International Film Festival Rotterdam | Bas Czerwinski
Rotterdam is onmiskenbaar een interessante en karakteristieke festivalstad. Rotterdammers houden van hun festivals en het initiatief vanuit de stad is overweldigend. Dat willen we blijven stimuleren, want met festivals vieren we de stad. Ze brengen mensen samen en maken Rotterdam levendig en aantrekkelijk. Rotterdam Festivals doet elk jaar een oproep voor het indienen van plannen. Denk jij met jouw evenement een bijdrage te kunnen leveren aan de Rotterdamse ambities en wil je in 2018 een publieksevenement organiseren? Meld je dan bij ons aan!
Versterken topevenementen Het hart van de jaarkalender wordt gevormd door iconische evenementen en sterke evenementenperiodes waarin de stad in het teken
UITZONDERLIJKE PROJECTEN 2018-2020
staat van architectuur, jazz, film, de haven of culturele diversiteit en
Wil je een bijzonder, eenmalig evenement organiseren voor een
waarin niemand om Rotterdam heen kan! Denk aan International Film
groot publiek (>50.000), passend bij de stad en haar inwoners,
Festival Rotterdam, Art Rotterdam Week, Rotterdam Architectuur
met een internationale uitstraling? Neem dan contact op met
Maand, Port of Rotterdam North Sea Jazz Festival, Rotterdam
een van onze projectleiders. Denk aan een unieke manifestatie
Unlimited en Wereldhavendagen. Omdat iconische evenementen in
of een stadsevenement rondom een grote tentoonstelling met
reputatie, zichtbaarheid en beleving nog meer voor de stad kunnen
veel randactiviteiten. Rotterdam Festivals beschikt over een
betekenen, willen wij ze omringen met bijpassende programma’s en de
apart budget voor dergelijke evenementen en gezien de vaak
promotie intensiveren. Rotterdam Festivals nodigt organisatoren uit
lange voorbereidingstijd voor deze projecten kunnen ook
om plannen in te dienen voor initiatieven die bij deze ambitie passen.
plannen voor 2019 en 2020 worden besproken.
Vernieuwing evenementenkalender Rotterdam Festivals wil op de evenementenkalender ruimte bieden aan nieuwe initiatieven, nieuwe, vaak jonge initiatiefnemers en
LET OP
evenementen voor een brede en gevarieerde doelgroep.
Kleinschalige programmering binnenstad
DIGITAAL AANMELDEN/AANVRAGEN Aanmelden van een plan voor de evenementenkalender of
Rotterdam Festivals is altijd op zoek naar kleinschalige programme-
indienen van een aanvraag voor financiĂŤle ondersteuning door
ring in de binnenstad. Dat programma is een kwalitatieve toevoeging
Rotterdam Festivals kan alleen digitaal via www.rotterdamfesti-
op het aanbod in Rotterdam, wordt ingezet als markering van bepaal-
vals.nl/zakelijk/evenement-organiseren.
de gebieden, werpt een ander licht op onontdekte plekken en verlevendigt de stad.
DEADLINE: 1 SEPTEMBER 2017
Art Rotterdam | Fleur Beerthuis
A-, B- EN/OF C-EVENEMENTEN B- en/of C-evenementen zijn evenementen (in de buitenruimte) met een
Procedure
redelijke tot grote impact op de omgeving. Hiervoor is een aanmelding
Wij onderscheiden een aanmeld- en een aanvraagproce-
voor de evenementenkalender vereist en je hebt een plek op de kalender
dure. De aanmeldprocedure is bedoeld om een evene-
nodig voor een evenementenvergunning. Een aanmelding is géén
ment in aanmerking te laten komen voor een plek op de
aanvraag voor financiële ondersteuning, maar met het voltooien van de
evenementenkalender en daarmee ook voor een
aanvraag is een plan wél aangemeld voor de kalender. De aanmeld- en
evenementenvergunning. De aanvraagprocedure is er
aanvraagprocedure van Rotterdam Festivals geldt niet voor A-evenemen-
voor organisatoren die daarnaast aanspraak willen
ten: kleinschalige, laag risico-evenementen (braderie, sportwedstrijd) of
maken op financiële ondersteuning door Rotterdam
evenementen waarvoor slechts een kennisgeving moet worden ingediend
Festivals. Meer over de procedures lees je op www.
(buurtbarbecue). Voor meer informatie, zie rotterdam.nl/evenementen.
rotterdamfestivals.nl/zakelijk/evenement-organiseren. 1. Aanmeldingen en aanvragen moeten uiterlijk op 1 september bij Rotterdam Festivals binnen zijn. Alle ingediende plannen worden op de criteria getoetst, per plan en als onderdeel van het totale jaarprogramma. 2. Met een risicoscan per plan bepaalt directie Veiligheid van gemeente Rotterdam in welke vergunningencategorie het evenement valt. Samen met Rotterdam Festi vals en de gemeentelijke diensten beoordeelt directie Veiligheid ook de praktische consequenties van een plan. 3. Op basis hiervan adviseren wij het College van B&W over de evenementenkalender B&C-evenementen voor het aankomende jaar. 4. Het College van B&W stelt op basis van dit advies medio november de evenementenkalender vast. Organisatoren die een evenement hebben aangemeld voor de kalender en/of financiële ondersteuning hebben aangevraagd, worden door Rotterdam Festivals bericht over de toekenning of afwijzing. 5. Vervolgens moeten de organisatoren waarvan het B&C-evenement een plek op de kalender heeft gekregen uiterlijk op 14 december bij directie Veiligheid een vergunningaanvraag indienen. Zij ontvangen dan een ontvangstbevestiging met daarin een spoorboekje voor het verdere vergunningentraject.
