Algemene Vergadering INGEKORT EN OPENBAAR VERSLAG woensdag 20 juni 2018 ontvangst om 18u00, start vergadering om 18u30 GC ’t Kwadrant, Machelen (Diegem)
AGENDA & bijlagen
Algemene Vergadering Vlabra’ccent vzw Woensdag 20 juni 2018 – 18.30 uur GC Kwadrant Machelen (Diegem) 1. Welkom 2. Goedkeuring agenda 3. Goedkeuring verslag Algemene Vergadering d.d. 6 december 2017 Bijlage 1a en 1b verslag AV 6/12/2017 werden bezorgd aan de leden van de AV. 4. Goedkeuring werkingsverslag 2017 en actieplan 2018 - toelichting regiowerking - toelichting stuurgroepen en werkgroepen Bijlage 2 is te consulteren via deze link: https://issuu.com/sannevanautgaerden/docs/meerjarenplan_2015-2019_versie_2018 5. Stand van zaken Vlabra’ccent – toekomstperspectief voor de organisatie en personeelsnieuws 6. Verslag van de commissaris-revisor Bijlage 3 Kort verslag van de commissaris-revisor werd bezorgd aan de leden. 7. Goedkeuring rekeningen/balans 2017 en kwijting aan bestuurders Bijlage 4 Fiscale Balans 2017 werd bezorgd aan de leden. 8. Goedkeuring aangepast budget 2018 en geactualiseerd meerjarenbudget 2017-2019 Bijlage 5 werd bezorgd aan de leden. 9. Aanvaarding nieuwe leden 10. Uittreding van een lid 11. Varia, mededelingen en rondvraag 12. Toelichting en rondleiding in GC ‘t Kwadrant, drankje achteraf. Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 1
1. Welkom Welkom! Voorzitter heet iedereen welkom. We bedanken nieuw lid GC ’t Kwadrant om deze delegatie van Vlaams-Brabantse cultuur- en gemeenschapscentra te willen ontvangen. We wisten dat dit een speciale vergadering ging worden. Het culturele veld is erg in beweging en sinds onze laatste vergadering in december is er dan ook al veel gebeurd. - De vorige vergadering stapte het provinciebestuur (noodgedwongen) uit de vzw. Sinds 1 januari staat Vlabra’ccent op de ‘overgangslijst’ (de lijst met organisaties die voor 2018-2019 worden gecontinueerd in het kader van ‘de warme overdracht’) en zijn wij dus een organisatie ‘in overgang’. We worden nu gesubsidieerd door Vlaanderen. - We volgenden het Decreet Bovenlokale Cultuurwerking op de voet. Het decreet bestaat uit drie grote delen: 1. Projecten (het zwaartepunt van dit decreet, waar het uitgangspunt bovenlokaal en transversaal (over de culturele sectoren heen) samenwerken is), 2. Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden (een structurele werkvorm van bovenlokaal samenwerken), 3. Een nieuw steunpunt voor (boven)lokaal cultuurwerk. o Eind 2017 schreven we minister Gatz nog een brief om zo een laatste input te geven voor de teksten van het voorontwerp. o Eveneens eind 2017 gingen we voor het eerst rond de tafel zitten met 4 andere organisaties om de koppen bij elkaar te steken rond de oprichting van een nieuw steunpunt voor (boven)lokaal cultuurwerk – één van de belangrijke elementen uit dat nieuwe decreet. (zie verder) o Vlabra’ccent werd bovendien als veldorganisatie uitgenodigd in de commissie cultuur om input te geven over het decreet. Dat deden we op 3 mei 2018. Nadien ging het erg snel en het decreet werd intussen aangenomen in het Vlaams Parlement op 6 juni 2018. Vóór de zomer dient het nog goedgekeurd te worden door de Vlaamse Regering. Sinds begin 2018 (sinds we de eerste teksten van het voorontwerp van decreet hebben gelezen) weten we ook dat er geen plaats meer is voor een organisatie als Vlabra’ccent in het nieuwe decreet. We zijn niet bij de pakken blijven zitten en hebben meteen de koe bij de horens gevat. Enerzijds door mee aan tafel te zitten voor het steunpunt – samen met andere partners: VVSG, VVC, VVBAD en het Forum voor Amateurkunsten, anderzijds door onze regio’s maximaal te ondersteunen in hun zoektocht naar nieuwe vormen van bovenlokaal samenwerken. Sinds vorige week woensdag weten we dat dat proces nog wat sneller dan eerst gedacht zal doorgezet worden. Volgend jaar (2019) zal Vlabra’ccent geen subsidie meer krijgen van Vlaanderen. Het bedrag dat in de begroting voorzien werd voor Vlabra’ccent zal integraal toegevoegd worden aan het nieuwe steunpunt. Het is dus een erg belangrijke Algemene Vergadering. Over alle punten krijgt u zo dadelijk meer toelichting.
