MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN PARA PERSONAL 1. CONCEPTO DE MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Documento en el cual se presentan las diferentes fases del proceso de reclutamiento y selección de personal, así como también las políticas y normativas para su aplicación con el objetivo de obtener personal idóneo para satisfacer las necesidades laborales de la Universidad. 2. IMPORTANCIA DEL MANUAL Es importante porque define los pasos a seguir para que el departamento de recursos humanos pueda planificar, reclutar y seleccionar el personal mediante la aplicación de técnicas e instrumentos que faciliten la obtención de un personal calificado. 3. OBJETIVOS DEL MANUAL
3.1.
OBJETIVO GENERAL
Servir como herramienta técnica auxiliar al departamento de recursos humanos en el desarrollo de las funciones que dicho departamento realiza en lo referente a la planificación, reclutamiento y selección de personal. 3.2.
OBAJETIVOS ESPECIFICOS
•
Identificar los pasos a seguir en el proceso de reclutamiento de personal.
•
Proporcionar guías metodológicas y prácticas para desarrollar de forma efectiva la selección de candidatos al puesto.
4. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL •
El manual de reclutamiento y selección de personal debe ser conocido y utilizado por los que laboran en el departamento de recursos humanos, jefes administrativos.
•
El jefe del departamento de recursos humanos debe dar a conocer la información que contiene el manual a las partes interesadas. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
1. PLANIFICACIÒN DE RECURSOS HUMANOS Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá la ENTIDAD para determinar el número y tipo de empleados que serán necesarios; para que el departamento de recursos humanos pueda planear sus labores. 2. FUENTES DE RECLUTAMIENTO Son los diferentes lugares a los que se puede acudir en busca del elemento humano, adecuado a las exigencias del puesto que se pretende cubrir, estos lugares o fuentes pueden ser internos o externos. 2.1. FUENTES INTERNAS Será el medio de reclutamiento más idóneo para cuando exista una vacante dentro de la ENTIDAD para brindarle al personal la oportunidad de superación personal, profesional, económica y social. 2.2. FUENTES EXTERNAS Utilizarla únicamente cuando los medios de reclutamiento interno no llenen las expectativas de personal requerido para una vacante tanto en cantidad, como en calidad del perfil del candidato. 3. MEDIOS DE RECLUTAMIENTO Los medios de reclutamiento de personal que debe utilizar de la ENTIDAD son: • Cartelera informativa de la ENTIDAD.
• • •
Poner anuncios informativos dentro de la ENTIDAD. Utilizar al personal como portavoz para dar a conocer la vacante. Hacer uso de los periódicos de mayor circulación en nuestros medios.
4. REQUISICIÒN DE EMPLEADOS Al surgir una vacante se hace necesario que el responsable del departamento, comunique formalmente y lo solicite el jefe del departamento de recursos humanos, para que éste inicie el proceso de reclutamiento y determine si en la planificación de personar ya está contemplada la vacante. La petición para cubrir la vacante se hace a través de una requisición. 5. PROCESO DE RECLUTAMIETO DE PERSONAL Son los pasos que el jefe del departamento de recursos humanos desarrolla con el propósito de atraer el mayor número posible de candidatos a concursar por una vacante siempre y cuando reúna los requisitos mínimos. 5.1. POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
RECLUTAMIENTO. 5.1.1. POLITICAS DE RECLUTAMIENTO PARA EL PERSONAL A) Que el aspirante a un puesto, para ser reclutado deba contar con una experiencia de dos años como mínimo. B) Título universitario y título de cuarto nivel. C) Cuando el reclutamiento se haga de forma externa, las fuentes de las cuales se pueda requerir personal son: -
BOLSA DE TRABAJO ASOCIACION DE CHEFS DIARIOS O PERIODICOS
6. PROCEDIMIENTO PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL 6.1. REQUISICIÒN DE PERSONAL La necesidad de realizar el proceso de reclutamiento se da cuando al departamento de recursos humanos llega una requisición de personal docente procedente de las diferentes facultades. 6.2. REVISIÒN DEL BANCO DE DATOS Revisar los archivos de solicitudes de empleo y currículums de candidatos existentes. 6.3. VERIFICACIÒN Y CONTACTO CON CANDIDATOS Verificar si dichos candidatos están en la disposición de prestar sus servicios para la ENTIDAD 6.4. FUENTES DE RECLUTAMIENTO Las fuentes de reclutamiento a las cuales se puede acudir para atraer candidatos en el área docente son las siguientes: -
Fuentes internas o empleados actuales. Fuentes externas (Agencias de empleo, etc.) Bolsa de trabajo
7. RECEPCIÒN DE CURRICULUMS VITAE Y SOLICITUDES DE EMPLEO Al recibir los currículums y solicitudes durante la época de recepción (establecido por el departamento de recursos humanos) Investigar a todos los aspirantes y escoger los mejores para cada uno de los puestos que solicitan. 8. ENTREVISTA PRELIMINAR Realizar una depuración de candidatos a través de una entrevista preliminar que permita al entrevistador descartar a los candidatos no aptos a cubrir la vacante, por no reunir los requisitos mínimos que el puesto exige. 9. CLASIFICACIÒN DE LOS CANDIDATOS QUE PASARAN A LA FASE DE SELECCIÒN Ordenar los currículums de los aspirantes al puesto para las diferentes vacantes a cubrir, dependiendo de la demanda de trabajo, así será el número de candidatos que pasaran a la fase de selección para ser sometidos a las entrevistas y diferentes tipos de pruebas.
