Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC)
FOLHA DE CÁLCULO
Conteúdos Introdução à folha de cálculo Personalização de uma folha de cálculo Estrutura geral de uma folha de cálculo O ambiente de trabalho de uma folha de cálculo
Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação
INTRODUÇÃO À FOLHA DE CÁLCULO Para abrir, guardar ou fechar ficheiros no interior do Excel
podem utilizar-se as opções respectivas na barra de menus ou de ferramentas.
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ESTRUTURA
DE UMA FOLHA DE CÁLCULO
Barra de título Barra de menus Barras de ferramentas Barra de fórmulas
Área de trabalho Painel de tarefas
Separadores Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação
ESTRUTURA
DE UMA FOLHA DE CÁLCULO
A área de trabalho de uma folha de cálculo poderá ser imaginada como uma tabela dividida em linhas e colunas, sendo as linhas identificadas por números e as colunas por letras. A intercepção de uma linha com uma coluna dá
origem a uma célula. Cada célula é identificada por um endereço que resulta da junção da letra identificadora da coluna com o número identificador da linha.
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TIPOS
DE DADOS
Dados
Descrição
Numéricos
Valores numéricos que podem ser de vários tipos: Positivos ou negativos Com ou sem casas decimais Com notação cientifica Percentuais Monetários
Texto ou “Rótulos”
Texto simples ou palavras que descrevem ou indicam determinados dados inseridos numa coluna, linha ou célula.
Exemplos 1954 -200 21,345 106 25% 1500€ Classificação geral Total Código do Cliente
Data e Hora Têm de ser escritas num formato reconhecido pelo programa e isso depende do tipo configurado no ambiente de trabalho.
15 de Outubro de 2008 15/10/2008 15-Out-2008
Fórmulas e Funções
=200+55
Expressões matemáticas e/ou lógicas com as quais podes efectuar cálculos. Incia-se uma fórmula sempre com o sinal de igual (=).
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MODOS
DE VISUALIZAÇÃO
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Conteúdos Criação de uma folha Conceitos de Livro e Folha de trabalho Selecção de Células e Intervalos Construção de uma folha Utilização de livros para organizar informação Introdução e manipulação da informação Edição de uma folha Inserção e eliminação de Colunas, Linhas e Células Atribuição de um nome a uma Célula e a um Intervalo Modificação da largura das Colunas e da altura das Linhas
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LIVRO
E
FOLHA
DE TRABALHO
Um documento do Excel é designado por
Livro, no qual se podem inserir e eliminar Folhas de trabalho. É possível também alterar o nome de cada folha de cálculo.
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SELECÇÃO
DE CÉLULAS E INTERVALOS
É possível seleccionar células não contíguas
numa folha. Para isso basta seleccionar uma célula, premir a tecla CTRL e, sem soltar esta tecla, ir seleccionando outras células. Para seleccionar células contíguas, basta clicar na primeira célula de um dos cantos do bloco e arrastar até à última célula pretendida. É possível também seleccionar linhas ou colunas completas. Para isso basta clicar com o botão principal do rato sobre a letra ou o número que identificam a coluna ou a linha. Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação
INSERÇÃO E ELIMINAÇÃO DE COLUNAS, LINHAS OU CÉLULAS É possível também adicionar ou eliminar
células, linhas ou colunas numa folha de cálculo.
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INSERÇÃO E ELIMINAÇÃO DE COLUNAS, LINHAS OU CÉLULAS Quando inserimos ou eliminamos células
temos sempre que indicar qual será o comportamento das restantes.
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ATRIBUIÇÃO INTERVALO
DE UM NOME A UMA
CÉLULA
E A UM
Tal como já vimos uma célula pode ser
identificada pelo seu endereço. No entanto esta não é a única maneira de referenciar uma célula, ou conjunto de células. Um conjunto de células contíguas é normalmente
chamado Intervalo.
É possível atribuir um nome a cada célula ou a
um intervalo.
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ATRIBUIÇÃO
DE UM NOME A UMA
CÉLULA
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ATRIBUIÇÃO
DE UM NOME A UMA
CÉLULA
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MODIFICAÇÃO DA LARGURA DAS COLUNAS E DA ALTURA DAS LINHAS Quando uma célula tem um comprimento
insuficiente para mostrar toda a informação nela inserida, esta informação é apresentada com os seguintes caracteres: ######## Nestas situações é necessário alterar as dimensões das células: altura das linhas e largura das colunas.
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MODIFICAÇÃO DA LARGURA DAS COLUNAS E DA ALTURA DAS LINHAS
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UNIR CÉLULAS
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INTRODUZIR
TEXTO COM APLICAÇÃO DE
PARÁGRAFOS
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DATAS
E
HORAS
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DATAS
E
HORAS
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COPIAR
CÉLULAS
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PREENCHIMENTO
AUTOMÁTICO
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Conteúdos Utilização de fórmulas e funções para processar números
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UTILIZAÇÃO
DE FÓRMULAS
Escrevem-se na Barra de fórmulas usando
sempre o sinal de igual seguido dos dígitos ou endereços das células e dos operadores.
