6/4/2011
UNIVERSIDAD EAN
GUÍA DE EXCEL BÁSICO
Guía Práctica Para Pymes: Uso Básico de las Hojas de Calculo
[Versión 2010]
Facultad de Ingeniería | Ing. Jose Velosa
Guía de Excel Básico 2011
Contenido 1
2
3
4
AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO.................................................................... 5 1.1
La pantalla principal ............................................................................................................ 5
1.2
Cintas Básicas ...................................................................................................................... 5
Estructura de un Archivo Excel ® ................................................................................................. 6 2.1
Desplazarse al interior de un Archivo ................................................................................. 7
2.2
Introducir datos ................................................................................................................... 8
2.2.1
Escribir texto................................................................................................................ 8
2.2.2
Modificar y borrar el texto .......................................................................................... 9
2.2.3
Introducción de valores numéricos ............................................................................. 9
2.2.4
Introducción de valores de texto ................................................................................ 9
2.2.5
Introducción de fechas y horas ................................................................................. 10
2.2.6
Dar nombres a las celdas........................................................................................... 10
2.2.7
Formato de celdas ..................................................................................................... 11
MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO ........................................................................................... 12 3.1.1
Creación de series ..................................................................................................... 12
3.1.2
Pegado especial ......................................................................................................... 13
3.1.3
Buscar y remplazar datos .......................................................................................... 14
3.1.4
Seleccionar todos los datos de la hoja ...................................................................... 15
3.1.5
Tipos de datos ........................................................................................................... 15
3.1.6
Formato De Celdas .................................................................................................... 15
3.1.7
Unir y dividir Celdas................................................................................................... 16
3.1.8
Mensajes de error ..................................................................................................... 16
FORMULAS Y FUSIONES ............................................................................................................ 18 4.1.1
Estructura de una Fórmula ........................................................................................ 18
4.1.2
Referencias absolutas y Relativas. ............................................................................ 19
4.1.3
Funciones en Excel .................................................................................................... 20
4.1.4
Sintaxis de una función ............................................................................................. 20
2
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
4.1.5
Algunas funciones Importantes................................................................................. 21
4.1.5.1
Función =Suma( .................................................................................................... 22
4.1.5.2
Función =PROMEDIO(............................................................................................ 22
4.1.5.3
Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR( ..................................................... 22
4.1.5.4
La función =SI() ...................................................................................................... 23
4.1.6
Funciones anidadas ................................................................................................... 24
5
Ejercicio Práctico ....................................................................................................................... 24
6
REFERENCIAS ............................................................................................................................. 28
3
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Excel es un software incluido en los productos de Microsoft Office ®, en su ultima versión 2010 , tuvo algunos cambios importantes como son el nombre de algunas funciones, cambio en las ventanas de diseño (caso Tablas dinámicas), nombre de la terminación de archivos y seguridad en al manejo de las macros. La hoja de cálculo es de una gran ayuda en operaciones simples y aplicaciones más complejas de datos donde la fuente de información sean tablas ordenadas. Algunas actividades que se pueden hacer en una hoja de cálculo son: Básico:
Generación de Operación Matemáticas. Uso de funciones Trigonométricas, Estadísticas, financieras, entre otras Graficas de datos y tendencias. Presentación de tablas Búsqueda y filtrado de datos
Intermedio: Formulación de escenarios. Análisis de datos Optimización de sistemas – Solver Manejo de macros Avanzado: Modelamiento de Datos -Tablas dinámicas Personalización de Ventajas y acciones Trabajo colaborativo Plataforma de aplicaciones Visual Basic ® Esta guía busca hacer una introducción al manejo de este sencillo programa de una forma práctica para personas que no están muy familiarizadas con el uso de hojas de cálculo. La guía esta compuesta de cuatro partes: 1. Ambientes de trabajo de la hoja de calculo 2. Estructura de un archivo Excel 3. Gráficos, Formulas y fusiones 4. Autofiltros
4
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO 1.1 La pantalla principal La pantalla principal de trabajo de Excel 2010 ®, es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows Office 2010. Es de recordar que La versión 2010 esta estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo la selección que se haga en el menú principal. Las cintas se ubican en la parte superior de la pantalla del programa, en el centro esta el área de trabajo y abajo algunas áreas de localización y operaciones rápidas
Ilustración 1: Pantalla principal.
