questão ou determinada situação. Todas as idéias e soluções são registradas, não importando quão impraticáveis ou estranhas pareçam. Esta técnica incentiva e estimula o pensamento criativo.

Pequenos grupos Os participantes são divididos em pequenos grupos para possibilitar melhor diálogo e interação. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies, envolvendo entre duas a seis pessoas.

Estudos de caso O instrutor descreve uma situação real ou fictícia relacionada ao assunto em questão e pede ao grupo que discuta possíveis soluções. Estudos de caso podem ser apresentados por intermédio de material impresso, dramatização, TV ou vídeo, e permitem que os participantes pratiquem as habilidades que aprenderam no treinamento.

Troca de informações é o método mais usado pelo Rotary International nos guias para líderes de treinamento. As sessões desses materiais são escritas em forma de discussões orientadas por instrutores. Para mais informações, veja o material informativo 4.

Geração de informações pelos participantes

A geração própria de informações é um dos métodos mais ativos de aprendizado e, portanto, o que provavelmente faz com que os participantes as retenham melhor em sua memória.

Discussão com parceiro Cada participante analisa sozinho determinado problema, discute-o com um parceiro e depois define soluções ou cria um plano de ação. Isto garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 51

Flipcharts O instrutor solicita a um voluntário que escreva as respostas de algumas questões essenciais no flipchart, permitindo, dessa forma, que o grupo visualize os pontos mais importantes do material discutido. O flipchart pode também ser utilizado para anotar perguntas ou tópicos a ser discutidos no final da sessão.

Votação Em uma lista de tópicos, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite a leitura individual dos materiais, o que resulta em absorção do conteúdo antes da escolha, e dá ao líder de treinamento a oportunidade de avaliar rapidamente os interesses individuais.

Dramatização Participantes atuam como atores de peça de teatro para demonstrar uma idéia ou situação específica. Esta técnica funciona melhor em grupos pequenos, onde os participantes não se sentem tão inibidos.

Coleta de idéias No final da sessão, cada participante escreve o principal conceito debatido e uma possível aplicação prática. As folhas com as idéias anotadas são recolhidas e entregues a diferentes participantes. Dessa forma, todos obtêm uma sugestão nova para aplicar em seu clube.

Plano de ação Participantes têm certo tempo para pensar sobre o que aprenderam, avaliar as possibilidades de aplicação prática e anotar procedimentos passo a passo de como implementar as idéias.

Fornecimento de informações pelo instrutor

Neste método, o líder de treinamento fornece informações aos participantes.

Este tipo de fluxo é mais eficaz quando informações novas devem ser transmitidas em detalhes.

Demonstrações visuais Instrutor mostra aos participantes o método mais apropriado para atuar ou proceder. Após seu término, permite-se que o grupo faça uma representação do que aprendeu. Este método é mais adequado para pessoas que são aprendizes visuais.

Palestras Informações são repassadas através de apresentação oral previamente planejada. Palestras permitem que o instrutor tenha total controle da situação, com participação limitada da audiência, por isso, são mais eficazes quando usadas em conjunção com outro método.

Painéis de discussão Painéis de discussão aproveitam experiência e conhecimentos de especialistas no assunto, os quais podem fazer observações pessoais curtas ou discutir um tópico específico como grupo. Após sua apresentação e um intervalo para preparação, há um período reservado para perguntas aos painelistas.

Perguntas e respostas Participantes têm a oportunidade de fazer perguntas sobre o assunto apresentado. Este método é mais proveitoso se usado no final de uma sessão.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 52

Educação à distância ou via internet São usados materiais (impressos, áudio, vídeo, computador, etc.) para transmitir informações a pessoas, que devido a circunstâncias geográficas ou de tempo, estão impossibilitadas de comparecer ao local do treinamento.

As avaliações podem ser feitas por meio de teste auto-aplicável ou enviando exercícios resolvidos ao instrutor.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 53

Material informativo 4: Como Facilitar o Aprendizado Em discussões facilitadas são feitas perguntas diretamente aos participantes cujas respostas dependem de seus conhecimentos e suas experiências. Ao facilitar estas discussões, o líder de treinamento deve ser flexível, permitindo debates internos no grupo ao mesmo tempo em que, por meio de perguntas, direciona o evento aos resultados desejados.

