Success Story | Process Partner - BDO by SAP (Schweiz) AG

Änderung vorbehalten. 10/2008, Version 1,2 |© Process Partner AG

Für Höchstleistungen gewappnet Mit der Einführung von SAP bei BDO Visura steht heute eine offene und ausbaufähige Plattform zur Verfügung, welche nicht nur die aktuellen Bedürfnisse in optimaler Weise abdeckt, sondern dem Unternehmen auch in Zukunft in Sachen betriebswirtschaftliche Prozesse keine Grenzen setzt. Dank der Branchenlösung für Dienstleistungsunternehmen ProServ und ProTime für das Leistungsmanagement wurde das Projekt vielen Unkenrufen zum trotz in time & budget realisiert.

Bild: BDO Visura

Dezentrale Firmenstruktur als Auslöser Die Organisation des schweizerischen Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens BDO Visura ist äusserst dezentral ausgerichtet. Verteilt auf fünf autonom arbeitende Regionaldirektionen Zürich-Ostschweiz, Mittelland, Nordwestschweiz, Westschweiz und Zentralschweiz zählt BDO Visura rund 30 Niederlassungen mit 800 Mitarbeitenden. Für die Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Prozesse standen seit 10 Jahren hauptsächlich zwei Anwendungen im Einsatz: Abacus für das Rechnungswesen und Sokrates für die Auftragsabwicklung. Daneben gab es sehr viele Insellösungen, welche Spezialbedürfnisse der einzelnen Regionaldirektionen abdeckten. Alle im Einsatz stehenden Anwendungen waren in jeder Region einzeln installiert, es erfolgte keine zentrale Datenhaltung. Dies hatte insbesondere im Bereich der Führungskennzahlen und des Controllings Folgen: „Die Erstellung von beispielsweise Deckungsbeitragsrechungen über das gesamte Unternehmen oder regionale Vergleiche waren mit den alten Lösungen jeweils ein Kraftakt: Aus insgesamt bis zu 10 Datenbanken mussten wir Zahlenmaterial via Excel zusammenführen und aufarbeiten. Hinzu kam, dass aus den Regionen jeweils unterschiedlich aufbereitete Daten eingereicht wurden, welche wir

zum Teil nur schwer vergleichbar machen konnten“, blickt Franco Ghilardelli, LeiterFinanzen + Controlling der BDO Visura, zurück. Eine weitere Folge der hohen Anzahl an Lösungen und Datenbanken war neben dem Betrieb einer Vielzahl von Schnittstellen auch die redundante Datenpflege. Und nicht zuletzt stiessen die im Einsatz stehenden Anwendungen auch in Bezug auf das durch Wachstum begründete hohe Datenaufkommen langsam aber sicher an ihre Grenzen. Kurz: Es bestand Handlungsbedarf. Anforderungen klar umrissen Die Anforderungen an die neue Softwarelösung wurden innerhalb eines Pflichtenheftes festgehalten. Gesucht wurde nach einer integrierten, zentral installierten Standardlösung, welche die verschiedenen Applikationen und zerstreuten Daten bündelt und Doppelerfassungen sowie Schnittstellen eliminiert. Gleichzeitig sollten Führungsinformationen in Form von Kennzahlen und Auswertungen realtime und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Erwartet wurde zudem eine integrierte Planungsunterstützung. Ein weiteres grosses Anliegen stellte die Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS) dar, welches in der alten Konstellation nur schwach ausgeprägt war. Ebenso wurde nach einer WEB-basierten Leistungserfassung für die meistens am Standort des Kunden tätigen Wirtschaftsprüfer und Berater verlangt. Die Lösung musste skalierbar sein und eine gute Performance in Bezug auf die Bewältigung der hohen Datenvolumen sicherstellen.

1932 gegründet ist BDO Visura heute die viertgrösste Wirtschaftsprüfungsund Beratungsgesellschaft in der Schweiz. Durch die konsequente Vorwärtsstrategie konnte das Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich ein solides Netz von rund 30 Niederlassungen in der Schweiz aufbauen. BDO Visura berät und prüft mittelgrosse und kleine Unternehmen aus allen Industrie- und Dienstleistungsbereichen, Non-Profit-Organisationen und Einrichtungen der öffentlichen Hand. www.bdo.ch