1.2 Cintas Básicas Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se tengan abiertas o de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las cintas por defecto son: Archivo: Guardar, información del archivo, imprimir y Opciones Inicio: Operaciones básicas de visualización y formato
5
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Insertar: Objetos de ayuda de visualización e inserción.
Diseño de página: Configuración de página y ajustes de impresión.
Fórmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.
Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar
Revisar: Proteger el documento y comentarios
Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar
2 Estructura de un Archivo Excel ® Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminación *.xlsx, a diferencia de las versiones anteriores si existen macros o código la terminación es *.xlsm. La estructura de un archivo de Excel ®, se compone de hojas inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3), sin embargo esto se puede configurar. Al interior de cada hoja está el área de trabajo que es la celda, organizadas por filas (identificadas con números), y columnas (identificadas con letras).
6
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Los componentes de un archivo EXCEL son: Hoja: es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2…etc, sin embargo se pueden cambiar el nombre con botón derecho del mouse o haciendo doble clic. Celda: Las celdas son al unidad básica de almacenamiento de información el ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones . Su designación básica es una letra y un número por ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde esta la celda. En algunos casos se puede dar nombre alas celdas o rangos. Columna: Su denominación se hace con letras la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. Y así hasta la última columna que es la XFD en la versión 2010 Fila: Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con números, se numeran desde la 1 hasta la 1´048.576 que es la última en la versión 2010. Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden vincular datos de otros archivos en importante que la fuente de los datos conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.) Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A15. El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas. O en algunos casos colocarle un nombre específico. Esto puede ser de ayuda cuando tenemos muchas hojas y tomamos información entere ellas.
Ilustración 2: ejemplo de selección de rangos.
2.1 Desplazarse al interior de un Archivo Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic dentro de la celda que queremos ubicarnos. Otras formas son:
Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.
7
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el campo nombre de la celda actual. Ver ilustración No.1 Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5
Ilustración 3: Ventana de “ Ir a”.
2.2 Introducir datos Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos datos; numéricos, texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a variables. Los constantes son datos que son únicos y no están referenciados a otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian dependiendo otros datos. Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=), algunas veces se pude empezar con el signo mas o menos pero no es aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente. = SUMA(H3:H7) : ejemplo de dato variable Ventas, 23/12/2011, : ejemplo de dato constante 2.2.1 Escribir texto Nos situamos en la celda que queremos almacenar información y escribimos directamente el texto, en algunos casos es importante revisar el idioma configurado en el computador para otras operaciones de edición por ejemplo días semanas y meses del año. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón Introducir.
8
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 2.2.2
Modificar y borrar el texto
Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones : Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto. Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de fórmulas. Pulsar doble clic en la celda del texto Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2 Para borrar el texto de una celda podemos: Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr Ir a Edición – Borrar Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar 2.2.3 Introducción de valores numéricos La presentación de los datos numéricos esta supeditada al tipo de formato que utilicemos. Por ejemplo si introducimos en una celda 6000000 es posible que se presente así o $6´000.000,00 pesos. Ya que el tipo de dato condiciona las operaciones que podemos hacer es muy importante el la definición del mismo. Algunos elementos del formato predefinido son: • • • •
El punto (.) para separar los millares La coma (,) para expresar decimales El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también entre paréntesis. El signo del porcentaje (%)
Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son: •
Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separación como – o /, sin embargo es importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y que estén en el formato global de configuración del software.