O papel do facilitador

Os facilitadores não devem expor opiniões próprias, pois sua função primária é orientar e monitorar o debate entre os integrantes do grupo. Um bom facilitador: • Motiva as pessoas a querer participar • Mantém o grupo concentrado no assunto e não ultrapassa o tempo de discussão permitido • Faz perguntas para ajudar a elucidar pontos críticos • Cria consenso a partir de pontos de vista diversos • Mantém alto grau de interesse e participação • Neutraliza problemas de comportamento inadequado no grupo O facilitador deve projetar uma imagem positiva e mostrar: • Respeito pelos participantes • Colaboração • Tempos alternados para atividades e reflexões • Reforço positivo Condução da discussão

Quando é muito lento e tempo demasiado é gasto na análise minuciosa de alguns tópicos, o treinamento pode ser concluído sem que vários pontos tenham sido abordados. Quando for muito rápido, os comentários são feitos tão concisamente que o grupo conclui o treinamento tendo analisado cada tópico somente superficialmente. Formular questões aos participantes ajuda a: • Incentivar análise do tópico • Apresentar novos tópicos • Evocar recordações e experiências dos participantes • Aumentar a participação • Rever conceitos de difícil entendimento • Redirecionar a discussão Perguntas bem formuladas podem ser usadas para controlar o ritmo do treinamento. As seguintes técnicas podem ser usadas para esclarecer e manter as discussões focadas, aumentar a participação e administrar o progresso da sessão.

Para incentivar a troca de experiências pessoais: “Alguém sabe de ocasiões em que esta abordagem funcionou?”

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 54

Para chamar atenção a fatores ainda não considerados: “Baseado em sua experiência, que aspectos do problema precisam ser discutidos em mais detalhes?”

“Antes de prosseguirmos, há algum outro aspecto específico deste tópico que deveria ser considerado?”

Uso construtivo de conflitos: “Como parece que não estamos conseguindo resolver este problema, podemos seguir para a próxima questão? Talvez obtenhamos informações adicionais nas próximas discussões.”

Para testar a força de um ponto de vista: “Vamos fazer uma lista das vantagens e desvantagens de cada ponto de vista.”

“Quem pode dar um exemplo relativo a este ponto?”

Para evitar que alguns participantes dominem a discussão: “Como só temos mais alguns minutos, poderia colocar rapidamente suas observações para que os outros também tenham tempo de fazê-lo?”

Para manter o debate dentro da programação: “Voltaremos a este tópico no final da discussão.”

“Cobriremos este problema mais tarde. Vamos seguir agora com nossa sessão.”

Para sugerir a necessidade de encerrar a discussão: “Gostaria de ouvir os comentários finais de mais duas ou três pessoas antes de encerrarmos.”

“Temos só mais cinco minutos antes do encerramento. Alguém deseja fazer algum comentário final?”

Técnicas de Questionamento

As perguntas podem ser em aberto, ou seja, sem respostas definitivas, o que incentiva discussões, ou fechadas, com respostas usadas para esclarecer um ponto de vista ou checar qual foi o nível de compreensão dos participantes.

Os seguintes métodos podem ajudar a aplicar questões (pessoais e/ou inclusas nos guias de líderes de treinamento) para direcionar a discussão.

• Perguntas escritas. Escreva a pergunta em flipchart ou no slide, de modo que seja visível para todos. Esta técnica ajuda a manter o enfoque, pois permite que os participantes releiam a pergunta durante o debate.

• Perguntas rebatidas. Devolva ao grupo uma pergunta colocada por um participante. Por exemplo: “Esta é uma boa questão. Como vocês resolveriam este problema?”

• Perguntas revertidas. Sugira que a pessoa que fez a pergunta dê sua opinião sobre o assunto. Coloque a questão ao grupo para comentários adicionais.

