Witboek ICT voor de social profitsector december 2007
ESF-project 06/EPD3/3.3/004:
"Professionaliseren van de social profitsector door het stimuleren van sociaal ondernemerschap." in samenwerking met: DaniĂŤl De Steur directeur Jos Saerens directie-adviseur door: Rudi Vansnick voorzitter Internet Society Belgium vzw
Brecht Carels bedrijfskundig consulent social profit Economische Raad voor Oost-Vlaanderen vzw
Voorwoord In dit rapport wordt een beeld gegeven van het ICT- (Informatie- en CommunicatieTechnologie) gebruik en -beheer binnen de Social profitsector in Oost-Vlaanderen. Na onderzoek en bevraging van de sector, in kader van het project: "Professionalisering van de social profitsector door het stimuleren van sociaal ondernemerschap"; een project van de Economische Raad voor Oost-Vlaanderen in samenwerking met Internet Society Belgium. Dit project wordt gefinancierd door : •
het Europees Sociaal Fonds, in het kader van Doelstelling 3, zwaartepunt 3, "bevorderen van ondernemerschap";
•
het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen;
•
Internet Society Belgium
In het voorafgaande peterschapsprogramma's van de Economische Raad voor Oost-Vlaanderen kwam de nood aan aandacht voor ICT-gebruik en ICT-beheer duidelijk naar boven. De literatuur en de Social profitsector zelf geven aan achterop te lopen, op het vlak van ICT, ten opzichte van de bredere sociaal-economische omgeving. Hierbij ontstaat de vrees dat er, zoals er een tweedeling ('digital divide') ontstaat tussen groepen mensen, ook een tweedeling zou kunnen ontstaan tussen organisaties. Dit zou "levensbedreigend" kunnen zijn voor organisaties die achterop raken, "aan de verkeerde kant van de kloof zitten", binnen de Social profitsector, die zowel economisch als sociaal haar belang heeft aangetoond. Vanuit dit oogpunt werd door ISOC Belgium in samenwerking met EROV en onder leiding van Rudi Vansnick, voorzitter van ISOC Belgium en zelfstandig ICTconsultant, een onderzoek opgezet om een beter beeld te krijgen op de in gebruik zijnde ICT evenals de beperkingen die de Social profit sector te verwerken krijgt in kader van ICT-gebruik. Het onderzoeksproject liep daarbij in nauwe samenwerking met de heer Brecht Carels, bedrijfskundig consulent Social profit; de heer Jos Saerens, directie-adviseur; en de heer Daniël De Steur, directeur van de Economische Raad voor Oost-Vlaanderen. Ik wil hierbij ook de stuurgroep van de social profitwerking bij EROV bedanken voor hun inbreng. Net als het wetenschappelijk begeleidingscomité ICT dat een welgekomen klankbord was doorheen dit project, in het bijzonder: de heer Yvan De Bie, directeur BW Ryhove vzw; de heer prof. dr. Dirk Deschoolmeester, Faculteit Economie & Bedrijfskunde, Vakgroep Management, Innovatie en Ondernemerschap, Universiteit Gent; de heer Frans Gerbosch, bestuurder ISOC; de heer Arnold Pauwels, directeur Steevliet; en de heer Wim Van Loo, bestuurssecretaris Provincie Oost-Vlaanderen, dienst Welzijn.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
1/50
Inhoudsopgave Voorwoord ......................................................................................................................................... 1 Inleiding............................................................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1: De Social profitsector ..................................................................................................... 6 1.1. Definitie Social profit ....................................................................................................... 6 1.2. De sociale kaart .............................................................................................................. 7 1.3. ICT binnen de Social profitsector..................................................................................... 8 Hoofdstuk 2: Interne organisatie van de Social profitsector ................................................................. 9 2.1. Organisatiestructuren.................................................................................................... 10 Hoofdstuk 3: ICT binnen de Social profit sector................................................................................. 11 3.1. Concept van bevraging ................................................................................................. 11 3.2. Methodiek. ................................................................................................................... 11 Opstart bevraging................................................................................................... 12 3.3. Algemene indruk .......................................................................................................... 13 3.3.1. Algemene bemerkingen. ............................................................................... 13 3.3.2. Een blik op hardware en toepassingen........................................................... 13 3.3.3. Specifieke bemerkingen. ............................................................................... 14 3.3.4. Groep 1: Minimale informatie omtrent ICT..................................................... 14 3.3.5. Groep 2: Gematigde kennis aanwezige ICT-infrastructuur.............................. 15 3.3.6. Groep 3: Gedegen kennis en geëvolueerde ICT-infrastructuur........................ 15 3.3.7. Statistiek overzicht deelname instellingen per rubriek – sector........................ 16 3.4. ICT inventaris binnen de Social profit sector. ................................................................. 17 3.4.1. Hardware...................................................................................................... 17 3.4.2. Software....................................................................................................... 20 3.5. Gedetailleerde resultaten. ............................................................................................. 21 3.5.1. Anti-virus software ........................................................................................ 22 3.5.2. Firewall gebruik............................................................................................. 23 3.5.3. Backups nemen van computerbestanden....................................................... 23 3.5.4. Gebruik van paswoord beveiliging. ................................................................ 24 3.5.5. Internet toegang in de instellingen. ............................................................... 25 3.5.6. E-mailgebruik................................................................................................ 27 3.5.7. Eigen website. .............................................................................................. 28 3.5.8. Netwerkinfrastructuur. .................................................................................. 29 3.5.9. Gebruik van doelgerichte software in de Social profit sector. .......................... 30 3.5.10. Internet verbindingen.................................................................................. 33 3.5.11. Hulp door externe IT dienstenleverancier(s). ............................................... 35 3.5.12. Hardware aankopen of leasen ? .................................................................. 36 3.5.13. IT opleiding van medewerkers..................................................................... 37 Hoofdstuk 4: Financiële aspecten en kennis van ICT ......................................................................... 38 4.1. Budget & investeringen................................................................................................. 38 4.2. Kennis ICT.................................................................................................................... 38 4.3. Nood aan ICT in werking ............................................................................................. 38 4.4. Gedetailleerde analyse van de resultaten ....................................................................... 44 4.4.1. Algemene informatie over de organisatie....................................................... 39 4.4.2. Budget ICT ................................................................................................... 39 4.4.3. Kennis ICT.................................................................................................... 42 4.4.4. Nood aan ICT in werking............................................................................... 44 Hoofdstuk 5: ICT lexicon .................................................................................................................. 46 5.1. ICT in het Nederlands : begrijpbaar voor iedereen......................................................... 46 Hoofdstuk 6: Besluiten en adviezen aan overheid.............................................................................. 47 6.1. Perceptie vanuit de ICT benadering............................................................................... 47 6.2. Adviezen naar overheid toe........................................................................................... 47 6.3. Aanbevelingen.............................................................................................................. 48 6.3.1. Aanbevelingen voor de overheid.................................................................... 48 6.3.2. Aanbevelingen voor de Social profitsector...................................................... 48 Bijlagen............................................................................................................................................ 50 Portaal ictwitboek............................................................................................................................. 50
Witboek ICT voor de Social Profitsector
2/50
Inleiding. Informatie en CommunicatieTechnologie (ICT) wordt in zowel de profit, als de social profitsector steeds vaker als strategisch hulpmiddel aanzien. Vandaag kan een organisatie haast niet functioneren zonder beroep te doen op een computer. ICT zit dan ook sterk verweven in onze maatschappij. Niet enkel bedrijven en organisaties gebruiken het, ook in de privé-sfeer worden burgers steeds vaker geconfronteerd met de noodzaak om te werken met digitale informatie. Dit is op zich geen slechte evolutie. ICT zorgt namelijk voor meer efficiëntie en snellere verwerking van gegevens. Tevens wordt veel informatie beschikbaar via netwerktoepassingen. Deze studie wil deze evolutie toepassen op de situatie in de social profitsector. Het initiatief hiertoe werd genomen door de Economische Raad voor OostVlaanderen vzw (EROV). Sinds 2000 neemt EROV initiatieven die het professionalisme en ondernemerschap in de Oost-Vlaamse social profitsector stimuleren. In 2000 werd een inventaris gemaakt van de interne managementproblematiek van de social profitsector a.d.h.v. een sociaaleconomische toer in de provincie Oost-Vlaanderen. Op basis van deze studie "Managementontwikkeling in de social profit", uitgevoerd door de Faculteit Economie van de Universiteit Gent onder leiding van prof. dr. Aimé Heene en prof. dr. Dirk Deschoolmeester, werd de social profitwerking van EROV uitgebouwd. Er werden ondertussen reeds zeven peterschapsprogramma's opgericht die managementvorming en –begeleiding aan bieden aan de social profitsector. In deze vorming komt ook ICT uitgebreid aan bod. Op basis van de verzuchtingen in deze peterschapsprogramma's werd beslist twee studies uit te voeren: "Gewict, Gezondheid en Welzijn met ICT in Oost-Vlaanderen", mei 2003 "Behoefteonderzoek naar ICT in de social profitsector Oost-Vlaanderen", juni 2005 in samenwerking met Stijn Goossens en prof. dr. Dirk Deschoolmeester van de Universiteit Gent. Het witboek ICT dat vandaag voorligt is een logisch gevolg van dit studiewerk. Uit deze twee studies, net als uit de dagdagelijkse contacten met de sector, vermoeden we het bestaan van een digitale kloof. Een digitale kloof enerzijds tussen de profitsector en de social profitsector. De hypothese is dat bedrijven meer middelen hebben per IT-gebruiker dan de social profitsector. Daarnaast ontstaat er ook een kloof binnen de social profitsector. Er bestaan best practices die veel ICT-kennis in huis hebben en ook budget vrijmaken voor hun ICT-infrastructuur. Bij andere organisaties ontbreekt het aan kennis, budget en soms ook interesse. Dit zorgt er voor dat er qua ICT vaak grote verschillen ontstaan binnen bepaalde subsectoren. Nochtans bestaat er een consensus over het feit dat het beschikken over een goede ICT-infrastructuur (zowel materieel als qua kennis) zal leiden tot een hogere performantie. Het niet beschikken over de nieuwe technologie betekent
Witboek ICT voor de Social Profitsector
3/50
ten andere dat men geen toegang zal krijgen tot bepaalde goederen en diensten, wat een vermindering van de performantie met zich meebrengt1. Vandaar het belang van de zogenaamde e-inclusion, of e-aansluiting. Dit principe bestaat er in dat het via het gebruik van ICT sociale en economische achteruitstelling en uitsluiting niet versterkt mag worden en integendeel overwonnen moet worden. Vooral naar reeds benadeelde personen en organisaties betekent e-inclusion eveneens optimaal kunnen gebruik maken van ‘digitale mogelijkheden'. Vertaald naar deze studie betekent dit dat iedere social profitorganisatie de middelen en de kennis zou moeten bezitten om een eigen ICT-infrastructuur uit te bouwen die als ware ondersteuning voor het beleid kan functioneren. Dit witboek ICT wil tegemoet komen aan de volgende doelstellingen: •
De aanwezige ICT-infrastructuur in de Oost-Vlaamse social profitsector moet in kaart gebracht worden. Het moet m.a.w. duidelijk zijn hoeveel computers de organisaties bezitten, welke de ICT-kennis, wat de ICTondersteuning is, enz. • De noden en wensen aan ICT moeten ook naar voor gebracht worden. Wat verwachten social profitorganisaties van ICT? Welk budget hebben ze nodig? Bij welke processen willen ze ICT gebruiken? Door de vergelijking tussen beide facetten, zal een kloof zichtbaar worden tussen de aanwezige ICT en de gewenste ICT. Dit witboek wil eveneens een eerste aanzet geven om deze kloof te verkleinen. Er zullen enkele aanbevelingen en oplossingen voorgesteld worden. De resultaten uit deze studie zullen actief verspreid worden naar deze drie actoren: •
• •
De social profitsector krijgt zicht op de noden aan ICT in de volledige sector. Bovendien worden de mogelijke ICT-oplossingen t.a.v. deze noden aangebracht. Op die manier kunnen organisaties hun ICT-werking verbeteren door de eigen situatie te toetsen aan verschillende mogelijkheden die in de sector reeds gebruikt worden. Met het witboek kan de overheid ingelicht worden over de noden aan ICT in de sector. Hieruit kunnen eventueel ondersteunende initiatieven volgen. Ook de ICT-sector krijgt inzicht in de verwachtingen van de sociale sector. Zo kunnen toepassingen op maat gecreëerd worden en wordt de sector uit de vergeethoek gehaald.
