Förord Sveriges bostadsgårdar omfattar lika stor yta som alla anlagda parker i Sverige. Kostnaderna att sköta dem är minst dubbelt så höga som den sammanlagda omsättningen för alla landets parkförvaltningar. Trots det uppmärksammas skötselfrågorna mindre i bostadsföretagen än hos de flesta andra förvaltare av utemiljöer som fastighetskontor, park- och kyrkogårdsförvaltningar. För att stödja alla som på ett eller annat sätt arbetar med förvaltning av bostadsgårdar har Skötselmanual för bostadsgårdar och handboken ”Fem steg för att styra skötsel av utemiljö” tagits fram. Handboken vänder sig till alla förvaltare av bostadsgårdar. Grunderna för att styra skötsel är desamma, oavsett förvaltarens kompetens, storlek på bostadsföretag eller om skötseln sker på entreprenad eller i egen regi. Handboken är tänkt att fungera som en idébank som ska inspirera till effektivare skötsel av utemiljö och vara ett praktiskt verktyg för att skapa strukturer för skötselarbetet inom bostadsföretaget. Den fungerar både vid självstudier och som utbildningsmaterial vid kompetensutveckling. Boken har klara instruktioner, en överskådlig formgivning och innehåller rikligt med bilder. Den anknyter till befintliga system inom skötsel och förvaltning som Aff-systemets Teknik 06, Skötselmanual för bostadsgårdar och SFUs Personcertifikat för park och utemiljöarbetare inom skötsel och förvaltning av utemiljö. Patrizia Finessi, SABO Projektledare för miljöfrågor på enheten för fastighetsutveckling
Skötselmanual för bostadsgårdar och handboken ”Fem steg för att styra skötsel av utemiljö” är ett resultat av ett utvecklingsprojekt som genom förts av SLU Alnarp Landskapsutveckling, SABO och sju allmännyttiga bostadsföretag. Bengt Persson, Anders Kristoffersson, Hanna Fors och Therese Lindgren, SLU Landskapsutveckling, har tagit fram Skötsel manual för bostadsgårdar samt ett grundmanus till den här handboken. De allmännyttiga bostadsföretagen representerades av: Folke Parkle och Sverker Moritz, AB Bostaden i Umeå; Morgan Wassmur och Len nart Wahlstedt, Bostads AB Poseidon; Anders Dahlgren, AB Stock holmshem; Stefan Mattson, AB Svenska Bostäder; Kenneth Kallin, ÖrebroBostäder AB; Frida Hallqvist, MKB Fastighets AB; Tomas Gus tafsson, AB Sigtunahem och Patrizia Finessi, SABO. Representanter för SABO och alla företagen har varit aktiva i projektets referensgrupp samt vid diskussioner om Skötselmanual för bostadsgårdar i SABOs utemiljönätverk.
Tack! Förutom denna grupp har personal från en rad bostadsföretag, entreprenörer och konsultföretag välvilligt deltagit i seminarier och möten kring projektet. De har aktivt bidragit till kvalitetssäk ring och utveckling av innehållet. SABO har tillsammans med redaktör Hans Andrén vidareutvecklat grund manuset till en praktisk handbok med hjälp av Lennart Wahlstedt och Lina Lind gren, Bostads AB Poseidon. Ulf Eldblom, Bostadsbolaget; Tomas Gustafsson, AB Sig tunahem; Kenneth Kallin, ÖrebroBostäder AB och Stefan Mattson, AB Svenska Bostäder granskade manuset innan det gick till tryck. Tack alla!
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
3
Läsanvisning Handboken ”Fem steg för att styra skötsel av bostadsgårdar” visar hur förvaltare kan skapa strukturer för skötsel av utemiljö. Terminologi och ordning hämtar vi från de etablerade styrdokumenten Skötselmanual för bostads gårdar och Aff-systemets Teknik 06. Handboken består av tre delar. Den första delen beskriver hur du skapar en grundläggande struktur för skötsel. Du får en praktisk beskrivning av hur företaget kan lägga krav i Aff-systemets Teknik 06 när man vill handla upp skötsel. Andra delen består av grunddokumentet för beskrivning av skötselprodukter: Skötselmanual för bostadsgårdar samt en djupare genomgång av skötselprodukterna. Del tre innehåller hjälpmedel för kontroll: fotolikare med en serie bilder som ger exempel på bra och dålig skötsel, checklistor för olika sorters kontroller och en mall för att göra en produktionsplan. För att denna handbok ska vara till så stor hjälp som möjligt i ert arbete finns Skötselmanual för bostadsgårdar, fotolikare och checklistor att ladda ner. Nedladdning görs från http://www.sabo.se/Sidor/filer.aspx?pid=1001. Lösenord: SABO utemiljö. Checklistorna finns både som pdf-filer och som redigerbara exceldokument, som går att företagsanpassa.
