Oproep plannen 2018

International Film Festival Rotterdam | Bas Czerwinski

Rotterdam is onmiskenbaar een interessante en karakteristieke festivalstad. Rotterdammers houden van hun festivals en het initiatief vanuit de stad is overweldigend. Dat willen we blijven stimuleren, want met festivals vieren we de stad. Ze brengen mensen samen en maken Rotterdam levendig en aantrekkelijk. Rotterdam Festivals doet elk jaar een oproep voor het indienen van plannen. Denk jij met jouw evenement een bijdrage te kunnen leveren aan de Rotterdamse ambities en wil je in 2018 een publieksevenement organiseren?

Meld je dan bij ons aan!

Versterken topevenementen Het hart van de jaarkalender wordt gevormd door iconische evenementen en sterke evenementenperiodes waarin de stad in het teken

UITZONDERLIJKE PROJECTEN 2018-2020

staat van architectuur, jazz, film, de haven of culturele diversiteit en

Wil je een bijzonder, eenmalig evenement organiseren voor een

waarin niemand om Rotterdam heen kan! Denk aan International Film

groot publiek (>50.000), passend bij de stad en haar inwoners,

Festival Rotterdam, Art Rotterdam Week, Rotterdam Architectuur

met een internationale uitstraling? Neem dan contact op met

Maand, Port of Rotterdam North Sea Jazz Festival, Rotterdam

een van onze projectleiders. Denk aan een unieke manifestatie

Unlimited en Wereldhavendagen. Omdat iconische evenementen in

of een stadsevenement rondom een grote tentoonstelling met

reputatie, zichtbaarheid en beleving nog meer voor de stad kunnen

veel randactiviteiten. Rotterdam Festivals beschikt over een

betekenen, willen wij ze omringen met bijpassende programma’s en de

apart budget voor dergelijke evenementen en gezien de vaak

promotie intensiveren. Rotterdam Festivals nodigt organisatoren uit

lange voorbereidingstijd voor deze projecten kunnen ook

om plannen in te dienen voor initiatieven die bij deze ambitie passen.

plannen voor 2019 en 2020 worden besproken.

Vernieuwing evenementenkalender Rotterdam Festivals wil op de evenementenkalender ruimte bieden aan nieuwe initiatieven, nieuwe, vaak jonge initiatiefnemers en

LET OP

evenementen voor een brede en gevarieerde doelgroep.

Kleinschalige programmering binnenstad

DIGITAAL AANMELDEN/AANVRAGEN Aanmelden van een plan voor de evenementenkalender of

Rotterdam Festivals is altijd op zoek naar kleinschalige programme-

indienen van een aanvraag voor financiĂŤle ondersteuning door

ring in de binnenstad. Dat programma is een kwalitatieve toevoeging

Rotterdam Festivals kan alleen digitaal via www.rotterdamfesti-

op het aanbod in Rotterdam, wordt ingezet als markering van bepaal-

vals.nl/zakelijk/evenement-organiseren.

de gebieden, werpt een ander licht op onontdekte plekken en verlevendigt de stad.

DEADLINE: 1 SEPTEMBER 2017

Art Rotterdam | Fleur Beerthuis

A-, B- EN/OF C-EVENEMENTEN B- en/of C-evenementen zijn evenementen (in de buitenruimte) met een

Procedure

redelijke tot grote impact op de omgeving. Hiervoor is een aanmelding

Wij onderscheiden een aanmeld- en een aanvraagproce-

voor de evenementenkalender vereist en je hebt een plek op de kalender

dure. De aanmeldprocedure is bedoeld om een evene-

nodig voor een evenementenvergunning. Een aanmelding is géén

ment in aanmerking te laten komen voor een plek op de

aanvraag voor financiële ondersteuning, maar met het voltooien van de

evenementenkalender en daarmee ook voor een

aanvraag is een plan wél aangemeld voor de kalender. De aanmeld- en

evenementenvergunning. De aanvraagprocedure is er

aanvraagprocedure van Rotterdam Festivals geldt niet voor A-evenemen-

voor organisatoren die daarnaast aanspraak willen

ten: kleinschalige, laag risico-evenementen (braderie, sportwedstrijd) of

maken op financiële ondersteuning door Rotterdam

evenementen waarvoor slechts een kennisgeving moet worden ingediend

Festivals. Meer over de procedures lees je op www.

(buurtbarbecue). Voor meer informatie, zie rotterdam.nl/evenementen.

rotterdamfestivals.nl/zakelijk/evenement-organiseren.

1. Aanmeldingen en aanvragen moeten uiterlijk op 1 september bij Rotterdam Festivals binnen zijn. Alle ingediende plannen worden op de criteria getoetst, per plan en als onderdeel van het totale jaarprogramma.

2. Met een risicoscan per plan bepaalt directie Veiligheid van gemeente Rotterdam in welke vergunningencategorie het evenement valt. Samen met Rotterdam Festi vals en de gemeentelijke diensten beoordeelt directie Veiligheid ook de praktische consequenties van een plan.