Qua methodiek werd geopteerd voor een bevraging van zes deelsectoren uit de Oost-Vlaamse social profitsector. De bevraging gebeurde in twee fasen: De eerste bevragingsfase had tot doel de inventaris van de aanwezige ICTinfrastructuur op te stellen. De tweede bevragingsfase had tot doel de noden aan ICT in de sector te bevragen. De zes subsectoren die werden bevraagd zijn de volgende: 1
Steyaert et Al., Geleidelijk digitaal, een nuchtere kijk op sociale gevolgen van ICT, 2001
Witboek ICT voor de Social Profitsector
4/50
• thuiszorg; • algemene jeugdhulp; • bijzondere jeugdbijstand; • ouderen; • personen met een handicap; • sociale tewerkstelling en arbeidszorg. De selectie gebeurde op basis van de sociale kaart voor Oost-Vlaanderen. Er wordt geopteerd om i.p.v. de zwakste sectoren te bestuderen, de focus te leggen op sectoren die zich in de middenmaat bevinden. De ontwikkeling van deze middenmaat, zal immers de zwakkeren op de goede weg meetrekken. Een focus op de allerzwaksten zou wellicht een grote inspanning vergen, en een relatief klein resultaat geven dat weinig zoden aan de dijk brengt voor de ganse social profitsector. Ziekenhuizen bevinden zich op het andere uiterste van het spectrum, en hebben reeds een goed uitgebouwde ICT-infrastructuur. Ook hen weerhouden we uit deze studie. Aan de hand van de gegevens uit de bevraging wordt een zo volledig mogelijk beeld gegeven van de ICT-situatie binnen de social profitsector. Aan de hand van deze analyses en de door middel van bevraging verkregen data is het de bedoeling om aan bovenstaande doelstellingen tegemoet te komen. Het eerste hoofdstuk van dit witboek behandelt de situering van de social profitsector en de geselecteerde doelgroep. Hoofdstuk 2 werpt een blik op de interne organisatie van de social profitsector. Het derde hoofdstuk gaat dieper in op de aanwezige ICT in de Oost-Vlaamse social profitsector. Dit zijn de resultaten uit de eerste bevragingsfase. Hoofdstuk 4 gaat in op de noden en wensen aan ICT bij de social profitsector. Hierin worden de resultaten uit de tweede bevragingsfase behandeld. Hoofdstuk 5 gaat dieper in op de ICT-taal. Het zesde hoofdstuk, tot slot, zal enkele aanbevelingen en oplossingen bevatten voor de geschetste ICT-situatie in de social profitsector.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
5/50
Hoofdstuk 1: De Social profitsector2 Doorheen de literatuur en over de landgrenzen heen worden verschillende definities gebruikt met betrekking tot het begrip "Social profitsector". In vele gevallen wordt dit begrip verward met andere begrippen zoals "non-profit" en "not-for-profit" (Meganck 2002)3. Binnen dit hoofdstuk wordt iets dieper ingegaan op de werkdefinitie van de Social profitsector die gebruikt wordt binnen het onderzoek. Een uitgebreide bespreking en discussie rond de precieze inhoud van dit begrip valt echter buiten het bestek van dit onderzoek. Daarnaast gaat dit hoofdstuk ook dieper in op de heterogeniteit binnen deze sector. Dit wordt gedaan door gebruik te maken van een opdeling op basis van de "economische activiteit" en te wijzen op de grote variëteit aan organisaties in de sector. Binnen dit hoofdstuk zal vervolgens de sociale kaart gesitueerd worden. Dit is een databank van organisaties binnen de provincie Oost-Vlaanderen die alle welzijnsorganisaties uit Oost-Vlaanderen omvat. Hierbij wordt dieper ingegaan op de indeling van deze databank in subsectoren en zal kort geschetst worden welke organisaties wel en welke organisaties niet weerhouden werden voor het onderzoek rond ICT. 1.1. Definitie Social profit Naar aanleiding van de "Social Toer" in 2000 werd een werkdefinitie opgesteld voor het begrip "Social profitsector". Zoals reeds eerder vermeld, valt een grondige discussie van wat de Social profitsector wel en niet is buiten het bestek van dit onderzoek. Binnen dit onderzoek wordt de volgende definiëring gehanteerd voor "Social profitsector": “De Social profitsector omvat alle activiteiten en organisaties waarbij een expliciet maatschappelijk doel wordt nagestreefd dat anders is dan het realiseren van winsten en waarbij een overheid al dan niet rechtstreeks een deel van de kosten van de dienstverlening op zich neemt.” (Heene, Deschoolmeester, De Steur et Al., 2000). Belangrijk binnen deze discussie, die uitgaat van activiteiten en niet van organisaties, zijn het "sociaal profijt" (eng. "Social profit" letterlijk vertaald), wat wijst op een verhoging van welzijn bij de doelgroep van de organisatie, en het ontbreken van, of ondergeschikt zijn aan de sociale doelstellingen, van het nastreven van winsten en/of meerwaarden (voor een verdere definitie van welzijn, zie hoofdstuk 2). De definitie zoals ze hierboven werd gegeven, wijst op activiteiten van organisaties en geeft aanleiding tot een opdeling van de sector a rato van "economische" activiteit. Op basis van de dimensie die loopt van puur "sociaal" tot puur "economisch" kan deze groep van organisaties opgedeeld worden in 3 groepen (Heene, Deschoolmeester, De Steur et Al., 2000): ♣Sociaal: bij deze organisaties ligt de nadruk op het nastreven van sociale doelen. Er zijn geen economische doelen behalve: blijven binnen het uitgereikte 2
Dit hoofdstuk is, gezien de gelijklopende onderzoekssfeer, gebaseerd op de studie "Behoefteonderzoek naar ICT in de social profitsector Oost-Vlaanderen", juni 2005. Stijn Goossens en prof. dr. Dirk Deschoolmeester, Universiteit Gent. 3 Meganck K, Heene A., Management in the social profit sector, Universiteit Gent, 2002 Witboek ICT voor de Social Profitsector
6/50
of beschikbaar gestelde budget. Enkele voorbeelden zijn: een PWA (Plaatselijk WerkgelegenheidsAgentschap) (een kleine organisatie die een extra inkomen via werk probeert te bieden aan langdurig werklozen.); instellingen bijzondere jeugdzorg,… ♣Sociaal-economisch: bij deze organisaties ligt de nadruk vooral op de sociale doelen, maar naast deze sociale doelen zijn er ook nog economische doelen. Deze economische doelen blijven echter ondergeschikt aan de sociale doelen van de organisatie. Een voorbeeld van een sociaal-economische organisatie is een beschutte werkplaats. Dit is een organisatie die werk biedt aan personen met een handicap; het verlies geleden door de lagere productiviteit van deze werknemers, wordt gecompenseerd door subsidies van de overheid. ♣Economisch-sociaal: omvat alle activiteiten van reguliere profitbedrijven die naast een economisch doel ook een sociaal doel nastreven. Dit sociaal doel blijft echter ondergeschikt aan het economisch doel en/of de economische zelfredzaamheid/leefbaarheid van de organisatie. Een hiermee verwant begrip is "corporate social responsability"/maatschappelijk verantwoord ondernemen, een verdere bespreking van dit begrip valt echter buiten het bestek van dit onderzoek. Dit onderzoek richt zich op de eerste twee categorieën van organisaties, zijnde de "zuivere" sociale en de sociaal-economische organisaties. Er wordt dus slechts een deel van de, zoals in de definitie geschetste, Social profitsector besproken. Binnen deze groepen van organisaties heerst echter nog een grote diversiteit. Deze heterogeniteit ligt mede in de grote diversiteit aan doelen die nagestreefd worden door organisaties binnen deze sector. Het gaat van organisaties die gehandicapten helpen tot organisaties die zich bezighouden met projecten rond jeugddelinquentie; van organisaties die zich bezighouden met verkoop en herstelling van tweedehands producten tot OCMW's (Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn); van organisaties die zich bezighouden met zieken- en bejaardenzorg tot beschutte werkplaatsen. Dit is slechts een greep uit de grote verscheidenheid aan doelen die nagestreefd worden binnen de Social profitsector. De resultaten van het onderzoek moeten dan ook bekeken worden met deze diversiteit/heterogeniteit in het achterhoofd. 1.2. De sociale kaart De sociale kaart is een databank ontwikkeld door de provincie Oost-Vlaanderen. De gegevensverzameling en terreinafbakening van deze databank gebeurde vanuit de Social profitsector. Deze databank is na jaren van discussie een, vanuit de praktijk opgebouwde databank die te beschouwen is als: "de verzameling van alle Social profitorganisaties binnen de provincie Oost-Vlaanderen" (Van Loo, Dellaert, 2004). Deze databank is vrij beschikbaar en toegankelijk via internet. Iedereen kan er dus vrij de nodige informatie rond Social profitorganisaties uithalen (zie: http://www.desocialekaart.be/). De sociale kaart zelf is opgedeeld in 17 subsectoren. In dit onderzoek werd gefocust op deze subsectoren: 4. Thuiszorg (bv. centra voor thuiszorg, dagverzorgingscentra,…) 10. Algemene jeugdhulp (bv. jeugdvoorzieningen, initiatieven voor maatschappelijk kwetsbare jongeren, centra voor leerlingenbegeleiding,…) Witboek ICT voor de Social Profitsector
7/50
11. Bijzondere jeugdbijstand (bv. dagcentra, thuisbegeleiding, ambulante begeleiding,…) 12. Ouderen (bv. rusthuizen, ouderenverenigingen,…) 13. Personen met een handicap (bv. revalidatiecentra, onderwijs voor personen met een handicap, beschutte werkplaatsen, …) 15. Armoede en opbouwwerk,…)
kansarmoede
(bv.
kringloopcentra,
maatschappelijk
Voor het onderzoek werden een aantal organisaties niet weerhouden wegens "niet relevant" voor het onderzoek/het programma of te breed voor het bestek van het onderzoek. Het ging hier om organisaties die zich profileren als kleinschalige gebruikersvereniging. Een vereniging van bejaarden die wekelijks een activiteit inricht was in de onderzoek minder relevant daar de nood aan ICT compleet verschilt van de andere social profitvoorzieningen. 1.3. ICT binnen de Social profitsector Binnen social profitorganisaties wordt de laatste jaren een groeiende afhankelijkheid van ICT waargenomen. ICT wordt gebruikt binnen alle processen en kerntaken van de organisatie, met als gevolg dat meer en meer organisaties in hun voortbestaan afhangen van deze ICT. Uit een studie van de Europese Commissie blijkt dat de gezondheidszorg in Europa de laagste penetratiegraad kent op het vlak van ICT van alle in de studie onderzochte sectoren (Selhofer, The European E-business Report, 2004).