•
Algunos mensajes de error contiene el símbolo de #, a excepción del mensaje con ####### solamente, que informa que la celda que contiene un número es muy corta para mostrar toda la extensión del mismo
•
Otro símbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque este representado por números como es el caso de un teléfono o una cedula. Se antepone el símbolo ‘ (comilla) ejemplo ‘5936160. Esto llevará que este valor solo se podrá tratar como texto.
2.2.4
Introducción de valores de texto
Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel ®, el automáticamente reconoce que la cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las funciones de edición para textos. Algunas funciones y aplicaciones también reconocen algunos números dentro de la cadena.
9
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
2.2.5
Introducción de fechas y horas
El dato fecha u hora se almacenan como números de serie que Excel ®cuenta desde el día 1 de Enero de 1990 y dependiendo del formato que este definido se presenta de diferentes formas. El usuario puede introducir y presentar las fechas de varias formas: dd/mm/aa = 12/01/2012, dd-mmmm-aa = 12-diciembre-12 dd/mmm/aaaa = 12/mar/2012 etc. Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10 con segundos o una integración de fechas y horas en un mismo dato o celda TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rápidamente con ayuda de la combinación de teclas: • Ctrl+Mayúsc+; La fecha actual • Ctrl+Mayúsc+: La hora actual 2.2.6 Dar nombres a las celdas En algunos casos es necesario dar nombres específicos a las celdas o rangos, para diferentes fines como:
Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente Utilizar los nombres en una fórmula o una selección – lista desplegable Identificar mejor los rangos
Por ejemplo : TRM, salario mínimo, cedula de los trabajadores Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos procedimientos: 1. 2. 3.
Ubicarnos con el curso o con la selección del mouse en una celda o rango Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido y Verificar que en la lista desplegable aparezca
Y otra forma es utilizar el área de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas 1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del área de trabajo Administración de nombres…
10
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Y en la nueva ventana:
2. Seleccionar Nuevo… 3. Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar
2.2.7 Formato de celdas Dependiendo de la información y de la forma como se ha de presentar la información contenida en una celda es necesario configurarla según las necesidades. Esta configuraron puede contener tipo de dato, alineación, fuente, Bordes, tramas y protección del documento. Para seleccionar los parámetros que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir el formato y botón derecho del mouse.
Ilustración 4: Cambio de formato de las celdas.
11
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 3 MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO Cuando el cursor está situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el puntero del mouse puede adquirir varias formas según donde esté situado. Por ejemplo, si lo situamos (sin pulsar clic) sobre la selección, el puntero del mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en modo selección normal.
Cuando se sitúa el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la selección (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botón izquierdo, realizaremos un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botón derecho aparece menú de despliegue con diferentes acciones:
Ilustración 5: métodos de arrastre.
3.1.1 Creación de series Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas, ya sean números, textos numerados o patrones de calendario. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel creará una serie automática. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra, hasta donde se quiere generar la secuencia. Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos:
Arrastrarlos con botón izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botón
12
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Ilustración 6: Generación de series
Si se arrastra con botón derecho aparecerá el meno de selección para escoger el método de llenado. 3.1.2
Pegado especial
Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el menú de pegar.
Esta acción nos permite realizar pegados más específicos que con la orden Pegar habitual. Y es el caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las formulas en otra posición o en una hoja nueva. Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su contenido, transponer celdas verticales a Horizontales, pegar vínculos, etc. Esta orden dependerá de los elementos que tenga en el portapapeles Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial. Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la ventana de pegado especial
13
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Ilustración 7: Ventana de pegado especial.
3.1.3
Buscar y remplazar datos
Una de las características importantes de edición con Excel es la posibilidad de buscar algún dato en el libro de trabajo desde Edición – Buscar. En esta pantalla además de buscar podemos remplazar datos o símbolos, una de esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por (,) comas.
14
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 3.1.4
Seleccionar todos los datos de la hoja
Una opción rápida para seleccionar para modificar el tamaño de las celdas, formato, copiar los datos o borrarlos , es utilizar la selección de toda la hoja de trabajo. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rótulos de las filas y a la izquierda de los rótulos de las columnas). Verás que toda la hoja queda seleccionada.