PRUEBAS APLICADAS A LOS CANDIDATOS
9.1. •
Conocimientos y manejo de tecnología de punta
•
Fluidez verbal oral y escrita
•
Relaciones humanas
•
Liderazgo
•
Capacidad para trabajar en equipo
•
Excelente presentación
Las pruebas que se sugieren para los docentes son las siguientes:
PRUEBAS Psicométricas
AREAS A EVALUAR -
Personalidad
-
Aptitudes motivación intereses
-
Inteligencia
INSTRUMENTOS A EVALUAR -
e
Test caracterológico de Gastón Berger Test de aptitudes de Luis Herrera y Montes
-
Test de razonamiento numérico
-
Test de fluidez verbal escrita
-
Test no verbal
Conocimientos
Practicas
-
Cultura General Ortografía Caligrafía Pedagogía general Didáctica general Manejo de recursos tecnológicos Manejo de recursos didácticos
-
Test Cultura General Test de ortografía Test de Caligrafía
-
Word Excel
9.1.1. PRUEBAS PSICOSOMÈTRICAS Con la aplicación de ésta se evaluaran indicadores de personalidad como: carácter, autoestima, responsabilidad, sociabilidad, cautela, creatividad estabilidad emocional; aptitudes como: habilidad, nivel de organización, servicio social, liderazgo que la persona posee; y de inteligencia. (Ver formatos y cuadros matrices de ésta prueba en anexos). 9.1.2. PRUEBA DE CONOCIMIENTOS Con esta se pretende determinar el grado de conocimiento que el candidato posee, para el correcto desempeño de las funciones de su puesto de trabajo. (Ver cuadros matrices de ésta en anexos). 9.1.3. PRUEBAS DE PRACTICAS Este tipo de prueba se administrará para conocer las habilidades y destrezas que el candidato posee para el manejo de: equipos, herramientas y otros recursos que utilizarán en el desarrollo de las funciones del puesto, (ver formatos y cuadros matrices de ésta en anexo). 10. POLITICAS QUE SE DAN A CONOCER A LOS CANDIDATOS • • • • • • • •
El personal deberá presentarse aseado y con ropa limpia. El personal deberá presentarse a más tardar quince minutos después de su horario de entrada al trabajo. El personal que falte sin justificación y sin avisar, a trabajar tres días en una quincena ameritara una sanción y en caso de días seguidos una sanción más severa. El personal no puede ingerir bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones y en horarios de trabajo. El personal debe guardar respeto hacia sus compañeros. En caso de pérdida de algún objeto propiedad del restaurante, dicho objeto será descontado al área encargada de la salvaguarda física del objeto. El personal no podrá disponer de los materiales, así como utensilios; propiedad del restaurante. Queda prohibido el uso del teléfono para situaciones personales; en horarios de servicio.(salvo en caso de emergencia, y en su caso la llamada no será mayor a dos minutos).
• •
El horario de comida para el personal será: a las doce horas y por la noche a las veinte horas, según corresponda; el personal no podrá destinar más de cuarenta y cinco minutos, para la comida. Todo el personal que labore en el restaurante debe tener una actitud de servicio.
El análisis FODA se realiza para: • •
Destacar las fortalezas. Tener claros los puntos que es necesario mejorar.
10.1.
Reglas para elaborar un buen Currículum: 1. 2. 3. 4. 5.