Witboek ICT voor de Social Profitsector
8/50
Hoofdstuk 2: Interne organisatie van de Social profitsector In de eerste plaats dienen we aandacht te besteden aan de verzuchtingen van de interne organisatie van de Social profit instellingen. Dienstverlening staat primordiaal aangeschreven in de takenlijst van de instellingen. Hierbij zijn communicatie en administratie niet uit te sluiten. Alle handelingen dienen geregistreerd te worden voor latere consultatie en/of analyse. Registratie van informatie omsluit dus ook het beheren van randinformatie. Uit het onderzoek blijkt dat in de sector, naast het gebruik van ICT, nog velen gebruik van wat we met een metafoor “potlood en papier” kunnen noemen om deze belangrijke taken tot een goed einde te brengen. De huidige technologische evoluties maken dit echter een grotendeels achterhaalde situatie. We hebben de interne organisatie onderverdeeld in een aantal belangrijke items waarbij specifiek onderzoek zal worden verricht teneinde een duidelijke schets te brengen van zowel de noden als eventuele bestaande oplossingen om ICT te gebruiken in de administratieve ondersteuning van de organisatie. Een belangrijk aspect van Social profit organisaties is hun omgeving. Zij werken aan sociale doelen, aan een bestaande problematiek binnen hun omgeving. Het gaat hier om generieke maatschappelijke problemen die door de overheid worden aangekaart. Veelal zal de overheid hier dan ook specifieke verwachtingen naar voor brengen, niet steeds in lijn met de werkmethoden van de Social profit organisaties. Organisatie
Overheid
Welke informatie haalt een organisatie uit haar werking ?
Welke info wil de overheid ?
Hoe wordt de informatie gecommuniceerd ?
Hoe beslist de overheid welke informatie ze wil ?
Hoe verzamelt de organisatie de info ?
Hoe komt men bij de organisatie terecht ?
Hoe en welke IT wordt hierbij gebruikt ?
Op welke wijze/onder welke vorm wenst de overheid deze info te ontvangen?
Social profit organisaties werken steeds ter ondersteuning of verhelpen van een maatschappelijk probleem. Binnen hun werking ontstaan er rond dit maatschappelijk probleem allerhande processen (ondersteuning van patiënten, administratie, personeelsbeheer, etc). Binnen de organisaties wordt IT gebruikt ter ondersteuning van deze processen: steeds met het oog op de lange termijn / midden lange / korte termijn doelstellingen van de organisatie. IT kan hier een belangrijke bijdrage leveren binnen de organisatieprocessen. “Best pratices” worden bekeken en verspreid.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
9/50
Organisatie
Omgeving
Wat zijn de belangrijkste processen in de organisatie ?
Wat wil de omgeving ?
Wat doet een organisatie ?
Welk probleem wordt aangepakt ?
Welke IT wordt hierbij gebruikt ?
Hoe komt men bij de organisatie terecht ? Wat zijn de communicatie kanalen ?
Tijdens de doorlichting willen we tevens de zwakkere plekken ontdekken in de communicatiefacetten die noodzakelijk zijn om informatie van de ene naar de andere medewerker te krijgen. Bovenstaande ideëen schetsen het kader waarbinnen dit onderzoek gevoerd wordt. Social profitorganisaties streven een maatschappelijk doelstelling na. In dit streven wordt een interne organisatiestructuur opgebouwd die grotendeels ondersteund kan worden door ICT. ICT kan hierbij zorgen voor efficiëntie en effectiviteit. Door de grote verscheidenheid aan organisaties is het niet eenvoudig om één generalistisch model te maken dat de organisatiestructuur van de social profitorganisaties bevat. Verscheidenheid is hier het kernwoord.
2.1. Organisatiestructuren De aard van de instellingen is bepalend voor de organisatiestructuur die in de instelling wordt opgezet. Reden ook waarom ons onderzoek zich toespitst op een aantal subsectoren uit de sociale kaart waarbij we ervan uitgaan dat deze subsectoren een reflectie zijn van de intensiteit in communicatie en administratie binnen de Social profit. Tot dusver hebben wij geen informatie gevonden die ons een duidelijk beeld kan geven van de verschillende structuren die in de sector in gebruik zijn. Het zou ons makkelijker maken een oordeel te kunnen vellen over de toepasbaarheid van ICT in de verwerking van informatie. Door de vele vrijwilligers die in de Social profit actief zijn is het niet evident een duurzaam organisatiemodel vast te leggen. Ook het overwegend deeltijds werk zorgt er voor dat een dergelijk model zeer afhankelijk is van de kennis en ervaring van de medewerkers met organisatie en communicatie structuren.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
10/50
Hoofdstuk 3: ICT binnen de Social profit sector 3.1. Concept van bevraging Er werd in contact met enkele verantwoordelijken uit de social profitsector een kort vooronderzoek gedaan. Dit gebeurde in een wetenschappelijk begeleidingscomité ICT dat hiervoor werd opgericht. Op die manier werd gekomen tot de wensen en noden qua ICT in de sector. Hierop werden dan de vragen gebaseerd. Nadat de vraagstelling volledig werd opgesteld, werd contact opgenomen met verschillende koepels in de Oost-Vlaamse social profitsector. Hiermee werd de doelstelling van het witboek ICT uitgelegd, en de betrokkenheid van de organisaties gevraagd. Zoals reeds aangehaald verliep de bevraging van de sector in twee fasen: 1.) De eerste fase wou nagaan wat er aan ICT aanwezig is in de social profitsector. 2.) De tweede fase ging dieper in op de noden en wensen aan ICT in sector. Er werd een elektronisch platform uitgewerkt waarop de respondenten hun antwoorden konden ingeven. Bij de eerste bevraging werden ook per post enquêtes verstuurd. Daarnaast werd een webforum opgestart waarop de social profitsector vragen kan stellen betreffende ICT-problemen. http://www.ictwitboek.be http://www.ictwitboek.be/forum/index.php
3.2. Methodiek. Bij fase 1 hebben we vooral beroep gedaan op de medewerking van de Social profit sector zelf. Aan de hand van de sociale kaart van Vlaanderen werd een lijst opgemaakt van organisaties die de vragen beantwoordden. Er werden uit de sociale kaart van Oost-Vlaanderen 5 specifieke subsectoren uitgekozen, goed voor 614 instellingen. In totaal hebben 128 organisaties geantwoord op de oproep. Dit is 20,85%. De totale deelname aan de enquêtes kan toch bevredigend worden genoemd. Temeer we hebben moeten vaststellen dat heel wat instellingen meermaals voorkomen in de lijst van geselecteerde instellingen. Zo vinden we voor bepaalde instellingen op z'n minst 3 registraties. Het gaat dan om structurele samenwerkingsverbanden waarbij een organisatie verschillende afdelingen heeft op verschillende locaties. De directeurs of ICT-verantwoordelijken die een antwoord gaven op de enquête antwoordden in dit geval voor de totale organisatiestructuur. Na uitfilteren van deze gegevens bekomen we dat we van 182 organisaties een antwoord ontvingen. Dit is 29,45%. In deze optiek is het resultaat van de ontvangen enquêtes meer dan behoorlijk en zal het ons toelaten om een waardige analyse te doen in de verdere stappen van de studie. Toch dient gesteld dat de sector ouderenzorg (relatief gezien) sterk achter loopt in de reactie op onze deelname. Meer aandacht voor deze sector is dan ook wenselijk. Temeer daar we bemerken dat sommige instellingen uit deze sector Witboek ICT voor de Social Profitsector
11/50
toch wel opmerkelijk veel gebruik maken van ICT. Het mag gezegd zijn dat we bij deze groep van deelnemers misschien niet voldoende insteek hadden en we de nood tot bevraging niet hebben kunnen omschrijven zoals dit bij de andere groepen het geval was. Ook via het forum trachtten we de sector zelf te motiveren en zoveel mogelijk te betrekken bij deze studie. Het leek ons wenselijk om, in de mate van het mogelijke, de vraagstellingen eerder beperkt doch zeer doelgericht op te stellen, teneinde te vermijden dat de organisaties heel wat tijd dienen te steken in het leveren van de gevraagde informatie. Volgend op het vooronderzoek werd er een nieuw onderzoek uitgewerkt dat op empirische wijze de sector zou bekijken. In de eerste fase op basis van een kwalitatief onderzoek. De te behandelen vragen zijn hier: a) Wat zijn de belangrijkste processen in de organisatie? b) Wat zijn de taken van een Social profit organisatie (met een duidelijke afbakening van het onderzoek in het achterhoofd) ? c) Hoe werkt een Social profit organisatie ? (besluitvormingsmodellen) d) Uittekenen van de stakeholders e) Categoriseren en optekenen van belang van de stakeholders f) Eerst algemeen, daarna specifiek voor IT. Uit bovenstaande kunnen we dan in eenzelfde fase starten met de opbouw van een organisatiemodel voor de Social profit organisaties, en wel als volgt: a) Opbouwen van een hypothese rond de werking en de opbouw van de Social profit organisaties / management technieken. b) Uitwerken van een IT-governance model voor de Social profit organisatie, gebaseerd op “best practices� c) Theorie rond de werking en het gebruik van IT.
Opstart bevraging. De opstart van de elektronische bevraging heeft heel wat energie gevergd door de gebrekkige samenstelling van de ontvangen databank. Er diende eerst een mechanisme te worden ontwikkeld waarmee de verschillende tabellen aan elkaar konden worden gekoppeld. En dit omdat de communicatie informatie in een afzonderlijke tabel zit, los van de tabel van de organisaties. Er werden 412 e-mails gestuurd naar organisaties die beschikken over een emailadres in de databank. De e-mail bevatte de login informatie voor elke organisatie (zie bijlage). Bij de eerste reacties op deze e-mail sessie zijn vooral op te merken de foutmeldingen betreffende de communicatie gegevens in de databank. We ontvingen de eerste week zo'n 22 aanmeldingen waarbij ongeveer 1/3 bemerkingen had omtrent de contactgegevens. Er waren geen meldingen van onmogelijk gebruik van het platform.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
12/50
3.3. Algemene indruk
3.3.1. Algemene bemerkingen. Hieronder volgen enkele algemene bemerkingen bij de resultaten uit de eerste bevragingsfase. Deze resultaten wordt in hoofdstuk 3.5. grafisch weergegeven. In het algemeen kunnen we stellen dat alle deelnemers zeer zeker bewust zijn van de onveiligheidsproblematiek. Haast alle deelnemende instellingen beschikken over een anti-virus software en houden die ook regelmatig bijgewerkt. Bij firewall bemerken we al dat de term op zich voor bedenkingen zorgt gelet op het resultaat : 2/3 hebben zich reeds een firewall aangeschaft. Vermoedelijk hebben de anderen er nog niet bij stilgestaan dat, benevens een anti-virus software, een firewall voor de nodige veiligheid kan zorgen. Maken van backup's en een aanspreekpunt binnen de organisatie is voor de meeste ook een voldongen feit. Echter, bij de vraag of de organisatie voldoende verzekerd is zien we dat slechts de helft hierop positief kon antwoorden. Bedenkelijk als we weten dat ICT een onoverkomelijk zware post op het budget is. Naarmate we iets dieper op de veiligheid van ICT inzoomen merken we duidelijk dat niet alle factoren van veiligheid goed begrepen worden door de Social profit sector. Het gebruik van paswoorden is wel degelijk gekend. Uiteraard, men krijgt er elke dag wel mee te maken als men wil aanloggen. Waar men niet bij stilstaat is het feit dat, om paswoordgebruik voldoende efficiĂŤnt te maken, men op regelmatige tijdstippen de paswoorden dient te wijzigen. Slechts 10% weet hiervan. Er zijn bij slechts 35% gebruiksregels en richtlijnen aanwezig. Ook hier kunnen we stellen dat het de groep is die het meest van ICT afweet, gelet op het feit dat de toepassing van dergelijke regels enige vaardigheid in ICT vereist. Bij de huisregel in gebruik van e-mail zien we dat men wel al wat meer aandacht geeft aan het punt verantwoordelijkheden van de medewerkers, doch ook maar de helft weet deze toe te passen. Auteursrechten en privacy zijn voor 50% beheerd maar het is wel opvallend dat niet iedereen op deze vraag antwoordde.
