“Dilbeek kantelt zijn organisatie en verandert met ambitie” Cultuurcentrum Dilbeek – bibliotheek – cultuurdienst…. mee in verandering….
18 maart 2016 – Vlabra’ccent
41.155 inwoners (31.12.2014) 4.111 ha
Gemeentediensten VTE: 220 OCMW 180 Cultuur Centrum Dilbeek vzw 40 Zwembad Dilkom vzw 20 Kinderopvang ‘t Bijgaardje vzw 20 (Politie Dilbeek 100) (Gemeentelijk onderwijs 100)
ďƒž Waarom zijn we er aan begonnen?
Vergrotende complexiteit
Wijzigende wetgeving
N R E T X E 4
FinanciĂŤle krapte
Evolutie bevolking
Grote specialisatie Weinig regelcapaciteit
Paraplu-syndroom
E T IN Silodenken
N R Lage flexibiliteit Geringe wendbaarheid
Historische wijziging eisen vanuit de afzetmarkt (klanten-burgers)
??
Missie Waarden Principes iao
MISSIE
HOE? -10
-2
0
+2
6 7
+10
- 10 = passief, reactief product en advies / alles zelf +10 = pro-actief faciliteren, stimuleren, ontwikkelen / bevoegdheid (ontwikkeling, budget, beleid, uitvoeren) bij burgers bipolair
WAAROM – DOEL – wat willen we ermee bereiken? -10
-2
0
+1
6
9 +10
cumulatief
- 10 = vrijetijdsinvulling bieden +10 = maatschappij-ontwikkeling
WAAR? -10
-3
-1 0
5
7
+10
- 10 = mensen van Dilbeek +10 = de wereld
cumulatief
Dilbeek as is 2014
Dilbeek to be 2025
Positie en richting VT Dilbeek
ďƒž Waarden
ďƒž
Leidende principes IAO
van een complexe organisatie met eenvoudige jobs naar een eenvoudige organisatie met complexe(re) jobs
Dinamo draaiboek van grof naar fijn
strategische positionering missie visie
MACRO productiestructuur
MACRO besturingsstructuur
MESO productiestructuur
MESO besturingsstructuur
MICRO productiestructuur
MICRO besturingsstructuur
waarden strategie
productiesystemen besturingssystemen informatiesystemen
van fijn naar grof
Leidende principes Herschik je organisatie proces-gestuurd Hou processen van begin tot eind samen (denken-doen) Maak zelfsturende teams Doe aan jobverbreding Leg de regelcapaciteit zo laag mogelijk in de organisatie Brainwash je organisatie over de rol van de ondersteunende diensten Hou altijd de klant voor ogen
eve
we
m m
nem
n ge gin
olz
ni re ve
sc ho
en
en t en
logistiek
sp o
rt
c ul t u u r
wijkwerking vrijwilligers iek n h c e t
vzw Dilkom e toerism lio b i b
ie t a c u ed
i di s b su
VRIJE TIJD
es
at ie
de a c ta s n ku
mie
e e h t
w z V
k
D CC
Vrije tijd Jeugd Sport Cultuur Toerisme Noord-Zuid Bibliotheek Kunstonderwijs Evenementen Logistiek (deel) Vzw Dilkom Vzw CCD: - programmatie - techniek - logistiek - administratie - communicatie
VRIJE TIJD CULTUUR & SAMENLEVING Kinderen: Elisabeth Jongeren: Sven volwassenen “schoonheid” Lies VL volwassenen “kennis” Kathleen volwassenen “gemeenschap” Steven
SPORT & GEZONDHEID
kinderen en jongeren Frank
volwassenen individuelen Katia volwassenen verenigingen: Stef
Verduidelijking bij productiestructuur : welke producten horen waar thuis Opgelet! Volgende opsomming is ‘indicatief’ – geeft een idee….
