Beleidsplan 2013 2018

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie & Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp

2013-2018

Hamont, 30/06/2013

Inhoud 1. De organisatie kort en bondig 1.1 Wie zijn we 1.2 Geschiedenis 1.3 Algemene doelstelling 1.4 Visie, missie, kernwaarden 1.4.1 Visie 1.4.2 Missie 1.4.3 Kernwaarden 1.5 De organisatie in cijfers 1.5.1 Algemeen-cijfers 2012 1.5.2 Beheer geldmiddelen 1.5.3 Besteden geldmiddelen 1.5.4 Omgaan met reserves 1.5.5 Impact 2. Omgevingsanalyse 2.1 Eigen vaststelling 2.2 Uitvoeren van omgevingsanalyse 2.3 Doelgroep 2.4 Samenwerkingsverbanden 2.4.1 Zusterorganisaties 2.4.2. MissiecomitĂŠs, verenigingen 2.4.3 OVAM 2.4.4 Gemeenten 2.4.5 Limburg.net 2.4.6 PLQ 2.4.7 SVKI 2.4.8 Tussenpersonen 2.4.9 Caritas 2.4.10 Fondazione SOFIA 2.5 Concurrente 2.6 Externe factoren 3. Doelen stellen 3.1 Doelstellingen 3.1.1 SWOT analyse 3.1.2. Doelstellingen (2013-2018) 3.1.3 Wat willen we afbouwen 3.2 Strategie, actiepunten 3.3 Activiteitenlijst en takenlijst (2013-2018) 3.3.1 Wie? 3.3.2 Takenlijst 3.4 Monitoren & Evalueren 3.4.1 Controle 3.4.2. Evalueren Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

3 3 3 4 4 4 6 7 7 7 7 7 8 9 10 10 10 11 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 16 18 18 19 19 19 22 22 23 Pagina 1

4. Marketing 4.1 Marketinginspanningen 4.2 Middelen 5. Organisatie 5.1. Organisatie 5.1.1 Algemene vergadering 5.1.2 Raad van Bestuur 5.1.3 Dagelijks bestuur 5.1.4. Personeel 5.2 Andere betrokken 5.3 Overleg en rapportage en besluitvorming 6. Begroting en toelichting 6.1 De begroting 6.1.1. Toelichting op de begroting 6.2 Conclusie financiĂŤn 6.2.1 Enkele berekeningen

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

23 23 23 24 24 25 25 26 26 26 26 27 27 28 30 31

Pagina 2

1.

De organisatie kort en bondig

1.1

Wie zijn we

De Salvatoriaanse Hulpactie werd opgericht in 1963 door pater Theo Palmans en pater Frans Driessen in België. In 1976 werd de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp opgericht in België en in 1981 de Stichting Salvatoriaanse Hulpactie in Nederland.

Deze 3 organisaties bieden steun aan projecten in de ontwikkelingslanden via kledinginzameling en fondsenwerving.

Sector: ontwikkelingshulp Rechtsvorm: Belgische afdelingen: VZW Nederlandse afdeling: Stichting Certificeringen: België: Solid’R Nederland: ANBI, CBF keurmerk 1.2

Geschiedenis

In 1963 bracht pater Theo Palmans een bezoek aan zijn confraters in Carácas, Venezuela. Hij was zozeer onder de indruk van de ellende in de krottenwijken, de barrio’s, dat hij besloot dat er iets aan gedaan moest worden. Hij wilde in België een organisatie opstarten met als doel “de levenssituatie van deze mensen te verbeteren.” Dit vanuit de gedachte: “Wij hebben het hier goed en kunnen onze rijkdom delen met de mensen die het veel slechter hebben”.

Hij sprak daarvoor zijn confrater Pater Frans Driessen aan, een bewogen man met de gave om anderen te bezielen en enthousiast te maken. Pater Frans Driessen was daarom dan ook de geknipte persoon om dit werk aan te vatten. Daar ze beiden tot de Salvatoriaanse congregatie behoorden, (Salvator = heiland, redder, hulpverlener), werd de organisatie “Salvatoriaanse Hulpactie” genoemd.

De inzameling en hergebruik van tweedehands kleding is vanaf de jaren ’60 een actiemiddel bij uitstek geweest van verenigingen met een goed doel, om geld in te zamelen. De eerste jaren brachten de mensen uit de omgeving en sympathisanten de kleding naar de Hulpactie. Na verloop van tijd werden er ook huis aan huis inzamelingen in de omgeving van Hamont georganiseerd, dit groeide al snel uit tot de hele provincie Limburg. Kledingzakken werden in de verschillende gemeentes verspreid en nadien opgehaald. Deze kleding werd door vrijwilligers, meestal leden van plaatselijke verenigingen, gesorteerd. De vereniging, waarvan zij deel uitmaakten, ontving hiervoor een vergoeding.

Omdat het inzamelen van kleding op deze wijze een enorme groei kende, heeft men in december 1976 de organisatie “Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp VZW” opgericht. Deze zou zich volledig focussen op het inzamelen van kleding terwijl het accent van de Salvatoriaanse Hulpactie nu op fondsenwerving lag. De Raad van Bestuur van deze twee organisaties heeft dezelfde bestuursleden en zodanig is er een sterk verband tussen de twee organisaties.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 3

Om de kledingomhaling efficiënter te laten verlopen, werd besloten tot het plaatsen van kledingcontainers. Missiecomités in de provincie Limburg (BE) werden aangeschreven om onze VZW te helpen zoeken naar goede locaties voor het plaatsen van kledingcontainers. Zij krijgen voor deze containers een jaarlijkse vergoeding per ingezamelde kilo kleding. Zodoende ontvangen ook de missiecomités van ons middelen om de plaatselijke missionarissen te ondersteunen. Dankzij deze giften verwezenlijkt de organisatie haar doelstelling via derden.

In 1981 besloten de leden van de Raad van Bestuur om voor onze Nederlandse weldoeners de Stichting Salvatoriaanse Hulpactie op te starten. Dit had als voordeel voor de Nederlandse weldoeners dat zij bespaarden op bankkosten en dat de giften fiscaal aftrekbaar waren. Voor de Stichting zelf, was een Nederlandse vestiging noodzakelijk om vergunningen voor kledinginzamelingen te ontvangen en kledingcontainers op Nederlands grondgebied te plaatsen. Net als in België werden hier de missiecomités voor aangeschreven en ook zij ontvangen een vergoeding per ingezamelde kg kleding.

1.3

Algemene doelstelling

De Salvatoriaanse Hulpactie en Stichting Salvatoriaanse Hulpactie hebben tot doel: “ondersteunen van projecten van missionarissen, ontwikkelingswerk(st)ers in landen in ontwikkeling, landen in het Zuiden, ten behoeve van de plaatselijke bevolking. Daarbij denken we aan armoedebestrijding, gezondheidszorg, onderwijs en vorming, kortom de structurele lotsverbetering en de sociale mondigheid van de armsten. Het accent ligt op kleinschaligheid, directe hulp in concrete noodsituaties, partnership, selfsupport en ondersteuning opleidingen voor inlandse priesters, religieuzen en ontwikkelingswerkers.”

De Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp heeft tot doel: “ een relevante bijdrage leveren aan de structurele armoedebestrijding in de landen in ontwikkeling, in de landen van het Zuiden.”

1.4

Visie, missie, kernwaarden 1.4.1 Visie

Voor de Raad van Bestuur is het een prioriteit dat de kleding correct en tijdig opgehaald wordt. Zij staat er garant voor dat de werknemers van de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp over de nodige middelen en informatie beschikken om hun werk correct uit te voeren. Tevens hecht zij er veel belang aan dat degenen die kleding in onze containers deponeren goed geïnformeerd zijn over: - Wat er met deze kleding gebeurt?

- Hoe wij de opbrengst besteden?

De organisatie kiest er voor om haar kleding te verkopen aan gekende, betrouwbare sorteerfirma’s waar een jarenlange zakenrelatie mee is opgebouwd. Deze firma’s voeren de gesorteerde kleding uit naar ontwikkelingslanden of voormalige Oostbloklanden.

De Stichting doet beroep op kledinginzamelaars die al vele jaren ervaring hebben en ook het caritatieve, humanitaire doel nastreven. De keuze van de kledinginzamelaar wordt bepaald door de ligging van de gemeente en de overeenkomst met het SVKI. Bij de financiële kinderadoptie (NL + B) ligt het accent op onderwijs. Wij zijn van mening dat de kinderen in de landen van het Zuiden de basis vormen van de toekomst van het land. Hiervoor hebben ze onderwijs nodig zodat ze meer mogelijkheden hebben en uitzicht krijgen op een betere Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 4

toekomst. De kinderen, die steun ontvangen hebben en afstuderen, stellen dikwijls hun kennis weer ten diensten van de school of de gemeenschap waar zij gestudeerd hebben (leraars, verpleegkundigen, opvoeders en dokters) Via de financiële steun aan projecten wil de Salvatoriaanse Hulpactie (B & NL) de levensstandaard van de bevolking in het Zuiden verbeteren. Zij wil tevens een bijdrage leveren aan het verwezenlijken van de millenniumdoelstellingen. Daarom zal bij de goedkeuring van elk project nagegaan worden of ze beantwoorden aan onze doelstelling, onze criteria en aan welke millenniumdoelstelling leveren we zo een bijdrage. Uit onderstaande criteria blijkt duidelijk onze visie aangaande de projecten waar wij onze steun aan verlenen.

De projecten dienen:       

In overeenstemming te zijn met onze doelstelling: de levensomstandigheden van de bevolking in de landen van het Zuiden structureel verbeteren.

Bijdragen tot de verwezenlijking van de millenniumdoelstellingen.

Kleine zelfredzaamheidprojecten.

Reële kans op slagen.

Wie staat er achter? Het moet een groep zijn die het uitvoert en geen individu.

Reële financiële noodsituatie.

Goed controleerbaar, transparant.

Als voorbestemde giften beschouwen wij de giften waarbij de donateur bepaalt voor welke missionaris, tussenpersoon, project ze bestemd zijn. Deze giften ondersteunen voornamelijk de werking van de missionaris of ontwikkelingswerker.

