SEMINÁRIO DE TREINAMENTO DE PRESIDENTES ELEITOS Guia para Líderes Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos (243-PT) para ser usada nos seminários de 2009-10, 2010-11 e 2011-12. As informações aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Rotary Club, nos Estatutos do Rotary Internacional, no Regimento Interno do RI e no Código Normativo do Rotary, os quais devem ser consultados se necessitar de informações mais detalhadas. Mudanças a estes documentos aprovadas pelo Conselho de Legislação, Conselho Diretor do RI ou Fundação Rotária, terão precedência sobre as políticas mencionadas nesta publicação. Este guia foi elaborado pela Divisão de Capacitação de Líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: leadership.training@rotary.org Tel.: +1 847-866-3000 Fax: +1 847-866-9446
Conteúdo Planejamento e Organização
Objetivos do PETS Programação Logística PETS multidistrital Preparação dos líderes de treinamento Como utilizar este guia Como utilizar o roteiro das sessões Exemplo de página de sessão Avaliação 1
Sessões
Sessão plenária de abertura Sessão 1: Atribuições e Responsabilidades Sessão 2: Trabalho com os líderes do clube e distrito Sessão 3: Administração do clube Sessão 4: Desenvolvimento do Quadro Associativo Sessão 5: Projetos de Prestação de Serviços Sessão 6: Fundação Rotária Sessão 7: Imagem pública Sessão 8: Definição de metas Sessão plenária de encerramento A seção Planejamento e Organização desse guia é destinada à Comissão Distrital de Capacitação. e inclui informações logísticas e roteiros para utilização do guia. Este guia contém roteiros de sessões que devem ser distribuídos aos respectivos líderes de treinamento.
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Planejamento e Organização Este guia fornece as informações necessárias para realização de um Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos (PETS) de acordo com as diretrizes do Conselho Diretor do RI. Governadores eleitos e a Comissão Distrital de Capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as perguntas e os pontos-chave e modificando a programação. Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários e, além da versão impressa, encontra-se disponível também em CDROM. Os slides incluídos no CD podem ser adaptados às necessidades de cada distrito e apresentados em projetor multimídia ou impressos para uso em retroprojetor. Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT). Objetivos do PETS O seminário tem como objetivo: Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos. Oferecer a governadores eleitos e governadores assistentes entrantes a oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes entrantes. Todo presidente eleito é responsável por participar do PETS, a menos que isento pelo governador eleito. Neste caso, um representante do clube deverá ser nomeado para comparecer ao evento. Programação Este exemplo foi elaborado com base em uma programação de um dia e meio e engloba os tópicos recomendados pelo RI. podendo ser modificado de acordo com as características de cada região. 1º DIA Início
Fim
Sugestão de duração
Atividade
60 min
Inscrição e refeição
30 min
Sessão plenária de
Tópicos da sessão
Lema do RI
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abertura: Discurso de abertura
Metas do distrito Plano de Liderança de Clube Avenidas de Serviços Logística
5 min
Transferência para as salas de discussão
60 min
Sessão 1: Atribuições e responsabilidades
15 min
Intervalo
60 min
Sessão 2: Trabalho com o clube Trabalho com os líderes do Apoio aos distritos clube e distrito
60 min
Refeição
60 min
Sessão 3: Administração do clube
15 min
Intervalo
60 min
Sessão 4: Desenvolvimento do quadro associativo
Desenvolvimento do Quadro Associativo Recrutamento de associados Retenção de associados Nível de escolaridade
60 min
Sessão 5: Projetos Humanitários
Projetos bem-sucedidos de prestação de serviços Equilíbrio nas atividades de prestação de serviços do clube
Responsabilidades Plano de Liderança de Clube
Estatutos e Regimento Interno do Rotary Club Administração do clube Eventos
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2º DIA Início
Fim
Sugestão de duração
Atividade
60 min
Refeição
60 min
Sessão 6: Fundação Rotária
Programas da Fundação Rotária Apoio à Fundação Rotária Plano Visão de Futuro da Fundação Rotária
60 min
Sessão 7: Comissão Distrital de Imagem Pública
Imagem pública do clube Estudo de caso: Imagem pública
15 min
Intervalo
60 min
Sessão 8: Estabelecimento de metas
Planejamento estratégico Metas anuais
45 min
Sessão plenária de encerramento: Observações finais
Resumo do que foi aprendido e ações futuras Reconhecimentos Perguntas e respostas Avaliação
Tópicos da sessão
Ao desenvolver o treinamento: Desperte o interesse pelos tópicos citando exemplos específicos do clube ou distrito. Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local. Aumente o interesse pela programação usando formatos variados, inclusive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos. Para obter mais sugestões e orientação sobre a programação do PETS, entre em contato com o líder de treinamento de sua área, cujos dados podem ser encontrados no Official Directory. 5