Extensión breve (1 ó 2 páginas). Expresar sólo una idea en cada frase. Usar palabras, frases y párrafos cortos. Reflejar que se reúnen los requisitos que el cargo demanda. Enviar siempre el original (momentáneamente es el único espejo de quien lo emite). 6. Al usar fotografía digital, asegúrese de que tenga buena resolución. 7. Usar papel tamaño carta, el cual puede ser blanco, de colores suaves. 8. Debe estar bien estructurado. 9. Idealmente indicar fecha. 10. Se firma sólo si va por mano y sin carta de presentación. 11. Destacar las cualidades personales sin caer en mentiras. 12. No debe incluir errores y/o correcciones. 13. Dejar espacios y márgenes amplios. 14. Resaltar aspectos más relevantes (subrayar o ennegrecer). 15. Incluir información actualizada. 16. Ser honesto y positivo. 17. Debe estar ordenado y limpio. 18. Si no se exige, no incluir pretensiones de renta. 19. Si no se tiene experiencia laboral, compensar con actividades prácticas, relacionadas al área o cargo. 20. Adaptarlo al cargo específico. 10.2.
Componentes del Currículum Vitae
1. Datos personales: Nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, estado civil, dirección personal, número telefónico de contacto, dirección de correo electrónico, etc. 2. Formación académica: Estudios realizados, indicando fechas, centro y lugar donde han sido efectuados. 3. Otros Títulos y Seminarios: Estudios realizados complementarios a los universitarios, que mejoran la formación universitaria, indicando las fechas, el centro y el lugar donde fueron realizados. 4. Experiencia Profesional: Experiencia laboral relacionada con los estudios universitarios o que puedan ser de interés para la empresa que desea contratar.
5. 6. 7. 8.
No olvidar señalar las fechas, el nombre de la empresa y las funciones y tareas llevadas a cabo. Idiomas: En este apartado mencionar los idiomas, su nivel escrito y oral. Si se obtuvo algún título reconocido, como por ejemplo el “First Certificate” que acredite los conocimientos en estos ámbitos, indicarlo. Informática: Señalar aquellos conocimientos informáticos que posea: sistemas operativos, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, diseño gráfico, Internet, etc. Otros Datos de Interés: En este último apartado, señalar todos aquellos aspectos que no han sido incluidos todavía, tales como: carné de conducir, disponibilidad, etc. Referencias: Señalar nombres, teléfonos y/o lugares de trabajo de personas que puedan avalar los antecedentes expuestos. (si lo piden)
10.3.
Examen médico
Se realiza al candidato para saber si este posee un estado de salud favorable, si está capacitado para realizar cierto cargo, si su salud es compatible con las exigencias y condiciones en que deberá ejercer el cargo, etc. Algunos ejemplos: De Sangre • Perfil bioquímico • Electrocardiograma • Radiografía de tórax • De Droga (test de pelo) 10.4. Contratación e Inducción •
Finalmente se prepara y suscribe el contrato de trabajo, y se somete al contratado a un programa de inducción o socialización. 11. DETALLE DE LAS TAREAS PARA CADA PUESTO Descripción del Puesto: Chef Ejecutivo Personal a Cargo: Tres (3) Supervisor: Gerente Detalle de Tareas: - Control de Mercaderías y faltantes - Realización de los distintos menús -Control de higiene de la cocina y empleados Criterios a Desempeñar: - Respetar los horarios de trabajo - Eficiencia y eficacia - Cuidado de los bienes de uso - Uso adecuado de las mercaderías Responsabilidad y Deberes: - Encargarse del cuidado de los bienes de uso para realizar los menús
- Hacer uso adecuado de los materiales necesarios para los menús Condiciones de Trabajo y Ambiente:- El ambiente de trabajo es la cocina - Compartido con los ayudantes de cocina Descripción del Puesto: Ayudantes de Cocina Personal a Cargo: Ninguno Supervisor: Chef, Gerente Detalle de Tareas: - Colaborar en la realización de los menús - Higiene de la cocina - Cuidado de los bienes de uso de la cocina Criterios a Desempeñar: - Respetar los horarios de trabajo - Eficiencia y eficacia Responsabilidad y Deberes: - Cuidado de los bienes de uso para realizar los menús - Realizar tareas de agilidad para el trabajo del chef Condiciones de Trabajo y Ambiente: - El ambiente de trabajo es la cocina - Compartido con el chef Supervisor general: Sexo: Indistinto Edad: 30 a 50 años Jefe directo: Jefe general Este puesto existe para crear sinergia entre los trabajadores (a excepción de los cocineros), por medio de una supervisión y administración eficiente, con el fin de ofrecer un servicio de calidad al cliente. Objetivo general El objetivo general de este puesto consiste en administrar al personal (a excepción de los cocineros) en base a sus observaciones, y crear un ambiente de sinergia en el cual las habilidades de los empleados se ven mejoradas. Funciones del puesto