Taller Formatiu 5s

Curs Aplicaci贸 de les 5s.

29 de juny i 2 de juliol de 2009

1

Origen 1950-60:

W.E. Deming Millora Continuada

Introducció: El principi d’ordre i neteja al que farem referència es denomina mètode de les 5 esses i el seu origen es japonès.

Aquest concepte no hauria de resultar nou per a cap organització, però malauradament si ho és.

El moviment de les 5 esses és una concepció lligada a l’orientació cap a la qualitat total que es va originar al Japó sota l’orientació de W.E. Deming fa més de 40 anys i que està inclosa dins del concepte de millora continuada o “gemba kaizen”.

Aquesta metodologia va sorgir després de la segona guerra mundial, suggerida per la Unió Japonesa de Científics i Enginyers com part d’un moviment de millora de la qualitat de les organització, els seus objectius principals van ser eliminar obstacles que impedeixin una producció eficient, i per tant millorar la higiene i seguretat durant els processos i activitats portats a terme a l’organització.

El seu rang d’aplicació va des del vostre lloc de treball fins a les zones comunes.

2

8 hores x 5 dies = 40 hores/setmana 40 hores/setmana x 4 setmanes/mes = 160 hores/mes 160 hores/mes x 11 messos = 1.760 hores/any 1760 hores/any x 40 anys = 70.400 hores

70.400 hores de la nostre vida sense ordre i neteja???

Què és l’estratègia 5’s?

S’anomena estratègia de les 5 esses perquè representen accions que són els principis expressats amb cinc paraules japoneses que comencen per S. Cada paraula té un significat important per a la creació d’un lloc digne i segur on treballar. Per exemple, alguna vegada has calculat el temps de la teva vida que passes treballant, en el teu entorn de treball?

Si treballem 8 hores al dia, durant 5 dies a la setmana, 4 setmanes al mes, 11 mesos a l’any i durant 40 anys, fem el compte....poden ser fàcilment més de 70.000 hores de la nostra vida convivint en un ambient de treball que pot ser de dos tipus molt diferents: -Agradable, amb ordre i neteja -Hostil, amb brutícia, dificultat per trobar les coses, descontrol, etc..

3

Les cinc paraules clau de l’estratègia 5s són: -SEIRI – Classificar -SEITON – Ordre -SEISO – Neteja -SEIKETSU – Neteja estandarditzada -SHITSUKE – Disciplina I les raons per les que implantar-les són varies: -És un principi bàsic per millorar la nostre vida laboral, com ja hem vist abans, passem molt de temps a la feina, hauríem de millorar l’entorn de treball, i això és cosa de tots, no només del servei de neteja i manteniment.

-Una altra raó és que amb un bon i agradable entorn de treball el nostre rendiment és major, no tenim que perdre el temps en buscar coses que no recordem on estan, tenim tot a mà, sempre hi ha un entorn de treball agradable, sense papers desordenats, brutícia, pols...sempre et trobaràs amb el teu lloc de treball bé, sempre que tots tinguin “consciència 5s” Les 5s són el fondament del model d’organització creat al Japó i avui aplicat a tot tipus d’organitzacions occidentals. No és que les 5s siguin característiques exclusives de la cultura japonesa, tots els no japonesos practiquem les cinc esses en la nostre vida personal i en nombroses ocasions encara que no ho notem.

Practiquem el Seiri i el Seiton quan mantenim en llocs apropiats i identificats els elements com eines, extintors, escombraries, tovalloles, llibretes, regles, claus, etc..

Quan el nostre entorn de treball esta desorganitzat i sense neteja perdrem l’eficàcia, i la moral en el treball es redueix.

4

Cada vegada són més freqüents les organitzacions que apliquen de forma estandarditzada les cinc esses del mateix mode que mantenim les nostres coses personals de forma diària. Aquest fet hauria de ser així, ja que en el treball diari les rutines de mantenir l’ordre i l’organització serveixen per millorar l’eficiència al nostre entorn de treball i la qualitat de vida en aquell lloc on passem més de la meitat de la nostre vida. Realment, si fem números, és al nostre lloc de treball on passem més hores a la nostra vida. Davant d’això hauríem de fer-nos la següent pregunta: Pot ser útil mantenir-lo desordenat, brut I poc organitzat?