• Perguntas redirecionadas. Redirecione para outro participante a pergunta que foi formulada. Esta técnica incentiva discussões e, ao mesmo tempo, faz a correlação com questões anteriores. A pergunta pode ser repassada a um participante que sabidamente possui conhecimento sobre o assunto.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 55

• Perguntas para manter o foco. Ao responder perguntas, especialmente as que possibilitam narrativas, os participantes podem se distanciar do tópico.

Para chamar a atenção de volta ao assunto, pergunte ao grupo se a questão original foi respondida adequadamente, ou faça outra pergunta para levar o grupo de volta ao tópico. Outra maneira é comentar: “Nós nos afastamos do tópico inicial. É importante voltar ao assunto original.”

Ocasionalmente, é aconselhável que o próprio instrutor responda a algumas perguntas. Por exemplo, se souber a resposta a alguma questão, poderá intervir para economizar tempo ou prevenir possíveis informações erradas.

Participantes problemáticos

O instrutor deve planejar com antecedência como agir no caso de pessoas que não colaboram e atrapalham o treinamento. Eis algumas sugestões para quando o participante: • Opina freqüentemente. Pergunte ao restante do grupo: “O que vocês pensam sobre este assunto?”

• Prolonga a colocação de sua opinião: Pergunte-lhe: “Pode resumir sua idéia em poucas palavras para que possamos anotá-la?”

• Traz à tona questões irrelevantes. Diga: “Não tenho certeza de como isto se encaixa em nossa discussão. Pode ser mais claro?”

• Desafia opiniões de outros. Pergunte ao restante do grupo: “O que vocês pensam sobre a opinião deste participante?”

Se a pessoa cria problemas freqüentemente, envolvê-la no treinamento geralmente provoca reação positiva. Contudo, se o mau comportamento continuar, fale com ela em particular e explique o problema. Muitas vezes, este tipo de conduta é intencional, assim, procure não atacar a auto-estima do participante, mas mostre que o aprendizado deve ser conduzido em um ambiente de respeito.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 56

Material informativo 5: Comunicação Não-Verbal Não é somente o que é dito, mas também como é dito, que é importante em um treinamento. Mensagens não-verbais são um componente essencial no processo de aprendizado. Líderes de treinamento devem estar atentos a estes tipos de sinais, pois: • Compreender o que os participantes estão transmitindo não-verbalmente permite modificar as técnicas de treinamento em uso.

• Estar ciente das mensagens não-verbais que está transmitindo aos participantes aumenta a conscientização sobre a percepção destes sobre o treinamento.

Qualidades vocais e vocalização

Entonação, inflexão, cadência e volume têm impacto nas palavras que usamos. Se está alegre, sua voz pode mostrar essa alegria, mas se está entediado, amedrontado ou inseguro, esses sintomas também podem ser percebidos pelos ouvintes.

Expressões faciais

A expressão facial pode indicar se algum participante não está de acordo com uma declaração, não entendeu certa colocação ou tem algo a dizer. O instrutor pode mostrar interesse ou preocupação por meio de sua expressão facial, mesmo que não tenha identificado seu sentimento em palavras.

Gestos

Um estilo de apresentação vivaz e energético captura a atenção dos participantes, torna o material mais interessante e facilita o aprendizado. Participantes que mexem a cabeça positivamente indicam que estão escutando e concordando com o falado.

Silêncio

Permanecer quieto em frente do grupo de discussão no começo da sessão pode ser uma maneira eficaz de mostrar que está na hora de começar. O silêncio após a formulação de uma pergunta permite que os participantes se preparem mentalmente para responder. Em algumas culturas, se os participantes conhecem o assunto em pauta, é considerado apropriado permanecer em silêncio e não responder à pergunta.

Contato visual.

Contato visual ajuda a controlar o fluxo de comunicação, além de poder indicar quem será o próximo a falar ao se movimentar pela sala. O uso desta técnica varia conforme a cultura.