3.3.2. Een blik op hardware en toepassingen. Het gebruik van draadloze netwerken is duidelijk reeds goed ingeburgerd. Dit is goed begrijpbaar aangezien, de draadloze netwerken de kost beperken voor implementatie van kabels, wat op zich in heel wat instellingen geen evidente zaak is. Op dit aspect wordt ook verder nog ingespeeld, wetende dat heel wat draadloze netwerken slecht of niet beveiligd zijn. Bij de toepassingen valt op dat ICT vooral gebruikt wordt voor kantoorwerk (91%), boekhouding (79%) en personeeladministratie (71%). Het gebruik van ICT voor werkvoorbereiding en het doorvoeren van analyses is veel minder ingeburgerd (resp. 32% en 30%). Opvallend is dat slechts 42% gebruik maakt van ICT-toepassingen voor rapportering. Witboek ICT voor de Social Profitsector
13/50
95% van de organisaties heeft een internetaansluiting via breedband. De meeste organisaties opteren voor ADSL (68%).
3.3.3. Specifieke bemerkingen. Uit de resultaten van de 1ste enquête is duidelijk gebleken dat we in de Social profit sector het ICT gebeuren kunnen onderverdelen in 3 groepen. • • •
minimale informatie omtrent ICT gematigde kennis aanwezige ICT infrastructuur gedegen kennis en geëvolueerde ICT infrastructuur
Grafisch kunnen we dit als volgt afbeelden:
50 40 30 20 Ser ies1
10 0 1
2
3
S1 4
5
6
Binnenin elke groep krijgen we tevens een vergelijkbare indeling. Echter voor de topgroep is dit eerder éénvormig en zijn er minder duidelijke afscheidingen.
3.3.4. Groep 1: Minimale informatie omtrent ICT In deze groep zien we vooral instellingen die enkel beschikken over wat we minimale ICT kunnen noemen. Dit wil zeggen : enkele PC's zonder of met beperkte netwerk verbindingen, geen specifieke toepassingen, doch niet aangesloten op een server en evenmin denkend aan strategisch gebruik van ICT. De verklaring zal vermoedelijk liggen bij de aard van de instelling, zijnde de subsector tot dewelke deze behoren. En inderdaad, er zijn specifieke sub-sectoren die weinig of geen ICT strategie hebben en misschien ook niet echt een bepaalde nood ervaren. Deels kan dit door de onwetendheid in de materie, of door het gebrek aan enerzijds voldoende tijd en anderzijds voldoende budget. Naast de eerder beperkte ICT infrastructuur is eveneens op te merken dat de interne kennis van ICT uiteraard ook heel beperkt is, om niet te zeggen Witboek ICT voor de Social Profitsector
14/50
ontbrekend is. Ook dit feit kan aan de basis liggen van de eerder zwakke ICT integratie. Toch valt op te merken dat ook binnen een eerder “zwakke sub-sector” ook sterke deelnemers zitten, die wellicht beschikken over voldoende budget om een degelijke ICT infrastructuur neer te zetten. Wat betreft de software kunnen we zeer kort zijn. Veelal wordt gebruik gemaakt van Windows en de klassieke Microsoft Office tools (Word, Excel). Er is ook hier evenmin een duidelijke strategie in beheer en aanschaf van software en toepassingen.
3.3.5. Groep 2: Gematigde kennis aanwezige ICT-infrastructuur In de tweede groep vinden we organisaties terug die erin slaagden volwaardig de enquête in te vullen. Zij beschikken echter niet over een voldoende gestructureerde ICT infrastructuur om deel uit te maken van de derde groep. Evenwel kunnen we bij deze organisaties meer informatie opvragen omtrent hun benadering van de volgende fase in hun ICT park. De ingebrachte antwoorden geven tevens ook aan dat men bewuster omgaat met ICT. De benaming van een computer is hier al duidelijker omschreven dan we die in groep 1 hebben gezien. Volgende vragen dringen zich op voor deze groep: Welke investeringen denken zij te doen ? Welke onderdelen uit de ICT infrastructuur is aan dringende vervanging toe ? Welke toepassingen moeten herzien worden ?
3.3.6. Groep 3: Gedegen kennis en geëvolueerde ICT-infrastructuur Deze groep heeft zowel de kennis als de middelen om een volwaardig ICT park te beheren. Hier zullen we dan ook de meeste toepassingen vinden die voor de Social profit sector reeds zijn ontwikkeld of die intern tot stand zijn gekomen. Beschikbare budgetten gepaard gaande met voldoende aanwezige kennis in ICT zijn primaire aspecten tot bepaling van deze groep. Anderzijds kunnen we ook stellen dat in deze groep we ook meer betrokkenheid vinden van de entourage waardoor ook meer aandacht wordt besteed aan de organisatie en structurele uitbouw van de instellingen.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
15/50
3.3.7. Statistiek overzicht deelname instellingen per rubriek – sector. rubriek
Totaal
Ingevuld
01.04.01. OCMW Total 03.02.01. Centra voor Geestelijke Gezondheidszorg (CGGZ) Total 04.07.07. Psychiatrische thuiszorg Total 04.07.09. Palliatieve thuiszorg Total 06.06.01. Sociale werkplaatsen Total 06.06.02. Arbeidszorginitiatieven Total 09.07.01. Gezinsplaatsingsdiensten Total 10.02.01. Jongerenorganisaties / jeugdvoorzieningen Total 10.02.02. Initiatieven voor maatschappelijk kwetsbare jongeren Total 10.03.04. Deeltijdse vorming Total 10.04. Buitenschoolse begeleiding Total 11.06.01. Thuisbegeleidingsdiensten BJB Total 11.06.02. Dagcentra BJB Total 11.06.03. Begeleid zelfstandig wonen BJB Total 11.07.01. Onthaal-, oriëntatie- en observatiecentra Total 11.07.02. Pleeggezinnendiensten Total 11.07.03. Begeleidings- en gezinstehuizen BJB Total 12.02.02. Verenigingsleven ouderen Total 12.02.03. Activiteiten en cursussen Total 12.03.01. Rustoorden en rust- en verzorgingstehuizen Total 12.03.02. Serviceflats en andere residenties met serviceverlening Total 13.01.02. Handicap en advies Total 13.02.01. Centrum voor ontwikkelingsstoornissen (COS) Total 13.02.02. Centrum voor observatie, oriëntering en behandeling van korte duur (OBC) 13.02.04. Vroegtijdige revalidatiecentra en kinderdagverblijven Total 13.03. Revalidatiecentrum Total 13.04. Thuisbegeleiding personen met een handicap Total 13.07. Orthopedagogische internaten of semi-internaten Total 13.08.01. Centra voor gespecialiseerde voorlichting bij studie & beroepskeuze Total 13.08.02. Centrum voor Beroepsopleiding (CBO) Total 13.08.03. ATB-diensten Total 13.08.04. Beschutte werkplaatsen Total 13.08.05. Dagcentra personen met een handicap Total 13.09. Woonvormen voor meerderjarigen met een handicap Total 13.09.01. Zelfstandig wonen Total 13.09.02. Begeleid wonen Total 13.09.03. Gezinsplaatsingsdiensten Total 13.09.04. Wonen onder begeleiding van een particulier (WOP) Total 13.09.05. Beschermd wonen Total 13.09.06. Tehuizen voor kort verblijf Total 13.09.07. Tehuizen voor werkenden (gezinsvervangende tehuizen) Total 13.09.08. Tehuizen voor niet-werkenden Total 13.11. Zelfhulp - Personen met een handicap Total 15.02.01. Kringloopcentra Total
2 1 7 4 20 29 1 1 5 2 1 10 12 9 5 6 35 7 4 136 66 6 1 1 1 24 4 25 4 1 3 19 28 2 4 10 2 2 15 4 12 39 16 28
1 0 4 0 3 1 1 0 1 1 1 3 5 2 4 0 16 2 0 33 7 2 0 1 0 4 1 6 0 1 1 3 7 1 2 3 0 0 0 1 0 5 1 4
Algemeen totaal
614
128
Witboek ICT voor de Social Profitsector
16/50
3.4. ICT inventaris binnen de Social profit sector. Een zicht krijgen op het gebruik van hardware en software in de Social profit sector is doelstelling nummer 1 van dit project. Aan de hand van een paar open vragen hebben we getracht de deelnemende instellingen ons te informeren omtrent hun ICT infrastructuur.
3.4.1. Hardware. Bij de hardware-inventaris hebben we gekozen voor open bevraging. In plaats van vooraf gedefinieerde termen te gebruiken hebben we de deelnemers zelf laten bepalen hoe ze hun hardware willen/kunnen omschrijven. Hierdoor krijgen we tevens zicht op de manier waarop door de sector wordt omgegaan met terminologie in de ICT technologie. Afhankelijk van de subsector merken we dat een deel van de instellingen duidelijk weet waarover ze praten, terwijl andere instellingen alle moeite van de wereld hebben om hun ICT te kunnen beschrijven. Dit op zich toont reeds aan dat de kloof vrij groot is en men met verschillende maten en gewichten dient om te gaan. Toch is het hen mogelijk gebleken om een goed onderscheid te maken tussen PC's en laptops enerzijds en voor een behoorlijk aantal ook wat servers betreft. Voor sommige instellingen was het zelfs mogelijk het kleinste onderdeel van hun ICT infrastructuur te omschrijven met naam en toenaam zelfs. Of de kennis in de instellingen effectief aanwezig is/was, zal nog moeten uitgemaakt worden. Wellicht was voor de bevraging enige specifieke technische kennis aanwezig. Om dit te bekrachtigen zullen we in de 2de bevraging voor deze instellingen dan ook de noodzakelijke bijkomende vragen stellen. Uit de aantallen kunnen we volgende samenvattende analyse maken : −
voor 3 categorieën hebben we voldoende relevant materiaal waardoor we de gemiddelde bezetting kunnen aangeven. Zo zien we dat −
bij Bijzondere Jeugdzorg 5,8 PC's in gebruik zijn per instelling
−
bij Ouderen er 4,3 PC's in gebruik zijn
−
bij Handicap dit gemiddelde boven de 12 komt te liggen. Dit hoge cijfer ligt vooral door de deelname van een instelling waarin meerdere 10-tallen PC's aanwezig zijn. Als we een extrapolatie doen op dit cijfer dan komen we eveneens in de buurt van de 6 PC's.