Podeu respondre que realment no som desordenats, que només tenim una organització molt personal de les coses...Doncs no us preocupeu, les normes les poses tu mateix, el teu lloc de treball haurà d’estar ordenat com tu diguis, aquest és un dels principis fonamentals de les 5s, l’autoorganització. És per això que guanya importància l’aplicació de l’estratègia 5s. No es tracta d’una “moda”, un nou model de direcció, o un procés d’implantació de quelcom japonès que “res té a veure amb la nostra cultura llatina”. Simplement és un procés bàsic per millorar la nostra vida i fer del nostre lloc de treball un lloc on poder viure plenament. I, si amb tot això, a més, obtenim millorar el nostre treball diari i el de la nostra organització, perquè no ho fem?

5

T’agradaria un ambient de treball així?

Necessitat de l’estratègia 5s: Es tracta d’un concepte senzill al que moltes vegades les persones no li donen la suficient importància, gens ni mica, una empresa neta i segura ens permet orientar a l’organització fins a les següents fites: -Donar resposta a la necessitat de millorar l’ambient de treball, eliminant el malbaratament produït pel desordre , contaminacions...

-Buscar la reducció de pèrdues per la qualitat, temps de resposta i despeses amb la intervenció del personal en la cura del lloc de treball i al increment de la moral pel treball -Facilitar la creació de les condicions per augmentar la vida útil dels materials i equips, gràcies a la inspecció permanent per part de la persona que l’utilitza.

-Millora l’estandardització i la disciplina en el compliment dels estàndards al donar al personal la possibilitat de participar en l’elaboració de procediment d’ordre i neteja.

-Fer l’ús d’elements de control visual com targetes i taulers per tal de mantenir tots els elements en ordre.

-Conservar el lloc de treball mitjançant controls periòdics sobre les accions de manteniment de les millores assolides amb l’aplicació de les 5s -Poder implantar qualsevol altre tipus de programa de millora continuada: grups de millora, millora de processos, manteniment preventiu...

-Reduir les causes potencials d’accidents i augmentar la consciència de cura i conservació de les instal·lacions, materials, equips i demés recursos

6

SEIRI – Classificar Objectiu: Obtenir un àrea de treball on únicament estiguin els elements necessaris.

Seiri o Classificar significa eliminar de l’àrea de treball tots els elements innecessaris i que no es requereixen per realitzar la nostra feina.

Freqüentment ens “omplim” d’elements, eines, capses de productes i elements personals i ens costa treball pensar en la possibilitat de realitzar el treball sense aquests elements.

Busquem tenir al nostre costat elements o components pensant que ens caldrà pel nostre pròxim treball. Amb aquest pensament creem veritables estocs reduïts que molesten, treuen espai i entorpeixen. Aquests elements perjudiquen el control visual de la nostra feina, impedeixen el pas per l’empresa, indueix a cometre errors en la manipulació de materials i en nombroses ocasions poden generar accidents als companys o inclús a als clients.

7

Elements necessaris

Separar elements necessaris dels innecessaris per la feina diària

Establir la quantitat necessaria

Eliminar l’excès

Separar els elements segons la seva naturalesa, ús i seguretat

Elements innecessaris

Eliminar la informació innecessaria

La primera “S” d’aquesta estratègia aporta mètodes i recomanacions per a evitar la presència d’elements innecessaris. El Seiri consisteix en: -Separar del lloc de treball les coses que realment serveixen de les que no.

-Classificar el que és necessari del que és innecessari per la feina diària.

-Mantenir el que necessitem i eliminar l’excés -Separar els elements empleats d’acord a la seva naturalesa, seguretat i freqüència d’ús amb l’objecte de facilitar i agilitzar el treball.

-Organitzar els elements en llocs on els canvis es poden realitzar en el menor temps possible.

-Eliminar elements que afectin al funcionament dels equips o instal·lacions, i que poden conduir a averies i accidents.

-Eliminar la informació innecessària i que ens pot conduir a errors d’interpretació o d’actuació.

8

ESPAI

Beneficis del Seiri: L’aplicació de les accions Seiri preparen els llocs de treball per a que aquests siguin més segurs i agradables per desenvolupar la teva labor. El primer i més directe impacte del Seiri esta relacionat amb la seguretat. Davant de la presència d’elements innecessaris, l’ambient de treball és tens, impedeix la visió complerta del lloc de treball, les sortides d’emergència queden obstaculitzades, fent tot això, que l’àrea de treball sigui més insegura.

La pràctica del Seiri a més dels beneficis de la seguretat permet: -Alliberar l’espai útil -Reduir el temps dedicat a trobar papers, arxius, materials...

