UNIDAD TEMÁTICA DICCIONARIO DE DATOS / Sandra Echeverry

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN

2014

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UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGÌA Y ARCHIVISTICA

DICCIONARIO DE DATOS

SANDRA MILENA ECHEVERRY CORREA

ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN Docente – Grupo 4

Septiembre 2014

INTRODUCCION

En el presente trabajo se reflejan las herramientas que nos presenta la informática como lo son los diccionarios de datos; éstos dependientes de los diagramas de flujos de datos, hacen que el profesional de la información o analista, sirva de apoyo en los proyectos y procesos organizacionales de una unidad documental o cualquier tipo de área de una determinada entidad

OBJETIVOS

 Definir los conceptos del diccionario de datos para desarrollarlos en determinadas situaciones  Reconocer el uso y disposición de estas herramientas de actualización informática  Definir los procesos mediante la aplicación de los diccionarios de datos

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DICCIONARIO DE DATOS

El diccionario de datos es una obra de consulta con información acerca de los datos, compilada por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño, el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas en la organización.

ACTIVIDAD DICCIONARIO DE DATOS

1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para

identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos:

a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información).

Expedición de certificados laborales solicitados por los trabajadores activos e inactivos de la Universidad en el área de Línea de Servicio.

b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.  Asignar número de respuesta a la solicitud por el servidor correspondiente y la necesidad del funcionario.  Redacción y descripción del certificado según requerimiento.  Descripción de datos exactos solicitados por el funcionario: Tiempo de labor, tipo de contrato, salario, dedicación, cursos.

c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.  Asignación según lista de requerimientos  Verificación en el sistema si el funcionario es activo o retirado  Ingresar al sistema los datos requeridos por el funcionario y aceptar la generación del certificado en el sistema si no es especial, para enviar por correo.  Si el certificado es especial o detallado para el caso de los profesores que solicitan los cursos que han dictado durante todos los años, se requiere ver los contratos físicos.

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 Solicitar al archivo de historias laborales para consultar detalle de información físico  Generar el certificado  Entregarlo al jefe para la firma  Entregarlo al funcionario

d. Donde se realizan estos pasos.

Estos pasos se realizan en el área Línea de Servicio de la Dirección de Gestión Humana y en el archivo de historias laborales, cuando sea necesario.

e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.

De 1 a 4 días según la complejidad del requerimiento del certificado.

f. Con qué frecuencia la realizan.

Diaria

g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información).

Colaboradores Asistentes administrativos, auxiliares de archivo, Sistemas de información y bases de datos SAP y PEOPLE

h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.

La utilización de las herramientas presenta la opción de generar los certificados laborales por el sistema con los requerimientos básicos y se obtiene en un tiempo aproximado de 2 minutos. Pero en los casos detallados el certificado se genera manualmente y dura hasta 4 días su producción,

i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.

Se utilizó el cuestionario por medio electrónico (correo), a la persona encargada del proceso ya que no disponía de tiempo para la entrevista.

CUESTIONARIO GENERACIÓN PROCESO A CARGO LINEA DE SERVICIO

Fecha: 19/09/2014 Nombre Completo: MIREYA RIAÑO ARIAS Profesión o cargo: Asistente Administrativo De acuerdo a la asignatura Análisis de información que estoy desarrollando se ha generado una actividad con respecto al tema Diagramas de flujos de datos y diccionario de datos. En esta actividad seleccionamos un proceso de un área de la entidad donde laboremos.

De acuerdo a la información anterior nos podría colaborar respondiendo el siguiente cuestionario 1. ¿Cómo se llama el proceso fundamental de acuerdo a sus actividades?

INFORMACIÓN DE PERSONAL - CERTIFICADOS LABORALES 2. ¿Cuál es el fin de las actividad o actividades del proceso?

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El fin es que el funcionario quede satisfecho con la generación del certificado según el requerimiento ya que algunas veces no lo puede obtener por el sistema, el caso de los profesores que solicitan la especificación de los cursos dictados o los funcionarios que han tenido varios contratos de diferentes tipos, éstos se deben verificar en la historia laboral 3. Describa los pasos realizados para el desarrollo de esta actividad

•

Después de recibir la solicitud por teléfono o correo

•

Ingresamos los datos al sistema SAP, para saber si es activo o retirado

•

Luego según la información que nos genera el sistema realizamos el certificado, pero si no arroja la suficiente información debemos revisar la historia laboral

•

Realizamos la solicitud de préstamo al archivo

•

Se genera el certificado, se envía al jefe con otros documentos para la firma

•

Se archiva en un fuelle hasta que es reclamado personalmente

4. ¿En que sitio se genera el certificado?