Ilustración 8: selección de toda el área de trabajo
Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e 3.1.5 Tipos de datos Ya se había mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos tipos de datos dependiendo su relación con la posición, estos pueden ser Valores Contantes y Valores Variables o fórmulas. VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto, esta no varia cuando cambian otras celdas. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
3.1.6 Formato De Celdas Las características de formato de celdas son importantes para hacer una buena presentación o identificar valores que son importantes. Además allí existe una posibilidad de proteger las celdas y bloquear su contenido. Las carpetas de Formato de celdas son:
15
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Numero: selección de formato de presentación de los datos Alineación: dirección del texto Fuente: tipo de carácter , tamaño Bordes: líneas de contorno y división de las celdas. Relleno: Características de color y textura al interior de las celdas. Proteger: selección de celdas a bloquear
Ilustración 9: Ventana principal de Formato de celdas.
3.1.7 Unir y dividir Celdas Cuando es necesario unir en un solo especio más de una celda, para contener un texto o dato. En la ventana de Formato de Celda, quede forma rápida lo pueden llamar con botón derecho del mouse depuse de haber seleccionado el rango unir .
Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de Control de texto, Combinar celdas.
3.1.8 Mensajes de error Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relación con su contexto o los datos de entrada, puede enviar mensajes de error. Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:
16
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan . #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
17
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 4 FORMULAS Y FUSIONES Las formulas y las funciones son uno de los elementos mas importantes en el uso de Excel, la versión 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores. Por ejemplo la función =Buscarv(, de gran ayuda para la búsqueda y comparación de datos y tablas cambio el nombre a =ConsultaV(. Para escribir una formula es necesario conocer con claridad algunos elementos de edición y presentación. 4.1.1 Estructura de una Fórmula La estructura de una formula puede tener la combinación de varias fuentes de datos integrados en una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula comienza con el signo igual (=), algunas vez puede introducir + o – pero no es aconsejable además, puede contener textos, números, referencias de celdas, etc. En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas. La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores son: Aritméticos: Suma Resta Producto División Porcentaje Exponente
+ * / % ^
De comparación Igual Diferente Mayor Menor Mayor o igual Menor o igual
= <> > < >= <=
De texto Concatenación &
Ejemplos de fórmulas serían: =2+50 =G1+G5
18
Suma los valores numéricos 2 y 50 (Valores constantes) Suma el contenido de las celdas G1 y G5
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2. =Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos =2^3 Eleva a la tres el número 2 Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por medio de paréntesis ya que existe prioridades entre las formulas y el resultado puede ser diferente al esperado. 4.1.2
Referencias absolutas y Relativas.
Cuando copiamos, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitúas en las celdas C15 y D15 del ejemplo mostrado en la barra de fórmulas, se observa que cada celda contiene la fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la siguiente hoja:
En este caso, en la primera fórmula de la celda C15 hemos sumado la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda D15 lo siguiente: =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel ha copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda C15 y ahora la ha convertido en D15. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celda C15 no cambie nunca.
Tipos de Referencia de celdas:
19
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
Celdas relativas: son celdas que su formulación depende de la posición donde se comience a utilizar, la referenciación. Por ejemplo una celda que tome la información de datos a la derecha si se llegar a copiar a otra posición tomaría el dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda. Celdas absolutas: referencian solamente una celda y su posición independientemente de la posición donde sea llamada o solicitada siempre será la misma así se “arrastren las formulas”, el símbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo $C$4, Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4, C$4... Por ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable o fijo. Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y escribiendo el símbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de forma repetida pulsamos esta tecla el signo cambiara de posición.
4.1.3
Funciones en Excel
Es una fórmula ya programada y preparada para realizar cálculos y reducir el uso de fórmulas extensas, algunas de ellas no son posibles ser construidas con operaciones matemáticas. Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se encuentra el computador o la selección del idioma en la instalación de Programa, existen multitud de funciones clasificadas en categorías.