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OPERADORES Os operadores mais aplicados são os
aritméticos. As regras de prioridade são as aplicadas normalmente. Operadores de percentagem e potenciação; 2. Operadores de divisão e multiplicação; 3. A prioridade de operação é dada da esquerda para a direita; Operação Operador 4. Operações dentro de Adição + parênteses têm prioridade Subtracção Multiplicação * relativamente às outras. 1.
Divisão
/
Potenciação
^
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REFERÊNCIAS
USADAS EM CÉLULAS
A utilização de referências nas formulas e
funções dá ao programa a indicação de que deve usar o conteúdo da célula referenciada nos respectivos cálculos que a incluem. Tipos de referências: Relativas Absolutas Mistas
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REFERÊNCIAS
RELATIVAS
Para inserir este tipo de referência basta
digitar o seu endereço ou clicar sobre a célula. Este tipo de referência, quando se copia a fórmula onde está inserida alterna conforme a linha ou coluna.
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REFERÊNCIAS
ABSOLUTAS
Para inserir este tipo de referência basta
digitar antes da letra da coluna ou do número da linha o símbolo $ ou clicar na célula e de seguida na tecla F4. Quando se copia a fórmula onde está inserida mantém-se igual ao valor inicial.
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REFERÊNCIAS
MISTAS
Estas referências são um misto das duas
anteriores, uma vez que pode manter-se fixa a linha ou a coluna.
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REFERÊNCIAS
RELATIVAS, ABSOLUTAS E MISTAS
Referência relativa C3
Referência absoluta $C$3
Referência mista, com coluna fixa $C3
Referência mista, com linha fixa C$3
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UTILIZAÇÃO
DE FUNÇÕES
As funções não são mais do que fórmulas que
permitem efectuar cálculos sem recorrer à criação de equações mais ou menos complicadas. Para utilizar uma função basta aceder ao menu Inserir, opção Função.
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FUNÇÕES
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FUNÇÃO SOMA Adiciona todos os valores de um intervalo de
células.
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FUNÇÃO MÁXIMO Determina o valor máximo de um conjunto
de células (ignora os valores lógicos e texto).
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FUNÇÃO MÍNIMO Determina o valor mínimo de um conjunto de
células (ignora os valores lógicos e texto).
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FUNÇÃO MÉDIA Determina a média aritmética de um
conjunto de valores.
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FUNÇÕES SE O resultado desta função está condicionado
pela verificação de uma condição.
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FUNÇÕES SE
Operação
Operador
Igual a
=
Maior do que
>
Menor do que
<
Maior ou igual do que
>=
Menor igual do que
<=
Diferente de
<>
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OUTRAS
FUNÇÕES
SOMA.SE – Soma as células de um intervalo que respeitem determinada condição CONTAR.SE – Conta as células de um intervalo que respeitem determinada condição CONTAR.VAL – Conta as células de um intervalo que contêm valores numéricos PROCV – Procura um valor na coluna mais à esquerda de uma tabela e devolve o da mesma linha de uma dada coluna PROCH – Procura um valor na linha superior de uma tabela e devolve o da mesma coluna de uma dada linha HOJE – Devolve a data actual formatada como data ANO – Devolve o ano de uma determinada data MÊS – Devolve o mês de uma determinada data DIA – Devolve o dia de uma determinada data DIA.SEMANA – Devolve um número de 1 a 7 identificando o dia da semana ARRED – Arredonda um valor para um número de algarismos especificado. Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação
Conteúdos Formatação de uma folha Formatação de texto e números Aplicação de cores e padrões a células Formatação de células utilizando os limites
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
Um aspecto muito importante e
característico das folhas de cálculo tema a ver com o formato da apresentação dos números, por exemplo, quanto ao número de casas decimais, percentagem, etc. Na barra de ferramentas podem ser controlados
alguns formatos.
1
2
3 4
5
1. 2. 3. 4. 5.
Formato do número de Contabilidade Estilo de percentagem Estilo de separador de milhares Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais
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FORMATAÇÃO
DE
TEXTO
E NÚMEROS
Uma variedade maior de formatos numéricos
podem ser definidos no quadro Formatar células. Menu Formatar, opção Células; Combinação de tecla Ctrl + 1; Abrir u menu secundário do rato sobre uma célula
ou conjunto de células e escolher o item Formatar células.
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
Tal como nos processadores de texto,
também nas folhas de cálculo podemos escolher diferentes fontes, tamanhos e estilos tipográficos. Para os efeitos mais comuns podemos recorrer às caixas e botões da barra de formatação.
