Contenido Contenido............................................................................................................................ 2 Manejo de archivos............................................................................................................. 3 Manejo de archivos Word Online ..................................................................................... 20 Referencias a otras versiones de Word ............................................................................ 26
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Manejo de archivos Word nos permite crear un nuevo documento en blanco de las siguientes maneras: Haciendo clic en el ícono Nuevo
de la Barra de herramientas de acceso
rápido. Haciendo clic en la ficha ARCHIVO
y a continuación en la opción
Nuevo. En la vista Backstage encontramos una amplia variedad de modelos de documentos, agrupados en diferentes categorías: Cartas, Currículo, Fax, Etiquetas, Tarjetas, Calendarios y En blanco, además de la opción de búsqueda de plantillas en línea.
Puede crear un nuevo documento en blanco utilizando la combinación de teclas Ctrl. + U
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Para crear documentos a partir de plantillas debemos hacer clic en la ficha ARCHIVO, luego seleccionar la opción Nuevo y elegimos una de las opciones del área Plantillas de Office.com.
Word irá proporcionando el nombre de Documento Nº hasta que se le asigne un nuevo nombre.
Manejo de varios documentos abiertos En Word podemos tener varias ventanas de documentos abiertas al mismo tiempo, pero sólo una será la activa. Para poder activar una u otra debemos hacer clic en la ficha VISTA, y en el grupo Ventana hacer clic en la opción Cambiar ventanas .
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Acción: Cambiar ventanas
A su vez cada uno de los documentos abiertos estará representado por una ventana emergente que será visible al posicionar el cursor sobre el icono de la aplicación que lo identifica
en la barra de tareas, por lo que, otra forma
de acceder al documento deseado es hacer clic sobre dicha ventana.
Visualización de las ventanas A través del grupo Ventana de la ficha VISTA tenemos varias opciones para visualizar las ventanas abiertas.
Acción: Ver ventanas
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La opci贸n Nueva ventana
nos permite abrir una nueva ventana que
contiene una vista del documento actual. Si necesitamos colocar en mosaico todas las ventanas de los documentos abiertos, utilizamos la opci贸n Organizar todo :
La opci贸n Dividir
, divide la ventana actual en dos partes para que
podamos ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo, como se muestra a continuaci贸n:
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Para visualizar 2 documentos en paralelo debemos hacer clic en la opciรณn Ver en paralelo
, se abrirรก el cuadro de diรกlogo Comparar en paralelo, en la
cual debemos marcar uno de los documentos abiertos y hacer clic en el botรณn Aceptar.
Acciรณn: Comparar en paralelo
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En la siguiente imagen observamos cómo se visualizan los dos documentos en vista paralelo:
Guardar un documento Cuando guardamos un documento, no solamente guardamos el texto que hemos introducido sino también incluimos la configuración de la ventana y las características de presentación, formatos, etc.
Podemos guardar el documento mediante: Haciendo clic en el botón Guardar
de la barra de herramientas de
acceso rápido. Haciendo clic en la ficha ARCHIVO, y luego clic en la opción Guardar .
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Haciendo clic en la ficha ARCHIVO, y a continuación clic en la opción Guardar como
.
Si todavía no habíamos guardado nuestro documento, al utilizar cualquiera de estas órdenes, Word nos mostrará el cuadro de diálogo Guardar como.
Seleccionamos el lugar donde se guardará el archivo
Formato en el Nombre del archivo
cual se guardará el documento
Guarda una vista en miniatura del documento
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Con cualquiera de estas órdenes el archivo queda guardado y abierto. Si no hemos guardado el documento y utilizamos la orden Cerrar de la ficha ARCHIVO o hacemos clic en el botón de cierre de la ventana del programa
,
Word nos da la posibilidad de guardar al momento de salir. Con cualquiera de estas dos órdenes, el archivo quedará guardado y cerrado. Cuando modificamos el archivo y deseamos guardarlo nuevamente, no se visualizará el cuadro de diálogo ya que Word asume que guardará el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar. Si deseamos visualizar el cuadro de diálogo debemos ejecutar la orden Guardar como
de la ficha
ARCHIVO. Si le es más cómodo utilizar el teclado puede ejecutar la orden guardar presionando las teclas Ctrl. + G, esto tendrá el mismo efecto que si ejecuta la orden Guardar. Para ejecutar la orden Guardar como podrá presionar la tecla de función F12.