La razón de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las operaciones y su formulación. 4.1.4 Sintaxis de una función Todas las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis o estructura, tal y como se indica
20
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
en el siguiente ejemplo:
=SUMA(A1:A200;100) Signo igual
Nombre de la función
Argumentos separados por punto y coma o solamente coma y encerrados entre paréntesis
En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar. Cuando no se conoce la sintaxis de una ecuación, es posible solicitar la edición de la misma por medio del área de edición de ecuaciones aparece la siguiente ventana:
, para el caso de suma
Ilustración 10: Ventana de Argumentos de función
Allí se exponen de forma individual cada argumento, su explicación y su resultado. Aunque este sea un error. El acceso de la ayuda desde esta ventana es fácil y contienen ejemplos del uso de la función 4.1.5 Algunas funciones Importantes Existen algunas funciones mas utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad o por su uso especializado en resultados. Suma Promedio Potencia Máximo o Mínimo Si condicional
21
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 4.1.5.1 Función =Suma( Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de cálculo, razón por la cual se proporciona con múltiples acceso y formas.
Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o en el botón:
de la cinta Fórmulas , biblioteca de funciones.
4.1.5.2 Función =PROMEDIO( Esta muy relacionada con la función suma, funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla manualmente, o formularla por medio de la combinación de las funciones =suma( , y =contar(. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente: 1. Borra el contenido de la última fórmula 2. Escribe lo siguiente: =PROMEDIO( 3. Selecciona con el mouse el rango de números. 4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano. 5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos. Otra opción es utilizar la ventana de la formula:
Ilustración 11: pantalla de la Función Promedio
4.1.5.3 Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR( Estas funciones son de las primeras formas de encontrar información en una tabla o grupo de datos ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de datos ya sean números, fechas o resultados de funciones. Y Contar cuenta la cantidad de datos sin importar su tipo.
22
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
La función =MIN( encuentra el valor mínimo La función =MAX( encuentra el valor máximo dentro de un grupo La función =CONTAR( regresa el número de datos seleccionados 4.1.5.4 La función =SI() Una de las funciones que tiene un gran número de aplicaciones especialmente en el campo de las decisiones y automatización de operaciones es la función =SI(, que se utilizan en Excel®,Su estructura esta compuesta de tres argumentos asi: =SI(condición;verdadero;falso) Donde condición es una comparación de argumentos que se tiene que cumplir , y se utilizan los símbolos de las operaciones de comparación . Si ésta se cumple, se ejecutará verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso. Por ejemplo: =SI(A2>B12; ”Paga póliza”;”No paga”) Si la celda A2 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Paga póliza, en caso contrario, aparecerá la palabra No paga =SI(A1=”cliente”;”Factura”;”cotización”) Si la celda A1 contiene la palabra cliente, en la celda actual aparecerá la palabra factura, en caso contrario, aparecerá la palabra cotización. =SI(O(A1=B1,C1=D1),"Bien", suma(30,5)) En esta formula de cumplirse varias condiciones. Nótese la utilización del operador O, o la función lógica =O( , que se tiene que cumplir una de las dos condiciones. Si es verdadera la respuesta será Bien y si es falsa la respuesta será 35
Ilustración 12: ventana de la función =SI(
23
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 4.1.6 Funciones anidadas Son funciones que están contenidos dentro de otras y sus respuestas que actúan como argumento de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la función interior y después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la función interior. Por ejemplo, la función: =SUMA(RAÍZ(25));3) Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la RAÍZ, cuyo resultado es 5 y luego se calculará el resultado de la exterior SUMA, teniendo en cuenta ya este resultado. El resultado de esta operación es 8. Las últimas versiones permiten hacer un rastreo de las operaciones por medio del menú Formulas. Que permiten al usuario buscar el destino o precedentes de los datos calculados.