Hör av er!
Vi tar tacksamt emot alla synpunkter och förslag till ändringar och kompletteringar inför nästa utgåva. SABO Box 474, 101 29 Stockholm 08-406 55 00 info@sabo.se www.sabo.se
4
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
Innehåll första delen: fem steg för att styra skötsel av utemiljö
1. gör allt du kan för att skapa en gemensam målbild!
7
2. använd branschspråket!
8
3. använd beskrivningarna i skötselmanual för bostadsgårdar!
10
4. använd ordningen i aff-dokumenten!
12
5. skapa en skötselplan!
16
andra delen: skötselprodukter
skötselmanual för bostadsgårdar
27
fördjupad genomgång av skötselprodukterna 45 tredje delen: hjälpmedel
fotolikare
67
protokoll för kontroll
87
Skötselmomentbaserad kontroll
89
Skötselmomentbaserad vårkontroll
94
Skötselmomentbaserad höstkontroll
97
Magkänslemodellen
98
Funktions- och utseendebaserad kontroll på ett mätbart sätt
102
Kvalitetsrond utemiljö
108
mall för produktionsplan
110
Ladda ner! På http://www.sabo.se/ Sidor/filer.aspx?pid=1001 hittar du digitala dokument som du kan ladda ner . Lösenord: SABO utemiljö
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
5
Ser du vad vi ser?
Bilden är klar! Ja, nu ser jag!
6
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
foto lennart wahlstedt, Bostads AB Poseidon
Bra att vi såg det redan nu.
1. Gör allt du kan för att skapa en gemensam målbild! Varje förvaltare vinner på att öka sin förmåga att skapa en målbild över önskvärd utemiljö, en målbild som hon eller han också kan förmedla till utförare och boende. Med ökad tydlighet följer bättre styrning och bättre ekonomi. Och nöjda hyresgäster. Grunden för att kunna förmedla en målbild är kompetens inom skötsel och förvaltning av utemiljö, men det räcker inte med det. Två kompetenta och erfarna förvaltare av utemiljö – som kanske till och med gått i samma skolor – skulle ganska snart känna sig trygga i att de menade samma sak, att de delade en gemensam målbild. Och de skulle oftast ha rätt, men inte alltid. Situationen med två erfarna förvaltare som talar med varandra är ovanlig. Den typiska förvaltaren står ofta inför uppgiften att förmedla en målbild för skötseln till en mängd olika grupper med olika förkunskaper och olika bakgrunder. Hon (eller han) ska förmedla skötselmål till företagsledningen som består av personer skolade i en mer traditionell fastighetsförvaltning, det vill säga förvaltning av byggnader och tekniska system. Och till medarbetare och leverantörer med väldigt olika erfarenheter och utbildningar. Allt oftare är förvaltaren också inblandad i en dialog med hyresgäster om skötselmål. Ändå måste förvaltaren skapa en gemensam målbild. Hon (eller han) måste alltså förmedla skötselmål på ett sätt som passar olika individer och grupper med olika kompetenser och erfarenheter. Lösningen blir att skapa strukturer som leder de olika aktörerna mot den gemensamma målbilden. I det arbetet är branschmässiga strukturer till stor hjälp. Branschmässiga strukturer är beprövade, de fungerar. De har också stor trovärdighet. Om någon säger: ”Det här är en branschmässig struktur” så lyssnar folk. Det är lätt att motivera ledning och medarbetare att lära sig dem. Och alla tjänar på att så många som möjligt gör dem till sina. Alla som lär sig branschmässiga strukturer bidrar till att skapa ett gemensamt strukturkapital som delas av hela branschen, ett kapital som underlättar för alla att bedriva verksamhet. Den här handboken utgår ifrån branschmässiga strukturer för skötsel av utemiljö. Handboken visar hur du skapar strukturer som leder dig och dina medarbetare mot en gemensam målbild. Ju starkare strukturer desto klarare blir den gemensamma målbilden.
<<
Läs den här texten igen när du läst hela boken. Det här är kärnan!