Si estamos creando un documento para que otras personas puedan leerlo pero no editarlo podemos guardarlo en formato PDF, XPS o como una página web. Para esto simplemente desplegamos la lista del campo Tipo: del cuadro de diálogo Guardar como.
Acción: Guardar en otro formato
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Si guardamos el documento como una página web a diferencia del formato PDF o XPS este no mantiene el diseño de página del documento ya que este archivo se abre en un explorador web y al modificar el tamaño de la ventana cambia el diseño del mismo. Podemos guardar el documento como página web convencional, formato HTML, o como página web de un solo archivo, formato MHTML. En el formato HTML cualquier archivo adicional como por ejemplo las imágenes, se almacenan en una carpeta independiente asociada al documento.
En el formato MHTML todos los archivos auxiliares se almacenan junto con el documento en un único archivo.
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Cerrar documentos y finalizar la sesión de Word Para cerrar un documento podemos realizar cualquiera de las siguientes acciones: Hacer clic en la ficha ARCHIVO y luego hacer clic en la opción Cerrar . Presionar la combinación de teclas Ctrl. + F4.
Cualquiera de las órdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero no el programa.
Para finalizar la sesión de Word ejecutamos cualquiera de las siguientes órdenes: Combinación de teclas Alt. + F4. Hacer clic sobre el ícono Cerrar
de la parte superior derecha de la barra de
título.
Cualquiera de las órdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero no el programa.
Recuperación de documentos guardados Para abrir o recuperar documentos ya creados podemos acceder de dos formas diferentes: Botón Abrir
de la barra de herramientas de acceso rápido.
En la ficha ARCHIVO hacer clic en la opción Abrir
, y luego hacer clic
en el documento deseado. Cualquiera de estas opciones mostrará la siguiente vista:
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Si necesitamos mantener un archivo en la lista de Documentos recientes hacemos lo siguiente: en la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opción Abrir. Con el botón secundario del mouse hacer clic en el archivo deseado y seleccionar la opción Anclar a la lista o hacer clic sobre el icono de chincheta Cuando el documento está anclado en la lista, el icono de chincheta se presenta de esta forma
.
Si deseamos desanclar el archivo debemos hacer clic con el botón secundario del mouse en el archivo y seleccionamos la opción Desanclar de la lista del menú contextual o hacer clic sobre el icono de chincheta.
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Si deseamos quitar un archivo de Documentos recientes, debemos hacer lo siguiente: En la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opción Abrir. Bajo el área de Documentos recientes nos posicionamos con el puntero del mouse sobre el archivo que deseamos eliminar, hacemos clic en el botón secundario del mouse y elegimos del menú contextual la opción Quitar de la lista.
La cantidad de documentos almacenados en la lista Documentos recientes es por omisión 25, para modificar esta cantidad hacemos clic en la ficha ARCHIVO y luego clic en Opciones
. En el cuadro de diálogo que se muestra a
continuación hacemos clic en la opción Avanzadas, bajo el área Mostrar en Mostrar este número de documentos recientes marcamos el número de archivos que deseamos mostrar.
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El número máximo de documentos que se pueden mostrar en la lista Documentos recientes es de 50.
Además de utilizar la lista de Documentos recientes para abrir archivos que hayamos utilizado podemos agregar una lista de acceso rápido a la barra de navegación de archivos Backstage, para esto realizamos los siguientes pasos: Clic en la ficha ARCHIVO. Hacer clic en la opción Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Word hacer clic en la opción Avanzadas, bajo el área Mostrar activar la casilla de verificación Acceder rápidamente a este número de Documentos recientes, y colocamos el número de archivos que deseamos ver.
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Debajo de Opciones, en la vista Backstage independientemente de dónde nos encontremos aparecerán vínculos a dichos archivos.
Acción: Acceso rápido
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Guardar un documento en la web Además de las opciones de guardado vistas anteriormente, Word 2013 nos permite guardar documentos en la web, para esto debemos tener una cuenta de Office 365 o una cuenta de Microsoft.
Para guardar un documento en OneDrive debemos: En la ficha ARCHIVO, hacer clic en la opción Guardar como. Hacer clic en la opción OneDrive. Hacer clic en Iniciar sesión.