Supervisar y administrar al personal para que den un buen servicio al cliente. Llevar acabo sesiones de retroalimentación al inicio de la jornada laboral, una vez a la semana, para que la calidad del servicio mejore día con día. Tomar decisiones que sean urgentes, en caso de ausencia del jefe general, para no detener las actividades laborales. Chef: Sexo: Indistinto Edad: 25 a 50 años Jefe directo: Supervisor General Este puesto existe para la preparación de los alimentos, buscando la mejor calidad y presentación en cada uno de los platillos. Objetivo general El objetivo principal del puesto consiste en preparar los alimentos con calidad e higiene, así como guiar y capacitar a los cocineros, para que la preparación de los alimentos sea rápida, higiénica y de calidad. Funciones del puesto
Dirigir a los cocineros y al lava loza Innovar los platillos Organizar y administrar el espacio de la cocina, conforme a su criterio. Entregar diariamente a recepción, una lista de cantidades y provisiones necesarias para la preparación de los alimentos. Llevar el inventario de las provisiones y la loza. Cocineros: Sexo: Indistinto Edad: 25 a 50 años Jefe directo: Chef Este puesto es para que la preparación de los alimentos sea de manera rápida, higiénica y de calidad. Objetivo general Preparar los alimentos de acuerdo a las peticiones del cliente. Funciones Preparar los alimentos que el cliente solicite, con la organización que el chef considere apropiada. 12. LAS ENTREVISTAS Pese a ser subjetiva, la entrevista personal es el factor que más influye en la decisión final respecto de la aceptación o no de un candidato al empleo. La entrevista de selección debe ser dirigida con gran habilidad y tacto, para que realmente pueda producir los resultados esperados. Además, tiene innumerables aplicaciones en el trabajo organizacional: elección en el reclutamiento, selección, consejería y orientación, evaluación del desempeño, desvinculación, etc. La entrevista es un sistema de comunicación ligado a otros sistemas en función de cinco elementos básicos: 1. La fuente: el candidato, el cual posee características de personalidad, limitaciones, hábitos, maneras de expresarse, historia, problemas, etc. En él se origina el mensaje. 2. El transmisor: el instrumento de codificación que transforma el mensaje en palabras, gestos o expresiones. Se relaciona con el modo de codificar la información para transmitirla. 3. El canal: en la entrevista hay al menos dos canales, las palabras (lo mas importante), y los gestos. 4. El instrumento para descifrar: los receptores de la información (entrevistado y entrevistador) pueden interpretar (descifrar) los mensajes de manera diferente. 5.
El destino: a quien se pretende transmitir el mensaje.
Etapas de la entrevista de selección
1. Preparación: Las entrevistas de selección, deben ser preparadas de alguna manera. Aunque el grado de preparación varíe, debe ser suficiente para determinar los objetivos específicos de la entrevista; el método para alcanzar el objetivo de la entrevista; y la mayor cantidad posible de información acerca del candidato entrevistado. 2. Igualmente, el responsable de seleccionar a un nuevo empleado debe conocer perfectamente las funciones que va a realizar la persona que ocupará el puesto vacante. 3. En esta etapa, se debe comprobar que se satisfagan ciertas condiciones: o Ambiente: el ambiente físico debe ser confortable y solo para ese fin. El entrevistador debe propiciar un clima ameno y cordial. o Apertura: Es el inicio de la entrevista, la recepción formal del entrevistado. o Rapport: Establecer un clima de confianza, de simpatía, que se establece entre el entrevistador y el entrevistado, disminuir las tensiones, el nerviosismo del entrevistado, romper el hielo con preguntas ligeras o triviales (ej: el clima, el tránsito, el último evento deportivo, etc.). o Approach. Es el establecimiento de una distancia social, de acuerdo al tipo de entrevista y objetivo de la misma. Algunas formas de marcar la distancia social se pueden encontrar en el "tuteo" o en el hablar de "usted", la posición del escritorio, el lugar de la entrevista, etc. o Empatía. Es la capacidad de ubicarse en el lugar de la otra persona y así lograr entenderla mejor. Desarrollo de la entrevista: es la etapa fundamental del proceso, en el que se obtiene la información que ambos componentes desean. Tipos de entrevistas -
Entrevista dirigida: el entrevistador sigue un camino establecido previamente, el cual sirve como lista de verificación, y por lo general, utiliza un formulario que sigue el orden de la solicitud de empleo. Este proceso es sencillo, fácil y rápido, porque exige hacer anotaciones mínimas. lo que permite que el entrevistador se concentre en el sujeto y no en las anotaciones ni en la secuencia de la entrevista.