-Millorar el control visual de material fungible -Eliminar la deterioració i malbaratament d’elements (carpetes, ordinadors, llibres...)

-Preparar l’àrea escollida pel desenvolupament d’accions de manteniment autònom

9

Com implantar el SEIRI? 1. Identificar els elements innecessaris La primera etapa en la implantació del Seiri consisteix en la identificació dels elements innecessaris en l’àrea escollida per implantar les 5s. Es poden utilitzar les següents ajudes: -Llista d’elements innecessaris: Permet registrar l’element innecessari, la seva ubicació, quantitat trobada, possible causa, i acció suggerida per a la seva eliminació, aquesta llista és elaborada per la persona que treballa a l’àrea escollida, ja que és la persona que millor coneix la utilitat dels elements de l’àrea.

-Targetes de color: Aquest tipus de targetes permeten marcar o “denunciar” que al lloc de treball existeix quelcom innecessari i que s’ha de prendre una acció correctiva. En algunes organitzacions utilitzen targetes de color verd per indicar que existeix un problema de contaminació, blava si esta relacionat amb un problema de materials documentals, i vermella si es tracta d’elements que no pertanyen a l’àrea. Una vegada s’han marcat els elements es procedeix a registrar cada targeta utilitzada en la llista d’elements innecessaris, aquesta llista permet posteriorment fer un seguiment sobre tots els elements identificats.

10

Com implantar el SEIRI? 2. Pla d’acció per retirar els elements innecessaris Durant la jornada o dia de campanya, s’han d’eliminar els elements innecessaris, el pla haurà d’indicar els mètodes per a eliminar els elements.

3. Control i informe final Es necessari preparar el informe on es registren i s’informa l’avanç de les accions planificades, com les que s’han implantat i els beneficis aportats. El responsable de l’àrea pilot haurà de preparar aquest document i publicar-ho al tauler informatiu sobre l’avanç del procés 5s

11

Un lloc per a cada cosa, i cada cosa al seu lloc

SEITON – Ordre Objectiu: Que existeix un lloc per a cada element, adequat a les necessitats, preparat per utilitzarse, i correctament identificat.

Fites: -Assignar i identificar un lloc per a cada element -Determinar la quantitat exacta que hauria d’haver de cada element -Assegurar que cada article estigui preparat per utilitzar-se -Crear els medis necessaris perquè cada element retorni al seu lloc Seiton consisteix en organitzar els elements que hem classificat com “necessaris” perquè es puguin trobar amb facilitat.

Una vegada hem eliminat els elements innecessaris, es defineix un lloc on s’haurien d’ubicar aquells que necessitem amb més freqüència, identificats per a eliminar el temps de recerca i facilitar el seu retorn al lloc una vegada s’han utilitzat.

12

Seiton permet -Disposar d’un lloc adequat per a cada element utilitzat diàriament per facilitar el seu accés i retorn al seu lloc.

-Disposar de llocs identificats per ubicar elements que s’utilitzen amb baixa freqüència.

-Disposar de llocs per ubicar el material o elements que no s’utilitzaran en el futur.

-En el cas de empreses amb maquinari, facilitar la identificació visual dels elements dels equips i màquines, sistemes de seguretat, alarmes, controls,,....

-Aconseguir que els element perillosos tinguin proteccions visuals per facilitar la seva inspecció i control de la neteja.

-Incrementar el coneixement dels equips per part dels usuaris habituals.

13

Beneficis pels usuaris del Seiton -Facilita l’accés ràpid als elements que es requereixen diàriament.

-Es millora la informació al lloc escollit per a evitar errors i accions de risc potencial.

-La neteja es pot realitzar amb major facilitat i seguretat.

-La presentació i estètica del lloc escollit es millora, comunica ordre, responsabilitat i compromís amb el treball.

-S’allibera espai.

-L’ambient del lloc és més agradable.

-La seguretat s’incrementa degut a la demarcació de tots els elements perillosos, especialment els d’alt nivell de risc.

Beneficis organitzatius -L’empresa pot contar amb sistemes simples de control visual dels elements i de les zones on s’apliquen les 5s.

-Eliminació de pèrdues de temps per errors i recerques d’elements i materials.

-Major compliment de les ordres establertes.

-L’estat dels equips del lloc escollit es millora i s’eviten avaries.

14

Propòsit La practica del Seiton pretén ubicar els elements necessaris en llocs on es puguin trobar fàcilment pel seu ús i novament tornar-los al seu lloc.

