6_EXCEL

Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC)

FOLHA DE CÁLCULO

Conteúdos Introdução à folha de cálculo Personalização de uma folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo O ambiente de trabalho de uma folha de cálculo

Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação

INTRODUÇÃO À FOLHA DE CÁLCULO Para abrir, guardar ou fechar ficheiros no interior do Excel

podem utilizar-se as opções respectivas na barra de menus ou de ferramentas.

Abrir

Fechar Guardar Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação

ESTRUTURA

DE UMA FOLHA DE CÁLCULO

Barra de título Barra de menus Barras de ferramentas Barra de fórmulas

Área de trabalho Painel de tarefas

Separadores Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação

ESTRUTURA

DE UMA FOLHA DE CÁLCULO

A área de trabalho de uma folha de cálculo poderá ser imaginada como uma tabela dividida em linhas e colunas, sendo as linhas identificadas por números e as colunas por letras.

A intercepção de uma linha com uma coluna dá

origem a uma célula.

Cada célula é identificada por um endereço que resulta da junção da letra identificadora da coluna com o número identificador da linha.

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TIPOS

DE DADOS

Dados

Descrição

Numéricos

Valores numéricos que podem ser de vários tipos: Positivos ou negativos Com ou sem casas decimais Com notação cientifica Percentuais Monetários

Texto ou “Rótulos”

Texto simples ou palavras que descrevem ou indicam determinados dados inseridos numa coluna, linha ou célula.

Exemplos 1954 -200 21,345 106 25% 1500€ Classificação geral Total Código do Cliente

Data e Hora Têm de ser escritas num formato reconhecido pelo programa e isso depende do tipo configurado no ambiente de trabalho.

15 de Outubro de 2008 15/10/2008 15-Out-2008

Fórmulas e Funções

=200+55

Expressões matemáticas e/ou lógicas com as quais podes efectuar cálculos. Incia-se uma fórmula sempre com o sinal de igual (=).

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MODOS

DE VISUALIZAÇÃO

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Conteúdos Criação de uma folha Conceitos de Livro e Folha de trabalho Selecção de Células e Intervalos Construção de uma folha Utilização de livros para organizar informação Introdução e manipulação da informação Edição de uma folha Inserção e eliminação de Colunas, Linhas e Células Atribuição de um nome a uma Célula e a um Intervalo Modificação da largura das Colunas e da altura das Linhas

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LIVRO

E

FOLHA

DE TRABALHO

Um documento do Excel é designado por

Livro, no qual se podem inserir e eliminar Folhas de trabalho. É possível também alterar o nome de cada folha de cálculo.

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SELECÇÃO

DE CÉLULAS E INTERVALOS

É possível seleccionar células não contíguas

numa folha. Para isso basta seleccionar uma célula, premir a tecla CTRL e, sem soltar esta tecla, ir seleccionando outras células.

Para seleccionar células contíguas, basta clicar na primeira célula de um dos cantos do bloco e arrastar até à última célula pretendida. É possível também seleccionar linhas ou colunas completas. Para isso basta clicar com o botão principal do rato sobre a letra ou o número que identificam a coluna ou a linha.

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INSERÇÃO E ELIMINAÇÃO DE COLUNAS, LINHAS OU CÉLULAS É possível também adicionar ou eliminar

células, linhas ou colunas numa folha de cálculo.

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INSERÇÃO E ELIMINAÇÃO DE COLUNAS, LINHAS OU CÉLULAS Quando inserimos ou eliminamos células

temos sempre que indicar qual será o comportamento das restantes.

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ATRIBUIÇÃO INTERVALO

DE UM NOME A UMA

CÉLULA

E A UM

Tal como já vimos uma célula pode ser

identificada pelo seu endereço. No entanto esta não é a única maneira de referenciar uma célula, ou conjunto de células.

Um conjunto de células contíguas é normalmente

chamado Intervalo.

É possível atribuir um nome a cada célula ou a

um intervalo.

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ATRIBUIÇÃO

DE UM NOME A UMA

CÉLULA

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ATRIBUIÇÃO

DE UM NOME A UMA

CÉLULA

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MODIFICAÇÃO DA LARGURA DAS COLUNAS E DA ALTURA DAS LINHAS Quando uma célula tem um comprimento

insuficiente para mostrar toda a informação nela inserida, esta informação é apresentada com os seguintes caracteres: ######## Nestas situações é necessário alterar as dimensões das células: altura das linhas e largura das colunas.

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MODIFICAÇÃO DA LARGURA DAS COLUNAS E DA ALTURA DAS LINHAS

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UNIR CÉLULAS

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INTRODUZIR

TEXTO COM APLICAÇÃO DE

PARÁGRAFOS

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DATAS

E

HORAS

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DATAS

E

HORAS

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COPIAR

CÉLULAS

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PREENCHIMENTO

AUTOMÁTICO

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Conteúdos Utilização de fórmulas e funções para processar números

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UTILIZAÇÃO

DE FÓRMULAS

Escrevem-se na Barra de fórmulas usando

sempre o sinal de igual seguido dos dígitos ou endereços das células e dos operadores.