Ontvangen erfenissen worden effectief besteed als we het bedrag op onze rekening ontvangen hebben. Afhankelijk van de grootte van de erfenis wordt ze in datzelfde jaar besteed. Gaat het echter om heel grote bedragen dan zal de uitgave gespreid worden over meerdere jaren. Op het moment dat we veel middelen hebben, willen we de nodige voorzichtigheid inbouwen en niet kwistig en roekeloos zijn. De Raad van Bestuur kan beslissen om het geld te spenderen aan een groter project.

Als de erflater echter beslist heeft dat het geld voor een specifiek project of kinderadoptie bestemd is, zal de erfenis zo besteed worden.

De reserves die we opbouwen bestaan uit aangekondigde erfenissen, effectief ontvangen erfenissen en beschikbaar voor projecten. Tijdens de goedkeuring van de jaarcijfers wordt beslist hoe deze middelen (effectief ontvangen erfenissen en beschikbaar voor projecten) in het volgende boekjaar besteed worden.

De Raad van Bestuur ziet er op toe dat de uitgaven tot het strikte minimum beperkt blijven, dit om de werkingskosten zo laag mogelijk te houden. Van de giften die wij van onze donateurs ontvangen, wordt 10 % ingehouden voor werkingskosten met een max. van € 1.000 per gift. Het saldo zal gefinancierd worden via een gift van de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp of een gedeelte van een erfenis. Wij willen voor de kosten eigen fondsenwerving, zoals opgelegd door het CBF, binnen de norm van 25 % blijven.

Door de Raad van Bestuur wordt een meerjarenplan opgemaakt waaruit het jaarplan wordt gedistilleerd. Dit plan omvat doelstellingen, actiepunten en financiële gegevens.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 5

Mochten er zich toch plotse marktwijzigingen, nieuwe wettelijke regels, nieuwe noden of problemen voor doen, dan past de Raad van Bestuur haar strategie onmiddellijk aan. Doordat de leden van de Raad van Bestuur 1 x per maand samen komen wordt er permanent geëvalueerd. Hierdoor kunnen zij hun strategie, hun beleid onmiddellijk bijsturen indien dit nodig blijkt.

Daar de Salvatoriaanse Hulpactie & Ontwikkelingshulp kleine organisaties zijn die over beperkte middelen beschikken en zoveel mogelijk wil doneren aan hun doelstelling is het reclamebudget zeer beperkt. De kledingcontainers zijn ons reclamebord en via mond tot mond reclame kunnen wij beter duiden wat onze missie en visie is.

1.4.2 Missie Vanuit het christelijke gedachtegoed van de Salvatorianen tracht de Salvatoriaanse Hulpactie & Ontwikkelingshulp de levensstandaard van de bewoners in de ontwikkelingslanden te verbeteren. De 3 organisaties trachten hun fondsen te verwerven via giften enerzijds en/of via kledinginzameling anderzijds.

De ontvangen giften worden besteed aan projecten of kinderadoptie, bepaald door de donateurs zelf. De leden van de Raad van Bestuur bepalen welke projecten met deze giften gefinancierd worden. De Salvatoriaanse Hulpactie geeft enkel financiële steun en voert dus zelf geen projecten uit. Zij heeft een aantal criteria en voorwaarden vastgelegd die de keuze van de projecten bepalen.

De Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp zamelt tweedehands kleding in door middel van kledingcontainers of huis aan huis inzamelingen. Zij verkoopt de opgehaalde kledij ongesorteerd aan gespecialiseerde sorteerbedrijven. De winst van de kledinginzameling wordt onder de vorm van directe schenkingen verstrekt aan missiecomités en andere organisaties die dezelfde doelstelling hebben. Zij steunen op hun beurt projecten in de ontwikkelingslanden die leiden tot een verbeterde levensstandaard.

Voor de Stichting Salvatoriaanse Hulpactie worden de kledinginzamelingen uitgevoerd door de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp of een Nederlandse organisatie die kleding inzamelt. De Stichting Salvatoriaanse Hulpactie besteedt deze inzamelingen uit omdat zij niet over de logistieke middelen beschikt. Zij ontvangt van de inzamelaars een vergoeding per ingezamelde kg kleding. De winst van de kledinginzameling wordt ook hier onder de vorm van directe schenkingen verstrekt aan missiecomités en andere organisaties die dezelfde doelstelling hebben.

Maar ook voor eigen land betekent de inzameling van tweedehands kleding een dienst aan de gemeenschap. En dit om onderstaande reden: 1. Door het inzamelen van textiel worden deze producten hergebruikt i.p.v. op de afvalberg terecht te komen.

2. De recuperatie, sorteren en hergebruik van textiel biedt aan sommige minder gekwalificeerde arbeiders en aan personen zonder enig uitzicht op tewerkstelling een waardevolle baan en dit in het kader van een solidaire economie.

3. De winst uit deze activiteit komt ten goede aan sociale, humanitaire en/of andere caritatieve doelstellingen.

4. Dankzij het hergebruik kan de textiel aangeboden worden aan toegankelijke prijzen voor mensen met een zwakke koopkracht.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 6

Daarom heeft de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp zich er toe verbonden om vrijwillig een aantal ethische en technische regels te eerbiedigen. Hierdoor willen zij doorzichtigheid en betrouwbaarheid bewijzen betreffende het inzamelen van textiel. Hiervoor worden zij gecontroleerd door een onafhankelijke organisatie Ethibel die hiervoor het Solid’R label verstrekt.

Daar er verschillende Salvatorianen in onze Raad van Bestuur zetelen en zij op hun beurt rapporteren aan de Salvatoriaanse congregatie, wordt er constant op toegezien dat het gedachtegoed van de Salvatorianen in stand gehouden wordt.

1.4.3 Kernwaarden De Salvatoriaanse Hulpactie zal bij de werving, het beheer en de besteding, van de voor het goede doel verkregen middelen, alles in het werk stellen om het vertrouwen van het publiek in onze organisatie waar te maken en te bevorderen. Zij doet dit met respect, openheid, betrouwbaarheid en met kwaliteit als basiswaarden.

Deze basisvoorwaarden bepalen het handelen en nalaten van de Salvatoriaanse Hulpactie & Ontwikkelingshulp ten opzichte van haar donateurs en haar begunstigden, evenals voor de omgang met haar personeel en de relatie met andere collega-instellingen. Deze basisvoorwaarden hebben concrete betekenis voor de verhouding tot de maatschappij.

1.5

De organisatie in cijfers 1.5.1 Algemeen – cijfers 2012

Aantal projecten: 66 Steun projecten: € 418.371 Steun kinderadoptie: € 183.968 Steun voorbestemde giften : € 352.379 Ingezamelde kg kleding: 2.915.348 kg Giften kledinginzameling: € 129.214 Abonnees kwartaalblad: 20.072 Aantal vrijwilligers: 1 Aantal medewerkers: 14

1.5.2 Beheer geldmiddelen De voorbestemde giften en steun kinderadoptie worden per kwartaal behandeld. Van deze voorbestemde giften wordt 10% werkingsonkosten afgehouden.

Projecten worden altijd goedgekeurd op basis van de beschikbaarheid van onze geldmiddelen.

Het geld uit eigen vermogen staat op gewone spaarrekeningen, bonusrekeningen ofwel op spaarrekeningen van lange termijn. Wij beheren deze gelden als een goede huisvader en kiezen, na goedkeuring van de Raad van Bestuur, voor veilige en niet risicovolle beleggingen. Deze gelden worden dan ook alleen maar gebruikt voor enkel noodzakelijke uitgaven. Ze zijn vooral bestemd voor het aanleggen van provisies.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 7

1.5.3 Besteden geldmiddelen Wij verspreiden onze erfenissen over verschillende jaren. De ondersteuning van projecten is afhankelijk van de aanvragen die wij krijgen en van de haalbaarheid. We onderzoeken eveneens of ze al dan niet voldoen aan onze eigen doelstellingen. De controle blijft belangrijk en heeft ook invloed op projecten die we in de toekomst zullen ondersteunen. De controleerbaarheid van projecten wordt op verschillende manieren uitgeoefend: door onszelf, door onze plaatselijke medewerkers, door plaatselijke organisaties waarmee wij samenwerken zoals Caritas in India en Oeganda, door SOFIA, door diocesane bureaus van ontwikkelingssamenwerking in de verschillende missiebisdommen.

Het is moeilijk om op voorhand te bepalen hoeveel projecten en welke projecten we willen ondersteunen. Dit blijft altijd afhankelijk van de aanvragen die ingediend worden. Maar we geven altijd de voorkeur aan langdurige en zichzelf bedruipende projecten.

1.5.4 Omgaan met reserves Continuïteitsreserve De continuïteitsreserve wordt aangehouden met als doel op lange termijn alle verplichtingen met betrekking tot uit te betalen fondsen, uit te betalen salarissen en lonen te kunnen voldoen. Tevens om een reserve te hebben ingeval van dubieuze debiteuren. Deze reserve van € 625.000 werd voor een langere termijn veilig belegd, maar wel met de mogelijkheid om er dadelijk over te beschikken.

De Raad van Bestuur heeft beslist om deze reserve aan te houden om toch nog de steun te geven aan kinderadoptie en projecten mochten we minder giften ontvangen. Zodoende kunnen projecten en kinderadoptie ook in moeilijkere periodes blijven doorgaan.

De hoogte van de reserve werd als volgt bepaald: Projecten: € 125.000, kinderadoptie € 150.000 en voorbestemde giften € 100.000, dubieuze debiteuren € 25.000, lonen en salarissen € 225.000.

Bestemmingsreserve De bestemmingsreserve wordt bepaald door de waarde van de materiële vaste activa en de voorraad.

Overige reserves Vooreerst willen wij opmerken dat deze reserves voornamelijk bestaan uit een provisie van opbrengsten of giften die we in het 4de kwartaal ontvangen hebben. Ze zullen in het volgende boekjaar besteed worden. Tevens worden in deze rubriek de aangekondigde erfenissen en de effectief ontvangen erfenissen, die nog niet besteed zijn, opgenomen. Betreffende de erfenissen voeren wij het beleid om bij grote bedragen niet roekeloos te worden en niet het gehele bedrag in één jaar te besteden. De donateurs, die ons opnemen in hun testament, hebben de intentie onze organisatie over diverse jaren te kunnen steunen, ook als ze er niet meer zijn.