Logística A participação no PETS é obrigatória para todos os presidentes eleitos. O PETS é um evento anual de um dia e meio de duração realizado de preferência em março, após a Assembleia Internacional e o Seminário de Treinamento da Equipe Distrital. O encontro deve contar com a colaboração dos seguintes membros da equipe distrital: Governador eleito, ao qual cabe a responsabilidade geral pelo seminário. Governador de distrito, que assessora o governador eleito quanto ao seminário. Membros da Comissão Distrital de Capacitação, que planejam e conduzem o seminário sob a supervisão do governador eleito. Governadores assistentes, que auxiliam o governador eleito no entrosamento de equipes e definição de metas durante o seminário. Membros da Comissão Distrital da Fundação Rotária, que oferecem assessoria quanto aos tópicos relativos à Fundação. Líderes de treinamento, que facilitam as discussões entre os participantes. Materiais Antes do PETS, os governadores eleitos devem enviar aos presidentes eleitos o Kit para Dirigente de Clube (225-PT). O Manual do Presidente de Clube (222-PT) é parte fundamental do seminário e deve ser lido por todos os presidentes eleitos antes do treinamento. Como cada capítulo do manual corresponde a uma sessão do Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos, e em alguns casos inclui folhas-tarefa para ser usadas durante as sessões, é imprescindível que os participantes tenham os dois em mãos durante o PETS. Faça cópias adicionais das folhastarefa para distribuir aos presidentes eleitos que não trouxerem seus manuais ao seminário. Divulgação Embora a participação dos presidentes eleitos seja obrigatória, é fundamental salientar a importância e o valor do seminário. O governador deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do distrito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa atender àqueles que solicitem detalhes adicionais. Governadores assistentes
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e outros encarregados de auxiliar o governador de distrito na promoção do seminário devem: Enviar, com pelo menos dois meses de antecedência, carta-convite e materiais de inscrição aos presidentes eleitos. Entrar em contato com os presidentes eleitos por de telefone ou email. Espaço para exibição Considere reservar uma área no local do treinamento para dispor materiais informativos sobre os seguintes assuntos: Convenção do RI Projetos de clube Comissões distritais devem: Fundação Rotária Fornecedores licenciados do RI PETS multidistrital Alguns distritos concluíram que esforços combinados resultam em PETS mais eficazes. Os PETS multidistritais, os quais operam de forma independente, oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de interagir com rotarianos além do âmbito dos respectivos distritos e trocar ideias com outros presidentes eleitos de clubes do mesmo tamanho. Realização de um PETS multidistrital Distritos interessados em mudar de PETS distrital para um multidistrital são incentivados a participar, sem ônus ao RI, de um ou mais eventos desse tipo conduzidos por outros distritos. Por exemplo, um distrito pode realizar seu PETS na mesma localidade de um PETS multidistrital para que os organizadores e participantes do primeiro tenham oportunidade de observar um seminário multidistrital, interagir com os participantes durante as refeições e ouvir os pronunciamentos dos oradores de destaque. A mudança para formato de PETS multidistrital deve ter a aprovação de dois terços dos clubes do distrito. Além disso, cabe aos governadores dos respectivos distritos obter conjuntamente a autorização do secretário geral do RI. Os PETS multidistritais devem contar com procedimentos operacionais e formar uma Comissão Organizadora. Para mais informações sobre como
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mudar de PETS distrital a multidistrital, contate o representante de suporte a clubes e distritos de sua região. PETS multidistritais atuais Governadores eleitos de distritos que organizam PETS multidistrital devem: Desenvolver e aprovar a programação final do evento. Assegurar que haja normas e procedimentos para administrar os fundos arrecadados ao evento. Preparar demonstrativo financeiro do evento. Selecionar uma pessoa encarregada de desenvolver e conduzir o treinamento. Selecionar líderes de treinamento e oradores para as sessões plenárias. A Comissão Distrital de Capacitação, ou pessoa designada ou aprovada pelo governador eleito, é responsável pelo planejamento e condução do treinamento. Pelo menos três horas da programação do PETS multidistrital devem ser alocadas para reuniões distritais com os governadores eleitos, presidentes eleitos de clube e governadores assistentes. Verifique com o respectivo representante de suporte a clubes e distritos se o PETS multidistrital está de acordo com as normas do RI. Como este guia pode ser utilizado nos PETS multidistritais Esta publicação pode ser utilizada como guia para as discussões facilitadas. Os tópicos recomendados pelo Conselho Diretor com relação ao PETS podem ser divididos em dois grupos: aqueles que serão melhor abordados por um único distrito e aqueles voltados a grupos de discussão multidistritais. O governador eleito pode solicitar que a Comissão Distrital de Capacitação se baseie nas sessões deste guia, inclusive os slides, para programar as reuniões multidistritais. Devido à recente participação dos governadores eleitos na Assembleia Internacional e às diferenças entre as necessidades e metas dos distritos, os tópicos a seguir podem ser mais apropriados para eventos de um só distrito: Sessão plenária de abertura, incluindo o lema do RI Trabalho com os líderes do clube e distrito (sessão 2) Fundação Rotária (sessão 6) Definição de metas (sessão 8) 8