Triangle | Jordy Brada
Castellers | Bas Czerwinski
Criteria
D. Van visie tot planrealisatie
Bij de inhoudelijke beoordeling van de inge-
De organisator toont aan dat hij/zij in staat is om
diende plannen hanteren wij onderstaande
het ingediende plan te realiseren. Het plan is
criteria. Wil je een evenement aanmelden voor
goed doordacht en doelstellingen op het gebied
een plek op de evenementenkalender, dan
van bereik, positionering en uitvoering zijn
moet je plan voldoen aan de criteria A t/m E.
realistisch. Rotterdam Festivals kan referentie-
Wil je als organisator ook aanspraak maken op
projecten opvragen om het trackrecord van de
financiële ondersteuning door Rotterdam
organisator te bepalen. Waar dat van toepassing
Festivals, dan gelden de criteria A t/m H. Meer
is, moet de organisator voldoen aan de Gover-
over de criteria vind je op www.rotterdamfesti-
nance Code Cultuur.
vals.nl/zakelijk/evenement-organiseren.
E. Praktische uitvoerbaarheid A. Thema’s van de stad
Een evenement heeft een groter rendement
Rotterdam Festivals geeft prioriteit aan evene-
wanneer het plaatsvindt op een passende
menten die nauw aansluiten bij het karakter van
locatie. De gekozen datum en locatie moeten
de stad, binnen het evenementenbeleid samen-
uiteraard beschikbaar zijn. Maak de omvang van
gevat in zes thema's: Rotterdam als maritieme
de gevolgen voor verkeer en OV inzichtelijk en
stad, jonge stad, multiculturele stad, moderne
zorg dat deze in verhouding staan tot de
architectuurstad, (inter)nationale cultuurstad en
verwachte (positieve) impact.
(inter)nationale sportstad. Toon aan dat jouw evenement binding heeft met de stad en andere
Verzoeken voor financiële ondersteuning
initiatieven of organisaties. Geef ook aan of er
worden ook op de volgende criteria beoor-
sprake is van een spin-off voor Rotterdam;
deeld:
invloed op de stadscultuur, economie of de positionering bijvoorbeeld.
F. (Publieks)beleving
NB: Sportevenementen vallen onder de verant-
De eisen die het publiek stelt aan vrijetijds-
woordelijkheid van Rotterdam Topsport, maar
beleving worden steeds hoger. Evenementen
moeten wel bij ons worden aangemeld voor de
met een sterke (publieks)beleving dragen bij
evenementenkalender.
aan een hoogwaardig verblijfsklimaat in de stad. Welk verhaal wil je met jouw evenement
B. Kwaliteit programmering
vertellen? Laat in het plan zien hoe je het publiek
De kwaliteit van de programmering sluit aan bij
meeneemt in je programma (voor, tijdens en na
de ambities van het evenement. Een evenement
het bezoek) en hoe je de totaalbeleving van het
moet ook een toegevoegde waarde hebben voor
evenement wil optimaliseren. Denk bijvoorbeeld
de jaarkalender wat betreft doelgroep, tijd,
ook aan gastvrijheid, communicatie en aankle-
ruimte en thematiek. Vernieuwing en verrassing
ding van het festivalterrein.
ten opzichte van het bestaande aanbod dragen bij aan een positieve beoordeling. Ook de media-
G. Marketing en communicatie
aandacht die het evenement genereert, wordt
Een deugdelijke marketing en communicatie is
meegewogen.
essentieel voor een succesvol evenement.
VERPLICHTE BIJLAGEN
Rotterdam Festivals let op de aansluiting van de
Voor de aanmelding is het verplicht
C. Breed publiek
marketingcommunicatiestrategie bij de missie
om een projectplan en een locatie-
Met een evenwichtige evenementenkalender wil
en visie van het evenement. De doelstellingen
tekening te uploaden. Voor de
Rotterdam Festivals een breed publiek bereiken,
(doelgroep, bereik, ingezette middelen) moeten
aanvraag voor financiële ondersteu-
in de stad en de regio, nationaal én internatio-
realistisch en SMART zijn. Let bijvoorbeeld op de
ning moet je daarnaast een marke-
naal. Omschrijf helder wat de doelgroep is van
verhouding van het budget voor marketing en
tingcommunicatieplan, begroting
het evenement en wat je aanbod is.