Posição na sala

O instrutor que cumprimenta as pessoas antes do início da sessão passa uma mensagem de segurança e controle da situação. Aproximar-se do participante pode indicar interesse, e afastar-se pode indicar que talvez deseje ouvir a opinião de outra pessoa. Normas culturais definem a distância mínima entre duas pessoas. Preste atenção a sinais de desconforto ao invadir o espaço dos participantes e afaste-se conforme apropriado.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 57

Material informativo 6: Técnicas de Gerenciamento de Tempo Gerenciamento de tempo é importante em treinamentos rotários, pois os sócios participam durante seu tempo livre. O controle eficaz de tempo evita que os participantes se sintam sobrecarregados, entediados ou frustrados.

Causas de Perda de Tempo

Solução

Começar atrasado

Comece o treinamento no horário indicado na agenda. Se nem todos os participantes chegaram, inicie uma discussão ou atividade que não exija que todos estejam presentes.

Começar uma atividade Forneça instruções claras aos participantes. Se quando os participantes forem de difícil compreensão, imprima-as e as estão confusos sobre o que distribua com antecedência. Para certificar-se de devem fazer que compreenderam, peça a um dos presentes que repita as instruções orientativas.

Escrever no flipchart Prepare os flipcharts com antecedência. Se enquanto os participantes necessário, peça que um voluntário o ajude esperam durante as discussões.

Distribuir materiais infor- Prepare pacotes de materiais informativos com mativos para cada partici- antecedência. Se possível, inclua-os no matepante rial de inscrição, distribua-os antes do início da sessão, ou peça a alguns participantes que o ajudem a distribuí-los durante o treinamento.

Demonstrar passo a passo Mostre somente partes que sejam novas ou uma tarefa ou processo essenciais para a compreensão geral do particidiscutido durante a sessão pante. de treinamento Permitir que os subgrupos Forneça folhas de flipchart e canetas para os que relatem uma a uma suas os grupos registrem suas respostas. Peça que repostas ao restante dos cada um apresente um ponto que ainda não foi participantes citado. Todos os pontos podem então ser visualizados juntos e discutidos.

Permitir discussões exVolte à matéria inicial, mas encoraje aqueles que tensas que se afastam dos foram interrompidos a expressar suas opiniassuntos principais ões em discussões subseqüentes ou durante o intervalo.

Esperar que participanDurante os intervalos, recrute voluntários. tes se apresentem como Convoque pessoas quando ninguém se volunvoluntários tariar.

Requisitar idéias ou Forneça uma lista de possíveis comentários e perguntas de um grupo sugestões, pois pode servir como ponto inicial cansado para os participantes.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 58

Material informativo 7: Materiais e Equipamentos de Treinamento Vários equipamentos e materiais de apoio estão disponíveis para facilitar o treinamento e ajudar na interação entre o instrutor e os participantes.

Mesas, carteiras e cadeiras

Mesas e carteiras possibilitam que os participantes tomem notas durante o evento, podendo ser dispostas de várias maneiras, de acordo com o método de treinamento seguido. Calcule cerca de 1 metro de espaço na mesa por participante. (por ex.: duas cadeiras em uma mesa de 2 m).

Equipamentos de som

Microfones e alto-falantes são essenciais para sessões plenárias e painéis de discussão. Pode ser necessário usar transmissores portáteis ou de lapela, ou mais de um microfone, especialmente se a sessão for aberta a perguntas e/ou comentários pelos participantes. Dependendo da situação, pode haver necessidade de aparelhos para interpretação simultânea.

Computadores e equipamentos de apoio

Computador e impressora podem ser úteis para registrar informações resultantes de discussões em grupo ou workshops (por exemplo, uma sessão sobre definição de metas). Outra função pode ser demonstrar como novas tecnologias podem ajudar a cumprir tarefas no clube e distrito.

Retroprojetores e projetores multimídia

Transparências ou slides podem ser usados para reforçar mensagens visualmente, enfatizando pontos-chave e esclarecendo informações obscuras. A aparência deve ser profissional, com pontos claros e sucintos. Não sobrecarregue os participantes com muito texto, ou gráficos e tabelas excessivamente detalhados. Via de regra, o tamanho ideal de fonte é de no mínimo 24 pontos.