Chanserna att nå en gemensam bild ökar om du som förvaltare har bra styrdokument, har lärt dig att samarbeta och är kompetent inom skötsel och förvaltning av utemiljö.
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
7
3. Använd beskrivningarna i Skötselmanual för bostadsgårdar!
Skötselmanual för bostadsgårdar finns på sid 27–43. Bläddra igenom den samtidigt som du läser det här.
Två versioner – samma innehåll
För att stödja alla som på ett eller annat sätt arbetar med förvaltning av bostadsgårdar har SABO i samarbete med Partnerskap Alnarp och ett antal allmännyttiga bostadsföretag (se förordet!) tagit fram Skötselmanual för bostadsgårdar. Som ett komplement till Skötselmanual för bostadsgårdar har denna handbok som du nu håller i din hand tagits fram. Den ger dig kunskap om hur du kan använda informationen i Skötselmanual för bostadsgårdar vid upphandling och till exempel för att göra en skötselplan byggd på Aff-strukturen. Man kan givetvis välja att använda Skötselmanual för bostadsgårdar i någon annan struktur för upphandling och produktionsstyrning om man har det i sin verksamhet. Denna handbok koncentrerar sig dock på Aff, då det är det vanligaste systemet för upphandling och produktionsstyrning i fastighetsbranschen. Som tidigare sagts: handboken är tänkt att visa hur förvaltare kan använda Skötselmanual för bostadsgårdar för att styra skötselarbetet inom bostadsföretaget. I upphandlingar och arbetsplanering är det viktigt att kunna beskriva och bestämma hur arbetet ska utföras och vilken kvalitet som ska levereras. Tanken är att Skötselmanual för bostadsgårdar ska fånga in huvuddelen av de yttyper som finns på en bostadsgård. Manualen utgår från 80/20-regeln som säger att 80 procent av totalytan – huvuddelen – kan beskrivas med 20 procent av det totala antalet yttyper. De resterande specialfallen tar inte Skötselmanual för bostadsgårdar upp. Utemiljön delas in i 8 olika typer av objekt som i sin tur delas in i 21 skötselprodukter, se nedan.
Skötselmanual för bostadsgårdar är ursprungligen utgiven av Movium, centrum för stadens utemiljö vid SLU, och publicerad i Tidningen Utemiljö som Gröna Fakta nr 4/2009. Broschyren har samma innehåll som SABOs men en annan grafisk profil.
Bostadsgårdens delar (objekt och skötselprodukter)
Bruksgräsmatta
Träd
Park- och prydnadsträd
Buskar och häckar
Rabatter
10
Natur
Gräs
fem steg för
Prydnadsplantering Bruksbuskage Klippt häck Klätterväxter Utplanteringsväxter Urnor Perenner Rabattrosor att styra skötsel av
Markbeläggningar
Vattenanläggningar Markutrustning
utemiljö
Trädbevuxen naturmark och skog Grusytor Asfalt- och betongytor Sten- och plattytor Konstgräs Brunnar och dagvatten Bord, bänkar, plank och spaljéer Lekredskap Sandytor Fallskyddsplattor och gummiasfalt Belysning
Produktövergripande skötselåtgärder
Städning
Regelbunden städning Vår- och höststädning Snöröjning och halkbekämpning
!
Skötselmanual för bostadsgårdar beskriver skötselprodukterna ur fyra olika synvinklar: A. Skötselproduktens funktion
I handbokens andra del hittar du Fördjupad genomgång av skötselprodukterna (sid 45). Där finns ytterligare kommentarer till varje skötselprodukt utifrån skötsel, underhåll och kontroll.
En kort beskrivning av vad skötselprodukten är avsedd att användas till.
B. Skötsel av skötselprodukten En kort momentbaserad beskrivning av de vanligaste skötselåtgärderna.
C. Underhåll av skötselprodukten Åtgärder som sätts in efter kontroll och beslut för att återställa eller utveckla funktionen.
D. Kontroll av skötsel En kortversion av skötselmomentbaserad kontroll.
Nedan visar vi ett exempel från Skötselmanual för bostadsgårdar. Där framgår också de symboler som föregår beskrivning av respektive skötsel, underhåll och kontroll. Varje skötselprodukt beskrivs också med hjälp av en bild.
Objekt
Skötselprodukt
fem steg för att styra skötsel av utemiljö
11
Bostadsgårdens delar gräs
Bruksgräsmatta
Betecknar gräsytor som primärt är avsedda för och som ska tåla att användas för vistelse, lek, bollspel m.m. De ska ha ett vårdat utseende. Gräs får inte bilda strängar och högar efter klippning vid normala tillväxtförhållanden. Klippning utförs så att gräsets längd är 4–8 cm. Puts ning utförs vid varannan klippning. Gräsklipp på hård gjorda ytor ska tas bort.