3. Op basis hiervan adviseren wij het College van B&W over de evenementenkalender B&C-evenementen voor het aankomende jaar.

4. Het College van B&W stelt op basis van dit advies medio november de evenementenkalender vast. Organisatoren die een evenement hebben aangemeld voor de kalender en/of financiële ondersteuning hebben aangevraagd, worden door Rotterdam Festivals bericht over de toekenning of afwijzing.

5. Vervolgens moeten de organisatoren waarvan het B&C-evenement een plek op de kalender heeft gekregen uiterlijk op 14 december bij directie Veiligheid een vergunningaanvraag indienen. Zij ontvangen dan een ontvangstbevestiging met daarin een spoorboekje voor het verdere vergunningentraject.

Triangle | Jordy Brada

Castellers | Bas Czerwinski

Criteria

D. Van visie tot planrealisatie

Bij de inhoudelijke beoordeling van de inge-

De organisator toont aan dat hij/zij in staat is om

diende plannen hanteren wij onderstaande

het ingediende plan te realiseren. Het plan is

criteria. Wil je een evenement aanmelden voor

goed doordacht en doelstellingen op het gebied

een plek op de evenementenkalender, dan

van bereik, positionering en uitvoering zijn

moet je plan voldoen aan de criteria A t/m E.

realistisch. Rotterdam Festivals kan referentie-

Wil je als organisator ook aanspraak maken op

projecten opvragen om het trackrecord van de

financiële ondersteuning door Rotterdam

organisator te bepalen. Waar dat van toepassing

Festivals, dan gelden de criteria A t/m H. Meer

is, moet de organisator voldoen aan de Gover-

over de criteria vind je op www.rotterdamfesti-

nance Code Cultuur.

vals.nl/zakelijk/evenement-organiseren.

E. Praktische uitvoerbaarheid A. Thema’s van de stad

Een evenement heeft een groter rendement

Rotterdam Festivals geeft prioriteit aan evene-

wanneer het plaatsvindt op een passende

menten die nauw aansluiten bij het karakter van

locatie. De gekozen datum en locatie moeten

de stad, binnen het evenementenbeleid samen-

uiteraard beschikbaar zijn. Maak de omvang van

gevat in zes thema's: Rotterdam als maritieme

de gevolgen voor verkeer en OV inzichtelijk en

stad, jonge stad, multiculturele stad, moderne

zorg dat deze in verhouding staan tot de

architectuurstad, (inter)nationale cultuurstad en

verwachte (positieve) impact.

(inter)nationale sportstad. Toon aan dat jouw evenement binding heeft met de stad en andere

Verzoeken voor financiële ondersteuning

initiatieven of organisaties. Geef ook aan of er

worden ook op de volgende criteria beoor-

sprake is van een spin-off voor Rotterdam;

deeld:

invloed op de stadscultuur, economie of de positionering bijvoorbeeld.

F. (Publieks)beleving

NB: Sportevenementen vallen onder de verant-

De eisen die het publiek stelt aan vrijetijds-

woordelijkheid van Rotterdam Topsport, maar

beleving worden steeds hoger. Evenementen

moeten wel bij ons worden aangemeld voor de

met een sterke (publieks)beleving dragen bij

evenementenkalender.

aan een hoogwaardig verblijfsklimaat in de stad. Welk verhaal wil je met jouw evenement

B. Kwaliteit programmering

vertellen? Laat in het plan zien hoe je het publiek

De kwaliteit van de programmering sluit aan bij

meeneemt in je programma (voor, tijdens en na

de ambities van het evenement. Een evenement

het bezoek) en hoe je de totaalbeleving van het

moet ook een toegevoegde waarde hebben voor

evenement wil optimaliseren. Denk bijvoorbeeld

de jaarkalender wat betreft doelgroep, tijd,

ook aan gastvrijheid, communicatie en aankle-

ruimte en thematiek. Vernieuwing en verrassing

ding van het festivalterrein.

ten opzichte van het bestaande aanbod dragen bij aan een positieve beoordeling. Ook de media-

G. Marketing en communicatie

aandacht die het evenement genereert, wordt

Een deugdelijke marketing en communicatie is

meegewogen.

essentieel voor een succesvol evenement.

VERPLICHTE BIJLAGEN

Rotterdam Festivals let op de aansluiting van de

Voor de aanmelding is het verplicht

C. Breed publiek

marketingcommunicatiestrategie bij de missie

om een projectplan en een locatie-

Met een evenwichtige evenementenkalender wil

en visie van het evenement. De doelstellingen

tekening te uploaden. Voor de

Rotterdam Festivals een breed publiek bereiken,

(doelgroep, bereik, ingezette middelen) moeten

aanvraag voor financiële ondersteu-

in de stad en de regio, nationaal én internatio-

realistisch en SMART zijn. Let bijvoorbeeld op de

ning moet je daarnaast een marke-

naal. Omschrijf helder wat de doelgroep is van

verhouding van het budget voor marketing en

tingcommunicatieplan, begroting

het evenement en wat je aanbod is.