Samenstelling overige reserves:

- Reserve geprovisioneerde erfenissen - Reserve effectieve erfenissen - Reserve fondsen doelstelling - Overige reserves

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 8

De basis voor de waarde van de geprovisioneerde erfenissen, zijn de balansrekeningen nog te ontvangen erfenissen.

De basis voor de waarde van de effectief ontvangen erfenis, zijn de erfenissen waarvan we het geld ontvangen hebben maar nog niet besteed.

De reserve fondsen doelstelling wordt bepaald door de formule beschikbaar voor projecten.

Het beleid van de Salvatoriaanse Hulpactie met betrekking tot deze reserve is om de reserve volledig te besteden in het volgende boekjaar.

Bij de goedkeuring van de jaarcijfers door de Raad van Bestuur wordt ook de besteding van deze reserves voor het komende boekjaar vastgelegd.

1.5.5 Impact

Met het steunen van projecten willen we eerst en vooral een structurele lotsverbetering voor de mensen in de Ontwikkelingslanden bereiken. De ondersteuning van hun project moet de mensen er toe aanzetten om hun eigen lot in handen te nemen en in de toekomst hun eigen bestaan op te bouwen. Vandaar dat wij aan onze projectaanvragers altijd vragen wie verantwoordelijk is voor het voortbestaan van het project op langere termijn, hoe de mensen erin betrokken worden en hoe dit project kan bijdragen tot bewustwording en sociale mondigheid van de mensen of de betrokkenen zelf.

Eén jaar na de goedkeuring en de uitbetaling van het project, vragen wij aan de projectaanvrager om ons een rapport te sturen van het betreffende project. Dit rapport moet de volgende elementen bevatten: - een nauwgezette financiële rapportage met de nodige bewijsstukken en documenten; - een beschrijving van het verloop van de uitvoering van het project; - een beschrijving van het behaalde resultaat en hoe dit ten goede komt van de plaatselijke bevolking; - een toekomstvisie van hoe dit project in de komende jaren kan verder bestaan en groeien.

Daar wij zelf niet over de nodige financies beschikken om elk jaar projecten ter plaatse te bezoeken en te evalueren, vertrouwen wij erop dat onze projectaanvragers hun rapportering zo eerlijk mogelijk doen. Daar waar de mogelijkheid zich aanbiedt, werken wij samen met enkele van onze partners. In India en Oeganda bijvoorbeeld worden onze projecten mee opgevolgd door het bureau van Caritas.

Projecten in Democratische Republiek van Kongo worden, indien mogelijk, opgevolgd door het lokaal projectenbureau SOFIA-Kongo, dat rechtstreeks afhangt SOFIA-Rome met wie wij samenwerken en waarvan de verantwoordelijke regelmatig vanuit zijn functie projecten in verschillende landen in het Zuiden bezoekt (Kongo, Tanzania, Kameroen, Mozambique, India, Filippijnen, Venezuela, Brazilië, Columbia). SOFIA staat voor “Salvatorian Office for International Aid”. Met de directeur van Missio België, die tevens lid is van onze Raad van Bestuur hebben we een overeenkomst, dat wanneer hij naar landen reist, waar ook wij projecten hebben ondersteund, dat hij deze projecten – indien de mogelijkheid het hem toelaat – eveneens bezoekt.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 9

2.

Omgevingsanalyse

2.1

Eigen vaststellingen

We stellen vast dat de kledingomhaling daalt. Doordat de markt verzadigd is, wordt het moeilijk om kledingcontainers bij te plaatsen. Er is een grote toenemende concurrentie van andere commerciële, niet caritatieve inzamelorganisatie en winkelketens. Tevens is het contract met SMHO voor kledingomhaling in Nederland opgeheven waardoor in Nederland het aantal opgehaalde kg kleding beduidend vermindert. De langdurige koude wintermaanden zorgen eveneens voor een daling in de kledingomhaling.

Onze klassieke fondsenwerving daalt door vergrijzing van donateurs, crisis, … Elk jaar is er een afname van onze abonnees op het info blad.

Regelmatig worden we opgenomen in legaten en testamenten.

Er is weinig begrip van de overheid of intercommunale organisaties t.o.v. de doelstellingen en werking van onze organisatie.

Er is veel erkenning en waardering van groepen, verenigingen, weldoeners die ons bezoeken en onze werking ondersteunen.

Missionarissen, ontwikkelingshelp(st)ers, NGO’s en andere organisaties die projecten indienen en gesteund krijgen, zijn er ons heel dankbaar voor.

Er is veroudering van ons personeel Veroudering van gebouwen en infrastructuur vragen om hertel en renovatie. Vorig jaar hebben we een gedeelte van het dak van het administratiegebouw moeten vernieuwen. Begin 2013 wordt de loods opgeknapt en een nieuwe verwarmingsketel geïnstalleerd in het administratiegebouw.

2.2

Uitvoeren van omgevingsanalyse

Wat de kleding betreft, doen wij overleg met onze klanten en sorteerbedrijven. We bespreken met hen de markt en proberen de vaststellingen van de laatste vijf jaren onder ogen te zien. Op die manier kunnen wij hun marktgegevens vergelijken met de onze, zodat wij tot een vergelijk kunnen komen.

Zo stellen we onder meer het volgende vast: - er is de laatste jaren een grote concurrentie tussen kledingomhaling bedrijven van zowel commerciële en charitatieve aard.

- er is een toenemende diefstal in de kledingcontainers.

- er is een toename van afval vermengd met kleding in de kledingcontainers.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 10

Daarom kiezen we ervoor om met onze opkoop en sorteerbedrijven jaarlijks te overleggen hoe wij – indien mogelijk – tegen hoger vernoemde feiten gezamenlijk acties kunnen ondernemen.

Het contract met Limburg.net en de wetgeving van OVAM maken het moeilijker om nieuwe containers bij te plaatsen. Zij geven ons aan dat de markt van kledingcontainer verzadigd is.

Gemeenten opteren om politieke redenen soms voor exclusiviteit. Alleen bepaalde instanties zoals bv. kringloopwinkels hebben in hun gemeenten het alleen recht om kleding op te halen. Vooral in Nederland merken wij dat dit van gemeente tot gemeente afhankelijk is van welke politiek er gevoerd wordt.

Af en toe hebben wij contacten met onderzoekers die zich presenteren i.v.m. kledingomhaling.

Bijvoorbeeld de voor- en nadelen van dumpen van tweedehandskleding in half ondergrondse kledingcontainers.

Via de functioneringsgesprekken met onze chauffeurs en hun begeleiders krijgen wij een globaal inzicht wat betreft de kledingomhaling in containers. Zij informeren ons of de kledingcontainer op een geschikte plaats staat, hoeveel afval er in of rond de container is, welke buurt enz.

Wat de projecten betreft, geven wij enkel financiële ondersteuning. De Salvatoriaanse Hulpactie voert dus zelf geen projecten uit.

Wij hebben een goede samenwerking met SOFIA, waarvan de projectverantwoordelijke regelmatig naar het buitenland gaat en bereid is projecten te bezoeken, die door de Salvatoriaanse Hulpactie ondersteund zijn. De directeur van MISSIO België, Michel Coppin is lid van onze beheerraad. In zijn hoedanigheid van directeur bezoekt hij regelmatig landen in het Zuiden en bezoekt dan eveneens – wanneer de mogelijkheid hem het toestaat – projecten ondersteund door de Salvatoriaanse Hulpactie.

Wij zelf onderhouden altijd goede contacten met plaatselijke missionarissen, lekenhelp(st)ers en verantwoordelijken van adoptiekinderen. Wanneer wij weten dat zij op verlof zijn, nodigen wij hen graag uit om een gesprek en evaluatie. Dit zijn voor ons fijne en rijke momenten om ons dieper in te leven in de situatie van de mensen in de ontwikkelingslanden.

Via missietijdschriften, nieuwsberichten en media informeren wij ons over de politieke, economische en sociale situatie van landen in het Zuiden.

2.3

Doelgroep

Kinderen: jongens/meisjes, 0-18 jaar, arm, alle ontwikkelingslanden, ,nood aan onderwijs en opleiding, medische verzorging Gehandicapten: m/v, alle leeftijden, arm, alle ontwikkelingslanden, nood aan onderwijs en opleiding, medische verzorging, inkomen Analfabeten: : m/v, alle leeftijden, arm, alle ontwikkelingslanden, nood aan onderwijs en opleiding, Vrouwen: alle leeftijden, arm, alle ontwikkelingslanden, nood aan opleiding, inkomensverbetering, gezondheidszorg, landbouw Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 11

Mannen:

alle leeftijden, arm, alle ontwikkelingslanden, nood aan opleiding, inkomensverbetering, gezondheidszorg, landbouw Gemeenschappen: dorp/buurt/regio, arm, alle ontwikkelingslanden, onderwijs, Inkomensverbetering, water, sanitair, elektriciteit, landbouw, gezondheidszorg 2.4

Samenwerkingsverbanden 2.4.1 Zusterorganisaties

De Salvatoriaanse Hulpactie & Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp werken zeer nauw samen. De leden van de Raad van Bestuur zijn dezelfde en worden in de Belgische VZW’s nog aangevuld met een extra persoon. De administratie wordt ook volledig uitgevoerd door de werknemers van de twee Belgische organisaties.

De Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp verzorgt tevens de kledinginzameling in Nederland omdat zij over de logistiek beschikt. De Stichting Salvatoriaanse Hulpactie factureert de opgehaalde kleding aan de Ontwikkelingshulp die op haar beurt de kosten factureert.

2.4.2 Missiecomités, verenigingen De missiecomités, verenigingen die een plaats gezocht hebben voor onze kledingcontainers, ontvangen jaarlijks een vergoeding per ingezamelde kg kleding. De Belgische missiecomités krijgen 2 x per jaar een gedetailleerd overzicht van de ingezamelde kleding per maand en per container.

Gelijktijdig ontvangen zij ook de corresponderende vergoeding op de bankrekening van hun organisatie. De vergoeding die zij ontvangen is afhankelijk van het resultaat. Indien we een hogere vergoeding kunnen uitkeren dan gebudgetteerd, wordt er op het einde van het jaar nog een eindafrekening gemaakt.