2. Goedkeuring van de agenda De agenda en bijlage werden vooraf aan de leden verstuurd. De bijlage 5 (begroting 2018) wordt vandaag verdeeld onder de aanwezige leden en wordt meegestuurd met het verslag. We hebben hier tot gisteren met de RVB aan gewerkt, vandaar dat ze vandaag pas ter beschikking is. Iedereen gaat akkoord met de voorgestelde agenda.
Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 2
3. Goedkeuring van het verslag van 6 december 2017, 17.30u en 18.00u. Bijlage 1a en 1b Het verslag werd meegestuurd met de uitnodiging en agenda. 6 december hielden we 2 Algemene Vergaderingen die elkaar opvolgden, omwille van de uittreding van de provincie. Vandaar bestaat het verslag ook uit 2 documenten. Er zijn geen opmerkingen meer bij het verslag. Het verslag (beide documenten) wordt goedgekeurd.
4. Goedkeuring werkingsverslag 2017 en actieplan 2018 Bijlage 2 is te consulteren via deze link: https://issuu.com/sannevanautgaerden/docs/meerjarenplan_2015-2019_versie_2018 In 2017 zijn we vooral bezig geweest met wat onze toekomst zal brengen. We bevinden ons op dat moment namelijk midden in een veranderend kader: -
-
-
-
De middelen voor cultuur worden ongeoormerkt toegevoegd aan het gemeentefonds. Dat wil zeggen dat het dus nu de lokale besturen zijn die aan zet zijn om zelf hun lokaal cultuurbeleid vorm te geven, zonder enige inmenging of richtlijn van Vlaanderen. Dit betekent ook een uitholling van het decreet Lokaal Cultuurbeleid, waar bijvoorbeeld de erkenning van cultuurcentra (A-B-C-categorie) in opgenomen was. De provincies zijn vanaf 2018 niet langer meer bevoegd voor persoonsgebonden materies, waaronder cultuur. Dat betekende heel concreet dus ook dat Vlabra’ccent geen Provinciale EVA-vzw meer kon zijn, maar wij werden eind 2017 opnieuw een gewone privaatrechtelijke vzw. 2018 en 2019 zijn dus de jaren van ‘warme overdracht’. Dat wil zeggen dat de provinciale middelen gecontinueerd worden op 2 manieren: o Door een ‘overgangslijst’: organisaties die op deze lijst staan, worden nog 2 jaar verzekerd van hun subsidiebedrag. o Door het transitiereglement: een mogelijkheid om bovenlokale projectwerking te stimuleren. Er werd reikhalzend uitgekeken naar het Decreet Bovenlokale Cultuurwerking dat een nieuwe houvast kan bieden voor bovenlokaal cultuurwerk.