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OPERADORES Os operadores mais aplicados são os

aritméticos. As regras de prioridade são as aplicadas normalmente.

Operadores de percentagem e potenciação; 2. Operadores de divisão e multiplicação; 3. A prioridade de operação é dada da esquerda para a direita; Operação Operador 4. Operações dentro de Adição + parênteses têm prioridade Subtracção Multiplicação * relativamente às outras.

1.

Divisão

/

Potenciação

^

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REFERÊNCIAS

USADAS EM CÉLULAS

A utilização de referências nas formulas e

funções dá ao programa a indicação de que deve usar o conteúdo da célula referenciada nos respectivos cálculos que a incluem.

Tipos de referências: Relativas Absolutas Mistas

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REFERÊNCIAS

RELATIVAS

Para inserir este tipo de referência basta

digitar o seu endereço ou clicar sobre a célula.

Este tipo de referência, quando se copia a fórmula onde está inserida alterna conforme a linha ou coluna.

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REFERÊNCIAS

ABSOLUTAS

Para inserir este tipo de referência basta

digitar antes da letra da coluna ou do número da linha o símbolo $ ou clicar na célula e de seguida na tecla F4.

Quando se copia a fórmula onde está inserida mantém-se igual ao valor inicial.

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REFERÊNCIAS

MISTAS

Estas referências são um misto das duas

anteriores, uma vez que pode manter-se fixa a linha ou a coluna.

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REFERÊNCIAS

RELATIVAS, ABSOLUTAS E MISTAS

Referência relativa C3

Referência absoluta $C$3

Referência mista, com coluna fixa $C3

Referência mista, com linha fixa C$3

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UTILIZAÇÃO

DE FUNÇÕES

As funções não são mais do que fórmulas que

permitem efectuar cálculos sem recorrer à criação de equações mais ou menos complicadas.

Para utilizar uma função basta aceder ao menu Inserir, opção Função.

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FUNÇÕES

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FUNÇÃO SOMA Adiciona todos os valores de um intervalo de

células.

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FUNÇÃO MÁXIMO Determina o valor máximo de um conjunto

de células (ignora os valores lógicos e texto).

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FUNÇÃO MÍNIMO Determina o valor mínimo de um conjunto de

células (ignora os valores lógicos e texto).

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FUNÇÃO MÉDIA Determina a média aritmética de um

conjunto de valores.

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FUNÇÕES SE O resultado desta função está condicionado

pela verificação de uma condição.

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FUNÇÕES SE

Operação

Operador

Igual a

=

Maior do que

>

Menor do que

<

Maior ou igual do que

>=

Menor igual do que

<=

Diferente de

<>

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OUTRAS

FUNÇÕES

SOMA.SE – Soma as células de um intervalo que respeitem determinada condição CONTAR.SE – Conta as células de um intervalo que respeitem determinada condição CONTAR.VAL – Conta as células de um intervalo que contêm valores numéricos PROCV – Procura um valor na coluna mais à esquerda de uma tabela e devolve o da mesma linha de uma dada coluna PROCH – Procura um valor na linha superior de uma tabela e devolve o da mesma coluna de uma dada linha HOJE – Devolve a data actual formatada como data ANO – Devolve o ano de uma determinada data MÊS – Devolve o mês de uma determinada data DIA – Devolve o dia de uma determinada data DIA.SEMANA – Devolve um número de 1 a 7 identificando o dia da semana ARRED – Arredonda um valor para um número de algarismos especificado.

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Conteúdos Formatação de uma folha Formatação de texto e números Aplicação de cores e padrões a células Formatação de células utilizando os limites

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

Um aspecto muito importante e

característico das folhas de cálculo tema a ver com o formato da apresentação dos números, por exemplo, quanto ao número de casas decimais, percentagem, etc.

Na barra de ferramentas podem ser controlados

alguns formatos.

1

2

3 4

5

1.

2.

3.

4.

5.

Formato do número de Contabilidade Estilo de percentagem Estilo de separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais

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FORMATAÇÃO

DE

TEXTO

E NÚMEROS

Uma variedade maior de formatos numéricos

podem ser definidos no quadro Formatar células.

Menu Formatar, opção Células; Combinação de tecla Ctrl + 1; Abrir u menu secundário do rato sobre uma célula

ou conjunto de células e escolher o item Formatar células.

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

Tal como nos processadores de texto,

também nas folhas de cálculo podemos escolher diferentes fontes, tamanhos e estilos tipográficos.

Para os efeitos mais comuns podemos recorrer às caixas e botões da barra de formatação.