De Nederlandse missiecomités, een vijftal, krijgen een gedetailleerd overzicht van de ingezamelde kleding per maand en per container en/of huis aan huis inzameling. Per kwartaal ontvangen zij ook de corresponderende vergoeding op de bankrekening van hun organisatie. De vergoeding die zij ontvangen is verschillend voor containerinzameling of huis aan huis inzameling.

2.4.3 OVAM Om in België kleding te mogen inzamelen moet de onderneming door OVAM erkend zijn als “erkende textielinzamelaar”. Onze huidige vergunning loopt ten einde op 31 januari 2017. (Erkenning: 51316/E/12760)

2.4.4 Gemeenten De gemeenten van de provincie Limburg in België ontvangen jaarlijks een gedetailleerd overzicht van de ingezamelde kleding in hun gemeente. Zij zijn er ook van op de hoogte dat de missiecomités hiervoor een vergoeding ontvangen. In enkele gemeenten wordt de vergoeding voor de kledingcontainers aan hen rechtstreeks vergoed maar zij dienen die dan te besteden aan ontwikkelingshulp.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 12

De gemeente kan steeds aangeven als zij een andere frequentie van rapportage wenst.

Jaarlijks schrijven wij de diverse Nederlandse gemeenten aan om een vergunning voor huis aan huis kledinginzameling te verkrijgen. Deze vergunning is noodzakelijk om een inzameling te mogen organiseren. Er wordt ook aan de gemeente doorgegeven hoeveel kg kleding we op de afgesproken datum hebben ingezameld.

Onze kledingcontainers staan in samenspraak met de plaatselijke gemeenten verspreid over de provincies Limburg en Noord-Brabant (NL).

2.4.5 Limburg.net Op 1 december 2011 hebben wij een contract afgesloten met Limburg.net (Intergemeentelijke afvalcommunale) daar een aantal gemeenten ( B) hun overeenkomst hadden overgedragen aan deze intercommunale. Het contract houdt in dat wij op het grondgebied van deze gemeenten huishoudelijk textielafval ophalen met als voornaamste doel producthergebruik en recyclage ervan.

De gemeentes die hieronder vallen zijn in een aparte bijlage bij het contract opgenomen.

2.4.6 PLQ De firma PLQ verzorgt voor de Stichting de huis aan huis inzamelingen. Maandelijks ontvangen we van hen een overzicht van de ingezamelde kg, de corresponderende weegbriefjes en het aantal verspreide zakken.

2.4.7 SVKI De Stichting is 1 van de 7 leden van het SVKI (Samenwerkingsverband Kledinginzamelende Instellingen). 7 Kleine charitatieve organisaties werken hier samen voor de inzameling van gebruikte kleding en huishoudtextiel. Voor de meeste van de aangesloten stichtingen is de kledinginzameling de belangrijkste bron van inkomsten. Het gaat hier enkel over huis aan huis inzameling waarvoor het SVKI bij diverse gemeenten gezamenlijk een vergunning heeft aangevraagd. De opbrengsten van de inzamelingen worden over de 7 leden verdeeld. De verkregen middelen worden door de verschillende organisaties aangewend om hun goede doelen te ondersteunen.

2.4.8

Tussenpersonen

De Salvatoriaanse Hulpactie kiest er voor om zowel voor adoptie, projecten als voorbestemde giften samen te werken met tussenpersonen die door onze organisatie goed gekend zijn. Met velen van hen werken we al ruim 30 jaar samen. Deze personen zijn missionarissen, lekenhelpers en plaatselijke inwoners waar een goede relatie is mee opgebouwd. Zij kennen onze organisatie, onze doelstellingen en onze eisen qua rapportering en controle. Vele van onze adoptieverantwoordelijken hebben de laatste jaren voor vervanging gezorgd en leiden hun opvolgers op. Gezien hun hoge leeftijd hebben ze daar nu al baat bij.

Daar wij zelf geen projecten opstarten en enkel financiĂŤle steun leveren, is het voor onze organisatie van groot belang dat wij op deze mensen beroep kunnen doen. Zij voorzien ons van de nodige omgevingsanalyse, rapporten en feedback. Tevens voeren zij ter plaatse de controle uit en geven hierover tijdens hun bezoek aan onze organisatie een informeel of formeel verslag.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 13

2.4.9

Caritas

Voor sommige projectaanvragen kunnen wij geen beroep doen op gekende tussenpersonen. Om er zeker van te zijn dat deze projecten betrouwbaar en controleerbaar zijn, schakelen wij Caritas in. Zij geven ons een aanbeveling. De financiële afwikkeling en controle gebeurt via hen. Dit geeft ons tevens de garantie dat er geen malafide aanvragen, die ons toch nog zouden ontglippen, financiële steun krijgen.

2.4.10 Fondazione SOFIA We hebben een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met Fondazione Sofia onlus. SOFIA steunt voornamelijk projecten van Salvatorianen maar ook andere projecten in de ontwikkelingslanden. Zij hebben dezelfde doelstelling als onze organisatie. Er is minstens 2 x per jaar een bespreking en er zijn ook vele informele contacten. Daar de generale missiesecretaris van de Salvatoriaanse Congregatie, gevestigd te Rome, tevens de voorzitter is van deze organisatie is er een zeer nauw contact. De wisselwerking tussen de twee organisaties houdt in: dat we verslag uitbrengen, informatie uitwisselen, omgevingsanalyses, opvolging en controles ter plaatse uitvoeren over de projecten.

2.5

Concurrentie

We stellen vast dat er betreffende de kledinginzameling een grotere toenemende concurrentie is van andere commerciële niet caritatieve inzamelorganisaties en winkelketens. Anderzijds zijn er meer opkopers die hogere prijzen bieden en de organisaties waarvoor wij inzamelen rechtstreeks benaderen.

Voor fondsenwerving zijn er in België en Nederland veel goede doelen op de markt. De grote nationale hebben meer middelen die ze inzetten voor marketing en zijn ook bekender. Door het grote aanbod wordt de donateur ook selectiever of haken af omwille van het overaanbod aan infobladen.

2.6

Externe factoren

Wij beperken het risico op niet uitvoeren van projecten: door de nodige aanbevelingen op voorhand te eisen of door een controle ter plaatse door tussenpersonen die bij ons bekend zijn. Bij analyse van de projecten wordt heel nauwkeurig tot in de kleinste details een onderzoek gedaan naar de oprechtheid van de organisatie. Mocht het toch gebeuren dat uit de rapportering blijkt dat het geld niet gebruikt is zoals vooropgesteld, dan zal de aanvrager op een zwarte lijst terecht komen en kan hij geen steun meer ontvangen.

Natuurrampen vormen uiteraard ook een risico. Uitgevoerde projecten kunnen dan vernield worden of geplande projecten gaan niet door. In overleg kan het bedrag voor wederopbouw gebruikt worden. Uiteraard wordt dit in de Raad van Bestuur besproken en goedgekeurd. Van de projectverantwoordelijke ontvangen we voor dit aangepaste project een rapportering.

De cultuur van de inwoners heeft bij adoptie nog steeds invloed, daarom worden kinderen soms vroeger van school gehaald of moeten ze verhuizen. Wij hopen de kinderen te kunnen steunen tot ze afgestudeerd zijn maar soms moeten we de adoptieouders melden dat hun kind via ons geen steun Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 14

meer kan ontvangen. Wij stellen hun dan altijd vrijblijvend een vervanging voor. De meest voorkomende reden is dat de gezinnen verhuizen waardoor het adoptiekind niet meer naar dezelfde school kan gaan. De adoptieverantwoordelijke kan deze kinderen dan niet meer opvolgen (meestal Zuid-Amerikaanse landen: Paraguay en Brazilië). In Indonesië worden de kinderen vaak geplaatst in het weeshuis. Maar na een bepaalde tijd, als de moeder het beter heeft, wordt het kind uit het weeshuis gehaald en kan de moeder terug voor het kind zorgen.

Afval in kledingcontainers en diefstal van kleding uit kledingcontainers is een externe factor waar we zeer weinig invloed op kunnen uitoefenen. We stellen vast dat beiden de laatste jaren toenemen.

Met betrekking tot de afval trachten we onze bezoekers te sensibiliseren en bij een vaststelling van diefstal doen we aangifte op het politiekantoor.

De gewijzigde gemeentepolitiek aangaande het inzamelen van kleding heeft ook invloed op onze inzamelingen. Dit kan zowel gunstig zijn als we meer containers mogen plaatsen of exclusiviteit krijgen maar het kan ook ongunstig zijn indien we containers moeten weghalen en men voor een andere inzamelaar opteert.

Het nationale politieke beleid van besparingen heeft uiteraard ook invloed op de giften die we ontvangen. Als men moet besparen is giften één van de gemakkelijkste oplossingen.

3.

3.1

Doelen stellen Doelstellingen 3.1.1 SWOT analyse

I N T E R N A L

Strengths/Sterkte

Weakness/Zwakte

* Goede interne samenwerking

* Oudere werknemers

* Loyaal en ervaren personeel

* Meer afwezigheden door ziekte,

* Beschikken over eigen logistiek

lichamelijke klachten

* Eigen onderhoud en herstelling wagenpark

* Fysiek zwaar werk

* Eigen constructie, onderhoud en herstelling

* Kennis schriftelijk taalgebruik (NL)

kledingcontainers * Strenge interne controle

* Te braaf, te bescheiden

* Goed contact met adoptieouders en

* weinig schriftelijke verslagen, veel

adoptieverantwoordelijke * Financiële analyse en budget-

* Geen interactieve website informele contacten * Niet commercieel

vergelijking per kwartaal * Maandelijkse Raad van Bestuur * Tentoonstelling werking

Opportunities/kansen

Threats/Bedreigingen

* Erkenning OVAM

* Inbreken in kledingcontainers

* Solid'R Label

* Vernieling kledingcontainers

* Samenwerkingscontracten met gemeenten

* Diefstal kledingcontainers

* Samenwerkingscontracten met Limburg.net

* Toenemende concurrentie

* Samenwerking met missiecomités

* Wildgroei kledingcontainers

* Jarenlange samenwerking met vaste klanten

* Verzadigde markt

(sorteerfirma's) * Goede verkoopprijs omwille van tekort op

* Winkelketens * Afval

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 15

E X T E R N A L

3.1.2

de markt

* Regels OVAM

* Samenwerking ervaren kledinginzamelaars

* Strategie en beleid gemeenten

* Loyale donateurs

* Hoge leeftijd van donateurbestand

* Fiscale attesten

* Dalend donateurbestand

* ANBI

* Tussenpersonen op hoge leeftijd

* CBF keurmerk

* Veel andere goede doelen op de markt

* Gekende tussenpersonen

* Malafide praktijken

* Samenwerking met Caritas, Sofia

* Economische crisis

* Samenwerking met missieprocuren

* Afval

* Lage werkingskosten

* Adminstratieve belasting

* Mond tot mond reclame

* Overspoeld door media-aanbiedingen

* Transparant

* Besparingsmaatregelen regering

Doelstellingen (2013-2018)

2013 Wij willen in 2013 in België 2.000 ton kleding ophalen via kledingcontainers.

Wij willen in 2013 in Nederland 177 ton kleding ophalen via kledingcontainers en 45 ton kleding via huis aan huis inzamelingen.