Veja os exemplos a seguir:

Todos os guias do RI para líderes de treinamento incluem slides para reforçar pontos-chave, os quais são enviados em CD-ROM junto com a publicação ou podem ser baixados do site do RI (www.rotary.org).

Tela de projeção

A superfície de uma tela permite a projeção de slides. Se não dispuser de tela, uma folha grande de papel branco ou uma parede lisa branca pode substituíla. Certifique-se de que a projeção seja vista por todos na sala.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 59

Videocassete ou DVD e Televisão

Filmes mostrando situações interessantes e relevantes podem ser muito úteis.

Se a sala for grande, use tela de projeção. Pode ser necessário ajustar a iluminação ambiente para prevenir reflexos na tela (verifique este problema antes do início da sessão).

Materiais informativos

Materiais informativos geralmente contêm informações que podem ser consultadas pelos participantes durante palestras, discussões, etc.

Crachás e cartões de mesa

Estes itens permitem que os instrutores e participantes saibam os nomes uns dos outros e identifiquem os clubes ou distritos de origem.

Blocos de anotação e canetas ou lápis

A disponibilidade desses materiais incentiva os participantes a tomar notas.

Pódio

A colocação de um pódio na sala fornece espaço para o instrutor colocar seus materiais e anotações, facilitando a apresentação.

Flipcharts e marcadores

Flipcharts são usados para registrar pontos importantes das discussões e ajudar os instrutores a se dedicar a questões que requerem mais atenção. Pode também servir para anotar um resumo dos principais pontos da sessão.

Quadro branco, marcadores e apagador

Assim como o flipchart, o quadro branco pode ser usado para registrar assuntos discutidos, com a vantagem de que economiza papel pois as anotações podem ser apagadas. A desvantagem é justamente a perda destas anotações após serem apagadas. Estes materiais de apoio costumam ser fornecidos pelo departamento de eventos do hotel.

Jarras e copos d’água

Tanto instrutores como participantes precisam ter água à disposição durante discussões longas.

Preço e conveniência são os principais elementos a ser levados em consideração com relação a equipamentos de treinamento. Informe-se com antecedência sobre o que há disponível no local do evento.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 60

Material informativo 8: Lista de verificação para salas de treinamento Utilize a seguinte lista para assegurar que as salas estejam preparadas adequadamente e os equipamentos de apoio em perfeito estado de funcionamento.

Checagem final antes da sessão

Nome da sala: Localização da sala: Checagem do layout geral: O layout das mesas e cadeiras na sala está correto?

Há cadeiras suficientes para todos os participantes?

A agenda do evento foi afixada em local visível a todos?

O título de evento e/ou sessão pode ser visto por todos?

Há água para todos os participantes e instrutores?

Os cabos elétricos dos equipamentos estão fora da passagem de pessoas, ou protegidos de maneira a evitar acidentes?

Checagem da posição do projetor e da tela: A lâmpada do projetor está funcionando (não está queimada)?

Há uma lâmpada de reserva?

O foco do projetor está correto?

Todos podem ver a tela de projeção sem obstruções?

O equipamento está em local que evita reflexos na tela (não está diretamente embaixo de uma luminária)?

Há transparências em branco e marcadores disponíveis?

Checagem das condições dos materiais de treinamento: As folhas de flipchart estão no cavalete?

Os textos escritos nos flipcharts são visíveis para todos os participantes (letras com no mínimo 5 cm de tamanho)?

Há marcadores para flipchart disponíveis?

Há um local perto do retroprojetor para deixar as transparências?

O videocassete/DVD e a televisão estão funcionando?

O volume está adequado?

Todos podem ver a tela sem obstruções?

O videocassete, ou o DVD, está pronto para ser usado?

Os materiais informativos estão prontos para ser distribuídos?

Os cartões de mesa para os participantes estão nos locais corretos?

Há uma caneta indicadora disponível para ser usada?

Há um relógio disponível e em local visível?

Após a sessão

Todos os formulários de avaliação foram recolhidos?

Os materiais extras foram devolvidos?

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 61

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