Minutiöser Evaluationsprozess Nach einer ersten Vorevaluation wurden 2004 drei Anbieter auf die Shortlist genommen: Axapta, Abacus und SAP. Diese Lösungen wurden durch das Projektteam auf Herz und Nieren geprüft. Besonders grossen Wert legte man neben der Funktionalität auch auf den Einführungspartner. Dazu Franco Ghilardelli: „Wir haben schnell gemerkt, dass SAP als zukunftsorientierter Technologieanbieter und Process Partner AG als ausgewiesener Spezialist im Dienstleistungsumfeld optimal zu uns passen.“ Am 26. November 2004 fiel dann auch der definitive Entscheid für das Trio SAP – ProServ – Process Partner AG. Der Zuschlag lag nicht zuletzt darin begründet, dass die voreingestellte Branchenlösung ProServ gerade in einer derart dezentral strukturierten Organisation in Bezug auf die Geschäftsprozesse einen klaren Rahmen mit einem definierten Spielraum für die einzelnen Regionaldirektionen absteckte und somit eine rasche Gesamteinführung in time & budget erst ermöglichte. Franco Ghilardelli: „Rückblickend bin ich überzeugt, dass wir ohne ProServ als voreingestellte Branchenlösung für Dienstleistungsunternehmen mindestens doppelt so lange und doppelt so teuer eingeführt hätten.“ Am 5. Januar 2005 fand das offizielle Kick-off-Meeting und somit der Startschuss für das Projekt statt. Die Einführung erfolgte nach der auf Dienstleistungsunternehmen zugeschnittenen und äusserst effizienten Methodik ProSAP von Process Partner AG. Diese gliedert das Projekt in Meilensteine ähnlich eines Fluges: Check-in, Boarding, Fasten your Seatbelt, Take-off etc. Nach Definition und Einstellung der Prozesse gemäss Pflichtenheft stand ab November 2005 das Qualitätssicherungssystem für Tests durch die Mitarbeiter zur Verfügung. Am 7. Dezember 2005 wurde ein „System-Stress-Test“ durchgeführt, an welchem das Verhalten des Produktivsystems bei hoher Belastung geprüft wurde. Dieser verlief problemlos – dem termingerechten Produktivstart stand also nichts mehr im Wege.

wand für den Periodenabschluss konnte mit nur einem Tag für alle Regionaldirektionen deutlich beschleunigt werden. In Sachen Prozesssicherheit ist man ebenfalls einen grossen Schritt weiter: Wurden früher einzelne Tätigkeiten in den Regionaldirektionen völlig unterschiedlich gehandhabt, so erfolgt heute jeder Prozess in jeder Niederlassung einheitlich. Als weiteres Highlight bezeichnet Franco Ghilardelli die Fakturierung. Trotz teils komplett unterschiedlicher Tätigkeitsberei- che (Wirtschaftsprüfung, Treuhand, Steuer-, Rechtsberatung, Informatikdienstleistungen etc.) steht bei BDO Visura nur ein einziges Rechnungsformular im Einsatz. Unterschiedlichste Anforderungen – und zwar in Bezug auf Layout und Preisgestaltung – können damit abgebildet werden, selbstverständlich bis hin zur automatischen Verbuchung im Hintergrund. Begeistert ist man zudem von der vereinfachten internen Leistungsverrechnung: Dank der integrierten Lösungen ProServ und ProTime werden auch abteilungs- und/oder niederlassungsübergreifende Leistungen automatisch verbucht. Ein manuelles Eingreifen ist nicht mehr notwendig und der Deckungsbeitrag befindet sich dort wo er hingehört: Beim Leistungserbringer.

„Mit der Einführung von ProServ/ProTime haben wir das Potenzial um Wettbewerbsvorteile dank höherer Wirtschaftlichkeit zu erzielen. Das gibt uns Spielraum in der Preisgestaltung der angebotenen Dienstleistungen.“ Franco Ghilardelli, Leiter Finanzen + Controlling

Erfolgsfaktor Kommunikation Der laufenden Information der Mitarbeitenden kam während der ganzen Implementierungsphase ein sehr hoher Stellenwert zu: „Mittels periodischen Rundschreiben haben wir alle Mitarbeitenden über den Stand des Projektes und die nächsten Schritte informiert“, erinnert sich Franco Ghilardelli. Auch in der internen Firmenzeitschrift wurde das Projekt thematisiert. Der Erfolg rechtfertigt das Vorgehen: Unisono attestieren heute alle fünf Regionaldirektionen dem System eine hohe Akzeptanz. Schulungen mit SAP-Tutor Eine grosse Herausforderung stellte die Schulung der in der ganzen Schweiz verteilten 800 Mitarbeiter dar. Schnell kam man zum Schluss, dass der SAP-Tutor das optimale Instrument ist. In filmähnlichen Sequenzen wurden im SAP-Tutor ganze Prozesse aufgenommen und den Mitarbeitern zugänglich gemacht. Klassische Frontschulungen gab es lediglich für interne administrative Personen, alle anderen Mitarbeiter haben sich quasi im Selbststudium eingearbeitet. Parallele ERFA-Workshops zu definierten Daten und Themen boten daneben eine gute Plattform für weiteren Schulungsbedarf. Big-Bang am 1. Januar 2006 Auf den 1. Januar 2006 wurden sämtliche Niederlassungen produktiv gesetzt. Bereits heute machen sich erste Folgen bemerkbar. So kann durch die hohe Integration des Systems per Knopfdruck eine Deckungsbeitragsrechnung generiert werden. Auch der Zeitauf-

À suivre - Fortsetzung folgt Aktuell läuft bei der BDO Visura die Phase des Feintunings, auch besteht hier und dort noch ein gewisser Schulungsbedarf. Nichts desto trotz ist allen Beteiligten jetzt schon eines klar: Die Lösung birgt ein enormes Potenzial, welches man sich unbedingt zunutze machen möchte. Bereits laufen Abklärungen für Erweiterungen in Bereichen wie beispielsweise Veranstaltungsmanagement, Business Warehouse, Workflow, Ausbau IKS oder CRM. Dennoch liess man es sich bei BDO Visura nicht nehmen, den Abschluss des Einführungsprojektes – das Happy-Landing gemäss ProSAP-Phasenplan – gebührend zu feiern.