Omdat we erg geloven in de meerwaarde van regionaal samenwerken, en omdat we ook erg geloven in de manier en de methode die we daarvoor hanteren bij Vlabra’ccent, hebben we die methodiek zuiver uitgefilterd. Zo zijn we in onze stuurgroepen en in de verschillende regiovergaderingen aan de slag gegaan en hebben we in de stuurgroep van eind juni 2017 een overzichtelijk schema voorgesteld, wat we toen de ‘tussentijdse landing’ hebben genoemd. Het schema hebben we vorige vergadering uitgebreid toegelicht. In de tweede helft van het jaar zijn we vooral ‘de boer op’ gegaan met dat schema. In heel veel gesprekken hebben we gezocht naar hoe de methodiek Vlabra’ccent kan gewaarborgd worden. En we zijn dan ook blij om vast te stellen dat dat geloond heeft. Zo rond de jaarwisseling 2017-2018 werden de contouren van het decreet Bovenlokale Cultuurwerking duidelijk. Het decreet stimuleert bovenlokaal (dus het initiatief is aan het lokale om samen iets nieuws op te zetten in een bovenlokaal veld) en transversaal (over de verschillende culturele sectoren heen) samenwerken. Intussen is het decreet gestemd (Vlaams Parlement, 6 juni 2018). Het bevat drie grote lijnen: - Projecten: transversaal samenwerken via projectwerking. Hier ligt het zwaartepunt van het decreet en wordt ook het meeste budget voor uitgetrokken (7,5 mio) - Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden: een structuur waarin lokale besturen zich verenigen om samen een cultuurbeleid op te zetten. - Een nieuw steunpunt voor (boven)lokaal cultuurbeleid. Een organisatie als Vlabra’ccent (een vzw, een samenwerkingsverband van enkel cultuur- en gemeenschapscentra) kan in zijn huidige vorm geen doorstart nemen in dit decreet. Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 3
De werking van Vlabra’ccent in 2018 kreeg dus al heel snel 3 belangrijke lijnen. 1. de expertise waarborgen in het nieuwe steunpunt - Door de verschillende gesprekken aan te vatten aan de hand van ons schema, werd het al snel duidelijk dat Vlabra’ccent een soort eerstelijnsteunpuntfuntie opnam. - De minister zet in het nieuwe decreet de oprichting van een nieuw steunpunt als een belangrijke instrument. Na het ‘vervellen’ van het traditionele steunpunt Locus tot Cultuurconnect (dat zich meer op digitalisering richt, is de roep in het veld naar ondersteuning immers groot. - Vlabra’ccent en 4 andere organisaties zijn samen rond de tafel gaan zitten rond de oprichting van dat nieuwe steunpunt voor cultuur. Die 4 andere organisaties zijn Vereniging van Steden en Gemeenten (VVSG), Forum voor Amateurkunsten, Vereniging van Cultuur- en Gemeenschapscentra (VVC) en de Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie (VVBAD). - We hebben in het voorjaar van 2018 een inhoudelijke oefening voor dat steunpunt afgerond. - Die oefening is geland in een startnota met de inhoudelijke taakstelling van het steunpunt voor de eerste 2 opstartjaren. Deze oefening werd gemaakt los van de organisatiebelangen en vanuit de noden die wij als organisaties detecteerden in het veld. 2. de regionale werkingen omvormen tot IGS, daar waar het opportuun is In 3 van onze 4 regio’s (Pajottenland-Zennevallei, Noordrand, Druivenstreek) werden er gesprekken opgestart met andere samenwerkingsverbanden om te bekijken of het interessant is om samen te evolueren naar een structuur van Intergemeentelijk Samenwerkingsverband. Die regio’s dienden daarvoor een dossier in bij het transitiereglement. Ze kregen elk een goedkeuring. In Oost-Brabant werd voor deze optie niet gekozen. 3. kruisbestuiving tussen de verschillende regio’s van Vlaams-Brabant, zo lang het nog kan Zo lang we in de mogelijkheid verkeren, zetten we onze reguliere werking van stuurgroepen en Tweedaagse verder, om zo nog sterk in te zetten op netwerking. Op elk overlegmoment worden nu structureel cultuurbeleidscoördinatoren uitgenodigd en bibliothecarissen.