Preparação dos líderes de treinamento Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões apresentam diferentes graus de experiência e prepará-los para esta função garante a padronização das informações que transmitirão aos participantes. A Comissão Distrital de Capacitação deve planejar e conduzir esse treinamento pelo menos duas semanas antes do PETS, se possível, dando destaque a técnicas para facilitação de grupos de discussão e permitindo que os líderes de treinamento pratiquem como conduzir uma das sessões. Mais informações sobre como treinar líderes de treinamento encontram-se no capítulo 3 do Manual do Instrutor Distrital (246-PT). Os instrutores distritais devem entregar os seguintes materiais aos líderes de treinamento: Como utilizar o roteiro das sessões Guias para as sessões que eles facilitarão Slides e materiais informativos das sessões que facilitarão Cópia da programação do seminário Flipchart e marcadores Como utilizar este guia Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões conforme seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os slides, inclua o número de seu distrito e faça as modificações que considerar apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de atividades e projetos distritais. Roteiros para sessões plenárias Os roteiros das sessões plenárias de abertura e de encerramento oferecem ao governador eleito sugestões de tópicos para discursos e apresentações audiovisuais. Tais roteiros devem ser adaptados conforme as características dos clubes do distrito. Roteiros para discussões facilitadas Esta técnica motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e experiências e a aprender com seus colegas. Os líderes de treinamento devem ser flexíveis e garantir o ritmo das discussões, certificando-se de que 9
o tópico seja devidamente abordado. Para mais informações sobre o assunto, consulte o Manual de Capacitação Distrital. Antes do PETS, presidentes eleitos devem ler o Manual do Presidente de Clube (222-PT) e elaborar um esboço das metas dos respectivos clubes utilizando as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, de modo que estejam preparados para as discussões.
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Como utilizar o roteiro das sessões As sessões são padronizadas e contêm os seguintes itens: Questões para discussão Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado conceito. Algumas perguntas foram incluídas no Manual do Presidente do Clube para que os participantes possam preparar-se antes de comparecer ao seminário. As questões para discussão podem ser baixadas do site www.rotary.org digitando “questões para discussão” na caixa de busca ou acessando http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/222_questions_po.pdf. Possíveis respostas São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a determinada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para estimular o debate se o grupo estiver tendo dificuldades em encontrar respostas para a pergunta. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas à plateia. Pontos-chave Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos importantes, para o grupo, devendo ser explicados por eles com suas próprias palavras. Lembretes ao instrutor Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de treinamento a facilitar as discussões. Avisos para projetar slides Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides estão disponíveis em CD-ROM e para download no site www.rotary.org/pt. Avisos sobre folhas-tarefa Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa apresentadas no e no manual do participante.
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Atividades interativas Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado. Exemplos de atividades: Os participantes falam sobre si próprios e a respeito de um tópico prédeterminado, para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar discussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal. Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões. Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite identificar rapidamente as principais necessidades e preocupações dos participantes. Os participantes são divididos em grupos menores para possibilitar melhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies, devendo cada um ser composto por três a cinco pessoas. Os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar determinada ideia ou situação. Este método funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas. No final da sessão, os participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar com base nos conhecimentos adquiridos. Esta atividade faz com que as pessoas reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para colocar as ideias em prática.