Kantskärning utförs vid behov. Reparation av skador utförs vid behov.
Gräshöjden är 4–8 cm, det är putsat runt stolpar, inget gräsklipp på hårdgjorda ytor, inga strängar och högar av klippt gräs vid normala tillväxtförhållanden.
träd
Park- och prydnadsträd
Betecknar enskilda friväxande träd och trädgrupper. De ska ha ett välutvecklat och vackert utseende. Beskärning av grenar som hänger ut över entréer eller vägar och därmed utgör ett hinder.
Beskärning utförs sällan och då endast vid för arten rätt tidpunkt och i erforderlig omfattning på ett för respek tive art lämpligt sätt.
Inga grenar som utgör ett hinder hänger ut över entréer eller vägar.
30
skötselprodukter
buskar och häckar
Prydnadsplantering
Betecknar planteringar som i första hand har ett prydnadsvärde, och som kan bestå av olika träd, buskar, perenner, rosor, lökväxter och klätterväxter. Planteringen förändras med åren och olika växter lyfts fram i olika skeden. Skötsel anpassad efter vart växtslag, se respektive skötselprodukt.
Beskärning vid behov, och med fokus på helhetsin trycket av planteringen. I övrigt underhåll anpassat efter vart växtslag, se respektive skötselprodukt.
Ytan upplevs som ogräsfri, inga fröplantor av träd och buskar av annan sort, inga störande vissna delar, inga grenar som utgör ett hinder hänger ut över entréer eller vägar, ingen närings- eller vattenbrist, inga skade- eller sjukdomsangrepp, tillräcklig uppbindning.
buskar och häckar
Bruksbuskage
Betecknar buskar som har funktioner för lä eller rumsavgränsning och för lek. De har ofta även prydnadsvärden som blomning m.m. Buskaget kan antingen vara ensartat eller bestå av flera olika arter. Beskärning av grenar som utgör ett hinder utförs vid behov. Luckring och/eller ogräsbekämpning utförs så att buskaget ger ett vårdat intryck, särskilt i kanter mot gångvägar, gräsmattor och liknande. Utförs vanligen 4–6 gånger/säsong. Missprydande fröplantor av träd och buskar av annan sort får inte förekomma. Beskärning vid behov. Kompletteringsplantering vid behov.
Ytan upplevs som ogräsfri, inga fröplantor av träd och buskar av annan sort, inga grenar som utgör ett hinder hänger ut över entréer eller vägar.
skötselprodukter
31
Ok Bruksgr채smatta
68
hj채lpmedel
Inte ok Bruksgräsmatta
Underhåll: slitageskador, brunn som sticker upp i ytan
Va n l ig
a br is
Skötsel: grässpill på hårda ytor, kanter som växer in över markbeläggningar
ter
Skötsel För lång t gräs på ytor För lång t gräs kri ng hinde Gräsklip r efter fa p kvar p sader etc å ytan eft Grässpil er klippn l på hård ing a ytor Gräs som vä Gräs som xer in över mark beläggn växer in ingar i planteri ngsytor
Underhå ll Körskad or Slitagesk ador Sättning ar Brunnar mm som
sticker u
pp i ytan
hjälpmedel
69
Bilaga 1 Skötselmomentbaserad kontroll För förklarande text om användningen, se sidan 87
Datum1: Område som kontrolleras: Beställarens representant: Utförarens representant:
OK
Brister
Gräshöjden är 4–8 cm.
Det är välputsat runt stolpar och träd.
Inget gräsklipp på hårdgjorda ytor.
Bruksgräsmatta
Inga strängar och högar av klippt gräs vid normala tillväxtförhållanden.
Park- och prydnadsträd Inga grenar som utgör ett hinder hänger ut över entréer, källartrappor eller bil- och gångvägar.
Prydnadsplantering Planteringsytan upplevs som ogräsfri. Det finns inga fröplantor av träd och buskar av annan sort. Planteringen är prydlig och fri från störande vissna delar. Inga grenar som utgör ett hinder hänger ut över entréer, källartrappor eller bil- och gångvägar.
1
Tänkbara och lämpliga tidpunkter är mitten av juni, början av augusti och mitten på september.
hjälpmedel
89