5. Stand van zaken Vlabra’ccent toekomstperspectief voor de organisatie en personeelsnieuws Zoals blijkt uit het actieplan zetten we dus in op deze 3 belangrijke lijnen. Stand van zaken steunpunt (boven)lokaal cultuurwerk: - De inhoudelijke oefening is geland in een inhoudelijke startnota waarin de taakstelling voor de eerste 2 werkjaren van het steunpunt wordt beschreven. Deze nota is overgemaakt aan het kabinet Gatz. - Structureel wordt de optie genomen om een privaatrechtelijke vzw op te richten, naar analogie met de andere steunpunten. In samenwerking met de vijf organisaties worden een vijftal mensen aangesteld die het steunpunt zullen oprichten. Deze mensen zullen (vermoedelijk) de eerste voorzitter en de Raad van Bestuur vormen van de nieuwe vzw vormen. Het is hun werk om statuten te schrijven en de procedure tot aanstelling van een directeur te bepalen. Zij worden daarin ondersteund door het departement CJM. - Het steunpunt dient operationeel te zijn op 1 januari 2019. Stand van zaken regio’s - 3 van de 4 regio’s dienden met andere ‘transversale’ partners dossiers in om een onderzoekstraject te starten om te bekijken of het mogelijk is om voor die regio’s Intergemeentelijke Samenwerkingsverbanden op te zetten. Ze kregen op 15/06 die subsidies toegekend, weliswaar 10% minder dan gevraagd - Dat maakt 22.500 voor Pajottenland/Zennevallei en Noordrand + 13.500 voor de Druivenstreek. Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 4
-
In de regio Oost-Brabant ondersteunden we op woensdag 28 mei een denk- en inspiratiedag rond ‘bovenlokaal samenwerken’ met de bestaande regiosamenwerkingsverbanden van cultuur- en gemeenschapscentra en van bibliotheken. In het najaar willen we bekijken of hier nog een vervolg op mogelijk is, zodat ook deze (grote) regio eventueel een (aantal) dossier(s) kan indienen via het transitiereglement.
Kruisbestuiving tussen de verschillende regio’s. - We ondersteunen de vergaderingen voor het onderzoekstraject rond het onderzoekstraject vanuit het secretariaat. - 28 juni op de slotstuurgroep geven de regio’s een stand van zaken. Voor die stuurgroep hebben we een 50-tal inschrijvingen. Daarnaast zijn er nog 2 elementen die belangrijk zijn voor de stand van zaken van Vlabra’ccent op dit moment. Nieuws over de subsidie van Vlabra’ccent in 2019 - In het kader van een overleg rond het steunpunt op het kabinet Gatz vorige week kregen we te horen dat de subsidie van Vlabra’ccent al zal stopgezet worden vanaf 1 januari 2019. Deze subsidie wordt integraal toegewezen aan het steunpunt. Personeelsnieuws - Naam Personeelslid is al sinds langere tijd afwezig. De Raad van Bestuur heeft omwille van de bijgestelde taken van Vlabra’ccent en zeker gezien het weinige toekomstperspectief dat we nog kunnen bieden, beslist om het contract met Naam Personeelslid te beëindigen. Dit zal concreet beëindigd worden op 10 juli 2018. Zij zal een ontslagvergoeding uitbetaald krijgen. We hebben daarvoor middelen voorzien in het sociaal passief. - De Raad van Bestuur heeft beslist, eveneens omwille van het weinige toekomstperspectief de aanwervingsprocedure van een nieuwe stafmedewerker stop te zetten, ondanks een eerder gepubliceerde vacature en een reeds opgestarte examenprocedure. Vraag tot verduidelijking: wat betekent dit voor Vlabra’ccent en de regionale werkingen? antwoord: we komen hier nog op terug bij de begroting, maar ik kan alvast vertellen dat we de ondersteuning van de regio’s erg belangrijk vinden en dus vanuit de Raad van Bestuur doen we een voorstel van begroting waarin we de werkingstoelage van 2019 al inschrijven in 2018. De Algemene Vergadering keurt het werkingsverslag en het actieplan goed.