Les metodologies utilitzades en Seiton faciliten la seva codificació, identificació i marcació d’àrees per facilitar la seva conservació en un mateix lloc durant un temps i en perfectes condicions.

Seiton té com a propòsit facilitar la recerca dels elements, millorar el control visual dels mateixos i eliminar la pèrdua de temps d’accés a la informació.

Justificació La no aplicació del Seiton en el lloc escollit condueix als següents problemes: -El temps de recerca i accés als elements s’incrementarà -Es pot perdre el temps de varies persones que esperen els elements que s’estan buscant per a realitzar una activitat. No coneixem on es troben els elements i la persona que coneix la seva ubicació no es troba. Això indica que manca una bona identificació dels elements.

-El desordre no permet controlar visualment els estocs d’elements.

-La manca d’identificació de zones insegures o perilloses poden conduir a accidents.

15

Com implantar el SEITON? La implantació del Seiton requereix l’aplicació de mètodes simples i desenvolupats pels propis usuaris de les zones escollides per aplicar les 5s. Els mètodes més utilitzats són: Controls visuals Un control visual s’utilitza per informar d’una manera fàcil entre d’altres, els següents temes: -Lloc on es troben els elements.

-Freqüència de manteniment dels equips de la zona escollida.

-Mètodes i estàndards suggerits per als elements i equips de l’àrea.

-On ubicar els elements necessaris, en ús i els innecessaris.

-Connexions elèctriques.

Els controls visuals estan íntimament relacionats amb l’estandardització, un control visual és un estàndard representat mitjançant un element gràfic o físic, de color o numèric i molt fàcil de veure. L’estandardització es transforma en gràfics i aquests en controls visuals. Quan això succeeix, només hi ha un lloc per a cada cosa.

16

Com implantar el SEITON? Mapa 5s: És un gràfic que mostra la ubicació dels elements que pretenem posar en ordre. El Mapa 5s permet mostrar on ubicar el magatzem d’elements i equips, els extintors, vies ràpides d’emergència, que es troba a cada armari, etc..

Els criteris o principis per trobar les millors localitzacions dels elements són els següents: -Localitzar els elements al lloc on s’utilitzin amb més freqüència.

-Els elements que s’utilitzin amb baixa freqüència fora del lloc de treball o de realització de l’activitat.

-Els llocs d’emmagatzematge hauran de ser més grans que els elements que contenen per agafarlos i deixar-los amb facilitat.

-L’emmagatzematge basat en la funció dels elements consisteix en emmagatzemar els elements amb les funcions similars junts.

17

Com implantar el SEITON? Marcació de la ubicació: Una vegada que s’han decidit les millors ubicacions, és necessari un mode per a identificar aquestes ubicacions, de manera que tots els usuaris coneguin on es troben les coses, i que quantitat hauria d’haver de cada element. Per allò es poden utilitzar: -Indicadors d’ubicació -Indicadors de quantitat -Rètols i targetes -Noms de les subàrees o subzones -Localització dels estocs d’elements -Lloc d’emmagatzematge dels equips -Procediments estàndards -Disposició de les màquines i equips

18

Com implantar el SEITON? Marcació amb colors: És un mètode per a identificar la localització de les diferents subàrees o subzones, ubicació dels elements, materials, equips, productes. S’utilitza per a crear línies que senyalin la divisió entre diferents subzones o subàrees. Les aplicació més freqüents de les línies de colors són: -Localització d’emmagatzematge de elements i materials que s’estan utilitzant.

-Direcció de circulació (en passadissos i escales és molt útil) -Localització dels elements de seguretat (extintors...)

-Llocs amb alt risc d’accident.

19

Conclussió El Seiton és una estratègia que aguditza el sentit d’ordre a través de la marcació i utilització d’ajudes visuals. Aquestes ajudes serveixen per a estandarditzar accions i evitar pèrdues de temps, diners, materials, i el més important, eliminar els riscos potencials d’accidents.

20

Netejar el lloc i els equips, i prevenir la brutícia i el desordre

SEISO – Netejar Objectiu: Establir una metodologia de neteja que eviti que el lloc escollit s’embruti.

Fites: -Identificar els materials i productes necessaris i adequats per a la neteja de l’àrea.

-Assignar un lloc adequat i funcional a cada article utilitzat per a mantenir neta l’àrea.

-Establir mètodes de prevenció que evitin que s’embruti l’àrea.

-Implementar les activitats de neteja com una rutina més de les activitats diàries.