communicatie ten opzichte van de totale
en dekkingsplan uploaden. Sfeerim-
begroting en geef aan welke mediapartners je bij
pressies of andere bijlagen die je
het evenement wilt betrekken.
verhaal onderbouwen, zoals onderzoeksgegevens, foto’s en
H. Financiën
TIP
Om voor financiële ondersteuning in aanmerking
Op www.rotterdamfestivals.nl/
deze noodzakelijk is om het evenement te
zakelijk/evenement-organiseren/
realiseren. De begroting is realistisch en maakt
services/#evenementenlocaties
inzichtelijk hoe de gevraagde bijdrage van
vind je de juiste locatie aan de
Rotterdam Festivals zich verhoudt tot de totale
hand van locatieprofielen,
begroting en overige (eigen) inkomsten. Laat ook
informatie over grootschalige
zien hoe hoog de gevraagde bijdrage per bezoeker
werkzaamheden in Rotterdam en
is. Bij het vaststellen van de financiële bijdrage
alternatieve locaties.
wegen we het rendement voor de stad mee.
filmpjes, zijn zeer welkom.
te komen, moet de organisator aantonen dat
Rotterdam Zombie Walk | Bas Czerwinski
Rotterdamse Dakendagen | Frank Hanswijk
Deadlines Aanmeldingen en aanvragen moeten uiterlijk op 1 september binnen zijn. Organisatoren die bij Rotterdam Festivals een evenement hebben
ZigZagCity | Marco De Swart
aangemeld en/of financiële ondersteuning hebben aangevraagd, krijgen medio november bericht. Vervolgens moeten de organisatoren
Samenvatting aanmelden/aanvragen
die een toekenning ontvangen uiterlijk op 14 december bij directie Veiligheid een vergunningaanvraag indienen.
Evenementenkalender/financiële ondersteuning Ben je festivalorganisator en wil je in 2018 een B- en/of C-evenement
Procedure en criteria
realiseren? Meld je dan digitaal bij ons aan voor een plek op de
Bij de beoordeling van de ingediende plannen hanteert Rotterdam
evenementenkalender. Wil je in aanmerking komen voor financiële
Festivals meerdere criteria. Lees die goed door en doorloop vervol-
ondersteuning door Rotterdam Festivals? Dien je plan in en doe een
gens de aanmeld- of aanvraagprocedure! Voor de aanmelding is het
aanvraag. Je bent dan meteen aangemeld voor de kalender. Onder
verplicht om een projectplan en een locatietekening te uploaden.
Procedure in deze oproep vind je een korte toelichting op het
Onder VERPLICHTE BIJLAGEN in deze oproep staat beschreven
categoriseren van A-, B- en/of C-evenementen.
welke bijlagen je moet uploaden bij een aanmelding of aanvraag.
Rotterdamse ambities Rotterdam Festivals geeft voorrang aan evenementen die aansluiten
VRAGEN/TWIJFEL?
bij de thema’s van de stad en meebouwen aan iconische evenementen
Wil je een plan voorbespreken met een van onze
en sterke evenementenperiodes. Wij bieden op de evenementenkalen-
projectleiders? Neem dan direct en bij voorkeur vóór
der graag ruimte aan nieuwe initiatieven, nieuwe, vaak jonge initiatief-
half juli contact op met Petra Kalkman (inhoud en
nemers en evenementen voor een brede en gevarieerde doelgroep.
financiën) of Stephanie de Ruiter (beschikbaarheid
Rotterdam Festivals is altijd op zoek naar kleinschalige programme-
data en locaties) via 010 433 25 11, petra@rotterdam-
ring in de binnenstad én naar bijzondere, eenmalige evenementen voor
festivals.nl of stephanie@rotterdamfestivals.nl.
een groot publiek, met internationale uitstraling.
Kalender iconische evenementen International Film Festival Rotterdam Art Rotterdam Week ABN AMRO World Tennis Tournament NN Marathon Rotterdam Rotterdam Architectuur Maand Port of Rotterdam North Sea Jazz Festival EK Beachvolleybal Rotterdam Unlimited EK Paardensport Wereldhavendagen
2018 24-01 • 04-02 06-02 • 11-02 12-02 • 18-02 07-04 • 08-04 01-06 • 30-06 06-07 • 08-07 12-07 • 22-07 24-07 • 28-07 07-09 • 09-09
2019 23-01 • 05-02 • 11-02 • 06-04 • 01-06 • 12-07 •
03-02 10-02 17-02 07-04 30-06 14-07
23-07 • 27-07 19-08 • 25-08 06-09 • 08-09
2020 22-01 04-02 10-02 04-04 01-06 10-07
• • • • • •
02-02 09-02 16-02 05-04 30-06 12-07
21-07 • 25-07 04-09 • 06-09
NB: Data onder voorbehoud!
Rotterdam Festivals coördineert het evenementenbeleid in Rotterdam en stimuleert de cultuurparticipatie van Rotterdammers. Wij realiseren een karakteristiek festivalaanbod en een breed publiek voor kunst en cultuur in Rotterdam.