Success Story
Matchcode AG, Biel
Integrierte Prozesse für das internationale Geschäft mit SAP Business ByDesign
» Mit SAP Business ByDesign steht uns eine innovative Softwarelösung zur Verfügung, die unsere Prozesse optimiert und die richtige Datentransparenz schafft – so können wir das globale Geschäft optimal steuern. Und mit itelligence haben wir einen Partner auf Augenhöhe gefunden, der ebenfalls weltweit vertreten ist und dabei als Mittelständer mit uns auf der gleichen Wellenlänge agiert. « Michael Bückle, Vice President, Matchcode Europe
In 13 Ländern der Erde bietet die Matchcode AG kreative und innovative Marketing-Dienstleistungen für Unternehmen an. Dabei unterstützen die Marketing-Profis nicht nur die vorhandenen Inhouse-Marketing-Abteilungen im Rahmen einzelner Projekte – auch das komplette Outsourcing der Marketing-Prozesse ist möglich. Das beständig wachsende Geschäft erforderte es jedoch, sich auch mit der eigenen IT-Landschaft
intensiv auseinander zu setzen. Denn bisher erfolgten Administration, Finanzen, Controlling und Konsolidierung auf Basis von Microsoft Word und Excel. Auch die weltweiten Daten wurden in Excel aufbereitet – darin lag ein hohes Fehlerpotenzial. „Um das Unternehmen optimal zu steuern, brauchten wir einen Gesamtüberblick über alle Niederlassungen“, berichtet Projektleiter Michael Fischer. „Wir benötigten eine IT-Landschaft, die jederzeit die wichtigsten
Matchcode AG, Biel Als globaler Marketing-Dienstleister erbringt die Matchcode AG in 13 Ländern der Erde lokale Services: Unternehmen können Marketingprojekte an Matchcode übertragen oder ihr Marketing komplett auslagern. Das Leistungsportfolio umfasst sowohl Veranstaltungs-Marketing und Selective Outsourcing, als auch Channel Marketing und Marketing Services. Besondere Kompetenzen besitzen die Senior Marketing-Spezialisten im Hightech-IT-Bereich und im Marketing von komplexen Industriegütern. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf vier Kontinenten im Einsatz: in Europa, den Vereinigten Staaten, in Südamerika und Asien.
Name: Matchcode AG
Branche: Professional Services
Die neue Unternehmenssoftware sollte also global einsetzbar sein – und zugleich suchte Matchcode nach einem Implementierungspartner, der ebenfalls weltweit aktiv ist. Bei der itelligence AG wurde das Unternehmen fündig.
Produkte: Marketing-Deinstleustungen Unternehmensgrösse: ca. 80 Mitarbeiter Stammsitz: Biel, Schweiz
Kennzahlen liefert und alle Prozesse von der Planung bis zum Controlling unterstützt. Wie sieht die Auslastung der Mitarbeiter aus, welche Projekte stehen wo an, wer kann diese bestmöglich bearbeiten – all das muss sofort zu erkennen sein und nicht in tagelanger Arbeit mühsam zusammengestellt werden.“
Schneller Einsatz dank vorkonfigurierte Prozesse Schnell stand das Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern von Matchcode, SAP und itelligence fest. Zuerst galt es zunächst, die MatchcodeMitarbeiter aus den verschiedenen Ländern zu versammeln, um ihnen die neue, vorkonfigurierte Lösung näher zu bringen. Dann übernahm das itelligence-Team die Teileinführung von SAP Business ByDesign im Bereich Projektmanagement. So zeigte sich schnell, welchen Nutzen die Lösung verspricht: Sie sorgt durch ihre voreingestellten Prozesse für eine integrierte Projektsteuerung und damit für reibungslose Abläufe in allen Marketing-Projekten. Auf Basis zuverlässiger Daten und mit leistungsstarken Tools lassen sich sämtliche Prozesse erfolgreich steuern. Und die integrierten Analysefunktionen verschaffen dem Management jederzeit einen umfassenden Überblick über die Aufträge und die zentralen Unternehmenskennzahlen. Der Zugriff erfolgt ganz einfach über eine Internetverbindung – so stehen die Daten standortübergreifend zur Verfügung. Dabei unterstützt die Lösung sogar die Sprachen und Währungen der verschiedenen Länder sowie die dort geltenden gesetzlichen Regelungen.
Arbeiten mit einer intuitiv verständlichen Lösung „Unsere Anwender haben schnell gesehen, dass sie intuitiv mit der neuen Lösung arbeiten können“, erklärt Michael Bückle. „Ebenso können sie die anstehenden administrativen Aufgaben erfüllen – ohne viel Zeit zu investieren. Denn das ist letztendlich Zeit, die nicht fakturiert werden kann.“ Positiv macht sich auf der Kostenseite zudem die On-Demand Lösung bemerkbar. Denn diese Software steht als Mietlösung zum klar kalkulierbaren Festpreis zur Verfügung – die Investition in den Betrieb einer IT-Lösung bei Matchcode entfällt. Die Software wird in den Hochleistungs-Rechenzentren der SAP betrieben. Und dort verwalten und überwachen SAP-Experten die Lösung und sichern die Verfügbarkeit. Durch die gute Zusammenarbeit erfogte nach sechs Monaten das Go-live der Lösung in der Schweiz, Österreich und Deutschland. Bis zum Frühjahr 2013 werden die anderen zehn Standorte durch einen internationalen Roll-out von der Arbeit mit SAP Business ByDesign profitieren. Und dann geniesst Matchcode auf internationaler Ebene integrierte und transparente Prozesse.
Facts & Figures Projekt: Einführung von SAP Business ByDesign Die Vorteile: ■■ Zentrale Steuerung der internationalen Prozesse ■■ Sofortiger Überblick über alle Kernkennzahlen des Unternehmens ■■ Keine Investitionskosten in ITInfrastruktur ■■ Aktuellste Software durch automatische Updates ■■ Intuitive Bedienbarkeit ■■ Konsoliderungsvorbereitung
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