Seiso significa eliminar la pols i brutícia de tots els elements d’un lloc determinat. S’identifiquen problemes d’averies, punts febles, o qualsevol tipus de “fugai”, aquesta paraula japonesa significa “defecte o problema en el sistema”.

La neteja implica no únicament mantenir els equips i elements dintre d’una estètica agradable permanentment, Seiso implica un pensament superior a netejar, exigeix que realitzem un treball creatiu d’identificació de les fonts de brutícia per a prendre accions d’arrel per a la seva eliminació, en cas contrari, seria impossible mantenir net i en bon estat l’àrea. Es tracta d’evitar que la brutícia i la pols s’acumulin en l’àrea escollida.

21

+

Coneixement

Per a aplicar Seiso és necessari...

-Integrar la neteja com part de la feina diària.

-Assumir la neteja com una activitat de manteniment autònom: “la neteja és revisió visual” -S’haurà d’eliminar la diferència entre personal de manteniment i usuari respecte a mantenir l’àrea netejada.

-El treball de neteja de l’àrea genera coneixement sobre l’àrea i els equips i materials que hi ha dins.

-No es tracta d’una activitat simple que es pot delegar en persones de baixa qualificació.

-No es tracta únicament d’eliminar la brutícia, s’haurà d’elevar l’acció de netejar a la recerca de fonts de contaminació amb l’objecte d’eliminar les seves causes primàries.

22

Beneficis del Seiso -Redueix el risc potencial de que es produeixin accidents.

-Millora el benestar físic i mental dels usuaris.

-S’incrementa la vida útil dels equips degut al seu manteniment, evitant la seva deterioració per contaminació i brutícia.

-Les averies dels equips es poden detectar millor quan l’equip es troba en estat òptim de neteja.

-Els equips nets milloren el seu rendiment.

-L’ús de l’àrea es millora si no hi ha brutícia que impedeix fer les activitats correctament.

23

Comunicació de la Campanya de Neteja

Com implantar el SEISO? El Seiso haurà d’implantar-se seguint una sèrie de passos que ajudin a crear l’hàbit de mantenir l’àrea en correctes condicions. El procés d’implantació s’haurà de recolzar en un fort programa d’entrenament i subministri dels elements necessaris per a la seva realització, com també del temps requerit per a la seva execució.

1.

Campanya o jornada de neteja És molt freqüent que l’organització realitzi una campanya d’ordre i neteja com un primer pas per implantar les 5s, en aquesta jornada s’hauran de eliminar tots els elements innecessaris i netejar l’àrea escollida. Aquest tipus de neteja no es pot considerar un Seiso totalment desenvolupat, ja que es tracta d’un bon inici i preparació per a la pràctica de la neteja permanent. Aquesta jornada de neteja ajuda a obtenir un estàndard de la forma com hauran d’estar els equips permanentment. Les accions Seiso hauran d’ajudar-nos a mantenir l’estàndard aconseguit el dia de la jornada inicial. Com esdeveniment motivacional ajuda a comprometre a la direcció i la resta d’usuaris de l’àrea en el procés d’implantació de les 5s.

Aquesta jornada o campanya crea la motivació i sensibilització per a iniciar el treball de manteniment de la neteja i progressar a etapes superiors a Seiso.

24

Com implantar el SEISO? 2. Planificar el manteniment de la neteja L’encarregat de l’àrea haurà d’assignar uns responsables de la neteja depenent de cada subzona o subàrea. Aquesta assignació s’haurà de registrar en un gràfic on es mostri la responsabilitat de cada persona.

3. Preparar el Manual de Neteja És molt útil l’elaboració d’un manual d’entrenament per a neteja. Aquest manual haurà d’incloure: - Propòsits de la neteja - Fotografia de l’equip humà que intervé en el manteniment de l’àrea - El gràfic d’assignació de subàrees - Productes de neteja necessaris i de seguretat - Instruccions de com utilitzar els productes de neteja (fluxegrama) - Freqüència i temps establert per fer la neteja dins de l’activitat diària, però definits i coneguts per tots A les organitzacions on ha progressat significativament el desenvolupament del “manteniment autònom” és freqüent trobar que aquests Manuals de neteja han estat elaborats pels propis usuaris de les àrees.

25

Com implantar el SEISO? 4. Preparar els elements per a la neteja Aquí apliquem el Seiso als elements de neteja, emmagatzemats en llocs fàcils de trobar i de tornar. El personal haurà d’estar entrenat en l’ús dels productes des del punt de vista de la seguretat i conservació dels mateixos.