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

Um determinado bloco de dados pode ser

realçado com linhas de contorno e/ ou efeito de preenchimento, cores, etc.

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

Um outro recurso que o Excel nos oferece

para formatação e apresentação gráfica dos trabalhos é a Formatação automática.

Menu Formatar opção Formatação automática

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

É possível também definir formatação

condicional para uma célula ou intervalo.

Isto permite que a aplicação da formatação esteja dependente do seu conteúdo respeitar um determinado conjunto de condições.

Menu Formatar, opção Formatação condicional

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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FORMATAÇÃO

DE TEXTO E NÚMEROS

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Conteúdos Aumento da produtividade com macros

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MACROS As Macros utilizam-se para automatizar

acções que se executam com frequência.

Para criar uma macro deve seleccionar-se no menu Ferramentas a opção Macro e de seguida Gravar uma nova macro.

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MACROS Só pode ser executada uma macro previamente criada.

Para executar uma macro: menu Ferramentas, opção Macro, seguido de Macros…

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EDITAR MACRO

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Conteúdos Configuração e Impressão de uma folha de cálculo

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CONFIGURAÇÃO

DA FOLHA

Para configurar uma folha de cálculo

devemos seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Configurar página.

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CONFIGURAÇÃO

1

2

3

4

DA FOLHA 1. Configurar a orientação da página e características do papel.

2. Configurar as margens da folha e também a orientação da tabela em relação à folha.

3. Verificar e redefinir, se necessário, o cabeçalho e o rodapé da página.

4. Definir a informação a nível de títulos, linhas e colunas a imprimir por página.

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PRÉ-VISUALIZAR Para efectuar a pré-visualização de uma folha

de cálculo devemos seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Pré-Visualizar.

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PRÉ-VISUALIZAR

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IMPRIMIR Para imprimir uma folha de cálculo devemos

seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Imprimir.

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IMPRIMIR

5

1

2 3

4

1. Seleccionar a impressora 2. Definir as páginas a imprimir 3. Definir as folhas de cálculo a imprimir 4. Definir o número de cópias a imprimir 5. Configurar a orientação do papel, cor de impressão, qualidade de impressão, etc.

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Conteúdos Criação de gráficos em folhas Criar um gráfico Personalizar um gráfico

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CRIAR

UM GRÁFICO

1. Seleccionar as células que pretendemos

representar num gráfico 2. Seleccionar no menu Inserir a opção Gráfico

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CRIAR

UM GRÁFICO 3. Seleccionar o tipo de gráfico adequado.

4. Seleccionar o respectivo subtítulo.

3

4

5 5. Seleccionar a forma de representação das séries.

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CRIAR

UM GRÁFICO

6

6. Inserir o título do gráfico 7. Escolher cada um dos separadores para efectuar as respectivas alterações

7

8. Escolher a folha para colocar o gráfico

8

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PERSONALIZAR

UM GRÁFICO

Para formatar qualquer elemento de um

gráfico (eixos, título, série, legenda, etc.) basta clicar com o botão secundário do rato sobre o elemento e escolher a opção Formatar….

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Conteúdos Trabalho com Listas (bases de dados) Criação de Listas Ordenação de Listas

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TABELAS

OU LISTAS DE DADOS

O Excel permite o tratamento de tabelas como listas de dados.

A organização em listas de dados facilita a pesquisa, a análise e a visualização da informação existente, sobretudo quando aumenta o volume de informação inserido na folha de cálculo.

Os dados devem ser dispostos em formato de tabela ou lista, em que a primeira linha define os nomes dos campos e as linhas seguintes os registos.

Cada coluna da tabela representa um campo.

Cada linha da tabela representa um registo.

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LISTAS

DE DADOS

Regras para a criação de listas de dados: Os nomes dos campos devem ser inseridos na

primeira linha da tabela; Cada novo registo deve ser inserido numa nova linha, tendo o cuidado de manter a correspondência dos dados inseridos, no campo ou coluna correspondente a esse tipo de dados; Não incluir linhas em branco dentro da lista; Não utilizar mais de uma folha de trabalho para intervalo de lista.

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LISTA

DE DADOS

Adicionar registos com um formulário de

dados: Menu DADOS, opção FORMULÁRIO…

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ORDENAR

DADOS NUMA LISTA

Organizar rapidamente os dados: Clicar sobre o rótulo do campo a ordenar; Clicar sobre os botões Ascendente ou

Descendente.

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ORDENAR

DADOS NUMA LISTA

Ordenar uma lista em função de mais de um

campo Seleccionar as células a ordenar; Menu DADOS, opção ORDENAR.

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FILTROS

AUTOMÁTICOS

O Excel disponibiliza a funcionalidade filtro

automático, que permite ocultar toda a informação (registos), que não satisfaça determinados critérios.

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