Ilustración 13: Auditoria de Formulas
5 Ejercicio Práctico
Taller No. : 1 Validación, formulas y gráficos
Diagrama de Procesos Antes de empezar guarde en disco duro todos los documentos.
Llene los espacios de la descripción del proceso según el proceso que ha definido o el propuesto por el profesor. Y conteste las preguntas según los resultados obtenidos Los subprocesos o actividades del proceso pueden ser los de corte de espuma para sillas secretariales :
24
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
No.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1
Ubicación de la espuma en banco
mts 0,0
Minutos 3
Porcentaje de fallas
2
Verificar espesor
0,0
5
3%
3
Verificar densidad
0,0
3
14%
4
Cambio de herramienta
7,0
6
34%
5
Medir espuma
2,0
2
3%
6
Seleccionar patrón según silla
4,0
1
21%
7
Posicionar modelo
5,0
3
7%
8
Marcar patrón de corte
0,0
1,5
1%
9
Hacer cortes transversales
0,0
9
2%
10
Rotar la lamina (mover)
3,0
3
2%
11
Hacer cortes verticales
3,3
4
6%
12
Seccionar Piezas
3,3
2
8%
13
Posicionar en columnas
0,0
6
32%
14
Escoger cortador
0,0
4
8%
15
Contornear corte
0,0
1,8
1%
16
Verificar
0,0
1,7
10%
17
Llevar a estación de pegado
0,0
1,6
32%
18
Untar pegante
0,0
1,6
23%
19
secado
0,0
30
12%
20
Transportar a sección de secado
3,9
14
28%
21
Encarrado en columnas
3,9
12
31%
20%
1. Inserte símbolos en las celdas DA a HA, que correspondan a la simbología para cada actividad Operación Transporte Inspección Demora Almacenamiento
2. Expanda inicialmente los encabezados de los gráficos celdas d8 a h8 y cambie el color. De formato a las celdas D9 a H29. (tamaño, color de fuente etc.) 3. Valide las celdas c9 a c29 con la lista de los nombres de las actividades.( utilice los datos que están digitados en las celdas D7 a H7 4. Califique cada proceso o actividad según su criterio. 5. Realice un autoformato en las celdas d9 a h29 de tal forma que varié según el contenido de las celdas de la columna c9 a c29 6. Complete los datos de tiempo, distancia y porcentaje de no conformes con datos aleatorios . 7. Realice las sumas de tiempos subtotales de la columna d30 hasta h30 con la función =sumar.si( 8. De igual forma realice la suma de el porcentaje de no conformes e las celdas d31 a h31 con = sumar.si(
25
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 9. Cuente el numero de procesos en las celdas d32 a h32 para cada actividad con la función =contar.si( 10. Determine el tiempo promedio de las operaciones en las cedas d33 a h33 11. Llene los datos de las celdas c34 a c38 utilizando funciones. 12. Valide las celdas C2 según el tipo de diagrama de Proceso (máquina, Operario o Material) 13. Elabore una gráfica con los datos obtenidos en laceadas d30 a h31 así:
Tipo de grafico líneas en dos ejes Serie de tiempo en barras Serie de porcentaje de no conforme en líneas
PREGUNTAS: A. Cual es la operación en total que más tiempo consume? B. Cual es la operación en total que mas tiene productos no conformes? C. Cual es la operación en total que combina el mayor tiempo y la mayor cantidad de defectos? D. ¿Cuál es la actividad que tiene un mayor tiempo promedio? ¿Esto es bueno para el proceso? E. ¿Cual es la distancia total recorrida? , ¿cuantos desplazamientos utiliza el proceso?,
El esquema final puede parecer a este:
26
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011
27
Universidad EAN
Guía de Excel Básico 2011 6 REFERENCIAS http://www.uprh.edu/ccc/basico-excel-35027-completo-1.pdf http://www2.ayto-sanfernando.com/biblioteca/nntt/manual%20excel.htm.
28
Universidad EAN