Wij wensen aan de missiecomités, groepen en verenigingen een vergoeding van 0,04 € per ingezamelde kg via kledingcontainers te geven.

Wij willen tussen april en september 90 kledingcontainers onderhouden en/of herstellen.

Wij willen via verenigingen, privé instellingen enz., zoeken naar nieuwe standplaatsen voor kledingcontainers.

Wij willen onze arbeiders verdere opleiding, laten volgen: defensief rijden vrachtvervoer Wij willen manieren zoeken om de mensen te sensibiliseren omtrent de afval.

Wij willen een aantal veiligheidsvoorschriften verder uit werken met name lijst van producten aanwezig op de productievloer Wij willen onze veiligheidscoördinator bijkomende opleiding laten volgen.

Wij willen een aantal noodzakelijke investeringen uitvoeren: nieuwe verwarmingsketel, laptops, server.

Wij willen in 2013 de reserve fonds doelstelling voor het bedrag van € 335.113 volledig besteden.

Wij willen de kosten eigen aan fondsenwerving binnen de norm van 25 % houden.

Wij willen ons kwartaalblad 4 x per jaar gratis verspreiden.

Wij hopen in 2013, 235.000 € te ontvangen aan vrije giften, 197.000 € voor adoptie.

Wij willen door acties en rondleidingen 20 nieuwe adoptieouders aantrekken.

Wij willen een open huis zijn en minstens 100 bezoekers rondleiden in onze tentoonstelling.

Wij willen de hele maand oktober een tentoonstelling organiseren waar we een 200 bezoekers willen ontvangen.

Wij willen intenser actief worden op de sociale media, facebook, linkedin en twitter om onze sympathisanten beter te informeren We willen de daling in het donateursbestand beperken tot 550 donateurs.

We willen een agenda opstellen en voorbereidingen treffen voor het 50-jarig bestaan van de Salvatoriaanse Hulpactie in 2013.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 16

2014-2018 Wij willen in 2014 een grondige evaluatie maken van de activiteiten over ons 50 jarig bestaan en jubileum.

Wij willen in België elk jaar 2.000 ton kleding ophalen via kledingcontainers.

Wij willen elk jaar elk jaar in Nederland 67 ton kleding ophalen via kledingcontainers en 45 ton kleding via huis aan huis inzamelingen.

Wij wensen aan de missiecomités, groepen en verenigingen een vergoeding van 0,04 € per ingezamelde kg via kledingcontainers te geven.

Wij willen ons viermaandelijks info blad “Salvatoriaanse Hulpactie” gratis verspreiden.

Wij willen ons donorbestand uitbreiden.

Wij willen jaarlijks minstens 10 nieuwe standplaatsen zoeken voor kledingcontainers, ter vervanging van containers van SMHO. Wij willen kledingcontainers bijplaatsen in Nederland (Maastricht).

Wij willen mensen nog meer bewust maken om geen afval in de containers te dumpen. Ons streefdoel is om 1 % kg minder opval op te halen uit onze containers.

Wij willen elk jaar minstens 5 nieuwe adoptieouders aanwerven.

Wij willen meer bekendheid bekomen via sociale media en onze website. In 2013 willen wij onze website vernieuwen en deze in de komende jaren up to date houden. We opteren ervoor om daarin ook onze beleidslijnen kenbaar te maken en korte verslagen te brengen over goedgekeurde en gerealiseerde projecten. Regelmatig willen we daarin ook de werking van onze financiële kinderadoptie aan bod laten komen.

Wij willen jaarlijks onderhoud en herstel van containers doen.

Wij willen jaarlijks minimum 215.000 € aan vrije giften ontvangen en 184.000 € voor adoptiekinderen.

Wij willen de kosten eigen aan fondsenwerving binnen de norm van 25 % houden.

Wij willen jaarlijks voor tenminste 193.000 € aan projecten ondersteunen.

Wij willen jaarlijks voor tenminste 165.600 € aan adoptiekinderen steun geven.

Wij willen in de komende jaren telkens het volledige bedrag van de reserve fonds doelstelling besteden.

Wij willen aan de jaarlijkse campagne testament.be meedoen, die extern op Vlaams niveau wordt georganiseerd. Wij zelf nemen jaarlijks deel aan het evenement testament.be. Een maal per jaar krijgen we het bezoek van onze contactpersoon van testament.be om een gezamenlijke evaluatie te doen.

Wij willen onze arbeiders en bedienden op hetzelfde niveau behouden.

Wij willen arbeiders en bedienden de opleidingen en sessies laten volgen, die nodig zijn voor de uitoefening van hun taak. Allen volgen tenminste één opleiding per jaar.

Wij willen nieuwe investeringen doen (vrachtwagens: afhankelijk van de noodzaak, computers: om de drie jaar vervangen, ….)

Wij willen contacten onderhouden met onze klanten en met hen één à twee maal per jaar uitnodigen om het contract te evalueren en de marktsituatie te bespreken.

Wij willen contacten onderhouden met onze donateurs en adoptieouders en met hen evalueren.

Wij willen contacten onderhouden met gemeenten, intercommunales en andere officiële instellingen. Vier maal per jaar sturen wij daarom onze rapporten door naar de intercommunale

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 17

Limburg.net. De gemeenten en OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffen Maatschappij) krijgen jaarlijks een uitgebreid rapport.

Wij willen contacten onderhouden met missiecomités, verenigingen, privéinstellingen, die een kledingcontainer hebben.

Wij willen contacten onderhouden met missionarissen en ontwikkelingshelp(st)ers, NGO’s, waarvoor wij projecten hebben ondersteund.

Wij willen de oktobermaand-missiemaand blijven organiseren. Ons streefdoel hierbij is om telkens minstens 200 personen te kunnen bereiken.

Wij willen ons ter beschikking blijven stellen van groepen/verenigingen om over onze werking te praten. Een open huis zijn voor iedereen die bij ons op bezoek komt. Wij willen minstens 100 bezoekers per jaar bereiken.

Wij willen meedoen aan studiedagen voor fondsenwerving, bekendmaking, ontwikkelingshulp en ontwikkelingssamenwerking. Wij willen hieromtrent aan minstens 4 studiedagen of infosessies meedoen.

Wij willen het CBF-keurmerk, Solid’r keurmerk, uitschrijven fiscaal attesten België, ANBI statuut Nederland behouden.

3.1.3

Wat willen we afbouwen?

Voorlopig willen we nog verder gaan met het huidig beleid en denken we nog niet zozeer aan afbouwen.

3.2

Strategie, actiepunten

- voor plaatsen van containers: groepen, verenigingen en winkelketens contacteren om een eventuele afspraak te maken en een aanvaardbaar voorstel in te dienen.

- afval: via onze jaarlijkse activiteit oktobermaand-missiemaand mensen sensibiliseren om geen afval in de containers te dumpen. Wanneer er veel afval in de containers zit, dit publiek maken via ons tijdschrift, sociale media en andere middelen van communicatie die ons worden aangeboden.

- ons nog beter toeleggen op de sociale media. Het aanpassen en up to date houden van onze eigen website. Deelname aan sessies en vormingsactiviteiten - aanwerven nieuwe donateurs: via infoblad, sociale media, activiteiten 50 jaar Salvatoriaanse Hulpactie, oktobermaand-missiemaand, persoonlijk contact, bezoek van groepen, verenigingen en individuen aan onze doorlopende tentoonstelling.

- contact met donateurs: een persoonlijk dankbrief met het versturen van het uitschrijven van de fiscale attesten.

- verenigingen, missiegroepen, scholen, privés, die een kledingcontainer hebben, uitnodigingen op onze open deur dag in oktober.

- missionarissen, ontwikkelingshelp(st)ers, vertegenwoordigers van NGO’s, die op bezoek zijn in België en waarvoor wij projecten hebben ondersteund, uitnodigen om hun projecten toe te lichten, te rapporteren en informatie te geven. Wanneer het mogelijk is hen uitnodigen op activiteiten van onze oktobermaand-missiemaand, opendeurdag, of bij één of ander bezoek aan school of andere vereniging.

- sessies en studiedagen: jaarlijkse deelname aan sessies voor fondsenwerving, testament.be en andere informatieve studiedagen die voor onze werking interessant blijken.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 18

- onszelf vertegenwoordigen door in te gaan op uitnodigingen van andere organisaties, missiecomitĂŠs, groepen, scholen en verenigingen die dezelfde doelstellingen als wij nastreven.

- ons info blad blijven uitgeven en gratis verspreiden aan onze abonnees.

- ons blijvend op de hoogte houden i.v.m. de wetgeving voor uitschrijven van fiscale attesten en ANBI-statuut.

We willen dit doen om zo lang mogelijk onze algemene doelstelling te verwezenlijken: nl. een structurele lotsverbetering voor de mensen in de Derde Wereld te bewerkstelligen en hen daardoor eveneens tot sociale mondigheid aan te zetten.

3.3

Activiteitenlijst en takenlijst (2013-2018) 3.3.1

Wie?

Binnen de drie organisaties oefenen de onderstaande vernoemde personen de volgende functies uit: Gerry Gregoor: directeur: taken cfr. Directiereglement van 12 september 2011 Lieve Schreurs: financieel adoptieverantwoordelijke, communicatie, website, fiscale attesten, testamenten en legaten.

