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MANUAL DE USUARIO MODULO PRE REGISTRO DE FACTURAS PARA PROVEEDORES DE COPEINCA
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MANUAL DE USUARIO - MODULO PRE REGISTRO DE FACTURAS NOMBRE DE ARCHIVO: Manual de Usuario Proveedor de Copeinca
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INDICE INDICE......................................................................................................................................................... 2 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................... 3 INGRESO AL MODULO DE PRE REGISTRO DE FACTURA ............................................................................... 4 DOCUMENTACIÓN ...................................................................................................................................... 9
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Introducción El Módulo de Pre-Registro de Facturas Electrónicas le permitirá dar a conocer a sus clientes de manera anticipada la información de sus facturas; agilizando la transmisión de información, optimizando (en tiempo y recursos) el proceso de facturación y cobranza gracias a la integración de sus documentos. Esta información se actualizará directamente en el ERP de su cliente, y será validada previamente, mediante la información publicada: confirmación de mercadería ingresada (guías electrónicas), y aceptación de servicios. Para ser partícipe de los beneficios de este módulo siga los siguientes pasos: Paso 1: Ingresar a la página: www.b2mining.com o www.ebizlatin.com
Paso 2: Ingrese su Usuario y Contraseña y de clic en el botón Ingresar (1).
Ingresar usuario y password
Clic en botón ingresar
En caso de no contar con un usuario asignado, puede solicitarlo a soluciones@ebizlatin.com ó comunicarse al 518-3360 anexos: 365, 366, 367 y 370. 1
Puede ingresar con el mismo usuario y password asignado para ingresar a www.ebizlatin.com o www.b2mining.com
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Ingreso al Modulo de Pre Registro de Factura Paso 1: Después de ingresar, deberá seleccionar en el menú ubicado en el margen izquierdo de su pantalla la pestaña “Facturas”
Se desplegará un menú donde podrá visualizar diferentes opciones. Usted deberá desplegar la pestaña que indica Registrar Factura
Paso 2: Se desplegará un popup donde colocará en el campo “Nombre de la Compañía” la razón social (o parte de ella) del cliente al cual desea facturarle. O puede colocar el RUC en el campo “Código de Identificación Tributaria. A continuación darle clic en buscar. Ej.: Colocamos Corporación Pesquera Inca, y nos lista CORPORACION PESQUERA INCA S.A.C.
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Las opciones de pre registro de facturas, depende de la política de cada cliente. 2
Paso 3: Complete la información adicional, Fecha de emisión (de su factura física) y Moneda3; si hubiesen descuentos o impuestos adicionales al IGV4 pueden ser incluidos en los capos “Total Descuento” e “Impuesto 2 o 3” respectivamente.
2
Para consultar las políticas de sus clientes, puede enviar un mail a soluciones@ebizlatin.com Tenga presente que al momento de seleccionar los ítems de las referencias (ingresos de mercadería y aceptación de servicios), solo seleccionará los que tengan la misma moneda. Ej.: Una orden de compra en dólares no puede ser facturada en soles. 4 El IGV (18%) es calculado de manera automática en el campo “Impuesto 1” 3
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Paso 4: •
Si seleccionó Registrar por “Guía de Materiales Aceptado”, su opción para la búsqueda de documentos será la siguiente:
•
Si su selección fue “Aceptación de Servicio”, los documentos se mostrarán cuando precione el siguiente botón:
Nota: Para el caso de aceptación de Servicio, el contacto en copeinca, debe brindarle el numero de la entrada de actividad, este numero comienza con: 10000XXXXX (10 digitos). Si no cuenta con está información, comunicarse a la central de Copeinca: 213-4000, preguntar por la persona de contacto. Paso 5: Según sea el caso, le mostrará un popup para hacer la búsqueda de sus documentos: En caso de Guías de Materiales Aceptados, los criterios de búsqueda serán: Nro. De Guía, Nro. De Orden de Compra., Rango de Fechas de emisión y el estado. Luego de seleccionar la guia, dar clic al botón Añadir a Factura.
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Para la Aceptación de Servicos, los criterios de búsqueda serán similares al anterior: Nro. De Orden de Compra, Nro de Aceptación de Servicio y Rango de fecha de emisión. Recuerden que deben contar con la entrada de actividad, brindada por su contacto en copeinca. Luego de seleccionar la conformidad, dar clic al botón Añadir a Factura.
Paso 6: Después de verificar que la información corresponde a la registrada en la factura física, cuenta con 3 botones en la parte inferior para Guardar Borrador , Guardar y Enviar el documento y Regresar. Botón
Descripción Guarda la factura, pero no es enviada al cliente. Guarda y envía la factura al cliente. Permite regresar a la página anterior del portal.
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Al seleccionar “Guardar y Enviar” se envía la información a la empresa Cliente, además de realizar una última validación del monto total de la factura.
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Paso 7: El sistema le exigirá IMPRIMIR EL PRE REGISTRO DE FACTURA para ser adjuntada a la factura física, esto por ser un procedimiento interno de cada cliente, para facilitar el registro del documento.
Documentación NOTA: Presentación de la Documentación a Recepción de Facturas del Cliente: De acuerdo al procedimiento establecido por la empresa cliente, la empresa proveedora procederá a presentar la siguiente Documentación requerida: • Copia de Orden de Compra • Factura Original y Copia Sunat • Impresión del Pre Registro de Factura. (Según política de la empresa cliente).