6. Verslag van de commissaris-revisor Bijlage 3 Kort verslag van de commissaris-revisor. Een uitgebreid verslag is verkrijgbaar op eenvoudig verzoek via cultuurcentra@vlaamsbrabant.be Conform de statuten voert de commissaris de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen, weer te geven in de jaarrekening van Vlabra’ccent vzw uit. De commissaris is een erkende bedrijfsrevisor. Deze commissaris is onderworpen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen die zijn ambt en zijn bevoegdheid regelen. De commissaris-revisor deed zijn werk en zoals in het verslag te lezen is, zijn er geen onregelmatigheden in 2017 terug te vinden. Meer toelichting bij de cijfers van 2017 volgt in punt 7. De Algemene Vergadering neemt acte van dit verslag.
7. Goedkeuring rekeningen/balans 2017 en kwijting aan bestuurders Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 5
De cijfers De rekeningen 2017 sluiten af met een positief resultaat
A) Aan de inkomstenzijde werd realistisch gebudgeteerd, maar een opname uit het werkingsfonds was niet nodig. B) Minder uitgaven, komt voornamelijk door: 1. Minder uitgaven op personeel 2. Uitgaven werking: o Geen opname van budgetten ‘varia’ en ‘research en development’ o Slechts de helft van de opname van het budget toekomst (ondanks het behaalde resultaat!) Toewijzing restsaldo 2017: Het restsaldo van 2017 wordt toegewezen aan het sociaal passief. De Algemene Vergadering heeft geen vragen meer bij de toelichting van de rekeningen 2017, of bij de toewijzing van het restsaldo. De Algemene Vergadering keurt de bestemming van het restsaldo aan het sociaal passief goed. De Algemene Vergadering keurt de rekeningen/balans 2017 goed en geeft kwijting aan de bestuurders.
Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 6
8. Goedkeuring aangepast budget 2018 en geactualiseerd meerjarenbudget 2017-2019 Bijlage 5 wordt uitgedeeld. We hebben hier tot gisteren met de RVB aan gewerkt omdat we het belangrijk vonden om u de meest correcte aangepaste begroting ter goedkeuring voorleggen. De bijlage 5 wordt bijgevoegd bij het verslag. Toelichting: - We schrappen op dit moment een begroting voor 2019. Wanneer dit toch aan de orde is, bekijken we dat op dat moment. - Voor 2018 hanteren we volgende principes: o We vinden het erg belangrijk om het toekomstperspectief van de regio’s te ondersteunen. e o We voorzien geen loon meer voor een 2 medewerker o We willen dit jaar nog een voldoende budget vrij maken om in te zetten op een afscheids- en netwerkmoment in de vorm van een Tweedaagse, waarin we ook al duidelijk een toekomstvisie omarmen. o Voorlopig voorzien we nog geen terugname uit het werkingsfonds. o Door de beslissing van het restsaldo van 2017 volstorten we ook ons sociaal passief. Vraag: hoe worden de regiomiddelen toegewezen? antwoord: de werkwijze gebeurt als volgt: Regiomiddelen 2018 - verschillen tov 2017/2016 - 2 nieuwe leden: Machelen en Kampenhout = beide lid van de Noordrand - 1 stoppend lid: Glabbeek/Bekkevoort (laatste 2 jaren enkel Glabbeek) = Oost-Brabant Berekening regio middelen: - Basissubsidie van € 5.000 - Bijkomende subsidie op basis van leden - Bijkomende subsidie op basis van alle gemeenten binnen de regio Regio
basis
subsidie a rato
subsidie a rato van
aantal
196,0784314 €
aantal
153,8461538 €
2018
Pajottenland-Zennevallei
5.000 €
14
2.745 €
17
2.615 €
Noordrand
5.000 €
13
2.549 €
14
2.154 €
Oost-Brabant
5.000 €
18
3.529 €
28
4.308 €
Druivenstreek
5.000 €
6
1.176 €
6
923 €
10.360 € 9.703 € 12.837 € 7.100 €
TOTAAL
20.000 €
51
10.000 €
65
10.000 €
40.000 €
2017
10.360 9.311 13.229 7.100 40.000
9. Aanvaarding nieuwe leden Dit jaar traden 2 nieuwe leden toe tot Vlabra’ccent. - GC ’t Kwadrant Machelen, waar we nu te gast zijn. - Kampenhout. Zij hebben geen GC, maar nemen actief deel aan de regiowerking in de Noordrand en waren bijvoorbeeld partner in het project Alzheimercode in 2017.