Manuella Drieskens: financieel verantwoordelijke, administratie, personeelsadministratie.

Josiane Vanderheyden: projectverantwoordelijke, redactie info blad, aanvraag vergunningen kledingomhaling.

Willy Mertens: verantwoordelijke kledingomhaling, chauffeurs, routes, herstel- en onderhoud containers, loods en perceel.

Patrick Deckers: verantwoordelijke veiligheid en logistiek Ivo Jaeken: garagist, onderhoud en herstel kledingcontainers.

3.3.2

Takenlijst Wie

Wanneer

Projectontwikkeling Nieuwe initiatieven zoeken om aan streek ontwikkeling te doen in samenwerking met de lokale bevolking. Dit jaar leggen we het accent op Afrika met een bezoek aan RD Congo

RVB Josiane Gerry

Gezondheidszorg: nadruk op materiaal en infrastructuur ziekenhuizen Informeren en bewust maken bevolking

RVB Josiane Gerry

Onderwijs: materiaal en infrastructuur voor scholen, alfabetisering

RVB Josiane Gerry

Landbouwprojecten met nadruk op zelfredzaamheid

RVB Josiane Gerry

Milleniumdoelstellingen alsook de eigen

RVB

Continu.

Januari 2013: bezoek Kinshasa RDC Juni 2013 bezoek aan RDCongo/ Katanga Continu.

Januari 2013 bezoek Kinshasa RDC Juni 2013 bezoek aan RDCongo/Katanga Continu.

Januari 2013 bezoek Kinshasa RDC Juni 2013 bezoek aan RDCongo/Katanga Continu.

Januari 2013 bezoek Kinshasa RDC Juni 2013 bezoek aan RDCongo/ Katanga Continu.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 19

doelstellingen aanhouden bij het evalueren van de projecten Goedkeuring en voorstellen van projecten

Uitbetaling van projecten

Josiane Gerry RVB Josiane Gerry Manuella

Maandelijks

Manuella

Na goedkeuring door RvB Indien van toepassing

Josiane

Continu

RVB Lieve/Josiane/Manuella Gerry

Continu Oproep in ons 3maandelijks infoblad

Lieve Lieve Manuella

1 à 2 x per jaar 4 x per jaar 4 x per jaar

Lieve Gerry Lieve Gerry Lieve Gerry

Continu

Josiane/ Gerry Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry

4 x per jaar Oktober

Voorbereiden 50 jarig bestaan: planning van de activiteiten structuur uitbouwen en verzameling van concepten

RVB Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry/ Willy Alle arbeider(st)ers.

Continu 2013

- Artikel Infoblad - Brunch - Wandeling - Viering en receptie

Josiane/Gerry Allen + vrijwilligers Allen + vrijwilligers Allen + vrijwilligers + externe hulp Allen Gerry

Februari 2013 21 april 2013 9 juni 2013 26 oktober 2013

Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry/ Willy Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry Lieve/Josiane/Gerry

Continu

Langdurige projecten die in schijven uitbetaald worden na ontvangst van rapportering van de laatste schijf.

Controle ingediende projecten Opvolging en rapportering Financiële kinderadoptie D.m.v acties die ondernomen worden voor meer naamsbekendheid het aantal adoptieouders op peil houden.

Aanwerving nieuwe adoptieouders.

Adoptieouders informeren over hun adoptiekind Informeren plaatselijke tussenpersonen Uitbetaling aan de plaatselijke tussenpersonen van adoptiekinderen.

Contact onderhouden met plaatselijke tussenpersonen van adoptiekinderen Collectieve adoptie: contact onderhouden met weeshuizen, opvangtehuizen voor straatkinderen.

Contact onderhouden met financiële adoptieouders of donateurs.

Naamsbekendheid 3-maandelijks infoblad Oktobermaand missiemaand Groepen we dit jaar speciaal willen ontvangen: scholen, missiegroepen, vrouwen- en mannen verengingen, ziekenzorg, gepensioneerden, parochiale verenigingen

- Opendeurdag Deelname aan regionale activiteiten, lezingen, missietentoonstellingen….

Promoten permanente exporuimte: rondleiding van groepen en bezoekers Expo container inrichten en uitlenen Voordrachten scholen en verenigingen Manifestaties, jaarmarkten, grote evenementen Advertenties in kranten, weekbladen website,

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Continu

27 oktober 2013 occasioneel

Afhankelijk van de vraag.

Afhankelijk van de vraag.

Afhankelijk van het aanbod. occasioneel

Pagina 20

Moderne wegen zoeken voor fondsenwerving door uitbouw van onze website en sociale media.

Door o.a. x aantal minuten/ per dag of uur /per week aan sociale media te besteden Door educatie…….

Participatie sessies fondsenwerving Noordwerking Uitbouwen samenwerking SOFIA, kerkelijke kringen en bedrijven, Ontwikkelingssamenwerking Provincie Limburg.

Contact met groepen en organisaties die dezelfde doelstelling hebben als SHA/S0H/SSHA. Bezoek aan scholen en organisaties om onze doelstelling en missie bekend te maken Openhuis voor specifieke doelgroepen.

Per jaar een groep aanduiden: bv.scholen, vierde pijler bewegingen, missiecomités, parochiale verenigingen, sociale verenigingen enz..

Up to date houden van informatie website Jaarlijkse bijscholing Informatieblad “Salvatoriaanse Hulpactie” Jaarlijkse evaluatie van het blaadje.

Nagaan hoe we met de gegevens uit het informatieblad iets kunnen doen.

Samenwerking met andere organisaties die in het Zuiden werkzaam zijn en die controle kunnen uitvoeren op projecten ondersteund door SHA en SSHA: Caritas, Missio, SOFIA

Zuidwerking Open huis voor personen werkzaam in het zuiden om hun projecten voor te stellen of te evalueren aan de hand van allerlei informatiemateriaal (rapporten, foto’s, films, getuigenissen, dankbrieven…..)

Open huis voor tussenpersonen van adoptiekinderen Ontvangers van steun tijdens hun verlofperiode uitnodigen op RVB of DB Bezoek aan Derde Wereldlanden om enkele projecten te bekijken : Afrika, Azië, Zuid- en Midden Amerika Kledinginzameling Contracten evalueren met organisaties die kleding voor SSHA ophalen SVKI PLQ Contracten evalueren met opkoopbedrijven van tweedehands kleding Aanvragen vergunningen voor huis aan huis kledingophaling Zoeken naar oplossingen voor toenemende afval: samenwerken met gemeentes, OVAM, Limburg.net Rapporteren aan OVAM en Limburg.net wat de afval betreft Onderhoud en herstelling van oude containers Zoeken naar organisaties, verenigingen, privé instanties en gemeenten om kledingcontainer te

RVB Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry

Continu

RVB Lieve/ Josiane/Gerry

occasioneel

RVB Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry

Sporadisch: afhankelijk van de vraag.

Lieve

Continu

Josiane/Gerry

Continu

RVB, Gerry, Josiane

Continu

RVB Lieve/Josiane/ Gerry

Continu

Lieve/ Gerry RVB Gerry RVB, Gerry, Lieve, Josiane

Continu Continu

RVB Manuella/Willy/Gerry

1 of 2 x jaar

RVB Manuella/Willy/Gerry Manuella/Josiane/Willy

1 of 2 x jaar

RVB Josiane/Willy

Continu

Manuella Willy/Ivo en arbeiders Willy/Gerry/ chauffeurs

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Sporadisch en afhankelijk van de kosten….

1 x per jaar

continu Continu

Pagina 21

mogen bijplaatsen.

Contacten onderhouden met gemeenten, OVAM, Limburg.net Veiligheid en welbevinden De nodige pictogrammen voorzien Up to date blijven en houden van veiligheidsvoorschriften Naleven veiligheidsvoorschriften Uitwerken adviezen IDEWE Opleiding veiligheid logistiek verantwoordelijke Personeel Aanwerven extra personeelslid indien nodig voor onderhoud containers en algemeens onderhoud Bijkomende opleiding chauffeurs Workshop fundraising Evaluatie personeel Verlof inzetten en Kerstfeest

Continu誰teit Het nodige doen voor het behoud van het CBF keurmerk Opvolgen dossier fiscale attesten.

Controle externe accountants bureaus Infrastructuur Onderhoud loods, administratiegebouw, perceel Reparaties en vervangingen Onderhoud vrachtwagens en bestelwagen Fondsenwerving Infoblad Website Testament.be Allerhande activiteiten

Tentoonstelling

3.4

Manuella

Continu

Patrick Patrick

continu Continu

Allen Patrick Extern

Continu

Manuella/Willy/ Gerry

1 x per jaar Maar in 2013-2014 niet Januari Maart Februari Juni en december

Extern Lieve/Josiane/ Gerry RVB / Gerry Lieve/Josiane/Manuella

Afhankelijk van aanbod

RVB Manuella/Gerry Lieve/Manuella Manuella

Continu

Willy/ Gerry/ Ingrid/ arbeiders Willy/ Ivo/ Theo Ivo

Continu

Josiane/Gerry Lieve Lieve/Josiane/Manuella R.V.B. Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry Lieve/Josiane/Manuella/ Gerry

4 x per jaar Continu

2 x per jaar

Continu Continu

Occasioneel

Oktobermaandmissiemaand en Doorlopende tentoonstelling

Monitoren & Evalueren 3.4.1 Controle

Het bestuur van de Salvatoriaanse Hulpactie houdt toezicht op de uitvoering van haar besluiten op volgende wijze: -

Een directeur, geen lid van het bestuur neemt alle directiefuncties op zich en is bij iedere vergadering van het bestuur aanwezig om aan het bestuur de nodige informatie te verstrekken. Alle besluiten worden tijdens de vergadering genomen.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 22

-

Elke kwartaal wordt een financieel verslag voorgelegd over de voorbije periode. Er wordt telkens een begrotingscontrole uitgevoerd en eventueel bijgestuurd.

Elk kwartaal worden de activiteiten vergeleken met de jaarplanning en eventueel bijgestuurd.

