UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2014-01
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
INTEGRANTES GRUPO DE TRABAJO NELLY FLOREZ CABEZA BERTA RENATA ROMERO C. SANDRA M. ECHEVERRY CORREA
TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
2014-01
INTRODUCCIÓN
Los temas expuestos en el presente trabajo tiene como finalidad destacar los aspectos generales en la implementación de un Programa de Gestión Documental dentro de una Institución, cómo realizar y aplicar los cuadros de clasificación documental y Tablas de retención documental dado que son los principales elementos para la gestión documental así como su normatividad.
JUSTIFICACIÓN
A pesar de la importancia que tienen los documentos para las empresas, muchas todavía no reconocen el verdadero valor que tiene el dar un manejo adecuado como la ley lo exige. Por ello en este trabajo se conceptualiza que es un PGD, se mencionan a cerca de los aspectos generales, consideraciones básicas a tener en cuenta para su implementación así como un acercamiento al Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de retención Documental como instrumento importante en la Gestión Documental.
OBJETIVO GENERAL
Identificar los aspectos generales para la implementación de un Programa de Gestón Documental.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Contribuir en la aplicación de conceptos para la comprensión y utilización de herramientas en un Programa de gestión documental. Comprender la metodología de la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, para el desarrollo de un PGD. Colaborar en el desarrollo e implementación de las TRD, en las entidades.
1. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar?
Un programa de Gestión Documental es un conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos ( de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia, y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la oportuna.
información en forma rápida y
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia? El Ente rector de la política Archivística en Colombia es el Archivo General de la Nación.
3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Art, 21 y Art, 19? La Ley General de Archivos en el Título V, Gestión de Documentos, Artículo 19 “ las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización Archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuadas decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.” La Ley General de Archivos en el Titulo V, Gestión de Documentos, Articulo 21 Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”
4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? Fue “Concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y de acuerdo con Joaquim Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación a mediados del siglo XX.
6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?
Es la Ley 594 de 2000, que es la pieza jurídica fundamental del marco regulatorio de la archivística Publica en Colombia, además de dictar algunas disposiciones para archivos privados que cumplan funciones públicas. Esta ley está dividida en XIII títulos, así: Título I. Objeto y Ámbito de aplicación de la norma, definiciones y principios de la archivística colombiana. Título II. Sistema Nacional de Archivo: órganos del sistema. Título III. Categorías archivos públicos.
de
Título IV. Administración de los archivos. Titulo V. Gestión Documental. Título VI. Acceso y consulta de los documentos. Título VII. Salida de documentos de archivo.
los
Título VIII. Control y vigilancia de los documentos de archivo del Estado. Título IX. Archivos privados. Título X. donación, adquisición y expropiación de archivos. Título XI. Conservación documentos.
de
Título XII. Estímulos a la conservación, difusión e incremento del patrimonio documental de la nación. Título finales.
XIII.
Disposiciones
7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?
Lo ideal es asesorarse con profesionales en la materia, que cuenten con el personal idóneo, ya que el Manual de implementación de Programa de Gestión Documental, se puede adaptar a las necesidades particulares de las entidades. Así de la mano de un Concejo Directivo, estructurar el plan, establecer la metodología y herramientas con las que pueden contar en cada uno de los procesos del ciclo vital de los documentos, haciéndolo con una base normativa que se adopte como propia en la empresa.
8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras.
Los aspectos básicos son: Administrativos: Tienen que ver con velar por la calidad de la información contenida en los documentos, por la mejora en la prestación de servicios al usuario, reduciendo tiempos en atención y respuesta. Económicos: se refiere al ahorro monetario que se da por identificar lo que sobra para eliminarlo o mejorar aquello que no funciona bien, pueden ser de infraestructura, o tecnología, por ejemplo la tercerización, la adecuación física (estantes, archivadores, programas, plataformas sistematizadas, etc.) Archivísticos: Son las leyes y normas vigentes dadas para el correcto manejo de los documentos desde su creación hasta su disposición final.
9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD
Diagnóstico: es el estudio minucioso que se hace de la situación actual de la entidad para establecer que se debe ajustar y por donde mejorar las falencias.
Requisitos técnicos: hace mención de los diferentes manuales necesarios para el desarrollo de las actividades, formatos regulados y aprobados en el caso de la TRD (tablas de retención documental) o TVD (tabla de valoración documental), instructivos de uso para las diversas herramientas o instrumentos de descripción, de control, etc. como en el caso del manejo de correspondencia interna y externa o por ejemplo para el inventario documental.
Requisitos administrativos: Entiendo que se trata de la necesidad de dar a conocimiento y capacitación al personal en cada una de las dependencias de la entidad para así
contribuir al cumplimiento eficaz del plan de Gesti贸n Documental.
CONCEPTOS
10. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Unidad Documental simple: cuando está constituida por un solo tipo documental; por ejemplo: Unidad Documental Compuesta: a constituyen varios, formando un expediente. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Clasificación Documental: Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgánica de la institución. Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Principio de Orden Original: un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Selección: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos Eliminación: es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos en desuso, autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación a través del Archivo Central de cada institución. Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?. Explique. Si son lo mismo ya que es una Operación intelectual y material de localización de las series para ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración.