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
Um determinado bloco de dados pode ser
realçado com linhas de contorno e/ ou efeito de preenchimento, cores, etc.
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
Um outro recurso que o Excel nos oferece
para formatação e apresentação gráfica dos trabalhos é a Formatação automática. Menu Formatar opção Formatação automática
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
É possível também definir formatação
condicional para uma célula ou intervalo. Isto permite que a aplicação da formatação esteja dependente do seu conteúdo respeitar um determinado conjunto de condições. Menu Formatar, opção Formatação condicional
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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FORMATAÇÃO
DE TEXTO E NÚMEROS
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Conteúdos Aumento da produtividade com macros
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MACROS As Macros utilizam-se para automatizar
acções que se executam com frequência. Para criar uma macro deve seleccionar-se no menu Ferramentas a opção Macro e de seguida Gravar uma nova macro.
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MACROS Só pode ser executada uma macro previamente criada. Para executar uma macro: menu Ferramentas, opção Macro, seguido de Macros…
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EDITAR MACRO
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Conteúdos Configuração e Impressão de uma folha de cálculo
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CONFIGURAÇÃO
DA FOLHA
Para configurar uma folha de cálculo
devemos seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Configurar página.
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CONFIGURAÇÃO
1
2
3
4
DA FOLHA 1. Configurar a orientação da página e características do papel. 2. Configurar as margens da folha e também a orientação da tabela em relação à folha. 3. Verificar e redefinir, se necessário, o cabeçalho e o rodapé da página. 4. Definir a informação a nível de títulos, linhas e colunas a imprimir por página.
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PRÉ-VISUALIZAR Para efectuar a pré-visualização de uma folha
de cálculo devemos seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Pré-Visualizar.
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PRÉ-VISUALIZAR
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IMPRIMIR Para imprimir uma folha de cálculo devemos
seleccionar o menu Ficheiro e de seguida a opção Imprimir.
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IMPRIMIR
5
1
2 3
4
1. Seleccionar a impressora 2. Definir as páginas a imprimir 3. Definir as folhas de cálculo a imprimir 4. Definir o número de cópias a imprimir 5. Configurar a orientação do papel, cor de impressão, qualidade de impressão, etc.
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Conteúdos Criação de gráficos em folhas Criar um gráfico Personalizar um gráfico
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CRIAR
UM GRÁFICO
1. Seleccionar as células que pretendemos
representar num gráfico 2. Seleccionar no menu Inserir a opção Gráfico
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CRIAR
UM GRÁFICO 3. Seleccionar o tipo de gráfico adequado. 4. Seleccionar o respectivo subtítulo.
3
4
5 5. Seleccionar a forma de representação das séries.
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CRIAR
UM GRÁFICO
6
6. Inserir o título do gráfico 7. Escolher cada um dos separadores para efectuar as respectivas alterações
7
8. Escolher a folha para colocar o gráfico
8
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PERSONALIZAR
UM GRÁFICO
Para formatar qualquer elemento de um
gráfico (eixos, título, série, legenda, etc.) basta clicar com o botão secundário do rato sobre o elemento e escolher a opção Formatar….
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Conteúdos Trabalho com Listas (bases de dados) Criação de Listas Ordenação de Listas
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TABELAS
OU LISTAS DE DADOS
O Excel permite o tratamento de tabelas como listas de dados. A organização em listas de dados facilita a pesquisa, a análise e a visualização da informação existente, sobretudo quando aumenta o volume de informação inserido na folha de cálculo. Os dados devem ser dispostos em formato de tabela ou lista, em que a primeira linha define os nomes dos campos e as linhas seguintes os registos. Cada coluna da tabela representa um campo. Cada linha da tabela representa um registo. Introdução ás Tecnologias da Informação e da Comunicação
LISTAS
DE DADOS
Regras para a criação de listas de dados: Os nomes dos campos devem ser inseridos na
primeira linha da tabela; Cada novo registo deve ser inserido numa nova linha, tendo o cuidado de manter a correspondência dos dados inseridos, no campo ou coluna correspondente a esse tipo de dados; Não incluir linhas em branco dentro da lista; Não utilizar mais de uma folha de trabalho para intervalo de lista.
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LISTA
DE DADOS
Adicionar registos com um formulário de
dados: Menu DADOS, opção FORMULÁRIO…
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ORDENAR
DADOS NUMA LISTA
Organizar rapidamente os dados: Clicar sobre o rótulo do campo a ordenar; Clicar sobre os botões Ascendente ou
Descendente.
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ORDENAR
DADOS NUMA LISTA
Ordenar uma lista em função de mais de um
campo Seleccionar as células a ordenar; Menu DADOS, opção ORDENAR.
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FILTROS
AUTOMÁTICOS
O Excel disponibiliza a funcionalidade filtro
automático, que permite ocultar toda a informação (registos), que não satisfaça determinados critérios.
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