Daar wij zelf geen projecten opstarten, zijn wij wat opvolging betreft, aangewezen op de projectaanvrager. Zij dienen ons binnen het jaar te voorzien van een rapport, verslag, kopie van facturen en foto’s van het gerealiseerde project. De projectverantwoordelijke ziet erop toe dat zij deze rapporten ontvangt. Bij het uitblijven van de rapportage krijgen de aanvragers een aanmaning.

Een controle ter plaatse wordt voor onze organisatie gedaan door de plaatselijke missionarissen en ontwikkelingshelpers van onze eigen congregatie of andere missieprocuren. Zij brengen tijdens hun verlofperiode in hun thuisland verslag uit van de vorderingen en ontwikkeling van de projecten. Voor het bezoeken van de projecten doen wij ook beroep op de voorzitter van Sofia, die in zijn functie van missiesecretaris in Rome, of pater Michel Coppin, directeur van Missio BelgiĂŤ en lid van de Raad van Bestuur van de zusterorganisatie die in hun functie regelmatig op bezoek gaan in de landen in het Zuiden. Voor de projecten in India en Oeganda wordt de controle gedaan door Caritas.

De adoptieverantwoordelijke dient jaarlijks een rapportage te sturen betreffende de besteding van de ontvangen giften. De Nederlandse of Belgische tussenpersonen bezoeken regelmatig de scholen en vertellen er tijdens hun bezoek aan onze organisatie over.

Als onze leden van de Raad van Bestuur of medewerkers een controle van de projecten ter plaatse doen, combineren zij dit tevens met bezoeken aan de adoptieverantwoordelijken 3.4.2

Evalueren

Na elke bestuursvergadering vindt er maandelijks een intern werkoverleg plaats tussen de directie en de bedienden. Hier worden de taken besproken, opdrachten van de Raad van Bestuur medegedeeld en activiteiten geĂŤvalueerd. Na elke belangrijke activiteit is er een aparte evaluatie waar de min en pluspunten besproken worden.

4.

Marketing

4.1

Marketinginspanningen

De Salvatoriaanse Hulpactie & Ontwikkelingshulp heeft geen reclamebudget voor media campagnes.

We houden het eerder bescheiden door kleine advertenties.

Vandaar dat wij ook niet beschikken over een marketingplan.

Via marketing trachten wij onze bestaande donateurs te informeren en nieuwe donateurs te werven.

Wij willen aantonen dat onze organisatie transparant en doorzichtig is.

4.2

Middelen 1. Eigen kwartaalblad 2. Eigen website

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 23

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Eigen facebookpagine, twitter, linkedin (gratis) Permanente tentoonstelling (gratis) Tentoonstelling oktober Deelname activiteiten van andere organisaties Mond tot mond reclame (gratis) Krant via artikels van bezoekers (gratis) Krant, tv, tijdschriften via Belgische campagne Testament.be Notaris online (gratis) 11. Website Kennisbank filantropie, donarinfo, Testament.be (gratis)

5.

Organisatie

5.1

Organisatie Algemene Vergadering

Raad Van Bestuur

Dagelijks

Financieel

Bestuur

Verantwoordelijke

Project

Adoptie

Kleding

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke

Logistiek Verantwoordelijke

Chauffeurs

Begeleiders

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Garagist

Onderhoudsman

Pagina 24

5.1.1

Algemene vergadering

De Algemene vergadering houdt toezicht op de Raad van Bestuur. Er is enkel een algemene vergadering voor de Belgische organisaties.

Ze komt minstens 2 x per jaar samen. De eerste keer om de jaarcijfers te analyseren en goed te keuren. Deze worden door de bedrijfsrevisor voorgesteld. Ze ontslaat en benoemt tevens de leden van de Raad van Bestuur en de bedrijfsrevisor. In een tweede samenkomst wordt het budget, investeringen en meerjaren beleid besproken en goedgekeurd.

Indien er nadien toch nog aanpassingen aan het budget, of nieuwe investeringen noodzakelijk zijn omwille van een gewijzigde situatie zal de algemene vergadering nog eens extra samen komen.

De algemene vergadering is samengesteld uit de leden van de Raad van Bestuur aangevuld met 3 andere leden.

5.1.2

Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur is belast met het toezicht, controle en de leiding van de organisatie. Ze bestuurt de VZW/Stichting en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding en de uitvoering van haar programma’s en activiteiten. De leden zijn zo gekozen dat door hun ervaring en kennis er een verscheidenheid aanwezig is. Zij vergaderen 1 x per maand.

Het lidmaatschap van het bestuur eindigt door schriftelijk bedanken door een lid of door ontslag door middel van een meerderheidsbesluit van de Raad van Bestuur. De leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van ten hoogste vijf jaar. Na hun aftreden, kunnen de bestuursleden worden benoemd voor een periode van ten hoogste vijf jaar.

De leden van de Raad van Bestuur zijn bevoegd om de VZW/Stichting rechtsgeldig, door tenminste twee leden van het bestuur, te verbinden conform de statuten.

Verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur: - zorg voor dragen dat de beslissingen conform zijn aan de statuten.

- benoemen en ontslaan leden Raad van Bestuur (enkel Stichting) - goedkeuren van projecten - goedkeuren van het budget (enkel Stichting) - goedkeuren jaarcijfers (enkel Stichting) - goedkeuren investeringen (enkel Stichting) - goedkeuren van publicaties - goedkeuren van toekenning fondsen - opstellen meerjaren beleid - aanvaarden van testamenten - verkoop en aankoop van onroerende goederen - ontslag en benoeming van vast personeel - schriftelijk verslag maken van alle vergaderingen en ter beschikking stellen aan degenen die er belang aan hebben.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 25

5.1.3

Dagelijks bestuur

Het dagelijkse bestuur staat in voor de dagelijkse leiding van de organisatie. Bij afwezigheid van de directie wordt deze functie uitgeoefend door een waarnemende bestuurder. Het dagelijkse bestuur ziet er op toe dat de beleidsbeslissingen correct uitgevoerd worden en dat alle handelingen vallen binnen de goedgekeurde begroting. Zij is tevens verantwoordelijk voor het personeel. De werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in het directiereglement.

De huidige directeur is te beschikking gesteld door het provinciaal bestuur van de Salvatoriaanse Congregatie aan onze organisatie. Naast zijn functie als directeur is hij ook nog missieprocurator en pastoor in een naburige gemeente. Enkel de kosten gemaakt in functie van directeur worden terugbetaald.

5.1.4

Personeel

De financiĂŤle verantwoordelijke behartigt de financiĂŤle en personeelsadministratie van de 3 organisaties. De adoptieverantwoordelijke verzorgt de contacten en de administratie betreffende onze financiĂŤle kinderadoptie zowel voor de Belgische als de Nederlandse Hulpactie. Ook de projectverantwoordelijke analyseert de projecten voor beide organisaties.

De kledingverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het organiseren van de kledinginzameling, de verkoop van de ingezamelde kleding en het beheer van de kledingcontainers.

Door logistieke verantwoordelijke neemt bij afwezigheid van de kledingverantwoordelijke zijn taken waar. Hij staat ook in voor het welzijn en de veiligheid op de werkvloer Tevens gaat hij ook nog als chauffeur de baan op.

De chauffeurs en begeleider staan in voor de kledinginzamelingen via huis aan huisinzamelingen en containers.

De garagist is verantwoordelijk voor het onderhoud en herstellingen van ons wagenpark. Tevens staat hij in voor de constructie van de nieuwe containers en de aanpassingen bij het onderhoud van de containers.

De onderhoudsman staat in voor het onderhoud van de containers en kleine onderhoudswerken in en rond het gebouw.

5.2

Andere betrokken -

5.3

PLQ : huis aan huis inzamelingen kleding Adoptieverantwoordelijken Aanvragers projecten

Overleg, rapportage en besluitvorming

De structuur van de organisatie is zo opgezet dat er op alle niveaus controles en verschillende verantwoordelijkheden zijn. De werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 26

vastgelegd in het document “ administratieve organisatie” waarover ieder bestuurslid en werknemer beschikt.

Doordat de leden van de Raad van Bestuur 1 x per maand samen komen wordt er permanent geëvalueerd. Hierdoor kunnen zij hun strategie, hun beleid onmiddellijk bijsturen indien dit nodig blijkt.

Het dagelijkse bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd door de Raad van Bestuur. Tijdens de maandelijkse vergaderingen van de Raad van Bestuur geeft het dagelijkse bestuur verslag van de uitgevoerde taken, opdrachten en licht zij aanvragen toe. De tekenbevoegdheid waarover het dagelijkse bestuur beschikt, is schriftelijk vastgelegd door de Raad van Bestuur.

Door middel van functioneringsgesprekken en tussentijdse, permanente evaluatie wordt nagegaan of de werknemers naar behoren functioneren, of ze over de nodige middelen en kennis beschikken om hun taak naar behoren uit te voeren. Telkens als zij een specifieke taak toegewezen krijgen wordt deze na het beëindigen van de opdracht geëvalueerd. Dit kan door hun meerdere, het dagelijkse bestuur of de Raad van Bestuur zijn en is afhankelijk van de aard van de opdracht.

Het dagelijkse bestuur en de verschillende verantwoordelijken worden regelmatig op de Raad van Bestuur uitgenodigd om verslag uit te brengen over hun opdrachten. Hun taken worden geëvalueerd en ze krijgen dan zowel positieve als negatieve feedback. Zij hebben dan ook de mogelijkheid om aan te geven tegen welke grenzen of problemen ze bij het uitvoeren van de taak zijn aangelopen. Zo kan de Raad van Bestuur hier rekening mee houden bij volgende opdrachten en/of een analyse maken of men de nodige middelen ter beschikking heeft.

6.

Begroting en toelichting

6.1

De begroting

De begroting is opgesteld zoals vereist door het CBF keurkmerk.