communicatie ten opzichte van de totale

en dekkingsplan uploaden. Sfeerim-

begroting en geef aan welke mediapartners je bij

pressies of andere bijlagen die je

het evenement wilt betrekken.

verhaal onderbouwen, zoals onderzoeksgegevens, foto’s en

H. Financiën

TIP

Om voor financiële ondersteuning in aanmerking

Op www.rotterdamfestivals.nl/

deze noodzakelijk is om het evenement te

zakelijk/evenement-organiseren/

realiseren. De begroting is realistisch en maakt

services/#evenementenlocaties

inzichtelijk hoe de gevraagde bijdrage van

vind je de juiste locatie aan de

Rotterdam Festivals zich verhoudt tot de totale

hand van locatieprofielen,

begroting en overige (eigen) inkomsten. Laat ook

informatie over grootschalige

zien hoe hoog de gevraagde bijdrage per bezoeker

werkzaamheden in Rotterdam en

is. Bij het vaststellen van de financiële bijdrage

alternatieve locaties.

wegen we het rendement voor de stad mee.

filmpjes, zijn zeer welkom.

te komen, moet de organisator aantonen dat

Rotterdam Zombie Walk | Bas Czerwinski

Rotterdamse Dakendagen | Frank Hanswijk

Deadlines Aanmeldingen en aanvragen moeten uiterlijk op 1 september binnen zijn. Organisatoren die bij Rotterdam Festivals een evenement hebben

ZigZagCity | Marco De Swart

aangemeld en/of financiële ondersteuning hebben aangevraagd, krijgen medio november bericht. Vervolgens moeten de organisatoren

Samenvatting aanmelden/aanvragen

die een toekenning ontvangen uiterlijk op 14 december bij directie Veiligheid een vergunningaanvraag indienen.

Evenementenkalender/financiële ondersteuning Ben je festivalorganisator en wil je in 2018 een B- en/of C-evenement

Procedure en criteria

realiseren? Meld je dan digitaal bij ons aan voor een plek op de

Bij de beoordeling van de ingediende plannen hanteert Rotterdam

evenementenkalender. Wil je in aanmerking komen voor financiële

Festivals meerdere criteria. Lees die goed door en doorloop vervol-

ondersteuning door Rotterdam Festivals? Dien je plan in en doe een

gens de aanmeld- of aanvraagprocedure! Voor de aanmelding is het

aanvraag. Je bent dan meteen aangemeld voor de kalender. Onder

verplicht om een projectplan en een locatietekening te uploaden.

Procedure in deze oproep vind je een korte toelichting op het

Onder VERPLICHTE BIJLAGEN in deze oproep staat beschreven

categoriseren van A-, B- en/of C-evenementen.

welke bijlagen je moet uploaden bij een aanmelding of aanvraag.

Rotterdamse ambities Rotterdam Festivals geeft voorrang aan evenementen die aansluiten

VRAGEN/TWIJFEL?

bij de thema’s van de stad en meebouwen aan iconische evenementen

Wil je een plan voorbespreken met een van onze

en sterke evenementenperiodes. Wij bieden op de evenementenkalen-

projectleiders? Neem dan direct en bij voorkeur vóór

der graag ruimte aan nieuwe initiatieven, nieuwe, vaak jonge initiatief-

half juli contact op met Petra Kalkman (inhoud en

nemers en evenementen voor een brede en gevarieerde doelgroep.

financiën) of Stephanie de Ruiter (beschikbaarheid

Rotterdam Festivals is altijd op zoek naar kleinschalige programme-

data en locaties) via 010 433 25 11, petra@rotterdam-

ring in de binnenstad én naar bijzondere, eenmalige evenementen voor

festivals.nl of stephanie@rotterdamfestivals.nl.

een groot publiek, met internationale uitstraling.

Kalender iconische evenementen International Film Festival Rotterdam Art Rotterdam Week ABN AMRO World Tennis Tournament NN Marathon Rotterdam Rotterdam Architectuur Maand Port of Rotterdam North Sea Jazz Festival EK Beachvolleybal Rotterdam Unlimited EK Paardensport Wereldhavendagen

2018 24-01 • 04-02 06-02 • 11-02 12-02 • 18-02 07-04 • 08-04 01-06 • 30-06 06-07 • 08-07 12-07 • 22-07 24-07 • 28-07 07-09 • 09-09

2019 23-01 • 05-02 • 11-02 • 06-04 • 01-06 • 12-07 •

03-02 10-02 17-02 07-04 30-06 14-07

23-07 • 27-07 19-08 • 25-08 06-09 • 08-09

2020 22-01 04-02 10-02 04-04 01-06 10-07

• • • • • •

02-02 09-02 16-02 05-04 30-06 12-07

21-07 • 25-07 04-09 • 06-09

NB: Data onder voorbehoud!

Rotterdam Festivals coördineert het evenementenbeleid in Rotterdam en stimuleert de cultuurparticipatie van Rotterdammers.

Wij realiseren een karakteristiek festivalaanbod en een breed publiek voor kunst en cultuur in Rotterdam.