-
Entrevista libre o no dirigida: el entrevistador sigue el curso de las preguntas-respuestas-preguntas, es decir no hay un camino preestablecido. Inicialmente se busca establecer contacto con el candidato para obtener
información respecto de su vida y carrera profesional. No debe darse oportunidad para que períodos oscuros de su vida pasen inadvertidos. El papel del psicólogo es de importancia capital en la entrevista, debido a los profundos conocimientos acerca de los individuos y la interpretación que puede hacer acerca de las respuestas que entrega y el modo en que lo hace. Tipo de información recolectada -
Historia Laboral: trayectoria de trabajo, proyección al futuro, su estabilidad en el mismo, etc. Se complementa con el curriculum.
-
Historia Educacional: nivel de estudios, la estabilidad durante los mismos, tenacidad, capacitación, etc.
-
Historia Personal: En este momento se detectan las habilidades que posee el candidato. Es importante saber el lugar que ocupa en la familia, cómo eran sus relaciones con su papá y con su mamá, (para identificar sus actitudes ante la imagen autoridad).
Cima: En esta etapa de la entrevista se obtiene información básicamente cualitativa. La intervención del entrevistado es mayor que la del entrevistador. Las preguntas que más se utilizan son las de tipo abierto y abarcando las áreas de: o Fortalezas y debilidades (el concepto de sí mismo) o Tiempo Libre y/o pasatiempos o Área de la Salud (informa si canaliza su tensión hacia sí mismo) o Planes (metas a corto, mediano y largo plazo). Terminación de la entrevista: Es un aviso por parte del entrevistador de que la entrevista está por finalizar. Se le da la oportunidad al entrevistado de hacer preguntas sobre algún punto que no le haya quedado claro, también es recomendable el que se le solicite si desea agregar algo más. Se le dan las gracias por haber colaborado. Se le indica que la decisión de contratación no es sólo del entrevistador, que existen otras personas involucradas en el proceso y que también existen otros candidatos concursando para la misma vacante. Siempre se le debe dar al candidato la idea de que la entrevista valió la pena. El candidato tiene que recibir algún tipo de información referente a lo que debe hacer en el futuro. A partir del momento en que el entrevistado se marcha, el entrevistador debe iniciar la tarea de evaluación del candidato, puesto que los detalles están frescos en su memoria.
Se deben hacer las observaciones inmediatamente para que no se traslape ni se olvide la información. La información debe ser lo suficientemente clara y específica para que otras personas puedan darse una idea del candidato. Luego del reporte se elabora una terna con los que se considera los mejores candidatos, agregando un completo y claro informe respecto de las cualidades positivas y negativas que estos tienen para el desempeño del cargo. Cabe destacar que no es función de personal elegir al candidato que será contratado. Su función es solamente la de asesorar a la organización, utilizando –como se ha visto- sus amplios conocimientos acerca de las personas para determinar si poseen o no los requisitos necesarios para ocupar las vacantes. Esta función es de primordial importancia para la organización, ya que cada nuevo integrante implica una serie de gastos tanto en aspectos administrativos como en inducción y capacitación. 13. CONCLUSIONES •
El reclutamiento y la selección es una de las actividades importantes del área de Recursos Humanos en la Organización.
•
Este es un proceso estandarizado, con pasos específicos.
•
Su éxito se traduce en un ahorro para la empresa, tanto en tiempo como recursos materiales.
•
Las herramientas o técnicas a utilizar para evaluar las habilidades y capacidades de los individuos son diversas y específicas, contando para ello con una variedad de test estandarizados, además de la realización de entrevistas.
•
Los resultados de los test no son buenas o malas en sí mismos, sino que en conjunto representan un aspecto medible en el individuo, el cual puede o no adecuarse a los objetivos de la empresa.
•
El profesional más capacitado para realizar la aplicación de técnicas de personal es el psicólogo laboral.
•
Éste puede pertenecer al personal de planta de la organización o bien, hacerlo a través de una consultora externa o en forma particular. En cualquier caso deberá informar de sus conclusiones a la empresa, la que finalmente decidirá cuál es la persona a contratar, lo que le da más transparencia al proceso.
•
Cabe destacar que debido a lo complejo del proceso, sería recomendable efectuarlo de manera unificada, para así ahorrar tiempo y dinero.
•
Finalmente, cabe señalar que no se analiza el impacto que tiene en los postulantes no clasificados el no saber cuál fue el motivo de tal rechazo. Podría ser altamente frustrante para ellos, por las implicancias que tiene, especialmente al implicar test de personalidad e inteligencia.
Alejandra Muñoz Gino Calapucha Santiago Naranjo