5. Implantació de la neteja Retirar i netejar profundament la brutícia, restes, pols...Durant la neteja és necessari anotar la informació sobre les subàrees o equips d’accés difícil, ja que en un futur serà necessari realitzar accions de millora continua per a la seva eliminació, facilitant les futures netejades de rutina.

Haurem d’insistir que la neteja és un esdeveniment important per a aprendre dels equips i elements de l’àrea, i identificar a través de la neteja la possible millora de l’àrea.

26

Preservar alts nivells d’Autoorganització, Ordre i Neteja

SEIKETSU - Estandarditzar Objectiu: Desenvolupar condicions de treball que evitin el retrocés en les primeres 3’s “Tots sempre igual” Fites: -Estandarditzar tot i fer visibles els estàndards utilitzats.

-Implementar mètodes que facilitin el comportament inclòs els estàndards.

-Facilitar tota la informació sense que tingui que buscar-se o sol·licitar-se.

Seiketsu és una metodologia que ens permet mantenir els èxits aconseguits amb l’aplicació de les tres primeres “S”. Si no existeix un procés per a conservar els èxits, és possible que l’àrea escollida novament arribi a tenir elements innecessaris i es perdi la neteja aconseguida amb les nostres accions.

27

Un practicant de 5’s durant molts anys ens diu:...

Seiketsu implica elaborar estàndards de neteja i d’inspecció per a realitzar accions d’autocontrol permanentment. “Nosaltres haurem de preparar els estàndards per a nosaltres”. Quan els estàndards són imposats, aquests no es compleixen satisfactòriament en comparació amb aquells que es desenvolupen gràcies a un procés de formació previ.

Des de dècades coneixem el principi escrit en nombroses organitzacions, i que s’ha de complir quan es finalitza l’activitat: “Deixarem el lloc net i com ho hem trobat” Aquest tipus de frases, sense un correcte entrenament en estandardització, i sense l’espai per a que puguem realitzar aquests estàndards, difícilment es poden complir.

28

Seiketsu o “estandarditzar” pretén...

-Mantenir l’estat de neteja aconseguit amb les tres primeres “S” -Ensenyar als usuaris del lloc a realitzar normes amb el recolzament de la Direcció i un adequat entrenament -Les normes hauran de contenir els elements necessaris per a realitzar el treball de neteja, temps empleat, mesures de seguretat a tenir en compte i procedir, (a seguir) en cas d’identificar alguna cosa anormal -En tant que sigui possible s’hauran d’utilitzar fotografies de com s’hauran de mantenir els equips i el lloc -L’ús dels estàndards s’haurà d’auditar per a verificar el seu compliment

29

Beneficis del Seiketsu -Es conserva el coneixement produït durant anys de treball -Es millora el benestar dels usuaris al crear un hàbit de conservació del lloc i dels seus components i equips -Els usuaris aprenen a conèixer a fons el lloc i els seus equips -S’eviten errors en la neteja que poden conduir a accidents o riscos laborals innecessaris -La direcció es compromet més en el manteniment dels llocs escollits al intervenir en l’aprovació i promoció dels estàndards -Es prepara al personal de l’organització per assumir majors responsabilitats en la gestió dels llocs de treball.

-Els temps d’intervenció es milloren i s’incrementa l’optimització del ús dels recursos de l’organització.

30

Com implantar el SEIKETSU? Seiketsu és l’etapa de conservar el que s’ha aconseguit aplicant estàndards a la pràctica de les tres primeres “S”. Aquesta quarta “S” està fortament relacionada amb la creació dels hàbits per a conservar el lloc en perfectes condicions. Per a implantar Seiketsu es requereixen les següents passes: 1.

Assignar treball i responsabilitats Per a mantenir les condicions de les tres primeres “S”, cada usuari haurà de conèixer exactament quines són les seves responsabilitats sobre el que ha de fer i quan, on i com ferho. Si no s’assignen a les persones tasques clares relacionades amb el lloc, Seiri, Seiton i Seiso tindran poc significat.

Hauran de donar-se instruccions sobre les tres “S” a cada persona sobre les seves responsabilitats i accions a complir en relació amb els treballs de neteja i manteniment autònom. Els estàndards poden ser preparats pels usuaris, però això requereix formació i pràctica “kaizen” perquè progressivament es vagin millorant els temps de neteja i els mètodes aplicats.