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Avaliação A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento, pois identifica o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de base para futuro aprimoramento. O Conselho Diretor do RI recomenda que todos os presidentes eleitos preencham uma avaliação do PETS imediatamente após o seminário, Portanto, certifique-se de alocar tempo suficiente para essa atividade. Adapte o formulário de avaliação conforme necessário ao seu PETS. Os líderes de treinamento devem avaliar o conteúdo e a logística do treinamento e a eficácia deste na preparação dos presidentes eleitos. O modelo do formulário de avaliação deve ser usado pelos líderes de treinamento, podendo ser adaptado conforme necessário. O governador eleito, em colaboração com a Comissão Distrital de Capacitação, deve desenvolver, distribuir, coletar e analisar as avaliações. Os resultados devem ser levados ao conhecimento do governador de distrito e do governador indicado e podem ser usados para aprimorar o seminário do ano seguinte.
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Exemplo de avaliação do PETS Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à avaliação do sucesso dos métodos de treinamento empregados e contribuirá ao aprimoramento dos próximos seminários. Avalie seu conhecimento sobre os tópicos recomendados pelo Conselho Diretor do RI utilizando o critério abaixo:
TÓPICO
CONHECIMENTO ANTES DO PETS
CONHECIMENTO DEPOIS DO PETS
Nenhum
Nenhum
Algum
Bastante
Algum
Bastante
Lema do Rotary Atribuições e responsabilidades Trabalho com os líderes do clube e distrito Administração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Projetos Humanitários Fundação Rotária Comissão Distrital de Imagem Pública Estabelecimento de metas
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Apresentação da programação Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens: Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
Os discursos nas sessões plenárias foram inspiradores. Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão. Um número adequado de técnicas de treinamento foi usado durante o seminário. Os slides contribuíram ao aprendizado. O Manual do Presidente de Clube (222-PT) foi um recurso útil. Os tópicos dos grupos de discussão foram relevantes para mim como líder. Estou preparado para exercer meu mandato como líder de clube. O grupo apresentou ideias práticas que eu gostaria de utilizar em meu clube. A Menção Presidencial do RI foi explicada claramente. O Plano de Liderança de Clube foi explicado claramente. As ideias e estratégias resultantes da sessão sobre desenvolvimento do quadro associativo serão valiosas a meu clube.
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Compreendo a minha responsabilidade de aumentar o apoio do clube à Fundação Rotária. Compreendo a minha função de ajudar meu clube a desenvolver projetos eficazes de prestação de serviços. Estou ciente dos diversos programas que posso utilizar para homenagear os rotarianos do meu clube. Sei como encontrar os recursos necessários para fazer com que meu clube seja eficaz. No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser discutidos em futuros seminários.
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Logística Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:
Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
Recebi a notificação sobre o seminário com a devida antecedência. Recebi as informações necessárias no kit de inscrição. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente.
Comentários e sugestões adicionais:
Eu gostaria de obter mais informações sobre:
Nome (opcional):
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Muito obrigado por sua colaboração!
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Avaliação pelo líder de treinamento do PETS Seus comentários sobre o treinamento que conduziu, bem como a respeito da programação e dos materiais do seminário, são inestimáveis e ajudarão a aprimorar o evento para o próximo ano. Agradecemos pela sua participação. Que sessões você apresentou? (Assinale todas que se aplicam) Atribuições e responsabilidades Trabalho com os líderes do clube e distrito Administração do clube Desenvolvimento do quadro associativo Projetos Humanitários Fundação Rotária Comissão Distrital de Imagem Pública Estabelecimento de metas Sessões Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens: Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
O Guia para Líderes do Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos foi fácil de usar. O Manual do Presidente de Clube foi fácil de usar. O tempo dedicado a cada sessão foi suficiente. A duração do evento foi adequada. Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem preparados para discutir os tópicos.
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Os roteiros das sessões foram eficazes nos grupos de discussão. Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os materiais apresentados. Os participantes fizeram perguntas sobre assuntos que não foram abordados nos roteiros das sessões. O aspecto e formato dos materiais de treinamento incentivaram a participação. Os slides contribuíram ao aprendizado. Os materiais informativos facilitaram o aprendizado.
Logística Forneça sua opinião com relação aos seguintes itens:
Concordo
Concordo até certo ponto
Discordo até certo ponto
Discordo
Não se aplica
O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado. A data do seminário foi conveniente. O local do seminário foi conveniente.
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Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos no seminário.
Como o seminário pode ser melhorado?
Comentários adicionais:
Muito obrigado por sua colaboração!
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