10. Uittreding van een lid De gemeente Glabbeek liet ons per aangetekend schrijven een brief overmaken, opgemaakt op 8 februari 2018, waarin ze lieten weten dat ze niet langer lid wensen te blijven van Vlabra’ccent.
Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 7
11. Varia, mededelingen en rondvraag Vraag: wat gebeurt er met de personeelsleden van die 5 organisaties waarvan de subsidies worden stopgezet? Antwoord: de minister zegt garant te staan dat er geen sociaal bloedbad volgt, omwille van het wegvallen van de subsidies. Voor het Forum voor Amateurkunsten en voor Vlabra’ccent is het evident: deze organisaties stoppen te bestaan en dus zoekt de minister mee naar een oplossing. Voor het steunpunt dient er evenwel gekeken worden naar de juiste competenties. Er zijn ook nog andere mogelijkheden voor het personeel en ook niet iedereen wil mee verhuizen. Voor VVC en VVBAD is het minder eenduidig op dit moment. Zij ontvangen subsidies, maar ook ledenbijdrage. VVBAD heeft bovendien een bredere werking dan enkel openbare bibliotheken. Het is dus denkbaar dat deze organisaties toch in een bepaalde vorm blijven bestaan. Voor VVSG is dit niet van toepassing. Vraag en opmerking: van op een afstand is dit alles wel een erg vreemde evolutie. Eerst was er Locus, het steunpunt voor Lokaal Cultuurbeleid. Dat wordt opgedoekt en wordt Cultuurconnect. En nu een aantal jaren later wordt er opnieuw een steunpunt opgericht. Maar waar zijn al die mensen met expertise naartoe? Langs de andere kant wel begrip, want er is natuurlijk een grote roep vanuit het veld om opnieuw ondersteuning te krijgen. Antwoord: alle begrip dat dit van op afstand erg vreemd lijkt, maar in eerste plaats was het stopzetten van Locus vooral een heroriënteringsverhaal van de organisatie zelf, zonder dat het beleid daarin een grote sturing gaf. Nu is het wel het beleid, dat op basis van de grote roep uit het veld, opnieuw een steunpunt wil faciliteren. En daarnaast is er natuurlijk de constatatie dat de provincies veel van die ondersteuning boden. Zo wordt het Decreet Bovenlokale Cultuurwerking nu ook wel wat misprijzend een ‘reparatiedecreet’ genoemd. Dat kan dan wel zo zijn, maar laat ons vooral kijken naar de kansen die er nu opnieuw worden geboden. Opmerking: we moeten toch oplettend zijn. De subsidies voor cultuur werden ongeoormerkt ingekanteld in het gemeentefonds. Ongeoormerkt, maar ook ongeïndexeerd. Dat houdt toch een risico in en is zelfs meer bepaald een besparing en verlies op lange termijn. Langs de andere kant is er de roep om lokale middelen vrij te maken voor een bovenlokaal cultuurveld en om ons als steden en gemeenten te engageren in een IGS. Op zich steun ik, als schepen, die roep, maar ook een gemeentebegroting moet kloppen en financieel is dat geen makkelijk verhaal. We zullen ook daar op de kleintjes moeten letten… Vraag: welke middelen worden er voorzien voor het steunpunt? Antwoord: Het lijkt het meest aangewezen om voort te gaan op het bedrag vernoemd in het ontwerp van Decreet: 1 miljoen.
12. Toelichting en rondleiding in GC ‘t Kwadrant, drankje achteraf. Dank voor uw aanwezigheid! - einde van de vergadering -
Vlabra’ccent vzw algemene vergadering 20/06/2018 – 18.00 uur – 8