Deze cijfers zijn gebaseerd op wat de organisaties antwoordden in de open vraag "beschrijf uw hardware". We stelden echter ook een gesloten vraag naar het aantal PC's. De antwoorden verschillen significant. Blijkbaar werd door de respondenten niet alle aanwezige hardware juist en volledig weergegeven. De gegevens uit de gesloten vraag vindt u hieronder. Deze cijfers zijn relevanter om een beter beeld te geven van de reële situatie in de social profitorganisaties.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
17/50
Hoeveel PC's heeft uw organisatie in totaal?
Alle respondenten:
Ouderenzorg:
Gemiddelde Mediaan Modus
21,67 12 8
Gemiddelde Mediaan Modus
23,33 11 14
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
1 7 12 22 314
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
1 6 11 17 314
Bijzondere jeugdbijstand:
Personen met handicap:
Gemiddelde Mediaan Modus
11,87 10,5 7
Gemiddelde Mediaan Modus
28,53 20,5 8
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
2 7 10,5 13,75 37
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
3 8,75 20,5 38,75 110
De gemiddelde social profitorganisatie blijkt 12 computers te bezitten. We merken dat vooral de sector voor personen met een handicap over significant meer PC's beschikt dan de andere deelsectoren.
Hoeveel servers heeft uw organisatie?
Alle respondenten:
Ouderenzorg:
Gemiddelde Mediaan Modus
1,28 1 1
Gemiddelde Mediaan Modus
1,85 1 1
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 1 1 1 19
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 1 1 2 19
Bijzondere jeugdbijstand:
Personen met handicap:
Gemiddelde Mediaan Modus
0,73 1 1
Gemiddelde Mediaan Modus
1,39 1 1
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 0 1 1 2
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 1 1 1 9
De meeste social profitorganisaties bezitten ĂŠĂŠn server. Witboek ICT voor de Social Profitsector
18/50
Hoeveel printers heeft uw organisatie?
Alle respondenten:
Ouderenzorg:
Gemiddelde Mediaan Modus
8,28 4 3
Gemiddelde Mediaan Modus
10,73 6 2
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 3 4 10,5 63
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
1 3 6 16 63
Bijzondere jeugdbijstand:
Personen met handicap:
Gemiddelde Mediaan Modus
4,23 3 3
Gemiddelde Mediaan Modus
10,17 6,5 4
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 2,25 3 4 14
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
1 3,75 6,5 15,75 31
De social profitorganisaties bezitten gemiddeld 8 printers. Dit is bijna 1 printer per 3 PC's.
Hoeveel scanners heeft uw organisatie?
Alle respondenten:
Ouderenzorg:
Gemiddelde Mediaan Modus
1,28 1 1
Gemiddelde Mediaan Modus
1,67 1 1
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 0 1 1 19
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 1 1 2 19
Bijzondere jeugdbijstand:
Personen met handicap:
Gemiddelde Mediaan Modus
0,77 1 1
Gemiddelde Mediaan Modus
1,50 1 1
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 0 1 1 5
Minimum Eerste kwartiel Mediaan Derde kwartiel Maximum
0 1 1 2 6
De social profitorganisaties bezitten gemiddeld 1 scanner. Witboek ICT voor de Social Profitsector
19/50
Een andere bevinding die we uit de inventaris kunnen halen is de ouderdom van de aanwezige IT infrastructuur, en dit zowel voor PC's als voor printers. Wetende dat de huidige Microsoft software behoorlijk wat processor capaciteit vereist evenals een ruim geheugen zullen vele van deze PC's niet voldoen aan de vereisten voor een dergelijk operating systeem. In de tweede bevraging werd hier eveneens aandacht aan besteed, namelijk de inzetbaarheid van deze PC's voor deze instellingen.
3.4.2. Software. Algemeen kan gesteld worden dat haast alle instellingen die geantwoord hebben, beschikken over een Windows platform. Slechts zeer uitzonderlijk zien we andere operating systemen vermeld staan. Het overgrote deel beschikt over Windows XP, in zijn verschillende vormen. Toch vinden we nog Windows 98 versies wat overeenstemt met de informatie terug te vinden onder Hardware (ouderdom PC's). In de meerderheid van de gevallen zien we Office als basispakket naar voor komen. Een feit dat we reeds hebben gemeld. De gegevens uit deze vragenlijst geven dit zeer duidelijk aan. Voor het emailbeheer zien we vooral Exchange Server opduiken, op zich een dure oplossing voor het verwerken van e-mail binnen eerder kleinere netwerken. Alternatieve oplossingen zijn duidelijk niet gekend door de instellingen. Benevens de emailfuncties zullen ook wel de agenda's aan bod komen. Echter, een goed agendabeheer vergt meer dan een Exchange server aanpak. Klassiek is ook de aanwezigheid van boekhoudpakketten, waaronder Cubic blijkbaar de meest succesvolle is. De vrije software is afwezig, op enkele uitzonderingen na. Dit vermoedelijk door de onwetendheid van de instellingen.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
20/50
3.5. Gedetailleerde resultaten. Hieronder worden de resultaten die hierboven besproken werden, grafisch weergegeven. Het gaat om de gegevens die we verkregen van alle respondenten. Er wordt ook telkens een gedetailleerd overzicht gegeven van de drie grootste en belangrijkste sectoren in deze bevraging: •
de bijzondere jeugdbijstand
•
de ouderenzorg
•
de sector voor personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
21/50
3.5.1. Anti-virus software Is er op elke PC anti-virussoftware ge誰nstalleerd? 100%
93,16%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 5,13%
10%
1,71%
0% ja
nee
weet niet
ja 86,67% 94,44% 94,44%
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee 13,33% 2,78% 2,63%
weet niet 0 2,78% 2,63%
Uit bovenstaande tabel kunnen we afleiden dat het bewustzijn voor de problemen van virussen in de Social profit wel degelijk aanwezig is. Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt er neen geantwoord. Het regelmatig bijwerken van de anti-virus software ontbreekt evenmin op de agenda. Wordt de anti-virussoftware regelmatig bijgewerkt? 100%
95,73%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%
2,56%
1,71%
nee
weet niet
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
ja 96,67% 94,44% 100%
nee 0,00% 2,78% 0,00%
weet niet 3,33% 2,78% 0,00%
22/50
3.5.2. Firewall gebruik. De term Firewall is niet bepaald een veelgebruikte term binnen de Social profit. Toch moeten we vaststellen dat men wel degelijk aandacht heeft voor de gevaren die het koppelen van computers op een publiek netwerk inhouden. Eén bepaalde subsector heeft hier duidelijk nog moeite mee, met name de Bijzondere jeugdbijstand. We bemerken dat slechts 54% een firewall in gebruik heeft, terwijl we toch in deze subsector te maken hebben met heel wat meer risico’s aangaande het gebruik van Internet door de “cliënten”. De jeugd heeft meestal heel wat meer kennis van het surfen op het net, doch hebben daarom niet steeds de gepaste houding om gevaren van buiten uit in te kunnen schatten en daarbij de veiligheid van de interne IT in gevaar kunnen brengen. Is er een firewall geïnstalleerd? 100% 90% 80%
72,65%
70% 60% 50% 40% 30%
19,66%
20% 7,69%
10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 53,33% 80,56% 81,58%
weet niet
nee 36,67% 16,67% 10,53%
weet niet 10,00% 2,78% 7,89%
3.5.3. Backups nemen van computerbestanden. Het veilig stellen van de opgeslagen gegevens, documenten, rapporten en menig andere digitaal gegeven is een primordiale activiteit, die best dagelijks op de agenda staat. Meestal zijn deze functies beschikbaar in het besturingssysteem en moeten geen speciale handelingen worden gesteld, buiten uiteraard het plaatsen van het back-up medium. In deze bevraging hebben we geen onderzoek willen instellen in de samenstelling van de backups. De backup van een server wil niet noodzakelijkerwijze zeggen dat alle gegevens, dus ook de gegevens eventueel opgeslagen door de gebruikers op de lokale werkstations, worden opgenomen. Indien iedere medewerker zich houdt aan de regels zullen alle gegevens centraal op de server worden bewaard en is de backup dan ook een volwaardige procedure. Als gebruikers ook op hun lokale werkstation (computer) gegevens bewaren dan is het bijna uitgesloten dat deze ook door de server backup worden opgenomen.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
23/50
Worden er regelmatig backups gemaakt van de computerbestanden? 100%
88,03%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20%
10,26%
10%
1,71%
0% ja
nee
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
ja 83,33% 94,44% 94,74%
weet niet
nee 13,33% 5,56% 5,26%
weet niet 3,33% 0,00% 0,00%
3.5.4. Gebruik van paswoord beveiliging. Voor een veilig gebruik van een computer, vooral in een netwerk, is het aan te raden elke gebruiker een eigen login en paswoord te geven. Zodoende kunnen de gegevens, welke vorm deze ook mogen aannemen (documenten, rapporten, databanken) worden beveiligd tegen ongewenste toegang door derden. Ook voor intern beheer kan dit belangrijk zijn. Bijvoorbeeld documenten van de directie of boekhouding mogen niet door medewerkers worden geraadpleegd. Met een login en paswoord kan men de datastructuren beveiligen. Onderstaande cijfers geven aan dat voor de doorsnee instelling deze regel gevolgd wordt, zonder dieper in te gaan op het feit of deze paswoorden al dan niet een bepaalde policy volgen. Bijvoorbeeld geen eigennamen, geen geboortedatum, etc. Gebruikt de organisatie een vorm van paswoordbeveiliging? 100%
90,60%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20%
9,40%
10%
0,00%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 93,33% 94,44% 89,47%
weet niet
nee 6,67% 5,56% 10,53%
weet niet 0,00% 0,00% 0,00%
Of deze paswoorden ook regelmatig worden aangepast is dan weer een ander verhaal. Amper 14 % van de ondervraagden passen de maandelijkse wijziging Witboek ICT voor de Social Profitsector
24/50
van paswoorden toe. Dit vooral om te vermijden dat de paswoorden bekend raken bij andere gebruikers en tevens de toegang voor derden nog moeilijker te maken. (Zie onderstaande figuur).