C&S - kinderen • • • •
processen kinderafdeling bib familievoorstellingen CCD schoolvoorstellingen lagere school vormingsaanbod voor kinderen (ABK – musical in vakantieweek…) • beheer bibliotheek en wijkbibliotheken • beheer speelpleintjes • Link naar entiteit kunstacademie Dil’Arte (input Diederik )
C&S - jongeren • • • • • • •
JinD – FRIS - …. ‘niet gebonden ‘ jongeren (skaters etc.) Ondersteuning jeugdverenigingen – 6 JK’s schoolvoorstellingen secundair onderwijs Beheer Castelhof (en jeugdlokalen) Evenementen voor jongeren (geen speelpleinwerk)
C&S – “schoonheid” – muziek woord beeld dans
• ondersteuning vereniging amateurkunsten (werking, WAK, …) • aanbod podiumkunsten en beeldende kunsten • Fictie afdeling bibliotheek • artistieke vorming voor volwassenen • beheer Westrandgebouw
C&S – “kennis” – kennis, technologie, erfgoed, toerisme • ondersteuning verenigingen kennisaanbod (Davidsfonds etc.) – heemkundige kringen • Aanbod rond erfgoed (OMD – erfgoeddag) • kennisvorming voor volwassenen – lezingen KLM • non-fictie afdeling bibliotheek • beheer KLM, Watermolen Pede, Huisje Mostinckx, ijskelder en Alenatoren • aanspreekpunt toerisme
C&S – “gemeenschap” – wijken, evenementen, scw verenigingen, noord zuid
• Ondersteuning SCW verenigingen • Aanbod rond wijkwerking, gemeenschapsvorming • beheer Solleveld, Gemeenschapslokalen Pede, zaal en keuken Keperenberg, zaal en keuken Caerenberg veld • aanspreekpunt noord zuid • aanspreekpunt grotere evenementen niet bij andere doelgroep
S&G kinderen en jongeren • Schoolzwemmen • sportweken • open jeugdsportactiviteiten (kijk ik fiets – stempeltjesloop - veldloop) • buurtsport
S&G volwassenen individueel • open sportactiviteiten • Dilbeek op wandel – sport overdag – jogging ‘80 -…
• Wandel- mountainbike-routes • Publiek zwemmen • Beheer Dilkom
S&G volwassenen verenigingen • ondersteuning werking verenigingen • Beheer sportaccommodatie en infrastructuur (openlucht en overdekt, incl. Keperenberg)
Voor alle medewerkers
Weerstand
Interessante(re) jobs
Denken en doen binnen hetzelfde team
Continue verandering Lerende organisatie
Gedeeld leiderschap
n e r e r Explo
Cascading down
Investeer in menselijk én sociaal kapitaal
Vaardigheden aanleren
actief luisteren feedback geven en krijgen adviseren beïnvloeden coachen …
Sociaal kapitaal opbouwen
Waar staan we vandaag ?
Macromodel Dilbeek in transitie 2016
organisatie scan
missie
procesinventaris
BURGERZAKEN
OPENBARE RUIMTE
VRIJE TIJD
WONEN EN ONDERNEMEN
WELZIJN – OCMW - ONDERWIJS
ONDERSTEUNENDE DIENSTEN EN SPECIALISTEN
macromodel
fleximatrix
teams
KANTELING - START IMPLEMENTATIE IN DE TEAMS
kick off
Macromodel Dilbeek in transitie 2016
ďƒž Wat staat er nog te gebeuren ?
Volgende stappen Teams worden samengesteld en staan klaar om te kantelen Teams organiseren zichzelf met hulp van een teamcoach Medewerkers krijgen nieuwe rol, (deels) nieuwe taken, andere verwachtingen (IAO) Processen worden verschoven Processen worden geoptimaliseerd De besturing moet vorm krijgen
Het transitieproces Fitter, gezonder, productiever ‌
Verspilde tijd, niets gewonnen performantie
Nieuw proces
Tijd
Waar bange mensen afhaken Dip
Wat is er nog nodig ?
KADERS waarbinnen de teams aan de slag kunnen
KADERS: Mate van regelcapaciteit binnen de teams en delegatie van bevoegdheden Krijtlijnen personeelsbeleid De rol van de burger, vrijwilliger, wijken Voorbereiding scenario’s vanuit missie, visie en principes IAO Voorleggen aan verschillende besturen
Waarom zijn kaders nodig ? Invulling geven aan: Rechtspositieregeling Juridische structuren Strategie (meerjarenplanning) Duidelijke rolinvulling politiek – administratie – burgers – verenigingen – vrijwilligers – wijken – … Invulling horizontale thema’s (integratie, wijkwerking, handhaving, …) Continue afstemming van kaders aan regelgeving en wijzigende context
Zijn we er dan?
Co
s i e r e ntinu