Les ajudes que s’emprenen per a l’assignació de les responsabilitats són: -

Diagrama de distribució del treball de neteja preparat en Seiso

-

Manual de Neteja

-

Taula de Gestió Visual on es registra l’avanç de cada “S” implantada

-

Programa de treball Kaizen per a eliminar les àrees de difícil accés, fonts de brutícia i contaminació, i millora de mètodes de neteja

31

Com implantar el SEIKETSU?

2. Integrar les accions de Seiri, Seiton i Seiso en els treballs de rutina L’estàndard de neteja de manteniment autònom facilita el seguiment de les accions de neteja. Aquests estàndards ofereixen tota la informació necessària per a realitzar l’activitat. El manteniment de les condicions haurà de ser una part natural dels treballs regulars de cada dia.

En cas de que sigui necessària major informació, es pot fer referència al Manual de Neteja preparat per implantar Seiso. Els sistemes de control visual poden ajudar a realitzar vincles amb els estàndards, veiem el seu funcionament: Si una persona ha de netejar una part complicada del lloc escollit, pot marcarne amb un adhesiu l’existència d’una norma a seguir. Aquesta norma s’ubicarà en la Taula de Gestió Visual perquè estigui propera al usuari en cas de que sigui necessària. S’ha d’evitar guardar aquestes normes en manuals o armaris. Aquest tipus de normes i lliçons d’un punt concret hauran d’estar ubicades en la Taula de Gestió Visual i properes als equips o parts del lloc escollit que ho necessitin.

32

Aconseguir una Qualitat de “Museu” SHITSUKE - Disciplina Objectiu: Crear hàbits basats en les 4 “S” anteriors i aconseguir una qualitat de “museu” en tota l’àrea escollida.

Fites: -Fer visibles els resultats de les 5’s -Provocar la crítica constructiva amb persones d’altres àrees i zones de l’organització -Promoure les 5’s en tota l’organització mitjançant “publicitat” -Provocar la participació de tots el usuaris de l’organització en la generació d’idees per a fomentar i millorar la disciplina de les 5’s Eines: -Xec List de les 5’s -Ronda de les 5’s Shitsuke o Disciplina significa convertir

en hàbit l’ús dels mètodes

establerts i estandarditzats per a la neteja al lloc escollit. Podrem obtenir els beneficis assolits amb les primeres “S” durant molt de temps si s’aconsegueix generar un ambient de respecte a les normes i estàndards establerts.

Les 4 “S” anteriors es poden implantar sense dificultat si en al lloc escollit es manté la “Disciplina”. La seva aplicació ens garanteix que la seguretat serà permanent , i el grau d’optimització de l’ús del lloc millori progressivament, així com l’activitat realitzada.

33

Disciplina Shitsuke implica: Un desenvolupament de la cultura de l’autocontrol dins de l’entorn de treball. Si la Direcció estimula que cadascuns dels integrants apliqui el Cicle Deming (PDCA) en cadascun de les seves activitats diàries, de segur que la pràctica del Shitsuke no tindria cap dificultat per ells. És el Shitsuke el pont entre les 5s i el concepte Kaizen, o de millora continuada. Els hàbits desenvolupats amb la pràctica del Cicle PDCA es constitueixen en un bon model per aconseguir que la disciplina sigui un valor fonamental en la manera de realitzar qualsevol activitat.

-El respecte de les normes i estàndards establerts per conservar el lloc impecable -Realitzar un control personal i el respecte per les normes que regulen el funcionament de l’organització -Promoure l’hàbit d’autocontrolar o reflexionar sobre el nivell de compliment de les normes establertes -Comprendre la importància del respecte pels demès i per les normes en les que el usuari segurament ha participat directa o indirectament en la seva elaboració -Millorar el respecte del seu propi ser i del demès

34

Alegria al lloc de treball

Beneficis del Shitsuke -Es crea una cultura de sensibilitat, respecte i cura dels recursos del centre -La disciplina és una manera de canviar hàbits -Es segueixen els estàndards establerts i, existeix una major sensibilització i respecte entre les persones -La moral en la realització d’activitats s’incrementa -El client i/o usuari del lloc es sentirà més satisfet, ja que els nivells de qualitat seran superiors degut a que s’han respectat integrament els procediments i normes establertes -El lloc escollit serà un lloc on realment sigui atractiu arribar cada dia

35

Respecte Propòsit del Shitsuke La pràctica del Shitsuke pretén assolir l’hàbit de respectar i utilitzar correctament els procediments, estàndards i controls prèviament desenvolupats. Una persona es disciplina així mateix per mantenir “vives” les 5’s, ja que els beneficis i les avantatges són significatius. Una organització i els seus directius estimulen la seva pràctica, ja que porta millores importants en els serveis i activitats oferts.