Worden paswoorden regelmatig gewijzigd? (minstens maandelijks) 100% 88,89%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%
8,55% 2,56%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 0,00% 13,89% 10,53%
weet niet
nee 96,67% 83,33% 86,84%
weet niet 3,33% 2,78% 2,63%
3.5.5. Internet toegang in de instellingen.
Is het internet toegankelijk vanaf verschillende PC's/werkstations? 100%
94,02%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 5,98%
10%
0,00%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 93,33% 91,67% 100,00%
weet niet
nee 6,67% 8,33% 0,00%
weet niet 0,00% 0,00% 0,00%
Het gebruik van internet is vandaag een noodzaak geworden voor iedere organisatie. Het merendeel van de sector heeft vlot toegang tot internet vanop verschillende PC's.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
25/50
Worden de gebruiksregels of richtlijnen vastgelegd in een ICT-protocol? 100% 90% 80% 70%
58,97%
60% 50% 40%
36,75%
30% 20% 4,27%
10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 33,33% 44,44% 39,47%
weet niet
nee 66,67% 47,22% 57,89%
weet niet 0,00% 8,33% 2,63%
26/50
3.5.6. E-mailgebruik Ons e-mailverkeer is in de laatste jaren sterk toegenomen. Een dag zonder email is al bijna even erg als een dag zonder elektriciteit. Deze communicatievorm heeft heel wat nieuwe mogelijkheden aangebracht maar niet zonder enig gevaar. Enerzijds kunnen we te maken hebben met virussen, reeds eerder toegelicht, anderzijds zijn er de vervelende spam berichten. Om zich daar tegen te wapenen is het goed een anti-spamfilter te gebruiken. Al dan niet intern dan wel bij de internet provider. Wordt er een anti-spamfilter gebruikt? 100% 90% 80%
69,23%
70% 60% 50% 40% 24,79%
30% 20%
5,98%
10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 66,67% 66,67% 76,32%
weet niet
nee 26,67% 27,78% 21,05%
weet niet 6,67% 5,56% 2,63%
Het gebruik van e-mail binnen een instelling of bedrijf wordt soms aan banden gelegd. Zo is privé e-mail in sommige bedrijven niet toegestaan. Dergelijke regels dienen vastgelegd te worden in een “huishoudelijk reglement” of zelfs in het arbeidsreglement. E-mail valt trouwens onder de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Is er een huisregel in verband met het gebruik van email? 100% 90% 80% 70% 60%
53,85%
50%
44,44%
40% 30% 20% 10%
1,71%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 56,67% 55,56% 60,53%
weet niet
nee 43,33% 44,44% 36,84%
weet niet 0,00% 0,00% 2,63% 27/50
3.5.7. Eigen website. Het is niet bepaald een vereiste een eigen website te hebben. Toch is het niet onbelangrijk zijn instelling aan de “klanten” voor te kunnen stellen via deze nieuwe marketing methode. Uit ons onderzoek blijkt dat er een onderscheid te maken is tussen de subsector “Bijzondere jeugdbijstand” en de twee andere “Ouderenzorg” en “Personen met een handicap”. Het verschil is opmerkelijk : “Bijzondere jeugdbijstand” heeft voorlopig blijkbaar minder nood aan een website, gelet op de onderstaande cijfers. Een verklaring voor dit cijfer zou kunnen zijn dat deze subsector aan geen “klantenwerving” dient te doen. Terwijl voor de twee andere groepen het wel belangrijker is zich bekend te maken. Nochtans zal in de toekomst de communicatie naar de stakeholders ook via de website moeten verlopen. Beschikt u over een website? 100% 90% 80% 70%
67,52%
60% 50% 40%
31,62%
30% 20% 10%
0,85%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 56,67% 72,22% 68,42%
weet niet
nee 40,00% 27,78% 31,58%
weet niet 3,33% 0,00% 0,00%
Wordt bij het publiceren op de website rekening gehouden met auteursrechten en privacywetgeving? 100% 90% 80% 70% 60%
58,12%
50% 40% 25,64%
30% 16,24%
20% 10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 56,67% 61,11% 63,16%
weet niet
nee 20,00% 13,89% 13,16%
weet niet 23,33% 25,00% 23,68% 28/50
3.5.8. Netwerkinfrastructuur. De evolutie in de netwerktechnologie heeft de draadloze netwerken binnen ieders bereik gebracht. De installatie van een draadloos netwerk heeft nog weinig geheimen en is best wel een handige oplossing voor de meeste instellingen. Immers, het niet hoeven “trekken� van kabels voor een klassiek netwerk brengt heel wat voordelen vooral wat betreft kosten. In onderstaande tabel zien we dat reeds meer dan 25 % van de ondervraagde instellingen gebruik maakt van deze technologie. Instellingen die helemaal geen netwerk hebben zijn eerder beperkt. Welk soort netwerk bezit uw organisatie 100% 90% 80%
75,25%
70% 60% 50% 40% 24,75%
30% 20% 10%
0,00%
0% enkel bekabeld netwerk
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
enkel draadloos netwerk
bekabeld 70,00% 74,51% 63,89%
draadloos 0,00% 0,00% 0,00%
zowel bekabeld als draadloos netwerk
beide 26,67% 24,51% 25,00%
geen 3,33% 0,98% 11,11%
29/50
3.5.9. Gebruik van doelgerichte software in de Social profit sector. In onderstaande grafieken krijgen we een beeld van de meest gebruikte software toepassingen in de door ons bevraagde subsectoren. Kantoortoepassingen zijn nummer 1, wat ons zeker niet vreemd moet lijken, gevolgd door de boekhoudprogramma’s. Personeelsadministratie behoort eveneens tot de meest gegadigde toepassingen. Maakt uw organisatie gebruik van software voor kantoorwerk? 100%
90,99%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%
5,41%
3,60%
nee
weet niet
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
ja 90,00% 96,97% 88,89%
nee 6,67% 3,03% 5,56%
weet niet 3,33% 0,00% 5,56%
Maakt uw organisatie gebruik van software voor de boekhouding? 90% 79,28% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 16,22%
20% 10%
4,50%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 86,67% 84,85% 75,00%
weet niet
nee 10,00% 12,12% 16,67%
weet niet 3,33% 3,03% 8,33%
30/50
Maakt uw organisatie gebruik van software voor werkvoorbereiding? 100% 90% 80% 70% 60%
49,55%
50% 40%
32,43%
30%
18,02%
20% 10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 26,67% 39,39% 33,33%
weet niet
nee 53,33% 42,42% 47,22%
weet niet 20,00% 18,18% 19,44%
Maakt uw organisatie gebruik van software voor personeelswerk? 100% 90% 80%
71,17%
70% 60% 50% 40% 30%
20,72%
20% 8,11%
10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 53,33% 75,76% 75,00%
weet niet
nee 33,33% 18,18% 16,67%
weet niet 13,33% 6,06% 8,33%
Maakt uw organisatie gebruik van software voor analyses? 100% 90% 80% 70% 60% 47,75%
50% 40%
30,63%
30%
21,62%
20% 10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 20,00% 27,27% 41,67%
weet niet
nee 56,67% 51,52% 36,11%
weet niet 23,33% 21,21% 22,22%
31/50
Maakt uw organisatie gebruik van software voor rapportages? 100% 90% 80% 70% 60% 50%
42,34%
39,64%
40% 30% 18,02%
20% 10% 0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 40,00% 33,33% 41,67%
weet niet
nee 43,33% 45,45% 38,89%
weet niet 16,67% 21,21% 19,44%
32/50
3.5.10. Internet verbindingen BelgiĂŤ is een der best bekabelde landen van Europa. Desondanks is de penetratie van het Internet nog steeds aan de lage kant. We halen net het gemiddelde van Europa (54%). Voor heel wat instellingen is het gebruik van Internet een absolute must. De communicatie met instanties, overheden en andere belangrijke partijen is haast volledig elektronisch opgebouwd. Daarom vragen we ook aan de deelnemende instellingen over welke Internet aansluiting zij beschikken. Welke verbinding met internet bezit u? 100% 90% 80% 68,47%
70% 60% 50% 40%
27,03%
30% 20% 10%
10,81% 5,41%
0% modem - analoog
ISDN
Modem Bijzondere jeugdbijstand 3,45% Ouderenzorg 3,03% Personen met een handicap 5,56%
Witboek ICT voor de Social Profitsector
ADSL
ISDN 6,90% 12,12% 11,11%
ADSL 68,97% 72,73% 66,67%
Kabel
Kabel 31,03% 24,24% 27,78%
33/50
Welke internetprovider ADSL gebruikt u? onbekend; 5% Versatel; 1% Mobistar; 1% Verizon; 1% EDP; 1% xs4all; 1% Evonet; 3% Belgacom Scarlet Scarlet; 12%
Evonet xs4all EDP Verizon Mobistar Versatel onbekend Belgacom; 75%
Belgacom Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met handicap
70,00% 79,17% 66,67%
Welke provider via de kabel gebruikt u?
onbekend; 16,67%
onbekend Telenet
Telenet; 83,33%
Telenet Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
88,89% 87,50% 70,00%
34/50
3.5.11. Hulp door externe IT dienstenleverancier(s). Bij ontstentenis van gekwalificeerd personeel gaan bedrijven, en dus ook de instellingen uit de Social profit, hulp zoeken bij externe bedrijven voor de ondersteuning van de IT. Bij Ouderenzorg is de externe ondersteuning uitdrukkelijker aanwezig dan bij de andere sectoren (zie 1ste tabel) en heeft men ook aandacht voor de gebondenheid van deze dienstenaanbieders door het afsluiten van een overeenkomst (zie 2de tabel).
Doet u beroep op een extern bedrijf voor uw IT ondersteuning? 100% 90% 80%
69,37%
70% 60% 50% 40%
28,83%
30% 20% 10%
1,80%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
nee
ja 66,67% 87,88% 61,11%
weet niet
nee 33,33% 12,12% 33,33%
weet niet 0,00% 0,00% 5,56%
Heeft u een contract afgesloten met deze firma? 100% 90% 80%
69,37%
70% 60% 50% 40% 30%
26,13%
20% 10%
3,60%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 23,33% 42,42% 19,44%
weet niet
nee 76,67% 51,52% 72,22%
weet niet 0,00% 6,06% 8,33%
35/50
3.5.12. Hardware aankopen of leasen ? Gelet op de snelle evolutie in de IT wereld kan het een logische stap zijn om hardware te leasen. Ook de spreiding van de investering over meerdere jaren kan gunstig zijn voor de begrotingen van de instellingen. Daarom ook hebben wij onderzocht hoeveel instellingen beroep doen op leasing voor de aanschaf van de hardware. In de onderstaande tabel is het overduidelijk dat dit zeer uitzonderlijk wordt toegepast. Als we even terugblikken op de inventaris van de IT infrastructuur in de instellingen dan vinden we daar toch enige verklaring. Er wordt sporadisch aangekocht zonder echt vooraf planning of budgettering. Het gaat veelal om een snelle operatie door gebrek aan de nodige infrastructuur op het moment zelf. Wordt uw hardware geleased? 100% 88,29%
90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%
7,21%
4,50%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 6,67% 6,06% 2,78%
weet niet
nee 80,00% 87,88% 94,44%
weet niet 13,33% 6,06% 2,78%
36/50
3.5.13. IT opleiding van medewerkers Zonder de nodige IT kennis is efficiĂŤnt gebruik van IT niet zo evident. Reden te meer om ervoor te zorgen dat de medewerkers voldoende opleiding kunnen volgen. Het is opvallend dat bij Bijzondere jeugdbijstand de opleidingsmogelijkheden opmerkelijk lager liggen, amper 34% van het personeel volgt een IT opleiding. De andere sectoren halen reeds meer dan 50%, wat niet echt uitmuntend is maar wel een stap in de goede richting, vooral rekening houdende dat er niet voldoende budget voor handen is om daar dieper op in te kunnen gaan. Volgt uw personeel opleidingen in het gebruik van uw IT? 100% 90% 80% 70% 60% 50%
48,65%
47,75%
40% 30% 20% 10%
1,80%
0% ja
Bijzondere jeugdbijstand Ouderenzorg Personen met een handicap
Witboek ICT voor de Social Profitsector
nee
ja 33,33% 57,58% 55,56%
weet niet
nee 60,00% 39,39% 44,44%
weet niet 6,67% 3,03% 0,00%
37/50
Hoofdstuk 4: Financiële aspecten en kennis van ICT We ontvingen voor de tweede bevraging antwoorden van 49 Oost-Vlaamse Social profit organisaties. Dit is zowat 1/3 van de respons uit de eerste bevraging. 4.1. Budget & investeringen : In het algemeen kunnen we stellen dat voor meer dan 60% van de instellingen het budget ontoereikend is. Zo'n 35% van deze instellingen vinden dat het beschikbare budget het dubbele zou moeten bedragen om aan de ICT verwachtingen te kunnen voldoen. Mocht de instelling over meer budget beschikken dan zou men in eerste instantie investeren in nieuwe hardware en in de tweede plaats in opleiding en vorming van het intern personeel (gebruikers van ICT). Ongeveer de helft van de instellingen doet beroep op schenkingen van computermateriaal. Zowat 68% van de instellingen doen hun aankopen op basis van offertes van de leveranciers van PC's. 4.2. Kennis ICT : Verdeeld over directie, ICT-verantwoordelijke en medewerkers werd gemeten hoe goed de ICT-kennis in de instellingen aanwezig is. 75% van de medewerkers heeft te weinig kennis van ICT. Zowel 30% van de directieleden als van de ICT-verantwoordelijken hebben onvoldoende ICT kennis. Het gebrek aan kennis is vooral terug te vinden in : • • •
hoe omgaan met software; werken in netwerk; computercriminaliteit en beveiliging.