2013 Begroting 2013 Baten: Baten uit eigen fondsenwerving Donaties en giften Nalatenschappen Verkoop kleding

Baten uit gezamenlijke acties Overige Baten Som der baten

713.100 237.489 950.589 16.150 72.963 1.039.702

Lasten: Besteed aan doelstellingen

635.667

Kosten eigen fondsenwerving

301.970

Beheer en administratie Som der lasten Resultaat

30.951 968.588 71.114

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 27

2014-2018 Begroting 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting 2018

Baten: Baten uit eigen fondsenwerving

Donaties en giften Nalatenschappen Verkoop kleding

660.000 220.000 880.000

660.000 220.000 880.000

670.000 225.000 895.000

680.000 230.000 910.000

690.000 235.000 925.000

15.500 71.000

15.500 71.000

16.000 71.500

16.500 72.000

17.000 72.500

Som der baten

966.500

966.500

982.500

998.500

1.014.500

Lasten: Besteed aan doelstellingen

587.000

587.000

596.000

605.000

614.000

Kosten eigen fondsenwerving

282.500

288.150

293.900

300.000

306.000

23.500

24.000

25.000

26.000

27.000

893.000

899.150

914.900

931.000

947.000

73.500

67.350

67.600

67.500

67.500

Baten uit gezamenlijke acties Overige Baten

Beheer en administratie Som der lasten

Resultaat

6.1.1

Toelichting op de begroting

Ten gevolge van de economische crisis en het grote aantal externe factoren waar wij als organisatie geen invloed op kunnen uitoefenen is het zeer moeilijk om lange termijn begrotingen op te stellen.

Onze organisatie zal bijgevolg haar budget en beleid jaarlijks bijstellen aan de hand van de huidige situatie op de markt en in de wereldpolitiek. Met de ons nu bekende informatie werd dit meerjarenplan opgesteld.

2013 Bij het opstellen van het budget qua hoeveelheid kleding hebben we proberen rekening te houden met een aantal externe factoren. Economische crisis, daling inzameling in Nederland, toename diefstallen, Limburg.net. We kunnen enkel een inschatting maken van de verwachte daling.

De inzamelingen door de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp zullen net als in 2012 enkel gedaan worden voor eigen containers, vergunningen van scholen en missiecomitĂŠs. We verwachten een toename van 1% voor de inzamelingen via een andere Nederlandse kledinginzamelaar.

De marktprijzen zijn nog altijd gunstig, we hebben met onze klanten nieuwe verkoopsprijzen afgesproken.

Qua kosten is er rekening gehouden met de toenemende afvalkost, vergoeding aan Limburg.net, verhoogde energieprijzen, sociale media, indexaanpassingen en opleidingen personeel.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 28

Tevens is beslist om voor het onderhoud en herstellingen aan containers dit jaar geen extra kracht tijdelijk aan te werven. Door het wegvallen van inzamelingen in Nederland zal ons huidig personeel hiervoor instaan.

Er worden een aantal noodzakelijke investeringen gedaan: nieuwe website, laptops, server, beamer, tafels en stoelen.

Voor de baten uit fondsenwerving is er een verschil tussen Nederland en België. We verwachten bij beiden een daling maar in Nederland zal de daling groter zijn. Ten gevolge van de sterke daling in 2012 van de vrije giften en rekening houdend met de externe factoren, economische crisis en besparingsmaatregelen regering, en het dalende donateurenbestand verwachten we dat deze giften met 20% zullen dalen t.o.v. het budget van 2012. Ook voor adoptie verwachten we een daling, in 2012 zijn er een aantal donateurs gestopt en we hebben deze niet kunnen vervangen door nieuwe donateurs.

De vertrekbasis voor de inkomsten uit fondsenwerving is het budget van vorig jaar en de actuele cijfers van de eerste 9 maanden. Ondanks de hogere actuele cijfers hebben we in België besloten om de inkomsten te verlagen omwille van de aanhoudende economische crisis en de aangekondigde besparingsmaatregelen van de regering. We ontvangen meer en meer berichten van donateurs dat zij stoppen om financiële redenen en dit heeft op de diverse inkomsten een invloed. Bij het budget van de voorbestemde giften hebben we ook rekening gehouden met het overlijden van een donateur die jaarlijks een aanzienlijk bedrag aan onze organisatie schonk.

Aan kostenzijde (B) zijn er zoals ieder jaar de verwachte prijsstijgingen. De huisvestingskosten zijn aanzienlijk gestegen omwille van de hogere energieprijzen voor gas en elektriciteit. Voor de kantoorkosten is er een extra kost opgenomen voor onze accountant die voor de consolidatievereisten in Nederland nu extra werk moet verrichten. In de commerciële kosten is er een extra kost voorzien voor de vieringen van het 50-jarig jubileum.

In Nederland verwachten we aan kostenzijden een toename; met name verspreidingskosten van het tijdschrift, omwille van verhoogde posttarief en de website.

De besteding van de doelstelling in de begroting, is op basis van de inkomsten die we verwachten. De besteding aan de doelstelling op basis van het reserve fonds van de onderneming wordt hier niet in meegenomen. Betreffende de besteding van de reserves, wordt hetzelfde beleid gehanteerd als de voorgaande jaren. De reserve “fonds doelstelling” zal in het komende boekjaar besteed worden. De reserve “effectieve erfenissen” wordt tijdens de goedkeuring van de jaarcijfers besproken, om te zien hoeveel in het komende boekjaar hiervan uitgeven kan worden.

Welke projecten in 2013 zullen goedgekeurd worden, is afhankelijk van de aanvragen voor financiële steun die we ontvangen. De accenten van onderwijs, inkomensverbetering, gezondheidszorg, voedselhulp, water, elektriciteit en sanitair blijven prioritair. Wij willen ook in 2013 een bijdrage leveren aan de millenniumdoelstellingen. De criteria en procedures zullen zoals de voorgaande jaren gehanteerd worden. Indien er zich noodsituaties voordoen in de landen in het Zuiden, zullen wij daar de nodige middelen voor vrij maken, zolang deze aanvragen binnen onze doelstelling vallen.

In 2013 willen we onze website vernieuwen zodat deze toegankelijker en gebruiksvriendelijker wordt. In 2012 zijn diverse firma’s gecontacteerd om hun voorstellen uit te werken.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 29

2014-2018 Wij stellen vast dat de kledingomhaling daalt en het steeds moeilijker wordt om nieuwe kledingcontainers bij te plaatsen daar de markt verzadigd is. Tevens is er een toenemende concurrentie. Onze klassieke fondsenwerving daalt door de vergrijzing van donateurs en economische crisis.

Wij hebben de intentie om ons beleid de komende vijf jaren verder te zetten en denken nog niet aan afbouwen. We willen de komende jaren een 10-tal containers bijplaatsen in Nederland om zo de dalende kg ingezamelde kleding op te vangen. Tevens willen we intensiever onze sociale media gebruiken om nieuwe donateurs te werven. Ook via onze website willen we onze donateurs nog gerichter en sneller informeren. We zijn van mening dat we naar oplossingen moeten blijven zoeken om het dalende donateurenbestand tegen te gaan. Daarom zullen we blijven investeren in het volgen van workshops en opleidingen betreffende fondsenwerving.

Tevens willen we onze sterkste troef “mond aan mond reclame� blijven behouden door middel van rondleidingen en tentoonstellingen. We willen een open huis zijn voor donateurs, occasionele bezoekers en tussenpersonen.

De Raad van Bestuur heeft beslist ook de komende vijf jaren de reserve van doelstelling het volgende boekjaar volledig te besteden. Indien de vrije giften niet voldoen om de goedgekeurde projecten te ondersteunen, zal men hiervoor de reserve effectieve erfenissen of overige reserves aanspreken. De Salvatoriaanse Hulpactie heeft de intentie om de steun aan de projecten op hetzelfde niveau te houden als de voorgaande jaren.

Aan kostenzijde verwachten we - omwille van de crisis - ook hogere prijsstijgingen vnl. kosten verbonden aan het verspreiden van het tijdschrift en erelonen.

Door middel van een constante evaluatie zal, indien er zich belangrijke wijzigingen voordoen, het meerjarenbeleid aangepast worden.

Bij de meerjarenbegroting is rekening gehouden met het wegvallen van een tweetal grote donateurs ten gevolge van overlijden. De kosten zijn tot een minimum beperkt.

We gaan ervan uit dat vanaf 2016 de economie terug zal opleven wat een gunstig effect zal hebben voor onze inkomsten zowel uit fondsenwerving als kledinginzameling.

6.2

Conclusie financiĂŤn

De komende jaren zullen we meer en meer onze reserves van de definitieve erfenissen moeten aanspreken om op hetzelfde bedrag aan projecten te ondersteunen aangezien we verwachten dat de inkomsten van de vrije giften zullen verminderen. Vandaar ook het belang om de uitgaven van de inkomsten over verschillende jaren te spreiden.

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

Pagina 30

6.2.1

Enkele berekeningen Begroting 2013

Besteding aan de doelstelling t.o.v. totale baten Besteding aan de doelstelling t.o.v. totale lasten Kosten eigen fondsenwerving t.o.v. baten eigen fondsenwerving Kosten beheer en administratie t.o.v. totale lasten

61,14% 65,6% 31,77% 3,20%

Begroting 2014 Begroting 2015 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting 2018

Besteding aan de doelstelling t.o.v. totale baten Besteding aan de doelstelling t.o.v. totale lasten Kosten eigen fondsenwerving t.o.v. baten eigen fondsenwerving Kosten beheer en administratie t.o.v. totale lasten

60,73%

60,73%

60,66%

60,59%

60,52%

65,7%

65,3%

65,1%

65,0%

64,8%

32,10%

32,74%

32,84%

32,97%

33,08%

2,63%

2,67%

2,73%

2,79%

2,85%

Bij deze berekening willen wij nog even opmerken dat de actuele cijfers gunstiger zijn omwille van de gift van de Salvatoriaanse Ontwikkelingshulp die niet meegenomen is. Deze gift en eventuele erfenissen zullen de baten gunstig be誰nvloeden waardoor het % kosten eigen aan de fondsenwerving zal dalen. Tevens zal de besteding aan de doelstelling hoger zijn dankzij de reserve fonds doelstelling die in het boekjaar besteed wordt.

Uit de begroting blijkt duidelijk dat we de kosten eigen aan de fondsenwerving zeer nauw zullen moeten opvolgen t.o.v. de inkomsten die we ontvangen om de norm van 25% te behalen. Indien nodig zal de Raad van Bestuur hiervoor de nodige maatregelen nemen.

Goedgekeurd, 8 juli 2013 K. Monnissen Voorzitter

Beleidsplan Salvatoriaanse Hulpactie en Ontwikkelingshulp

R. Minsen Bestuurder

Pagina 31