Pel que es refereix a la implantació de les 5’s, la disciplina és important, perquè sense aquesta, la implantació de les quatre primeres 5’s es deteriora ràpidament. Si els beneficis de la implantació de les primeres quatre “S” s’han mostrat, haurà de ser natural assumir la implantació de la cinquena o Shitsuke.

36

Visió global compartida

Com implantar el SHITSUKE? La disciplina no és visible i no pot mesurar-se a diferència de la classificació, ordre, neteja i estandardització. Existeix en la ment i en la voluntat de les persones i només la conducta demostra la presència, tanmateix, es poden crear condicions que estimulin la pràctica de la disciplina.

1.

Visió compartida La teoria de l’aprenentatge en les organitzacions (Peter Senge) suggereix que per al desenvolupament d’una organització és fonamental que existeixi una convergència entre la visió d’una organització i la dels seus empleats. Per tant, és necessari que la direcció del centre educatiu consideri la necessitat de liderar aquesta convergència cap a l’assoliment de fites comunes de prosperitat de les persones, clients i organització. Sense aquesta identitat en objectius serà impossible aconseguir crear l’espai de lliurament i respecte als estàndards i bones pràctiques de treball.

37

Formació

Com implantar el SHITSUKE?

2. Formació És necessari educar i introduir mitjançant l’entrenament “d’aprendre fent" cada una de les “S”. No es tracta de construir "cartells" amb frases, eslògans i caricatures divertides com a mitjà per sensibilitzar a les persones de l’escola. Aquestes tècniques de màrqueting intern serviran puntualment però s’esgoten ràpidament. En alguna organització va ser necessari eliminar a través d’accions Seiri, els "cartells i anuncis" ja que eren innecessaris i havien perdut el seu propòsit a causa del costum.

El Dr. Kaoru Ishikawa manifestava que aquests processos de creació de cultura i hàbits bons en el treball s’aconsegueixen preferiblement amb l’exemple. No se li pot demanar a una persona que tingui ordenat el seu armari, si el director té descurada la seva taula de treball, desordenada i amb cartes, papers i altres elements desordenats.

3. Temps per aplicar les 5’s Els usuaris i persones de l’escola requereixen temps per practicar les 5’S. És freqüent que no se li assigni el temps per les pressions del dia a dia, i es deixin de realitzar les accions. Aquest tipus de comportaments fan perdre credibilitat i les persones de l’organització creuen que no és un programa seriós i que falta el compromís de la direcció. Es necessita tenir el suport de la direcció per als seus esforços referent a recursos, temps, suport i reconeixement d’assoliments.

38

Lideratge

Com implantar el SHITSUKE?

3. El rol de la Direcció Per crear les condicions que promouen o afavoreixen la Implantació del Shitsuke la direcció té les següents responsabilitats: -Educar a les persones de l’organització (treballadors i clients) sobre els principis i tècniques de les 5 S i manteniment autònom.

-Crear un equip promotor o líder per a la implantació en tota l’organització.

-Assignar i entendre el temps per a la pràctica de les 5 S i del manteniment autònom.

-Subministrar els recursos per a la implantació de les 5 S -Motivar i participar directament en la promoció de les seves activitats.

-Avaluar el progrés i evolució de la implantació en cada àrea de l’organització.

-Participar a les auditories de progressos semestrals o anuals.

-Aplicar les 5 S en el seu treball.

-Ensenyar amb l’exemple per evitar el cinisme.

-Demostrar el seu compromís i el de l’organització per a la implantació de les 5 S

39

Col·laboració

Com implantar el SHITSUKE?

3. El rol de les persones del centre -Continuar aprenent més sobre la implantació de les 5 S -Assumir amb entusiasme la implantació de les 5’s -Col·laborar en la seva difusió del coneixement emprant les lliçons a un lloc.

-Dissenyar i respectar els estàndards de conservació del lloc de treball.

-Realitzar les auditories de rutina establertes.

-Demanar al responsable de l’àrea el suport o recursos que es necessiten per implantar les 5 S -Participar en la formulació de plans de millora contínua per eliminar problemes i defectes dels aparells o de l’àrea.

-Participar activament en la promoció de les 5’s

40

Moltes gràcies!

Rubén Bagüés Vicente.

Consultor Sistemes Normalitzats.

Auren Consultors Barcelona ruben.bagues@bcn.auren.es

41