4.3. Nood aan ICT in werking : ICT zou vooral in personeelsadministratie en boekhouding een belangrijke bijdrage leveren, op de voet gevolgd door het delen van informatie en communicatie. ICT voldoet in het bijzonder niet aan de verwachtingen bij rapportering naar de overheid en de analyse van problemen. Voor de andere items (zoals verwerking van gegevens, interne communicatie, werkvoorbereiding) kan zeker nog verbetering worden doorgevoerd, geen enkel item scoort boven de 80%.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
38/50
4.4. Gedetailleerde analyse van de resultaten 4.4.1. Algemene informatie over de organisatie In deze rubriek trachten we een beeld te krijgen van de personeelsbezetting in de instellingen. We merken op dat zowel kleine als grote instellingen deel hebben genomen aan de bevraging. Zo zien we dat in een bepaalde instelling er 503 personeelsleden zijn, waarvan 302 full time equivalenten. Aantal instellingen : 49 Totaal Mediaan Gemiddelde Maximum
Personeel 2857,00 31,00 58,31 503
FTE IT-gebruikers 1907,29 811,00 15,00 10,00 38,92 16,55 302
Andere 1106,00 1,00 22,57
4.4.2. Budget ICT Hoeveel bedraagt het jaarlijks budget voor ICT ? (in Euro) Totaal 126.881,65 Mediaan 3.000,00 Gemiddelde 4.092,96 Hoogste 25.000,00 Laagste 0,00
Bovenstaande cijfers geven ons een beeld van de budgetten die in de social profitsector beschikbaar zijn voor ICT. De mediaan geeft een bedrag van 3.000 euro aan. Dit is, op jaarbasis, een gemiddelde van 247 euro per IT-gebruiker, of een mediaan van 300 euro per IT-gebruiker. Dit is, in vergelijking met cijfers uit de profitsector, alles behalve voldoende om een KMO te bemannen met een volwaardige ICT infrastructuur.4 Laat staan dat we daarmee een instelling uit de social profit kunnen uitrusten met een degelijke ICT. Toch zijn er instellingen die wel beschikken over een behoorlijk budget : 25.000 euro. Het gaat dan ook om instellingen waar reeds een zeer uitgebreid computerpark aanwezig is (minstens 50 werkstations). Vindt u dit : (27 antwoorden) helemaal onvoldoende onvoldoende neutraal voldoende helemaal voldoende
Aantal 5 8 6 8 0
% 18,52 29,63 22,22 29,63 0,00
Of dit budget toereikend dan wel voldoende is halen we uit bovenstaande tabel. Onvoldoende en helemaal onvoldoende samen zijn goed voor 48 %, toch vindt 30% het budget toereikend. Uiteraard is het interessant ook te weten, van die 48%, wat het niveau van onvoldoende is. Onderstaande vraag geeft ons daar een antwoord op. Opmerkelijk : 35% vindt dat het budget zeker 100% hoger moet zijn dan het 4
Behoefteonderzoek naar ICT in de social profitsector Oost-Vlaanderen, juni 2005. Stijn Goossens en prof. dr. Dirk Deschoolmeester, Universiteit Gent. 39/50 Witboek ICT voor de Social Profitsector
bestaande budget. Evenveel instellingen vinden dan weer het budget beantwoordt aan hun verwachtingen. Hoeveel bedraagt het gewenste budget voor ICT ? Aantal 100% hoger dan huidige 9 voldoet aan verwachtingen 9 20% hoger dan huidige 2 10% hoger dan huidige 2 is te hoog 2 50% hoger dan huidige 1 30% hoger dan huidige 1 5% hoger dan huidige 0 26
% 34,62 34,62 7,69 7,69 7,69 3,85 3,85 0,00
Indien u meer middelen zou krijgen voor ICT, waarin zou u die investeren ?
Met meer centen ook meer mogelijkheden. We vroegen dan ook welke invulling men zou doen mocht er meer budget voor handen zijn. Uit een keuze van 6 mogelijkheden kwam Nieuwe hardware als eerste naar voor, gevolgd door vorming en opleiding. Nieuwe software komt op de voorlaatste plaats. Een eerste bedenking bij deze cijfers : Is er rekening gehouden met het feit dat Nieuwe hardware in basis geen software bevat ? Tevens een extra vraagstuk in hoeverre de beslissingsnemers op de hoogte zijn van het feit dat in het budget van Nieuwe hardware ook een behoorlijk stuk software zit ? Zeker met de nieuwe versies van Windows Vista en Office 2007 waar je snel een budget van 350 euro moet rekenen om een werkend geheel te verkrijgen. Indien u meer middelen zou krijgen voor ICT, waarin zou u die investeren ? Aantal % nieuwe hardware 9 32,14 vorming en opleiding medewerkers inzake ICT 7 25,00 bestaande hardware verbeteren 6 21,43 (nieuwe) ICT medewerker 3 10,71 nieuwe software 2 7,14 andere 1 3,57 28
In de Social profit doet men nogal eens beroep op vrijwilligers en uiteraard ook vrijwillige inbreng van materiaal. Zo ook computermateriaal. En onder de bevraagden merken we dat haast de helft wel eens beroep heeft gedaan op schenkingen. In de meeste gevallen gaat het om computermateriaal dat door bedrijven werd afgeschreven, werd vervangen door nieuw materiaal en aldus ter beschikking werd gesteld van de instelling. Een mooie oplossing om een deel van de digitale achterstand weg te werken. Doet u beroep op schenkingen van computers ? Aantal % ja 13 41,94 nee 18 58,06 31
Witboek ICT voor de Social Profitsector
40/50
Evenwel is in het totaalpakket van de ICT-infrastructuur een PC niet steeds de ontbrekende schakel. Ook servers, printers en netwerk apparaten zijn noodzakelijk. In onderstaande tabel bemerken we dat in 61 % van de gevallen de ICT infrastructuur uit eigen middelen komt, eigen investeringen dus.
Hoeveel % van de huidige ICT-infrastructuur is geschonken ? Aantal % 0% 19 61,29 0 tot 25% 6 19,35 25 tot 50% 3 9,68 50 tot 75% 3 9,68 75 tot 100% 0 0,00 31
Het aanschaffen van een PC is niet bepaald een moeilijke taak. Toch kan het verschil in prijs behoorlijk groot zijn. Afhankelijk van de methode die men toepast om een nieuwe PC aan te schaffen. Ongeveer 68% vraagt een offerte aan bij leveranciers, 23% koopt de PC aan zonder offerte. Slechts zeer uitzonderlijk gaat men op zoek bij milde gevers om een nieuwe PC aan te kunnen schaffen.
Indien u een nieuwe PC nodig hebt, hoe gaat u te werk ? offertes aanvragen bij leveranciers 21 67,74 andere 7 22,58 op zoek gaan naar schenking 2 6,45 polsen bij collega-voorzieningen om samen aan te kopen 1 3,23 31
Witboek ICT voor de Social Profitsector
41/50
4.4.3. Kennis ICT Bij deze vraagstelling zijn de antwoorden haast voor de hand liggend. Geen verrassingen gelet op de moeilijkheden die de sector heeft om zich in de ICT wereld te handhaven. De volgende 3 vragen laten ons toe de kennis van ICT binnen de organisatie op te sporen. Het valt echter op dat bij de ICT-verantwoordelijke we wat verwarrende resultaten zien. 1/3 van de antwoorden geven aan dat er onvoldoende kennis aanwezig is bij de ICT-verantwoordelijke. Hierbij moeten we besluiten dat de persoon die deze verantwoordelijkheid draagt niet bepaald een techneut is, maar veeleer iemand die het heeft aangedurfd de technologie in goede banen te leiden binnen zijn/haar instelling. ICT-kennis aanwezig bij de directie niet akkoord akkoord neutraal helemaal akkoord helemaal niet akkoord
ICT-kennis aanwezig bij de ICT-verantwoordelijke neutraal niet akkoord helemaal akkoord akkoord helemaal niet akkoord
ICT-kennis aanwezig bij de medewerkers ("op de vloer") niet akkoord neutraal helemaal niet akkoord akkoord helemaal akkoord
9 9 7 3 0 28
8 7 7 4 1 27
17 6 3 1 1 28
Indien er ICT-kennis ontbreekt in de organisatie, dan gaat het om kennis over : Opvallend bij deze antwoorden is het Internet. De mogelijkheden van het Internet zou bij pakweg 50% van de deelnemers wel gekend zijn. Echter, als we naar de vraag computercriminaliteit en beveiliging kijken zien we dat daar 2/3 onvoldoende kennis heeft van deze materie. Nochtans staat deze haast rechtstreeks in relatie tot het Internet gebruik. Maar vermoedelijk heeft men mogelijkheden van het Internet beperkt tot surfen en e-mailen.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
42/50
Indien er ICT-kennis ontbreekt in de organisatie, dan gaat het om kennis over :
hoe omgaan met software ja nee
24 3
de mogelijkheden van de hardware ja nee
19 8
de tendensen en vernieuwingen ICT-markt ja 21 nee 6 computercriminaliteit en beveiliging ja 20 nee 7 de mogelijkheden van het Internet ja nee
werken in netwerk ja nee
21 6
ICT-wetgeving ja nee
18 9
13 14
Best practice case ICT voor de Social profit ? ja nee
3 23
Indien Nee, wat houdt u tegen om te evolueren naar een best practice:
geld tijd kennis interesse niets Totaal 66,00 68,00 75,00 73,00 80,00 Mediaan 2,00 2,00 3,00 3,00 3,50 Gemiddelde 2,36 2,43 2,68 2,61 2,86
Witboek ICT voor de Social Profitsector
43/50
10,00 8,97
8,00 8,23
rapportering naar de overheid
6,00 5,60
analyse van problemen
9,00 8,33
personeelsadministratie
7,00 7,17
werkvoorbereiding
10,00 9,17
boekhouding
verwerking van gegevens (bijvoorbeeld gegevens over personeel, de organisatie, "klanten")
44/50
9,00 8,07
8,00 7,90
snel gegevens delen met collega's
Witboek ICT voor de Social Profitsector
Mediaan Gemiddelde
Geef een score van 0 tot 10. Waarbij 0 staat voor "hier kan ICT helemaal geen bijdrage leveren" en waarbij 10 staat voor "hier kan ICT een overduidelijke meerwaarde leveren".