12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?
CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
El Cuadro de Clasificación documental es un es el primer instrumento en la descripción de un Archivo, es un Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y la actividad que realizan a lo largo de su vida institucional (origen, evolución, supresión) en el que se registran las secciones y subsecciones, series y subseries documentales.
El CCD, sirve para identificar, clasificar y ordenar mediante un modelo único y lógico todos los documentos producidos y recibidos por las entidades, oficinas o unidades administrativas.
13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?
¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL? Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una institución, el tiempo que deben permanecer en cada etapa del ciclo vital y que debe hacerse con ellos una vez finalice su uso o utilidad. Debemos tener en cuenta las normas para la creación y aplicación de las TRD.
PRESENTACIÓN FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL:
Unidad documental simple Unidad mínima que reúne todas las características para ser considerada documento
UNIDAD DOCUMENTAL
La Unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. ¿Qué es una Serie documental? Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una Unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
¿Qué nombre darle a las Series documentales? El nombre asignado a las series debe tener relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de funcionamiento, Conceptos técnicos, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, etc.
ESTRUCTURA ORGANICO – FUNCIONAL
EMPRESA COLOMBIA
VALORACIÓN DOCUMENTAL
“Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en la diferentes fase de Archivo”
14. Explique las etapas de implementaci贸n y adopci贸n de las TRD para un Programa de gesti贸n Documental.
Una vez conocida y analizada la información, se deben aplicar encuestas a los responsables de producir los documentos con el fin de identificar las uniodades documentales que producen y/o tramitan y se definen los tiempos de conservación de las series documentales durante el ciclo de vida de los documentos.
CODIFICACIÓN: Ejemplo:
• Disposición final – Señalan CT y E simultáneamente – Los documentos de CT se microfilman y se destruyen. – No contemplan la selección (S) para ninguna serie. – Señalan CT para todas la series – Señalan E para todas las series – Señalan S y E simultáneamente
– Señalan S y CT simultáneamente – Señalen solo M • Procedimientos – No son coherentes con la disposición final – No sustentan la eliminación – No Señalan la modalidad de muestreo aplicada en la selección Señalan Aspectos relativos a la retención
15. Indague en una entidad su estructura orgánica y codifiquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención. TRABAJO DE CAMPO Indagación estructura organizacional de una Entidad ENTIDAD: Universidad de los Andes OFICINA: Admnistración Documental
ORGANIGRAMA
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL UNIANDES
FONDO Uniandes
SECCION SUBSECCION 1 1000-Rectoría 1100Secretaría General
SUBSECCION 2
SERIE
1110.1Transferencia Documental
1110-Oficina de Administración Documental
TIPOLOGIAS
Actas - Inventario de transferencia.
1110.2-Descarte Actas - Inventario de Documental transferencia. Inventario de 1110.3diagnóstico Organización Propuesta - Informe Documental Final. 1110.4Reprografía
Inventario de Microfilmación - Acta de Microfilmación.
1110.5Herramientas Archivísticas
CCD - TRD.
1110.6-Consulta y préstamo Solicitud o afuera documental Estadísticas.
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SECCION: Rectoria SUBSECCION I: Secretaria General SUBSECCION II: Oficina de Administración Documental
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
TIPOS DOCUMENTALES
A.G
A.C
C.T
1110.1Transferencia documental
Actas - Inventario de transferencia
2 Años
8 Años
x
1110.2Descarte documental
Actas - Inventario de transferencia
2 Años
8 Años
x
CÓDIGO
OAD 1110
T. RETENCION
SERIE
1110.3Organización Documental 1110.4Reprografía 1110.5Herramientas Archivisticas
SUBSERIE
Inventario, 5 2 Años Propuesta, Informe Años Inventario de microfilmación , Acta de Microfilmación
8 Años
x
Cuadros de 8 Clasificación y 2 Años Años Tablas de Retención
x
2 Años
M
PROCEDIMIENTOS
S
E
x
x
CONVENCIONES
Nombre responsable unidad productora
AG: Archivo de Gestión AC: Archivo central CT: Conservación total M: Microfilmación S: Seleccionar E: Eliminar
Cargo Firma Nombre del Jefe de la oficina
Firma Fecha de aprobación
CONCLUSION
La importancia de
implementar un programa de gestión
documental, se hace necesario para el desarrollo al interior de una
organización,
implementando
procedimientos, para lograr
actividades,
procesos
y
y encaminar un mejor servicio al
usuario El programa de gestión documental implementado en las empresas coadyuva, aporta en el control y administración de los documentos que emite y se recibe, en ayuda y participación con funcionarios
y personal con quienes directamente ejercen la
función
la
de
documental.
implementación
del
programa
de
gestión
WEBGRAFIA Archivo General de la Naci贸n- Normatividad http://www.archivogeneral.gov.co/ Documentos de Apoyo Minimanual TRD http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6162 /mod_resource/content/1/MANUAL%20DE%20APLICACION% 20TABLAS%20DE%20RETENCION%20DCTAL%20%5B1%5D. pdf Cuadros de Clasificaci贸n Documental http://eprints.rclis.org/20291/1/Consideraciones%20generales %20sobre%20Cuadros%20de%20Clasificacion%20Document al%20(CCD).pdf