En la oficina Línea de Servicio de Gestión Humana 5. ¿Cuánto tiempo se demoran en entregarlo y con cuanta frecuencia los generan?

Si el certificado es especial se demora de 1 a 4 días y los realizamos diariamente

2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa al menos uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa .

DIAGRAMA DE FLUJO SISTEMA SOBRE INFORMACIÓN DE PERSONAL: CERTIFICADOS LABORALES NIVEL 2

3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar: a. FLUJOS DE DATOS NOMBRE DEL FLUJO DE DATOS: Certificado laboral Descripción: Verificación en el sistema, información sobre el usuario para generar el certificado e identificar la trayectoria laboral y académica de los funcionarios y además si la información solicitada puede ser generada por el sistema o no a este funcionario, dependiendo las necesidades requeridas.

Especificaciones del certificado: 1 Solicitar certificado laboral Para los procesos: 2 Correr proceso de generación de certificado laboral Descripción: Verificación de datos según la solicitud del funcionario para responder el requerimiento generado por el sistema o en físico. b. DESCRIPCION DE ESTRUCTURA DE DATOS: Estructura de Datos: Especificaciones del certificado para su elaboración Número del Nit de la Universidad 9

Datos del empleador Nombre del funcionario Número de identificación Tipo de contrato, cargo, salario Fecha de solicitud Firma y sello del empleador Volumen: 30 diarios c. DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DATOS: Nombre de elemento de datos: Identificación del funcionario Alias: Solicitud requerimiento Descripción: Describe los datos de quien solicita el certificado con las especificaciones dentro de este.

Tipo: AN,N (Alfanumérico, Numérico) Longitud: 100 caracteres Valores: Firma recibido d. DESCRIPCIÓN DE ALMACENES DE DATOS Almacén de datos: Certificados laborales Descripción: registro de la información según requerimiento del funcionario sobre su trayectoria laboral, con las correspondientes cursos, tipos de contratos, salarios y firmas.

Flujo de datos recibidos: Requerimientos tipo de certificado Flujo de datos proporcionados: Certificación laboral Descripción de datos: Datos laborales del funcionario Volumen: 30 solicitudes diarias, representadas por los dos medios, correo y teléfono.

Acceso: Retrasado hasta que completar la información necesaria en físico si es un certificado especial detallado verificando en la historia laboral para la generación y entrega del mismo.

e. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Proceso: Verificar Datos completos No. del Proceso 2

Descripción: El asistente se encarga de verificar en el sistema, se apoya con el auxiliar de archivo para el préstamo de la historia laboral.

Entrada: Datos solicitud e historia laboral Salida: Entrega del certificado, devolución historia laboral.

RESUMEN DE LA LÓGICA: El asistente administrativo verifica que el funcionario se encuentre registrado en el sistema, si es activo o retirado, según el requerimiento si es certificado especial o normal, para solicitarla la historia laboral correspondiente si es la opción 2, luego recibe la historia laboral para proceder a describir los datos requeridos, imprimir el certificado, realizar el proceso de firmas y sellos para posteriormente hacer la entrega.

4. Escriba 2 características básicas de los Diagramas de Flujo, y 2 características básicas del Diccionario de Datos.

Diagramas de flujo:

a. Muestran que debe hacer un sistema sin referencias b. Son diagramas explícitos y de fácil comprensión

Diccionario de datos

a. Son un componente importante del análisis estructurado ya que por sí solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación b. Proporciona más información relacionada con el sistema.

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CONCLUSION

Todos los accesos y manipulación de los medios informativos son de extensos niveles y seguridades, pero estas herramientas como el diagrama de flujo de datos y los diccionarios de datos nos llevan a un nivel más avanzado para poder entender la funcionalidad de un proceso y ver más allá de una necesidad o un planteamiento sobre la ejecución de éstos.

DATOS BIBLIOGRAFICOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, Material complementario cuarta Unidad.

DICCIONARIO DE DATOS http://es.wikipedia.org/wiki/Diccionario_de_datos http://es.slideshare.net/AMADORAGUIRREJOSERAMON/diccionario-de-datos

DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS http://www.monografias.com/trabajos60/diagrama-flujo-datos/diagrama-flujodatos2.shtml#ixzz3DxYMeucB