Op welk vlak kan ICT een bijdrage leveren om efficiĂŤnt en doelgericht te werken?
4.4.4. Nood aan ICT in werking
interne organisatie (bvb communiceren via email, tijdsregistratie via email)
7,00 6,00
6,00 5,53
rapportering naar de overheid
5,00 4,87
analyse van problemen
8,00 7,17
personeelsadministratie
6,50 5,70
werkvoorbereiding
8,00 7,17
boekhouding
verwerking van gegevens (bijvoorbeeld gegevens over personeel, de organisatie, "klanten")
45/50
7,00 6,60
7,50 6,73
snel gegevens delen met collega's
Witboek ICT voor de Social Profitsector
Mediaan Gemiddelde
Geef een score van 0 tot 10. Waarbij 0 staat voor "de bijdrage van ICT voldoet helemaal niet aan de verwachtingen" en waarbij 10 staat voor "de bijdrage van ICT voldoet helemaal aan de verwachtingen".
Voldoet de bijdrage aan ICT op deze vlakken momenteel aan de verwachtingen ?
interne organisatie (bvb communiceren via email, tijdsregistratie via email)
Hoofdstuk 5: ICT lexicon Termen zoals ICT, LAN, WAN, WiFi, USB en noem maar op zijn alledaagse woorden voor een techneut. Echter de digibeet heeft hier weinig aan. Tijd dus om u wegwijs te maken in deze wereld van 3-letter woorden, waar zelfs techneuten al eens de draad verliezen. In ICT in woord en beeld voor de Social profit, een paper die we los van dit rapport brengen, willen we de lezers van dit rapport wegwijs maken in de begrippen van de ICT wereld. Het is een naslagwerk waarin men op eenvoudige wijze een aantal begrippen uit de hightech wereld kan opzoeken en in een verklarende en beeldende wijze de nodige kennis kan opdoen om alzo volwaardig mee te praten tijdens technische meetings. 5.1. ICT in het Nederlands : begrijpbaar voor iedereen. In een on-line lexicon hebben we getracht de belangrijkste woorden uit de voor dit rapport belangrijke termen in een duidelijke Nederlandstalige beschrijving neer te zetten. Het lexicon is beschikbaar op de website www.ictwitboek.be.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
46/50
Hoofdstuk 6: Besluiten en adviezen aan overheid. In de hedendaagse economie is gebruik van ICT meer dan een noodzaak. Haast alle communicatie verloopt via de elektronische weg. De Social profit, niet onmiddellijk in het regulier economisch circuit te plaatsen, heeft eveneens nood aan deze communicatiemiddelen. En uiteraard ook aan het voordeel een aantal taken en verplichtingen op een meer gestructureerde en snelle digitale manier te kunnen verrichten. Echter, de bestuurders van deze instellingen moeten lijdzaam toezien hoe de kloof, op z’n minst de digitale dan toch, tussen overheid, bedrijven en de Social profit toeneemt. De schaarste in ICT profielen en kennis heeft daar eveneens toe bijgedragen en zal, naar we in bepaalde rapporten5 vernemen, niet dadelijk een verbetering kennen. De ICT sector zelf heeft ook weinig oog voor deze sector, en dit vooral door de ontbrekende budgetten om een degelijke ICT infrastructuur neer te zetten. Ook ICT kennis is ontbrekende waardoor begrip voor wat best wel wordt gedaan om de ICT goed te besturen, meestal ook niet aan de dagorde is. Redenen genoeg dus om een beleidsplan op te gaan stellen waarbij deze sector meer betrokken wordt en de kans krijgt op de snelweg van de digitale evolutie ook te kunnen rijden. Of we daar dadelijk de geschikte partners voor zullen vinden is zeker een belangrijk punt, maar wie niet waagt niet wint. 6.1. Perceptie vanuit de ICT benadering. De breuklijn tussen de ICT sector en de Social profitsector ligt in een stuk onbegrip van beide kanten. De Social profit heeft onvoldoende kennis en wetenschap over de mogelijkheden van ICT waardoor het zich dan ook niet kan uitdrukken in termen van werkelijke noden. Aan de andere kant is de ICT sector dan ook weer te sterk gefocused op technologische snufjes die uiteraard een bepaald prijskaartje dragen; een kaartje dat voor heel wat instellingen buiten bereik ligt. Hoe ICT hierop kan inspelen is eveneens een goed onderzoeksthema. De komst van de Open Source ontwikkelingen zijn beslist een goede stap in de richting van toenadering. Niet dat we Open Source als een synoniem voor gratis software moeten bestempelen, de diensten voor het implementeren, begeleiden en opleiden gebeuren door menselijke tussenkomsten die uiteraard niet gratis kunnen zijn. 6.2. Adviezen naar overheid toe. Gelet op bovenstaande is het dan ook niet verbazend te stellen dat de overheid een belangrijke rol zal spelen in de wijze waarop de Social profit verder met de digitale kloof zal moeten afrekenen. Voor sectoren zoals Onderwijs zijn bepaalde beleidslijnen uitgeschreven die erop gericht zijn het Onderwijs aan een “goedkopere ICT” te helpen. De Social profit, vallende onder Welzijn en Gezondheid, en dan vooral de subsectoren die wij in het onderzoek hebben behandeld, moeten spijtig genoeg in de schaduw blijven van wat we als e-Health dienen te bestempelen. E-Health is uiteraard belangrijk, maar mag niet betekenen dat de andere delen van zorgbehoevende instellingen in de kou moeten blijven staan. Wij zijn voorstander voor een open debat met zowel Welzijn alsook Administratieve vereenvoudiging, om te zoeken naar een plan van aanpak voor de komende 2 à 5
Vaktijdschriften IT Professional, ZDNet en Business ICT. Witboek ICT voor de Social Profitsector
47/50
3 jaar. ICT op peil brengen in de Social profit sector kan beslist niet op korte termijn. Toch moet de overheid zo spoedig mogelijk ingrijpen wil men niet tot de vaststelling komen dat de kloof net iets te groot is om nog een volwaardig plan uit te schrijven. Ook bemerken we dat de Social profit sector binnen de provinciale geledingen moet worden geplaatst en aldaar een eerste aanspreekbuis zou moeten vinden. Met dit project leveren wij het bewijs dat er inderdaad mogelijkheden bestaan om aan de prangende vragen naar ondersteuning en verbetering iets te veranderen. Met de hulp van zowel Vlaamse als Federale overheden kan dit project een bredere invalshoek krijgen en nog vruchtbaardere resultaten leveren. We aanzien onze opdracht niet als beĂŤindigd, doch eerder als een eerste stap in de bouw van een specifiek platform voor de Social profit automatisering.
6.3. Aanbevelingen. Op basis van de ervaring en de analytische blik die we door deze studie hebben bekomen, willen we graag een paar aanbevelingen neerleggen. Enerzijds voor de overheid maar ook voor de Social profitsector anderzijds.
6.3.1. Aanbevelingen voor de overheid. Naar analogie met wat de overheid in het onderwijs doet zou ook de diensten Welzijn ervoor kunnen zorgen dat bepaalde budgetten worden voorzien ter ondersteuning van de informatisering van de Social profitsector. In de eerste plaats de tussenkomst in de herwaardering van het bestaande IT park (hardware) zodat computers met de nodige performantie beschikbaar zijn. Benevens deze inspanningen lijkt het ons ook voor de hand liggend dat bij de administratieve vereenvoudiging rekening wordt gehouden met de mogelijkheden die binnen de Social profitsector aanwezig zijn. Met dien verstande dat door het gebrek aan deskundige medewerkers (met kennis van IT) het automatisch verwerken van gegevens niet binnen het bereik ligt van de instellingen. Ook de veelvuldige bevragingen in kader van subsidies en tewerkstelling zijn voor de instellingen een bijzonder zware last. Ons voorstel gaat in de richting van de oprichting van een overlegplatform waarbij we drie belangrijke taken naar voor willen schuiven: 1. volledig in kaart brengen van de IT toestand binnen elke subsector van de Social profit; 2. tijdig overleg plegen met de sector vooraleer bepaalde bevragingen worden doorgevoerd; 3. opzetten van webgebaseerde en centrale oplossingen voor opname van gegevens uit de sector. Bij de laatste taak willen wij beslist onze steun verlenen, vooral door onze ervaring en betrokkenheid in deze materie.
6.3.2. Aanbevelingen voor de Social profitsector. Zonder de druk te verhogen willen we bij de sector aandringen bij de eerstvolgende algemene vergaderingen binnen de begroting ook een stuk budgettering naar ICT toe in te schrijven. Om tot een budgettering te komen moet men uiteraard zicht hebben op wat er als IT in de instelling aanwezig is. Witboek ICT voor de Social Profitsector
48/50
Daartoe willen we graag ons bevragingsplatform aanbieden. Tijdens de studie hebben we mogen vaststellen dat voor heel wat instellingen het feit van de bevraging rond de inventaris van zowel hardware als software zij plots een beter zicht hadden op wat er zoal aan IT materiaal aanwezig is. Daarnaast biedt het eveneens de mogelijkheid na te gaan welke hardware geen lang leven meer beschoren is, of zelfs niet meer voldoet aan de nieuwe vereisten voor het gebruik van bepaalde software en dus aan vervanging toe zal zijn. In de studie hebben we eveneens oog gehad voor de ICT-verantwoordelijke, voor zover die aanwezig was in de instellingen. De invulling van deze functie mag niet alleen een titel zijn maar behoeft eveneens gepaard te gaan met een opleidingsplan. Het hoeft niet bepaald de bedoeling te zijn een ICT-er te “kweken� doch met een goede opleiding kan deze kracht voor een sterke verbetering zorgen binnen de organisatie. Zeker indien men kan terugvallen op een dienstenleverancier die samen met de verantwoordelijke een goede brug leggen tussen de hoogstaande technologie en het gebruik ervan binnen de organisatie.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
49/50
Bijlagen.
Portaal ictwitboek
http://erov.internetsociety.be Printscreen bevragingsplatform.
Witboek ICT voor de Social Profitsector
50/50
Deze studie is een uitgave van de Economische Raad voor Oost-Vlaanderen en Internet Society Belgium. De studie werd uitgevoerd door de heer Rudi Vansnick, voorzitter Internet Society Belgium, in samenwerking met de heer Brecht Carels, bedrijfskundig consulent social profit EROV, de heer Jos Saerens, directieadviseur EROV en onder de algemene leiding van de heer DaniĂŤl De Steur, directeur van de EROV. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van EROV vzw, Huis van de Economie, Seminariestraat 2, B-9000 Gent, 09/267.86.10 - www.erov.be