Luego de hacer clic en Iniciar sesión veremos el siguiente cuadro en donde escribiremos nuestra dirección de correo electrónico y hacemos clic en el botón Siguiente.
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Acción: Inicio de sesión en OneDriv e
En el siguiente cuadro ingresaremos nuestros datos de acceso (dirección de correo y contraseña) y luego hacemos clic en el botón Iniciar sesión.
Acción: Inicio de sesión en OneDrive
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Una vez completados los datos, en la vista Backstage veremos nuestro espacio en OneDrive.
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Manejo de archivos Word Online Como indicáramos en la lectura anterior podemos utilizar Word Online para crear documentos.
Crear un nuevo documento. Para crear un documento en Office online seguimos los pasos indicados a continuación: 1. Para ingresar accedemos a https://portal.office.com. Se mostrará la ventana de inicio de sesión. En esta ingresamos los datos de nuestra cuenta y hacemos clic en el botón Iniciar sesión.
Al acceder se visualizan los servicios que tenemos disponibles, tal como se muestra en la imagen siguiente. Manejo de archivos > 20
2. Solicitamos la creación de un nuevo documento lo cual podemos hacer desde dos lugares diferentes: Desde la página principal, haciendo simplemente clic en el icono de la aplicación.
Icono de la aplicación
Desde OneDrive… hacemos clic en la opción Nuevo. En el menú elegimos la herramienta que deseamos utilizar.
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Hacemos clic Documento de Word
3. Cualquiera sea el método que utilicemos para solicitar un nuevo documento, al ejecutarlo se abrirá Word Online, con un documento listo para comenzar a trabajar.
Cada elemento que agregamos o cambio que realicemos en el documento se guarda en forma automática, es por esa razón que no está presente el botón Guardar como en la aplicación de escritorio.
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Si deseamos trabajar con el documento con la aplicación instalada en nuestro equipo debemos hacer clic en la opción EDITAR EN WORD para editar el documento en la aplicación.
Esta opción también la tenemos en la ficha ARCHIVO.
Abrir un documento en Word Online.
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Los archivos creados desde Word Online se guardan en nuestro OneDrive.
Para abrir un documento desde OneDrive: 1. Accedemos a https://portal.office.com e iniciamos sesión con nuestra cuenta, e ingresamos a nuestro OneDrive. 2. Realizamos una de las siguientes acciones: Con el botón del mouse hacer clic secundario sobre el documento, de la lista desplegable elegir la opción Abrir en Wordd Online Marcar la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de la presentación, acción que mostrará el botón
, haciendo clic en la
flecha se desplegará un menú, en el cual elegimos la opción Abrir en Word Online.
Cualquier de estas acciones abrirá la presentación en modo edición.
Otra forma de abrir una presentación es hacer clic sobre su nombre. La presentación se abrirá en Modo lectura. Para editarla debemos hacer clic en la opción Modificar documento y seleccionar la opción Modificar documento Online.
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Cerrar un documento en Word Online Para cerrar un documento de Word Online simplemente cerramos la pestaĂąa del navegador que la contiene.
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Referencias a otras versiones de Word El curso está realizado tomando como eje la versión 2013 de la aplicación. Vemos a continuación algunas refencias a otras versiones de la misma. Si tenemos instalada la versión 2007 de Word, veremos que el entorno de trabajo se presenta en forma similar pero no existe la ficha Archivo, sino que sus comandos están integrados en el menú del Botón de Office
.
Botón de Office Barra de herramientas de acceso rápido
En esta versión las tareas de Crear, Guardar, Cerrar y Abrir una presentación se realizarán a través de las opciones del menú del Botón de Office. También podemos utilizar los botones Nuevo, Guardar y Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido.
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En la versión 2010 de Word, ya no veremos el Botón de Office el cual ha sido sustituido por la Ficha Archivo. En esta versión las tareas de Crear, Guardar, Cerrar y Abrir un documento se realizarán a través de las opciones del menú de la Ficha Archivo. También podemos utilizar los botones Nuevo, Guardar y Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Abrir
Guardar
Nuevo
En la versión 2016 de Word, las tareas de manejo de archivos (crear, guardar, abrir y cerrar) se realizan de la misma forma que en la versión 2013, utilizando el menú Archivo y la Barra de herramientas de acceso rápido.
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